Urgente vs. Importante

Autor: Juan Sebastián Celis Maya

 

Conceptos: administración del tiempoLa administración:

Ángeles Zamora: “Es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento”.

E. F. L. Brech: “Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado”.

F. Morstein Marx la concibe como: “Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva”…”es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito”.

El tiempo:

Es una progresión desde un "inicio" en donde la idea de un mundo se concibe y se lanza a un "final de los días" cumpliendo el propósito, con cada incremento en esa línea marcando un acercamiento a la culminación

Es un circulo, una variedad fija de eventos que se repiten con cada giro de la rueda o quizás una serie de círculos interconectados --ciclos de 7, de 24 y 365, de 30 y 12 y 19

y 1000-- en los cuales cada evento de nuestras vidas está definido por el punto que ocupa en cada uno de los ciclos y la manera que éstos se relacionan.

Concepto de administración del tiempo:

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Administrar el tiempo significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.

Diferencia entre eficiencia y efectividad

Eficiencia:

"Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el término eficiente.

Eficacia:

 "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados". Esta es una acepción que obedece a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe referirse más bien a equipos”.

Efectividad:

“Cuantificación del logro de la meta". Compatible el uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea“.

Categoría: Prioridades

A todos nos ocurre que pasamos días, semanas, meses y hasta años, ocupados en cosas que creemos son importantes pero que en realidad son urgentes.

La confusión viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el día a día, sólo puede ver los árboles y no el bosque.

A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de algún tiempo será simplemente una actividad más para el olvido. La cuestión es que en el momento en que se hace, requiere nuestra atención inmediata, por lo que nunca dejamos de hacer estas cosas realmente urgentes.

Normalmente las cosas urgentes son los distractores más efectivos que existen y nos pueden desviar la concentración de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un proyecto o tarea vital.

¿Cómo detectar cuáles actividades son urgentes y cuáles son importantes? y ¿Cómo aprovechar este hecho para optimizar nuestro aprovechamiento del tiempo?

Pues bien, de eso se trata este artículo 

¿A qué le dedicas tiempo en tu día?

Esta es una pregunta que quizás muy poco se realizan frecuentemente, casi siempre vamos por la vida guiados por nuestro piloto automático, dejando que todo funcione como está programado por defecto, permitiéndole a nuestro ser reactivo actuar sin proactividad, y funcionando como máquinas de estados, que responden de forma determinista ante ciertos estímulos.

Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la vida, muchas veces nos encontramos haciendo cosas que ni siquiera nos servirán para el futuro.

Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que tenga que ver con su futuro, está encerrado entre lo urgente y no sabe qué es lo importante.

Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y estando muy ocupado, pero no obtienes los resultados que deseas o simplemente pareciera que no vas a ningún lado, quizás es precisamente por no haber prestado atención antes a este par de consejos.

Afortunadamente llegaste a este artículo y desde ahora podrás definir conscientemente en todo aquello que te quieres enfocar.

Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar nuestro tiempo, y para ello debemos identificar en qué y cómo lo gastamos/invertimos.

Si quieres mejorar tu situación de respuesta a estímulos urgentes/importantes lo primero que debes hacer es llevar una agenda.

Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser digital… que sea como más te guste y se adapte a ti. Personalmente la llevo en mi teléfono celular.

Asegúrate de anotar día a día las actividades a las que te dedicas, colocando apuntes con duración por horas.

Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento, agrupa por colores las diferentes actividades, ya sean personales, del hogar, o de ocio, incluso las que te hacen perder el tiempo; de la siguiente manera:

Tiempo para tus proyectos personales en verde Tareas de planificación en azul Actividades de generación de ingresos en amarillo Actividades familiares en violeta Actividades de ocio en café Pérdidas de tiempo en rojoPara detallar un poco:

Tus proyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que estén relacionadas con tus emprendimientos y búsqueda de libertad financiera.Tus tareas de planificación se refieren a ese tiempo que pasas planeando la manera como vas a lograr tus objetivos y metas.Las actividades de generación de ingresos son todas aquellas cosas que haces y te generan dinero inmediatamente, por ejemplo un empleo, una consultoría… etc, en este caso no vale las que generan ingresos a largo plazo, esas más bien irían en la parte de proyectos personales.No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegúrate de tener en cuenta desde tiempo que pasas con tu familia viendo televisión, yendo a cine, saliendo a un parque, tomando un café, almorzando… etc.El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersión y la diversión. Aquellas salidas que no tienen ningún fin diferente al de distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso cuenta ese juego en el computador o en la consola que te gusta.Por último las pérdidas de tiempo que aunque para mi concepto deberían estar estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es que casi nunca lo están, y este es un problema grande que ataca a nuestra productividad en su punto más débil. Detecta todas aquellas cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinación haciéndote parecer ocupado, pero sin llevarte a ningún lado.Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante una o dos semanas, ya cuentas con herramientas suficientes para detectar si efectivamente la manera como distribuyes tu tiempo es la mejor.

Si tu distribución de tiempo es adecuada, entonces podemos proceder a analizar lo urgente vs. lo importante, sin embargo si no lo es, he aquí algunos consejos:

Distribuye tu tiempo uniformemente día a día: esto sirve para que puedas desarrollar rutinas de logro de metas y ejecutarlas en automático sin mucho esfuerzo.

Divide algunas actividades muy grandes en dos o más pequeñas, y adecúalas de una manera que no te saturen demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son buenas.

Analiza tus picos de productividad y sitúa las actividades más importantes en dichos picos.

Ten en cuenta las 30 recomendaciones para mejorar tu productividad.

Ahora si, estamos en el punto en que debemos decidir qué hacer con nuestro tiempo y determinar la manera como de ahora en adelante haremos lo que haremos.

Como te podrás imaginar, habrán actividades importantes y urgentes, actividades importantes pero no urgentes, actividades urgentes pero no importantes y actividades ni urgentes ni importantes.

Para aprovechar este hecho, las trataremos de la siguiente manera:

Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo.

Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo.

Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegúrate de que no sea por mucho tiempo, y fíjate también en su prioridad.

Ni Importante Ni Urgente: más claro no puede ser, el hecho de que estas actividades deben ser descartadas.

Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata, nos presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente son personas que viven en los problemas, son administradoras de la crisis, lo que les consume y agota la energía.

Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misión de vida, produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida.

Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando deberíamos por el hecho de no considerarlas urgentes. Las personas orientadas hacia lo importante son personas que detectan las oportunidades y que piensan de forma preventiva.

Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante y normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de comodidad… se caracterizan por falta de responsabilidad.

Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te traces tu propio mapa personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales como:

¿Qué quieres haber logrado en 1 año?

¿Y en los próximos 90 días?

¿Y en 1 mes?

¿y la próxima semana?

¿cómo sería tu día ideal?

¿dónde te ves dentro de 5 años?

¿y dentro de de 10?

Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse metas y determinar los objetivos que nos acercarán a ellas.

Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es la manera más eficaz de emplear nuestro tiempo en determinar cuáles son nuestras auténticas prioridades y con ello establecer un plan de acción en consonancia con nuestros valores individuales y propósito de vida.

30 Consejos Para Mejorar Tu Productividad

Autor: Juan Sebastián Celis Maya

 

Categoría: Productividad

Muchas veces carecemos de herramientas para mejorar nuestra productividad, para dejar de perder el tiempo y para simplemente enfocarnos en nuestras tareas de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Pues bien, no es un secreto que la mayoría de nosotros tendemos a desmotivarnos pronto y por tanto a procrastinar, sin embargo hoy quisiera mencionar una buena cantidad de consejos que siempre me permiten mejorar mi productividad cuando siento que me hace falta.

Esto tiene que ver mucho con el tipo de solución Heurística al problema. Normalmente los problemas más complejos cuya solución directa no es muy clara, se solucionan mediante Heurística.

Usualmente, el encontrar una buena y óptima solución dependerá de qué tanto conocemos el problema. Conforme se adquiera más conocimiento sobre el problema, se podrán ir realizando ajustes a la solución en el camino, y de esta manera mejorar la efectividad.

Así que usando un poco de heurística esta vez aplicada a la productividad personal, he aquí 30 consejos:

1. Elimina lo innecesario

Muchas veces contamos con actividades o quehaceres simplemente innecesarios. Es bueno tenerlos en cuenta para poder eliminarlos y evitar que nos hagan perder tiempo.

Si no necesitas hacer algo realmente, elimínalo de tu lista.

2. Fija Metas Diarias

En ocasiones es fácil sucumbir ante el día a día, y perder enfoque y concentración con el paso del tiempo. Cuando se tiene una meta muy grande en mente, es fácil llegar a procrastinar.

Si fijas metas diarias y te propones llegar a ciertos logros al final del día, será mucho más fácil permanecer enfocado. Ahora bien, esto requerirá de tu Fuerza de Voluntad para inicialmente plantear dichas metas diarias.3. Lo Peor Primero

Para vencer a la procrastinación, aprende a enfrentarte con las tareas menos placenteras temprano en la mañana, en vez de dejarlas para el final del día.

Esta simple aproximación te permitirá tener un gran día productivo, y finalmente no te sentirás mal cuando llegue la noche, por haber dejado de hacer lo necesario.

4. Identifica Tus Horas Pico

¿En qué horas del día sientes más motivación? Identifica esos momentos y agenda las tareas más importantes para dichas horas. En mi caso, mis momentos productivos antes del sueño bifásico estaban después de las 12:00 a.m. Ahora, con tanto tiempo en la mañana y al tener que buscar algo que hacer para evitar dormir, esta productividad se disparó en horas de la mañana.Esto puede cambiar para cualquiera en cualquier momento, pero identificar inicialmente tus horas pico, te permitirá anotarte otro par de puntos al marcador de tu productividad.

5. Empaqueta Tu Tiempo

Date lapsos estrictos y concretos de tiempo para cada tarea que vas a realizar, sin importar cuánto tiempo sea. Lo verdaderamente importante es que no dediques mucho tiempo más del establecido, ni tampoco mucho menos.

Para aprender más puedes leer sobre Empaquetamiento del tiempo.6. Define Minitareas

Si utilizas estrategias de productividad tales como el Empaquetamiento del Tiempo, una buena idea es definir minitareas para cada paquete de tiempo.Si vas a trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que realizarás antes de levantarte de la silla, y por supuesto, que dicho trabajo sea igual o menor al paquete de tiempo establecido. Por ejemplo si estás escribiendo un libro, que tu minitarea sea no levantarte hasta escribir 1000 palabras.

7. Usa Lotes De Actividades

Es bastante útil dividir tu día en lotes de actividades, por ejemplo, podrías dejar la realización de llamadas sólo para por la mañana, de 9:00 a.m. a 10:00 a.m.

Con esto, garantizas que no habrán distracciones, y que al estar concentrado en un conjunto de tareas específicas, te será más fácil realizarlas en ocasiones mecánicamente.

8. Madruga

Si aún no eres un madrugador, puedes aprender a serlo: ¿Cómo Ser Un Madrugador?.Madrugar te brinda montones de ventajas, entre ellas, el hecho de que tienes toda la mañana desde las 5:00 a.m. (o la hora que decidas) para trabajar, y cuando todos se levanten habrás tenido al menos 3 o 4 horas de ventaja para adelantar tus tareas y actividades.

9. Elimina Distracciones

Si tu trabajo es en el computador, desconecta los programas de chat y redes sociales e incluso el Internet.

Ve a un lugar calmado y silencioso, como a un café, a una librería o a un parque, y enfócate en terminar lo que tienes pendiente. Si la música te sienta bien, puedes utilizar audífonos, pero asegúrate que sea música que te ayude a concentrar.

10. Aumenta Tu Frecuencia

Durante tus paquetes de tiempo, escribe más rápido, lee más rápido e incluso habla más rápido. Trata de pensar más rápido y de llevar a cabo las tareas de manera más eficientemente.

Con esto simplemente quiero decir que aumentando un poco tu frecuencia de trabajo, lograrás ahorrar una buena cantidad de tiempo al final del día o del paquete de tiempo.

11. Adecúa Tu Entorno

Próximamente escribiré un artículo sobre la manera de adecuar tu entorno para maximizar la productividad.

Sin embargo, te puedo adelantar que la idea principal es trabajar en un lugar ordenado y minimalista al estilo zen, de tal manera que sientas calma y paz con tu lugar de trabajo y esto te brinde tranquilidad y motivación a la hora de desempeñarte.

12. Lleva Una Agenda

Quizás suene obvio, pero llevar una agenda puede maximizar tu productividad increíblemente. Yo personalmente no confío en mi memoria, por lo que prefiero que mi agenda digital haga el trabajo de acordarse por mí.

Y hablando de esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes utilizar un celular tan avanzado como un Blackberry para tal fin, e incluso uno con el comando básico de recordatorio. En ocasiones

hasta simples alarmas a horas específicas podrían servir. Si lo prefieres en papel, que sea en papel.

13. Ten En Cuenta La Ley De Pareto

La ley de Pareto es el principio del 80-20.

Esta ley indica que el 80% del valor de una tarea proviene del 20% del esfuerzo. Enfoca tus esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el 80% restante. Los perfeccionistas lo hacen, y obtienen grandes resultados, pero usualmente no lo hacen a tiempo.

14. ¡Preparen, ¡Fuego, Apunten!

Elimina la procrastinación tomando acción inmediatamente luego de fijar una tarea, luego de empezar realiza los ajustes necesarios. Es decir Prepara, Dispara y luego apunta y sigue disparando.

No importa que la acción realmente no esté muy bien planeada, verás el nivel de productividad que podrás alcanzar cuando utilizas esta aproximación. Y en todo caso, siempre podrás mejorar en el camino.

15. Usa La Regla De Los 60 Segundos

La regla de los 60 segundos dice que cuando hayas reunido la cantidad de información suficiente para tomar una decisión, inicia un cronómetro y toma dicha decisión en menos de 60 segundos.

16. Define Plazos

Establece plazos específicos para tus tareas y cíñete a ellos. Utilízalos como puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a los destinos indicados.

17. Cuéntale A Los Demás

Cuando le cuentas a los demás sobre tus tareas y actividades pendientes, en realidad estás adquiriendo un compromiso moral inconscientemente.

Llevarás la carga de tener que responder por este compromiso y eso te obligará (inconscientemente) a cumplir haciendo lo que sea necesario. (Cuidado con la información que revelas y a quién se la revelas).

18. Sé Puntual

Sin importar cuál sea la ocasión, siempre, SIEMPRE sé puntual. Llega a tiempo a las reuniones, así sean familiares. Si dices que vas a llamar a las 4:00 p.m., que no sea a las 4:01 p.m.Para esto a mi me ha servido en ocasiones adelantar todos mis relojes 10 minutos o más.19. Rellena Espacios De Tiempo Con Lectura

Lleva siempre un libro, un celular o un computador donde puedas leer, para aquellos momentos en los que tengas que esperar. Por ejemplo en el aeropuerto, o en la sala de espera de una oficina. Incluso en la fila de un banco (en este caso tendría que ser un libro en papel).

Lo importante es que la lectura sea algo que te guste y que te sirva.

20. Aplica Resonancia

Lo de siempre, visualiza como si ya hubieses logrado completar tus actividades, imagina cómo te sentirías y en que pensarías. Colócate en un estado de haber llegado allí de antemano.

Haz que sea real en tu mente, y pronto será real en tu vida.

21. Recompénsate

No importa cuáles sean las recompensas (no deberían ser exageradas), es bueno que te recompenses por haber logrado culminar una etapa de tus actividades o por simplemente haber hecho todo lo que tenías planeado para el día.

22. Difiere Lo Urgente De Lo Importante

En ocasiones nos pasamos la vida atendiendo cosas urgentes, y lo importante nunca llega a ser atendido. Analiza verdaderamente qué

actividades son importantes para tu vida y tu futuro, y cuáles de ellas simplemente requieren ser atendidas ya mismo, pero que en el futuro simplemente no importarán.

23. Prepárate

Establece un ciclo continuo de productividad, preparándote en las noches para el día siguiente.

Alista el material y lo que sea necesario para arrancar con tus tareas lo más pronto posible en la mañana del otro día.

24. Divide Y Conquista

Rompe tus grandes proyectos en pequeñas partes y trabaja en cada una de ellas por separado, de esta manera no sentirás la presión de un gran proyecto, sino que por el contrario tendrás tareas realizables todo el tiempo.

25. Una Tarea A La Vez

Una vez que inicies una tarea, trata al máximo de completarla… de no detenerte hasta finalizar, y de no mezclar esta actividad con otras. No llegues hasta la mitad y cambies a otras o descanses, define tus paquetes de tiempo y enfocate por completo en una sola cosa. ¿Te suena familiar?

26. Crea Nuevos Hábitos

Se dice que el ser humano es un ser de hábitos. Y si es así… ¿Qué mejor que crear nuevos hábitos conscientemente?, me refiero obviamente a buenos hábitos de vida.

Con esto puedes fijarte  El reto de los 30 días para que te quede mucho más fácil.27. Delega

Siempre que puedas, convence a otro para que lo haga por ti. Recuerda que se delega el trabajo, no la responsabilidad.

28. Usa Tu Intuición

Sigue tu sentido común y tus corazonadas, está demostrado que tiene un gran poder y efectividad hacerlo.

29. Optimiza

Identifica los procesos a los que mejor te adaptan y que te generan resultados y anótalos, identifica qué es eso que haces de forma más productiva y haz más de lo mismo.

Asimismo, ten en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello. Luego de anotar lo que si sirve, mira la manera como puede mejorar y busca posibles mejoras a los cuellos de botella o puntos de quiebre. En ocasiones no vemos claramente las cosas que tenemos ante nuestros

ojos, hasta que utilizamos un microscopio 

30. Sigue investigando

Estoy seguro que hay muchos más consejos sobre productividad que puedes aprender, lo importante es que sigas investigando y mejorando.

Con esto ya tienes sin embargo, un excelente punto de partida.