UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL...
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I UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO: INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA C.P.A. TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA PLUSLOGISTICS S.A. AUTOR: BAUTISTA VILLEGAS SANTIAGO DANIEL DIRECTOR DE TESIS: MSC. MARIO GANCHALA QUITO – ECUADOR MAYO 2012
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I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO:
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA C.P.A.
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA PLUSLOGISTICS S.A.
AUTOR:
BAUTISTA VILLEGAS SANTIAGO DANIEL
DIRECTOR DE TESIS:
MSC. MARIO GANCHALA
QUITO – ECUADOR
MAYO 2012
II
APROBACIÓN DEL TUTOR:
En calidad de tutor de tesis presentada por : el Sr. Santiago Daniel Bautista Villegas,
para optar por el título de Ingeniería en Finanzas y Auditoria C.P.A., una vez
revisado el contenido de tesis con el tema: “IMPLEMENTACIÓN DE UN
MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS
EN LA EMPRESA PLUSLOGISTICS S.A.”
Doy fe que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para ser sometido
a presentación y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
ATENTAMENTE:
______________________
MSC. Mario Ganchala
III
AUTORÍA DE TESIS:
Las opiniones, ideas, análisis, interpretaciones, cometarios y demás aspectos relacionados con
el tema que se investiga ““Implementación de un Manual Operativo y
Financiero para Mejorar los Procesos en la Empresa Pluslogistics S.A.”,
son de exclusiva responsabilidad del autor.
ATENTAMENTE:
________________________
Santiago Daniel Bautista Villegas
C.I. 171875538-8
IV
DEDICATORIA
Esta tesis está dedicada en primer lugar a DIOS quien ha
sido mi apoyo constante y mi guía.
A mis Queridos padres Santiago y Rosita, quienes en el
transcurso de mi vida me inculcaron los valores que me
amparan por el sendero del bien y a la vez me dieron
ejemplo de amor, sencillez, trabajo y perseverancia que
han hecho posible la culminación de mis estudios.
A mis queridas hermanas que son incondicionales
siempre.
V
AGRADECIMIENTO
Un sincero agradecimiento a todos mis familiares, novia y amigos que siempre me
brindaron apoyo, estímulo, aliento, y ayuda.
A los señores profesores que impartieron sus valiosos conocimientos para formar
nuevos emprendedores, líderes y grandes empresarios gracias por saber compartir.
Un profundo agradecimiento para el Ing. Mario Ganchala, Tutor, director de la tesis,
por la paciencia y capacidad al revisar constantemente el trabajo de investigación,
por sus valiosas sugerencias y conocimientos.
A mí querida Universidad Tecnológica Equinoccial, quiero manifestarle mí mas
imperecedera gratitud, porque en ella me he forjado como una persona y profesional
útil para m i familia y la sociedad.
VI
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación propone un “Manual Operativo y Financiero para
la empresa PLUSLOGISTICS S.A.”, que sira como una herramienta que le permita
gestionar sus actividades con criterios de excelencia, economía, eficacia y eficacia, a
fin de incrementar sus ventas, mejorar la calidad de sus procesos y generar un
mayor impacto en el mercado vehicular.
El capítulo I, contiene el Planteamiento del Problema, se estructura el problema que
está afectando a la organización en estudio, con su debida justificación y su contexto
se plantea los objetivos.
El capítulo II, desarrollado del Marco Teórico, el cual ha sido estructurado en función
de las variables investigadas, los elementos se hallan organizados sistemáticamente
de acuerdo con la categorización.
El capítulo III, se detalla la metodología utilizada, la misma que ha permitido elegir el
tipo de estudio, delimitar el universo a investigar y la elaboración de instrumentos
adecuados de recolección de datos, lo cual nos permitió obtener la información real
de los aspectos investigados.
El capítulo IV, se presenta el Análisis e Interpretación de datos, a través de tablas
explicativas y gráficos, que proporcionan resultados técnicos y verídicos de la
investigación.
El capítulo V, contiene la propuesta en el que detalla las funciones, procesos y
procedimientos, que se propone para ir previniendo, corrigiendo y mejorando todos
los procesos en la empresa PLUSLOGISTICS S.A. Logrando minimizar los
problemas y agilitando la toma de decisiones acertadas.
VII
El capítulo VI, se establece las Conclusiones a las que se ha llegado a lo largo de la
investigación, orientando en manifiesto la realidad de la organización, así como
también se establece las Recomendaciones, que la empresa deberá tomar para que
la implementación de este manual tenga los efectos deseados en la empresa
Finalmente el capítulo VII, donde se establece la información adicional a la
investigación la misma que servirá de guía para el mejor entendimiento de la
investigación.
Luego de haber seguido con todos los pasos que la investigación requería, he
llegado al final de mi camino y presento ante ustedes el fruto de mi trabajo y de mis
esfuerzos; el resultado ha sido positivo, es interesante observar el camino
transcurrido y observar que finalmente la contestación a la interrogante que me
había plantado al inicio de la investigación se cumple.
1
ÍNDICE GENERAL
CARATULA _______________________________________________________________________ I
APROBACIÓN DEL TUTOR _________________________________________________________ II
AUTORÍA DE TESIS _______________________________________________________________ III
DEDICATORIA __________________________________________________________________ IV
AGRADECIMIENTO _______________________________________________________________ V
INTRODUCCIÓN _________________________________________________________________ VI
CAPITULO I: EL PROBLEMA ______________________________________________________ 11
Tema ________________________________________________________________________ 11
Introducción ___________________________________________________________________ 11
Planteamiento Del Problema ______________________________________________________ 12
Formulación Del Problema ________________________________________________________ 13
Justificación ___________________________________________________________________ 14
Objetivo General: _______________________________________________________________ 15
Objetivos Específicos: ___________________________________________________________ 15
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL _____________________________________ 16
Contabilidad __________________________________________________________________ 16
Concepto _____________________________________________________________________ 16
Importancia ___________________________________________________________________ 16
Objetivos _____________________________________________________________________ 16
Tipos De Contabilidad ___________________________________________________________ 17
Contabilidad Comercial O General ______________________________________________ 17
Contabilidad De Costos ______________________________________________________ 17
Contabilidad Gubernamental __________________________________________________ 18
Contabilidad Bancaria O Financiera_____________________________________________ 18
Normas Contables _____________________________________________________________ 18
Definición _____________________________________________________________________ 19
Normas Internacionales De Contabilidad ____________________________________________ 19
NIC 1 Presentación De Estados Financieros ______________________________________ 19
NIC 2 Inventarios: ___________________________________________________________ 19
NIC 7 Estados De Flujo De Efectivo ____________________________________________ 20
NIC 8 Políticas Contables, Cambios En Las Estimaciones Contables Y Errores __________ 20
NIC 10 Hechos Ocurridos Después De La Fecha Del Balance ________________________ 20
NIC 11 Contratos De Construcción _____________________________________________ 20
NIC 12 Impuesto A Las Ganancias _____________________________________________ 21
NIC 16 Propiedades, Planta Y Equipo ___________________________________________ 21
NIC 17 Arrendamientos ______________________________________________________ 21
NIC 18 Ingresos Ordinarios ___________________________________________________ 22
NIC 19 Beneficios A Los Empleados ____________________________________________ 22
2
NIC 20 Contabilización De Las Subvenciones Del Gobierno E Información A Revelar Sobre
Ayudas Gubernamentales ____________________________________________________ 22
NIC 21 Efectos De Las Variaciones En Las Tasas De Cambio De La Moneda Extranjera __ 22
NIC 23 Costos Por Intereses __________________________________________________ 23
NIC 24 Informaciones A Revelar Sobre Partes Relacionadas _________________________ 23
NIC 26 Contabilización E Información Financiera Sobre Planes De Beneficio Por Retiro ___ 23
NIC 27 Estados Financieros Consolidados Y Separados ____________________________ 23
NIC 28 Inversiones En Empresas Asociadas _____________________________________ 24
NIC 29 Información Financiera En Economías Hiperinflacionarias _____________________ 24
NIC 31 Participaciones En Negocios Conjuntos ___________________________________ 24
NIC 32 Instrumentos Financieros; Presentación E Información A Revelar _______________ 24
NIC 33 Ganancias Por Acción _________________________________________________ 25
NIC 34 Información Financiera Intermedia _______________________________________ 25
NIC 36 Deterioro Del Valor De Los Activos _______________________________________ 25
NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes Y Pasivos Contingentes ____________________ 26
NIC 38 Activos Intangibles ____________________________________________________ 26
NIC 39 Instrumentos Financieros. Reconocimiento Y Medición _______________________ 26
NIC 40 Propiedades De Inversión ______________________________________________ 26
NIC 41 Agricultura __________________________________________________________ 26
Normas Internacionales De Información Financiera ____________________________________ 27
NIIF 1. Adopción Por Primera Vez De Las Normas Internacionales De Información Financiera
_________________________________________________________________________ 27
NIIF 2. Pagos Basados En Acciones ____________________________________________ 27
NIIF 3. Combinaciones De Negocio _____________________________________________ 28
NIIF 4. Contratos De Seguro __________________________________________________ 29
NIIF 5. Activos No Corrientes Mantenidos Para La Venta Y Operaciones Interrumpidas ____ 30
NIIF 6. Exploración Y Evaluación De Los Recursos Minerales ________________________ 30
NIIF 7. Instrumentos Financieros. Información A Revelar ____________________________ 31
Plan O Catalogo De Cuentas _____________________________________________________ 31
Definición _____________________________________________________________________ 32
Cuenta Contable _______________________________________________________________ 32
Activo _______________________________________________________________________ 32
Activo Corriente ____________________________________________________________ 32
Activo Corriente Disponible _________________________________________________ 33
Activo Corriente Exigible ___________________________________________________ 33
Activo Corriente Realizable _________________________________________________ 33
Propiedad Planta Y Equipo ___________________________________________________ 33
Activo Fijo Depreciable _____________________________________________________ 34
Activo Fijo No Depreciable __________________________________________________ 34
Activo Fijo Diferido __________________________________________________________ 34
Pasivo _______________________________________________________________________ 35
Pasivo A Corto Plazo O Corriente ______________________________________________ 35
Pasivo A Largo Plazo O No Corrientes __________________________________________ 35
Pasivo Diferido _____________________________________________________________ 35
Otros Pasivos ______________________________________________________________ 36
Patrimonio ___________________________________________________________________ 36
Capital Social ______________________________________________________________ 36
Reservas _________________________________________________________________ 36
Superávit De Capital_________________________________________________________ 36
Utilidad Del Ejercicio_________________________________________________________ 37
3
Gastos ______________________________________________________________________ 37
Gastos Operacionales _______________________________________________________ 37
Gastos No Operacionales ____________________________________________________ 37
Ingresos _____________________________________________________________________ 37
Ingresos Operacionales ______________________________________________________ 37
Ingresos No Operacionales ___________________________________________________ 37
Cuentas De Valorización _______________________________________________________ 38
Depreciación Acumulada _____________________________________________________ 38
Provisión Por Cuentas Incobrables _____________________________________________ 38
Proceso Contable ______________________________________________________________ 38
Definición _____________________________________________________________________ 38
Transacción Comercial __________________________________________________________ 39
Libro Diario ___________________________________________________________________ 40
Asiento Contable _______________________________________________________________ 40
Clasificación De Los Asientos _____________________________________________________ 40
Libro Mayor ___________________________________________________________________ 40
Balance De Comprobación _______________________________________________________ 41
Ajustes _______________________________________________________________________ 41
Ajustes Acumulados _________________________________________________________ 41
Ajustes Diferidos ____________________________________________________________ 41
Ajustes De Consumos _______________________________________________________ 41
Ajuste De Depreciaciones ____________________________________________________ 42
Ajuste De Amortización ______________________________________________________ 42
Ajuste Por Provisiones _______________________________________________________ 42
Otros Ajustes ______________________________________________________________ 42
Estados Financieros ___________________________________________________________ 42
Definición _____________________________________________________________________ 42
Objetivo ______________________________________________________________________ 42
Balance General _______________________________________________________________ 43
Estado De Resultados___________________________________________________________ 43
Estado De Flujos De Efectivo _____________________________________________________ 43
Estado De Cambios En El Patrimonio ______________________________________________ 43
Finanzas _____________________________________________________________________ 44
Concepto _____________________________________________________________________ 44
Importancia ___________________________________________________________________ 44
Objetivos _____________________________________________________________________ 45
Decisiones Financieras __________________________________________________________ 46
Las Finanzas Y El Ambiente Externo _______________________________________________ 46
Conceptos Financieros Básicos ___________________________________________________ 47
Capital De Trabajo.__________________________________________________________ 47
Rentabilidad _______________________________________________________________ 47
Liquidez __________________________________________________________________ 48
Apalancamiento ____________________________________________________________ 48
Costo De Capital ___________________________________________________________ 49
Tasa Mínima De Rendimiento Requerido ________________________________________ 49
Riesgo Empresarial _________________________________________________________ 49
4
Análisis Financiero ____________________________________________________________ 49
Concepto _____________________________________________________________________ 50
Importancia Del Análisis Financiero ________________________________________________ 50
Materia Prima Del Análisis Financiero ______________________________________________ 50
Información Necesaria Para El Análisis _____________________________________________ 51
Tipos De Análisis _____________________________________________________________ 51
Análisis Vertical ____________________________________________________________ 51
Análisis Horizontal __________________________________________________________ 51
Indicadores Financieros ______________________________________________________ 52
Agrupación De Los Indicadores Financieros _______________________________________ 53
Liquidez __________________________________________________________________ 53
Razón Corriente __________________________________________________________ 53
Razón De La Prueba Acida _________________________________________________ 53
Capital De Trabajo Neto ____________________________________________________ 53
Indicadores De Actividad O Rotación____________________________________________ 53
Rotación De Cartera _______________________________________________________ 53
Rotación De Inventarios ____________________________________________________ 53
Rotación De Cuentas Por Pagar A Proveedores _________________________________ 53
Rotación De Activos Totales ________________________________________________ 54
Indicadores De Endeudamiento ________________________________________________ 54
Coeficiente De Endeudamiento ______________________________________________ 54
Razón Del Pasivo Financiero A Deuda Total ____________________________________ 54
Razón Del Apalancamiento Financiero ________________________________________ 54
Cobertura De Intereses ____________________________________________________ 54
Indicadores De Rentabilidad __________________________________________________ 55
Rentabilidad En Relación A Las Ventas _______________________________________ 55
Rentabilidad En Relación Con La Inversión _____________________________________ 55
Rentabilidad Sobre El Patrimonio ____________________________________________ 55
La Empresa ___________________________________________________________________ 55
Concepto _____________________________________________________________________ 56
Clasificación De La Empresa _____________________________________________________ 56
Persona ______________________________________________________________________ 57
Comerciantes _________________________________________________________________ 57
Transporte ____________________________________________________________________ 57
Concepto _____________________________________________________________________ 57
Clasificación Del Transporte ______________________________________________________ 58
Modos De Transporte ___________________________________________________________ 59
Variables De La Investigación ____________________________________________________ 59
Variable Independiente __________________________________________________________ 59
Variable Dependiente ___________________________________________________________ 60
Operacionalización De Las Variables _____________________________________________ 60
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA _____________________________________________________ 61
Población Y Muestra ___________________________________________________________ 61
Población _____________________________________________________________________ 61
Muestra ______________________________________________________________________ 61
5
Técnicas E Instrumentos De La Investigación ______________________________________ 62
Tipos De Investigación: __________________________________________________________ 62
Método Deductivo___________________________________________________________ 62
Método Inductivo ___________________________________________________________ 62
Método Analítico ____________________________________________________________ 62
Método Sintético ____________________________________________________________ 63
Técnicas E Instrumentos: _________________________________________________________ 63
Observación _______________________________________________________________ 63
Entrevista _________________________________________________________________ 63
Encuesta __________________________________________________________________ 63
Documental _______________________________________________________________ 64
Validez Y Confiabilidad _________________________________________________________ 64
Validez _______________________________________________________________________ 64
Confiabilidad __________________________________________________________________ 65
Plan De Procesamiento De La Información _________________________________________ 65
Hipótesis _____________________________________________________________________ 65
Comprobación De La Hipótesis ___________________________________________________ 65
Planteamiento De La Hipótesis ____________________________________________________ 66
Calculo Estadístico _____________________________________________________________ 67
Decisión ______________________________________________________________________ 68
CAPITULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ________________________ 69
Interpretación De Resultados ______________________________________________________ 69
Análisis De Los Resultados _______________________________________________________ 79
CAPITULO V: LA PROPUESTA _____________________________________________________ 82
Tema ________________________________________________________________________ 82
Datos Informativos ______________________________________________________________ 82
Antecedentes __________________________________________________________________ 82
Misión ________________________________________________________________________ 83
Visión ________________________________________________________________________ 83
Valores Empresariales: __________________________________________________________ 83
Políticas Empresariales: __________________________________________________________ 84
Justificación De La Propuesta _____________________________________________________ 85
Objetivos De La Propuesta _______________________________________________________ 86
Objetivo General _______________________________________________________________ 86
Objetivos Específicos ___________________________________________________________ 86
Organigrama Actual De Pluslogistics S.A. ____________________________________________ 87
Organigrama Propuesto __________________________________________________________ 88
Matriz Foda ____________________________________________________________________ 89
6
Manual De Funciones __________________________________________________________ 90
Estructura Del Manual De Funciones _______________________________________________ 90
Nivel Ejecutivo _____________________________________________________________ 92
Funciones Y Responsabilidades Del Departamento De Contabilidad ___________________ 99
Funciones Y Responsabilidades Del Departamento Administrativo-Financiero __________ 107
Funciones Y Responsabilidades Del Departamento De Operaciones _________________ 120
Funciones Y Responsabilidades Del Departamento De Sistemas ____________________ 130
Manual Operativo _____________________________________________________________ 134
Procesos Para La Atención Al Cliente ___________________________________________ 134
Creación De Nuevos Clientes En El Sistema ____________________________________ 134
Flujograma _______________________________________________________________ 135
Creación De Clave Electrónica Clientes ________________________________________ 136
Formato Para La Creación De Clave Electrónica Clientes ________________________ 136
Forma De Llenar _________________________________________________________ 137
Flujograma _______________________________________________________________ 137
Capacitación Del Cliente En El Manejo Del Sistema _______________________________ 138
Flujograma _______________________________________________________________ 138
Solicitud De Servicios _______________________________________________________ 139
Flujograma _______________________________________________________________ 140
Procesos De Logística ________________________________________________________ 142
Tracking Vehicular _________________________________________________________ 142
Flujograma _______________________________________________________________ 144
Puntos De Inspección Para El Tracking Vehicular _______________________________ 145
Formatos Y Materiales De Trabajo Tracking Vehicular ___________________________ 146
Normas Del Personal Para Realizar La Inspección Vehicular Y Del Uso De Materiales De
Trabajo ________________________________________________________________ 147
Ejemplo De Cómo Realiza El Tracking _______________________________________ 148
Condiciones Básicas Para Realizar La Inspección ______________________________ 150
Procesos Para La Recepción Y Despacho De Vehículos ____________________________ 151
En Esmeraldas ____________________________________________________________ 151
Recepción De Vehículos __________________________________________________ 151
Flujograma _____________________________________________________________ 152
Despacho (Transporte) De Vehículos Esmeraldas ______________________________ 154
Flujograma _____________________________________________________________ 155
En Quito _________________________________________________________________ 156
Recepción Vehículos Cliente (TDE) __________________________________________ 156
Flujograma _____________________________________________________________ 156
Recepción Vehículos Patio De Pluslogistics S.A. _______________________________ 158
Flujograma _____________________________________________________________ 159
Despacho Vehículos Cliente (TDE) __________________________________________ 160
Flujograma _____________________________________________________________ 160
Despacho Vehículos Patio Pluslogistics S.A. __________________________________ 162
Flujograma _____________________________________________________________ 162
Formatos Y Materiales Para La Recepción Y Despacho __________________________ 164
Normas Carga Y Descarga De Vehículos En Niñeras Y Plataformas. _________________ 168
Almacenaje En Patio Pluslogistics _____________________________________________ 169
Proceso Para La Facturación ___________________________________________________ 172
Formato De Solicitud Para La Facturación ______________________________________ 174
Proceso Para La Facturación _________________________________________________ 175
Flujograma _______________________________________________________________ 176
7
Proceso Para La Facturación De Daños De Vehículos _____________________________ 178
Flujograma _______________________________________________________________ 179
Ejemplo Para Generar Reportes En El Sistema __________________________________ 181
Tipos De Reportes Generados Para Facturación _________________________________ 183
Procesos Con Los Proveedores De Transporte ___________________________________ 184
Proceso Para La Licitación Y Contratación De Proveedores ________________________ 184
Requisitos Proveedores Para La Licitación De Transporte Tanto De Niñeras Como De
Plataformas ____________________________________________________________ 184
Proceso Para La Contratación De Proveedores De Transporte ______________________ 189
Flujograma _______________________________________________________________ 190
Recepción Y Aprobación Factura De Proveedores De Transporte ____________________ 192
Proceso Para La Recepción Y Aprobación Factura De Proveedores De Transporte ______ 192
Flujograma _______________________________________________________________ 193
Manual De Procedimientos Financieros ____________________________________________ 195
Introducción __________________________________________________________________ 195
Objetivos Del Manual Financiero Contable __________________________________________ 196
Procedimiento Para La Presentación De Estados Financieros ________________________ 197
Responsabilidad De Los Estados Financieros _______________________________________ 197
Componentes De Los Estados Financieros _________________________________________ 197
Identificación De Los Estados Financieros __________________________________________ 198
Políticas Contables ____________________________________________________________ 200
Período De Reporte ___________________________________________________________ 200
Principios Contables ___________________________________________________________ 201
Balance General ______________________________________________________________ 205
Estado De Resultados__________________________________________________________ 211
Estado De Cambios En El Patrimonio Neto _________________________________________ 213
Estado De Flujo De Efectivo _____________________________________________________ 215
Estructura Del Plan De Cuentas _________________________________________________ 217
Descripción Del Movimiento De Las Cuentas Para El Área Financiera ________________ 222
Tratamiento De La Cuenta Caja Chica ___________________________________________ 222
Para La Creación Del Fondo De Caja Chica _____________________________________ 223
Para La Reposición De Caja Chica ____________________________________________ 223
Formato Para La Reposición De Caja Chica _____________________________________ 223
Requisitos Que Debe Cumplir La Documentación Presentada _______________________ 225
Utilización Del Fondo _______________________________________________________ 225
Prohibiciones Para El Uso De Caja Chica _______________________________________ 226
Procedimiento Para La Creación Y/O Ampliación De Caja Chica _____________________ 227
Ejemplo De Asientos Contables _______________________________________________ 228
Procedimiento De Control De Caja Chica _______________________________________ 228
Arqueo De Caja _________________________________________________________ 229
Proceso Para El Arqueo De Caja ____________________________________________ 229
Ejemplo De Asientos Contables Del Arqueo De Caja ____________________________ 230
Formato Parea El Arqueo De Caja Chica _____________________________________ 230
Ejercicio Práctico ______________________________________________________________ 232
8
Tratamiento De La Cuenta Bancos ______________________________________________ 234
Procedimiento De La Creación De Una Cuenta Bancaria ___________________________ 235
Procedimiento Para La Emisión De Cheques ____________________________________ 236
Procedimiento Para Depósitos ________________________________________________ 237
Procedimiento Para El Registro De Una Nota De Debito O Crédito ___________________ 238
Ejemplo De Asientos Contables De La Cuenta Bancos ____________________________ 238
Soporte De Contabilidad ____________________________________________________ 240
Procedimiento De Control De La Cuenta Bancos _________________________________ 243
Formato Conciliación Bancaria _______________________________________________ 246
Ejemplo De Asientos Contables De Ajustes De La Cuenta Bancos ___________________ 249
Tratamiento De Las Cuentas Y Documentos Por Cobrar ____________________________ 250
Administración De La Cartera De Crédito _______________________________________ 251
Modelo Análisis De Cartera __________________________________________________ 252
Procedimiento Para Provisionar Las Cuentas Incobrables __________________________ 252
Procedimientos Para Dar De Baja A Los Clientes _________________________________ 253
Procedimiento Para El Flujo De Caja ____________________________________________ 256
Administración Del Efectivo __________________________________________________ 256
Políticas Para El Manejo De Flujo De Caja ______________________________________ 257
Formato Flujo De Caja Chica _________________________________________________ 257
Procedimiento Para La Elaboración Del Flujo De Caja _____________________________ 259
Ejemplo De Flujo De Caja Chica ______________________________________________ 260
Procedimiento Para El Análisis Financiero De Los Estados Financieros ______________ 262
Análisis Financieros De Los Estados Financieros 2010 -2011 _______________________ 264
Procedimiento Para Inversiones Financieras _____________________________________ 274
Análisis De Las Inversiones ____________________________________________________ 274
Proceso De Preparación Y Evaluación De Proyectos ________________________________ 274
Etapas Del Proceso _________________________________________________________ 274
Generación De La Idea Y Estudio Preliminar __________________________________ 274
Estudio De Factibilidad ____________________________________________________ 275
Calculo De La Inversión Requerida __________________________________________ 276
Estimación De Los Flujos De Caja Futuros ____________________________________ 277
Calculo De La Rentabilidad Del Proyecto _____________________________________ 278
Métodos Para Evaluar Proyectos __________________________________________ 278
Método De Periodo De Recuperación _______________________________________ 279
Tasa Interna De Retorno (Tir) _____________________________________________ 280
Valor Actual Neto (Van) __________________________________________________ 281
Costo Promedio Ponderado Del Capital _____________________________________ 281
Conclusiones Sobre La Bondad Del Proyecto O Inversión, Aspectos Cualitativos Y
Cuantitativos ____________________________________________________________ 283
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ______________________________ 285
Conclusiones _________________________________________________________________ 285
Recomendaciones _____________________________________________________________ 286
CAPITULO VI: BIBLIOGRAFÍA ____________________________________________________ 288
Autores __________________________________________________________________ 27489
Leyes, Normas ____________________________________________________________ 27490
Webgrafía _______________________________________________________________ 27491
9
CAPITULO VII: ANEXOS _________________________________________________________ 291
Anexo I: Modelo De Cuestionario: _________________________________________________ 292
Anexo II: Cuadro De Nivel De Confianza Y Significancia (Z) ____________________________ 294
Anexo III: Reglamento Interno Para Los Trabajadores De La Empresa Pluslogistics S.A. ______ 295
Anexo IV: Estados Financieros ___________________________________________________ 308
Anexo V: Estados Financieros Preparados Para El Análisis Financiero ____________________ 315
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: PROCESO CONTABLE _________________________________________________ 39
GRÁFICO 2: APALANCAMIENTO OPERATIVO ________________________________________ 48
GRÁFICO 3: APALANCAMIENTO FINANCIERO ________________________________________ 49
GRÁFICO 4: ACEPTACIÓN DE LA HIPÓTESIS _________________________________________ 67
GRÁFICO 5: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OPERATIVO- FINANCIERO ________________________________________________________ 69
GRÁFICO 6: CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA ____________________________________ 70
GRÁFICO 7: DETERMINACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA LIQUIDEZ O RENTABILIDAD EN LA
EMPRESA ______________________________________________________________________ 71
GRÁFICO 8: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVO-FINANCIERO GARANTIZA EL
TRABAJO DEL PERSONAL EN LA EMPRESA _________________________________________ 72
GRÁFICO 9: EXISTENCIA DE POLÍTICAS SOBRE EL MANEJO DE DINERO EN LA EMPRESA _ 73
GRÁFICO 10: EVALUACIÓN DE LA PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA _________________ 74
GRÁFICO 11: CONTROL INTERNO DE LOS COMPROMISOS Y GASTOS __________________ 75
GRÁFICO 12: CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES _____________ 76
GRÁFICO 13: EVALUACIONES FINANCIEROS ________________________________________ 77
GRÁFICO 14: PLANIFICACIÓN ANTES DE UNA INVERSIÓN _____________________________ 78
GRÁFICO 15: GRAFICO DE PUNTOS DE INSPECCIÓN TRACKING VEHICULAR ___________ 145
10
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......... 69
TABLA 2: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA ............................................ 70
TABLA 3: DETERMINACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA LIQUIDEZ O RENTABILIDAD EN LA
EMPRESA ............................................................................................................................................. 71
TABLA 4: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVO-FINANCIERO GARANTIZA EL TRABAJO
DEL PERSONAL EN LA EMPRESA ..................................................................................................... 72
TABLA 5: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE DINERO
EN LA EMPRESA ................................................................................................................................. 73
TABLA 6: EVALUACIÓN PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA ..................................................... 74
TABLA 7: CONTROL INTERNO DE LOS COMPROMISOS Y GASTOS............................................ 75
TABLA 8: CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ................................. 76
TABLA 9: DETERMINACIÓN SI SE REALIZA EVALUACIONES FINANCIERAS .............................. 77
TABLA 10: PLANIFICACIONES ANTES DE UNA INVERSIÓN .......................................................... 78
TABLA 11: RESUMEN DE LOS INDICADORES DE LIQUIDEZ ....................................................... 266
TABLA 12: RESUMEN DE LAS ROTACIONES ................................................................................ 269
TABLA 13: ÍNDICES DE ENDEUDAMIENTO .................................................................................... 270
TABLA 14: RESUMEN DE LOS ÍNDICES DE RENTABILIDAD ........................................................ 273
11
CAPITULO I:
EL PROBLEMA
TEMA
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA PLUSLOGISTICS S.A.
INTRODUCCIÓN
Considerando que es importante aplicar los conocimientos adquiridos a situaciones
reales como es la implementación de un manual operativo y financiero para la
empresa Pluslogistics S.A., y debido a que el país ha sufrido cambios muy graves en
todos los campos, especialmente en los negocios, que sin lugar a dudas están
afectando a las empresas, especialmente aquellas que no constan con la
información financiera adecuada, para la toma de decisiones acertadas, por lo cual
el desarrollo de este tema permitirá tomar los correctivos necesarios y oportunos a
fin de evitar sorpresas en lo posterior.
El presente trabajo se lo va a realizar con la finalidad de aportar al desarrollo de la
empresa Pluslogistics S.A. ya que es una organización que inicio su actividad en
Junio del 2009 y dedica sus funciones a la logística de vehículos, y durante este
tiempo ha progresado extraordinariamente obteniendo altas rentabilidades.
Se considera que este trabajo le servirá a Pluslogistics para que pueda mejorar sus
procesos operativos y financieros. A través del análisis de los Estados Financieros
por los métodos vertical, horizontal e indicadores financieros que nos permitirá saber
gráficamente cual es la distribución porcentual de los activos, pasivos y patrimonio
dentro de la empresa, y conocer además la situación actual de la compañía, lo cual
nos será de gran utilidad para conocer como está marchando la organización y
tomar algunos correctivos que se incluirán en las conclusiones y recomendaciones
de la tesis.
12
La proyección de Estados Financieros contribuirá con el desarrollo de la empresa
para la correcta distribución de sus recursos y el empleo de su rentabilidad en
inversiones que ayuden al crecimiento de la compañía.
También a través de la implementación de mecanismos que nos permitan la
creación de un manual de procedimientos operativo de la empresa, por lo cual se
podrá regular el desarrollo de funciones y minimizar los errores, lo que facilitará
llevar a cabo el control en lo estratégico para de esta manera poder cumplir con las
metas y objetivos de dicha empresa.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la empresa Pluslogistics nunca ha realizado un análisis de los Estados
Financieros y tampoco ha tenido una administración financiera correcta, la cual
facilite trabajar con información real a fin de destinar de una manera más efectiva los
recursos económicos que reciben a través de su actividad acorde a las exigencias
en el sector económico en el que se desarrollan.
La empresa en los últimos años ha generado rentabilidad y liquidez más de lo que
se esperaba por lo cual se pudo detectar la compra de recursos innecesarios para la
empresa y por consiguiente a través del análisis financiero se determinara primero si
esa rentabilidad obtenida es la que en verdad ha superado las expectativas y si ha
cumplido con las metas y objetivos de dicha organización.
Además con la proyección de Estado financieros se busca determinar y sentar una
base para las futuras inversiones que impida el mal uso de recursos económicos y
aporte con el crecimiento de la empresa.
También se ha establecido que no disponen de una adecuada organización en sus
procesos operativos que les permita maximizar su actividad y minimizar el error.
13
Así mismo se ha venido dando en el desarrollo de su proceso productivo muchas
ineficiencias por la falta de implementación de un mecanismo sistemático para el
desarrollo de sus operaciones lo que ha ocasionado insatisfacción en sus clientes.
En el desarrollo del presente tema se va a realizar un manual de procedimientos
operativos y financieros para regular y controlar las ineficiencias de dichos procesos
con la implementación de este instructivo se pretenderá crear una herramienta que
sirva para el manejo y organización de la administración financiera y los procesos
operativos, materiales y humanos constituyéndose en un medio para agilitar los
pasos operativos y mejorar la atención al cliente.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
En la empresa Pluslogistics S.A. se ha establecido que no se dispone con un
adecuado análisis de su situación económica actual que le permita mejorar su
administración financiera y por consiguiente mejorar la rentabilidad, liquidez y la
toma acertadas de decisiones, oportunas y óptimas.
Además una apreciación preliminar también se ha comprobado que la empresa no
consta con una organización de sus procesos operativos que le permita mejorar su
actividad, por lo cual el presente trabajo responderá a las siguientes preguntas:
¿Cuenta la empresa con un instrumento que regule los procedimientos
operativos y financieros lo cual contribuya con el desarrollo de la empresa?
¿Las inversiones futuras de la empresa contribuirán para el crecimiento
económico y disminuirá los recursos innecesarios para la empresa?
¿La empresa obtendrá más liquidez con el correcto manejo financiero de la
empresa?
¿La empresa podrá mejorar su atención al cliente mejorando sus procesos
productivos?
¿La rentabilidad de la organización cumple con los objetivos y metas de la
organización?
14
JUSTIFICACIÓN
La presente investigación se presenta en razón a la necesidad que tiene la empresa
Pluslogistics por resolver sus problemas financieros y operativos, ya que en ella
nunca se ha contado con una administración financiera; lo cual ha producido
inversiones innecesarias y no productivas para la empresa que ayude al
mejoramiento de sus recursos económicos y su correcta distribución.
Además la organización ha tenido muchos problemas con sus procedimientos
operacionales debido a muchas falencias en su sistema operativo lo cual ha
determinado una ineficiencia en el servicio al cliente y el disgusto del mismo dando
como resultado pérdidas económicas.
La investigación tiene como objeto iniciar el establecimiento de una disciplina de
manejo económico-financiero y operativo al interior de la entidad, lo cual permitirá
obtener suficiente información para diagnosticar e implementar nuevas y mejores
alternativas.
También con esta propuesta se piensa crear un eficaz medio el cual sirva como guía
para los administradores en la toma de decisiones tanto financieros como operativos
los cuales contribuyan con el crecimiento del mismo y con la minimización de los
errores operativos.
Pluslogistics estará beneficiado con esta investigación ya que le permitirá contar con
una herramienta importante que desarrolle una correcta administración financiera y
operativa que ayudara a los directivos de la empresa a mejorar la eficiencia y
eficacia en su administración lo cual contribuirá como un aporte para el crecimiento
económico y minimización de las falencias en lo referente del servicio al cliente,
permitiendo también tener un mejor posicionamiento.
15
OBJETIVO GENERAL:
Implementar un manual operativo y financiero para mejorar los procesos en la
empresa PLUSLOGISTICS S.A. en busca del mejoramiento de su rentabilidad y
posicionamiento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Diagnosticar la situación actual de la empresa especialmente la rentabilidad y
la liquidez.
Examinar y verificar las inversiones a fin de conocer el grado productividad de
las mismas.
Observar y analizar el proceso operativo a fin de determinar las falencias a
ser corregidas.
Realizar una herramienta que ayude a mejorar la administración financiera.
Estructurar un manual operativo, financiero que sirva como herramienta de
ayuda para mejorar la administración.
Orientar a los administradores con procedimientos y procesos que faciliten la
toma de decisiones futuras.
16
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
CONTABILIDAD
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las
ciencias administrativas que se sustenta en principios y procedimientos
generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos destinados
(p/1)” 1
La contabilidad es una rama de la ciencia administrativa la cual a través de normas y
principios ayuda a un ente económico a cumplir sus objetivos y obtener una
rentabilidad deseada.
Concepto.-
Es la ciencia, arte, y técnica que permite el registro, clasificación, análisis e
interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de
conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o
periodo contable.2
Importancia.-
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
Objetivos.-
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a
la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas
poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar
1 Orozco Cadena, José, Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional
2 Bravo Mercedes Valdivieso, Contabilidad General, 5ta edición, 2004
17
información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas
por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar
a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de
operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.3
Tipos de Contabilidad:
Contabilidad Comercial o General
Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta de mercaderías y
servicios no financieros. Ejemplos: Almacenes de electrodomésticos, de calzado, de
vestido, empresas de transporte, de seguridad y vigilancia, etc.
Contabilidad de Costos
Se aplica especialmente en empresas manufactureras, mineras, agrícolas y
pecuarias. Ejemplos: fábricas y talleres; pero se puede usar también en sociedades
3 Villasmil Jonathan, http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml
18
de servicios especializados o específicos. Ejemplos: Hospitales, eléctricas y
telefonías.
Contabilidad Gubernamental
Se aplica en las compañías y organismos del Estado. Ejemplos: Ministerios,
universidades estatales, etc.
Contabilidad Bancaria o Financiera
Este tipo de contabilidad se utiliza en las entidades financieras para registrar
depósitos en cuentas corrientes y de ahorro, liquidación de intereses, comisiones,
carteras de crédito, remesas, giros y otros servicios bancarios. Ejemplos: bancos,
administradoras de fondos, casas de cambio, cooperativas de ahorro y crédito,
mutualistas, etc.4
NORMAS CONTABLES
“Es fundamental para el desarrollo empresarial del país modernizar los
Principios de Contabilidad Aplicados en el Ecuador, para que éstos armonicen
con normas, procedimientos y principios contables universales para el
correcto registro de operaciones, preparación y presentación de estados
financieros de las compañías sujetas a su control y vigilancia (s/p)” 5
La normativa contable asegura la confiabilidad y comparar la información contable
ayudando al sector empresarial con la adecuada interpretación financiera para la
toma de decisiones.
4 Auditores, Contadores y Consultores Financieros,
http://www.auditoresycontadores.com/contabilidad/descubra-cuantos-tipos-de-contabilidad-existe 5 Chávez Muñoz Xavier, http://eva.utpl.edu.ec/door/uploads/424/424/index.html
19
Definición.-
Son reglas que debe observar el contador en el tratamiento de las cuentas de activo
pasivo y resultados, a fin de homogenizar conceptos y formas de entregar
resultados.6
Normas Internacionales de Contabilidad.-
NICs. (Normas Internacionales de Contabilidad) estas normas han sido producto de
grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y
profesionales del área contable a nivel mundial, para estandarizar la información
financiera presentada en los estados financieros.
NIC 1 Presentación de Estados Financieros:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de
los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que
los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma
entidad correspondientes a periodos anteriores, como con los de otras entidades
diferentes.
NIC 2 Inventarios:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un
tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que
debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así
como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo
también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir
costos a los inventarios.
6 Soluciones Tributarias,
http://www.solucionestributarias.cl/portal/index.php?option=com_rd_glossary&Itemid=57&limitstart=75
20
NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:
El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios
históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de
flujo de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que
procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.
NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las
políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar
acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones
contables y de la corrección de errores.
NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:
El objetivo de esta Norma es prescribir:
Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos
después de la fecha del balance; y
Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los
estados financieros han sido autorizados para su publicación, así como
respecto a los hechos ocurridos después de la fecha del balance.
La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo
la hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del
balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.
NIC 11 Contratos de Construcción:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos
ordinarios y los costos relacionados con los contratos de construcción. Debido a la
naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de construcción, la
fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la que termina el
mismo caen, normalmente, en diferentes periodos contables, por tanto, la cuestión
fundamental al contabilizar los contratos de construcción es la distribución de los
21
ingresos ordinarios y los costos que cada uno de ellos genere, entre los periodos
contables a lo largo de los cuales se ejecuta.
Esta Norma debe ser aplicada para la contabilización de los contratos de
construcción, en los estados financieros de los contratistas.
NIC 12 Impuesto a las Ganancias:
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable del impuesto a las
ganancias. Para los propósitos de esta Norma, el término impuesto a las ganancias
incluye todos los impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que se relacionan con
las ganancias sujetas a imposición. El impuesto a las ganancias incluye también
otros tributos, tales como las retenciones sobre dividendos, que se pagan por parte
de una entidad subsidiaria, asociada o negocio conjunto, cuando proceden a
distribuir ganancias a la entidad que presenta los estados financieros.
NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades,
planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan
conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus
propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en
dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable
de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la
determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por
deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.
NIC 17 Arrendamientos:
El objetivo de esta Norma es el de prescribir, para arrendatarios y arrendadores, las
políticas contables adecuadas para contabilizar y revelar la información relativa a los
arrendamientos. La clasificación de los arrendamientos adoptada en esta Norma se
basa en el grado en que los riesgos y ventajas, derivados de la propiedad del activo,
afectan al arrendador o al arrendatario. Un arrendamiento se clasificará como
financiero cuando se transfieran sustancialmente todos los riesgos y ventajas
22
inherentes a la propiedad. Por el contrario, se clasificará como operativo si no se han
transferido sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad.
NIC 18 Ingresos Ordinarios:
La principal preocupación en la contabilización de ingresos ordinarios es determinar
cuándo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los
beneficios económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser
medidos con fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se
cumplen estos criterios para que los ingresos ordinarios sean reconocidos. También
suministra una guía práctica sobre la aplicación de tales criterios.
NIC 19 Beneficios a los Empleados:
Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de retribuciones que la
entidad proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios. El objetivo de esta
Norma es prescribir el tratamiento contable y la revelación de información financiera
respecto de los beneficios de los empleados.
NIC 20 Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales:
Esta Norma trata sobre la contabilización e información a revelar acerca de las
subvenciones del gobierno, así como de la información a revelar sobre otras formas
de ayudas gubernamentales.
NIC 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera:
Una entidad puede llevar a cabo actividades en el extranjero de dos maneras
diferentes. Puede realizar transacciones en moneda extranjera o bien puede tener
negocios en el extranjero. Además, la entidad puede presentar sus estados
financieros en una moneda extranjera. El objetivo de esta Norma es prescribir cómo
se incorporan, en los estados financieros de una entidad, las transacciones en
moneda extranjera y los negocios en el extranjero, y cómo convertir los estados
financieros a la moneda de presentación elegida.
23
NIC 23 Costos por Intereses:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los costos por
intereses. Son costos por intereses los intereses y otros costos, incurridos por una
entidad, que estén relacionados con los fondos que ha tomado prestados. Los
demás costos por intereses se reconocen como gastos del periodo en que se incurre
en ellos. Los costos por intereses deben ser reconocidos como gastos del periodo
en que se incurre en ellos, salvo si fueran capitalizados.
NIC 24 Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas:
El objetivo de esta Norma es asegurar que los estados financieros de una entidad
contengan la información necesaria para poner de manifiesto la posibilidad de que
tanto la posición financiera como el resultado del periodo puedan haberse visto
afectados por la existencia de partes relacionadas, así como por transacciones
realizadas y saldos pendientes con ellas.
NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Beneficio por Retiro:
Esta Norma se aplica a los estados financieros de planes de beneficio por retiro,
cuando éstos se preparan. Planes de beneficio por retiro son acuerdos en los que
una entidad se compromete a suministrar beneficios a sus empleados, en el
momento de terminar sus servicios o después, ya sea en forma de renta periódica o
como pago único, siempre que tales beneficios, o las aportaciones a los mismos que
dependan del empleador, puedan ser determinados o estimados con anterioridad al
momento del retiro, ya sea a partir de las cláusulas establecidas en un documento o
de las prácticas habituales de la entidad.
NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados:
Está Norma será de aplicación en la elaboración y presentación de los estados
financieros consolidados de un grupo de entidades bajo el control de una
controladora. Estados financieros consolidados son los estados financieros de un
grupo, presentados como si se tratase de una sola entidad económica.
24
NIC 28 Inversiones en Empresas Asociadas:
Esta Norma se aplicará al contabilizar las inversiones en asociadas. No obstante, no
será de aplicación a las inversiones en asociadas mantenidas por:
Entidades de capital-riesgo, o
Instituciones de inversión colectiva, como fondos de inversión u otras
entidades similares, entre las que se incluyen los fondos de seguro ligados a
inversiones que desde su reconocimiento inicial hayan sido designadas para
ser contabilizadas al valor razonable con cambios en el resultado del periodo.
NIC 29 Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias:
La presente Norma será de aplicación a los estados financieros individuales, así
como a los estados financieros consolidados, de una entidad cuya moneda funcional
es la moneda correspondiente a una economía hiperinflacionaria. Esta Norma no
establece una tasa absoluta para considerar que, al sobrepasarla, surge el estado
de hiperinflación. Es, por el contrario, un problema de criterio juzgar cuándo se hace
necesario re expresar los estados financieros de acuerdo con la presente Norma.
NIC 31 Participaciones en Negocios Conjuntos:
Esta Norma se aplicará en la contabilización de las participaciones en negocios
conjuntos, así como para informar sobre sus activos, pasivos, gastos e ingresos en
los estados financieros de los participantes e inversores, con independencia de las
estructuras o formas que adopten las actividades llevadas a cabo por tales de
negocios conjuntos.
NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar:
El objetivo de esta Norma es establecer principios para presentar los instrumentos
financieros como pasivos o patrimonio neto y para compensar activos y pasivos
financieros. Ella aplica a la clasificación de los instrumentos financieros, desde la
perspectiva del emisor, en activos financieros, pasivos financieros e instrumentos de
patrimonio; en la clasificación de los intereses, dividendos y pérdidas y ganancias
relacionadas con ellos, y en las circunstancias que obligan a la compensación de
activos y pasivos financieros.
25
NIC 33 Ganancias por Acción:
El objetivo de esta Norma es establecer los principios para la determinación y
presentación de la cifra de ganancias por acción de las entidades, cuyo efecto será
el de mejorar la comparación de los desempeños entre diferentes entidades en el
mismo periodo, así como entre diferentes periodos para la misma entidad.
El punto central de esta Norma es el establecimiento del denominador en el cálculo
de las ganancias por acción.
Esta Norma será aplicada por las entidades cuyas acciones ordinarias u ordinarias
potenciales coticen públicamente, así como por las entidades que estén en proceso
de emitir acciones ordinarias, o acciones ordinarias potenciales, en los mercados
públicos de valores. Cualquier entidad que presente la cifra de ganancias por
acción, la calculará y presentará de acuerdo con esta Norma.
NIC 34 Información Financiera Intermedia:
El objetivo de esta Norma es establecer el contenido mínimo de la información
financiera intermedia, así como prescribir los criterios para el reconocimiento y la
medición que deben ser seguidos en los estados financieros intermedios, ya se
presenten de forma completa o condensada. La información financiera intermedia,
si se presenta en el momento oportuno y contiene datos fiables, mejora la capacidad
que los inversionistas, prestamistas y otros usuarios tienen para entender la
capacidad de la entidad para generar beneficios y flujos de efectivo, así como su
fortaleza financiera y liquidez.
NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad
aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que
no sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima
de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se
pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el
26
caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad
reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo.
NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes:
El objetivo de esta Norma es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el
reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter
contingente, así como que se revele la información complementaria suficiente, por
medio de las notas a los estados financieros, como para permitir a los usuarios
comprender la naturaleza, calendario de vencimiento e importes, de las anteriores
partidas.
NIC 38 Activos Intangibles:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos
intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma.
Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si,
se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el
importe en libros de los activos intangibles, y exige la revelación de información
específica sobre estos activos.
NIC 39 Instrumentos Financieros. Reconocimiento y Medición:
El objetivo de esta Norma es el establecimiento de principios para el reconocimiento
y la medición de los activos financieros y pasivos financieros, así como de algunos
contratos de compra o venta de partidas no financieras.
NIC 40 Propiedades de Inversión:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las propiedades de
inversión y las exigencias de revelación de información correspondientes.
NIC 41 Agricultura:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable, la presentación en
los estados financieros y la información a revelar en relación con la actividad
agrícola.
27
Normas Internacionales de Información Financiera.-
Las NIIF son las Normas Internacionales de Información Financiera, reemplazan a
las NICs y a los PCGA. Son un conjunto de normas, leyes y principios que sirven
como lineamientos para llevar la Contabilidad de la Empresa, refleja la realidad
económica del negocio.
NIIFs que se encuentran vigentes:
NIIF 1. Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de Información Financiera.
Esta norma regula que empresas deben aplicar las NIIF, los objetivos, el
procedimiento a aplicar, las exenciones de aplicar alguna NIIF.
En cuanto al procedimiento esto es lo que dice la norma: “La entidad preparará un
balance de apertura con arreglo a las NIIF en la fecha de transición a las NIIF. Este
es el punto de partida para la contabilización según las NIIF. La entidad no necesita
presentar este balance de apertura en sus primeros estados financieros con arreglo
a las NIIF”. Es decir que se actuará desde un año antes acorde a las NIIF.
Respecto a las políticas contables esto es lo que se puede leer: “La entidad usará
las mismas políticas contables de acuerdo a las NIIF. Estas políticas contables
deben cumplir con cada NIIF vigente en la fecha de presentación de sus estados
financieros en periodo de vigencia de las NIIF”.
NIIF 2. Pagos basados en acciones.
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que ha de
incluir una entidad cuando lleve a cabo una transacción con pagos basados en
acciones. Requiere a la empresa los efectos de las transacciones con acciones y
los gastos asociados a la operación.
Va dirigido a todas aquellas transacciones con pagos basados en acciones
liquidados en efectivo o mediante instrumentos de patrimonio en las que se reciba
bienes o servicio a cambio.
28
La forma de actuar será la según dice la norma: “La entidad reconocerá los bienes o
servicios recibidos en una transacción con pagos basados en acciones, en el
momento de la obtención de dichos bienes o al recibir los servicios. La empresa
reconocerá el incremento de patrimonio neto, si los bienes o servicios hubiesen sido
recibidos en una transacción con acciones de por medio”.
Los mencionados patrimonios adquiridos en la transferencia mediante acciones
deberán reflejarse en la parcela de patrimonio por su valor razonable. Si dicho valor
razonable no pudiera ser estimado con fiabilidad la empresa determinará su valor.
Valor razonable es la cantidad por la cual puede ser intercambiado un activo entre
un comprador y un vendedor debidamente informados, o puede ser cancelada una
obligación entre un deudor y un acreedor con suficiente información, que realizan
una transacción libre.
En definitiva, se puede decir que es atribuir al patrimonio el valor de mercado y no el
de adquisición. Esto supone que una empresa debe revisarlo anualmente, y
consecuentemente puede ser que una pyme en nuestro caso obtenga beneficios o
pérdidas por este concepto. Esto se aplica en algunas NICs, el concepto de valor
razonable para sus activos.
NIIF 3. Combinaciones de negocio.
El fin de esta norma es aclarar la información financiera que debe ser dada por una
empresa cuando tenga una combinación de negocios. Va destinado a negocios
conjuntos o combinaciones de negocios entre entidades. Todo este tipo de
organizaciones se contabilizarán mediante el método de adquisición.
El método de adquisición consiste en lo siguiente:
Identificación de la empresa adquiriente. Según la misma norma se define
como empresa adquiriente a la que toma el mando del conjunto de entidades.
Valoración del coste de la combinación de negocios.
29
Distribución en la fecha de adquisición del coste de la combinación de
negocios entre los activos adquiridos, y los pasivos asumidos.
Según la misma norma se define como empresa adquiriente a la que toma el mando
del conjunto de entidades.
Respecto a la valoración del coste de la combinación de negocios corresponde a la
empresa adquiriente. Ese coste se obtendrá de la suma de los valores razonables
de los activos entregados y los pasivos asumidos. Además de los costes
directamente ocasionados por la operación de negocios.
Posteriormente, la entidad adquiriente también tiene la responsabilidad de distribuir
esas cuentas según la forma que establecen las normas, pero interfieren varias y
son de compleja interpretación. Corresponderían a un estudio más exhaustivo.
Esta reemplaza a la NIC 22.
NIIF 4. Contratos de seguro.
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información que debe dar una
empresa a cerca de los contratos de seguro. Esta norma va destinada a la
empresas que tengan un contrato de seguro, es decir todas prácticamente.
Esta dicha NIIF establece ciertas normas:
Las compañías tienen que publicar en sus informes anuales mucha
información adicional relativa a sus contratos de seguro, como por ejemplo el
contrato.
Se prohíben las provisiones de estabilización y catástrofes. Al parecer esta
era una práctica común en países en los que las catástrofes naturales son
cotidianas. De esta forma absorbían parte del impacto producido en sus
cuentas por la catástrofe.
Algunas opciones y garantías integradas del contrato de seguro están sujetas
al valor razonable también.
30
Esta norma será de gran impacto sobre las empresas aseguradoras puesto sus
activos financieros en el que se concentra la base de las aseguradoras, se
contabilizaran por el valor razonable y no por el valor histórico como se venía
haciendo. Según los entendidos esto supondrá un fuerte cambio que dará lugar a
cambios en las estrategias de gestión de dichas empresas.
NIIF 5. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas.
La norma define los activos que cumplen con el criterio para ser clasificados como
mantenidos para la venta.
La medición de dicho valor será al más bajo entre su valor neto y su valor razonable,
menos los costes de venta y su depreciación a fecha de anulación del activo. Una
empresa clasificará a un activo no corriente como mantenido para la venta, si su
importe se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta. Con
esta NIIF queda derogada la NIC 35 (Explotaciones en interrupción definitiva).
NIIF 6. Exploración y evaluación de los recursos minerales.
EL objetivo de esta NIIF es especificar la información financiera relativa a la
explotación y la evaluación de los recursos minerales.
Lo más destacable de la norma es:
Exige algunas mejoras contables para los desembolsos relacionados con la
exploración y evaluación.
Pide que las empresas que reconozcan activos para la exploración y
evaluación realicen una comprobación del deterioro del valor de los mismos
mediante el procedimiento que marque la propia NIIF. Aquí entra en acción la
NIC 36 a su vez (Deterioro del valor de los activos).
También se solicita que la información referente a la exploración y evaluación
de recursos minerales, sea revelada. Y los importes que surjan.
En definitiva esta norma marca la devaluación de los activos obtenidos de estudios
realizados sobre los recursos minerales.
31
NIIF 7. Instrumentos financieros. Información a revelar.
Esta norma fue publicada en agosto de 2005, y reemplaza a la NIC 30
(Informaciones a Revelar en los Estados Financieros de Bancos e Instituciones
Financieras Similares)
En primer lugar hay que decir que los instrumentos financieros son instrumentos de
financiación, bancarios y no bancarios, que canalizan el ahorro hacia la inversión y
facilitan el acceso de la empresa a recursos financieros necesarios para el desarrollo
de proyectos de inversión. La norma pretende que se conozcan los riesgos de la
financiación, y el rendimiento obtenido a dicha financiación.
Esta es la información financiera que debe revelar una empresa en sus cuentas:
El significado de los instrumentos financieros para la posición financiera y la
función de la empresa.
Información cualitativa y cuantitativa acerca de los riesgos que provienen de
los instrumentos financieros. Las informaciones cualitativas describen
objetivos, políticas y procesos de la administración, para gestionar esos
riesgos. Las informaciones cuantitativas dan información sobre la extensión
en la que la entidad está expuesta al riesgo, basada en información provista
internamente a los administrativos de nuestra empresa.
Entre los datos cualitativos y cuantitativos se puede uno llegar a hacer una idea real
de los instrumentos financieros de la empresa.7
PLAN O CATALOGO DE CUENTAS
"Un plan de cuentas es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las
que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines
(s/p)"8
7 Ncs Software, http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/
32
Plan de cuentas ayuda a la contabilidad para procesar las transacciones comerciales
en forma ordena de acuerdo a su codificación la misma que es diferente para cada
empresa.
Definición.-
Plan de cuentas es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente
aplicables a un negocio concreto, que proporciona la descripción y la operación
general de cada cuenta en los libros de contabilidad
Cuenta Contable.-
Cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar una
determinada operación en dependencia de su naturaleza. Cada movimiento
financiero que se realiza involucra una cuenta contable.
Las partes de la cuenta contable son:
Nombre
Debe
Haber
Saldo9
Clasificación de las cuentas contable:
Activo
Son los bienes, valores, servicios y documentos que son de propiedad de la
empresa. Los activos se clasifican en:
Activo Corriente, representa aquellos bienes que pueden convertirse fácilmente en
dinero. Los mismos que se subdividen en:
8 Dávalos Omar, http://www.mailxmail.com/curso-como-crear-propia-empresa/plan-general-cuentas
9 Bravo Mercedes, Contabilidad General, 5ta edición, página 37
33
Activo Corriente Disponible, que corresponde a los fondos disponibles que
representa dinero en efectivo o especies de transformación en dinero. Estos pueden
ser:
Caja, en esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que
posee la empresa.
Bancos, representa los valores de los depósitos a favor del negocio.
Activo Corriente Exigible, se refiere a lo que posee en cuentas y documentos que
es exigible para su convertibilidad en dinero. Estas pueden ser:
Cuentas por cobrar, son personas que deben al negocio por un concepto
distinto de la venta de mercadería.
Documentos por Cobrar, representan derechos exigibles a través de
documentos a favor del negocio.
Activo Corriente Realizable, parte del activo corriente que representa los bienes de
convertibilidad a corto plazo. Estas pueden ser:
Mercadería, se constituye por bienes de la empresa destinados a la venta o a
la producción para su posterior venta.
Inventario suministros y materiales, esta cuenta controla el movimiento de los
suministros, materiales, y útiles de oficina.
Propiedad Planta y Equipo, constituyen aquellos bienes permanentes y derechos
exclusivos que la empresa utilizara sin restricciones en el desarrollo de sus
actividades productivas. Se subclasifican en:
34
Activo Fijo Depreciable, son activos que pierden su valor por su uso, absorbencia,
destrucción parcial o total. Estas pueden ser:
Equipo de Oficina, bienes muebles que se utilizan para el funcionamiento de
la empresa.
Equipo de Oficina comprende los equipos adquiridos por la empresa, como
maquinas de escribir, sumadoras, calculadoras y otros equipos necesarios
para la buena marcha del negocio.
Maquinaria y Equipo, esta cuenta representa el valor de las maquinarias y
equipos de propiedad de la empresa adquiridas o constituidas por el mismo
para la producción de bienes y muebles.
Activo Fijo no Depreciable, activos que no se desvalorizan pese a su uso. Estos
pueden ser:
Terreno, representa el valor de los terrenos o predios, de propiedad de la
entidad donde están construidas las edificaciones del ente económico, así
como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para uso o
servicio del mismo.
Activo Fijo Diferido, es el pago por servicios realizados para ser amortizados a
larga plazo y no se puede recuperar su valor. Estas pueden ser:
Cargos Diferidos, representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las
etapas de organización, construcción, montaje, investigación, y desarrollo.
Derecho de Autor, representa el valor de los privilegios concedidos por el estado
sobre la propiedad, intelectual a los actores de obras.
35
Pasivo
Son las deudas que una empresa tiene para con terceras personas que no sean
socios, accionistas o dueños.
Pasivo a Corto Plazo o Corrientes, constituyen deudas que deben pagarse dentro
del año corriente, las partidas se presentan en el estricto orden de preeminencias
con que deben atenderse. Estas pueden ser:
Cuentas por pagar, se control el movimiento de los créditos que por compra
de mercaderías o servicios, terceras personas otorgan a la empresa sin
respaldo de un documento y deben ser canceladas en un plazo determinado.
Documentos por pagar, se controla el movimiento de los créditos por la
compra de mercaderías o servicios que terceras personas otorgan a la
empresa con respaldo de un documento y que deben ser canceladas en un
plazo determinado.
Pasivo a Largo Plazo o No Corrientes, son las obligaciones que se renuevan
dentro de un periodo corto y por lo tanto su exigibilidad se refiere a otros periodos
económicos posteriores al inmediato.
Hipotecas por pagar, son cuentas que denotan las obligaciones de la
empresa, contraída con el respaldo de los bienes inmuebles.
Pasivo diferido, es la acumulación de ingresos, antes de que sean devengados, es
decir todos los valores que la empresa reciba a cambio de la entrega futura de
ciertos bienes y servicios, así como los posibles riesgos que pudiera convertirse en
pasivos reales.
36
Ingresos recibidos por anticipado, refleja los valores recibidos por anticipado
por el ente económico a titulo de prestación de servicios, intereses,
arrendamiento, comisiones y otros.
Otros pasivos, permite registrar todas aquellas obligaciones contraídas por el ente
económico en el desarrollo de sus actividades que no pueden clasificarse
adecuadamente.
Patrimonio
Denota el interés de los socios o accionistas en la empresa; equivale a los aportes
iniciales de capital más la acumulación de reservas, superávit de capital, resultados
no distribuidos. Debe partir del origen del aporte de capital y la forma de
organización de las empresas.
Capital social, representa el valor total de los aportes iniciales efectuados por los
socios al momento de constituir la sociedad, respaldado por la escritura a acta de
constitución respectiva.
Reservas, son propiedades eventuales que cubrirán con las reservas que hayan sido
destinadas para ese propósito o en su defecto con la reserva legal.
Clasificación:
a) Reserva legal
b) Reserva para amortización de acciones
c) Reserva para pago de obligaciones
d) Reserva para estabilización del tipo de cambio de la moneda.
Superávit de capital, refleja el incremento patrimonial ocasionado por varias razones,
la colocación de acciones, cuotas o parte del interés social, donaciones recibidas del
ente económico.
37
Superávit de operación, al finalizar el ejercicio contable o cierre de periodo, los
registros de las operaciones realizadas por el ente económico deben arrojar
resultados que pueden ser utilidad o pérdida.
Utilidad del ejercicio, registra los beneficios obtenidos por el ente económico y las
operaciones realizas en el periodo.
Utilidades acumuladas, esta cuenta refleja el valor de los resultados positivos
acumulados pendientes de aplicarles distribución alguna.
Gastos
Son aquellas utilizaciones necesarias y efectivas de bienes y servicios que la
empresa debe efectuar para cumplir las actividades de las mismas.
Gastos operacionales, aquellos gastos que se relacionan en forma directa con la
oficina o departamento administrativo.
Gastos no operacionales, se relacionan con los intereses que paga la empresa a los
bancos o financieras por los préstamos concedidos para su financiamiento.
Ingresos
Son los valores recibidos por bienes y servicios entregados.
Ingresos Operacionales, incluyen todos los ingresos obtenidos por la venta de un
producto o servicio. Aquella que proviene de las actividades propias de la empresa.
Ingresos no Operacionales, son aquellos que no se relacionan en forma directa con
las actividades de la empresa.
38
Cuentas de Valorización
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan.
Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún
activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico.
Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:
Depreciación Acumulada, es el desgaste que sufren los activos fijos por el uso,
desuso, tiempo y tecnología, al cual constituye un gasto para la empresa, al
momento de registrar el asiento de ajuste de crear una cuenta acreedora
denominada depreciación acumulada.
Provisión por cuentas incobrables, son una serie de reservas que la empresa realiza
para cubrir posibles cuentas incobrables.10
PROCESO CONTABLE
“La contabilidad es un sistema cuyo objetivo principal es registrar las
actividades financieras en forma ordenada y sistemática, para resumir y
obtener los resultados financieros de la actividad comercial de una empresa a
este procedimiento se lo conoce como proceso contable (p/90)”11
La contabilidad se rige por normas y principios que deben interactuar en forma
establecida para obtener la información contable a través de los estados financieros
la cual es necesaria para los empresarios y de esta manera permite la toma de
decisiones rápidas, eficientes y eficaces.
Definición.-
El Proceso Contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra
la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o
ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración
de los estados financieros. Los pasos a seguir son:
10
Moreno Joaquín, Contabilidad Intermedia, segunda edición, editorial continental, 2002 11
Vásconez Vicente, Contabilidad General para el siglo XXI, 3era edición, 2004
39
1) Recopilación de datos: A través del documento fuente
2) Registro de datos: La elaboración de las transacciones en el libro diario
3) Clasificación: Agrupación de los valores homogéneos de la misma naturaleza
en el mayor general y mayor auxiliar
4) Resumir: Las cuentas en el balance de comprobación
5) Actualizar: Mediante los asientos de ajuste en el libro diario, luego se
mayoriza y se pasa al balance de comprobación
6) Informar: Informe de la situación financiera o los resultados a través de los
Estados Financieros.12
GRÁFICO 1: PROCESO CONTABLE
Transacción Comercial.-
Es el intercambio de bienes, valores, y servicios con la finalidad de satisfacer una
necesidad y obtener un lucro en caso de ser una empresa privada.13
12
Bravo Mercedes Valdivieso, Contabilidad General, 5ta edición, 2004 13
Vásconez Vicente, Contabilidad General para el siglo XXI, página 49
Balance de
Comprobación
40
Libro diario.-
Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma
cronológica todas las operaciones de la empresa. El registro se realiza mediante
asientos, a los que también se los denomina Jornalizacion.
Asiento Contable.-
Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y
en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de partida doble
“No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Todo asiento contiene:
1. Fecha
2. Cuenta o cuentas deudoras
3. Cuentas o cuentas acreedoras
4. Explicación del asiento y el comprobante que originó la Jornalizacion.
Clasificación de los Asientos:
Asientos Simple.- Son aquellos que constan de una sola cuenta deudora y de una
sola cuenta acreedora.
Asiento Compuestos.- Son aquellos que constan de dos o más cuentas deudoras y
de dos o más acreedoras.
Asientos Mixtos.- Son aquellos que constan de una cuenta deudora y de dos o más
cuentas acreedoras o viceversa.
Libro Mayor.-
En este libro se registra en forma clasificada y de cuenta todos los asientos
jornalizados previamente en el diario. Los valores registrados en el debe del diario
pasan al debe de una cuenta de mayor y los valores registrados en el haber del
diario pasan al haber de la cuenta de mayor, este paso se denomina
MAYORIZACIÓN.
41
El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de cuentas que utilice la empresa
de acuerdo a la codificación prevista en el plan o catálogo de cuentas.
Balance de Comprobación.-
Permite RESUMIR la información contenida en los registros realizados en el Libro
Diario y en el Libro Mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los
mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el debe y el
haber.
Formas de Presentación:
Balance de comprobación de Sumas
Balance de Comprobación de Saldos
Balance de Comprobación con Sumas y Saldos.
Balance de Comprobación con Ajustes
Ajustes.-
Se elaboran al término de un periodo contable o ejercicio económico. Los ajustes
contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en
la contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la
preparación de los estados financieros. Los ajustes que se presentan con más
frecuencia son aquellos que se refiere a:
Ajustes Acumulados.- Se caracteriza por cuanto la cuenta Caja se registra con
posterioridad a la realización del gasto y de la renta. Se clasifican en
acumulados de gasto y acumulados de renta
Ajustes Diferidos.- La caja se mueve con anticipación, significa que se ah pagado
un gasto por anticipado o se ah cobrado un ingreso por anticipado, es decir que
se ha cancelado pero todavía no se ha realizado.
Ajustes de Consumos.- Este ajuste se utiliza para registrar el consumo de los
útiles de oficina.
42
Ajuste de Depreciaciones.- Se realiza este ajuste para registrar las
depreciaciones de los activos fijos depreciables.
Ajuste de Amortización.- Se utiliza para registrar la amortización de los activos
diferidos como son los gastos de constitución.
Ajuste por provisiones.- Toda empresa para constituirse legalmente realiza una
serie de egresos denominados de organización y de constitución, los mismos que
por su elevada cuantía pueden ser amortizados en cinco años al 20% anual.
Otros Ajustes.- Se relacionan con los asientos que se deben realizar por
corrección de errores y por registro de transacciones omitidas.14
ESTADOS FINANCIEROS
“Por medio de la interpretación de los datos presentados en los estados
financieros los administradores, clientes, empleados y proveedores de
financiamientos se pueden dar cuenta de el desempeño que la compañía
muestra en el mercado; se toma como una de las primordiales herramientas de
la empresa”(s/p)15
La utilización de los estados financieros ayuda a los empresarios, empleados y
clientes a saber cuál es la situación económica de la empresa, lo mismo que ayuda
a la toma de decisiones acertadas.
Definición.- Los estados financieros, también denominados estados contables,
informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones
para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la
misma a una fecha o período determinado.
Objetivo:
El objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del
ente emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que
abarcan, para facilitar la toma de decisiones económicas. Se considera que la
14
Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, paginas 165, 166, 167 ,168 y 169 15
Boris Burgos, http://www.monografias.com/trabajos11/interdat/interdat.shtml
43
información a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes
aspectos del ente emisor:
Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados
Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
La evolución de su patrimonio durante el período;
La evolución de su situación financiera por el mismo período,
Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres
de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del
ente por distintos conceptos.
Los estados financieros son:
Balance General.- Refleja el resultado de las cuentas de activos, pasivos y
patrimonio de un periodo determinado, presentando las cuentas en forma ordenada
y en función del dinero en efectivo y de la convertibilidad en dinero de los bienes y
valores que dispone la empresa a la fecha del balance; los pasivos se agrupan en
función del vencimiento, primero de vencimiento inmediato y así en adelante, en su
orden.
Estado de Resultados.- Incluye entre sus cuentas, aquellas que se registraron los
ingresos y los gastos operativos y no operativos en el periodo contable que se
analiza, para entregar como resultado la utilidad o perdida liquida del ejercicio.
Estado de Flujos de Efectivo.- El objetivo de este estado financiero es
proporcionar la información relacionada con las entradas de efectivo y pagos de
efectivo de una empresa durante un periodo contable.
Estado de Cambios en el Patrimonio.- Consiste en presentar las cuentas
relacionadas con el patrimonio, con el objeto de obtener el monto del Capital
Contable, y poder determinar, así, el valor actualizado de las acciones o
44
participaciones de capital, según el tipo de compañía en el que se halle conformada
la empresa. 16
FINANZAS
“La alta complejidad y competitividad de los mercados, producto ello de
cambios continuos, profundos y acelerados en un entorno globalizado,
requiere de un máximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas.
(s/p)” 17
Con la ayuda de los mercados financieros las empresas se han visto beneficiados en
la minimización de sus costos operativos y maximización de su rentabilidad, de esta
manera ha disminuido su riesgo con la optimización de su producción.
Concepto:
Las finanzas es el arte y la ciencia de administrar el dinero, el ser humano está
rodeado por conceptos financieros, el empresario, el bodeguero, el agricultor, el
padre de familia, todos piensan en términos de rentabilidad, precios, costos,
negocios buenos malos y regulares. Cada persona tiene su política de consumo,
crédito, inversiones y ahorro.
Las finanzas provienen del latín "finís", que significa acabar o terminar. Las finanzas
tienen su origen en la finalización de una transacción económica con la transferencia
de recursos financieros.18
Importancia:
Las finanzas cumplen un papel fundamental en el éxito y en la supervivencia del
Estado y de la empresa privada, pues se considera como un instrumento de
planificación, ejecución y control que repercute decididamente en la economía
empresarial y pública, extendiendo sus efectos a todas las esferas de la producción
16
Vásconez Vicente, Contabilidad General para el siglo XXI 17
Lezama Cruz, http://www.monografias.com/trabajos35/generalidades-finanzas/generalidades-finanzas.shtml 18
Lezama cruz, Generalidades sobre las Finanzas, http://www.monografias.com/trabajos35/generalidades-finanzas/generalidades-finanzas.shtml
45
y consumos. La economía nacional es movida por la actividad financiera por cuanto
esta última da lugar al proceso que acelera el incremento de las inversiones privadas
como consecuencia el aumento de la demanda global, imputable exclusivamente a
la actividad financiera.
La actividad financiera influye sobre el costo de producción de las empresas
modificando la eficiencia marginal del capital; elemento determinante del volumen de
inversiones privadas, así como también compromete la capacidad productiva; o lo
que es lo mismo, sitúa a los individuos y a las empresas en la imposibilidad de
producción, o liberarlos, por el contrario de unas incapacidad preexistente.
Igualmente la actividad financiera influye sobre el incentivo para invertir o para
producir.19
Objetivos
Planeación del crecimiento de la empresa, visualizando por anticipado sus
requerimientos tanto táctica, como estratégicamente.
Captar los recursos necesarios para la buena marcha de la empresa. Asignar
dichos recursos conforme a los planes y proyectos.
Promover el óptimo aprovechamiento de los recursos.
Disminuir al máximo el riesgo o la incertidumbre de la inversión.
Necesidad e Importancia de la Información financiera:
Una empresa cuenta con información financiera sobre hechos históricos y futuros
que tiene elementos relacionados entre sí. Para encontrar estas relaciones
existentes, es necesario realizar una auscultación de la información, la cual consiste
en aplicar una gama de técnicas y procedimientos de tipo matemático.
Posteriormente al análisis debemos de aplicar nuestro criterio personal y experiencia
práctica para poder emitir un diagnostico sobre la situación financiera, resultados y
proyecciones de la empresa, en forma similar al que realiza un medico al interpretar
19
Yibetza Thais Romero Contreras, http://www.monografias.com/trabajos66/finanzas-venezuela/finanzas-venezuela2.shtml
46
el análisis clínico de su paciente. Todo esto es con el fin de poder conocer si la
estructura financiera es equilibrada, si los capitales en juego son los convenientes, si
los proyectos de inversión de capitales han sido aplicados adecuadamente, si los
créditos de terceros guardan relación con el capital contable, en fin, una serie de
razonamientos que son de gran utilidad para normar los caminos que deben seguir
enfocándose. 20
Decisiones Financieras:
1. Decisión de Financiamiento.- Es aprovechar las ventajas del endeudamiento
pero cuando el costo del interés es menos que el rendimiento de la empresa.
Dentro de esta etapa se enfrenta el problema de imposibilidad de pagar el
capital y os intereses a las entidades financieras en los plazos previstos este
problema de denomina Riesgo Financiero.
2. Decisión de Inversión.- Esto implica balancear adecuadamente lo asignado;
Capital de Trabajo o Activos fijos, toda esta inversión origina costos fijos que
bien manejados incrementaran las utilidades operativas en mayor proporción
que el incremento de las ventas.
3. Decisión de Dividendos.- Es el monto que se va invertir de las utilidades
generadas. Esta decisión permitirá aumentar o disminuir el financiamiento
con terceros.
Las Finanzas y el Ambiente externo:
Para tomar cualquier decisión financiera debe consultar los aspectos del ambiente
empresarial externo que influyen en dichas decisiones y estas son:
Situación Económica del país e internacional
Disposiciones Gubernamentales
Inflación y Devaluación
Régimen Tributario
Coyuntura social y política
Tendencia del mercado interno como externo
20
Gutiérrez Carlos, http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-finanzas/introduccion-finanzas
47
Competencia y tecnología
Conceptos Financieros Básicos:
Capital de Trabajo.- Contablemente constituye la diferencia entre el activo corriente y
el pasivo corriente pero desde el punto de vista financiero está representado por el
activo corriente y sus elementos primarios que son:
Efectivo.- Permite atender pagos cotidianos
Cuentas por Cobrar.- Empresa concede créditos a plazo estas cuentas por
cobrar representan congelación de recursos de la inversión a corto plazo
Inventarios
Inversiones Temporales.- Fondos colocados temporalmente colocados en
títulos rentables de fácil liquidación.
Rentabilidad.- Se refiere al beneficio obtenido en relación con la inversión que la
genera; una empresa puede tener una utilidad mayor que la otra y sin embargo ser
menos rentable en relación de sus recursos comprometidos.
Niveles de Rentabilidad y Factores Determinantes:
1. Rentabilidad Operativa tiene dos factores la utilidad y la inversión; a esta
rentabilidad se la obtiene:
FÓRMULA 1: RENTABILIDAD OPERATIVA
Utilidad
Operativa =
Utilidad Neta - Costo de Ventas - Gastos Operacionales
Activos
Operativos Activos Corrientes - Activos Fijos
2. Rentabilidad Neta tiene los mismos factores que la anterior y se la obtiene:
48
FÓRMULA 2: RENTABILIDAD NETA
Utilidad Neta
Inv. Activos Totales
Liquidez.- Es la capacidad de cumplir adecuadamente con los pagos, una buena
liquidez no significa tener excedentes de efectivo en abundancia sino consiste en
saber balancear lo asignado al mínimo con el objeto de cumplir o satisfacer
adecuadamente los pagos. Son aquellos fondos que pueden invertirse en corto
plazo como una alternativa de liquidez o a largo plazo para apoyar el crecimiento y la
rentabilidad empresarial.
“Las empresas Fracasan por falta de liquidez”
Apalancamiento.- Cuando se utiliza una palanca se hace con el fin de producir un
resultado ampliado con relación a la fuerza o presión ejercida en el otro extremo.
Este principio se aplica en función financiera y existe 2 tipos de apalancamiento:
1. Apalancamiento Operativo.- Busca el efecto que sobre la utilidad operativa
puede generar una variación en la venta.
GRÁFICO 2: APALANCAMIENTO OPERATIVO
Una empresa está altamente apalancada o perpetuamente cuando tiene
costos fijos significativos en relación con su inversión en los activos fijos.
Costos Fijos
Ventas Utilidad Operativa
49
2. Apalancamiento Financiero.- Busca ampliar el efecto sobre la utilidad neta
como resultado de cambios en la utilidad antes de intereses e impuestos
(UAII) o utilidad operativa.
GRÁFICO 3: APALANCAMIENTO FINANCIERO
Una empresa tiene fuerte palanca financiera cuando tiene un gran
endeudamiento cuando le genera altos intereses.
Costo de Capital.- Es lo que cuesta financiar una empresa o un proyecto de
inversión.
Tasa Mínima de Rendimiento Requerido.- Cuando una persona invierte en un
negocio lo hace para tener un rendimiento aceptable. La rentabilidad es buena si es
superior a una tasa de referencia.
Riesgo Empresarial.- Todo proyecto está influenciado por variables tanto internas
como externas, estas variables pueden afectar a los resultados, reduciéndolos a
niveles no rentables por ejemplo: Contrabando, inflación, legislación aduanera,
huelgas, competencia, etc.
“Entre mayor es el riesgo mayor es la rentabilidad.”21
ANÁLISIS FINANCIERO
“Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto
dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe
identificar y de ser posible, cuantificar. (s/p)”22
21
Besley, Scoth, y Brigham, Fundamentos de la Administración Financiera, México, 2001, Doceava Edición. 22
Gerencie.com, http://www.gerencie.com/que-es-el-analisis-financiero.html
Costos Financieros
UAII Utilidad Neta
50
Cada cuenta que integra el estado financiero de una empresa tiene un resultado en
el sistema financiero de la empresa al mismo que a través del análisis financiero se
lo puede identificar y determinar como esa cuenta influye el estado financiero.
Concepto:
Consiste en determinar la situación financiera de la empresa o un sector especifico
de ella; mediante la interpretación de la información cualitativa y cuantitativa
disponible. Proceso el cual comprende la recopilación, interpretación, la
comparación, el estudio de los estados financieros y más datos operacionales de un
negocio.
Importancia del Análisis Financiero
Para dar respuestas a interrogantes procedentes de diferentes ángulos dentro y
fuera de la empresa como:
Volumen de Producción
Capital de Trabajo
Capacidad de Instalada
Financiar los Activos
En qué proporción esta el aporte de los socios frente a los pasivos.
La empresa ha venido creciendo la base patrimonial
Materia Prima del Análisis Financiero:
1. Estados Financieros básicos se recomienda los 3 últimos años.
2. Información financiera complementaria como:
Como estructura de costos
Sistema de valoración de inventarios
Costo y forma de pago de los pasivos
Métodos de la depreciación
3. Información no financiera como:
Situación del mercado
La producción
51
La organización
4. Información de tipo sectorial como estudios de otras empresas similares.
5. Información Macroeconómica como producción nacional, política monetaria y
sector externo y publico
Información Necesaria para el Análisis:
1. Nombre y razón social de la empresa
2. Balances de ingresos de los últimos 3 años y notas aclaratorias
3. Decisiones de la gerencia que hayan incidido en la situación financiera actual
o en explique algunos de sus resultados.
4. Políticas de crédito a clientes, términos de cobro y estado de vencimientos de
la cartera.
5. Política de proveedores, términos de pagos, etc.
6. Venta de activos fijos durante el último año
7. Reparto de utilidades a los socios, dividendos, de los últimos 3 años
8. Información sobre el gasto de depreciación
Tipos de Análisis:
Análisis Vertical.- Técnica más sencilla del Análisis Financiero y consiste en
relacionar cada una de las partes de los estados financieros con un total o un
subtotal dentro del mismo estado que se llama cifra base que es igual al total de
activos o pasivos mas patrimonio. Para el estado de resultados la cifra base es la
venta netas.
El análisis vertical es un análisis estadístico ya que no contempla la evolución de las
cuentas a través del tiempo; permite únicamente visualizar que se pudo haber
presentado en la participación de cada una de las cuentas dentro del total.
Análisis Horizontal.- Es un procedimiento más dinámico ya que busca detener los
cambios que se han producido en las diferente cuentas a través del tiempo. Se
52
requiere de dos o más estados financieros de la misma clase presentados para
periodos consecutivos como meses, semestres o años pero deben ser consecutivos.
El cálculo se realiza determinando la variación absoluta y la variación relativa
utilizando como referencia un año o un periodo en especial o simplemente el año
inmediato anterior, base fija o móvil según sea el caso.
El análisis horizontal sirve para analizar la tendencia de cada uno de los rubros del
balance general y el estado de resultados de un periodo a otro y en base a dichas
tendencias evaluar si la evolución del negocio es o no satisfactoria. Se considera
que una variación mayor al 25% a merita profundizar en sus causas y posibles
efectos, determinando las cifras que merecen una atención especial y otros que no.
Indicadores Financieros.- El índice o razón es el resultado de establecer la relación
numérica entre 2 cantidades a través de cualquiera de las 4 operaciones básicas de
las matemáticas. Desde el punto de vista financiero los índices constituyen
relaciones entre las cuentas del balance general y estados resultados.
El análisis por indicadores señala los puntos fuertes y los puntos débiles de un
negocio pero además indica probabilidades y tendencias. Por si solos los índices no
constituyen una herramienta absolutamente confiable, se hace necesario siempre
refinar las conclusiones con otras técnicas a fin de lograr una más profunda
investigación.
Teóricamente todas las cuentas de los estados financieros son susceptibles de
relacionarse entre sí, dando lugar a calcular una infinidad de índices no todas con un
significado lógico, útil y otras no aplicables; por lo tanto se recomienda escoger lo
que convenga a cada caso. La experiencia ha demostrado que un número no mayor
a 20 indicadores convenientemente aplicados, permitirá observar los aspectos más
importantes de las finanzas de una empresa.
53
Agrupación de los Indicadores Financieros:
1. Liquidez.- Permiten apreciar la capacidad del negocio para atender sus
compromisos de pago corrientes, entendiéndose como corrientes todo plazo
inferior a un año. Tener liquidez es tener efectivo o posibilidad de conseguirlo.
Estos son los indicadores de liquidez:
Razón Corriente.- Mide los valores que la empresa tiene a corto plazo para
pagar o acortar la deuda exigible en corto plazo.
Razón de la Prueba Acida.- Constituye una prueba más rigorosa ya que
pretende verificar la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones
corrientes sin depender de los inventarios.
Capital de Trabajo Neto.- Es la diferencia entre los activos corrientes y los
pasivos corrientes y mas que un indicador es una forma de apreciar de una
manera cuantitativa los resultados de la razón corriente.
2. Indicadores de Actividad o Rotación.- Permiten apreciar si una empresa es
eficiente, hábil, en el empleo de los recursos, trabajando con el mínimo de
inversión y logrando el máximo de rendimiento de cada uno de los dichos
recursos. Aprecie como una empresa es eficiente si sabe dar el mejor uso de los
recursos. Estos son los indicadores de actividad:
Rotación de Cartera.- Mide el número de veces que el saldo promedio de
las cuentas por cobrar a los clientes se convierten en efectivo en un periodo
(generalmente hasta un año).
Rotación de Inventarios.- En una empresa industrial se maneja 3 tipos de
inventarios el de materia prima, productos en proceso y productos
terminados. Es importante conocer la rotación que presenta cada una del
ciclo de operación del negocio al fin de planear y controlar su inversión a la
luz de los estándares y requerimientos.
Rotación de Cuentas por Pagar a Proveedores.- Este índices muestra que
tan rápido la empresa cancela sus cuentas por pagar a los proveedores.
54
Rotación de Activos Totales.- Este indicador señala la capacidad que tiene
la empresa de generar un volumen dado de ventas con respecto a una
determinada inversión en activos totales.
3. Indicadores de Endeudamiento.- Sirven para analizar la política de financiamiento
de una empresa, su grado de endeudamiento, de su capacidad para continuar
endeudándose, de la correcta distribución de los pasivos de acuerdo con los
plazos y el efecto del endeudamiento, sobre utilidad de cada ejercicio.
Comprenda que endeudarse no es malo si se lo hace con moderación y se
puede pagar el capital y los intereses en el plazo previsto. Estos son los
indicadores de endeudamiento:
o Coeficiente de Endeudamiento.- Este índice indica que proporción de la
inversión en activos totales es financiado con pasivos en terceros.
o Razón del Pasivo Financiero a Deuda Total.- El pasivo financiero
constituye el pasivo más oneroso y a la vez de mayor riesgo ya que
proviene de instituciones financieras y/o personas naturales que exijan
pagos de intereses por lo que se considera de suma importancia, conocer
lo que representa este pasivo financiero en la deuda total y permite
además informarse de mejor manera del riesgo asumido con el
endeudamiento.
o Razón del Apalancamiento Financiero.- Este índice tiene gran
importancia dentro del análisis de la rentabilidad patrimonial ya que da una
idea del grado de endeudamiento que tiene la empresa en relación con el
patrimonio. Si el endeudamiento es nulo el índice se hace igual a uno, es
decir; que los activos totales han sido financiados totalmente por el
patrimonio. Cuando empiezan a endeudarse el índice toma valores mayor
a uno es decir el activo excede el patrimonio.
o Cobertura de Intereses.- La capacidad que tiene la empresa de generar
utilidades para el pago de intereses.
55
4. Indicadores de Rentabilidad.- Permiten apreciar el adecuado manejo de los
ingresos, de los costos y los gastos, y la consecuente habilidad para producir
utilidades relacionadas con las producidas con referencia a la inversión y las
producidas en relación con las ventas. Aprenda como comprobar si la
rentabilidad de un negocio es la adecuada.
Rentabilidad en Relación a las Ventas.- Se la obtiene de las siguientes
formas:
o Margen de Utilidad Bruta.- Se obtiene de la división de la utilidad bruta
sobre las ventas.
o Margen Utilidad Operativa.- Es la división de la utilidad operativa para
las ventas netas
o Margen Utilidad Neta.- La utilidad neta sobre las ventas netas.
Rentabilidad en Relación con la Inversión.- Se la denomina también
potencial de la utilidad y mide la utilidad neta obtenida en el periodo con
relación a activos totales y tiene 2 componentes el margen de utilidad neta y
rotación de activos totales.
Rentabilidad sobre el Patrimonio.- Este índice mide la rentabilidad obtenida
por dueños o socios de la empresa en relación a su específica inversión. 23
LA EMPRESA
“El empresario es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las
funciones propias de la dirección: organizar, planificar y controlar. En muchos
casos el origen de la empresa está en una idea innovadora sobre los procesos
y productos, de forma que el empresario actúa como agente difusor del
desarrollo económico (s/p)”
23
Besley, Scoth, y Brigham, Eugene, Fundamentos de la Administración Financiera, México, 2001,
Doceava Edición.
56
La persona que tiene una planificación estratégica y un capital origina una empresa
a través de una idea innovadora lo que contribuye al desarrollo económico dando
fuentes de trabajo.
Concepto.-
La empresa es una organización de personas que realiza una actividad económica
debidamente planificada, y se orienta hacia la intervención en el mercado de bienes
y servicios, con el propósito de obtener utilidades.
Clasificación de la Empresa:
La empresa se clasifica de acuerdo algunos criterios para efectos contables
consideran más útiles los siguientes:
1. Por su naturaleza se clasifican en:
Empresas industriales, son aquellas que se dedican a la transformación de
materias primas en nuevos productos.
Empresas comerciales, son aquellas que se dedican a la compra-venta de
productos, convirtiéndose en intermediarias entre productores y
consumidores.
Empresa de servicios, son aquellas que se dedican a la venta de servicios a
la colectividad.
2. Por el sector al que pertenecen se clasifican en:
Empresas Públicas, son cuyo capital pertenecen al sector público (Estado).
Empresas Privadas, son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado
(personas naturales o jurídicas).
Empresas Mixtas, son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público
como al sector privado (personas jurídicas)
Por la integración de capital se clasifican en:
Unipersonales, son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
57
Pluripersonales, son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más personas
naturales. 24
Persona.- Personas en el código civil se define como todos los individuos de la
especie humana, cualesquiera que sean su edad, sexo o condición.25
Persona Jurídica.- Es la reunión de dos o más persona naturales que legalmente
constituidas obtienes personería jurídica. Es un ente ficticio con capacidad para
contraer obligaciones y ejercitar derechos. Funciona bajo una razón social.
Comerciantes.- En código de comercio los define como a los que teniendo
capacidad para contraer hacen del comercio su profesión habitual.26
TRANSPORTE
“Esta ha sido una de las actividades terciarias que mayor expansión ha
experimentado a lo largo de los últimos dos siglos, debido a la
industrialización; al aumento del comercio y de los desplazamientos humanos
tanto a escala nacional como internacional”27
El transporte es una actividad que está en constante cambio gracias a los avances
tecnológicos que se ha vivido en los últimos años y los mismos hacen que el
transporte ayude al desarrollo humano y de la sociedad permitiendo el acceso fácil a
ellos como es el transporte público y ayudando a trasladarse de un lugar a otro en
menos tiempo posible.
Concepto
Se denomina transporte o transportación (del latín trans, "al otro lado", y portare,
"llevar") al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o
24
Bravo Mercedes, Contabilidad General 25 (Código civil. Art. 41. Pág. 29) 26 Código de comercio. Art. 2. Pág. 9 27
Resk Martin, http://www.monografias.com/trabajos/transporte/transporte.shtml
58
bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del
desarrollo de la humanidad.
Clasificación del Transporte
El transporte puede ser clasificado de varias maneras de forma simultánea. Por
ejemplo, referente al tipo de viaje, al tipo de elemento transportado o al acceso. Por
ejemplo, es transporte de pasajeros generalmente se clasifica en transporte público
y el transporte privado.
a) Transporte de pasajeros, transporte de carga
El transporte de carga es la disciplina que estudia la mejor forma de llevar de un
lugar a otros bienes. Asociado al transporte de carga se tiene la Logística que
consiste en colocar los productos de importancia en el momento preciso y en el
destino deseado. La diferencia más grande del transporte de pasajeros es que para
el transporte de pasajeros el tiempo de viaje y el confort.
b) Transporte urbano, transporte interurbano
Esta clasificación es muy importante por las diferencias que implican los dos tipos de
viajes. Mientras los viajes urbanos son cortos, muy frecuentes y recurrentes, los
viajes interurbanos son largos, menos frecuentes y recurrentes.
c) Transporte público, transporte privado
Transporte público
Se denomina transporte público a aquel en el que los viajeros comparten el medio
de transporte y que está disponible para el público en general. Incluye diversos
medios como autobuses, trolebuses, tranvías, trenes, ferrocarriles suburbanos o
ferris. En el transporte interregional también coexiste el transporte aéreo y el tren de
alta velocidad.
Transporte privado
El más representativo de los modos de transporte privado es el automóvil. Sin
embargo, la caminata y la bicicleta también están dentro de esta clasificación. El
taxi, pese a ser un servicio de acceso abierto al público, es clasificado como
transporte privado.
59
Modos de Transporte
Los modos de transporte son combinaciones de redes, vehículos y operaciones.
Incluyen el caminar, la bicicleta, el coche, la red de carreteras, los ferrocarriles, el
transporte fluvial y marítimo (barcos, canales y puertos), el transporte aéreo
(aeroplanos, aeropuertos y control del tráfico aéreo), incluso la unión de varios o los
tres tipos de transporte.
Según los modos de transporte utilizados, el transporte se clasifica o categoriza en:
Transporte por carretera: peatones, bicicletas, automóviles y otros vehículos sin
rieles.
Transporte por ferrocarril: sobre vías férreas.
Transporte por vías navegables: transporte marítimo y transporte fluvial.
Transporte aéreo: aeronaves y aeropuertos.
Transporte combinado: se utilizan varios modos de transporte y la mercancía se
transborda de vehículo a otro. Este modo de transporte se ha desarrollado dando
lugar al transporte intermodal o transporte multimodal, en el que la mercancía se
agrupa en «unidades superiores de carga», como el contenedor, que permiten el
transporte por diferentes vías sin «ruptura de carga».
Transporte vertical: ascensores y montacargas.
Transporte por tuberías: oleoductos y gasoductos, en los que se impulsan fluidos
a través de tuberías mediante estaciones de bombeo o de compresión.
Así mismo, puede distinguirse entre transporte público y transporte privado
dependiendo de la propiedad de los medios de transporte utilizados.
También puede ser interesante la distinción entre el transporte de mercancías y el
transporte de pasajeros.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
1. VARIABLE INDEPENDIENTE
La falta de un Manual de Procedimientos Financiero Operativos.
60
2. VARIABLE DEPENDIENTE
El mejoramiento de los procesos en la empresa
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
CONCEPTUALIZACIÓN DIMENSIONES INDICADORES ÍTEMS
BÁSICOS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Independiente
Falta de un manual
de procedimientos
Error en los
procesos
Numero de
procesos
1 Observación
Pérdida de
clientes
Ambiente
Externo
1 Observación
Duplicidad de
funciones
Tiempo de
Ejecución
1 Análisis de
contenido
Ventas del
Mercado
Indicador de
ventas
1 Entrevista
Dependiente
Mejoramiento de
los procesos
Financieros y
Operativos
Control Objetivos del
Área
10 Encuesta
Interés del
Personal
10 Encuesta
Perfil de los
Empleados
Experiencia 1 Análisis de
Funciones
10 Encuesta
Pérdida de
valores
Numero y
Monto de
Perdidas
1 Reportes
Falta de
Liquidez
Cartera de
Crédito
1 Reportes y
Análisis
61
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
POBLACIÓN Y MUESTRA:
Población.- Es número de elementos o sujetos que componen una población
estadística. Para el presente estudio la población está constituida por todos los
empleados de PLUSLOGISTICS S.A. que son en total 24 personas que se
distribuyen en 7 mujeres y 17 hombres.
Muestra.- La determinación de la muestra se la obtendrá a través de un muestreo
no aleatorio o por conveniencia que es la agrupación de los elementos de la
población de acuerdo al juicio del investigador.
Para la selección de la muestra se procedió a tomar 10 colaboradores de la
compañía que tenga cargos de responsabilidad o jefaturas:
Gerente
Gerente Financiero
Contralor
Contador
Gerente de Logística y Operaciones
Jefe de Operaciones
Auxiliar Operativo
Gerente Administrativo
Gerente de Ventas
Jefe de Sistemas
62
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
Tipos de Investigación:
Para el desarrollo del manual operativo y financiero se va a utilizar los siguientes
métodos de investigación que ayuden a tener el alcance, la profundidad y el enfoque
necesario para el desarrollo del estudio y son:
Método Deductivo.- Para la investigación hemos tomado el método
deductivo que nos permite tomar conclusiones generales para llegar a las
explicaciones particulares.
Este método se aplicara en la investigación a través del análisis de los
estados financiero para de esta forma se obtenga información acerca de la
situación actual de la empresa.
Método Inductivo.- Con este método tomaremos conclusiones que partirán
de hechos particulares de la empresa aceptados como validos, para llegar a
conclusiones, cuya aplicación será de carácter general.
Se lo realizara identificando los errores y problemas que tiene la empresa en
sus procesos y como esto afecta a su economía.
Método Analítico.- Este método nos ayuda con un proceso cognoscitivo, que
consiste en descomponer un objeto de estudio, separando cada una de las
partes del todo para estudiarle en forma individual y eso es lo que haremos en
esta organización.
Se aplicara este método a través del desglosa miento de los problemas más
comunes en la empresa para estudiarlos individualmente y desarrollar
posibles soluciones
63
Método Sintético.- Proceso de conocimiento que procede de lo simple a lo
complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los principios a las
consecuencias.
Se utilizara este método para la elaboración del manual de procedimientos
para que de esta forma desarrollar las posibles soluciones a los problemas
encontrados en el estudio.
Técnicas e Instrumentos:
Para poder obtener la información necesaria para el estudio se ha elegido las
siguientes técnicas de recepción de la información las cuales ayudaran al desarrollo
de la tesis:
Observación.- Para el desarrollo de la investigación se observara
directamente el funcionamiento del sistema actual, la documentación y
procesos utilizados.
Para el estudio se prestara atención los distintos pasos en las operaciones
financieras y administrativas que tiene la empresa y como se desarrollan.
Entrevista.- Es la que permitirá estar en contacto directo con los principales
involucrados en el proceso contable, permitiendo un conocimiento adecuado
de la situación actual de la compañía.
A través de entrevistas con directivos y empleados se recogerá información
acerca de los problemas más visibles que tiene la empresa.
Encuesta.- Una encuesta es un estudio observacional en el cual el
investigador obtiene datos a partir de realizar un conjunto de preguntas
normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la
población estadística en estudio, formada a menudo por personas, empresas
o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinión,
características o hechos específicos. (Modelo Cuestionario Anexo I)
64
Para lo cual se desarrollara un banco de preguntas para de esta forma
evaluar al personal, saber sus necesidades dentro de la empresa y para de
esta forma plantearnos mejores soluciones.
Documental.- La investigación Documental como una variante de la
investigación científica, cuyo objetivo fundamental es el análisis de diferentes
fenómenos (de orden históricos, psicológicos, sociológicos, etc.), utiliza
técnicas muy precisas, de la documentación existente, que directa o
indirectamente, aporte la información.
Esta técnica será utilizada para la recolección de información histórica de
documentos los cuales ayuden a descubrir hechos que generen problema en
las operaciones y la gestión financiera.
VALIDEZ Y CONFIABILIDAD
Validez.- Es la capacidad del instrumento para medir las variables sobre las cuales
se requiere obtener la información. Debe tener información relevante libre de
errores y distorsiones sistemáticas que sustente la investigación.
La validez del instrumento de recolección de datos de la presente investigación, se
realizó a través de la validez de contenido, es decir, se determinó hasta donde los
ítems que contiene el instrumento fueron representativos del dominio o del universo
contenido en lo que se desea medir.
El contenido de las preguntas y la operacionalización de las variables fueron
revisada a través de la técnica de juicio de: Msc. Mario Ganchala, quien sugirió que
por ser las preguntas de carácter cualitativo y cuantitativo se aplicó para encontrar el
coeficiente la fórmula de Z.
65
Confiabilidad.- Una vez que se ha definido y diseñado los instrumentos y
procedimientos de recolección de datos, atendiendo al tipo de estudio de que se
trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada, es
conveniente someterlos a prueba, con el propósito de establecer la confiabilidad de
estos, en relación al problema investigado. Por lo cual se determinara a través del
planteamiento y comprobación de la hipótesis la misma que se calculara por el
método de desviaciones.
PLAN DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
La recopilación de los datos se lo realizó mediante un cuestionario que fue aplicado
a los EMPLEADOS DE LA EMPRESA Pluslogistics S.A., y se procederá de la
siguiente manera con los datos:
Tabulación de datos.
Interpretación de resultados
o Cuantitativamente: tablas y gráficos estadísticos.
o Cualitativamente: Juicios de apreciación sobre los resultados de la
tabulación.
Correlación de resultados (contrastación de variables y resultados)
Establecimiento de conclusiones.
HIPÓTESIS:
La implementación de un manual operativo y financiero en la empresa Pluslogistics
mejorara los aspectos más sobresalientes de su actividad operativa así como lograra
optimizar la rentabilidad, liquidez y el servicio al cliente.
COMPROBACIÓN DE LA HIPÓTESIS:
Con un 30% de posibilidad de una muestra de 10 trabajadores de la empresa
PLUSLOGISTICS S.A., sostiene que un manual de procedimientos no garantizaría el
trabajo del personal y lograría optimizar la rentabilidad, liquidez y el servicio al
cliente. A un nivel de confianza del 96% pruebe la hipótesis.
66
PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS:
Método de Desviaciones
Método Lógico:
HO: Manual de Procedimientos no garantiza el trabajo del personal.
H1: Manual de Procedimientos si garantiza el trabajo del personal.
Meto Estadístico
H0: P = 30%
H1: P ≠ 30%
Nivel De Confianza:
Distribución: Z
Nivel: 96%
Tipo de Prueba: Bilateral
Puntos Criticos:
Z96% = ±2.055 (Ver Cuadro de Distribución Z en Anexo II)
FÓRMULA 3: HIPÓTESIS
P= donde
X = muestra (3) y
N= población (26)
Donde
PH0= 0.30
67
QH0= 0.70
N= 26
Regla de Decisiones:
Si <-2.055 o >+2.055 rechazo H0
Si ≥-2.055 o ≤+2.055 acepto H0
Grafico:
GRÁFICO 4: ACEPTACIÓN DE LA HIPÓTESIS
CALCULO ESTADÍSTICO:
1) P=
P=
P= 0.11538
2)
0.00808
ZONA DE
ACEPTACIÓN
H0
0 -2.05
ZONA DE
ACEPTACIÓN
H1
+2.05
ZONA DE
ACEPTACIÓN
H1
68
3)
-22.84901
DECISIÓN:
Rechazo H0 y Acepto H1
Es verdad que un manual de procedimientos garantice el normal procedimiento
del trabajo de los empleados y logre optimizar la rentabilidad, liquidez y el
servicio al cliente.
69
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
PREGUNTA 1: ¿La empresa tiene establecido un manual de procedimientos
operativos y financiero actualizado?
TABLA 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 0 0%
NO 10 100%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 5: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OPERATIVO- FINANCIERO
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre la existencia de un manual de procedimientos dando los siguientes
porcentajes: 0% que si existe y un 100% que no existe un manual de procedimientos
operativo-financiero
0%
100%
Determinacion de la Existencia de un Manual de Procedimientos Operativos - Financiero
SI
NO
70
PREGUNTA 2.- ¿Cómo calificaría usted al control interno en la empresa?
TABLA 2: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
Alternativas Frecuencia Porcentaje
EXCELENTE 1 10%
BUENA 4 40%
REGULAR 3 30%
MALA 2 20%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 6: CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre la evaluación del control interno dando los siguientes porcentajes: 10% que es
excelente, 20% que es malo, 30% que es regular y 40% que es bueno el control
interno.
10%
40% 30%
20%
Control Interno de la Empresa
Excelente
Bueno
Regular
Malo
71
PREGUNTA 3.- ¿Qué es más importante para la empresa la liquidez o la
rentabilidad?
TABLA 3: DETERMINACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA LIQUIDEZ O RENTABILIDAD EN LA
EMPRESA
Alternativas Frecuencia Porcentaje
LIQUIDEZ 6 60%
RENTABILIDAD 4 40%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 7: DETERMINACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA LIQUIDEZ O RENTABILIDAD EN
LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre la Importancia de liquidez o rentabilidad en la empresa dando los siguientes
porcentajes: 60% que es más importante la liquidez y 40% que es más importante la
rentabilidad
60%
40%
Determinacion de la Importancia de la Liquidez o Rentabilidad en la Empresa
Liquidez
Rentabilidad
72
PREGUNTA 4.- ¿Cree usted que la aplicación de un manual de procedimientos
contable –financiero servirá para garantizar el trabajo del personal que elabora
en la empresa con eficiencia y eficacia?
TABLA 4: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVO-FINANCIERO GARANTIZA EL
TRABAJO DEL PERSONAL EN LA EMPRESA
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 7 70%
NO 3 30%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 8: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVO-FINANCIERO GARANTIZA EL
TRABAJO DEL PERSONAL EN LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre si un manual de procedimientos operativo- financiero en la empresa garantiza
su desenvolvimiento laboral dando los siguientes porcentajes: 70% que si garantiza
el desenvolvimiento laboral el manual de procedimientos y el 30% que no garantiza
70% 30%
Manual de Procedimientos Operativo-Financiero garantiza el trabajo del
personal en la empresa
Si
No
73
PREGUNTA 5.- ¿Existen políticas establecidas para el manejo de dinero en la
empresa?
TABLA 5: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE DINERO
EN LA EMPRESA
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 3 30%
NO 7 70%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 9: EXISTENCIA DE POLÍTICAS SOBRE EL MANEJO DE DINERO EN LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre si existía políticas establecidas para el manejo de dinero en la empresa dando
los siguientes porcentajes: 30% que si existe políticas para el manejo de dinero y el
30% que no existe
30%
70%
Existencia de Politicas para el manejo de Dinero en la Empresa
Si
No
74
PREGUNTA 6.- ¿Cómo calificaría la parte operativa de la empresa?
TABLA 6: EVALUACIÓN PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA
Alternativas Frecuencia Porcentaje
EXCELENTE 2 20%
MUY BUENA 2 20%
BUENA 5 50%
REGULAR 1 10%
Total 10 10%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 10: EVALUACIÓN DE LA PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre la evaluación de la parte de la empresa dando los siguientes porcentajes: 20%
que es excelente la parte operativa de la empresa, 20% que es muy buena, 50% que
es buena y 10% que es regular
20%
20%
50%
10%
Evaluacion Parte Operativa de la Empresa
Excelente
Muy Buena
Buena
Regular
75
PREGUNTA 7.- ¿Se mantiene un debido control interno de los compromisos, gastos
y desembolsos?
TABLA 7: CONTROL INTERNO DE LOS COMPROMISOS Y GASTOS
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 4 40%
NO 6 60%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 11: CONTROL INTERNO DE LOS COMPROMISOS Y GASTOS
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre el control interno de los compromisos y gastos dando los siguientes
porcentajes: 60% que si se tiene un buen control y 40 % que no
40%
60%
Control Interno de los Compromisos y Gastos
SI
No
76
PREGUNTA 8.- ¿Conoce cuáles son sus funciones y responsabilidades?
TABLA 8: CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 8 80%
NO 2 20%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 12: CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre si conocían sus funciones y responsabilidades dando los siguientes
porcentajes: 80% que si conocían y 20 % que no
80%
20%
Conocimiento de las Funciones y Resposabilidades
Si
No
77
PREGUNTA 9.- ¿Se hace evaluaciones a los estados financieros con el fin de saber
lo que se logró en un periodo determinado?
TABLA 9: DETERMINACIÓN SI SE REALIZA EVALUACIONES FINANCIERAS
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 3 30%
NO 7 70%
Total 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 13: EVALUACIONES FINANCIEROS
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre si conocían sus funciones y responsabilidades dando los siguientes
porcentajes: 80% que si conocían y 20 % que no
30%
70%
Evaluaciones Financieras
Si
No
78
PREGUNTA 10.- ¿Se realiza una planificación antes de realizar una inversión?
TABLA 10: PLANIFICACIONES ANTES DE UNA INVERSIÓN
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 7 70%
NO 3 30%
N= 10 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
GRÁFICO 14: PLANIFICACIÓN ANTES DE UNA INVERSIÓN
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Santiago Bautista
Interpretación:
Los 10 empleados de la empresa PLUSLOGISTICS S.A. encuestados respondieron
sobre si se planifica antes de hacer una inversión dando los siguientes porcentajes:
30% que no se planifica y 70% que si se planifica
70%
30%
Planificaciones antes de una Inversion
Si
No
79
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En la empresa PLUSLOGISTICS S.A. los colaboradores resuelven sus problemas
cotidianos desempeñando una serie de funciones que deben ser realizadas con
eficiencia, eficacia, y efectividad pero estas funciones no se encuentran registradas
en un manual de funciones, sus procesos y procedimientos tampoco se encuentran
documentados por lo tanto no están muy enterados de las funciones que deben
desempeñar, esto demuestra las fallas que existen desde el inicio, desde el proceso
de contratación del personal, el cual si estuviese estandarizado implicaría el
conocimiento y seguimiento al pie de la letra de las funciones a desarrollar.
Al observar las labores desempeñadas a diario en el servicio, por cada uno de sus
funcionarios, de manera a veces automática, puede notarse la variación en la
manera de hacer las cosas de cada uno de ellos, lo que lleva resultados diferentes
cada vez que la misma labor se realiza. Estos resultados la mayoría de las veces no
son los mejores.
Como consecuencia de la falta de uniformidad en los conceptos se encuentra
problemas como:
Retraso en los servicios que se presta
Desperdicio de los suministros
Varios empleados realicen la misma tarea
Varios gastos no deducibles
Inexperiencia o falta de conocimientos para las funciones del cargo que ocupa
Lo cual trae como consecuencia que las actividades de la empresa no se cumplan
como debería ser.
En cuanto al proceso operativo a diario se aprecia gran congestión en el servicio,
porque los mismos colaboradores de la empresa no tienen claridad en cuáles son
las actividades prioritarias del servicio, o cuales se pueden realizar en otras aéreas,
80
para garantizar el fácil manejo de la información. Tal es el caso específico de los
procesos de Tracking Vehicular y la Facturación del servicio las cuales en ocasiones
se las realiza de manera errada.
Todo esto es debido a la falta de un manual de funciones, procesos y
procedimientos adecuadamente estandarizados, que sirva de guía para sus
funciones y tareas, que defina claramente los directos responsables de las
actividades y permita obtener y maximizar los servicios que se ofrecen.
El proceso de cotización de proveedores de transporte externas es uno de los más
críticos para la organización, puesto que con su aplicación se establece el precio de
la prestación de servicio para el cliente, además, de establecer el tipo de
contratación del personal requerido, el tiempo necesario para prestar el servicio y la
cantidad necesaria de los recursos financieros.
En las condiciones actuales se detecto la duplicidad de procesos operativos como es
el caso en el desarrollo del tracking vehicular, consecuencias que amplifican el
tiempo de proceso y por ende golpean los costos del servicio. Así como del
posicionamiento de la organización del mercado.
En cuanto a la dirección administrativa – financiero en resumen sus procesos deben
ser intervenidos de tal forma que permita la secuenciación de actividades en un perfil
paralelo en busca de mejorar la asertividad y celeridad de los procesos tanto
administrativos como financieros.
En el proceso para la evaluación de inversiones se nota las mismas falencias que el
proceso de cotización de proveedores, ya que estas inversiones están encaminadas
más al beneficio personal que el beneficio empresarial.
También se estableció falta de políticas para el manejo de dinero ya que se detecto
la falta de días de crédito para los clientes, días de pago para los proveedores, y
81
establecimiento de flujos de caja, y deterioro en el control de desembolsos para
gastos operativos, lo que ah ocasionado duplicidad de gastos e incremento en
desembolsos no deducibles para la empresa lo que ha afectado el resultado
económico de la empresa.
Finalmente se detecto que no se evalúa los estados financieros al final de cada
periodo, es decir, que no se termina si los objetivos propuestos por la empresa o de
cada departamento se cumplieron y si es necesario hacer algún correctivo con la
toma de decisiones acertadas, esto debido a la falta de experiencia en los
funcionarios que realizan estas actividades.
82
CAPITULO V
LA PROPUESTA
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL OPERATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA PLUSLOGISTICS S.A.
DATOS INFORMATIVOS:
EMPRESA DE ESTUDIO:
PLUSLOGISTICS S.A.
UBICACIÓN
Av. Machala N54-176 y Jorge Piedra
LOGOTIPO
SLOGAN
“Para nosotros las barreas no existen”
ANTECEDENTES
Para el desarrollo de esta tesis es necesario conocer a la empresa la cual va a ser
esencia de estudio y análisis con el objetivo de hacerla altamente competitiva.
La compañía Pluslogistics S.A. fue funda en junio del 2009 siendo una sociedad
joven constituida por profesionales de contrastada trayectoria en la prestación de
servicios a empresas, cuyo objetivo empresarial es abarcar el mercado para la
logística vehicular.
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Hoy en día el mercado de automóviles requiere que los servicios de logística se
extiendan cada día más. Para lo cual la empresa vela por el perfecto estado de uso
y conservación de su vehículo y ayuda a que su departamento de logística y
transportes sea más eficiente y rentable.
Desarrollando las tareas y funciones que para sus clientes no aportan valor, pero
que no pueden dejar de ejecutarse, en el mejoramiento de la calidad del producto
ofrecido para el consumidor.
Teniendo desde el principio claro el servicio ofrecido por la empresa el camino al
cual se dirige a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad se da en conocimiento su
misión y visión:
MISIÓN:
Desarrollar una operación logística a adecuada y eficiente en tiempo y costo, bajo el
esquema ganar satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes
VISIÓN:
Ser el mejor operador logístico del mercado ecuatoriano.
VALORES EMPRESARIALES:
Vocación de Servicio para satisfacer al Cliente:
Es una actitud del personal de la Empresa, atender las necesidades del cliente y
satisfacer sus expectativas.
“A tu servicio, siempre”
Honestidad:
Trabajamos con honradez, dignidad, equidad, solidaridad y modestia.
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“Honestidad, nuestra manera de ser”
Actitud de Liderazgo:
Buscamos el mejoramiento continuo, para constituirnos en el mejor referente del
desarrollo local, regional y nacional.
“Con tu trabajo y por tu actitud Pluslogistics será líder”
Trabajo en Equipo:
Complementamos y potenciamos las iniciativas, los conocimientos y recursos
individuales, para hacerlo mejor.
“Trabajando en equipo, lo hacemos mejor”
Competitividad:
Ofrecemos servicios de calidad, con eficiencia, eficacia y a precios competitivos.
“Servicios y productos de calidad, a su alcance”
Generadores de desarrollo sustentable:
Con nuestros servicios propiciamos el desarrollo y mejoramos la calidad de vida
de la colectividad, hoy y siempre.
“Contribuimos a su bienestar y progreso”
POLÍTICAS EMPRESARIALES:
Política de Crecimiento: Para proyectarnos y convertirnos en referente nacional.
Política de Solvencia: Para garantizar los recursos y la prestación de servicios en el
tiempo.
Política de Desarrollo empresarial: Para mejorar la gestión de recursos humanos,
empoderar al personal, descentralizar la gestión, transparentar la dimensión
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financiera de los negocios, construir una nueva estructura y cultura organizacional, y
mejorar los controles.
Política de Mercadeo: Posicionarnos como líderes de innovación, tecnología y
calidad.
Política de Recurso Humano: El trabajo será justo y se brindara las condiciones
necesarias para el mismo.
Política de Servicio: Prestar servicios sobre una base tecnológica y operacional de
vanguardia que permita maximizar la satisfacción del cliente.
JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA:
La empresa PLUSLOGISTICS S.A., es una empresa que requiere de un manual de
procedimientos, el cual establezca politicas, procedimientos contables-financieros y
actividades referente al control interno garantizando las mejores condiciones de
trabajo.
Es muy importante la elaboración del manual de procedimientos porque esto
ayudara al desarrollo de la empresa y el mejoramiento de los procesos haciéndolos
más eficientes y eficaces; y de esta manera facilitando la toma de decisiones rápidas
y adecuadas.
Los principales beneficiarios del manual de procedimientos serian todos los
empleados de la empresa ya que mejorarían su trabajo y la elaboración de sus
actividades diarias. También contribuiría al desarrollo empresarial y al mejoramiento
de satisfacción de los clientes.
Para desarrollar de la propuesta dispongo de las siguientes facilidades como es
contar con el total apoyo de la junta de accionistas de la empresa También tendré la
facilidad de que se me facilite la información contable necesaria para el desarrollo
del manual de operaciones.
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OBJETIVOS DE LA PROPUESTA:
Objetivo General:
Organizar y administrar el ambiente contable-financiero de la empresa, mejorando el
sistema de control interno para la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones y así
aumentar la calidad y transparencia de nuestros servicios.
Objetivos Específicos:
Registrar las transacciones de manera oportuna.
Tomar decisiones claras y precisas para el mejoramiento de la empresa.
Establecer las normas, procedimientos e instrumentos para coadyuvar a las
unidades administrativas y operativas.
Proporcionar un manual técnico-práctico optimizando la implementación de
procedimientos que facilite el proceso contable-financiero de forma ordenada,
secuencial y detallada.
Llevar la contabilidad de acuerdo a las normas contables vigentes.
Crear lineamientos de análisis para futuras operaciones de inversión.
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ORGANIGRAMA ACTUAL DE PLUSLOGISTICS S.A.
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ORGANIGRAMA PROPUESTO
Junta General de Accionistas
Presidente
Gerente
Departamento de Contabilidad
Contador General
Asistente Contable 1
Auxiliar de Archivo
Asistente contable 2
Departamento Administrativo-
Financiero
Gerente Administrativo-
Financiero
Jefe de Ventas
Vendedor
Jefe de Recursos Humanos
Mensajero
Auxiliar de Servicios
Asistente Financiero
Departamento de Operaciones
Jefe de Operaciones
Bodeguero
Auxiliar Opèrativo(Quito)
Auxiliar Operativo
(Quito)
Asistente de Operaciones (Esmeraldas)
Auxiliar Operativo
(Esmeraldas)
Asistente de Operaciones
Departamento de Sistemas
Jefe de Sistemas
Auxiliar de Sistemas
Secretaria
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MATRIZ FODA:
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MANUAL DE FUNCIONES
Estructura del Manual de Funciones
Los manuales de funciones permiten identificar a cada colaborador que parte le
corresponde, cual es su impacto y cuál es su aporte a los resultados colectivos
esperados, además de realizar procesos de autoevaluación sobre los logros
obtenidos en cada periodo de tiempo.
El formato de los manuales de funciones se divide en los siguientes aspectos:
a) Identificación del cargo: Se describe el nombre, el nivel, código, grado,
nombre alterno, dependencia jerárquica y número de cargos con la misma
denominación dentro de la unidad.
b) Perfil del Cargo: Se describe la edad, el sexo, los conocimientos necesarios
para el puesto, y la experiencia
c) Objetivo: Fin que dirige la acción. Se debe especificar lo que se desea lograr.
Debe ser medible, razonable, claro, coherente y estimulante.
d) Funciones: Se detalla la actividad que se debe realizar en cada cargo con su
correspondiente resultado y procedimiento relacionado. Para logra esto se
debe:
Listar las actividades comunes a un responsable en todos los
procedimientos ya establecidos.
Agruparlas por categorías o áreas a fines, dándole un nombre nuevo,
enlazándolas con los procedimientos relacionados y definiendo nuevos
resultados.
e) Responsabilidades: Acciones marcos propios del cargo, por ejemplo: entregar
informes de actividades, atender eficientemente a los usuarios, asistir a
reuniones programadas, etc.
Ejemplo de Formato que será aplicado para la descripción de cada uno de los
cargos de la empresa PLUSLOGISTICS S.A.
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
MANUAL DE FUNCIONES POR
PROCESOS ÁREA O
DEPENDENCIA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo:
2. Nivel:
3. Nombre Alterno
4. Dependencia Jerárquica
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad:
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad:
2. Sexo:
3. Estado Civil:
4. Estudios Profesionales:
5. Experiencia Laboral:
III. OBJETIVO
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Funciones Eventuales
V. RESPONSABILIDADES
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MANUAL DE FUNCIONES:
Nivel Ejecutivo:
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL
EJECUTIVO JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Junta General de Accionistas
2. Nivel: Primer nivel
3. Nombre Alterno: Accionistas
4. Dependencia Jerárquica: S/DJ
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 4
II. OBJETIVO
Promover la gestión de la compañía con decisiones acertadas y a tiempo y velar
por el buen convivir del negocio
III. FUNCIONES DEL CARGO:
Aprobar el presupuesto anual de la compañía
Nombrar al presidente, gerente de la compañía, así como a los empleados de
la empresa y removerlos
Autorizar los contratos en los que intervenga la compañía
Resolver cualquier aspecto que ponga en consideración el gerente o el
presidente de la compañía
Vigilar el desempeño de los funcionarios de la compañía, dictando las
ordenes que estime conveniente para una mejor administración
Autorizar la adquisición de bienes inmuebles
Fijar remuneraciones de empleados y funcionarios
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IV. RESPONSABILIDADES
Aprobar y reformar los estatutos de la compañía
Elaborar los reglamentos internos
Examinar la contabilidad de la compañía
Cumplir con las demás obligaciones y ejercitar los derechos contemplados en
la ley de compañías y en los estatutos
Conocer los balances y los informes relativos, aprobarlos o rechazarlos.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL
EJECUTIVO
PRESIDENCIA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Presidente
2. Nivel: Segundo Nivel
3. Nombre Alterno: s/n
4. Dependencia Jerárquica: Junta General de Accionistas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. OBJETIVO
Asumir la responsabilidad conjunta en la administración general de la Empresa,
enmarcándose en lo que dictaminan los Estatutos y en las políticas fijadas por la
Junta General de Accionistas.
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III. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Dirigir la marcha de la compañía
Vigilar el desempeño de empleados y funcionarios.
Evaluar constantemente el desempeño de los empleados
Aprobar los flujos de caja semanalmente
Funciones Eventuales:
Elaboración conjunta con el gerente del presupuesto anual de la compañía
Presentar a la Junta General de Accionistas el informe anual sobre la gestión
de la compañía
Resolver la enajenación o gravamen de los bienes inmuebles de la compañía
IV. RESPONSABILIDADES
Cumplir todas las disposiciones emitidas por la junta general de accionistas.
Toma de decisiones administrativas que no conlleven autorización de la junta
general de accionistas
Representar judicial y extrajudicialmente a la compañía
Convocar a junta general de accionistas
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL
EJECUTIVO
GERENCIA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Gerente
2. Nivel: Tercer nivel
3. Nombre Alterno: Gerente General
4. Dependencia Jerárquica: Presidente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: de 30 a 35 años
2. Sexo: indistinto
3. Estado Civil: Casado o Soltero
4. Estudios Profesionales: Titulo profesional de tercer nivel en
administración de Empresas o carreras afines.
5. Experiencia Laboral: 5 años en actividades de gerencia.
III. OBJETIVO
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa así como de
la coordinación y toma de decisiones sobre las diferentes aéreas de la
organización.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Formular planes y programas que deba cumplir la compañía
Dirigir y coordinar las actividades de la compañía y velar por la correcta y
eficiente marcha de la misma
Aprobación y firma de cheques emitidos para pagos ya sea de proveedores,
empleados o clientes.
Y los demás deberes y atribuciones que la Junta General de Accionistas
determinen
Funciones Eventuales
Elaborar los reglamentos de procedimientos que sean necesarios para el
buen funcionamiento de la compañía previa autorización de la junta de
accionistas
Administrar los modelos de desarrollo organizacional
Elaboración conjunta con el presidente del presupuesto anual.
Entrevistar al nuevo personal y determinar si está apto para el puesto.
V. RESPONSABILIDADES
Representar judicial y extrajudicialmente a la compañía
Suscribir conjuntamente con el Presidente las actas y resoluciones de la Junta
General de Accionistas.
Reemplazar al Presidente en caso de ausencia temporal o definitiva hasta
que sea legalmente reemplazado.
Firma acuerdos con proveedores o clientes.
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES NIVEL
EJECUTIVO
SECRETARIA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Secretaria Ejecutiva
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: Secretaria
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: de 23 a 35 años
2. Sexo: Mujer (buena presencia)
3. Estado Civil: Casada o Soltera
4. Estudios Profesionales: Formación profesional en administración y cursos
de secretariado, conocimiento nivel medio de inglés, saber mecanografía,
saber sobre aplicaciones informáticas como son Word y Excel.
5. Experiencia Laboral: 1 año de experiencia laboral en estas actividades.
III. OBJETIVO
Contribuir a la realización de una gestión administrativa eficiente, apoyando en
forma permanente y oportuna la gestión gerencial
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Asistir a la Gerencia General en asuntos administrativos relacionados con la
marcha de la Empresa.
Redactar actas e informes, receptar y tramitar documentos y correspondencia
Preparar y despachar toda la correspondencia oficial de la Gerencia y Áreas
Operativas.
Llevar un estricto control y archivo de los documentos, actas, resoluciones,
reglamentos etc. de la empresa.
Atender el teléfono de la empresa
Atender a toda persona que ingrese a la empresa
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
Funciones Eventuales
Coordinar reuniones de trabajo de la Gerencia General con el nivel ejecutivo
y participar en las que sea necesaria su presencia.
Apoyar al área administrativa- operativa para preparar las convocatorias a
sesiones de Junta General de Accionistas
Comunicar oportunamente a las áreas y demás unidades administrativas que
corresponda, sobre las resoluciones, órdenes y recomendaciones impartidas
por la Junta General de Accionistas
Certificar copias de documentos, actas, resoluciones, reglamentos, etc. de la
Empresa.
Las demás que le asignare el Gerente General, en el ámbito de su
competencia.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener bajo su custodia y responsabilidad, la documentación reservada y
confidencial de la Empresa, así como archivos organizados de la
correspondencia recibida y despachada.
Ser puntual a todas sus funciones sobre todo a las sesiones de la junta de
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accionistas
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa y las decisiones
tomadas en la junta de accionistas
Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por el gerente
Funciones Y Responsabilidades del Departamento de Contabilidad:
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Contador General
2. Nivel: Quito Nivel
3. Nombre Alterno: Contador
4. Dependencia Jerárquica: Gerente y Gerentes Departamentales
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: de 25 a 45 años
2. Sexo: Mujer o Hombre (buena presencia)
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Titulo de segundo nivel en contabilidad
5. Experiencia Laboral: 3 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Elaborar y velar por la información financiera de la empresa.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Mantener permanentemente actualizada la contabilidad.
Establecer los procedimientos administrativos necesarios para registrar,
procesar, analizar y conservar ordenadamente la información mercantil,
comprobantes, libros y registros.
Control de movimientos contables
Depreciación de activos fijos.
Generación de planillas de seguridad social.
Control de Cajas Menores es decir realizar arqueos de caja sorpresivos.
Cuadre de impuestos.
Elaboración de las distintas declaraciones de impuestos, IVA, Retención en la
Fuente.
Realizar ajustes que sean necesarios
Controlar a sus asistentes contables en el buen desarrollo de sus funciones
Funciones Eventuales
Preparar o Elaborar informes y estados financieros de propósito general y/o
especial.
Elaborar los Formularios de Renovación e Inscripción ante la cámara de
comercio para el registro mercantil.
Presentación de informes a la Superintendencia de Sociedades.
Liquidación de contratos laborales.
Elaboración del flujo de caja en conjunto con el tesorero
Y todas aquellas que la ley contable o tributaria se deba cumplir.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la
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empresa
Mantener su ética como contador
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer toda disposición administrativa emitida por la junta general de
accionistas.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Asistente Contable 1
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: s/n
4. Dependencia Jerárquica: Contador
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: de 19 a 30 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en contabilidad y estudios universitarios
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Cumplir todas aquellas funciones contables y tributarias para contribuir en el
buen desarrollo de la contabilidad.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Ingreso al sistema contable de todas las compras es decir de las facturas a
proveedores.
Creación de nuevos proveedores.
Emisión de retenciones a proveedores.
Entrega de retenciones a proveedores.
Registro de las compras y retenciones en el cuadro de Excel.
Elaboración del egreso y cheque para pago a proveedores.
Enviar todos los documentos contables para ser archivados al auxiliar de
archivo.
Cerrar cajas chicas.
Elaboración de cheques y egresos de la nomina.
Funciones Eventuales
Ejecución de trabajos que disponga el jefe inmediato
Elaboración de diarios para liquidación de fondos y ajustes que sean
necesarios previa indicación del contador.
Realizar liquidaciones de viajes de empleados.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la
empresa.
Mantener su ética como contador.
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
Custodia de la chequera.
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Asistente Contable 2
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: s/n
4. Dependencia Jerárquica: Contador
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: de 19 a 30 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en contabilidad y estudios universitarios
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Cumplir todas aquellas funciones contables y tributarias para contribuir en el
buen desarrollo de la contabilidad.
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Elaboración de facturas.
Creación de nuevos clientes en el sistema contable.
Solicitud y recepción de retenciones de clientes.
Registro de las ventas y retenciones en el cuadro de Excel.
Realizar los cobros de la cartera de clientes.
Enviar todos los documentos contables para ser archivados al auxiliar de
archivo.
Enviar horas extras, comisiones, bonos y otros al IESS.
Registro de diarios sobe notas de debito, notas de crédito, y todo sobre el
manejo de la cuenta bancos.
Funciones Eventuales:
Ejecución de trabajos que disponga el jefe inmediato.
Elaboración de diarios para liquidación de fondos y ajustes que sean
necesarios previa indicación del contador.
Elaboración de cheques para el pago de decimos, vacaciones o utilidades.
Solicitud de materiales de oficina para contabilidad
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la
empresa.
Mantener su ética como contador.
Velar por el buen desarrollo administrativo y contable de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
Custodia de la chequera.
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Archivo
2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Contador, Asistente Contable, Asistente de
Operaciones.
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: desde 18 años en adelante
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en cualquier especialidad preferente en
administrativa, y conocimientos sobre archivo
5. Experiencia Laboral: 1 año mínimo sobre esta actividad
III. OBJETIVO
Manejar el archivo de manera eficiente
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
Recibe el material para archivar contable y de operaciones.
Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, previa
autorización escrita.
Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos
recibidos.
Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
Proporciona información del material archivado, según las normas
establecidas.
Funciones Eventuales
Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
V. RESPONSABILIDADES
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Confidencialidad sobre el manejo del archivo
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Funciones y Responsabilidades del Departamento Administrativo-Financiero:
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Gerente Administrativo-Financiero
2. Nivel: Cuarto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título en finanzas o administración de empresas.
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Contribuir a la realización de una gestión administrativa eficiente, apoyando en
forma permanente y oportuna la gestión gerencial en el cumplimiento de
actividades y funciones relacionados con asuntos de la administración interna de
la Empresa
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IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Asistir a la Gerencia General en asuntos administrativos relacionados con la
marcha de la Empresa.
Proporcionar a la Administración de la Empresa y demás áreas de la
Empresa, asesoramientos técnicos, información especializada y
recomendaciones, que sirvan de soporte para la toma de decisiones
económicas y financieras.
Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos
especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros
de todas las compras que se realizan en la empresa.
Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de
proyectos.
Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el
SRI. Asegura también la existencia de información financiera y contable
razonable y oportuna para el uso de la gerencia.
Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos
humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.
Funciones Eventuales
Conciliaciones bancarias.
Preparar en coordinación con las diferentes áreas, la proforma presupuestaria
anual y sus reformas y realizar la ejecución, el control, liquidación y
evaluación presupuestaria.
Administrar y autorizar préstamos para empleados.
Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos,
transacciones en dólares, etc.)
Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia
General.
El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra
actividad determinada por el Gerente General.
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V. RESPONSABILIDADES
Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas
esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general
(activos).
Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir
las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.
Las variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos
provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.
Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que
la organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios
que tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas por el
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Asistente Financiero
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Asistente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
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II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 23 años a 35 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Formación universitaria en carrera de
administración o finanzas con conocimientos sobre análisis financiero
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Procurar la optimización y adecuada administración de los recursos económicos
disponibles, mediante la aplicación de políticas, sistemas, métodos y normas en
materia financiera, presupuestaria, contable y de control en la Empresa
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión económica-
financiera de la Empresa.
Llevar, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo contable de todas las
operaciones financieras que efectúa la Empresa, de acuerdo a las políticas,
normas técnicas y Principios de Contabilidad generalmente aceptados y a lo
dispuesto en el Sistema Uniforme de Cuentas.
Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantías,
pólizas, etc. de propiedad de la Empresa.
Informar oportunamente sobre el vencimiento de los documentos que
mantiene en custodia
Funciones Eventuales:
Arqueos de Caja Chica
Asientos Contables Caja chica
Asientos Contables Bancos
Proporcionar a la Administración de la Empresa y demás áreas de la
Empresa, asesoramientos técnicos, información especializada y
recomendaciones, que sirvan de soporte para la toma de decisiones
económicas y financieras.
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Proporcionar a la Gerencia General y demás áreas de la Empresa los datos
contables necesarios para estudios, análisis y cualquier otra acción que
facilite el control de las operaciones y la eficaz toma de decisiones.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos contables – financieros de la
empresa.
Velar por el buen desarrollo administrativo y financiero de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Jefe de Ventas
2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en marketing o carreras afines,
tener conocimiento de ingles
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo
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III. OBJETIVO
Efectuar las actividades de promoción y publicidad, las cuales nos permitan
generar las ventas y la obtención de nuevos clientes
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Formular el Programa Anual de Ventas del Departamento, de acuerdo a las
políticas de comercialización establecidas
Proponer a la Gerencia estrategias de comercialización que permitan
incrementar las ventas a instituciones públicas y privadas.
Atender y procurar el incremento de la cartera de clientes a fin de establecer
relaciones comerciales que permitan incrementar las ventas.
Supervisar las actividades del personal asignado a su departamento.
Funciones Eventuales:
Mantener actualizados los contratos y/o cartas convenios de la cartera de
clientes
Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de crédito.
Rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales a la
Gerencia, de las operaciones realizadas en el Departamento
Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente
del área
V. RESPONSABILIDADES
Planificación del Mercado
Publicidad y Relaciones Públicas
Confidencialidad
Desarrollar estrategias de ventas, objetivos y planes
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PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Vendedor
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Ventas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario o que tenga estudios en
marketing
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Incrementar las ventas del establecimiento y posicionar a la empresa
114
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Visitar a nuevos clientes
Contactar a clientes
Proporcionar opiniones de los clientes para mejorar el sistema de tracking
vehicular
Preparar presentaciones para clientes
Preparar los contratos con los clientes
Funciones Eventuales
Cumplir con las disposiciones que le encomiende el jefe inmediato
Colaborar en el desarrollo del presupuesto anual de la empresa.
V. RESPONSABILIDADES
Mantener discreción sobre todos los aspectos empresa-clientes.
Mantener su ética como vendedor.
Velar por el buen desarrollo de la empresa.
Cumplir con el horario de trabajo establecido.
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato.
115
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Jefe de Recursos Humanos
2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente Administrativo-Financiero
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en recursos humanos
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimos en esta actividad.
III. OBJETIVO
Desarrollar en la empresa la vocación de servicio y una cultura participativa de
trabajo en equipo enfocada a satisfacer las expectativas de clientes internos y
externos a través del desarrollo de la mente organizacional.
116
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Establecer el perfil y diseño de puestos
Controlar se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos
por la ley y la empresa en materia de contratación de personal.
Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales
Controlar el cumplimiento del rol vacacional
Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal
Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal
Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores
Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores
Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los
colaboradores y a sus familiares
Preparar los contratos de personal
Preparar la ruta del mensajero
Encargado de Caja Chica 1
Funciones Eventuales
Asesorar y participar en la formulación de la política de personal
Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por
completo.
Reclutar y seleccionar al personal con la ayuda del gerente general
Elaborar el presupuesto de gastos de personal
Mantenimiento de servicios médicos
Supervisar las medidas para la Prevención de accidentes
V. RESPONSABILIDADES
Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar
por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo,
empleado u obrero
Planificar o programar con su equipo, la capacitación del personal a través de
cursos, seminarios u otros, que lleven a cabo empresas o instituciones
profesionales, dedicadas a estas acciones.
117
Prepara el cuadro de requerimiento de necesidades de personal, de igual
manera efectúa las comunicaciones referente a las acciones de rotación,
contratación, transferencias, promociones, ascensos y despidos de los
colaboradores
Prever los accidentes de trabajo, cuidar la salud y seguridad de los
colaboradores
Representar a la empresa ante las Autoridades de Trabajo.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Mensajero
2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de recursos Humanos
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: 18 años en adelante
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachillerato en cualquier especialidad.
5. Experiencia Laboral: 1 año mínimo en esta actividad, que conozca la ciudad
III. OBJETIVO
Apoyar en la entrega y recolección de documentos con clientes y proveedores
118
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Realizar depósitos en los diferentes bancos.
Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.
Retirar cobros en la locación del cliente
Atender cualquier solicitud del área administrativa u operativa
Retiro de materiales en la locación del proveedor.
Funciones Eventuales
Ayudar en la limpieza de la oficina
Colaborar con la realización de eventos en la empresa
Obedecer las órdenes de su jefe inmediato
V. RESPONSABILIDADES
Confidencialidad con los documentos que reciba o entregue
Cumplir con el horario de trabajo
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Servicios
2. Nivel: Séptimo Nivel
3. Nombre Alterno: Conserje
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de recursos Humanos
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
119
II. PERFIL DEL CARGO:
1. Edad: 30 años a 45 años
2. Sexo: Mujer o Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Conocimiento en limpieza de oficinas
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Mantener la limpieza de la oficina y colaborar en las actividades administrativas
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes
Labores de mensajería local.
Limpieza de oficinas.
Funciones Eventuales:
Colaborar en los eventos de la empresa.
Colaborar con mensajería
V. RESPONSABILIDADES
Limpieza de la Oficina
Atender a empleados y visitantes
120
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Operaciones:
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Jefe de Operaciones
2. Nivel: Quito Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 25 años a 40 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en administración de empresa o
carreras a fines con conocimientos en logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
121
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con
el objetivo de detectar las necesidades del cliente.
Encargado de realizar la planificación de materiales y tiempo de entrega de
los vehículos a los distintos lugares
Asignación del personal para cada recepción y despacho de vehículos
Supervisa a sus subordinados
Encargado de Caja Chica 2
Funciones Eventuales
Responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico
Encargado de la licitación para proveedores nuevos de transporte.
Acudir a reuniones para clientes nuevos
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los proveedores de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
122
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Asistente Operativo
2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 24 años a 30 años
2. Sexo: Mujer
3. Estado Civil: Soltera
4. Estudios Profesionales: Título o carrera profesional sobre logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo en esta actividad, y conocimientos en
Excel
III. OBJETIVO
Ayudar en el servicio técnico a los clientes, y controlar la adecuada facturación.
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Control del transporte
Efectuar la solicitud de facturación a contabilidad
Control de proveedores
Ayuda al jefe de operaciones a coordinar la entrega y recepción de vehículos
Elaboración de reportes diarios de los servicios prestados
Enviar archivo al auxiliar de archivo
123
Funciones Eventuales:
Realizar tareas de los auxiliares de operaciones
Auxiliar en cualquier tarea designada por su jefe inmediato
Atender a los clientes
V. RESPONSABILIDADES
Mantener un alto grado de confidencialidad
Adecuado manejo de la documentación
Satisfacer las necesidades de los clientes y proveedores
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Bodeguero
2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 24 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga conocimiento sobre el manejo
de bodega
Licencia profesional
5. Experiencia Laboral: 1 años mínimo en esta actividad y disponibilidad de
horario
124
III. OBJETIVO
Mantener la administración y custodia de los vehículos con eficiencia y eficacia
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Administrar el patio de vehículos
Distribuir las diferentes unidades requeridas por el cliente
Llevar control de existencias y pedidos.
Colaborar con la documentación interna
Realizar la recepción de los vehículos.
Funciones Eventuales
Ordenar los vehículos en el patio
Ayudar a movilizar las niñeras y plataformas
Realizar las tareas que le sea asignada por el jefe inmediato
V. RESPONSABILIDADES
Solo el bodeguero está permitido conducir los vehículos
No permitir el ingreso de cualquier persona al patio sin previa autorización
Mantener limpio el patio
Controlar las seguridades del patio
125
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Auxiliar Operativo (Quito)
2. Nivel: Séptimo nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 20 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga licencia de conducir
5. Experiencia Laboral: Experiencia laboral en logística y disponibilidad de
horario
III. OBJETIVO
Atención al cliente personalizado y satisfaciendo sus necesidades
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Recepción nocturna de las unidades
Verificación física de las unidades interna y externamente comprobando
accesorios y novedades visibles.
Informe de ubicaciones en el patio de las unidades.
Verificación e inspección física a primera hora de la mañana tracking
Obtención de Improntas
Revisión de unidades para despachos
Funciones Eventuales
Subir los vehículos para que arreglen los autos donde el cliente
126
Solicitar el arreglo de las unidades antes del despacho
Busca de autos en el patio cuando no se encuentran en el plano virtual
Elaboración de las guías de Remisión de Pluslogistics
V. RESPONSABILIDADES
Reportar todas las novedades en el tracking vehicular
Atención al cliente personalizada
Obedecer órdenes de sus superiores
Cumplir con los horarios de despachos y recepción de vehículos
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Asistente Operativo (Esmeraldas)
2. Nivel: Sexto nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 24 años a 30 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Soltera
4. Estudios Profesionales: Título o carrera profesional sobre logística, y con
licencia de conducir.
127
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimos en esta actividad, y conocimientos en
Excel.
III. OBJETIVO
Ayudar en el servicio técnico a los clientes, y controlar la adecuada facturación.
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Control del transporte
Coordinación de los equipos de trabajo
Ayuda al jefe de operaciones a coordinar la entrega y recepción de vehículos
Elaboración de reportes diarios de los servicios prestados
Confirmación de los vehículos despachados desde el puerto de acuerdo al
pedido del cliente
Funciones Eventuales:
Realizar tareas de los auxiliares de operaciones
Auxiliar en cualquier tarea designada por su jefe inmediato
Atender a los clientes en Esmeraldas
V. RESPONSABILIDADES
Mantener un alto grado de confidencialidad
Adecuado manejo de la documentación
Satisfacer las necesidades de los clientes y proveedores
128
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
6. Denominación del Cargo: Auxiliar Operativo (Esmeraldas)
7. Nivel: Séptimo nivel
8. Nombre Alterno: S/N
9. Dependencia Jerárquica: Jefe de Operaciones
10. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 2
II. PERFIL DEL CARGO
6. Edad: 20 años a 35 años
7. Sexo: Hombre
8. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
9. Estudios Profesionales: Bachiller y que tenga licencia de conducir
10. Experiencia Laboral: Experiencia laboral en logística y disponibilidad de
horario
III. OBJETIVO
Atención al cliente personalizado y satisfaciendo sus necesidades
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Recepción de los vehículos al arribo del buque
Responsables de la ubicación de las unidades (indicación sitios de parqueo).
Inspección de cada una de las unidades.
Clasificación de las unidades de acuerdo al requerimiento del cliente.
Requerimiento al APE las llaves para preparar despacho.
Inspección de las unidades en el despacho.
129
Ingreso de las inspecciones en el sistema por intermedio del Pocket.
Coordinación para el cargue de las niñeras.
Obtención de las órdenes de salida de las unidades.
Toma de fotografías de las novedades graves que se presenten en el arribo
como en el despacho.
Funciones Eventuales
Poner los llaveros que se reciben del cliente a cada unidad.
Obtención de documentos requeridos por el cliente como son Tarjas, DUE,
etc.
Obtención de autorizaciones ante la CAE.
V. RESPONSABILIDADES
Reportar todas las novedades en el tracking vehicular.
Atención al cliente personalizada.
Obedecer órdenes de sus superiores.
Cumplir con los horarios de despachos y recepción de vehículos.
130
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Sistemas:
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Jefe de Sistemas
2. Nivel: Quinto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Gerente
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 24 años a 40 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Título universitario en administración de empresa o
carreras a fines con conocimientos en logística
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
131
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Chequeo diario de que el sistema este en perfectas condiciones.
Cumplimiento de los requerimientos del cliente.
Creación y desarrollos de Reportes.
Ingreso en la base de datos de los vehículos pendientes de arribo.
Información de los vehículos de acuerdo a la programación del cliente.
Obtención de reportes de acuerdo al requerimiento del cliente.
Mantenimiento de los equipos (Pocket)
Obtención de flujo gramas.
Coordinación con los Dealers para resolver cualquier tipo de inconvenientes.
Funciones Eventuales
Responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico.
Acudir a reuniones para clientes nuevos.
Desarrollar mejoras del sistema.
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los proveedores de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
132
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE FUNCIONES POR
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
1. Denominación del Cargo: Auxiliar de Sistemas
2. Nivel: Sexto Nivel
3. Nombre Alterno: S/N
4. Dependencia Jerárquica: Jefe de Sistemas
5. Número de Cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1
II. PERFIL DEL CARGO
1. Edad: 20 años a 35 años
2. Sexo: Hombre
3. Estado Civil: Casado/a o Soltero/a
4. Estudios Profesionales: Bachiller en informática o carrera universitaria en
informática
5. Experiencia Laboral: 2 años mínimo, y conocimientos en Excel
III. OBJETIVO
Brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los servicios,
planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora.
133
IV. FUNCIONES DEL CARGO:
Funciones Diarias:
Supervisa a los auxiliares operativos tanto de Quito como esmeraldas
Da mantenimiento a equipos de la oficina
Mantenimiento a equipos de operaciones
Genera los reportes
Funciones Eventuales
Acudir a reuniones con nuevos clientes
Hacer labores de auxiliar operativo cuando lo requiera
Cumplir órdenes de sus jefes inmediatos
V. RESPONSABILIDADES
Satisfacer cualquier necesidad que exija el cliente
Atender a los clientes de transporte
Confidencialidad con los procesos que se realiza
En el Anexo III se pondrá el reglamento interno que el personal de PLUSLOGISTICS
deberá acatar.
134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
PROCESOS PARA LA ATENCIÓN AL CLIENTE
CREACIÓN DE NUEVOS CLIENTES EN EL SISTEMA
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Creación Nuevos Clientes en el Sistema
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Jefe de Ventas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Ventas Informa al jefe de Operaciones la creación en
el sistema de un nuevo cliente, sus
requerimientos y precios acordados
2 Jede de
Operaciones
Recepta la información, la aprueba y envía los
requerimientos y precios acordados al
asistente de operaciones e informa al jefe de
sistemas de la creación en el sistema
3 Asistente de
Operaciones
Recepta la información y crea un archivo de
Excel con los precios y datos necesarios para
la facturación
4 Jefe de Sistemas Crea al cliente en el sistema
5 Jefe de Ventas Informa al cliente
135
FLUJOGRAMA:
CREACION NUEVOS CLIENTES EN EL SISTEMA
JEFE DE
SISTEMAS
ASISTENTE DE
OPERACIONES
JEFE DE
OPERACIONESJEFE DE VENTAS
INICIO
Informa crear un
nuevo cliente en el
sistema, sus
requerimientos, y
precios acordados
DATOS NUEVO
CLIENTE
Recepta información,
aprueba y envía los
datos al jefe de
sistemas y las
especificaciones a su
asistente
ESPESIFICACIONES
CLIENTE
ESPESIFICACIONES
APROBADAS
DATOS NUEVO
CLIENTE
Recibe las
especificaciones y
crea un archivo de
Excel con los datos
necesarios para la
facturación
Crea al cliente en el
sistema e informa al
jefe de ventas
ARCHIVO EXCEL
ESPECIFICACIONE
S
A
DATOS NUEVO
CLIENTE
Avisa al cliente y
archiva sus datos
DATOS NUEVO
CLIENTE
A
FIN DEL
PROCESO
COPIA DATOS
CLIENTE
A
136
CREACIÓN DE CLAVE ELECTRÓNICA CLIENTES
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Creación de Claves de Acceso Clientes
2. Responsable del Proceso: Jefe de Sistemas
3. Control: Jefe de Operaciones
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Sistemas Recibe la solicitud para la creación de la clave
de acceso del sistema del cliente y envía al el
formato vía mail para los datos de acceso al
sistema
2 Cliente Llena el formato y envía al Jefe de Sistemas
3 Jefe de Sistemas Recepta la información la archiva y procede
con la creación de la clave e informa al cliente
de la creación
Formato para la creación de Clave electrónica clientes
SOLICITUD DE CREACIÓN CLAVE ELECTRÓNICA
Nombre de
Acceso o Mail
CLAVE
(# de cedula cambiar cuando ingrese
al sistema)
137
Forma de Llenar
Nombre de Acceso o Mail:
Deberá ingresar su nombre de acceso al sistema hasta 25 caracteres,
también puede utilizar su mail como nombre de acceso.
Clave:
Deberá poner su número de cedula como clave inicial ya que esta deberá ser
cambiada cuando ingrese por primera vez al sistema.
Esta información deberá ser enviada vía mail, y será guarda por futuros
reclamos
FLUJOGRAMA:
CREACION DE CLAVES DE ACCESO
CLIENTES
CLIENTEJEFE DE
SISTEMAS
INICIO
Recibe la solicitud
para la creación de la
clave envía el formato
vía mail para los datos
de acceso al sistema
Solicitud de Clave
Electrónica
Llena formato y envía
los datos
Solicitud Llena para
Clave Electrónica
Recepta información,
crea la clave e informa
al cliente
A
Fin del Proceso
Solicitud Llena para
Clave Electrónica
138
CAPACITACIÓN DEL CLIENTE EN EL MANEJO DEL SISTEMA
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Capacitación para el manejo del sistema
Clientes
2. Responsable del Proceso: Jefe de Sistemas
3. Control: Jefe de Operaciones
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de
Operaciones
Recibe la solicitud del cliente e informa al jefe
de sistemas
2 Jefe de Sistemas Se dirige donde el cliente y le enseña sobre el
manejo del sistema como son el ingreso al
sistema y como generar los distintos reportes
que necesite
FLUJOGRAMA:
139
SOLICITUD DE SERVICIOS
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN AL CLIENTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Solicitud de Servicios
2. Responsable del Proceso: Jefe de Sistemas
3. Control: Jefe de Operaciones
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Cliente Solicita la prestación de servicios vía mail o
teléfono
CAPACITACION CLIENTE SOBRE EL
MANEJO DEL SISTEMA
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
OPERACIONES
INICIO
Recibe la solicitud del
cliente sobre la
capacitación de
informa al jefe de
sistemas
Solicitud de
Capacitacion
Recibe la solicitud, se
dirige donde el cliente
y le enseña sobre:
Como ingresar al
sistema y como
generar los reportes
Solicitud de
Capacitacion
A
Fin del Proceso
140
2 Jefe de
Operaciones
Solicita al cliente una base de datos con la
información de todos los vehículos que se van
a prestar servicio
3 Cliente Envía al cliente la base de datos que debe
contener numero de chasis, modelo y color
4 Jefe de
Operaciones
Recibe la información y procede con la
solicitud
FLUJOGRAMA:
141
SOLICITUD DE SERVICIOS
JEFE DE
OPERACIONESCLIENTE
INICIO
Solicita la prestación
de servicio
Solicitud
Prestación de
Servicio
Recibe la solicitud y
pide al cliente una
base de datos con la
información de los
vehículos que se van
a prestar servicio
Solicitud de base
de datos
Solicitud
Prestación de
Servicio
A
Envía la base de
datos con numero de
vehículos, numero de
chasis, modelo y color
Base de Datos
Solicitud de base
de datos
Recibe la base
datos y procede
con la solicitud
Base de Datos
Datos
secuen
ciales
Fin del Proceso
142
PROCESOS DE LOGÍSTICA
TRACKING VEHICULAR
CONCEPTO:
Es el sistema desarrollado por PLUSLOGISTICS que permite llevar un control de
las mercaderías desde su origen hasta su destino final, dando un reporte por parte
de los inspectores de cualquier tipo de novedad como pueden ser daños o averías,
en tiempo real de los puntos de inspección asignados previamente, cuyos reportes
se los puede ver accediendo vía web desde cualquier parte del mundo.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRACKING VEHICULAR
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
TRACKING VEHICULAR
VI. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6. Nombre del Procedimiento: Tracking Vehicular
7. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
8. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Operaciones Recibe la base de datos y procede con la
solicitud del cliente para realizar el tracking
vehicular e informa al jefe de sistemas.
2 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que
el cliente desea que se realice el tracking, con
todas las especificaciones requeridas por el
cliente y entrega los pockets al jefe de
operaciones
3 Jefe de Operaciones Coordina y envía a uno de los auxiliares
operativos con el pocket y materiales de
143
trabajo a realizar el tracking.
4 Auxiliar Operativo Identifica vehículos a realizar el tracking.
5 Auxiliar Operativo Ingresa con el pocket al sistema y escanea el
chasis del vehículo con el pocket
5 Auxiliar Operativo Indica el punto de inspección y se genera la
planilla para el tracking
6 Auxiliar Operativo Con el pocket va señalando en que partes del
vehículo se encontraron las novedades,
primero empieza con la parte externa y luego
la interna del vehículo
7 Auxiliar Operativo Con lápiz dermatografico se señala las
novedades que resalten mas en el vehículo
como son rayones, choques, desconches, etc.
8 Auxiliar Operativo Una vez registrada las novedades del vehículo
se selecciona finalizar la inspección y el
sistema graba por lo que no permite realizar
correcciones y devuelve los materiales y el
9 Asistente de
Sistemas
Concluido el tracking genera el reporte de
número de unidades realizadas el tracking y
revisa la información en la página web para
que pueda ser vista por el cliente dependiendo
de sus exigencias.
144
FLUJOGRAMA:
TRACKING VEHICULAR
AUXILIAR DE
SISTEMAS
AUXILIAR
OPERATIVO
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
OPERACIONES
INICIO
Recibe la base de
datos del cliente y
envía al jefe de
sistemas para
proceder con la
solicitud
Base de Datos
Crea en la base
informática cada
vehículo que el cliente
desea que se realice
el tracking, con todas
las especificaciones
requeridas por el
cliente
Identifica vehículos a
realizar el tracking.
Ingresa con el pocket
al sistema y escanea
el chasis del vehículo
con el pocket
Indica el punto de
inspección y se
genera la planilla para
el tracking
Concluido el
tracking de todos
los vehículos
genera el reporte
y sube a la web
Base de Datos
A
Coordina y envía
a uno de los
auxiliares
operativos con el
pocket y
materiales de
trabajo a realizar
el tracking.
Con el pocket va
señalando en que
partes del vehículo se
encontraron las
novedades, primero
empieza con la parte
externa y luego la
interna del vehículo
Con lápiz
dermatografico se
señala las novedades
que resalten mas en el
vehículo como son
rayones, choques,
desconches, etc.
Una vez registrada las
novedades del vehículo
se selecciona finalizar
la inspección y el
sistema graba por lo
que no permite realizar
correcciones; y los
materiales y pocket son
devueltos .
POKET
POKET
MATERIALES DE
TRABAJO
POKET
MATERIALES
DE TRABAJO
Recibe los
materiales y los
guarda
Recibe el pocket y
lo carga y guarda
POKETMATERIALES
DE TRABAJO
Almacena
miento
interno
Almacena
miento
interno
FIN DEL
PROCESO
REPORTE
TRACKING
VEHICULAR
A
145
PUNTOS DE INSPECCIÓN PARA EL TRACKING VEHICULAR
Desde que salen de la planta de ensamblaje hasta su llegada al distribuidor, los
nuevos vehículos son manipulados por muchas personas. Ellos pueden causar
daños como arañazos o abolladuras y acumulación de suciedad durante el viaje. Por
lo tanto, es necesario inspeccionar todos los vehículos apenas lleguen al centro de
distribución y anotar todos los problemas que se detecten, los puntos de inspección
que controla PLUSLOGISTICS son los siguientes:
o Arribo puerto.- Cuando los vehículos bajan del buque
o Salida puerto.- Cuando los vehículos son subidos a las niñeras o
plataformas
o Arribo puerto.- Cuando llega a su destino donde el cliente
o Salida patio.- Cuando sale para su distribución en Quito
o Entrega Diler.- Cuando llega a su punto de venta
GRÁFICO 15: GRAFICO DE PUNTOS DE INSPECCIÓN TRACKING VEHICULAR
Puntos de InspecciónTRACKING
146
FORMATOS Y MATERIALES DE TRABAJO TRACKING VEHICULAR
A continuación se detalla los materiales que son necesarios para realizar este
proceso:
Guantes Industriales
Son guantes anti corte con filamento de acero impregnado los
mismos que protegerán a los auxiliares operativos de que tengan
algún corte en sus manos
Mascarilla
Este material servirá para proteger del polvo de los autos al personal
Lápiz dermatografico
Sirve para rayar sobre los vehículos e identificar los choques,
desconches o rayones que se encuentran el auto.
Tienen la forma de un celular pero su sistema operativo
es como la de una computadora pequeña, que ejecutan
alguna versión del sistema operativo Windows. Pueden
tener la capacidad de ejecutar un sistema operativo
alternativo como NetBSD o Linux. Estas
minicomputadoras tienen muchas de las capacidades
de las computadoras de escritorio modernas. PLUSLOGISTICS tiene 4
pockets en Quito y 3 en Esmeraldas
147
Plantilla del Tracking generada por el sistema de Pluslogistics
En esta planilla se ingresa las novedades encontradas en el auto inspeccionado
NORMAS DEL PERSONAL PARA REALIZAR LA INSPECCIÓN VEHICULAR Y
DEL USO DE MATERIALES DE TRABAJO
Vestimenta limpia, con guantes, uñas cortas, etc.
Evitar llevar objetos metálicos: relojes, anillos, pulseras, hebillas descubiertas,
etc.
Llegar a tiempo a la inspección del vehículo
No dejar el pocket prendido, y terminado el día de trabajo cargarlo
No inclinarse ni sentarse en los vehículos.
No dejar encendido el motor a menos que sea necesario.
No transporte a otras personas.
No comer, beber, o fumar en los vehículos.
No encender la radio/CD.
No colocar ningún objeto en los vehículos.
Normalmente las puertas no deben ser abiertas, solo la del conductor para
inspeccionar el interior.
Ser imparcial y no expresar opiniones con respecto a la conformidad o no
conformidad del vehículo especialmente la calidad.
148
No informar las condiciones del vehículo como: “muy buena”, “excelente”,
“buena a mi opinión”, “daño muy serio”.
Confidencialidad de las novedades encontradas en el vehículo
No utilizar los vehículos como transporte privado.
Ejemplo de cómo Realiza el Tracking
Con el pocket
Se ingresa al sistema, luego se escanea el código del chasis y se señala el punto de
inspección para que se genere la planilla
En la Inspección:
149
El inspector empieza poniéndose al frente del vehículo para señalar las novedades
más sobresalientes en el pocket
Revisa todas las partes Externas del Vehículo
Y Finalmente procede Con las partes internas del vehículo y finaliza la inspección en
el pocket.
Aéreas del Vehículo a Inspeccionar
• Cuerpo del Vehículo (puertas, lados, techo)
• Ventanas y cristales
• Ruedas
• Espejos
• Parachoques
150
Daños A Detectar
• Golpes
• Rayas
• Manchas
• Faltantes
• Vidrios y parabrisas
• Otros
CONDICIONES BÁSICAS PARA REALIZAR LA INSPECCIÓN
El lugar de inspección debe cumplir con las condiciones mínimas para realizar la
inspección:
Buena iluminación (principalmente puertos de carga y descarga)
La Inspección nunca bajo lluvia (las gotas de lluvia disturban la identificación
de los daños)
Tener los materiales listos y adecuados (pocket, lápices, etc.)
Hay suficiente espacio para trabajar
Limpia el área de trabajo
151
PROCESOS PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE VEHÍCULOS
EN ESMERALDAS
RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA RECEPCIÓN Y
DESPACHO DE VEHÍCULOS
(ESMERALDAS)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Recepción de Vehículos
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Operaciones Recibe el pedido del cliente con la lista
de vehículos para realizar la recepción
en Esmeraldas e envía la base de datos
al jefe de sistemas.
2 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada
vehículo que el cliente desea que se
realice el tracking de recepción, con
todas las especificaciones requeridas
por el cliente
3 Jefe de Operaciones Una vez creado en el sistema los
vehículos, se informa al asistente
operativo de Esmeraldas la hora de
llegada del buque y los vehículos que se
realizara el tracking.
4 Asistente
Operativo(Esmeraldas)
Programa la recepción de los vehículos
y coordina el lugar donde se van a
parquear, ordena al auxiliar operativo
152
tramitar el permiso de salida y entrega
los materiales y el pocket
5 Auxiliar Operativo
(Esmeraldas)
Solicita a la aduna el permiso de salida
de los vehículos y comienza con la
recepción de los vehículos
6 Auxiliar Operativo
(Esmeraldas)
Procede con el tracking vehicular,
concluido entrega los materiales y
pocket al asistente operativo
7 Asistente Operativo
(Esmeraldas)
Recibe los materiales y el pocket y los
guarda
8 Asistente de Sistemas Concluido el tracking genera el reporte
de número de unidades realizadas el
tracking de recepción Esmeraldas y
revisa la información en la página web
para que pueda ser vista por el cliente
dependiendo de las exigencias del
cliente
FLUJOGRAMA:
153
RECEPCION DE VEHICULOS (ESMERALDAS)
ASISTENTE
SISTEMAS
AUXILIAR OPERATIVO
(ESMERALDAS)
ASISTENTE
OPERATIVO
(ESMERALDAS)
JEFE DE SISTEMASJEFE DE
OPERACIONES
Recibe el pedido del
cliente, informa al jefe
de sistemas y envía la
base de datos.
INICIO
Crea en la base
informática cada
vehículo que el cliente
desea que se realice
el tracking de
recepción, y concluido
informa al feje de
operaciones
BASE DE DATOSBASE DE DATOS
CLIENTE
AInforma al asistente la
hora de llegada del
buque y los vehículos
a realizar el tracking
de recepción
INFORME
Programa la recepción
de los vehículos y
coordina el lugar donde
se van a parquear,
ordena al auxiliar
operativo tramitar el
permiso de salida para
los vehículos, entrega
los materiales de trabajo
y el pocket
INFORME
ORDEN PARA LA
SALIDA DE
VEHICULOSPROGRAMACION
PARA LA
RECEPCION
A
Solicita a la aduna el
permiso de salida de
los vehículos y
comienza con la
recepción de los
vehículos
PERMISO SALIDA
VEHICULOS
PROGRAMACION
PARA LA
RECEPCION
A
MATERIALES DE
TRABAJO
MATERIALES DE
TRABAJO
PROGRAMACIÒN
PARA LA
RECEPCIÒN
MATERIALES DE
TRABAJO
Recibe los
materiales y el
pocket y los
guarda
ALMACENAMIENTO
DE POCKET Y
MATERIALES
A
Concluido el
tracking genera
el reporte de
número de
unidades
realizadas el
tracking de
recepción
Esmeraldas y
revisa la
información en
la página web
para que pueda
ser vista por el
cliente
dependiendo de
las exigencias
del cliente
REPORTE
RECEPCIÒN
ESMERALDAS
A
FIN DEL
PROCESO
MATERIALES DE
TRABAJO
Procede con el
Tracking Vehicular,
concluido devuelve los
materiales y el pocket
154
DESPACHO (TRANSPORTE) DE VEHÍCULOS ESMERALDAS
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
VEHÍCULOS (ESMERALDAS)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Despacho de Vehículos
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Operaciones Recibe el pedido del cliente con la lista de vehículos a realizar el
transporte de Esmeraldas – Otras ciudades e informa al jefe de
sistemas.
2 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que el cliente desea
que se realice el transporte, con todas las especificaciones
requeridas por el cliente
3 Jefe de Operaciones Llama a proveedores, coordina y envía niñeras a Esmeraldas
4 Jefe de Operaciones Programa el despacho e informa la hora de llegada de las
niñeras al asistente operativo
5 Asistente Operativo(Esmeraldas) Coordina el despacho con el auxiliar operativo
6 Asistente Operativo(Esmeraldas) Informa y da la programación al auxiliar operativo de cómo se
van a despachar los vehículos en las niñeras
7 Auxiliar Operativo (Esmeraldas) Comienza con el despacho de las niñeras, realiza la respectiva
guía de remisión, y envía a Quito y en el sistema señala que
proveedor realiza el viaje
8 Auxiliar Operativo (Esmeraldas) Informa la salida de cada niñera al jefe de operaciones y entrega
la guía de remisión y al auxiliar operativo el pocket
9 Jefe de Operaciones Informa al cliente la hora de llegada y distribuye las guías de
remisión
10 Auxiliar de Sistemas Genera en el sistema el reporte por proveedor de transporte
155
FLUJOGRAMA:
DESPACHO (TRANSPORTE) ESMERALDAS
ASISTENTE SISTEMAS
AUXILIAR
OPERATIVO
(ESMERALDAS)
ASISTENTE
OPERATIVO
(ESMERALDAS)
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
OPERACIONES
INICIO
Recibe el pedido del
cliente con la lista de
vehículos a realizar el
transporte de
Esmeraldas – Otras
ciudades e informa al
jefe de sistemas.
PEDIDO
VEHICULOS
PARA
DESPACHO
Crea en la base
informática cada
vehículo que el
cliente desea que
se realice el
transporte y
entrega el pocket
PEDIDO
VEICULOS PARA
DESPACHO
A
Llama a proveedores
de transporte,
coordina niñeras,
programa el
despacho e informa
la hora de llegada de
las niñeras al
asistente operativo
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
HORA LLEGADA
NIÑERAS
Coordina el
despacho, informa al
auxiliar operativo de
la programación de
carga y entrega el
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
HORA LLEGADA
NIÑERAS
A
Comienza con el
despacho de
acuerdo a la
programación,
realiza la guía de
remisión y con el
pocket señala que
proveedor realiza el
viaje e informa la
salida de cada niñera
al jefe de
operaciones
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
INFORME DE
LLEGADA DE
NIÑERAS
Genera en el sistema el
reporte por proveedor de
transporte.
ALMACENAMIENTO
INTERNO DEL
REPORTE
RECEPCIÒN
ESMERALDAS
A
Recibe el pocket y
lo guarda
A
Recibe la guía de
remisión la archiva
y distribuye e
informa al cliente
la hora de llegada
niñeras
Chofer
GUIA DE
REMISION
(blanca)
GUIA DE
REMISION
(amarrilla)
GUIA DE
REMISION
(verde)
GUIA DE
REMISION
(celeste)
Cliente
FIN DEL
PROCESO
INFORME DE
LLEGADA DE
NIÑERAS
GUIA DE
REMISION
(blanca)
GUIA DE
REMISION
(verde)
GUIA DE
REMISION
(celeste)
A
156
EN QUITO
RECEPCIÓN VEHÍCULOS CLIENTE (TDE)
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
VEHÍCULOS (QUITO)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Recepción de Vehículos TDE
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que
el cliente desea que se realice el tracking de
llegada de los vehículos Esmeraldas - Quito, y
entrega el pocket al jefe de operaciones.
2 Jefe Operativo Coordina el grupo de trabajo para la recepción
ya sea nocturna o en la mañana y envía a los
auxiliares operativos con los materiales y el
pocket.
3 Auxiliar Operativo
1(Quito)
Recibe los vehículos que se dirijan al patio del
cliente y los parquea de acuerdo a las
exigencias del cliente
4 Auxiliar Operativo 1
(Quito)
Con el pocket ubica en el campo virtual donde
estarán ubicados los vehículos.
5 Auxiliar Operativo 2
(Quito)
Procede con el tracking vehicular solamente en
la mañana de la unidades que llegaron
6 Asistente de Sistemas Concluido el tracking genera el reporte de
número de unidades realizadas el tracking de
recepción Quito y revisa la información en la
página web para que pueda ser vista por el
cliente dependiendo de las exigencias
FLUJOGRAMA
157
RECEPCIÓN VEHÍCULOS CLIENTE (TDE)
ASISTENTE DE
SISTEMAS
AUXILIAR
OPERATIVO 2
AUXILIAR
OPERATIVO 1
JEFE DE
OPERACIONESJEFE SISTEMAS
INICIO
Crea en la base
informática cada
vehículo que el
cliente desea que
se realice el
tracking de llegada
de los vehículos
Esmeraldas – Quito
y entrega el pocket
al jefe de
operaciones.
Coordina el grupo
de trabajo para la
recepción ya sea
nocturna o en la
mañana y envía a
los auxiliares
operativos con los
materiales y el
MATERIALES
DE TRABAJO
Recibe los
vehículos, los
parquea de acuerdo
a las exigencias del
cliente, con el pocket
ubica en el campo
virtual donde estarán
ubicados los
vehículos y entrega
el pocket.
Procede con el
tracking vehicular
solamente en la
mañana,
concluido entrega
materiales y el
MATERIALES
DE TRABAJO
Concluido el
tracking genera el
reporte de número
de unidades
realizadas el
tracking de
recepción Quito y
revisa la
información en la
página web para
que pueda ser
vista por el cliente
dependiendo de
las exigencias del
cliente
REPORTE NÙMERO
DE UNIDADES DE
RECEPCION
TRAKING
A
FIN DEL
PROCESO
ALMACENADO
Recibe el pocket y
los guarda
Recibe los
materiales y los
guarda
MATERIALES
ALMACENADOS
MATERIALES
158
RECEPCIÓN VEHÍCULOS PATIO DE PLUSLOGISTICS S.A.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
VEHÍCULOS (QUITO)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Recepción de Vehículos
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que el
cliente desea que se realice el tracking de llegada
de los vehículos Esmeraldas - Quito, y entrega el
pocket al jefe de operaciones
2 Jefe de Operaciones Coordina el grupo de trabajo para la recepción ya
sea nocturna o en la mañana y avisa al bodeguero
para la recepción y envía a uno de los auxiliares a
realizar el tracking.
3 Bodeguero Recibe los vehículos que se dirijan al patio del
cliente y los parquea por modelo
4 Bodeguero Con el pocket ubica en el campo virtual donde
estarán ubicados los vehículos.
5 Bodeguero Saca las llaves de los autos y en el llavero escribe
su ubicación; los cuelga en el tablero de acuerdo a
la ubicación
6 Auxiliar Operativo (Quito) Procede con el tracking vehicular solamente en la
mañana de la unidades que llegaron, concluido
entrega los materiales al jefe de operación y al jefe
de sistemas el pocket
7 Asistente de Sistemas Concluido el tracking genera el reporte y revisa la
información en la página web para que pueda ser
vista por el cliente dependiendo de las exigencias
del cliente
159
FLUJOGRAMA:
RECEPCION VEHÍCULOS PATIO PLUSLOGISTICS
ASISTENTE DE
SISTEMAS
AUXILIAR
OPERATIVO 2BODEGUERO
JEFE DE
OPERACIONESJEFE SISTEMAS
MATERIALES
ALMACENADOS
Procede con el
tracking vehicular
solamente en la
mañana,
concluido entrega
materiales y el
Recibe los
vehículos, los
parquea por modelo,
con el pocket ubica
en el campo virtual
donde estarán
ubicados, en el
llavero escribe su
ubicación y cuelga
en el tablero de
acuerdo a su
ubicación, y entrega
el pocket.
A
ALMACENADO
REPORTE NÙMERO
DE UNIDADES DE
RECEPCION
TRAKING
FIN DEL
PROCESO
Coordina el grupo
de trabajo para la
recepción ya sea
nocturna o en la
mañana y avisa al
bodeguero para la
recepción y envía
a uno de los
auxiliares a
realizar el
tracking.
Recibe los
materiales y los
guarda
Concluido el
tracking genera el
reporte de número
de unidades
realizadas el
tracking de
recepción Patio y
revisa la
información en la
página web para
que pueda ser
vista por el cliente
dependiendo de
las exigencias del
cliente
Recibe el pocket y
los guarda
MATERIALES
DE TRABAJO
Crea en la base
informática cada
vehículo que el
cliente desea que
se realice el
tracking de llegada
de los vehículos
Esmeraldas – Patio
y entrega el pocket
al jefe de
operaciones.
INICIO
MATERIALES
DE TRABAJO
160
DESPACHO VEHÍCULOS CLIENTE (TDE)
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
VEHÍCULOS (QUITO)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Despacho de Vehículos TDE
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Operaciones Recibe pedido del cliente para transportar y
despachar vehículos.
2 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que el
cliente desea que se realice el tracking de
despacho Quito a donde se dirija, con todas las
especificaciones requeridas por el cliente
3 Jefe de Operaciones Llama a proveedores, coordina y envía
plataformas o niñeras e informa al asistente de
operaciones los vehículos a despachar, entrega
materiales y pocket
4 Asistente de
Operaciones
Programa el despacho e informa la hora de
llegada de las niñeras o plataformas a los
auxiliares operativos y les entrega los materiales
y el pocket
5 Auxiliar Operativo (Quito) Recibe la programación y se dirige a realizar el
despacho
6 Auxiliar Operativo (Quito) Realiza el tracking vehicular de despacho
7 Auxiliar Operativo (Quito) Comienza con el despacho de las niñeras o
plataformas y realiza la respectiva guía de
remisión y la distribuye
8 Auxiliar Operativo (Quito) Informa la salida de cada niñera al cliente
FLUJOGRAMA:
161
DESPACHO (TRANSPORTE) QUITO CLIENTE
ASISTENTE SISTEMASAUXILIAR OPERATIVO
(ESMERALDAS)
ASISTENTE
OPERATIVO
(ESMERALDAS)
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
OPERACIONES
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
A
Crea en la base
informática cada
vehículo que el
cliente desea que
se realice el
transporte, con
todas las
especificaciones
requeridas por el
cliente
VEHÌCULOS A
DESPACHAR
Recibe el pedido del
cliente para despachar
y transportar.
A
Llama a proveedores
de transporte,
coordina niñeras o
plataformas, entrega
el pocket e informa al
asistente operativo
PEDIDO
VEICULOS PARA
DESPACHO
FIN DEL
PROCESO
INICIO
Recibe la
programación, se
dirige hacer el
despacho, con el
pocket realiza el
tracking de despacho
y la guía de remisión
e informa al cliente
REPORTE
RECEPCIÒN
ESMERALDAS
PEDIDO
VEHICULOS
PARA
DESPACHO
Recibe el pocket y
lo guarda
A
A
Programa el
despacho e informa
la hora de llegada de
las niñeras o
plataformas a los
auxiliares operativos
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
Genera en el sistema el
reporte por proveedor de
transporte.
INFORME DE
LLEGADA DE
NIÑERAS O
PLATAFORMAS
MATERILAES
DE TRABAJO
INFORME DE
LLEGADA
NIÑERAS O
PLATAFORMAS
VEHICULOS A
DESPACHAR
MATERILAES
DE TRABAJO
ClienteChofer
MATERILAES DE
TRABAJO
ALMACENAMIEN
TO DE POCKET
Y MATERIALES
INFORME DE
SALIDA CLIENTE
GUIA DE
REMISION
(blanca)
GUIA DE
REMISION
(amarrilla)
GUIA DE
REMISION
(verde)
GUIA DE
REMISION
(celeste)
162
DESPACHO VEHÍCULOS PATIO PLUSLOGISTICS S.A.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
VEHÍCULOS (QUITO)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Despacho de Vehículos Patio Plus
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente y Departamento de Sistemas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Operaciones Recibe pedido del cliente para despachar
vehículos.
2 Jefe de Operaciones Llama a proveedores, coordina y envía
plataformas o niñeras e informa al jefe de
sistemas y al bodeguero
3 Jefe de Sistemas Crea en la base informática cada vehículo que el
cliente desea que se realice el tracking de
despacho Quito a donde se dirija, con todas las
especificaciones requeridas por el cliente
4 Bodeguero Programa el despacho, e informa la hora de
llegada de las niñeras o plataformas a los
auxiliares operativos y entrega los materiales y el
pocket.
5 Auxiliar Operativo (Quito) Recibe la programación y se dirige a realizar el
despacho
6 Auxiliar Operativo (Quito) Realiza el tracking vehicular de despacho
7 Auxiliar Operativo (Quito) Comienza con el despacho de las niñeras o
plataformas y realiza la respectiva guía de
remisión y la distribuye
8 Auxiliar Operativo (Quito) Informa la salida de cada niñera al cliente
FLUJOGRAMA:
163
DESPACHO VEHÍCULOS PATIO PLUSLOGISTICS S.A.
ASISTENTE SISTEMASAUXILIAR OPERATIVO
(ESMERALDAS)BODEGUERO
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
OPERACIONES
A
INICIOGenera en el sistema el
reporte por proveedor de
transporte.
VEHÌCULOS A
DESPACHAR
Programa el
despacho e informa
la hora de llegada de
las niñeras o
plataformas a los
auxiliares operativos
y entrega el pocket y
materiales
FIN DEL
PROCESO
PEDIDO
VEHICULOS
PARA
DESPACHO
Chofer
A
A
Recibe el pedido del
cliente para despachar
y transportar.
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
Llama a proveedores
de transporte,
coordina niñeras o
plataformas, entrega
el pocket e informa al
asistente operativo
Cliente
PEDIDO
VEICULOS PARA
DESPACHO
ALMACENAMIEN
TO DE POCKET
Y MATERIALES
PROGRAMACIÒN
DE NIÑERAS
MATERILAES DE
TRABAJO
Recibe la
programación, se
dirige hacer el
despacho, con el
pocket realiza el
tracking de despacho
y la guía de remision REPORTE
DESPACHO
PATIO
Recibe el pocket y
lo guarda
A
INFORME DE
LLEGADA
NIÑERAS O
PLATAFORMAS
Crea en la base
informática cada
vehículo que el
cliente desea que
se realice el
transporte, con
todas las
especificaciones
requeridas por el
cliente y entrega
el pocket
VEHICULOS A
DESPACHAR
MATERILAES
DE TRABAJO
INFORME DE
LLEGADA DE
NIÑERAS O
PLATAFORMAS
MATERILAES
DE TRABAJO
INFORME AL
CLIENTE
GUIA DE
REMISION
(celeste)
GUIA DE
REMISION
(verde)
GUIA DE
REMISION
(amarrilla)
GUIA DE
REMISION
(blanca)
164
FORMATOS Y MATERIALES PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO
Los materiales son los mismos que se utilizan en el tracking vehicular adicional a esto
se utilizara:
Formato de Guía de Remisión
Forma de Llenar
Fecha: La fecha de inicio del transporte y la llegada del mismo.
Otros: Se señala otros porque es transporte de vehículos.
Punto de Partida: De donde parten los vehículos
Punto de Llegada: A donde se dirigen los vehículos
RUC/ C.I.: Cedula o RUC del chofer o transportista
Nombre o razón Social: Nombre del chofer o empresa dueña de la niñera
Placas: Las placas de la niñera o plataforma
Ítem: Vehículo
165
Cantidad: Siempre uno sea niñera o plataforma. En el caso de la niñera se
describe uno por uno cada vehículo
Detalle: El número de chasis
Novedades: Las novedades que presentan los vehículos
Pluslogistics: Firma del que realiza la guía de remisión.
Firma del chofer: Firma del que maneja la niñera
Recepción: Firma del que recibe los carros.
Distribución:
Original color blanco: Cliente
Copia color amarillo: Auxiliar Operativo (Archivo)
Copia color verde: Chofer
Celeste: Archivo (SRI)
Formato de Programación de Cargas en Niñeras o Plataformas
166
La misma se elabora de acuerdo a las exigencias del cliente
RUTA: "Quito - Esmeraldas"
FECHA DEL TRANSPORTE: 8 de Septiembre de 2011
NIÑERA
#TOTAL
CHERY
PASS.
CHERY
CARGOQQ6 QQ3 TIGGO
GRAND
TIGERADMIRAL
1 1 4 1 6
2 1 4 1 6
3 1 4 1 6
4 1 4 1 6
5 1 4 1 6
6 1 4 1 6
7 1 4 1 6
8 1 4 1 6
9 1 4 1 6
10 1 4 1 6
11 1 3 1 1 6
12 1 3 1 1 6
13 1 3 1 1 6
14 1 3 1 1 6
15 1 3 1 1 6
16 1 2 1 1 1 6
17 1 2 1 1 1 6
18 1 2 1 1 1 6
19 1 2 1 1 1 6
20 1 2 1 1 1 6
21 1 2 1 1 5
22 1 2 1 1 5
23 1 2 1 1 5
24 1 2 1 1 5
26 1 2 1 1 5
TOTAL 5 5 15 75 10 20 15 145
Ing. Santiago Sánchez Villegas, MBA.
Jefe de Operaciones
PLUSLOGISTICS S.A.
Atentamente,
PROGRAMACION DE TRANSPORTE DE VEHICULOS PARA CINASCAR
DISTRIBUCIÓN DE CARGA
VEHÌCULOS CINASCAR / Destino final: Quito
Choferes / Placas MODELO
167
Forma de Llenar
Ruta: Ingresar el destino inicial y el final del viaje.
Fecha: Ingresar la fecha de la programación de la carga.
Destino Final: Como su nombre lo indica a donde va a llegar los vehículos.
Niñeras/Plataformas: Se indica cuantas niñeras o plataformas están para el
despacho de los vehículos.
Choferes/Placas: Se indica nombre del chofer y placa del vehículo.
Modelo: Se ingresa todos los modelos que se van a despachar y por niñera
cuantos carros de este modelo van a ir.
Total: Se ingresar el total por niñera que debe tener como máximo 6 carros y al
final debe sumar el total de carros que se va a despachar.
Atentamente: La firma, los nombres y el cargo de la persona que realizo la
programación
Esta programación puede variar por las exigencias del cliente como pueden ser
que deseen que el modelo de un carro sean los primeros en despachar o los
últimos en despachar.
168
NORMAS CARGA Y DESCARGA DE VEHÍCULOS EN NIÑERAS Y PLATAFORMAS.
Las operaciones de carga y descarga deben
llevarse a cabo en un almacén o deposito
pavimentado
Los remolques deben estacionarse en
aéreas autorizadas
La velocidad de carga y descarga debe ser
inferior a 8km. /h para evitar daños en la
parte inferíos de la carrocería
No desinfle nunca los neumáticos para
reducir la altura de los vehículos al
colocarlos en los remolques
Asegure bien los amarres de los vehículos y
apártelos para que no obstruya el paso
169
Los vehículos deben estar centrados en el
conducto de amarre
Las ruedas delanteras deben estar rectas
No debe apretar las cadenas y cables
metálicos más de lo necesario para que
queden tensos
ALMACENAJE EN PATIO PLUSLOGISTICS
El almacenamiento puede provocar un deterioro progresivo de la calidad del vehículo
(por ejemplo, la descarga de la batería, daños en la pintura, etc.). Por tanto, es
importante tomar medidas para evitar daños en los vehículos almacenados. Por
favor, siga las instrucciones de este manual para evitar que los nuevos vehículos se
deterioren y protegerlos de posibles daños, como arañazos, etc.
El área de almacenamiento debe estar
pavimentada, limpia y bien drenada
170
Evite el almacenamiento de los vehículos en una
zona arbolada para protegerlos de los insectos,
los excrementos de las aves, la savia, etc.
No almacene vehículos al lado de luces para
protegerlos de los insectos durante la noche
No almacene los vehículos cerca de zonas
en las que es frecuente la lluvia de residuos
industriales procedentes de los conductos de
escape de las fábricas.
Asegúrese de dejar suficiente espacio entre los
vehículos para subir a los mismos y
desplazarse entre ellos con comodidad y sin
peligro de golpear el vehículo de al lado.
Distancia recomendada de puerta a puerta:
Para el almacenamiento: 0,75 m
Pliegue los espejos retrovisores laterales para
dejar el mayor espacio posible entre vehículos,
evitar posibles daños en los mismos y en otras
partes de la carrocería.
171
Asegúrese de dejar suficiente distancia entre
parachoques para facilitar el paso entre vehículos
0.40 m
Tener precaución al parquear los vehículos para
no golpearlos con algo o entre sí.
Tomar en cuenta al parquear los vehículos en los
patios de la bodega que se los debe ubicar
alineadamente dentro del espacio señalado.
Esto facilitará el retiro del vehículo sin ningún
riesgo.
Tome las siguientes precauciones para proteger los
vehículos de arañazos, suciedad, etc.
No apoye el codo en el capó, la puerta del
maletero, ni el techo.
No apoye la espalda ni la cadera contra el vehículo.
No apoye el pie en el parachoques.
172
PROCESO PARA LA FACTURACIÓN
Para la facturación se procederá de acuerdo a las exigencias o acuerdos que
Pluslogistics tenga con el cliente es decir que dependerá de los días de crédito, si la
facturación es diaria, semanal, quincenal o mensual.
Ejemplo de la factura:
173
Forma de Llenar
Cliente: Nombre del comprador.
Fecha: Fecha en la que se realiza la transacción.
RUC.: Trece dígitos que tienen las personas jurídicas para identificarse,
y 10 dígitos que tiene la cedula de identidad.
Dirección: De la persona que está comprando.
Código: Va el código de acuerdo a lo que se está facturando
Lista de Códigos para la Facturación
TRV Tracking Vehicular
RDE Recepción y Despacho Esmeraldas
RDNE Recepción y Despacho Nocturno Esmeraldas
RTDE Recepción Patio Cliente
RNTDE Recepción Nocturno Patio Cliente
RDPP Recepción Patio Pluslogistics
TVN Despacho Vehículos a nivel Nacional
DÑV Daños Vehículos
Detalle: Se introduce la información de la siguiente forma
Ejemplo: Tracking Vehicular 132 unds;
Recepción y Despacho Esmeraldas 8 niñeras; 46 unds.
Valor Total: El valor a facturar.
Observaciones: El valor total en letras y la fecha de cuando a cuando se está
facturando
Aprobado por: Firma de responsabilidad de la factura emitida.
Elaborado por: Firma del que realizo la factura
Cliente: Firma de Recibí Conforme.
174
Distribución:
Original color blanco: Cliente
Copia color amarillo: Contabilidad
Copia color rosado: Gerente Administrativo Financiero
Copia color celeste: Jefe de Operaciones
Formato de Solicitud para la facturación
SOLICITUD DE FACTURACIÓN
Solicitado por: __________
Periodo a Facturar: ____________
Cliente a Facturar: ________
Cant. Descripción
Del Servicio
Valor
Unitario
Valor
Total
2
niñera
s
Recepción y
Despacho de
10 unds.
430.00
860.00
_____________ ____________
Elaborado Por Aprobado Por
175
Forma de Llenar:
Solicitado por: Nombre de la persona que elabora la solicitud
Periodo a facturar: De cuando a cuando es la facturación, si esta es diaria,
semanal, quincenal o mensual.
Cantidad: Numero de Vehículos o numero de niñeras o plataformas
Descripción del Servicio: El tipo de servicio que se va a facturar y el número de
vehículos
Valor Unitario: El valor a cordado con el cliente
Valor total: La multiplicación de la cantidad con el valor total
PROCESO PARA LA FACTURACIÓN
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
FACTURACIÓN
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Facturación
2. Responsable del Proceso: Asistente de Operaciones
3. Control: Jefe de Operaciones y Gerente Administrativo Financiero
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Asistente de
Operaciones
Solicita al Auxiliar de sistemas el reporte de lo
que se va a facturar e indica el periodo sea
este diaria, semanal, quincenal o mensual
dependiendo del cliente a facturar
2 Asistente de
Sistemas
Genera y envía el reporte solicitado
3 Asistente de
Operaciones
Crea el formato para la facturación, coloca los
precios de acuerdo al cliente y envía al jefe de
operaciones para su aprobación
176
4 Jefe de
Operaciones
Aprueba la facturación y la envía a
contabilidad
5 Asistente Contable
2
Realiza la facturación de acuerdo al formato y
envía la factura al gerente administrativo-
financiero para su aprobación
6 Gerente
administrativo
financiero
Aprueba la factura y envía al jefe de
operaciones la factura celeste, al jefe de
recursos humanos la blanca con la amarrilla y
él se queda con la rosada.
7 Jefe de Recursos
Humanos
Programa la ruta del mensajero para que vaya
a dejar la factura
8 Mensajero Entrega la factura al cliente y la copia amarilla
firmada a contabilidad
FLUJOGRAMA:
177
PROCESO PARA LA FACTURACIÓN
MENSAJERO
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
GERENTE
ADMINISTRATIVO -
FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLE 2
JEFE DE
OPERCIONES
ASISTENTE DE
SISTEMAS
ASISTENTE DE
OPERACIONES
INICIO
Solicita reporte
para facturar
indicando el
periodo que
necesita
SOLICITUD DE
REPORTE
Genera y envía
el reporte
SOLICITUD DE
REPORTE
REPORTE
PARA
FACTURAR
Recibe y crea la
solicitud para
facturar
REPORTE
PARA
FACTURAR
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
Aprueba la
solicitud y envía
a contabilidad
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
APROBADA
Realiza la
facturación y
envía al
gerente
financiero
para su
aprobación
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
(AMARRILLA)
FACTURA
(ROSADA)
FACTURA
(CELESTE)
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
APROBADA
A
Aprueba la
factura y
distribuye sus
copias
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
(AMARRILLA)
FACTURA
(CELESTE)
FACTURA
(ROSADA)
A
A
Programa la
ruta del
mensajero
para ir a dejar
la factura
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
(AMARRILLA)
Entrega la
factura blanca
al cliente y la
amarrilla
firmada por el
cliente a
contabilidad
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
FIRMADA
POR EL
CLIENTE
(AMARRILLA)Recibe factura
y la archiva
Recibe factura
y la archiva
A
A
CLIENTE
FIN DEL
PROCESO
FACTURA
FIRMADA
POR EL
CLIENTE
(AMARRILLA)
FACTURA
(CELESTE)
178
PROCESO PARA LA FACTURACIÓN DE DAÑOS DE VEHÍCULOS
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
FACTURACIÓN
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Facturación Daños Vehículos
2. Responsable del Proceso: Asistente de Operaciones
3. Control: Jefe de Operaciones y Gerente Administrativo Financiero
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Asistente de
Operaciones
Recibe las facturas con los daños de vehículos
del cliente
2 Asistente de
Operaciones
Envía al asistente de sistemas para que revise
si estos daños fueron reportados en el tracking
3 Asistente de
Sistemas
Revisa en el tracking vehicular e identifica el
proveedor que ocasiono estos daños y
aprueba cada una de las facturas entregadas,
si no están registradas se devuelve la factura.
4 Asistente de
Operaciones
Informa a cada uno de los proveedores
involucrados en los daños vía mail los daños
que se van a facturar y el valor
5 Asistente de
Operaciones
Si no tiene reclamos por parte de los
proveedores realiza la solicitud de facturación
para cada proveedor que corresponda y
adjunta a cada solicitud la copia de la factura
del cliente. Si tiene reclamos que son validos
se devuelve la factura al cliente.
6 Jefe de
Operaciones
Aprueba la facturación y la envía a
contabilidad la solicitud, las facturas y las
copias
179
7 Asistente Contable
2
Realiza la facturación de acuerdo a la solicitud
de facturación y envía la factura al gerente
administrativo-financiero para su aprobación
8 Asistente Contable
1
Recibe las facturas, las ingresa al sistema y
envía al gerente administrativo financiero con
el comprobante de diario
9 Gerente
administrativo
financiero
Aprueba la factura y envía al jefe de
operaciones la factura celeste, al jefe de
recursos humanos la blanca con la amarrilla y
las copias de las facturas cliente y él se queda
con la rosada.
10 Gerente
Administrativo -
Financiero
Con la factura del cliente programa el flujo de
caja y regresa la factura a contabilidad
11 Asistente Contable
1
Recibe las facturas, y la guarda en las cuentas
pendientes de pago.
7 Jefe de Recursos
Humanos
Programa la ruta del mensajero para que vaya
a dejar la factura
8 Mensajero Entrega la factura al cliente y la copia amarilla
firmada a contabilidad
FLUJOGRAMA:
180
FACTURACION DAÑOS VEHICULOS
MENSAJERO
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
GERENTE
ADMINISTRATIVO -
FINANCIERO
AUXILIAR OPERATIVO 2AUXILIAR OPERATIVO 1JEFE DE OPERCIONESASISTENTE DE
SISTEMAS
ASISTENTE DE
OPERACIONES
INICIO
Recibe las
facturas con los
daños de los
vehículos por
parte del cliente y
envia al asistente
operativo para
revisar si estos
daños fueron
reportados en el
traking
FACTURAS DE
DAÑOS
Revisa en el
tracking vehicular
de despacho e
identifica el
proveedor que
ocasiono estos
daños, y aprueba
si están
registrados estos
daños
Registrados
NO
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
SI
Informa a los
proveedores que
se les va a
facturar los daños,
si no tiene
reclamos realiza la
solicitud de
facturación y
adjunta una copia
de las facturas del
cliente
Reclamos
SI
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
COPIAS
FACTURAS
SOLICITUD
FACTURACION
Informe a
Proveedores
NO
Aprueba la
solicitud de
facturación y
envía a
contabilidad
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
COPIAS
FACTURAS
SOLICITUD
FACTURACION
Recibe las
facturas del cliente
las ingresa y envía
al gerente
administrativo –
financiero con el
comprobante de
diario
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
Realiza la
facturación y
envía al gerente
administrativo
financiero
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
(AMARRILLA)
FACTURA
(ROSADA)
FACTURA
(CELESTE)
COPIAS
FACTURAS
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
APROBADA
COMPROBANTE
DE DIARIO
A
FACTURA
(BLANCA)
TRANSPORTIS
TA
Entrega la
factura blanca
al cliente y la
amarrilla
firmada por el
cliente a
contabilidad
Programa la
ruta del
mensajero
para ir a dejar
la factura
A
FACTURA
(BLANCA)
Aprueba la
factura y
distribuye sus
copias. Con la
factura del
cliente programa
el flujo de caja y
regresa la
factura a
contabilidad
FACTURA
(AMARRILLA)
COPIAS
FACTURAS
COPIAS
FACTURAS
FACTURA
FIRMADA
POR EL
CLIENTE
(AMARRILLA)Recibe la factura y
la archiva
A
Recibe la factura
amarrilla firmada y
la archiva
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
COMPROBANT
E DE DIARIO
FACTURA
(BLANCA)
FACTURA
(AMARRILLA)
COPIAS
FACTURAS
FACTURA
(CELESTE)
FACTURA
(ROSADA)
Recibe y archiva
en cuentas por
pagar
FACTURA
(CELESTE)
A
FACTURA
(AMARRILLA
FIRMADA)
COMPROBANT
E DE DIARIO
FACTURAS
DAÑOS
APROBADAS
A
FIN DEL
PROCESO
181
EJEMPLO PARA GENERAR REPORTES EN EL SISTEMA
1. Ingreso al Sistema
Se ingresa a la página web www.pluslogistics.com.ec
2. Ingreso Clave:
Registro del usuario, contraseña e iniciar sesión
3. Menú Inicio:
Selecciono reportes y luego generar reportes
4. Selección del Reporte
182
Selecciono el Tipo de Reporte (Este menú cambia de acuerdo a las
exigencias del cliente)
Selecciono por punto de Inspección o chasis
Señalo la fecha de cuando a cuando quiero
Selecciono el punto de inspección que deseo
El Modelo si deseo uno especifico o todos
Selecciono solo con novedades o todos
Señalo consultar
5. Exportar
Selecciono exportar para genera un archivo a Excel
CONSULTA POR PUNTO DE INSPECCION
183
Tipos De Reportes Generados Para Facturación:
Se genera el reporte como indicamos anteriormente pero para los distintos
servicios se procede de la siguiente forma:
En el punto de inspección se señala el reporte que se necesita de la siguiente
forma:
a) Tracking Vehicular.- Se genera el reporte poniendo en el punto de
inspección “TODOS” y la fecha de donde a donde se desea facturar
b) Recepción y Despacho Esmeraldas.- Se selecciona en punto de
Inspección Arribo Puerto y Salida Puerto
c) Recepción y Despacho Nocturno Esmeraldas .- Se procede igual que el
anterior pero en el archivo de Excel se lo ordena por hora
d) Recepción Patio Cliente.- Se selecciona “Arribo Patio”
e) Recepción Nocturno Patio Cliente.- Igual que la anterior pero en el
archivo a Excel se lo ordena por hora
f) Recepción Patio Pluslogistics.- Se selecciona “Patio Plus”
g) Despacho Vehículos a nivel Nacional.- Se selecciona “Salida Patio”
h) Daños Vehículos.- Se debe revisar cada vehículo que el cliente esta
facturando
184
PROCESOS CON LOS PROVEEDORES DE TRANSPORTE
PROCESO PARA LA LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
Requisitos Proveedores para la Licitación de Transporte tanto de Niñeras como de
Plataformas
Llenar el formulario de requerimientos que se adjunta a continuación.
Este formulario en forma impresa y firmado por el representante legal.
Este formulario en medio magnético (Enviado vía mail)
Copia del RUC.
Copia de escrituras de constitución y reformas a los estatutos. (si hubiere)
Copia del nombramiento del representante legal actualizado.
Copia de cedula del representante legal.
Copia del certificado de afiliación a alguna cámara o colegio.
Copia del certificado de socios y accionistas emitido por la superintendencia de
compañías a la fecha .
Copia del certificado de cumplimiento de obligaciones financieras de la
superintendencia de compañías a la fecha.
Copia del certificado de cumplimiento de obligaciones patronales del IESS a la
fecha.
Copia del certificado de antecedentes del CONSEP a la fecha.
Cartas de referencias comerciales (3 proveedores) actualizadas - deben incluir
fecha de emisión.
Cartas de referencias de clientes (3 clientes) actualizadas - deben incluir fecha de
emisión.
Cartas de referencias bancarias actualizadas - deben incluir fecha de emisión.
Copia de la licencia de los choferes de sus vehículos.
Copia de la matricula y el SOAT de cada vehículo.
Crédito mínimo como proveedor de 30 días.
Adjuntar listado de tarifas con las siguientes rutas:
185
Para Plataformas:
PLATAFORMAS
RUTA COSTO
TDE-BELLAVISTA
TDE-CONDADO
TDE-CARRIÓN
TDE-JARDÍN
TDE-MATRIZ
TDE-MALDONADO
TDE-CUMBAYA
TDE-CHILLOS
TDE-FASTCAR
TDE-FIBRE NEW
TDE-MV REPARACIÓN PARABRISAS
TDE-AUDIOALARM
TDE-TODO TERRENO
TDE-ALMESA (HIACE)
TDE-ALMESA
PUERTO - TDE GYE
ALMESA - TDE QUITO
TDE 11 1/2-DAULE 9 1/2
TOYOCOSTA - KM 30 VIA DAULE
TOYOCOSTA - KM 30 VIA LA COSTA
QUITO-AMBATO
QUITO-COCA
QUITO-IBARRA
QUITO - GUAYAQUIL
QUITO-MACAS
QUITO-MANTA
QUITO-QUEVEDO
QUITO-RIOBAMBA
QUITO-STO.DOMINGO
GYE-MACHALA
GYE-MANTA
GYE-PORTOVIEJO
GYE-QUEVEDO
GYE-QUITO
GYE-LOJA
Para Niñeras:
NIÑERAS
RUTA COSTO
ESM-QUITO
ESM-QUITO-BUSETA-UND
GYE-CUENCA
GYE-MACHALA
GYE-MANTA
GYE-PORTOVIEJO
GYE-QUEVEDO
GYE-QUITO
GYE-LOJA
QUITO-AMBATO
QUITO-COCA
QUITO-CUE
QUITO-CUE-MANTA
QUITO-GYE
QUITO-IBARRA
QUITO-LOJA
QUITO-MACHALA
UIO-GYE-MACHALA
186
UIO-GYE-MACHALA-MANTA
UIO-GYE-MACHALA-CUE-RIO
UIO-GYE-MACHALA-CUE
QUITO-MANTA
UIO-GYE-MANTA
QUITO-PORTOVIEJO
QUITO-QUEVEDO
QUITO-RIOBAMBA
QUITO-STO.DOMINGO
LOCALES DENTRO DE QUITO
FORMULARIO DE REQUERIMIENTOS PARA
PROVEEDORES DE TRANSPORTE
NOMBRE DE LA EMPRESA:
Fecha:
A. Perfil Empresarial
1. Información General:
1-1 PERSONA JURÍDICA/NATURAL
1-1-1 RAZÓN SOCIAL
1-1-2 NOMBRE COMERCIAL
1-2 MATRIZ
1-2-1 DIRECCIÓN
1-2-2 TELÉFONOS
1-2-3 PAGINA WEB
1-3 CONTACTO
1-3-1 NOMBRE
1-3-2 CARGO
1-3-3 TELÉFONO / EXT.
1-3-4 CELULAR
1-3-5 EMAIL
1-4 REPRESENTANTE LEGAL
187
1-5 GERENTE GENERAL
1-6 ANTIGÜEDAD DE LA EMPRESA
2. Información Tributaria/ Contable
2-1 NUMERO DEL RUC
2-3 ES CONTRIBUYENTE ESPECIAL
2.4 DÍAS DE CRÉDITO QUE PUEDE OFRECER
B. CAPACIDAD OPERATIVA
3. Sucursales o Agencias
3-1 CIUDAD EN LA QUE SE ENCUENTRA LA MATRIZ
3-2 CIUDADES EN LAS QUE OPERA
3-3 No. DE ESTABLECIMIENTOS A NIVEL NACIONAL
3-3-1 SUCURSAL / AGENCIA 1
CIUDAD
DIRECCIÓN
TELÉFONOS
CONTACTO
3-3-2 SUCURSAL / AGENCIA 2
CIUDAD
DIRECCIÓN
TELÉFONOS
CONTACTO
Nota: Si es necesario , por favor adjuntar una hija con los datos de las demás sucursales o
agencias
4. Propiedad, Planta Y Equipo
188
4-1-1 VEHÍCULOS(DE CUANTAS NIÑERAS O PLATAFORMAS DISPONE)
4-1-2 OTROS
4-2-1
INDICAR SI CUMPLE CON LAS SIGUIENTES MEDIDAS DE SEGURIDAD SUS VEHÍCULOS.
MARQUE CON X
SI NO
SOAT al día
Señalización de seguridad
Seguridad física - electrónica
Perfecto estado de los Vehículos
Extintores
Equipo de protección personal
Equipo de primeros auxilios
Teléfonos de emergencia
Otros (detalle)
5. PERSONAL
8-1 NUMERO DE EMPLEADOS
8-1-1 DETALLE EL NUMERO DE EMPLEADOS CONTRATADOS EN SU EMPRESA
NUMERO TOTAL DE EMPLEADOS
8-1-2 DETALLE EL NUMERO DE CHOFERES CONTRATADOS EN SU EMPRESA
NUMERO TOTAL DE EMPLEADOS
189
______________________________
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL
C. RECOMENDACIONES
FAVOR TOMAR EN CUENTA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE LLENAR ESTE FORMULARIO Y
ENTREGAR LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS:
1 LA INFORMACIÓN DEBE SER LLENADA A MAQUINA, COMPUTADORA O LETRA IMPRENTA (LEGIBLE)
2 LA INFORMACIÓN SE RECEPTARA ÚNICAMENTE CUANDO LA DOCUMENTACIÓN ESTE COMPLETA Y LEGIBLE EN SU
TOTALIDAD
3 EL PLAZO MÁXIMO DE RECEPCIÓN DE ESTA INFORMACIÓN SERA DE 10 DÍAS A PARTIR DE LA LICITACIÓN.
4 EL CLIENTE, SE RESERVA EL DERECHO DE CONTRATAR O CONTINUAR UN NEXO COMERCIAL CON SU EMPRESA, UNA
VEZ CALIFICADA POR PLUSLOGISTICS.
PROCESO PARA LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE TRANSPORTE
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE
TRANSPORTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Contratación de transporte
2. Responsable del Proceso: Jefe de Operaciones
3. Control: Gerente Administrativo Financiero
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de
Operaciones
Llama a licitación de proveedores de
transporte
2 Asistente de
Operaciones
Recibe el formulario y los documentos adjunto
de los proveedores
190
3 Asistente de
Operaciones
Revisa que este todos los documentos y envía
al jefe de operaciones
4 Jefe de
Operaciones
Aprueba a los proveedores que cumplan con
los requisitos, que tengan la capacidad de
operación necesaria, y sea los mas
económicos o den mayor facilidad de crédito y
envía al gerente administrativo-financiero para
que realice el contrato
5 Gerente
Administrativo-
Financiero
Realiza el contrato y llama a los proveedores
para que estos lo firmen
6 Gerente
Administrativo-
Financiero
Firmado el contrato envía el formulario a
contabilidad y el resto manda a archivo
7 Asistente Contable
1
Ingresa la información del proveedor al
sistema contable y avisa al jefe de
operaciones los proveedores con los que se
puede trabajar
8 Jefe de
Operaciones
Informa a los proveedores, que se puede
trabajar con ellos.
FLUJOGRAMA:
191
CONTRATACIÓN PROVEEDORES DE TRANSPORTE
ASISTENTE
CONTABLE 1
GERENTE
ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO
ASISTENTE DE
OPERACIONES
JEFE DE
OPERACIONES
INICIO
Llama a licitación
de proveedores de
transporte
LICITACIÓN
Recibe la
documentación y
el formulario de
los proveedores.
Revisa y envía al
jefe de
operaciones
REQUISITOS
Aprueba a los
proveedores que
cumplan con los
requisitos y envía
al gerente
administrativo
para realizar el
contrato.
FORMULARIO
APROBADO
REQUISITOS
APROBADOS
Recibe la
documentación,
elabora los contratos y
llama a los
proveedores para
firmar
FORMULARIO
Firma de contratos
FORMULARIO
A
REQUISITOS
CONTRATOS
FIRMADOS
Ingresa la información
del proveedor al
sistema contable y
avisa al jefe de
operaciones los
proveedores con los
que se puede trabajar
Informa a los
proveedores, que
se puede trabajar
con ellos.
FIN DEL
PROCESO
A
LISTA DE
PROVEEDORES
FORMULARIO
LISTA DE
PROVEEDORES
A
192
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN FACTURA DE PROVEEDORES DE TRANSPORTE
Políticas para la Recepción de Facturas Proveedores de Transporte
o Solo se recibirán facturas de proveedores de transporte hasta el 23 de cada
mes
o La factura debe estar con la fecha en la que se entrega
o Adjunto a la factura debe estar el reporte del proveedor con los transportes
realizados
Proceso para la Recepción y Aprobación factura de Proveedores de Transporte
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE
FACTURAS PROVEEDORES DE
TRANSPORTE
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Recepción y Aprobación Factura Transporte
2. Responsable del Proceso: Asistente de Operaciones
3. Control: Jefe de Operaciones
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Asistente de
Operaciones
Recibe la factura del proveedor y revisa que
cumpla con los requisitos que norma la
empresa
2 Asistente de
Operaciones
Solicita al auxiliar de sistemas el reporte con
los viajes realizados por este proveedor
3 Asistente de
Sistemas
Envía el reporte de despachos de este
proveedor
4 Asistente de
Operaciones
Revisa que lo que esté en el detalle adjunto a
la factura sea lo mismo del reporte y envía al
jefe de operaciones
193
4 Jefe de
Operaciones
Aprueba la factura y la envía a contabilidad
5 Asistente Contable
1
Recibe e Ingresa la factura al sistema contable
y envía la factura al gerente administrativo-
financiero con el comprobante de diario
6 Gerente
administrativo
financiero
Programa en el flujo de caja el pago de este
proveedor y regresa la factura y el
comprobante a contabilidad
7 Asistente Contable
1
Recibe la factura y la guarda en las cuentas
pendientes por pagar
FLUJOGRAMA:
194
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN FACTURA DE TRANSPORTE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLE 1
JEFE DE
OPERACIONES
ASISTENTE DE
SISTEMAS
ASISTENTE DE
OPERACIONES
INICIO
Recibe factura
proveedor, revisa
que cumpla con
los requisitos,
solicita al
asistente de
sistemas el
reporte de
transporte de este
proveedor
SOLICITUD DE
REPORTE
Envía el reporte
solicitado
REPORTE DE
DESPACHOS
SOLICITUD DE
REPORTE
A
Compara con el
detalle adjunto a
la factura y el
reporte que este
correcto, sino
regresa la factura
y envía al jefe de
operaciones
FACTURA
REPORTE DE
DESPACHO
Aprueba la factura
y envía a
contabilidad
A
FACTURA
APROBADA
Recibe la factura,
ingresa al sistema
y envía al gerente
administrativo-
financiero
FACTURA
APROBADA
COMPROBANTE
DE DIARIO
Programa en el
flujo de caja el
pago de este
proveedor y
regresa la factura
y el comprobante
a contabilidad
FACTURA
APROBADA
COMPROBANTE
DE DIARIO
Recibe la factura y
el comprobante y
la guarda en
cuentas
pendientes por
pagar
FACTURA
APROBADA
COMPROBANTE
DE DIARIO
CUENTAS
POR
LIQUIDAR
FIN DEL
PROCESO
CORRECTO
SI
NO
195
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
INTRODUCCIÓN
La Administración financiera es el área de la Administración que cuida de los
recursos financieros de la empresa. La Administración Financiera se centra en
dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la
rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración Financiera busca
hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de
acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones más
básicas que desarrolla la Administración Financiera son: La Inversión, El
Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organización.
La administración financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y
administración de los activos en la toma de decisiones; en las cuales las
decisiones de inversión indican qué cantidad de activos son necesarios para la
empresa para mantenerse funcionando; así como, para qué son destinados
cada una de estas inversiones en dichos activos.
Las decisiones de financiamiento indican cómo está compuesto el pasivo en la
hoja de balance de una empresa; estas varían dependiendo que tan
endeudada este la empresa así como las políticas de endeudamiento que las
permiten, sean las convenientes esto se observa como una mezcla de
financiamiento, estas a su vez deben balancearse con la cantidad de utilidades
que la empresa retiene para financiamiento de capitales comunes
La administración de los activos indica la eficacia con la que son manejados
tanto las inversiones, como los financiamientos. Una vez que ya se han
establecido; por supuesto se da un mayor énfasis en aquellos activos
circulantes debido a la volatilidad del medio externo.
196
La administración financiera eficiente requiere una meta u objetivo para ser
comparativamente apropiado, esta es en suposición la maximización de la
riqueza de los accionistas; este objetivo está íntimamente ligado con el precio
de las acciones; ya que son el reflejo de la inversión, financiamiento y
administración de los activos; esto trae consigo las dificultades del
entendimiento del término; ya que se tiene que ver cuál será el mejor proyecto
de inversión que asegura un constante rendimiento en las acciones de los
socios, y que reduce las especulaciones.
Se deben de tomar en cuenta que es lo que se requiere maximizar, las
utilidades que dejan las acciones, o el precio unitario de cada acción
dependiendo de su demanda en el mercado accionario; por esto es importante
tomar como patrón de maximización el precio actual de cada acción, con lo
cual vemos que tan bien se está desarrollando la empresa dentro de la
administración financiera.
Otro punto importante a destacar es (como meta) maximizar la riqueza de los
accionistas; pero siempre y cuando la manera con la que se conducen sea
responsable y ética con el resto de la empresa; es decir que el objetivo debe
estar orientado también hacia el consumidor, con sus empleados, con los
salarios, los servicios prestados, etc.
OBJETIVOS DEL MANUAL FINANCIERO CONTABLE
La Industria se desarrolla en un ambiente económico y social dinámico, razón
por la cual requiere de un sistema de información financiero-contable que
responda adecuadamente a sus necesidades y que sea utilizado como una
herramienta efectiva en la toma oportuna de decisiones que conduzcan a tomar
acciones preventivas y/o correctivas.
Este Manual Financiero Contable se ha diseñado tomando en cuenta una
estructura de codificación contable que permita mantener un registro monetario
y cronológico de todas sus transacciones, considerando en forma integral los
aspectos contables , financieros y controles auxiliares. Además, normará y
197
estandarizará las funciones de registro y proceso contable de las
transacciones.
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son una representación financiera estructurada de la
posición financiera y las transacciones realizadas por una empresa. Los
estados financieros también presentan los resultados de la administración de
los recursos confiados a la gerencia. Para la presentación de estados
financieros se basara de acuerdo a las NORMAS INTERNACIONALES DE
CONTABILIDAD Y LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
El objetivo del sistema de información es proporcionar datos financieros,
presupuestarios y estadísticos que cubran las necesidades de la administración
y los requerimientos de información sobre el resultado particular de las
diferentes órdenes de trabajo.
El sistema de información financiera ha sido diseñado para que pueda ser
generado independientemente del sistema de registro que se utilice. Los
informes que se generan en el sistema computarizado son los siguientes:
RESPONSABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de la empresa es
responsable de la preparación y presentación de sus estados financieros.
COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes
componentes:
198
a) Balance
El propósito de este informe es presentar la situación financiera de la
empresa a una fecha determinada. Su frecuencia de emisión puede ser
mensual, anual o por períodos diferentes según la necesidad.
b) Estado de Resultados
El estado de resultados es el informe que presenta los resultados de las
operaciones de la empresa por un período de tiempo determinado. Dentro
de su contenido se presentan los ingresos y gastos totales. Este reporte se
puede emitir con las cifras del mes o las acumuladas del período a que
corresponde.
c) Flujo de Efectivo
En este formato se detallan los ingresos y salidas de efectivo proyectados a
diferentes plazos de tiempo, con la única intensión de contemplar las
necesidades de efectivo y la oportunidad de hacer inversiones temporales.
d) Un Estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:
Todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien
Los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las
transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúen como
tales;
e) Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más
significativas y otras notas explicativas.
Se incentiva a la empresa a presentar, independiente de los estados
financieros, una revisión financiera realizada por la gerencia que describa y
explique las NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD Y LAS
NORMAS INTERNACIONALES INFORMACIÓN FINANCIERA.
IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Las NIIF se aplicarán exclusivamente a los estados financieros, y no afectarán
al resto de la información presentada en el informe anual o en otro documento.
Por tanto, es importante que los usuarios sean capaces de distinguir la
información que se prepara utilizando las NIIF de cualquier otro tipo de
199
información que, aunque pudiera ser útil para sus fines, no está sujeta a los
requerimientos de aquéllas.
Cada uno de los componentes de los estados financieros quedará claramente
identificado. Además, la siguiente información se mostrará en lugar destacado,
y se repetirá cuantas veces sea necesario para una correcta comprensión de la
información presentada:
a) El nombre u otro tipo de identificación de la entidad que presenta la
información, así como cualquier cambio en esa información desde la
fecha del balance precedente;
b) Si los estados financieros pertenecen a la entidad individual o a un grupo
de entidades;
c) La fecha del balance o el periodo cubierto por los estados financieros,
según resulte apropiado al componente en cuestión de los estados
financieros;
d) La moneda de presentación, tal como se define en la NIC 21 Efectos de
las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera; y
e) El nivel de agregación y el redondeo utilizado al presentar las cifras de
los estados financieros.
Los requisitos exigidos en el párrafo anterior se cumplirán, normalmente,
mediante informaciones que se suministren en los encabezamientos de las
páginas, así como en las denominaciones abreviadas de las columnas de cada
página, dentro de los estados financieros. Es necesaria la utilización de
elementos de juicio para determinar la mejor manera de presentar esta
información. Por ejemplo, cuando los estados financieros se presentan
electrónicamente no siempre están separados en páginas; los anteriores
elementos se presentarán con la suficiente frecuencia como para asegurar una
comprensión apropiada de la información que se suministra.
A menudo, los estados financieros resultan más comprensibles presentando las
cifras en miles o millones de unidades monetarias de la moneda de
200
presentación. Esto será aceptable en la medida en que se informe sobre el
nivel de agregación o redondeo de las cifras, y siempre que no se pierda
información material, o de importancia relativa, al hacerlo.
POLÍTICAS CONTABLES
La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de
manera que los estados financieros cumplan con todos los requerimientos de
cada Norma Internacional de Contabilidad y NIIFs aplicable e interpretación del
Comité de Pronunciamientos del Instituto de Investigaciones Contables del
Ecuador.
Cuando no exista requerimiento específico, la gerencia debe desarrollar
políticas para asegurar que los estados financieros provean información que
es:
Relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios.
Confiables en que estos: Presentan fielmente los resultados y posición
financiera de la empresa.
Reflejan la sustancia económica de los eventos y transacciones y no
simplemente la forma legal.
Son neutrales, esto es libre de prejuicios.
Son prudentes
Están completos en todos los aspectos importantes.
Las políticas contables son los principios, bases, convenciones, reglas y
prácticas específicas adoptadas por una empresa en la preparación y
presentación de los estados financieros.
PERÍODO DE REPORTE
Los estados financieros se elaborarán con una periodicidad que será, como
mínimo, anual. Cuando cambie la fecha del balance de la entidad y elabore
estados financieros para un periodo contable superior o inferior a un año, la
entidad deberá informar del periodo concreto cubierto por los estados
financieros y, además, de:
201
a) La razón para utilizar un periodo inferior o superior; y
b) El hecho de que no sean totalmente comparables las cifras que se ofrecen
en la cuenta de resultados, en el estado de cambios en el patrimonio neto,
en el estado de flujos de efectivo y en las notas correspondientes.
Normalmente, los estados financieros se elaboran uniformemente, abarcando
periodos anuales. No obstante, determinadas entidades prefieren informar, por
razones prácticas, sobre intervalos diferentes de tiempo, por ejemplo utilizando
ejercicios económicos de 52 semanas.
PRINCIPIOS CONTABLES
Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por
terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas
o convenciones previamente conocidas y de aceptación general.
Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que
descansan las normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y
políticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de
todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios.
A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los
que son determinados por las características del medio ambiente en el cual se
desenvuelve la contabilidad.
1. Equidad.- La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación
constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los
datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses
particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados
financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los
distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el
postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.
202
2. Entidad Contable.- Los estados financieros se refieren a entidades
económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.
3. Empresa en Marcha.- Se presume que no existe un límite de tiempo en la
continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, las
cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de
realización. En los casos en que exista evidencias fundadas que prueben lo
contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la
situación financiera.
4. Bienes Económicos.- Los estados financieros se refieren a hechos,
recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en
términos monetarios.
5. Moneda.- La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite
reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.
6. Período de Tiempo.- Los estados financieros resumen la información
relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el
ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u
otros.
7. Devengado.- La determinación de los resultados de operación y la posición
financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones
del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el
objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente
relacionados con los respectivos ingresos que generan.
8. Realización.- Los resultados económicos sólo deben computarse cuando
sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda
perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas
comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operación.
203
9. Costo Histórico.- El registro de las operaciones se basa en costos
históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con
otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de
realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda,
no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la
expresión numeraria de los respectivos costos.
10. Objetividad.- Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser
contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
11. Criterio Prudencial.- La medición de recursos y obligaciones en la
contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos
de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo
relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de
estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado
en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente.
Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más
conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los
estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas
inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente
comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se
aplicó.
12. Significación o Importancia Relativa.- Al ponderar la correcta aplicación
de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido
práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con
los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan
problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados
financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea
demarcadora que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe
aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de
acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el
204
efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las
operaciones del ejercicio contable.
13. Uniformidad.- Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser
uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones
fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y
su efecto.
14. Contenido de Fondo Sobre la Forma.- La contabilidad pone énfasis en el
contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede
requerir un tratamiento diferente.
15. Dualidad Económica.- La estructura de la contabilidad descansa en esta
premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para
el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos,
las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.
16. Relación Fundamental de los Estados Financieros.- Los resultados del
proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de
situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos
necesariamente complementarios entre sí.
17. Objetivos Generales de la Información Financiera.- La información
financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes
de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están
familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la
naturaleza de la información presentada.
18. Exposición.- Los estados financieros deben contener toda la información y
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos
delante a que se refiere.
205
BALANCE GENERAL
Es el documento que presenta la posición financiera de la empresa a una fecha
determinada. El balance general cambia todos los días a medida que los
inventarios aumentan o disminuyen, cambios en activos fijos, préstamos
bancarios, etc.
La presentación del balance general cubre los requisitos contables para los
diferentes tipos de activos, pasivos y el capital contable.
La entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus
pasivos corrientes y no corrientes, como categorías separadas dentro del
balance, excepto cuando la presentación basada en el grado de liquidez
proporcione, una información relevante que sea más fiable. Cuando se aplique
tal excepción, todos los activos y pasivos se presentarán atendiendo, en
general, al grado de liquidez.
Independientemente del método de presentación adoptado, la entidad revelará
para cada rúbrica de activo o pasivo, que se espere recuperar o cancelar en los
doce meses posteriores a la fecha del balance o después de este intervalo de
tiempo- el importe esperado a cobrar o pagar, respectivamente, después de
transcurrir doce meses a partir de la fecha del balance.
Se permitirá que la entidad presente algunos de sus activos y pasivos
empleando la clasificación corriente - no corriente, y otros en orden a su
liquidez, siempre que esto proporcione información fiable y más relevante. La
necesidad de mezclar las bases de presentación podría aparecer cuando una
entidad realice actividades diferentes.
La información sobre las fechas esperadas de realización de los activos y
pasivos es útil para evaluar la liquidez y la solvencia de la entidad. La NIIF 7
Instrumentos financieros: Información a revelar obliga a revelar información
acerca de las fechas de vencimiento tanto de activos financieros como de los
pasivos financieros. Entre los activos financieros se encuentran las cuentas de
206
deudores comerciales y otras cuentas a cobrar, y entre los pasivos financieros
se encuentran las cuentas de acreedores comerciales y otras cuentas a pagar.
También será de utilidad la información acerca de las fechas de recuperación y
cancelación de los activos y pasivos no monetarios, tales como existencias y
provisiones, con independencia de que en el balance se efectúe la distinción
entre partidas corrientes y no corrientes. Este puede ser el caso, por ejemplo,
cuando la entidad informe sobre los saldos de existencias que espera realizar
en un plazo superior a doce meses desde la fecha del balance.
Activos corrientes
Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los
siguientes criterios:
a) Se espere realizar, o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del
ciclo normal de la explotación de la entidad;
b) Se mantenga fundamentalmente con fines de negociación;
c) Se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la
fecha del balance; o
d) Se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal como se define
en la NIC 7 Estado de flujos de efectivo), cuya utilización no esté
restringida, para ser intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al
menos dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance.
Todos los demás activos se clasificarán como no corrientes.
El término “no corriente” incluye activos materiales, intangibles y financieros
que son por naturaleza a largo plazo. No está prohibido el uso de descripciones
alternativas siempre que su significado quede claro.
Los activos corrientes incluyen activos que se mantienen fundamentalmente
para negociación (los activos financieros pertenecientes a esta categoría son
clasificados como activos financieros que se mantienen para negociar de
acuerdo con la NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración)
así como la parte corriente de los activos financieros no corrientes.
207
Pasivos corrientes
Un pasivo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los
siguientes criterios:
a) Se espere liquidar en el ciclo normal de la explotación de la entidad;
b) Se mantenga fundamentalmente para negociación;
c) Deba liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del
balance; o
d) La entidad no tenga el derecho incondicional para aplazar la cancelación del
pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del balance.
Todos los demás pasivos se clasificarán como no corrientes.
Algunos pasivos corrientes, tales como los acreedores comerciales, y otros
pasivos devengados, ya sea por costes de personal o por otros costes de
explotación, formarán parte del capital circulante utilizado en el ciclo normal de
explotación de la entidad. Estas partidas, relacionadas con la explotación, se
clasificarán como corrientes incluso si su vencimiento se va a producir más allá
de los doce meses posteriores a la fecha del balance. El mismo ciclo normal de
explotación se aplicará a la clasificación de los activos y pasivos de la entidad.
El balance general debe incluir las partidas que presenten los siguientes
montos:
a) Efectivo y equivalentes de efectivo;
b) Inversiones temporales;
c) Cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar debidamente
identificadas;
d) Inventarios;
e) Inversiones contabilizadas utilizando el método patrimonial;
f) Activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y
(a));
g) Propiedad, planta y equipo;
h) Activos intangibles;
i) Préstamos a corto plazo;
208
j) Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar;
k) Pasivos y activos de impuestos;
l) Provisiones;
m) Pasivos no corrientes que devengan intereses;
n) Interés minoritario; y
o) Capital emitido y reservas. Información a revelar en el balance.
El detalle provisto en sub. Clasificaciones, ya sea en el balance general o en
las notas, depende del requerimiento de las Normas Contables y el tamaño,
naturaleza y función de los montos involucrados. Las revelaciones variarán
para cada partida, por ejemplo:
a) Los activos tangibles son clasificados por clase de Propiedades, Planta y
Equipo de naturaleza y uso similar. Por ejemplo terrenos, edificios,
maquinaria, barcos, aeronaves, vehículos a motor, muebles y enseres, etc.;
b) Las cuentas por cobrar son analizadas entre los montos por cobrar
comerciales de clientes, otros miembros del grupo, cuentas por cobrar de
partes relacionadas, pagos por anticipado y otros valores;
c) Los inventarios serán sub. clasificados, en materiales y otros suministros de
producción, productos terminados, productos en proceso, materias primas.
d) Las provisiones son analizadas presentando por separado las provisiones
para costos de beneficios sociales de empleados y cualquier otra partida
clasificada en una forma apropiada para las operaciones de la empresa; y
e) El capital patrimonial y reservas son analizadas presentando por separado
las varias clases de capital pagado, primas de acción y reservas.
La empresa debe revelar lo siguiente, ya sea en el cuerpo del balance o en las
notas:
a) Para cada una de las clases de acciones o títulos que constituyan el capital:
b) El número de acciones autorizadas para su emisión;
209
c) El número de acciones emitidas y desembolsadas totalmente, así como las
emitidas pero aún no desembolsadas en su totalidad;
d) El valor nominal de las acciones, o el hecho de que no tengan valor
nominal;
e) Una conciliación entre el número de acciones en circulación al principio y al
final del ejercicio;
f) Los derechos, privilegios y restricciones correspondientes a cada clase de
acciones, incluyendo los que se refieran a las restricciones que afectan a la
percepción de dividendos y al reembolso del capital;
g) Las acciones de la entidad que estén en su poder o bien en el de sus
dependientes o asociadas; y
h) Las acciones cuya emisión está reservada como consecuencia de la
existencia de opciones o contratos para la venta de acciones, describiendo
las condiciones e importes correspondientes;
i) Una descripción de la naturaleza y destino de cada partida de reservas que
figure en el patrimonio neto.
La empresa para la presentación del balance general se basará en la siguiente
estructura:
210
Código Descripción
1 ACTIVO
11 ACTIVO CORRIENTE
111 DISPONIBLE
1111 FONDOS FIJOS
11111 FONDOS QUITO
11111.01 Caja Chica Quito
1112 BANCOS
11121 CUENTAS CORRIENTES
11121.01 Pichincha
112 EXIGIBLE
1121 CUENTAS POR COBRAR
11211 CLIENTES
11211.01 Clientes Nacionales
1122 IMPUESTOS
11221 RETENCIONES FUENTE RENTA
11221.01 Retención Renta de Clientes Ejercicio
11221.03 Ret. Renta Años Anteriores
1123 ACTIVOS PAGADOS POR ANTICIPADO
11231 SEGUROS
11231.01 Seguros Prepagados
12 ACTIVO NO CORRIENTE
121 ACTIVO FIJO
1211 DEPRECIABLE
12111 ACTIVO A DEPRECIAR
12111.01 Muebles y Enseres
12111.02 Equipos de Oficina
12111.03 Equipos de Computación y Software
12111.05 Vehículos
12112 DEPRECIACIONES ACUMULADAS
12112.01 Dep. Acum. Muebles y Enseres
12112.02 Dep. Acum. Equipos de Oficina
12112.03 Dep. Acum. Equipos de Computo y Software
12112.05 Dep. Acum. Vehículos
TOTAL ACTIVOS
2 PASIVO
21 PASIVO CORRIENTE
211 CORTO PLAZO
2111 CUENTAS POR PAGAR
21111 PROVEEDORES
21111.01 Proveedores Locales
21112 EMPLEADOS
21112.02 Decimo Tercer Sueldo
21112.03 Decimo Cuarto Sueldo
21112.05 Liquidaciones Empleados
21113 IMPUESTOS FISCALES
21113.06 Impuestos por Pagar
21114 OBLIGACIONES IESS
21114.01 Aportes IESS
21114.02 Prestamos Quirografarios
21114.03 Prestamos Hipotecarios
21115 CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS
21115.01 Atiencia Johanna
21115.02 Costales Ana María
21115.03 Villegas Rosa
21116 OTRAS CUENTAS POR PAGAR
21116.03 Otras cuentas por pagar
22 PASIVO NO CORRIENTE
221 PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
221.01 Jubilación Patronal
221.02 Otros beneficios no corrientes Empleados
TOTAL PASIVOS
3 PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL
311 CAPITAL SUSCRITO
311.01 Capital Pagado
312 RESERVAS
312.01 Reserva Legal
313 RESULTADOS
313.01 Resultado del Ejercicio 2010
39 PERDIDA DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
Estado de Situación Financiera
PLUSLOGISTICS S.A.
Del 01 de enero al 31 de Diciembre del 2012
211
ESTADO DE RESULTADOS
El estado de resultados es una fotografía que informa acerca de las
operaciones a lo largo de un periodo de tiempo.
La preparación del estado de resultados implica el reconocimiento apropiado
de los ingresos y de los gastos. Es el formato del estado de resultados se
destaca desde el principio el computo de las utilidades por acción.
En la cuenta de resultados se incluirán, como mínimo, rúbricas específicas con
los importes que correspondan a las siguientes partidas para el ejercicio:
a) Ingresos ordinarios
b) Gastos financieros.
c) Participación en el resultado del ejercicio de las asociadas y negocios
conjuntos que se contabilicen según el método de la participación;
d) Impuesto sobre las ganancias;
e) Un único importe que comprenda el total de (i) el resultado después de
impuestos procedente de las actividades interrumpidas y (ir) el resultado
después de impuestos que se haya reconocido por la medida a valor
razonable menos los costes de venta o por causa de la enajenación o
disposición por otra vía de los activos o grupos enajenables de elementos
que constituyan la actividad interrumpida; y
f) Resultado del ejercicio.
Las siguientes partidas se revelarán en la cuenta de resultados, como
distribuciones del resultado del ejercicio:
a. Resultado del ejercicio atribuido a los intereses minoritarios; y
b. Resultado del ejercicio atribuido a los tenedores de instrumentos de
patrimonio neto de la dominante.
212
La empresa para su presentación del estado de resultados se basará en la
estructura de gastos por su función:
Codigo Descripciön
4 INGRESOS
41 INGRESOS OPERACIONALES
411 VENTAS LOCALES
411.01 Transporte
411.02 Operación Logística
411.03 Administracion Patios
411.04 Otros Ingresos de Operación
42 INGRESOS NO OPERACIONALES
421 INGRESOS VARIOS
421.02 Otros Ingresos no Operacionales
5 EGRESOS
51 COSTOS
511 COSTOS OPERATIVOS
511.01 Transporte Veh¡culos
511.02 Recepción y Despacho Veh¡culos
511.03 Daños de Vehículos
511.04 Arriendo Y Mantenimiento Patios
511.05 Otros Costos de Operación
511.06 Gastos de Viaje
511.07 Transporte de Carga
52 GASTOS
521 GASTOS DE PERSONAL
521.01 Sueldos Unificados
521.02 Horas Extras
521.03 Bonificaciones
521.05 Vacaciones
521.06 Décimo Tercer Sueldo
521.07 Décimo Cuarto Sueldo
521.08 Fondo de Reserva
521.09 Aporte Patronal
521.11 Otros Gastos de Personal
521.12 Indeminización Despido Intempestivo
521.13 Indemnizacion Desahucio
522 GASTOS ADMINISTRATIVOS
522.01 Arriendos
522.02 Combustible
522.03 Cuotas y Contribuciones
522.04 Depreciacion Activos
522.05 Gastos de Gestion (Agasajos clientes, empleados)
522.06 Honorarios Profesionales
522.07 Impuestos Fiscales
522.08 Internet y celulares
522.09 IVA Factor Proporcional gasto
522.10 Mantenimiento y Reparaciones
522.11 Movilizacion, Transporte empleados
522.12 Polizas de Seguros
522.13 Servicios Públicos, Agua, Luz
522.14 Suministros y Materiales
522.15 Gastos de Vehiculos
522.16 Capacitación
522.99 Otros Gastos Generales
523 GASTOS FINANCIEROS
523.01 Comision y Otros Gastos Bancarios
Utilidad/Pérdida del ejercicio
Balance de Resultados
PLUSLOGISTICS S.A.
Desde : Hasta:
213
Estado De Cambios En El Patrimonio Neto
La entidad presentará un estado de cambios en el patrimonio neto que
mostrará:
a) El resultado del ejercicio.
b) Cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio que, según lo
requerido por otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido
directamente en el patrimonio neto, así como el total de esas partidas.
c) El total de los ingresos y gastos del ejercicio (calculado como la suma de los
apartados (a) y (b) anteriores), mostrando separadamente el importe total
atribuido a los tenedores de instrumentos de patrimonio neto de la
dominante y a los intereses minoritarios.
d) Para cada uno de los componentes del patrimonio neto, los efectos de los
cambios en las políticas contables y en la corrección de errores, de acuerdo
con la NIC 8.
Un estado de cambios en el patrimonio neto que incluya sólo esas partidas
recibirá la denominación de estado de ingresos y gastos reconocidos.
La entidad presentará también, en el estado de cambios en el patrimonio neto o
en las notas:
a) Los importes de las transacciones que los tenedores de instrumentos de
patrimonio neto hayan realizado en su condición de tales, mostrando por
separado las distribuciones acordadas para los mismos;
b) El saldo de las reservas por ganancias acumuladas (ya se trate de importes
positivos o negativos) al principio del ejercicio y en la fecha del balance, así
como los movimientos del mismo durante el ejercicio; y
c) Una conciliación entre los importes en libros, al inicio y al final del ejercicio,
para cada clase de patrimonio aportado y para cada clase de reservas,
informando por separado de cada movimiento habido en los mismos.
214
La empresa presentara la siguiente estructura para el estado de cambios en el
patrimonio neto:
PLUSLOGISTICS S.A
Desde el 01 de Enero al 31 Diciembre del 2XXX
215
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
La información sobre los flujos de efectivo suministra a los usuarios las bases
para la evaluación de la capacidad que la entidad tiene para generar efectivo y
otros medios líquidos equivalentes, así como las necesidades de la entidad
para la utilización de esos flujos de efectivo. La NIC 7 Estado de flujos de
efectivo, establece ciertos requerimientos para la presentación del estado de
flujos de efectivo, así como otras informaciones relacionadas con él.
La empresa deberá informar los flujos por las actividades operativas usando
cualquiera de los siguientes métodos:
El método directo
Por el cual se revelan las principales clases de ingresos brutos en efectivo y
pagos brutos en efectivo.
El método directo proporciona información que puede ser de utilidad al estimar
los flujos de efectivo en el futuro y que no está disponible bajo el método
indirecto.
Las empresas que usen el método directo deben presentar separadamente,
como mínimo lo siguiente:
Efectivos cobrados a clientes.
Intereses y dividendos recibidos.
Otros ingresos de efectivo operativos, si los hubieren.
Efectivo pagado a empleados y otros proveedores de bienes y servicios.
Intereses pagados.
Impuesto a la renta pagado.
Otros pagos en efectivo operativos, si los hubieren.
Conciliación de la utilidad o pérdida neta con el efectivo neto proveniente
de (usado por) actividades operativas.
216
El método indirecto
Por el cual la utilidad o pérdida neta es ajustada por los efectos de
transacciones que no son de naturaleza de efectivo, cualquier diferimiento o
acumulación de los ingresos o pagos en efectivo por las operaciones y partidas
de ingresos o gastos asociadas con los flujos de efectivo por inversión o
financiamiento.
Bajo el método indirecto, el flujo de efectivo neto por las actividades operativas
se determina ajustando la utilidad o pérdida neta por los efectos de:
Cambio durante el período en inventarios y cuentas operativas por cobrar y
pagar.
Partidas que no representan movimiento de efectivo tales como
depreciación, provisiones, impuestos diferidos, ganancias o pérdidas en
moneda extranjera no realizadas, utilidades no distribuidas de las asociadas
e intereses minoritarios.
Todas las demás partidas porque son flujos de efectivo por inversión o
financiamiento.28
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA LA
PRESENTACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1) Nombre del Procedimiento: Presentación de Estados Financieros para
Junta General de Accionistas
2) Responsable del Proceso: Gerente
3) Control: Junta General de Accionistas
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
28
. http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC01.pdf
http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/niif1.pdf
217
1 Gerente Gerente solicita al contador la presentación
de estados financieros.
2 Contador Genera del sistema contable los estados
financieros, los firma y presenta al gerente.
3 Gerente Revisa que este los estados financieros
cumplan con las disposiciones legales y
contables y firma los mismos. Llama a junta
de accionistas
4 Junta de Accionistas Revisa los estados financieros y toma las
decisiones que sean necesarias.
ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS
Esta sección del manual tiene como finalidad mostrar la estructura de la
codificación contable, permitiéndole al usuario una rápida identificación del
código requerido para el registro de las operaciones.
La estructura de codificación utilizada permite la incorporación de cuentas
adicionales al catálogo, conforme a las necesidades futuras de información,
manteniendo la consistencia en el registro monetario y cronológico de todas las
transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables, así
como los de control interno contable, ejercidos a través de registros auxiliares.
A continuación se detalla la estructura del plan de cuentas que utilizará
PLUSLOGISTICS S.A.
El método a utilizar es, fácil de entender y es el más utilizado en la práctica
contable por ser integrados y generalizar.
Grupo Subgrupo Cta. Mayor Grupal Cta. Mayor Auxiliar
1. 1.1 1.1.01 1.1.01.001
218
Grupo.- En este se agrupan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, gastos,
ingresos, y cuentas de orden.
Subgrupo.- En este se agrupan las cuentas del activo corriente, diferido, fijo,
pasivo corriente, fijo, diferido, capital, reservas, resultados.
1. Activo
1.1. Corriente
1.1.01. Disponible
1.1.01.01 Caja Chica
1.1.01.02 Bancos
1.1.01.02.01 Pichincha
1.1.01.02.02 Pichincha Ahorros
1.1.02. Exigible
1.1.02.01 Cuentas por Cobrar Clientes
1.1.02.02 Cuentas por Cobrar Empleados
1.1.02.02.01 Anticipos por Cobrar
1.1.02.02.02 Prestamos por Cobrar
1.1.02.02.03 Otras Cuentas Por Cobrar Empleados
1.1.02.03 Documentos por Cobrar
1.1.02.04 Provisión Cuentas Incobrables
1.1.02.03 Impuestos
1.1.02.03.01 Impuesto Retenido Clientes
1.1.02.03.02 Retención IVA Clientes
1.1.02.03.02 12% IVA Compras-Servicios
1.1.03. Realizable
1.1.03.01 Suministro Oficina
1.1.03.01 Suministros Operaciones
219
1.2. Propiedad Planta y Equipo
1.2.01. Depreciables
1.2.01.01 Equipo de Oficina
1.2.01.02 Depre. Acum. Equipo de Oficina
1.2.01.03 Muebles y Enseres
1.2.01.04 Depre. Acum. Muebles y Enseres
1.2.01.05 Equipo de Computación
1.2.01.06 Depre. Acum. Equipo de Computación
1.2.01.07 Vehículos
1.2.01.08 Depre. Acum. Vehículos
1.3. Otros Activos
1.3.01. Seguros Prepagados
2. Pasivo
2.1. Pasivo Corriente
2.1.01 Cuentas por Pagar Proveedores
2.1.01.01 Proveedores de Transporte Por Pagar
2.1.01.02 Proveedores Locales Por Pagar
2.1.02. Obligaciones con los Empleados por Pagar
2.1.02.01 Aporte IESS por pagar
2.1.02.02 Préstamos Quirografarios por Pagar
2.1.02.03 Préstamos Hipotecarios por Pagar
2.1.02.04 Sueldos y Salarios por Pagar
2.1.02.05 Honorarios por Pagar
2.1.02.06 Décimo Tercer Sueldo por Pagar
2.1.02.07 Décimo Cuarto Sueldo por Pagar
2.1.02.08 Fondos de Reserva por Pagar
220
2.1.02.09 15 % Participación trabajadores por Pagar
2.1.02.10 Liquidaciones Empleados por pagar
2.1.03 Impuestos Por Pagar
2.1.03.01 Retención en la fuente por Pagar
2.1.03.02 Retención del IVA por pagar
2.1.03.03 Impuesto a la renta por Pagar
2.1.03 Cuentas por pagar Accionistas
2.1.04 Documentos por Pagar
2.1.05 Préstamos Bancarios por Pagar
3. Patrimonio
3.1. De Capital
3.1.02 Capital Social
3.2. Reservas
3.2.01 Reserva Legal
3.2.02 Reserva Facultativa
3.2.03 Reserva Estatutaria
3.3. Resultados
3.3.01 Utilidad Años Anteriores
3.3.02 Utilidad del Ejercicio
3.3.03 Perdida del Ejercicio
4. Gastos
4.1. Gastos Operacionales
4.1.01 Gastos del Personal
4.1.01.01 Gasto Sueldos y Salarios
4.1.01.02 Gasto Horas Extras
4.1.01.03 Gasto Bonificaciones
4.1.01.04 Gasto Comisiones
4.1.01.05 Gasto Alimentación Empleados
221
4.1.02 Gastos Administrativos
4.1.02.01 Gasto Arriendo
4.1.02.02 Gastos de Internet y Celulares
4.1.02.03 Gasto Movilización Empleados
4.1.02.04 Gasto Combustible
4.1.02.05 Gasto Servicios Básicos
4.1.02.05.01 Gastos Teléfono
4.1.02.05.02 Gasto Luz
4.1.02.05.03 Gasto Agua
4.1.02.05.04 Gasto Seguros
4.1.03. Gastos de Ventas
4.1.03.01 Gastos de Gestión
4.1.03.02 Gasto de Viajes
4.1.03.03 Gasto de Publicidad
4.1.04. Gastos Financieros
4.1.04.01 Gastos Bancarios
4.1.04.02 Gasto Interés
4.2. Gastos No Operacionales
4.2.01. Gasto Provisión Cuentas Incobrables
4.2.02. Gasto Depreciación Acumulada
5 Ingresos
5.1.01 Ingresos Operacionales
5.1.01.01 Prestación de Servicios
5.1.01.01.01 Transporte
5.1.01.01.02 Administración de Patios
5.1.01.01.03 Operación de Logística
5.1.01.01.04 Otros Ingresos de Operación
5.1.02 Ingresos No Operacionales
5.1.02.01 Ingresos Financieros
5.1.02.01.01 Interés Ganado
222
5.1.02.02 Otros Ingresos No Operacionales
DESCRIPCIÓN DEL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS PARA EL ÁREA
FINANCIERA
La explicación de cada una de las partes de la estructura del código contable
es la siguiente:
Rubro
1. Activos: Grupo que controla y registra la disponibilidad, los bienes y los
derechos adquiridos por la empresa.
2. Pasivos: Grupo que controla y registra las obligaciones generadas por
las actividades que se desarrollan por la dependencia.
3. Patrimonio: En esta cuenta se registran los valores por concepto de
activos donados, resultado del ejercicio actual y de otros ejercicios.
4. Gastos: Grupo de cuentas que acumulan por períodos anuales, los
gastos directos incurridos para la elaboración de los bienes ofrecidos a
los clientes o la prestación de servicios
5. Ingresos: Grupo que controla los ingresos de la empresa provenientes
de la prestación de servicios.
Tratamiento de la Cuenta Caja Chica
Pertenece al Activo, corriente, disponible. Es un fondo pequeño creado por la
empresa para gastos pequeños y está en constante movimiento.
Vale de
caja
Recibos
CAJA CHICA
Facturas
223
Para la creación del Fondo de Caja Chica
El área Financiera-Administrativa establecerá la necesidad de constituir o
ampliar el fondo de caja chica hasta un monto máximo de $200 dólares,
formulará la solicitud correspondiente al Gerente General, en la que se
justificará el requerimiento de apertura o ampliación del Fondo de Caja Chica, y
según las reales necesidades.
La empresa creara un fondo de Caja chica de $150.00 los cuales serán
destinados para gastos menores, y previo análisis del área financiera este
monto disminuirá o se ampliará.
Para la Reposición de Caja Chica
La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan
superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del
fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”,
adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de
Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos
con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de
reposición del fondo.
En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso
contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar
los documentos en forma correcta.
Formato para la Reposición de Caja Chica
224
RECIBIDA
REPORTADA
150.00
FECHA # FACTURA FECHA CADUCIDAD PROVEEDOR DESCRIPCION # RETENCION VALOR
-
FECHA VALOR
-
35.00
35.00
115.00
___________________________
FECHA RECEPCION
CAJA CHICA _______
FECHA
CHEQUE No.
VALOR CAJA CHICA
FACTURAS
VALOR UTILIZADO
23/03/2012
02/04/2012
RECIBOS
BENEFICIARIO CONCEPTO
VALOR UTILIZADO
__________________________
FIRMA DEL RESPONSABLE
___________________
AUTORIZADO POR
VALOR DISPONIBLE
VALOR UTILIZADO
VALOR TOTAL UTILIZADO
225
El responsable de Caja Chica deberá llenar el siguiente formato para la
reposición de caja chica:
Requisitos que debe cumplir la Documentación Presentada
a) Los comprobantes deben ser Originales y solamente Facturas, Notas
de Venta autorizadas por el SRI (Rise) o Recibos
b) Las facturas deberán estar a nombre de la empresa y con su respectiva
retención
c) Debe corresponder al ejercicio vigente.
d) Debe poseer claro el objeto del gasto.
e) Todos los comprobantes deben ser firmados y tener aclarado el objeto
de gasto por el responsable de la caja chica
f) El importe de cada factura o nota de venta no debe exceder del 20% del
monto de caja chica.
g) Los recibos serán utilizados únicamente para gastos de movilización y
no podrá exceder el total de recibos del 10% de la caja chica.
Utilización del Fondo
El Fondo de Caja Chica se utilizará para pagar la adquisición en efectivo de
bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carácter de previsibles y que
no pueden pagarse regularmente con cheques, tales como:
a. Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades.
b. Adquisición de registros oficiales.
c. Adquisición de mapas, planos, etc.
d. Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía, en caso de
que no exista disponibilidad de aquellos, y que son indispensables para
no paralizar las labores.
e. Adquisición de útiles de aseo y limpieza.
f. Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de
agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería de los inmuebles
u otras de similares características.
g. Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales;
h. Pagos efectuados que se deriven de la obtención de derechos o
registros notariales autenticación y certificación de documentos,
reconocimientos de firmas.
226
i. Envío de correspondencia, pago de fletes.
j. Gastos que se originen en los eventos de capacitación.
k. Pago de transporte público dentro de la ciudad en el trámite de
documentos oficiales, movilización de mensajeros.
l. Movilización de empleados, por valores mínimos y razonables.
m. Pago de fotocopias o reproducción de documentos que no puedan ser
atendidos por el centro de copiado de la Empresa.
n. Servicios de anillados, empastados.
o. Certificación de cheques.
Prohibiciones para el uso de Caja Chica
1. Los Fondos de Caja Chica no podrá utilizarse:
a) Cambio de Cheques personales.
b) Vales Personales.
c) Vales para Viáticos.
2. Los fondos de Caja Chica no podrá utilizarse para beneficio propio del
responsable.
3. No se realizara préstamos personales con los fondos de Caja Chica para el
personal.
4. Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse
mediante roles de pago.
5. Gastos de uso personal de los funcionarios o empleados.
6. Anticipos de viáticos y subsistencias.
7. Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o urgentes.
8. Realizar pagos diferentes a la función del fondo de caja chica.
9. Presentar para reposición o liquidación del fondo documentos con tachones,
borrones, enmendaduras, mutilados, rotos, deteriorados;
10. Presentar documentos para reposición o liquidación con fechas anteriores a
la creación del fondo (con excepciones contempladas).
11. Facturas y Notas de Venta que incumplan con los requisitos establecidos en
el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el
Servicio de Rentas Internas
227
Procedimiento para la Creación y/o Ampliación de Caja Chica
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Creación y/o Ampliación de Caja Chica
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Realiza el memorando para el gerente de la
creación o ampliación de Caja Chica
2 Gerente Aprueba la solicitud de caja chica
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Asigna el responsable de caja chica. Solicita
al asistente financiero de crear la caja chica
4 Asistente Financiero Realiza el registro contable para la creación
de caja chica y emite el cheque a nombre
del responsable de caja chica
5 Responsable de
Caja Chica
Recibe el cheque y lo cambia para el uso de
caja chica
228
Ejemplo de Asientos Contables
1. Por la apertura del fondo o incremento del mismo
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.01.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Caja chica
a)Bancos
Pichincha
V/ apertura o incremento de
caja chica
150.00
150.00
150.00
2. Por la utilización del fondo
Para registrar lo utilizado
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.1.02
4.01.02.03
4.01.02.04
4.01.02.02
1.1.01.01
x
Gastos Administrativos
Movilización
Combustibles
Internet
a)Caja chica
V/ para registrar la
utilización
10.00
80.00
10.00
100.00
150.00
Procedimiento de Control de Caja Chica
Para el control de Caja Chica se lo realizara a través de Arqueos de Caja
Sorpresivos.
229
Arqueo de Caja.- Es el control, verificación, exanimación, constancia o
comprobación que se realiza al efectivo de la empresa. Se realiza a caja, caja
chica, y fondo rotativo, utiliza un acta de arque. Sirve para salvaguardar el
efectivo, conocer el efectivo que dispone la empresa y verificar la entrada y
salida del efectivo y tener una contabilidad precisa. Se realiza sin previo aviso.
PROCESO PARA EL ARQUEO DE CAJA
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
9. Nombre del Procedimiento: Arqueo de Caja Chica
10. Responsable del Proceso: Asistente Financiero
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Asistente Financiero Realiza el arqueo de caja sorpresivo,
pidiendo en cualquier instante la caja chica
al responsable
2 Responsable Caja
Chica
Presentara los respectivos comprobantes
3 Asistente Financiero Realizara el arqueo de caja e informar a
cualquier sobrante, faltante o irregularidad
de dinero injustificado por el responsable al
gerente
4 Gerente El gerente realizara los respectivos
correctivos.
5 Asistente Financiero Realizara los asientos Contables en caso de
un faltante, sobrante o gastos no acordes al
fondo.
230
Ejemplo de Asientos Contables del Arqueo de Caja
1. Para el faltante y/o Gastos no acordes a Caja Chica
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.02.03 4.01.02.03
1.1.01.01
x
Otras Cuentas Por Cobrar
a)Caja chica
V/ Registro Faltante de Caja
20.00
20.00
2. Para el Sobrante
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.01.01
5.1.02.02
x
Caja Chica
a)Otros Ingresos No
Operacionales
V/ Registro del Sobrante
10.00
10.00
Formato parea el Arqueo de Caja Chica
231
PLUSLOGISTICS S.A.
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA
Fecha: Hora:
Custodio Delegado:
EFECTIVO:
CANTIDAD DETALLE IMPORTE
MONEDAS
BILLETES
CHEQUES
SUBTOTAL
COMPROBANTES
FECHA CONCEPTO IMPORTE
SUBTOTAL
TOTAL PRESENTADO
SALDO CONTABLE
DIFERENCIAS
El efectivo y comprobante cuyos valores ascienden a $.....................
Fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción
Custodio Delegado
232
Ejercicio Práctico:
La empresa PLUSLOGISTICS S.A. el 01 de noviembre por decisión del gerente
se crea un fondo de Caja Chica por 860. El 24 de noviembre se realiza un
Arqueo de Caja Chica a las 15h00 al responsable de caja chica. Del examen
se encontró lo siguiente:
MONEDAS
120 monedas de 0.05cts 6.00
63 monedas de 0.25cts 15.75
54 monedas de 0.50cts 27.00
BILLETES
12 billetes de 5 dólares 60.00
15 billetes de 10 dólares 150.00
5 billetes de 20 dólares 100.00
CHEQUES
1 cheque del banco del Pichincha con fecha 10/12/2010 por 210 firmado
por Fernando Cueva dueño de la cuenta corriente a nombre de Juan
Amaya (empleado de la empresa cuyo cheque fue cambiado con
fondos de caja chica por parte del responsable y sin autorización)
DOCUMENTOS
Factura #36 por compra de útiles de oficina por la cantidad de $32
respaldado por vale de caja #2 a Empresas Locuras emitida el 12 de
noviembre con el 8% de descuento.
Factura #25 por compra de útiles de aseo por la cantidad de $55 con el
6% de descuento el 14 de noviembre.
Recibo #15 por pago anticipo de seguros a la empresa SEGUROS S.A
por $65.´
233
NOTA:
Se encontró 3 billetes falsos de $5
Si existe un faltante será a cargo a la persona encargada
En este caso se realizara un informe a Gerencia en cual se indicara las
novedades encontradas al momento de hacer el Arqueo de Caja para que este
tome las decisiones correctivas.
Fecha: 24- Nov- 2010 Hora: 15:00 pm
Custodio: Samara Proaño Delegado: Susana Zapata
EFECTIVO:
CANTIDAD DETALLE IMPORTE
MONEDAS
120 Monedas de 0,05 $6
63 Monedas de 0,25 $15,75
54 Monedas de 0,50 $27
BILLETES
9 Billetes de 5 $45
15 Billetes de 10 $150
5 Billetes de 20 $100
CHEQUES
1 Ch/ Bco. Pichincha $210
SUBTOTAL $553,75
COMPROBANTES
FECHA CONCEPTO IMPORTE
12-Nov-10 Factura #36 compra U/O $38,97
14-Nov-10 Factura #25 compra U/A $51,70
24-Nov-10 Recibo #15 pago anticipo seguro $65
SUBTOTAL $155,87
TOTAL PRESENTADO $709,62
SALDO CONTABLE $860
DIFERENCIAS $150,38
El efectivo y comprobante cuyos valores ascienden a $ 150,38 Fueron contados en mi
prescencia y devueltos a mi entera satisfacción
Custodio Delegado
Empresa PLUSLOGISTIC S.A.
Acta de arqueo de Caja Chica
Susana Zapata Samara Proaño
234
Tratamiento de La Cuenta Bancos
Esta cuenta registra el valor de los depósitos constituidos por el ente
económico en moneda nacional y extranjera, en bancos.
BANCOS
SE DEBITA
Por los depósitos realizados en
efectivo o cheques.
Por las notas crédito expedidas por
los bancos por conceptos como:
préstamos obtenidos, confirmación
de remesas al cobro o negociadas.
Por consignaciones nacionales de
clientes.
Por cualquier otra operación que
aumente la disponibilidad de la
empresa.
Por valor de transferencias
SE ACREDITA
Por el valor de los cheques girados
Por las notas debito expedidas por
los bancos por conceptos tales
como: el no pago de cheque:
gastos a favor de la entidad como
remesas intereses, comisiones,
chequeras.
Cargas por abono o pago de
préstamos.
Por cualquier otra operación que
disminuya la disponibilidad de la
empresa.
235
Procedimiento de la Creación de una cuenta Bancaria
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Apertura Cuenta Bancaria
2. Responsable del Proceso: Gerente Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Solicitará al Gerente la apertura de una
cuenta corriente o de ahorros, con su
respectiva justificación y monto
2 Gerente Aprueba la solicitud
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Reúne los requisitos que solicita el banco
donde se va a crear la cuenta, y los presenta
al banco.
4 Gerente
Administrativo-
Financiero
Una vez creada la cuenta en el banco
solicita al asistente financiero la creación en
la contabilidad del banco
4 Asistente Financiero Crea en la contabilidad el banco
236
Procedimiento para la Emisión de Cheques
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Emisión de Cheques
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Identifica la necesidad de emitir un cheque
para cubrir una necesidad que tenga la
empresa. Y solicita a contabilidad la emisión
del cheque
2 Asistente Contable 1 Elabora el cheque y envía al gerente
financiero la factura por pagar que sea el
caso adjunto al comprobante de egreso y el
cheque
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Firma el cheque y envía al gerente para la
aprobación y firma del cheque
4 Gerente Aprueba y Firma el cheque
5 Asistente Contable 1 Verifica conformidad, llama al proveedor a
cobrar la factura o envía el cheque.
237
Procedimiento para depósitos.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Depósitos
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica el pago de un cliente y envía el
detalle a contabilidad
2 Asistente Contable 2 Recibe el cheque manda a depositar con el
mensajero
3 Mensajero Deposita el cheque y entrega el
comprobante de depósito a Contabilidad
4 Asistente Contable 2 Ingresa el depósito al sistema Contable,
imprime el comprobante de ingreso, adjunta
la factura que se está cancelando y envía al
gerente administrativo-financiero
5 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica conformidad de los documentos, y
archiva.
238
Procedimiento para el registro de una nota de debito o crédito
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Registro notas de debito o crédito
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica en el estado de cuenta la nota de
débito o crédito e informa a contabilidad
2 Asistente Contable 2 Ingresa en el sistema contable imprime el
comprobante de diario y archiva
Ejemplo de Asientos Contables de la Cuenta Bancos
1. Para la Apertura de una nueva cuenta de Bancos
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.03
x
Bancos
Pichincha
a)Bancos
Produbanco
V/ Apertura Cuenta
1000.00
1000.00
1000.00
1000.00
239
2. Para la Emisión de Cheques
Código Descripción Parcial Debe Haber
2.1.01.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Proveedores de Transporte
por Pagar
a) Bancos
Pichincha
V/ Para la emisión de
cheques
250.00
250.00
250.00
3. Para el registro de depósitos
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Bancos
Pichincha
a) Cuentas Por Cobrar
Clientes
V/ Para el registro de los
depósitos
350.00
350.00
350.00
4. Para el registro de una nota de debito
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.1.04.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Gastos Bancarios
a) Bancos
Pichincha
V/ Para registra una nota de
debito
1.66
1.66
1.66
240
5. Para el registro de una nota de crédito
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.01
1.1.01.02.
2.1.05
x
Bancos
Pichincha
a)Préstamos
Bancarios por Pagar
V/ Para registrar una nota
de crédito
1000.00
1000.0
0
1000.0
0
Soporte de Contabilidad
1. Soportes de Contabilidad de Orden Externo
Son los documentos que se producen para registrar operaciones
realizadas con terceros como las Facturas de ventas, los recibos de
caja, los comprobantes de egreso, los comprobantes de devoluciones, y
deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor, y
forma de pago cuando fuere pertinente.
a) Comprobante de deposito
Es un documento impreso por el banco que acompaña a los
depósitos bancarios. El depositante rellena la ficha de depósito
para indicar qué tipos de fondos están depositados y en qué
cuentas deben ser depositados.
241
b) Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que la persona que
es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el
titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título de crédito en virtud del cual
una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una
institución de crédito, que es librado, el pago de una suma de
dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
2. Soportes De Contabilidad De Orden Interno:
Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no
afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los
diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, y
deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y
cuantía de ella.
a) Para la emisión de Cheques
242
b) Para el registro de Depósitos o notas de crédito
c) Para el registro de una nota de debito
243
Procedimiento de Control de la Cuenta Bancos
El control de la cuenta bancos se la realizara a través de conciliaciones
bancarias.
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno
de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de
cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo
llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),
hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en
el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la
cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que
la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como
conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno
de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en
el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
244
Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el
beneficiario del cheque.
Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco
aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su auxiliar.
Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que
ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores
en el libro auxiliar.
Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando
como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario,
pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y
estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene
la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX
Saldo según Estado de Cuenta.- Es el saldo al cierre del estado o extracto de
la cuenta corriente
245
Depósitos en Tránsito.- Son aquellos que no han sido aún registrados por el
Banco, por los siguientes motivos:
• Depósitos nocturnos
• Depósitos efectuados después del cierre del estado de cuenta.
En este rubro, también se incluyen los depósitos no registrados por la
Compañía, por los siguientes motivos:
• Depósitos de Clientes
• Depósitos realizados por la empresa y no registrados por descuido, etc.
Cheques girados y no cobrados.- Son aquellos que han sido registrados y
pagados por la empresa, pero que no han sido cobra
Notas de Débito.- Son aquellos valores debitados a la cuenta corriente de la
empresa, que no han sido registrados por la compañía
• Entrega de estados de cuenta
• Costo de las chequeras
• Intereses en Sobregiros
• Cheques depositados, devueltos por el Banco (inconformidad de firmas, sin
fondos, cuenta cerrada)
• Débitos por gastos de servicios de teléfono.
• Comisiones bancarias, etc.
Notas de Crédito. - Son aquellos valores acreditados a la cuenta corriente de
la empresa, que no han sido registrados por la compañía
• Préstamos Bancarios
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación
para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la
emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de
la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
246
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una
nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la
puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se
suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del
saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se
procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las
inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe
hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable,
entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho
a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliación no busca
que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un
mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego
proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
Formato Conciliación Bancaria
247
Ejemplo de un Extracto Bancario
Si se efectúa de manera obligatoria las Conciliaciones Bancarias todos los
eses, la empresa tendrá entre los principales beneficios:
248
• Control del disponible real en Bancos.
• Verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos de control interno.
• Por medio de los ajustes respectivos, un control adecuado de clientes
(depósitos); proveedores (cheques); gastos.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Solicita a Contabilidad el libro mayor de
bancos al fin de cada mes.
2 Contador Genera el mayor de banco y entrega al
gerente administrativo-financiero.
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Informa al contador de los movimientos que
no han sido registrados por Contabilidad.
4 Contador Realiza los respectivos asientos de ajustes y
genera el comprobante de diario y entrega al
gerente administrativo-financiero.
5 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica conformidad de los asientos y
manda archivo el comprobante de diario.
249
Ejemplo de Asientos Contables de Ajustes de la Cuenta Bancos
A continuación, presentamos a usted algunos de los registros contables
(ajustes):
a) Notas de Debito por Cheques Devueltos (Insuficiencia de fondos,
inconformidad de firmas, etc.
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.01
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Cuentas por cobrar Clientes
a) Bancos
Pichincha
V/ Para registra una nota de
debito de cheques
devueltos
100.00
100.00
100.00
b) Notas de Debito por Intereses en Sobregiros
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.1.04.02
1.1.01.02.
1.1.01.02.01
x
Cuentas por cobrar Clientes
a) Bancos
Pichincha
V/ Para registra una nota de
debito por sobregiros
50.00
50.00
50.00
250
c) Cheques Girados y No cobrados, por más de 6 meses
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.01
1.1.01.02.
2.1.01.02
x
Bancos
Pichincha
a) Proveedores
locales por pagar
V/ Para el registro de los
cheques girados y no
cobrados
350.00
350.00
350.00
Tratamiento de las Cuentas y Documentos por Cobrar
Las cuentas y Documentos por Cobrar, Pertenecen al Activo, al grupo
Corriente, Exigible.
Estas cuentas se encargan de controlar los valores que la empresa mantiene
por cobrar en moneda nacional y en moneda extranjera, con plazos menores a
365 días; tanto créditos simples como créditos documentados, respaldados con
letras de cambio, pagarés, etc.
a) Se debita por los siguientes conceptos:
Ventas a crédito: Clientes y Compañías Relacionadas.
Prestamos a los Socios / Accionistas; al Personal, etc.
Anticipo de la Primera Quincena (Personal)
Anticipos a Proveedores
b) Se acredita por los siguientes conceptos:
Pagos totales (cancelaciones) o parciales (abonos) de los clientes y
compañías relacionadas.
Documentos mensuales de los anticipos de la primera quincena y de los
préstamos o al Personal.
Disminuciones de la carpeta por incobrabilidad.
251
Los ajustes que se realizan a las Cuentas y Documentos por cobrar, entre otros
son los siguientes:
1. Provisión para cuentas incobrables o cuentas malas
2. Disminución de clientes dados de baja
3. Cálculo de intereses acumulados
Administración de la Cartera de Crédito
En toda empresa es sumamente importante determinar claramente las políticas
de crédito que va a operar, tanto para clientes como para proveedores ya que
de esta manera se puede administrar eficazmente los ingresos y egresos de
efectivo a través de una herramienta financiera muy indispensable como es el
flujo de efectivo. Para el sector de servicios de acuerdo a las investigaciones
realizadas las políticas con las que actualmente trabajan son las siguientes:
CRÉDITO CLIENTES: 30 DÍAS Se otorga crédito a instituciones y clientes
conocidos.
CRÉDITO DE PROVEEDORES: Hasta 90 días en lo que respecta a
proveedores de transporte
Para el análisis de cartera se realizara por vencimiento y se determinara de
esta forma la base para el cálculo de las cuentas incobrables.
Cabe señalar que la empresa da a la mayoría de sus clientes un crédito de 30
días después de emitida la factura, solo en casos extraordinarios y con
aprobación del Gerente de la empresa se dará más de 30 días de crédito
252
Modelo Análisis de Cartera
PLUSLOGISTICS S.A.
ANÁLISIS DE CARTERA DE CRÉDITO POR VENCIMIENTO
CLIENTE FECHA
VENCIMIENTO
VALOR % VENCIMIENTO
0-30 DÍAS 31-90
DÍAS
91-108
DÍAS
181-360
DÍAS
+360
DÍAS
Cliente “A” 27/12/2010 100.00 10%
Cliente “B” 25/12/2011 500.00 50%
Cliente “C” 30/12/2011 400.00 40%
TOTAL 1000.00 100%
Procedimiento para provisionar las cuentas incobrables
Las provisiones de cuentas incobrables se la realiza cada fin de año y el mismo
que se provisionara de acuerdo a la ley tributaria la misma que señala una
provisión del 1% total de cuentas incobrables.
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Provisión Cuentas Incobrables
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Realiza el análisis de cartera de crédito y
determina las cuentas incobrables. Envía a
contabilidad para realizar las provisiones
2 Contador Realiza los asientos contables para la provisión
de cuentas incobrables. Y genera el
comprobante de diario para su aprobación
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica conformidad de los asientos y manda
archivo el comprobante de diario.
253
El registro contable de la provisión o reserva de las cuentas incobrables es el
siguiente:
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.2.01
1.1.02.04
x
Gasto Provisión Cuentas
Incobrables
a) Provisión
Cuentas
Incobrables
V/ Para el registro de los
depósitos
50.00
50.00
Procedimientos para dar de Baja a los Clientes
Una vez que la empresa haya recurrido a todos los medios legales posibles
para recuperar los créditos vencidos, y de no haber podido recuperar los
mismos se procederá a dar de baja a los clientes, considerando para el efecto
numeral 11 del artículo 10 de la Ley de Régimen Tributario Interno:
La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a
esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la
provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes decisiones:
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad ;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento
original de crédito.
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito.
En caso de quiebra o insolvencia del deudor; Si el deudor es una sociedad,
cuando ésta haya sido, liquidada o cancelada su permiso de operación.
254
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Nombre del Procedimiento: Dar de Baja los Clientes
2. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
3. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Realiza el análisis de las cuentas
incobrables y determinara los clientes que
hay que dar de baja. Envía a contabilidad
para realizar los respectivos asientos
2 Contador Realiza los asientos contables para la dar de
baja la cuenta por cobrar. Y genera el
comprobante de diario para su aprobación
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica conformidad de los asientos y
manda archivo el comprobante de diario.
En caso de que no exista la provisión para cuentas incobrables, el registro
contable será:
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.2.01
1.1.02.01
x
Gasto Provisión Cuentas
Incobrables
a) Cuentas por
Cobrar Clientes
V/ Para dar de baja la
cuenta por cobrar
250.00
250.00
En caso de que exista la provisión para cuentas incobrables y la misma no
cubra el crédito total, el registro contable será:
255
Código Descripción Parcial Debe Haber
4.2.01
1.1.02.04
1.1.02.01
x
Gasto Provisión Cuentas
Incobrables
Provisión Cuentas
Incobrables
a) Cuentas por
Cobrar Clientes
V/ Para dar de baja la
cuenta por cobrar
200.00
50.00
250.00
En el caso de que la provisión cubra el crédito total, el registro contable será:
Código Descripción Parcial Debe Haber
1.1.02.04
1.1.02.01
x
Provisión Cuentas
Incobrables
a) Cuentas por
Cobrar Clientes
V/ Para dar de baja la
cuenta por cobrar
50.00
50.00
256
PROCEDIMIENTO PARA EL FLUJO DE CAJA
El Administrador debe contar con varias herramientas para llevar un registro
diario de los movimientos del dinero en efectivo y bancos, es importante que
siempre esté al día para conocer la liquidez de efectivo y presentar
movimientos del dinero en cualquier momento.
El diseño debe ser fácil de entender, que refleje los gastos mensuales y sea
acumulativo, para evitar que al entregar al Directorio o a la Asamblea se
conviertan en muchos documentos por revisar.
ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO.
Es fundamental utilizar un flujo de caja aplicado para toda empresa ya que este
permitirá una futura y correcta planificación y administración de efectivo del
negocio. Se lo recomienda aplicarlo semanalmente.
Se recomienda que para que haya una correcta administración del flujo de
efectivo se sigan los siguientes principios que están orientados a lograr un
equilibrio entre los flujos positivos (entradas de dinero), y los flujos negativos
(salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente,
influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.
1. "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"
Ejemplos:
Incrementar el volumen de ventas (prestación de servicios).
Mejorar la mezcla de ventas (Impulsando las de mayor margen de
contribución).
Eliminar descuentos.
2. "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"
Ejemplos:
Pedir anticipos a clientes.
Reducir plazos a crédito.
257
3. "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"
Ejemplos:
Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los
proveedores.
Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la
empresa.
4. "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"
Ejemplos:
Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a
cuando se van a necesitar, salvo adquisición de los mismos por alguna
decisión financiera derivada de situaciones inesperadas.
Políticas para el manejo de Flujo de Caja
1. Pagos para proveedores se los realizara los días viernes
2. Las cobranzas se los realizara de acuerdo a las exigencias del cliente
3. Los pagos de Servicios básicos se los realizara con anticipación al
vencimiento.
Formato Flujo de Caja Chica
258
SEMANA:
Efectivo inicial en Bancos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
(+) Ingresos de efectivo (ganancias): 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Cobro de Clientes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Beneficios por Préstamos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Ventas y recibos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Otros Ingresos: 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Total de ingresos de efectivo 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
(-) Egresos de efectivo (gastos): USD 0,00
Pago Proveedores 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Gastos bancarios 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Gastos de tarjetas de crédito 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Seguros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Interés 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Compras de inventario 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Oficina 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Sueldos y salarios 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Honorarios profesionales 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Alquiler o arrendamiento 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Insumos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Impuestos y licencias 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Servicios públicos y teléfono 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Otros: 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Total Egresos de Efectivo 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 USD 0,00
Total Ingresos USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00
(-) Total Egresos USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00
Efectivo Neto al final del período USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00 USD 0,00
TOTAL
SEMANA
RESUMEN
FLUJO DE EFECTIVO______________________________
DETALLE LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES
259
Procedimiento para la elaboración del Flujo de Caja
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
II. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4. Nombre del Procedimiento: Procedimiento de Flujo de Caja
5. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
6. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Pide a contabilidad todas las cuentas por
pagar en la semana
2 Contador Envía los rubros a cancelar en la semana
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Verifica la documentación y elabora el flujo
de caja. Y envía el flujo de caja para su
aprobación
4 Gerente Aprueba el flujo de caja
5 Gerente
Administrativo-
Financiero
Indica al Contador como se va a proceder
con los pagos y cobros esta semana
6 Contador Programa los cobros y los pagos con sus
asistentes contables. Finalmente archiva el
flujo de caja
260
Ejemplo de Flujo de Caja Chica
Realizar el flujo de Caja de la semana 30/04/2012 hasta el 04/05/2012
Datos Requeridos para el Flujo de caja Chica
Se tiene un saldo de bancos de $20000.00 dólares
Ingresos de Efectivo
El día martes se cobrara a TOYOTA DEL ECUADOR un total de $35000.00,
se paga con cheque del PRODUBANCO por lo que se efectivizara en dos
días; CINASCAR el día jueves un total de $13000.00 con cheque del
Pichincha
Salidas de Efectivo
Se debe cancelar los siguientes rubros
Proveedores:
VITRANSA vence 03/05/2012 $25000.00
BOLIVARIANA vence 01/05/2012 $15000.00
GRUAS TERÁN 04/05/2012 $3000.00
Sueldos y Salarios el día lunes por $11000.00
El martes se deberá pagar los servicios básicos por $415.00
El miércoles el arriendo de la oficina por $3000
El día jueves deberá pagar el IESS
261
262
PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
Se trata de un proceso de reflexión con el fin de evaluar la situación financiera
actual y pasada de la empresa, así como los resultados de sus operaciones,
con el objetivo básico de determinar, del mejor modo posible, una estimación
sobre la situación y los resultados futuros.
El proceso de análisis consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e
instrumentos analíticos a los estados financieros para deducir una serie de
medidas y relaciones que son significativas y útiles para la toma de decisiones.
En consecuencia, la función esencial del análisis de los estados financieros, es
convertir los datos en información útil, razón por la que el análisis de los
estados financieros debe ser a base de decisiones. De acuerdo con esta
perspectiva, a lo largo del desarrollo de un análisis financiero, los objetivos
perseguidos deben traducirse en una serie de preguntas concretas que
deberán encontrar una respuesta adecuada.
La dirección de la propia empresa añadirá preguntas relativas al control sobre
la marcha de la misma.
Un paso muy importante, en cualquier proceso de toma de decisiones, es
identificar las preguntas más significativas, pertinentes y críticas que afectan a
la decisión. Pues bien, en función de estas cuestiones podremos plantearnos la
mejor manera de enfocar el análisis de los estados financieros.
La empresa PLUSLOGISTICS cada año deberá realizar un análisis financiero
de sus balances para saber con certeza si se logro conseguir los objetivos
trazados al principio del año.
Para el análisis financiero se procederá de la siguiente forma:
263
PLUSLOGISTICS S.A. PAGINA
1 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA FINANCIERA
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7. Nombre del Procedimiento: Procedimiento Análisis Financiero
8. Responsable del Proceso: Gerente Administrativo-Financiero
9. Control: Gerente
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Gerente
Administrativo-
Financiero
Pide a contabilidad todas los balances de
tres años anteriores
2 Contador Envía los balances
3 Gerente
Administrativo-
Financiero
Elabora el análisis financiero vertical y por
indicadores financieros
4 Gerente Revisa el análisis y lo presenta a la junta de
accionistas
5 Junta de Accionistas Evalúa los resultados y toma las decisiones
correctivas acertadas
6 Gerente Comunica a los empleados de las acciones
correctivas tomadas en la junta de
accionistas.
264
ANÁLISIS FINANCIEROS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2010 -2011
Se elaborara un análisis financiero por indicadores financieros pero para la
presentación se deberá realizar también por análisis vertical u horizontal:
Quito, __ de Mayo 2___
INFORME FINANCIERO
INDICADORES FINANCIEROS
INTRODUCCIÓN
EMPRESA: PLUSLOGISTICS S.A.
La empresa PLUSLOGISTICS S.A. una empresa en crecimiento, fundada hace
tres años, se encuentra interesado en conocer la situación financiera actual de
su negocio. La misma considera que las cosas le han marchado bien y para
constatarlo desea realizar un análisis financiero a través de los indicadores
financieros.
En 2010 la empresa gozaba de una liquidez exagerada, por lo cual se decidió
rebajar el nivel promedio de efectivo que regularmente se mantenía.
Durante el año 2011 se ah notado ciertas irregularidades por el incremento de
los gastos, lo que explica que concluido este año se haya obtenido una
perdida. En este mismo año la empresa decide aumentar en forma significativa
su inversión en activos fijos; esto obliga a la gerencia a financiar dicho
incremento con préstamos.
ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Indicadores de Liquidez
Razón Corriente
FÓRMULA 4: RAZÓN CORRIENTE
RAZÓN CORRIENTE = ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
265
2010 2011
RAZÓN CORRIENTE = 77542 94984
57101 170157
RAZÓN CORRIENTE =
1,36
0,56
Interpretación:
La empresa por cada dólar que debe a corto plazo en el 2010 contaba con
$1.36 dólares para respaldar dicha obligación mientras que en el 2011 bajo
este valor a $0.56 dólares para respaldar cada obligación, esto se debió en
gran parte al aumento de días de crédito con los proveedores, que en el 2010
era de 30 días y paso al 2011 hacer de 45 días.
Razón de la Prueba Acida
FÓRMULA 5: RAZÓN DE LA PRUEBA ACIDA
RAZÓN DE LA PRUEBA ACIDA =
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIO
PASIVO CORRIENTE
2010 2011
RAZÓN DE LA PRUEBA ACIDA =
77542 94984
57101 170157
RAZÓN DE LA PRUEBA ACIDA =
1,36
0,56
Interpretación:
La compañía presenta una prueba acida en el 2010 de 1.36 a 1 y en el 2011 de
0.56 a 1, no tuvo variación con respecto a la razón corriente ya que es una
empresa de servicios y no tiene inventarios.
Capital de Trabajo Neto
FÓRMULA 6: CAPITAL DE TRABAJO NETO
CAPITAL DE TRABAJO NETO
= ACTIVO CORRIENTE -
PASIVO CORRIENTE
266
2010 2011
CAPITAL DE TRABAJO NETO
= 77542 94984
-57101 -170157
CAPITAL DE TRABAJO NETO
= 20441
-75173
Interpretación:
Este indicador muestra el monto de los activos corrientes que quedarían en el
caso de que la empresa tuviera que cancelar la totalidad de sus pasivos
corrientes utilizando los recursos a corto plazo dando como resultado en el
2010 un Capital de Trabajo positivo de $20441 dólares, mientras que en el
$2011 un capital de trabajo negativo de $-75173.
TABLA 11: RESUMEN DE LOS INDICADORES DE LIQUIDEZ
INDICADORES DE LIQUIDEZ
AÑO 2010 2011
Razón Corriente 1.36 0.56
Prueba Acida 1.36 0.56
Capital de Trabajo Neto $20441 $-75173
Tabla: Indicadores de Liquidez
Elaborado por: Santiago Bautista
Indicadores de Actividad o Rotación
Razón de Cartera
FÓRMULA 7: ROTACIÓN DE CARTERA
ROTACIÓN DE CARTERA = Ventas a Crédito Periodo
Cuentas por Cobrar Promedio
2010 2011
ROTACIÓN DE CARTERA = 141604 2102239
58011 58011+3768
ROTACIÓN DE CARTERA = 2,44 veces
34,03 veces
267
Nota: Todas las ventas en la empresa son a crédito de 30 días. Las cuentas
por Cobrar Promedio se determinan con el saldo inicial de cuentas por
cobrar más el saldo final.
Interpretación:
En el año 2010 el recaudo del saldo de cuentas por cobrar a los clientes fue
de 2.44 veces, en el 2011 aumento a 34.03 esto ocurrió porque en la
empresa se implemento políticas de crédito.
Días de Cartera
FÓRMULA 8: DÍAS DE CARTERA
DÍAS DE CARTERA = 360
ROTACIÓN CARTERA
2010 2011
DÍAS DE CARTERA = 360 360
2,44 34,03
DÍAS DE CARTERA = 148 días
11 días
Interpretación:
La empresa recaudo su cartera promedio cada 148 días en el año 2010 sin
embargo el periodo de recaudo subió en el 2011 a 11 días debido a la
implantación de políticas de crédito.
Rotación de Cuentas por Pagar Proveedores
FÓRMULA 9: ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
= Compras a Crédito
Promedio de Cuentas por Pagar
2010 2011
ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
= 89052 1293650
34171 34171 + 108403
268
ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
= 2,61 veces
9,07 veces
Interpretación:
Las políticas de crédito con los proveedores en el 2010 fue de 2.61 veces y
en el siguiente año aumento al 9.07 veces esto se debió a la falta de una
política de crédito con los proveedores.
Días de Cuentas por Pagar
DÍAS DE CUENTAS POR PAGAR
= 360
ROTACIÓN CARTERA
2010 2011
DÍAS DE CUENTAS POR PAGAR
= 360 360
2,61 9,07
DÍAS DE CUENTAS POR PAGAR
= 138 días
40 días
Interpretación:
La empresa pago a los proveedores en un promedio de cada 138 días en el
año 2010 sin embargo el periodo bajo en el 2011 a 40 días, sin embargo no
existe políticas de crédito con los proveedores.
Rotación de Activos Totales
FÓRMULA 10: ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
= VENTAS NETAS
ACTIVOS TOTALES
2010 2011
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
= 141604 2102239
91725 202524
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
= 1,54 veces
10,38 veces
269
Interpretación:
La rotación de activos totales ha mostrado mejoría a través de los años
llegando a que por ejemplo en el 2010 la empresa genere ventas
equivalentes a1.54 veces de su inversión en activos totales y en el 2011
este aumente a 10.38 veces.
TABLA 12: RESUMEN DE LAS ROTACIONES
Índices de Rotaciones
Veces Días
2010 2011 2010 2011
Rotación de Cartera
2.44 veces
34.03 veces
148 días
11 días
Rotación de Cuentas por
Pagar
2.61 veces
9.07 veces
138 días
40 días
Rotación de Activos Totales
1.54 veces
10.38 veces
Tabla: Índice de Rotaciones
Elaborado por: Santiago Bautista
Índices de Endeudamiento
Coeficiente de Endeudamiento
FÓRMULA 11: COEFICIENTE DE ENDEUDAMIENTO
COEFICIENTE DE ENDEUDAMIENTO
= Deuda Total Con Terceros
Activos Totales
2010 2011
COEFICIENTE DE ENDEUDAMIENTO
= 57101 170157
91725 202524
COEFICIENTE DE ENDEUDAMIENTO
= 62%
84%
270
Interpretación:
El haber aumentado el índice de endeudamiento en el 2011 muestra que el
84% de los activos totales fueron financiados con endeudamiento y apenas
el 16 % con recursos propios.
Razón del Apalancamiento Financiero
FÓRMULA 12: RAZÓN DE APALANCAMIENTO FINANCIERO
RAZÓN DEL APALANCAMIENTO
FINANCIERO =
Activos Totales
Patrimonio
2010 2011
RAZÓN DEL APALANCAMIENTO
FINANCIERO =
91725 202524
34624 26335
RAZÓN DEL APALANCAMIENTO
FINANCIERO = 2,65
7,69
Interpretación:
El hecho de presentar un índice con valores superiores a 2.0 implica un
desequilibrio entre la deuda y el patrimonio.
TABLA 13: ÍNDICES DE ENDEUDAMIENTO
2010 2011
Coeficiente de Endeudamiento
62% 84%
Razón del Apalancamiento
Financiero
2.65 7.69
Tabla: Índice de Rotaciones
Elaborado por: Santiago Bautista
Índices de Rentabilidad
La rentabilidad se considera en dos aspectos en relación con las ventas y en
relación con la inversión.
Calculo de los Márgenes de Utilidad
FÓRMULA 13: MÁRGENES DE UTILIDAD
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA = UTILIDAD BRUTA
VENTAS NETAS
271
2010 2011
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA = 52552 808589
141604 2102239
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA = 37%
38%
MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA
= UTILIDAD OPERATIVA
VENTAS NETAS
2010 2011
MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA
= 20085 -6043
141604 2102239
MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA
= 14%
-0,3%
MARGEN DE UTILIDAD NETA =
UTILIDAD NETA
VENTAS NETAS
2010 2011
MARGEN DE UTILIDAD NETA = 15055 -11975
141604 2102239
MARGEN DE UTILIDAD NETA = 11% -1%
Interpretación:
Comparativamente el año 2011 no fue un año muy bueno con relación al
año anterior en lo que se refiere a los diferentes márgenes de utilidad, la
disminución fue notoria, producto del incremento que tuvo los gastos
administrativos y de personal.
272
Rentabilidad en Relación con la Inversión
FÓRMULA 14: RENTABILIDAD EN RELACIÓN A LA INVERSIÓN
RENTABILIDAD EN RELACIÓN CON LA INVERSIÓN
= UTILIDAD NETA
ACTIVOS TOTALES
2010 2011
RENTABILIDAD EN RELACIÓN CON LA INVERSIÓN
= 15055 -11975
91725 202524
RENTABILIDAD EN RELACIÓN CON LA INVERSIÓN
= 16%
-6%
Interpretación:
La empresa bajo notablemente su ROI en el año 2011 su problema no está
en el volumen de ventas ya que la rotación de los activos totales se ha
estado incrementando indicando esto mayor capacidad de generar ventas.
La causa de la caída debe buscarse en los gastos administrativos y del
personal los mismos que han aumentado notablemente de un año a otro.
Rentabilidad sobre el Patrimonio
FÓRMULA 15: RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO
RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO
= UTILIDAD NETA
PATRIMONIO
2010 2011
RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO
= 15055 -11975
34624 26335
RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO
= 43%
-45%
Interpretación:
Con esto se observa el índice patrimonial del 2011 cayo notoriamente fue
debido básicamente Margen de Utilidad Operativa pues los gastos
273
generados administrativamente y del personal aumentaron demasiado de
un año a otro.
TABLA 14: RESUMEN DE LOS ÍNDICES DE RENTABILIDAD
ÍNDICES DE RENTABILIDAD
2010 2011
MUB 37% 38%
MUO 14% -0.3%
MUN 11% -1%
ROI 16% -6%
RSP 43% -45%
Tabla: Índice de Rotaciones
Elaborado por: Santiago Bautista
LIMITACIONES DEL ANÁLISIS FINANCIERO
Los elementos analíticos estudiados referentes a este caso práctico
desarrollado han permitido los conocimientos básicos que permiten abordar el
análisis de cualquier empresa. Sin embargo se observó en algunos casos que
no se pudo ser totalmente concluyente por una serie de limitaciones cuando
procedemos a aplicar las herramientas de análisis financiero:
Un limitante es la ausencia de bases estándares de comparación; un índice por
sí solo no dice nada es necesario tener una referencia que permita concluir si
es bueno o no el resultado.
CONCLUSIONES
Se observó que en el último año la relación patrimonial comenzó a
decaer
Para aumentar las ventas se dispuso ingresos a plazos he decir se
aumentó el crédito para sus clientes
Se conoció que en el último año la compra a proveedores se realizó a
crédito lo que ocasiono un mayor endeudamiento de la empresa
Se observa que la liquidez en la empresa decayó ya que no cancelan
sus deudas a tiempo
Se entiende que existe irregularidad en el control de gastos
administrativos y de salarios ya que en el último año este aumento
considerablemente
274
RECOMENDACIONES
Buscar financiamiento de socios para aumentar el capital de trabajo y no
pagar dividendos a los socios.
Cambiar las políticas de crédito.
Renegociar las deudas.
Realizar los pagos de las cuentas por pagar lo más tarde posible pero
sin afectar el prestigio de la empresa.
Controlar de mejor manera los gastos administrativos y de personal para
que no afecta demasiado a la utilidad.
PROCEDIMIENTO PARA INVERSIONES FINANCIERAS
Análisis de las Inversiones:
Por lo general las inversiones son aquellas en las que se compromete un
capital significativo y de la que se espera obtener utilidades satisfactorias.
Todo empresario tiene que tomar una decisión, la decisión que tome es
comprometer un capital, pero al comprometer un capital esta persona lo hace
con la esperanza de generar utilidades.
Proceso de Preparación y Evaluación de Proyectos
En esta parte el objetivo es describir los aspectos básicos que se debe tomar
en cuenta al momento de estudiar la factibilidad o no de montar un proyecto de
inversión por ejemplo un programa de expansión, renovación o de
diversificación.
Etapas del proceso:
1. Generación de la Idea y Estudio Preliminar
Ya sea que se trate del montaje de una nueva empresa o de inversiones
adicionales de una empresa en marcha en esta etapa debe quedar
claramente definido la idea original y bosquejado el marco general de
acción, de modo que se prevea los problemas a enfrentar las razones y los
objetivos que sustentan la idea y una estimación de las limitaciones
especialmente la de disponibilidad de datos, montos de la inversión, tamaño
del mercado, competencia y otros aspectos legales.
275
Estudio de Factibilidad
Comprende la factibilidad comercial, técnica, organizacional, legal y
financiera basada en 4 estudios:
a) Estudio de Mercado.- Consiste en el análisis del producto del
usuario de la competencia, de la estimación de las cantidades
posibles de vender, del precio a los consumidores. Los principales
análisis que se deben realizar son:
Análisis de la demanda que incluye el universo del mercado
que se desea cubrir, características de los consumidores,
precio y estimación de actual y futuro.
Análisis del sistema y comercialización, canales de
distribución, términos de la venta, publicidad, promociones,
etc.
Análisis de la oferta y capacidad de instalada existente y
potencial
b) Estudio Técnico.- Provee la información que permite cuantificar el
monto de las inversiones actuales y futuras así como los costos de
operación correspondientes, la vida útil del proyecto, etc.
c) Estudio Organizacional y Legal.- Comprenderá la estructura
organizativa, en base de esta se determina las necesidades de
personal, inversiones en estructura física, etc. Por otro lado incluirá
aspectos legales como: titulo o tipo de sociedad, permisos, patentes,
cargos o estímulos tributarios los que condicionen el inicio o
funcionamiento del mismo.
d) Estudio Financiero.- Esta etapa busca determinar el rendimiento
económico del proyecto, para ello se requiere sistematizar toda la
información monetaria proporcionada de las etapas anteriores y a
través de cuadros analíticos aplicar los criterios de rentabilidad. Con
dicha información se podrá determinar la bondad del proyecto.
276
Determinar si un proyecto es rentable o no constituye la etapa culminante de un
estudio de factibilidad ya que la puesta en marcha depende de la aceptación
del proyecto. Son 4 los pasos para la evaluación financiera de estas
inversiones:
2. Calculo de la Inversión Requerida
Determinar la inversión en:
Activos Fijos.- Están directamente relacionados con el proyecto como:
edificios, terrenos, maquinarias, equipos, etc.
Capital de Trabajo.- Básicamente comprende el efectivo mínimo necesario
para su operación, la inversión en cuentas por cobrar, si la empresa decide
otorgar crédito por su sistema de ventas, su inversión en inventarios.
En la práctica para iniciar operaciones lo más esencial es el efectivo y los
inventarios, la inversión en cuentas por cobrar surge inmediatamente
después de que la empresa decide vender al crédito. Por otro lado los
niveles del capital de trabajo deben acoplarse al ritmo de la operación del
negocio, esto quiere decir que requiere fuertes aumentos cuando la
empresa está en la fase de crecimiento.
Este capital de trabajo tiene la ventaja de ser recuperado cuando el
proyecto termina ya que se supone que los fondos se liberan y aparece un
ingreso de efectivo al final del proyecto que se utilizo como base de las
proyecciones.
Gastos Anticipados o Diferidos.- Son desembolsos de efectivo que ocurren
antes de que el proyecto o empresa inicie operaciones y que no están
representados por bienes físicos, como no hay ingresos por ventas a las
cuales asignar dichos gastos se capitaliza, o se registran como activos
hasta que entren en el periodo de operación y de ventas.
277
3. Estimación de los Flujos de Caja Futuros
Una vez definida la inversión requerida se procede a proyectar los flujos que
rendirá el proyecto, el esquema para aquello es que partiendo de un estado
de ingresos y egresos, en base a costeo variable se va determinando los
diferentes rubros, así como deduciendo los gastos no considerados
desembolsos de conformidad al siguiente esquema:
FORMATO DE FLUJOS DE CAJA FUTUROS
Inversión
Inicial Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Flujos de
Entrada de
efectivo
Flujos de
Salidas de
Efectivo
Total
Flujos
Este esquema puede variar de acuerdo al proyecto que se esté analizando.
Ejemplo de Flujo de Caja Futuro
La empresa PLUSLOGISTICS S.A. estudia la introducción de un nuevo
servicio. Para lanzar este nuevo servicio necesita gastar $150000 en equipos
especiales. El departamento de ventas estima que la vida del producto es de 6
años y espera por ventas incrementadas de:
Entradas
de Ventas
Año 1
60000
Año 2
120000
Año 3
160000
Año 4
180000
Año 5
110000
Año 6
50000
Los Flujos de salida de efectivo incluyen costos de mano de obra y
mantenimiento, costo de materiales y otros gastos diversos; sobre estas
consideraciones la empresa estima que los flujos de salida de efectivo serian:
278
Salidas de
Efectivo
Año 1
40000
Año 2
70000
Año 3
100000
Año 4
100000
Año 5
70000
Año 6
40000
Con esta información calcular los flujos netos esperados del proyecto:
Inversión
Inicial Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6
Flujos de
Entrada de
Efectivo
0
60000 120000 160000 180000 110000 50000
Flujos de
Salidas de
Efectivo
(150000) (40000) (70000) (100000) (100000) (70000) (40000)
Total
Flujos (150000) 20000 50000 60000 80000 40000 10000
4. Calculo de la Rentabilidad del Proyecto
Con la información acerca del monto de la inversión requerida, de los flujos
de caja que genere el proyecto durante su vida útil se procede a calcula su
rendimientos
Métodos para Evaluar Proyectos
Tasa Promedio de Rendimiento.- Es el método contable y representa la
razón de las utilidades promedio anuales contra la inversión neta del
proyecto.
Ejercicio
Considere que tiene 3 propuestas de inversión cada una con un costo de
90000 con una vida económica y depreciable de 3 años, se espera que
brinde las siguientes utilidades en libros y flujos de efectivo:
PROYECTO A
279
PERIODO UTILIDAD EN
LIBROS
FLUJO DE
EFECTIVO
NETO
1 3000 6000
2 2000 5000
3 1000 4000
6000/3 = 2000
2000/9000= 22%
Respuesta:
Se tomaría el Proyecto A ya que es mejor recibir mayor dinero el primer
año.
Método de Periodo de Recuperación
Este método señala el número de años necesarios para recuperar la
inversión. Es el resultado de dividir la inversión inicial neta para los flujos
entrada de efectivo.
Esta técnica no toma en consideración los flujos de efectivo después del
periodo de recuperación, por tal razón no se pueden considerar como una
medida de rentabilidad.
Ejercicio
PROYECTO B
PERIODO UTILIDAD EN
LIBROS
FLUJO DE
EFECTIVO
NETO
1 2000 5000
2 2000 5000
3 2000 5000
6000/3 = 2000
2000/9000= 22%
PROYECTO C
PERIODO UTILIDAD EN
LIBROS
FLUJO DE
EFECTIVO
NETO
1 1000 4000
2 2000 5000
3 3000 5000
6000/3 = 2000
2000/9000= 22%
280
Compra de una maquinaria en $18.000, genera flujos constantes de 7.600
calcule el periodo de recuperación
18.000 ÷ 7600 = 2.4 años
La inversión se recuperaría en 2,4 años
Tasa Interna de Retorno (TIR)
Para una propuesta de inversión es la tasa de descuento que iguala el
valor actual de los flujos de salida de efectivo esperado con el valor actual
de los flujos de efectivo de entrada esperados. Equivale a decir que es la
tasa que hace el valor presente neto igual a cero.
FÓRMULA 16: TASA INTERNA DE RETORNO
VA = + + +…+
Donde
VA = Valor Actual
FC = Flujo de Caja
R = Tasa interna de Retorno (TIR)
n = Numero de flujos producidos por la inversión
Ejercicio
Se compra una maquinaria por $1000000, la producción nos proporciona
unos flujos de caja de 500000 durante 3 años. Calcular la Tasa Interna de
Retorno.
1.000.000 = + +
TIR = 23.4%
281
Valor Actual Neto (VAN)
Consiste en Descontar el flujo de fondos propuesto por medio de una tasa
de interés, relevante para los potenciales inversionistas.
FÓRMULA 17: VALOR ACTUAL NETO
VAN = Inversión Inicial + + + +…+
Ejercicio:
Considerando los datos del ejercicio anterior, con un rendimiento del 25%
calcule el VAN
VAN = (1.000.000) + + +
VAN = 200.000
Costo Promedio Ponderado del Capital
Consiste a la retribución que reciben los inversionistas o prestamistas por
proveer fondos a la empresa, es decir, es el pago que obtienen, tanto
acreedores, como accionistas, los acreedores reciben intereses, y los
accionistas dividendos.
El precio del dinero se mide en términos de tasa, por lo tanto el costo del
capital es la tasa que se paga por los recursos. Hay dos tipos de recursos
deuda (kd) y capital propio (ke), cada uno con su respectiva tasa.
El costo del capital para una empresa financiada con deuda y aporte de los
accionistas es equivalente al promedio de los costos de la deuda (kd) y el
capital propio (ke), esta tasa promedio se conoce como WACC.
FÓRMULA 18: COSTO PROMEDIO PONDERADO
WACC = + kd (1-t)
282
Donde
E= Patrimonio
D= Deuda
Kd= tasa de Interés
Ke= Costo de Capital
T= 15% participación trabajadores
Ejercicio:
La compañía PLUSLOGISTICS S.A. tiene los siguientes saldos en su
balance al 2011
Deuda: 135859
Patrimonio: 1419381
Tasa de Interés: 10.30%
Costo de Capital: 24.06%
WACC = + kd (1-t)
WACC = + 10.30 (1-0.15)
WACC= 21.96 + 0.90 (0.64)
WACC= 22.54
Si la empresa no tiene deuda el WACC es al KE
Costo de Capital
El costo de capital se lo puede calcular de la siguiente forma:
FÓRMULA 19: COSTO DE CAPITAL
Ke= Rf + (Rm – Rf) β + RP
283
Donde
Rf = Tasa libre de Riesgo (tasa que se paga por los bonos del tesoro
de los Estados Unidos)
Rm= Riesgo del Mercado (Promedio histórico anual de retornos en
acciones de las principales industrias)
Β = Beta de la industria
RP= Riesgo País
Ejercicio:
La empresa PLUSLOGISTICS S.A. quiere calcular el costo de capital para
realizar una inversión, la inversión que tiene es la siguiente:
Los bonos del tesoro americano a 5 años paga 1.96%
El promedio histórico anual de los retornos de las acciones de la industria
de vehículos durante los últimos 5 años es de 11.09%
La beta del sector es de 1.27%
El riesgo país del ecuador es de 985 puntos
Ke= Rf + (Rm – Rf) β + RP
Ke= 1.96% + (11.09% - 1.96%) 1.27% + 9.85%
Ke= 23.41%
Este resultado es la tasa que sirve para el cálculo del WACC como del VAN
5. Conclusiones sobre la Bondad del Proyecto o Inversión, Aspectos
Cualitativos Y Cuantitativos
Las técnicas ilustradas anteriormente suministran, las bases cuantitativas,
que sirven de criterio para aceptar o rechazar proyectos de acuerdo con su
rendimiento económico, sin embargo puede suceder en la práctica se
acepten proyectos, cuyos rendimientos económicos sean inferiores al
mínimo requerido o se realicen proyectos rentables.
284
Esta situación se debe aspectos cualitativos, que tienen que ver con los
gustos de los inversionistas, la tradición familiar, con aspectos de
competencia, o en algunas ocasiones proyectos rentables se aplazan en su
implementación por no considerarlos oportunos en el momento actual.
Existen proyectos que aunque no sean rentables por si solos sirven de
soporte a otros cuyos rendimientos son de tal magnitud que justifican la
permanencia de aquellos.
Las inversiones que tienen aspecto social no muestran una rentabilidad
directa aceptable, pero garantiza la estabilidad de la empresa. Ejemplo:
Comedor para los empleados.
285
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES:
Durante la realización de este proyecto, se pudieron establecer las siguientes
conclusiones:
1. PLUSLOGISTICS S.A., siempre se ha preocupado por una estructurar
óptima para sus funciones utilizando una herramienta que mejore el
desempeño de su colaboradores, sin embargo, la empresa no había
emprendido el camino que la estructura organizacional y los manuales
de funciones, procesos, y procedimientos le ofrecen para integrar las
actividades laborales con la eficacia que se debe obtener; caso que se
debía a que las actividades que se desarrolla se las realiza de manera
empírica debido a la falta de documentación de los procesos, funciones
del personal y a una estructura orgánica acorde para la estandarización
de su funcionamiento.
2. Con el diagnóstico sobre las funciones, técnicas y procedimientos se
pudo observar la duplicidad de actividades en los procesos operativos y
financieros lo que conlleva a que los funcionarios no conozcan
realmente las actividades esenciales de su puesto dificultando la
comunicación entre departamentos, y las probaciones respectivas que
no aportan nada al resultado final del proceso.
3. Se identificó que tiene una alta rotación de personal debido a que no
existe un reclutamiento y una selección adecuada y falta capacitación
para todo el personal.
4. En la actualidad, no existe ningún tipo de Manual de Procedimientos
para ninguna área, las políticas vigentes para la ejecución de las
actividades son comunicadas verbalmente, cambian constantemente y
se cumple a medias, no tienen ningún plan de acción a seguir y si lo hay
286
solo lo sabe el Gerente General, que es quien lo decide, mas no el resto
del personal que labora en dicha empresa, el Sistema de Comunicación
interno es pésimo. En la parte contable financiera posee un Sistema
Contable que controla Inventarios, Ventas, y Contabilidad, con el
respaldo del sistema se elabora los estados financieros los mismo que
sirve para proporcionar información a las entidades de control más no
para la toma de decisiones internas gerenciales, las decisiones se toman
en función de la experiencia del gerente y sin previa planificación.
5. Al no tener una estructura bien diseñada de los procesos operativos a
seguir, no cumplen actividades importantes como son la planificación,
mejoramiento, control de las operaciones, en cuanto se refiere a la
atención al cliente, haciendo que esto genere retrasos e inconformidad
del cliente.
6. Finalmente, se determinó que los procedimientos diseñados brindarán
básicamente beneficios de un mejor control y servicio para los clientes,
por lo tanto se alcanzara el mejor ambiente laboral.
7. La buena utilización del manual se lograra mediante la observación, la
evaluación y el control periódico de los indicadores que muestran el
compromiso y cumplimiento de los integrantes de la empresa.
RECOMENDACIONES:
Finalizada la investigación las recomendaciones son:
1. Para que este trabajo de investigación tenga el impacto esperado se
debe capacitar a los funcionarios en lo referente a la gestión por
procesos e incentivar la utilización de esta herramienta en la ejecución
diaria de sus actividades para de este modo evitar la duplicidad de
actividades o registros, y a su vez servicios de calidad a los clientes
internos (personal) y externos de la empresa.
287
2. A la Gerencia General de PLUSLOGISTICS S.A., tomar las decisiones
de cambio y económico previo análisis de la información confiable,
actual e histórica.
3. El manual de procesos y procedimientos deben ser guía metodológica y
una herramienta de gestión que permita manejar los procesos
Financieros y Operacionales, de manera sencilla, efectiva y constante,
con la información necesaria y suficiente para facilitar la labor de sus
funcionarios.
4. Aplicar las diferentes políticas propuestas en este manual, con lo cual
lograra optimizar los recursos, y maximizar las riquezas, además hacer
del flujo de caja una herramienta de trabajo diaria con el objeto de
obtener una administración eficiente y rentable de los recursos
financieros.
5. La documentación de los procesos y procedimientos hará posible la
prevención de errores y garantizara que la institución no dependa de los
conocimientos individuales de los funcionarios, facilitando la
capacitación colectiva de los empleados
6. Implantar un sistema de capacitación constante para los empleados de
acuerdo a su área de desempeño, con lo cual obtendrán un rendimiento
eficiente de sus empleados en cada una de las actividades que
desarrollan
7. Se recomienda mantener de manera actualizado el manual de
funciones, procesos y procedimientos dada la ampliación, planificación,
e innovación de los servicios o reglamentos contables, con el propósito
de establecer correctivos pertinentes para su mejor aplicación.
288
CAPITULO VI
BIBLIOGRAFÍA
AUTORES:
ARENS, Alvin, Randal, Elder, Mark, Beasley, Auditoria un enfoque
integral, Decimo Primera Edición, Editorial Pearson, 2007.
BESLEY, Scoth, y Brigham, Eugene, Fundamentos de la Administración
Financiera, Doceava Edición, México, 2001.
BRAVO, Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición,
(s.e.), 2004.
CHIAVENATO, Idalberto, Administración, Teoría, proceso y practica,
Tercera Edición, Editorial Quebecor, 2002.
GARNIER, P, Manual de Contabilidad General, Tercera Edición, Editorial
Ibérico Europea Ediciones, España, 1998.
GUEVARA, Amelia, Educación y Capacitación Tributaria, Editorial
Ecuador, Quito, Ecuador, 2006.
MANAMENT, Rodrigo, La Microempresa y la Industria, Tomo 2, (s.e.),
Quito, Ecuador, 1998.
MORENO, Joaquín, Contabilidad Intermedia, segunda edición, Editorial
Continental, 2002.
OROZCO, Cadena José, Contabilidad General, Teoría y Práctica Aplicada
a la Legislación Nacional, (s.e.), 2002.
289
PALACIOS, Livia, Contabilidad de Costos, Editorial Fernández, Quito,
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VÁSCONEZ, Vicente, Contabilidad General para el siglo XXI, Tercera
Edición, (s.e.), 2004.
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http://www.lacamaradequito.com/dmdocuments/jurcodcom120805.pdf
Código de Trabajo,
http://www.mrl.gob.ec/index.php?option=com_content&view=article&id=198
&Itemid=165
Ley de Compañías,
http://www.supercias.gov.ec/Documentacion/Sector%20Societario/Marco%
20Legal/LEY_DE_COMPANIAS.pdf
Ley de Régimen Tributario Interno,
http://descargas.sri.gov.ec/download/pdf/leytribint.pdf
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http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/
Normas Internacionales de Contabilidad,
http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es
290
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Auditores, Contadores y Consultores Financieros,
http://www.auditoresycontadores.com/contabilidad/descubra-cuantos-
tipos-de-contabilidad-existe
Burgos Boris,
http://www.monografias.com/trabajos11/interdat/interdat.shtml
Chávez Muñoz Xavier,
http://eva.utpl.edu.ec/door/uploads/424/424/index.html
Dávalos Omar, http://www.mailxmail.com/curso-como-crear-propia-
empresa/plan-general-cuentas
Gutiérrez Carlos, http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-
finanzas/introduccion-finanzas
Lezama Cruz, http://www.monografias.com/trabajos35/generalidades-
finanzas/generalidades-finanzas.shtml
Lezama cruz, Generalidades sobre las Finanzas,
http://www.monografias.com/trabajos35/generalidades-
finanzas/generalidades-finanzas.shtml
Pluslogistics S.A., http://www.pluslogistics.com.ec/
Resk Martin,
http://www.monografias.com/trabajos/transporte/transporte.shtml
Soluciones Tributarias,
http://www.solucionestributarias.cl/portal/index.php?option=com_rd_glos
sary&Itemid=57&limitstart=75
Villasmil Jonathan,
http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml
Yibetza Thais Romero Contreras,
http://www.monografias.com/trabajos66/finanzas-venezuela/finanzas-
venezuela2.shtml
291
CAPITULO VII
ANEXOS
ANEXO I
Modelo de Cuestionario para la Implementación de un Manual Operativo y
Financiero.
ANEXO II
Cálculos de la Hipótesis
ANEXO III
Reglamento Interno de la empresa PLUSLOGISTICS S.A.
ANEXO IV
Estados Financieros para el Análisis Financiero
ANEXO V
Estados Financieros Preparados para el Análisis Financiero
292
ANEXO I
Modelo de Cuestionario:
CUESTIONARIO
ESTUDIO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL OPERATIVO Y
FINANCIERO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN LA EMPRESA
PLUSLOGISTICS S.A.
En este cuestionario, te presentamos una serie de preguntas relacionadas con
la organización y administración de la empresa, con el objeto de conocer las
falencias en el control interno operativo y financiero, y por tanto, poder adaptar
el desarrollo de futuras acciones a las necesidades de la empresa.
Nombre:
Cargo:
Marque con una x la respuesta:
1. ¿La empresa tiene establecido un manual de procedimientos operativos
y contables actualizado?
SI ______ NO _____
2. ¿Cómo calificaría usted al control interno en la empresa?
____ Excelente
____ Bueno
____ Regular
____ Malo
3. ¿Qué es más importante para la empresa la liquidez o la rentabilidad?
_____ Liquidez 6
_____ Rentabilidad 4
293
4. ¿Cree usted que la aplicación de un manual de procedimientos contable
–financiero servirá para garantizar el trabajo del personal que elabora
en la empresa con eficiencia y eficacia?
SI _____ 8 NO _____ 2
5. ¿Existen políticas establecidas para el manejo de dinero en la
empresa?
SI _____ 3 NO _____ 7
6. ¿Cómo calificaría la parte operativa de la empresa?
_____ Excelente 1
_____ Muy buena 2
_____ Buena 3
_____ Regular 4
7. ¿Se mantiene un debido control interno de los compromisos, gastos y
desembolsos?
SI ______ 4 NO _____ 6
8. ¿Conoce cuáles son sus funciones y responsabilidades?
SI ______ 8 NO _____2
9. ¿Se hace evaluaciones a los estados financieros con el fin de saber lo
que se logro en un periodo determinado?
SI ______ 3 NO _____ 7
10. ¿Se realiza una planificación antes de realizar una inversión?
SI ______ 7 NO _____ 3
294
ANEXO II
CUADRO DE NIVEL DE CONFIANZA Y SIGNIFICANCIA (Z)
295
ANEXO III
REGLAMENTO INTERNO PARA LOS TRABAJADORES DE LA EMPRESA
PLUSLOGISTICS S.A.
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO
DE TRABAJO
Art 1.- El presente Reglamento Interno de Trabajo regula las relaciones Obrero-
Patronales entre la Compañía PLUSLOGISTICS S.A y el personal de
Trabajadores (funcionarios, empleados y operadores) que presta sus servicios
en la misma en todas sus áreas, dependencias, departamentos, sistemas,
oficinas, sucursales; y en general, en los lugares de trabajo en la región que
comprende las provincias de Quito y Esmeraldas, sin consideración a la clase o
modalidad de contrato de trabajo que los vincule con la empresa e
independientemente de sus funciones o jerarquías; respetándose las
disposiciones contenidas en el Contrato de Trabajo así como las disposiciones
del Código del Trabajo y más Leyes conexas.
Como consecuencia de lo antes mencionado, las normas estipuladas en este
instrumento se considerarán incorporadas a toda relación jurídica contractual
de naturaleza laboral existente, así como también a cada Contrato Individual de
Trabajo que se celebre con fecha posterior a la aprobación de este Reglamento
Interno de Trabajo.
Para efectos de este Reglamento, a PLUSLOGISTICS S.A., se le podrá
denominar
También: La ADMINISTRACIÓN, la EMPRESA, la COMPAÑÍA, o como EL
EMPLEADOR; y al personal de Trabajadores individual o colectivamente
considerado, simplemente como el o los Trabajadores, según el caso.
Para efectos de la responsabilidad patronal de PLUSLOGISTICS S.A. de sus
trabajadores, sin perjuicio de lo determinado en su estatuto social, se estará a
lo determinado en el artículo 36 del Código de Trabajo.
296
Art. 2.- El presente Reglamento Interno de Trabajo es de aplicación obligatoria
en las oficinas administrativas e instalaciones que mantiene la Compañía en la
Ciudad de Quito y Esmeraldas
Como consecuencia de lo expuesto en el párrafo que antecede, todo
Trabajador de la Compañía queda sujeto al cumplimiento de las disposiciones
prescritas en este Reglamento, no siendo su desconocimiento causa de
eximente de responsabilidad para ninguno de los Trabajadores.
Art. 3.- Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 64 del Código del
Trabajo, y con el objeto de que los Trabajadores conozcan las disposiciones
prescritas en este Reglamento, la ADMINISTRACIÓN mantendrá en exhibición
permanente en sitios visibles y en los distintos lugares de trabajo, copia
auténtica de este instrumento junto con la copia legalizada del horario de los
trabajadores, aprobados por la respectiva autoridades de trabajo. Sin perjuicio
de entregarle un ejemplar del presente Reglamento aprobado a cada trabajador
DE LA CLASIFICACIÓN INTERNA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DE
TRABAJADORES
Art. 4.- Son Trabajadores de PLUSLOGISTICS S.A., todas las personas que
prestan sus servicios lícitos y personales para la Compañía en virtud de sus
respectivos Contratos Individuales de Trabajo, siempre y cuando perciban su
remuneración directamente de la Compañía.
Art. 5.- Para efectos de orden interno-administrativo, los Trabajadores de
PLUSLOGISTICS S.A., se dividen en Directivos, Empleados y Operativos.
DE LA ADMISIÓN Y REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL
297
Art. 6.- La admisión de Trabajadores es potestativa de la ADMINISTRACIÓN,
debiendo él o la aspirante proporcionar en la solicitud de empleo, de manera
clara y verás, obligatoria y fielmente, todos los datos que les sean requeridos, a
fin de hacerlos constar en el Registro que para el efecto lleva la Compañía.
Tales requisitos, entre otros, son los siguientes:
1.- Nombres y apellidos completos, edad, estado civil, profesión u ocupación,
nacionalidad, dirección domiciliaria y cargas familiares. Para el caso de que sea
contratado, estas últimas podrán ser alegadas por el Trabajador previa a la
presentación de la documentación que las acredite legalmente como tales.
2.- Cédula de Ciudadanía o de identidad, según el caso, certificado de votación
3.- Ser mayor de edad y encontrarse en goce de los derechos de ciudadanía
4.- Presentar certificados de trabajo de los últimos cinco años, si hubiere
laborado durante dicho lapso. De solvencia moral, de salud, certificado de
antecedentes personales, y según lo requiera la Compañía, de competencia o
experiencia ocupacional o profesional.
El o la aspirante deberán reunir los requisitos adicionales, legales o
administrativos que se le soliciten, los que se requerirán de acuerdo al cargo
que aspire desempeñar.
Art. 7.- Cualquier cambio de domicilio deberá ser notificado por el Trabajador al
jefe de Recursos Humanos, comunicación que deberá efectuar en un término
no mayor de cinco días contados a partir del momento en que ocurrió dicho
cambio.
298
Art. 8.- Como norma general, todo Trabajador que ingrese por primera vez a
prestar sus servicios en PLUSLOGISTICS S.A., deberá suscribir un Contrato
de Trabajo con inclusión de un período de prueba de hasta noventa días, al
tenor de lo prescrito en el Artículo 15 del Código del Trabajo, salvo el caso de
que se trate de labores que por su naturaleza deban ejecutarse mediante la
suscripción de Contratos de Trabajo de naturaleza ocasional, eventual,
temporal, precaria o extraordinaria, así como también los de obra cierta y
aquellos que hagan referencia a labores de tipo técnico o profesional.
Sin embargo de lo expresado, y únicamente en lo que tiene que ver con la
inclusión o no del período de prueba para los trabajadores de nuevo ingreso,
como excepción y a criterio de la Administración, ésta podrá omitir tal particular
cuando las labores para los que éstos sean contratados, por su especialización
o técnica, así se lo considere conveniente.
Art. 9.- Los Trabajadores que fueren contratados en calidad de Empleados u
operativos, se ceñirán en la realización de sus ocupaciones a lo determinado
en sus respectivos contratos.
Art. 10.- Cuando un Trabajador ingrese a laborar por primera vez en la
Compañía, la determinación o asignación del lugar, sección o dependencia en
la que prestará sus servicios, quedará a criterio exclusivo de la
ADMINISTRACIÓN.
Determinadas administrativamente las necesidades, para efectos de llenar las
vacantes que se produzcan, cuando vayan a ser llenadas por Trabajadores de
la Compañía, la Administración tomará en cuenta la capacidad del aspirante,
sus conocimientos técnicos, culturales y académicos; de la misma manera
tomará en cuenta sus antecedentes de trabajo, tales como actitud, índice de
ausentismo, disciplina, desempeño, colaboración, etc., igual criterio en términos
generales, se aplicará y se exigirá para cuando la vacante vaya a ser llenada
por terceras personas.
299
DEL CUMPLIMIENTO DE LAS JORNADAS DE TRABAJO Y OTRAS NORMAS
RELATIVAS A LOS TURNOS, EJECUCIÓN Y PAGO DE REMUNERACIONES
Y SOBRETIEMPO.
Art. 11.- Los horarios y turnos de trabajo serán los que para cada caso estipule
la Administración en atención a lo prescrito para el efecto en el Contrato de
Trabajo, sin perjuicio de que la Compañía, según sus necesidades, pueda
mantener o cambiar los horarios de trabajo para el sector del personal que no
tiene reguladas sus jornadas de labores en los respectivos Contratos
Individuales de Trabajo. Si se labora los turnos rotativos, al finalizar sus turnos
respectivos, los Trabajadores procurarán no abandonar sus puestos de trabajo
mientras el reemplazante no se encuentre presente, esto en el caso de los
operativos.
Art. 12.- Se denomina turno al grupo de Trabajadores que debe realizar una
labor de acuerdo al plan de Trabajo dentro de un lapso determinado. La
conformación de los turnos será hecha por la Administración, particular que
será puesto en conocimiento del grupo de Trabajadores con la debida
anticipación.
Art. 13.- Todo Trabajador saliente de turno deberá poner al corriente a su
compañero entrante cualquier anomalía o irregularidad que hubiere observado
en el área o sección en la cual labora. Aquel Trabajador que no cumpla con
esta obligación será amonestado por escrito.
Art. 14.- Todo Trabajador está en la obligación de registrar personalmente en el
sistema de control de tiempo, tanto al ingreso como a la salida de sus labores
diarias. Este registro permitirá a la empresa verificar su horario de trabajo.
Horas
Suplementarias y/o extraordinarias trabajadas por disposición superior.
300
Art. 15.- Queda terminantemente prohibido laborar horas suplementarias y/o
extraordinarias sin estar previamente autorizado por sus superiores con
competencia y facultad para ello.
Art. 16.- Las remuneraciones se calcularán de acuerdo a los tiempos de trabajo
registrados en los sistemas de control de tiempo, previa verificación por parte
de la Administración.
Art. 17.- De las remuneraciones se deducirán todos los descuentos y
retenciones dispuestas por la Ley, así como también los descuentos
expresamente autorizados por el Trabajador, debiéndose tener presente lo
pactado para el efecto en el Contrato Colectivo.
Las remuneraciones se pagarán directamente al Trabajador o a la persona que
estuviere expresamente autorizada por escrito por aquel para percibir su
remuneración.
Art 18.- PLUSLOGISTICS S.A., pagará las remuneraciones de sus
Trabajadores en cheques y roles individuales, en los que constará por lo
menos: El nombre del Trabajador, el valor percibido, el período al que
corresponde el pago, las deducciones por aporte individual al Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), del impuesto a la renta, si hubiere
lugar, los préstamos o anticipos, así como cualquier otro rubro que deba
constar y que legalmente pueda o deba deducirse. Al último constará el saldo
neto o el haber final al que tenga derecho el Trabajador.
Art. 19.- Cuando un Trabajador no esté conforme con una liquidación de pago
de cualquier concepto, podrá expresar su disconformidad, reclamo o queja en
el mismo momento de recibirla, en cuyo caso dejará constancia del particular
en el recibo que firmase.
301
DE LAS FALTAS, DE SUS CLASES Y SANCIONES
Art. 20.- Para la aplicación de las sanciones, las transgresiones al presente
Reglamento Interno se dividen en dos grupos, así:
FALTAS LEVES y FALTAS GRAVES, en concordancia con lo dispuesto en los
siguientes Artículos:
Art 21.- Para los efectos de este Reglamento se consideran como faltas leves,
todas las transgresiones a las obligaciones que tienen los Trabajadores según
lo dispuesto en el Código del Trabajo en general, y de manera específica, a las
prescritas en los artículos 45 de dicho Cuerpo de Leyes, y además, a las
siguientes:
1.- No ejecutar el trabajo en los términos del Contrato, con la intensidad,
cuidado y esmero apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos.
2.- No restituir al Empleador los materiales no usados y no conservar en buen
estado los instrumentos y útiles de trabajo, no siendo responsable por el
deterioro que origine el uso normal de estos objetos, ni del ocasionado por
caso fortuito o fuerza mayor, ni del proveniente de mala calidad o defectuosa
construcción.
3.- No trabajar en casos de peligro o siniestros inminentes, por un tiempo
mayor que el señalado para la jornada máxima y aún en los días de descanso,
cuando peligren los intereses de sus compañeros o de la Compañía.
En estos casos tendrá derecho al recargo en su remuneración de acuerdo con
la Ley.
4.- No dar aviso previo al Empleador (Superior Inmediato) cuando por causa
justa faltare al trabajo; de no poder hacerlo por cualquier causa debidamente
justificada deberá hacerlo en las siguientes 24 horas laborables.
302
5.- No cumplir con las jornadas, horarios y turnos de trabajo establecidos en el
contrato colectivo, debiendo registrar personalmente su entrada y salida de
acuerdo con las disposiciones establecidas en la empresa; y no concurrir
puntualmente al trabajo.
6.- No encontrarse en disposición de iniciar el trabajo a la hora señalada en el
horario respectivo.
7.- Dentro de la jornada diaria de labor, trabajar con pérdidas innecesarias de
tiempo.
8.- Cuando en la ejecución del trabajo se presentaren fallas o cualquier
dificultad grave que no pueda ser subsanada por el personal encargado de
efectuar el trabajo, no comunicar el particular inmediatamente a los superiores,
a fin de que tomen las medidas que el caso requiera.
9.- Utilizar sin consentimiento el servicio telefónico, Xerox, etc., para fines
ajenos a las actividades del trabajo.
10.- Leer periódicos, revistas, libros, etc., durante las horas de labor.
11.- Comer en lugares de trabajo.
12.- No atender en forma cortes y respetuosa al público.
13.- No proporcionar información personal fidedigna a la empresa con la
finalidad de actualizar sus datos en la unidad de Recursos Humanos, cuando
Pluslogistics así lo requiera.
14.- No asistir a los cursos de capacitación o formación a los que la empresa lo
haya asignado.
15.- No utilizar durante la jornada de labor los uniformes e identificación de la
empresa en forma permanente y obligatoria.
Art. 22.- Las faltas leves a las que se hacen referencia en el Artículo que
antecede, serán sancionadas con una multa equivalente de hasta el cinco por
ciento (10%) de la remuneración diaria. La comisión dentro de un mismo
período mensual de tres faltas leves por parte de un trabajador, será
considerada como falta grave, quedando facultada la Compañía para solicitar el
correspondiente Visto Bueno, ante Inspector de Trabajo.
303
Art 23.- Toda Falta Leve prescribe en un mes. Por lo tanto, para efecto de
solicitar Visto Bueno, la Compañía considerará como no cometidas las faltas
leves que hayan ocurrido en un período anterior a un mes contado hacia atrás
desde la fecha de la comisión de una falta leve.
Art 24.- Las multas a las que hubiere lugar por aplicación de lo prescrito en el
presente Reglamento Interno de Trabajo, serán aplicadas por el Jefe de
Recursos Humanos de la Compañía, y en su falta, por el Representante Legal
de la Compañía o quien hiciere sus veces, quienes en su caso, dispondrán el
cobro de la multa mediante retención de la remuneración del Trabajador.
Art. 25.- La comisión de una cualquiera de las Faltas Graves establecidas como
tales en este Reglamento Interno, serán sancionadas con la separación del
servicio, previo el trámite administrativo de Visto Bueno solicitado ante las
competentes Autoridades del Trabajo.
Art 26.- Además de las prohibiciones del Trabajador prescritas en el Artículo 46
del Código del Trabajo, las que para los efectos de este Reglamento,
constituyen y se las considera como Faltas Graves, son también faltas de la
misma naturaleza, las siguientes:
1.- No acatar las órdenes y disposiciones de trabajo, vale decir, resistirse al
cumplimiento de cualquier disposición superior que diga relación directa o
indirecta con el trabajo, siempre y cuando la misma se encuentre en las
disposiciones legales y reglamentarias.
2.- No acatar las medidas de seguridad, prevención e higiene exigidas por la
Ley, los Reglamentos que dicte la Compañía para el efecto o por las
Autoridades competentes.
3.- No respetar a sus superiores y a sus compañeros de trabajo, así como
desafiar, amenazar o ultrajar de palabra u obra a los mismos, o hacer o
promover escándalos en las instalaciones de la Compañía o utilizar vocabulario
soez o impropio.
304
4.- No comunicar oportunamente a la Administración, cuando se tenga
conocimiento de la comisión de cualquier tipo de infracción penal cometida por
sus compañeros de trabajo o de terceras personas, dentro de las instalaciones
de la Compañía o en ejercicio de sus funciones.
5.- Ingerir bebidas alcohólicas en las instalaciones de la Compañía o en el
ejercicio de sus funciones.
6.- Introducir, usar o tomar en las instalaciones de la Compañía, o en el
ejercicio de sus funciones, sustancias sicotrópicas y/o drogas.
7.- Propalar rumores o hacer comentarios que vayan en desmedro de los
intereses de la Compañía o del buen nombre y prestigio de sus personeros o
sus compañeros de trabajo; o, produzcan inquietud y malestar entre el
personal.
8.- Informarse o recabar datos de la correspondencia que pertenece al fuero
privado de la Compañía o de su personal.
9.- Divulgar información confidencial que posee el Trabajador en virtud de las
labores que desempeña.
10.- Abandonar herramientas, materiales u otros objetos o desperdicios.
11.- Utilizar sin autorización previa los bienes de la Compañía.
12.- Inducir a la Compañía a celebrar un Contrato de Trabajo mediante
información falsa o adulterada, o presentar para tal fin Certificados, Títulos,
Diplomas o datos falsos.
13.- No cumplir con las disposiciones que dicte la Administración para el uso de
vehículos de propiedad de la Compañía.
14.- Abandonar sin justa causa el lugar o puesto de trabajo, vale decir, sin la
autorización previa del superior correspondiente. Disposición que se dicta en
aditamento y en concordancia con lo dispuesto en el literal (i) del Artículo 46 del
Código del Trabajo.
15.- Hacer rifas, negocio o actividades similares en las instalaciones de la
Compañía, salvo el permiso expreso de la Administración.
305
16.- Participar en juegos de azar u otros dentro de las instalaciones de la
Compañía.
17.- Entregar sin autorización a cualquier persona la realización de cualquier
trabajo a él encomendado.
18.- Ejecutar o realizar tareas u obras particulares dentro de las dependencias
de la Compañía a favor de terceros, salvo que para ello tenga permiso escrito
otorgado por la Administración de la Empresa, así mismo, realizar en horas de
trabajo otras labores que no sean las propias de su función o cargo.
19.- No registrar el ingreso y salida de acuerdo con los sistemas de control que
para el efecto establezca la empresa, ni alterar, sustraer o usar indebidamente
los controles establecidos.
20.- Dormir durante las horas de trabajo.
21.- Para las personas que manejan fondos de la Compañía, cambiar sin
autorización superior cheques de Trabajadores o de terceras personas, así
como también, aceptar vales no autorizados.
A este respecto, se estará de manera estricta a las políticas que determine la
Compañía sobre el manejo y utilización de los recursos económicos, políticas
internas que tienen el carácter de obligatorias.
22.- Realizar instalaciones, reparaciones u otros trabajos en forma clandestina.
23.- Guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y otros que
por razón de su trabajo conociere o les fueren confiado
24.- Utilizar sin autorización previa la papelería, sellos, rótulos de la empresa y
en general aspectos que constituyan infracciones a la ley de propiedad
intelectual.
DISPOSICIONES GENERALES
Art 26.- Se deja expresamente establecido que si alguna o algunas de las
normas estipuladas en este Reglamento, contradicen, reforman o modifican lo
prescrito en el Código del Trabajo, Reglamentos y más Leyes relacionadas con
306
la materia, prevalecerán estas últimas. En todo lo demás, se aplicarán las
disposiciones contempladas en este reglamento en la forma aquí establecida.
Art 27.- En todo cuanto no estuviere señalado en el presente Reglamento
Interno de Trabajo, se estará a lo dispuesto en el Código de Trabajo y más
disposiciones legales que se dicten en materia laboral.
Art 28.- El valor de los útiles, instrumentos o materiales de trabajo, para el caso
de pérdidas o deterioros, originados por negligencia o descuido imputable del
Trabajador, correrá a cargo de éste, pudiendo la Empresa efectuar el
descuento pertinente en el próximo inmediato pago, siempre y cuando el valor
no exceda del porcentaje establecido en la Ley, en cuyo caso se diferirá el
pago hasta completar el valor respectivo.
Art 29.- Todo Trabajador que por enfermedad comprobada o por calamidad
doméstica no pudiere concurrir a sus labores dentro de los turnos establecidos,
deberá comunicar el particular obligatoriamente a la Compañía, dentro de un
tiempo no mayor de 24 horas de ocurrido el hecho.
Art. 30.- Al momento de ser notificado con la terminación de su Contrato de
Trabajo, y antes de recibir su liquidación, el Trabajador deberá entregar a la
Compañía a través de su Superior inmediato, todas las herramientas,
materiales, equipos y en general, cualquier bien que le haya sido
proporcionado por la Compañía para la ejecución de su trabajo.
Art 31.- Cuando por cualquier circunstancia se termine un Contrato de Trabajo,
al momento en que se efectúe la correspondiente liquidación final del
Trabajador saliente, la Compañía inicialmente liquidará su cuenta personal, a
efectos de que se deduzca lo que se encuentre adeudando a la Compañía por
concepto de préstamos, multas o cualquier otro rubro que sea legalmente
deducible.
307
Art 32.- La Administración se reserva el derecho de determinar las políticas o
normas administrativas internas, las cuales deberán ser acatadas y cumplidas
por el personal. La determinación de políticas administrativas se hará conocer
por parte de la Administración a los Trabajadores, mediante memorándum o
circulares. La falta de cumplimiento de las políticas que imparta la
Administración, de acuerdo a sus necesidades y para el mejor
desenvolvimiento de la misma, siempre que no violen ninguna norma legal ni
contractual, serán consideradas como indisciplina y acarrearán las sanciones
legales correspondientes.
308
ANEXO IV
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de Situación
PLUSLOGISTICS S.A.
Fecha : 25/04/2012 Desde :01/01/2011 Hasta:31/12/2011
Código Descripción 2010 2011
1 ACTIVO 78619,38 202523,52
11 ACTIVO CORRIENTE 64436,19 94983,85
111 DISPONIBLE 15289,09 49458,34
1111 FONDOS FIJOS 100,00 100,00
11111 FONDOS QUITO 100,00 100,00
11111.01 Caja Chica Quito 100,00 100,00
1112 BANCOS 15189,09 49358,34
11121 CUENTAS CORRIENTES 15189,09 49358,34
11121.01 Pichincha 15.189,09 49358,34
112 EXIGIBLE 49147,10 45525,51
1121 CUENTAS POR COBRAR 45011,15 3767,60
11211 CLIENTES 45011,15 3767,60
11211.01 Clientes Nacionales 45.011,15 3767,60
1122 IMPUESTOS 4135,95 41584,72
309
11221 RETENCIONES FUENTE RENTA 4135,95 41584,72
11221.01 Retención Renta de Clientes Ejercicio 4.135,95 26332,43
11221.03 Ret. Renta Años Anteriores 0,00 15252,29
1123 ACTIVOS PAGADOS POR ANTICIPADO 0,00 173,19
11231 SEGUROS 0,00 173,19
11231.01 Seguros Prepagados 0,00 173,19
12 ACTIVO NO CORRIENTE 14183,19 107539,67
121 ACTIVO FIJO 14183,19 107539,67
1211 DEPRECIABLE 16145,52 107539,67
12111 ACTIVO A DEPRECIAR 16145,52 162361,51
12111.01 Muebles y Enseres 1.153,54 3826,81
12111.02 Equipos de Oficina 0,00 121,33
12111.03 Equipos de Computación y Software 14.991,98 24155,56
12111.05 Vehículos 0,00 134257,81
12112 DEPRECIACIONES ACUMULADAS -1962,33 -54821,84
12112.01 Dep. Acum. Muebles y Enseres -48,06 -667,30
12112.02 Dep. Acum. Equipos de Oficina 0,00 -18,18
12112.03 Dep. Acum. Equipos de Cómputo y Software -1.914,27 -15521,75
12112.05 Dep. Acum. Vehículos 0,00 -38614,61
2 PASIVO 57101,19 176188,18
21 PASIVO CORRIENTE 57101,19 170156,89
211 CORTO PLAZO 34170,97 170156,89
2111 CUENTAS POR PAGAR 34170,97 170156,89
21111 PROVEEDORES 34170,97 108403,36
310
21111.01 Proveedores Locales 34.170,97 108403,36
21112 EMPLEADOS 2856,41 36883,65
21112.02 Decimo Tercer Sueldo 2.256,41 411,97
21112.03 Decimo Cuarto Sueldo 600,00 770,00
21112.05 Liquidaciones Empleados 0,00 35701,68
21113 IMPUESTOS FISCALES 5.477,27 3965,75
21113.06 Impuestos por Pagar 5.477,27 3965,75
21114 OBLIGACIONES IESS 2.596,54 7419,13
21114.01 Aportes IESS 2.596,54 5362,87
21114.02 Préstamos Quirografarios 0,00 168,24
21114.03 Préstamos Hipotecarios 0,00 1888,02
21115 CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS 12000,00 12000,00
21115.01 Atiencia Johanna 4000,00 4000,00
21115.02 Costales Ana María 4000,00 4000,00
21115.03 Villegas Rosa 4000,00 4000,00
21116 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 0,00 1485,00
21116.03 Otras cuentas por pagar 0,00 1485,00
22 PASIVO NO CORRIENTE 0,00 6031,29
221 PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS 0,00 6031,29
221.01 Jubilación Patronal 0,00 5518,00
221.02 Otros beneficios no corrientes Empleados 0,00 513,29
3 PATRIMONIO 21518,19 26335,34
31 CAPITAL SOCIAL 810,00 38310,46
311 CAPITAL SUSCRITO 810,00 810,00
311
311.01 Capital Pagado 810,00 810,00
312 RESERVAS 634,65 4321,23
312.01 Reserva Legal 634,65 4321,23
313 RESULTADOS 20073,54 33179,23
313.01 Resultado del Ejercicio 2010 20073,54 33179,23
313.02 Resultado Acumulado 2009 0,00 0,00
313.03 Perdida del Ejercicio 0,00 -11975,12
PASIVO + PATRIMONIO 78619,38 202523,52
312
Balance de Resultados
PLUSLOGISTICS S.A.
Fecha :
25/04/2012 Desde :01/01/2011 Hasta:31/12/2011
Código Descripción 2010 2011
4 INGRESOS 141604,00 2102238,73
41 INGRESOS OPERACIONALES 141604,00 2102055,50
411 VENTAS LOCALES 141604,00 2102055,50
411.01 Transporte 108.318,00 1563235,00
411.02 Operación Logística 31686,00 214044,00
411.03 Administración Patios 0,00 287500,00
411.04 Otros Ingresos de Operación 1600,00 37276,50
42 INGRESOS NO OPERACIONALES 0,00 183,23
421 INGRESOS VARIOS 0,00 183,23
421.02 Otros Ingresos no Operacionales 0,00 183,23
5 EGRESOS 121530,46 2114213,85
51 COSTOS 89052,29 1293649,94
511 COSTOS OPERATIVOS 89052,29 1293649,94
511.01 Transporte Vehículos 88850,19 1158848,81
511.02 Recepción y Despacho Vehículos 0,00 42705,00
313
511.03 Daños de Vehículos 0,00 16918,92
511.04 Arriendo Y Mantenimiento Patios 0,00 73500,00
511.05 Otros Costos de Operación 0,00 488,00
511.06 Gastos de Viaje 202,10 539,21
511.07 Transporte de Carga 0,00 650,00
52 GASTOS 32478,17 820563,91
521 GASTOS DE PERSONAL 30341,88 580726,70
521.01 Sueldos Unificados 12.730,00 423050,74
521.02 Horas Extras 346,94 2944,39
521.03 Bonificaciones 58,33 10693,90
521.05 Vacaciones 0,00 7136,76
521.06 Décimo Tercer Sueldo 1.923,09 26112,80
521.07 Décimo Cuarto Sueldo 236,67 4867,65
521.08 Fondo de Reserva 0,00 24997,71
521.09 Aporte Patronal 3.046,85 52252,40
521.11 Otros Gastos de Personal 12.000,00 49,06
521.12 Indemnización Despido Intempestivo 0,00 26358,00
521.13 Indemnización Desahucio 0,00 2263,29
522 GASTOS ADMINISTRATIVOS 2124,52 233904,76
522.01 Arriendos 990,00 29896,00
522.02 Combustible 103,12 1737,43
522.03 Cuotas y Contribuciones 164,89
522.04 Depreciación Activos 35343,84
522.05 Gastos de Gestión (Agasajos clientes, 14,71 566,57
314
empleados)
522.06 Honorarios Profesionales 50,00
522.07 Impuestos Fiscales 138,18
522.08 Internet y celulares 281,80 1323,50
522.09 IVA Factor Proporcional gasto 322,24 27305,76
522.10 Mantenimiento y Reparaciones 169,75 4103,40
522.11 Movilización, Transporte empleados 6,30
522.12 Pólizas de Seguros 1779,18
522.13 Servicios Públicos, Agua, Luz 43,04 3092,18
522.14 Suministros y Materiales 171,73 2043,15
522.15 Gastos de Vehículos 5140,00
522.16 Capacitación
575,00
522.99 Otros Gastos Generales 28,13 120639,38
523 GASTOS FINANCIEROS 6,11 398,85
523.01 Comisión y Otros Gastos Bancarios 6,11 398,85
524 GASTOS NO DEDUCIBLES 5,66 5533,60
524.01 Gastos no Deducibles 5,66 5533,60
Utilidad/Pérdida del ejercicio 20073,54 11975,12
315
ANEXO V
ESTADOS FINANCIEROS PREPARADOS PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO
Estado de Situación
PLUSLOGISTICS S.A.
ACTIVO 2010 2011 V/AB V/R
ACTIVO CORRIENTE
Caja Chica Quito 100,00 100,00 0,00 0,00%
Bancos 15189,09 49358,34 34169,25 224,96%
Cuentas por Cobrar 58011,15 3767,60 -54243,55 -93,51%
Impuestos 4241,64 41584,72 37343,08 880,39%
Seguros Prepagados 0,00 173,19 173,19 0,00%
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 77541,88 94983,85 17441,97 22,49%
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Muebles y Enseres 1.153,54 3826,81 2673,27 231,74%
Equipos de Oficina 0,00 121,33 121,33 0,00%
Equipos de Computación y Software 14.991,98 24155,56 9163,58 61,12%
Vehículos 0,00 134257,81 134257,81 0,00%
Depreciaciones Acumuladas
Dep. Acum. Muebles y Enseres -48,06 -667,30 -619,24 1288,47%
Dep. Acum. Equipos de Oficina 0,00 -18,18 -18,18 0,00%
Dep. Acum. Equipos de Computo y Software -1.914,27 -15521,75 -13607,48 710,84%
Dep. Acum. Vehículos 0,00 -38614,61 -38614,61 0,00%
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 14183,19 107539,67 93356,48 658,22%
316
TOTAL ACTIVOS 91725,07 202523,52 110798,45 120,79%
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Proveedores Locales Por Pagar 34.170,97 108403,36 74232,39 217,24%
Empleados Por Pagar 2856,41 36883,65 34027,24 1191,26%
Impuestos Por Pagar 5.477,27 3965,75 -1511,52 -27,60%
Obligaciones IESS por Pagar 2.596,54 7419,13 4822,59 185,73%
Cuentas Por Pagar Accionistas 12000,00 12000,00 0,00 0,00%
Otras Cuentas por Pagar 0,00 1485,00 1485,00 0,00%
TOTAL PASIVO CORRIENTE 57101,19 170156,89 113055,70 197,99%
OTROS PASIVOS
Provisiones por Beneficios Empleados 0,00 6031,29 6031,29 0,00%
TOTAL OTROS PASIVOS 0,00 6031,29 6031,29 0,00%
TOTAL PASIVOS 57101,19 176188,18 119086,99 208,55%
PATRIMONIO
Capital Social 810,00 810,00 0,00 0,00%
Reservas 634,65 4321,23 3686,58 580,88%
Utilidad Años Anteriores 13105,69 33179,23 20073,54 153,17%
Utilidad/ Perdida del Ejercicio 20.073,54 -11975,12 8098,42 40,34%
TOTAL PATRIMONIO 34623,88 26335,34 -8288,54 -23,94%
PASIVO + PATRIMONIO 91725,07 202523,52 110798,45 120,79%
317
Balance de Resultados
PLUSLOGISTICS S.A.
Descripción 2010 2011 V/AB V/R
INGRESOS
Ventas Locales 141604 2102056 1960452 13,84
Otros Ingresos 0 183 183 -
Ventas Netas 141604 2102239 1960635 13,85
(-)Costos Operativos 89052 1293650 1204598 13,53
UTILIDAD BRUTA 52552 808589 756037 14,39
Gastos del Personal 30342 580727 550385 18,14
Gastos Administrativos 2125 233905 231780 109,10
UTILIDAD EN OPERACIÓN 20085 -6043 -26128 (1,30)
Gastos Financieros 6 399 393 64,28
Gastos no Deducibles 6 5534 5528 976,67
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 20074 -11975 -32049 (1,60)
Provisión para Impuestos 5018 0 -5018 (1,00)
Utilidad/Pérdida del ejercicio 15055 -11975 -27030 (1,80)
