GuíaparaelSistemaEntrega-RecepciónUniversitarioUsuario

CONTENIDOTEMÁTICO1.  Consideraciones2.  Obje2vo,requerimientoeingresoalsistema

3.  Auten2cación

4.  RolUsuario4.1Seguimiento

4.2Listado

4.3Consulta

5.  Gráficodeinteraccionesentreroles

1.Consideraciones1.  Para el uso del Sistema de Entrega Recepción Universitario, deberá contar con los derechos necesarios, los cuales se

solicitan por conducto del Secretario de la Dependencia de la Administración General, Secretario Administra2vo de suCentroUniversitariooSistemayparaelcasodelasEscuelasPreparatoriasseráporconductodelDirectordesuPreparatoriadeadscripción,yaquesoloellossonlaspersonasautorizadasparaestaac2vidad,acon2nuación,sedetallalainformaciónqueserequiereparaotorgarlosderechos:a.  SolicituddederechospormediodecorreoelectrónicoalServiceDeskdelaCGTI.b.  ListadoconlosCódigos,NombresyClavesdelasen2dades(URE-segúnelclasificadoradministra2vo)alasquedará

accesoalsistema.

2.  VerificarensuDependenciaquesecuentaconelPaswordparaaccesoalSistema(SIIAU).

3.  Enelcasodelosformatos3.2INVENTARIODEACTIVOSFIJOSy3.3EQUIPODETRANSPORTEelusuarionopodrámodificarnada,yaqueelRevisorprecargarálainformaciónconlafuncionalidadqueelsistemalebrindaaesteRol,dichoprocesoserealizaráentreel7y9demarzopara lasDependenciasde laAdministraciónGeneralyentreel14y15deAbrilpara losCentrosUniversitariosySistemas(únicamenteparaelprocesodeentregarecepcióndelprimertrieniodelaAdministraciónUniversitariaarealizarseenelaño2016).

2. Objetivo, requerimiento e ingreso al Sistema

1)  IngresealadirecciónWebdelSistema.

OBJETIVOAutoma2zarydarseguimientoalprocesodeentrega-recepcióndelareduniversitaria,contransparenciaytrazabilidad,op2mizandoasílos2emposenlaentregayvalidacióndeinformación.

REQUERIMIENTOS•  Usuarioypasswordparaingresaralsistema•  NavegadorFirefox•  Recibirno2ficacióndefoliodelexpedienteasignadoINGRESOALSISTEMAhfps://mw.siiau.udg.mx/Portal/login.xhtml

1)  Teclee su Usuario y Contraseña. 2)  De clic en “Aceptar”. 3)  Seleccione la opción de “Sistema Entrega-Recepción”. 4)  Otra opción para acceder al Sistema de Entrega-Recepción, es dar un clic en el logo ubicado en los portales de SIIAU o Contraloría

General

3.- Autenticación

1)DentrodelSistemaEntrega-Recepciónyconelroldeusuario,seleccioneladependenciaalacualseledaráseguimiento.2)AconLnuaciónelijalaopciónde“seguimiento”.

4.1 Seguimiento 4.- Rol Usuario

1)  IngreseFoliodeExpedienteyAño,mismoquepreviamentelehizollegarelContraloroAuditorasignado(Revisor).2)Reviseenelapartadodeencabezado,losdatosdeDependencia,Unidad,ÁreaoProyecto,querealizarálaentrega-recepción.Elsistemaleproporcionaunapropuestasinembargoelcampoesabiertoparamodificarsegúncorresponda.

Nota:Pararealizarestaacción,elestatusdelexpediente,debeser“Edición”.

Nota:EstepasosólosedebehacerunavezyelsistemareplicaráenautomáLcoatodoslosformatos.

1)DeberárevisarenelapartadodeFirmaslosdatosde“EntregóyCargo”Encasoquenocorrespondaa losqueelsistemapropone,actualicelainformación.2)Capturalainformaciónquecorrespondaenloscamposde“Recibióy3)InmediatamentedebeGuardarloscambiosparaqueelsistemaleconservelainformaciónquevayaaregistrar.

Nota 1: ElcódigodebeserdetrabajadoracLvodelaUdeGyelsistemalevalidaenautomáLcoelNombredeltrabajador. Nota2:Losformatoscuentanconelestatusde“Iniciado”,es

importantenomodificarlohastaquesehayaregistradotodalainformación.

1)Parainiciarconelregistrodeinformaciónenelexpediente,deberáuLlizarlalistadesplegablequeleproporcionaelsistemayseleccionarla“Clasificación”.2)Conlistadesplegableelijael“Formato”.

1)SeleccionelaopcióndeAgregar,EliminaroEditar.2)Segúnlaseleccióndeclasificaciónyformato,elsistemaledesplegarálaventanaconloscamposylainformaciónqueserequiereregistrar.

Nota:Estapantallaesunejemplo,cambiarásegúnelformatoqueseelija.

1)Unavezqueestesegurodequeharegistradotodalainformacióndeberá“Guardar”cambios.2)Posteriormentemodificarelestatusdelformatoha“Terminado”deigualmanera“Guardar”cambios.DeberáInformaralContraloroAuditorasignado(Revisor)elcambiodeestatusparaqueleseavalidadoelformatoylainformaciónregistrada.

NOTAS: ü  Si por error modificó el estatus a “Terminado”, podrá solicitar al Contralor o Auditor

asignado (Revisor) le sea regresado al estatus de “Iniciado” para conCnuar editando el formato, en caso contrario pasará a estatus “Validado”.

ü  En el caso de que el formato no le aplique, para la entrega recepción, deberá cambiar directamente el estatus a “N/A”, guardar cambios y posteriormente informar al Contralor o Auditor asignado (Revisor)

1)UnavezqueelrevisorlenoLfiquequeelexpedienteha“Finalizado”,elsistemaacLvalaopcióndeimpresióndeformatos(PDF),paraellodeberáingresaralexpedienteyseleccionarla“ClasificaciónyFormato”quedeseeimprimir.

1)Parafinalizardeberádarclicaliconode“pdf”.2)Seleccionelaopciónde“Abrir”sideseavisualizarelformatoolaopciónde“Guardar”yseleccionarlarutaelectrónicadondesealojaráeldocumento.

1)DentrodelSistemadeEntrega-Recepciónyconelroldeusuario,seleccioneladependencia.AconLnuaciónseleccionelaopciónde“Listado”.

4.2 Listado

A través de esta funcionalidad podrá identificar los folios de los expedientes que se encuentran asignados a la dependencia.

4.- Rol Usuario

1)Enseguidaseleccioneelrolyaño,uLlizandolalistadesplegablequeelsistemaofrece.2)Declicenelbotón“buscar”.3)ElSistemadesplegarálarelacióndefoliosconlasiguienteinformación:folio,año,clavededependencia,descripcióndedependencia,estatusyfechadegeneración.

1)DentrodelSistemaEntregaRecepciónyconelroldeusuario,seleccionesladependencia.2)Conunclicseleccionelaopciónde“Consulta”.

4.3 Consulta

A través de esta funcionalidad podrá consultar el avance general de los expedientes

4.- Rol Usuario

1)  Ingreseelfoliodelexpedienteyaño,declicenlaopciónde“buscar”.2)ULlizandolaslistasdesplegables,elijalaclasificaciónyformatosligadosalexpediente.

2)  Nota1:Podráconsultartodoslosdatosydocumentosligadosalexpediente,sinopcióndeeditar.Nota2:Podráconsultarelactadeentrega,unavezqueelexpedientehasidofinalizado.

5.- Gráfico de interacciones entre roles

Documentoelaborado:CGTI/UDPASG

Versión1Febrero2016

ParadudassobreelfuncionamientodelSistemaEntrega-Recepción:ServiceDesk;teléfono:31342221extensión:12221ocorreo:servicedesk@cg2.udg.mx

DudassobrelacapturadelcontenidodeinformaciónenelSistema,acudirconelContraloroAuditorasignado.