UNIVERSITASXXI® - ACADÉMICO GUÍA DE EXPEDIENTE

UNIVERSITASXXI® - ACADÉMICO GUÍA DE EXPEDIENTE

OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.SEPTIEMBRE DE 2003

Oficina deCooperación Universitaria, S.A. Guía de Expediente

Versión 5.1.

Archivo: GR20030930_UXXI_Expediente 5.1.doc F. modif.: 28/11/2003 Pág.: 2 / 44

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................4

2. MANTENIMIENTOS BÁSICOS ............................................................................................................................................4

2.1. CONCEPTOS DE ACCESO.........................................................................................................................................4

2.2. TIPOS DE ACCESO ....................................................................................................................................................6

2.3. AUXILIAR.....................................................................................................................................................................7

3. EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DEL EXPEDIENTE DEL ALUMNO..............................................................................8

3.1. DATOS PERSONALES DEL ALUMNO.......................................................................................................................8

3.2. DATOS BÁSICOS DEL EXPEDIENTE......................................................................................................................11

3.3. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE UN ALUMNO .........................................................................................................16

3.4. REAPERTURA MANUAL DEL EXPEDIENTE DE UN ALUMNO..............................................................................17

3.5. MODIFICACIÓN DE CALIFICACIONES EN LOS EXPEDIENTES ...........................................................................17

3.6. MANTENIMIENTO DE CALIFICACIONES PARCIALES ..........................................................................................19

3.7. BORRADO DE EXPEDIENTE ...................................................................................................................................19

3.8. AUDITORÍA DE EXPEDIENTES................................................................................................................................20

3.9. PRÓRROGAS PROYECTO.......................................................................................................................................20

4. CÓMO SE GESTIONAN CONVALIDACIONES, ADAPTACIONES Y RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS .................20

4.1. CONVALIDACIÓN / ADAPTACIÓN...........................................................................................................................21

4.1.1. CONVALIDACIONES / ADAPTACIONES MANUALES ...................................................................................21

4.1.2. CONVALIDACIONES / ADAPTACIONES AUTOMÁTICAS .............................................................................24

4.1.3. ADAPTACIONES MASIVAS DE PLANES........................................................................................................25

4.2. CÓMO FUNCIONAN LOS RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS............................................................................27

4.2.1. RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS OPTATIVOS ........................................................................................27

4.2.2. RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN ...............................................................27

4.2.3. CÓMO EJECUTAR EL RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS PARA EL ALUMNO .........................................29

4.3. GENERACIÓN DE MOVIMIENTOS AUTOMÁTICAMENTE .....................................................................................30

4.4. CONSULTA DE CONVALIDACIONES, ADAPTACIONES Y RECONOCIMIENTOS DE UN ALUMNO...................31

4.5. ACTA DE CONVALIDACIÓN ....................................................................................................................................32

4.6. INCORPORACIÓN AUTOMÁTICA DE ASIGNATURAS YA CURSADAS ...............................................................33

5. CÓMO REUTILIZAR CRÉDITOS O ASIGNATURAS EXCEDENTES ...............................................................................35

5.1. COMPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE..........................................................................................................................35

5.2. REUTILIZACIÓN DE CRÉDITOS EXCEDENTES DE UNA ASIGNATURA PARA SUPERAR CRÉDITOS DEOTRAS TIPOLOGÍAS.......................................................................................................................................................35

6. CÓMO GESTIONAR UN TRASLADO DE EXPEDIENTE ..................................................................................................36

6.1. TRASLADOS ENTRE CENTROS DE LA PROPIA UNIVERSIDAD..........................................................................37

7. PASARELAS ......................................................................................................................................................................37

8. GESTIÓN DEL EXPEDIENTE DE ALUMNOS SÓCRATES/ERASMUS EXTRANJEROS................................................38

9. CÓMO REALIZAR UN CAMBIO DE DNI PARA UN ALUMNO .........................................................................................38

10. CÓMO SE BLOQUEAN LOS EXPEDIENTES .................................................................................................................39

10.1. BLOQUEOS Y DESBLOQUEOS MANUALES........................................................................................................39

10.1.1. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE BLOQUEO ...........................................................................39

10.1.2. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE DESBLOQUEO ....................................................................40


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10.1.3. CAUSAS DE BLOQUEO Y DESBLOQUEO...................................................................................................40

10.1.4. BLOQUEO / DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTES ..........................................................................41

10.1.5. CONSULTA DE EXPEDIENTES BLOQUEADOS Y DESBLOQUEADOS .....................................................41

10.2. BLOQUEO AUTOMÁTICO DE EXPEDIENTES POR PERMANENCIA..................................................................42

11. TEMAS DESTACADOS EN ESTA VERSIÓN ..................................................................................................................44


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1. INTRODUCCIÓNEl objetivo de esta guía rápida es familiarizar a los usuarios con los procesos básicos que están contenidos enel módulo de Expediente de UNIVERSITASXXI® - ACADÉMICO y sus interrelaciones con otros módulos.

En primer lugar, se detallan los mantenimientos principales que afectan a procesos de expediente y que sereducen a datos que la Universidad va a necesitar que queden reflejados para los alumnos.

En segundo lugar, se procede a describir las pantallas relacionadas con el expediente del alumno así comoprocesos básicos (borrado, actualización de calificaciones, incorporación de asignaturas…) para describir acontinuación los procesos ya relacionados con convalidaciones, adaptaciones y reconocimiento decréditos.

Finalmente el proceso se completa con la gestión de traslados y bloqueos de expediente (manuales y porpermanencia).

2. MANTENIMIENTOS BÁSICOSLas pantallas contenidas en esta opción son básicas para definir qué información se va a querer registrarsobre la forma de acceso del alumno a la Universidad o al plan. Se trata de mantenimientos que deben serdados de alta de forma previa y que van a ser transparentes para el usuario.

2.1. CONCEPTOS DE ACCESO

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Expediente

Menú Acceso

Pantalla Conceptos de acceso

FUNCIÓNSe trata de una pantalla de mantenimiento. Desde esta pantalla se van a dar de alta todos aquellos conceptosrelacionados con el acceso a la Universidad, que interesa que queden reflejados en el expediente del alumno,concretamente en la pantalla Mantenimiento de expediente – Datos de acceso de este módulo, como porejemplo: Centro escolar de donde procede, Media de expediente, Nota media de COU, Nota media deBachillerato...

En el primer bloque se define el código del concepto, el tipo de concepto, es decir, si se trata de un valornumérico, carácter, un año académico... y la longitud del campo. Se indica además si dicho concepto esmodificable o no, es decir, si una vez dado de alta el registro, se va permitir que sufra modificaciones.Igualmente se puede introducir la sentencia (select) que permitirá desplegar la lista de valores en la pantalla deExpediente, si fuera el caso.

En el segundo bloque se indicará la descripción del concepto en cada uno de los idiomas disponibles en laaplicación, así como la descripción de la ayuda que figura en la parte inferior de la pantalla al posicionarsesobre el campo.


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Hasta el momento, los conceptos de acceso de tipos NUM (numérico) y CAR (alfanumérico) permitíanexclusivamente almacenar datos de acceso de carácter descriptivo.

En adelante, el sistema da respuesta a aquellos casos en los que es necesario que los conceptos de acceso detipos NUM y CAR, puedan almacenar códigos numéricos o alfanuméricos, respectivamente. Su valordescriptivo queda definido en una tabla cualquiera del sistema, del mismo modo a como se hacía con losconceptos de otros tipos, como es el caso de UNI, PLA, ESP, etc. Estos últimos codifican los conceptos deacceso sobre las claves primarias de las tablas de códigos, mientras que los nuevos conceptos codificables detipo NUM y CAR permiten codificar sobre cualquier clave única de la tabla de códigos.

La diferencia entre ambas clases de conceptos de tipos NUM y CAR radica en lo siguiente:

• En los nuevos conceptos codificados se asocia una lista de valores (LOV) a la definición del concepto. LaLOV asociada permitirá validar los códigos grabados como datos de acceso y también determinar el valordescriptivo del concepto codificado.

• En los conceptos descriptivos no se asocia LOV a la definición del concepto.

¿Cómo se deben utilizar estos conceptos?Para utilizar uno de estos nuevos conceptos se debe procededer de igual forma que con otros conceptos deacceso, sin más precauciones que definir correctamente la LOV correspondiente.

Deben seguirse los siguientes pasos:

• Dar de alta el nuevo concepto, de tipo NUM ó CAR, en la forma habitual y asociarle la LOV que define losdatos válidos. Para un correcto funcionamiento esta LOV debe cumplir los siguientes requisitos:

Debe recuperar un código y una descripción, en ese orden.

El código deberá ser un valor numérico si el concepto es de tipo NUM, ó alfanumérico si el conceptoes de tipo CAR.

La estructura de la consulta debe ser sencilla, utilizando exclusivamente cláusulas SELECT / FROM /WHERE / ORDER BY. En caso en que sea necesario utilizar consultas más complejas que utilicencláusulas UNION, INTERSECT, MINUS, GROUP BY, se definirá una LOV sencilla basada sobreuna vista que hagan trasparente la mayor complejidad.

Se permite que el código se recupere a través de una función, siempre y cuando se asocie al campoel siguiente literal como alias: #CODIGO#

• Asociar el concepto a los subaccesos deseados.

• Probar sobre los datos del acceso del expediente de algún alumno con subacceso igual a alguno de losasociados al nuevo concepto. Comprobar el funcionamiento de la lista de valores del concepto encuestión y el funcionamiento de la grabación y recuperación de datos.

IMPORTANTEEl uso de estas nuevas funciones está previsto para flexibilizar la codificación de datos de acceso contra tablasdel sistema sin necesidad de introducir modificaciones en la aplicación, pero debe limitarse a tablas concontenidos estáticos o sujetas a mantenimiento periódico controlado y verificado informáticamente.

Esta precaución se orienta a garantizar la coherencia de la información asociada a esos conceptos de acceso.Aunque al grabar el dato de acceso se comprueba la existencia del correpondiente valor en la tabla de códigos,el sistema no impedirá borrados o modificaciones en la tabla de códigos que afecten a los datos de accesopreviamente almacenados.

Conviene adoptar posibles medidas para evitar problemas de coherencia:

Impedir el acceso a los mantenimientos de las tablas de códigos utilizadas, a los usuarios no encargados de sumantenimiento, ya que éste ha de estar centralizado y sujeto a verificación informática.

Incorporar, o encargar a OCU, validaciones sobre la tabla de códigos -externas a UNIVERSITASXXI® -ACADÉMICO - que impidan la aparición de ese tipo de incoherencias.


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2.2. TIPOS DE ACCESO

FORMA DE ACCESO


Menú Acceso

Pantalla Tipos de acceso

FUNCIÓNDesde esta pantalla se van a dar de alta los distintos Tipos de acceso que pueden posibilitar la admisión deun alumno a un plan de estudios de la Universidad. Se entiende por tipo de acceso: Pruebas de Acceso a laUniversidad - Selectividad, Mayores de 25 años, Titulados, etc.

Cada tipo de acceso puede llevar asociado uno o varios Subtipos de acceso, por ejemplo, para el tipo deacceso “Pruebas de acceso a la Universidad – Selectividad” existirán los subtipos COU, LOGSE, REM, o parael tipo de acceso “Titulados” se pueden definir los subtipos: Licenciado, Diplomado...

Los tipos y subtipos de acceso son definidos por la Universidad y responden a su propia gestión por lo quepueden variar de unas universidades a otras. Estas tablas pueden ir precargadas, si así se solicita.

En el primer bloque se dan de alta los distintos tipos de acceso, definiendo para cada uno un código y unadescripción, un código definido por el MECD, e indicando si con dicho tipo de acceso se puede acceder porprimera vez a la Universidad o no (por ejemplo, el tipo de acceso “Titulados” ya supone que se ha estadoalguna vez cursando estudios universitarios por lo que la casilla estaría desmarcada).

En el segundo bloque se dan de alta los subtipos asociados a cada tipo de acceso. Se define un código,nombre y la calificación que se va utilizar para la adjudicación de plazas. Se indicará si la especialidad esconcordante o vinculante mediante la casilla Especialidad. Si se marca, se indica que la especialidad esconcordante, es decir, que la especialidad cursada en secundaria no determina los estudios a los que seaccede, y si no se activa se indica que es vinculante (determina los estudios a los que se accede).

Se indica además si el tipo de acceso está activo o no y el código que el MECD asigna a dicho subtipo deacceso. Si el tipo de acceso supone que el alumno es Titulado, se deberá indicar por medio del campo quefigura en la pantalla ya que el módulo de Becas lo tendrá en cuenta para saber si se debe denegardirectamente la solicitud de beca de un alumno.

En el tercer bloque se recuperan los conceptos de acceso que se han dado de alta en la pantalla anterior y seasocia para cada tipo y subtipo de acceso los que a la Universidad le interese que aparezcan en el expediente.Dichos conceptos aparecerán en el expediente del alumno con el orden que aquí se defina y será o noobligatorio definirlos para cada alumno, según se especifique en esta pantalla.

Es importante tener en cuenta que si la Universidad desea que se traspasen del fichero de preinscripción losdatos relacionados con la calificación del alumno en las pruebas o la Universidad donde las realizó, porejemplo, deberán haber sido definidos previamente en esta pantalla.

IMPORTANTE:Igualmente es importante mencionar qué implicaciones pueden tener los datos registrados en esta pantalla enlos controles que se realizan desde otros módulos. Estos controles son los siguientes:


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• El módulo de becas verifica los Datos de acceso del alumno en dos ocasiones:

Comprueba el Tipo de acceso del alumno para verificar si el estudiante tiene o no derecho a beca (siel alumno es Titulado directamente se le deniega la beca). Para ello comprueba:

Si el alumno tiene asociado un Subtipo de acceso que está marcado como Titulado (campo"Implica" de la pantalla "Tipos de acceso").

Cuando el alumno es de nuevo ingreso en la Universidad (pruebas de acceso, diplomado de otrauniversidad, acceso a segundos ciclos procedentes de otras universidades, etc.) para arrastrar la Notade acceso a la pantalla de solicitud (Módulo de becas).

En estos casos lo primero que se verifica es el Concepto asociado al Subtipo de acceso. Se tratade un campo obligatorio en la pantalla y la Universidad ha de tener en cuenta que el concepto quese introduzca aquí, será el que se busque para ver la nota del alumno.

Ejemplos: la universidad puede introducir aquí QUANUMPAU, QUANUMBAT, QUANUMEXP,etc., de tal modo que será este código el que se buscará para recuperar la nota del expedientedel alumno.

Este concepto deberá también formar parte del bloque "Composición del subtipo de acceso".

En los expedientes de los alumnos deberá figurar un valor asociado al concepto definido.

Ejemplo: se ha definido un Tipo de acceso = PAAUs, subtipo Pruebas LOGSE y a dichosubtipo se ha asociado el concepto QUANUMPAU. En el bloque de Composición del subtipo,también se ha definido el concepto QUANUMPAU, junto a otros. Para el alumno con DNI 1234,con tipo de acceso PAAUs, subtipo Pruebas LOGSE, se le ha asociado al expediente la notade acceso (QUANUMPAU)= 5.6. Ésta será la calificación que figure en el módulo de becascomo nota de acceso del alumno.

En el caso de que no encuentre ningún valor en el expediente del alumno (Datos de acceso)asociado al Concepto del Subtipo de acceso, becas comprueba el valor de QUANUMDFI.

• El Módulo de Estadísticas, y para el caso de los alumnos de doctorado, revisa los Conceptos deacceso asociados al expediente por lo que deben estar definidos e informados:

Universidad en la que terminó los estudios que le dan acceso al tercer ciclo (UNIVAR) Titulación de segundo ciclo que da acceso al tercer ciclo (ESTTIT) Año académico en que terminó los estudios que le dan acceso al tercer ciclo (ANYACAPSC)

2.3. AUXILIAR

FORMA DE ACCESO


Menú Acceso

Auxiliar

Planes por especialidades

Centros escolares

Puntos examen

Tipos prueba

Opciones

Combinaciones


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FUNCIÓNDesde estas pantallas se realiza el mantenimiento de información que va a ser necesaria para el módulo deAcceso. Todos estos mantenimientos adquieren un mayor significado para dicho módulo y se recuperan enExpediente casi a título meramente informativo.

• Desde Planes por especialidades se asocian los planes de estudios de primer y segundo ciclo a lasespecialidades de secundaria, LOGSE o COU.

• Desde Centros escolares se dan de alta los centros de secundaria asociados a la Universidad.

• Desde Puntos de examen se dan de alta los puntos de examen para las pruebas de acceso.

• Desde Tipo de prueba se dan de alta los distintos tipos de pruebas de acceso a la Universidad.

• Desde Opciones se realiza el mantenimiento de las opciones asociadas a cada tipo de prueba.

• Desde Combinaciones se realiza el mantenimiento de todas las posibles combinaciones que puederealizar un alumno dependiendo de la opción de COU o LOGSE que haya realizado y de los planesasociados a cada una de estas combinaciones.

No obstante, para mayor información se recomienda la consulta de la Guía de acceso.

3. EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DEL EXPEDIENTE DEL ALUMNOLa información que se registra sobre el alumno comprende, desde sus datos personales a todo el conjuntode datos académicos de su vida universitaria: datos de acceso, asignaturas, convalidaciones, traslados, etc.En este apartado se describen los procesos básicos que afectan a la gestión del expediente de un alumnoreservando apartados posteriores para otros procesos de menor impacto.

3.1. DATOS PERSONALES DEL ALUMNOEn esta pantalla se recogen todos los datos personales del alumno; además de consultar se puedenmodificar datos, a excepción del propio DNI/pasaporte del alumno. La información está distribuida en pestañasde tal modo que bastará pulsar en una u otra para dar de alta la información correspondiente.

• Pestaña Datos básicosEn esta pantalla se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos:

Tipo de documentación (DNI: Documento Nacional de Identidad, PSP: Pasaporte, TRC: Tarjeta deresidente comunitario, PRT: Permiso de residencia y trabajo, NIE: Número de identificación deextranjero) y número de documento. Se validan los formatos del DNI y del NIE exclusivamente (paraambos se calcula la letra).

Nombre y apellidos del alumno

Sexo Fecha de nacimiento. El sistema calculará automáticamente la edad del alumno.

Entre los datos no obligatorios se puede registrar:

Estado civil

E-mail (se valida el formato), fax y teléfono

Seguridad social


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Igualmente se puede recuperar la fotografía del alumno, si la Universidad así lo establece. Como se estáaccediendo desde el módulo de Expediente, sólo podrá estar marcada la casilla de Alumno y desmarcadas lasde Profesor, Profesor externo y Adm. (PAS)

• Pestaña Domicilio familiar y Pestaña Domicilio temporalLos datos recogidos en esta pestaña no son obligatorios y, al dar de alta por primera vez los datos deldomicilio familiar del alumno se copian automáticamente en los datos referidos al domicilio durante el curso,pero estos podrán ser modificados en todo momento. Igualmente existen una serie de validaciones sobre lacoherencia de los datos geográficos (municipios que se corresponden con la provincia, etc.).

Se puede registrar:

Calle, número, piso, letra y escalera

Código postal, provincia (codificado o campo texto), municipio (codificado o campo texto), comarca ypaís .

Teléfono, e-mail (se valida el formato) y fax

• Pestaña NacionalidadEn esta pestaña se debe incluir obligatoriamente los datos de país de nacimiento (siendo opcional la comarca,provincia y municipio de nacimiento) y nacionalidad pudiendo registrarse, de forma opcional también, lasegunda nacionalidad. La casilla de Extranjero aparecerá desmarcada si una de las dos nacionalidades secorresponde con la Española.

• Pestaña de Datos del alumnoSe pueden registrar los siguientes datos:

Año de inicio de estudios universitarios

Procedente de secundaria

Turno

Personas autorizadas

Código PIN (campo alfanumérico)

Código PIN no único (campo numérico)

Carné de la biblioteca

Código SCANet del alumno (campo alfanumérico de 30 posiciones). Este campo no hace ningunavalidación a la espera de la confirmación oficial de cómo se ha de construir este código.

Datos de familia numerosa Tipo de familia numerosa

Número de carné

Fecha de validez del carné

Número de hijos

• Pestaña Datos bancarios


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Cuenta corriente del alumno y titular

Cuenta corriente del alumno para becas y titular

Cuenta corriente del alumno para Estudios propios y titular

Las validaciones que el sistema aplica sobre los datos personales de los alumnos son configurables y puedenrealizarse sobre ellos en las siguientes circunstancias:

• Cuando se mantienen los datos personales de los alumnos.

• Cuando se matricula el alumno. Se considera la matriculación de alumnos de primer y segundo ciclo, detercer ciclo y de estudios propios, en sus modalidades de matrícula en secretaría y automatrícula.

En la siguiente tabla se detallan las validaciones previstas sobre los datos personales de los alumnos,considerando dos tipos diferentes: obligatorias y configurables.

VALIDACIONES EN DATOS PERSONALES TIPO1 CÓDIGO DE CONFIGURACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA VALIDACIÓN

C 0000 Activar validaciones (obligatorias y configurables)

0XXX Datos generalesO Verificación del indicador de extranjero.

1XXX Datos de nacimientoC 1001 Edad mínima del alumno.

11XX País y localidad de nacimiento (ver direcciones)

21XX Dirección familiar (ver direcciones)

22XX Dirección durante el curso (ver direcciones)

3XXX Cuentas corrientes (sólo disponibles en Mto.Alumnos)

C 3101 CCC Domiciliaciones, obligatoria (PSC, TCL)

O CCC Becas, sólo validación si cumplimentada.

C 3301 CCC Domiciliaciones, obligatoria (EP)

VALIDACIÓN DE DIRECCIONESTIPO2 CÓDIGO DE CONFIGURACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA VALIDACIÓN

Nacimiento Familiar CursoC 1101 2101 2201 (XX01) Dirección obligatoria.

O País, localidad y domicilio, obligatorios (ver detalle en el texto)

O (1102) (2102) (2202) (XX02) Uso exclusivo de provincias codificadas en direcciones españolas; no podráutilizarse la provincia no codificada.

C 1103 2103 2203 (XX03) Uso exclusivo de municipios codificados en direcciones españolas; nopodrá utilizarse el municipio no codificado. Implica XX02.

C 1104 2104 2204 (XX04) Uso exclusivo de municipios no codificados (localidades) en direccionesextranjeras; no podrá utilizarse la provincia no codificada.

C 2105 2205 (XX05) Tipo de vía obligatorio en direcciones españolas.

C 2106 2206 (XX06): Código Postal obligatorio en direcciones españolas, con los dos primerosdígitos coincidentes con el código de provincia. Implica XX02.

C 2107 2207 (XX07): Teléfono obligatorio.

1 (O) Validación mínima obligatoria y no configurable. (C) Validación configurable.2 (O) Validación mínima obligatoria y no configurable. (C) Validación configurable.


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Conviene aclarar que incluso las validaciones obligatorias sólo tendrán efecto cuando se activen; para ellodebe figurar en el valor por defectos del parámetro el código 0000.

Para la configuración se han creado los parámetros indicados en la siguiente tabla:

PARÁMETRO USO DEL PARAMETRO EN VALIDACIÓN DE DATOS PERSONALES

VALDATPEREXP Mantenimiento de datos personales de alumnos

VDPMATPSCSCR Matrícula en secretaría. Primer y segundo ciclo.

VDPMATPSCAUM Automatrícula. Primer y segundo ciclo.

VDPMATTCLSCR Matrícula en secretaría. Tercer ciclo.

VDPMATTCLAUM Automatrícula. Tercer ciclo (sólo disponible en UXXI 5.0 o superior)

VDPMATEPRSCR Matrícula en secretaría. Estudios propios.

VALMATEPRAUM Automatrícula. Estudios propios.

Es importante destacar dos aspectos:

• Los códigos de validación deben separarse mediante el carácter #.

• El parámetro VALDATPEREXP, se instala con el siguiente valor por defecto (que equivale alfuncionamiento existente antes de incorporar estas nuevas funciones): #0000#1103#2103#2203#

Veamos un ejemplo. Si al parámetro VDPMATPSCSCR le asignamos el valor #0000#1001#2106#, enmatrícula por secretaría para primer y segundo ciclo se validará la edad mínima del alumno (código 1001) y elCódigo Postal será obligatorio en direcciones españolas, con los dos primeros dígitos coincidentes con elcódigo de provincia (código 2106).

3.2. DATOS BÁSICOS DEL EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO


Menú Expedientes

Pantalla Expedientes

FUNCIÓNEn esta pantalla se registra toda la historia académica del estudiante. Se trata fundamentalmente de unapantalla de consulta, aunque es posible acceder a esta pantalla desde otros puntos de la aplicación e insertarnuevos alumnos manualmente, así como realizar modificaciones de algunos de los datos.

Esta opción de modificación e inserción de nuevos expedientes se podrán realizar, de forma controlada,desde las siguientes opciones:

• Si en el sistema ya están registrados los datos básicos del expediente del alumno, el sistema le generaautomáticamente un expediente en un plan de estudios cuando:

Un alumno se matricula por primera vez en un plan de estudios.

Se realiza una adaptación automática a un alumno.

Se asocia un alumno a un arco específico de un determinado grafo.


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• En el caso de que los datos del alumno no se encuentren en la aplicación, el sistema permite dar de altaexpedientes manualmente cuando:

Se realiza un traslado de expediente a un alumno que viene de otra Universidad.

Desde la pantalla “Introducción manual de líneas de actas”.

Desde la pantalla “Matrícula por secretaría” desde el botón de enlaces Expediente.

En el primer bloque de la pantalla se recuperan los siguientes datos:

• Datos básicos del expediente: identificación, nombre y apellidos del alumno, plan de estudios, tipo deestudio, centro y el número de orden (número de expediente por plan de estudios).

• La fotografía del alumno.

• Datos de acceso: tipo y subtipo de acceso del alumno, convocatoria - año en la que el alumno superó laspruebas (o la condición) que le da derecho a acceder al plan, y nodo al que accede el alumno. Sólo serecuperarán aquellos tipos de acceso que estén definidos como vías de acceso al plan y que no esténobsoletas.

• Año de apertura del expediente de este alumno en este plan de estudios y en esta Universidad, año deinicio de estudios universitarios, y si el alumno da su consentimiento a la divulgación de sus datos en elmomento actual y una vez finalizados sus estudios.

• Se puede consultar el estado de la beca del alumno para el año activo de matrícula gracias al campoEstado de la beca.

• Si el alumno ha realizado previamente una adaptación, el sistema recupera aquí el código del plan deestudios de origen y el número de expediente que tenía en dicho plan. Una adaptación automáticasupone el bloqueo del expediente del alumno en el plan de origen (se impedirá cualquier modificación) yambos campos se completan sin intervención del usuario. Ahora bien, si se desea reejecutar la adaptacióno activar el expediente, bastará con que el usuario elimine manualmente los registros en estos dos campos.

• Número de secretaría que se utilizará para facilitar a la Universidad la búsqueda del expediente físico delalumno. Lo va a incorporar automáticamente cuando un alumno se matricula por primera vez en un plan enuna determinada secretaría, asignándosele a dicho alumno el mismo número, si se matricula en otro plangestionado por la misma secretaría en función de cómo esté definido el parámetro NUMALUSEC. Númerohistórico es el número que se proporciona a un expediente una vez que ya está cerrado; esto facilitará sualmacenamiento al margen de los expedientes vivos de la Universidad.

• Borrado de expediente: esta opción no está activada si se accede desde este punto de menú. Si se deseaborrar el expediente de un alumno, se tendrá que acceder a través de la pantalla Borrado de Expediente deeste mismo punto de menú. Más adelante se explicará su funcionamiento.

• Créditos excedentes: Con esta casilla se lanza automáticamente el proceso que permite la reutilizaciónde créditos excedentes en otros bloques a un alumno, siempre y cuando esté correctamente definido todoel mantenimiento necesario para que se lleve a cabo dicho proceso. En la Guía Rápida del módulo deplanes de estudio se encuentra detalladamente explicado el proceso de Reutilización de créditosexcedentes de una determinada tipología.

En el segundo bloque se recuperan, de forma automática, los logros que el alumno ha obtenido (de acuerdocon la definición del grafo). Se recupera el año académico, el nodo que el alumno ha superado (primer ciclo,segundo ciclo) y la convocatoria en la que lo superó. Es importante tener en cuenta las siguientesconsideraciones:

• El año y convocatoria del nodo de inicio se toman del año de apertura de expediente y la primeraconvocatoria ordinaria asociada.

• El año y convocatoria del resto de los nodos se toman del año y convocatoria de la última asignaturasuperada que supone la obtención de dicho nodo.


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• En el caso de que la convocatoria y año de un nodo sea anterior a la del nodo de inicio, el sistema loconsidera incongruente y lo actualiza a dicha convocatoria y año.

Desde esta pantalla el usuario puede actualizar el expediente de un alumno, es decir, pasar el procedimientode consecución de nodos que consiste en contrastar las asignaturas superadas por el alumno contra el grafodel plan de estudios. De este modo, si por condiciones del traspaso no estuviera correctamente actualizado, elusuario puede verificarlo una vez más. Para hacerlo basta con pulsar el botón denominado ActualizarexpedienteTambién es posible consultar mediante el botón Inconsistencia de nodos los alumnos que no seránrecalculados al cerrar un plan de estudios reabierto. Estos alumnos serán los que respondan a una de lassiguientes condiciones: a) alumnos con nodo de finalización; b) que tengan registrada la presolicitud osolicitud del título en el módulo de títulos, o que tengan registrado el pago de los derechos del título en elmódulo de expediente. Siendo necesario para este último caso que esté registrada la fecha de expedición, eltipo de emisión ‘T’ y el nodo para el cual se expide la certificación. En el caso de no tener registrado porejemplo el nodo, el alumno quedaría fuera de esta condición, ya que se desconoce para qué hito conseguidose emite el abono de los derechos del título y c) que, que tras las modificaciones realizadas en el grafo delplan, el alumno ahora no cumpla con las condiciones necesarias para la obtención del nodo definalización. Estos alumnos siguen manteniendo su nodo de finalización pese a no tener derecho a él dada lanueva definición del grafo, debiendo evaluar si procede o no mantener la tramitación del título de los alumnosen cuestión.

Desde esta pantalla se puede navegar a otras a través de los botones de enlace.

EXPEDIENTES – SITUACIÓN ACTUALSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Inf. del expediente de la pantalla “Expediente” y lainformación recuperada es sólo en modo consulta.

Aparecen en el segundo bloque todos los planes de estudios (pertenecientes a cualquier tipo de estudio) enlos que el alumno tiene expedientes. Se recupera el número de expediente para cada plan así como lasituación de ese expediente, es decir, si está bloqueado, trasladado o cerrado. En el campo observaciones serecuperan las observaciones correspondientes a la casilla (Bloqueado, Trasladado, Cerrado), que estémarcada.

TÍTULOS Y CERTIFICADOSSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Títulos y certificados.

En el segundo bloque se introduce la fecha de expedición de los certificados y se selecciona el modelo decertificado que se pretende expedir (Certificado académico oficial, Certificado académico de las asignaturasaprobadas…); pulsando el botón Certificado se imprime directamente el seleccionado.

Desde esta pantalla se puede registrar también en el expediente del alumno su solicitud del título: para ellobastaría con seleccionar, en el campo Tipo, el valor Pago por los derechos del título. Automáticamente, elexpediente se cierra.

PROYECTOSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Proyecto de la pantalla “Expediente”. Se introduceaquí información relativa al proyecto fin de carrera: director del proyecto, fecha de lectura, una brevedescripción, fecha del premio y organismo que concede el premio.


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TRASLADOSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Traslados de la pantalla Expediente. Este segundobloque es de consulta únicamente y contiene información en el caso de que se haya realizado un traslado deexpediente al alumno, tanto si el alumno “viene trasladado” como si se ha “trasladado a”.

Los datos de la Universidad, centro y estudio son de la Universidad de origen si está marcado el campoTraslado de Origen, y de la Universidad destino si está marcado el campo Traslado de Destino.

LÍNEAS DE ACTASe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Líneas de actas de la pantalla Expediente. Seentiende por Líneas de acta, las asignaturas cursadas por el alumno que han sido calificadas en actas mientrasque las Líneas de convalidación se corresponden con convalidaciones, adaptaciones o reconocimientos decréditos del alumno, por tanto independientes de las calificadas en actas.

Esta pantalla es de consulta, y en ella se recuperan todas las líneas de actas y todas las líneas deconvalidación del alumno, sea cual sea el estado en el que se encuentren: calificadas, sin calificar,pendientes, aceptadas, etc.

• Primer bloque

En este bloque se recuperan únicamente las líneas de actas, tanto las generadas por la matrícula en curso yque aún están sin calificar, como las de matrículas anteriores que ya están calificadas.

Para cada asignatura recupera el año académico, el código y descripción de la asignatura, la tipología de laasignatura, el número de créditos correspondientes a esa asignatura, la convocatoria en la que fue aprobada, yla calificación alfanumérica y numérica, si procede.

Se puede realizar un cambio de la tipología de las asignaturas, siempre y cuando ya hayan sido superadas,mediante el botón de enlace Cambio tipo asignatura. El sistema conduce a la pantalla “Composición delexpediente” donde se puede modificar la tipología de la asignatura dentro de los límites establecidos en el plande estudios (pantalla Tipos de asignatura). El cambio se realiza en el campo “Tip”, y es posible siempre queesté en blanco.

• Segundo bloque

En el segundo bloque quedan reflejadas las asignaturas para las que el alumno ha solicitado petición deconvalidación. Se recuperan tanto las peticiones que ya se han resuelto, aceptadas y denegadas, como lasque quedan pendientes.

Para cada asignatura se recupera el año académico, el código y la descripción de la asignatura, la tipología dela asignatura, el número de créditos correspondiente a esa asignatura, la convocatoria en la que fue aprobada,y la calificación alfanumérica y numérica.

En ambos bloques se establece un criterio de búsqueda, de modo que se pueden realizar consultas yrecuperar información en el primer bloque acerca de:

• las asignaturas anuladas (la línea de acta está anulada porque se corresponde con una matrícula anulada)


Versión 5.1.


• cerradas (la línea de acta está incluida en una acta cerrada o se trata de líneas Erasmus/proyectocalificadas)

• bloqueadas (pertenecen a un expediente que está bloqueado por alguna razón)

• con validez académica (según como esté definida la calificación y el sistema de convocatorias)

• aprobadas (calificadas con una nota que supone superación)

• todas las asignaturas

Y en el segundo bloque sobre:

• las peticiones aceptadas

• denegadas

• pendientes

• todas las peticiones

DATOS DE ACCESOSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Datos de acceso de la pantalla de “Expediente”.

En el segundo bloque se recuperan los conceptos que se han definido en la pantalla “Tipos de acceso” delmenú Acceso de este mismo módulo. Son valores que interesa que queden reflejados en el expediente delalumno, como por ejemplo Media de expediente, Calificación alfanumérica de COU, Calificación numérica deBachillerato... Para cada tipo y subtipo de acceso se deberán definir los conceptos de acceso que se deseaaparezcan en esta pantalla para poder ser cumplimentados (Véase apartado 2.2. de este documento). Losconceptos aparecerán en el orden definido y figurarán como obligatorios si así se ha establecido en elcorrespondiente mantenimiento.

CRÉDITOS CONSEGUIDOSSe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Créditos conseguidos de la pantalla “Expediente”.

Es una pantalla de consulta en la que se obtiene información acerca de la situación del alumno con respecto alos créditos establecidos en la tabla de requerimientos del plan. El usuario puede consultar los créditos de unadeterminada tipología que son necesarios para superar el plan de estudios, así como los pendientes,matriculados y superados.

Para que el sistema pueda realizar los cálculos acerca del número de créditos que el alumno lleva superados,los que le faltan, etc., es imprescindible que se haya definido la tabla de requerimientos para el plan deestudios, antes de cerrarlo. Se define desde el módulo “Planes de Estudios”, menú “Requisitos”, pantalla“Requerimientos”.

• Pulsando el botón Desglose por ciclo, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla, se ofrece lamisma información sobre créditos requeridos, matriculados, superados y pendientes, pero desglosadapor ciclo según la estructura del plan de estudios. Si los créditos superados no estuvieran asociados aciclo (por ejemplo, reconocimientos), figurarán en la parte inferior de la pantalla bajo el título Ciclo noespecificado.

• Se puede además consultar los Créditos excedentes reutilizados en el bloque inferior, es decir, bajo latipología que ha asumido los créditos sobrantes figurará el número de los mismos que han sido utilizados.En el bloque superior donde figuran los créditos conseguidos por tipología, si, por ejemplo, la tipologíaoptativa ha dado créditos, los que se hayan reutilizado desaparecen de aquí y se reparten entre losbloques que los asumen. Es importante recordar que para que funcione el proceso de reutilización decréditos excedentes es necesario un mantenimiento previo (Véase Guía de planes de estudios).


Versión 5.1.


OBSERVACIONES DE EXPEDIENTESe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Obs. de expediente de la pantalla “Expediente”.

Desde esta pantalla se puede consultar e insertar observaciones que se desea que queden reflejadas en elexpediente del alumno. Previamente se ha debido dar de alta en el módulo “Tablas Generales”, menú“Observaciones”, pantalla “Tipo de observaciones”, las distintas observaciones que pueden aparecer en elexpediente del alumno. Sólo se recuperarán los tipos de observaciones a los que se les haya asociado comoagrupación de entorno Expediente.

En el segundo bloque se pueden dar de alta las distintas observaciones. Se recupera el entorno en el que seha dado de alta la observación, el origen, es decir, Expediente (E), Convalidación (C), Líneas de actas (A) oBecas (B), se define el tipo de observación, la fecha en la que se realiza la observación y la observación en sí.Las observaciones que aquí se detallen para un determinado alumno es posible después recuperarlas en losdistintos Certificados.

OTRAS OPCIONESA continuación se explican las opciones disponibles en la última pestaña de la pantalla.

DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTESe accede a esta pantalla a través del botón de enlace Doc. a entregar de la pantalla Expediente.

Desde esta pantalla se obtiene información referente a la documentación que debe entregar el alumno.Previamente se ha debido dar de alta en el módulo de “Tablas Generales”, menú “Documentación” los distintostipos de documentación. En esta pantalla se recupera exclusivamente el tipo de documentación asociado alentorno Expediente.

En el segundo bloque se da de alta en el expediente el tipo de documentación que el alumno presenta. Seindica si dicha documentación es obligatoria o no, la fecha en la que el alumno la entrega, y la fecha decaducidad, que la da el sistema según lo definido en el módulo “Tablas Generales”, menú “Documentación”, enel campo Periodo de Validez. Igualmente es posible especificar una fecha límite en la que el alumno debepresentar documentación adicional.

SOLICITUD DEL TÍTULODesde esta opción se accede a la pantalla de Presolicitud del módulo de títulos, si el alumno tiene el nodo definalización y todavía no lo ha solicitado. En el caso de que ya tenga presolicitud, accederá directamente a lapantalla de Gestión de la solicitud. Finalmente si el alumno no ha obtenido el nodo de finalización en elsistema, no se tendrá acceso a esta opción y se avisará al usuario de esta circunstancia.

Las opciones de Registro de tesis y Programas de doctorado están reservadas para los expedientes dedoctorado.

3.3. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE UN ALUMNOEl expediente de un alumno en un plan de estudios se cerrará automáticamente si se dan las siguientescondiciones:


Versión 5.1.


• En primer lugar, el parámetro CERRAR_EXP=S ya que, de lo contrario, el expediente de un alumno nose cerrará automáticamente.

• El alumno ha alcanzado un nodo de finalización definido en su plan de estudios.

Debe existir por lo menos un nodo asociado al plan que conceda un título que implique finalización(Mantenimiento de Nodos).

El nodo de finalización debe estar así definido en la pantalla Mantenimiento de tipos de estudios.

Si el alumno no ha obtenido dicho nodo, no se podrá registrar, en ningún caso, el pago de losderechos de expedición del título.

• Un expediente no se cerrará, aunque haya conseguido el nodo de finalización, salvo que se produzcala siguiente circunstancia:

El alumno abona los derechos de expedición del título, es decir, el recibo generado para la actividadeconómica correspondiente tiene fecha de cobro (conciliación manual). En este momento, el sistemacomprueba que realmente el estudiante ha obtenido un nodo de finalización para el plancorrespondiente.

Un expediente se puede cerrar manualmente si se registra en el expediente del alumno, en la pestaña Títulosy certificados, en el campo Tipo, el código T (Pago derechos del título).

3.4. REAPERTURA MANUAL DEL EXPEDIENTE DE UN ALUMNOExisten Universidades en las que se permite que el alumno, aún habiendo obtenido el nodo de finalización enun plan de estudios, pueda continuar matriculándose de determinadas asignaturas. Esto se producefrecuentemente cuando el plan cuenta con varias especialidades (Por ejemplo, una filología moderna) y elalumno quiere realizar una especialidad más (el plan de estudios cuenta por ello con varios nodos definalización).

El sistema permite reabrir un expediente cerrado, siempre y cuando se den las siguientes circunstancias:

• El plan de estudios cuenta con varios nodos de finalización.

• Se ha cerrado el expediente del alumno porque ha abonado los derechos del título (véase apartadoanterior).

Para ello es necesario acceder al expediente del alumno y pulsar la pestaña “Información del expediente”,donde se comprobará que la casilla “Cerrado” aparecerá marcada para el plan del alumno en cuestión. Bastarácon desmarcar la casilla y el expediente se reabrirá.

Como resultado de este proceso se abre automáticamente el expediente del alumno en dicho plan deestudios por lo que se permitirá la nueva matrícula de asignaturas; no obstante, es conveniente señalar queesto sólo sucederá, si el plan tiene varios nodos de finalización. En caso contrario, no se podrá reabrir unexpediente cerrado por la aplicación.

3.5. MODIFICACIÓN DE CALIFICACIONES EN LOS EXPEDIENTES

FORMA DE ACCESO


Menú Expedientes

Pantalla Introducción manual LAC


Versión 5.1.


FUNCIÓNSi la Universidad desea modificar algún dato referido al expediente de un alumno, procedente de traspaso,o corregir algún error manualmente deberá recurrir a esta pantalla. Se trata de una pantalla de consulta perotambién es posible realizar inserciones manuales de líneas de acta.

Existen una serie de restricciones funcionales a la hora de la introducir manualmente líneas de acta quedeben ser tenidas en cuenta:

• Sólo podrán modificarse las líneas manuales o de traspaso pero nunca las generadas por el sistemaya que, si se quiere modificar la calificación de éstas, deberá hacerse a través del acta en la aplicación yno desde esta pantalla.

• La línea que se introduce debe de llevar asociado un año académico superior al año de apertura delexpediente del alumno

• El curso académico de la línea debe ser inferior al año máximo que se indica en el campo Máx. año.Dicho “año máximo” se controla a través del parámetro MAXANYEXPMNL. Dicho parámetro no podrátener el mismo valor que el año académico activo, es decir, si el año académico activo es el 2003-04 elmáximo valor que podrá tener definido el parámetro MAXANYEXPMNL podrá ser 2002-03, nunca 2003-04. Esta restricción es de gran importancia ya que, de lo contrario, se pueden producir importantesproblemas en la generación de líneas de acta (generadas incorrectamente).

• Se incluye una casilla para poder visualizar la información sobre la validez académica de las líneas quese están introduciendo. Esta casilla va a ser informada por el sistema, pero el usuario podrá modificarla.

En el segundo bloque se recupera el tipo de línea (A si las líneas de actas se han generado a través delsistema, T si proceden de la migración de datos y M si se trata de líneas de actas introducidas manualmente),el año académico, la asignatura, el plan de estudios, la tipología de la asignatura, el curso, la convocatoria, elnúmero de créditos, la calificación tanto alfanumérica como numérica, el código de la actividad económica y delperiodo de actividad asociado y el código del campus. Aparecen además dos casillas que, si están marcadas,indican que el alumno supera la asignatura y que obtiene matrícula de honor respectivamente.

• Si se está insertando una línea de acta manual, y se marca la casilla Eramus, dicha línea se generaráde tipo E y se recuperará en la pantalla de Calificación de Líneas Erasmus (Módulo de actas).

• Desaparece el campo de Grupo con lo que se podrá introducir cualquier convocatoria a la línea aunquese recomienda que la convocatoria sea coherente con el sistema de convocatorias que rige el plan; noobstante, el sistema no va a realizar ningún control al respecto.

• La casilla de Validez académica se actualizará automáticamente del siguiente modo:

La validez académica de la línea de acta se actualizara según la calificación introducida. Por ejemplo,si la calificación es un no presentado y no corre convocatoria (características introducidas desde lapantalla Mantenimiento de Calificaciones), la línea de acta no tendrá validez académica y nocomputara como una convocatoria agotada.

No obstante, e independientemente de la validez que otorgue el sistema, el usuario podrá modificarlosi lo considera necesario teniendo en cuenta que esta información es esencial para calcular el númerode convocatorias agotadas por el alumno.

Desde esta pantalla es posible acceder mediante los correspondientes botones de enlace a la pantalla,“Créditos Conseguidos” y “Observaciones de Líneas de Actas” respectivamente. Así mismo, también es posibledar de alta un expediente mediante el botón de enlace Creación de Expedientes.


Versión 5.1.


3.6. MANTENIMIENTO DE CALIFICACIONES PARCIALES

FORMA DE ACCESO


Menú expedientes

Pantalla de Mantenimiento de Calificaciones Parciales

FUNCIÓNEn esta pantalla se va a registrar el histórico de calificaciones parciales. Permite una doble funcionalidad,calificar tanto las actividades principales como las actividades no principales ( laboratórios, prácticas,etc…) matriculadas por un alumno. Respecto a la actividades principales es posible registrar las calificacionesque ha obtenido un alumno en los exámenes parciales. Estas calificaciones no van a influir en la calificaciónfinal del acta (los exámenes finales se registrarán en actas tal y como se ha realizado hasta ahora).

Para poder calificar es necesario que la actividad esté asociada a un tipo de calificación (módulo gestión derecursos docentes – menú planeación y ejecución – pantalla mantenimiento de actividades).

Es importante destacar que en el caso de las actividades compartidas, se va a poder calificar tantas veces laactividad como asignaturas la compartan, debido a que la pantalla muestra las calificaciones por actividad,grupo y asignatura.

La pantalla se compone de tres bloques. En el primer bloque se recupera al alumno, el en segundo bloque serecuperan todas las actividades que ha matriculado el alumno por año académico (ya se traten de actividadesprincipales o no principales) y en el tercer bloque se llevaría a cabo la calificación para una determinadaconvocatoria.

3.7. BORRADO DE EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO


Menú Expedientes

Pantalla Borrado de expediente

FUNCIÓNEl formato de la pantalla es el mismo que el de Mantenimiento de expediente, sólo que desde la opciónBorrado de Expediente va a ser imposible realizar operaciones que el sistema permite hacer desdeMantenimiento de expediente, ya que debe utilizarse sólo para esta opción.

Se ejecuta el proceso pulsando el icono Borrado de expediente. Basta con recuperar el expediente delalumno que se desea borrar y pulsar en el icono Borrar Exp. El sistema informará si el proceso de borrado seha llevado a cabo con éxito o si, por el contrario, no ha sido posible realizarlo porque no cumple con algunos delos controles que se efectúan.

El sistema no va a permitir el borrado de expedientes:

• De alumnos con asignaturas calificadas en cualquier curso académico.

• De alumnos incluidos en actas ya cerradas para el presente año académico.

• De alumnos con recibos que no estén invalidados puesto que existe una matrícula o un movimientoasociado. Si se invalida el recibo desde “Mantenimiento de recibos”, aunque existan líneas de matrícula,éstas se borrarán, así como el expediente.


Versión 5.1.


• De alumnos con recibos agrupados no invalidados.

El proceso de borrado de un expediente es irreversible, es decir, una vez que se realice no va a ser posiblevolver a recuperar dicha información; se trata por tanto, de una operación delicada y que exigirá un control deacceso estricto a esta funcionalidad por parte de los usuarios de la Universidad.

3.8. AUDITORÍA DE EXPEDIENTES

FORMA DE ACCESO

• Mantenimiento de Expediente

Menú Expedientes

Pantalla Auditoría expediente

FUNCIÓNSe trata de una pantalla de consulta. Desde esta pantalla se pueden visualizar todas las modificaciones quehan sido realizadas para un determinado expediente.

En el segundo bloque se recupera el tipo de modificación que ha sufrido dicho expediente (A: alta, D: borrar, U:actualizar), el usuario que ha realizado dicha modificación, el nombre de la tabla que ha sido modificada, lafecha de modificación y el texto modificado.

3.9. PRÓRROGAS PROYECTOFORMA DE ACCESO• Módulo de Expediente

Menú Expedientes

Pantalla Prórrogas Proyecto

FUNCIÓNDesde esta pantalla es posible prorrogar la fecha de entrega del proyecto de fin de carrera.

En el segundo bloque se recupera la asignatura correspondiente al proyecto, el nombre personalizable delproyecto, y se asigna la nueva fecha de entrega del mismo.

4. CÓMO SE GESTIONAN CONVALIDACIONES, ADAPTACIONES YRECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOSEn primer lugar, es importante tener en cuenta el tratamiento que el sistema da a las diferentes funcionalidadesque se tratan en este apartado. Se entiende por:

• Adaptación, la equivalencia de asignaturas de diferentes planes pertenecientes a un mismo estudio, demodo que se reconoce que el alumno ha aprobado unas determinadas asignaturas en el plan de destino siha superado sus equivalentes en el plan de origen.

• Convalidación, la equivalencia de asignaturas de diferentes planes pertenecientes a distintos estudios,de modo que se reconoce que el alumno ha aprobado unas determinadas asignaturas en el plan de destinosi ha superado sus equivalentes en otro plan.


Versión 5.1.


• Reconocimiento de créditos, es otra posibilidad que autoriza la Universidad para poder dar porsuperados créditos por la realización previa de ciertas actividades. Dentro de los reconocimientos hayposibilidad de reconocer créditos de libre configuración y créditos optativos.

En el sistema se está realizando la siguiente distinción entre las funcionalidades que se refieren aconvalidaciones, adaptaciones y reconocimientos de créditos. Éstas son las siguientes:

• Convalidación / Adaptación:

Por asignatura (manual o automática).

Por nodo (manual).

Por materia académica (manual).

• Reconocimiento de créditos (manual):

Reconocimiento de créditos.

Reconocimiento de créditos (asignatura).

4.1. CONVALIDACIÓN / ADAPTACIÓN

FORMA DE ACCESO


Menú Convalidaciones

Pantalla Convalidaciones / Adaptaciones

FUNCIÓNDesde esta pantalla se ejecutan las convalidaciones y adaptaciones, tanto manuales como automáticas.

En el primer bloque se indica si la convalidación / adaptación va a ser manual o automática. Dependiendo desi se está realizando una convalidación / adaptación manual o automática, en el segundo bloque de la pantallase recupera una información u otra, es decir, si se tiene seleccionado modo manual en el segundo bloque serecupera información referente al expediente destino, sin embargo si se tiene modo automático se recuperainformación referente al expediente origen.

4.1.1. CONVALIDACIONES / ADAPTACIONES MANUALESPara realizarlas se debe seleccionar modo manual en el primer bloque. Se recupera por tanto en el segundobloque la información correspondiente al expediente destino, es decir, se va a registrar la asignaturaconvalidada o adaptada del alumno.

En el tercer bloque se realiza la petición de convalidación / adaptación manual. El sistema asignará un códigosecuencial para cada expediente pero teniendo en cuenta además las peticiones de superación de créditos. Sedefine obligatoriamente la fecha de solicitud y el tipo de petición, y de forma opcional, el número de salida,es decir, un número que la Universidad asigna a cada convalidación, adaptación o reconocimiento de créditosque realiza y la fecha de resolución. Se incluye un campo para introducir una fecha de comunicación aldepartamento, de modo que si se consulta la convalidación de un alumno que tiene introducida una fecha decomunicación, y han transcurrido tres meses sin tener fecha de resolución, saltará un aviso que controle estetrámite administrativo (siempre y cuando el parámetro AVIDATRSL=S).


Versión 5.1.


Se recupera la fecha de traslado, el número de certificado y el código y nombre de la Universidad de origen, enel caso de que dicho expediente provenga de un traslado.

El campo Plan destino no será necesario introducirlo en el caso de convalidaciones / adaptaciones manuales;este campo se utiliza exclusivamente para convalidaciones / adaptaciones automáticas.

A través de Tipos de descuento se accede a una pantalla donde se permite seleccionar el tipo de matrícula yen consecuencia el tipo de descuento que deberá ser aplicado en la generación del movimiento. Es posibleseleccionar varios tipos de descuento, si fuera necesario y siempre y cuando pertenezcan a diferentesagrupaciones; esta asociación deberá realizarse antes de Aceptar la petición. Si se pulsa el botón Descuentomatrícula se marcarán automáticamente los descuentos que el alumno tenga en la matrícula del añoacadémico activo.

Pulsando el botón Líneas de convalidación se accede a la pantalla donde se realizan las adaptaciones /convalidaciones, es decir, en la que se indican las asignaturas que van a ser adaptadas o convalidadas:

• Convalidación/adaptación de una asignaturaSe introduce información referente a la asignatura que se quiere convalidar: código y denominación, númerode convocatorias, matrículas agotadas y no presentados (que se quieren arrastrar y sólo en el caso de que seestén adaptando asignaturas no superadas), tipología de la asignatura, calificación y Universidad en la que elalumno superó la asignatura origen de la convalidación.

La lista de valores de la tipología de asignatura puede estar restringida a las tipologías con las quela asignatura está dada de alta en el grafo (siempre y cuando el parámetro ASSTASCONVAL=S). Sies así sólo se recuperarán dichas tipologías + libre configuración, pero para ello también debe estarofertada como Libre para el año de la convalidación.

Si el parámetro ASSTASCONVAL=N, se recuperarán todas las tipologías sin excepción.

Hay que tener en cuenta que, si se está haciendo el control, en el caso de que se hayan dado dealta previamente convalidaciones o adaptaciones con tipologías diferentes de las definidas en el grafo,el sistema no las va a recuperar en la pantalla.

El número de convocatorias y matrículas agotadas es importante ya que, si la Universidad establece que sepermite la adaptación de asignaturas no superadas, se contabilizará el número de convocatorias y matrículas,introducido en estas pantallas, en la nueva matrícula del alumno.

• Por nodoSe define el nodo que se va a convalidar. En cuanto a la información referente a la petición en destino sólo esnecesario introducir, en este caso, el curso y la convocatoria en la cual el nodo va a ser convalidado.

• Por materia académica

Se define la materia que se quiere convalidar / adaptar. Para ello se introduce la convocatoria, la tipología yel número de créditos que se desean convalidar de la materia.

Para estos tres casos además se debe especificar el estado de la petición (pendiente, aceptada o denegada).El sistema genera un código secuencial para cada línea de petición dentro de una misma petición, es decir, enuna misma solicitud de petición el alumno puede pedir que le convaliden más de una asignatura; cadaasignatura sería una línea de petición para la misma petición.


Versión 5.1.


Desde el momento que se solicita la convalidación / adaptación manual, esta información se incorporaautomáticamente en el expediente del alumno; una vez que se ha resuelto la solicitud y se ha aceptado, seactualizan automáticamente los créditos conseguidos3, así como los logros del alumno.

Igualmente para todo tipo de convalidaciones, adaptaciones o superación de créditos se puede introducirtoda la información sobre la/s asignatura/s origen que será recuperada posteriormente en la emisión decertificados (académico personal y oficial).

DEFINICIÓN DEL ORIGENEs importante tener en cuenta que antes de introducir cualquier información sobre la asignatura de origen de laconvalidación / adaptación, es imprescindible detallar primero toda la información sobre la asignatura destino,es decir, la asignatura, la convocatoria, la tipología, la calificación…

Tras detallar toda la información sobre el destino de la convalidación / adaptación se procede a detallar lainformación sobre la asignatura origen.

En esta misma pantalla, el usuario puede ver un campo denominado Tipo de origen que ofrece cuatroposibilidades:

Línea de acta

Línea de convalidación

Línea de traslado

Asignatura

Líneas de actaEl primer caso corresponde a asignaturas cursadas por el alumno en la propia Universidad y que son el origende la actual petición (por ejemplo, un estudiante que ha estado matriculado en el plan de Químicas y quieresolicitar la convalidación de alguna de dichas asignaturas para el actual plan de Físicas que está cursando). Eneste caso, el usuario deberá marcar la casilla de “Línea de acta” y grabar, antes de pulsar el botón de enlace“Asignaturas origen”.

Al pulsar dicho botón, se accede a una nueva pantalla en la que, desplegando la lista de valores, se recuperantodas aquellas líneas de acta de otros expedientes de dicho alumno en planes de la Universidad. El usuario notendrá mas que seleccionar la que desee, grabar y regresar a la pantalla de la petición, sin necesidad deteclear nada más. En el caso de que la adaptación sea de una asignatura suspensa, se deberán indicar elnúmero de matrículas y/o convocatorias y/o no presentados consumidos.

Líneas de convalidaciónEste segundo caso responde a un alumno que esté solicitando una convalidación basándose en asignaturasque le fueron previamente convalidadas en otro plan. Por ejemplo, un alumno que solicita convalidación de laasignatura “Álgebra” en el Plan de matemáticas alegando que ya se la habían convalidado cuando se matriculóen Físicas.

En este caso, tras definir la información de la asignatura destino, el usuario deberá marcar la casilla “Líneas deconvalidación” y grabar, antes de pulsar el botón de enlace “Asignaturas origen”. Al pulsar dicho botón, se 3 Esta actualización no se produce en el caso de convalidación de nodos, puesto que a un nodo pueden llegar diferentes arcos con cargas

lectivas (número de créditos) diferentes, y por tanto el sistema no sabe qué número de créditos reconocer al alumno.


Versión 5.1.


accede a una nueva pantalla en la que desplegando la lista de valores, se recuperan todas aquellas líneas deconvalidación de otros expedientes de dicho alumno en planes de la Universidad (siempre y cuando dichaspeticiones hayan sido aceptadas, es decir, no se recuperarán las peticiones denegadas o pendientes deresolución). El usuario no tendrá mas que seleccionar la que desee, grabar y regresar a la pantalla de lapetición, sin necesidad de teclear nada más.

Líneas de trasladoEn este caso, el alumno procede de otra Universidad y ha sido aceptado para cursar estudios en ésta. Cuandola Universidad destino ha recibido el Certificado Académico Oficial puede registrar la información sobre lasasignaturas cursadas por el estudiante en su centro de procedencia en la pantalla de Traslados (Módulo deExpediente/Traslados/Traslados expediente) pulsando el botón Líneas de traslado.

Si el alumno solicita alguna convalidación respaldado por lo cursado en su Universidad de origen, el usuariono necesita volver a introducirlas manualmente ya que basta con marcar la casilla “Líneas de traslado” ygrabar. Al acceder a la nueva pantalla, el usuario recupera mediante la lista de valores todas las asignaturasque previamente se habían introducido en las Líneas de traslado. El usuario no tendrá mas que seleccionar laque desee, grabar y regresar a la pantalla de la petición, sin necesidad de teclear nada.

AsignaturasSi la Universidad ha optado por no registrar ninguna información sobre lo que el alumno ha cursado, porejemplo, en otra Universidad puede definirlo aquí marcando la casilla “Asignaturas”. Se accede a un campo detexto libre en el que el usuario puede introducir la información que desee.

4.1.2. CONVALIDACIONES / ADAPTACIONES AUTOMÁTICASAntes de realizar una convalidación / adaptación automática será necesario haber definido en el módulo dePlanes de estudios, en la pantalla “Mantenimiento de adaptaciones”, la correspondiente tabla deadaptaciones, entre el plan origen y el destino estableciendo las equivalencias necesarias (Véase Guía deplanes de estudios).

Se selecciona modo automático en el primer bloque de la pantalla. A través de la casilla Inc. Reconocim. seestablece si se desean adaptar los reconocimientos de créditos de libre configuración (no optativos) al realizaruna adaptación automática individual (se incorporarán todas las peticiones aceptadas, con cualquiercalificación salvo que el parámetro ICPASSNSPADA=N).

En el segundo bloque se recupera la información correspondiente al expediente origen. En el tercer bloque dela pantalla Convalidación se realiza la petición de convalidación / adaptación automática. El sistema asigna uncódigo secuencial para cada expediente pero teniendo en cuenta además las peticiones de superación decréditos. Es obligatorio definir la fecha de solicitud, el tipo de petición y el plan destino (se recupera según latabla de adaptaciones definida); no son obligatorios el número de salida y la fecha de resolución.

En este caso no es necesario acceder a la siguiente pantalla Líneas de convalidación como ocurre con lasconvalidaciones / adaptaciones manuales, ya que en este caso el sistema convalidará / adaptaráautomáticamente, según lo definido en la pantalla Mantenimiento de adaptaciones.

Se graba la petición y automáticamente el sistema crea un nuevo expediente en el plan de estudios dedestino y se adaptan/convalidan todas aquellas asignaturas que proceda. Si se consulta las líneas deadaptación en el expediente destino se podrá comprobar como el sistema ha completado las líneas origen de laadaptación que serán siempre Líneas de acta (botón Tipo de origen - línea de acta).


Versión 5.1.


La generación de movimientos automáticos originados por una petición de convalidación/adaptaciónautomática dependerá de cómo se hayan definido los correspondientes parámetros.

4.1.3. ADAPTACIONES MASIVAS DE PLANES

FORMA DE ACCESO


Menú Convalidación

Pantalla Adaptaciones masivas de planes

FUNCIÓNEs posible desde esta pantalla realizar adaptaciones masivas de planes, es decir, ejecutar la tabla deadaptaciones entre dos planes para un conjunto de alumnos, y no de forma individual. Igualmente se ofrece laposibilidad de deshacer el proceso ejecutado y de volver a lanzarlo antes de su validación definitiva.

Para que el proceso se pueda llevar a cabo correctamente debe realizarse un mantenimiento previo:

• Es fundamental que esté correctamente definida la tabla de adaptaciones (Módulo de planes deestudios\Plan\Mantenimiento de adaptaciones).

• Habrá que revisar el valor por defecto definido para el parámetro UTLBPONDN1 que controla la mediasegún el baremo definido.

Si UTLBPONDN1 = N, se utilizará en las equivalencias N:1 la media según el baremo definido en elsistema por la Universidad.

Si UTLBPONDN1 = S, se utilizará en las equivalencias N:1 la media teniendo en cuenta el número decréditos.

Esta pantalla está dividida en dos bloques. En el primer bloque, el usuario debe recuperar el plan origen y elplan destino para el que se va a realizar la adaptación. Igualmente deberá indicar si se desea que se adaptentambién los reconocimientos de créditos o no; para ello se deberá marcar la casilla situada en la partesuperior derecha de la pantalla. Hay que marcar esta casilla cada vez que se ejecute el procedimiento.

Si se desea filtrar los alumnos a adaptar, según el nodo de ingreso en el plan de origen y un año en el quetengan matrícula, deberá consultarse por los campos: Nodo origen y Año Matrícula; (son campos opcionales:para recuperar todos los alumnos del plan de origen deberá omitirse cualquier consulta por estos campos).

En la ejecución del proceso de la adaptación masiva, el sistema recuperará de los valores Año académico yConvocatoria, el año y la convocatoria para las líneas de adaptación en el plan destino; si estos campos no seinforman el sistema actualizará este dato con los valores especificados en el parámetro CONACTIVA. Losexpedientes se crearán con el nodo de ingreso que se haya definido en el campo Nodo destino, o en sudefecto con el primer nodo de ingreso del plan destino. Lo mismo ocurrirá con el campo Año apertura, si esinformado, los expedientes en destino tendrán ese año de apertura; si no se indica ningún valor el sistemaprocederá a crear los expedientes destino con el año académico activo en la aplicación.

Según la consulta que se realice por los campos del primer bloque, en el segundo bloque de la pantalla serecuperarán automáticamente, o todos los alumnos que tienen expediente en el plan origen, o los alumnoscon expediente y nodo de inicio en el plan de origen y que se hayan matriculado en el año especificado,siempre y cuando dicho expediente no esté bloqueado, trasladado, adaptado o cerrado.


Versión 5.1.


Las posibilidades que ofrece esta pantalla son las siguientes:

• Adaptar el expediente para todos los alumnos que se han recuperado en la pantalla. En este casobastará con pulsar el botón Todos (encabezado por Selección) situado en la parte inferior izquierda de lapantalla. Si se quiere eliminar esta selección masiva, se ha de pulsar el botón Ninguno.

• Se quiere adaptar el expediente masivamente para algunos alumnos:

El usuario puede ir marcando la casilla que figura al lado de cada alumno manualmente.

Si quiere buscar determinados números de expediente, bastará con introducir el número en el campoExpediente y pulsar la cruz verde, situada en el centro de la parte inferior. Automáticamente elalumno aparecerá marcado para ejecutar el procedimiento.

Si se quiere buscar simultáneamente varios expedientes (rango de números), el usuario puedeintroducir el número inicial y el número final y pulsando la cruz verde, seleccionará de una vez todoslos expedientes del plan origen incluidos en dicho rango.

Una vez seleccionados los alumnos para los que se quiere aplicar dicho procedimiento, bastará con pulsar elbotón Procesar. El sistema lanza el proceso de adaptación, según los valores definidos en la tablapreviamente. Hay que tener en cuenta que este proceso puede tardar debido a que se evalúan todos losexpedientes individualmente en el proceso de adaptación.

Una vez finalizado el proceso masivo de adaptación, se puede visualizar el resultado:

• Los expedientes que no se hayan podido adaptar, porque haya habido algún problema, apareceránmarcados con una cruz roja a la izquierda. Pulsando el botón de enlace Ver errores, el usuario podrácomprobar cuáles son los errores asociados al proceso de adaptación para el alumno (Por ejemplo, queuna determinada calificación del expediente origen del alumno no se haya incluido en el baremo).

• El resultado del proceso de convalidación se puede visualizar pulsando el botón Lco. Adaptadas. Serecuperan todas las asignaturas adaptadas (incluyendo reconocimiento de créditos si así se hadeterminado en la pantalla) indicándose código, descripción, asignatura, convocatoria, calificación,tipología y número de créditos.

• Hay que tener en cuenta que si el alumno ya tiene expediente en el plan destino e incluso algunaasignatura superada, no se creará un expediente nuevo ni se producirá la adaptación de la asignaturasuperada en el plan destino (aunque la equivalencia esté definida en la tabla de adaptaciones).

Si el resultado no ha sido satisfactorio para el usuario y quiere volver atrás, bastará con pulsar el botónDeshacer. De este modo, no se grabará la adaptación y podrá volver a reejecutarse el proceso cuando seconsidere oportuno.

Si se desea validar la adaptación, el usuario pulsará Continuar validación; de este modo se accede a unanueva pantalla en la que sólo figurarán los alumnos para los que se ha ejecutado correctamente el proceso deadaptación, es decir, aquellos que no tuvieran ningún error.

En esta pantalla nos encontramos con las siguientes casillas:

• Bloquear expedientes. A través de esta casilla se permite volver a repetir una adaptación (siempre ycuando se desmarque la casilla), ya que, si esta desmarcada, los expedientes de origen de la adaptaciónno se bloquearán.

• Borrar peticiones sin líneas. Se procederá al borrado de las peticiones de adaptación automática que sehayan generado a los alumnos que no tengan ninguna línea de adaptación.

Una vez pulsado el botón Confirmar validación, el sistema ejecutará el proceso, avisando al finalizarse elmismo.


Versión 5.1.


4.2. CÓMO FUNCIONAN LOS RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOSExisten dos tipos de reconocimientos de créditos: optativos y de libre configuración. En ambos casos esnecesario realizar mantenimientos previos para registrar aquellas posibles actividades que serán las que laUniversidad haya autorizado para que se le puedan reconocer créditos al alumno.

4.2.1. RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS OPTATIVOS

FORMA DE ACCESO



Pantalla Reconocimiento de créditos optativos

FUNCIÓNDesde esta pantalla se dan de alta aquellas actividades que la Universidad decide que pueden suponer unreconocimiento de créditos optativos para el alumno.

Para darlo de alta se debe indicar en el primer bloque de la pantalla, una descripción de la actividad quesupone reconocimiento de créditos (así como el nombre corto de la actividad), el tipo de estudio (por ejemplo,primer y segundo ciclo), y el tipo de calificación. En este momento se ha de grabar la información.

Tras grabar los datos, en el segundo bloque, se indica para qué plan o planes de estudios se van a poderaplicar exclusivamente dichos reconocimientos optativos, en qué bloque y en qué arco del plan se van acontabilizar los créditos y el número máximo de créditos que se van a poder reconocer al alumno comooptativos por dicha actividad.

En el caso de que el plan tenga varios bloques o subbloques de optativas, el sistema ofrece la posibilidad deque el usuario seleccione e indique de cuál de todos ellos se han de dar por superados los créditos. Si elbloque o subbloque contara con un máximo, el sistema avisará al usuario si quiere definir un número superioral máximo ya que esto sería incongruente, impidiéndole continuar con la operación.

Existe la posibilidad de poder desglosar los créditos en distintos bloques.

4.2.2. RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN

FORMA DE ACCESO

• Módulo de expediente


Pantalla Reconocimiento de créditos de libre

FUNCIÓNSe trata de una pantalla de mantenimiento. En esta pantalla se dan de alta las actividades que para laUniversidad pueden suponer un reconocimiento de créditos de libre configuración para el alumno.


Versión 5.1.


Para dar de alta una actividad que suponga un reconocimiento de créditos, bastará con definir los siguientescampos:

• el nombre de la actividad o asignatura que supone el reconocimiento además de un nombre largo,

• el tipo de estudio, es decir, si va a servir para primer y segundo ciclo, doctorado o estudios propios,

• el tipo de calificación,

• el número concreto de créditos que se reconocen o un rango de créditos.

Una vez definida y grabada esta información, el sistema asigna automáticamente un código a dicha actividad.

Se permite definir limitaciones para cada una de las actividades que suponen reconocimiento de créditos; seincluye un botón de enlace mediante el que se accede a la pantalla donde se definen los planes y/o centrospara los que se realiza dicha limitación.

• Si para una actividad que supone reconocimiento de créditos se chequea la casilla Lim. Plan. y se defineTipo oferta Afirmativa: el sistema controlará que únicamente puedan reconocer créditos por dichaactividad alumnos que pertenezcan a los planes de estudios indicados en la pantalla a la que se accede através del botón de enlace Limitaciones.

• Si para una actividad que supone reconocimiento de créditos se chequea la casilla Lim. Plan. y se defineTipo oferta Negativa: el sistema controlará que no puedan reconocer créditos por dicha actividad losalumnos que pertenezcan a los planes de estudios indicados en la siguiente pantalla. El resto sí podránhacerlo.

• Lo mismo sucederá con la casilla de Lim. Centro. Además es posible definir limitaciones por Plan y Centro,por afirmación, y por Plan y Centro, por negación.

Dicha limitación es necesario definirla por año académico, como se puede comprobar en la pantalla. Esimportante tener en cuenta que si la actividad tiene un número de créditos fijo, este valor no se podrámodificar para ningún alumno. Del mismo modo, el sistema comprueba el nivel más fino de definición, esdecir, si una actividad tiene un número de créditos por año académico diferente del establecido en general parala actividad, el sistema verifica en primer lugar el valor para el año académico.

Además esta pantalla permite la definición de actividades de reconocimiento que se pueden, a su vez,subdividir en otras.

• Agr.: Se trata de una casilla protegida contra actualizaciones, de modo que el usuario no podrá chequearlamanualmente. Si está chequeada, indica que se trata de un “reconocimiento padre”. La actividad que tengadicha casilla chequeada será la agrupación y tendrá incluida en ella “reconocimientos hijos”.

• Rec. padre: esta casilla se utilizará para indicar cuál es la actividad más genérica que está englobando alreconocimiento que se está dando de alta, es decir, se incluirá manualmente en esta casilla, para cada unade las actividades hijo, el código del reconocimiento padre (por ejemplo, Cursos de idiomas sería elReconocimiento padre y Curso de inglés, Curso de francés, ... serán los reconocimientos hijos que haránreferencia al código del reconocimiento padre, marcado éste como Agr.).

A continuación se detallan los controles que realiza la pantalla relacionados con estas actividades queagrupan a su vez a otras:


Versión 5.1.


• Para cada actividad que suponga reconocimiento de créditos de libre configuración hay que definir elnúmero concreto de créditos que otorga o un rango de créditos. El sistema controlará que para unreconocimiento padre, es decir para una agrupación, siempre se defina un rango de créditos y no unvalor fijo. Esto es así porque no tiene sentido definir un número concreto de créditos cuando elreconocimiento está compuesto a su vez de otros reconocimientos.

• Será sólo posible limitar por plan o por centro los reconocimientos padre, es decir, la limitación tan sóloes posible definirla al nivel de agrupación, y no para los hijos de las agrupaciones. Si al alumno se le estálimitando por negación el reconocimiento de una actividad padre (por ejemplo, cursos de verano), no se lepodrá reconocer por ninguna de las actividades incluidas en dicha agrupación (cursos de verano sobreeconomía).

• Desde la pantalla Superación de créditos, desde donde se ejecuta el reconocimiento de créditos para undeterminado alumno, no será posible recuperar en la lista de valores disponible los reconocimientospadre (es decir la actividad global): sólo serán seleccionables los hijos de la agrupación (si se ha dado dealta un reconocimiento de Cursos de verano, se podrá reconocer al alumno cualquier crédito por cualquieractividad definida bajo ella, es decir, Curso de verano sobre economía, etc.).

• En la pantalla Superación de créditos, el sistema comprobará los rangos de créditos definidos para laagrupación, para el reconocimiento padre, de modo que controlará que la suma de los reconocimientoshijos reconocidos por el alumno no supere los rangos definidos para la agrupación.

4.2.3. CÓMO EJECUTAR EL RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS PARA EL ALUMNO

FORMA DE ACCESO



Pantalla Superación de créditos

FUNCIÓNDesde esta pantalla se realiza el reconocimiento o superación de créditos para un determinado alumno.

En el primer bloque de la pantalla aparece marcado por defecto modo manual, ya que un reconocimiento decréditos no va a poder realizarse de modo automático como ocurre con las convalidaciones y adaptaciones. Enel segundo bloque se recupera el expediente en el que se van a incluir los créditos reconocidos, el expedientedestino.

En el tercer bloque se realiza la petición de superación / reconocimiento de créditos. El sistema asigna uncódigo secuencial para las peticiones de superación, pero teniendo en cuenta además las convalidaciones yadaptaciones que el alumno solicite. Sólo será necesario dar de alta la Fecha de petición de la superación yaque el resto de campos no tiene sentido completarlos ; el tipo de petición será siempre superación en estecaso, y la pone el sistema por defecto.

A través de Tipos de descuento se accede a una pantalla donde se permite seleccionar el tipo de matrícula yen consecuencia el tipo de descuento que deberá ser aplicado. También se puede especificar para unreconocimiento de créditos el porcentaje exacto de descuento a aplicar para un alumno determinado. A travésde Líneas de convalidación se accede a la siguiente pantalla donde se encuentra el campo Pcte. a pagar(porcentaje a pagar). Esta funcionalidad se activa a través del parámetro PMTOCTRCR cuyo valor debe ser Spara poder establecer el porcentaje de descuento; si el parámetro tiene valor N el campo Pcte. a pagar nisiquiera aparecerá en pantalla. En el caso de que la Universidad opte por usar esta funcionalidad, deberátambién definir el parámetro PCTPAGRCR. Si PCTPAGRCR=S, se estará indicando que es el porcentaje apagar por el alumno mientras que si es =N, se tratará del porcentaje a descontar.


Versión 5.1.


Los diferentes reconocimientos que se pueden realizar son los siguientes:

• Rec. Créd.: en esta opción se reconocen las actividades que se han dado de alta en las pantallas“Reconocimiento de créditos optativos” y “Reconocimiento de créditos de libre”. Se recupera la actividadpor la que se le van a reconocer un determinado número de créditos de la lista de valores y se introduce lainformación correspondiente a la petición en destino, es decir, la convocatoria, la tipología y lacalificación correspondiente. El sistema recuperará automáticamente los créditos definidos en la pantalla“Reconocimiento de créditos” para dicha actividad. Si se ha definido un rango de créditos, se introduce aquíel nº de créditos teniendo en cuenta que deberán estar comprendidos en dicho rango.

• Rec. Créd. (Asignatura): se utiliza esta opción para el caso de reconocimiento de créditos por asignaturas.Suelen ser asignaturas antiguas que han sido cursadas hace tiempo o que no se habían incluido en la tablade adaptaciones entre un plan no renovado y renovado, y la Universidad decide otorgar un determinado nºde créditos por ellas. Se introduce la información correspondiente a la asignatura de origen y lainformación de la petición en destino. Es importante destacar que, al no estar codificado el nombre de laasignatura y tratarse de un campo texto libre, el sistema no podrá controlar que no se reconozcan variasveces créditos por la misma asignatura.

En ambos casos debe definirse el estado de la línea de petición (pendiente, aceptada o denegada). Antes deaceptar una petición hay que grabarla en estado Pendiente; si la solicitud se deniega, el sistema permiteintroducir el motivo de la denegación.

Va a ser posible registrar los datos sobre el origen del reconocimiento de créditos. Se puede indicarinformación sobre la asignatura de origen tanto si se trata de una línea de acta, línea de convalidación, línea detraslado o de una asignatura (texto libre). A través del botón de enlace Inf. estudios origen se puede incluirmás información sobre los estudios de origen como la Universidad, los estudios y el centro donde fueroncursados.

4.3. GENERACIÓN DE MOVIMIENTOS AUTOMÁTICAMENTEEs importante tener en cuenta que es requisito imprescindible para que se generen los movimientosautomáticamente que estén definidas las tasas correspondientes a dicha actividad económica (actividades 110y 111) y al grado de experimentalidad adecuado, tanto para convalidaciones de Universidades públicas comode Universidades privadas. Igualmente, es básico tener en cuenta que sólo se generan dichos movimientosautomáticos si se establece la convalidación para la convocatoria activa.

A continuación se presenta un cuadro resumen para explicar en qué casos se generará un movimiento por unaadaptación o convalidación en función de cual sea su origen: público, privado o propio.

SITUACIÓN TASA

Titulo propio No se cobra.

S Actv. Económica 111Pública MOVCVLPUB

N No se cobra

S Actv. Económica 110Privada GENMOVCVLPRI

N No se cobra

S No se cobra

Convalidación

Propia SOLOMOVNPROPN Se cobra o no en función de los

dos parámetros anteriores.


Versión 5.1.


Propia No se cobra

S Activ. Económica 111Pública Nopropia GENMOVADA

N No se cobra

S Activ. Económica 110Privada GENMOVCVLPRI

N No se cobra

S No se cobra

Adaptaciones

Propia SOLOMOVNPROPN Se cobra o no en función de los

dos parámetros anteriores.

S Activ. Económica 111Pública GENMOVRCR

N No se cobra

S Actv. Económica 110Reconocimientos

Privada GENMOVRCRN No se cobra

Se deben tener en cuenta las siguiente consideraciones:

• Si la universidad origen no se especifica, se tomará la universidad activa.

• No influye que la operación sea automática o manual.

• El movimiento se genera al resolver todas las líneas de convalidación/adaptación que componen unapetición.

4.4. CONSULTA DE CONVALIDACIONES, ADAPTACIONES Y RECONOCIMIENTOS DE UNALUMNO

FORMA DE ACCESO


Menú Convalidación

Pantalla Consulta de convalidaciones

FUNCIÓNSe trata de una pantalla exclusivamente de consulta, desde donde se puede obtener información, poralumno, de todas las líneas de convalidación (adaptaciones, convalidaciones y reconocimientos) que tiene ensu expediente.

En el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos del alumno: DNI, nombre y apellidos, plan deestudio y número de expediente y, en el segundo bloque, todas las líneas de convalidación. Para cada una deellas se incluye la siguiente información:

• Tipo: este campo indica si se trata de una convalidación (C), de una adaptación (A) o de un reconocimientode créditos (S).

• Código y descripción de la asignatura

• Tipología de la asignatura

• Número de la petición de la convalidación

• Estado de la línea de petición: pendiente, aceptada o denegada


Versión 5.1.


• Número de créditos

• Calificación

• Convocatoria

• Año académico

• Número de matrículas de la asignatura de origen

• Número de convocatorias agotadas de la asignatura de origen

• Número de no presentados de la asignatura de origen

• Código del movimiento generado asociado si fuera el caso, además del código de la actividad y delperiodo correspondiente

• Tipo de convalidación: si se trata de una asignatura codificada, sin codificar o de un reconocimiento decréditos por actividad.

4.5. ACTA DE CONVALIDACIÓN

FORMA DE ACCESO



Pantalla Acta convalidación

FUNCIÓNEsta pantalla se utiliza para abrir y cerrar actas de convalidación, así como para imprimir la misma.

El acta se abre cuando se le asigna una fecha de apertura. El usuario debe definir la fecha de constitución deltribunal, y para cerrarla es necesario asignarle una fecha de cierre; se debe asociar un tribunal responsable yun año académico. Hay que tener en cuenta que sólo se podrá abrir una acta de convalidación para unadeterminada fecha.

En esta pantalla se recuperan las peticiones de convalidación, adaptación y reconocimiento, sea cual sea suestado: aceptado, rechazado, pendiente. Se recuperan todas las líneas de petición para el año académicoseleccionado.

Para elegir las peticiones que se desea que aparezcan en el acta de convalidación, se accede a la pantallaMantenimiento y allí se marcan en la casilla Asoc. las peticiones correspondientes. Para cada línea depetición se recupera información sobre el estado (A aceptada, P pendiente, D denegadas), el DNI, nombre yapellidos del alumno, número de expediente y plan de estudios. Además se indica si se trata de unaadaptación, convalidación o reconocimiento de créditos.

Mediante el botón de enlace Consulta y tras grabar, se recuperan las peticiones de convalidación / adaptación/ reconocimiento de créditos que se han incluido en el acta de convalidación.

Se puede generar además un listado que completa la gestión de la pantalla de Actas de convalidación. Sepodrá filtrar por centro, plan, estado de la petición (aceptada, denegada o pendiente), así como tipo de petición(adaptación, convalidación, reconocimiento) y se obtendrá información sobre lo cursado por el alumno en elplan de origen y que origina la petición.


Versión 5.1.


En esta pantalla, y tal y como se mencionaba anteriormente, se pueden distinguir cuatro campos específicospara la impresión de este listado:

• Centro (se utiliza si se desea imprimir en el acta todos los alumnos de un centro determinado, es decir, sefiltran de todos los incluidos en el bloque inferior de la pantalla, aquellos asociados al centro del alumno).

• Plan (el usuario puede filtrar igualmente por plan siendo obligatorio indicar, en este caso, el centro).

• Estado (a los criterios especificados anteriormente se suma el estado de la petición, es decir, si se deseaimprimir un listado sólo con las peticiones de aquellos alumnos que han sido aceptadas, denegadas opendientes de un centro o plan determinado).

• Tipo de petición (se puede igualmente filtrar por el tipo de petición, es decir, si son convalidaciones,adaptaciones o reconocimientos).

Los datos que se incluyen en este listado son:

• Año

• Fecha de reunión

• Centro y plan

• DNI, nombre y apellidos del alumno

• Asignatura

• Estado de la petición

• Calificación

• Convocatoria

• Plan y asignatura origen, si figura en la petición

4.6. INCORPORACIÓN AUTOMÁTICA DE ASIGNATURAS YA CURSADASExisten Universidades en las que determinados planes de estudios tienen asignaturas coincidentes, bien porsimilitud real en el contenido o porque son realmente la misma asignatura que se imparte en ambos planes.Esta coincidencia puede suponer que si el alumno la ha cursado en su plan origen, no tenga que volver acursarla en el nuevo plan, pero no se trata de adaptaciones ni convalidaciones.

FORMA DE ACCESO


Menú Expedientes

Pantalla Incorporación automática

FUNCIÓNSi la Universidad cuenta con un plan de estudios en el que se quiere que determinadas asignaturas seincorporen automáticamente para cualquier alumno que ya las haya realizado previamente al cursar otroplan, debe marcar la casilla “Incorporación automática”, bien en la pantalla de “Mantenimiento del grafo”(Módulo de planes de estudios/Grafo/Mantenimiento del grafo), bien en “Mantenimiento de vigencia deasignaturas” (Módulo de planes de estudios/Oferta/Mantenimiento de vigencia de asignaturas).

Los requisitos previos para que funcione el proceso son:


Versión 5.1.


• Tener correctamente definidos los parámetros CODQUAINC INCLIAUT, PMTINCASSSUS.

• El alumno debe tener expediente en ambos planes, es decir, antes de aplicar el procedimiento queincorpore las asignaturas que el alumno ya ha cursado en un plan y que están marcadas como de“Incorporación automática” en otro, es necesario que dicho estudiante ya tenga un expediente en elnuevo plan de estudios.

• Las asignaturas en el plan para el que se van a incorporar deben estar vigentes, ofertadas y debentener grupo de asignatura definido para el año académico. Si debido al nodo de ingreso del alumnoen el plan de estudios, las asignaturas equivalentes no se encuentran en su trayectoria, no seincorporarán en el plan destino.

Igualmente hay que tener en cuenta:

• La calificación, con la que van a figurar en el destino, va a depender de la definición del parámetroCODQUAINC. Se ofrecen las dos posibilidades: calificación obtenida en el origen o calificación por defecto(por ejemplo, superada). Dependiendo de la definición del parámetro PMTINCASSSUS se incorporarán ono las asignaturas suspensas.

• La tipología depende de la que tenga la asignatura en el plan destino o, en su defecto, de la que indique elusuario.

• La convocatoria que aparece en el destino es la primera asociada a la duración del grupo de asignaturapara el año académico, es decir, si la asignatura es del primer cuatrimestre sería febrero, si es del segundocorrespondería a junio, etc.

A continuación se explica el procedimiento que es necesario seguir dependiendo de cada caso.

La pantalla está dividida en tres bloques:

• En el primero se indica cuál es el plan origen y el plan destino sobre el que se va a aplicar laincorporación. No es necesario darlo de alta si sólo se va a aplicar el procedimiento para un DNI y un plan.

• En el segundo bloque se dan de alta las equivalencias entre las asignaturas si, por ejemplo, nocoinciden los códigos.

• En el tercero y último se indica el plan destino y el DNI del alumno.

En los siguientes casos bastará con aplicar el procedimiento introduciendo sólo el plan destino del alumno y elDNI del mismo:

• Cuando las asignaturas en el plan origen y en el plan destino tienen el mismo código.

• Cuando las asignaturas en el plan destino sólo tienen una tipología, es decir, la misma asignatura noes, por ejemplo, T y B en el plan destino (en este caso el Sistema informa al usuario de que no se hapodido incorporar al expediente). Ambas tienen el mismo código.

• Cuando las asignaturas afectadas no son LC en ambos planes, es decir, en el caso de que laasignatura cursada como LC en el plan origen esté definida como T, B, O en el plan destino. Ambas tienenel mismo código.

• En el caso de que las asignaturas que se desea incorporar sean LC en origen y destino, habiendo laUniversidad definido el parámetro INCLIAUT = S. Las asignaturas han de tener el mismo código.

Por lo tanto, si la casuística es la siguiente, deberá introducirse la tabla de equivalencias en dicha pantalla:

• Las asignaturas, que son equivalentes, no tienen el mismo código.

• Las asignaturas en el plan destino tienen más de una tipología, es decir, la misma asignatura es, porejemplo, T y O en el plan destino.


Versión 5.1.


• La equivalencia afecta a asignaturas que son LC en ambos planes y el parámetro INCLIAUT = N oestando =S, las asignaturas no tienen el mismo código.

Como resultado de la ejecución del proceso, se podrán recuperar o no estas líneas en el expediente destino deun alumno, identificadas con la casilla de verificación “Incorporadas”. Si las líneas de acta del estudiante sehan incorporado al expediente como consecuencia de este proceso, al ejecutar la búsqueda, se podrá filtrarpor esta condición y se recuperarán las asignaturas y calificaciones correspondientes.

5. CÓMO REUTILIZAR CRÉDITOS O ASIGNATURAS EXCEDENTESEs frecuente que, dependiendo del plan de estudios y de la Universidad, se autorice a aquellos alumnos quehan superado más créditos de los requeridos a cambiar la tipología o a reutilizarlos para superar losrequerimientos, por ejemplo, de la libre configuración. A continuación se describen dos formas de hacerlo:

• Modificando la tipología de la asignatura superada

• Reutilizando créditos excedentes de una tipología para superar los mínimos de otra (sin necesidad decambiar la tipología original con que fue superada la asignatura).

5.1. COMPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO


Menú Expedientes

Pantalla Composición del expediente

FUNCIÓNEsta pantalla tiene distintas funcionalidades:

• Modificar la tipología de las asignaturas superadas.

• Modificar el nombre de las asignaturas que están definidas como Personalizables (Mantenimiento deasignaturas) en el expediente del alumno en cuestión.

En el segundo bloque se recupera el año académico, el código y la descripción de la asignatura, y la tipologíade la asignatura cuyo campo aparecerá en blanco, cuando sea susceptible de ser cambiado porque se hasuperado la asignatura. Bastará con desplegar la lista de valores y seleccionar la tipología adecuada(dependerá del mantenimiento realizado en el Módulo de planes); esto supondrá la actualización de la línea ysu visualización en el expediente. Todos los créditos de la asignatura superada pasarán a ser computados ala nueva tipología.

Además se puede modificar el nombre de las asignaturas que sean susceptibles de ser cambiadas (lasdefinidas como personalizables) en el expediente.

5.2. REUTILIZACIÓN DE CRÉDITOS EXCEDENTES DE UNA ASIGNATURA PARA SUPERARCRÉDITOS DE OTRAS TIPOLOGÍASEn la pantalla principal del Expediente de un alumno figura una casilla denominada Cred. Excedentes (situadoal lado del botón de enlace Líneas de acta). Si se marca esta casilla, el sistema revisará de forma automática elexpediente del alumno detectándose si tiene excedentes de créditos en el bloque indicado del grafo y


Versión 5.1.


contabilizando dicho número para otro bloque (según la definición previa del grafo). El proceso tendrá sentidosiempre y cuando se produzca con la actualización la consecución de algún nodo.

El proceso es por tanto individual por expediente y no masivo para todos los alumnos del plan. Si se desearehacer el proceso, bastará con desmarcar la casilla Créd. Excedentes y grabar la acción: los créditos quehabían sido reutilizados en algún bloque, vuelven a ser contabilizados en el bloque originario.

Para comprobar el proceso se puede consultar los créditos conseguidos por el alumno, así como los créditosexcedentes reutilizados.

6. CÓMO GESTIONAR UN TRASLADO DE EXPEDIENTE

FORMA DE ACCESO


Menú Traslados

Pantalla Traslado de expediente

FUNCIÓNDesde esta pantalla se registran los traslados de expediente, tanto de alumnos procedentes de otraUniversidad, como los propios traslados.

En el primer bloque de la pantalla se recuperan los expedientes de los alumnos de la Universidad. En elsegundo bloque de la pantalla se completan los siguientes datos:

• Fecha de traslado

• Igualmente se define si el alumno “Viene trasladado” a la Universidad o si va “Trasladado a” otraUniversidad, marcando la casilla que corresponda.

Si el alumno “Viene trasladado” se indica la Universidad de origen, de procedencia del alumno

Si el alumno es “Trasladado a” se especifica la Universidad de destino.

• Estado del traslado (Pendiente o Aceptado)

El estado Pendiente ofrece la posibilidad de dar de alta traslados de expediente con efectos a partirdel año siguiente al activo y poder cobrarlos en el año actual sin que el sistema valide a la hora dedarlo de alta si el alumno tiene actas abiertas o convalidaciones pendientes. A la hora de dar de altaun traslado de expediente en estado Pendiente, no se genera el movimiento de forma automáticasino que se activa el botón de enlace situado en la parte inferior izquierda llamado Movimientos. Através de este botón se permite acceder a la pantalla de “movimientos” para dar de alta manualmenteel movimiento correspondiente. Desde esta misma pantalla de “movimientos” se permite generar lacarta de pago en el que se refleja la universidad y el centro origen o destino del traslado, siempre queambos campos estén informados en la pantalla principal de Traslado de expediente.

Si se modifica el estado a Aceptado, y el traslado es a otra Universidad, el sistema validará si elalumno tiene actas abiertas o convalidaciones pendientes de resolver. Igualmente se producirá elbloqueo automático del expediente y, si no existe el movimiento, éste se generará automáticamentepara el año académico activo (siempre y cuando la fecha del traslado sea posterior o igual a la fechadel sistema).

En este momento se activa la casilla Asociación de movimientos. Con dicha casilla se recuperauna pequeña pantalla de consulta en la que se proporciona información sobre el movimiento quese ha generado. Si se desea obtener más información es posible acceder a través del botón deenlace “Movimientos” a la pantalla “Mantenimiento de movimientos” del módulo de Gestión


Versión 5.1.


Económica desde donde se puede imprimir el recibo que se ha generado para dicho movimientoeconómico.

• Los campos de Estudio y Centro se pueden completar opcionalmente, pero no es necesario que seaasí. Es posible insertar el centro y estudio de la Universidad o externo (se utilizará el campo nocodificado).

• Traslado interno Universidad. Esta casilla de verificación es un campo de salida que se chequea demanera automática siempre que el campo Universidad se informe con la Universidad propia, mostrandopor tanto que se trata de un traslado de expediente interno.

En el caso de que un alumno venga de otra Universidad se deberá crear su expediente. A través del botón deenlace Expediente, se accede a la pantalla ”Mantenimiento de expediente” donde se da de alta al alumnointroduciendo los datos básicos y los valores de acceso. En este caso se podrán dar de alta también las Líneasde traslado (datos correspondientes a las asignaturas que cursó el alumno en el plan de estudios de origen,así como la descripción de la asignatura, código, tipología, créditos, convocatoria y calificación; estainformación se recupera en el Anexo del certificado y recoge todos los datos introducidos).

Se permite el borrado de un traslado independientemente del estado del mismo, aunque se mantienesiempre el movimiento generado.

Los datos referentes al traslado de un alumno quedan reflejados en su expediente lo que se puede comprobaren la pantalla Mantenimiento de expediente en el botón de enlace Traslados

6.1. TRASLADOS ENTRE CENTROS DE LA PROPIA UNIVERSIDADDesde esta pantalla se realizan también la gestión de los traslados de expediente entre diferentes centros de laUniversidad.

Como ya comentamos anteriormente, el usuario distingue si es un traslado interno mediante el campoUniversidad (que recoge la Universidad propia) y la casilla de verificación “Traslado interno Universidad” que serellena de manera automática cuando se trata de la Universidad propia.

A efectos de gestión, los traslados internos tienen el siguiente comportamiento:

• No se generarán movimientos económicos. Por tanto, el botón de Asociación de Movimientos aparecerádeshabilitado pero no el enlace a la pantalla de mantenimiento de movimientos puesto que si esnecesario la Universidad podrá generar un movimiento manual.

• No se realiza el bloqueo automático del expediente del alumno, por lo que a todos los efectos elexpediente continúa abierto.

• La información del traslado interno quedará reflejada en aquellos certificados que ya muestren datos detraslado de expediente.

7. PASARELASVéase Guía Rápida del Módulo de Planes de estudios (Versión 5.0.).


Versión 5.1.


8. GESTIÓN DEL EXPEDIENTE DE ALUMNOS SÓCRATES/ERASMUS EXTRANJEROS

FORMA DE ACCESO

• Módulo de expediente

Expediente

Mantenimiento de alumnos Sócrates/Erasmus entrantes

En esta pantalla no sólo se registran los datos de este tipo de alumnos, sino que se pueden emitir desde aquílos certificados necesarios para la gestión.

En el primer bloque de la pantalla se recuperarán todos los alumnos que tengan expediente en el plan ERASo se hayan ya matriculado en el mismo, así como otros alumnos que tengan el tipo de matrículacorrespondiente (código 71-Alumnos Erasmus). Se puede consultar por cualquier campo de la pantalla:identificación, nombre y apellidos, plan, número de expediente y año de apertura del expediente en el plan deestudios.

Dependiendo del tipo y subtipo de acceso del alumno, en el segundo bloque de la pantalla se recuperan losconceptos asociados. Mediante las listas de valores se pueden introducir, por ejemplo, los datos de laUniversidad origen (con el código SÓCRATES asociado), profesor coordinador, fechas de inicio y fin de laestancia, y código de área europeo. El usuario puede insertar, modificar o borrar estos datos produciéndoseautomáticamente la actualización en la pantalla de Expediente/Datos de acceso; igualmente desde éstatambién se puede actualizar la información recuperándose en este bloque. Hay que tener en cuenta que esposible que el tipo y subtipo de acceso de estos alumnos tenga asociado otros conceptos de acceso noespecíficos de alumnos ERASMUS y estos se recuperarán también en el segundo bloque de esta pantalla.

Finalmente en el tercer bloque de la pantalla se recuperan las asignaturas de las que el alumno se hamatriculado así como la calificación obtenida en la Universidad española (cualitativa y numérica, si existe).Estos datos no se pueden modificar ya que proceden de la información contenida en las actas, pero sí sepuede y debe insertar la información relativa a las Calificaciones ECTS (según la tabla oficial) y los CréditosECTS (numérico de dos posiciones con dos decimales). No se realizará ninguna validación de la coherenciaentre las calificaciones españolas y las que el usuario pueda introducir en estos campos.

En la parte inferior de la pantalla existen dos botones para la generación de los correspondientes certificados.

Desde esta misma pantalla se pueden generar tres certificados y dos estadísticas generales de los alumnosSócrates/Erasmus extranjeros (certificado de estancia, notas, admisión y estadísticas por código de áreaeuropeo, edad y sexo y por país y Universidad de procedencia). Para ello bastará con desplegar la lista devalores y seleccionar el que se desee generar pulsando el botón Certificado, situado en la parte inferiorderecha de la pantalla.

en el caso de que se quiera generar cualquiera de las dos estadísticas mencionadas, se podrá introducir elAño académico para el que se quieren filtrar los datos; si no se selecciona ningún curso, la estadísticarecogerá a todos los alumnos independientemente del curso académico en que se inscribieron en laUniversidad.

9. CÓMO REALIZAR UN CAMBIO DE DNI PARA UN ALUMNO

FORMA DE ACCESO



Versión 5.1.


Menú Cambiar DNI

Pantalla Cambio DNI

FUNCIÓNEl sistema permite cambiar el DNI de un alumno ya que en ocasiones el DNI del alumno puede estarincorrectamente definido, teniendo que ser modificado por el DNI correcto. Para ello bastará con recuperar, enesta pantalla y mediante una consulta, el alumno cuyo DNI se desea modificar.

Las novedades que incorpora son básicamente:

• Permite realizar el cambio con otros usuarios conectados

• Con triggers deshabilitados

• A un usuario distinto del administrador

• Se puede realizar el cambio a cualquier alumno, siempre y cuando no tenga una solicitud de título en unestado distinto a R y P.

Se recupera el nombre y apellidos del alumno, el tipo de documento, es decir, DNI, pasaporte, Tarjeta deresidente comunitario, Permiso de residencia y trabajo, o Número de identificación extranjero, y el DNI quetenía asociado el alumno y que se pretende cambiar.

A continuación se indica el tipo del nuevo documento y el número del DNI correcto. Bastará con pinchar en elbotón Cambiar, para que el sistema ejecute el proceso de Cambio de DNI. Este proceso se podrá realizarsiempre y cuando el DNI correcto no exista ya en la base de datos ya que, si es así, el sistema no permitirá laactualización.

A través del botón de enlace Histórico, se accede a una pantalla donde quedará registrado a modo de históricotodos los cambios de DNI que se han realizado; queda también reflejado el usuario que realiza el proceso asícomo la fecha en la que se realiza.

10. CÓMO SE BLOQUEAN LOS EXPEDIENTES

10.1. BLOQUEOS Y DESBLOQUEOS MANUALESEl sistema permite bloquear y desbloquear manualmente un expediente. Cuando se bloquea manualmenteel expediente de un alumno es posible incluir las causas del bloqueo, a las cuales es posible asociarles unasconsecuencias académicas y/o administrativas, con la posibilidad de consultar los alumnos según el motivodel bloqueo.

Cuando se desbloquea manualmente un expediente de la misma forma es posible incluir las causas deldesbloqueo.

10.1.1. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE BLOQUEOFORMA DE ACCESO• Módulo de Expediente

Menú Bloqueo

Pantalla Mantenimiento de consecuencias de bloqueo


Versión 5.1.


FUNCIÓNDesde esta pantalla se realiza el mantenimiento de las posibles consecuencias derivadas de realizar unbloqueo manual de expediente, como por ejemplo, impedir la emisión de un certificado, no permitir lamodificación de la matrícula, etc. Para dar de alta una consecuencia de bloqueo basta con dar de alta uncódigo, una descripción e indicar a que módulo afecta; no obstante, será necesario comunicar a OCU quécausa y su consecuencia se quiere definir para verificar su correcta implementación en el paquetecorrespondiente.

10.1.2. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE DESBLOQUEOFORMA DE ACCESO• Módulo de Expediente

Menú Bloqueo

Pantalla Mantenimiento de consecuencias de desbloqueo

FUNCIÓNSe debe completar de la misma forma el mantenimiento de las consecuencias del desbloqueo. Para ellobastará con definir un código, una descripción e indicar el módulo al que afecta.

10.1.3. CAUSAS DE BLOQUEO Y DESBLOQUEO

FORMA DE ACCESO


Menú Bloqueo

Pantalla Causas de bloqueo y sus consecuencias

Pantalla Causas de desbloqueo y sus consecuencias

FUNCIÓNAmbas pantallas (bloqueo o desbloqueo, según corresponda) permiten realizar el mantenimiento de las causasque originan dicho bloqueo o desbloqueo. La pantalla está dividida en tres bloques: en el primer bloque de lapantalla se introduce la razón del bloqueo/desbloqueo del expediente informando al usuario si se trata de unmotivo administrativo (por ejemplo, se va a bloquear el expediente porque el alumno no ha pagado) y/oacadémico (al alumno se le ha abierto un expediente disciplinario).

• Existirán dos causas de bloqueo que deben darse precargadas, porque son de aplicación automáticasegún la normativa de la Universidad, que son las siguientes:

100 Bloqueo por permanencia, agotadas todas las convocatorias de una asignatura

110 Bloqueo parcial, agotadas todas las convocatorias de una asignatura

• Igualmente existen dos causas de desbloqueo asociadas a los bloqueos mencionados anteriormenteque deben estar dadas de alta y asociadas a la 100 y 110:

101 Concesión de la convocatoria de gracia 111 Rectificación en la nota de la asignatura que bloqueaba


Versión 5.1.


En el segundo bloque se asociarán, mediante la lista de valores, las consecuencias, que va a tener ese tipode bloqueo/desbloqueo (por ejemplo, si el expediente está bloqueado por impago tampoco se va a permitirgenerar un certificado). En el caso de los bloqueos, por medio del botón de enlace Causas de desbloqueo, seagregan los motivos que permitirán desbloquear el expediente para la causa especificada.

10.1.4. BLOQUEO / DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTES

FORMA DE ACCESO


Menú Bloqueos

Pantalla Bloqueo / Desbloqueo manual

FUNCIÓNEsta pantalla permite bloquear y desbloquear manualmente el expediente de un alumno.

El expediente de un alumno puede estar:

• Bloqueado: por un motivo especial la Universidad puede decidir paralizar el expediente de un alumno.Dicho expediente no se podrá cerrar, ni trasladar. Sobre un expediente bloqueado, no se puede hacerningún tipo de modificación.

• Trasladado: el expediente de un alumno puede ser trasladado a otro centro o a otra Universidad.

• Cerrado: el sistema cierra el expediente del alumno cuando dicho alumno consigue un nodo definalización y solicita el pago de los derechos del título. No obstante, un expediente siempre se podráreabrir de forma manual, cuando existan para ese mismo plan de estudios otros nodos de finalización queel alumno aún no haya conseguido.

Para realizar el bloqueo, el usuario consultará el alumno y plan en el que se quiere realizar el bloqueo ychequeando la casilla Bloqueado expediente, se especificará la causa o causas del bloqueo y la fecha.

En el caso de desbloqueo se actuará de la misma manera: al deschequear la casilla de bloqueo seránecesario incluir una causa de desbloqueo (en la lista de valores se recuperarán únicamente aquellas causasde desbloqueo que se asociaron a esa causa de bloqueo).

Es importante indicar que si un expediente se ha bloqueado automáticamente porque ha superado el númerode convocatorias asociadas a la asignatura, para poder crearle la correspondiente convocatoria de gracia, esnecesario, en primer lugar, desbloquearle desde esta pantalla y posteriormente generarle la convocatoria quesea necesario.

10.1.5. CONSULTA DE EXPEDIENTES BLOQUEADOS Y DESBLOQUEADOS

FORMA DE ACCESO


Menú Bloqueos

Pantalla Consulta de expedientes bloqueados

Pantalla Consulta de expedientes desbloqueados


Versión 5.1.


FUNCIÓNDesde estas pantallas es posible realizar consultas y recuperar a todos aquellos alumnos cuyos expedienteshan sido bloqueados por una determinada causa de bloqueo, y de aquellos cuyos expedientes han sidodesbloqueados por una determinada causa de desbloqueo. Si el bloqueo se ha producido por incumplirpermanencia en una asignatura, se podrá consultar cuál es pulsando el botón Asignatura bloqueante.

10.2. BLOQUEO AUTOMÁTICO DE EXPEDIENTES POR PERMANENCIALa Universidad establecerá el momento en que habrá de producirse el bloqueo, si de forma inmediata o alfinalizar el curso académico, y si se ha de bloquear el expediente completo o sólo la gestión del acta de laasignatura en cuestión.

El tipo de bloqueo hace referencia a si se va a ver afectado todo el expediente o sólo la gestión de laasignatura para la que se ha superado el número de convocatorias permitido:

• Bloqueo parcial: únicamente se bloquea la asignatura en la que se han agotado las convocatorias.

• Bloqueo total: se bloquea el expediente completo, impidiendo cualquier modificación del mismo.

El momento de bloqueo determina cuándo se paraliza automáticamente el expediente:

• En la convocatoria en la que el alumno agota las convocatorias, permitiendo, no obstante, calificar todaslas asignaturas que tengan una línea de acta en esa convocatoria o

• Al final del curso académico

La definición de las características del bloqueo automático por permanencia se realizará desde la pantallaSistemas de convocatorias, ya que es posible definir para cada uno de los sistemas de convocatoriasexistentes en la Universidad estas características.

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Actas

Menú Definición de convocatorias

Pantalla Sistemas de convocatorias

FUNCIÓNEn esta pantalla se define el número de convocatorias de gracia que genera automáticamente el sistema, elnúmero de convocatorias de gracia que el usuario generará manualmente, el momento en que se bloquea elexpediente: en la convocatoria o al final del curso, el tipo de bloqueo al agotar las convocatorias ordinarias:parcial o total, y el tipo de bloqueo al agotar las convocatorias de gracia manuales: parcial o total.

El momento del bloqueo será aplicable tanto al agotar las convocatorias ordinarias para una asignatura(definidas en el parámetro MAXCONPMT, en el módulo de Administración), como al agotar las convocatoriasde gracia automáticas o manuales (definidas ambas en los campos Nº de convocatorias de graciaautomáticas y Nº de convocatorias manuales de la pantalla Sistemas de convocatorias).

El tipo de bloqueo puede ser diferente para cada clase de convocatoria (es decir, para las ordinarias, degracia o manuales), si así se define en los campos Bloqueo ordinarias, Bloqueo automáticas de gracia yBloqueo gracia manual. Por ejemplo, si la Universidad decide que cuando el alumno agote las convocatorias


Versión 5.1.


ordinarias de una asignatura se bloquee sólo dicha asignatura, el campo Bloqueo ordinarias estará a P(bloqueo parcial) y si desea que al agotar todas las convocatorias de gracia se bloquee todo el expediente, elcampo Bloqueo automáticas de gracia y Bloqueo gracia manual estará a T (bloqueo total).

Si se ha definido el momento de bloqueo en la convocatoria, el sistema efectuará el bloqueo automáticocuando se hayan calificado y cerrado definitivamente todas aquellas actas de la convocatoria en cuestión (porejemplo, si se han agotado las convocatorias para una asignatura en febrero, el sistema esperará a que secalifiquen el resto de las actas de febrero del alumno para bloquear posteriormente el expediente).

Cuando el bloqueo se realice al final del curso académico, será el propio usuario el que lance el proceso.Para ello especificará para qué centro, plan, departamento, asignatura, grupo o alumno quiere que se efectúenlos bloqueos automáticos, en la pantalla Bloqueo masivo de expedientes.

FORMA DE ACCESO


Menú Bloqueos

Pantalla Bloqueo masivo de expedientes

FUNCIÓNDesde esta pantalla se ejecuta el proceso de bloqueo masivo de expedientes. Bastará con seleccionar loscriterios de bloqueo: por alumno, por plan, por asignatura, por departamento…

Como resultado de este proceso de bloqueo masivo, el usuario puede consultar todos los alumnos bloqueadosen la pantalla Consulta de expedientes bloqueados. Con el código de bloqueo 100 se recuperarán losalumnos con bloqueo completo de su expediente y con el código 110, los alumnos afectados por un bloqueoparcial que sólo afectará a la asignatura en cuestión.

FORMA DE ACCESO Módulo de Expediente

Bloqueos

Consulta de expedientes bloqueados

FUNCIÓNSi se efectúa la rectificación de calificaciones en las asignaturas causantes de un bloqueo, será el sistema elque actualice la situación del expediente o el estado de la asignatura del alumno; por ejemplo, si a un alumno,con el expediente bloqueado de forma automática por haber agotado las convocatorias ordinarias de laasignatura “A” sin superarla, se le realiza una rectificación de la calificación que supone la superación de dichaasignatura, será el sistema el que desbloquee automáticamente el expediente o la asignatura, ya que no existemotivo para el bloqueo. Por el contrario, al alumno que se le rectifique la calificación de una asignatura queimplique la no superación y además agote las convocatorias ordinarias o de gracia se le bloquearáautomáticamente el expediente o la asignatura.

Para realizar el desbloqueo del expediente, en el caso de que al alumno se le conceda las convocatorias degracia automáticas o manuales, el usuario ha de acceder a la pantalla Bloqueo/Desbloqueo manual. Si setrata de un bloqueo total de expediente, al recuperar el alumno en la pantalla, el usuario desactiva la casillaBloqueo expediente y ha de introducir la causa del desbloqueo y la fecha en la que se realiza. Si se trata deun bloqueo parcial de la asignatura, el usuario desactiva la casilla Bloqueo parcial, y recupera todas


Versión 5.1.


aquellas asignaturas bloqueadas por permanencia para seleccionar aquellas para las que se le concede lasconvocatorias de gracia.

11. TEMAS DESTACADOS EN ESTA VERSIÓNA continuación se resaltan aquellas funcionalidades que destacan por su importancia y que se hanincorporado en las últimas versiones:

• Modificación de la pantalla de Datos personales

• Modificación de la pantalla de Introducción manual de líneas de acta: desaparece el campo Grupo y seincluye la casilla de Validez académica.

• Modificación del proceso de Cambio de DNI para que no impida el cambio aunque haya usuariosconectados (ya en versión 4.2).

• Nuevos campos en la pantalla de Traslados de expedientes (ya en versión 4.2).

• Nueva pantalla para el mantenimiento de calificaciones parciales. Es posible calificar a los alumnospor grupo de actividad y una determinada convocatoria. Para poder calificar es necesario que la actividadesté asociada a un tipo de calificación (módulo gestión de recursos docentes – menú planeación yejecución – pantalla mantenimiento de actividades). El mantenimeinto de calificaciones parciales no tieneningún efecto en otros módulos de la aplicación.

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