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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y

FINANZAS C.P.A.

TEMA: “HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO PARA LA EMPRESA

PREMIUM EXPORT FLOWERS DE LA CIUDAD DE IBARRA”

AUTOR: GUERRA BENAVIDES JONATHAN ANDRÉS

ASESOR: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS MSC.

IBARRA – ECUADOR

2014

II

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR

En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es

“Herramientas de control financiero para la Empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS de la

ciudad de Ibarra”, fue elaborado por: JONATHAN ANDRÉS GUERRA BENAVIDES, y

cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma

de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto, autorizo su presentación para los trámites

pertinentes.

Atentamente,

…………………………………………………

DRA. GERMANIA ARCINIEGAS MSC.

ASESORA.

III

DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS

Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”

declaro que el contenido de la tesis “Herramientas de control financiero para la Empresa

PREMIUM EXPORT FLOWERS de la ciudad de Ibarra” para la obtención del título de

Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mi autoría y

total responsabilidad.

Atentamente,

…………………………………………………………

JONATHAN ANDRÉS GUERRA BENAVIDES

C.I. 1003007711

IV

DEDICATORIA

A Dios por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, los medios necesarios para

continuar mi formación como profesional y siendo un apoyo incondicional para lograrlo ya

que sin él no lo hubiese logrado.

A mi padre, quiero dedicarle este presente documento quien permanentemente me apoyo con

su espíritu alentador, contribuyendo incondicionalmente a lograr mis metas y objetivos

propuestos con su ejemplo a ser perseverante y darme la fuerza que me impulsó a conseguirlo.

A mi familia, hermanas, sobrinos, primos, que siempre estuvieron listos para brindarme toda

su ayuda, ahora me toca regresar un poquito de todo lo inmenso que me han otorgado. Con

todo mi cariño está tesis se las dedico a ustedes.

A mis maestros que en este andar por la vida, influyeron con sus lecciones y experiencias en

formarme como una persona de bien y preparada para los retos que pone la vida, a todos y

cada uno de ellos les dedico cada una de estas páginas de mi tesis.

V

AGRADECIMIENTO

Mi gratitud, principalmente está dirigida a Dios por haberme dado la existencia y permitido

llegar a cumplir mi propósito.

A toda mi familia y amigos por haberme acompañado en momentos buenos y malos que se

me han presentado en el trayecto de mi vida, por haber depositado su confianza en mí.

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES-IBARRA por haberme

brindado un espacio en sus aulas y poder adquirir conocimientos que me serán útiles en la

vida diaria.

A los docentes que me han acompañado durante el largo camino, brindándome siempre su

orientación con profesionalismo ético en la adquisición de conocimientos y afianzando mi

formación.

A la Señorita gerente de la empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS, por darme la apertura

y confianza para la realización de mi investigación, así como al personal de la empresa por el

apoyo recibido.

Igualmente a mi asesora la Dra. Germania Arciniegas Msc, quien me ha orientado en todo

momento en la realización de este anhelo que enmarca el último escalón hacia un futuro en

donde sea partícipe en el mejoramiento de la sociedad.

VI

ÍNDICE GENERAL

Certificación del Asesor………………………………………………………….. II

Declaración de Autoría de Tesis………………………………………………….. III

Dedicatoria………………………………………………………………………... IV

Agradecimiento………………………………………………………………….... V

Índice General…………………………………………………………………….. VI

Índice de Gráficos………………………………………………………………… XV

Índice de las Tablas……………………………………………………………… XVIII

Resumen Ejecutivo……………………………………………………………….. XXI

Introducción………………………………………………………………………. XXIII

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA……………………………………………………………... 1

1.1. Planteamiento del Problema……………………………………………….. 1

1.2. Formulación del Problema…………………………………………………… 3

1.3. Delimitación del Problema………………………………………………….. 3

1.4. Identificación de la Línea de Investigación………………………………….. 3

1.5. Objetivos…………………………………………………………………….. 3

1.5.1. General…………………………………………………………………… 3

VII

1.5.2. Específicos………………………………………………………………... 3

1.6. Justificación………………………………………………………………….. 4

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO……………………………………………………….. 6

2.1. Antecedentes Investigativos……………………………………………….. 6

2.2. Fundamentación Teórica…………………………………………………... 7

2.2.1. Control Interno……………………………………………………………... 7

2.2.1.1. Definición………………………………………………………………... 7

2.2.1.2. Objetivos…………………………………………………………………. 8

2.2.1.3. Límites de los Controles Internos………………………………………… 9

2.2.1.4. Elementos de Control Interno……………………………………………. 9

2.2.1.5. Procedimientos de Control Interno……………………………………….. 10

2.2.1.6. Factores para Diseñar el Control Interno…………………………………. 11

2.2.2. Recursos……………………………………………………………………. 12

2.2.2.1. Recursos Financieros…………………………………………………….. 12

2.2.3. Administración Financiera…………………………………………………. 13

2.2.3.1. Concepto…………………………………………………………………. 13

2.2.4. Control Financiero…………………………………………………………. 14

VIII

2.2.4.1. Definición………………………………………………………………... 14

2.2.4.2. Características……………………………………………………………. 14

2.2.4.3. Elementos de un Sistema de Control Financiero…………………………. 15

2.2.5. Contabilidad Financiera……………………………………………………. 16

2.2.5.1. Concepto…………………………………………………………………. 16

2.2.5.2. Aspectos Importantes…………………………………………………….. 16

2.2.6. Contabilidad Administrativa……………………………………………….. 17

2.2.6.1. Concepto…………………………………………………………………. 17

2.2.6.2. Aspectos Importantes…………………………………………………….. 17

2.2.7. Objetivos de la Gestión Financiera…………………………………………. 18

2.2.8. Estados Financieros………………………………………………………… 19

2.2.8.1. Usuarios de los Estados Financieros……………………………………… 21

2.2.8.2. Estado de Situación Financiera…………………………………………… 21

2.2.8.3. Estado de Resultado Integral……………………………………………... 22

2.2.8.4. Estado de Flujo de Efectivo………………………………………………. 22

2.2.8.5. Estado de Cambios en el Patrimonio……………………………………... 22

2.2.9. Herramientas de Control Financiero………………………………………... 23

2.2.9.1. El Diagnostico Empresarial………………………………………………. 23

IX

2.2.9.2. Análisis Financiero………………………………………………………. 23

2.2.9.2.1. Técnicas de Análisis Financiero……………………………………….. 23

2.2.9.2.2. Método de Análisis Financiero…………………………………………. 24

2.2.9.3. Planeación Económica – Financiera……………………………………… 25

2.2.9.4. Presupuestos Financieros………………………………………………… 25

2.3. Idea a Defender………………………………………………………………. 26

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO…………………………………………….. 27

3.1. Modalidad de la Investigación……………………………………………….. 27

3.2. Tipos de Investigación………………………………………………………... 27

3.3. Población y Muestra………………………………………………………….. 28

3.4. Métodos Técnicas e Instrumentos……………………………………………. 28

3.4.1. Métodos…………………………………………………………………… 28

3.4.2. Técnicas……………………………………………………………………. 29

3.4.3. Instrumentos……………………………………………………………….. 29

3.5. Interpretación de Resultados…………………………………………………. 29

3.5.1. Entrevista al Gerente General………………………………………………. 29

3.5.2. Interpretación de Resultados Encuestas al Personal……………………….. 31

X

3.7 Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno con la Aplicación del

Método COSO II (ERM) ……………………………………………………………...

51

3.7.1. Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno……………………. 52

3.7.1.1. Ambiente de Control……………………………………………………......... 52

3.7.2. Evaluación del Riesgo………………………………………………………….. 58

3.7.3. Actividades de Control……………………………………………………......... 61

3.7.4. Resultados de la Evaluación del Sistema de Control Interno…………………… 69

.3.7.4.1. Representación Gráfica de la Tendencia de cada Componente………………. 70

3.8. Conclusiones Teórico – Metodológicas de la Investigación de Campo………… 71

3.8.1. Conclusiones…………………………………………………………………….. 71

CAPÍTULO IV

MARCO PROPOSITIVO……………………………………………………… 73

4.1. Título……………………………………………………………………………... 73

4.1.1. Introducción………………………………………………………………......... 73

4.1.2. Objetivos de la Propuesta…………………………………………………......... 73

4.1.2.1. Objetivo general……………………………………………………………… 73

4.1.2.2. Descripción de la Propuesta………………………………………………….. 73

4.2. Desarrollo de la Propuesta……………………………………………………….. 74

XI

4.2.1. Antecedentes…………………………………………………………………… 74

4.2.1.1. Sistema de la Empresa……………………………………………………….. 75

4.2.1.2. Descripción del Sistema Jurídico……………………………………………... 75

4.2.1.3. Descripción del Sistema Político……………………………………………... 76

4.2.1.3.1. Antecedentes……………………………………………………………….. 76

4.2.1.3.2. Misión……………………………………………………………………… 77

4.2.1.3.3. Visión………………………………………………………………………. 77

4.2.1.3.4. Política de Calidad………………………………………………………….. 77

4.2.1.3.5. Valores Corporativos……………………………………………………….. 77

4.3 Políticas de la Empresa……………………………………………………………. 79

4.3.1. Administrativas………………………………………………………………… 79

4.3.2. Servicio………………………………………………………………………… 79

4.3.3. Tecnológico…………………………………………………………………….. 79

4.4. Objetivos Administrativos de la Empresa………………………………………… 79

4.5. Objetivos Tecnológicos de la Empresa…………………………………………… 80

4.5.1. Estrategias……………………………………………………………………… 82

4.5.1.1. Administrativos……………………………………………………………… 82

4.5.1.2. Servicios……………………………………………………………………… 83

XII

4.6. Matriz de Estrategias y Variables………………………………………………… 84

4.6.1. Despliegue de Directrices…………………………………………………......... 84

4.7. Descripción del Sistema Económico de la Organización…………………………. 91

4.7.1. Sistema Administrativo………………………………………………………… 91

4.7.2 Sistema de Servicio…………………………………………………………….. 92

4.7.3. Sistema Tecnológico…………………………………………………………… 92

4.7.4. Despliegue de Objetivos del Sistema………………………………………….. 93

4.7.5. Cuadro de Mando Integral…………………………………………………….. 97

4.7.6. Metodología de Diseño e Implementación de las Herramientas………………. 109

4.7.7. Herramientas para el Proceso Administrativo…………………………………. 113

4.7.7.1. Aplicación de las Herramientas…………………………………………...…. 114

4.7.7.2. Indicadores de Liquidez……………………………………………………… 115

4.7.7.2.1. Liquidez…………………………………………………………………… 115

4.7.7.2.2. Prueba Ácida………………………………………………………………. 115

4.7.7.3. Indicadores de Solvencia……………………………………………………. 115

4.7.7.3.1. Endeudamiento del Activo………………………………………………… 115

4.7.7.3.2. Endeudamiento Patrimonial………………………………………………... 116

4.7.7.3.3. Endeudamiento del Activo Fijo……………………………………………. 116

XIII

4.7.7.3.4. Apalancamiento……………………………………………………………. 116

4.7.7.3.5. Apalancamiento Financiero………………………………………………… 116

4.7.7.4. Indicadores de Gestión……………………………………………………….. 117

4.7.7.4.1. Rotación de Cartera………………………………………………………… 117

4.7.7.4.2. Rotación del Activo Fijo……………………………………………………. 117

4.7.7.4.3. Rotación de Ventas…………………………………………………………. 117

4.7.7.4.4. Periodo Medio de Cobranza………………………………………………… 117

4.7.7.4.5. Periodo Medio de Pago…………………………………………………….. 118

4.7.7.4.6. Impacto de la Carga Financiera…………………………………………….. 118

4.7.7.5. Indicadores de Rentabilidad………………………………………………….. 118

4.7.7.5.1. Rentabilidad Neta del Activo……………………………………………….. 118

4.7.7.5.2. Margen Bruto………………………………………………………………. 119

4.7.7.5.3. Margen Operativo………………………………………………………….. 119

4.7.7.5.4. Rentabilidad Neta de Ventas………………………………………………. 119

4.7.7.5.5. Rentabilidad Operacional del Patrimonio………………………………….. 119

4.7.8. Herramientas para el Proceso Administrativo…………………………………. 121

4.7.9. Herramientas para el Proceso de Producción………………………………….. 123

4.7.10. Herramientas para el Proceso Tecnológico………………………………….. 125

XIV

4.8. Impacto Económico………………………………………………………............ 127

4.8.1. Fuentes de Trabajo……………………………………………………………… 127

4.8.2. Mejoramiento de la Productividad……………………………………………… 127

4.9. Impacto Social…………………………………………………………………...... 127

4.9.1. Calidad de Vida…………………………………………………………………. 127

4.9.2. Disminución de Problemas Sociales…………………………………………….. 127

4.9.3. Validación de la Propuesta……………………………………………………. 128

CONCLUSIONES………………………………………………………………… 129

RECOMENDACIONES……………………………………………………….... 130

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………...... 131

ANEXOS…………………………………………………………………………… 133

XV

ÍNDICE DE LOS GRÁFICOS

Gráfico 1 Estrategia de Ventas……………………………………………………….. 31

Gráfico 2 Registro Contable…………………………………………………………. 31

Gráfico 3 Registro Contable…………………………………………………………. 32

Gráfico 4 Tipos de Comprobantes…………………………………………………… 32

Gráfico 5 Documentos Mercantiles………………………………………………….. 33

Gráfico 6 Toma de Decisiones……………………………………………………….. 33

Gráfico 7 Trabajo en Equipo…………………………………………………………. 34

Gráfico 8 Archivo……………………………………………………………………. 34

Gráfico 9 Funciones……………………………………………………………………. 35

Gráfico 10 Decisiones………………………………………………………………….. 35

Gráfico 11 Resultado de Decisiones…………………………………………………. 36

Gráfico 12 Comunicación……………………………………………………………. 36

Gráfico 13 Control…………………………………………………………………… 37

Gráfico 14 Pago Proveedores…………………………………………………………... 37

Gráfico 15 Visita Proveedores……………………………………………………….. 38

Gráfico 16 Firma Contratos de Compra……………………………………………… 38

Gráfico 17 Cumplimiento de Proveedores……………………………………............ 39

XVI

Gráfico 18 Almacenamiento…………………………………………………………. 39

Gráfico 19 Inventario de Mercaderías……………………………………………….. 40

Gráfico 20 Pedido de Mercadería……………………………………………………. 40

Gráfico 21 Forma de Pago…………………………………………………………… 41

Gráfico 22 Cuenta Bancaria………………………………………………………….. 41

Gráfico 23 Deposito a la Cuenta Bancaria…………………………………………… 42

Gráfico 24 Equipo Tecnológico…………………………………………………......... 43

Gráfico 25 Inversión en Equipo…………………………………………………….. 43

Gráfico 26 Mantenimiento al Equipo………………………………………………. 44

Gráfico 27 Mantenimiento al Equipo………………………………………………. 44

Gráfico 28 Tiempo de Innovación……………………………………………..….... 45

Gráfico 29 Competidores……………………………………………………………... 45

Gráfico 30 Variedad de Flores……………………………………………………… 46

Gráfico 31 Demanda de Flores……………………………………………………….. 46

Gráfico 32 Servicio de Telecomunicaciones…………………………………………. 47

Gráfico 33 Servicio de Comunicación……………………………………………… 47

Gráfico 34 Sistema para dar de Baja a los Equipos…………………………………. 48

Gráfico 35 Alarmas de Seguridad…………………………………………………….. 48

XVII

Gráfico 36 Mantenimiento de Alarmas…………………………………………….. 49

Gráfico 37 Dar de Baja Equipo de Seguridad………………………………………. 49

Gráfico 38 Descuento en Compras…………………………………………………. 50

Gráfico 39 Ventas Internacionales………………………………………………......... 50

Gráfico 40 Decisiones………………………………………………………………… 51

Gráfico 41 Objetivos de la Gestión Financiera……………………………………... 19

XVIII

ÍNDICE DE LAS TABLAS

Cuadro 1 Estrategia de Ventas………………………………………………………… 31

Cuadro 2 Registro Contable…………………………………………………………… 31

Cuadro 3 Registro Contable…………………………………………………………… 32

Cuadro 4 Tipos de Comprobantes……………………………………………………….. 32

Cuadro 5 Documentos Mercantiles……………………………………………………… 33

Cuadro 6 Toma de Decisiones…………………………………………………………… 33

Cuadro 7 Trabajo en Equipo…………………………………………………………... 34

Cuadro 8 Archivo……………………………………………………………………… 34

Cuadro 9 Funciones……………………………………………………………………… 35

Cuadro 10 Decisiones……………………………………………………………………. 35

Cuadro 11 Resultado de Decisiones…………………………………………………… 36

Cuadro 12 Comunicación………………………………………………………………. 36

Cuadro 13 Control……………………………………………………………………….. 37

Cuadro 14 Pago Proveedores……………………………………………………………. 37

Cuadro 15 Visita Proveedores…………………………………………………………… 38

Cuadro 16 Firma Contratos de Compra……………………………………………….. 38

Cuadro 17 Cumplimiento de Proveedores……………………………………............... 39

XIX

Cuadro 18 Almacenamiento…………………………………………………………….. 39

Cuadro 19 Inventario de Mercaderías…………………………………………………… 40

Cuadro 20 Pedido de Mercadería……………………………………………………….. 40

Cuadro 21 Forma de Pago……………………………………………………………….. 41

Cuadro 22 Cuenta Bancaria……………………………………………………………… 41

Cuadro 23 Deposito a la Cuenta Bancaria……………………………………………... 42

Cuadro 24 Equipo Tecnológico………………………………………………............ 42

Cuadro 25 Inversión en Equipo……………………………………………………… 43

Cuadro 26 Mantenimiento al Equipo………………………………………………… 43

Cuadro 27 Mantenimiento al Equipo………………………………………………… 44

Cuadro 28 Tiempo de Innovación……………………………………………….. ……. 44

Cuadro 29 Competidores…………………………………………………………….. 45

Cuadro 30 Variedad de Flores……………………………………………………….. 45

Cuadro 31 Demanda de Flores……………………………………………………….. 46

Cuadro 32 Servicio de Telecomunicaciones…………………………………………. 46

Cuadro 33 Servicio de Comunicación………………………………………….……. 47

Cuadro 34 Sistema para dar de Baja a los Equipos…………………………………… 47

Cuadro 35 Alarmas de Seguridad……………………………………………………. 48

XX

Cuadro 36 Mantenimiento de Alarmas………………………………………………. 48

Cuadro 37 Dar de Baja Equipo de Seguridad……………………………………….. 49

Cuadro 38 Descuento en Compras…………………………………………………… 49

Cuadro 39 Ventas Internacionales……………………………………………............ 50

Cuadro 40 Decisiones………………………………………………………………... 50

Cuadro 41 Ambiente de Control…………….……………………………………….. 58

Cuadro 42 Evaluación del Riesgo……………………………………………………. 61

Cuadro 43 Actividades de Control…………………………………………………… 69

Cuadro 44 Evaluación del Sistema…………………………………………………….. 70

Cuadro 45 Despliegue de Directrices………………………………………………… 90

Cuadro 46 Sistema Administrativo……………………………………………………. 92

Cuadro 47 Sistema de Servicio………………………………………………………… 92

Cuadro 48 Sistema Tecnológico………………………………………………........... 93

Cuadro 49 Despliegue de Objetivos en los Sistemas…………………………………. 96

Cuadro 50 Matriz de Mando Integral………………………………………………… 108

XXI

RESUMEN EJECUTIVO

El crecimiento constante de la industria permite a los futuros profesionales enfocar la

investigación de sus trabajos de graduación al sector comercial, el cual se encuentra en

constante crecimiento y necesita de nuevas herramientas de control que contribuyan al

aprovechamiento de recursos y al logro de objetivos.

El propósito de la presente investigación es la implementación de herramientas de

control financiero para la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS” de la ciudad de

Ibarra, que permita disponer de un instrumento que le proporcione a la entidad, información

suficiente, veraz y oportuna, a través del análisis de procesos, delimitación de funciones e

identificación de controles que aseguren el óptimo desarrollo.

La empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS” es una empresa unipersonal dedicada a la

comercialización de flores desde el 10 octubre de 2005 y con la finalidad de lograr

una buena administración y un adecuado control financiero apegado a la normatividad

existente se ha propuesto un modelo aplicable a sus necesidades y objetivos trazados.

Mediante los instrumentos de investigación aplicados tanto al gerente de la empresa como a

su personal se conoció su estructura, formas de comercialización y falencias como: la falta de

mercados y aprovechamiento de oportunidades de comercialización de flores, la insuficiencia

de proveedores en diferentes temporadas, la falta de conocimientos contables, tributarios y

financieros del personal, el desabastecimiento y la falta de capacitación de sus miembros;

mismos que impiden el crecimiento de la entidad hacia nuevos mercados a nivel local e

internacional.

XXII

EXECUTIVE SUMMARY

The steady growth of industry professionals allows future research to focus their graduate

work to the commercial sector , which is constantly growing and needs new control tools that

contribute to the use of resources and the achievement of objectives.

The purpose of this research is the implementation of financial control tools for the company

" PREMIUM EXPORT FLOWERS " city of Ibarra , to provide provide an instrument that

will provide the company with sufficient information , accurate and timely , through process

analysis , delineation of roles and identification of controls to ensure the optimal

development. .

The company " PREMIUM EXPORT FLOWERS " is a sole proprietorship engaged in the

marketing of flowers from the October 10, 2005 and in order to achieve good governance and

proper financial control attached to the existing legislation has been proposed a model

applicable to their needs and objectives.

Through applied research instruments as the manager of the company and its staff became

known structure, forms of marketing and weaknesses as lack of markets and exploiting

marketing opportunities flowers, failure of suppliers in different seasons , the lack of

knowledge of accounting , tax and financial staff shortages and lack of training of its

members themselves that prevent the growth of the company into new markets locally and

internationally.

XXIII

INTRODUCCIÓN

El sistema de control para la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS” de la ciudad de

Ibarra ayuda a mejorar la comunicación y la coordinación para registrar ordenadamente y de

manera confiable la información, así como promueve la eficiencia, eficacia y economía,

reduce los riesgos, fortalece el cumplimiento de leyes y reglamentos vigentes, facilitando

así, la toma de decisiones por parte de la alta dirección, convirtiéndose en un instrumento

importante en los procesos de auditoría. En la actualidad es importante contar con un óptimo

sistema de control interno sobre todo en las entidades comerciales, ya que de acuerdo al

tipo de control aplicado en los procesos dependerá el aprovechamiento de los recursos.

El método en el cual se basa esta investigación es el modelo COSO, el cual consta de ocho

componentes: el entorno interno, definición de objetivos, identificación de eventos, valoración

de riesgos, respuesta al riesgo, actividades de control, información, comunicación y

monitoreo.

En el primer capítulo se describen los antecedentes de la empresa en la que se va a desarrollar

la investigación, se da a conocer los problemas encontrados en la empresa, se ha definido los

objetivos a cumplir y se ha justificado por qué realizar el proyecto.

En el segundo capítulo trata el marco teórico en donde se fundamenta mediante la

investigación en fuentes bibliográficas y lincográficas, los conceptos que servirán de

base para el desarrollo de la propuesta, los mismos que son entendidos y descritos,

emitiendo un criterio personal.

En el tercer capítulo se describe la recopilación de información que se obtuvo en entrevistas y

encuestas realizadas en la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS”, analizando e

interpretando los datos recolectados mediante el uso de tablas y gráficos estadísticos junto con

XXIV

su respectivo análisis en cada una de las preguntas efectuadas.

El cuarto capítulo contiene el desarrollo de la propuesta sobre las Herramientas de Control

Financiero para la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS” de la ciudad de Ibarra,

aplicando cada uno de sus componentes, junto con la elaboración de funciones, políticas y

procedimientos que requiere la empresa.

La línea de investigación en que enmarca el tema es administración estratégica, porque

permite generar estrategias para el cumplimiento de objetivos trazados por la empresa, a la

vez determinando riesgos que pueden ser limitantes para alcanzar la visión de la empresa.

1

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

El Dr. Alberto Medina León en su obra titulada “Herramientas Económicas Financieras

para la toma de decisiones Gerenciales” hace énfasis en las herramientas financieras y su

aplicación en las empresas, mismas que se han convertido en un factor clave para la

generación de valor; como búsqueda de información útil tanto para los administradores como

para las personas encargadas de tomar decisiones que afecten a la estructura financiera. Sin

embargo como hábito se recurre mucho a la contabilidad con el fin de aumentar o disminuir

la utilidad de la empresa, lo que es un error ya que se toma decisiones financieras

exponiéndose al riesgo, confiándose solo de la utilidad reflejada en los estados financieros,

pues esta situación hace que existan utilidades solo a fin de período y, en el transcurso del

siguiente año tengan problemas de liquidez, endeudamiento, capacidad de pago y el rubro del

resultado del ejercicio esté en saldo negativo, por no haber proyectado y analizado lo que

podría pasar en el futuro.

En el Ecuador constantemente en los noticieros de transmisión local escuchamos los

problemas que enfrentan las empresas por falta de liquidez y problemas de endeudamiento,

independientemente del tamaño de la empresa, la actividad a la que se dedique y qué

antigüedad posea, siempre está supeditada a caer en una situación de desequilibrio

financiero signado por la insolvencia y la falta de liquidez, todo ello producto en varios

casos de malas políticas financieras.

La actual situación imperante a nivel nacional e internacional caracterizada por una muy

fuerte competencia global, bruscas y repentinas alteraciones económico-financieras

2

generadoras de fuertes cambios en las tasas de interés, importantes variaciones en los

precios de las materias primas y continuos cambios en los gustos y preferencias de los

consumidores, da lugar a que exista un bajo comportamiento de la productividad del

trabajo, ineficiencia en la utilización de los activos, incumplimiento de obligaciones

contraídas por la empresa en el desarrollo de su actividad y por ende una decreciente

rentabilidad, sobrevivencia y posicionamiento institucional.

La empresa “Premium Export Flowers” de la ciudad de Ibarra no es la excepción ante esta

situación, por lo que, su dinámica en cuanto al aspecto financiero y la falta de aplicación y

utilización de herramientas financieras, dan lugar a prácticas de improvisación para la toma

de decisiones, ya que, no se cuenta con información financiera oportuna, no se aplican

procesos de control y seguimiento de las operaciones de provisión de materias primas,

órdenes de producción, y en general de las operaciones de cobro y pago a corto plazo,

derivadas de la actividad empresarial en las distintas áreas de gestión financiera de la

empresa, lo que no favorece al logro de un rendimiento adecuado de la misma con respecto al

monto de inversión y al movimiento del capital que genera la producción y venta de flores.

Igualmente la empresa no cuenta con una sólida estructura organizativa, debido a que no

hay la presencia de la figura financiera, no se toman decisiones oportunas en el proceso

administrativo-financiero. En la empresa la toma de decisiones está bajo la atribución de los

propietarios que cumplen las funciones de administración de la actividad financiera,

respondiendo a los criterios de situaciones momentáneas, lo que no permite mantener un

estilo de gestión y liderazgo empresarial, que responda a lineamientos técnicos y éticos;

provocando que la empresa mantenga baja rentabilidad, sin satisfacer las expectativas y

objetivos empresariales.

3

1.2. Formulación del Problema

¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la empresa “Premium Export

Flowers” de la Ciudad de Ibarra?

1.3. Delimitación del Problema

Objeto de Estudio: Procesos de Administración Financiera

Campo de Acción: Gestión Financiera

Lugar: Empresa “Premium Export Flowers”, ubicada en la calle Brasil N12 – 26 y Fray

Vacas Galindo, Ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura. Tiempo: 2012-2013

1.4. Identificación de la Línea de Investigación

Administración estratégica.

1.5. Objetivos

1.5.1. General

Elaborar herramientas de control financiero para la optimización de recursos Económico -

Financieros de la empresa Premium Export Flowers de la Ciudad de Ibarra.

1.5.2. Específicos

Fundamentar teóricamente las herramientas de control financiero y recursos

empresariales.

Establecer un diagnóstico de la situación económico-financiera que se maneja en la

empresa.

4

Estructurar y desarrollar las fases de implementación de herramientas financieras

para la empresa “Premium Export Flowers” de la Ciudad de Ibarra.

Definir las herramientas financieras aplicables para la empresa “Premium Export

Flowers”.

Identificar la normativa legal para la aplicación e implementación de herramientas

de Control Financiero.

Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.

1.6. Justificación

El control financiero es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros,

trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan

los planes y modificar los existentes, debido a cambios imprevistos. El análisis de

preparación de pronósticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y

costos, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde

se obtendrán; presenta un análisis detallado de las inversiones que se requerirán en

materiales, mano de obra, equipo, etc. para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.

Durante el proceso de planeación se combinan los niveles proyectados de cada uno de los

diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa

quedan incluidos en el presupuesto de efectivo. Después de ser identificados los costos e

ingresos se desarrolla el estado de resultados y el balance general proforma o proyectado

para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a

señalar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y

ajustar las proyecciones para el resto periodo presupuestal.

Los administradores financieros deben considerar los sistemas de planeación y control,

5

considerando el volumen de ventas y rentabilidad bajo diferentes condiciones operativas,

para pronosticar el nivel de operaciones, las necesidades de financiamiento y la

rentabilidad. La planeación financiera constituye la proyección de las ventas y activos

tomando en cuenta estrategias, alternativas de producción, adquisición y marketing, así

como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr los objetivos y

proyecciones a corto, mediano y largo plazo.

El análisis de estados financieros constituye una técnica que posibilita obtener conclusiones

sobre la situación financiera a una fecha determinada y los resultados operacionales en un

ejercicio económico. Debe respaldarse en un estudio objetivo de los rubros sujetos a

examen. Para la realización de un análisis financiero es necesario distinguir el tipo de

empresa, con la finalidad de establecer los diferentes análisis, propios de su negocio.

Las herramientas de gestión administrativa-financiera, ayudarán al mejoramiento de las

condiciones productivas, administrativas, organizativas y financieras de la empresa; mediante

un diagnóstico a los balances, conociendo la realidad financiera y manejo de los recursos que

ha tenido desde sus inicios hasta la actualidad; luego con un direccionamiento estratégico en

donde se establezca su misión, visión, políticas, objetivos y dirección en la elaboración de

un Presupuesto Proyectado para los 3 próximos años para la empresa Premium Export

Flowers, identificando indicadores de gestión y herramientas financieras que permitan medir

la eficiencia y eficacia.

6

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. Antecedentes Investigativos

La implementación de herramientas de control financiero tiene como objeto el planteamiento

que implica las proyecciones en base a las normas y desarrollos que posee un proceso de

retroalimentación para de esta manera poder incrementar el desempeño y prever situaciones

de riesgo a futuro. Los resultados obtenidos por dicha proyección suelen reflejarse en el

estado de resultados presupuestario. Cuando el nivel directivo procede con medidas técnicas

administrativas, aplica herramientas gerenciales, las diferentes etapas y acciones generan

resultados eficientes. Una de las ventajas que proporcionan las herramientas es crear una

visión general de la empresa para medir los procesos internos y externos para que una vez

identificados puedan ser controlados.

Existe investigaciones sobre herramientas de control financiero, que servirán de referencia

para el planteamiento de soluciones sobre las cuales se establecen planes, estrategias e

indicadores específicos para la empresa Premium Export Flowers de la Ciudad de Ibarra, estas

son:

“Estrategias de control Administrativo y Financiero para el mejoramiento del nivel de

rentabilidad de la empresa “Maquila Confecciones” de la ciudad de Ibarra, de la

autora Caicedo Cuasés, Aura Cristina (2012), basada en delimitar la estructura

organizacional, planificación y control de la producción, así como la contabilidad y

finanzas de la entidad”.

Sistema de Control Interno Administrativo Contable y Financiero para la fábrica textil

(MarcoTex) de Atuntaqui en el cantón Antonio Ante, provincia de Imbabura de la

7

autora Jimenez Garzón, Mayra Roció (2009) UTN, basado en el establecimiento de

funciones, indicadores de gestión, manual contable y financiero.

Los temas indicados anteriormente, demuestra que la propuesta presentada: “Herramientas de

Control Financiero para la Empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS de la ciudad de

Ibarra”, es novedosa y de utilidad para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. En la

actualidad debido a la competencia, supervisión por parte de entidades de control y

oportunidades de mercado es importante determinar políticas y controles adecuados y

oportunos que optimicen los recursos en las diferentes áreas de la empresa; cumpliendo las

normas y leyes que exigen lo organismos de control como son la Superintendencia de

Compañías, el Servicio de rentas Internas, el Ministerio de Relaciones Laborales, Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social, entre otros.

2.2. Fundamentación Teórica

2.2.1. Control Interno

2.2.1.1. Definición

“El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas

adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y

fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar

la adherencia a las políticas establecidas de dirección”. (ENCICLOPEDIA DE LA

AUDITORÍA, 2008).

MANTILLA (2007) señaló que “The Institute of Internal Auditors (IIA) define al

control interno como cualquier acción realizada por la administración para

aumentar la probabilidad de que los objetivos y las metas establecidas serán

conseguidos…, es el resultado de una adecuada planeación, organización y dirección por

8

parte de la administración”.

Los métodos y procedimientos de control en las diferentes áreas, empleados de manera

eficiente y eficaz contribuyen al logro de los objetivos de una entidad; para ello se requiere

que, quienes estén al mando de la empresa sean idóneos para llevar realizar los procesos

administrativos de: planeación, organización y dirección.

2.2.1.2. Objetivos:

Para MANTILLA (2007), los objetivos del control interno “se ubican dentro de tres

categorías:

Operaciones: relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la

entidad.

Información financiera: relacionada con la preparación de estados financieros

públicos confiables.

Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y

regulaciones aplicables.”

Según ESTUPIÑÁN (2008); los objetivos básicos “son:

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos.

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.”

Los objetivos de control interno están enfocados en la realización de actividades con

9

eficiencia, efectividad y economía; con la finalidad de obtener informes administrativos y

financieros confiables que conduzcan a una adecuada toma de decisiones para lo logro de

los objetivos trazados.

2.2.1.3. Límites de los controles internos:

“Los controles internos dan una seguridad razonable, pero no absoluta, de que se lograrán

los objetivos de la empresa. Por más bien diseñados que estén, los controles siempre tienen

limitaciones inherentes a ellos”. BAILEY (2008).

A pesar de que los procedimientos y acciones de control estén adecuadamente diseñados y

ejecutados no se garantiza el logro absoluto de objetivos, ya que es posible que se sujeten a

errores producto de la separación de obligaciones y responsabilidades tanto de los

departamentos de la empresa, así como de sus miembros.

2.2.1.4. Elementos de control interno:

De acuerdo al enfoque COSO los elementos “son los siguientes:

a) Ambiente de control

b) Evaluación de riesgo

c) Actividades de control

d) Información y comunicación

e) Supervisión y monitoreo” AUDITORÍA (2010).

Los componentes son:

a) “Ambiente de control: La esencia de cualquier negocio es su gente –sus atributos

individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos la competencia y el

10

ambiente en que ella opera.

b) Valoración de riesgos: La entidad debe ser consciente de los riesgos y

enfrentarlos.

c) Actividades de control: Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos

para ayudar a asegurar que se estén aplicando efectivamente las acciones.

d) Información y comunicación: Los sistemas de información y comunicación se

interrelacionan. Ayudan a capturar e intercambiar la información necesaria para

conducir, administrar y controlar las operaciones.

e) Monitoreo: Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario

hacer modificaciones. MANTILLA (2008).

Independientemente de los autores, el enfoque COSO consta de 5 que se interrelacionan

entre sí para lograr que las actividades y procedimientos de una empresa se desenvuelvan

en buenas condiciones y se logre los objetivos esperados.

2.2.1.5. Procedimientos de control interno:

“Todas las empresas necesitan los siguientes procedimientos de control interno:

Personal competente, confiable y con ética.

Asignación de responsabilidades.

Separación de responsabilidad.

Documentos.

Dispositivos electrónicos.” HORNGREN (2012)

11

Las empresas deben adoptar los procedimientos y las técnicas apropiadas dependiendo de la

actividad que realicen, definir y socializar con quienes la conforman.

2.2.1.6. Factores para diseñar el control interno:

Para diseñar el control interno de una empresa se debe considerar:

“La organización y características del cliente como propietario.

La naturaleza del negocio del cliente.

La diversidad y complejidad de las actividades del cliente.

Confiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de las leyes, políticas y reglamentos

Los métodos de procesamiento de datos empleados por el cliente para transmitir,

procesar, mantener y tener acceso a la información.

El ambiente legal y de regulaciones en que opera el cliente.” BAILEY (2008).

Para diseñar un adecuado control interno es importante verificar las condiciones y

regulaciones con las que opera la empresa, ya que existen factores internos y externos que

condicionan su funcionamiento. El proceso de modernización por el cual atraviesan pequeñas

y grandes empresa, se ven en la obligación de introducir cambios en los sistemas financieros,

operativos, administrativos y de información; por lo que es necesario tener conocimiento

sobre las Normas Técnicas de Control Interno, para establecer pautas generales que orienten

el accionar de dichas empresas, en un adecuado sistema de control interno y probidad

administrativa, para el logro de la eficiencia, efectividad, economía y transparencia en la

gestión que desarrollan.

12

2.2.2. RECURSOS

“Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una

tarea o conseguir algo”. (DICCIONARIO ESTUDIANTIL, 2009)

Se denomina recursos a aquellos elementos que aportan algún tipo de beneficio a la

sociedad. En economía, se llama recursos a aquellos factores que combinados son capaces

de generar valor en la producción de bienes y servicios. Estos, desde una perspectiva

económica clásica, son capital, tierra y trabajo”. Consultado (05 julio, 2013).

Los recursos son el conjunto de bienes, herramientas, técnicas e individuos que permiten la

producción de bienes o servicios para la satisfacción de necesidades y la obtención

beneficios económicos.

2.2.2.1. Recursos financieros

“De acuerdo al principio de dualidad económica, la naturaleza de los fondos y del capital de

trabajo se resume en:

Los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines.

Las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son las especificaciones de los

derechos que sobre los mismos existen considerados en su conjunto” ROMERO

(2008).

“La función financiera trata de maximizar el valor presente de la empresa mediante:

La obtención de recursos financieros, de la manera más económica.

Su correcto manejo e inversión en los recursos más productivos.” BAUTISTA (2011).

13

Los recursos financieros pueden estar compuestos por:

Dinero en efectivo

Préstamos a terceros

Depósitos en entidades financieras

Tenencias de bonos y acciones

Tenencias de divisas

En la planeación de los recursos financieros es importante establecer el origen, necesidades,

asignación y obtención de los mismos para el desarrollo de las actividades con miras a la

generación de beneficios económicos, satisfacción de necesidades y sostenibilidad de la

entidad.

2.2.3. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

2.2.3.1. Concepto

“Fase de la administración general, mediante la cual, se recopilan datos significativos, se

analizan, planean y controlan, para tomar decisiones encauzadas a maximizar el capital

contable de la empresa, para pagar el mejor salario al trabajador, conforme al poder

adquisitivo del consumidor, estrategias de la competencia, protección ambiental y las

necesidades del estado para proporcionar las servicios públicos de la colectividad”.

PERDOMO (2008).

La administración financiera es una parte importante dentro de las actividades de una

empresa; depende de una adecuada organización, control y presentación oportuna de la

información para la toma de decisiones.

14

2.2.4. CONTROL FINANCIERO

2.2.4.1. Definición

“Analiza la obtención de los recursos monetarios para hacer frente a los compromisos de la

empresa” BRAVO (2008).

“Es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros, trata del proceso de

retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y para

modificar los ya existentes, debido a cambios imprevistos y/o necesarios e implementados

por departamentos especializados, actualizados e idóneos”. BARRIOS (2012).

“Estudio y evaluación simultánea del pasado y futuro económico-financiero de las

empresas, para tomar decisiones y lograr los objetivos propuestos de antemano, al detectar y

corregir las desviaciones surgidas al comparar los conceptos y las cifras reales y

proyectadas”. PERDOMO (2008)

El control financiero como parte del proceso administrativo es fundamental, permite

recopilar información útil para las entidades con la finalidad de detectar: errores,

desviaciones y actividades que deben mantenerse. Comprenden el plan de organización y

todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en

operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen

relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todos controles tales como

análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de

entrenamientos de personal y controles de calidad.

2.2.4.2. Características

Para RONCHI, (2008) el control financiero operativo “debe contar con las siguientes

características:

15

a) Poseer un sensible sistema de medida

b) Disponer de un conjunto de valores estándar con los que comparar los valores

medidos

c) Estar en grado de desarrollar un análisis de las variaciones entre los valores estándar y

los valores efectivos.

d) Poder determinar correcciones adecuadas en la entrada del sistema de modo que se

eliminen las causas de variación. (Feed-back)”

Para realizar un adecuado control financiero deben establecerse los parámetros y estándares

en cifras reales y proyectadas sobre los cuales se medirán los resultados conforme a las

necesidades de la empresa y emitir el mejor criterio profesional para la consecución de los

objetivos de la misma.

2.2.4.3. Elementos de un sistema de control financiero

Todo sistema formal de control financiero tiene los siguientes elementos básicos:

a) “Definición de objetivos

b) Formulación de planes

c) Medición de resultados

d) Comparación de resultados.” DEARDEN (2008)

Dentro de la planeación está la definición de objetivos y la medición de actividades y

resultados económicos de la empresa; para ello conviene que quien esté al frente disponga de

la capacidad y conocimientos para dicho fin.

16

2.2.5. CONTABILIDAD FINANCIERA

2.2.5.1. Concepto:

“Se orienta a los usuarios externos. Es decir, se centra en las necesidades específicas de

aquellas personas de afuera de la empresa que toman decisiones, entre otros.” MORENO

(2007).

Dependiendo de las necesidades de información; la empresa formulará la información que los

usuarios externos requieran con la finalidad de supervisar, invertir, otorgar créditos, entre

otros.

2.2.5.2. Aspectos importantes:

“Da orientación financiera.

Se fundamenta en los Principios Generalmente Aceptados ahora NIIF, NIC.

Como resultado final entrega Estados Financieros de uso general.

Es empleada por quienes toman decisiones externas, como los accionistas, los

proveedores, los clientes, el gobierno, etc.

Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización.

Es obligatoria por diversas leyes”. ZAPATA (2011)

“La contabilidad financiera se transforma en informes, a las partes externas, que reflejan el

estado del activo, pasivo y neto patrimonial; los resultados de las operaciones; cambios en

el neto patrimonial, y cambios en el origen y uso de los fondos durante un período

contable.” OCÉANO (2008)

La contabilidad financiera resume la actividad financiera pasada; denota objetividad, pues

17

es susceptible de comprobación y análisis profesional de acuerdo al segmento al que

pertenezca la empresa.

2.2.6. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

2.2.6.1. Concepto:

“Produce información para usuarios internos. Recurre a disciplinas como la estadística, la

economía y la investigación de operaciones”. GUAJARDO (2008)

La contabilidad administrativa permite identificar las necesidades internas y operativas de

una empresa, para ello debe establecer las normas, procedimientos, estándares para su

posterior evaluación.

2.2.6.2. Aspectos importantes:

“Informes para los que se hallan dentro de la organización para: planeación,

dirección y motivación, actividad de control, evaluación de desempeño.

Mantiene un registro cronológico, ordenado de las operaciones realizadas.

Se destacan las decisiones acerca del futuro.

Se subraya la pertinencia de la información.

Se requiere información inmediata.

Se preparan reportes detallados por sector acerca de los departamentos, productos,

clientes y empleados” GARRISON, (2007)

La finalidad y usuarios de la información administrativa difieren entre sí, los informes que

prepara la información financiera son de interés directivo, regulador y comercial; mientras

que la contabilidad administrativa abarca otras áreas relacionadas con el proceso

18

administrativo.

Las decisiones que afronta la contabilidad financiera hacen referencia a actividades

pasadas; mientras que la contabilidad financiera hace énfasis en decisiones para el futuro y

sostenibilidad de la empresa.

Los reportes y tiempo de presentación entre las contabilidades dependen de la precisión y

prontitud; así como de la exactitud y detalle para cada departamento.

Sin embargo, a pesar de que la contabilidad administrativa no siga los PCGA, es

importante que se cumplan para obtener una información confiable.

2.2.7. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN FINANCIERA

“Como consecuencia de los aspectos controlables y no controlables por la dirección, la

gestión financiera aborda, desde los puntos de vista matemático y conceptual, la adopción

de instrumentos de cobertura para enfrentar los riesgos sistémicos no controlados por la

gerencia y diferenciados o factibles de controlar mediante la adopción de estrategias

financieras” ORTIZ (2005)

La gestión financiera trata de maximizar la rentabilidad y minimizar los costos para recuperar

los fondos invertidos y cubrir los riesgos que cada empresa tiene, aprovechando los recursos

existentes.

19

Gráfico N° 41 Objetivos de la Gestión Financiera

Fuente: Gerente Propietario

La gestión financiera busca obtener liquidez para realizar el pago de las obligaciones en las

fechas establecidas, minimizar los costos derivados del capital de trabajo, logar la

utilización eficiente de los factores productivos (instalaciones, trabajo, capital), orientación y

recuperación de los fondos, cobertura de riesgos y maximización del valor de la empresa ante

el mercado.

2.2.8. ESTADOS FINANCIEROS

“El producto final del proceso contable es la información financiera, elemento

imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información

financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la

situación financiera, de la rentabilidad y de la liquidez”. GUAJARDO (2004)

Para GÓMEZ (2008) “Los estados financieros, son documentos contables que a través de

representaciones alfanuméricas, clasifican y describen mediante títulos, rubros,

descripciones, cantidades y notas explicativas, las declaraciones que los administradores de la

20

organización hacen sobre la situación financiera de éstas y el resultado de las operaciones de

un período dado de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.”

“Conforme a la NIC 1, un conjunto completo de estados financieros incluye los siguientes

componentes:

a) Balance;

b) Cuenta de resultados;

c) Un estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:

d) Todos los cambios en el patrimonio neto; o los cambios en el patrimonio neto

distintos de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo,

cuando actúen como tales;

e) Estado de flujo de efectivo

f) Notas en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y

otras notas explicativas” ASESOR CONTABLE (2005).

Los estados financieros constituyen un resumen sobre las actividades económicas de la

empresa, cada uno de ellos tiene su estructura y utilidad dependiendo del tipo de entidad. La

mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados

de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.

2.2.8.1. Usuarios de los Estados Financieros.

Según CATACORA (2008); la razón fundamental para la preparación y emisión de los

estados financieros es la de “servir para la toma de decisiones, llevada a cabo por dos tipos

de usuarios:

21

Usuarios internos: Están ligados de forma directa a la entidad cuyos estados financieros

revisan o analizan; de esta forma podemos identificar a: propietarios, Junta Directiva,

Gerentes, Contadores.

Usuarios externos: Están constituidos por todas aquellas empresas o personas que tienen

algún tipo de relación con la entidad, pero que no pertenecen formalmente a la organización.

Estos son: potenciales inversionistas, proveedores, entidades financieras, entidades

reguladoras, gobierno, público”.

Tantos usuarios internos como externos requieren de una información confiable y oportuna

de acuerdo a sus intereses, para ello se necesitan cumplir con todas las normas,

procedimientos, leyes, entre otros.

2.2.8.2. Estado de Situación Financiera

“También conocido como balance general, presenta en un mismo reporte la información

necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento.”

GUAJARDO (2008)

El Estado de Situación Financiera presenta el resumen de la información contable en un

período determinado, cumpliéndose la ecuación contable.

2.2.8.3. Estado de Resultado Integral

“Llamado también Estado de Situación Económica, Estado de Rentas y Gastos, Estado de

operaciones, etc. se elabora al finalizar el período contable con el objeto de determinar la

situación económica de la empresa”. BRAVO (2008). El Estado de resultado integral

presenta un resumen de las cuentas de ingresos, costos y gastos; así como el resultado

obtenido de las operaciones de la entidad.

22

2.2.8.4. Estado de Flujo de Efectivo.

“El estado de flujo de efectivo debe mostrar en forma apropiada los conceptos que motivaron

orígenes y aplicaciones de efectivo durante el ejercicio, agrupados en tres agrupaciones

básicas, que son:

a) Flujo de efectivo generado por la operación

b) Financiamiento y otras fuentes de efectivo

c) Inversiones y otras aplicaciones de efectivo. ROMERO (2008).

Es estado de flujo de efectivo presenta un resumen de las fuentes y usos del mismo, de

acuerdo a las actividades de operación, inversión y financiamiento.

2.2.8.5. Estado de Cambios en el Patrimonio.

Es un estado financiero básico que muestra y explica la variación de cada una de las

cuentas del patrimonio de un ente durante un período determinado.

Este documento contable informa las variaciones experimentadas por el patrimonio neto de

la empresa, indica si los recursos propios o neto patrimonial de la empresa se ha

incrementado o disminuido a lo largo del periodo por hechos contables distintos de los

incorporados en el cálculo de la cuenta de resultados, explicando la naturaleza y las causas

de dichas variaciones.

2.2.9. HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO

2.2.9.1. El Diagnóstico Empresarial

Es “un proceso que permite establecer los puntos fuertes y débiles, las fuerzas restrictivas,

la dinámica de cambio, el sistema operacional y la salud de una organización”. PRIETO

(2008)

23

Para poder establecer la planeación estratégica de toda empresa, así como su control es

necesario conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en función del tipo

de entidad y las áreas de trabajo que la conforman.

2.2.9.2. Análisis Financiero

“La disciplina del análisis de los estados financieros, para cumplir su cometido, necesita de la

comparación de los diversos elementos, internos y externos, que han actuado en el

pasado, existen en el presente y que se espera se proyecten hacia el futuro del negocio.”

MACÍAS (2008).

El análisis financiero es un proceso que comprende el estudio de los estados financieros y

datos operativos de un negocio desde su recopilación, interpretación y comparación para

asistir a los administradores, inversionistas y acreedores en la toma de decisiones.

2.2.9.2.1. Técnicas de Análisis Financiero

Las técnicas de análisis financiero contribuyen a la obtención de las metas asignadas a

cualquier sistema gerencial de administración financiera, al dotar al gerente del área de

indicadores y otras herramientas que permitan realizar un seguimiento permanente y tomar

decisiones.

2.2.9.2.2. Métodos de Análisis Financiero

De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros, existen los

siguientes métodos de evaluación:

Vertical: Se utilizan los estados financieros de un período para conocer su situación o

resultados.

Horizontal: Con éste método se comparan estados financieros homogéneos de dos o más

periodos.

24

Razones financieras: Según GÓMEZ (2008), los índices o razones financieras son:

“Solvencia: Es la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto

plazo, y ya que dentro de la clasificación del balance se ha separado en el activo circulante

aquellos recursos de pronta disponibilidad, y en el pasivo circulante las obligaciones a corto

plazo, las cuentas que integran estos grupos son las que determinan la liquidez y la capacidad

de pago.

Estabilidad: Radica en la estructura de capital, que es la porción que existe entre las

aportaciones hechas por accionistas también llamado capital propio y capital de terceros o

capital ajeno en la empresa.

Rentabilidad: Es la razón de ser de toda la empresa. Nos indica la renta o el retorno que los

accionistas perciben a cambio de la inversión, riesgo y esfuerzo que desarrollan.

Productividad: Es el hacer más productos con los mismos insumos materiales y financieros.

Eficiencia: Es el hacer más con menos, es el tener una planta productiva que cada vez

realiza más productos o servicios con menos insumos.

Eficacia: Es el llegar a los objetivos y lograr resultados, deseablemente acompañada de

eficiencia”.

2.2.9.3. Planeación Económico-Financiera

Para CÓRDOBA (2007) la planificación, gestión y control puede ser dividida de acuerdo a

los procesos y “funciones administrativas financieras, que dependerá de la organización, la

estructura y de los procesos internos:

Coordinación del planeamiento estratégico de la organización n. Coordinación del

presupuesto.

25

Evaluación de las inversiones.

Análisis de la información micro y macroeconómica. Seguimiento y anticipación del

mercado.

Confección del tablero de comando o control.”

2.2.9.4. Presupuestos Financieros

“El presupuesto es la estimación formal de los ingresos y egresos que habrán de producirse

durante un período dado, frecuentemente un año, tanto para un negocio particular como

para el gobierno” CÓRDOBA (2007).

“El presupuesto es un elemento de planificación y control expresado en términos

económicos financieros dentro de un marco de un plan estratégico, capaz de ser un

instrumento o herramienta que promueve la integración en las diferentes áreas” ANDERS

(2008). Los presupuestos financieros consisten en: “fijar los estimados de inversión de

venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y

real de la empresa, comprende: presupuesto de ingresos, presupuesto de egresos, flujo neto,

caja final, caja inicial, caja mínima.” CÓRDOBA (2007)

Los presupuestos constituyen la formulación de metas por parte de la gerencia. Existen

presupuestos dependiendo del área de cada empresa, una vez elaborados constituyen una

herramienta de control de los diferentes costos o rubros.

El tiempo de vigencia de los presupuestos varía en función de la necesidad y control.

2.3. Idea a Defender

Con las herramientas de control financiero se optimiza los recursos económicos -

financieros de la empresa “Premium Export Flowers” de la Ciudad de Ibarra, se pretende

26

asesorar a los niveles directivos y mejorar la rentabilidad de la misma.

VARIABLE INDEPENDIENTE: Sistema De Control Financiero

VARIABLE DEPENDIENTE: Optimización de Los Recursos

27

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1. Modalidad de la Investigación

Modalidad Cuali-Cuantitativa: La modalidad que se aplicó en la investigación es

cualitativa, porque permitió conocer objetivos, actividades, procesos, riesgos, y demás

requerimientos de cada una de las áreas, es cuantitativa porque se tabuló y analizó la

información recopilada en encuestas, y cuestionarios aplicados en la empresa.

3.2. Tipos de Investigación

Investigación de Campo: Se aplicó en las múltiples visitas efectuadas a la empresa

para identificar aspectos prioritarios referentes a objetivos, funciones, y procesos, a

través de la aplicación de encuestas, y conversación con el personal de la empresa.

Investigación Bibliográfica: Permitió recopilar teorías, conceptos y aspectos

principales en fuentes bibliográficas y lincográficas de donde se extrajo información

importante para la estructuración adecuada del marco teórico sirviendo de base para el

desarrollo de la propuesta.

Investigación de Acción: es de acción porque permitió efectuar cambios en la

estructura organizacional de la empresa a través de la implementación de controles,

políticas, y detectar riesgos que podrían afectar a los objetivos de la empresa.

Investigación Aplicada: Ayudó a establecer procedimientos, funciones, y un sistema

de control con la aplicación de riesgos, para el cumplimiento de objetivos, así como

permitió controlar el uso eficiente de los recursos de la empresa.

28

Investigación Descriptiva: Se buscó detallar y definir funciones, procedimientos a

través de Flujogramas el establecimiento de eventos positivos y negativos,

mitigando los riesgos detectados, logrando obtener un control interno que optimicé los

recursos de la empresa, y que cumpla con la normativa vigente.

3.3. Población y Muestra

Para la presente investigación se tomó como población a todo el personal que labora en la

empresa “Premium Export Flowers” constituido por 10 personas, por lo que se realizó un

censo, es decir tomando en cuenta a toda la población; cabe indicar que dentro de ellas se

tomó en cuenta a 2 personas que laboran en la entidad tanto en el área de gerencia como en

contabilidad.

3.4. Métodos Técnicas e Instrumentos

3.4.1. Métodos

Analítico – Sintético: Esté método es de vital importancia en el análisis realizado

sobre aspectos concretos de la presente investigación, que permitió conocer,

comprender y aplicar una serie de información captada de investigaciones de campo

(visitas a la empresa) y luego de ser analizados los aspectos teóricos sea sintetizada

en forma de redacción; la información captada (bibliográfica y de campo) permitió

entenderla y describirla, para así emitir juicios de valor y exposición personal.

Inductivo – Deductivo: Permitió llegar a conclusiones de carácter general sobre el

análisis de la información captada de hechos y acontecimientos de carácter

particular en donde tuvo mayor aplicación en el diagnóstico, también sirvió para

llegar a definir elementos puntuales en la ejecución de la investigación, sobre la

base de conceptos generales, leyes que nos proporciona la administración, auditoría, y

29

todas las áreas relacionadas fundamentadas teóricamente en el presente estudio.

Histórico – Lógico: Posibilitó recopilar información cronológica relacionada

al crecimiento de la empresa, conociendo su desarrollo a través de los años, y observar

la situación actual de la empresa.

3.4.2. Técnicas

Encuesta: Mediante esta técnica el personal proporcionó información acerca de la

existencia de procedimiento, funciones y políticas que existe en la empresa para

elaborar procedimientos mediante flujogramas y establecer controles en cada área.

Entrevista: Se aplicó la entrevista al gerente propietario de la empresa para obtener

información que permitió diagnosticar la situación actual de la empresa y la

necesidad de implementar el sistema de control financiero.

3.4.3. Instrumentos

Guía de Entrevista: permitió planificar la temática que se abordó en la entrevista

con la Srta. Iveth Vergara gerente propietaria de la empresa y poder tener criterios

más directos en función del nivel gerencial.

Cuestionario: permitió estructurar las diferentes preguntas y categorizarlas de

acuerdo a la necesidad de información que se requirió obtener de los empleados y

trabajadores de la empresa, en el desarrollo de la investigación. es un conjunto de

preguntas cuyo objetivo es obtener información con algún objetivo en concreto. Existen

numerosos estilos y formatos de cuestionarios, de acuerdo a la finalidad específica de

cada uno.

http://definicion.de/informacion

30

3.5. Interpretación de Resultados

3.5.1. Entrevista al Gerente General

La entrevista se realizó a la Señorita gerente de la empresa, obteniendo la siguiente

información:

Premiun Export Flowers de Ecuador es una entidad familiar que se dedica a la compra y

venta de productos florícolas, cuenta con relaciones comerciales a nivel local y nacional,

cuyos proveedores directos son las Florícolas del país y necesita formalizar aspectos

administrativos, legales, tributarios y financieros.

Todas las actividades que realizan los empleados son en forma verbal, lo que produce demora

en los procesos contables, comerciales y financieros; cada uno de los empleados sabe lo

que tienen que hacer en su área de trabajo, existe información pero dispersa, los procesos los

conocen porque son repetitivos y la mayor parte del personal tiene ya bastante tiempo

laborando en la empresa.

No se presentan informes por lo que sería una parte esencial del control que haría falta.

Para la empresa un sistema de control interno es una forma de medir la comercialización

del producto, existen problemas de pérdida de dinero, retrasos y reprocesos en el

abastecimiento y pedidos.

El desempeño laboral no está valorado, el ambiente laboral necesita ser reforzado para que

exista un mejor trabajo en equipo

No se puede trabajar a la máxima capacidad porque existe la tecnología, pero no la mano de

obra por lo que es un factor que afecta a todo el sector productor.

31

3.5.2. Interpretación de Resultados Encuestas al Personal

1. ¿La empresa Premium Export Flowers cuenta con algunas estrategias para llegar a

sus clientes?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si cuenta

con algunas estrategias para llegar a sus clientes.

2. ¿La empresa Premium Export Flowers cuenta con algún tipo de registro contable?

(Gestión Financiera)


con un tipo de registro contable.

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Cuadro N° 1 Estrategia de Ventas

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 1 Estrategia de Ventas

Fuente: Cuadro 1

100%

0%

Estrategia de Ventas

SI NO

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Cuadro 2

Gráfico N° 2 Registro Contable

Cuadro N° 2 Registro Contable

Fuente: Encuesta

100%

0%

Registro Contable

SI NO

32

3. ¿El registro contable que maneja su empresa es? (Gestión Financiera)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa cuenta con

un registro contable que en su mayor parte es malo otro grupo ha dicho que es bueno y un

grupo minoritario nos dice que es excelente.

4. ¿La empresa Premium Export Flowers que tipo de comprobante emite para sus

ventas? (Gestión Financiera)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si utiliza

comprobantes y en su mayoría son las facturas y en porcentajes menores las notas de venta y

comprobantes de ventas.

VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 10 10%

BUENO 20 20%

MALO 70 70%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 3 Registro Contble

Fuente: Cuadro 3

Cuadro N° 3 Registro Contable

10%

20%

70%

Registro Contable

EXCELENTE BUENO MALO

VARIABLE Fr. %

FACTURAS 90 90%

C.D.V. 5 5%

N.V. 5 5%

TOTAL 100 100%

Gráfico N° 4 Tipos de Comprobantes

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 4

Cuadro N° 4 Tipos de Comprobantes

90%

5%5%

Tipos de Comprobantes

FACTURAS C.D.V. N.V.

33

5. ¿Emite documentos mercantiles a todos sus clientes? (Gestión Financiera)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa siempre

emite documentos mercantiles a sus clientes.

6. ¿La empresa toma en cuenta a todo el personal para la toma de decisiones? (Gestión

de Talento)


toma en cuenta al personal para la toma de decisiones.

VARIABLE Fr. %

SIEMPRE 80 80%

DE VEZ EN CUANDO 10 10%

NUNCA 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Cuadro 5

Gráfico N° 5 Documentos Mercantiles

Fuente: Encuesta

Cuadro N° 5 Documentos Mercantiles

80%

10%

10%

Documentos Mercantiles

SIEMPRE DE VEZ EN CUANDO NUNCA

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 6 Toma de Decisiones

Fuente: Cuadro 6

Cuadro N° 6 Toma de Decisiones

100%

0%

Toma de Decisiones

SI NO

34

7. ¿El trabajo en equipo dentro de la empresa Premium Export Flowers es? (Gestión de

Talento)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal el tipo de trabajo en

equipo que se realiza dentro de la empresa es excelente y un grupo minoritario comparten el

criterio de que es bueno y malo.

8. ¿La empresa Premium Export Flowers cuenta con archivos sobre la documentación

de las actividades? (Doc. De La estructura organizacional)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa no cuenta

con archivadores sobre la documentación de las actividades.

VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 80 80%

BUENO 10 10%

MALO 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 7 Trabajo en Equipo

Fuente: Cuadro 7

Cuadro N° 7 Trabajo en Equipo

80%

10%

10%

Trabajo en Equipo


VARIABLE Fr. %

SI 0 0%

NO 100 100%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 8 Archivo

Fuente: Cuadro 8

Cuadro N° 8 Archivo

0%

100%

Archivo

SI NO

35

9. ¿Cada departamento de la empresa tiene distribuido las funciones?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si tiene

distribuido las funciones.

10. ¿En la empresa Premium Export Flowers la toma de decisiones la realiza?

(Liderazgo)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa toma las

decisiones conjuntamente el jefe con su personal.

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 9 Funciones

Fuente: Cuadro 9

Cuadro N° 9 Funciones

100%

0%

Funciones

SI NO

VARIABLE Fr. %

JEFE 0 0%

JEFE + PERSONAL 100 100%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 10 Decisiones

Fuente: Cuadro 10

Cuadro N° 10 Decisiones

0%

100%

Decisiones

JEFE JEFE + PERSONAL

36

11. ¿Las decisiones tomadas dentro de la empresa Premium Export Flowers han tenido

resultados? (Toma de decisiones)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa en las

tomas de decisiones ha tenido resultados excelentes en su mayoría buenos y en pocas

ocasiones malos.

12. ¿La comunicación laboral existente dentro de la empresa es? (Comunicación)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa la

comunicación laboral que existe dentro de los grupos de trabajo es en su mayoría excelente en

algunas ocasiones buena y pocas de las veces malo.

VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 50 50%

BUENO 30 30%

MALO 20 20%

TOTAL 100 10%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 11

Gráfico N° 11 Resultado de Decisiones

Cuadro N° 11 Resultado de Decisiones

50%

30%

20%

Resultado de Decisiones


VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 50 50%

BUENO 40 40%

MALO 10 10%

TOTAL 100 10%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 12 Comunicación

Fuente: Cuadro 12

Cuadro N° 12 Comunicación

50%40%

10%

Comunicación


37

13. ¿El trabajo del departamento contable dentro de su empresa Premium Export

Flowers es?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal el departamento de

contabilidad realiza un trabajo excelente en su mayoría bueno en algunas ocasiones y pocas

de las veces es malo.

14. ¿Qué forma de pago efectúa con sus proveedores?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa realiza los

pagos a sus proveedores en su mayoría a crédito en efectivo en pocas ocasiones.

VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 50 50%

BUENO 40 40%

MALO 10 10%

TOTAL 100 10%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 13 Control

Fuente: Cuadro 13

Cuadro N° 13 Control

50%40%

10%

Control


VARIABLE Fr. %

EFECTIVO 30 30%

CRÉDITO 50 50%

LAS ANTERIORES 20 20%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 14 Pago a Proveedores

Fuente: Cuadro 14

Cuadro N° 14 Pago a Proveedores

30%

50%

20%

Pago a Proveedores

EFECTIVO CRÉDITO LAS ANTERIORES

38

SISTEMA DE SERVICIOS

15. La visita de sus proveedores es:

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa tiene visita

de sus proveedores en forma mensual la mayoría de veces en forma semanal por ocasiones y

casi nunca se realizan visitas a diario.

16. ¿Al realizar el pedido de la mercadería firma contratos de compra?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa casi nunca

firma contratos del pedido de mercaderías.

VARIABLE Fr. %

TODOS LOS DÍAS 10 10%

SEMANAL 40 40%

MENSUAL 50 50%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 15

Gráfico N° 15 Visita de Proveedores

Cuadro N° 15 Visita de Proveedores

10%

40%50%

Visita de Proveedores

TODOS LOS DÍAS SEMANAL MENSUAL

VARIABLE Fr. %

SIEMPRE 10 10%

A VECES 40 40%

NUNCA 50 50%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 16

Cuadro N° 16 Firma Contratos de Compra

Gráfico N° 16 Firma de Contratos de Proveedores

10%

40%50%

Firma de Contratos de Proveedores

SIEMPRE A VECES NUNCA

39

17. ¿Ha tenido dificultades con sus proveedores en el pedido de mercaderías?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa siempre ha

tenido dificultades con sus proveedores en los pedidos de mercadería.

18. La forma de almacenar su mercadería en bodega es:

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa realiza su

almacenamiento de mercadería en su mayor parte en una forma buena, otro grupo comparte la

idea que es excelente y un en minoría cree que es malo.

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 17

Gráfico N° 17 Cumplimiento de Proveedores

Cuadro N° 17 Cumplimiento de Proveedores

100%

0%

Cumplimiento de Proveedores

SI NO

VARIABLE Fr. %

EXCELENTE 40 40%

BUENO 50 50%

MALO 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 18 Almacenamiento

Fuente: Cuadro 18

Cuadro N° 18 Almacenamiento

40%

50%

10%

Almacenamiento


40

19. ¿Lleva un inventario de la mercadería de su empresa?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa no lleva un

inventario de la mercadería.

20. El pedido que realizan sus clientes es:

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal el pedido que realizan

los clientes es en su mayoría a diario y semanal en pocas ocasiones son mensuales.

VARIABLE Fr. %

SI 0 0%

NO 100 100%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 19

Gráfico N° 19 Inventario de Mercaderías

Cuadro N° 19 Inventario de Mercaderías

0%

100%

Inventario de Mercaderías

SI NO

VARIABLE Fr. %

TODOS LOS DÍAS 40 40%

SEMANALMENTE 50 50%

MENSUALMENTE 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 20 Pedido de Mercadería

Fuente: Cuadro 20

Cuadro N° 20 Pedido de Mercadería

40%

50%

10%

Pedido de Mercadería

TODOS LOS DÍAS SEMANALMENTE MENSUALMENTE

41

21. La forma de pago de sus clientes es:

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la forma de pago de

nuestros clientes se la realiza en su mayoría en forma mensual y en pocas ocasiones semanal y

en su entrega.

22. ¿La empresa Premium Export Flowers maneja una cuenta bancaria?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si maneja

una cuenta bancaria.

VARIABLE Fr. %

EN LA ENTREGA 10 10%

SEMANAL 10 10%

MENSUAL 30 30%

OTRO 50 50%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 21 Forma de Pago

Fuente: Cuadro 21

Cuadro N° 21 Forma de Pago

10%

10%

30%

50%

Forma de Pago

EN LA ENTREGA SEMANAL MENSUAL OTRO

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 22 Cuenta Bancaria

Fuente: Cuadro 22

Cuadro N° 22 Cuenta Bancaria

100%

0%

Cuenta Bancaria

SI NO

42

23. ¿El dinero en efectivo obtenido de la venta de la mercadería es depositado en una

cuenta bancaria?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa los dineros

recaudados de las ventas de la mercadería casi nunca son depositados en la cuenta bancaria.

SISTEMA TECNOLÓGICO

24. ¿La empresa Premium Export Flowers cuenta con equipo tecnológico?


con equipo tecnológico.

VARIABLE Fr. %

SIEMPRE 10 10%

A VECES 40 40%

NUNCA 50 50%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 23

Gráfico N° 23 Deposito a la Cuenta Bancaria

Cuadro N° 23 Depósito a la Cuenta Bancaria

10%

40%50%

Depósito a la Cuenta Bancaria


VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 24 Equipo Tecnológico

Fuente: Cuadro 24

Cuadro N° 24 Equipo Tecnológico

100%

0%

Equipo Tecnológico

SI NO

43

25. ¿La empresa invierte en nuevo equipo tecnológico? (Infraestructura)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa invierte en

equipo tecnológico en su mayor parte solo a veces, otro grupo considerable dice que nunca y

una minoría comparte la idea que siempre.

26. ¿La empresa realiza mantenimiento a su equipo tecnológico?


realiza el debido mantenimiento a su equipo tecnológico.

VARIABLE Fr. %

SIEMPRE 10 10%

A VECES 50 50%

NUNCA 40 40%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 25 Inversión en Equipo

Fuente: Cuadro 25

Cuadro N° 25 Inversión en Equipo

10%

50%

40%

Inversión en Equipo


VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 26

Cuadro N° 26 Mantenimiento al Equipo

Gráfico N° 26 Mantenimiento al Equipo

100%

0%

Mantenimiento al Equipo

SI NO

44

27. ¿Cada qué tiempo realiza mantenimiento a su equipo?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa realiza

mantenimiento a sus equipos en su mayoría de veces en forma anual, otro grupo considerable

comparte la idea de que se realiza en forma trimestral y un grupo minoritario comparte la idea

de que nunca y en forma mensual.

28. ¿Cada que tiempo innova su equipo tecnológico?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa innova su

equipo tecnológico cada 4 años en su mayoría cada 3 años y un grupo en minoría dice que

cada 2 años.

VARIABLE Fr. %

MENSUAL 10 10%

TRIMESTRAL 35 35%

ANUAL 50 50%

NUNCA 5 5%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 27

Gráfico N° 27 Mantenimiento al Equipo

Cuadro N° 27 Mantenimiento al Equipo

10%

35%50%

5%

Mantenimiento al Equipo

MENSUAL TRIMESTRAL ANUAL NUNCA

VARIABLE Fr. %

CADA 2 AÑOS 10 10%

CADA 3 AÑOS 40 40%

CADA 4 AÑOS 50 50%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 28

Cuadro N° 28 Tiempo de Innovación

Gráfico N° 28 Tiempo de Innovación

10%

40%50%

Tiempo de Innovación

CADA 2 AÑOS CADA 3 AÑOS CADA 4 AÑOS

45

29. ¿La empresa Premium Export Flowers tiene competidores?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si tiene

competidores en el mercado.

30. ¿Su empresa oferta variedad de flores a sus clientes?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si ofrece

variedad de flores a los clientes.

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 29 Competidores

Fuente: Cuadro 29

Cuadro N° 29 Competidores

100%

0%

Competidores

SI NO

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 30 Variedad de Flores

Fuente: Cuadro 30

Cuadro N° 30 Variedad de Flores

100%

0%

Variedad de Flores

SI NO

46

31. ¿Qué clase de flor demanda en gran cantidad su empresa?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa demanda

una gran cantidad de flor Gypso en su mayoría, Ruscus, Hipericum, Solidago son un grupo

minoritario.

32. ¿La empresa cuenta con servicios de telecomunicaciones? (Telecomunicaciones)


con un servicio de telecomunicaciones.

VARIABLE Fr. %

GYPSO 40 40%

RUSCUS 20 20%

HIPERICUM 20 20%

SOLIDAGO 20 20%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 31 Demanda de Flores

Fuente: Cuadro 31

Cuadro N° 31 Demanda de Flores

40%

20%

20%

20%

Demanda de Flores

GYPSO RUSCUS HIPERICUM SOLIDAGO

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 32

Cuadro N° 32 Servicio de Telecomunicaciones

Gráfico N° 32 Servicio Telecomunicaciones

100%

0%

Servicio Telecomunicaciones

SI NO

47

33. ¿Qué tipo de servicio de comunicación tiene la empresa? (Telecomunicaciones)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa cuenta con

servicio de celular en su mayoría, vía convencional y por internet un grupo minoritario.

34. ¿Usted cuenta con algun sistema para dar de baja su equipo de telecomunicación?


con un sistema para dar de baja a su equipo de telecomunicaciones.

VARIABLE Fr. %

CELULAR 34 34%

CONVENCIONAL 33 33%

INTERNET 33 33%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 33

Gráfico N° 33 Servicio de Cpomunicación

Cuadro N° 33 Servicio de Comunicación

34%

33%

33%

Servicio de Comunicación

CELULAR CONVENCIONAL INTERNET

VARIABLE Fr. %

SI 0 0%

NO 100 100%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 34

Cuadro N° 34 Sistema para dar de Baja los Equipos

Gráfico N° 34 Sistema para dar de baja a los Equipos

0%

100%

Sistema para dar de Baja los Equipos

SI NO

48

35. ¿La empresa Premium Export Flowers cuenta con alarmas de seguridad?


con alarmas de seguridad.

36. ¿En caso de contar con alarmas de seguridad cada qué tiempo reciben

mantenimiento? (Seguridad)

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa en caso de

tener un sistema de alarmas realizaría su mantenimiento en forma mensual de preferencia, en

forma semanal y anual en muy pocas ocasiones.

VARIABLE Fr. %

SI 0 0%

NO 100 100%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 35 Alarmas de Seguridad

Fuente: Cuadro 35

Cuadro N° 35 Alarmas de Seguridad

0%

100%

Alarmas de seguridad

SI NO

VARIABLE Fr. %

MENSUAL 50 50%

SEMANAL 40 40%

ANUAL 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 36

Cuadro N° 36 Mantenimiento de Alarmas

Gráfico N° 36 Mantenimiento de Alarmas

50%40%

10%

Mantenimiento de Alarmas

MENSUAL SEMANAL ANUAL

49

37. ¿Cada qué tiempo da de baja a su equipo de seguridad?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa da de baja

a su equipo de seguridad cada dos años en su mayoría cada año y cada tres años en forma

ocasional.

38. ¿Sus proveedores le ofrecen descuentos en los productos que le ofrecen?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si recibe

descuentos por parte de los proveedores en los productos que nos ofrecen.

VARIABLE Fr. %

CADA 1 AÑO 40 40%

CADA 2 AÑOS 50 50%

CADA 3 AÑOS 10 10%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 37

Gráfico N° 37 Dar de baja al Equipo de Seguridad

Cuadro N° 37 Dar de Baja Equipo de Seguridad

40%

50%

10%

Dar de Baja al Equipo de Seguridad

CADA 1 AÑO CADA 2 AÑOS CADA 3 AÑOS

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 38

Cuadro N° 38 Descuento en Compras

Gráfico N° 38 Descuento en Compras

100%

0%

Descuento en Compras

SI NO

50

39. ¿Ha realizado ventas internacionales?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si realiza

ventas internacionales.

40. ¿Usted toma decisiones a base de la demanda del mercado?

Análisis.- De acuerdo al resultado de la encuesta realizada al personal la empresa si toma

decisiones a base de la demanda del mercado.

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Fuente: Cuadro 39

Gráfico N° 39 Ventas Internacionales

Cuadro N° 39 Ventas Internacionales

100%

0%

Ventas Internacionales

SI NO

VARIABLE Fr. %

SI 100 100%

NO 0 0%

TOTAL 100 100%

Fuente: Encuesta

Gráfico N° 40 Decisiones

Fuente: Cuadro 40

Cuadro N° 40 Decisiones

100%

0%

Decisiones

SI NO

51

3.7 Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno con la Aplicación del

Método COSO II (ERM).

Para realizar la evaluación del sistema del control interno en los procesos de compra y venta,

se analizó los 8 componentes del coso II, con la elaboración de un cuestionario de preguntas

cerradas, lo que permitirá establecer el nivel de riesgo y confianza, determinar deficiencias y

formular recomendaciones para la toma de decisiones sobre las actividades de control a

ejecutar.

ESCALA DE EVALUACIÓN

CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN

PUNTOS NIVELES

SI (CUMPLIMIENTO) 2 CONFIABLE

PARCIAL (C/P) 1 ACEPTABLE

NO (N/C) 0 NO CONFIABLE

Fuente: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC)

Elaboración: Andrés Guerra

Los resultados obtenidos, luego de desarrollar el grupo de preguntas para los 8 componentes

se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.

INTERVALOS CONFIANZA RIESGO

15-50 BAJO ALTO

51-75 MODERADO MODERADO

76-95 ALTO BAJO

52

Luego de obtenido los niveles de riesgos y confianza de cada componente se formulara

recomendaciones para aquellas áreas que obtuvieron una calificación de riesgo alto y

moderado.

3.7.1. Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno

3.7.1.1. Ambiente de Control

El primero de los cuestionarios corresponde al ambiente de control, acorde con la definición

de primer componente del sistema de control interno bajo el enfoque adoptado. Tal como

podrá observarse existen una serie de factores claves que se reiteran a lo largo de todos los

aspectos tratados y que deben considerarse en la evaluación. Estos son:

Que el procedimiento exista

Que haya sido apropiado notificado

Que sea conocido

Que sea adecuadamente comprendido

Que exista evidencia que se aplica.

AMBIENTE DE CONTROL

CONCEPTO SI NO N/A POND CALIF OBSERVACIONES

1. INTEGRIDAD Y VALORES

ÉTICOS

Se ha establecido en forma documentada

los principios de integridad y valores

éticos de la organización a través de un

código de conducta, que determinen la

política de la misma respecto de asuntos

críticos donde pueden verificarse

conflictos de intereses

X

2

0

Incluyen esos documentos reglas claras

sobre recepción de dadivas o pagos

inapropiados, usos adecuados de los

recursos disponibles, conflictos de

intereses

X

2

0

53

Han sido notificados formalmente a

todos los integrantes de la organización y

se ha verificado su comprensión

X

2

2

Conoce el personal de la organización y

sus funcionarios el código de ética de los

funcionarios

X

2

0

Se ponen tales reglas en conocimiento de

terceros ajenos a la organización peor en

contacto con la misma, proveedores y

usuarios

X

2

0

Se asigna periódicamente los premios y

castigos a que dan lugar a su acatamiento

o no

X

2

0

Los reconocimientos y promociones son

exclusivamente por logros y desempeño

X

2

2

2. COMPETENCIA PROFESIONAL

Se han definido los puestos necesarios

para llevar adelante los objetivos

esperados

X 2 2

Esa definición incluye todas las tareas

que debe desarrollar el empleado y los

requerimientos de supervisión necesarios

X 2 0

Se ha definido las

competencias/capacidades necesarias y

perfiles requeridos

X 2 2

Existe evidencia de que dichos

requerimientos se respetan

X 2 0

Se da cumplimiento de los

procedimientos previstos para el

reclutamiento del personal: esto es, en

cuanto al proceso de selección del mismo

y de comprobación de las

habilidades/capacidades (requerimiento

de títulos, certificados de

empleo/servicios, documentaciones

varias) y entrevistas

X 2 0

54

Existe en la entidad un plan de carrera

donde contemple cada uno de los puestos

previstos en la organización

X 2 0

Existe un plan de capacitaciones de la

organización que favorezca el

mantenimiento y mejora de la

competencia para cada uno de los puestos

X 2 0

Se realiza una evaluación periódica del

desempeño que identifique las

necesidades organizacionales y

personales de mayor capacitación

X 2 0

3. ATMOSFERA DE CONFIANZA

MUTUA

Se fomenta en la entidad una actitud de

confianza entre los empleados y entre

ellos y los niveles directivos

X 2 2

Se contrarrestan las actitudes

divisionistas y la cerrazón entre las

distintas áreas de la organización

X 2 2

4. FILOSOFÍA Y ESTILO DE LA

DIRECCIÓN

Se manifiesta el interés de la dirección de

la entidad con el sistema de control

interno a través de reuniones,

conferencias internas, cursos y otros

medios que permita percibir a toda la

organización el compromiso de la alta

dirección con el sistema de control

interno

X 2 0

Se observa en la dirección superior de la

entidad una actitud adecuada frente a los

riesgos a asumir

X 2 0

Existe una alta rotación de personal en

funciones claves El termino rotación de

personal está referido aquí a pérdidas o

despido de personal clave para la

organización

X 2 0

55

Se aplican políticas activas para la

retención del personal clave

X 2 0

Se observa una actitud positiva hacia las

funciones de rendición de cuentas,

auditoría interna y externa y otros

controles

X 2 2

Se utiliza el presupuesto como

herramienta de control

X 2 2

Si la administra o el departamento

contable esta descentralizado, el personal

de las oficinas descentralizadas funciona

integradamente con una fuerte

sincronización que impide la duplicación

de registraciones

X 2 0

Se observa una actitud responsable ante

la generación de información, tanto

contable/financiera como de gestión

X 2 2

Las registraciones patrimoniales y

presupuestarias están integradas Si no es

así se concilian regularmente

X 2 0

Existe una actitud positiva para adoptar

las recomendaciones de auditoría, tanto

interna como externa

X 2 2

5. MISIÓN, OBJETIVOS Y

POLÍTICAS

Tiene la organización un plan de

organización (estratégico)

X 2 0

Incluye este plan la visión, misión,

principios o valores de la organización

objetivos fortalezas, debilidades,

amenazas y oportunidades (FODA) y

definición de procesos o actividades

críticas

X 2 0

Es consistente con la misión y función

definida en el instrumento de creación de

la organización

X 2 0

56

Esta adecuadamente difundido a través

de toda la organización

X 2 0

6. ORGANIGRAMA

Cuenta la entidad con una estructura

organizativa que :

* manifieste claramente las relaciones

jerárquico funcionales de la

organización.

* permita el flujo de información entre

las áreas

X 2 0

7. ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y

RESPONSABILIDAD

Hay una clara definición de

responsabilidades y las mismas son

adecuadamente conocidas por los

responsables en cargos críticos

X 2 2

La asignación de responsabilidad está en

relación directa con el nivel de decisiones

(asignación de autoridad) y de

remuneraciones de cada uno de los

integrantes de la organización

X 2 0

Aquellos que detentan de responsabilidad

deben rendir cuentas apropiadamente por

tal asignación, sea a través de un superior

o de otras instancias

X 2 2

Esta adecuadamente delimitadas las áreas

de competencia dentro de la organización

X 2 2

Son estas asignaciones, competencias u

responsabilidades por rendir cuentas

comunicadas a cada integrante de la

organización

X 2 2

Existe evidencia que demuestre su

conocimiento

X 2 2

Son los cargos más altos de la

organización cubiertos por personal con

la competencia, capacidad, integridad y

X 2 2

57

experiencia profesional

8. POLÍTICAS, PRACTICAS DE

PERSONAL

Existen procedimientos claros para la

selección, promoción, capacitación,

evaluación, compensación y sanción de

personal

X 2 0

Son los mismos adecuadamente

conocidos por todo el personal

X 2 0

Los procesos de selección de personal

están basados exclusivamente en

capacidad y desempeño

X 2 2

Se desarrollan pruebas tendientes a

verificar las capacidades del personal

X 2 2

Se consideran a estos efectos la

integridad y el apego a valores éticos

X 2 2

Se verifican los antecedentes judiciales

de los postulantes, previo a su ingreso

X 2 2

Son conocidos por todos los integrantes

de la organización los criterios de

promoción, ascensos o incremento de las

remuneraciones

X 2 2

Se evalúan periódicamente las

necesidades para mantener actualizada la

estructura

X 2 0

Es adecuada la carga de trabajo, en

especial para los niveles

directivos/gerenciales

X 2 2

Se observa mucho personal realizando

trabajos fuera del horario de trabajo

X 2 0

Existen planes de capacitación que

contemplen la orientación de nuevos

empleados y la actualización de los

demás

X 2 0

58

Existe un grupo de alto nivel que revea

periódicamente los procesos y

actividades de los programas y proyectos

con el objetos de mantenerlos

actualizados y corregí eventuales malas

prácticas

X 2 0

Cuadro N° 41 Ambiente de Control

3.7.2. Evaluación del Riesgo

La estructura de análisis de esta sección responde a una serie de factores claves que responden

a las siguientes reglas.

que los objetivos hayan sido aproximadamente definidos.

que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales

que hayan sido oportuna y debidamente comunicados

que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos

que se los haya clasificado de acuerdo a su relevancia y probabilidad de ocurrencia

EVOLUCIÓN DE RIESGO SI NO N/A POND CALF OBSERVACIÓN

Los problemas o necesidades que la entidad

tiende a resolver han sido claramente

identificados.

X 2 0

Se ha determinado a quienes afectan dichas

necesidades.

X 2 0

Las experiencias adquiridas en situaciones

anteriores han sido tomadas en cuenta.

X 2 0

La entidad auditada ha establecido objetivos

definidos todos los estratos necesarios, esto

es desde la misión de la misma hasta los

X 2 0

59

objetivos operativos o actividades y la

estrategia para alcanzarlos

Existe un plan de acción/estrategia anual X 2 0

Los objetivos son adecuadamente a todos los

niveles necesarios

X 2 2

Las estrategias definidas se coinciden con

los objetivos

X 2 0

Los objetivos operativos/actividades

definidos están adecuadamente relacionados

con los objetivos generales de la entidad

X 2 2

Se han identificado y descrito los bienes y

servicios que cada programa debe generar

X 2

0

Existe un cronograma de cumplimiento de

metas físicas?

X 2 0

Hay definición de recursos necesarios?

Coinciden con el presupuesto vigente?

X 2 0

Están todas la principales actividades

orientadas al logro consecución de los

objetivos de la organización y comprendidas

en el plan estratégico diseñado.

X

2 2

La definición de objetivos incluye la

definición de las herramientas de medición

X 2 0

Se han definido los recursos necesarios para

alcanzar las metas establecidas

X

2 2

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Tiene la entidad un análisis de riesgo

considerando los objetivos de la

organización y las fuentes de probables

riesgos (internos y externos)

X 2 0

Se definieron los mecanismos para la

identificación de riesgo interno Funcionan

Adecuadamente

X 2 0

60

Se hace una revisión periódicamente de los

mismos para anticipar el accionar ante los

acontecimientos que pueden influir en la

obtención de resultados

X 2 0

Se asigna probabilidad de ocurrencia a los

diferentes riesgos detectados.

X 2 0

Los mecanismos utilizados para identificar

riesgos incluyen los siguientes factores.

1. Futuros recortes de presupuesto

2. Cambios en los procedimientos

utilizados

3. Problemas con el sistema de

información

X 2 0

Se considera la experiencia de los

acontecido en ejercicios pasados

X 2 2

En particular se analiza la falla en los

controles que puede haber provocado en el

pasado la pérdida de recursos, errores en la

información o incumplimientos legales o

normativos.

X 2 2

La identificación de riesgos toma en

consideración los hallazgos de auditorías,

tanto internas como externas.

X

2 2

Los riesgos identificados por la gerencia

media/funcionarios y personal son

considerados por la alta dirección para

integrar los análisis de riesgo

X

2 2

Cambios en otras de la UBA que trabajan

interrelacionada mente con la dependencia

auditada

X 2 0

Están identificados, finalmente, aquellos

riesgos que la alta dirección entiende que no

puede o no resulta conveniente cubrir

X 2 0

DETECCIÓN DEL CAMBIO

Están todas la aéreas instruidas para

transmitir a la alta dirección cualquier

variación que se produzca en lo institucional,

X 2 0

61

operativos tecnológico, normativo,

presupuestario, regulatorio, que puedan

afectar el cumplimiento de los objetivos de

la entidad o del área.

Se ha definido aquellos cambios que pueden

afectar más significativamente el

cumplimiento de los objetivos de la

organización.

X 2 0

Se analiza y adoptan las recomendaciones

realizadas por las auditorias, tanto internas

como externas.

X 2 0

Cuadro N° 42 Evaluación del Riesgo

3.7.3. Actividades de control

Las actividades de control es el tercer componente de la evaluación y son los procedimientos,

técnicas, prácticas y mecanismo que permiten a la dirección superior y nivel medio jerárquico

de la estructura mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluación de los

mismos y cuyo a análisis se considera en el punto anterior.

Las mismas se desarrollan en todos los niveles de la organización y son inherentes a cada una

de las funciones, incluyen una amplia gama de actividades, tales como aprobaciones,

autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño, actividades

tendientes a garantizar la seguridad, generación de archivos y documentación.

En la evaluación del sistema de control interno no solo deben considerarse si fueron

establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados, sino también si las

mimas son implicadas con el resultado esperado.

Atentado a la variada de actividades de control se pueden emplearse, las aquí incorporadas los

son a título indicativo. Son desarrolladas al solo efecto de ilustrar la variedad de controles

62

típicos que deben utilizarse en cualquier organización y que el auditor debe tomar en

consideración para su evaluación.

ACTIVIDADES DE CONTROL

SI NO N/A POND CALF OBSERVACIONES

Se han definido procedimientos de control

para cada uno de los riesgos significativos

identificados

X 2 0

Los mismos son aplicados

apropiadamente

X 2 0

Son adecuadamente comprendidos, no

solo en cuanto a la actividad en si sino en

esencia, por todo el personal

X 2 0

Se evalúa periódicamente para asegurarse

que aún están operando adecuadamente al

fin que les diera origen

X 2 0

Se realiza un control de la

ejecución/desempeño contra lo

presupuestado y con lo acontecido en

ejercicios anteriores

X 2 2

Se realiza tal comparación a nivel de cada

una de las áreas Se involucra en tales

evaluaciones a las direcciones y jefaturas

X 2 2

Se prepara los informes necesarios para

tal control

X 2 2

Separación de tareas y

responsabilidades

63

Algún individuo tiene el control absoluto

sobre todos los aspectos claves de una

operación/transacción

X 2 2

La autorización, aprobación,

procedimiento y registración, pagos o

recepción de fondos, revisión, valores o

bienes de las operaciones/transacciones

están designadas a diferentes personas

X 2 0

La asignación de tareas se ha realizado de

manera que se asegure sistemáticamente

el chequeo/verificación

X 2 0

En aquellos lugares donde es posible, se

impide que el manejo de dinero, valores

negociables u otros activos de alta

realización sean manejados por una sola

persona

X 2 2

Las conciliaciones bancarias las realiza

personal ajeno al manejo de dinero y

cuentas bancarias

X 2 0

Existe conciencia en la dirección y

gerencia que la colusión reduce o

directamente aniquila la efectividad de la

segregación de funciones, y por ende, está

alerta para reducir las posibilidades de que

ello ocurra

X 2 0

Coordinación entre áreas

Existe un flujo de información adecuado

entre las distintas áreas de la organización

X 2 0

Los objetivos definidos en cada uno de X 2 0

64

ellas son compatibles

Se promueve la integración entre las áreas

de que se desempeñen armónica y

coordina mente

X 2 0

Documentación

Existe documentaciones escrita de la

estructura del sistema de control y de

todas las operaciones/transacciones

significativas de la organización

X 2 0

Dicha documentación está disponible y

adecuadamente archivada para su examen

X 2 2

La documentación de la estructura de

control interno incluye la identificación de

las principales funciones de la entidad y

los objetivos relacionados a ellas y las

actividades de control vinculadas Están

las mismas consideradas en todos los

manuales de procedimientos

X 2 2

También incluye los controles

automáticos de los sistemas informáticos,

electrónicos y los datos que deben

proveérseles

X 2 0

La documentación de las

operaciones/transacciones es completa,

oportuna ya adecuada y facilita la revisión

del proceso de desarrollo desde su

autorización e iniciación hasta que la

misma finalizo

X 2 2

65

La documentación tanto aquella en

soporte papel como electrónica, es útil a la

alta dirección, jefaturas u otras con tareas

de evaluación

X 2 2

NIVELES DEFINIDOS DE

AUTORIZACIÓN

Los controles aseguran que solo son

operaciones/transacciones validas aquellas

iniciadas y autorizadas por los niveles con

competencia para ello

X 2 2

Dichos controles aseguran que todas esas

operaciones son ejecutadas/realizadas por

el personal que tiene la tarea asignada

X 2 2

Las facultades de autorizar han sido

adecuadamente notificadas a los

responsables y tal comunicación incluyo

las condiciones y los términos bajo las

cuales se asigna las mismas (que

requisitos deben exigirse)

X 2 2

La delegación de facultades está dentro de

los términos establecidos por la normativa

aplicable

X 2 2

Registro oportuno y adecuado de

transacciones y hechos.

Las operaciones/transacciones son

apropiadamente clasificadas y

oportunamente registradas

X 2 2

Dicha clasificación y registración opera a

todo lo largo de los ciclos de vida de las

X 2 2

66

operaciones, esto es, iniciación, proceso y

clasificación de los registros

consolidados/resúmenes

La clasificación apropiada incluye una

adecuada, organización y formato de la

información original y registración

sumaría a partir de la cual se preparen los

estados e información necesaria

X 2 2

Acceso restringido a los recursos,

activos y registrados.

Existen restricciones para el acceso a los

recursos y registros solo al personal

especialmente autorizado

X 2 2

La responsabilidad de rendir cuenta sobre

los recursos asignados y la custodia de los

registros (cualquiera sea el soporte) está

asignada a ciertas personas

específicamente

X 2 0

Se revisan periódicamente los accesos

asignados

X 2 0

Con que periodicidad se comparan los

recursos existentes contra los registros

X 2 0

Son considerados factores tales como el

valor de los activos, la portabilidad y la

fácil realización cuando se determinó el

grado de restricción al acceso

X 2 0

Se han establecido políticas y

procedimientos para la custodia física de

recursos, implementado y comunicado

X 2 0

67

adecuadamente a todo el personal

Se han los activos claves para la entidad y

se ha determinado para ellos medidas de

seguridad especial

X 2 0

El dinero y valores negociables se

mantienen bajo llave

X 2 0

Los formularios como recibidos, órdenes

de compra y otros críticos están

reenumerados, guardados adecuadamente

los vacíos, y entregados con cargo

X 2 2

Se requieren autorizaciones para la

habilitación al uso de dichos formularios

(talonarios de recibidos, OC, cheques,

etc.)

X 2 2

Los sellos identifica torios de firmas

autorizadas son adecuadamente

protegidos

X 2 2

Existen seguros para equipos, valores en

tránsito y otros activos vulnerables

X 2 2

Inventarios e insumos están

adecuadamente guardados y con la

protección necesaria

X 2 0

Existen alarmas contra incendio X 2 0

Las medidas de protección incluyen los

horarios de receso de actividad laboral

X 2 0

Rotación del personal en tareas claves

Se ha identificado en la organización las

tareas de alto riesgo de que se comentan

X 2 0

68

irregularidades, como fraude o actos de

corrupción

Se rota al personal a cargo de dichas

tareas periódicamente

X 2 0

Control del sistema de información

Esta apropiadamente controlado el acceso

a los sistemas de información, esto es a la

carga de datos, modificación archivos,

alteraciones en los programas (software)

utilizados

X 2 0

Se han establecido controles físicos y

lógicos que permitan detectar accesos no

autorizados

X 2 0

Se realizan periódicamente chequeos de la

información incorporada a los registros

(altas del periodo) con la documentación

soporte u otro elemento valido de cruce

X 2 0

Las registraciones contables se realizan en

secuencia numérica y por fecha

X 2 0

Las excepciones a lo anterior (ajustes) son

identificados como tales y hacen

referencia a la operación que modifica

X 2 0

Indicadores de desempeño

Se han establecido indicadores y criterios

para la medición de la gestión

X 2 0

Se revén periódicamente la validez y lo

propinado de dichos indicadores

institucionales y específicos

X 2 0

69

Son conscientes con las especificaciones

de la norma de creación, misión, y

objetivos

X 2 0

Se analizan periódicamente los resultados

alcanzados (por la aplicación de estos

indicadores) contra lo planificado y se

analizan los desvíos

X 2 0

En eso casos se toman medidas

correctivas oportunas

X 2 0

Se relaciona y consideran varios

indicadores con el objeto de tener un

panorama permanente de la evaluación de

la gestión

X 2 0

Se ha desarrollado un tablero de control o

equivalente para el seguimiento de la

gestión atreves del monitoreo de la

información e indicadores claves

X 2 0

Auditoría interna o unidad de control

de gestión

Existe En su caso depende del máximo

nivel de la organización

X 2 2

Cuenta con un plan de auditoría y

cronograma aprobados

X 2 0

Se practica regularmente por parte de

dicha unidad

X 2 0

Se han tomado en cuenta las

recomendaciones y hallazgos de las misas

X 2 0

En aquellos casos en que la X 2 0 286 106

70

dirección/gerencia está en desacuerdo con

los hallazgos habidos y con la validez de

las recomendaciones, tales puntos se

expresan por escrito, está documentado tal

desacuerdo

Se realiza un seguimiento de aquellas

actividades que generaron los hallazgos

de auditoría

X 2 2

TOTAL 286 106

Cuadro N° 43 Actividades de Control

3.7.4. Resultados de la Evaluación del Sistema de Control Interno.

NC= CT*100

PT

NC= 106*100

286

NC= 37.06%

En base a la aplicación del cuestionario de control interno se determinó que el nivel de

confianza es de 37.06% que representa un nivel de riesgo alto correspondiente a un nivel de

confianza bajo. En el siguiente cuadro de resumen de la evaluación de riesgo y confianza que

se obtuvo los componentes del método COSO II, se determinó el nivel de riesgo por cada

componente que se detalla a continuación.

COMPONENTES PONDERACIÓN

TOTAL

CALIFICACIÓN

TOTAL

NIVELES DE

CONFIANZA

NIVEL DE

RIESGO

Ambiente de

Control

51x 2 = 102 44 43.14% ALTO

Evaluación del

Riesgo

28x2 = 56 16 28.57% ALTO

Actividad de

Control

64x2=128 46 35.93% ALTO

Total 286 106 37.06%

Cuadro N° 44 Evaluación del Sistema

En donde: NC= Nivel de Confianza CT= Calificación Total PT= Ponderación Total

71

3.7.4.1. Representación Gráfica de la Tendencia de cada Componente

En el caso de la empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS, los componentes representan un

riesgo alto ya que en la evaluación no se determinó un componente que tenga menor riesgo

en los proceso obteniendo un 28.57% de confianza de todos los componentes de del Sistema

de Control Interno.

La representación tome en cuenta los niveles de confiabilidad por zonas de tendencia

denominada críticas, de oportunidad y de éxito tendiendo como un punto medio denominado

margen de seguridad.

ZONA CRITICA 15%-50% SITUACIÓN DE

DEBILIDAD

ZONA DE

OPORTUNIDAD

51%-75% DEBILIDAD DISCRETA

ZONA DE ÉXITO 76%-95% SITUACIÓN DE

FORTALEZA

3.8. Conclusiones Teórico- Metodológicas de la Investigación de Campo.

3.8.1. Conclusiones

La aplicación de encuestas demostró que el personal de la empresa tiene clara la

misión, visión y objetivos, pero no existe el compromiso con la empresa, demostrando

Ambiente deControl

Evaluacion deRiesgo

Actividad decontrol

Series1

Series2 0 43,14 28,57 35,93

Series3

0

10

20

30

40

50

NIV

EL D

E C

ON

FIA

NZA

INTERPRETACION DE RESULTADOS

72

falta de interés, fallas en la comunicación entre compañeros de trabajo,

ambiente laboral inadecuado.

A pesar de existir tecnología e infraestructura en la empresa, esta se ve subutilizada

debido a la falta de mano de obra que existe en el sector y la creación de nuevas

líneas de productos, el software contable, no genera ciertos informes contables.

El personal no efectúa informes periódicos del trabajo ejecutado, solo se realiza en

ciertos casos y de un momento a otro, por lo que no se puede obtener información

clara que aporte a tomar decisiones por parte de gerencia.

La empresa no cuenta con un documento formal en donde se especifique políticas,

funciones y procedimientos, desarrollándose todas las actividades verbalmente, es

decir no tienen una herramienta de control que permita verificar si se están

cumpliendo las actividades encomendadas y con los parámetros requeridos.

En el Sistema de control Interno se observó mayor riesgo ya que la persona encargada

de esta área no tiene la capacidad y experiencia para el cumplimiento de las

actividades y funciones de la empresa, carecen formalmente de políticas y procesos.

73

CAPÍTULO IV

MARCO PROPOSITIVO

4.1. Título

“HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO PARA LA EMPRESA


4.1.1. Introducción

Con el objeto de aportar con un sistema de control financiero fundamentado en el informe

COSO de la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS” se optimiza los recursos y

mejora las operaciones, esta herramienta es de utilidad en la mayoría de empresas

comerciales. El sistema de control financiero tiene la finalidad de delimitar las actividades

que realicen los empleados y poder efectuar de forma eficiente sus funciones mediante los

procedimientos adecuados.

El sistema de control financiero cuenta con objetivos, políticas, funciones, procedimientos,

y flujogramas, logrando tener mejores resultados y así alcanzar los objetivos propuestos.

4.1.2. Objetivos de la Propuesta

4.1.2.1. Objetivo General

Elaborar herramientas de control financiero para la optimización de recursos económico -

financieros de la empresa Premium Export Flowers de la Ciudad de Ibarra.

4.1.2.2. Descripción de la Propuesta

La propuesta está fundamentada en componentes COSO, con la finalidad de que la empresa

74

disponga de una estructura organizacional formal, que cuenten con filosofía empresarial,

que cumpla con la parte interna y externa, e identifique aquellos eventos que den lugar a

riesgos, los cuales puedan afectar sus operaciones comerciales, contables y financieras,

buscando alternativas de solución. Además las actividades de control, permiten comunicar y

observar los movimientos que se desarrollan en la empresa de forma eficaz, optimizando los

recursos, y cumpliendo el marco legal aplicado al sector comercial.

4.2. Desarrollo de la Propuesta

4.2.1. Antecedentes

Premiun Export Flowers de Ecuador Inicia sus operaciones en el País en el año 2005 y

concebida fundamentalmente como una empresa comercial, su principal objetivo es la

compra y venta de productos florícolas al por mayor, a nivel nacional e internacional,

Actualmente contamos con una extensión comercial de ventas en el territorio ecuatoriano y

mantiene relaciones comerciales con las principales Plantaciones Florícolas del país. Esta

empresa inicia sus actividades con monto de 8000.00 dólares con los cuales incursionaron en

el mercado nacional.

Premiun Export Flowers cuenta con 6 personas altamente calificadas y capacitadas que

brinda su servicio con transparencia y honestidad brindando confianza a cada uno de

nuestros apreciados clientes

Premium Export Flowers cuenta con sistema tecnológico como es una computadora,

celular, teléfono convencional e internet las cuales están acopladas a todas las actividades que

se realizan en la venta, compra y registro contable.

75

4.2.1.1. Sistema de la empresa “PREMIUM EXPORT FLOWERS”

Figura 1. Sistema adaptado a una organización según Niklas Luhman

4.2.1.2.Descripción del Sistema Jurídico.

Razón social:

Premium Export Flowers

Representante legal:

Sra. Iveth Johanna Vergara Guerra

RUC:

1003001110001

Telefono:

062991555

Direccion:

Aurelio Gomez Jurado Intereseccion a dos cuadras de la Gosolineria 28 de Septiembre.

Ubicación Geográfica:

Pais: Ecuador, Provincia: Imbabura, Canton: Ibarra, Ciudad: Ibarra.

Dirección Electonica:

Sistema Jurídico

Sisitema Económico

Sistema Político

76

[email protected]

Unidad De Productiva Por El Aporte De Capital

Pública _____ Privada __X___ Mixta _____

Unidad Productiva Por El Tipo De Propiedad

Unipersonal __X__ Familiar _____ Accionistas ____

4.2.1.3. Descripción del Sistema Político.

4.2.1.3.1. Antecedentes


concebida fundamentalmente como una empresa comercial, su principal objetivo es la compra

y venta de productos florícolas al por mayor, a nivel nacional e internacional, Actualmente

contamos con una extensión comercial de ventas en el territorio ecuatoriano y mantiene

relaciones comerciales con las principales Plantaciones Florícolas del país.

Esta empresa inicia sus actividades con monto de 8000.00 dólares con los cuales

incursionaron en el mercado nacional.


brinda su servicio con transparencia y honestidad brindando confianza a cada uno de nuestros

apreciados clientes. Premium Export Flowers cuenta con sistema tecnológico como es una

computadora, celular, teléfono convencional e internet las cuales están acopladas a todas las

actividades que se realizan en la venta, compra y registro contable.

77

4.2.1.3.2. Misión:

Somos Premium Export Flowers una empresa privada dedicada a brindar servicios de

exportación a varios clientes, con destino a diferentes lugares del mundo cumpliendo con las

exigencias y expectativas, de todos los organismos de control.

4.2.1.3.3. Visión:

Seremos la mejor empresa especializada en brindar servicios de exportación en el norte del

país, por la innovación, calidad y servicio al cliente, manteniendo el liderazgo en el mercado.

4.2.1.3.4. Política de Calidad:

Comercializar de manera eficiente la mercadería de calidad que nos permita aumentar la

proporción de clientes satisfechos, a través de una mejora continua de los procesos, con una

rentabilidad que nos asegure el crecimiento y continuidad de la Empresa.

4.2.1.3.5. Valores Corporativos

En el período actual se pretende focalizar la atención en aquellos valores que se ha

considerado que para Comercial Abastos Don Luis son trascendentes en su vivencia como

pauta de comportamiento generalizada.

Entre estos tenemos:

Honestidad: Ofrecer a los clientes lo que la Empresa está en condiciones de cumplir. Ser

coherentes con su razón de ser, actuar dentro de la verdad, con honradez, responsabilidad y

total transparencia.

Trabajo en Equipo: Buscar la práctica de la mutua ayuda entre las personas, apoyando a los

grupos menos favorecidos para que puedan mejorar su calidad de servicio.

78

Responsabilidad Social: Garantizar que las operaciones y políticas de la empresa vayan de

acuerdo con las leyes y reglamentos aplicados hacia la prevención de problemas sociales

creando de esta manera una imagen pública favorable.

Calidez humana: Que los clientes pueden contar con un trato amable y personalizado.

Puntualidad: Saber de la importancia de hacer las cosas a tiempo y en el lugar conveniente.

La eficacia y la calidad de los servicios es la meta teniendo como labor la garantía de

satisfacción de los clientes.

Respeto: Brindar un trato justo a todos aquellos con quien tenemos relación. Se entiende

mejor cuando procuramos tratar a los demás de la manera en que deseamos ser atendidos,

saludar a los demás, emplear un vocabulario adecuado, pedir las cosas amablemente, dejar el

sanitario en perfectas condiciones después de usarlo y evitar inmiscuirse en la vida privada de

los demás, es la forma más sencilla de vivir este valor en el trabajo.

Comunicación: Mantener una buena comunicación ayuda a desarrollar el desempeño de los

procesos y mejora las relaciones con los clientes internos y externos.

Servicio: Responder de manera oportuna a las necesidades de los clientes internos y externos,

propiciando una relación continua y duradera

Credibilidad: Responder siempre a las necesidades y expectativas de los clientes con la

integridad y cumplimiento de promesas en las relaciones entre clientes internos y externos

generando lealtad hacia la empresa.

Calidad: saber que el cliente es lo primero, por eso se debe lograr mantener las buenas

relaciones brindando un excelente servicio.

79

4.3. Políticas de la Empresa.

4.3.1. Administrativas.

a) Establecer y fortalecer espacios permanentes de comunicación interna y externa.

b) Implementar las competencias que por ley le pertenecen a la empresa.

c) Planificar y coordinar el uso de los espacios.

d) Promover cambios de actitud y buenas relaciones interpersonales.

e) Promover la aplicación de sanciones.

4.3.2. Servicio.

a) Establecer buenas relaciones de comunicación con los clientes.

b) Realizar las entregas de pedidos con puntualidad.

c) Contar con un sistema de registro apropiado para la empresa

4.3.3. Tecnológico.

a) Dar mantenimiento a los equipos.

b) Conocer el manejo del sistema tecnológico de la empresa.

c) Contar con la debida actualización de los sistemas.

4.4. Objetivos Administrativos de la empresa “Premium Exports Flowers”

a) Realizar capacitaciones de comunicación en un 100% con todos los empleados para

una mayor fidelización de los trabajadores hacia la organización durante el año 2013.

b) Utilizar en 100% todos los créditos otorgados por los proveedores en el año 2013

c) Almacenar eficientemente el 100% de los productos durante el año 2013.

d) Satisfacer las necesidad de los clientes en un 100% durante el periodo 2013

e) Crear en un 99% una cultura comunicativa entre empleados para el cumplimiento de

80

objetivos corporativos durante el año 2013.

f) Obtener el 50% de proveedores nuevos para mejorar la calidad y ofertar variedad en el

producto durante el año 2013.

g) Asegurar la recaudación del dinero obtenido de las ventas en un 100% durante el año

2013.

h) Satisfacer la demanda requerida por los clientes en un 98% durante el año 2013.

i) Mejorar la comunicación en un 85% con los proveedores para la pronta entrega de

mercadería en el año 2013.

j) Controlar en un 95% los inventarios durante el año 2013.

k) Controlar en un 50% las horas extras utilizadas para la minimización de gastos durante

el año 2013

l) Planificar en un 100% todos los gastos emitidos por la empresa y así tener el control de

salidas de dinero durante el año 2013

CONTROL INTERNO

m) Mejorar en un 95% la toma de decisiones para la empresa en el año 2013(A)

n) Mejorar el manejo de documentación en un 100% durante el año 2013(A)

o) Mejorar la toma de decisiones en un 50% durante el año 2013(A)

4.5. Objetivos Tecnológicos de la empresa “Premium Export Flowers”

a) Beneficiarse en un 75% de los descuentos y créditos que ofrecen los proveedores

durante el año 2013

b) Minimizar tiempos muertos en un 80% durante el año 2013.

c) Controlar el cobro a cada uno de los clientes en un 75% optimizando tiempo y recursos

durante el año 2013.

81

d) Verificar el cumplimiento de pagos en un 99% durante el año 2013.

e) Contar con una clasificación clara de los inventarios en un 85% para no tener

dificultades en ventas durante el año 2013.

CONTROL INTERNO

f) Mejorar el registro del sistema contable en un 99% para obtener el ingreso y egresos

reales de la empresa en el año 2013

Satisfacer las necesidades del cliente en un 99% durante el año 2013

Aprovechar en un 99% de los inventarios durante el año 2013.

Ofrecer variedad de flores en un 55% para satisfacer a mercados internacionales


Perfeccionar la atención y controlar la mercadería en un 75% durante el año 2013

Cumplir con el 100% de pedidos de forma eficaz y eficiente durante el año 2013.

Asegurar la entrega de mercadería en un 85% durante el año 2013

Conocer las ofertas que brindan cada uno de los proveedores en un 99% durante el año

2013.

Mejorar el ambiente laboral interno de la empresa en un 75% durante el año 2013.(S)

Optimizar la utilización de insumos en un 50% durante el año 2013.(S)

Mejorar en un 75% la utilización de los recursos para aprovechar los convenios

obtenidos durante el año 2013. (S)

Conocer la ganancia en un 100% de las ventas obtenidas en el año 2013(S)

82

4.5.1. Estrategias

4.5.1.1. Administrativos

a) Aprovechar la comunicación laboral para brindar un servicio de calidad.

b) Aprovechar de forma óptima los créditos otorgados por los proveedores para

promocionar el producto.

c) Realizar un control de manera permanente en el almacenamiento con la finalidad de

ofrecer productos con calidad

d) Fortalecer la fidelidad de los clientes mediante productos satisfactorios

e) Aprovechar de manera eficiente la comunicación laboral para disminuir trabajo bajo

presión.

f) Buscar nuevas alternativas de proveedores, firmando contratos de visitas semanales.

g) Comunicar a los clientes de realizar el pago en la cuenta bancaria de la empresa.

(Entregar N° de cuenta).

h) Firmar contrato de abastecimiento de mercadería incondicional con los proveedores

con la finalidad de satisfacer la demanda requerida por los clientes.

i) Cambiar itinerario de visitas de sus proveedores (Semanalmente)

j) Llevar un control de un sistema de inventarios para no recaer en productos en stock

k) Realizar un cronograma de actividades para trabajos de horas extras.

l) Realizar un cronograma de todos los gastos emitidos por la empresa para controlar el

dinero invertido

CONTROL INTERNO

m) Capacitar al personal sobre la documentación requerida para la toma de decisiones

n) Fortalecer el manejo de la documentación para no recaer en decisiones adversas

o) Implementar un sistema político tomar decisiones en el tiempo oportuno

83

4.5.1.2. Servicios

Mejorar la calidad en el producto para continuar con fidelización de sus clientes.

Utilizar en forma óptima los inventarios disponibles

Aprovechar la variedad de flores para satisfacer las necesidades de mercados

internacionales.

Mejorar la oferta en calidad y servicio de las flores para lograr minorar la incidencia

de la competencia.

Cumplir con el 100% de pedidos de forma eficaz y eficiente durante el año 2013.

Asegurar la entrega de mercadería en un 85% durante el año 2013

Conocer las ofertas que brindan cada uno de los proveedores en un 99% durante el

año 2013.

CONTROL INTERNO

Mejorar la administración contable en cada una de las ventas realizadas

Optimizar recursos para cumplir con las metas programadas en el tiempo

establecido.

Establecer valores éticos y principios de integridad para mejorar el ambiente laboral.

Mejorar la utilización de insumos, para minorar la perdida de inventarios

Tecnología

a) Aprovechar las fuentes de crédito y descuentos para lograr las oportunidades existentes

referentes a la adquisición de flores.

b) Enviar cronogramas de actividades al email acorde al desempeño laboral.

c) Mejora Itinerario de cobros a sus clientes, entregando cronograma de pagos a sus

clientes. (Mensualmente).

d) Realizar llamadas telefónicas a los clientes para recordar su fecha de pago y el depósito

84

del mismo en la cuenta bancaria.

e) Brindar capacitación para mejorar el registro en el sistema contable

4.6. Matriz de Estrategias, Variables y Estrategias

4.6.1. Despliegue de directrices

Dimensión Estrategia Variables Objetivos

Administrativa

Aprovechar

la

comunicació

n laboral

para brindar

un servicio

de calidad.

Aprovechar

de forma

óptima los

créditos

otorgados

por los

proveedores

para

promocionar

el producto.

Realizar un

control de

manera

permanente

en el

almacenami

ento con la

finalidad de

ofrecer

productos

con calidad

Fortalecer la

fidelidad de

Comunicación

Aprovechamiento

Controlar

Satisfacción

Realizar capacitaciones de

comunicación en un 100% con todos

los empleados para una mayor

fidelización de los trabajadores hacia

la organización durante el año 2013.

Utilizar en 100% todos los créditos

otorgados por los proveedores en el

año 2013

Almacenar eficientemente el 100%

de los productos durante el año 2013.

Satisfacer las necesidad de los

clientes en un 100% durante el

periodo 2013

Crear en un 99% una cultura

comunicativa entre empleados para

el cumplimiento de objetivos

corporativos durante el año 2013.

Obtener el 50% de proveedores

nuevos para mejorar la calidad y

ofertar variedad en el producto


Asegurar la recaudación del dinero

obtenido de las ventas en un 100%


Satisfacer la demanda requerida por

los clientes en un 98% durante el año

2013.

85

los clientes

mediante

productos

satisfactorio

Aprovechar

de manera

eficiente la

comunicació

n laboral

para

disminuir

trabajo bajo

presión.

Buscar

nuevas

alternativas

de

proveedores,

firmando

contratos de

visitas

semanales.

Comunicar a

los clientes

de realizar el

pago en la

cuenta

bancaria de

la empresa.

(Entregar N°

de cuenta).

Firmar

contrato de

abastecimie

nto de

mercadería

incondiciona

l con los

proveedores

con la

finalidad de

satisfacer la

demanda

requerida

por los

Comunicación

Conseguir

nuevos

proveedores

Aseguramiento

Planificación

Mejorar la comunicación en un 85%

con los proveedores para la pronta

entrega de mercadería en el año

2013.

Controlar en un 95% los inventarios


Controlar en un 50% las horas extras

utilizadas para la minimización de

gastos durante el año 2013

Planificar en un 100% todos los

gastos emitidos por la empresa y así

tener el control de salidas de dinero


CONTROL INTERNO

Mejorar en un 95% la toma de

decisiones para la empresa en el año

2013

Mejorar el manejo de documentación

en un 100% durante el año 2013(A)

Mejorar la toma de decisiones en un

50% durante el año 2013(A)

86

clientes.

Cambiar

itinerario de

visitas de

sus

proveedores

(Semanalme

nte.

Llevar un

control de

un sistema

de

inventarios

para no

recaer en

productos en

stock

Realizar un

cronograma

de

actividades

para trabajos

de horas

extras.

Realizar un

cronograma

de todos los

gastos

emitidos por

la empresa

para

controlar el

dinero

invertido

CONTROL

INTERNO

Capacitar al

personal

sobre la

documentaci

ón requerida

para la toma

de

decisiones

Mejorar

Control

Control

Control de gastos

Capacitaciones

Fortificar

87

Fortalecer el

manejo de la

documentaci

ón para no

recaer en

decisiones

adversas

Implementar

un sistema

político

tomar

decisiones

en el tiempo

oportuno

Mejorar

Servicio

Mejorar la

calidad en el

producto

para

continuar

con

fidelización

de sus

clientes.

Utilizar en

forma

óptima los

inventarios

disponibles

Aprovechar

la variedad

de flores

para

satisfacer las

necesidades

de mercados

internaciona

les.

Mejorar la

oferta en

calidad y

servicio de

las flores

para lograr

minorar la

incidencia

de la

competencia

.

Cumplir con

Satisfacción

Beneficia

Entregar

pluralidad en

flores

Progresar

Cumplimiento

Satisfacer las necesidades del cliente

en un 99% durante el año 2013

Aprovechar en un 99% de los

inventarios durante el año 2013.

Ofrecer variedad de flores en un 55%

para satisfacer a mercados

internacionales durante el año 2013.

Perfeccionar la atención y controlar

la mercadería en un 75% durante el

año 2013

Cumplir con el 100% de pedidos de

forma eficaz y eficiente durante el

año 2013.

Asegurar la entrega de mercadería en

un 85% durante el año 2013

Conocer las ofertas que brindan cada

uno de los proveedores en un 99%


CONTROL INTERNO

Mejorar el ambiente laboral interno

de la empresa en un 75% durante el

año 2013.(S)

Optimizar la utilización de insumos

en un 50% durante el año 2013.

Mejorar en un 75% la utilización de

los recursos para aprovechar los

convenios obtenidos durante el año

2013. (S)

Conocer la ganancia en un 100% de

las ventas obtenidas en el año

2013(S)

88

el 100% de

pedidos de

forma eficaz

y eficiente

durante el

año 2013.

Asegurar la

entrega de

mercadería

en un 85%

durante el

año 2013

Conocer las

ofertas que

brindan cada

uno de los

proveedores

en un 99%

durante el

año 2013.

CONTROL

INTERNO

Mejorar la

administraci

ón contable

en cada una

de las ventas

realizadas

Optimizar

recursos

para cumplir

con las

metas

programadas

en el tiempo

establecido.

Establecer

valores

éticos y

principios

de

integridad

para mejorar

el ambiente

laboral.

Mejorar la

utilización

Atestar

Conocimiento de

ofertas

Mejorar

Utilizar

Aplicación

Utilización

89

de insumos,

para minorar

la perdida de

inventarios

Tecnológica

Aprovechar

las fuentes

de crédito y

descuentos

para lograr

las

oportunidad

es existentes

referentes a

la

adquisición

de flores.

Enviar

cronogramas

de

actividades

al email

acorde al

desempeño

laboral.

Mejora

Itinerario de

cobros a sus

clientes,

entregando

cronograma

de pagos a

sus clientes.

(Mensualme

nte).

Realizar

llamadas

telefónicas a

los clientes

para

recordar su

fecha de

pago y el

depósito del

mismo en la

cuenta

bancaria.

CONTROL

INTERNO

Brindar

Aprovechamiento

Disminuir

Cumplimiento

Cumplimiento

Capacitación

Beneficiarse en un 75% de los

descuentos y créditos que ofrecen los

proveedores durante el año 2013

Minimizar tiempos muertos en un

80% durante el año 2013.

Controlar el cobro a cada uno de los

clientes en un 75% optimizando

tiempo y recursos durante el año

2013.

Verificar el cumplimiento de pagos

en un 99% durante el año 2013.

CONTROL INTERNO

Mejorar el registro del sistema

contable en un 99% para obtener el

ingreso y egresos reales de la

empresa en el año 2013

90

capacitación

para mejorar

el registro

en el sistema

contable

Cuadro N° 45 Despliegue de Directrices

91

4.7. Descripción del Sistema Económico de la Organización

Figura 2. Sistema empresarial adaptado de las dimensiones de que Keneth Landon y Jone

Laudon.

4.7.1. Sisitema Administrativo

Planeación Responsable

Procesos Gestión estrategica

Gestión financiera

Gestión de talento humano

Rolando Cobos (Jefe de ventas )

Iveth Vergara (Propietario jefe)


Organización

Porcesos Documento de la estructura

organización.


Dirección

Porcesos Liderazgo

Toma de desiciones

Comunicación




Tecnológico Factores

ecónimicos de la empresa

Productivo

Administrativo

92

Control

Porcesos Adminitración

Financiero


Virginia Flores (contador)

Cuadro N° 46 Sistema Administrativo

4.7.2. Sistema de Servicio

Compras Responsable

Procesos Contactar

Contrato de compra

Pedido

Daniela Diaz (Asistente de ventas)



Almacenamiento

Porcesos Recibe

Registra



Ventas

Porcesos Toma de pedido

Facturar pedidos

Cobrar

Depositar





Cuadro N° 47 Sistema de Servicio

4.7.3. Sisitema Tecnológico

Infraestructura Responsable

Procesos Compras

Mantenimiento

Dar de baja




Inteligencia de negocios

Porcesos Diseño

Mantiene

Actuliza




93

Telecomunicaciones

Porcesos Compra

Mantenimiento

Dar de baja


-


Seguridad

Porcesos Compra

Mantiene

Dar de baja


-

Rolando Cobos (Jefe de ventas ))

Cuadro N° 48 Sistema Tecnológico

4.7.4. Despliegue de Objetivos en los Sistema

Objetivo Administrativo Servicio Tecnologia

Realizar capacitaciones de

comunicación en un 100%

con todos los empleados

para una mayor fidelización

de los trabajadores hacia la

organización durante el año

2013.

X

Utilizar en 100% todos los

créditos otorgados por los

proveedores en el año 2013

X

Almacenar eficientemente el

100% de los productos


X

Satisfacer las necesidad de

los clientes en un 100%

durante el periodo 2013

X

Crear en un 99% una cultura

comunicativa entre

empleados para el

cumplimiento de objetivos

corporativos durante el año

2013.

X

94

Obtener el 50% de

proveedores nuevos para

mejorar la calidad y ofertar

variedad en el producto


X

Asegurar la recaudación del

dinero obtenido de las

ventas en un 100% durante

el año 2013.

X

Satisfacer la demanda

requerida por los clientes en

un 98% durante el año 2013.

X

Mejorar la comunicación en

un 85% con los proveedores

para la pronta entrega de

mercadería en el año 2013.

X

Controlar en un 95% los

inventarios durante el año

2013.

X

Controlar en un 50% las

horas extras utilizadas para

la minimización de gastos


X

Planificar en un 100% todos

los gastos emitidos por la

empresa y así tener el

control de salidas de dinero


X

Satisfacer las necesidades

del cliente en un 99%


X

Aprovechar en un 99% de

los inventarios durante el

año 2013.

X

Ofrecer variedad de flores en

un 55% para satisfacer a

mercados internacionales

X

95


Perfeccionar la atención y

controlar la mercadería en

un 75% durante el año 2013

X

Cumplir con el 100% de

pedidos de forma eficaz y

eficiente durante el año

2013.

X

Asegurar la entrega de

mercadería en un 85%


X

Conocer las ofertas que

brindan cada uno de los

proveedores en un 99%


X

Beneficiarse en un 75% de

los descuentos y créditos

que ofrecen los proveedores


X

Minimizar tiempos muertos

en un 80% durante el año

2013.

X

Controlar el cobro a cada

uno de los clientes en un

75% optimizando tiempo y

recursos durante el año

2013.

X

Verificar el cumplimiento de

pagos en un 99% durante el

año 2013.

X

Contar con una clasificación

clara de los inventarios en

un 85% para no tener

dificultades en ventas


X

CONTROL INTERNO

Conocer la ganancia en un

100% de las ventas

X

96

obtenidas en el año 2013

Mejorar en un 95% la toma

de decisiones para la

empresa en el año 2013

X

Mejorar en un 75% la

utilización de los recursos

para aprovechar los

convenios obtenidos


X

Mejorar el manejo de

documentación en un 100%


X

Mejorar el registro del

sistema contable en un 99%

para obtener el ingreso y

egresos reales de la empresa

en el año 2013

X

Mejorar la toma de

decisiones en un 50%


X

Mejorar el ambiente laboral

interno de la empresa en un

75% durante el año 2013

X

Optimizar la utilización de

insumos en un 50% durante

el año 2013

X

Cuadro N° 49 Despliegue de Objetivos en los Sistemas

97

4.7.5. Cuadro de Mando Integral

Dimensión Estrategia Objetivos Indicador Índice Frecuencia Meta Proceso

Medición Análisis

Administrativo FO.2. Aprovechar

la comunicación

laboral para brindar

un servicio de

calidad.

Realizar

capacitaciones de

comunicación en

un 100% con todos

los empleados para

una mayor

fidelización de los

trabajadores hacia

la organización

durante el año

2013.

Comunicac

ión

#capacitaciones

planificadas

#capacitaciones

requeridas

Mensual Semestral Fortalecer en

un 75% la

comunicació

n con el

personal.

-Análisis del

comportamiento del

personal

-Charlas de

comunicación

-Motivaciones

- Resultados

FA.3.- Aprovechar

de forma óptima los

créditos otorgados

por los proveedores

para promocionar

el producto.

Utilizar en 100%

todos los créditos

otorgados por los

proveedores en el

año 2013

Aprovecha

miento

#Créditos

adquiridos

#créditos

informados

Semestra

l

Anual Utilizar el

50% como

mínimo los

créditos

otorgados

por los

proveedores.

-Créditos

Otorgados

-Estudio de

Mercados

-Promoción del

producto.


98

Medición Análisis

FA.4 Realizar un

control de manera

permanente en el

almacenamiento

con la finalidad de

ofrecer productos

con calidad

Almacenar

eficientemente el

100% de los

productos durante

el año 2013.

Controlar Nro de controles

realizados

Nro de controles

requeridos

trimestral Anual 10% como

máximo de

incumplimie

nto.

-Almacenar

-Controlar

-Analisis

FA.5 Fortalecer la

fidelidad de los

clientes mediante

productos

satisfactorios

Satisfacer las

necesidad de los

clientes en un

100% durante el

periodo 2013

Satisfacció

n

Nro de clientes

satisfechos

Nro de clientes

que posee

Semanal Mensual 100% de

satisfacción

con los

clientes

-Análisis de

Clientes

insatisfechos.

-Mejora el Servicio

-Calidad del

producto.

-Atención al cliente


Medición Análisis

99

FA.10 Aprovechar

de manera eficiente

la comunicación

laboral para

disminuir trabajo

bajo presión.

Crear en un 99%

una cultura

comunicativa entre

empleados para el

cumplimiento de

objetivos

corporativos

durante el año

2013.

Comunicac

ión

N. de Actividades

cumplidas

N. de actividades

planeadas

Semanal Mensual Cumplir con

el 95% de

trabajos

requeridos

-Análisis del

personal.

-Organización de

talleres.

-Control del trabajo

proporcionado a

cada empleado.

DO.2 Buscar

nuevas alternativas

de proveedores,

firmando contratos

de visitas

semanales.

Obtener el 50% de

proveedores nuevos

para mejorar la

calidad y ofertar

variedad en el

producto durante el

año 2013.

Conseguir

nuevos

proveedore

s

N. de proveedores

obtenidos

N. de proveedores

nuevos

Anual Anual 5% como

máximo de

proveedores

integrados en

la empresa

-Contactar

-Reclutar

-carpetas

-Revisar

-Aprueba

-Integra


Medición Análisis

100

DO.5 Comunicar a

los clientes de

realizar el pago en

la cuenta bancaria

de la empresa.

(Entregar N° de

cuenta).

Asegurar la

recaudación del

dinero obtenido de

las ventas en un

100% durante el

año 2013.

Asegurami

ento

N. de Clientes

cumplidos

N. clientes

informados

Semanal Mensual Obtener el

99% de

dinero

depositado

en el tiempo

establecido a

cada cliente.

-Informar

-Entrega de la

cuenta

-Análisis del

cumplimiento por

parte de los

clientes.

-Valorar

DA.1 Firmar

contrato de

abastecimiento de

mercadería

incondicional con

los proveedores con

la finalidad de

satisfacer la

demanda requerida

por los clientes.

Satisfacer la

demanda requerida

por los clientes en

un 98% durante el

año 2013.

Planificació

n

Compras

Realizadas

Compras

planificadas

Anual Anual Obtener el

50% de

contratos

-Análisis de

proveedores.

-Solicitar contrato.

-Firmar contrato.

-Recepción de

mercadería


Medición Análisis

101

DA. 2 Cambiar

itinerario de visitas

de sus proveedores

(Semanalmente)

Mejorar la

comunicación en

un 85% con los

proveedores para la

pronta entrega de

mercadería en el

año 2013.

Mejorar N. de proveedores

aceptados.

N. de proveedores

solicitados

Semanal Mensual Obtener el

15% de

aceptación

por parte de

los

proveedores

-Análisis de

proveedores.

-Comunicación

-Aceptación

-Cambio

-Visita

DA.3 Llevar un

control de un

sistema de

inventarios para no

recaer en productos

en stock

Controlar en un

95% los inventarios

durante el año

2013.

Control N. de productos

en stock.

N. de productos

almacenados

Semanal Mensual Hallarse

como

máximo el

5% de

mercadería

en stock.

-Revisión de

Inventarios.

-revisión de

bodega.

-Análisis de

Productos en stock.

-Controlar

DA.5 Realizar un

cronograma de

actividades para

trabajos de horas

extras.

Controlar en un

50% las horas

extras utilizadas

para la

minimización de

gastos durante el

año 2013

Control N. de Horas

extras utilizadas.

N. de horas extras

planificadas.

Anual Anual Cumplir con

50% de horas

extras

planificadas.

-Cronograma de

actividades.

-Valoración de

horas extras.

-Informe

Dimensión Estrategia Objetivos Indicador Índice

Frecuencia Meta Proceso

102

Medición Análisis

DO. 8 Realizar un

cronograma de

todos los gastos

emitidos por la

empresa para

controlar el dinero

invertido

Planificar en un

100% todos los

gastos emitidos por

la empresa y así

tener el control de

salidas de dinero


Control de

gastos

Gastos Realizados

Gastos

Planificados


el 100% de

gastos

planificados

-Análisis de gastos

-planificación

-Emisión

-control

Servicios FO. 1 Mejorar la

calidad en el

producto para

continuar con

fidelización de sus

clientes.

Satisfacer las

necesidades del

cliente en un 99%

durante el año

2013.

Satisfacció

n

N. de clientes

satisfechos.

N. de clientes

obtenidos

Semanal Mensual Lograr con el

85% de

clientes

satisfechos.

-Análisis del

producto.

-pedido.

-compra

-almacenamiento.

-venta

FO. 4 Utilizar en

forma óptima los

inventarios

disponibles

Aprovechar en un

99% de los

inventarios durante

el año 2013.

Beneficiar N. de Inv.

Cumplidos.

N. de inv.

Realizados.

Semanal Mensual Garantizar el

uso de

inventarios

en un 99%

-Inventarios.

-Revisión.

-análisis


Medición Análisis

103

FO. 7 Aprovechar

la variedad de

flores para

satisfacer las

necesidades de

mercados

internacionales.

Ofrecer variedad de

flores en un 55%

para satisfacer a

mercados

internacionales

durante el año

2013.

Entregar

pluralidad

en flores

N. de pedidos en

diversidad de

flores.

N. de diversidad

enviadas de flores

Trimestra

l

Semestral Satisfacer a

clientes

internacional

es en 35%

-Conocimiento de

la diversidad de

flores.

-Pedido

-Contrato

-Entrega

-Venta

FA.1 Mejorar la

oferta en calidad y

servicio de las

flores para lograr

minorar la

incidencia de la

competencia.

Perfeccionar la

atención y controlar

la mercadería en un

75% durante el año

2013

Progresar Nivel de ventas

Nivel de ventas

presupuestado

Trimestra

l

Semestral Mejorar en

un 50% la

calidad y

atención al

cliente

-Control en

atención y

producto.

-mejora continua.

FA. 6 Realizar

entregas puntuales

acorde a los

pedidos requeridos

por los clientes en

día y hora

establecidos

Cumplir con el

100% de pedidos

de forma eficaz y

eficiente durante el

año 2013.

Cumplimie

nto

N. de entrega

cumplida.

N. de entrega

solicitada


en un 90%

en la entrega

de

mercadería

solicitada.

-Revisión de

perdidos.

-Día

-hora

-Entrega


Medición Análisis

104

DO. 1 Implementar

un contrato por

cada uno de los

pedidos de

compras.

Asegurar la entrega

de mercadería en

un 85% durante el

año 2013

Atestar N. de contratos

firmados.

N. de contratos

realizados

Semanal Mensual Tener un

como

mínimo el

50% de

contratos

firmados.

-Pedido

-Elaboración de

contrato.

-Firma

DO. 2 Aprovechar

las visitas de los

proveedores para

negociar y conocer

los descuentos en

productos y

cantidad

Conocer las ofertas

que brindan cada

uno de los

proveedores en un

99% durante el año

2013.

Conocimie

nto de

ofertas

N. de descuentos

obtenidos.

N. de descuentos

informados.

mensual mensual Obtener por

lo menos el

50% de

descuento en

cada uno de

los

productos.

-Comunicación con

proveedores.

-solicitud de pedido

-conocimiento de

descuentos.

-contrato

-firma

Tecnológico FO. 3 Aprovechar

las fuentes de

crédito y

descuentos para

lograr las

oportunidades

existentes

referentes a la

adquisición de

flores.

Beneficiarse en un

75% de los

descuentos y

créditos que

ofrecen los

proveedores


Aprovecha

miento

N. de descuentos

Obtenidos

N. de descuentos

informados

Mensual Mensual Aprovechar

en un 50%

los

descuentos y

créditos.

-Comunicación con

el proveedor

-Valoración de

descuentos.

-Pedido

-contrato

-firma


Medición Análisis

105

FA. 2 Enviar

cronogramas de

actividades al

email acorde al

desempeño laboral.

Minimizar tiempos

muertos en un 80%

durante el año

2013.

Disminuir N. de actividades

cumplidas.

N. de actividades

enviadas.

Mensual Mensual Mejorar en

un 50% las

actividades a

cumplirse.

-Realización de

cronograma.

-envió a email.

-control de

cumplimiento.

DO. 4 Mejora

Itinerario de cobros

a sus clientes,

entregando

cronograma de

pagos a sus

clientes.

(Mensualmente).

Controlar el cobro a

cada uno de los

clientes en un 75%

optimizando tiempo

y recursos durante

el año 2013.

Cumplimie

nto

N. de

Cronogramas

aceptados.

N. de

cronogramas

enviados

mensual mensual Obtener el

50% de

pagos

cumplidos al

tiempo

establecido.

-Realización de

cronograma.

-envió de

cronograma.

-aceptación

-verificación de

cumplimiento

DA. 4 Realizar

llamadas

telefónicas a los

clientes para

recordar su fecha

de pago y el

depósito del mismo

en la cuenta

bancaria.

Verificar el

cumplimiento de

pagos en un 99%

durante el año

2013.

Cumplimie

nto

N. de llamadas

contestadas.

N. de llamadas

planificadas

mensual mensual Obtener el

75% de

llamadas

contestadas.

-lista de contactos.

-llamada realizada.

-llamadas

contestadas

-verificación de

pago.

-registro de

llamadas realizadas


Medición Análisis

106

Control

Interno

FO. 6 Mejorar la

administración

contable en cada

una de las ventas

realizadas

Conocer la

ganancia en un

100% de las ventas

obtenidas en el año

2013(S)

Mejorar N. de ventas

realizadas

N. de ventas

planificadas.

anual anual Mejorar el

sistema

contable en

99%

-capacitación del

personal encargado

de la

administración.

-horarios.

-asistencia.

FO. 8 Capacitar al

personal sobre la

documentación

requerida para la

toma de decisiones

Mejorar en un 95%

la toma de

decisiones para la

empresa en el año

2013(A)

Capacitacio

nes

Nro. De

capacitaciones

realizadas

Nro. De

capacitaciones

planificadas

Semestra

l

Semestral Instruir en un

50% al

personal

encargado

-Personal a

capacitarse

-Capacitación

requeriré

-Aplicar

capacitación

FA. 7 Optimizar

recursos para

cumplir con las

metas programadas

en el tiempo

establecido.

Mejorar en un 75%

la utilización de los

recursos para

aprovechar los

convenios

obtenidos durante

el año 2013. (S)

Utilizar N. Convenios

Aceptados

N. de convenios

enviados

Anual Anual 10% de

convenios

aceptados en

el año 2013

Realizar el

convenio, revisar el

convenio, autorizar

el convenio.


Medición Análisis

107

FA. 8 Fortalecer el

manejo de la

documentación

para no recaer en

decisiones adversas

Mejorar el manejo

de documentación

en un 100% durante

el año 2013(A)

Fortificar N. De

documentos

utilizados.

N. De

documentos

adquiridos

Trimestra

l

semestral Manejar

correctament

e todos los

documentos

de la

empresa en

un 99%

-clasificación de

documentos

-documentos

manejados

-análisis del manejo

de documentos

DO. 6 Brindar

capacitación para

mejorar el registro

en el sistema

contable

Mejorar el registro

del sistema

contable en un 99%

para obtener el

ingreso y egresos

reales de la

empresa en el año

2013.(T)

Capacitació

n

Nro. De

capacitaciones

realizadas

Nro. De

capacitaciones

planificadas

trimestral Anual Instruir en un

50% al

personal

encargado

para la

mejora de los

sistemas

-Personal a

capacitarse

-Capacitación

requeriré

-Aplicar

capacitación


Medición Análisis

108

DO.7 Implementar

un sistema político

tomar decisiones en

el tiempo oportuno

Mejorar la toma de

decisiones en un

50% durante el año

2013(A)

Mejorar Nro de políticas

cumplidas

Nro de políticas

establecidas

anual anual 10% como

máximo de

incumplimie

nto.

Reunión,

establecimiento de

decisiones,

comunicación,

aprobación del

sistema político,

aplicación

DA. 6 Establecer

valores éticos y

principios de

integridad para

mejorar el ambiente

laboral.

Mejorar el

ambiente laboral

interno de la

empresa en un 75%

durante el año

2013.(S)

Aplicación N. De valores y

precios aplicados.

N. De valores y

principios

establecidos

anual anual Cumplir con

50% de

valores y

principios de

integridad

-elaboración de

valores éticos y

principios.

-comunicación al

personal

-análisis de

aplicación

DA. 7 Mejorar la

utilización de

insumos, para

minorar la perdida

de inventarios

Optimizar la

utilización de

insumos en un 50%

durante el año

2013.(S)

Utilización Insumos

utilizados

N. De insumos

planificados

anual anual Cumplir con

la

optimización

en un 35%

de los

insumos

-análisis de

insumos a utilizar

-clasificación de

insumos

-insumos

utilizados.

Cuadro N° 50 Matriz de Mando Integral

109

4.7.6. Metodología de Diseño e Implantación de las Herramientas.

El diseño e implementación del Manual de procesos se realizó de acuerdo con las siguientes

fases de trabajo.

Fase 1. Diagnóstico previo

Como punto de partida, la empresa ha decidido implantar el Manual de procesos, para lo cual

se analiza en qué medida se ajusta a los requisitos de la norma.

Actividades.

a. Revisión de la gestión actual y de los procesos en la organización, comparando con la

norma.

b. Análisis del autodiagnóstico, de los puntos débiles de la organización, del

organigrama, de la asignación de responsabilidades.

c. Propuestas de mejora, análisis del alcance adecuado de cada uno de los procesos

involucrados del sistema.

Fase 2. Compromiso de la Dirección

La fase de diagnóstico estuvo seguida, por la definición de la política, y del desarrollo de

indicadores de medición y control de los procesos y objetivos planteados.

Actividades

a. Elección del consultor para el apoyo de a la implantación.

b. Definición de la política de la calidad.

c. Fijación de los objetivos de calidad

110

d. Elaboración de un cronograma para la respuesta a las recomendaciones de los estudios

de (medición de la satisfacción de los clientes, evaluación de proveedores y control de

incidencias y reclamaciones).

Fase 3. Organización del proyecto

En esta fase, se procedió a la planificación de las diferentes actividades a realizar para

conseguir el diseño y la implementación del Manual del sistema de gestión administrativa

Actividades

a. Designación de responsables.

b. Búsqueda de información y ayudas económicas relacionadas con el proceso de

implantación y certificación

c. Planificación de actividades.

Fase 4. Información al personal

Para el éxito del proyecto es imprescindible la colaboración de todo el personal de la

organización. Sin esta colaboración el proyecto puede estar abocado al fracaso o puede

dilatarse en exceso en el tiempo y al final perder la efectividad y los objetivos que se

pretendían inicialmente.

Actividades.

a. Presentación para el equipo directivo

b. Operadores y fuentes de información

c. Entrega y suministro de datos

111

Fase 5. Formación

Para una mejor comprensión del proceso de implantación y de los diversos cambios que sin

duda van a tener lugar en el funcionamiento interno de la organización, es indispensable

formar a todo el personal.

Actividades:

a. Cursos para directivos

b. Cursos para mandos intermedios

c. Cursos para operarios

Fase 6. Documentación del sistema

La normalización de los procesos de trabajo es condición especial para consolidar la calidad

en la organización a escala individual y a escala global.

Actividades:

a. Redacción, revisión y aprobación de las entradas.

b. Redacción, revisión y aprobación de las salidas.

c. Redacción, revisión y aprobación de los indicadores.

Fase 7. Implementación

En esta etapa las actividades cotidianas de la organización tienen que llevarse a cabo

conforme a los procedimientos e instrucciones de trabajo y se debe realizar un seguimiento

para verificar que efectivamente eso es así.

Actividades

a. Puesta en marcha de procedimientos e instrucciones.

112

b. Realización de controles parciales de seguimiento, comprobaciones, charlas

distendidas con el personal.

c. Correcciones y adaptaciones.

Fase 8. Auditorias de internas.

Esta etapa se la realizará después de varios meses de implantación, para el aseguramiento de

los procesos.

Actividades.

a. Plan de auditoria y comunicación.

b. Informe de auditoría interna.

c. Acciones correctivas derivadas de las no conformidades detectadas.

Fase 9. Revisión del sistema

Con la frecuencia apropiada por lo menos una vez al año, la dirección de la organización

valorará, junto con su equipo de colaboradores, la eficacia del sistema de gestión

administrativa.

Actividades:

Comparación con el punto de partida y presentaciones para los niveles intermedios.

Cumplimiento de los objetivos de la calidad.

Revisión del informe de auditoría interna, satisfacción del cliente, formación.

Elaboración del acta de revisión del sistema, y difusión.

113

EMPRESA PREMIUM EXPORT

FLOWERS

FECHA: ELABORADO

VERSIÓN 1.0 REVISADO

4.7.7. HERRAMIENTAS PARA EL

PROCESO ADMINISTRATIVO

CÓDIGO:

MPGP-001

APROBADO

OBJETIVO

Ofrecer un mejor control de los procesos administrativos a través de las aplicaciones de las

herramientas financieras determinadas en indicadores.

ALCANCE

Este procedimiento se aplicara a los departamentos administrativos, financieros, en la

empresa Premium Export Flowers de la ciudad de Ibarra.

RESPONSABILIDADES

Actividades Responsable de Calidad Director Gerente /

director Departamento

Elaboración de documentación S N

Revisión de documentación S N

Aprobación de documentos N S

Distribución de documentación S N

114

4.7.7.1. Aplicación de las Herramientas

Generalidades:

Como principales herramientas de control financiero se encuentran las siguientes:

Análisis vertical de los estados financieros.- El análisis financiero dispone de dos

herramientas para interpretar y analizar los estados financieros denominan Análisis horizontal

y vertical, que consiste en determinar el peso proporcional (en porcentaje) que tiene cada

cuenta dentro del estado financiero analizado. Esto permite determinar la composición y

estructura de los estados financieros.

Análisis de los estados financieros.- El análisis de estados financieros es el proceso crítico

dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones

de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y

predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

El análisis de estados financieros descansa en 2 bases principales de conocimiento: el

conocimiento profundo del modelo contable y el dominio de las herramientas de análisis

financiero que permiten identificar y analizar las relaciones y factores financieros y

operativos.

Los datos cuantitativos más importantes utilizados por los analistas son los datos financieros

que se obtienen del sistema contable de las empresas, que ayudan a la toma de decisiones. Su

importancia radica, en que son objetivos y concretos y poseen un atributo de mensurabilidad.

Interpretación: es la transformación de la información de los estados financieros a una forma

que permita utilizarla para conocer la situación financiera y económica de una empresa para

facilitar la toma de decisiones.

115

4.7.7.2 Indicadores de Liquidez

4.7.7.2.1. Liquidez.- la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos en

dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor. De tal manera que

cuanto más fácil es convertir un activo en dinero se dice que es más líquido. Por definición el

activo con mayor liquidez es el dinero, es decir los billetes y monedas tienen una absoluta

liquidez, de igual manera los depósitos bancarios a la vista, conocidos como dinero bancario,

también gozan de absoluta liquidez y por tanto desde el punto de vista macroeconómico

también son considerados dinero.

4.7.7.2.2. Prueba Ácida.- es un test más riguroso el cual pretende verificar la capacidad de la

empresa para cancelar sus obligaciones corrientes pero sin depender de la venta de sus

existencias, es decir, básicamente con sus saldos de efectivo, el producto de sus ventas por

cobrar y algún otro activo de fácil liquidación diferente a los inventarios.

4.7.7.3 Indicadores de Solvencia

4.7.7.3.1. Endeudamiento del Activo.- Este índice permite determinar el nivel de autonomía

financiera. Cuando el índice es elevado indica que la empresa depende mucho de sus

acreedores y que dispone de una limitada capacidad de endeudamiento, o lo que es lo mismo

se está descapitalizando y funciona con una estructura financiera más arriesgada. Por el

contrario, un índice bajo representa un elevado grado de independencia de la empresa frente a

sus acreedores.

http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_%28contabilidad%29

http://es.wikipedia.org/wiki/Dinero

http://es.wikipedia.org/wiki/Macroeconom%C3%ADa

116

4.7.7.3.2. Endeudamiento Patrimonial.- Este indicador mide el grado de compromiso del

patrimonio para con los acreedores de la empresa. No debe entenderse como que los pasivos

se puedan pagar con patrimonio, puesto que, en el fondo, ambos constituyen un compromiso

para la empresa.

4.7.7.3.3. Endeudamiento del Activo Fijo.- El coeficiente resulta de esta relación indica la

cantidad de unidades monetarias que se tiene de patrimonio por cada unidad invertida en

activos fijos. Si el cálculo de este indicador arroja un coeficiente igual o mayor a 1, significa

que la totalidad del activo fijo se pudo haber financiado con el patrimonio de la empresa sin

necesidad de préstamos a terceros.

4.7.7.3.4. Apalancamiento.- Se interpreta como el número de unidades monetarias de

activos que se han conseguido por cada unidad monetaria de patrimonio. Es decir, determina

el grado de apoyo de los recursos internos de la empresa sobre recursos de terceros.

4.7.7.3.5. Apalancamiento Financiero.- Indica las ventajas o desventajas de endeudamiento

con terceros y como éste contribuye a la rentabilidad del negocio dada la particular estructura

financiera de la empresa. Su análisis en fundamental para comprender los efectos de los

gastos financieros en las utilidades.

117

4.7.7.4 Indicadores de Gestión

4.7.7.4.1. Rotación de Cartera.- Muestra el número de veces que las cuentas por cobrar

giran, en promedio, en un periodo determinado de tiempo, generalmente en un año.

4.7.7.4.2. Rotación del Activo Fijo.- Indica la cantidad de unidades monetarias vendidas por

cada unidad monetaria invertida en activos inmovilizados. Señala también una eventual

insuficiencia en ventas; por ello, las ventas deben estar en proporción de lo invertido en la

planta y en el equipo. De lo contrario, las utilidades se reducirán pues se verían afectadas por

la depreciación de un equipo excedente o demasiado caro; los intereses de préstamos

contraídos y los gastos de mantenimiento.

4.7.7.4.3. Rotación de Ventas.- La eficiencia en la utilización del activo total se mide a través

de esta relación que indica también el número de veces que, en un determinado nivel de

ventas, se utilizan los activos.

4.7.7.4.4. Período Medio de Cobranza.- Permite apreciar el grado de liquidez (en días) de

las cuentas y documentos por cobrar, lo cual se refleja en la gestión y buena marcha de la

empresa. En la práctica, su comportamiento puede afectar la liquidez de la empresa ante la

118

posibilidad de un periodo bastante largo entre el momento que la empresa factura sus ventas y

el momento en que recibe el pago de las mismas.

4.7.7.4.5. Período Medio de Pago.- Indica el número de días que la empresa tarda en cubrir

sus obligaciones de inventarios. El coeficiente adquiere mayor significado cuando se lo

compara con los índices de liquidez y periodo medio de cobranza.

4.7.7.4.6. Impacto de la Carga Financiera.- su resultado indica el porcentaje que

representan los gastos financieros con respecto a las ventas o ingresos de operación del mismo

periodo, es decir permite establecer la incidencia que tienen los gastos financieros sobre los

ingresos de la empresa.

4.7.7.5. Indicadores de Rentabilidad

4.7.7.5.1. Rentabilidad Neta del Activo (Dupont).- Esta razón muestra la capacidad del

activo para producir utilidades independientemente de la forma como haya sido financiado, ya

sea con deuda o patrimonio.

119

4.7.7.5.2. Margen Bruto.- Este índice permite conocer la rentabilidad de las ventas frente al

costo de ventas y la capacidad de la empresa para cubrir los gastos operativos y genera

utilidades antes de deducciones e impuestos.

4.7.7.5.3. Margen Operacional.- Tiene gran importancia dentro del estudio de la

rentabilidad de una empresa, puesto que indica si el negocio es o no lucrativo, en sí mismo

independientemente de la forma como ha sido financiado.

4.7.7.5.4. Rentabilidad Neta de Ventas.- los índices de rentabilidad de ventas muestran la

utilidad de la empresa por cada unidad de venta. Se debe tener especial cuidado al estudiar

este indicador comparándolo con el margen operacional, para establecer si la utilidad procede

principalmente de la operación propia de la empresa, o de otros ingresos diferentes. La

inconveniencia de estos últimos se deriva del hecho que este tipo de ingresos tiendan a ser

inestables o esporádicos y no reflejan la rentabilidad propia del negocio. Puede suceder que

una compañía reporte una utilidad neta aceptable después de haber presentado pérdida

operacional. Entonces, si solamente se analizara el margen neto, las conclusiones serian

incompletas y erróneas.

4.7.7.5.5. Rentabilidad Operacional del Patrimonio.- Permite identificar la rentabilidad

que le ofrece a los socios o accionistas el capital que han invertido en la empresa. Sin tomar

en cuenta los gastos financieros ni de impuestos y participación de trabajadores. Por tanto,

120

para su análisis es importante tomar en cuenta la diferencia que existe entre este indicador y el

de rentabilidad financiera, para conocer cuál es el impacto de los gastos financieros e

impuestos en la rentabilidad de los accionistas.

121


FLOWERS

FECHA: ELABORADO



PROCESO ADMINISTRATIVO

CÓDIGO:

MPGP-001

APROBADO

OBJETIVO

Ofrecer un mejor control de los procesos administrativos a través de las aplicaciones de las


ALCANCE

Este procedimiento se aplicara a los departamentos administrativos, en la empresa Premium

Export Flowers de la ciudad de Ibarra.

RESPONSABILIDADES







122

APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS

Generalidades:


Comunicación.- permite determinar que se cumpla el número de capacitación planificadas

dentro de la empresa, para ello utilizaremos el siguiente indicador. Su criterio de evaluación

será de mayor que 1 como objetivo cumplido, y menor que 1 como incumplido.

Aprovechamiento.- permite determinar de forma óptima los créditos otorgados por los

proveedores para promocionar el producto.

Controlar.- Realizar un control de manera permanente en el almacenamiento con la finalidad

de ofrecer productos con calidad.

Satisfacción.- Fortalecer la confianza de los clientes mediante productos la adquisición de

calidad.

123


FLOWERS

FECHA: ELABORADO



PROCESO DE PRODUCCIÓN

CÓDIGO:

MPGP-001

APROBADO

OBJETIVO

Ofrecer un mejor control de los procesos de producción a través de las aplicaciones de las


ALCANCE

Este procedimiento se aplicara a los departamentos de producción, en la empresa Premium

Export Flowers de la ciudad de Ibarra.

RESPONSABILIDADES







124


Generalidades:


Planificación.- Firmar un contrato de abastecimiento de mercadería incondicional con los

proveedores la lealtad de satisfacer la demanda requerida por los clientes en todas las épocas

del año.

Control.- Realizar un cronograma de actividades para trabajos de horas extras dentro de la

empresa y que los empleados tengan el pleno conocimiento de las nuevas tareas que deberán

realizar en sus horas extras.

Mejorar.- Cambiar el itinerario de visitas de sus proveedores, para tener un mejor control de

la mercadería que existe.

Beneficiar.- Utilizar en forma adecuada y correcta toda la información que se posee la

empresa sobre la mercadería disponible.

Control de Gastos.- Realizar un cronograma de todos los gastos emitidos por la empresa para

controlar el dinero de invertido.

125


FLOWERS

FECHA: ELABORADO



PROCESO TECNOLÓGICO

CÓDIGO:

MPGP-001

APROBADO

OBJETIVO

Ofrecer un mejor control de los avances tecnológicos a través de las aplicaciones de las


ALCANCE

Este procedimiento se aplicara a los departamentos que utilicen equipos tecnológicos, en la

empresa Premium Export Flowers de la ciudad de Ibarra.

RESPONSABILIDADES







126


Generalidades:


Cumplimiento.- Realizar llamadas telefónicas a los clientes para recordar su fecha de pago y

el depósito del mismo en la cuenta bancaria.

Control de Cobros.- Mejorar el itinerario de cobros a sus clientes, entregando un cronograma

de pagos a sus clientes de manera mensual y capacitar al personal en el área de manejo de

documentación.

Actividades.- Enviar un cronograma de actividades al e-mail de los departamentos en la

empresa acorde al desempeño laboral y fortalecer el manejo de la documentación para evitar

cualquier tipo de hallazgos.

Mejorar.- Mejorar la administración contable mediante la implementación de un nuevo

sistema que ayude a reflejar las ventas realizadas en forma periódica y optimizar los recursos

para cumplir con las metas programadas.

127

4.8.Impacto Económico

4.8.1. Fuentes de trabajo

En la entidad se cuenta con el personal necesario para poner en marcha el proyecto en

mención y así se podrá brindar posibilidades de trabajo a varias personas.

4.8.2. Mejoramiento de la Productividad:

Se podrá organizar de la mejor manera el sistema de recepción y distribución de las diversas

secciones de la entidad, en donde se pueda aplicar las herramientas de control financiero,

permitiendo reducir tiempo y dinero, generando así eficiencia y sobre todo productividad en

el manejo de recursos en la empresa objeto de estudio.

4.9.Impacto Social

4.9.1. Calidad de vida

Con la implantación del proyecto se mejorará la calidad de vida tanto de los intervinientes en

el proyecto, tanto los dueños como sus empleados.

4.9.2. Disminución de problemas sociales

La implementación de este proyecto disminuirá problemas sociales puesto que permitirá

reducir problemas de tipo social como el desempleo, delincuencia, inseguridad, entre otros, ya

que en la entidad se brindará oportunidades de trabajo y se ofrecerá confianza al cliente para

que no sienta que puede ser estafado en la compra de productos.

128

4.9.3 Validación de la Propuesta

129

CONCLUSIONES

Se deberá evaluar cada una de las necesidades de los clientes en cuanto al servicio que

presta Premium Export Flowers. Acorde al análisis de requerimientos de los clientes

se deberá tomar medidas de cambio como por ejemplo en la presentación del

producto, logrando así que el cliente se sienta estimulado y satisfecho con nuestros

productos.

Realizar un informe en donde especifique que los clientes se encuentran satisfechos

con la nueva presentación del producto y también hacer llamadas a los compradores

para informarles que deben realizar el pago en la cuenta bancaria.

Enviar el cronograma ya establecido a cada uno de los clientes para que puedan

realizar su pago a tiempo.

Realizar un cronograma en donde especifique cada una de las actividades que deberán

realizar los trabajadores y verificar que el personal de ventas registre de manera

cronológica y secuencial cada una de las ventas realizadas

Informar a cada uno de los trabajadores acerca de las capacitaciones que se van a

realizar.

130

RECOMENDACIONES

Se recomienda implementar el análisis días ventas, ya que es un análisis de mucha

utilidad que muestra las cifras expresadas en días efectivos de venta y la forma en que

se administran los bienes y obligaciones de una empresa.

Se recomienda utilizar razones financieras de liquidez, endeudamiento y rentabilidad

hay que utilizarlas todas juntas y compararlas con los probables resultados de la

empresa, para poder llegar hacer conclusiones y tomar decisiones los más acertadas

posible.

El Efectivo se debería de tener un mayor control sobre las entradas y salidas que

genera la entidad, principalmente cuando se incentiva por pronto pago.

Las Cuentas por Cobrar se requiere una mayor especificación al incentivar por pronto

pago y por invertir en el presupuesto de cobranza, ya que al modificar estos dos rubros

no se sabe el comportamiento exacto de esta cuenta.

Las Cuentas por Pagar se debería especificar con mayor detalle cómo se mueve esta

cuenta, dado que solo se sabe que si se produce más se aumenta.

Fidelizar al cliente y motivarlo para que siempre vea en nuestra empresa el mejor

aliado para su negocio haciendo así crecer nuestra organización.

Se deberá estimular y hacer el reconociendo respectivo al funcionario o funcionarios

que han contribuido al crecimiento de la empresa, para que así se incentive a seguir

obteniendo buenos resultados en los indicadores financieros pues no se debe perder de

vista la importancia del talento humano para alcanzar el éxito.

131

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editorial España.

VILCHES Ricardo (2006), Apuntes de auditoría, segunda edición, editorial Bogotá.

YOLIMA Sandra (2005), Auditoría del control interno, primera edición, editorial

Colombia.

ZAPATA, Pedro; Contabilidad General; Mc. Graw Hill; Colombia; 2011

ANEXO N° 1

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES


CARRERA:

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PERFIL DE TÉSIS

PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD

SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS (CPA)

TEMA: “HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO PARA LA EMPRESA


AUTOR: GUERRA BENAVIDES JONATHAN ANDRÉS

TUTOR: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS Msc

IBARRA – ECUADOR

2012

PERFIL DE TESIS

I. TEMA

“Herramientas de Control Financiero para la empresa Premium Export Flowers de la Ciudad

de Ibarra”.

II. EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

El Dr. Alberto Medina León en su obra titulada “Herramientas Económicas Financieras para

la toma de decisiones Gerenciales” hace énfasis a que en la actualidad y a nivel mundial, las

herramientas financieras y su aplicación en las empresas se han convertido en un factor clave

para la generación de valor; como búsqueda de información útil tanto para los administradores

como para las personas encargadas de tomar decisiones que afecten a la estructura financiera.

Sin embargo como hábito se recurre mucho a la contabilidad con el fin de aumentar o

disminuir la utilidad de la empresa, lo que es un error ya que se toma decisiones financieras

poniendo en riesgo la misma confiándose solo de la utilidad reflejada en los estados

financieros, pues esta situación hace que existan utilidades solo a fin de período y en el

transcurso del siguiente año tengan problemas de liquidez, endeudamiento, capacidad de pago

y el rubro del resultado del ejercicio este en saldo negativo, por no haber proyectado y

analizado lo que podría pasar en el futuro.

En el Ecuador constantemente en los noticieros de transmisión local escuchamos los

problemas que enfrentan las empresas por falta de liquidez y problemas de endeudamiento,

independientemente del tamaño de la empresa, la actividad a la que se dedique y que tanta

antigüedad posea, siempre está supeditada a caer en una situación de desequilibrio financiero

signado por la insolvencia y la falta de liquidez, todo ello producto en varios casos de malas

políticas financieras.

La actual situación imperante a nivel nacional e internacional caracterizada por una muy

fuerte competencia global, bruscas y repentinas alteraciones económica-financieras

generadoras de fuertes cambios en las tasas de interés, importantes variaciones en los precios

de las materias primas y continuos cambios en los gustos y preferencias de los consumidores

da lugar a que exista un bajo comportamiento de la productividad del trabajo, ineficiencia en

la utilización de los activos, incumplimiento de obligaciones contraídas por la empresa en el

desarrollo de su actividad y por ende una decreciente rentabilidad, sobrevivencia y

posicionamiento institucional.

La empresa Premium Export Flowers de la ciudad de Ibarra, no es la excepción ante esta

situación, por lo que su dinámica en cuanto al aspecto financiero y la falta de aplicación y

utilización de herramientas financieras, dan lugar a prácticas de improvisación para la toma de

decisiones, ya que, no se cuenta con información financiera oportuna, no se aplican procesos

de control y seguimiento de las operaciones de provisión de materias primas, órdenes de

producción, y en general de las operaciones de cobro y pago a corto plazo, derivadas de la

actividad empresarial en las distintas áreas de gestión financieras de la empresa, lo que no

favorece al logro de un rendimiento adecuado de la misma con respecto al monto de inversión

y al movimiento del capital que genera la producción y venta de las flores.

Igualmente la empresa no cuenta con una estructura sólida organizativa constante, debido a

que no hay la presencia de la figura financiera no se toman decisiones oportunas en el proceso

administrativo financiero. En la empresa la toma de decisiones está bajo la atribución de los

propietarios que cumplen las funciones de administradora de la actividad financiera

respondiendo a los criterios de situaciones momentáneas, lo que no permite mantener un

estilo de gestión y liderazgo empresarial, que responda a lineamientos técnicos y éticos;

provocando que la empresa mantenga baja rentabilidad, sin satisfacer las expectativas y

objetivos empresariales.

Formulación del Problema

¿Cómo optimizar los recursos económicos financieros de la empresa Premium Export Flowers

de la Ciudad de Ibarra?

Delimitación del Problema

- Objeto de Estudio: Procesos de Administración Financiera

- Campo de Acción: Gestión Financiera

- Lugar: Empresa Premium Export Flowers, ubicada en la calle Brasil N12 – 26 y

Fray Vacas Galindo, Ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura.

- Tiempo: 2012

III. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar Herramientas de Control Financiero para la optimización de recursos económico -


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fundamentar teóricamente las herramientas de control financiero y recursos

empresariales.

Establecer un diagnóstico de la situación económica financiera que se maneja en la

empresa.

Estructurar y desarrollar las fases de implementación de herramientas financieras para

la empresa Premium Export Flowers de la Ciudad de Ibarra.

Definir las herramientas financieras aplicables para la empresa Premium Export

Flowers.

Identificar la normativa legal para la aplicación e implementación de herramientas de

Control Financiero.

Validar la propuesta mediante la opinión de expertos

IV. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN

OBJETO DE INVESTIGACIÓN

Los procesos de administración financiera están enfocados a conseguir la eficiente gestión y

distribución de los recursos financieros de acuerdo con los objetivos de un organismo que

deberán alcanzarse a través de la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos

y cargos) a los fines que se desean alcanzar.

Un proceso administrativo comienza por fijar objetivos a través de actividades específicas y

concretas que involucren a todos y cada uno de los que conforman la empresa, definir

estrategias políticas y planes detallados dentro de la entidad e incluye una revisión del

desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo periodo económico.

CAMPO DE ACCIÓN

La gestión financiera o gestión de movimiento de fondos son todos los procesos que consisten

en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico o a través de otros instrumentos como

cheques tarjetas de crédito, la gestión financiera es la que se encuentra propiamente enfocada

en convertir la misión y visión empresarial en operaciones monetarias.

V. IDEA A DEFENDER

Con las Herramientas de Control Financiero se logra optimizar los recursos económicos


VI. METODOLOGÍA A EMPLEAR

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

- Cualitativa – Cuantitativa.- Es cualitativa porque mostrará las características y la

responsabilidad que tiene cada persona en el desempeño de cada una de las

actividades que realiza dentro de la empresa y es cuantitativa porque dará a

conocer los resultados de toda la investigación realizada dentro de la empresa con

valores reales reflejados en los Estados Financieros y la utilidad real y

proyecciones realizadas a futuro.

TIPOS DE INVESTIGACIÓN

- Aplicable.- La investigación permitirá realizar el diseño de un sistema contable con

aplicaciones en Excel que ayude a mejorar el registro de los movimientos

económicos en la empresa Premium Export Flowers de la ciudad de Ibarra.

- De campo.- Permite diagnosticar la situación actual de la empresa, mediante el

objeto de estudio y la recopilación de información la cual será revisada

conjuntamente con los encargados de registrar los datos.

- De acción.- La investigación está dirigida aplicar cambios y será establecida en

forma práctica, para solucionar los problemas y se va a considerar la información

directa del propietario y contador.

MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

- Inductivo – Deductivo.- Por medio de este método se revelará los errores

detectados en la entidad y se implementaran herramientas de Control Financiero

con aplicaciones en Excel que ayudará a estabilizar el manejo de la información

financiera.

- Analítico – Sintético.- Permitirá recopilar la información en forma detallada y

concisa, evidenciando lo que ha provocado la falta de adecuadas herramientas

financieras en la obtención de información económica financiera dentro de la

empresa.

- Histórico – Lógico.- Se utilizará la información de los 2 últimos años con el

propósito de evidenciar lo que ha provocado la falta de la aplicación de

herramientas financieras.

TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

- Entrevista.- Se obtendrá información directa de los altos directivos de la empresa

para tener su criterio desde el punto de vista de las diferentes áreas y servicios, ya

que la información que proporcionen será confiable, suficiente y relevante.

INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

- Guías de entrevista.- Ayudará a planificar y organizar los y parámetros con los

que se va a llevar a cabo la entrevista a los altos directivos de la empresa.

VII. ESQUEMA DE CONTENIDOS

CONTROL

- Definición

- Importancia

- Tipos

- Características

RECURSOS

- Definición

- Clasificación

- Características

- Importancia

CONTROL FINANCIERO

- Definición

- Características

- Clasificación

- Ventajas de aplicación

- Costos

RECURSOS ECONÓMICOS

- Definición

- Tipos

- Importancia

- Estructura

- División de los Recursos Económicos

- Factores Económicos

- Niveles de satisfacción económica dentro de la empresa privada

RECURSOS FINANCIEROS

- Definición

- Características

- Áreas de Aplicación

- Importancia de los Recursos Financieros en las empresas Privadas

- Administración de los Recursos Financieros

- Planificación de los Recursos Financieros

- Distribución de los Recursos Financieros

HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO

- Definición

- Tipo de herramientas

- Análisis financiero en base de razones o indicadores

- Análisis horizontal y vertical

- Asignación de Fondos

- Obtención de Fondos

- Planeación Financiera

- Presupuestos

HERRAMIENTAS GESTIÓN

- Definición

- Clasificación

- Indicadores de Gestión

- Planificación estratégica

Misión

Visión

- Antecedentes de la empresa

Clientes

Proveedores

Ventas

- Análisis Razones Financieras

Liquidez

Endeudamiento o Solvencia

Eficiencia

Rendimiento

- Análisis a los Balances

Análisis Horizontal

Análisis Vertical

- Base Filosófica

Misión

Visión

Valores

- Políticas

- Estrategias

- Diseño de Presupuesto

- Diseño de Indicadores de Gestión

VIII. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD

APORTE TEÓRICO

La implementación de herramientas de control financiero tiene como objeto el planeamiento

de control que implican las proyecciones en base a las normas y desarrollos que posee un

proceso de retroalimentación para de esta manera poder incrementar el desempeño y prever

situaciones de riesgo a futuro. Los resultados obtenidos por dicha proyección suelen reflejarse

en el estado de resultados presupuestario. Cuando el nivel directivo procede con medidas

técnicas administrativas, aplica herramientas gerenciales, las diferentes etapas y acciones

generan resultados eficientes. Una de las ventajas que proporcionan las herramientas es crear

una visión general de la empresa para medir los procesos internos y externo para que una vez

identificados puedan ser controlados.

SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA

Las herramientas de gestión administrativa financiera, ayudarán al mejoramiento de las

condiciones productivas, administrativas, organizativas, y financieras de la empresa,

primeramente mediante un diagnóstico a los balances, conociendo la realidad financiera y

manejo de los recursos que ha tenido desde sus inicios hasta la actualidad; luego con un

direccionamiento estratégico en base a establecer específicamente su misión, visión, políticas

y objetivos en base a la realidad, direccionen la elaboración de un Presupuesto Proyectado

para los 3 próximos años para la empresa Premium Export Flowers, estableciendo indicadores

de gestión y herramientas financieras que permitan medir la eficiencia y eficacia.

NOVEDAD

Es un tema de actualidad porque no existe dentro de la empresa y que su aplicación es

necesaria, ya que la empresa no cuenta con herramientas de gestión financiera y sus procesos

se manejan a través de la toma de decisiones personales sin la intervención de una estructura

organizadas financiera, ni de un experto.

Es importante señalar también la creación de una hoja de cálculo en Excel que señale y refleje

puntos de equilibrio y visibilice los márgenes de utilidades alcanzados durante la actividad

empresarial con la utilización de herramientas financieras.

ANEXO N° 2

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA PREMIUM EXPORT

FLOWERS

OBJETIVO

Definir el tipo de organización y a la actividad a la que se dedica.

INFORMACIÓN GENERAL

Razón Social:…………………………………………………………………

Nombre del Representante Legal:………………………………………………

Ubicación Geográfica: Provincia………… Cantón……………

Ciudad…………

Instrucciones:

Marque con una x en la última columna la respuesta que considere que se identifica con su

organización.

Tipo de Unidad Productiva

Pública

Privada

Mixta

Otras

Estructura Jurídica

Compañía Limitada

Sociedad Anónima

Economía Mixta

Comandita por Acciones

No Tiene

Propiedad

Unipersonal

Familiar

Accionistas

¿Qué tipo de producto hacemos? ¿Actividad Económica?

Bienes Sector Privado Agrícola

Ganadería

Minería

Sector Secundario Textil

Alimenticia

Automovilística

Electrónico

Farmacéutico

Servicios Sector Terciario Comercio

Financiero

Salud

Educación

Consulta y Asesoría

Diversión

¿Para quién lo hacemos? Mercado:

Mercado de Consumidores Individuos

Hogares

Mercado de Negocios Financiero

Manufacturero

Mercados de Distribución Al por Mayor

Al por Menor

Mercados del Sector Público Seguridad

Salud

Educación

Mercados internacionales Norte América

Latinoamérica

Europa

Asia

África

Australia

Firma del Representante Legal

ANEXO N° 3


DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA PREMIUM EXPORT

FLOWERS

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVO: Definir la estructura organizacional


Razón Social: ……………………………………………………………………………

Nombre del Representante Legal:……………………………………………………

Cuántas dimensiones considera que posee su organización.

Administrativo

Productivo

Tecnológico

Estructura organizacional actual de la empresa.

Niveles (ejecutivo,

directivo, operativo)

Departamentos Cargos Responsables

Dibuje la estructura organizacional

ANEXO N° 4

EMPRESA PREMIUN EXPORT FLOWERS

INFORME DE DIAGNOSTICO


concebida fundamentalmente como una empresa comercial, su principal objetivo es la compra

y venta de productos florícolas al por mayor, a nivel nacional e internacional, Actualmente

contamos con una extensión comercial de ventas en el territorio ecuatoriano y mantiene

relaciones comerciales con las principales Plantaciones Florícolas del país.

Esta empresa inicia sus actividades con monto de 8000.00 dólares con los cuales

incursionaron en el mercado nacional.


brinda su servicio con transparencia y honestidad brindando confianza a cada uno de nuestros

apreciados clientes

Premium Export Flowers cuenta con sistema tecnológico como es una computadora,

celular, teléfono convencional e internet las cuales están acopladas a todas las actividades que

se realizan en la venta, compra y registro contable.

Organigrama estructural

Gerente propietario

Contador Agente

Aduanero Jefe de Ventas

Asistente de ventas

Niveles jerárquicos de la organización Premium Export Flowers

NIVEL DIRECTIVO NIVEL EJECUTIVO NIVEL OPERATIVO

Gerente Propietario Contador Agente Aduanero

Gerente Jefe de Ventas

Asistente de ventas

PREMIUM EXPORT FLOWERS

IDENTIFICACIÓN DE LOS CLIENTES INTERNOS

1. Nivel Gobernante

1.1. Gerente Propietario

2. Nivel de Apoyo

2.1. Agente Aduanero

2.2. Contador

2.3. Empleados

IDENTIFICACIÓN DE LOS CLIENTES EXTERNOS

1. SENAE

2. SRI

3. Municipio de Ibarra

4. IESS

5. Florícolas de la Zona.

PRIORIZACIÓN DE DEMANDAS DE CLIENTES INTERNOS

CLIENTE INTERNO

DEMANDA

ADMINISTRACIÓN

Gerente Propietario

Contador

La inversión unipersonal realizada al logrado captar

la demanda de clientes dedicados a la exportación de

flores en la zona.

SERVICIO

Agente Aduanero

Empleado

Agilidad y dinámica para satisfacer las inquietudes

de los clientes de la empresa.

TECNOLÓGICO

Sistemas (Tecnólogo)

Equipamiento Tecnológico.

PRIORIZACIÓN DE DEMANDAS DE CLIENTES EXTERNOS

CLIENTES EXTERNOS DEMANDAS

Población.- Florícolas de la Zona

- Mayor optimización del servicio de

exportación con más facilidad.

- Que el servicio se adecuado y moderno en

concordancia a los avances tecnológicos

- Que el servicio sea oportuno y eficiente

ESTADO

SENAE

SRI

Municipio de Ibarra

IESS

- Declaración de tributos y tasas arancelarias

de salida de divisa

- Declaración del impuesto a la renta

sociedades

- Declaración de retenciones en la fuente

- Declaración mensual del IVA

- Presentación de documentos necesarios

- Pago patentes

- Afiliación al personal

DIAGNOSTICO FODA

Dimensión Clientes Internos Fortalezas Debilidades

Adm

inis

trat

ivo

Gerente

Propietario

Agente

Aduanero

Contador

Amplio

conocimiento en

el área.

Alto

conocimiento

técnico en las

exportaciones.

Cuenta con una

experiencia

cualificada.

Tomar decisiones en

forma individual.

Falta de mayor

intención pos venta al

cliente.

Ser

vic

ios

Operaciones

Entrega

Se cuenta con

proveedores

seguros

Cuenta con los

medios necesarios

para satisfacer las

entregas.

Incumplimiento por

parte del proveedor en

el abastecimiento

planificado.

Tec

noló

gic

o

Seguridad

Tecnología

El manejo de la

información solo

está a cargo del

personal

autorizado.

No posee una página

web.

CLIENTES EXTERNOS

Clientes Externos Amenazas Oportunidades

Proveedores

Eliminación de la

intermediación entre las partes.

Los proveedores reducen los

precios.

Estado y sus

Dependencias

Cambio de leyes

Ejecución de auditorias

Aumento de impuestos

Cancelación de preferencias

arancelarias.

Convenios que se realizan

con otros países.

Cumplimiento de la

normativa.

Competencia

Los productos pueden estar

ofertados a menor precio.

Crisis de los países a nivel

mundial.

Cumplimiento con el

cliente.

IFAS

Factores Internos Valor Calificación Calificación

Ponderada

Evidencia

FORTALEZAS

El gerente de la empresa Premium Export Flowers

tiene un amplio conocimiento en el área. (PREG. 1)

0.0111 0.2 0.0222 Se ha cumplido con las ventas que se han

establecido.

El agente aduanero tiene un alto conocimiento

técnico sobre exportaciones. (PREG.2)

0.0111 0.3 0.0333 No hemos tenido ninguna multa por parte de

la SENAE.

El contador cuenta con una experiencia cualificada. 0.0111 0.3 0.0333 Se presenta los balances cumpliendo la

normativa.

Las operaciones cuentan con proveedores seguros. 0.0111 0.2 0.0222 No se ha tenido incumplimiento por parte de

los proveedores para realizar las ventas.

Las entregas cuentan con los medios necesarios para

satisfacer los pedidos de los clientes.

0.0111 0.2 0.0222 No hemos tenido quejas en las entregas del

producto.

La seguridad en el manejo de la información solo

está a cargo de personal autorizado.

0.0111 0.3 0.0333 Los encargados del manejo de la información

son discretos.

DEBILIDADES

El gerente toma decisiones en forma individual. 0.0111 0.2 0.0222 Se podría manejar de mejor manera si hubiera

más intervenciones.

Incumplimiento por parte del proveedor en el

abastecimiento planificado.

0.0111 0.2 0.0222 Tener un listado amplio de proveedores.

No posee una página web. 0.0111 0.1 0.0111 Se podría incrementar el mercado.

TOTAL 1 1 1

EFAS

Factores Externos Valor Calificación Calificación

Ponderada

Evidencia

OPORTUNIDADES

Los proveedores reducen los precios. 0.091 0.2 0.0182 Comprar el producto y ofrecer al mercado.

Convenios que se realizan con otros países 0.091 0.3 0.0273 Mayor apertura para exportar nuestro

producto.

Cumplimiento de la normativa 0.091 0.3 0.0273 Generar crédito tributario a la empresa.

Cumplimiento con el cliente 0.091 0.3 0.0273 Satisfacción del cliente.

AMENAZAS

Eliminación de la intermediación entre las partes 0.091 0.1 0.0091 Pérdida de clientes potenciales.

Cambio de leyes 0.091 0.2 0.0182 Incremento de impuestos.

Ejecución de Auditorias 0.091 0.2 0.0182 Posibles hallazgos en los balances.

Aumento de Impuestos 0.091 0.2 0.0182 Creación de nuevos aranceles en las

exportaciones.

Cancelación de preferencias arancelarias 0.091 0.2 0.0182 Aumento de costos de exportación.

Los productos pueden estar ofertados a menor

precio.

0.091 0.3 0.0273 Pérdida de clientes por descuentos en la

competencia.

Crisis en los países a nivel mundial. 0.091 0.2 0.0182 Reducción de las utilidades.

TOTAL 1 1 1

MATRIZ FODA

Factores

Internos

Factores

Externos

Fortaleza

P31.T. Gran demanda de variedad de flores.

P12.A. Existe excelente comunicación laboral.

P.14.A. Crédito brindado por sus proveedores

P.18.S. Buen almacenamiento de mercadería

P.20.S. Pedido semanales de sus clientes

P22.S. Tiene una cuenta Bancaria

P.. RC.A. Se han definido los recursos necesarios

para alcanzar las metas establecidas

P.. RC.T. La documentación tanto aquella en

soporte papel como electrónica, es útil a la alta

dirección, jefaturas u otras con tareas de evaluación

Debilidades

P.16.S. Nunca firma contratos de pedidos de compras

P.15.S. Visita mensual de sus proveedores.

P.19.S. No maneja Inventarios

P.21.S. Pagos no definidos por sus clientes

P.23.S. El dinero recaudado no es depositado en la cuenta

bancaria.

P.34.T. No cuenta con un sistema para dar de baja

P.3.A. Deficiencias en el registro contable.

P. .CI.A. No se ha establecido en forma documentada los

principios de integridad y valores éticos de la organización.

P. .RC.A. No tiene la entidad un análisis de riesgo

considerando los objetivos de la organización

P. .RC.T. Inventarios e insumos no están adecuadamente

guardados y con la protección necesaria

P. . RC.S. Las registraciones contables no se realizan en

secuencia numérica y por fecha.

Oportunidades

P.30.T. Oferta variedad de flores.

FO

1. Mejorar la calidad en el producto para

DO

1. Implementar un contrato por cada uno de los

P.41. A. Descuentos en compras

P.42. S. Ventas internacionales

P.43 CI.A. Toma decisiones en base a

escritos de demandas del mercado.

continuar con fidelización de sus clientes.

(S)

2. Aprovechar la comunicación laboral para

brindar un servicio de calidad. (A)

3. Aprovechar las fuentes de crédito y

descuentos para lograr las oportunidades

existentes referentes a la adquisición de

flores. (T)

4. Utilizar en forma óptima los inventarios

disponibles. (S)

5. Contar con la capacidad suficiente para

satisfacer la demanda requerida por los

clientes.

6.Mejorar la administración contable en cada

una de las ventas realizadas. (CI)

7. Aprovechar la variedad de flores para

satisfacer las necesidades de mercados

internacionales. (S)

8.Capacitar al personal sobre la documentación

requerida para la toma de decisiones. (CIA)

pedidos de compras. (S)

2. Buscar nuevas alternativas de proveedores,

firmando contratos de visitas semanales. (A)

3.Aprovechar las visitas de los proveedores para

negociar y conocer los descuentos en productos

y cantidad. (S)

4.Mejora Itinerario de cobros a sus clientes,

entregando cronograma de pagos a sus clientes.

(Mensualmente). (T)

5. Comunicar a los clientes de realizar el pago en la

cuenta bancaria de la empresa. (Entregar N° de

cuenta). (A)

6. Brindar capacitación para mejorar el registro en el

sistema contable. (CIA)

7.Implementar un sistema político tomar decisiones

en el tiempo oportuno. (CIA)

8. Realizar un cronograma de todos los gastos

emitidos por la empresa para controlar el dinero

invertido.(A)

Amenazas

P.29.T. La empresa tiene

competidores.

P.25.S. Riesgo de inventarios

(Entregas no a tiempo)

P.15.A. Desempeño bajo presión

FA

1. Mejorar la oferta en calidad y servicio de las

flores para lograr minorar la incidencia de la

competencia. (S)

2. Enviar cronogramas de actividades al

email acorde al desempeño laboral. (T)

3. Aprovechar de forma óptima los créditos

DA

4. Firmar contrato de abastecimiento de mercadería

incondicional con los proveedores con el objetivo de

satisfacer la demanda requerida por los clientes. (A)

5. Cambiar itinerario de visitas de sus proveedores

(Semanalmente) (A)

6. Llevar un control de un sistema de inventarios para

otorgados por los proveedores para

promocionar el producto. (A)

4. Realizar un control de manera permanente

en el almacenamiento con el objetivo de

ofrecer productos con calidad. (A)

5. Fortalecer la fidelidad de los clientes

mediante productos satisfactorios. (A)

6. Realizar entregas puntuales acorde a los

pedidos requeridos por los clientes en día y

hora establecidos. (S)

9.Aprovechar de manera eficiente la

comunicación laboral para disminuir

trabajo bajo presión. (A)

7. Optimizar recursos para cumplir con las

metas programadas en el tiempo

establecido. (CIA)

8. Fortalecer el manejo de la documentación

para no recaer en decisiones adversas.

(CIA)

no recaer en productos en stock (A)

7. Realizar llamadas telefónicas a los clientes para

recordar su fecha de pago y el depósito del mismo

en la cuenta bancaria. (T)

8. Realizar un cronograma de actividades para trabajos

de horas extras. (A)

9. Establecer valores éticos y principios de integridad

para mejorar el ambiente laboral. (CIA)

10. Mejorar la utilización de insumos, para minorar la

perdida de inventarios. (CIS)

ANEXO N° 5


EMPRESA COMERCIAL “PREMIUM EXPORT FLOWERS”

OBJETIVO: Conocer el manejo administrativo, de servicios y tecnológicos de la empresa.


Razón Social:……………………………………………………………………………

Nombre del Representante………………………………………………………………

Ubicación Geográfica: Provincia…………………….. Cantón…………………..

INSTRUCCIONES:

Encierre en un círculo la respuesta que considere que se identifica con su organización.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

1. La empresa Premium Export Flowers cuenta con algunas estrategias para llegar a sus

clientes (Gestión Estratégica)

Si ….. No …..

2. La empresa Premium Export Flowers cuenta con algún tipo de registro contable (Gestión

Financiera)

Si ….. No …..

3. El registro contable que maneja su empresa es (Gestión Financiera)

Excelente ….. Bueno ….. Malo …..

4. La empresa Premium Export Flowers que tipo de comprobante emite para sus ventas

(Gestión Financiera)

Facturas ….. Comprobante de venta ….. Nota de Venta ….. Otros …..

5. Emite documentos mercantiles a todos sus clientes (Gestión Financiera)

Siempre ….. De vez en cuando ….. Nunca …..

6. La empresa toma en cuenta a todo el personal para la toma de decisiones (Gestión de

Talento)

Si ….. No …..

7. El trabajo en equipo dentro de la empresa Premium Export Flowers es (Gestión de

Talento)


8. La empresa Premium Export Flowers cuenta con archivos sobre la documentación de las

actividades (Doc. De La estructura organizacional)

Si ….. No …..

9. Cada departamento de la empresa tiene distribuido sus funciones

Si ….. No …..

10. En la empresa Premium Export Flowers la toma de decisiones la realiza (Liderazgo)

Jefe ….. Jefe + Personal …..

11. Las decisiones tomadas dentro de la empresa Premium Export Flowers han tenido

resultados (Toma de decisiones)


12. La comunicación laboral existente dentro de la empresa es (Comunicación)


13. El trabajo del departamento contable dentro de su empresa Premium Export Flowers es

(control administrativo)


14. Que forma de pago efectúa con sus proveedores (control financiero)

Efectivo ….. Crédito …..

Todas las anteriores

…..

SISTEMA DE SERVICIOS

15. La visita de sus proveedores es (compras)

Todos los días

…..

Semanal ….. Mensual ….. Otro …..

16. Al realizar el pedido de la mercadería firman contratos de compra (compra)

Siempre ….. A veces ….. Nunca …..

17. A tenido dificultados con sus proveedores en el pedido de mercadería (compras)

Si ….. No …..

18. La forma de almacenar su mercadería es (almacenamiento)


19. Lleva un inventario de la mercadería de su empresa (almacenamiento)

Si ….. No …..

20. El pedido que realizan sus clientes son (ventas)

Todos los días

…..

Semanales ….. Mensuales ….. Otro …..

21. La forma de pago de sus clientes es (ventas)

En el

momento de la

entrega …..

Semanal ….. Mensual ….. Otro …..

22. La empresa Premium Export Flowers maneja una cuenta bancaria (ventas)

Si ….. No …..

23. El dinero en efectivo obtenido de las ventas de la mercadería son depositados en una

cuenta bancaria de la empresa (ventas)


24. La empresa Premium Export Flowers cuenta con equipo tecnológico (infraestructura)

Si ….. No ….. Detalle …..

25. La empresa invierte en nuevo equipo tecnológico (infraestructura)


26. La empresa realiza mantenimiento al equipo tecnológico (infraestructura)

Si ….. No …..

27. Cada que tiempo realiza mantenimiento a su equipo (infraestructura)

Mensual

…..

Trimestral ….. Anual ….. Nunca

…..

28. Cada que tiempo innova su equipo tecnológico (inteligencia de negocios)

Cada 2 años

…..

Cada 3 años ….. Cada 4 años ….. Otros

…..

29. La empresa Premium Export Flowers tiene competidores (inteligencia de negocios)

Si ….. No …..

30. Su empresa oferta variedad de flores a sus clientes (inteligencia de negocios)

Si ….. No …..

31. Qué clase de flor demanda en gran cantidad su empresa (inteligencia de negocios)

…………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

32. La empresa cuenta con servicio de telecomunicación (telecomunicaciones)

Si ….. No …..

33. Cuál es el medio por el cual se contacta con sus clientes y proveedores

(telecomunicaciones)

Celular ….. Teléfono convencional ….. Internet ….. Otro …..

34. Usted cuenta con algún sistema para dar de baja a su equipo de telecomunicaciones

(telecomunicaciones)

Si ….. No ….. Cual …..

35. La empresa Premium Export Flowers cuenta con alarmas de seguridad (seguridad)

Si ….. No ….. Cual …..

36. En caso de contar con alarma de seguridad cada que tiempo recibe mantenimiento

(seguridad)

Mensual ….. Semanal ….. Anual ….. Nunca …..

37. Cada que tiempo da de baja a su equipo de seguridad (seguridad)

Cada año ….. Cada 2 años ….. Cada 3 años ….. Otros …..

38. Usted toma decisiones en base a la demanda del mercado

Si ….. No …..

39. Ha realizado ventas internacionales

Si ….. No …..

40. Sus proveedores le ofrecen descuentos en los productos que le ofrecen

Si ….. No …..

ANEXO N° 6

GUÍA DE ENTREVISTA AL GERENTE UNIVERSIDAD REGIONAL

AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES - IBARRA

Describa brevemente como nació la empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS, a

que se dedica y cuales su mercado actualmente.

¿Bajo qué figura legal fue creada?

¿Qué cantidad de producción tiene aproximadamente la entidad?

¿Cómo definiría la misión, visión y objetivos de la empresa?

¿Cuenta con algún manual o algún otro documento donde se detallen las funciones,

perfiles y responsabilidades de cada puesto?

¿Cómo se asignan las funciones al personal?

Conoce el personal cuál es el procedimiento en cada uno de las actividades.

¿Existe un sistema de control interno en la empresa?

¿Por qué es importante un sistema de control interno?

¿Existe optimización de recursos?

¿Existe un buen ambiente laboral en la empresa?

¿Cuenta con tecnología para poder competir en el mercado y reducir

procesos innecesarios?

¿Existe la suficiente infraestructura para todas las áreas de la empresa?

¿Cuáles son sus principales proveedores?

ANEXO N° 7

INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”


1. TEMA:

“HERRAMIENTAS DE CONTROL FINANCIERO PARA LA EMPRESA PREMIUM

EXPORT FLOWERS DE LA CIUDAD DE IBARRA”

2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA

Dotar de un sistema de control financiero fundamentado en el modelo COSO, que aporte con

controles claros en las operaciones de la empresa PREMIUM EXPORT FLOWERS,

asegurando la confiabilidad de la información, reduciendo los riesgos, fortaleciendo el

cumplimiento de leyes y reglamentos vigentes, y optimizando los recursos de la empresa,

convirtiéndose en instrumento principal en procesos de auditoria.

3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La propuesta está fundamentada en el modelo COSO, con la finalidad de que la empresa

disponga de una estructura organizacional formal, que cuenten con filosofía empresarial, que

cumplan con la parte interna y externa, e identifique aquellos eventos que den lugar a riesgos

los cuales pueden afectar sus operaciones productivas, comerciales, contables y financieras,

buscando alternativas de solución. Además las actividades de control permiten comunicar y

observar los movimientos que se desarrollan en la empresa de forma eficaz, optimizando los

recursos, y cumpliendo el marco legal aplicado al sector comercial.

La propuesta consta de los siguientes puntos:

4. INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

Por favor lea detenidamente el contenido de cada uno de los elementos que constituyen la

propuesta de investigación aplicando el Modelo COSO, luego de evaluada la

propuesta sírvase contestar según la escala de valoración que crea conveniente ya que esto

ayudará a conocer el adecuado desarrollo de la propuesta.

5. OBJETIVOS DE LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

a) Determinar coherencia y pertinencia entre el tema, objetivo y contenido de la

propuesta.

b) Definir la calidad técnica de cada ítem a donde está destinada la propuesta.

c) Verificar el uso adecuado de lenguaje en el contenido de la propuesta.

d) Demostrar si la estructura del contenido cumple las expectativas de la propuesta a la

realidad.

e) Determinar si el contenido propuesto es relevante.

A continuación se describe la escala de valoración de las categorías.

Categoría Descripción de la categoría Escala Simbología

A Coherencia y Pertinencia entre el tema, los

objetivos y el contenido de la propuesta.

Coherente C

Incoherente IN

B Calidad técnica: claridad y precisión en la

aplicación de los componentes.

Nota: En el caso de marcar R o D, por favor

justifique su opinión en el espacio de

observaciones.

Optima O

Buena B

Regular R

Deficiente D

C Lenguaje: expresión clara y concisa

Nota: En el caso demarcar I por favor

justifique su opinión en el espacio de

observaciones.

Adecuado A

Inadecuado I

D Contenido de la propuesta: Grado de

aplicación a la realidad de la empresa.

Confiabilidad

d Alta

CA

Confiabilidad

d Media

C M

Confiabilidad

d Baja

CB

E Relevancia: e n t r e el tema y el

contenido de la propuesta.

propuesta.

Relevante R

Irrelevante IR

6. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

CATEGORÍA “A”

“COHERENCIA Y PERTINENCIA”

Objetivo: Determinar Coherencia y Pertinencia entre el tema, objetivo y contenido de la

propuesta.

C = Coherente

IN = Incoherente

ITEM CATEGORÍA

A

OBSERVACIONES

Tema

Tesis

Objetivo de la

propuesta

Contenido de

la propuesta


CATEGORÍA “B”

“CALIDAD TÉCNICA”

Objetivo: Definir la calidad técnica de cada ítem a donde está destinada la propuesta.

O= Optima

B= Buena

R= Regular

D= Deficiente

ITEM CATEGORÍA

B

OBSERVACIONES

Tema

Tesis

Objetivo

de la

Propuesta

Contenido

de la

Propuesta


CATEGORÍA “C”

“LENGUAJE”

Objetivo: Verificar el uso adecuado de lenguaje en el contenido de la propuesta.

A = Adecuado

I = Inadecuado

ITEM CATEGORÍA

C

OBSERVACIONES

Tema

Tesis

Objetivo de la

Propuesta

Contenido de

la Propuesta


CATEGORÍA “D”

“CONTENIDO DE LA PROPUESTA”

Objetivo: Demostrar si la estructura del contenido cumple las expectativas de la propuesta a

la realidad.

C A = Confiabilidad Alta

C M = Confiabilidad Media

C B = Confiabilidad Baja

ITEM CATEGORÍA

D

OBSERVACIONES

Tema

Tesis

Objetivo de la

propuesta

Contenido de

la propuesta


CATEGORÍA “E”

“RELEVANCIA”

Objetivo: Determinar si el contenido propuesto es relevante.

R = Relevante

I = Irrelevante

ITEM CATEGORÍA

B

OBSERVACIONES

Tema

Tesis

Objetivo

de la

Propuesta

Contenido

de la

Propuesta

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