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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS

SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA

TESIS DE GRADO

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CPA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA

AUTOR: DANNA CUMANDA HERNANDEZ PEREZ

DIRECTOR: ECON. HERNAN AULESTIA

QUITO ECUADOR

2010

DECLARACION DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD

Yo, Danna Cumandá Hernández Pérez, declaro que los resultados obtenidos

en la investigación que presento como trabajo práctico previo a la obtención del

título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría C.P.A., son absolutamente

originales y personales.

En tal virtud, declaro que los contenidos, las conclusiones y los efectos legales

y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva

responsabilidad legal académica del autor.

Danna Cumandá Hernández Pérez

C.I. 160022402-4

CERTIFICACION

Certifico que la presente tesis cuyo tema es “Diseño de un sistema de Control

Interno en una Institución Financiera”, fue elaborada por la señora Danna

Cumandá Hernández Pérez, y desarrollada baja mi supervisión y dirección

dentro del programa denominado Plan de Titulación de la Universidad Técnica

Equinoccial.

Quito, enero 28 de 2010

Atentamente,

Econ. Hernán Aulestia

DIRECTOR DE TESIS

AGRADECIMIENTO

Agradezco de a Dios, por darme la oportunidad de culminar mis estudios

superiores. A mi esposo e hijos, por su apoyo y comprensión durante estos

años.

Expreso mi profundo agradecimiento a la Universidad Tecnológica Equinoccial,

Escuela de Contabilidad y Auditoría, por ser la gestora de la formación de

profesionales que permiten el desarrollo de nuestro país.

Además agradezco a los distinguidos maestros por su orientación y

conocimiento.

Al Econ. Hernán Aulestia por compartir sus conocimientos.

A mis compañeras con quienes he compartido muchas experiencias en todos

estos años.

DEDICATORIA

La presente tesis dedico a Dios, por ser mi guía.

A mi esposo, Juan Carlos, gracias por tu ayuda y comprensión

para alcanzar esta meta

A mis hijos Juan Pablo y Juan José

A mis padres, hermanos por su cariño que fueron muy importantes

en esta etapa de mi vida

RESUMEN EJECUTIVO

Este trabajo de diseño de un sistema de control interno en una Institución

Financiera se realizó mediante un desarrollo y revisión de una oficina.

Para cumplir con sus objetivos la presente tesis está estructura de la

siguiente manera:

CAPITULO I. Trata sobre el problema, señala el objetivo General, los

Objetivos Específicos, la Justificación, delimitación de la investigación, tipos y

diseños de la Investigación.

CAPITULO II. Incluye el marco Teórico, el marco conceptual, variable de la

investigación, servicios que prestan las instituciones bancarias.

CAPITULO III. Tipo y diseño metodológico, selección de equipo de trabajo,

se ejecutó la revisión de varios procesos a la oficina Gran Colombia, de Banco

Internacional, se cargó los resultados en la herramienta, obteniendo los

resultados, hallazgos, estableciéndose los planes de acción.

CAPITULO IV. Se presenta la evaluación de la propuesta, consta los

manuales de:

Los procedimientos, y;

Uso de la herramienta

CAPITULO V. Conclusiones y Recomendaciones alusivas al estudio.

BIBLIOGRAFIA

Se incluye como anexos, vocabulario y formularios de documentos bancarios.

INDICE

INTRODUCCION ............................................................................................... 1

CAPITULO I ....................................................................................................... 3

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA (BANCO INTERNACIONAL)........................................................ 3

1.1 Planteamiento del Problema ..................................................................... 3

1.2 Formulación del Problema ....................................................................... 6

1.3 Subpreguntas ........................................................................................... 7

1.4 Objetivos .................................................................................................. 8

1.5 Justificación............................................................................................... 9

CAPITULO II .................................................................................................... 11

MARCO REFERENCIAL Y TEORICO ............................................................ 11

2.1 Marco Referencial ................................................................................... 11

2.2 Marco Teórico ......................................................................................... 12

2.3 Marco Conceptual ................................................................................... 18

2.4 Variable de la Investigación ................................................................... 21

2.5 Servicios que prestan las Instituciones Financieras ................................ 23

CAPITULO III ................................................................................................... 34

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................... 34

3.1. Metodología ........................................................................................... 34

3.2 Seleccionar equipo de trabajo: ............................................................ 35

3.3 Seleccionar los procesos: ................................................................... 36

3.3.1 CLIENTES .................................................................................... 37

3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación ................... 37

3.3.1.2 Cancelación de cuentas .......................................................... 44

3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas .................................................. 47

3.3.1.4 Tasas por Servicios ................................................................. 49

3.3.2. DEPOSITOS A LA VISTA ............................................................ 52

3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques .................... 52

3.3.2.2 Manejo de Chequeras ............................................................ 55

3.3.2.3 Tarjetas de Débito .................................................................. 58

3.3.2.4 Tarjetas de Crédito ................................................................. 60

3.3.2.5 Giros del interior ..................................................................... 63

3.3.2.6 Estados de Cuenta ................................................................. 65

3.3.2.7 Transferencias al Exterior ...................................................... 67

3.3.2.8 Cheques de Gerencia ............................................................ 72

3.3.2.9 Cheques devueltos ................................................................. 74

3.3.2.10 Transferencias ...................................................................... 78

3.3.3. DEPOSITOS A PLAZO ................................................................ 80

3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito ................................... 80

3.3.3.2 Cancelación de certificados .................................................... 85

3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito ............................... 87

3.3.4. CAJA ........................................................................................... 88

3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo ................................................... 89

3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo ................................................. 91

3.3.4.3 Autorización remota ............................................................... 93

3.3.4.4 Cheques y Depósitos ............................................................. 95

3.3.4.5 Cupos de efectivo ................................................................. 100

3.3.4.6 Faltantes y Sobrantes .......................................................... 102

3.3.4.7 Intercambio de Picos ............................................................. 104

3.3.4.8 Uso de dispositivos .............................................................. 106

3.3.4.9 Libretas de ahorro: ............................................................... 107

3.3.4.10 Licitud de Fondos ................................................................ 109

3.3.5 OTROS PROCEDIMIENTOS - PERSONAL .............................. 112

3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas ............................................ 112

3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales: ................ 114

3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y procedimientos .................................................................................. 116

3.4 RESULTADOS .................................................................................... 118

3.5 PLANES DE ACCION ........................................................................... 126

3.5.1. CAPACITACION ........................................................................ 129

3.5.1.1 Esquema de Capacitación .................................................... 130

3.5.2 MOTIVACION AL PERSONAL POR CERO ERRORES EN MOVIMIENTOS ................................................................................... 132

3.5.3 SANCIONES AL PERSONAL ..................................................... 133

CAPITULO IV ................................................................................................. 138

PROPUESTA ................................................................................................. 138

EVALUACION DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO ............. 138

4.1. TEMAS DE REVISION ......................................................................... 140

4.1.1 Clientes ....................................................................................... 140

4.1.2 Depósitos a la Vista .................................................................... 142

4.1.3 Depósitos a Plazo ...................................................................... 146

4.1.4 Caja ............................................................................................ 147

4.1.5 Personal .................................................................................... 151

4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ....................................................... 152

4.2.1 CLIENTES .................................................................................. 152

- Proceso para la Apertura de Clientes ............................................ 159

- Cancelación de Cuentas (Corriente o de Ahorros) ....................... 162

- Manejo de Cartolas de Firmas ....................................................... 165

- Atención al Cliente ......................................................................... 170

- Apertura de Cuentas para Menores de Edad ................................. 171

- Apertura de Cuentas con Huella Digital ......................................... 171

- Control de Tarjetas de Firmas Contra Aperturas Realizadas ......... 172

- Tasas por Serviciones ................................................................... 175

Solicitud de Exoneraciones ................................................................. 175

4.2.2 DEPOSITOS A LA VISTA ........................................................... 180

ABSTENCION, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES ........ 180

- REVOCATORIA .......................................................................... 180

- ABSTENCION ............................................................................ 181

- OPOSICION AL PAGO ............................................................... 183

MANEJO DE CHEQUERAS ................................................................ 184

TARJETAS DE DEBITO ...................................................................... 186

TARJETAS DE CREDITO ................................................................... 189

GIROS DEL INTERIOR, TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR, TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS DEL MISMO CLIENTE ........ 193

Recepción y Envío de Transferencias al y del Exterior ..................... 195

Giros Pendientes de Pago ................................................................ 196

Pago de Giros y Transferencias ........................................................ 197

ESTADOS DE CUENTA ...................................................................... 199

CHEQUES DE GERENCIA ................................................................. 200

Control Operativo de Cheques de Gerencia ..................................... 203

CHEQUES DEVUELTOS .................................................................... 205

4.2.3 DEPOSITOS A PLAZO ............................................................... 206

APERTURA, CANCELACION ............................................................. 206

FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO ..................... 217

CAJA ................................................................................................... 219

ACTAS DE ARQUEO- CUADRE DE EFECTIVO ............................... 219

AUTORIZACION REMOTA ................................................................. 220

CHEQUES Y DEPOSITOS .................................................................. 220

CHEQUES ........................................................................................ 220

DEPOSITOS ..................................................................................... 223

CUPOS DE EFECTIVO ....................................................................... 224

FALTANTES Y SOBRANTES ............................................................. 225

INTERCAMBIO DE PICOS .................................................................. 228

USO DE DISPOSITIVOS ..................................................................... 229

LIBRETAS DE AHORRO ..................................................................... 229

LICITUD DE FONDOS ........................................................................ 230

4.2.4 OTROS PROCEDIMIENTOS- PERSONAL ............................... 233

ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS - CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES ............................................ 233

IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA POLITICA Y PROCEDIMIENTOS ............................................................................ 235

RELACIÓN CON LOS COMPAÑEROS DE TRABAJO ..................... 238

COMUNICACIÓN DE LAS CONTRAVENCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................................ 239

BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 243

ANEXOS ........................................................................................................ 246

Formularios Bancarios ………………………………………………………… 246

Manual de Usuarios…………………………. …………………………………269

1

INTRODUCCION

Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de

controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte. Como

consecuencia de ello, está el nacimiento y evolución de los números, los

cuales empezaron con cuentas simples en los dedos de las manos y pies,

pasando por la utilización de piedras y palos para su conteo, hasta llegar al

desarrollo de verdaderos sistemas de numeración que además de la simple

identificación de cantidades permitió el avance en otro tipo de operaciones.

Debido al mundo económico integrado que existe actualmente se ha

creado la necesidad de aplicar metodologías y conceptos en todos los niveles

de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser

competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge un

nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura común el

cual es documentado.

El constante avance en los diversos países ha generado la necesidad

de la búsqueda de herramientas o instrumentos que permitan, suprimir y/o

disminuir significativamente los riesgos a los cuales se encuentran expuestos.

Una empresa o Institución Financiera está expuesta por un lado a

errores internos de buena fe, pero también a acciones que de manera

accidental o no, exponen a la misma a pérdidas. Si se toma como ejemplo una

entidad bancaria, ésta se encuentra expuesta al accionar de mala fe de su

personal, como así también del de sus clientes y proveedores, la posibilidad de

cometer incumplimientos de normativas legales, el accionar de estafadores o

ladrones.

La falta de previsiones en materia de seguridad física interna (como

pueden ser incendios o las pérdidas de archivos en el sistema informático).

Cualquiera de estos sucesos origina para la entidad pérdidas económicas, que

en muchos casos pueden poner en riesgo la continuidad de la misma empresa.

2

Muy pocas Instituciones tienen políticas, planes y metodologías

sistemáticamente conformadas para evitar los riesgos antes comentados.

Generalmente accionan por experiencia, intuición o planifican de manera

parcializada.

Las empresas deberán contar con políticas, procesos y

procedimientos para controlar y cubrir los riesgos operativos más relevantes.

Además, deben reexaminar periódicamente sus estrategias de control y

reducción de riesgos y ajustar su perfil de riesgo operativo según

corresponda, utilizando para ello las estrategias que mejor se adapten a su

apetito por el riesgo y a su perfil de riesgo.

La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta

la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad

razonable en tres categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad

de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

3

CAPITULO I

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA (BANCO INTERNACIONAL)

1.1 Planteamiento del Problema

El control interno posee cinco componentes relacionados entre sí, que

pueden ser implementados en todas las Instituciones de acuerdo a las

características administrativas, operaciones y de tamaño; los componentes

son: Un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de

control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el

monitoreo o supervisión.1

1 Cooper&Librand S.A. (1992) Informe Coso, Instituto de Auditores de España

4

Entorno o Ambiente de control: el personal es el núcleo del negocio,

como también el entorno donde trabaja. Es fundamental, consecuencia

de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter

reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control

interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Es la base de todos los demás componentes del control interno

Valoración de riesgos: toda organización debe conocer los riesgos a los

que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos

y tratarlos. Los mecanismos para prever, identificar y administrar los

cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar

lo más significativos a través de sistemas de alarma complementados

con planes para un abordaje de las variaciones.

Actividades de control: establecimiento y ejecución de las políticas y

procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la

organización. Están constituidas por los procedimientos específicos

establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos,

orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los

riesgos.

Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación

permiten que el personal capte e intercambie la información requerida

para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. La información

relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que

llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las

responsabilidades individuales

Monitoreo o Supervisión: Para que un sistema reaccione ágil y

flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser

supervisado. Las deficiencias o debilidades del sistema de control

interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de

5

supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las

medidas de ajuste correspondientes

Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información

pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad

implicada como las autoridades superiores.

No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide

exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en

tanto cualquier componente puede influir en cualquier otro.

El control interno implica que cada uno de sus componentes estén

aplicados a cada categoría esencial de la empresa o Institución Financiera

convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como

paso previo cada entidad debe establecer los objetivos y estrategias

relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el

cumplimiento de metas corporativas, aunque el sistema de control interno debe

ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea más

flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes

que impiden que el sistema como tal sea el 100% confiable y donde cabe un

pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón se hace necesario un

estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control

provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado.

Todas las empresas requieren un control anual de las cuentas

considerando su volumen e importancia, por lo que se someten a verificaciones

por parte de agentes independientes, que revelen si las cuentas representan o

no la situación actual, en este caso el trabajo del Auditor constituyen un papel

importante para la sociedad.

La auditoría operativa de eficiencia, eficacia y economía, en el ámbito de

las empresas privadas, es realizada por las auditorías internas, quienes a

pedido del directivo proporcionan asesoramiento para detectar ineficiencias y

mejor funcionamiento.

6

El control interno está orientado a la verificación del cumplimiento de

normas legales para salvaguardar los recursos y bienes de las entidades sean

públicos o privados, que no es más que realizar un examen profundo a las

actividades desarrolladas por las diferentes áreas de la organización mediante

el uso de herramientas para facilitar la labor de control. Debe abarcar la

estructura del sistema, la estructura del proceso, el proceso mismo, el resultado

y el impacto, persigue descubrir los fallos, problemas o no conformidades, en

las auditorias, y emitir recomendaciones tendientes a mejorar el sistema y a la

toma de acciones correctivas.

1.2 Formulación del Problema

Conocido el propósito de la presente investigación se realiza la

siguiente interrogante: ¿Es necesario contar y mantener un diseño de sistema

de control interno en una Institución Financiera? Existen dos motivos

fundamentales, el primero verificar la eficacia de los sistemas de información,

sin información correcta no podremos tomar decisiones convenientes ni

oportunas, y por otro lado los fraudes o errores formales pueden ser

importantes factores que generen grandes pérdidas a las Instituciones

Financieras.

No poseer información en tiempo y forma oportuna, no prevenir el fraude

interno o externo, y cometer errores o fallas graves ante organismos oficiales o

ante clientes y proveedores, es una corriente de egresos. Muchas Instituciones

han quebrado debido al fraude interno. Algunas Instituciones Financieras

debido a importantes fallas en materia informativa toman decisiones totalmente

contrarias a las correctas. En el caso de un banco que al calcular diariamente

los efectivos mínimos que le eran exigibles, poseía como información faltantes

por lo cual recurría a la solicitud de préstamos interbancarios para cubrir la

diferencia, con el alto costo que ello significaba, cuando en realidad poseían

una situación favorable que le permitía conceder préstamos a otros bancos.

7

“Detectar y solucionar los problemas de control interno es como tapar las

filtraciones en un bote, de nada servirá sacar el agua, si continuamente

filtra agua por sus lados”.

De acuerdo al estudio de diversas organizaciones hasta un 30% de

todas las liquidaciones por cese de actividad han sido el resultado de un

fraude. Además algunas cifras indican que las pérdidas por fraude que sufren

los bancos son cinco veces superiores a la que experimentan por atracos y

otros actos violentos.

Las empresas con problemas son las que deberían tener una motivación

primordial para prevenir o recuperar este tipo de pérdidas y ésta no es otra que

la rentabilidad que ello supone, sobre todo cuando los mercados no pueden

ampliarse con facilidad y los beneficios no llueven del cielo.

Un segundo motivo que podría impulsar a la dirección a tomarse un

interés directo en la seguridad es el de garantizar la estabilidad y supervivencia

a largo plazo de sus empresas en un entorno socioeconómico hostil; el mayor

pasivo encubierto de muchas firmas es la insuficiencia de su seguridad. Los

problemas que no se solucionan, rara vez desaparecen.

Lo expuesto comprende los fraudes internos o externos, y se agregan

las pérdidas ocasionadas por la falta de cumplimiento en tiempo y forma a

diversas disposiciones legales, se tendrá que muchos dolores de cabeza de la

alta Gerencia y directivos desaparecerían mejorando los sistemas de control

interno

1.3 Subpreguntas

Los aspectos que se deben evaluar en un sistema de control interno

están orientadas a la verificación del cumplimiento de normas legales

8

para salvaguardar los recursos y bienes de la Entidad, que no es más

que realizar un examen profundo a las actividades desarrolladas por

las diferentes áreas de la organización mediante el uso de una

herramienta para facilitar la labor de control.

Los beneficios que se obtiene al contar con una herramienta de

control Interno es asegurar que las metas y objetivos de una

organización bancaria serán cumplidos, que el banco alcanzará sus

objetivos de rentabilidad a largo plazo y de que mantendrá un reporte

financiero y administrativo confiable. Tal sistema también puede

ayudar a asegurar que el banco cumpla con las leyes y regulaciones,

así como con las políticas, planes, reglamentos internos y

procedimientos y, que reducirá el riesgo de pérdidas inesperadas o del

daño a la reputación del banco

El riesgo y el control interno están arraigados en la organización, la

Administración superior debe tener la responsabilidad de implementar las

estrategias y políticas aprobadas por la junta directiva; de desarrollar procesos

que identifiquen, midan, monitoreen y controlen los riesgos en que incurra el

banco; de mantener una estructura organizacional que asigne claramente la

responsabilidad, autoridad y relaciones de reportes; de asegurarse que las

responsabilidades delegadas sean llevadas efectivamente y de establecer

políticas apropiadas de control interno y de monitorear la efectividad del

sistema de control interno.

1.4 Objetivos

1.4.1 Objetivo General

Diseñar y establecer un sistema de Control Interno para una Institución

Financiera (Banco Internacional) que permita detectar oportunidades de

mejora, enfocadas en la eficiencia y efectividad operacional

9

1.4.2 Objetivos Específicos

Determinar cuán importante es mantener un sistema de control interno

Prevenir la ocurrencia de problemas operativos en las actividades

diarias.

Definir acciones correctivas para evitar la recurrencia de problemas

Identificar los procesos más importantes para la aplicación de cambios y

mejoras

Proponer mejoras y automatizaciones de los procesos.

Definir acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora

continua.

Asegurar la disponibilidad de recursos e información para apoyar la

posterior operación e implementación del sistema.

1.5 Justificación

Mantener una herramienta de control Interno, permitirá evaluar y

fortalecer la seguridad del sistema contable y administrativa que se utiliza en

las Instituciones Financieras, fijando y evaluando los procedimientos

administrativos, contables y financieros que ayudan a conseguir su objetivo.

10

Detectará las irregularidades y errores y propugna por la solución factible

evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los

métodos y sistemas contables para que el auditor pueda evaluar las

transacciones.2

Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de Control

interno, evaluando la calidad de su comportamiento. Dicha evaluación consta

de actividad de supervisión continua (controles permanentes), de evaluaciones

periódicas. Los mecanismos de control permanente se inscriben en el marco

de las actividades corrientes y comprende a aquellos controles regulares

efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el

personal en cumplimiento de funciones.

La herramienta contendrá las características propias de la gestión, ser

hábiles para extraer la información, ejecutadas por personas independientes

que tengan responsabilidad sobre lo que se está evaluando y no realizarse

para encontrar fallas sino para lograr un nivel de confianza y mejoramiento de

los sistemas.

El resultado de este trabajo busca mejorar el desarrollo, eficiencia y

eficacia de las revisiones aplicables a los procesos para efectuar de manera

lógica y ordenada

2 DATASEC,It security&Control, Montevideo Uruguay, 2005

11

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL Y TEORICO

2.1 Marco Referencial

El marco de referencia de control interno subyacente en este lineamiento

se basa en las prácticas vigentes en muchos bancos grandes, firmas de

valores y compañías no financieras, y sus auditores. Además, este marco de

referencia de evaluación es consistente con el creciente énfasis de los

supervisores bancarios sobre la revisión de la administración de riesgos de las

organizaciones bancarias y, de los procesos de control interno. Es importante

hacer énfasis que es responsabilidad de la junta directiva y de la administración

superior del banco asegurarse de que existan controles internos adecuados y,

de promover un ambiente donde los individuos entiendan y cumplan con sus

responsabilidades en ésta área. Por otra parte, es responsabilidad de los

supervisores bancarios el evaluar el compromiso de la junta directiva y de la

administración del banco para con el proceso de control interno.3

El control interno tiene como finalidades procurar la información

adecuada para el uso de los directivos en la toma de decisiones y proteger a

las entidades en contra de los errores y fraudes, la base fundamental para el

funcionamiento de los métodos de control interno radica en la organización,

que viene siendo uno de los principales elementos del control interno

La magnitud y el alcance de las empresas en estos tiempos es tal, que

en la mayoría de los casos, los funcionarios ejecutivos no pueden ejercer la

supervisión personal sobre la forma de llevar a cabo las operaciones, motivo

3 JEAN SELGER; Autocontrol Auditoría de Control, México 2003

12

por el cual es indispensable establecer una organización estructuralmente

adecuada.

Para una entidad no es conveniente que sea una sola persona quien

realice todas las fases de una transacción ya que los registros contables

pueden ser manipulados en tal forma que la localización de errores y fraudes

no sea difícil, si no que es imposible.

El sistema de autorización y procedimientos de registro, se refiere a los

métodos o sistemas que se implantan en una entidad para llevar a cabo sus

actividades.

2.2 Marco Teórico

Existe la evidencia de que algún tipo de auditoría se practicó en tiempos

remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las

cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de

manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en

dichas cuentas. A medida que se desarrollo el comercio, surgió la necesidad de

las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de

los registros mantenidos en varias empresas.

La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley

Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo

lugar durante el período de mandato de la Ley "Un sistema metódico y

normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y

para la prevención del fraude". También reconocía una aceptación general de

la necesidad de efectuar una versión independiente de las cuentas de las

pequeñas y grandes empresas. Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la

auditoría creció y floreció en Inglaterra y se introdujo en los Estados Unidos

13

hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo hincapié en cuanto a la detección

del fraude como objetivo primordial de la auditoría.

En 1912 Montgomery dijo:

…en los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoría, a los

estudiantes se les enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran la

detección y prevención de fraude.

La detección y prevención de errores; sin embargo, en los años

siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los

propósitos actuales son el cerciorarse de la condición financiera actual y de las

ganancias de una empresa; y la detección y prevención de fraude, siendo éste

un objetivo menor.

Este cambio en el objetivo de la auditoría continuó desarrollándose hasta

aproximadamente 1940, en que existía un cierto grado de acuerdo en que el

auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude.

Siendo la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación

como se indica en los estados financieros del cliente, de manera que pueda

ofrecerse una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes

interesadas.4

Paralelamente al crecimiento de la auditoría independiente en los

Estados Unidos, se desarrollaba la auditoría interna y del Gobierno, lo que

entró a formar parte del campo de la auditoría. A medida que los auditores

independientes se percataron de la importancia de un buen sistema de control

interno y su relación con el alcance de las pruebas a efectuar en una

4 Norma NEA 23

14

auditoría independiente, se mostraron partidarios del crecimiento de los

departamentos de auditoría dentro de las organizaciones de los clientes, que

se encargaría del desarrollo y mantenimiento de unos buenos procedimientos

del control interno, independientemente del departamento de contabilidad

general. Progresivamente, las compañías adoptaron la expansión de las

actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas que están más

allá del alcance de los sistemas contables.

Hoy los departamentos de auditoría interna realizan revisiones de todas

las fases de las corporaciones, de las que las operaciones financieras forman

parte.

En el desarrollo de la investigación se precisa de un marco teórico, el

mismo que enfatiza dos teorías: la estructura de un sistema de control interno

automatizado y la aplicación de la AMEF

Un AMEF de proceso es una técnica analítica utilizada por el equipo

responsable como un apoyo para asegurar, hasta donde sea posible, que los

modos de falla y sus causas o mecanismos han sido considerados y dirigidos.

En su más rigurosa forma, un AMEF es un sumario de las experiencias del

equipo de trabajo (incluyendo un análisis de las características que pueden

fallar, basados en la experiencia y en procesos similares anteriores).5

El AMEF potencial del proceso:

5 www.gestionpolis.com

15

Identifica modos de falla potencial relacionados al producto, Evalúa los efectos

potenciales de la fallas en los clientes, Identifica las causas

potenciales de los procesos e identifica variables de procesos para enfocar los

controles para reducir la ocurrencia o la detección de las condiciones de la falla

desarrolla una lista de modos potenciales de falla, para establecer un sistema

preventivo de acciones correctivas consideradas.

En los casos en los cuales el efecto de un modo de falla potencial

puede ser peligroso para una empresa, se deben tomar acciones correctivas

para prevenir el modo de falla por medio de la eliminación o control de la(s)

causa(s), o debe ser especificada la protección apropiada para el operador.

Es necesario tomar acciones correctivas positivas específicas con beneficios

cuantificables, recomendación de acciones a otras actividades y el seguimiento

de todas las recomendaciones no puede ser postergado. Un AMEF de proceso

bien desarrollado puede ser de un valor limitado sin acciones correctivas

positivas y efectivas. Es responsabilidad de todas las actividades afectadas el

implementar programas efectivos de seguimiento y documentar todas las

recomendaciones.

Acciones como las siguientes deben ser consideradas:

- Se requiere una revisión al proceso y / o diseño, para reducir la probabilidad

de ocurrencia. Puede ser implementado un estudio de acción orientada del

proceso usando métodos estadísticos con retroalimentación o información a las

operaciones apropiadas para mejora continua y prevención de defectos.

David Mills, en su libro Manual de Auditoria de la Calidad, señala:

16

“…La calidad se convierte en una expresión intercambiable para el

funcionamiento y trabajo de cualquier área, función o proceso de una

organización. Por lo tanto el término auditoría de cuentas es igual a la auditoría

de calidad y viceversa, cuando se aplica a esa área concreta de

operaciones…”

La Mesa de trabajo realizada por la Sindicatura de la Comunidad

Valenciana, sobre la Práctica de la Auditoría Operativa en España, el 4 de julio

de 2006, señala:

…”la auditoría de regularidad, que incluye tanto la auditoría financiera como la

de legalidad, aún pudiendo proporcionar cierta información acerca del respeto

al principio de economía (consecuencia de recursos con el mínimo coste),

resulta insuficiente para verificar si los resultados obtenidos por el ente

auditado alcanzan los objetivos previstos en sus programas de actuación, así

como para verificar si la relación entre los resultados obtenidos y los recursos

empleados es la adecuada…”

Según Kell (1996) varias partes de la definición ameritan un comentario

especial:

- Un proceso sistemático comprende varios procedimientos lógicos y

estructurados.

- Obtener y evaluar evidencia de manera objetiva significa examinar

las bases para declaraciones y evaluar los resultados sin

desviaciones a favor o en contra de la entidad.

- La comunicación de los resultados se efectúa a través de un informe

escrito, indicando el grado de correspondencia entre las afirmaciones

y los criterios establecidos.

17

- Usuarios interesados son las personas que utilizan los hallazgos

del auditor.

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado

de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización

y con los que se han manejado los recursos. La auditoría de gestión tiene como

objetivos primordiales:

- Evaluar los objetivos y planes organizacionales

- Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento

- Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles

- Verificar la existencia de métodos adecuados de operación

- Comprobar la correcta utilización de los recursos

El diseño de un programa de auditoría se realiza durante la planeación

de la auditoría. Sin embargo a medida que el trabajo de campo avanza podrá

ser necesario modificar al programa planeado.6

Según Kell (1996) “los programas de auditoría pueden diseñarse para

trabajos iniciales y trabajos recurrentes. El diseño de programas de auditoría

en trabajos iniciales se complica porque por razón de las incertidumbres. En

un primer trabajo podría no ser posible que un auditor obtenga una buena

comprensión de las debilidades y puntos fuertes del control interno (riesgo de

control), de la complejidad real de las transacciones del cliente (riesgo

inherente) o de las áreas problemáticas antes de llegar a compenetrarse del

trabajo de campo”

6 Auditoría de Gestión” William P. Leonard

18

2.3 Marco Conceptual

Control: Es el proceso de medir los actuales resultados en relación

con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando

las medidas correctivas necesarias

Fraude: Acto de mala fe por medio del cual se engaña a alguien y se

obtiene una ventaja o un lucro indebido

Basilea: Es un conjunto de estándares para establecer

requerimientos mínimos de capital en las Instituciones Bancarias

AMEF: Es un proceso sistemático para la identificación de las

fallas potenciales del diseño de un productor o de un proceso antes de

que éstas ocurran, con el propósito de eliminarlas o de minimizar el

riesgo asociado a las mismas

Teoría de Pareto: Es un error que la ciencia lleve a absolutos y leyes

necesarias e inmutables. Se limitan a descubrir uniformidades (algo

constante en hechos concretos) que se llaman leyes.

Proceso: La actividad u operación que recibe entradas y las

convierte en salidas son procesos; todas las actividades y operaciones

relacionadas con un servicio o producto son procesos.

Eficacia: Es el grado en que una actividad o proyecto alcanza los

objetivos propuestos o grado de cumplimiento de las metas para el cual

fue creado, verificando mediante los estándares.

19

Eficiencia. Significa gastar bien, es la relación entre los recursos

consumidos y la producción de bienes, es el buen aprovechamiento de

la capacidad instalada.

Efectividad: Constituye el grado de satisfacción de los clientes, así

como, el desempeño y aprovechamiento de los recursos disponibles.

Severidad: Rigor, tolerancia

Ocurrencia: Niveles altos implica revisar los procesos, no únicamente

implementación de controles.

Detectabilidad: Indica cual es el objeto más débil detectable

Estrategia: Es una acción que expresa la Dirección para lograr objetivos

Procedimiento: Es el método que especifica los pasos a seguir para

cumplir un propósito determinado

Riesgo: Se refiere a un hecho, una acción o una omisión que podría

afectar adversamente la capacidad de la Entidad de lograr sus objetivos

de negocio y ejecutar sus estrategias con éxito. Incluye tanto la

ocurrencia de acontecimientos negativos o eventos inesperados, como

la ausencia o sub aprovechamiento de oportunidades.

Factores de Riesgo: Personas, Procesos, Tecnología, Eventos

Externos

20

Mitigación del riesgo: Son las alternativas seleccionadas por la

Entidad para mitigar los riesgos residuales identificados.

Fallas: Es la causa u origen de un evento de riesgo

Sigilo Bancario: Los depósitos a la vista y plazo no pueden darse a

conocer a terceras personas, salvo lo dispuesto por ley.

Depósitos a la Vista: Son valores de cuyo saldo puede disponer el

depositante sin previa notificación a la entidad.

Dinero: Medio de cambio que se utiliza como unidad de medida del

valor nominal de un bien o servicio. Facilita el intercambio de bienes y

servicios y constituye un medio para satisfacer las necesidades de la

población.

Competitividad: Capacidad de una institución de mantenerse en el

mercado y hacer frente a la competencia ofreciendo productos de

calidad que satisfagan las necesidades de los consumidores a un precio

adecuado. En el ámbito financiero, se define como la capacidad de

captar clientes a través de ofrecer servicios financieros que cubran los

requerimientos del cliente a tasas de interés y costos adecuados, para

mantenerse y aumentar su participación en el mercado financiero.

Rentabilidad: Capacidad de un ente económico de generar

beneficios con una inversión realizada en un tiempo determinado.

21

2.4 Variable de la Investigación

¿Por qué es necesario mantener un diseño de un sistema de control

interno en una institución Financiera?

Diseño de un sistema de Control Interno

Es necesario mantener un sistema de control interno para evaluar

los procesos, identificar los riesgos y hallazgos, determinar y evaluar las

actividades de control.

Institución Financiera

Es toda empresa que habitualmente ejecuta uno de varios servicios

financieros tales como la aceptación de depósitos, se dedica a prestar

fondos o a conceder créditos, sea que lo haga con sus propios fondos o

recibidos de terceros, esto último cuando está expresamente facultada

por la ley para ello.7

Los bancos son organizaciones que tiene como función tomar

recursos (dinero) de personas naturales, empresas u otro tipo de

organizaciones y, con estos recursos, dar créditos a aquellos que

soliciten, es decir realizan dos actividades fundamentales: la captación y

la colocación.

7 web.superbnacos.gov.ec

22

La captación como su nombre lo indica, significa captar o recolectar

dinero de personas naturales o jurídicas. Este dinero, dependiendo del

tipo de que tenga una persona (cuenta de ahorros, cuenta corriente,

certificados de depósito) gana interés (interés de captación); es decir,

puesto que al banco le interesa que las personas o empresas depositen

su dinero en él, éste les paga dinero por hacerlo (Tasa pasiva).

La colocación es lo contrario de la captación. La colocación

Permite depositar dinero en circulación en la economía, es decir los

bancos toman el dinero o los recursos que obtienen a través de la

captación y, con éste, otorgan créditos a las personas naturales,

empresas u organizaciones que los soliciten. Por dar éstos préstamos

el banco cobra, dependiendo del tipo de préstamo, la cantidad de dinero

que cobra se llama interés (Tasa Activa)

De donde obtienen los bancos sus ganancias? La respuesta a

ello es que los intereses de colocación, en la mayoría de los países, son

más altos que los intereses de captación; ósea que los bancos cobran

más por dar recursos que lo que pagan por captarlos. A la diferencia

entre la tasa de colocación y la de captación se le denomina margen de

intermediación.8

Por lo tanto los bancos obtienen ganancias entre más grande

sea el margen de intermediación. Podemos concluir de todo lo anterior,

que los bancos actúan como intermediarios. Su negocio es comerciar

con dinero como si fuere cualquier otro tipo de bien o mercancía.

8 Enciclopedia Encarta

23

2.5 Servicios que prestan las Instituciones Financieras, y Asientos Contables

En la actualidad, el cambio en las necesidades de las empresas, familias

e instituciones, ha reconducido la actividad bancaria orientándola a los

servicios, que se convierten en su fundamental fuente de ingresos por la

reducción de margen de intermediación, reducción mas acusada cuanto

más maduro es el sistema financiero de un país y cuanto más bajos con

los tipos de interés. Los medio de pago (tarjetas, cheques,

transferencia) garantizan el buen fin del comercio internacional.9

Cuentas Corrientes

Entrega de chequeras

Emisión de cheques de gerencia

Certificación de cheques

Emisión cheques del exterior

Referencias bancarias

Revocatoria de cheques

Abstención de pago de cheques

Cortes de cuenta

Transferencias

Devolución de cheques

Recepción de cheques en gestión de cobro

Consulta de saldos

Tarjetas de débito

9 www.bde.es cliente banca

24

Entrega de estados de cuenta

Copias de imágenes de cheques

Cuentas de Ahorros

Anulación de libretas de ahorros

Consulta de saldos

Pago interés

Depósitos a Plazo

Cuentas de Integración de Capital

Fondos de Inversión

Nuestro Futuro

Fondo Leal

Fondo salud

Fondo Estudiantil

Servicios Cash Managment

Pago Proveedores

Pago Instituciones Educativas

Pago Nómina / Terceros

Débitos a Terceros

Facturación de Combustible

Créditos

25

Consumo

Vivienda

Microcrédito

Productivo Empresarial

Sobregiros

Cajeros Automáticos (Atms)

Retiros

Consultas

Pagos

Casilleros de seguridad

Casilleros Express

Casilleros de Correspondencia

Certificado de Central de Riesgos

Custodia y Transporte de valores

Avales y Garantías Bancarias

Cobranzas desde y hacia el exterior

Giros y transferencias

26

Transferencias al exterior

Transferencias Spi

Transferencias internas

Recaudación de valores

Impuestos Servicio de Rentas Internas

Matriculación vehicular

Servicios básicos

Impuestos Municipales

Corpei

Recaudación Rise

Ajuste vehicular

Tarjetas de Crédito

Corporativas

Personales

Cartas de Crédito

Importación

Exportación

Stand By

Otros Servicios

Compra minutos Alegro, Porta

Pasajes Aéreos Tame

Telepeaje

27

Consulta de empresas públicas y privadas

Bloqueo de cuentas

Tarjetas Prepago

Pago transferencias Migrantes

Seguros

Familia protegida

Vida saludable

Interasistencia

Servicio Call Center

Servicios en Kiosko

Servicio Baca Celular

Servicio Baninter on line

Asientos Contables

Para la actividad de supervisión y control se considerará las Normas Internacionales de Auditoria (NIA); y, las Declaraciones sobre Normas de Auditoría (SAS), emitidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos, incorporándolas como normas de cumplimiento obligatorio. Esto significa que la contabilidad que se aplica a las instituciones financieras, se basa en los mismos principios de la contabilidad general, como son

28

entre sus principales, sin ser los únicos: De la Partida Doble, Del Conservadorismo, de lo Devengado, De Negocio en Marcha..

Lo que marca la diferencia, es que los bancos realizan diferentes tipos de transacciones, generalmente de índole financiero y además son autorizadas exclusivamente para ellos.

Por lo tanto, si bien es una contabilidad especializada, no significa que se esté creando una nueva contabilidad, sino que se regulariza, mediante normas, codificaciones y procedimientos, el registro de las complejas operaciones que en los bancos se realizan, y sirva como información uniforme para los exigentes usuarios que éstos tienen, como son: el público, las entidades de control, inversionistas locales y del exterior y sus propios accionistas.

Para la identificación de los elementos de los estados financieros, se ha determinado la utilización de los dígitos del 1 al 7:

Elemento del Estado Financiero Estado Financiero

1 Activos Estado de Situación Financiera y Evolución del Patrimonio

2 Pasivos

3 Patrimonio

4 Cuentas de resultado deudoras (Gastos)

Estado de Pérdidas y Ganancias 5 Cuentas de resultado acreedoras (Ingresos)

6 Cuentas Contingentes Control de Obligaciones Eventuales

7 Cuentas de Orden

Esto significa, que el primer dígito de cualquier cuenta contable de un banco, identifica el tipo de cuenta y por lo tanto a que estado financiero pertenece.

A continuación se describe determinados movimientos contables, financieros y administrativos básicos que son realizados por las Instituciones financieras.

29

1. Depósito Bancario

Registro de depósito en efectivo en una cuenta corriente por USD.500,00

Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber

04-01-2010 1101

110105

2101

210105

Caja

Efectivo

Depósitos a la vista

Depósitos monetarios que generan intereses

(Para registrar el depósito en la cuenta corriente)

500

500

500

500

2. Depósito de Cheques

Depósito un cheque local del Banco Pichincha por $300 y un cheque remesa del Banco de Comercial de Manabí por $400.


05-01-2010 1104

1105

110505

2101

210150

Efectos de cobro inmediato

Remesas en tránsito

Del país


Depósitos por confirmar

(Para registrar el depósito de los cheques.)

400

700

300

400

700

Luego, los cheques deben pasar por la Cámara de Compensación y el registro contable es el siguiente:

30


06-01-2010 2101

210150

2101

210105


Depósitos por confirmar



(Para registrar el depósito en la cuenta corriente.)

700

700

700

3 Entrega de chequera


06-01-2010 2101

210105

1990

199005

1904

190410



Otros

IVA

Gastos y pagos anticipados

Anticipos a terceros

(Para registrar la entrega de una chequera)

30

3.6

33.6

30

3.6

33.6

4 Pago de cheque por Ventanilla


07-01-2010 2101

210105

1101

110105



Caja

Efectivo

(Para registrar el pago del cheque)

150

150

150

150

5 Retiro en efectivo de una cuenta de ahorros

31


11-01-2010 2101

210135

1101

110105


Depósitos de ahorro

Caja

Efectivo

(Para registrar el retiro de la cuenta. de ahorros)

40

40

40

40

6 Acreditación de intereses

.


12-01-2010 4101

410115

2101

210135

2504

250405

Obligaciones con el público




Retenciones (2%)

Retenciones fiscales

(Para registrar los intereses en cuenta. de ahorros)

30

29.40

0.60

30

29.40

0.60

7 Depósitos a plazo

Deposito en efectivo por USD.800,00 a 30 días plazo al 7% de interés anual. Cliente solicita que una vez vencido el plazo se acredite en su cuenta de ahorros el capital y los intereses respectivos.


13-01-2010 1101

110105

2103

210305

Caja

Efectivo

Depósito a plazo

De 1 a 30 días

(Para registrar el depósito a plazo)

800

800

800

800

32

Pago de interés $ 800 al 7% anual a 30 días, es $ 4.66. Impuesto 2% de $ 4.66 es 0.09


12-02-2010 2103

210305

4101

410130

2101

210135

2504

250405

Depósitos a plazo

De 1 a 30 días

Obligaciones con el público

Depósitos a plazo


Depósitos de ahorros

Retenciones

Retenciones fiscales

(Para registrar el depósito en la cta. de ahorros el capital y los intereses)

800

4.66

804.57

0.09

800

4.66

804.57

0.09

8. Crédito Comercial

Emisión de un préstamo de $ 30.000 a 30 días plazo con el 13% de interés anual. El valor líquido se acredita a la cuenta corriente del cliente.


15-01-2010

1401

140105

2101

210105

Cartera de créditos comerciales por vencer

De 1 a 30 días


(Para registrar el préstamo)

30.000

30.000

30.000

30.000

Contabilización que realiza el Banco por lo intereses que debe recibir después de 30 días.

33

Cálculo de intereses

$ 30.000 x 0.12 / 12 = $ 300


14-02-2010 1603

160305

5104

510405

Intereses por cobrar de cartera de créditos

Cartera de créditos comercial

Intereses de cartera comercial

Cartera de créditos comercial

(Para registrar los intereses a 30 días)

300

300

300

300

34

CAPITULO III

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Este trabajo tiene como objetivo diseñar un proceso de control

interno, obteniendo información desde la fuente, buscando la solución de

problemas, con datos de los sistemas de gestión de calidad, riegos

operativos, y control interno, se identificarán las causas, se formará

equipos de trabajo para analizar la información y llegar a la causa raíz,

se definirá planes de acción con actividades responsables y se obtendrá

soluciones efectivas.

3.1. Metodología

Identificar los puntos más representativos de la organización

buscando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas,

realizaremos un análisis DAFO o también conocido como FODA, y

con base en los resultados, se definirán los objetivos generales, por

áreas, y desarrollaremos estrategias para cada uno de estos. 10

Los elementos internos que se deba analizar el análisis DAFO

corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a las

disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad del

producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores,

entre otros.

El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la

organización, realizando un estudio permite conocer la cantidad y calidad

de los recursos y procesos con que cuenta el ente.

10 ROBERT G. DAYSON. Manual de autodiagnóstico estratégico, Editorial Swof, España 2001

35

Para realizar el análisis interno de una Institución deben aplicarse diferentes

técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le

permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus

competidores.

Sin planeación no existe futuro, es como querer viajar sin saber a dónde se

va, con cuánto se viaja, cuánto tiempo se estará en determinado sitio, cómo

se llegará. 11

Una vez realizado un plan estratégico con todo lo que esto implica, se

realizará seguimiento y control de las actividades. Recuerde que el futuro

de la empresa está en manos de quienes la lideran.

3.2 Seleccionar equipo de trabajo:

Se escogerá la Oficina Gran Colombia (código 820) de Banco

Internacional S.A. Para realizar la revisión. El Gerente Nacional de

Operaciones quien a su vez es el Administrador de la herramienta del

sistema de control Interno crea el plan de trabajo, asigna un

responsable, en nuestro caso será el Subgerente Regional de

Operaciones, el Jefe Operativo y/o Asesor de Negocios serán los

encargados de cumplir con el plan de Acción para los casos en que

encontremos hallazgos, los resultados de los mismos serán revisados

por el administrador del sistema, luego de lo cual se notificará a todos

los involucrados incluyendo al Gerente de la Oficina.

EQUIPO DE TRABAJO

Gerente Nacional de Operaciones

Administra el sistema y revisa el trabajo ejecutado por el Subgerente Regional de

11 JAIME HUMBERTO BEDOYA, Herramienta de indicadores de gestión, Editorial Limusa, Venezuela 2001

36

Operaciones

Subgerente Regional de Operaciones

Ejecuta la revisión y determina a través de hallazgos si se cumple o no con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución

Jefe Operativo Responsable de cumplir con los procesos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución, así como también realizar el plan de acción en los casos de hallazgos encontrados

Asesor de Negocios Responsable de cumplir con los procesos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución, así como también realizar el plan de acción en los casos de hallazgos encontrados

Gerente de la Oficina Participa en la toma de correcciones tanto preventivas como mejoras

3.3 Seleccionar los procesos:

Los procesos escogidos para la revisión son los siguientes:

- Clientes

- Depósitos a la Vista

- Depósitos a Plazo

- Caja

- Otros Procedimientos - Personal

En la herramienta cargaremos el plan de trabajo, revisión de los

procesos de la oficina Gran Colombia (código 820) de Banco

Internacional S.A.

37

3.3.1 CLIENTES

El diseño de este proceso de implementación contiene todos los

elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos:

3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación

3.3.1.2 Cancelación de cuentas

3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas

3.3.1.4 Tasas por servicios

De esta base de información se toma muestras de los

componentes:

3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación

A continuación se detalla los criterios de evaluación:

38

Sobre la documentación física y magnética de la oficina el Subgerente

Regional De Operaciones evalúa el nivel de cumplimiento del

responsable a cargo de cumplir la función.

Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:

39

La información se actualiza en el sistema automatizado de control

interno, cuyo resultado y sus hallazgos se presenta a continuación:

40

Primer Hallazgo: Apertura de Cuentas con depósitos iniciales inferiores a

los montos establecidos

41

Segundo Hallazgo: Apertura de Cuentas sin documentación de soporte

requerida

43

Tercer Hallazgo: Documentos de apertura con firmas inconformes,

ausencia de firma

44

3.3.1.2 Cancelación de cuentas: continuación se detalla los

criterios de evaluación:

DEVUELVE

CU

EN

TA

TIP

O

FE

CH

A C

IER

RE

US

UA

RIO

CA

US

AL

CA

RT

A

LIB

RE

TA

CH

EQ

UE

S

OB

SE

RV

AC

ION


DEVUELVE

CU

EN

TA

TIP

O

FE

CH

A C

IER

RE

US

UA

RIO

CA

US

AL

CA

RT

A

LIB

RE

TA

CH

EQ

UE

S

OB

SE

RV

AC

ION

000024666-0 CTE 071001 YPR CAMBIO DE DOMICILIO si si na

000086799-6 AH 071001 CNS CULMINACION DE PROYECTOS si si na

000009007-7 CTE 071002 FPH MUERTE DEL TITULAR si na no

000028661-1 CTE 071003 PCL CULMINACION DE PROYECTOS si na no

000089286-9 AH 071003 PUS CULMINACION DE PROYECTOS si si na


interno, cuyo resultado se presenta a continuación:

45

Primer Hallazgo: Cartas de cancelación sin especificación escrita de que el

cliente no entregó formularios de cheques no utilizados

47

3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas: A continuación se detalla los criterios de evaluación

CUENTA IDENTIFNOMB

RE FECHA VERIF

APERTURAULTM VTO

TIPO

OBSERVACIONES




48

Primer hallazgo: Falta de envió oportuno de cartolas al Departamento de firmas

49

3.3.1.4 Tasas por Servicios: A continuación se detalla los criterios de evaluación

50

FORMULARIOS DE EXONERACIÓN DE COSTOS POR SERVICIOS

CUENTA TIPO NOMBRE SERVICIO EXONERADO COMISION Formulario de Exoneración


FORMULARIOS DE EXONERACIÓN DE COSTOS POR SERVICIOS

CUENTA TIPO NOMBRE SERVICIO EXONERADO COMISION

Formulario de

Exoneración

820060023-6 CTE ESCUELA TALLER CUENCA

EXONERACION EVIO STD CTA 0.00 SI


INTERBANCARIOS POR CAJAS 0.00 SI

820060023-6 CTE ESCUELA TALLER CUENCA INTERBANCARIAS POR WEB 0.00 SI


EXONERACION EVIO STD CTA 0.00 SI


INTERBANCARIOS POR CAJAS 0.00 SI

820060025-2 CTE ESCUELA TALLER CUENCA INTERBANCARIAS POR WEB 0.00 SI

51


interno, cuyo resultado se presenta a continuación

No se encontró hallazgos en este procedimiento

52

3.3.2. DEPOSITOS A LA VISTA

3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques

3.3.2.2 Manejo de chequeras

3.3.2.3 Tarjetas de débito

3.3.2.4 Tarjetas de crédito

3.3.2.5 Giros del interior

3.3.2.6 Estados de Cuenta

3.3.2.7 Transferencias al exterior

3.3.2.8 Cheques de Gerencia

3.3.2.9 Cheques devueltos

3.3.2.10 Transferencias

3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques:

A continuación se detalla los criterios de evaluación

53




54

Primer hallazgo: Falta publicación de revocatoria y abstención de pago de

cheque

55

3.3.2.2 Manejo de Chequeras: A continuación se detalla

los criterios de evaluación

SOLICITUD, ENTREGA Y CUSTODIA DE CHEQUERAS: REVISIONES

GENERALES Cumplimiento

de la Oficina OBSERVACIONES

�

�

�

�

�

56




57

Hallazgo: Falta de firma del documento de autentificación

58

3.3.2.3 Tarjetas de Débito: A continuación se detalla los criterios de evaluación

TARJETAS BANINTER: REVISIONES GENERALES Cumplimiento


�

�

�

�

�

�

�

�

�

�


59



60


3.3.2.4 Tarjetas de Crédito: A continuación se detalla los criterios de evaluación

TARJETAS DE CRÉDITO VISA Y MASTERCARD: REVISIONES

GENERALES Cumplimiento


�

�

�

�

�

61


62




63

3.3.2.5 Giros del interior: A continuación se detalla los criterios de evaluación


64




65

3.3.2.6 Estados de Cuenta: A continuación se detalla los criterios de evaluación

ESTADOS DE CUENTA: CUSTODIA Y ARCHIVOS Cumplimiento


�

�

�

�


66



67


3.3.2.7 Transferencias al Exterior: A continuación se detalla los criterios de evaluación


68



69

Se evidenciaron dos hallazgos

Primer Hallazgo: Exoneración de Costos sin contar con la autorización

dada por la Dirección Comercial

70

Segundo Hallazgo: Falta documentación soporte o falta de información

en los documentos requeridos

72

3.3.2.8 Cheques de Gerencia: A continuación se detalla los criterios de evaluación

CHEQUES DE GERENCIA: VALIDACIONES DE CUMPLIMIENTOS DE LA OFICINA

Cumplimiento de la Oficina OBSERVACIONES

�

�

�

�

�


73



74


3.3.2.9 Cheques devueltos: A continuación se detalla los criterios de evaluación

CHEQUES DEVUELTOS: ANTIGÜEDAD DE DOCUMENTOS Cumplimiento


�

75




76

Primer hallazgo: Ausencia de fecha y nombre en el acuse de recibo en l

la entrega de cheque

78

3.3.2.10 Transferencias: A continuación se detalla los criterios de evaluación




79


80

3.3.3. DEPOSITOS A PLAZO



3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito

3.3.3.2 Cancelación de certificados

3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito


componentes:

3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito: A continuación se detalla los criterios de evaluación


81



82

Primer hallazgo: Apertura de certificados sin contener toda la documentación

mínima requerida

83

Segundo hallazgo: Firmas inconformes

85

3.3.3.2 Cancelación de certificados: A continuación se

detalla los criterios de evaluación




86


87

3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito:





88


3.3.4. CAJA



3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo

3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo

3.3.4.3 Autorización remota

3.3.4.4 Cheques y depósitos

3.3.4.5 Cupos de efectivo

3.3.4.6 Faltantes y sobrantes

3.3.4.7 Intercambio de picos

3.3.4.8 Uso de dispositivos

3.3.4.9 Libretas de ahorro

3.3.4.10 Licitud de Fondos

89


componentes:

3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo: A continuación se



90




91

3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo: A continuación se





92


93

3.3.4.3 Autorización remota: A continuación se



94




95

3.3.4.4 Cheques y Depósitos: A continuación se detalla


Depósitos

Cheques

96


Depósitos

Cheques

97



98

Primer Hallazgo: Cheques recibidos en depósito que no constan a favor

del beneficiario

99

Segundo Hallazgo: Cheques y papeletas con enmendaduras, datos

erróneos e incompletos

100

3.3.4.5 Cupos de efectivo: A continuación se



101




102

3.3.4.6 Faltantes y Sobrantes: A continuación se


FALTANTES - Cta. Contable: 199025802001 Cajera Cajera

SOBRANTES - Cta. Contable: 299005252001

Cajera Cajera


FALTANTES - Cta. Contable: 199025802001 822 823 D. Méndez P. Solís

marzo 30 de 2009 30.00

SOBRANTES - Cta. Contable: 299005252001

822 823

D. Méndez P. Solís

20 de enero de 2009 20.00



103


104

3.3.4.7 Intercambio de Picos: A continuación se detalla


Intercambio de

Picos

FECHA Nombre Nombre

Observaciones ítem Cajera Cajera


Intercambio de

Picos

FECHA 822 823

Observaciones Ítem

D. Méndez P. Solís

1 Lunes, 05 de Enero de 2009 822 823 Los días lunes, por arrastre de picos del diferido del día sábado anterior, no se intercambia picos. Autorizado.

2 Martes, 06 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

3 Miércoles, 07 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

4 Jueves, 08 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

5 Martes, 10 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

6 Miércoles, 11 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

7 Jueves, 12 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

8 Viernes, 13 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

9 Lunes, 16 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

10 Miércoles, 18 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

11 Viernes, 20 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

12 Martes, 24 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos

105




106

3.3.4.8 Uso de dispositivos: A continuación se





107


3.3.4.9 Libretas de ahorro: A continuación se detalla los

criterios de evaluación


108




109

3.3.4.10 Licitud de Fondos: A continuación se detalla los

criterios de evaluación


110



Se determino un hallazgo:

111

Hallazgo: Formularios con enmendaduras, datos incompletos

112

3.3.5 OTROS PROCEDIMIENTOS - PERSONAL


elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos

3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas

3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales

3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y

procedimientos


componentes:

3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas: A continuación

se detalla los criterios de evaluación

113




114


3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales:



115

L

a información se actualiza en el sistema automatizado de control interno, cuyo

resultado se presenta a continuación:


116

3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica

políticas y procedimientos: A continuación se



117




118

3.4 RESULTADOS

HALLAZGOS ENCONTRADOS EN LA REVISION

Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada

CLIENTES

APERTURAS DE CLIENTES Y CUENTAS- DOCUMENTACION

APERTURA DE CUENTAS CON DEPÓSITOS INICIALES INFERIORES A LOS MONTOS ESTABLECIDOS X

APERTURA DE CUENTAS SIN DOCUMENTACION DE SOPORTE REQUERIDA X

APERTURAS DE CUENTAS NO PROPORCIONADAS

ARCHIVO INADECUADO

CONTRATOS CON FECHAS DIFERENTES A LA FECHA DE APERTURA

CUENTAS DE NOMINA CON DOCUMENTACION INCOMPLETA

CUENTAS JURÍDICAS SIN BASTANTEO LEGAL

DOCUMENTOS DE APERTURA CON FIRMAS INCONFORMES. AUSENCIA DE FIRMA X

FALTA INFORMACION EN IBS "CONOZCA A SU CLIENTE"

FALTA SCANEO DE LA CEDULA

UTILIZACION DEL APLICATIVO WEB PARA LA CREACION DE CLIENTE Y CUENTA

OTROS

CANCELACIÓN DE CUENTAS

APERTURA DE CUENTAS A CLIENTES QUE MANTIENEN CUENTAS CORRIENTES CANCELADAS CON CHEQUES PROTESTADOS

CANCELACION DE CUENTAS CON CARTAS QUE CONTIENEN FIRMA INCONFORME

CANCELACION DE CUENTAS Q MANTIENEN COBROS PENDIENTES

CHEQUES EN BLANCO PENDIENTES DE ANULACIËN EN EL SISTEMA

FALTA DOCUMENTACI0N QUE SUSTENTA EL PROCESO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS

FALTA RECEPCION DE CHEQUES EN BLANCO

FECHA DE CANCELACION DIFERENTE A LA FECHA DE LA CARTA DEL CLIENTE

OTROS X

MANEJO DE CARTOLAS DE FIRMAS

CAPTURA ATRASADA POR EL DPTO. DE FIRMAS O INFORMACION INGRESADA CON DATOS INCORRECTOS

CARTOLAS DE FIRMAS CON INFORMACIÓN INCOMPLETA

CARTOLAS DE FIRMAS LLENADAS A MANO, CON BOLÍGRAFO DE OTRO COLOR QUE NO SEA NEGRO

CUENTAS JURIDICAS SIN FIRMA POR FALTA DE DOCUMENTOS

FALTA DE ENVIO OPORTUNO DE CARTOLAS AL DPTO DE FIRMAS X

FIRMAS INCONFORMES

OTROS

119

TASAS POR SERVICIOS

COSTOS EXONERADOS SUSTENTADOS EN FORMULARIOS CUYA VIGENCIA

DOCUMENTACIËN NO PROPORCIONADA QUE SUSTENTA EL PROCESO DE EXONERACIËN DE COSTOS

SOLICITUD DE EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTENER LA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL

OTROS

DEPOSITOS A LA VISTA

ABSTENCIÓN, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES

ABSTENCIONES DE PAGO SIN RECONOCIMIENTO DE FIRMAS

ARCHIVOS NO DEPURADOS

DOCUMENTACIËN NO PROPORCIONADA DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES

FALTA DE IMPRESION DE FACTURAS

FALTA DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTA EL LEVANTAMIENTO DE REVOCATORIAS

FALTA PUBLICACIÓN DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES X

FALTA PUBLICACIÓN OPORTUNA

FIRMAS INCONFORMES EN ABSTENCION, REVOCATORIA, OPOSICIÓN

FORMULARIOS MAL UTILIZADOS ( SOLICITUDES DE REVOCATORIA EN ABSTENCIONES, OPOSICIONES, O VICEVERSA)

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CUADRE, IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE REVOCATORIA DE CHEQUES

ARCHIVOS NO DEPURADOS

INFORMACION MAL INGRESADA AL SISTEMA

OTROS

MANEJO DE CHEQUERAS

ACEPTACION DE SOLICITUD DE CHEQUERA EN CUENTA CON TRES PROTESTOS

ACTAS DE DESTRUCCIËN DE CHEQUERAS INCOMPLETAS / SIN FIRMA DE RESPONSABILIDAD

CHEQUERAS QUE PERMANECEN EN STOCK POR MÁS DE 6 MESES

CUSTODIA EN LA OFICINA DE CHEQUERAS CORRESPONDIENTES A CTAS CERRADAS, CANCELADAS, INMËVILES

DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE CHEQUERAS

ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACION

ENTREGA DE CHEQUERAS A TERCERAS PERSONAS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

ENTREGA DE CHEQUERAS FISICAS SIN REALIZAR ENTREGA EN EL SISTEMA

ENVIO DE CHEQUERAS A OTRAS OFICINAS SIN DOCUMENTOS DE RESPALDO / SIN SEGUIMIENTO DE ENTREGA

EVIDENCIA DE CHEQUERAS CUYAS SEGURIDADES SE ENCUENTRAN DETERIORADAS

FALTAN FORMULARIOS DE AUTENTICACIÓN

FIRMAS INCONFORMES, CONDICIONES NO CUMPLIDAS PARA SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUERAS

120

FORMULARIOS DE AUTENTICACIËN CON INFORMACIËN INCOMPLETA, DEFICIENTE O ILEGIBLE X

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE IMPRESIËN Y ARCHIVO DE REPORTE DE CHEQUERAS EN CUSTODIA

OTROS

TARJETAS BANINTER

DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE TARJETAS BANINTER

ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIËN

ENTREGA DE TARJETAS BANINTER SIN HABERSE ACTIVADO EN EL SISTEMA

ENTREGA DE TARJETAS BANINTER SIN RECABAR LA INFORMACIÓN NECESARIA

ENTREGA MASIVA DE TARJETAS BANINTER INCUMPLIENDO LOS PROCEDIMIENTOS SEÑALADOS EN LOS MANUALES INTERNOS

FALTA DOCUMENTACION DE SOPORTE

FALTA DOCUMENTACIËN SOPORTE ENTREGA TARJETAS BANINTER RETENIDAS

FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE TARJETAS BANINTER

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CUADRE, IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE TARJETAS BANINTER

TARJETAS BANINTER EN CUSTODIA QUE SUPERAN EL PLAZO ESTABLECIDO EN LOS MANUALES INTERNOS

OTROS

TARJETAS DE CRÉDITO

(VISA Y MASTERCARD) DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE TARJETAS DE CREDITO

ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACION DE TARJETAS DE CRÉDITO

ENTREGA DE TARJETAS DE CRÉDITO SIN RECABAR LA INFORMACION NECESARIA

FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE TARJETAS CRÉDITO

FORMULARIOS DE CONTROL NO UTILIZADOS

FORMULARIOS DE ENTREGA DE TARJETAS DE CRÉDITO NO PROPORCIONADOS

TARJETAS DE CRÉDITO EN CUSTODIA QUE SUPERAN EL PLAZO ESTABLECIDO EN LOS MANUALES INTERNOS

OTROS

GIROS DEL INTERIOR

DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE ARCHIVO

FALTA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

OMISIÓN EN EL COBRO DE COMISIONES

OTROS

ESTADOS DE CUENTA

DEFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN EL ARCHIVO DE ESTADOS DE CUENTA

ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIÓN

ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA SIN RECABAR LA INFORMACIÓN NECESARIA

ESTADOS DE CUENTA EN CUSTODIA DEL RESPONSABLE QUE SUPERA EL TIEMPO ESTABLECIDO ( 3 MESES)

FALTA DOCUMENTACIËN DE SOPORTE

121

FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE ESTADO DE CUENTA

OTROS

TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR

EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL X

FALTA DOCUMENTACION SOPORTE O FALTA INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS X

TRANSFERENCIA DE FONDOS AL EXTERIOR SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËN REQUERIDA

TRASPASOS SUSTENTADOS EN CARTAS ENVIADAS A TRAVÉS DE FAX O CORREO ELECTRÓNICO

OTROS

CHEQUES DE GERENCIA

CHEQUES DE GERENCIA SIN CONTENER LOS NIVELES DE FIRMAS AUTORIZADAS SIN CONTENER EL NUMERO REQUERIDO DE FIRMAS

DEFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN LA CUSTODIA DE CHEQUES DE GERENCIA EN BLANCO

DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE CHEQUES DE GERENCIA EN BLANCO

DIFERENCIAS EN LOS DATOS DEL CHEQUE DE GERENCIA Y EL SISTEMA

FALTA DOCUMENTACIËN DE SOPORTE

FIRMAS INCONFORMES EN LA SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE CHEQUES DE GERENCIA

OMISION DEL COBRO DE COMISION SIN AUTORIZACION

OTROS

CHEQUES DEVUELTOS

ACTAS DE DESTRUCCIÓN HEQUES DEVUELTOS INCOMPLETAS Y SIN LA FIRMA DE RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DE LA OFICINA.

AUSENCIA DE FECHA Y NOMBRE EN EL ACUSE DE RECIBO X

ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIÓN

EXISTENCIA DE CHEQUES DEVUELTOS CADUCADOS EN CUSTODIA DE LA OFICINA

FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE CHEQUE DEVUELTO

INADECUADA GESTIÓN EN LA ENTREGA DE CHEQUES DEVUELTOS QUE SE CUSTODIAN EN LA OFICINA. (MÁS DE UN MES)

OTROS

TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS

EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL

FALTA DOCUMENTACIËN SPORTE

REVERSOS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS SIN AUTORIZACION DEL TITULAR

TRANSFERENCIAS PROCESADAS SIN CONTAR CON LA AUTORIZARION DEL GERENTE

TRASPASOS SUSTENTADOS EN CARTAS ENVIADAS A TRAVÉS DE FAX O CORREO ELECTRÓNICO

OTROS

122

DEPOSITOS A PLAZO

APERTURAS DE DEPÓSITOS A PLAZO

APERTURA DE CERTIFICADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËÓN MÍNIMA REQUERIDA

CONOCIMIENTO DE CLIENTE SIN INFORMACIÓN EN EL SISTEMA X

DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DEL ARCHIVO

FALTA DE ENDOSO POR RENOVACION DE POLIZA

FILES DE CERTIFICADOS DE DEPOSITO NO PROPORCIONADOS

FIRMAS INCONFORMES

CANCELACIÓN DE CERTIFICADOS X

CANCELACIONES EN FECHAS POSTERIORES AL VENCIMIENTO

CERTIFICADO NO PIGNORADO DEL SISTEMA

CERTIFICADOS CANCELADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËN MÍNIMA REQUERIDA

CERTIFICADOS EN GARANTIA NO DEVUELTOS

CERTIFICADOS SIN INCLUIR AL REVERSO DEL DOCUMENTO LA FIRMA DE CANCELACIÓN CONSIGNADA POR EL TITULAR DEL DEPÓSITO

CESIONES NO AUTORIZADAS

COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE NO ARCHIVADA EN EL FILE DEL CLIENTE

FIRMAS INCONFORMES

OTROS

FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS

CERTIFICADOS ANULADOS FÍSICAMENTE QUE NO REGISTRAN EL INDICADO ESTATUS EN EL SISTEMA

DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE CERTIFICADOS

INADECUADA CUSTODIA DE LOS CERTIFICADOS DE DEPËSITO EN BLANCO

PREIMPRESOS DUPLICADOS

OTROS

CAJA

ACTAS DE ARQUEO DE EFECTIVO BOVEDA, CAJAS ATM

ACTAS CON DATOS INCOMPLETOS, ENMENDADURAS, FECHA ERRADA

ARQUEO SIN FIRMA DE RESPONSABILIDAD

ARQUEOS SIN ALTERNABILIDAD DE DÍAS

DESCUADRES, AJUSTES, TRANSACCIONES NO REGISTRADOS, O MAL DESGLOSADOS

NO EXISTE CONCILIACION DE CIFRAS ENTRE EL ACTA Y LA CONTABILIDAD

NO SE REALIZAN ARQUEOS CON LA FRECUENCIA ESTABLECIDA

OTROS

123

ARQUEOS DE EFECTIVO BOVEDA, VENTANILLA Y ATM

ARQUEOS INCOMPLETOS(RECUENTAN SOLO PICOS)

BILLETES EN MAL ESTADO O MAL COLOCADOS EN ATM

DIFERENCIAS CONTABLES

DINERO EN BOVEDA SIN FAJAR O FALTA DE SELLO DEL RAC

EXCEDENTE EN EL CUPO ESTABLECIDO

FALTANTES Y SOBRANTES DE BILLETES Y MONEDAS

INADECUADA CLASIFICACION DE ESPECIES MONETARIAS SEGÚN SU DENOMINACIÓN

OTROS

AUTORIZACION REMOTA

NO EXISTE LA AUTORIZACION REMOTA EN EL TELLER DE CAJAS

NO EXISTE VISTO BUENO EN EL DOCUMENTO

NO SE EVIDENCIA LA LLAMADA A CONFIRMAR EL GIRO

NO SE REALIZA AUTORIZACION REMOTA PARA CUENTAS DE AHORRO/CUENTAS CORRIENTES

OTROS

CHEQUES Y DEPÓSITOS

CHEQUES QUE NO CONTIENEN EL SELLO PERSONAL DEL RAC

CHEQUES QUE NO CONSTAN A NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA O MAL ENDOSADOS

CHEQUES RECIBIDOS EN DEPOSITO QUE NO CONSTAN A FAVOR DEL BENEFICIARIO Y EL MONTO ES MAYOR AL ACEPTADO PARA ENDOSO

CHEQUES Y PAPELETAS DE DEPOSITOS CON ENMENDADURAS, DATOS ERRONEOS E INCOMPLETOS X

CHEQUES Y PAPELETAS QUE NO CONTIENEN LA FECHA DEL PROCESO. O FECHA DIFERENTE AL DIA DEL PROCESO X

DEPOSITOS INGRESADOS EN EL SISTEMA CON DATOS ERRADOS

OTROS

CUPOS DE EFECTIVO

CAJAS FUERTES, BÓVEDAS ABIERTAS

EXISTENCIA DE VALORES NO PROCESADOS

NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN ATM

NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN BOVEDA

NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN VENTANILLA

OTROS

FALTANTES, SOBRANTES

EXISTEN FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJAS SIGNIFICATIVOS MAYORES A $100

FALTANTE ANTIGUO NO RECUPERADO

OTROS

INTERCAMBIO DE PICOS

FALTA DE INTERCAMBIO DE PICOS ENTRE CAJEROS

INGRESO INICIAL DEL CAJERO NO ES EL INTERCAMBIO DE PICOS

OTROS

USO DE DISPOSITIVOS

DE SEGURIDAD DISPOSITIVOS DAÑADOS ( CÁMARAS, LÁMPARAS, BIOMÉTRICOS)

FALTA DE USO DE DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD

VENTANILLA NO CUENTA CON DISPOSITIVOS

OTROS

124

LIBRETAS DE AHORRO

DAÑOS FISICOS DE LIBRETAS

ENTREGA A TERCEROS LIBRETAS SIN CARTA DE AUTORIZACION

FALTA HOJA DE CONTROL EN CANJE DE LIBRETAS

FALTA VALIDACION DE FIRMAS PARA LA ENTREGA DE LIBRETAS

FALTANTE DE LIBRETAS

FIRMA INCONFORME EN EL FORMULARIO DE ENTREGA

INCONSISTENCIAS CANJE DE LIBRETAS

LIBRETAS ASIGNADAS A USUARIOS QUE YA NO EXISTEN

LIBRETAS RETENIDAS

OTROS

LICITUD DE FONDOS

ARCHIVO INADECUADO

AUSENCIA DE FORMULARIOS DE LICITUD DE FONDOS

FALTAN DATOS DEL RAC QUE RECIBE FORMULARIO DE LICITUD DE FONDOS

FIRMAS INCONFORMES EN FORMULARIO DE LICITUD DE FONDOS.

FORMULARIOS CON ENMENDADURAS, DATOS INCOMPLETOS

UTILIZACION DE FORMULARIOS ANTIGUOS X

OTROS

PERSONAL

ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS

INADECUADO MANEJO DE LA BOVEDA

EXCESO DE FALTANTES

APROPIACION INDEBIDA DE VALORES

PERFIL NO APTO PARA LA POSICION

CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES

MALA ATENCION A CLIENTES

ACTITUD INADECUADA

CONFLICTOS INTERNOS

IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

DESCONOCIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

INCUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

DESCONOCIMIENTO DE CODIGO DE ETICA

TOTAL HALLAZGOS O NOVEDADES ENCONTRADAS EN LA REVISION DE LA OFICINA 820 15

126

3.5 PLANES DE ACCION

Se trabajará con el modelo de gestión de la calidad basado en procesos

que consiste en la metodología conocida como:

"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse

brevemente como:12

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para

conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las

políticas de la organización.

Hacer: Implementar los procesos.

Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los

productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el

producto, e informar sobre los resultados; y

12 MOREITA DELGADO MC, La gestión por procesos, Vancouver, Acimed 2006

127

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de

los procesos.

Los requisitos de esta Norma son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado, es por ello que cuando uno o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión las mismas que no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

PLANES DE ACCION - PARA LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS

Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada Plan de Acción - Controles

Responsable del seguimiento

CLIENTES

APERTURAS DE CLIENTES Y CUENTAS- DOCUMENTACION

APERTURA DE CUENTAS CON DEPÓSITOS INICIALES INFERIORES A LOS MONTOS ESTABLECIDOS

Compromiso por parte del Area comercial, de cumplir con la política definida

APERTURA DE CUENTAS SIN DOCUMENTACION DE SOPORTE REQUERIDA

Reinstuir al personal involucrado

Gerente/Subgerente de Operaciones

DOCUMENTOS DE APERTURA CON FIRMAS INCONFORMES. AUSENCIA DE FIRMA

Cumplimiento del procedimiento de apertura de cuentas

CANCELACIÓN DE CUENTAS

OTROS- CARTA SIN EXPLICACION DE QUE EL CLIENTE NO ENTREGO FORMULARIO DE CHEQUES NO UTILIZADOS

Reinstuir al personal involucrado


MANEJO DE CARTOLAS DE FIRMAS

FALTA DE ENVIO OPORTUNO DE CARTOLAS AL DPTO DE FIRMAS Aplicación del procedimiento Asesor Comercial

128



DEPOSITOS A LA VISTA

ABSTENCIÓN, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES

FALTA PUBLICACIÓN DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES

Reinstuir al Jefe Operativo el cumplimiento de realizar las publicaciones


MANEJO DE CHEQUERAS

FORMULARIOS DE AUTENTICACION CON INFORMACION INCOMPLETA, DEFICIENTE O ILEGIBLE

Validación de formulario de autenticación y verificación de firmas


TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR

EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL

Aplicación del tarifario de comisiones según el período de la transacción; Depurar tablas de costos que ya no se encuentran vigentes (exoneraciones)


FALTA DOCUMENTACION SOPORTE O FALTA INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS

Reinstruir sobre los documentos necesarios para procesar transferencias

CHEQUES DEVUELTOS

AUSENCIA DE FECHA Y NOMBRE EN EL ACUSE DE RECIBO

Revisar que la firma de acuse este de acuerdo con la del módulo previo a la entrega del documento, verificar la fecha de entrega


DEPOSITOS A PLAZO

APERTURAS DE DEPÓSITOS A PLAZO

APERTURA DE CERTIFICADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËÓN MÍNIMA REQUERIDA

Mejora tecnológica: Creación por la web para impresión completa de documentos soporte


FIRMAS INCONFORMES

Validación de documentos y verificación de firmas registradas versus el módulo de firmas

129



CAJA

CHEQUES Y DEPÓSITOS

CHEQUES RECIBIDOS EN DEPOSITO QUE NO CONSTAN A FAVOR DEL BENEFICIARIO Y EL MONTO ES MAYOR AL ACEPTADO PARA ENDOSO

Cumplimiento a disposiciones impartidas en instructivo sobre ley de cheques y endoso

Jefe Operativo - Gerente/Sugerente de Operaciones

CHEQUES Y PAPELETAS DE DEPOSITOS CON ENMENDADURAS, DATOS ERRONEOS E INCOMPLETOS

Revisión de documentos por parte del Cajero previo al proceso de las transacciones (aplicación de la normativa incluida en manual de cajas. * validación de los documentos en cada visita. Análisis de incumplimiento según el caso por riesgo legal.

LICITUD DE FONDOS

FORMULARIOS CON ENMENDADURAS, DATOS INCOMPLETOS

Mejora tecnológica: Implementar en el sistema la generación del formulario en forma automática, a fin de evitar que sea llenado manualmente

Jefe Operativo - Gerente/Sugerente de Operaciones

Entre los planes de acción hemos incluido Capacitación, motivación al

personal por cero errores en movimientos y Sanciones al personal

reincidente

3.5.1. CAPACITACION

La capacitación esta asociada con el desarrollo de las habilidades y el

entrenamiento al personal del Banco, buscando desarrollar y fortalecer la

cultura de administración los procesos.13

El punto de partida para realizar las actividades de capacitación es dar a

conocer a toda la Entidad Financiera los siguientes aspectos:

13 Correa Yañez, José, “Control interno capacitación”, Universidad Abierta, México, 2005

130

• La importancia de administrar los procesos correctamente para el

desarrollo de la operación de la Organización.

• Los beneficios de efectuar la administración los procesos en cada uno

de los roles desempeñados al interior de la organización.

• La responsabilidad de cada uno de los miembros de la Organización

para el éxito de la puesta en marcha del proceso.

• El dinamismo del mercado y la competencia y su relación con el

proceso de administración de riesgos o fallas

• El autocontrol y la calidad de la ejecución de los procesos dependen de

cada uno de los participantes del Banco y no de un área específica.

3.5.1.1 Esquema de Capacitación

A continuación se describen las actividades a ejecutarse:

• Verificar la ejecución de los programas de capacitación en temas

relacionados a las fallas y riesgos, y la efectividad de dichas actividades

(incluyendo la publicación y divulgación de políticas, procesos y

procedimientos).

131

• Evaluar el nivel de interiorización de las capacitaciones con base en los

niveles de interrelación con la función de Riesgos y la efectividad de los

ejercicios prácticos en los cuales participan con el fin de determinar

necesidades de entrenamiento.

A continuación se describen las actividades requeridas para ejecutar la

divulgación, capacitación y entrenamiento de las políticas y

procedimientos relacionados con la administración de fallas y riesgos al

interior del Banco.14

• Divulgar: Publicar, extender y poner al alcance de la organización, las

políticas y procedimientos relacionados con la administración de riesgos

• Capacitar: Hacer a los funcionarios del Banco, relacionados con la

administración de riesgos, aptos para ejecutar las funciones y

responsabilidades asignadas

• Entrenar: Preparar a los funcionarios del Banco relacionados con la

administración de riesgos para implementar el sistema de administración

de riesgos

14 www.monografias.com

132

3.5.2 MOTIVACION AL PERSONAL POR CERO ERRORES EN MOVIMIENTOS

La motivación laboral es una herramienta muy útil a la hora de aumentar

el desempeño de los empleados ya que proporciona la posibilidad de

incentivarlos a que lleven a cabo sus actividades y que además las

hagan con gusto lo cual proporciona un alto rendimiento.15

La motivación laboral está influenciada directamente por varios factores

como la personalidad de la persona, su sistema de creencias, etc. La

motivación laboral dependerá de gran manera de dos factores:

1) como la persona se auto estimule, y;

2) como lo estimula el medio.

EL CICLO DE LA MOTIVACIÓN

La motivación se puede describir a través de un ciclo ya que cada vez

que se cumple una meta nuestra personalidad crea una nueva

necesidad.16

15 Solana, Ricardo F, Administración de Organizaciones, Ediciones Interoceánicas S. A., Buenos Aires 1999

16 Stones, James A. F. Administración 6ª Edición, Editorial Person, México 1996

133

Ahora hay ciertas conductas que pueden dar parámetros de que su

personalidad por más que se le den estímulos esta no tendrá la

motivación que se espera de ella, " El hombre ve su medio como una

tortura, un castigo y reacciona defensivamente, desconfiado ante

cualquier señal extraña tanto en su comunidad como trabajo” las

personas que se comporten de esta manera no serán sujetos que se

puedan estimular, para lograr que su desempeño aumente ya que

siempre lo verán como castigo y tendrán desconfianza de lo que ocurre

a su alrededor y con una persona así es bastante difícil de tratar.

3.5.3 SANCIONES AL PERSONAL

Sanciones al personal con el siguiente esquema:

- Llamada de atención verbal (3 veces).

- Memo al file (3 veces).

- Sanción económica con hasta el 10% del salario en función de la

siguiente tabla.

134

PROBLEMAS OPERATIVOS QUE AMERITAN SANCIÓN

Para cada uno de los casos detallados, se debe tener en cuenta que adicional a la sanción se encuentran los valores perjudicados tanto para el cliente como para el Banco, por el incumplimiento.

No Problema operativo 1era

ocurrenciaSanción

2da ocurrencia

Sanción 3era

ocurrenciaSanción

1

Falta de verificación de información del cliente para apertura de cuentas corrientes/ahorros

X Verbal X Escrita X Multa 5 %

remuneración mensual

2 Falta de documentación requerida de clientes según tipo de producto.

X Escrita X Multa 5 %


X Multa 10 %


3

Incumplimiento de disposiciones del CONSEP para las aperturas de Ctas Ctes.

X Multa 5 %


X Multa 7 %


X Multa 10 %


4

Incumplimiento en el manejo, control, custodia y archivo de documentos valorados del Banco.



X Multa 10 %


5 Cajero principal con todas las claves de acceso a bóveda, cajas.



6 Incumplimiento al proceso de cuadre de efectivo.



X Multa 10 %


7 Falta de cumplimiento "Intercambio de Picos"



8 Error en digitación de papeletas de depósito y pago de cheques



X Multa 10 %


9

Aceptación de papeletas con información alterada, fechas diferentes.



10

Mantenimiento de montos superiores al cupo máximo permitido en ventanilla



X Multa 10 %


11

Entrega de cheques devueltos a terceras personas sin tener carta de autorización



12

Transferencias internas de cuenta a cuenta sin evidencia de autorización del cliente



X Multa 10 %


13

Falta de emisión de notificación por cierre, cancelación o inhabilitación de cuenta al cliente



X Multa 10 %


135

14

Compensación de faltantes con sobrantes de caja sin autorización de contabilidad



15 Asignación de libretas de ahorro a personal que ya no es del Banco



X Multa 10 %


16

Falta de confirmación con el cliente por pagos de cheques mayores a $ 2.000 en ventanilla



X Multa 10 %


17 Procesamiento de retiro de cuentas de ahorro sin presentación de libreta.



X Multa 10 %


18

Pago de cheques con alteraciones, firma incorrecta o ausencia de firma.



X Multa 10 %


19 Libretas de ahorro y chequeras entregadas con firmas inconformes



20 Giros del interior pagados con firma inconforme



21 Entrega de estados de cuenta a terceros sin carta de autorización



X Multa 10 %


22

Abstenciones y revocatorias de cheques sin soporte de publicación.



23 Falta de detalle de cheques depositados en la papeleta.



X Multa 10 %


24 Cheques devueltos no entregados al cliente por más de 13 meses



25

Ausencia del puesto del cajero general, el cual deja el efectivo sin las respectivas seguridades.



X Multa 10 %


26 Extravío de chequeras en el envío de valijas a través del courier.



27 Cheques de gerencia firmados en blanco.

X Multa 5 %


X Multa 7 %


X Multa 10 %


28 Creación de cuentas con producto diferente a lo que el cliente solicita



136

29

Entrega de nuevas libretas de ahorros a clientes, cuando esta se ha perdido y no se ha realizado el trámite de pérdida de la misma



X Multa 10 %


30

Falta de utilización de los formularios de revocatorias y abstención de cheques



31

Falta de publicación de revocatorias a pesar de que se cobró por el servicio.



32

Procesamiento de papeletas de retiro sin la firma de la persona que realiza la transacción



33

Procesamiento de pagos de giro sin el soporte documentado de quien realiza la transacción.



34

Falta de anulación en el sistema de los cheques entregados en blanco por clientes conjuntamente con las comunicaciones de cancelación de las cuentas



35 Se procesan retiros de ahorro sin las libretas de los titulares



X Multa 10 %


36 Apertura de cuentas de ahorros sin el depósito mínimo permitido



X Multa 10 %


37 Falta de registro de sobrantes de caja



X Multa 10 %


38

Se envían tarjetas baninter a otras oficinas sin tener el requerimiento por escrito del cliente



39

Certificados de depósito cancelados sin endoso o sin comprobante de retención



X Multa 10 %


40

Ausencia de formularios de licitud de fondos para transacciones requeridas.



137

41

Digitación de valores incorrectos para cancelar Certificado de Depósito



X Multa 10 %


42

Ausencia de solicitud firmada por el cliente para la emisión de certificado de depósito



43

Ausencia del Certificado de depósito físico para la cancelación del depósito a plazo.



X Multa 10 %


44

No impresión del comprobante de retención de rendimientos financieros.



X Multa 10 %


45

Falta de firma del cliente en el Certificado de depósito para proceder con la cancelación



X Multa 10 %


46 Falta de registro en el sistema de certificados de depósito en blanco.



X Multa 10 %


47

Pedido y entrega de tarjetas débito/ crédito/ chequeras en oficinas diferentes a la del titular



48 Falta de cumplimiento en arqueos a ATM´S



X Multa 10 %


49 Falta de carga u operación de ATM´S



X Multa 10 %


50

Entrega de tarjetas de crédito/débito a terceras personas sin carta de autorización



138

CAPITULO IV

PROPUESTA

EVALUACION DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO

La evaluación de un programa consiste en la revisión y el análisis

continuo de las actividades que se plantean para la ejecución y cumplimiento

del mismo, esta revisión, ésta dirigida a la valoración de los resultados

obtenidos y del impacto que tiene la herramienta de control interno, de esta

manera, la evaluación se convierte en un pilar fundamental para implementar

cambios o alternativas en la elaboración y ejecución del plan de control interno,

contribuyendo así en la mejora del cumplimiento de metas y objetivos

plateados inicialmente.

Para evaluar un programa se debe tomar en cuenta lo siguiente:

- Comprobar el cumplimiento de las metas y objetivos planteado.

- Cuantificar los resultados en el tiempo, es de ciar al corto, mediano y

largo plazo.

- Distinguir los impactos y resultados

- Contribuir con ideas y elementos para la mejora continua del

programa a nivel de forma como de fondo.

Los responsables de realizar la evaluación no son solo los directivos de

la institución, sino también todas las personas involucradas en los procesos,

porque, ellas son las que están día a día ejecutándolo y pueden dar aportes

más precisos para su mejora.

139

.

EVALUACION OPERATIVA:

La finalidad de la evaluación operativa es analizar y verificar los

resultados que se obtienen del seguimiento y ejecución de los procesos y

actividades operativas planteadas, la evaluación operativa se enfatiza en los

siguientes puntos: 17

Valorar la eficiencia operativa de las fases del plan de trabajo, tomando

en cuenta la oferta de los servicios financieros, los beneficios y la asignación de

responsabilidades.

Examinar la distribución de los recursos necesarios para el cumplimiento

de los procesos.

Revisar y plantear alternativas para la mejora de los procesos

Analizar la operatividad de los procesos.

Los resultados obtenidos de la evaluación operativa van a permitir

valorar la eficiencia operativa de los componentes del programa en lo que se

refiere a la oferta de servicios, beneficios y responsabilidades, para proponer

estrategias de mejora de ser necesario.

17 Jorge Soley, Ponencia, Santo Domingo, Julio 2003.

140

4.1. TEMAS DE REVISION

En los siguientes cuadros, se especifican las actividades determinadas que

deberán ser aplicadas en las visitas a las oficinas, por parte de los

responsables de realizar la revisión operativa.

4.1.1 Clientes: Apertura de Cuentas y Clientes, Status y cancelación

de cuentas, manejo de cartolas de firmas, tasas por servicios

4.1.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes – Documentación

Personas Naturales

Solicitud de Servicio con información en todos sus campos y firmados por el cliente, persona que ingreso los datos y el responsable de la aprobación. Contratos de cuentas corrientes y ahorros con información en todos sus campos y firmados por el Cliente y Gerente de la Oficina.

Copia de la cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte

Copia de la papeleta de votación ( Ultimo Comicios)

Certificados bancario, comercial y personal

Ultima planilla cancelada de servicios públicos

Fuente de Ingresos

Personas Jurídicas

Registro único de Contribuyentes

Escritura de Constitución con la razón de inscripción en el registro mercantil. Nombramientos vigentes representantes legales

Copia última reforma Estatutos o Aumento de Capital

Carta de solicitud de apertura de cuenta

Certificado bancario y comercial

Certificado de cumplimiento de la Superintendencia de Compañías.

Nombramientos o carta de autorización para firmas

Cédula de Identidad o pasaporte Firmas Autorizadas (copias)

Ultima planilla cancelada de pago de servicios públicos

Certificado Personal

Evalúe la adecuada custodia de los documentos de apertura durante y al final de la jornada de trabajo (mueble siempre bajo llaves)

141

Validar la información y el número de contratos registrados en el sistema versus las aperturas físicas, si existen diferencias establezca las razones.

Evidenciar la vigencia de las Tasas de Interés y Remuneración por Servicios (mes que corresponde)

Evidenciar la vigencia de la información adicional Relevante: Ley de Defensa del Consumidor (mes que corresponde)

4.1.1.2 Cancelación de Cuentas

Verificar la utilización del formulario para la cancelación o carta del cliente:

Cuentas de Ahorros: entrega de libreta

Cuentas Corrientes: entrega de cheques pendiente de giro

Verificar las cuentas que presentan un status diferente a las de activas y establezca las razones.

4.1.1.3 Manejo de cartolas de firmas

Verificar que las cartolas de cuentas aperturadas hayan sido llenadas adecuadamente Constatar que las cartolas hayan sido enviadas oportunamente al Dpto. de firmas Validar cambios realizados por eliminación o incorporación de firmas autorizadas Indagar las causas de aquellas cartolas que no fueron completadas o enviadas oportunamente

4.1.1.4 Tasas por Servicios

Validar las tasas por servicios asignadas al cliente con las tarifas autorizadas por el Banco (tarifario)

De existir excepciones, verificar que las autorizaciones sean dadas por la Dirección Comercial

Verificar que se utilice el formulario de exoneración

142

4.1.2 Depósitos a la Vista: Abstención, revocatoria y oposición de

cheques, manejo de chequeras, tarjetas de débito, tarjetas de crédito, giros

del interior, transferencias, manejo de cheques del exterior.

4.1.2.1 Abstención, Revocatoria y Oposición de Cheques

Genere los reporte de revocatorias vigentes y levantadas para confirmar con los documentos fuentes (Solicitud de Revocatorias), realice el cuadre físico de los documentos y en forma adicional el cuadre contable.

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los formularios internos con las firmas incorporadas en el módulo y que los formularios utilizados para revocatorias y abstenciones sean procesados en los formatos establecidos por el Banco y de acuerdo a la naturaleza de la oposición al pago. Verifique los reintegros de valores antes del plazo establecido, si existe el cheque original o una orden del juez el reintegro es inmediato, si existe una carta del cliente, diez días después de la comunicación que deja sin efecto.

Revise que las abstenciones estén reconocidas ante un Juez o Notario y que se haya realizado la publicación en uno de los diarios de mayor circulación en la localidad.

4.1.2.2 Manejo de Chequeras

Realice un arqueo físico de todas las chequeras; para comprobar el saldo y la información registra en las chequeras versus el reporte extraído del sistema, de presentarse diferencias establezca las razones.

Verificar que la entrega de chequeras se formalice a través de los formularios No. 999-1176 "Solicitud de Entrega de Chequeras con Excepción", "No. 760-3558 Libro de Control de Entrega de Chequeras y Autenticación de Solicitud de Chequeras (firma del cliente, número del documento de identidad y fecha de entrega). Verificar que la entrega de chequeras se formalice a través del ingreso de la información en los formularios de control y recabando en éstos la firma del cliente o la autorización del cliente para el retiro a tercera persona.

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los formularios de control con las firmas incorporadas en el módulo.

Evalúe la adecuada custodia de las chequeras por parte del responsable y si estas presentan el "status P" (pendientes de entrega) en el sistema.

143

Verificar los envíos y recepciones de chequeras entre Oficinas y determinar la utilización del formulario 999-1181 "Detalle Chequera Enviadas a Otras Oficinas. Verificar la depuración de chequeras canceladas, cerradas y antiguas (no mantener stock) y Anulación en el Sistema.

4.1.2.3 Tarjetas de Débito

Realice un arqueo físico de tarjetas y claves; para comprobar el saldo y la información registrada en las tarjetas versus el reporte extraído del sistema, de presentarse diferencias establezca las razones.

Verificar que la entrega de tarjetas y claves se formalice a través del formulario "Control de tarjetas y Claves Recibidas" (firma del cliente, número del documento de identidad y fecha de entrega).

Verificar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos para la entrega de la tarjeta y la clave a terceras personas o entregas masivas en las empresas.

Verificar la existencia de controles para aquellas tarjetas retenidas en los diferentes cajeros automáticos a nivel nacional como: a) Se lleva un auxiliar de control para el inventario físico ( ingresos -egresos); b) Se lleva un auxiliar de control para formalizar la entrega de las tarjetas a los titulares o terceras personas.

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en el formulario de control, con las firmas incorporadas en el módulo.

Verificar la adecuada custodia de tarjetas y claves en la Oficina por parte del responsable.

Constatar si el tiempo de custodia de las tarjetas en la Oficina se sujeta al plazo establecido o si efectivamente se realiza la depuración de las mismas.

Verificar la adecuada custodia de las tarjetas retenidas por parte del responsable y si estas presentan el "status H" (bloqueo temporal) en el sistema.

4.1.2.4 Tarjetas de Crédito

Verificar el cuadre físico de las tarjetas versus la información del kardex Comprobar los ingresos de tarjetas versus el reporte de tarjetas enviadas por el departamento de Tarjetas de Crédito de Matriz. Comprobar los egresos de tarjetas versus los comprobantes de entrega de tarjetas (firma del cliente y fecha de entrega).

144

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los comprobantes de entrega, con las firmas incorporadas en el módulo. Constatar si el tiempo de custodia de las tarjetas en la oficina se sujeta al plazo establecido o depuración de las mismas. Verificar la adecuada custodia de las tarjetas por parte del responsable y si nuevas tarjetas presentan el "status P" (pendientes de entrega) en el sistema.

4.1.2.5 Giros del interior

Evidenciar que los giros remitidos por la oficina estén respaldados por el depósito contable (registro de firmas, timbrado y sello del cajero), además se debe adjuntar el reporte del sistema. Confirme que los giros pagados en la oficina estén respaldados por el retiro contable (registro de firmas, timbrado y sello del cajero), copia del documento de identidad del beneficiario y el reporte del sistema (Pagos y Recibos) Validar apropiadamente la firma del beneficiario del giro, registrada en el retiro contable versus la copia del documento de identidad.

4.1.2.6 Estados de Cuenta

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los talonarios de los estados de cuenta, con las firmas incorporadas en el módulo. (auxiliar de control opcional)

Constatar si la entrega de estados de cuentas a terceras personas se encuentra debidamente formalizada mediante la suscripción de cartas de autorización por parte de los titulares de las cuentas.

Evalúe la adecuada custodia (mueble especial) y evidenciar el adecuado archivo de estados de cuenta (tres meses) en la oficina.

4.1.2.7 Transferencias al Exterior

Verificar que las transferencias del exterior cumplan con los requisitos básicos: Los ordenantes sean clientes del Banco Solicitud del cliente en el formulario No. 306-3407 "Orden de Transferencia" (actualizado) o carta original del cliente, no fax o copia

145

Formulario Interno aprobado por la gerencia "Transferencias de Clientes" descripción MT103 Confirmación de la Transferencia Swift Documento del Sistema Pagos y Recibos Confirme los débitos los costos de Swift y comisiones de acuerdo a la estructura de cargos según la tabla de costos vigentes. Confirme los débitos afectados a la cuenta del cliente por el monto de la transferencia, costo swift y comisión de acuerdo a la tabla de costos. Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en las Ordenes de Transferencias o cartas originales con las firmas incorporadas en el módulo.

4.1.2.8 Cheques de Gerencia

Genere el reporte de cheques de gerencia para confirmar con los documentos fuentes (Cheques), realice el cuadre físico de los documentos y en forma adicional el cuadre contable.

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes mediante cartas originales y en la copia del cheque de gerencia con las firmas incorporadas en el módulo. Realice un arqueo físico al detalle de los cheques en blanco y anulados de existir diferencias establezca las razones, adicionalmente evalúe la adecuada custodia de los mismos. ( Caja fuerte y en sobre lacrado)

4.1.2.9 Cheques Devueltos

Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en las notas de débito o cartas de autorización a terceras personas con las firmas incorporadas en el módulo. Confirmación de los cheques entregados por el courrier y comprobar que estos efectos correspondan a la oficina Evidenciar las gestiones realizadas por los responsables para notificar al cliente sobre los cheques devueltos en custodia de la oficina. Evaluar los controles aplicados para la custodia de los documentos y su depuración luego del plazo estipulado para la validez del cheque (13 meses) Verificar que los cheques devueltos de otros bancos correspondan al mismo cliente o de personas que guarden relación con el cliente o grupo

4.1.2.10 Transferencias

146

Constatar que los requerimientos de transferencia de fondos, de un mismo cliente se formalice a través del formulario 981-3143 "Traspaso de Fondos". Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en el formulario de control con las firmas incorporadas en el módulo. Evidenciar si el personal responsable de efectuar traspasos de fondos a través de lotes contables, cobra las comisiones establecidas en el tarifario de costos.

4.1.3 Depósitos a Plazo: Apertura, cancelación, formularios de

Certificados de depósito

4.1.3.1 Apertura de Certificados de Depósito

Solicitud de Servicio con información en todos sus campos y firmados por el cliente, persona que ingreso los datos y el responsable de la aprobación.

Solicitud de la apertura del Certificado de Depósito

Copia de la cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte

Copia de la papeleta de votación ( Ultimo Comicios)

Talonario del Certificado de Depósito a Plazo y firmas de autorización

Licitud de Fondos (a partir de los US$10.000)

Comprobar si esta pignorado y establecer su ubicación y custodia.

Expedientes individuales por cliente

Verifique la utilización del Formulario de control "Emisión de Certificados a Plazo" Evalúe la adecuada custodia durante y al final de la jornada de trabajo (mueble siempre bajo llaves) de los pre-impresos en blanco

Verifique los medios de cancelación del contrato, crédito a la cuenta, cheque de gerencia o efectivo (retiro contable)

4.1.3.2 Cancelación de Certificados

Certificado de Depósito a Plazo anulado físicamente y endosado a favor del Banco Emisión del Certificado de Retención en la fuente (SRI0015) por duplicado

Archivo cronológico y secuencial de todos los Certificados de Depósito a Plazo

147

4.1.3.3 Formulario de Certificados de depósito

Validar el cuadre de certificados de depósito no utilizados versus el aplicativo Constatar su adecuada custodia Revisar la asignación individual a tanto física como en el sistema

Realice un inventario y cuadre físico de los preimpresos en blanco, si existen diferencias establezca las razones. Validar la información y el número de contratos registrados en el sistema versus los certificados físicos, si existen diferencias establezca las razones.

4.1.4 Caja: Actas de arqueo de efectivo, cuadres, autorización remota,

cheques y depósitos, cupos de efectivo, faltantes y sobrantes,

intercambio de picos.

4.1.4.1 Actas de arqueo de efectivo

Constatar en el libro de Actas de Arqueo, los tres últimos meses la realización de un arqueo por semana Y en distintos días, además las actas deben presentar los nombres y firmas de responsabilidad de las personas que intervinieron en el arqueo y la fecha del mismo.

Confirmar el saldo del arqueo versus el saldo de la contabilidad al día siguiente

4.1.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo

Realice un arqueo físico al detalle de los picos del día anterior y cuadre con cada una de las cajas ( Siempre con presencia del responsable) Realice un arqueo físico al detalle del efectivo en custodia del Cajero Automático y compruebe su saldo con el reporte de totales que emite el ATM.( Siempre con presencia del responsable)

Confirmar el saldo del arqueo versus el saldo de la contabilidad al día siguiente (Pasado las 14:00h) Realice un arqueo físico al detalle del efectivo en custodia de la caja fuerte pulmón y de la bóveda al final del día (Siempre con presencia del responsable).

148

Confirmar que los fajos de billetes siempre estén encarados y precintados con las fajillas del banco e identificados con sello personal del cajero y la fecha de elaboración.

Confirmar la autenticación de los billetes de las denominaciones de US$ 20, 50 y 100

4.1.4.3 Autorización Remota

Verificar que los cheques y retiros de ahorros que superan el monto límite asignado al cajero, cumplan con la autorización de un nivel superior para su pago. (Autorización remota y visto bueno).

4.1.4.4 Cheques y depósitos

Cheques y retiros de ahorros Confirmar que el cheque este bien girado (defectos de forma en su giro), que no contenga alteraciones, que no registre indicios de hacer sido pagado (sellos, perforaciones, etc.), que la fecha no este caducada; que no presente más de 13 meses desde la fecha de emisión. Verificar que no se han realizado pagos en efectivo sobre cheques cruzados o con doble endoso ( hasta US$500 personas naturales)

Verificar que no estén girados a nombre de compañías o Instituciones del Sector Público. Confirmar que los cheques presentados al cobro contengan todas las seguridades dispuestas por el Banco, con la utilización de las lámparas de luz ultravioleta y lupas. Validar la firma registrada en los cheques pagados con la firma del titular de la cuenta que consta en el sistema (módulo de firmas) y si aplica la firma del endosante. Las papeletas de retiros de ahorros procesadas deben registrar la firma del titular en el anverso y reverso, además no deben presentar tachones, borrones, doble tinta y la fecha de emisión no debe ser diferente a la del proceso. Confirmar la firma registrada en la papeleta de retiro con al firma registrada en el módulo de firmas.

Si el retiro no es efectuado por el dueño de la cuenta, conste la autorización del titular; además, el número del documento de identificación y la firma de la persona autorizada.

149

Depósitos Verificar en las papeletas procesadas deben presentar el nombre del cliente y el, número de cuenta legible y completo, además no deben presentar tachones, borrones doble tinta y la fecha de emisión no debe ser diferente a la del proceso. Si el depósito incluye cheques: tenga el nombre de un beneficiario específico que será el titular de la cuenta a la que se esta depositando; excepto los menores a US$500 que podrán tener un segundo endoso Los cheques girados nombre de personas jurídicas no son susceptibles de endoso. Verificar que en los cheques se registre el número de cuenta del depositante y que estos consten en forma detallada y con los respectivos totales en la papeleta de depósito. Verificar que los datos registrados en el original de la papeleta, sean iguales a los de la copia y que conste la firma del depositante. Confirmar la existencia de cheques girados a nombre de Instituciones Públicas o Empresas no se encuentren depositados en cuentas de personas naturales.

4.1.4.5 Cupos de efectivo

Verificar que en área de ventanilla y en los utilitarios de seguridad se cumpla con la custodia del efectivo de acuerdo cupos autorizados; caja ventanilla (US$2.000), caja doble fondo (US$5.000) y caja pulmón (US$10.000) con presencia del responsable.

Constatar que la bóveda general no se encuentre excedida del cupo establecido

4.1.4.6 Faltantes y Sobrantes

Revisar los faltantes, sobrantes y reversos por cajero

Evaluar en función de esta información, mediante indagación con los Jefes Operativos y los propios Cajeros, las causas que generaron dichos faltantes, sobrantes y reversos

150

4.1.4.7 Intercambio de picos

Constatar el intercambio cruzado del grupo de billetes y monedas en efectivo consideradas como picos por parte del personal de ventanilla.

Verificar que los picos estén detallados (tirilla de sumadora) y la identificación de quién los elaboro (sello personal)

4.1.4.8 Uso de Dispositivos

Revise el adecuado funcionamiento de los implementos de seguridad tales como: Cajas fuertes, Cajones de ventanillas, muebles doble fondo, botones de pánico, con el fin de reportar cualquier novedad a la gerencia Administrativa y/o Jefatura de Seguridad

Verificar seguridades físicas como ventanilla piso-techo, cámaras de video, garita de guardia, extinguidores, detectores de humo, detectores de movimiento

4.1.4.9 Libretas de Ahorro

Verificar la utilización y las firmas registradas en el formulario " Control de Canje de Libretas de Ahorros"

Cumplimiento en la entrega de libretas a los titulares de cuenta

Confirmar la entrega de la libreta y la firma del titular en el sistema

Verificar en el Sistema la asignación de libretas de acuerdo al producto

Confirmar la anulación física de las libretas

151

4.1.4.10 Licitud de Fondos

Constatar la utilización del formulario Declaración de Licitud de Fondos" y

verificar que dichos formularios registren información completa en todos los

campos requeridos.(campos 1 y 3 o 2 o 3 y el campo para uso interno del banco)

4.1.5 Personal: Verificación de cumplimiento de actividades individuales

en las oficinas de acuerdo a políticas y procedimientos.

4.1.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas

Analizar con base a la información de la herramienta de Gestión Operativa el nivel de transacciones realizadas por cada Cajero, considerando el volumen y tipo de transacciones

Identificar problemas de desempeño del personal, carga de trabajo, equipos/aplicaciones con mal funcionamiento

4.1.5.2 Cumplimiento de Responsabilidades

Individuales

Establecer a través de observación, indagación y revisión la falta de cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el cargo que desempeña Considerar la realidad de cada oficina

4.1.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y

procedimientos

Indagar en forma individual con el personal sobre la aplicación de políticas y procedimientos puestas a disposición por el Banco Identificar si existe riesgos y a fin de corregir situaciones de error u omisión

152

Considerar para aspectos como seguridad de la información, políticas para el personal, perfiles de cargos

4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4.2.1 CLIENTES

ASPECTOS GENERALES

Introducción

El Sistema Integrado requiere mantener una Base de Datos de Clientes

actualizada, por lo que, previo a realizar cualquier proceso, es necesario

registrar en el sistema la información básica de toda persona natural o

jurídica que mantenga relación directa o indirecta con el Banco

Internacional S.A.

Este proceso se lo realiza con el fin de que el Banco pueda consultar en

forma detallada toda la información de cada uno de sus clientes;

tomando en cuenta que, clientes no sólo son aquellas personas que

mantienen cuentas, sino también quienes han realizado algún tipo de

operación con la Institución.

La información del cliente deberá ser actualizada por lo menos una vez

al año.

Generalidades

Previo a realizar alguna Operación Financiera con una persona Natural o

Jurídica; es decir aperturar una cuenta, una operación de crédito,

realizar una inversión, etc., es necesario crearlo como Cliente del Banco.

153

Para la apertura de Clientes se han creado los formularios “Solicitud de

Servicios -Personas Naturales” (Formulario 875-3572 o “Personas

Jurídicas” (Formulario 872-3569). Estos mismos formularios se utilizarán

para la Actualización de Datos de Clientes.

Al nuevo cliente se entregará el tarifario correspondiente a productos y

servicios que ofrece el Banco, junto con la hoja que contiene las Tasas

de Interés Pasivas y Remuneraciones por Servicios (Formulario 999-

1208); el cliente, como constancia de su conocimiento, llenará el campo

de la fecha y firmará el anexo del tarifario. En cada oficina se archivará

este documento, en la carpeta del cliente.

Obligatoriamente, la persona que está atendiendo al futuro cliente,

deberá verificar y confirmar que los datos, referencias y certificados

presentados son verídicos.

Apertura de Clientes - Asignación de Número único

Si bien el documento de identificación (cédula, pasaporte, RUC) es el

medio de enlace del cliente con el AS/400; una vez ingresados los datos,

el Sistema le asigna automáticamente a cada cliente un NUMERO

UNICO, permitiéndole identificarle al cliente con mayor facilidad.

El ingreso a la base de Clientes, lo efectuará el usuario del sistema que

realiza una operación con el futuro cliente; ejemplo: si una persona

desea constituir un Depósito a Plazo, el encargado de inversiones será

quien lo cree en el Módulo de Clientes y posteriormente creará el

154

depósito en el módulo. De no actuar en este orden, el sistema no

permitirá se realice la operación.

Clientes del Banco

• Es toda persona natural mayor de 18 años de edad.

• NO pueden ser clientes del Banco las personas analfabetas.

• Es toda persona natural o jurídica, titular de una o más cuentas

corrientes, de ahorros, pólizas, inversiones, operaciones de crédito.

• El o las personas que son segundos titulares de una misma cuenta

corriente, de ahorros, inversiones, etc.

• El deudor principal y su cónyuge, en caso de operaciones de crédito.

• El o los garantes y sus cónyuges, en caso de operaciones de crédito.

• El o los representantes legales de una compañía.

• El representante legal de un menor de edad (padre, madre o curador,

quienes registrarán sus firmas para el manejo de la cuenta). Solo se

podrá abrir cuenta de ahorros).

155

Personería Jurídica en Formación / Cuentas de Integración

En los casos en que esté en formación una Personería Jurídica, y por lo

tanto no exista número de RUC, la apertura del Cliente en el sistema se

efectuará ingresando el código “C” y el “Número de Cédula” o para

extranjeros el código “B” y “Número de Pasaporte” del partícipe

mayoritario que está solicitando la apertura.

Creación de Clientes Extranjeros

La creación de clientes extranjeros (Código B) se lo realizará a través del

aplicativo de la WEB, seleccionando “Pasaporte”, en Identificación

Se ingresará el número del pasaporte, incluyendo letras y números, sin

espacios, puntos, guiones, etc.; a esta identificación se adicionará un

cero al final, anteponiendo ceros hasta completar 14 dígitos, luego de lo

cual se procede con el ingreso normal de la información.

A continuación algunos ejemplos de la manera correcta como se debe

ingresar:

Pasaporte real del cliente Ingreso del pasaporte en el sistema

CC 16485627 000CC164856270

711087752 00007110877520

B397678 000000B3976780

156

AB517786 00000AB5177860

C.C. 16758014 000CC167580140

Además, se les recuerda los requisitos que se solicitarán a las personas

naturales extranjeras, residentes y no residentes, previo a la apertura

como clientes del Banco:

- Personas Naturales Residentes, con permanencia mínima de seis

meses en el Ecuador:

* Censo migratorio vigente

* Copia a color de Cédula de Identidad

* Otro documento de identificación, con foto,

* Carta de Referencia laboral (Relación de Dependencia)

* Referencia Bancaria, Comercial y/o Personal

* Copia de planilla de luz, agua o teléfono

* Copia de Contrato de Arrendamiento o de Pago Predial actualizado

- Personas Naturales No Residentes

* Censo migratorio vigente

* Copia completa del Pasaporte vigente (a color)

* Otro documento de identificación, con foto,

* Referencia Bancaria, Comercial y/o Personal

* Copia de Contrato de Trabajo, o Carta de Referencia laboral (Relación

de Dependencia)

157

* Copia de planilla de luz, agua o teléfono

* Copia de Contrato de Arrendamiento o de Pago Predial actualizado

Control de Clientes Contra Lista O.F.A.C.

En los diferentes procesos que realiza el Banco existen controles

automáticos en el sistema integrado por el cual se validará la idoneidad

del cliente previo a su creación.

La validación automática auspiciada por el Oficial de Cumplimiento, se

realizará comparando los nombres completos de los potenciales nuevos

clientes frente a un conjunto de listas denominadas O.F.A.C. (Oficina de

Control de Activos Internacionales), las cuales contienen información de

personas que registran diversas consideraciones que hacen que el

Banco requiera algún análisis adicional antes de calificar su idoneidad al

momento de establecer relación de negocios.

Sin embargo de la restricción que se hace referencia en el párrafo

anterior, existe una segunda lista de personas que registran

observaciones de menor rigurosidad y que en el momento de la creación

desplegará el mensaje de advertencia pero sí permitirá crearlo.

Las alertas se desplegarán en las diferentes pantallas que se obtenga

luego de ingresar a la Opción 25.1 “Creación de Clientes”, conforme se

describe en el Instructivo “Control de Clientes contra Lista O.F.A.C.”

(Código 210.34) y en el presente manual.

158

Conozca al Cliente

Por disposición de la Superintendencia de Bancos y a fin de evitar el

lavado de dinero, es necesario que los Gerentes y Asesores de

Negocios (Asistentes Comerciales) realicen una evaluación de sus

clientes, puesto que los mismos utilizan diferentes mecanismos para la

obtención de créditos, depósitos a plazo, cartas de crédito, envío y

recepción de giros del exterior, etc.18

Se investigará, y de ser el caso se reportará al Oficial de Cumplimiento,

cuando se observe situaciones como las siguientes:

• La solicitud de un crédito es presentada en forma confusa y el cliente

se niega a aclararla, o el cliente propone la entrega de un colateral de

efectivo y se rehúsa a discutir el motivo del crédito o el origen del dinero

• Solicitudes de crédito para compañías con oficinas en países del

Caribe.

• Solicitudes de crédito que presentan garantías colaterales establecidas

en países del Caribe.

• Prepago no explicado de un préstamo importante, especialmente si lo

realiza en efectivo.

18 . Manual de procedimientos Banco Internacional

159

• Clientes que adquieren certificados de depósito y los utilizan como

colateral de un crédito.

• Envío al exterior de dinero proveniente de operaciones de crédito, sin

explicación razonable.

- Proceso para la Apertura de Clientes

- El Asesor de Negocios informará al solicitante sobre los Requisitos

para la apertura de Cuentas y entregará la solicitud de Servicios

(personas naturales o jurídicas).

- Cuando el cliente llene la solicitud de Servicios y presente los

requisitos, el Asesor de Negocios verificará que éstos estén completos y

luego ingresa al sistema.

Digitalización de Documentos

Una vez que se ha procedido a crear al cliente en el Sistema Integrado,

se deberá escanear los documentos presentados del cliente.

El proceso de escaneo (digitalización) consiste en capturar las imágenes

de los documentos más relevantes que sustentan una propuesta de

crédito para:

• Facilitar el manejo de la información a través del acceso electrónico de

imágenes en el sistema IBS.

160

• Tomar decisiones durante las etapas de aprobación de la apertura del

cliente.

• Dotar a los usuarios Comerciales, de Riesgos y Operativo de una

herramienta electrónica que permita tomar decisiones brindando un

servicio de calidad al cliente.

• Crear un file del cliente (histórico) automatizando del manejo de los

documentos.

• Mantener al Banco con tecnología de punta al servicio de todos.

Las áreas que se harán cargo de la digitalización son las diferentes

Oficinas.

Al descentralizar el proceso de captura, no se requiere incremento de

personal, ni se recarga el trabajo para las personas que escanearán,

puesto que únicamente digitarán: el código del documento, el código del

cliente y transmitirá imágenes EN LINEA.

3.1 Escaneo de Documentos

El funcionario que realiza la captura de la imagen en cada oficina, lo

hará de acuerdo a lo siguiente:

161

1. Gerente de Oficina y/o Asistente Comercial.- Al aprobar la apertura

de la cuenta.

2. Gerente de Oficina o Asistente Comercial.- Para regularizar un

documento excepcionado.

El momento que el cliente presente los documentos para apertura un

cliente, luego de realizar los procesos correspondientes, el funcionario

entregará a la persona responsable para que proceda con el escaneo.

3.2 Visualización o Consulta de Imágenes

Luego de que el documento ha sido escaneado, para visualizarlo la

imagen se ingresará a la opción de Mantenimiento de Clientes y en la

pantalla “Mantenimiento de Clientes Naturales” (extremo inferior

derecho) constará el botón “Archivo Digital”:

Dando un clic sobre el botón se despliega la imagen escaneada, que

podrá ser impresa dando un clic sobre el ícono de impresión que consta

en el centro inferior:

162

- Cancelación de Cuentas (Corriente o de Ahorros)

Con el fin de normar el proceso de cancelación de cuentas, en oficinas

diferentes a las que pertenecen las cuentas, describimos a continuación

el proceso que se deberá cumplir:

- Al recibir del titular de cuenta, una carta solicitando la cancelación de

su cuenta corriente o de ahorros y si dicha cuenta no corresponde a su

oficina, el Gerente o Asesor Comercial deberá ingresar a la opción 25.16

– Cancelar Cuentas Comerciales; obtiene la pantalla Cuentas de Detalle

Cancelación de Cuentas:

Se ingresa el número de la cuenta que se requiere cancelar y luego se

presiona Enter; se obtiene la pantalla en la que se debe ingresar:

Cierre: Las siglas del Oficial de Cuenta que está realizando el cierre;

163

* Motivo: Presionando F10=Ayuda se despliega el recuadro “Selección

de Códigos” de donde se selecciona el que corresponda, de acuerdo a lo

solicitado por el cliente o por el Banco:

Se presiona la tecla F1=Cancelar Cuenta.

Si la cuenta a cancelar corresponde a la misma oficina en que se

aperturó, el sistema acepta automáticamente; si corresponde a otra

oficina diferente a la que está cancelando, se despliega la pantalla en la

que se debe llenar los campos: “Se notificará a” y “Con Copia a” se

ingresará la dirección de los mail del Gerente y del Asistente Comercial

de la oficina en la que se está cancelando la cuenta y luego se presiona

F1=Enviar.

Notas:

1. El mantenimiento del archivo de las direcciones de los mail y de

celulares de los Gerentes y Asistentes Comerciales, estará a cargo del

Jefe de Productos y Servicios de Matriz Quito.

2. La carta de solicitud, originalmente entregada por el cliente con la que

solicita la cancelación de la cuenta, deberá ser enviada a la oficina

dueña de la cuenta para ser archivada en la carpeta del cliente.

164

- Para emitir la contestación del pedido de autorización de cancelación

de cuenta, el Gerente o Asesor de Negocios dueño de la cuenta deberá

ingresar a la Opción 25.17 – Autorización Cuentas a Cancelar.

a. Rechazar.- Desde esta pantalla, si el Gerente o Asesor Comercial de

la oficina en que se aperturó la cuenta, en el campo “Autorizar/Rechazar”

ingresa “R” y Enter, se despliega el espacio para que ingrese la razón

del rechazo:

Para que le llegue el mensaje de respuesta al Gerente y Asesor de

Negocios de la oficina en la que el cliente está solicitando la cancelación

de la cuenta se presiona la tecla F1=Confirmar; la respuesta a recibir

será de la siguiente manera:

b. Autorizar.- Si el Gerente o Asesor Comercial de la oficina en que se

aperturó la cuenta en el campo “Autorizar/Rechazar” ingresa “A” y

presiona F1=Confirmar, la oficina solicitante recibirá un mensaje:

- Si se recibió la autorización para cancelar la cuenta, el Gerente o

Asesor Comercial deberá ingresar a la opción 25.16 – Cancelar Cuentas

Comerciales; se despliega la pantalla en la cual se debe ingresar el

número de la cuenta que se requiere cancelar y luego se presiona Enter;

Se presiona la tecla F1=Cancelar Cuenta; en este momento está

cancelada la cuenta.

DISPOSICION

De las cuentas que, por diferentes motivos no se pudieron cancelar, con

el cierre del día se genera el reporte DD0983; al visualizarlo se obtiene

165

el Reporte de Cuentas que no se Cancelaron en el Proceso de Cierre

Diario:

Cuando un cliente solicita la cancelación de la cuenta de ahorros, éste

debe presentar la carta de solicitud junto con la última libreta de ahorros,

el Jefe Operativo verificará que sea la última libreta, obtendrá copia de la

misma y devolverá el original al cliente y procederá a la cancelación en

el sistema

En el caso de clientes que solicitan la cancelación de su cuenta

corriente, deben presentar carta e indicar si adjunta o no cheques no

utilizados. Si los devolviere éstos deben ser detallados, mismos que

serán ANULADOS en el sistema para lo cual el responsable debe

procesar en el sistema y anular físicamente en presencia del Cliente.

- Manejo de Cartolas de Firmas

Normas Generales

Los funcionarios y empleados que tienen relación con la recepción,

verificación, captura y archivo de las firmas autorizadas de clientes,

cumplirán con el siguiente proceso de captura de Firmas y Condiciones

que se describe en el presente documento:

- El ingreso de los datos en las Firmas Autorizadas de una cuenta (Spool

DD0079 impreso o cartola Formulario. 317-3510) se realizará en base al

original del documento de identidad presentado por el cliente, una copia

166

legible de este documento se adjuntará al registro para enviar al área de

Firmas.

- Para cuentas nuevas.- El ingreso de información en el sistema, al

momento de la apertura de la cuenta, permitirá que se genere el spool

DD0079 que corresponde a la cartola de firmas autorizadas, que debe

ser impreso (papel de 90 gramos) para luego receptar las firmas

autorizadas y sellos de la nueva cuenta.

- Para el caso de modificaciones.- El encargado de llenar los datos,

términos y condiciones de cuenta en una tarjeta de firmas, determinará

claramente si es apertura, modificación o adición de la firma, ya que

puede presentarse incorrectas interpretaciones al efectuar la captura.

- En el anverso del registro de firmas constarán todos los datos de la(s)

persona(s) autorizada(s); en el reverso constarán las firmas

correspondientes a cada uno, debiendo anularse los espacios que

queden en blanco.

- De acuerdo a disposiciones emitidas por Superintendencia de Bancos,

dispone que las Entidades Financieras registren la nacionalidad de todas

las personas que se encuentran autorizadas para firmar en cuentas

corrientes de personas naturales y jurídicas. Por lo tanto, en el campo

“OTROS o NACIONALIDAD” del bloque “FIRMAS AUTORIZADAS” de

la cartola, constará el código de nacionalidad de cada uno de los

firmantes; como anexo consta la respectiva tabla de guía.

167

- Al cliente se le pedirá que antes de registrar su firma en el reverso,

verifique que en el anverso de la tarjeta consten todos los datos por él

consignados y que se encuentren correctamente ingresados.

- En el recuadro en donde se va a registrar la firma, no se ingresará

ningún rasgo ni marca; al cliente se le indicará que la firma debe constar

dentro del recuadro. La firma deberá ser registrada en forma clara y con

marcador punta fina negra o esferográfico de tinta negra; los espacios

que no hayan sido utilizados, deberán ser anulados.

- Si la cuenta va a mantener sello (de antefirma, de cuenta, seco), se

solicitará al cliente que lo registre en el reverso del registro de firmas, en

el espacio asignado para sellos; se verificará que el sello sea claro y con

tinta negra.

- Para enviar los registros o cartolas al Departamento de Firmas de la

Oficina Matriz, las personas responsables en cada oficina diariamente

detallarán los nuevos registros (creaciones y modificaciones) en el

formulario “Envío de Registro de Firmas” (Formulario. 934-3583) y

remitirán, conforme se describe más adelante UTILIZACION DE

VALIJAS PARA ENVIO DE CARTOLAS DE FIRMAS” de este instructivo.

- El Departamento de Firmas recibirá de cada una de las Oficinas a nivel

nacional, las cartolas y registros junto con una copia legible del

documento de identidad del firmante (para que sea verificada la firma y

el número de documento de identidad contra el registrado) y el

formulario “Envío de Registro de Firmas” (original y copia).

168

- Al recibir el registro el área de Firmas verificará que las tarjetas

recibidas sean las que constan detalladas en el formulario. De no estar

conforme con la verificación realizada, detallará la inconsistencia en la

copia que devuelve a la oficina de origen.

El área de Firmas dará seguimiento a la inconsistencia; de no ser

solucionadas en un plazo de dos (2) días, comunicará a la Gerencia de

Operaciones de la Matriz.

- Todas las tarjetas de registros de firmas serán receptadas por el

Departamento de Firmas.

- Las actualizaciones en el Módulo de Firmas se realizarán diariamente.

El Departamento de Firmas enviará la información referente a la captura

de firmas y condiciones, modificaciones, eliminaciones y adiciones, a

todas las oficinas del Banco vía mail para que, luego del Cierre de Cajas,

realicen el proceso de actualización de firmas y condiciones.

Por el proceso realizado en cada oficina, vía mail se remitirá el archivo al

Departamento de Firmas para confirmar que los datos hayan llegado

completos.

- Salvo casos de discrepancia en la captura de firmas y en la digitación

de condiciones en el Área de Firmas, se atenderán requerimientos por

teléfono. Los demás asuntos, deberán ser diligenciados por memo, e-

mail o mensaje por medio del sistema al Jefe de Firmas.

169

- Por lo menos una vez por semana, cada oficina efectuará un muestreo

de las firmas y condiciones de las cuentas aperturadas y/o modificadas

contra la copia del “Registro de Firmas” (Form. 317-3510) remitido por el

área de Firmas. De existir inconsistencias, se comunicará por escrito al

Área de Firmas (Operaciones monitoreará el incumplimiento de este

trabajo).

Para el manejo de cuentas corrientes de personas naturales, en las que

por disposición del titular de la cuenta se incluyan firmas autorizadas, se

entenderá, que tal autorización se refiere únicamente para el giro de

cheques. Para cualquier otro acto, como por ejemplo, solicitud de

chequeras, transferencias, solicitud de cheques de gerencia, revocatoria

de cheques, etc., deberá existir la autorización escrita o a través del

respectivo formulario, con la firma del titular de la cuenta. 19

Lo anterior no aplica, si existiera un poder otorgado mediante escritura

pública, en el que el titular le faculte al tercero autorizado el manejo de la

cuenta.

En el caso de cuentas de ahorro de personas naturales, se entenderá

que la autorización como firma autorizada, es para depósitos y retiros de

fondos exclusivamente, por lo que para otras actuaciones en que quiera

intervenir la firma autorizada, regirá lo anteriormente indicado.

II. PROCESOS OPERATIVOS

Los diferentes departamentos involucrados, cumplirán con los siguientes

procesos:

19 Manual de procedimientos Banco Internacional

170

- Atención al Cliente

Para el caso de cuentas nuevas, el ingreso de información en la apertura

de la cuenta, permitirá que se genere el spool DD0079 que corresponde

a la cartola para el registro de firmas autorizadas de la cuenta que se

está aperturando, que debe ser impreso para luego receptar las firmas

autorizadas y sellos de la nueva cuenta.

Para el caso de modificaciones, los datos del “Registro de Firmas”, será

llenado por el responsable de firmas en la oficina, en función de la

información que lo proporcione el cliente y con el original del documento

de identificación (cédula o pasaporte). Se incluirá además la

nacionalidad y demás condiciones de los firmantes (firmas y sellos). Se

obtendrá una copia a color del documento de identidad para adjuntar a la

cartola de firma.

Cuando se trate de Personas Jurídicas, se solicitará al cliente presente

la autorización del Representante Legal para que una persona tenga

firma autorizada en la cuenta. De cada una de ellas, se solicitará una

copia clara del documento de identidad, para enviar al área Jurídica de

la Central de Riesgos junto con todos los documentos de respaldo.

Ejemplos de Personas Jurídicas:

- Compañía Anónimas

- Compañías de Responsabilidad Limitada

- Compañía Mixta

171

- Compañía En comandita

- Cuentas de Participación (Asociaciones)

- Cooperativas de ahorro y Crédito, de Vivienda

- Juntas Parroquiales

- Colegios, Escuelas, y Universidades Particulares

- Asociaciones de Empleados

- Comités de Empresa

- Sindicatos

La persona que llena las tarjetas, en el campo “Elaborado por”,

registrará su nombre y su firma o rúbrica e ingresará la fecha.

- Apertura de Cuentas para Menores de Edad

Las cuentas para menores de edad, solamente podrán ser de ahorros,

debiendo suscribir el contrato respectivo su representante legal, esto es,

su padre, madre o curador, quienes podrán registrar sus firmas y datos

para el manejo de la cuenta.

- Apertura de Cuentas con Huella Digital

No es posible celebrar contratos de cuentas bancarias con PERSONAS

ANALFABETAS, no sólo porque la Ley lo impide, sino porque sería muy

difícil para nuestros recibidores/pagadores identificar la huella en

cheques o papeletas de retiro.

172

Solamente si la persona analfabeta comparece a través de un

apoderado con poder conferido ante notario público, se podría abrir el

contrato de cuenta, previa revisión y visto bueno del Departamento

Legal.

- Control de Tarjetas de Firmas Contra Aperturas Realizadas

Diariamente se procederá a confirmar que las tarjetas de firmas que se

están recibiendo correspondan a las cuentas que se abrieron en una

oficina el día anterior (Independientemente si es Persona Natural,

Persona Jurídica o del sector Público); el control de Personas Naturales

son del día anterior. Para efectuar esta verificación, una persona

asignada del Área de Firmas, generará diariamente del sistema IBS

(generación del spool opción 3-32) el reporte de apertura de cuentas.

En el reporte físico se irá confrontando contra las tarjetas de firmas

enviadas por cada oficina. El área de Firmas enviará a cada oficina un

mail indicando qué registros de cuentas aperturadas no se han recibido.

Semanalmente, el área de Firmas remitirá a la Gerencia de Operaciones

en Quito un listado de los registros no recibidos, pese a estar notificados.

Está Gerencia enviará memorando a la oficina solicitando se remitan los

registros al área de Firmas para su regularización inmediata.

Si luego de haber notificado a las diferentes oficinas, no se han recibido

los registros de firmas en un plazo máximo de 15 días desde su apertura

(Personas Naturales) se procederá a su bloqueo.

173

VALIJAS PARA EL ENVIO DE CARTOLAS DE FIRMAS

En cumplimiento a disposiciones de Seguridad exigibles por nuestra

Aseguradora Externa, se implementa el uso de valijas para el envío y

recepción de las cartolas de firmas.

Para el fiel cumplimiento por parte de los usuarios y responsables de

este proceso, se detalla las siguientes instrucciones que serán de

obligatorio cumplimiento:

- El Departamento Administrativo de Matriz ha enviado a todas las

oficinas del Banco dos valijas (color azul) con el candado y llaves

respectivas.

- Estas valijas reemplazan a los sobres de papel que se venían

utilizando para el envió de las cartolas. Cada valija tiene un espacio para

el membrete el cual debe tener los datos completos de la oficina a la que

pertenece.

- Las valijas con las cartolas deben cumplir el mismo itinerario que hasta

hoy lo hacen con los sobres de papel.

REINSTRUCCION

Desde que se implementó el envío de las cartolas de firmas en las

valijas, se han presentado algunos inconvenientes que es necesario

aclarar para evitar la pérdida de documentos:

174

- Cuando son de Personas Jurídicas, se debe enviar al área de firmas, la

cartola grapada junto a la documentación de apertura.

- Tiene que estar claramente identificada la cartola para evitar que se

confunda.

- Se debe enviar una valija por día.

- Se les recuerda que deben enviar las cartolas de apertura con copia de

cédula clara y no papeleta de votación.

- Es necesario que llenen todos los datos legibles y correctos en el

Registro de Firmas (cartolas): Número de cuenta, nombres, apellidos,

números de cédula, nacionalidad, pasaporte sin ajustes de ceros

(número exacto), condición de las firmas y demás información que desee

el cliente que aparezca en sistema.

- Deben apuntar los totales que tienen antes de la actualización, para

que luego generando el archivo PCTFIRM (actualización de firmas)

puedan observar los cambios y no descuadren firmas como lo hacen

hasta hoy.

- Si por alguna razón se presentan problemas, NO vuelva a ejecutar,

por favor llamen al área de Firmas y se les asesorará sobre lo que tienen

que hacer, no dupliquen por cuanto la única forma de arreglar el

descuadre es cargando nuevamente la información con el CD.

175

- El envío del proceso es vía e-mail y con el archivo TOTOFI.TXT hasta

las 9:00 AM.

- Tasas por Serviciones

Solicitud de Exoneraciones

Con el fin de que los colaboradores de las áreas de negocios del Banco

presenten a la Dirección Comercial o al funcionario delegado por esta, la

petición de exoneración de comisiones establecidas para los diferentes

productos y servicios que se ofrecen a los clientes (excepto crédito), se

ha diseñado el formulario Solicitud de Exoneraciones (Formulario. 999-

1211), por lo que, a partir de la presente fecha no se dará trámite a

ningún requerimiento que no se canalice a través del presente formato.

A continuación se describe la metodología para ingresar la información y

presentar el formato:

1. Anverso del formato

a. Oficina: que presenta la solicitud.

b. Fecha: de la solicitud.

c. Nombre del Cliente: a quien se está promoviendo la solicitud.

176

d. C.I. / RUC: del cliente.

e. Información General del Cliente: en los siguientes campos se

deberá registrar el saldo de los “Activos” y “Contingentes”, con

excepción de “Sobregiros Ocasionales” en que se detallará el saldo

promedio asignado. De la misma manera, en cada concepto se

registrará el saldo promedio de los seis (6) últimos meses de los

“Pasivos” que mantiene el cliente con el Grupo Financiero del Banco, a

fin de que la Dirección Comercial tenga elementos de juicio para decidir

si aprueba o niega la petición:

- Activos, pasivos y contingentes: Esta información se la obtendrá de

la opción 14.14 Información de Clientes del sistema.

- Personas y/o Compañías relacionadas: Corresponde a personas o

entidades de negocio que guarden relación directa con el cliente (si

aplica).

- Número de Cheques Protestados: De la cuenta corriente del Cliente,

que se obtiene desde la opción 14.1 Depósitos a la vista (si aplica).

- Calificación actual del cliente en la Central de Riesgos de la SBS:

Información que se presenta utilizando la opción 14.26 Riesgos cliente

en instituciones.

- Servicios.- Se registrará el número de transacciones y valor mensual

de los siguientes servicios que mantiene el cliente con el Banco (si

aplica):

177

• Internómina.

• Pago a Proveedores.

• Otros (en caso de que justifique ingresar otro servicio no contemplado

en el formato). Información que se obtendrá del proceso que realiza el

Jefe Operativo, según pedido del cliente.

- Experiencia crediticia y reciprocidad: Breve descripción de la

experiencia crediticia del cliente con el Banco.

2. Reverso del formato

f. Solicitud de Exoneración de Comisiones para: A continuación se

describe los diferentes productos y servicios sobre los cuales el Banco

cobra comisión, el funcionario deberá marcar los conceptos de las

comisiones sobre las cuales solicita la exoneración, incluyendo el valor

vigente que se cobra por comisión, así como el valor que sugiere sea

cobrado:

- Depósitos a la Vista:

• Administración de Cuenta.

• Entrega de Estado de Cuenta.

• Corte de Estado de Cuenta.

• Copia de Microfilm.

• Cierre de Cuenta.

178

- Servicios:

• Emisión de Cheque Certificado.

• Emisión de Cheque de Gerencia.

• Emisión de Cheque sobre el Exterior.

• Giros y Transferencias.

• Transferencias por medio del Sistema de Pagos Interbancarios.

• Emisión de Tarjeta de Débito de Cajero Automático.

- VISA:

• Membresía.

• Mantenimiento del Servicio.

- Otras Comisiones: en estos campos se ingresará(n) la(s) descripción

(es) de otras comisiones no contempladas anteriormente.

g. Plazo Solicitado de Exoneración: en este párrafo el solicitante

ingresará el plazo propuesto para la exoneración:

- Plazo:

• 6 meses.

• 1 año.

• Otro (si la exoneración se solicita por un plazo diferente a los

anteriores).

179

- Comentarios del funcionario solicitante.- El solicitante deberá incluir

su comentario que justifique la petición.

- Firma y Nombre del solicitante.

h. Plazo de Aprobación: le corresponderá llenar a la Dirección

Comercial o a quien designe.

- Plazo:

• 6 meses.

• 1 año.

• Otro (si la exoneración aprobada es diferente a las anteriores).

- Comentarios de aprobación.- De estimar necesario llenar.

- Firma de aprobación

Una vez tramitada la solicitud y de ser aprobada se remitirá a la

Gerencia de Operaciones en Quito para su aplicación en el sistema,

caso de no ser aprobada se devolverá a la oficina solicitante.

El archivo físico de las solicitudes lo mantendrá el Área de Operaciones

en Quito para su control, mantenimiento y dejar sin efecto en el sistema

a la fecha de vencimiento.

180

4.2.2 DEPOSITOS A LA VISTA

ABSTENCION, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES

- REVOCATORIA

Para declarar sin efecto un cheque, cuya revocatoria de pago se hubiere

pedido de conformidad con el inciso primero del artículo 27 de la Ley de

Cheques, se aplicarán las disposiciones que siguen:

Cuando el girador revoque un cheque, debe hacerlo mediante

comunicación escrita, con su firma registrada, dirigida al banco y

determinando siempre el motivo por el cual pide tal revocatoria.

Precisará la cantidad por la cual fue girado el cheque, los números de

éste y de la cuenta corriente, la fecha del cheque y la designación del

beneficiario, si lo hubiere. En dicha comunicación, de manera expresa,

deberá consignarse que el girador asume las responsabilidades de

orden civil o penal derivadas de la revocatoria del cheque.

Para admitir la comunicación de revocatoria de un cheque, el Banco

verificará si el cheque ha sido o no pagado. En el segundo caso,

tramitará la revocatoria si existieron fondos suficientes y disponibles en

la cuenta corriente y procederá a retener el importe del cheque revocado

hasta que un juez resuelva lo conveniente, o hasta que el girador deje

sin efecto la revocatoria mediante solicitud escrita dirigida al banco, o

entregue al girado el cheque revocado, o hasta el vencimiento de su

plazo.

181

Cuando el cheque, materia de la revocatoria admitida, se presente para

el pago, el banco, lo devolverá con la leyenda: "DEVUELTO POR

REVOCATORIA DEL GIRADOR".

Si el cheque tuviere cantidad mayor a la señalada en la revocatoria, el

banco, examinando debidamente que no haya alteración o adulteración

apreciable a simple vista, debitará la diferencia. Si no hay fondos

suficientes, protestará el cheque, pero mantendrá la retención.

Al levantar el protesto, el banco, hará constar la cantidad retenida,

indicando además que el cheque ha sido revocado por orden del girador.

- ABSTENCION

El banco puede admitir la revocatoria de un cheque con su valor en

blanco, si el girador así lo pidiere en comunicación escrita, con expresión

de los números de la cuenta corriente y del cheque, bajo su firma

registrada. En este caso, la revocatoria surtirá efecto si al presentarse el

Cheque al cobro, existen fondos disponibles y suficientes para que se

retenga el valor consignado en el cheque. De no surtir efecto la

revocatoria el banco protestará el cheque.

Se prohíbe al banco girado admitir la revocatoria de un cheque cuando

éste haya sido girado sobre cuenta corriente cerrada o cancelada, cuyo

cierre o cancelación se hubiere notificado al titular. Si se presentaré al

cobro, el banco lo protestará con la leyenda "PROTESTADO POR

CUENTA CERRADA" o "PROTESTADO POR CUENTA CANCELADA",

182

Cuando el girador deje sin efecto la revocatoria de un cheque, el girado

acreditará los fondos que hubiere retenido en su cuenta corriente,

cumplido el plazo de diez días de presentada la comunicación que deja

sin efecto la revocatoria.

Si durante el plazo señalado en el inciso anterior se presentaré al cobro

el cheque cuya revocatoria se hubiere dejado sin efecto por el girador, el

banco procederá a pagarlo utilizando los fondos retenidos.

Si el girador deja sin efecto la revocatoria, presentando al banco el

original del cheque revocado, se acreditarán inmediatamente a la cuenta

corriente los fondos que se hubieren retenido.

La revocatoria de cheques en cualesquiera de los casos permitidos por

la Ley y por el presente capítulo, así como la solicitud al banco para que

se abstenga de pagar los formularios de cheques que hubieren sido

perdidos, o sustraídos al cuentacorrentista, sin la firma del girador, podrá

presentarse en cualquier oficina del banco en las horas de atención al

público, sin que puedan hacerlo en horario extendido.

Los bancos podrán suministrar al titular o a quien estuviera autorizado

para girar sobre la cuenta, impresos adecuados para consignar el pedido

de revocatoria de cheques en los casos permitidos por la Ley y por este

reglamento o para la solicitud de abstención de pago por pérdida,

deterioro, sustracción o destrucción de cheques o de formularios, sin la

firma del cuentacorrentista.

183

Estos impresos contendrán los requisitos señalados para la procedencia

de la revocatoria o de la abstención de pago de cheques y, en todo caso,

deberán ser suscritos por el titular de la cuenta, con la firma registrada.

Los cuentacorrentistas podrán revocar uno o más cheques a través de

medios electrónicos o electromecánicos, consignando el motivo por el

cual pide tal revocatoria. Precisará la cantidad por la cual fue girado el

cheque, los números de éste y de la cuenta corriente, la fecha del

cheque y la designación del beneficiario.

- OPOSICION AL PAGO

En caso de pérdida, deterioro, destrucción o sustracción de uno o más

cheques, observarán las siguientes disposiciones:

El girador por sí, o ha pedido del tenedor, deberá comunicar por escrito,

al banco girado, el hecho ocurrido, indicando el derecho que le asiste

para pedir la declaratoria del banco, que dejará sin efecto el cheque, por

oposición al El banco girado podrá exigir las pruebas que crea

convenientes, e investigar, directamente, sobre el hecho o hechos que

se aduzcan en cada caso, y retendrá el valor del cheque.

El banco girado publicará por cuenta del reclamante un aviso en uno de

los diarios de mayor circulación en la localidad, editado en esa plaza o

en otra distinta si no existiera en aquélla, previniendo a quien pudiere

tener derecho que presente su correspondiente oposición, al banco,

dentro del plazo de sesenta días contados desde la publicación. Dentro

del mismo plazo podrá presentarse oposición, aún en el caso de que no

existiera publicación.

184

El aviso contendrá: nombre del girador y del beneficiario, si hubiere;

número y valor del cheque, y, cualquier otro dato que el banco estime

del caso, previniendo que, de no haber quien se oponga, se procederá a

declarar sin efecto y a entregar su importe al girador o al beneficiario o

tenedor que lo haya solicitado.

Si el valor del cheque fuere inferior a dos salarios mínimos vitales

generales, no será necesaria publicación alguna y el importe del cheque

deberá retenerlo el banco sólo por el plazo de sesenta días, contados a

partir de la fecha en que se haya recibido la comunicación mencionada

anteriormente.

Transcurrido el plazo de sesenta días, sin que el cheque se haya

presentado al cobro o sin que hubiere habido oposición del tenedor, el

banco, liberado de responsabilidad, lo declarará sin efecto, levantará la

retención y devolverá el importe al girador, pudiendo, a su juicio, exigir

una garantía para responder por cualquier indemnización a favor de

terceros, Si el cheque se presentaré posteriormente. Lo devolverá con el

sello "DEVUELTO POR HABER SIDO DECLARADO SIN EFECTO";

MANEJO DE CHEQUERAS

Con el fin de agilitar la consulta y cuadre de las chequeras de Cuentas

Activas, así como de Cuentas Cerradas y Canceladas, que mantiene una

Oficina en stock (físico) contra los datos que despliega el sistema, se

procederá conforme se detalla a continuación:

Cuadre de Chequeras por Totales en Oficinas

185

Ingresando a la Opción 3.81.13 – Consulta Chequeras por Etapas se

obtiene la información de los totales que presenta este reporte, mismo

que serán utilizados para el cuadre físico por tipo de chequeras (Ejemplo:

de 25 cheques, de 50 cheques, de 100 cheques, etc.). En estos totales

van a estar incluidas las chequeras de cuentas cerradas, canceladas y

activas.

Como dato informativo, este reporte despliega además el “Total de

Chequeras Tipo 9” que corresponden a las chequeras con “Formato

Propio” que han sido elaboradas por los mismos clientes y que no constan

en nuestro stock físico.

Es importante que las chequeras que se encuentran bajo su custodia, se

encuentren cuadrados el saldo físico con los datos del sistema. y el saldo

contable.

2. Chequeras de Cuentas Cerradas y Canceladas

A partir de la vigencia de este proceso, las cuentas a cancelar manual o

automáticamente por orden de la Superintendencia de Bancos a las

personas que están inhabilitadas por protestos de cheques, si estos

tienen chequeras en etapa 4 (Recibidas en Oficina) en stock se anularán

automáticamente con el proceso de cierre o cancelación de cuentas.

El responsable del manejo, cuadre y custodia de las chequeras en cada

una de sus oficinas, ya no tienen que remitir al Departamento de

Auditoría Interna las chequeras de cuentas corrientes Canceladas,

Cerradas, Inmóviles o Activas en custodia por 6 meses o más. Estas

chequeras serán destruidas en las propias agencias con la elaboración

186

previa de un ACTA DE DESTRUCCION de las mismas. En esta Acta se

hará constar el detalle completo de las chequeras que se está

destruyendo y llevará la firma del funcionario responsable junto con la

del Gerente de la Oficina.

Prohibición

Con el fin de mitigar y contrarrestar posibles entregas de chequeras a

personas que no son los titulares de las cuentas y con estas chequeras

empiezan a perjudicar a los propios titulares o al Banco. Esta

terminantemente prohibido solicitar en el sistema chequeras de cuentas

diferentes a la agencia dueña de la cuenta.

TARJETAS DE DEBITO

Cuando se está abriendo una cuenta corriente o de ahorros, desde la

pantalla “Mantenimiento de Cuentas”, presionando F8=Servicios, se

despliega la pantalla “Mantenimiento de Cuentas – Tarjetas Banred” se

procede conforme se describe en el manual Apertura de Cuentas.

- Ingresando desde el Menú Principal a la Opción 3.81.50.1

“Solicitud/Mantenimiento Tarjetas”, se despliega la pantalla “Servicios

Electrónicos”:

Para emitir la nueva tarjeta se digita la contraseña y se presiona Enter;

se despliega el recuadro Crear Nueva Tarjeta en el que, según el tipo de

tarjeta que se vaya a emitir, se digita: 1=Titular / 2=Adicional y luego se

presiona F1=Aceptar

187

Número Cliente: Se presiona F10 para obtener el número del cliente al

que se le emitirá la tarjeta y se despliega el nombre del cliente.

Si desea que en la tarjeta conste el nombre diferente o solicita una

tarjeta adicional, el sistema permite cambiar el nombre.

El sistema validará si el cliente es Persona Natural o Jurídica, así como

si el cliente tiene ya emitida una tarjeta

* Cta. Cte/Aho: Se ingresa los números de cuentas que

corresponden al cliente. Se puede ingresar varias cuentas corrientes y/o

una de ahorros, pero el sistema validará solo a la primera cuenta.

* Estado de Tarjeta: Siempre deberá constar con status P =

Pendiente.

* Nuevo Servicio: Se verificará que esté “S”. En caso de que no se

requiera el servicio, solo el día que se llenan los datos se podrá ingresar

la letra “N” para que no se genere el servicio.

Si se ingresó “S” y el cliente no desea este servicio, dentro del mismo

día se podrá ingresar “N” y el sistema automáticamente elimina la tarjeta

solicitada, reversa el cobro y el pedido de tarjeta.

Si es Persona Jurídica, no se activará el Servicio; solo los servicios de

Banca en Línea y Banca Telefónica.

188

Si mantiene Razón Social, solicitará la tarjeta y se le activará el servicio.

* Activación Notificación Transacciones (S/N): Por default

aparecerá “S”, podrá ser cambiado si no desea el servicio de

notificaciones, de acuerdo al contrato que se firmó (Contrato de

Servicios y Productos Electrónicos)

NOTA:

Las tarjetas de débito por norma de control no pueden ser entregadas al

cliente por el mismo funcionario que solicitó, esta labor tiene que estar a

signada a otro funcionario. Para la entrega se hará cumpliendo las

normas de seguridades y de control como son: revisar y constatar que la

persona a quien se entrega sea el titular, solicitar la cédula de identidad

y validar la firma del documento versus el módulo de firmas

Es necesario que todas las tarjetas sean entregadas oportunamente a

los Titulares, las tarjetas solicitadas y no entregadas en un plazo de 20

días deberán ser destruidas físicamente y anuladas en el sistema, para

lo cual se realizará una acta con las firmas de responsabilidad de las

personas responsables de la custodia de dichas tarjetas.

El área de Supervisión Operativa de todas las regionales, realizarán los

seguimientos y controles respectivos en cada oficina a fin de que todas

las Cuentas tengan entregadas las tarjetas de débito al cliente.

189

De otro lado, se dispone a los Jefes Operativos, que dentro de su

proceso de cuadre mensual de tarjetas de débito, se incluyan a las

tarjetas retenidas en cajeros automáticos y se proceda obligatoriamente

a revisar que su estatus sea H - RETENIDA; esto no les exime de la

responsabilidad de que cada vez que reciban una tarjeta retenida, en

ese mismo momento revisen y cambien su estatus a H - RETENIDA.

TARJETAS DE CREDITO

INTRODUCCIÓN

Con el fin de proporcionar a los usuarios operativos del Departamento de

Tarjeta de Crédito, así como a las oficinas del Banco las directrices que

normen el proceso de recepción, envío y control de tarjetas de crédito y

prepago, se describe a continuación los procesos a cumplirse:

II. ASPECTOS OPERATIVOS

Distribución de Tarjetas Recibidas del Proveedor en Dpto. Tarjeta

de Crédito

El usuario encargado del control de tarjetas de crédito y prepago en

Quito y Guayaquil realiza las siguientes actividades:

Recibe las tarjetas embozadas desde el proveedor y valida frente al

“Reporte Emisión de Plásticos por BIN de Tarjetas Impresas” que emite

directamente el sistema.

190

La validación implica determinar la existencia de la tarjeta que se está

recibiendo en el Departamento de Tarjetas de Crédito en Quito, y las que

se mantiene en el Departamento de Tarjetas en Guayaquil.

b. Remite a cada oficina las tarjetas de crédito junto con el reporte

“Registro de Entrega de Tarjetas y Claves” conjuntamente con el

memorando “Distribución y Envío de Tarjetas de Crédito en donde se

indica que documentación se requiere para regularizar la entrega de

Tarjeta de Crédito o Prepago al cliente.

2. Recepción y Custodia de Tarjetas de Crédito y Prepago en

Oficinas

a. El Gerente o Custodio de Tarjetas de Crédito de cada oficina, son los

responsables de receptar las tarjetas, conjuntamente con el registro

respectivo (Anexo 1); verificará que conste el comprobante de entrega.

Los usuarios deben remitirse a la fecha de creación de la tarjeta por lo

menos de 3 días antes de la fecha en la que le llega la tarjeta.

b. Es responsabilidad del usuario en cada oficina, devolver el original del

memorando “Distribución y Envío de Tarjetas de Crédito” al

Departamento de Tarjetas de Crédito de Matriz o Sucursal Mayor, a

nombre del Asistente de Control de Tarjetas de Crédito para el archivo

respectivo.

c. En la Oficina se archiva el original del memorando Distribución y

Envío de Tarjetas y el reporte Registro de Entrega de Tarjetas y Claves

como soporte de las tarjetas recibidas.

191

3. Entrega de Tarjetas de Crédito a Titulares

a. El Custodio de Tarjetas en Oficinas entrega la tarjeta de crédito

únicamente al titular de la misma, cumpliendo con lo siguiente:

b. Previo a la entrega se verificará la identidad del cliente solicitando el

original del documento de identificación (cédula o pasaporte) del que se

obtendrá una copia para ser luego adjuntado al comprobante de entrega

de tarjetas y posteriormente ser enviado al Departamento de Tarjeta de

Crédito que corresponda.

c. Si el retiro lo solicita una tercera persona, deberá presentar: una carta

del titular autorizando su entrega, las copias de los documentos de

identidad del titular y de la persona autorizada .La firma de la

autorización se confronta contra los documentos de identidad.

d. En el comprobante de entrega se registrará:

* La fecha en que se está entregando la tarjeta al cliente;

* El número del documento de identificación del titular de la tarjeta

* La firma del cliente en el comprobante de entrega de tarjeta.

e. El original del comprobante de entrega se remite a Departamento

Tarjeta de Crédito que corresponda, la copia se conserva en cada oficina

para futuras revisiones y control respectivo.

192

El original del comprobante debe ser enviado con una copia del

documento que valide la identidad, o si fuese el caso se enviará la carta

de la autorización de entrega con las copias de identidad respectivas,

para que en Departamento Tarjeta de Crédito, al momento de la

activación verifique la firma del cliente y proceda a la activación.

f. Si el cliente no se acerca a retirar su nueva tarjeta, en un plazo

máximo de tenencia de 30 días laborables, el Custodio de Tarjetas en

Oficina procede a darle de baja (disminuyendo) del Reporte de Tarjetas

de Crédito registrando en el casillero TC Devueltas Departamento TC y

enviando la o las tarjetas al Departamento de Tarjetas de Crédito Matriz

o Sucursal Mayor, dependiendo del sector, para lo cuál remite un detalle

indicando la razón de devolución, más las tarjetas perforadas en la

banda magnética.

Nota: Si el cliente no entrega toda la documentación que se solicita

en el memo de envió de tarjetas, NO se debe entregar la Tarjeta de

Crédito.

4. Activación del Servicio en Tarjeta de Crédito (Quito / Guayaquil)

Se enviará al Asistente de Servicios al Cliente del Departamento Tarjeta

de Crédito el original del comprobante de entrega conjuntamente con la

documentación, así como con la copia del documento de identidad, para

proceder a activar la tarjeta de crédito y el cliente pueda utilizar la misma

en las próximas 24 horas.

En caso de no entregar la documentación no se procede a la activación

respectiva.

193

GIROS DEL INTERIOR, TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR, TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS DEL MISMO CLIENTE

I. INTRODUCCION

Una transferencia es una orden de pago (por telecomunicaciones),

solicitando a otro banco o sucursal local o internacional, para pagar o

acreditar fondos a un beneficiario específico, en moneda local o

extranjera.

Es una función bancaria altamente interactiva, la cual afecta todos los

rangos de servicios que provee el Banco.

El Banco también provee un servicio general de transferencias de fondos

para el movimiento de dinero entre clientes o entre cuentas de un mismo

cliente, o de un cliente a un tercero que no es cliente del Banco.

A menos que lo especifique el solicitante, el banco pagador será

seleccionado por el Banco ordénate. Normalmente, éste debe ser la

sucursal o corresponsal más cercana al beneficiario para facilitar el

cobro de los fondos.

II. GENERALIDADES

Personal Encargado de Atender a Clientes

El envío y/o cobro de Giros y Transferencias que realice el Banco, lo

efectuará en primera instancia el personal encargado de esta función en

194

cada oficina. Este personal será quien de información con respecto a

Bancos Corresponsales (dentro y fuera del país) y costos.

Previo al pago de un Giro o Transferencia, se identificará plenamente al

beneficiario, solicitando la presentación del original del documento de

identificación (Cédula o Pasaporte).

Los Recibidores -Pagadores serán las encargadas de recibir o pagar los

valores relacionados con este tipo de transacción, por medio de los

formularios “Retiro de Cuenta Contable” y “Depósito de Cuenta

Contable” previamente llenados en el área de Giros y Transferencias.

Prevención y Controles

Los Giros y Transferencias en moneda extranjera estarán enmarcados

dentro de los términos legales y normas emitidas por los diferentes

órganos de control y por el Banco; para lo cual, se cumplirá con lo

descrito en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero.

Antes de realizar alguna transacción con un cliente del Banco, igual o

superior a diez mil dólares americanos (US $ 10.000) o su equivalente

en otra moneda extranjera, se obtendrá del cliente la Declaración de

Origen de Recursos.

Un funcionario no podrá aprobar transferencias que estén dirigidas a su

favor o que está siendo ingresada por el; tampoco podrá aprobar

aquellas que estén fuera de su cupo.

195

Por las transferencias que se estén procesando, iguales o mayores a US

$ 20.000, se transferirá automáticamente la información al Call Center

para que se confirme los datos con el titular de la cuenta.

Se prohíbe realizar transferencias al exterior de personas que no sean

clientes del Banco.

Horario de Atención al Público

Los requerimientos del público, se realizará en las horas de atención

obligatoria y normal, sin que se pueda realizar en los horarios diferidos.

Costos

El envío o recepción de un Giro o Transferencia, tienen un costo por el

servicio del Banco, el mismo que es fijado por la Administración Central;

además, se cobra el valor del fax, télex, swift o cualquier otro medio por

el que se envíe o recepte la transacción. Solo funcionarios autorizados

por la Alta Gerencia, podrán autorizar el no cobro por estos servicios a

los usuarios.

Recepción y Envío de Transferencias al y del Exterior

Para la ejecución de la transferencia de fondos (por telecomunicaciones

o giros) del cliente se deberá obtener una solicitud firmada o por una

telecomunicación debidamente autenticada.

196

Si para realizar la transferencia se debe debitar de una cuenta de detalle

(cuenta corriente o de ahorros), se verificará la(s) firma(s) que consta en

la solicitud contra los registros que mantiene el Banco de sus clientes.

Para ingresar al sistema la transferencia, la solicitud deberá estar

debidamente firmada por un oficial autorizado del Banco. Al ingresar la

transferencia al sistema, automáticamente debitará de la cuenta del

solicitante.

Giros Pendientes de Pago

A las partidas que permanecen impagadas se les dará seguimiento

(localizar a beneficiarios), para su apropiada liquidación. De seguir

pendientes durante un período mayor al establecido por la

Administración del Banco, se debe considerar como partidas no

reclamadas.

Varios

- Las transferencias emitidas deben contener todos los detalles

pertinentes en cuanto a moneda, cantidad, beneficiario, etc.

- Toda transferencia recibida por telecomunicaciones, debe ser

autenticada antes de su despacho.

197

- Si una sucursal solicita una transferencia de la cuenta de un cliente a

otro banco, se obtendrá del cliente una autorización escrita para debitar

de la cuenta. La autorización se retendrá la sucursal originadora.

- La transferencia se puede emitir, bajo aprobación de un oficial, cuando

se recibe una instrucción autorizada del cliente en lugar de la Solicitud

de Transferencias al Exterior (Form. 306-3407).

- En el reverso de la solicitud de transferencia constan los TERMINOS Y

CONDICIONES QUE RIGEN PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS

AL EXTERIOR SOLICITADA EN EL ANVERSO; por tanto:

* El Banco no se hace responsable por errores o demoras en la

transmisión o cualquier otra consecuencia que surja por causas fuera de

su control.

* Si el giro está expresado en una moneda diferente a la del país al cual

se envía los fondos, el valor en moneda extranjera se efectuará a la tasa

vigente de compra el momento en que se haga efectivo el pago al

beneficiario.

Pago de Giros y Transferencias

Atención al Cliente

La persona que atiende en el pago de Giros y Transferencias identificará

plenamente al beneficiario solicitándole la presentación del original del

documento de identidad (cédula o pasaporte); se obtendrá una copia de

este documento para adjuntarlo al documento de pago.

198

En el Sistema de Giros y Transferencias se verificará la existencia del

giro y el nombre del beneficiario. Para Consultar la existencia y el estado

en que se encuentra una transferencia, se ingresa a la Opción 15.11

“Consulta de Transferencias”.

De existir la transferencia, se procede a realizar el pago; previamente se

obtiene del beneficiario la forma en que desea que se le cancele:

- Si solicita con cheque del Banco, luego de proceder a ingresar en el

sistema el pago se procede a elaborar el cheque manualmente.

- Si es con crédito a una cuenta de detalle (Corriente o de ahorros) o en

efectivo, se llenará el formulario de Retiro de Cuenta Contable, en

original y copia, En el reverso de la papeleta, se obtendrá la firma del

beneficiario.

Distribución de Formularios

Luego de ingresada y aprobado el pago de la Transferencia, los

diferentes formularios serán distribuidos de la siguiente manera:

- Retiro de Cuenta Contable: Original Para el Cajero que recepta los

valores. Copia Se adjunta a la solicitud de Transferencia.

199

- Los valores cobrados por Comisiones de Giros y Transferencia, se

cobrará según lo establecido en la “Tabla de Comisiones por Servicios”

aprobada por la Alta Gerencia.

ESTADOS DE CUENTA

Los estados de cuenta que mes a mes deben ser entregados a los

clientes, tienen que permanecer en la oficina en archivadores que

contengan las debidas seguridades y siempre bajo la custodia de un

funcionario responsable

Sobre el asunto de la referencia, es necesario que se agoten todas las

posibilidades de ubicación de los clientes para entregar la mayor

cantidad de estados de cuenta que se encuentran rezagados en sus

oficinas.

Aquellos estados que no han podido ser entregados por mas de tres

meses, el personal responsable del envío de los estados de cuenta al

archivo central de las Oficinas Principales y las de la regional Quito al

archivo central de Matriz (Departamento Administrativo), deben hacerlo

siguiendo las siguientes instrucciones:

1.- Ordenar los estados de forma ascendente por mes y por número

de cuenta

2.- Llenar los formularios respectivos con la información correcta,

incluyendo fecha de envío, nombre de la Oficina, totales y firma

de responsabilidad

200

3.- Archivar en la oficina una copia del formulario que contiene el

detalle del envío.

4.- Embalar en cajas de cartón los estados a ser enviados. Las cajas

deben estar identificadas con la oficina a la que pertenece.

En los archivos centrales de las oficinas principales, las cajas que

remiten las oficinas deben ser archivadas con las seguridades que estos

documentos necesitan y en caso de requerir por alguna circunstancia, se

los pueda obtener sin dificultad.

CHEQUES DE GERENCIA

Características

El cheque de caja o cheque de gerencia es un cheque especial expedido

por los bancos con cargo a sus propias dependencias, cuya principal

característica es que el librador y el librado son la misma persona, esto

es, el establecimiento bancario, dado que no existe orden de pago

alguna por parte del cliente sino una promesa de pago proveniente de la

entidad librada a través de una orden a su propio cargo o a cargo de una

de sus sucursales.

Este tipo de cheques es utilizado comúnmente en los negocios en la

medida en que el banco al figurar como deudor garantiza el pago de la

obligación originada en el contrato causal, en la medida en que el cliente

interesado previamente lo ha adquirido y el banco cuenta con la

respectiva provisión de fondos para su pago. Luego la certeza de su

pago es mayor frente a un cheque que no sea catalogado como

especial.

201

Así mismo, importa destacar que el cheque de gerencia es negociable,

no obstante lo cual en consideración a que el banco tiene la calidad de

librador puede incorporar en el título cualquier cláusula que restrinja su

negociabilidad o su pago en efectivo, con el fin de evitar que el importe

del cheque pueda ser pagado a un tercero diferente del beneficiario.

Sobre el tema de la negociabilidad algunos doctrinantes han

expresado lo siguiente:

“Salvo que la ley lo prohíba, el cheque de caja es negociable. La no

negociabilidad, por mandato de la ley o inclusión de la cláusula,

contribuye a la solución de un problema engorroso derivado del riesgo

que, paradójicamente, supone la tenencia de un cheque de gerencia. En

efecto, si para no llevar efectivo alguien compra un cheque contra la

ciudad a la cual se dirige y por mala fortuna se extravía y es negociable,

se presenta un problema consistente en que no existe, en derecho, una

persona habilitada para dar una orden de no pago y sería preciso acudir

al procedimiento judicial destinado a obtener la cancelación del

instrumento, para impedir que se haga efectivo. Afirmamos que

jurídicamente no hay quien pueda dar la orden de no pago, pues ésta

sólo puede ser impartida por el librador. Ahora bien, como en este caso

es el mismo banco, admitir tal posibilidad equivaldría tanto como permitir

la revocación de su promesa de pago, con base en el dicho de un

tercero, que supuestamente lo ha perdido. Si el cheque es negociable y

un tercero tomador se presenta a cobrarlo, acreditando la regularidad

Para la emisión e impresión de un cheque de gerencia, se ingresa a la

opción 10.12 “Cheques por Demanda” Pagar a la Orden de: El nombre

del beneficiario del cheque.

202

En caso de que el beneficiario del cheque conste en las Listas OFAC se

desplegará el siguiente mensaje y no se podrá continuar con la emisión

del mismo; en su lugar, se comunicará con el Oficial de Cumplimiento en

Oficina Matriz Quito:

- Cuenta de Débito: El número de la cuenta contable o de detalle (No.

Cuenta Corriente o de Ahorros), desde la que se debitará el valor

correspondiente para emitir el cheque.

- No. Cheque: El número pre-impreso del cheque que se está emitiendo.

Cuando se esté debitando de una cuenta departamental, en el campo

No. Cuenta se debe ingresar el número del cheque.

- Información del Comprobante: El detalle del porqué se emite el

cheque de gerencia.

Una vez ingresados los datos, se presiona Enter y automáticamente se

realizan las afectaciones contables

Firmas Autorizadas en Cheques de Gerencia

Dos firmas de funcionarios autorizados por la Administración Central,

darán validez a un Cheque de Gerencia.

203

Antes de firmar en los cheques emitidos, los funcionarios verificarán que

éstos se encuentren respaldados por las respectivas solicitudes y demás

documentos de soporte, que los cheques se encuentren bien emitidos y

que se encuentren debidamente protegidos con la máquina protectora.

La cantidad tanto en números como en letras, se protegerá mediante la

utilización de una cinta adhesiva transparente.

Control Operativo de Cheques de Gerencia

A través de la opción 3.87.12 (Consulta de Cheques de Gerencia), los

primeros cinco días de cada mes, se imprimirá el reporte spool RE0206

del mes anterior con la finalidad de validar la información del sistema,

frente a cada una de las solicitudes de emisión de Cheques de Gerencia,

presentadas por el cliente y corregir posibles errores.

Luego de desplegada la información, se procede a generar el reporte

con la tecla F21=Imprimir. Para control del Banco, se conservarán en la

Agencia las copias del cheque (primera y segunda); la primera copia

contendrá el acuse de recibo del beneficiario del cheque o persona

autorizada. Se mantendrá una carpeta con los soportes de solicitud y

copias de Cheques de Gerencia, por fecha y bajo custodia del Jefe

Operativo.

Nota: La autenticidad de la emisión de los Cheques de Gerencia

(Operativo), la entrega y la custodia de los soportes, es de

responsabilidad del Jefe Operativo de la Oficina.

204

Cuando un cliente solicite la anulación de un cheque de gerencia por

pérdida, destrucción, etc. Se deberá proceder como si se tratara de la

revocatoria de un cheque normal; pero, como este cheque no tiene

número de cuenta, se actuará de la siguiente manera:

- El cliente deberá presentar una carta en la que solicita la oposición al

pago del cheque de gerencia, con los datos respectivos.

- Se enviará a que se realice una publicación, cuyo costo estará a cargo

del cliente.

- Se realizará movimiento Contable, debitando de la cuenta contable

23.01.05.80.20.01 – Emisión Cheques de Gerencia, de la Oficina en

donde se emitió el cheque y crédito a la cuenta contable

25.90.90.80.20.21 – VV.AA. Retención Clientes, de la Oficina Matriz

(000), registrando en esta cuenta: el código de oficina, número de

cheque y valor.

- Al cliente se le indicará que en 30 días calendario se le entregará el

valor del cheque.

- Transcurrido el tiempo (30 días), se le cancelará al cliente el valor del

cheque anulado, debitando de la cuenta contable 25.90.90.80.20.21 –

varios acreedores Retención Clientes.

Disposiciones generales

205

- Todo cheque de gerencia emitido desde USD. 2.000,00 debe ser

cruzado previo su entrega al beneficiario.

- La alternativa para garantizar el pago a un tercero es la certificación de

cheques en el caso de clientes que mantienen cuenta corriente.

Disposición que fue instruida con anterioridad.

- Para la emisión de cheques de gerencia contra cuentas corrientes,

ahorros, certificados de depósitos y retiros de fondos administrados, se

realizará las consultas con el fin de determinar que se trata del

verdadero Titular, llamando a los teléfonos convencionales registrados

en la base del Banco, por parte de la Gerencia de la Oficina o, a quién

éste delegue.

CHEQUES DEVUELTOS

Cheque librado sin que la persona que lo emite tenga fondos suficientes

en su cuenta para atender el pago. Si se ha hecho con ánimo de

defraudar a un tercero, se considera un delito

DE LOS DEFECTOS DE FORMA

Cuando los bancos deban devolver cheques por defectos de forma, de

acuerdo con la Ley, lo harán bajo la siguiente leyenda: "DEVUELTO

POR DEFECTO DE FORMA CONSISTENTE EN... ".

Los bancos están obligados a llevar un registro de los cheques devueltos

por defectos de forma, con mención del titular, números de la cuenta y

del cheque, fecha y hora de la devolución.

206

El banco apreciará, especialmente, por la reiteración de estos hechos, si

de parte del cuentacorrentista existe afán de retardar el pago o valerse

de este medio para menoscabar intereses de terceros o, a través del mal

manejo de la cuenta, perjudicar el buen nombre del banco, debiendo en

estos casos proceder a la cancelación o clausura del contrato de cuenta

corriente bancaria.

Los cheques devueltos que no han podido ser ubicados los beneficiarios

y cuando estos efectos ya se encuentran caducados (más de 13 meses)

de la fecha de emisión, deben ser destruidos en la propia oficina y

elaborada un Acta de Destrucción de los cheques devueltos con la

información completa. Las actas llevarán la firma del funcionario

responsable y del Gerente de la Oficina.

Las actas que se elaboren serán archivadas en cada oficina y servirán

de respaldo y soporte para cuando se realicen visitas y revisiones

operativas o de Auditoría

4.2.3 DEPOSITOS A PLAZO

APERTURA, CANCELACION

INTRODUCCION

El presente documento es una guía de acción operativa para la Emisión,

Cancelación, Renovación, Contabilización y Control de Certificados de

Depósito.

207

Previo a la apertura de un Certificado de Depósito, la Vicepresidencia

Financiera dará a conocer periódicamente a todas las oficinas, las tasas,

plazos y condiciones vigentes para realizar este tipo de transacciones.

II. GENERALIDADES

Instrucciones Generales

Los certificados de depósito podrán ser emitidos:

* Al Portador: Transferible por la entrega del título.

* A la Orden: En donde consta el nombre del beneficiario; si existe más

de un beneficiario, constará con la condición “y”. Se podrá transferir los

derechos mediante endoso simple entre las partes.

* Nominativa: En donde consta el nombre del beneficiario; si existe más

de un beneficiario, constará con la condición “y”. Se podrá transferir los

derechos mediante endoso simple entre las partes y la aceptación del

Banco, sujetándose a lo que dispone el Código Civil. Como política

interna, el Banco solamente emite este tipo de Certificado.

Los Certificados de Depósito serán emitidos exclusivamente en dólares.

Si 48 horas antes del vencimiento del plazo de una inversión, no existe

pronunciamiento expreso en contrario de parte del beneficiario, ésta será

renovada por un período igual, a la tasa de interés vigente, quedando

automáticamente sin valor el documento vencido, que deberá ser

obligatoriamente canjeado por el beneficiario por el título renovado, que

208

se emitirá para el nuevo período. Hasta que se produzca el canje, el

Banco queda autorizado para mantener en custodia el nuevo certificado

emitido.

El certificado entregado por el Banco para garantizar la constitución de

un Certificado, deberá emitirse en el formulario creado para el efecto, el

cual contendrá la siguiente información:

* Nombre del Banco;

* Número de contrato;

* Valor nominal del título (en números);

* Fecha de vencimiento;

* Nombre del beneficiario. Cuando se emita el Certificado para más de

un titular, se lo hará constar con la condición “y”;

* Valor en letras;

* Tasa nominal;

* Tasa efectiva;

* El compromiso del Banco de pagarlo a su vencimiento;

* La indicación de que no es renovable;

* Lugar y fecha de emisión; y

* Firma autorizada del Banco.

La transferencia del certificado se realizará por cesión y previo registro y

autorización del Banco. De existir más de un titular, necesariamente

deberán existir las firmas de cada uno de ellos.

209

2. Condiciones

* Monto Mínimo Operativo.- Es definido por la Administración del

Banco

* Plazo Mínimo.- Treinta (30) días

* Tasa de Interés.- De libre contratación en función del Monto y Plazo.

Para la fijación de la tasa nominal, la Vicepresidencia Financiera tomará

en cuenta su costo efectivo, con relación al plazo de la inversión y

efectuará un análisis de estrategias de captación, la cual será puesta a

consideración de la Alta Gerencia.

Una vez aprobada, se informará, por escrito, a todas las sucursales y

agencias del Banco, encargados de la captación de estos recursos.

La tasa será fija hasta el vencimiento del certificado. Para tasas

preferenciales, se deberá notificar a la Vicepresidencia Financiera, que

será la única encargada de autorizar modificaciones a las tasas

preestablecidas.

Sin perjuicio de la autorización, es responsabilidad de los Gerentes de

cada oficina, la aprobación de sus certificados y del cumplimiento de las

instrucciones dadas en este manual.

210

Pago de Intereses

El pago se efectuará al vencimiento del documento o al final de períodos

iguales y sucesivos, según política interna autorizada por la

Administración Central y previo acuerdo con el cliente.

El Banco podrá emitir certificados con pagos mensuales de intereses,

sólo cuando los capitales sean desde los 90 días en adelante. Así

mismo, podrá emitir certificados con pagos trimestrales de intereses,

cuyos plazos sean desde los 180 días en adelante.

2.2 Retención Tributaria

- 2% de Impuesto a Rendimientos Financieros sobre los intereses

ganados.

Solicitud de Emisión de Certificado de Depósito

Por Política General, toda persona Natural o Jurídica, que realice

operaciones con el Banco, deberá estar creada en la Base de Clientes

del Banco.

Para el caso concreto de Certificados de Depósito, el cliente deberá

llenar el formulario Solicitud de Emisión de Certificado de Depósito, con

los siguientes datos:

211

* Lugar y fecha en que se está presentando la solicitud.

* Tipo de inversión que solicita.

* El tipo de moneda que se desea invertir.

* El valor del capital a ser invertido.

* El plazo (en días) a invertirse.

* Nombre(s) y número(s) de documento(s) de identificación del (los)

beneficiario(s) del certificado a emitirse.

* El detalle de los valores a ser invertidos: Valor en efectivo, Número y

valor en cheque y Autorización para que se debite de su cuenta, el valor

a ser invertido.

* Los documentos presentados como respaldo de la solicitud.

* Las instrucciones, en la forma en que desea se le cancele, los

intereses que genere la inversión y al vencimiento el capital invertido.

* Instrucciones especiales que deban constar en la inversión.

212

* La(s) firma(s), nombre(s) y número de documento(s) de identificación

del (los) solicitante(s), aceptando los lineamientos fijados por el Banco y

responsabilizándose por los datos ingresados en la solicitud.

En base de la información que consta en la solicitud, se genera el

Certificado de Depósito. Esta solicitud será archivada en la oficina de

origen, junto con el talonario del certificado emitido.

Emisión del Título

Se consultará al cliente si los fondos a ser colocados serán en efectivo,

débito a la cuenta o en cheques locales.

La emisión de certificados de depósito (título), se realizará a través de la

impresión del propio sistema informático, en cada una de las oficinas del

Banco.

Si existe más de un titular, en la impresión deberá constar con la

condición “y”, independiente del número de titulares (Ej.: Pepe Pérez y

Carmen Pérez y Luis Pérez).

Emisión en Efectivo

Si la inversión es en efectivo, se procede a entregar al cliente el

formulario Depósito de Cuenta Contable, previamente llenado, a fin de

que el dinero sea ingresado por ventanilla a la Cuenta Departamental de

213

Tesorería. Todo ingreso en efectivo o cheque debe ser realizado por el

cliente en las ventanillas.

Una vez depositado los valores, el cliente presenta al empleado

responsable de la emisión del certificado (en la mayoría de casos al Jefe

Operativo), la copia de la papeleta de depósito debidamente timbrada,

quien confirmará el ingreso en la Cuenta Contable correspondiente para

proceder al ingreso de la información en el Módulo de Certificados de

Depósito y su posterior emisión, impresión, obtención de firmas

autorizadas y entrega del título.

Todas las oficinas del Banco pueden emitir y procesar inversiones, las

mismas que serán firmadas por el Gerente de la Oficina y el Jefe

Operativo. Antes de proceder a la firma, se verificará que se haya

efectuado los débitos respectivos y que exista correspondencia entre el

o los titulares de las cuentas afectadas y quien solicita la inversión.

Emisión con Débito a Cuenta

Si la inversión es con débito a una cuenta corriente o de ahorros, la

autorización de débito a cuenta constará en la “Solicitud de Apertura de

Inversión”. En todos los casos, se procederá a confirmar la existencia de

fondos disponibles, así como la firma que está autorizando el débito;

posteriormente se realizará la emisión del título.

.

Cancelación del Título

214

Para el pago del certificado, será necesaria la presentación del original

del título, el original de la cédula de identidad del o de los beneficiarios y

las instrucciones por escrito relativas a la cancelación. El Banco

verificará la autenticidad del documento que se pretende cancelar.

De acuerdo a lo que establece la Ley, el sistema retendrá el 2% de

impuesto a los Rendimientos Financieros sobre los intereses ganados.

El pago del capital e intereses generados por la inversión, se podrá

realizar en efectivo, con cheque o con crédito a la cuenta del cliente.

Cancelación de Intereses y Retención de Impuestos

Según políticas internas y previo acuerdo con el cliente, el pago de

intereses generados por la inversión, se podrá realizar en efectivo, con

cheque o con crédito a la cuenta del cliente.

El cobro del 2% sobre los Rendimientos Financieros, lo efectuará

automáticamente el sistema. El Sistema emitirá el comprobante de

“Retención en la Fuente”, que se entregará al cliente (una copia quedará

en poder del Banco).

Impresión del Comprobante de Retención

Este formulario se genera automáticamente cada vez que el cliente se

acerque a cobrar los intereses y/ a cancelar una inversión.

215

Por este proceso se genera el reporte SRI015, que se puede visualizar e

imprimir a través del spool.

El número del comprobante corresponde al número de la inversión. La

impresión de estos formularios se realizará en papel en blanco.

.

III. CONTROLES

- En cada una de las oficinas se llevará un control permanentemente

actualizado del uso de los formularios preimpresos, para cuyo efecto se

utilizará los formularios “Registro de Certificados de Depósito Emitidos”.

En el formulario “Registro de Certificados de Depósito Emitidos” deberá

constar la siguiente información:

* Fecha de Emisión: Fecha en que se está emitiendo el certificado de

inversión.

* Número Formulario Pre-impreso: que se encuentra impreso en el

certificado.

* Número de Contrato IBS: que le otorga el sistema IBS a la inversión.

* Nombre del Beneficiario: se anotará el nombre del titular de la

inversión.

216

* No. Documento Identidad: número de la cédula o pasaporte del

beneficiario.

* Valor: Valor de la inversión.

* Observaciones: Se incluirá algún dato de importancia y que deba

constar en el registro.

En este formulario también constarán los certificados anulados.

Este registro se mantendrá archivado en cada oficina, en carpetas

individuales de Certificados de Inversión, en orden secuencial de fechas

y junto con los certificados anulados.

- El archivo de Certificados de Depósito, deberán contener lo siguiente:

* Carpetas individuales por cliente, en orden alfabético, que contendrá la

documentación de soporte, copias de cédulas e información enviada y

recibida.

* Carpeta en el que constará en orden secuencial, los talonarios y los

depósitos a plazo cancelados y/o anulados.

- No se podrá efectuar inversiones menores a 90 días con pagos

mensuales, ni menores a 180 días con pagos trimestrales.

217

- Cuando un título deba ser anulada por daño en su impresión, se

archivará tal formulario con la indicación en letras, sobre el documento,

de que se encuentra anulada.

- En razón de que los certificados son documentos preimpresos, la

Gerencia Administrativa llevará el control por numeración, de

documentos enviados a cada oficina; para cuyo efecto, utilizará el

formulario “Control de Certificados de Depósito Enviados”

FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO

I. INTRODUCCIÓN

Con el propósito de mejorar los controles en la custodia, manejo y

procesamiento de los formularios de Depósitos a plazo se ha creado el

proceso “Control Formularios Depósitos a Plazo” que incluye: envío,

recepción y asignación numérica de estos formatos a los usuarios a

través del sistema integrado de manera automática.

II. PARTICIPANTES EN EL PROCESO

A) Departamento de Proveeduría

1. Recepción de Formularios de Depósitos a Plazo.

El departamento de proveeduría recibe de todas las oficinas el pedido de

los formularios en un pedido independiente de los requerimientos

218

efectuados mensualmente e ingresa en la opción 4.87.2 “Envío de

Formularios a Oficina”

2. Recepción

El Gerente de la Oficina verifica que el preimpreso de los formularios

recibidos corresponda a los enviados por el Departamento de

Proveeduría. En caso de discrepancias comunicará al departamento de

proveeduría y auditoría. Si todo está correcto ingresa en la opción 4.87.3

“Recepción de Formularios en Oficina” y se obtiene:

• Rangos de formularios a recibir

• Código de oficina que está recibiendo.

3. Asignación a Usuario

El Gerente de Oficina para entregar los formularios al Asistente

Comercial o a la persona encargada de la emisión de Depósitos a Plazo,

ingresa en la opción 4.87.4 “Asignación de Formularios a Usuario”

4. Devolución de Formularios

En caso de que el Asistente Comercial o la persona encargada de la

emisión de Depósitos a Plazo, sea asignado a otra oficina o se

desvincule de la Institución, este deberá realizar la entrega física y en el

219

sistema de los formularios no utilizados al Gerente de la oficina, El

Gerente de la Oficina Ingresa a la opción 4.87.5 “Devolución de

Formularios a el Usuario”.

5. Anulación de Formularios

Para proceder con la anulación de los formularios se ingresa en la

opción 3.87.6 “Anulación de Certificados” por pérdida, deterioro, robo,

extravío o error de impresión.

6. Consulta Control de Formularios.

Desde la opción 4.87.21 “Consulta Control Formularios” se obtiene la

pantalla donde se puede consultar la etapa en la que se encuentra un

número o rango de formularios.

CAJA

ACTAS DE ARQUEO- CUADRE DE EFECTIVO

Los Jefes Operativos de cada oficina, serán los encargados de efectuar

los arqueos completos a Ventanilla, Bóveda y Cajero Automático,

incluyendo las monedas las que serán recontadas al detalle y por ningún

concepto se lo hará de manera global.

Tendrán el carácter de sorpresivo cuatro veces en el mes (1 por

semana), con alternabilidad en los días, registrando el resultado del

220

conteo en el Libro de Actas de Arqueo y asentando las firmas de

responsabilidad de los funcionarios que realizaron.

La cifra total de la caja, se cuadrará al siguiente día laborable con el

saldo de la contabilidad, registrando diferencias, novedades de

presentarse; se deberá remitir una copia al Departamento de Auditoría

Interna.

Los arqueos de efectivo a las ventanillas de extensión, deberán coincidir

con las fechas en las cuales se realice el arqueo de la oficina de la cual

depende dicha ventanilla.

AUTORIZACION REMOTA

Por seguridad es importante cumplir y controlar la aplicación correcta de

pago por autorización remota de cheques y retiros de ahorros en base a

los cupos dispuesto por la Presidencia Ejecutiva.

Cuando los valores de pagos son mayores a 2.000 dólares, antes de

proceder al pago, es obligación del Jefe Operativo, llamar a los titulares

para confirmar la veracidad del giro de los cheques o el retiro de ahorros

autorizados a terceras personas.

CHEQUES Y DEPOSITOS

CHEQUES

221

Para que el Cajero pueda pagar un cheque o un retiro, previamente

debe cumplir con los siguientes procesos:

1. Verificación del Documento a ser Pagado

El cliente presenta en ventanilla el cheque y el documento de

identificación (cédula de identidad o pasaporte); el RAC verificará:

- Que esté bien girado, que no contenga alteraciones y además que no

conste con indicios de haber sido ya pagado (sellos, perforaciones, etc.).

Si presenta indicios de alteración en el cheque, no se pagará y se

consultará sobre el particular con el Jefe Operativo.

- Que la fecha no está caducada; que no tenga más de 13 meses desde

la fecha de emisión.

- Que el cheque esté girado a la orden del beneficiario que está

cobrando en ese momento. Será nulo el cheque que conste con un

segundo endoso. Se rechazará los cheques que no estén girados a la

orden de un beneficiario. Solamente son endosables los cheques

girados a la orden de personas naturales, por un monto de hasta US $

500, oo. El endoso deberá ser realizado a la orden de una persona

determinada (natural o jurídica), a través de la fórmula “Páguese a la

orden de …………...….” o una similar, y a continuación la firma del

endosantes. La sola firma del beneficiario del cheque en el reverso, no

vale como endoso.

- Si se presenta al cobro un cheque con dos endosos, el Banco no lo

pagará, sino que lo devolverá por “Doble endoso”.

222

- Que no se trate de un cheque para acreditar en cuenta (cruzado).

- Usando la lámpara ultravioleta se verificará todas las seguridades que

tienen los cheques (especialmente la tinta invisible color roja en el

reverso)

- Que la firma y número de cédula registrados en el reverso del cheque

coincidan con la cédula o pasaporte de quien está cobrando. Además,

verificará que la cédula de identidad conste sin alteraciones, la foto con

el escudo del Ecuador y que corresponda al tenedor de la misma. Si la

persona que está cobrando el cheque es extranjera, presentará el

pasaporte; se revisará la firma, número de pasaporte y país de

concesión.

- Que no esté girado a nombre de compañías; se podrá pagar al

apoderado que presente copia auténtica del poder otorgado en escritura

pública o mediante carta autenticada ante un notario; documento que

quedará en poder del Banco.

Respecto a la autenticidad del giro realizado.

De no estar conforme con alguna de las verificaciones realizadas,

devolverá al portador, indicándole el motivo del rechazo.

Si existe conformidad en las verificaciones, procederá a ingresar en el

terminal los datos del documento y continuar con el proceso de pago.

223

DEPOSITOS

El cliente presenta en ventanilla los documentos; el Cajero, en la

papeleta de depósito verificará:

- Que el nombre del cliente esté claramente escrito, que el número de la

cuenta esté legible y completo y que todos los datos que constan

escritos, consten sin enmendaduras.

- Que si el depósito incluye cheques:

* Tenga el nombre de un beneficiario específico que será el titular de la

cuenta a la que se está depositando; excepto los menores a US $ 500

que podrán tener un segundo endoso.

* Conste el número de la cuenta del depositante en el reverso.

* Consten detallados y con los respectivos totales en el anverso de la

papeleta. Si los cheques exceden la capacidad de la papeleta, se

detallarán en el formulario - Registro de Cheques Depositados para

Grandes Cuentas), en orden de bancos y con el número de la cuenta

depositante en su inicio.

- Que los datos registrados en el original de la papeleta, sean iguales a

los de las copias y que conste la firma del depositante.

224

- Que si en la papeleta de depósito el cliente llenó el campo “CODIGO”,

tener presente para que esa información sea digitada en el campo

“Descripción” de la pantalla.

Si no existe conformidad en las verificaciones efectuadas, devolverá al

cliente la papeleta junto con el efectivo y/o cheques, para que elabore

una nueva papeleta. Por ningún concepto recibirá papeletas

enmendadas, tampoco se aceptará el encargo de estos valores.

Si está conforme, procede a contar el dinero entregado por el cliente,

verificando lo siguiente:

- Si detecta billetes rotos o pegados, verificará que contengan la misma

serie en sus dos extremos y por lo menos las 2/3 partes.

- Tendrá mayor precaución con los billetes de alta denominación, ya que

son objeto de falsificación. Si detecta algún billete falsificado, informará

al Jefe inmediato

CUPOS DE EFECTIVO

Los límites máximos de efectivo que cada ventanilla y oficina deberán

conservar en su poder, serán suficientes para atender las necesidades

normales del día.

225

El monto máximo en ningún caso deberá exceder al valor de cobertura

del seguro para el caso de asalto, robo o incendio y que están

establecidos para cada Oficina. Esta información será impartida a los

Cajeros por el Gerente de la Oficina.

El cumplimiento de los montos máximos y mínimos, en cada una de las

oficinas del Banco, será verificado en forma permanente por Auditoría

Interna.

Si por efecto de los depósitos recibidos, se supera los montos

establecidos para cada ventanilla, el exceso se entregará

inmediatamente a bóveda, utilizando el formulario Movimiento de

Efectivo y registrando en su terminal.

FALTANTES Y SOBRANTES

1. Introducción

Se entenderá por Faltante o Sobrante de Caja a la diferencia en menor o

mayor valor que se produzca, en un mismo día, como resultado del

conteo físico que realiza el RAC o Cajero al dinero en efectivo que ha

recibido para atender las transacciones de caja que requieran los

clientes y contrastarla con la información que despliega el Módulo de

Cajas.

El presente procedimiento determina las directrices que sobre la base de

la política vigente se adoptarán para el manejo de faltantes y sobrantes

226

de los cajeros del Banco. Su cumplimiento y aplicación es de carácter

general para todas las oficinas del país.

2. Aspectos Generales

a) Recursos Humanos en Quito, Guayaquil y Cuenca deberán generar

un control consolidado mensual -tipo kárdex- por cada Cajero con

respecto a los faltantes; así como registrarán los trámites y gestiones de

recuperación, cuya sumatoria cuadrará con la cuenta contable de

faltante de caja que reporta el balance de cada oficina. De incorporarse

en otras plazas funcionarios para realizar actividades de personal,

también deberán acoger esta actividad dentro de sus funciones.

b) La responsabilidad en el seguimiento de los faltantes de caja que se

produzcan a nivel nacional; esto es: obtener el anexo de faltantes en

caja, analizar las gestiones de recuperación, solicitar los reportes de

gestión, sugerir mecanismo de recuperación, entre las principales estará

a cargo del Departamento de Auditoria Interna.

c) Las investigaciones se encuentran a cargo del Departamento de

Seguridad del Banco.

d) Los faltantes deberán ser analizados por el Comité de Recursos

Humanos para determinar si procede imponer una sanción, incluyendo la

separación de la entidad.

e) Ninguna de las decisiones que se adopten afectarán el derecho del

Banco para iniciar las acciones legales civiles laborales o penales a que

hubiere lugar, en función de las circunstancias de cada caso

227

Los sobrantes que se produzcan diariamente, deberán ser

contabilizados a la cuenta contable 29.90.05.25.20.01 – “Sobrantes de

Caja”.

3. Control y Administración

Todo Cajero debe tener por escrito los procedimientos establecidos por

la Institución para cumplir su función, incluyendo el presente; siendo

responsabilidad del Jefe Operativo y Gerente de Oficina dar a conocer

los mismos.

El cajero será personal y pecuniariamente responsable de todo faltante

que sea derivado del incumplimiento de los procedimientos establecidos

y cuando se evidencie negligencia o irresponsabilidad. Los Cajeros son

los únicos responsables del efectivo asignado durante la jornada.

Una vez determinado el faltante por parte del Cajero, reportará al Jefe

Operativo quien realizará una revisión del movimiento operativo de la

caja asignada y de existir un error realizarán, con su aprobación, los

ajustes necesarios para la regularización.

En caso de persistir el faltante en el efectivo reportará a la Gerencia de

Oficina. En relación a la cuantía se notificará también a los

Departamentos de Operaciones de Auditoria Interna y Seguridad.

De acuerdo a los siguientes niveles de faltantes se reportarán a los

departamentos en referencia, con lo cual igualmente serán objeto de las

siguientes acciones:

228

• Desde USD 1,00 hasta USD 200,00 se descontará de la remuneración

correspondiente al fin de mes en que se produjo el faltante, para lo cual

se notificará en forma inmediata al Departamento de Recursos

Humanos.

• De USD 200,00 en adelante; el Gerente de cada oficina, a más de

notificar el particular al Departamento de Recursos Humanos, en forma

inmediata iniciará los trámites de una operación de crédito a favor de la

persona imputada.

Los descuentos de las cuotas del crédito se ejecutarán como toda

operación de personal, esto es vía descuento en el rol de pagos de

permanecer en la entidad o en caso de separación con pagos

mensuales.

INTERCAMBIO DE PICOS

El Cajero deberá clasificar los billetes por denominación y preparar fajos

de billetes de 100 unidades de la misma denominación, ordenarlos en la

misma dirección (anverso y reverso) y en cada una de las fajas pondrá

su sello, firma y la fecha del día.

Los billetes deteriorados se agruparan por separado y aquellos que no

completen un fajo deben ser entregados como pico.

A primera hora del día, el Cajero se presenta en la bóveda de la oficina

para retirar el efectivo con el cual iniciará la atención al público. Entre

229

este dinero asignado constará el pico de otro cajero, disposición dada

con el fin de evitar la apropiación de dinero por parte de los señores

Cajeros.

USO DE DISPOSITIVOS

Por seguridad, es necesario insistir con los Cajeros, a fin de que realicen

a cabalidad las verificaciones de seguridad para el pago de cheques.

Es obligatorio que diariamente revisen que sus implementos de trabajo

como PC, Monitor, Impresoras, Cámaras, Lámparas, lupas, etc. se

encuentren siempre en óptimas condiciones para que su trabajo se

cumpla a satisfacción, caso contrario se comunicará al jefe inmediato

para su pronta solución.

LIBRETAS DE AHORRO

Con la finalidad de mantener un control de los formularios de las libretas

de ahorro se ha creado la opción 3-78-50-1.

Proveeduría remite a las oficinas, el Jefe Operativo recepta físicamente

al igual que en el sistema, de acuerdo a las necesidades de los Cajeros

individualmente asigna para que sean entregadas en la ventanilla.

Previo a la entrega o canje de libreta, el Cajero solicita al Titular de la

cuenta de ahorros o a una tercera persona siempre y cuando esté

autorizada, registre en el formulario ” Control libretas Entregadas “los

siguientes datos:

Nombre

230

Número de cédula

Firma de recepción

La firma receptada deberá ser confrontada contra el original del

documento de identidad de la persona que retira la libreta

LICITUD DE FONDOS

1. INTRODUCCION

El Banco, como parte de la implementación de Controles para cumplir

con las Políticas de Prevención de Lavado de Activos, ha dispuesto que

al efectuar depósitos iguales o superiores a DIEZ MIL DOLARES (USD $

10.000) EN EFECTIVO y TREINTA MIL DOLARES (USD $ 30.000) EN

CHEQUES, el Cliente que está realizando la operación deberá presentar

en la ventanilla, el formulario “Declaración de Licitud de Fondos”

El incumplimiento de las disposiciones emitidas en el presente

documento traerá consigo la ejecución y aplicación de procedimientos

disciplinarios, según lo establecido por el Banco.

Las transacciones por las cuales el sistema obligará la presentación de

la declaración serán las siguientes:

Depósito para Cuenta Contable

Depósito Cuenta Corriente Especial USD

Depósito Cuenta Corriente Moneda Extranjera

231

Pago Tarjeta de Crédito

Tarjetas Prepago Recargo

Depósito (ADM FONDOS)

Depósito Cuenta de Ahorros Dólares

Para este tipo de transacciones, existen Clientes que por su volumen de

transacciones se les ha concedido la exoneración de la presentación de

la “Declaración de Licitud de Fondos”, cumpliendo ciertos requisitos que

fueron analizados y aprobados por el Departamento de Cumplimiento,

en función de las políticas determinadas para el Banco con este

propósito.

2. PROCESO DE TRANSACCIONES EN VENTANILLA

Al presentarse el Cliente para realizar una de las transacciones

detalladas en el punto anterior, como primera actividad, el Cajero deberá

observar el valor total del depósito y si el valor en efectivo es igual o

superior a USD 10.000 dólares, o en cheques es igual o superior a USD

30.000 dólares, solicitará al cliente la presentación de la “Declaración de

Licitud de Fondos” y luego se podrá continuar con el proceso de

recepción.

Una vez que el depositante entregue el formulario “Declaración de

Licitud de Fondos”, es obligación del Cajero revisar que la información

esté completa y legible.

De NO presentar el depositante la declaración o el documento de

identidad (en el caso de terceras personas), el Cajero no realizará la

232

transacción y se devolverá al cliente la papeleta de depósito y las

especies valoradas presentadas.

Si el Cliente indica que no presenta la declaración porque está

exonerado, el Cajero procesará la transacción y el sistema deberá

desplegar el siguiente mensaje “No Pedir Formulario Licitud de Fondos”.

Si no se obtiene este mensaje, el Cajero se comunicará de inmediato

con el Jefe Operativo para que este a su vez se comunique con el Oficial

de Cumplimiento para solucionar el inconveniente.

Si el Cliente si ha presentado el formulario “Declaración de Licitud de

Fondos” o está exonerado, el Cajero continúa con el proceso de

recepción.

Nota:

Los Jefes Operativos tienen la obligación de revisar y cuadrar

diariamente las licitudes de fondos presentadas por los clientes y luego

archivarlas ordenadamente.

Para efectuar el cuadre de los documentos receptados contra lo que

reporta el sistema, deberá ingresar a la opción 17.35 = Consulta

Histórica Transacciones del Cajero y obtener el número de

transacciones que ameritaban la presentación de la declaración.

233

4.2.4 OTROS PROCEDIMIENTOS- PERSONAL

ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS - CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES

Para cumplir con estos objetivos, el área de Recursos Humanos deberá

tener mucho cuidado con el proceso de Selección de Personal, así

como, un adecuado entrenamiento y capacitación.

La Gerencia de Operaciones, conjuntamente con la Gerencia

Administrativa, deberá poner permanente atención a la calidad del

servicio ofrecido a los clientes y a la presencia de los espacios físicos de

cada área.

Las funciones serán asignadas para mantener un trabajo balanceado y

para reducir el tiempo de espera al Cliente, a fin de tener los mínimos

inconvenientes posibles.

El trabajo normado por las siguientes disposiciones:

- El personal ingresará al Banco máximo hasta las 08:30 horas. Por

excepción y cuando el Departamento de Recursos Humanos o el Jefe

inmediato les comunique, ingresarán en horario diferente.

- El personal femenino cumplirá con las disposiciones dadas por

Recursos Humanos para el uso del uniforme.

234

- Durante las horas de atención al público, es prohibido fumar, comer,

masticar goma y adoptar cualquier tipo de actitud que provoque malestar

al público

- Atender de manera atenta y diligente a los clientes que soliciten los

diversos productos y servicios que el Banco ha implementado.

- Se Instruirá y controlará a las personas que laboran en la oficina, sobre

la reserva y confidencialidad de la información inherentes a las

actividades y funciones del Banco.

- No comentará con otras personas ajenas a su trabajo, las actividades y

funciones operativas que usted desempeña en el Banco

- Mantendrá las debidas distancias con el personal de guardias y

limpieza en la oficina, a fin de evitar problemas futuros.

- Se prohíbe el retornar a la oficina, una vez que los funcionarios,

empleados, limpiezas, guardias y de existir otras personas que presten

servicios a la oficina bancaria, hayan salido de la misma, esto se

dispone, toda vez que han existido atracos ejerciendo presión y

obligando de diversas formas, a que les hagan ingresar a la instalación

con fines ilícitos.

- Se prohíbe abrir una oficina, fuera de las horas y días establecidos

como horario de trabajo

235

- Se prohíbe que al interior de la oficina se ingiera bebidas alcohólicas o

se consuma drogas de ningún tipo.

- En caso de que sean contactados de cualquier forma, por personas en

actitud sospechosa o que directamente le piden información acerca del

Banco, con fines ilícitos, no lo piense e informe inmediatamente a su

superior directo y al Departamento de Seguridad.

IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA POLITICA Y PROCEDIMIENTOS

Es fundamental educar e informar al personal desde su ingreso y en

forma continua, acerca de las medidas de seguridad que afectan al

desarrollo de sus funciones. De la misma forma, es necesario definir las

sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento.

La implementación de la Política y procedimientos tiene como meta

minimizar la probabilidad de ocurrencia de incidentes. Es por ello que

resulta necesario implementar un mecanismo que permita reportar las

debilidades y los incidentes tan pronto como sea posible, a fin de

subsanarlos y evitar eventuales replicaciones.

Por lo tanto, es importante analizar las causas del incidente producido y

aprender del mismo, a fin de corregir las prácticas existentes, que no

pudieron prevenirlo, y evitarlo en el futuro.

Objetivo

236

Reducir los riesgos de error humano, comisión de ilícitos, uso

inadecuado de instalaciones y recursos, y manejo no autorizado de la

información.

Identificar las responsabilidades en materia de seguridad en la etapa de

reclutamiento de personal e incluirlas en los acuerdos a firmarse y

verificar su cumplimiento durante el desempeño como empleado.

Garantizar que los usuarios estén al corriente de las amenazas en

materia de seguridad de la información, y se encuentren capacitados

para cumplir la Política de Seguridad en el transcurso de sus tareas.

Establecer Compromisos de Confidencialidad con todo el personal y

usuarios externos de las instalaciones de procesamiento de información.

Establecer las herramientas y mecanismos necesarios para promover la

comunicación de debilidades existentes.

Esta Política aplica a todo el personal, cualquiera sea su situación, el

área a la cual se encuentre afectada y el nivel de las tareas que

desempeñe.

Los Responsables de Departamentos definirán los niveles de acceso

físico del personal a las a las áreas restringidas bajo su responsabilidad.

La Unidad de Auditoria Interna revisará los registros de acceso a las

áreas protegidas.

237

Todo el personal es responsable del cumplimiento de la política de

pantallas y escritorios limpios, para la protección de la información

relativa al trabajo diario en las oficinas.

Se adopta una política de escritorios limpios para proteger documentos

en papel y dispositivos de almacenamiento removibles y una política de

pantallas limpias en las instalaciones de procesamiento de información,

a fin de reducir los riesgos de acceso no autorizado, pérdida y daño de la

información, tanto durante el horario normal de trabajo como fuera del

mismo.

Se aplicarán los siguientes lineamientos:

a) Almacenar bajo llave, cuando corresponda, los documentos en papel

y los medios informáticos, en gabinetes y/u otro tipo de mobiliario seguro

cuando no están siendo utilizados, especialmente fuera del horario de

trabajo.

b) Guardar bajo llave la información sensible o crítica cuando no está en

uso, especialmente cuando no hay personal en la oficina.

c) Apagar las computadoras personales e impresoras asignadas a

funciones críticas, cuando están desatendidas. Las mismas deben ser

protegidas mediante contraseñas u otros controles cuando no están en

uso. Los responsables de cada área mantendrán un registro de las

contraseñas o copia de las llaves de seguridad utilizadas en el sector a

su cargo. Tales elementos se encontrarán protegidos en sobre cerrado o

238

caja de seguridad para impedir accesos no autorizados, debiendo

dejarse constancia de todo acceso a las mismas, y de los motivos que

llevaron a tal acción.

El Departamento de Seguridad Informática junto con el Departamento de

Seguridad física coordinará acciones para efectuar revisiones periódicas

en los puestos de trabajo a fin de verificar el cumplimiento de la presente

política. Se realizarán revisiones y su respectiva notificación de

incumplimiento de la siguiente.

RELACIÓN CON LOS COMPAÑEROS DE TRABAJO

Las relaciones en el ambiente de trabajo se deberán caracterizar por la

cortesía, el respeto, la confianza mutua y el comportamiento compatible

con los valores de la Institución y con la búsqueda de resultados.20

El Banco Internacional busca asegurar que todos sus colaboradores

trabajen en un ambiente que les permita un bienestar y desarrollo

integral, evitando terminantemente cualquier forma de discriminación,

acoso o intimidación que atente a su dignidad personal.

Las interacciones con los compañeros de trabajo no pueden tener la

influencia de la amistad o sentimientos personales; aquéllas deben

fundamentarse en los valores de profesionalismo y transparencia.

20 Reglamento Interno Banco Internacional

239

COMUNICACIÓN DE LAS CONTRAVENCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA

Asegurar el cumplimiento del Código de Ética es una responsabilidad de

todos los empleados del Banco Internacional, y trasciende la

responsabilidad personal de cumplir lo que se expresa en su texto. Debe

ser compromiso de todos los empleados notificar a sus superiores, las

violaciones a este Código. Por su parte, si el jefe estimare que hay

mérito en la notificación, la trasladará a Recursos Humanos, a fin de que

sean analizadas y sancionadas conforme lo determina el Reglamento

Interno de la Institución.

En caso que Recursos Humanos estimare que no es claro que el

comportamiento de un colaborador constituye contravención al Código

de Ética, deberá someter el asunto a resolución del Comité de Recursos

Humanos.

240

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

En este trabajo se realiza un análisis del funcionamiento de la herramienta de

control interno, mismo es importante ya que mantiene un registro de todas las

actividades que realiza el ejecutor de la revisión Operativa.

En esta revisión se ha podido evidenciar lo siguiente:

- En el período del análisis se encontraron 15 fallas en todos los procesos

revisados

- Elevada rotación de personal y falta de capacitación

- Las políticas de Banco Internacional no son conocidas por todos los

Empleados que trabajan en las distintas áreas de la organización, motivo que

ocasiona su incumplimiento.

- La información relevante debe ser informada y comunicada en forma

oportuna a todo el Banco.

- La carga de trabajo que mantiene el Jefe Operativo, debe ser compartida

con el Asistente Operativo con la finalidad de que el primero disponga de

mayor tiempo para que aporte y cumpla las actividades relacionadas al Control

y Riesgo Operativo.

241

- Falta de incentivos y motivación al Personal

5.2 RECOMENDACIONES

- Se recomienda la implantación y utilización del manual de sistema de

control interno en la Institución Financiera, para identificar variaciones en

el rendimiento planificado y comunicar estas variaciones al nivel

apropiado de la gerencia.

El nivel de la gerencia apropiado investigará las variaciones y tomará las

acciones correctivas apropiadas y oportunas.

- La alta gerencia deberá ser la responsable de poner en práctica el

marco para la gestión del riesgo operativo. Dicho marco deberá ser

aplicado de forma consistente en toda la organización bancaria y todas

las categorías laborales deberán comprender sus responsabilidades al

respecto.

- La alta gerencia también deberá ser responsable del desarrollo de

políticas, procesos y procedimientos destinados a la gestión de estos

riesgos para todos los productos, actividades, procesos y sistemas

relevantes para el banco.

- Se recomienda promover la participación de la motivación al personal

del Banco, a fin de conseguir los objetivos y las metas

242

- Es importante que de organice equipos de trabajo para definir planes de

acción con actividades, responsables, recursos y plazos, así como

también verificar el cumplimiento de planes de acción y aplicaciones de

planes y mejoras que pueden darse a los procesos

- Mantener talleres de capacitación y buscar los mejores medios para

difundir las políticas y procedimientos de la Institución.

243

BIBLIOGRAFIA

Textos de consulta

Rodrigo Estupiñán Gaitán. Edición 2008. Administración de Riegos ERM y la

Auditoría Interna, Editorial ECOE Ediciones

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Tercera edición. Editorial Alexander Hamilton Institute. N. Jersey

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Calidad. Editorial

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Senge, P. M., “La Quinta Disciplina”, Edit. Granica, S.A., 1995.

246

ANEXOS

FORMULARIOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS

CONTRATO DE APERTURA DE CUENTA CORRIENTE

Comparecen: por una parte el Banco Internacional S.A. (en adelante “El Banco”), representado por el funcionario que suscribe este contrato; y por otra, ______________________________________________________________________, representada legalmente por _____________________________________________________________ en su calidad de _____________________________ ___________________________ (en adelante “El Cliente”). ANTECEDENTES: El Cliente ha solicitado al Banco la apertura de una cuenta corriente bancaria, a cuyo efecto ha consignado las referencias y datos necesarios, que constan en el formulario respectivo (en adelante “la Solicitud”), de cuya veracidad se responsabiliza, y que forma parte de este contrato. Por su parte, el Banco ha aceptado la solicitud del Cliente. Con estos antecedentes, las partes celebran el contrato contenido en las siguientes cláusulas: 1. OBJETO: El presente contrato tiene por objeto establecer las condiciones del manejo de una cuenta corriente (en adelante “la Cuenta”) que el Banco abre al Cliente, cuyo número consta en la Solicitud, a fin de que en aquella se puedan realizar los depósitos, giros y otras operaciones autorizadas por la Ley. El Cliente podrá disponer de los fondos efectivos, mediante cheques u otros mecanismos de pago y registro convenidos con el Banco o autorizados por éste. El Cliente además autoriza a efectuar pagos y cobros a terceros y de terceros, mediante convenios especiales. 2. DEPOSITOS: El Banco recibirá los depósitos efectuados por el Cliente, en los formularios suministrados por el Banco, y en las condiciones determinadas en dicho formulario, condiciones que el Cliente declara aceptar sin ninguna reserva. El Cliente declara estar legalmente capacitado para administrar y/o disponer de los fondos que deposite en su cuenta, y que los mismos procederán única y exclusivamente de fuentes lícitas. El Banco podrá rechazar tales depósitos si no reúnen los requisitos indicados, si infringen disposiciones legales o reglamentarias aplicables, o por otros motivos calificados por el Banco. Si se efectuasen depósitos en cheques, que por su modalidad o por otros motivos no pudieren ser verificados de inmediato, tales depósitos serán recibidos por el Banco, por el total indicado por el Cliente en el respectivo comprobante, sujeto a comprobación posterior; y, si hubiere errores o faltantes, el Banco hará los ajustes necesarios, y afectará la Cuenta según corresponda. Los depósitos se acreditarán a la Cuenta y estarán a disposición inmediata del Cliente si fueren en efectivo. En caso contrario, el Cliente podrá disponer de ellos, una vez que se hayan efectivizado, en el entendido de que el Banco los ha recibido como agente de cobranza, sin responsabilidad de su parte, por cuyo motivo, corresponden al Cliente los riesgos por falta de pago, transporte, u otras causas relacionadas con la efectivización, así como los gastos y comisiones que ocasione su devolución o protesto. El pago de los cheques se hará, a elección del Banco, en efectivo en la misma moneda o en cheque a cargo de otros bancos del País o del exterior. El Cliente se compromete a notificar al Banco todo cambio que se produjere en su capacidad legal para el manejo de la cuenta, y tales cambios surtirán efecto respecto del Banco exclusivamente luego de la notificación. 3. CHEQUES: El Cliente podrá hacer uso de los fondos disponibles, por medio de cheques, cuyos formularios serán suministrados por el Banco, a solicitud y costo del Cliente. La solicitud de formularios de cheques será también suministrada por el Banco, y en ella el Cliente deberá hacer constar los datos requeridos y su firma. El Banco podrá autorizar al Cliente, imprimir sus propios formularios especiales de cheques, los que deberán cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios, registrarse en el Banco y cumplir con las demás disposiciones existentes al respecto.

247

El Banco pagará los cheques girados por el Cliente sobre fondos suficientes a su disposición, siempre que tales cheques: (a) reúnan los requisitos legales y reglamentarios para su giro, los mismos que el Cliente declara conocer; (b) no presenten, a simple vista, apreciables apariencias de falsificación o adulteración del cheque o de las firmas o sellos con relación a los registrados por el Cliente en las oficinas del Banco; y, (c) sean presentados dentro de los plazos legales. Para ello, el Cliente se obliga: a) A verificar la secuencia correlativa de los números de los formularios de cheques que reciba del Banco; b) A mantenerlos bajo su custodia y conservarlos con diligencia y cuidado, asumiendo total responsabilidad respecto de dichas custodia y conservación; c) A girar los cheques bajo razonables normas de seguridad y prevención de alteraciones; y, d) A cumplir en el giro de los documentos, las instrucciones que le entregue el Banco o que sean de aplicación general. En consecuencia, serán de cargo del Cliente, las pérdidas o los perjuicios que pudiere sufrir por el uso indebido de los formularios a él entregados o de los cheques girados por él. El Cliente se obliga a mantener en la Cuenta fondos disponibles y suficientes para que el Banco atienda el pago de los cheques que se giren contra ella, siempre y cuando éstos reúnan los requisitos legales, y no se aprecie a simple vista, apariencias de falsificación o alteración. Si no dispone de fondos suficientes, autoriza expresamente al Banco para que, de estimarlo así conveniente, el Banco, pero sin estar obligado a ello, pueda traspasar a la Cuenta, fondos provenientes de otras cuentas del Cliente, y cubrir así los valores faltantes. Caso contrario, el Cliente declara conocer, que el Banco está obligado a protestar el cheque. 4. SOBREGIROS: El Cliente autoriza al Banco para que, en caso de girar cheques u ordenar débitos o pagos a terceros sin suficiente provisión de fondos, y el Banco no estimare conveniente o no pudiere efectuar las transferencias a que se refiere la cláusula anterior, el Banco, a su discreción, pueda otorgarle un sobregiro ocasional, a fin de atender el pago de tales cheques o efectuar tales débitos o pagos. El Cliente se compromete a reembolsar en 24 horas el valor de los sobregiros ocasionales, más los intereses, comisiones e impuestos causados en estas operaciones. En caso que el Cliente no cubriere su sobregiro dentro del plazo antes señalado, se considerará la obligación de plazo vencido, y el Banco podrá ejercitar la acción ejecutiva o la que estime procedente, para recuperar el capital principal más los intereses, incluyendo la tasa adicional de mora, siendo de cargo del Cliente, las comisiones, honorarios, gastos y costas judiciales que causaren el cobro del sobregiro. 5. RESPONSABILIDAD EN CUENTAS COLECTIVAS: Todas las personas que firmen sobre la Cuenta, son solidarias e individualmente responsables de su manejo, frente al Banco y terceros. Las personas que, sin ser titulares de la Cuenta, firmen en ella por autorización del titular, tienen iguales derechos que éste; salvo que el titular manifieste lo contrario, expresamente y por escrito. La autorización no releva al titular de responder ante el Banco y terceros, civil y administrativamente, por el manejo de la Cuenta, por los actos de su delegado con relación a ella, y particularmente por el giro de cheques. En el caso de cuentas con titularidad colectiva solidaria, cualquier solicitud o trámite respecto a la Cuenta podrá ser atendida si lleva las firmas de todos los titulares. En el caso de cuentas con titularidad colectiva alternativa (nombres separados con la conjunción “O”) o indistinta (nombres separados con la expresión “Y/O”) se podrá atender la solicitud con la sola firma de cualquiera de los titulares, sin perjuicio de lo previsto en los dos primeros párrafos de esta cláusula. El Cliente autoriza para que, en el caso de sociedades accidentales o razones sociales, la cuenta tenga como titular y único responsable, frente al Banco y a terceros, a un socio o a su dueño, según el caso, sin perjuicio de que los formularios de cheques salgan a nombre de dicha sociedad o razón social. El Cliente será responsable por el pago de los cheques girados por personas autorizadas por él para manejar la Cuenta, pero el Banco podrá rechazar el pago de un cheque que, a su juicio, no lleve la(s) firma(s) autorizada(s). 6. DEBITOS Y TRANSFERENCIAS: El Cliente autoriza plenamente al Banco, para que éste pueda debitar de la cuenta cualquier valor que el Cliente adeude al Banco, por concepto de cualquier tipo de obligaciones directas o indirectas que tenga para con el Banco, asumidas en calidad de deudor, avalista, o cualquiera otra, por concepto de capital, intereses, comisiones, honorarios, impuestos y demás gastos que aquellas ocasionen. La autorización anteriormente otorgada, es igualmente válida para el caso de cuentas conjuntas, y será aplicable tanto para las obligaciones conjuntas, como para aquellas a cargo de uno solo o más de los co - titulares, así no concurran todos ellos. El Cliente declara que conoce y acepta los costos y comisiones establecidos por el Banco por la apertura, administración y manejo de la cuenta, así como por la prestación de los servicios propios de la cuenta u otros que establezca el Banco, sea al Cliente o a terceros por medio de la cuenta. En caso de existir modificaciones de estos costos y comisiones, el Banco comunicará del particular al Cliente, en la forma y con la antelación que determine la norma aplicable. Los valores a que se refiere esta cláusula serán debitados de la cuenta corriente. 7. ESTADOS DE CUENTA Y DOMICILIO: El Banco enviará al Cliente, al domicilio que se registra en la Solicitud, todas las notificaciones relacionadas con este contrato, cuando así fuere necesario; y, con una frecuencia mensual, los estados de la Cuenta con el movimiento que hubiere tenido en el mes anterior. Es obligación del Cliente requerir el estado de cuenta si no lo recibe dentro de los quince días posteriores al corte. Se tendrán por aceptados los saldos si no fueren objetados por el Cliente en el plazo de cuarenta y cinco días, excepto cuando se trate del pago de cheques que el Cliente considera falsificados, en cuyo caso, el Cliente puede reclamar al Banco por dicho pago

248

dentro de los seis meses siguientes a la fecha de corte. Para efecto de la remisión de los estados de cuenta, el Cliente tiene la obligación de informar al Banco cualquier cambio del domicilio registrado al abrir la Cuenta; en caso de no hacerlo, el Banco no se responsabiliza por los perjuicios que el envío de los estados de cuenta al domicilio registrado pueda ocasionar al Cliente 8. AUTORIZACIONES: El Cliente podrá, bajo su total responsabilidad, autorizar a terceras personas a efectuar movimientos sobre la Cuenta. Para tal efecto deberá solicitar por escrito al Banco, con la anticipación necesaria, el registro de nuevas firmas, y éste podrá aceptar o rechazar dicha autorización. Mientras el Banco no autorice el registro de la(s) firma(s) autorizada(s) por el Cliente, no se podrá girar cheques o efectuar retiros con esta(s) firma(s). En caso de producirse errores en la afectación de la Cuenta, el Banco queda autorizado por el Cliente, para realizar los ajustes necesarios, en cuyo caso enviará al cuenta correntista las respectivas notas de crédito o débito, según sea el caso, con la debida explicación. El Cliente autoriza al Banco para: (a) bloquear los fondos de cheques depositados en la Cuenta por el titular o por un tercero, mientras tales documentos no se hicieren efectivos; (b) debitar de la Cuenta el valor de los cheques que fueren devueltos por cualquier causa; (c) proporcionar su nombre y dirección al tenedor de un cheque no pagado; (d), obtener de cualquier fuente de información incluida la Central de Riesgos y Burós de Información Crediticia referencias e información personal relativas a mi (nuestro) comportamiento crediticio, cumplimiento de obligaciones, manejo de tarjetas de crédito, cuentas corrientes, y, en general cualquier información relevante para conocer y/o evaluar mi (nuestro) desempeño como deudor, mi (nuestra) capacidad de pago y/o riesgo futuro, cuantas veces crea necesario. Así mismo, a transferir, procesar, reportar y suministrar cualquier información de carácter financiero y comercial en cualquier central de información debidamente constituida, (e) proporcionar información a la Superintendencia de Bancos, al Servicio de Rentas Internas u otros Organismos competentes, si fuere del caso. 9. PERSONAS JURIDICAS: En caso de ser el Cliente una persona jurídica, se obliga a mantener actualizada la documentación probatoria del caso, los nombramientos de sus representantes legales, etc. También deberá notificar al Banco y entregarle los documentos relativos a cualquier reforma de sus estatutos. El Banco no asumirá responsabilidad alguna si el Cliente omite esta obligación. 10. MODIFICACIONES: El Banco podrá modificar estas condiciones, las mismas que serán notificadas con la oportunidad que la norma vigente contemple; y, por tratarse de un contrato de adhesión, si no hubiere oposición expresa, se las entenderá incorporadas al contrato y aceptadas por el Cliente. En la misma forma, las partes convienen en que el Banco podrá, de tiempo en tiempo, incorporar la Cuenta en programas grupales, que contemplen ciertos beneficios establecidos en cada caso por el respectivo plan o reglamento. En estos supuestos, el Cliente, al mismo tiempo que goza de tales beneficios, cumplirá los requisitos que determine el Banco para tenerlos. El Banco quedará igualmente autorizado a concluir el otorgamiento de beneficios o a eliminar la Cuenta del programa, sin que pueda alegársele la existencia de derechos adquiridos. Con todo, el Cliente tendrá siempre derecho a solicitar su exclusión. 11. PLUSCUENTA: El Banco establece la categoría de Cuenta Corriente Pluscuenta, para aquellas cuentas que reúnan las condiciones previstas en el Reglamento dictado por el Banco para el efecto, y pasarán a gozar de todos los beneficios previstos en el citado Reglamento, los cuales el Banco podrá suspender, si el Cliente, por su parte, dejare de cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento, en cuyo caso, la Cuenta será reclasificada a cuenta corriente normal, sin diferenciación alguna. 12. PLAZO: Este contrato es de plazo indefinido. Sin embargo, las partes podrán darlo por terminado, en cualquier momento. El Banco podrá dar por terminado unilateralmente este contrato, especialmente por el mal uso de cheques, notificando del particular al titular con 60 días de anticipación. El Cliente podrá hacer saber su voluntad de terminar el Contrato, mediante carta firmada por los titulares de la Cuenta, a la que deben adjuntarse en devolución los formularios de cheques aun no utilizados. Terminado el contrato, el Banco no aceptará el pago de más cheques, y entregará al Cliente el saldo de la Cuenta que éste tuviere a su favor. Por su parte, el Cliente restituirá al Banco todos los formularios de cheques que no hubiere utilizado, y si así no lo hiciere, responderá civil y penalmente por todos los perjuicios que ocasione el uso indebido de aquellos. 13. RECLAMACIONES: Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los cargos efectuados a su Cuenta, tendrá un plazo de quince días, a partir de la recepción del Estado de Cuenta respectivo, para presentar sus observaciones o inconformidades con los valores establecidos en dicho Estado de Cuenta. 14. LICITUD: El Cliente declara, expresamente y bajo juramento, que todos los fondos que vayan a ser depositados en la Cuenta por el Cliente, por sus dependientes o por terceros debidamente autorizados por él, así como los cheques que se giren y todas las operaciones o transacciones que se realicen en, sobre, o con la Cuenta, tendrán un origen y un destino lícitos, sin relación alguna con el narcolavado u otras infracciones previstas en la Ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas; y, que no está vinculado, ni directa ni indirectamente, con ninguna actividad relacionada con la producción, consumo o tráfico de las sustancias mencionadas, ni con la utilización de dinero procedente de estas actividades.

249

Si esta declaración jurada fuese falsa o errónea, el Cliente será responsable de tal falsedad o error, el Banco quedará eximido de toda responsabilidad frente a cualquier Autoridad o persona, y adicionalmente podrá cerrar o cancelar las cuentas que el Cliente mantenga en la Institución, y declarar de plazo vencido todas o cualquiera de las obligaciones a cargo del Cliente. El Banco está expresamente facultado para proporcionar a las autoridades competentes las informaciones que estas demanden, en los casos previstos en la Ley y Reglamentos, respecto de la Cuenta u otras operaciones del Cliente. 15. LEGISLACION: En todo lo que estuviere previsto en el presente contrato, las partes se someten a las disposiciones de la Ley de Cheques, su Reglamento General y cualquier otra disposición legal que fuere aplicable. 16. JURISDICCION, DOMICILIO Y TRÁMITE: Para todos los efectos que se deriven del presente documento, las partes renuncian domicilio y se someten a los jueces de la ciudad de ___________________________________________ y al trámite verbal sumario. En fe de conformidad con lo acordado, firman las partes en ______________________________________ el ______ de __________________________ de _________

Por el BANCO INTERNACIONAL S.A. EL CLIENTE ______________________________________ _____________________________________

C.I. ……….……………………………….

250

CONTRATO DE APERTURA DE CUENTA DE AHORROS

Tipo de Cuenta: __________________________ Comparecen: por una parte el Banco Internacional S.A. (en adelante “El Banco”), representado por el funcionario que suscribe este contrato; y por otra _____________________________________________________________ (en adelante “El Cliente”). ANTECEDENTES. El Cliente ha solicitado al Banco la apertura de una cuenta de ahorros, a cuyo efecto ha consignado las referencias y los datos necesarios, tales como nombres, identidad, dirección, etc. que constan en el formulario respectivo (en adelante “la Solicitud”), de cuya veracidad se responsabiliza, y que se entenderá forma parte de este contrato. Por su parte, el Banco ha aceptado dicha solicitud. Con estos antecedentes, las partes celebran el contrato contenido en las siguientes cláusulas: 1. OBJETO.- El presente contrato tiene por objeto establecer las condiciones del manejo de una cuenta de ahorros (en adelante la “Cuenta”) que el Banco abre al Cliente, cuyo número y moneda constan en la solicitud, a fin de que en aquélla se puedan realizar los depósitos, retiros, y más operaciones autorizadas por la Ley, todos los cuales se registrarán en una libreta entregada por el Banco (en adelante la “Libreta”), de cuya custodia, manejo y utilización, el Cliente es el único responsable. 2. DEPOSITOS.- El Banco acepta recibir los depósitos que sean efectuados en la cuenta, y registrarlos en la libreta, siempre que se los haga en la moneda en que ha sido abierta la cuenta, en los formularios que el Banco suministre para el efecto y con las condiciones determinadas en dichos formularios, condiciones que el Cliente declara aceptar sin ninguna reserva. El Banco podrá rechazar tales depósitos si no reúnen los requisitos indicados, si infringen disposiciones legales o reglamentarias, o por otros motivos calificados por el Banco. Unicamente constituirá prueba de un depósito el registro en la libreta, realizado con el respaldo de la papeleta correspondiente, timbrada por el Banco. Los depósitos se acreditarán a la cuenta y estarán a disposición del Cliente si fueren en efectivo; o, si lo fueren en cheques, una vez que se hayan efectivizado, pues se entenderá que el Banco los ha recibido como agente de cobranza, sin responsabilidad de su parte, por cuyo motivo corresponden al Cliente los riesgos por falta de pago, transporte, u otras causas relacionadas con la efectivización, así como los gastos, comisiones e intereses que ocasione su devolución o protesto. El Banco debitará de la cuenta el valor de los cheques no pagados, más los gastos, comisiones e intereses que se hubieren causado. 3. RETIROS.- El Cliente podrá retirar personalmente los fondos disponibles registrados, mediante la presentación de: (a) un formulario especial de retiro de ahorros, suministrado por el Banco, debidamente llenado y firmado por él; (b) la libreta; y, ( c ) los documentos que acrediten su identidad. Para efectuar retiros por parte de personas distintas del titular, a más de los documentos de los literales (a) y (b) del inciso anterior, se requerirá la autorización escrita del titular, y los documentos de identificación suficientes y auténticos de quien efectúa el retiro. En las cuentas abiertas en moneda extranjera, los retiros se harán, a elección del Banco, en efectivo en la misma moneda extranjera, o, en cheque a cargo de otro banco del país o del exterior. Sin perjuicio de lo acordado en esta cláusula, el Cliente podrá también disponer de los fondos efectivos mediante otros mecanismos de pago y registro convenidos con el Banco o autorizados por éste. Por tanto, el Banco queda facultado para efectuar pagos y cobros a terceros y de terceros, mediante convenios especiales. Para estos casos, el Cliente se obliga a mantener en la cuenta fondos disponibles y suficientes para que el Banco atienda dichos pagos, entendido que, si no los tuviere, el Banco podrá negarlos. En todo caso, el Cliente autoriza expresamente al Banco para que, de estimarlo así conveniente el Banco, pero sin estar de ninguna manera obligado a ello, pueda traspasar a la cuenta fondos provenientes de otras cuentas del Cliente, y cubrir así los valores faltantes. Si las cuentas de las que puede transferirse fondos son de moneda distinta de la cuenta, el Cliente autoriza al Banco para que realice la conversión al tipo de cambio de mercado libre del día, y acredite el valor resultante respectivo. 4. INTERESES.- Las partes convienen, expresa e irrevocablemente, que el Banco, en forma periódica, establezca las bases de acuerdo a las cuales pagará intereses sobre depósitos de ahorros. Tales bases contemplarán los promedios o los saldos sobre los que habrá acceso al pago, las tasas, períodos, y cualquier otra condición aplicable. El Banco informará al Cliente respecto de estos cambios, en la forma y con la antelación que determine la norma vigente. 5. RESPONSABILIDAD EN CUENTAS COLECTIVAS.- Todas las personas que mantengan una Cuenta Colectiva, son solidaria e individualmente responsables de su manejo, frente al Banco y a terceros. Las personas que, sin ser titulares de la cuenta, firmen en ella por autorización del titular, pueden efectuar retiros y disponer de los fondos al igual que el titular, y tienen responsabilidad solidaria con éste por su manejo. En todo caso, la autorización no releva al titular de responder ante el Banco y ante terceros, civil y administrativamente, por el manejo de la cuenta y por los actos de su delegado en relación a ella.

251

6. DEBITOS Y TRANSFERENCIAS.- El Cliente autoriza plenamente al Banco para que éste pueda debitar y transferir de la cuenta cualquier valor que el Cliente adeude al Banco, a causa de cualquier tipo de obligaciones directas o indirectas que tenga para con el Banco, en cualquier calidad, por concepto de capital, intereses, comisiones, honorarios, impuestos y demás gastos que aquéllas ocasionen. En cuentas conjuntas, la autorización se entenderá concedida y este acuerdo será aplicable tanto para las obligaciones conjuntas como para aquéllas a cargo de uno solo o más de los co-titulares, así no concurran todos ellos. 7. AUTORIZACIONES Y DECLARACIONES.- El Cliente autoriza al Banco para: (a) obtener de cualquier fuente de información incluida la Central de Riesgos y Burós de Información Crediticia referencias e información personal relativas a mi (nuestro) comportamiento crediticio, cumplimiento de obligaciones, manejo de tarjetas de crédito, cuentas corrientes, y, en general cualquier información relevante para conocer y/o evaluar mi (nuestro) desempeño como deudor, mi (nuestra) capacidad de pago y/o riesgo futuro, cuantas veces crea necesario. Así mismo, a transferir, procesar, reportar y suministrar cualquier información de carácter financiero y comercial en cualquier central de información debidamente constituida; (b) bloquear los fondos de cheques depositados en la cuenta por el titular o por un tercero, mientras tales documentos no se hicieren efectivos; ( c ) debitar de la cuenta el valor de los cheques que fueren devueltos por cualquier causa, más los gastos y costos ocasionados; y, (d) proporcionar la información que le sea requerida por autoridad competente. El Cliente declara conocer y aceptar las condiciones aplicables a las Cuentas de Ahorro establecidas por el Banco. 8. PERSONAS JURIDICAS.- En caso de ser el Cliente una persona jurídica: (a) la cuenta deberá ser manejada por los representantes legales, o por las personas expresamente autorizadas por aquéllos, mediante comunicación escrita dirigida al Banco; (b) al momento de la apertura, deberá entregarse al Banco copia del estatuto social actualizado y un ejemplar auténtico del nombramiento que acredite la calidad de representante legal, y declarar el número de inscripción en el Registro Unico de Contribuyentes RUC; ( c ) El representante legal del Cliente se obliga a notificar al Banco las modificaciones importantes que se introduzcan al Estatuto, y a mantener actualizados los nombramientos de los representantes legales. 9. PERDIDA DE LA LIBRETA.- El titular asume el compromiso de adoptar medidas de seguridad y cuidado para evitar el mal uso o extravío de su libreta. En caso de pérdida de la libreta, el titular, mediante comunicación escrita, debe dar aviso inmediato del hecho al Banco, para que éste anule el documento y adopte las medidas del caso, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Sin tal aviso, el Banco no será responsable de los pagos efectuados con cargo a la libreta extraviada o perdida. Si la libreta hubiere sufrido mutilación o destrucción parcial o total, el Banco podrá emitir una nueva, en la que constará el último saldo. Los costos y comisiones que se ocasionen en estos casos, serán de cargo del Cliente, y el Banco podrá debitarlos de la libreta. 10. PLAZO.- Este contrato es de plazo indefinido. Sin embargo, las partes podrán darlo por terminado en cualquier momento. 11. RECLAMACIONES.- Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los cargos efectuados a su cuenta, tendrá un plazo de quince días para presentar sus observaciones o inconformidades con los valores establecidos en la libreta de ahorros. 12. LICITUD.- El Cliente declara, expresamente y bajo juramento, que todos los fondos que vayan a ser depositados en la cuenta por el Cliente, por sus dependientes o por terceros debidamente autorizados por él, así como todas las operaciones o transacciones que se realicen en, sobre, o con la cuenta, tendrán un origen y un destino lícitos, sin relación alguna con el narcolavado u otras infracciones previstas en la Ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas; y, que no está vinculado, ni directa ni indirectamente, con ninguna actividad relacionada con la producción, consumo o tráfico de las sustancias mencionadas, ni con la utilización de dinero procedente de estas actividades. Si esta declaración jurada fuese falsa o errónea, el Cliente será responsable de tal falsedad o error, el Banco quedará eximido de toda responsabilidad frente a cualquier Autoridad o persona, y adicionalmente podrá cerrar o cancelar las cuentas que el Cliente mantenga en la Institución, y declarar de plazo vencido todas o cualquiera de las obligaciones a cargo del Cliente. El Banco está expresamente facultado para proporcionar a las autoridades competentes las informaciones que estas demanden, en los casos previstos en la Ley y Reglamentos, respecto de la cuenta u otras operaciones del Cliente. 13. JURISDICCION Y PROCEDIMIENTO.- Para todos los efectos que se deriven del presente documento, las partes renuncian domicilio y se someten a los jueces de la ciudad de ___________________________, y al trámite verbal sumario. En fe de conformidad con lo acordado, firman las partes en ____________________________ el ______ de _______________________ de _________ Por el BANCO INTERNACIONAL S.A. EL CLIENTE _____________________________________ ___________________________________ C.I.: …………………………………………..

Form. 995-3613.2 9.04.08

252

PAPELETA DE DEPOSITO

PAPELETA DE RETIRO

253

REGISTRO DE FIRMAS

255

Reverso

256

SOLICITUD

ABSTENCION DE PAGO DE CHEQUES

PERDIDOS O SUSTRAIDOS SIN HABER SIDO FIRMADOS POR EL TITULAR

___________________________, ________ de __________________________, de 20_____

Señores

Banco

Ciudad.

Yo (nosotros), ________________________________________________________________, titular (es) de la cuenta corriente No. ______________________ que mantengo (emos) en esa Institución, solicito (amos) se abstengan de pagar el (los) cheque(s) No(s):

________________ _________________ _________________ _________________ _________________

Chequera desde el Nº ________________ hasta el Nº ________________

En razón de - Pérdida ; - Sustracción ; del (los) respectivo(s) formulario(s), sin mi (nuestra) firma(s).

Declaro (amos) expresamente que, de presentarse al cobro dicho(s) cheque(s), el (los) mismo(s) es (son) falsificado(s) y asumo (imos) la responsabilidad civil y penal por esta declaración.

Expresamente eximo (imos) al Banco de toda responsabilidad, inclusive respecto de terceros, si esta declaración fuese falsa o errónea.

Si el(los) tenedor(es) del (los) cheque(s) mencionado(s) solicitare copia certificada del presente documento, el Banco queda expresamente autorizado a entregarle, según el Art. 6 de la Sección VII del Reglamento General de la Ley de Cheques.

257

Autorizo (amos) expresamente al Banco Internacional a debitar de mi (nuestra) cuenta, la suma correspondiente al valor de la publicación dispuesta en el Reglamento Codificado de la Ley de Cheques y la comisión determinada por el Banco.

Atentamente,

__________________________________________

C.I. __________________________

Nota: Para que esta solicitud tenga validez y el Banco la pueda aceptar, deberá constar el reconocimiento de un juez de lo civil o notario.

PARA USO EXCLUSIVO DEL BANCO – RECEPCION Y PROCESO DE LA SOLICITUD

Hora: ______________

Fecha: _____/ ______/ __________

Oficina: ______________________

________________________________________________________________

Funcionario que Procesa: Nombre y Firma

Form. 450-5000 10.06.05

258

PUBLICACION

259

SOLICITUD DE CHEQUERA

chequera de su estimada Cuenta Corriente No. _______________________. Solicitamos a Usted, firmar en el reverso de este formulario para retirar su chequera. Si va a autorizar a otra persona, rogamos registrar el nombre y Cédula de Identidad de la persona autorizada y hacerle firmar en el espacio correspondiente.

Fecha : ________________________________

_____________________________

Form. 340-3540.1

Firma Autorizada

Banco

Señores

Banco

Autorizo a: _________________________________________________________ con cédula de identidad

No. ____________________ y cuya firma constante al pie reconozco, a retirar la chequera en mi nombre.

_______________________________

Firma del Titular de la Cuenta

_______________________________

Firma de la Persona Autorizada

________________________________

Firma de la Persona que retira la chequera

(Favor firmar en este espacio en presencia del funcionario del Banco)

260

FALTANTES

Autorizo debitar de mi cuenta de ahorros No. …………………….…………….. que mantengo en el BANCO. el valor de USD ………………….………., a fin de que el valor indicado se aplique a mi obligación por concepto de faltante de efectivo que se encuentra registrado a mi nombre.

Atentamente,

………………………….………………………….…

C.I. ……………………….……………….……….

Form: 999-1165

261

LIBRO DE ACTAS

ACTA No. …………

En la ciudad de………………….., a los……… días del mes de……………. del

20………., se procede a realizar el arqueo del efectivo del Cajero Automàtico Isla No.

…………….. ubicado en ………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………….

con la intervención de las siguientes personas:

………….………………….. Cargo ………….………………….

………….………………….. Cargo ………….………………….

………….………………….. Cargo ………….………………….

cuyo detalle se describe a continuación:

DESCOMPOSICION DEL RECUENTO

BILLETES

…………... X 20 ………………

…………... X 10 ………………

…………... X 5 ………………

…………... X 1 ………………

…………... X ………………

TOTAL DE BILLETES ……………

MONEDAS

…………… X 1,00 ………………

…………… X 0,25 ………………

…………... X 0,05 ………………

…………... X 0,01 ………………

…………… X ………………

TOTAL DE MONEDAS ……………

TOTAL DE EFECTIVO ……………

TOTAL DE CONTABILIDAD ……………

DIFERENCIA ……………

262

Observaciones:…………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………….

Certificamos que los valores antes detallados ascienden a la suma de ………………

………………………………………………………………………………………que

fueron contados y devueltos al responsable a su entera satisfacción.

__________________________ ______________________

Responsable(s) del Arqueo Responsable del ATM

263

DECLARACION DE LICITUD DE FONDOS

Valor ____________________ _______________________, _______ de ________________ de ________

1.- IDENTIFICACION DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIÓN A NOMBRE DE TERCEROS (NO TITULAR DE CUENTA)

1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: _____________________________________________________________________________________________

2. C.C. / C.I. / PASAPORTE: ________________________________________________________________________________________________

3. DIRECCION: ___________________________________________________________________________________________________________

4. CIUDAD: ________________________________________________________ 5. TELEFONO: ____________________________________

2.- IDENTIFICACIÓN DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIÓN (TITULAR DE LA CUENTA)

1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: _____________________________________________________________________________________________

2. C.C. / C.I. / RUC / PASAPORTE: ___________________________________________________________________________________________

3.- IDENTIFICACION DE LA TRANSACCION

1. TIPO DE TRANSACCION: ________________________________________________________________________________________________

2. NUMERO DE LA CUENTA EN LA QUE SE REALIZA EL DEPOSITO: _____________________________________________________________

3. TIPO DE CUENTA EN LA QUE SE REALIZA EL DEPOSITO:

CORRIENTE AHORROS TARJETA DE CREDITO

OTROS: ______________________________________________________________________________________________________________

( ESPECIFICAR)

LOS FONDOS DE LA PRESENTE TRANSACCION PROVIENEN DE: ______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

LOS FONDOS DE ESTA TRANSACCION SERAN UTILIZADOS EN: _______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

4.- DECLARACION DE ORIGEN LICITO DE RECURSOS

DECLARO QUE EL ORIGEN DE LOS FONDOS ENTREGADOS AL BANCO INTERNACIONAL S.A. ES LICITO Y, DECLARO QUE LOS FONDOS QUE

RECIBO DEL BANCO INTERNACIONAL S.A. NO SERAN DESTINADOS A LA REALIZACION O FINANCIAMIENTO DE NINGUNA ACTIVIDAD ILICITA.

264

5.- AUTORIZACION

CONOCEDOR (A) DE LAS DISPOSICIONES DE LA LEY PARA REPRIMIR EL LAVADO DE ACTIVOS, AUTORIZO EXPRESAMENTE AL BANCO

INTERNACIONAL S.A. A REALIZAR LOS ANALISIS Y VERIFICACIONES QUE CONSIDERE NECESARIOS; ASI COMO A LAS AUTORIDADES

COMPETENTES EN CASO DE LLEGAR A DETERMINAR LA EXISTENCIA DE OPERACIONES Y/O TRANSACCIONES INUSUALES E INJUSTIFICADAS.

EN VIRTUD DE LO AUTORIZADO, RENUNCIO A INSTAURAR POR ESTE MOTIVO CUALQUIER TIPO DE ACCION CIVIL, PENAL O ADMINISTRATIVA EN

CONTRA DEL BANCO INTERNACIONAL S.A.

ADICIONALMENTE AUTORIZO AL BANCO INTERNACIONAL S.A. PARA QUE, CUANTAS VECES CREA NECESARIO, OBTENGA DE CUALQUIER

FUENTE DE INFORMACIÓN INCLUIDA LA CENTRAL DE RIESGOS Y BURÓS DE INFORMACIÓN CREDITICIA REFERENCIAS E INFORMACIÓN

PERSONAL RELATIVAS A MI COMPORTAMIENTO CREDITICIO, CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES, MANEJO DE TARJETAS DE CRÉDITO, CUENTAS

CORRIENTES, Y, EN GENERAL CUALQUIER INFORMACIÓN RELEVANTE PARA CONOCER Y/O EVALUAR MI DESEMPEÑO COMO DEUDOR, MI

CAPACIDAD DE PAGO Y/O RIESGO FUTURO. ASÍ MISMO, AUTORIZO A TRANSFERIR, PROCESAR, REPORTAR Y SUMINISTRAR CUALQUIER

INFORMACIÓN DE CARÁCTER FINANCIERO Y COMERCIAL EN CUALQUIER CENTRAL DE INFORMACIÓN DEBIDAMENTE CONSTITUIDA.

CLIENTE O PERSONA QUE REALIZA LA TRANSACCION Y COMPLETA EL FORMULARIO

_______________________________________

Firma

PARA USO INTERNO DEL BANCO

Revisado por Asesor o Empleado que verifica la información:

_______________________________________________ __________________________________________

Nombre Firma Completa

Form. 997-0008.2 14.10.08

266

CERTIFICADO DE DEPOSITO

267

SOLICITUD DE CERTIFICADO BANCARIO

268

MOVIMIENTO DE EFECTIVO

CONTROL TRANSPORTE DE VALORES

269

MANUAL DE USUARIO – HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO

El sistema de Control Interno Revisiones Operativas de una Institución Financiera permite generar los Planes de Trabajo que serán distribuidos a las diferentes agencias con las que cuenta el Banco.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

A continuación se describen las fases que el sistema de Control Interno controla

1. El Gerente Nacional de Operaciones genera un nuevo plan de trabajo y lo envía a un usuario (ejecutor) que será el nuevo responsable del documento.

2. El Ejecutor debe ingresar la información referente a los Hallazgos encontrados.

3. La información sobre los Hallazgos es enviada al Gerente Nacional de Operaciones solicitando su revisión.

4. El Gerente Nacional de Operaciones revisa la información

5. Si existen observaciones el Gerente Nacional de Operaciones regresa el documento al Ejecutor para que complete la información.

6. Si no existen observaciones se aprueba el Plan de Trabajo y se notifica al Gerente de Oficina.

7. El Gerente de Oficina debe realizar el Plan de Acción por cada procedimiento que se tenga.

8. Se notifica sobre la realización del Plan de Acción al Gerente Nacional de Operaciones

270

9. El Gerente Nacional de Operaciones realiza un seguimiento sobre el documento.

ALCANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema permite el registro y control de los documentos relacionados con los planes de trabajo.

Los documentos que el sistema contempla son:

Formulario de Proceso: El documento principal, dentro de este documento estarán contenidos todos los procedimientos que tengan relación con el proceso actual.

Formulario de Procedimiento: Formulario en el cual se ingresará la información referente a Universo, Muestra, Criterios de definición

Formulario de Hallazgo: Formulario que estará relacionado con el Procedimiento, podrán haber varios hallazgos por cada procedimiento.

Formulario de Plan de Acción: Formulario que estará relacionado con los Hallazgos encontrados, únicamente habrá un Plan de Acción por cada Hallazgo encontrado.

Formulario Punto Pendiente: Formulario para que el Revisor pueda enviar comentarios.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO REVISIONES OPERATIVAS

El sistema dispone de las siguientes opciones de menú para los usuarios. Las opciones están disponibles de acuerdo a la los permisos para cada usuario.

271

Planes de Trabajo Vista de los planes de Planes de Trabajo creados

Revisiones Operativas Vista de las revisiones operativas

Procedimientos Todos Vista de todos los procedimientos

Por Iniciar Vista de los procedimientos enviados al revisor

En progreso Vista de los procedimientos por progreso

Completados Vista de los procedimientos completados

272

Revisados Vista de los procedimientos autorizados por el revisor

Puntos Pendientes Todos Vista de todos los puntos pendientes

Sin Respuesta Vista de los puntos pendientes sin respuesta

Respondidos Vista de los puntos pendientes respondidos

Hallazgos Todos Vista de todos los hallazgos

Por estatus Vista de los hallazgos por estatus

Por importancia Vista de los hallazgos por importancia

Planes de Acción Todos Vista de todos los planes de Acción

Por estatus Vista de los planes de acción por estatus

Hallazgos Críticos Vista de todos los hallazgos

Configuraciones

Configuración Opciones de configuración del aplicativo.

Definiciones de Flujo

Opciones de configuración del proceso

Oficinas Configuración de oficinas

Regiones Configuración de regiones

CREACION DE PLANES DE TRABAJO

Los usuarios que tienen asignado el rol de creación de planes de trabajo pueden utilizar la opción de menú [Planes de Trabajo], para acceder ala vista de los planes de trabajo. En esta vista pueden utilizar el botón Crear Plan de Trabajo para crear un proceso

273

CREACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

El formulario proceso almacena la información del proceso para el cual se prepara el plan de trabajo, su periodo de vigencia y los procedimientos relacionados con este proceso.

Las opciones disponibles de este formulario son de las siguientes:

BOTONES

Grabar Para grabar el documento de proceso

Plantilla Lista Para validar el proceso y procedimientos ingresados

Procedimiento Para crear un procedimiento

Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal

Cerrar Para salir del formulario del proceso

CAMPOS

Proceso Nombre del proceso para el cual se realiza el plan de acción

Periodo Periodo de vigencia del plan desarrollado

Fecha de ejecución Periodo de ejecución del plan propuesto

Procedimientos Procedimientos relacionados al plan de trabajo

274

INGRESO DEL PROCEDIMIENTO

Este formulario registra la información de los procedimientos de un plan de trabajo

CAMPOS

Título Titulo del procedimiento

Descripción Descripción del procedimiento

Opciones IBS Opciones IBS para el procedimiento

Reportes IBS Reportes IBS para el procedimiento

Universo Universo para el procedimiento, no es obligatorio

Muestra Muestra para el procedimiento, no es obligatorio

Criterio de selección de muestra

Criterio de selección de muestra para el procedimiento, no es obligatorio

275

ENVIO A OFICINAS

Los planes de trabajo se preparan y cuando están listo, se los envía las respectivas oficinas para su ejecución. El formulario de Proceso dispone de las opciones para esta operación.

BOTONES

Grabar Para grabar el documento

Enviar a Oficinas Para enviar el plan de trabajo a las oficinas ingresadas en el respectivo campo

Realizar Copia Copiar los procesos y procedimientos

Abrir menú Para abrir el menú de la pantalla principal

Seleccionar Oficinas Para seleccionar las oficinas

Modificar selección Para cambiar las oficinas seleccionadas

276

INGRESO DE INFORMACIÓN ADICIONAL EN EL PROCEDIMIENTO

El usuario ejecutor ingresa información adicional en el procedimiento

BOTONES

Grabar Para grabar el documento del procedimiento

Completado Para indicar que la información ingresada en el procedimiento (incluidos los hallazgos) esta completa y esta lista para enviarla al revisor

Hallazgo Para crear un hallazgo relacionado con el procedimiento

Abrir proceso Para abrir el documento del proceso relacionado al procedimiento



277

INGRESO DE HALLAZGOS

El usuario ejecutor puede ingresar uno, ninguno o varios hallazgos relacionados a un procedimiento

BOTONES

Grabar Para grabar el documento del hallazgo

Completado Para indicar que el hallazgo se encuentra completo

Hallazgo Para indicar que la información ingresada en el hallazgo esta completa y esta lista para enviarla al revisor

Abrir Proceso Para abrir el documento del procedimiento relacionado al hallazgo



278

Cuando se ha identificado un hallazgo es necesario seleccionar uno de los criterios de importancia, mismo que están clasificados por:

Severidad

Probabilidad

Detectabilidad

CAMPOS

Título Título del hallazgo

Descripción Descripción detallada del hallazgo

Importancia Importancia del hallazgo

279

El sistema exige que al menos dos de los tres criterios sean seleccionados. La importancia esta parametrizada en:

Bajo

Moderado y

Alto

La combinación de los criterios al final nos da un solo resultado, obteniendo la importancia del hallazgo encontrado

El sistema valida que todos los campos que son mandatarios sean llenados, caso contario al internar completar el hallazgo, emite el siguiente mensaje:

280

HALLAZGO COMPLETADO

CAMPOS

Título Procedimiento Título del hallazgo

Descripción Procedimiento Descripción detallada del hallazgo

Titulo Nombre del Hallazgo

Responsable del plan de Acción

Nombre de la persona que realizará el plan de acción – corrección de la novedad encontrada

Descripción Para detallar el Hallazgo

Importancia Calificación del Hallazgo

Una vez que se ha completado los hallazgos así como también la revisión de todos los procedimientos, (Estado: Completado). Se digita el botón Enviar a Revisor

281

BOTONES

Grabar Para guardar

Enviar a Revisor Para enviar al Revisor



REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y HALLAZGOS

El usuario Revisor revisa todos los procedimientos y hallazgos relacionados a un proceso. El usuario revisor puede devolver al ejecutor para completar información en el procedimiento o los hallazgos; o puede enviar al ejecutor para realizar el plan de acción

BOTONES


Revisado Par registrar la revisión del procedimiento. Para activar esta opción es necesario revisar los hallazgos

282

Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al procedimiento



BOTONES

Grabar Para guardar

Devolver a Ejecutor Para devolver al ejecutor con el fin de completar información

Enviar a Lectores Para enviar a los lectores de la oficina



283

BOTONES


Revisado Par registrar la revisión del procedimiento. Para activar esta opción es necesario revisar los hallazgos

Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al procedimiento

Abrir Proceso Para abrir el menú de la pantalla principal


El usuario Revisor puede observar la información en cada procedimiento y registrar la revisión del procedimiento y de los hallazgos

284

EL usuario Revisor debe revisar los hallazgos para continuar con el plan de trabajo.

BOTONES


Hallazgo Revisado Par registrar la revisión del hallazgo

Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al hallazgo

Abrir procedimiento Para abrir procedimiento relacionado



285

INGRESO DE PLAN DE ACCIÓN

El usuario lector ingresa el plan de acción por cada hallazgo

BOTONES


Plan de acción completado Indica que el plan de acción se encuentra completamente registrado para enviarlo al revisor




CAMPOS

Descripción Descripción del plan de acción

Plazo del Plan Plazo para el plan de acción

286

El usuario revisor puede aprobar o rechazar el plan de acción para registrar esa resolución se utilizan las siguientes acciones.

BOTONES


Plan de acción revisado Indica que el plan de acción fue revisado por el usuario Revisor

Plan de acción rechazado Indica que el plan de acción fue rechazado y devuelve el plan de acción al usuario Ejecutor

Plan de acción Implementado

Indica si el plan reacción fue implementado

Plan de acción revisado Indica que el plan de acción se encuentra completamente registrado para enviarlo al revisor




287

FINALIZACION DE DEL PROCESO

Luego de que el plan de acción se ha completado se puede evidenciar que el mismo se ha implementado, cumpliendo así con el objetivo de todo el proceso de Revisión y Control Interno

CAMPOS

Revisión del Plan de Acción Descripción del plan de acción

Plazo del Plan Plazo para el plan de acción

CONFIGURACIÓN

CONFIGURACIÓN DE BASE DE DATOS

En esta opción el usuario con el respectivo rol puede ingresar la información requerida por el aplicativo

288

CAMPOS

Nombre del Aplicativo Nombre del aplicativo

Base de parámetros Ubicación del la base de parámetros

Servidor de parámetros Servidor de la base de parámetros

Base de definiciones Ubicación de la base de definiciones

Servidor de definiciones Servidor de la base de definiciones de flujo

Periodo para alarmar Periodo de tiempo antes de el envío de notificaciones por proceso

Subject alerta Subject para el envío de alarmas

Body alerta Cuerpo para el envío de alarmas

289

CONFIGURACIÓN DE FLUJO

La sección de NOTIFICACIONES permite la configuración de las notificaciones para cada fase en el proceso

CONFIGURACIÓN DE OFICINA

CAMPOS

OFICINA Nombre y descripción de la oficina

RESPONSABLE Responsable de la oficina, es el usuario Ejecutor

LECTORES Usuarios lectores para un proceso

REGION Región a la que pertenece la oficina

290

CONFIGURACIÓN DE REGIONES

CAMPOS

REGION Nombre y descripción de la región

RESPONSABLE Responsable de la región

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