UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDESdspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/2451/1/... ·...
239
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA. TÍTULO: SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD DE LA CIUDAD DE IBARRA. AUTORA: Evelyn Alejandra Vallejo Palma. ASESORA: Dra. Germania Arciniegas. MsC. Ibarra – Ecuador 2013
Transcript of UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDESdspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/2451/1/... ·...
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TÍTULO:
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD
DE LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTORA: Evelyn Alejandra Vallejo Palma.
ASESORA: Dra. Germania Arciniegas. MsC.
Ibarra – Ecuador
2013
II
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es
“SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD DE
LA CIUDAD DE IBARRA”, Fue elaborado por la señorita, Vallejo Palma Evelyn Alejandra,
y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad UNIANDES
exige, por lo tanto, autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
………………………………...
Dra. Germania Arciniegas MsC.
ASESORA
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido que la tesis cuyo título es “SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA
LA CLÍNICA DENTAL RCD DE LA CIUDAD DE IBARRA”. Presentada como requisito
para la obtención del título de Ingeniería, es de mi completa autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
__________________
Evelyn Vallejo
AUTORA
IV
DEDICATORIA
Dedico mi trabajo, mi esfuerzo, mis ganas a mis padres, al Ingeniero Miguel Ángel Aguirre,
al personal que labora en la clínica, a todas aquellas personas que me brindaron su ayuda
incondicional, me guiaron hasta este tan preciado inicio de mi futuro profesional, que sin
pensarlo dos veces me dieron su consejo y su confianza pero sobre todo compartieron su
tiempo, sabiduría y experiencia conmigo.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a mi querido papito Dios por hacerme parte importante de su maravillosa
creación, por darme cada día una nueva oportunidad de vida y todas las bendiciones que derrama en
mí con infinito amor.
A mis amados papacitos por su incansable trabajo de guías, protectores, consejeros y amigos, por su
ternura, compresión y apoyo incondicional en todas mis decisiones, ellos son a quien les debo todo lo
que tengo y he logrado mil gracias por su sabiduría y gran amor.
A mí querida hermana por su apoyo, sus locuras, su respeto y amor.
Al ingeniero Miguel Ángel Aguirre un hombre trabajador y humilde que me brindó su apoyo,
conocimientos y confianza, así como la oportunidad de realizar este importante trabajo en la clínica
que administra.
A todos los profesionales y empleados que laboran en la clínica dental por su gran colaboración,
compromiso y ayuda para poder cumplir con esta responsabilidad.
A mi asesora por su perseverancia, voluntad y paciencia para culminar este importante reto.
Dios les bendiga y gracias.
Evelyn V.
VI
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICADO DEL ASESOR……………………………………………………………...II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS.…………………………….……………..III
DEDICATORIA……………………………………………………………………………...IV
AGRADECIMIENTO...………………….……………………………………………………V
ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………………….VI
ÍNDICE DE GRÁFICOS……………………………………………………………….........XI
ÍNDICE DE FIGURAS………………..…………………………………………………….XII
ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………………………...XIII
RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………………………..……...XIV
EXECUTIVE SUMMARY…………………………………………………………………XV
INTRODUCCIÓN:…………………………………………………………………..........XVI
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema ................................................................................ 1
1.1.1 Formulación del problema ......................................................................................... 3
1.1.2 Delimitación del problema ........................................................................................ 3
1.1.3 Identificación de la Línea de Investigación ............................................................... 3
1.2 Objetivos ................................................................................................................ 4
1.2.1 Objetivo General ........................................................................................................ 4
1.2.2 Objetivos Específicos ................................................................................................ 4
1.3 Justificación ........................................................................................................... 4
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO.
2.1. Antecedentes investigativos .................................................................................. 6
VII
2.2. Fundamentación teórica ....................................................................................... 7
2.2.1. Contabilidad ............................................................................................................ 7
2.2.1.1. Definición ................................................................................................................ 7
2.2.1.2. Importancia .............................................................................................................. 8
2.2.1.3. Objetivos de la contabilidad .................................................................................... 8
2.2.1.4. Funciones de la contabilidad ................................................................................... 9
2.2.1.5. Proceso contable .................................................................................................... 10
2.2.1.6. Fases del proceso contables ................................................................................... 11
2.2.2. Inventarios ............................................................................................................. 12
2.2.2.1. Definición .............................................................................................................. 12
2.2.2.2. Tipos de inventarios .............................................................................................. 13
2.2.2.3. Objetivos de los inventarios .................................................................................. 14
2.2.2.4. Funciones de los inventarios ................................................................................. 15
2.2.2.5. Métodos de valoración de inventarios ................................................................... 16
2.2.3. Sistema de control ................................................................................................. 17
2.2.3.1. Definición. ............................................................................................................. 17
2.2.3.2. Objetivo del sistema .............................................................................................. 18
2.2.3.3. Importancia del sistema ......................................................................................... 18
2.2.3.4. Sistemas de control interno ................................................................................... 19
2.2.3.5. Representación gráfica de los procesos ................................................................. 20
2.2.3.5.1. Símbolos de los flujogramas ............................................................................. 20
VIII
2.2.3.6. Control ................................................................................................................... 21
2.2.3.6.1. Importancia del control ..................................................................................... 22
2.2.3.6.2. Tipos de control ................................................................................................. 23
2.2.3.6.3. Requisitos de un buen control ........................................................................... 24
2.2.3.6.4. Principios de control.......................................................................................... 25
2.2.3.6.5. Pasos de un buen control ................................................................................... 27
2.2.3.6.6. Técnicas para el control..................................................................................... 28
2.2.4. Métodos de control de inventarios. ....................................................................... 30
2.2.4.1. Adquisición de materiales ..................................................................................... 30
2.2.4.2. Características de las compras ............................................................................... 30
2.2.4.3. Normas contables y financieras de los inventarios. .............................................. 31
2.2.4.4. Administración de bodega ..................................................................................... 31
2.2.4.4.1. Principios del almacenaje o bodega .................................................................. 32
2.2.4.4.2. Técnicas de almacenamiento ............................................................................. 33
2.2.4.4.3. Organización de bodega. ................................................................................... 34
2.2.4.4.4. Funciones de bodega ......................................................................................... 34
2.2.4.4.5. Codificación de materiales ................................................................................ 35
2.2.4.5. Clasificación de materiales a través método de análisis ABC .............................. 36
2.2.4.6. Stock óptimo de insumos. ..................................................................................... 37
2.2.4.7. Elementos de un buen control de inventarios ........................................................ 38
2.2.4.8. Requerimiento de material a través de modelo económico de pedido y punto de
pedido. ................................................................................................................... 39
IX
2.2.4.9. Punto de reorden. ................................................................................................... 42
2.2.4.10. Punto de pedido ..................................................................................................... 44
2.2.4.11. Proveedores. .......................................................................................................... 44
2.2.4.11.1. Responsabilidades con los proveedores ............................................................ 45
2.2.4.12. Definición de insumos odontológicos ................................................................... 46
2.2.4.13. Tiempo de caducidad............................................................................................. 46
2.2.4.14. Cuidado de insumos con mayor importancia toxica. ............................................ 47
2.2.5. Definición de términos básicos ............................................................................. 48
2.3 Idea a defender .................................................................................................... 49
CAPÍTULO III: MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
3.1 Modalidad de la investigación ........................................................................... 50
3.2 Tipos de investigación ......................................................................................... 50
3.3 Población y Muestra ........................................................................................... 52
3.4 Métodos, técnicas e instrumentos ...................................................................... 52
3.4.1 Técnicas ................................................................................................................ 52
3.4.2 Métodos teóricos ...................................................................................................... 52
3.4.3 Análisis de la Investigación ..................................................................................... 53
3.5 Entrevista realizada al señor Ingeniero Miguel Aguirre Administrador de la
Clínica Odontológica RCD de la ciudad de Ibarra. ............................................ 54
3.5.1 Entrevista realizada al personal encargado de bodega............................................. 55
3.6 Conclusiones teórico - metodológicas de la investigación de campo ................. 56
X
CAPÍTULO IV: MARCO PROPOSITIVO
4.1 Título ....................................................................................................................... 57
4.1.1 Objetivo de la propuesta .......................................................................................... 57
4.1.2 Objetivos específicos ............................................................................................... 57
4.1.3 Estructura de la propuesta ........................................................................................ 58
4.2 Desarrollo de la propuesta .................................................................................... 58
4.2.1 Introducción ............................................................................................................. 58
4.2.2. Base legal ................................................................................................................. 60
4.2.3. Análisis de Impactos ................................................................................................ 95
4.2.3.1. Impacto administrativo ........................................................................................... 96
4.2.3.2. Impacto Financiero. ................................................................................................ 97
4.2.3.3. Impacto Empresarial ............................................................................................... 99
4.2.3.4. Impacto Ambiental ............................................................................................... 100
4.2.3.5. Impacto General .................................................................................................... 101
4.3. Validación de la Propuesta ................................................................................. 101
Conclusiones……………………………………………………………………………....102
Recomendaciones………………………………………………………………………....103
Bibliografía………………………………………………………………………………..104
Lincografía………………………………………………………………………………...108
Anexos…………………………………………………………………………………….109
XI
ÍNDICE GRÁFICOS
Gráfico 1. Sistema ABC…………………………………………………………………..85
Gráfico 2. Competencia de productos A y C…………………………………………….87
Gráfico 3. Cómo funciona el Sistema…………………………………………………….94
XII
ÍNDICE FIGURAS
Figura 1. Clasificación ABC……………………………………………………………..37
Figura 2. Modelo de cantidad económica a ordenar……………………………………..40
Figura 3. Punto de reorden……………………………………………………………….43
Figura 4. Organigrama clínica RCD…………………………………………….............58
Figura 5. Proceso de compras de productos…………………………………………......60
Figura 6. Proceso de adquisición y abastecimiento……………………………………...62
Figura 7. Proceso de distribución a sucursal en Otavalo………………………………...64
Figura 8. Formulario Solicitud de compra…………………………………………….…67
Figura 9. Formulario Hoja de pedido…………………………………………………....69
Figura 10. Formulario Orden de despacho……………………………………………....70
Figura 11. Ubicación de materiales en bodega………………………………………….71
Figura 12. Formulario Orden de Despacho……………………………………………..72
Figura 13. Ubicación de materiales en bodega………………………………………….95
XIII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Fases del proceso contable……………………………………………………….11
Tabla 2. Cuadro Comparativo de sistemas de control interno…………………………….19
Tabla 3. Tipos de control…………………………………………………………………..23
Tabla 4. Registro de proveedores………………………………………………………….73
Tabla 5. Clasificación ABC odontopediatría…..................................................................82
Tabla 6. Clasificación rehabilitación Oral…………………………………………………83
Tabla 7. Cantidad de productos ABC……………………………………………………...84
Tabla 8. Representación monetaria………………………………………………………..84
Tabla 9. Participación de artículos………………………………………………………...85
Tabla 10. Reclasificación de insumos.…………………………………………...............86
Tabla 11. Competencia artículos A y C…………………………………………………...86
Tabla 12. Planificación según pronóstico………………………………………………….87
Tabla 13. Cálculos de stock, Punto de Reorden y Punto de pedido……………………….88
Tabla 14. Resumen de datos para control de inventarios………………………………….91
Tabla 15. Sistema de control para la clínica RCD de la ciudad de Ibarra…………………92
Tabla 16. Impacto Administrativo………………………………………………………..96
Tabla 17. Balance proyectado hasta el 2016……………………………………………....97
Tabla 18. Impacto Financiero……………………………………………………………...98
Tabla 19. Impacto Empresarial……………………………………………………………99
Tabla 20. Impacto Ambiental………………………………………………………….....100
Tabla 21. Impacto general………………………………………………………………..101
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
La clínica de rehabilitación y cosmética dental “RCD” de Ibarra está orientada a la prestación
de servicios odontológicos; dentro el aspecto contable se presenta un problema que radica en
el control y manejo de sus inventarios, el cual debe ser solucionado con un sistema de control
de inventarios que ayude al departamento administrativo contable a delegar funciones y
seguir procesos de manera cronológica, además de cumplir con políticas.
El presente trabajo de investigación se ha enfocado en realizar un amplio análisis del entorno
interno de la empresa para dar un direccionamiento en las actividades de control manejo y
ubicación de bodega.
Con la información obtenida al administrador, se detectó que el manejo de materiales dentro
de la institución no cumple en un 100% las expectativas de manejo y abastecimiento de los
insumos. Además las acciones tomadas para realizar el control se han considerado de acuerdo
a las necesidades que se han ido presentando en los últimos tiempos y de forma empírica.
Los procesos y responsabilidades asignadas van orientados a evitar el desperdicio de
materiales y lograr prever cualquier incertidumbre con la adquisición oportuna y necesaria de
los insumos, complementar el control con registros de ingreso y despacho de los productos.
El sistema de control de inventarios brindará un enfoque real para que la empresa logre un
mejor desempeño donde el área administrativa y los miembros de la clínica puedan ser parte
de esta mejora continua en el buen uso y cuidado de los insumos odontológicos.
XV
EXECUTIVE SUMMARY
The rehabilitation and cosmetic dentistry clinic "RCD" from Ibarra is oriented to the provision
of dental services, within the accounting aspect there is a problem that lies in the control and
management of their inventories, which must be solved with a system of inventory control to
assist the accounting administrative department to delegate functions and follow up processes
chronologically, in addition to fulfill with policies.
The present research work has focused on making a comprehensive analysis of the internal
environment of the company to give an addressing in the control, management and location
activities of the cellar.
Using the information from the administrator, it was found that the handling of materials
within the institution does not fulfill the 100% management expectations and supply of inputs.
In addition the actions taken to develop the control have been considered according to the
needs that have arisen in recent times and empirically.
Processes and responsibilities assigned are designed to prevent material waste and achieve to
allow for any uncertainty with timely and necessary acquisition of inputs, supplement the
control with income records and office products.
The system of inventory control will give a real focus so that the enterprise will get a better
roll where the administrative and clinical members can be part of this continuous
improvement in the proper use and care of dental supplies.
XVI
INTRODUCCIÓN
Los diversos análisis realizados en esta investigación han demostrado que las organizaciones
de salud bucal necesitan el direccionamiento de varios procesos respecto al control, manejo y
distribución de materiales por lo que es importante la elaboración de un sistema de control de
inventarios para que se determine las actividades y políticas en cada proceso y se mejore los
métodos de trabajo del personal, es así como en toda empresa pública o de servicios los
inventarios son el aparato circulatorio y es vital salvaguardar sus activos .
En el primer capítulo se trata del problema de investigación, el cual es el inadecuado control
de materiales debido a la falta de políticas y procesos de adquisición, recepción y distribución
de insumos.
En el segundo capítulo se establecen varias reseñas bibliográficas realizadas por diversos
autores relacionados con el tema emprendido, así coma la respectiva base legal. Además se ha
planteado la definición a cada uno de los términos conceptuales que contribuyen en la
investigación para aumentar el conocimiento.
El tercer capítulo comprende la metodología de investigación que se aplicó a la institución por
medio de una guía de entrevista realizada al administrador de la empresa para poder conocer y
comprender el manejo de inventarios que se ha estado realizando y analizar la situación actual
que presenta la clínica.
En el cuarto capítulo se lleva a cabo el marco propósito el cual consistió en la elaboración del
sistema de control de inventarios para ello se realizó el diagnóstico previo a la empresa, para
poder formular políticas, formatos y procesos para mejorar el control y manejo de los
inventarios, así como la distribución a la sucursal. Finalmente, se establecen las conclusiones
y recomendaciones de la investigación realizada, conjuntamente con la bibliografía y anexos
correspondientes.
1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
En el Ecuador existe un sinnúmero de clínicas odontológicas las cuales ofrecen varios
servicios o se destacan por una sola especialidad, pero es importante conocer que en cada una
de estas casas de salud no se realiza un control adecuado de insumos, no usan procesos,
técnicas de manejo o almacenamiento de inventarios ya que lo más importante es ofrecer
servicio y generar dinero, consideran de mayor relevancia técnicas administrativas para
gestionar los recursos económicos, humanos y los materiales .
En nuestra provincia Imbabura se ha manifestado un gran crecimiento y desarrollo de
instituciones de salud bucal que se rigen a las exigencias, leyes y reglamentos del Ministerio
de Salud, los Municipios de cada cantón y las instituciones de gobierno para vigilar e
investigar a todas las empresas con la legalidad y formalidad que debe manejarse, aunque se
aplique todos los estatutos dictaminados por ley este tipo de entidades de salud oral no
practican procedimientos, tácticas, políticas o sistemas de control en la adquisición,
aprovisionamiento de insumos, el uso adecuado para evitar desperdicios y lo que es peor la
verificación constante de la caducidad de los productos, lo que es de mayor importancia.
La Clínica de Rehabilitación y Cosmética Dental RCD se constituye en la ciudad de Ibarra, en
el año 2002 con la finalidad de brindar servicios especializados de Odontología como:
Periodoncia, Cirugía, Odontopediatría, Ortodoncia, Endodoncia, Rehabilitación, Estética
Dental y Laboratorio de porcelana para la elaboración de Prótesis.
Su nombre fue decisión de los socios fundadores que en este caso es CLÍNICA DE
REHABILITACIÓN Y COSMÉTICA DENTAL “RCD” en cuyo nombre se da a conocer los
2
servicios con los cuales cuenta dicha clínica. El número de socios con los que cuenta
actualmente la clínica son tres, los mismos que aportaron en dinero y especies.
Actualmente la clínica está operando con profesionales odontólogos especialistas en varias
ramas de la odontología, que ayudan a satisfacer las necesidades de la demanda.
En constantes reuniones que mantienen el equipo de trabajo de la clínica dental RCD los días
miércoles de cada semana se evidencio el inadecuado control de materiales odontológicos
debido a que no se han establecido políticas de adquisición, recepción y distribución de
materiales, lo que da como consecuencia el desperdicio de materiales odontológicos en la
matriz situada en Ibarra y la sucursal de la clínica ubicada en la ciudad de Otavalo, lo que es
una gran preocupación tanto para accionistas como para el cuerpo administrativo.
En el informe emitido por el señor gerente de la clínica manifiesta que el personal que labora
en el área de gestión de materiales no está capacitado para realizar y cumplir las funciones de
control y manejo de inventarios, ya que dentro de las medidas que él ha tomado para delegar
responsabilidades, se ha facultado a una profesional odontóloga y a dos personas que laboran
en la clínica como auxiliares dentales, una de ellas está comisionada de verificar el contenido
en volumen de los materiales que hay en bodega, la otra persona a cargo, se dedica a abastecer
cada cubículo con los insumos necesarios para cada médico, la profesional es la encargada de
realizar los pedidos a los proveedores y controlar si los requerimientos de los materiales se
han cumplido al momento de ingreso a la clínica esto nos da a entender que es muy limitado
el conocimiento de este tema con respecto a los demás empleados y por ende hay que buscar
una solución urgente para garantizar la calidad de los materiales, el control de entrada y salida
de materiales odontológicos, el uso adecuado y si es posible exacto de los mismos.
Además existe la falta de aplicación de herramientas de control de inventarios ya que se lo
realiza en forma empírica. Únicamente se mantiene un registro de materiales en orden
3
alfabético, que contiene la fecha de compra, la cantidad, el valor total y el nombre del
proveedor, lo que trae como consecuencia stocks inadecuados en bodega.
Otro punto importante que se debe considerar para la toma de decisiones respecto a la
adquisición de nuevos materiales, es que existe canales de comunicación ineficientes entre los
profesionales odontólogos en la adquisición de materiales, ya que cada uno emite diversas
opiniones y alternativas de compra, lo que da como consecuencia un riesgo de inversión en
nuevos pedidos, lo que dificulta el abastecimiento óptimo de bodega.
1.1.1 Formulación del problema
¿Cómo evitar el desperdicio de los materiales odontológicos en la clínica dental RCD?
1.1.2 Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso contable
Campo de Acción: Control de Inventarios
Lugar: Clínica Dental RCD de la ciudad de Ibarra.
Tiempo: 2012-2013.
1.1.3 Identificación de la Línea de Investigación
Administración Operativa
4
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de control de inventarios que evite el desperdicio de los materiales
odontológicos en la clínica dental RCD.
1.2.2 Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente el sistema de control de inventarios y los desperdicios de
los materiales.
Diagnosticar la situación actual sobre el manejo de materiales odontológicos en la
clínica de Rehabilitación y cosmética dental RCD.
Estructurar los componentes del sistema de control de inventarios así como los
formatos y formularios de control y seguimiento de los insumos.
Validar la propuesta con la opinión de expertos.
1.3 Justificación
El presente sistema tiene como objetivo mejorar el control de materiales odontológicos de la
Clínica Dental RCD ya que se podrá conocer el valor real de los materiales y de esta manera
poder determinar el costo exacto de los varios tratamientos que aquí realizan y a su vez
controlar las adquisiciones de los materiales, el movimiento que existe entre la clínica y la
sucursal de los mencionados materiales, además de poder establecer responsables de dichas
actividades.
5
Los beneficiarios directos con la elaboración del presente sistema de control de inventarios es
el gerente de la Clínica RCD, los profesionales que laboran en esta empresa ya que les servirá
de guía para el control de los materiales que se adquieren, así como también es una base para
el inicio de las mejoras en el sistema con lo que se podría basarse y realizar un estudio
especializado o una futura tesis.
El presente sistema es una herramienta que orienta las actividades de la organización,
mediante el cual se establece parámetros de control adecuado y eficiente que optimice la
inversión efectuada y se brinde una mejor atención al paciente en el servicio que se le ofrece;
además permite tener stocks adecuados y que puedan satisfacer los requerimientos de la
empresa y de los clientes internos, e inclusive realizar la rotación razonable de los inventarios.
La investigación será de utilidad teórica una vez que se implemente el sistema de control de
inventarios en la clínica ya que se podrá controlar las adquisiciones, movimientos y duración
de los materiales odontológicos así como la valoración del inventario y la determinación de
los costos de los tratamientos.
Este proyecto de tesis es viable porque la clínica está interesada en la elaboración de esta
herramienta y da la apertura total para el diagnóstico de la situación actual respecto al control
de inventarios y sobre manera en el desarrollo y aplicación de la propuesta.
6
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes investigativos
Como antecedentes a la investigación, se ha determinado que existen varios trabajos sobre
temas de control de inventarios (farmacias, textileras, entre otras). En la Escuela de negocios
y Comercio Internacional ENCI de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Ibarra
y en la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas FACAE de la Universidad
Técnica del Norte de la ciudad de Ibarra, se pudo evidenciar que existe trabajos relacionados
con el tema de investigación. Sin embargo el objeto y el campo de acción son diferentes;
En el caso del trabajo de Políticas financieras para el manejo y control de inventarios de los
activos fijos y bienes de consumo interno del área de la salud N. 3 Cotacachi Hospital
Asdrúbal de la Torre que presenta ROSERO, Blanca en el año 2007, el modelo de control de
inventarios tiene como propósito mejorar el control de activos fijos de consumo interno.
Mientras que el siguiente tema, Sistemas de control de inventarios y facturación para la
Farmacia Popular utilizando herramientas Web. Que demuestran las autoras: Checa Vilanez,
Rosa Marisol; Pineda Quinteros, Fanny Rocío, el 2008. Se basa en el uso de herramientas web
para mejorar el control de los inventarios con el fin de obtener información clara y sin
desviaciones financieras.
Se pudo evidenciar que la propuesta de los temas expuestos no es de relevancia ya que no
indican procesos o políticas de control e incluso no están encaminados a las mismas
actividades de la Clínica RCD, por lo tanto la presente tesis es original, autentica y propone
normas, políticas, diagramación de procesos, establecimiento de funciones, responsabilidades,
mediante la elaboración de un manual de procesos, políticas y el sistema de control que va a
ayudar a solucionar necesidades con el control de materiales odontológicos, el buen manejo
de inventarios, la asignación de responsabilidades y la determinación de un stock óptimo que
pueda satisfacer las necesidades de los profesionales. Una vez solucionado estas dificultades
7
se espera contribuir a mejorar el control de materiales odontológicos y la gestión de
inventarios.
2.2. Fundamentación teórica
2.2.1. Contabilidad
2.2.1.1. Definición
La contabilidad según define (Granados, Latorre & Ramírez,S.F), la contabilidad es la
técnica de recopilar, clasificar y registrar los eventos económicos de la organización, que
servirá como fuente de información para los directivos quienes la analizaran e interpretaran y
con ello garantizan la toma de decisiones oportunas y la verificación de la situación real de la
empresa.
Pero como (Soldevila, Oliveras, & Bagur, 2010), explica la contabilidad, es una disciplina
económica que mediante la aplicación de un método especifico tiene como objetivo elaborar
información económica, financiera y patrimonial concreta y real de la entidad, para permitir a
los interesados la toma de decisiones en cada momento.
Si bien es cierto que la contabilidad es una técnica económica que permite a los beneficiarios
de la empresa detallar las transacciones comerciales de la misma y obtener información clara
y veraz de la situación actual de la institución, también es una disciplina económica continua
que elabora información financiera, pero la contabilidad es una ciencia que estudia el
patrimonio de la empresa y que facilita en lo que todos concluyen la toma de decisiones
considerando siempre la búsqueda del desarrollo organizacional y el beneficio que garantice
la inversión y la fluidez económica que proyecte la empresa.
8
2.2.1.2. Importancia
Como argumenta (Vertice, 2011), la contabilidad es importante ya que constituye una
herramienta valiosa al servicio de la empresa y sus gestores, que proporciona información
económica de todas las transacciones derivadas de la actividad propia de la empresa, debido a
los múltiples factores de los cuales depende como son la compra, venta, pagos, cobros y es
preciso controlar y obtener una información precisa para la correcta toma de decisiones.
Aunque (Alcarria, 2009), expone la información contable es vital para la sociedad
actualmente ya que toda entidad sea pública o privada necesita procesar y elaborar
información sobre sus bienes, deudas, ingresos y gastos y de esta manera llegar a la
importante toma de decisiones.
La contabilidad es tan importante en los tiempos actuales para todas las instituciones sean
grandes, medianas o pequeñas ya que a través de la información que generan con cada
transacción económica diaria se procesa, elabora y analiza, permitiendo la toma de decisiones
oportunas que ayuden al correcto control y regularización de operaciones así como la
búsqueda de inversión o financiamiento dependiendo las necesidades que presente la empresa.
2.2.1.3. Objetivos de la contabilidad
Como señala (Omeñaca, 2008), el objetivo principal es servir de instrumento de información
y resume en los siguientes tres objetivos:
a) Informar de la situación de la empresa tanto económica como financiera, los
inventarios y los balances son los instrumentos de información fundamental.
b) Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico es decir cuánto hay
de ganancia o pérdida.
9
c) Informar las causas de dichos resultados ya que es importante saber el porqué de la
pérdida o utilidad.
Consideran (Granados, Latorre & Ramírez, S.F), que los objetivos de la contabilidad son:
a) Servir de medio de control en las diferentes áreas de la empresa.
b) Establecer flujos monetarios, indicadores y de producción.
c) Permitir el análisis metódico sistémico e integral de la información de las actividades
en las que incurre la entidad para su normal funcionamiento.
d) Facilitar el desarrollo del proceso administrativo.
e) Servir de soporte de apalancamiento de la empresa.
f) Tener y entregar cuentas claras ante las instituciones de control tributarias o de
regularización nacional o municipal etc.
Los objetivos desde los diferentes puntos de vista demuestran él porque es necesario llevar
adecuada y detalladamente la contabilidad en cualquier institución ya que de ello depende el
correcto direccionamiento y funcionamiento de la misma.
2.2.1.4. Funciones de la contabilidad
Según (Barajas, 2008), las principales funciones de la contabilidad son:
a) Clasificación y codificación, esta es la más importante ya que consiste en organizar
todas las transacciones de acuerdo al plan único de cuentas y al manual de
procedimientos,
b) Registro.
c) Resumen y presentación de cuentas que maneje.
d) Determinación de estados financieros periódicos.
10
Las funciones permiten conocer la responsabilidad de la contabilidad en cualquier entidad ya
que se realiza un trabajo continuo y meticuloso y de ello depende la entrega de una correcta
información financiera.
2.2.1.5. Proceso contable
Afirma (Ventura & Delgado, 2010), que el proceso contable toma inicio con el estado de
situación inicial el cual refleja el patrimonio con el que empieza la empresa y que
posteriormente con las transacciones económicas apoyadas en la cuentas se registra en el libro
diario para luego ser transcritas al libro mayor, obteniendo de esta manera la información
necesaria para realizar el balance de sumas y saldos del cual dependerá el balance de
ganancias y pérdidas, con el cálculo definitivo se procede a elaborar el balance de situación
final y este reflejara la posición económica real de la entidad.
Para (Pedreño, 2010), el proceso contable está conformado por una serie sistemática de fases
las cuales comienzan en el estado de situación inicial y culmina en el estado de situación final
lo que darán como resultado la obtención de cuentas anuales de información y se detallan en
las mencionadas fases que forman parte del proceso contable y que a su vez se le denomina
ciclo contable.
El proceso contable demuestran que está formado por un conjunto de fases organizadas de
forma cronológica, que se le asigna el nombre de ciclo contable a través del cual la empresa
se basará para dar inicio y posterior término de sus actividades transcurrido el periodo
contable consiguiendo los resultados económico financieros que señalen la situación
económica real de la entidad.
11
2.2.1.6. Fases del proceso contables
A continuación se detallan las fases:
Tabla 1. Fases proceso contable
a) Inventario de balance inicial, este refleja la
situación patrimonial con la empieza la
empresa.
b) Elaboración de libro diario en el cual se
registra todos los hechos económicos diarios
de forma cronológica y utilizando siempre el
principio de partida doble.
c) Traspaso al libro mayor, aquí se transcribe
las cuentas del libro diario en el cual estará
integrado por todas las cuentas.
d) Regulación del balance se saldan en el diario
las cuentas patrimoniales como son caja
bancos, inmovilizado, clientes y existencias,
etc.
e) Elaboración del Balance de sumas y saldos
se traspasa la suma acumulada de cada
cuenta el cual detalla la suma final del debe
y del haber así como los saldos de las
mismas.
f) Elaboración del balance de ganancias y
pérdidas en el cual detalla todos los ingresos
y gastos incurridos en el periodo y obtener el
resultado sea positivo o negativo.
g) Asiento de cierre de las cuentas de
patrimonio.
h) Balance de situación final el cual detalla la
composición del patrimonio de la empresa y
el cual servirá de estado de situación inicial
para el siguiente periodo contable.
a) Balance de situación inicial.
b) Asiento de apertura en el libro diario y
traspaso al libro mayor.
c) Registro de las operaciones realizadas a
lo largo del ejercicio en el libro diario y
luego al libro mayor.
d) Operaciones previas a la determinación
del resultado de la empresa.
e) Asiento de regularización o de
obtención de resultado.
f) Asiento de cierre de la contabilidad.
g) Balance situación final.
Fuente:( Soldevila, Oliveras y Bagur, 2010) ;( Pedreño, 2010)
12
De acuerdo a lo que aquí se ha expresado sobre el proceso contable se ve claramente que
comienza con el inventario inicial del cual se registra el balance de situación inicial ya que es
con lo que empieza la empresa su actividad y es desde ahí que de forma cronológica y
ordenada se desglosa las transacciones y va tomando forma los estados financieros.
2.2.2. Inventarios
2.2.2.1. Definición
(Cultural, 2010), manifiesta que es el conjunto de bienes y materiales propiedad de la
empresa destinados a la venta o para ser incorporados en el proceso de fabricación de acuerdo
a la actividad económica de la empresa.
El inventario es cualquier activo reservado o mantenido en previsión para uso de la empresa o
venta futura, es decir es una variedad de productos que se almacenan en bodega como
inventario. (Muñoz, 2009), México pág. 146.)
A su vez (Escudero M. , 2009), argumenta que los inventarios es una relación detallada de
materiales, bienes, productos y mercancías almacenadas por la empresa y clasificadas por
categorías en algunos de los casos.
Los inventarios desde el aspecto contable es imprescindible para la empresa el cual es una
herramienta que permite determinar la situación actual de las existencias de la empresa e
inclusive hacer comprobaciones; los inventarios son activos, conjuntos de bienes propiedad de
la empresa los cuales son almacenados, clasificados para ser destinados a la venta o proceso
de transformación de acuerdo a la actividad económica de la empresa.
13
2.2.2.2. Tipos de inventarios
De acuerdo a (Collier & Evans, 2009), existen muchos tipos de inventarios que apoyan las
operaciones y el cumplimiento de las demanda del cliente por lo que se divide en:
a) El inventario de productos en proceso: el cual consiste en productos parcialmente
terminados en diferentes etapas de elaboración que están en espera del proceso
posterior.
b) El inventario de producto terminado: son los productos realizados para la
distribución o venta al consumidor final.
c) El inventario en tránsito: es el inventario solicitado pero que todavía no se ha
recibido y está en tránsito.
d) El inventario de anticipación: se conforma fuera de temporada para satisfacer la
demanda estimada a futuro.
e) El inventario cíclico o denominado por pedido o por tamaño de lote: es el que resulta
de comprar o producir en lotes más grandes y necesarios para consumo o venta
inmediata, además de ser a consecuencia de la naturaleza repetitiva de la orden de
producción.
f) El inventario de existencias de seguridad: es la cantidad adicional que se tiene
reservada.
Para (Cultural, 2010), los tipos de inventarios son los que se menciona a continuación:
a) Comerciales: son elementos adquiridos por la compañía para ser destinados a la
venta sin transformación.
b) Materias primas: son aquellas que por medio de elaboración o transformación son
parte de los productos fabricados.
14
c) Otros aprovisionamientos: son piezas, bienes fabricados, repuestos, materiales o
envolturas que son adquiridos para complementar la fabricación del producto o
resguardo del mismo.
d) Productos en curso: son aquellos que están en fase de transformación en un centro de
actividad.
e) Productos semiterminados: son los fabricados por la empresa y no son
comercializables hasta que no sean incorporados en un proceso posterior de
transformación.
f) Productos terminados: son los fabricados por la empresa y son destinados al
consumo final o a ser usado por otra empresa.
g) Subproductos, residuos y materiales recuperados: son de carácter secundario y que se
obtienen inevitablemente para ser reutilizables o que entran de nuevo luego de haber
sido usados.
Los tipos de inventarios que se han detallado son clasificados de esta manera por la función
que cumple cada inventario en la empresa, los cuales dependen de la demanda y actividad que
realice la compañía y la importancia que tiene en el desarrollo productivo o de servicios de la
misma.
2.2.2.3. Objetivos de los inventarios
El principal objetivo de los inventarios es tener los bienes correctos en las cantidades
correctas, en el tiempo y lugar correcto.
Según (Longenecker, Moore, Petty & Palich, 2009), presentan los siguientes objetivos:
a) Asegurar la continuidad de las operaciones.
b) Maximizar las ventas.
15
c) Proteger los activos.
d) Optimizar la inversión en inventarios
Los objetivos permiten conocer las razones por las que es importante mantener inventarios
con cantidades considerables, que son de gran importancia en el desarrollo de las actividades
para las que fue creada la empresa y con las que pondrá en ejecución su producción o
servicio.
2.2.2.4. Funciones de los inventarios
Una vez considerada (Heizer & Render, 2009), la razón de mantener inventarios mencionan a
continuación las funciones que cumplen los inventarios:
a) Separar varias partes del proceso productivo ya que si algunos de los materiales o
suministros fluctúan tal vez sea necesario un inventario adicional.
b) Mantener inventarios de seguridad que permitan atender las demandas imprevistas.
c) Tomar ventajas de descuentos por cantidad ya que las compras en grandes
cantidades pueden disminuir los costos de los bienes y la entrega.
d) Protegerse de la inflación y los cambios en el alza de precios.
Mientras que (Muñoz, 2009), menciona las siguientes funciones:
a) Con el abastecimiento de los inventarios la función de los mismos es atender con
eficiencia las demandas de los clientes internos y externos.
b) Mantener inventarios de seguridad para cubrir las demandas o necesidades
imprevistas.
c) Determinar políticas de compra para establecer los niveles de stock y mantener el
inventario mientras se va demandando.
d) Mantener existencias que a futuro por cambios en la política económica eleve su valor
y no afecte la inversión de la empresa.
16
e) Almacenar ciertos repuestos de uso crítico o herramientas que ayuden a dar respuesta
a los problemas que puedan surgir con la maquinaria y dar rápida solución a la falla
que pueda existir.
Las funciones que cumplen los inventarios en la empresa demuestran para qué sirven y
porque son necesarios además de cómo establecer inventarios de seguridad que permita
proveer a la empresa en caso de imprevistos o aumento de precios.
2.2.2.5. Métodos de valoración de inventarios
Para valorar las existencias que salen de bodega para ser utilizadas en el proceso productivo o
para ser comercializadas existen diversos criterios y métodos pero los más utilizados son:
a) FIFO O PEPS: lo primero que entra es lo que primero sale, lo que significa que las
cantidades que se despachan de bodega se valoran por el precio de compra de las
primeras entradas y lo que queda al último que se adquirió al final del ejercicio está
valorado al precio de la última compra.
b) Según (Quantor, 2010) la norma internacional de contabilidad Nº 2 respecto a él
método de LIFO o UEPS que era lo último que entra es lo primero que sale ha sido
derogado como fórmula de costo debido a que el valor de inventarios sea bajo y los
precios de los artículos tengan valores antiguos, esto demuestra un flujo de
inventarios irreal.
c) PRECIO PROMEDIO PONDERADO: se trata de valorar todas las existencias de los
artículos que están en bodega o almacén al mismo precio ya que cuando se hace una
nueva compra se calcula el precio medio entre las existencias que había y la compra
realizada y así todas las existencias quedan valoradas al precio medio resultante y esta
ponderado por las cantidades mezcladas.
17
d) El precio de mercado es el método de valoración que consiste en valorar los
materiales al último costo o coste actual, mediante ajustes contables.
El Plan General de Contabilidad señala que cuando se trate de bienes cuyo precio de
adquisición o coste no sea identificable de forma individual se adoptara por el método de
precio medio o coste medio ponderado. Además indica que el método FIFO es aceptable si la
empresa considera más convenientes para su gestión. (Pombo J. R., 2009).
Los métodos de valoración son aquellos que de acuerdo a la conveniencia de la empresa se
utilizan para valorar los inventarios, pero cabe considerar que de esto depende el valor de los
artículos y que además deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas por ley.
2.2.3. Sistema de control
2.2.3.1. Definición.
Según (Anaya J. , 2011), Es el conjunto de actividades y operaciones que garanticen la
exactitud de materiales almacenados así como la calidad y el modo en el deban preservarse a
través de mecanismos manuales como el conteo físico, la documentación de cada insumo y
elaborar pedidos en cantidades necesarias y sin excesos, previniendo la mala inversión.
Para (Pérez-Carballo, 2008), es el conjunto de acciones tareas y procedimientos que
apoyándose mutuamente incrementan la eficacia del control y suministran información útil
para formular acciones y poder tomar decisiones
De acuerdo a (Chase, Jacobs & Aquilano, 2009), un sistema de control de inventarios
proporciona las políticas y la estructura organizacional para controlar y mantener los bienes
en existencias, ya que el sistema es responsable de realizar pedidos y verificar mediante
registros que se pidió, la cantidad y a quien.
18
El sistema de control es un conjunto de acciones procedimientos y operaciones que beneficien
a la empresa en su desarrollo organizacional y operacional a través del control que garantice
por medio de varios mecanismos la toma oportuna de decisiones y la prevención de
adquisiciones en futuras inversiones.
2.2.3.2. Objetivo del sistema
(Gilli Juan, et.al., 2007), argumenta que todo sistema persigue un objetivo el cual es la
interacción adecuada de sus componentes que permitan alcanzar las metas trazadas o
conservar el equilibrio organizacional.
Lo que permite a un sistema ser adecuado para cualquier organización es manejar
adecuadamente las metas para poder ayudar a la empresa a cumplir las estrategias y las
actividades planteadas es siempre tener un objetivo claro y eficaz.
2.2.3.3. Importancia del sistema
Aseguran (Evans & Lindsay, 2008), que la importancia de un sistema es el cumplimiento de
los requerimientos de la empresa para la toma de decisiones correctivas cuando es
conveniente solucionar problemas y mantener la estabilidad del desempeño por medio de la
aplicación de varios métodos, los cuales son la base para el manejo eficaz de los procesos y
además las mejoras a largo plazo no se lograra a menos que los procesos estén bajo control.
Un sistema es importante para el desarrollo organizacional de cualquier institución ya que
permite obtener solución a los problemas que enfrenta, así como aplicar métodos y procesos
de reforma en las actividades que se han emprendido anteriormente.
19
2.2.3.4. Sistemas de control interno
Tabla 2. Cuadro Comparativo de sistemas de control interno
COSO I La teoría del coso I procura mejorar la calidad de los reportes financieros mediante la ética en los negocios
con un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y el resto del personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos
Este informe original está compuesto por cinco componentes; Ambiente de control, Información y
comunicación, Evaluación de riesgos, Supervisión y seguimiento, Actividades de control.
COSO II Es un modelo de identificación, evaluación y administración de riesgos que puede afectar la estrategia, la
eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la información y el cumplimiento de leyes y
regulaciones.
Esta versión es una evolución de la original y complementa a los componentes incrementándose estos a
ocho.
COCO El modelo COCO es producto de una amplia revisión del comité de criterios de control en Canadá sobre el
reporte COSO y cuyo propósito que hacer el planteamiento de un modelo más sencillo y comprensible, ante
las dificultades que en la aplicación del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones.
El resultado es un modelo conciso y dinámico encaminado a mejorar el control, el cual describe y define al
control casi de forma idéntico a como lo hace el modelo COSO”
MICIL Este es un modelo que se enfoca en lograr una administración y controles apropiados.
El objetivo del MICIL es recopilar los vínculos entre las mediciones de resultados y los impulsores del
desempeño que están establecidos.
Se han establecido herramientas para apoyar a la supervisión además de optar por la iniciativa individual.
COBIT Esta teoría se encarga de investigar, desarrollar y hacer público un marco de control, el marco de trabajo
COBIT brinda herramientas para garantizar la alineación con los requerimientos del negocio.
Para satisfacer los objetivos del negocio, la información necesita adaptarse a ciertos tipos de control, los
cuales son referidos en COBIT como requerimientos de información del negocio
CORRE Es un modelo que demuestra el estudio que se está realizando para analizar las funciones, metas,
procedimientos y recursos de la empresa.
Se ilustra cuatro puntos principales, ¿por qué la empresa está en el negocio?, ¿a quién? y ¿dónde ofrecen sus
servicios? y lo más importante como estos ofrecen sus servicios.
Fuente: (Pimentel H. , 2008; Pimentel E. , 2011; Estupiñán, 2010), (Rivas, 2011)
20
Existen diferentes estructuras conceptuales, pero la que se reconoce como criterio de control
es el COSO, este se consolida como el punto de partida para importantes desarrollos en las
áreas del control interno de los nuevos instrumentos financieros y sistemas de información, y
manifiesta una nueva orientación a la dirección de una organización que es la administración
de sus riesgo y por ende orienta a entender el significado de los diferentes elementos que la
conforman y su relación en función a los objetivos que esta persigue.
2.2.3.5. Representación gráfica de los procesos
Considera (Mejía, 2007), que la mejor forma de entender un proceso es mediante una
diagramación o flujograma a través de los mismos se ordena de forma secuencial y permite
comprender cada paso o actividad y ser más eficientes.
En el campo de la salud se desarrollan proceso sin alguna lógica preestablecida por lo que
actúa de forma rutinaria.
De acuerdo a (Pérez, 2010), es una serie de símbolos estandarizados por las normas ANSI
que se utilizan para la presentación de diagramas que son una herramienta grafica para
facilitar la comunicación y ejecución de procesos.
Los procesos pueden ser representados mediante gráficos los cuales facilitan la comprensión
de las actividades a realizarse de forma más práctica y ordenada y son una herramienta útil
para la organización empresarial.
2.2.3.5.1. Símbolos de los flujogramas
Los símbolos más reconocidos por American National Standards Institute que se presentan a
continuación destaca (Mejía, 2007), los cuales nos permiten identificar que distintivo se debe
usar para poder emplear un eficiente flujograma.
21
Límites: indica el principio y el fin de los procesos.
Acción: se usa para representar una actividad como recibir o entregar.
Inspección: significa que el proceso se ha detenido e involucra a una tercera
persona, este símbolo requiere una firma de autorización.
Decisión: platea la posibilidad de elegir alguna alternativa para continuar el
cual incluye una pregunta clave.
Documentación: significa que se necesita un documento para realizar algún
proceso como una autorización un informe o una orden.
Espera: cuyo símbolo tiene forma de bala indica esperar antes de hacer alguna
actividad como por ejemplo una cita.
Conector: se usa para efectuar un enlace de una página a otra donde continúa el
flujograma.
La flecha indica la dirección del flujo el cual puede ser horizontal descendente
o ascendente.
Transmisión: la flecha quebrada la que se utiliza para mostrar transmisión de
datos por medio de fax, teléfono o e-mail.
Los símbolos con mayor aprobación para la realización de un flujograma eficiente son los
determinados por las normas ANSI, cada uno tiene su significado de uso y de aplicación.
2.2.3.6. Control
“Se entiende por control al conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las
afirmaciones o la normalidad o regularidad de los actos que realizan otros individuos o
sistemas de procesamiento de información (Rusenas, 2007).
22
“Es un proceso que compara lo programado con lo ejecutado, para determinar si hay
desviaciones y poder tomar medidas correctivas, además de asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la empresa (Estupiñan, 2010. pág. 19.)
Los controles contables para (Cepeda, 2007), comprenden el plan de organización, los
métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los
registros financieros, además deben diseñarse con el fin de brindar seguridad de información
y de operaciones.
El control es un conjunto de medidas, procesos y métodos que ayudan a determinar acciones
correctivas, veracidad de actividades y fiabilidad de registros para asegurar el cumplimiento
de los objetivos establecidos por la empresa, además de garantizar la seguridad de
operaciones.
2.2.3.6.1. Importancia del control
Según explica (Robbins & De Cenzo, 2009), el control es importante ya que es la función en
la cual se logra con eficiencia y eficacia los objetivos, además que hayan sido alcanzados y
realizados de acuerdo al tiempo establecido, garantizar que las acciones correctivas se hayan
llevado adecuadamente, predominando que, el valor del control es la relación entre las
funciones de planificar y delegar de las cuales surgen las medidas y objetivos de una empresa.
Es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se
alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos;
determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde
el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de
la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el
proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide
23
directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa, como manifiesta (Stoner & Freeman,
2006).
La importancia de efectuar el control en la empresa y sobretodo saber para qué sirve realizar
controles, es por el hecho de que proporciona información sobre las causas de cualquier
falencia y logra aplicar medidas correctivas y mejorar la productividad de los recursos de la
empresa, certificando que se cumplan con los objetivos propuestos.
2.2.3.6.2. Tipos de control
Tabla 3. Tipos de control
a) Control preliminar: es la práctica realizada
para evitar desviaciones se basa en los
recursos económicos, humanos y materiales,
su finalidad es garantizar la calidad de sus
entradas sea buena para prevenir cualquier
problema en el desarrollo de la actividad.
b) Control concurrente: es la acción que
contribuye a vigilar las acciones de personal
es decir que cumplan con las
responsabilidades y tareas asignadas, evalúa
actividades e incluye reglas y
procedimientos que guíen a los trabajadores.
c) Control de salida: se centra en los
resultados, es la acción que detecta fallos en
los servicios y productos antes de llegar al
consumidor es decir se inspecciona
productos o servicios que no cumplan con
las especificaciones deseadas.
a) Control preliminar: trata de establecer medidas
que garanticen que los materiales cumplan las
especificaciones requeridas, los trabajadores
conozcan sus tareas y que las herramientas y
maquinaria se encuentren de forma adecuada y
disponible para ejercer la actividad a
emprender.
b) Control de proceso: es la acción que vigile que
las operaciones se realicen de acuerdo a los
requerimientos planificados en los cuales
incluyen a los trabajadores para que tomen
decisiones en el momento oportuno.
c) Control final:
determina que los productos y servicios
brindados puedan satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes.
Fuente: (Fernández, 2010); (Domínguez & Huertas, 2008)
24
Los tipos de control, describen las características y acciones en qué consiste la realización de
estos controles, a quien o que se aplica y los resultados que se quiere obtener con la ejecución
de los mismos.
2.2.3.6.3. Requisitos de un buen control
Así como indica (Pérez-Carballo, 2008), que los requisitos para un control eficaz son los
siguientes:
a) Debe contar con el respaldo activo de las autoridades y directivos y ser un instrumento
del proceso de gestión, ya que la dirección debe involucrarse en el diseño y operación
asumiendo la responsabilidad de su funcionamiento.
b) Es necesario que responda a las exigencias y necesidades de las actividades además
que los responsables debe incorporar controles adecuados a los factores clave de
gestión.
c) Los controles han de orientarse a la acción por lo que es preciso contemplar el futuro y
se requiere que la información de desviaciones sea útil para la toma de decisiones.
d) La base fundamental del control debe apoyarse en los centros de responsabilidad,
debido a que la empresa asigna funciones y tareas dirige y coordina el trabajo de las
personas y se ha de evaluar el cumplimiento de los objetivos a cada responsable.
e) Los objetivos deben estar claramente asignados evitando las responsabilidades
compartidas y debe ser asumido por cada responsable quien controlara su
cumplimiento.
f) Debe identificar rápidamente las desviaciones y aplicar el principio de excepción que
exige prestar atención a aquellas desviaciones de mayor entidad pero hay que hacerlo
con prudencia ya que se puede desmotivar a la organización si se considera solo a las
desviaciones adversas.
25
g) El período de control debe adaptarse a las características de cada área de modo que las
actuaciones se deriven del análisis de las desviaciones sean eficaces.
h) El sistema debe ser sencillo para que el resultado sea comprensible y manejable,
económico para que justifique su operación y flexible para evitar que se convierta en
una rutina incapaz d adaptarse a nuevos cambios.
Estos requisitos son aplicables a cualquier sistema de control, además que establece
parámetros para la realización de control y si uno de estos requisitos falla es posible que la
función de control no cumpla su misión como se había contemplado en los objetivos
propuestos.
2.2.3.6.4. Principios de control
De acuerdo a (Fonseca, 2011), se especifica los principios del control a continuación:
1) Integridad y valores éticos: se desarrollan, comprenden y fijan el estándar de conducta
para reportar la información financiera.
2) Junta de directores: entiende y ejerce la responsabilidad de supervisión relacionada
con la información financiera y el control interno.
3) Filosofía y estilo directivo de la dirección: ayuda a lograr el control interno eficaz para
reportar información.
4) Estructura de la organización: ayuda a logra el control interno de la información
financiera.
5) Competencia de reporte de información financiera: la entidad retiene individuos
competentes de la información financiera y puestos de supervisión relacionados.
6) Autoridad y responsabilidad se asigna niveles de responsabilidad a la dirección y a los
empleados que facilite el control interno.
26
7) Recursos humanos se diseñan e implementan políticas y prácticas del recurso humano
que facilite el control.
8) Objetivo del reporte de información financiera: la dirección especifica los objetivos
para reportar la información financiera con la suficiente claridad y criterios que facilite
a identificación de riesgos.
9) Riesgos de reporte de información financiera: la entidad identifica y analiza los riesgos
para el logro de los objetivos al reportar información para determinar cómo gestionar
los riesgos.
10) Riesgos de fraude: la probabilidad de un error material por fraude solo se considera
cuando se evalúan los riesgos.
11) Integración con evaluación de riesgos: se toman acciones para abordar los riesgos del
logro de objetivos.
12) Selección y desarrollo de actividades de control: se desarrollan y seleccionan
actividades de control teniendo en cuenta su costo y eficacia potencial para atenuar
riesgos.
13) Política y procedimientos: se fijan y comunican a todo el personal las políticas para
reportar información y los procedimientos que resulta de la aplicación de directrices
provenidas por la dirección.
14) Tecnología de la información: se diseñan e implementan controles de la tecnología de
la información donde sean aplicables para ayudar a cumplir los objetivos.
15) Informe del reporte de la información financiera: se identifica y utiliza información de
toda la entidad y se distribuye en un marco de tiempo y formato que ayude a lograr los
objetivos.
27
16) Información de control interno: se captura información útil para llevar a cabo la
ejecución de los componentes de control y a través de un formato el personal pueda
realizar sus funciones.
17) Comunicación interna: Ayuda a la ejecución y buena comprensión de objetivos,
procesos y responsabilidades de control.
18) Comunicación externa: se comunica a partes externas los asuntos que afectan la
consecución de objetivos.
19) Evaluaciones continuas y separadas: permite que la gerencia determine si funciona y
es factible el control para reportar información financiera.
20) Reporte de deficiencias: las deficiencias del control se comunican e identifican de
forma oportuna para tomar medidas correctivas por parte de los responsables y
directivos.
Los principios del control orientan a las pequeñas, medianas y grandes empresas como
desarrollar y lograr los objetivos trazados por la compañía, así como también la delegación de
funciones y responsabilidades del personal involucrado y permite conocer cuan eficiente es el
control para reportar información financiera confiable que ayude a las autoridades y directivos
a la toma oportuna de decisiones y medidas correctivas según sea el caso.
2.2.3.6.5. Pasos de un buen control
a) Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa las metas y los
objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos
claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
b) Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control;
las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Es cuestión
de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si
28
los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo
control"
c) Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los
niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las
medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organización.
d) Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del
tiempo. (Stoner & Freeman, 2006)
Los pasos para realizar el proceso de control en la empresa, los cuales facilitan la
determinación de metas, objetivos, normas, procesos para obtener información y errores en el
área a ser controlada y poder realizar acciones correctivas en las cuales están involucradas
actividades de cambio.
2.2.3.6.6. Técnicas para el control
Las técnicas de control como explica (Gil & Giner, 2010), van de las más simples a las más
complejas ya que son muy variadas y cada una tiene su característica singular a continuación
mencionan las siguientes:
1. Intervención: es una forma de control propia, es preventiva y rígida, interviene en los
pagos y gastos.
2. Inspección: es un medio de control general, hace crítica de todas las funciones de la
empresa en función de las normas de la propia empresa.
3. Control interno: es un control sistematizado que intenta prevenir fraudes y errores y
requiere una organización contable y administrativa previa.
29
4. Auditoría interna: su función es criticar la exactitud de la información y el
cumplimiento de los procesos de gestión de la empresa se basa en un plan de acción y
procedimientos preestablecidos.
5. Auditoría externa: es un examen de los estados financieros realizado por profesionales
calificados con el fin de revisar las cuentas.
6. Control presupuestario: se basa en la elaboración de un presupuesto que revisa y detecta
desviaciones entre lo previsto y lo realizado ya que comprueba periódicamente los
ingresos y gastos de cada departamento con el fin de conocer las desviaciones.
7. Auditoría operativa: es el examen a los procedimientos de gestión de la empresa
realizada por una empresa externa u órgano interno el o la cual emite un informe de
acuerdo a los criterios comúnmente aceptados.
8. Cuadro de mando integral: es un instrumento de control que recoge los valores más
importantes que hay que elaborar en la empresa como por ejemplo: la situación de la
empresa, el producto, los clientes, el personal, la situación comercial y financiera así
como la estructura organizativa.
9. Pirámide de ratios: recoge todos los datos de la actividad principal de la empresa así
también la actividad económica y financiera de tal forma que se elabora la pirámide en
una hoja de cálculo de Excel para verificar la rentabilidad al modificar alguna cifra y
se puede ver de forma simplificada la marcha de la empresa y simular el futuro
próximo dado el crecimiento o estancamiento de la ventas o el incremento de precio
de materias primas o cuando se realizan nuevas inversiones.
10. Balance periódico de los puntos fuertes y débiles: este tipo de control o de
autoevaluación frente a situaciones de la propia empresa respecto a la empresa
competidora respecto a inversiones o incremento de volumen de ventas entre otras.
30
11. Comparación interempresas: sirve de referencia en relación a aquellas compañías que
realizan la misma actividad de la empresa, hay que elegir las magnitudes de
comparación e intentar ser lo más objetivos posibles, normalmente se comparan cifras
de producción.
Las diversas técnicas aquí mencionadas, enseñan las varias formas con las que podemos
encontrar falencias en cualquier área a controlarse y de esta manera entender los procesos que
se lleven a cabo y dar solución a los problemas en caso de que hubiese.
2.2.4. Métodos de control de inventarios.
2.2.4.1. Adquisición de materiales
Es una actividad altamente especializada que debe ser analítica y racional con el fin de
adquirir productos o servicios en la cantidad, calidad, precio y momento justo en el sitio y
proveedor adecuado, según manifiesta (Montoya, 2010).
2.2.4.2. Características de las compras
Esta función de adquisición se constituye la base o inicio de las actividades de cualquier
compañía por lo que tienen las siguientes características:
a) Deben ser oportunas: ni mucho antes ni después.
b) Las cantidades económicas: teniendo en cuenta los descuentos tiempos y plazos de
duración de inventario que se adquiere.
c) Tener proveedores y marcas suficientes: según el Tamaño y orientación de la empresa.
d) Adquirir productos de calidad: acorde a la imagen de la empresa.
e) Correr algunos riesgos cuando no se puede logra concesiones especiales.
f) Aceptar con inteligencia la asesoría de los proveedores.
g) Las compras deben ser dinámicas y actualizadas
31
h) Hacer un buen uso de la información para enfrentar cualquier negociación.
i) Tener conocimiento de las necesidades del cliente. (Montoya, 2010).
2.2.4.3. Normas contables y financieras de los inventarios.
De acuerdo a lo que señalan las normas ecuatorianas de contabilidad determinan a la NIC 2
como el instrumento normativo para valorar, controlar y presentar los inventarios en una
empresa la cual expresa las bases para seleccionar y aplicar políticas contables sobre los
mismos (Contabilidad.)
Además se manifiesta que según la sección 13 de las NIIF sobre inventarios, establece los
principios de reconocimiento y medición de los inventarios ya que los inventarios son activos:
a) Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones.
b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción
o prestación de servicios.
En esta sección no se aplica a la medición de los inventarios los productos agrícolas tras
cosecha o recolección de minerales y los intermediarios que comercian con materias primas.
Una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el precio de venta y el costo,
menos el costo de terminación de venta, se aplicara fórmulas de cálculo de costo en la cual el
método última en entrar, primera en salir (LIFO) no está permitida. (Fundación del comité de
normas internacionales de contabilidad, 2010)
2.2.4.4. Administración de bodega
La bodega como describe (Bastos, 2007), es un lugar o local destinado al almacenamiento de
bienes es un espacio físico en el cual se depositan los materiales, materias primas, productos
semiterminados o terminados a la espera de ser transferidos a otro nivel de la cadena de
32
suministro, además no solo es un sitio donde se resguarda materiales es también un agente
operador de la cadena de suministro
Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se despachan y reciben
materiales, mantiene todos los artículos inventariados, ya que establecen resguardo físicos
adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a
procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. También incluyen patios de
almacenamiento, zonas de cargue y descargue. (Pacifictel, 2006).
Los autores consideran que la bodega es un lugar, un espacio físico donde se guarda los
materiales y que permite controlar físicamente y mantener todos los artículos inventariados, y
bajo seguridad físico adecuada para proteger los bienes de algún daño y robo, pero hay que
reconocer la labor que hace la bodega en guardar y suministrar de productos a los clientes sea
externos o internos de acuerdo sus necesidades actuando como un centro regulador de flujo de
mercancías.
2.2.4.4.1. Principios del almacenaje o bodega
Los principios que (Anaya J. , 2008), muestra a continuación son:
1. El principio de documentalización: ningún material puede salir del almacén sin haber
sido documentado y autorizado por el responsable a cargo, cabe destacar que los
documentos deben estar numerados, autorizados, firmados y archivados.
2. Necesidad de auditar los inventarios: con el sentido de comprobar que las existencias
físicas coincidan con los registros archivados por la administración.
Es necesario poner a conocimiento que el almacén o bodega debe cumplir con principios para
poder respaldar la función y responsabilidad de la misma con el hecho de llevar documentos
33
autorizados y además comprobar si las existencias que se mantienen almacenadas concuerdan
con la información registrada.
2.2.4.4.2. Técnicas de almacenamiento
Las técnicas de almacenamiento dependen de la dimensión y características de los materiales.
Los factores que se deben tener en cuenta para un buen almacenaje son: espacio disponible,
tipos de materiales que serán almacenados, número de artículos guardados, tipo de embalaje.
Las principales técnicas de almacenamiento son:
a) En estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los
materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura más apropiada la determina
la capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance
del equipo de manipulación y la altura media de la carga en los entrepaños. Los
materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.
No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las
estanterías, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe señalizar
convenientemente.
b) En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y
facilidad de manipulación del embalaje. Se debe cubrir y proteger el material cuando
éste lo requiera. (Seguridad, S.f)
Además se detalla las técnicas de almacenamiento de inventarios en bodega, que ayudan a
determinar cómo almacenar, el nivel de almacenamiento, espacio, tipos de artículos que se
quiere almacenar, además facilita determinar un lugar de movilidad e individualidad entre los
bienes a resguardar.
34
2.2.4.4.3. Organización de bodega.
El objetivo de organizar de forma eficiente una bodega es tomando en cuentas ciertos criterios
importantes como (Anaya J. , 2008), nos presenta a continuación:
a) Maximizar el uso de espacio disponible en metros cúbicos.
b) Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.
Así también nos presenta tres conceptos adicionales para cumplir el objetivo antes
mencionado.
1. Métodos de zonificación y codificación de áreas: permite localizar un espacio
disponible en bodega.
2. Sistema de ubicación y localización de productos: sugiere la posibilidad de reservar un
sitio para cada artículo o material a almacenar.
3. El principio de popularidad: se basa en la idea de poner en un lugar más asequible y
próximo aquellos productos o materiales de mayor actividad.
Si tomamos en cuenta las ideas que este autor nos sugiere podemos distribuir de forma
específica y controlada los artículos o materiales, zonificando y codificando las áreas de
acuerdo a las necesidades de cada empresa y además podemos encontrar con mayor facilidad
cualquier artículo.
2.2.4.4.4. Funciones de bodega
La Sección Bodega tiene a su cargo las siguientes funciones como determina (Escudero M. ,
2011):
a) Recepción de mercaderías: consiste en dar entrada a los materiales enviados por los
proveedores, durante la recepción del material se comprueba que la cantidad y los
35
insumos con el pedido concuerden con la nota de entrega y el pedido así como las
características y la calidad.
b) Almacenamiento: es ubicar los materiales en zonas adecuadas de la bodega con el fin
de acceder a ellos con facilidad y rápida localización para ello se utilizan estanterías,
soportes entre otros.
c) Conservación y mantenimiento: se trata de conservar en perfecto estado los insumos
durante el tiempo que está almacenado además aplica las normas especiales sobre
higiene y seguridad e la bodega así como del cuidado y mantenimiento de cada
producto.
d) Gestión y control de existencias: determina la cantidad que se debe almacenar por
cada producto y calcula la frecuencia y cantidad en cada pedido para generar un
mínimo coste de almacenamiento.
e) Expedición de mercaderías: comienza cuando se recibe mercaderías de los clientes y
consiste en seleccionar la mercancía de acuerdo a las exigencias establecidas además
de elegir el transporte según el destino al que se envíe.
Se específica las funciones que debe cumplir la bodega para asegurar la custodia y
almacenamiento de los bienes, artículos o suministros con la estipulación de normas de
cuidado y mantenimiento que requiere cada material o producto, volumen de artículos,
registros y procedimientos para controlar las existencias.
2.2.4.4.5. Codificación de materiales
Una vez que se ha realizado la recepción de los materiales distribuirse de manera organizada
en la bodega para localizarla y gestionarla eficazmente por lo que la codificación significa
representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y
36
suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son:
código alfabético, numérico y alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales
identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el
número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco
utilizado.
El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número
de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que
los números representan el código indicador del artículo. (McGraw-Hill, s.f)
La definición que se manifiesta acerca de la codificación es que ayuda a mantener los
registros de los inventarios organizados y numerados lo cual facilita la localización inmediata
de los artículos.
2.2.4.5. Clasificación de materiales a través método de análisis ABC
Clasificación ABC
Este método divide al inventario en tres clases en base al volumen anual en dinero, cabe
recalcar que este método también se le conoce como principio de Pareto el cual establece
pocos artículos cruciales y muchos triviales.
Con el fin de determinar el volumen en dinero mediante el análisis ABC, se mide la demanda
anual de cada artículo y se multiplica por el costo por unidad y así se define las tres clases de
inventarios:
Clase A: constituye el 20% de artículos y el 80 % de valor en dólares.
Clase B: constituye el 30% en artículos y el 15% de valor en dólares.
Clase C: constituye el 50% en artículos y el 5% de valor en dinero.
37
El análisis ABC organiza los artículos de acuerdo al volumen anual de uso en dinero. (Heizer
& Render, 2009)
Se ha considerado la información que se muestra respecto a la clasificación de inventarios
ABC, es un método que ayuda a clasificar los artículos de acuerdo al volumen económico y
cantidad almacenada en bodega, lo que permite conocer el consumo e importancia de los
artículos para la empresa.
FIGURA. Nro.1. CLASIFICACIÓN ABC
Fuente: Principios de Administración de Operaciones HEIZER, Jay; RENDER, Barry
2.2.4.6. Stock óptimo de insumos.
Según (Riztman & Krajewski, 2010) Es importante y necesario disponer de un stock de
seguridad para evitar el agotamiento de existencias ya que es dificultoso predecir el tiempo de
espera y de consumo de inventario. Un stock de seguridad ideal disminuye la posibilidad de
agotamiento de inventarios y el costo de mantenimiento de stock.
38
Es una protección para evitar problemas de no contar con los componentes necesarios para
poder cumplir con el servicio, además es conveniente mantener un stock de seguridad cuando
los proveedores no entregan los pedidos en las fechas convenidas o los artículos pedidos no
cumplen con las especificaciones o calidad establecida; este stock se calcula de la siguiente
manera:
Ss = Sm + %
Sm = C * T
Dónde:
Sm= Consumo mensual divido para los 30 días
%= Por Lo General Es De Un 10%º
C= Consumo diario.
T= Días entrega
La idea respecto al stock de seguridad es muy clara ya que es un manera de prever ante la
incertidumbre de varios factores como el tiempo, la calidad de los artículos, entre otros pero
también es una ayuda para el negocio ya que disminuye la duda e insatisfacción de los
clientes internos por el o poder contar con los artículos necesarios
2.2.4.7. Elementos de un buen control de inventarios
a) Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
b) Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
c) Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición
39
d) Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables
e) Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
f) Comprar el inventario en cantidades económicas
g) Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas
h) No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios (Cordera, 2004).
Se indica los elementos necesarios para desarrollar un buen control de inventarios, con el fin
de facilitar a la empresa la adquisición de nuevos artículos, pero evitando la compra de bienes
innecesarios y también recalcar el óptimo abastecimiento y con ello disminuir el riesgo de
robo u obsolescencia de los artículos.
2.2.4.8. Requerimiento de material a través de modelo económico de pedido y punto de
pedido.
Este modelo (EOQ, economic order quanty) es una de las técnicas más antiguas y conocidas
para el control de inventarios y el uso de esta técnica es muy sencillo y se basa en las
siguientes suposiciones:
La demanda es conocida, constante o dependiente.
El tiempo de entrega entre colocar y recibir una orden se conoce y es constante.
La recepción e inventarios es instantánea y completa, es decir lo que se ha pedido llega
todo al mismo tiempo.
Los descuentos por cantidades no son posibles.
40
Los únicos costes variables son el coste por preparar una orden (coste preparación) y el
costo por mantener o almacenar el inventario en el tiempo. (costo por mantener o
manejar)
Los faltantes se evitan por completo si las órdenes se colocan en el momento adecuado,
según muestra (Chase, Jacob & Aquilano, 2009)
Además gráficamente como picos de sierra en los cuales el punto más alto es el nivel máximo
de abastecimiento que luego desciende a un punto estratégicos para volver a realizar
abastecimiento y otra vez empieza el proceso y se presenta de la siguiente manera:
FIGURA Nro. 2. Modelo de cantidad económica a ordenar
Fuente: Principios de Administración de Operaciones Heizer, Jay; Render, Barry
El inventario permite enfrentar fluctuaciones de la demanda, evitar quiebres de stock, obtener
economías de escala, permite una mayor flexibilidad productiva, se puede usar como un arma
competitiva.
Entonces, si mantener inventarios tiene importantes beneficios asociados Por qué no
abastecemos nuestras bodegas de inventario. Las respuestas son varias, pero todas mantienen
una base común: Costos. Se afirma que mantener inventarios es un "mal necesario" dado los
costos asociados a la gestión de inventarios. Podemos clasificar los costos de inventario en:
41
Costo de Órdenes: costo que se incurre cada vez que se emite una orden.
Costo de mantener Inventario: arriendo de bodegas, depreciación, costo de oportunidad,
pérdidas, seguros, etc.
Costo de quiebre de stock: es más difícil de estimar y está asociado al costo de la venta
pérdida (perder un cliente, deterioro de imagen, multas.)
El modelo considera los siguientes parámetros:
S+
D: Demanda. Unidades por año
S: Costo de emitir una orden
H: Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un año
Q: Cantidad a ordenar
)
=
=
En consecuencia el costo anual de mantener unidades en inventario es H * Q/2 y el costo de
emitir órdenes para el mismo período es S * D/Q. Por tanto, la función de costo total (anual)
asociado a la gestión de inventarios es C (Q) = H * (Q/2) + S * (D/Q). Si derivamos esta
función respecto a Q e igualamos a cero (de modo de encontrar un mínimo para la función)
obtenemos la siguiente fórmula para el modelo EOQ que determina la cantidad óptima de
pedido:
42
La altura de cada triángulo representa el tamaño óptimo de pedido que minimiza la función de
costos totales. La base del triángulo es el tiempo que pasa desde que se recibe la orden hasta
que se termina el lote (este tiempo se conoce como el tiempo de ciclo).
Adicionalmente se puede identificar el punto de re-orden (ROP = d * TE) que es un nivel
crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se hace un
pedido de Q* unidades.
Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se emite la orden hasta que se
dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone inmediatamente del nuevo
lote y de esta forma no existe quiebre de stock, como señala (Heizer & Render, 2009) Se
propone el modelo de cantidad económica a ordenar como una de las técnicas más antiguas
para el control y gestión de inventarios, ya que ayuda a la empresa a determinar cuánto
ordenar y a qué nivel de inventario realizar un nuevo pedido a través de fórmulas específicas
para poder calcular los valores que se requiere y así satisfacer las necesidades de los clientes
internos.
2.2.4.9. Punto de reorden.
Según (Collier & Evans, 2009), una vez que se analiza cuanto ordenar la segunda
interrogante es cuando ordenar, debido a que con los modelos de inventarios sencillos se
supone que la recepción de la orden de compra es inmediata, y esto hace suponer que:
Que la empresa colocará una orden cuando el nivel de inventario de un artículo llegue a
cero y,
Que los artículos pedidos se recibirán instantáneamente.
43
Sin embargo el tiempo que transcurre entre la orden y la recepción es denominado como
tiempo de abastecimiento, toma de unas cuantas horas hasta meses y es por esta razón que la
decisión de colocar una orden se denomina punto de reorden o ROP, (reorder point) y se
expresa de la siguiente forma:
ROP= (demanda por día) (tiempo de entrega de nueva orden en días)
ROP= d x L
La demanda por día, d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el número de días
hábiles en un año:
d=
La curva de punto de reorden gráficamente
Figura Nº 3 Punto de reorden
Fuente: Principios de Administración de Operaciones HEIZER, Jay; RENDER, Barry
Donde Q es la cantidad óptima a ordenar y el tiempo de entrega representa el tiempo que
transcurre entre una orden y la recepción.
44
Este modelo es una técnica usada para conocer el tiempo que transcurre entre el día pedido y
la recepción del material, y esto permite conocer cuando realizar un nuevo pedido cuando el
nivel de stock disminuye por consumo y poder controlar el movimiento de los inventarios.
2.2.4.10. Punto de pedido
Como demuestra (Goxens & Goxens, 2010); es la cantidad de existencias que deben
determinar la formulación de un pedido, lo que también se le denomina existencia mínima la
cual debe cubrir y satisfacer las necesidades de los servicios, pero una vez determinado el
stock de seguridad es posible establecer un punto de nuevo de pedido; se puede determinar de
forma general por cada artículo o un grupo de artículos con la siguiente fórmula:
Dónde:
c= consumo anual
n= 12 meses o 365 días
d= plazo de demora en la recepción
s= existencia de seguridad
La información obtenida de la enciclopedia muestra la posibilidad de que una empresa
considere realizar un punto de pedido, el cual contribuirá a determinar nuevos pedidos para
abastecer los stocks de seguridad previamente establecidos en un tiempo conveniente.
2.2.4.11. Proveedores.
“Grupo de personas o empresas que abastecen de los bienes y suministros necesarios a la
empresa para que pueda cumplir con la producción o servicio”. (Greco, 2007, pág. 428)
45
Agrupación de proveedores que recoge las deudas adquiridas por la empresa por la
adquisición de bienes, materias primas, mercancías y otros suministros utilizados en el
proceso productivo o la ejecución de un servicio, es como define (Cultural S.A)
Se ha considerado importantes los conceptos de estos autores para obtener la idea principal de
lo significan los proveedores para la empresa y como aportan con los suministros de artículos
o bienes en el desarrollo operativo o de servicios de cualquier empresa.
2.2.4.11.1. Responsabilidades con los proveedores
Según (Bateman & Snell, 2009), la relación de la empresa con los proveedores debe ser
basado por el respeto por lo que tenemos las siguientes responsabilidades:
a) Buscar la confianza y justicia en todas las actividades, precios, derechos, etc.
b) Asegurar que las actividades comerciales no tengan limitaciones o discusiones
innecesarias.
c) Promover la estabilidad en la relación con el proveedor a largo plazo lo que dará como
resultado confianza, calidad, competitividad y valor.
d) Compartir información con los proveedores e integrarlos en los procesos de
planificación.
e) Pagar a tiempo y en los términos acordados.
f) Preferir, buscar y alentar a aquellos proveedores cuyas prácticas de trabajo respeten la
dignidad humana.
Referente a las responsabilidades que se acoge con los proveedores el autor manifiesta que la
relación entre la empresa y los miembros que suministran debe ser de respeto y cordialidad,
con esto se pretende ganar la confianza entre las partes y la estabilidad comercial, operativa y
económica.
46
2.2.4.12. Definición de insumos odontológicos
Conforme dice (Macci, 2007), los materiales o insumos odontológicos son la materia o
materias en estado sólido o liquido los cuales son transformados para ser usados y ejercer la
profesión relativa a los dientes.
De acuerdo (Mad, 2006), define como materiales dentales a aquellos que sirven para
restaurar, reponer o recuperar un diente o varios y que se usaran dependiendo el objetivo
deseado, además del instrumental apropiado para lograr cubrir la necesidad de los pacientes.
Los autores nos presentan sus ideas respecto a los materiales los cuales son usados en los
pacientes de acuerdo a proceso de transformación con el manejo de instrumental necesario y
de una serie de pasos para lograr mejorar la salud bucal del cliente.
2.2.4.13. Tiempo de caducidad.
Afirma (Mad, 2006), que antes de almacenar cualquier material hay que asegurarse de que el
material en su envoltorio lleve la forma de esterilización y de uso el tipo de material y la fecha
de caducidad una vez abierto se manipulara o usara siempre antes de la fecha especificada,
sino cumple con las especificaciones será devuelto, además si la envoltura se encuentra
abierta o rota se considera contaminado.
Como lo explica (Jimenez, 2009), el tiempo de caducidad de cualquier material o
medicamento es importante por la salud del paciente. Hay que establecer un sistema de
control de caducidades para garantizar la calidad de cualquier insumo, como a continuación se
detalla:
Se debe indicar cuando se realizara la revisión, quien lo hace, donde ubicar el material
retirado y el procedimiento de devolución o con que otros fines puede ser usado.
47
Debe quedar constancia firmada de la persona que retira el material caducado.
La fecha de caducidad afirma la estabilidad del material o fármaco ya que si un
producto presenta cambios de color o textura debe desecharse y destruirse según las
instrucciones vigentes por ley sobre la eliminación de residuos e impacto ambiental,
incluso por bioseguridad.
Las condiciones de almacenamiento inciden de forma directa en la potencia de un
fármaco o material ya que por la toxicidad reduce la acción de los mismos por lo que
no debe suministrarse material si la fecha de caducidad ya ha pasado.
Es necesario que las fechas de caducidad de los envases sean claramente visibles para
desechar los envases en los que ya no se observa la información descrita.
Los tiempos de caducidad que prescriben los fabricantes demuestran el tiempo en el cual los
materiales o insumos farmacológicos tienen la calidad y la garantía de acción que se requiere
para dar credibilidad de servicio a los pacientes ya que el buen cuidado y control de fechas de
vencimientos determinan la calidad del producto final y sobremanera la seguridad de los
clientes.
2.2.4.14. Cuidado de insumos con mayor importancia toxica.
Argumentan ( M. González, Zaragoza & Porras, 2011), que los cuidados que se debe tener
con productos tóxicos son:
a) Mantenerlos en lugares seguros fuera del alcance de cualquier persona, bajo llave y
con un responsable a cargo.
b) Jamás poner en envases o frascos vacíos, utensilios de cocina o vasos.
c) Rotular de forma cuidadosa los materiales almacenados y que son potencialmente
tóxicos.
48
d) Si la exposición laboral es un riesgo, favor sígase las instrucciones del fabricante para
el almacenamiento y manejo de este tipo de materiales.
Para (Malagon, Galán & Ponton, 2008), son muchos los insumos tóxicos que pueden ser
utilizados rutinariamente en hospitales, clínicas, consultorios y la regla más importante para el
cuidado de materiales peligrosos es asegurarse que son almacenados, etiquetados, manejados
y evacuados de acuerdo a los procedimientos y políticas previamente establecidas.
El cuidado que se debe tener con materiales de alta toxicidad es muy importante ya que se
previene cualquier incidente dentro de cualquier institución de salud por lo que los autores
aconsejan que se deben mantener bajo estricta seguridad y con la asignación de un
responsable, rotular cuidadosamente y seguir las indicaciones preestablecidas por los
fabricantes, además de cumplir con políticas y procedimientos que cada entidad cumpla
respecto al manejo y evacuación de este tipo de insumos peligrosos.
2.2.5. Definición de términos básicos
Sistema: conjunto estructurado de procesos relacionados entre sí y que contribuyen a
determinado objetivo.
Inventarios: Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad,
hecho con orden y precisión.
Materiales: conjunto de herramientas, objetos o máquinas necesarios para el desempeño de un
servicio o profesión.
Bodega: espacio donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías
Almacenaje: actividad de guardar las cosas en un almacén o depósito.
Abastecimiento: Acción y efecto de abastecer.
49
Procesos: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
Políticas: Arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un
fin determinado.
Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención de cualquier sistema o
actividad.
2.3 Idea a defender
Con el sistema de control de inventarios se logrará evitar el desperdicio de los materiales
odontológicos en la clínica dental RCD de la ciudad de Ibarra.
50
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO
3.1 Modalidad de la investigación
La investigación es cuali-cuantitativa debido al uso de técnicas como la observación y la guía
de entrevista aplicada al gerente de la clínica y a los auxiliares dentales a cargo del material, a
través de las cuales se recopilará la información, sobre el cumplimiento de procesos que
aplican en el control de los insumos.
Cualitativa ya que se usó instrumentos previamente elaborados como es el cuestionario para la
entrevista a los médicos y asistentes, cuyas respuestas dictaminan la problemática actual
respecto a los inventarios.
3.2 Tipos de investigación
Aplicada
La investigación se aplicó en la clínica dental RCD de la cuidad de Ibarra para dar solución
teórica a las necesidades del departamento de bodega de la clínica; que se manifestó en la
falta de una estructura de gestión de inventarios y la sobrexistencia de materiales o
duplicación de pedidos. El presente trabajo es generalizable a otras instituciones con
características y necesidades similares.
De Campo
Se aplicó entrevistas al gerente de la Clínica Dental RCD y al personal encargado del manejo
de bodega y de materiales, la información que se obtuvo permitió diagnosticar, analizar y
entender la razón del porque hay la falta de una estructura de gestión de inventarios, el
51
desperdicio de insumos por el uso inadecuado de los mismos, así como también se pudo
conocer la inconformidad que sienten los directivos y empleados, ante esta problemática.
Bibliográfico
A través de la recopilación de información de diversas fuentes bibliográficas se sustentó los
temas que abarca la investigación como es el sistema de control de inventarios, así como la
propuesta que se plantea, y a la vez permitirá direccionar el desarrollo de la investigación.
De acción
Se orientó en los cambios de manejo y gestión de inventarios. El control de materiales se vio
fortalecido con la creación de políticas, compromisos adquiridos y el cumplimiento de
responsabilidades, además de determinar funciones y asignar responsables.
Descriptiva
Para la aplicación de esta investigación se tomó en cuenta toda la información requerida sobre
el manejo adecuado, técnicas de control y procesos de almacenamiento de materiales; y de
esta manera desglosar aspectos importantes de la propuesta mediante el método de análisis.
Explicativa
Ayudó a describir las causas y consecuencias que son la razón de la formulación de la
presente investigación, como son la ausencia de políticas de adquisición de materiales, la falta
de herramientas de control y una ineficiente comunicación para la compra de insumos dan
como resultado el desperdicio de materiales y stocks inadecuados.
52
3.3 Población y Muestra
3.3.1 Población
La población motivo de estudio para el presente trabajo de investigación es el Administrador
de la empresa que es la persona que maneja de forma directa la información de los
inventarios.
Esta investigación se efectuó en la Instalaciones de la Clínica Odontológica RCD de la ciudad
de Ibarra, investigación que se realizó en el año 2012. No se aplica muestreo ya que el
universo es un solo elemento.
3.4 Métodos, técnicas e instrumentos
3.4.1 Técnicas
Entrevistas
Es la recopilación directa de información a través de cual se sustentara la propuesta de la
presente investigación y se realizará al gerente de la clínica dental y al personal encargado del
manejo de materiales.
Instrumentos
Guía de entrevista
3.4.2 Métodos teóricos
HISTÓRICO - LÓGICO
La investigación se apoyó en este método con la finalidad obtener evidencias históricas para
poder expresar la diferencia entre la forma de llevar inventarios en el pasado cuando RCD
53
eran pequeños consultorios a la transformación de una clínica hasta el tiempo actual y la
forma técnica de manejo y control de inventarios en el presente.
ANALÍTICO- SINTÉTICO
Se hizo uso de este método para el desarrollo de la propuesta, ya que permitirá analizar e
interpretar la información a adquirir en la clínica dental RDC y poder dar alternativas solución
a la problemática a encontrarse.
INDUCTIVO-DEDUCTIVO
En la investigación se aplicó el árbol de problemas y el marco teórico el cual fue de gran
ayuda para la elaboración del sistema de control de inventarios y poder efectuar una buena
gestión de inventarios y el aprovisionamiento óptimo de materiales odontológicos, para luego
de integrarlos estar en capacidad de entender su propósito de mejora en la gestión de bodega.
ENFOQUE SISTÉMICO
Es el estudio que permitió analizar e identificar con mayor profundidad y claridad los
problemas que presenta la clínica dental RCD así como sus múltiples causas y consecuencias,
pero que a través de procesos de cambio a nivel de recurso humano, económico y material se
logró desarrollar soluciones prácticas a la problemática en un tiempo determinado.
3.4.3 Análisis de la Investigación
Para el análisis de la investigación se seguirán los siguientes pasos
Procesar los datos que generen información recogida y que serán sometidos a
verificación.
Proceso a seguir:
54
- Revisión de los instrumentos de investigación utilizados.
- Revisión de los datos arrojados por la entrevista realizada y que pueda ser utilizada
en la presente investigación.
3.5 Entrevista realizada al señor Ingeniero Miguel Aguirre Administrador de la Clínica
Odontológica RCD de la ciudad de Ibarra.
Luego de efectuar la entrevista el señor gerente manifestó que las actividades que realiza para
el control de inventarios son como paso número uno, elaborar la hoja de pedido, el control de
materiales según especificaciones para el almacenamiento para después abastecer en los
cubículos, además considera que al momento los inventarios son planificados y controlados
en un 50% pero siempre hay imprevistos.
La adquisición de los materiales en especial cuando son nuevos se hace con la sugerencia de
los profesionales; al momento cuenta con un ciclo de pedido de 8 días el cual funciona con un
70% de materiales planificados y se conoce el valor a cubrir cada mes.
Cuando ingresan los materiales lo primero que se hace es buscar la factura, nota de envío y se
compara con la hoja de pedido para ver si llegó todo lo pedido.
El factor importante sobre el control de materiales es la comunicación, el conocimiento de
especificaciones y presentación de cada insumo.
La bodega cuenta con una persona y una asistente encargada y cabe acotar que la
infraestructura de la bodega actualmente se está estrechando debido al crecimiento y se realiza
una vez al año el inventario físico o para realizar algún balance.
Se debe trabajar más en ajustar los stocks a las necesidades actuales y al aumento de pacientes
y al ritmo de trabajo, además de contar con los insumos necesarios para prevenir cualquier
imprevisto.
55
3.5.1 Entrevista realizada al personal encargado de bodega
El personal encargado de la bodega expreso que al finalizar la jornada de trabajo no se realiza
el control de materiales sino hasta el día siguiente y por medio de una lámina Excel y la
observación, una vez que ingresan los materiales a la bodega se clasifican por especialidad y
que además el espacio es reducido por lo que mencionan que lo mejor sería ampliar la
infraestructura de almacenamiento y adquirir algunas estanterías para que sean más
accesibles.
Cada lunes se reporta las necesidades para que el día martes se pueda realizar el pedido,
cuando se requiere adquirir nuevos materiales se pide la opinión de los profesionales y si ya
son de uso habitual cuando se está agotando en stock, cada vez que llega el pedido a la bodega
previa se revisa las especificaciones y cantidades, además de las fechas de caducidad debido a
que algunos insumos tienen un alto grado de toxicidad.
Respecto si se aplica algún método de clasificación no se aplica ninguno solo se ordena de
acuerdo a cada especialidad pero en ciertos productos, con relación a los valores solo se revisa
los materiales como ya se mencionó anteriormente se observa en las facturas pero de los
pagos solo se encarga el gerente.
Cuando no contamos con el material requerido para el tratamiento claro que hay
inconvenientes es una pérdida de tiempo para el paciente y el profesional tratante. La gestión
de los inventarios no solo dependen de las citas ya que solo recepción las maneja, pero los
auxiliares preguntan ciertas veces que tratamiento hay al día siguiente.
Al momento no se cuenta con manuales de control o funciones para manejar inventarios o
materiales solo con folletos de especificaciones de productos.
56
3.6 Conclusiones teórico - metodológicas de la investigación de campo
Se determinó que no existe un adecuado control de inventarios y esto afecta al
desarrollo de las actividades de la clínica, debido a que no se efectúa periódicamente
un control de inventarios y esto genera que no se tenga información suficiente y a
tiempo de las necesidades de la clínica.
Mediante la investigación teórica, se estableció varios términos que contribuyeron a
este trabajo de grado y con los cuales se pudo apreciar las diferentes ideas que los
autores presentan en cada una de sus obras escritas.
A través de las entrevistas realizadas a los involucrados en el manejo de inventarios se
demostró la falta de política, responsabilidades y actividades que sirvan para el control
de los insumos y su movimiento.
57
CAPÍTULO IV: MARCO PROPOSITIVO
4.1 Título
Sistema de control de inventarios para la Clínica dental RCD de la ciudad de Ibarra.
4.1.1 Objetivo de la propuesta
Contar con un documento base que oriente los procesos que mejore el control de los
materiales odontológicos en la clínica dental RCD y en la sucursal, a través de la asignación
de responsabilidades y actividades en el área de bodega, además de mantener el registro y
documentación de los movimientos que se realizan con los materiales y en bodega.
4.1.2 Objetivos específicos
Llevar el control de uso de los bienes materiales y equipo verificando que se mantenga
la calidad y cantidad adecuada.
Tener control estricto de las entradas y salidas de los bienes de la bodega.
Vigilar el buen uso de los materiales para prevenir desperdicios y prolongar su uso.
Vigilar que los bienes y materiales de consumo existan en cantidades suficientes y se
adquieran faltantes en el tiempo y día estipulado.
58
4.1.3 Estructura de la propuesta
Figura Nro 4. Estructura Gráfica De La Propuesta
4.2 Desarrollo de la propuesta
4.2.1 Introducción
Para lograr un mejor control sobre los materiales odontológicos en la clínica RCD, es
necesario que se adecue métodos y técnicas que ayuden al personal encargado del manejo y
control de las existencias, realizar las adquisiciones necesarias y con ello prever ante
cualquier incertidumbre o problema, con esto mantener satisfechas las necesidades del cliente
interno y poder ejecutar el servicio sin contratiempos.
59
El presente documento tiene de forma secuencial los objetivos del sistema, la misión y visión
de la clínica así también el organigrama de la misma y las políticas para el control y manejo
de los materiales.
El sistema se basará en un manual el cual contiene detalladamente las actividades y funciones
que los encargados deben cumplir sobre los inventarios, conjuntamente con este instrumento
se proporciona una serie de documentos previamente autorizados y numerados para evitar
cualquier falencia o engaño.
Además se pondrá a conocimiento de los usuarios del manual un diseño de bodega para poder
clasificar los materiales, para la inmediata localización de los mismos con sus respectivos
códigos, también se describe las técnicas y reglas de uso de bodega y mediante el uso de una
lámina en Excel se realizará el cálculo de un stock de seguridad para mantener en bodega.
Asimismo comprende la lista de proveedores de mayor confiabilidad que suministra a la
clínica y en los cuales se suele realizar la mayor inversión en adquisiciones.
Misión
“Ofrecer servicios de odontología especializada, servicios comunitarios médico
odontológicos, de trabajo social y capacitación; en la zona norte del país, generando e
implantando propuestas innovadoras que satisfagan al mercado, en el marco de
competitividad y rentabilidad”.
Visión
“La Clínica RCD logrará el liderazgo en los servicios odontológicos de la provincia, en los 5
años siguientes, sustentada en sus recursos humanos, materiales, tecnológicos, procesos y
estrategias para ubicarse entre las mejores empresas de Servicios Odontológicos existentes en
la región”
60
Organigrama de la Empresa
JUNTA DE
ACCIONISTAS
ÁREA TÉCNICA
ÁREA FINANCIERA
LEGAL
JEFE DE
CLÍNICA
JEFE ADM.
FINANCIERO
BODEGA
ODONTÓLOGOS RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
AUXILIARES
ODONTOLÓGICAS
ASISTENTE DE
MATERIALES Y
REPUESTOS
GERENTE
PLANIFICACIÓN
RECEPCIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA
ENCARGADO DE
BODEGA
Figura Nro. 5. Organigrama Clínica “RCD”
4.2.2. Base legal
La presente investigación comprenderá lo siguiente:
En nuestro país el tratamiento contable de los inventarios está regularizado bajo las
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC11, la cual se respalda y ha sido
desarrollada bajo referencias de la Norma Internacional de Contabilidad NIC2.
Además de cumplir con la Ley Orgánico de Régimen Tributario Interno, Capitulo 4 art.10
literal 5; Capitulo 7 art.23 literal 3 y el art.25, Numeral 8 literal C, los cuales corresponden a
las deducción de impuesto a la renta con relación con los inventarios.
61
62
CUBÍCULO BODEGA DEP. PROVEEDOR
ADMINISTRATIVO
INICIO
PIDE MATERIAL
MEDIANTE HOJA
DE PEDIDO DE
MATERIAL
ABASTECE
MATERIAL
¿EXISTENCIAS
SUFICIENTES?
A
SOLICITA
MATERIAL POR
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
¿MATERIAL
REQUERIDO?
UTILIZA
MATERIAL
FIN
COMUNICA
INCONFORMIDAD A
BODEGA
¿MATERIAL
REQUERIDO?
ORIGEN DE
MATERIAL
INFORMA DEP.
ADM.
INCONFORMIDAD
DE MATERIAL
AVISO AL
PROVEEDOR
DEVOLUCIÓN DE
MATERIAL
REVISA HOJA DE
PEDIDO SEGÚN
ESPECIFICACIÓN
DE C/INSUMO
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR
REALIZA PEDIDO
DE MATERIAL
DETERMINA
FORMA DE
PAGO
CONFIRMA
PEDIDO Y
FECHA DE
ENTREGA
ENVIA MATERIAL
PIDE CAMBIO
MATERIAL Y
NUEVA
FACTURA
N
O
SI
SI
NO
NO
SI
SURTE
MATERIAL
A
Figura Nro. 6. PROCESO DE COMPRA DE PRODUCTOS
63
Procedimiento de compra de Productos
Paso 1. Se determinará las necesidades de cada especialidad a través de la hoja de pedido
ubicada en cada cubículo, la cual es colocada cada semana con la que se conoce los insumos
que se han terminado.
Paso 2. Se realiza la constatación física en bodega de los materiales que se pide, si hay en
existencias se provee al cubículo, en caso de no haber se entrega la hoja para ser desglosada
en la hoja general de pedidos.
Paso 3. Elaborar la hoja general de pedidos en la que se detallará todos los materiales a ser
adquiridos.
Paso 4. Revisar la hoja de pedidos para verificar si no hace falta algún producto y las
especificaciones de cada insumo como por ejemplo densidad de pastas o tipos de cubetas sean
metálicas o plásticas.
Paso 5. Señalar los proveedores de los cuales se conoce tiene los insumos que se requiere y
que con mayor frecuencia se les solicita.
Paso 6. Realizar los pedidos
Paso 7. Determinar formas de pago y de descuento con los proveedores.
Paso 8. Confirmar los pedidos y coordinar las fechas y medios de envío si es directo a la
empresa o se necesita ir a retirar de alguna empresa de transporte de encomiendas.
Paso 9. Al llegar el pedido verificar el material y guardar en la bodega.
Paso 10. Abastecer los cubículos con los requerimientos si hay inconformidad reportar a
bodega para que a su vez informe al departamento administrativo y se realice la devolución.
Paso 11. Llamar al proveedor para comunicar la devolución y pedir cambio por nuevo
material y esperar el envío de los insumos con la nueva factura.
64
RCD
CONTROL DE
ESPECIFICACIONE
SEGÚN PEDIDO
SISTEMA DE
DE DATOS
MG
MT
VN
S
PROCESO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO
NECESIDADES
MATERIALES DE
LABORATORIO
EXCELENTE ATENCION
AL PACIENTE INTERNO Y
EXTERNO
COORDINACION
NECESIDADES
PROFESIONALES-AUXILIARES
NECESIDADES
REPUESTOS
EQUIPOS E
INSTRUMENTOS
NECESIDADES
MATERIALES
DENTALES
CUBICULOS
NECESIDADES
MATERIALES
DE SEGURIDAD
ESTERILIZACION
Y ASEO
STOCK M
INIMO
S
CATALOGOS
LIBROS
INTERNET
MUESTRAS
MG
PENTREGA
MATERIALES
OTAVALO
TRANSPORTE
HOJA DE PEDIDO
ANALIZADA,
COORDINADA Y
AUTORIZADA
PV
MGP
DEVOLUCIONES
PROFESIONALES
AUXILIATRES
HOJA DE
PEDIDO
PV
PROVEEDORES
CONFIABLES
ENTREGA
MATERIALES
IBARRA
STOCK
CV
MG
REGISTRO DE
MATERIALES
REPORTES
IBARRA
OTAVALO
GM
CV-PV
PV
CV
ENVIO ,TRANSPORTE Y
LLEGADA DE
MATERIALES
A RCD
RESPONSABLE
DE PEDIDOS Y
PROVEEDORES
INGRESO A PRE-
BODEGA
Figura Nro.7. PROCESO DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO
65
La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales y la bodega de
almacenamiento.
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN
ENCARGADOS: Personal de recepción
1. El encargado de la recepción o de la bodega debe recibir los materiales, repuestos y
mercaderías, adquiridas por la clínica conjuntamente con el comprobante de venta,
confirmando física y textualmente la entrada de los productos, proveedor y fecha de
recepción.
2. . El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con
roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y
especificaciones de lo pedido y de no ser así proceder a la inmediata devolución.
3. Revisar que los insumos cumplan con los requerimientos pedidos, así como la fecha de
caducidad tenga un año como mínimo de vigencia a partir de la recepción en la bodega
de la clínica.
4. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de la clínica para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota
de pedido del proveedor.
5. Almacenar adecuadamente los productos en la zona de pre-bodega para ser verificada
por el personal a cargo de guardar y custodiar los insumos.
ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de los productos que ingresan a bodega, el encargado de las Bodega
no debe olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, él es responsable de
la protección física, cantidad y seguridad de los productos.
66
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
ENCARGADO: Asistente de bodega
1. Controlar y revisar mercadería que ingresa a Bodega que supervisa.
2. - Procurar que el almacenamiento de los artículos sea el adecuado.
3. - Llevar un control de los artículos entregados con las especificaciones respectivas:
destino, detalle de los artículos y el responsable de los mismos.
4. - Apartar físicamente los artículos que se van a utilizar en cada cubículo.
5. - Aplicar el método FIFO.
6. - Verificar que saldos físicos y computacionales estén cuadrados.
7. - Custodiar la mercadería almacenada, preocupándose que se mantengan cerrados
los accesos a Bodegas
8. - Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento de Bodega.
9. - Mantener limpia y ordenada la bodega.
a. Codificación e ingreso inventarios.
Una vez almacenada la mercadería se codificarán los productos según la especialidad y se
ingresan los datos a los inventarios generales los cuales estarán en el sistema Mónica
archivados y en la lámina de Excel como respaldo.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
Actualmente la clínica dental RCD cuenta con la sucursal en la ciudad de Otavalo el envío de
los materiales se realizara como se presenta en la figura.
67
CLÍNICA DENTAL RCD
DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL A SUCURSAL OTAVALO
INICIO
ELABORA HOJA
DE PEDIDO
REVISA PEDIDO
DRA. GM JEFE
CLÍNICA
ENVÍO A RCD
IBARRA
¿MATERIAL
SUFICIENTE?
PREPARA
VALIJA EN
BODEGA
ENVIO A
OTAVALO EN
TRANSPORTE
FIN
REGISTRO EN
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
LLEGA
MATERIAL
CONFIRMA
ENTREGA DE
MATERIAL
NO
SI
LLENA ORDEN
DE DESPACHO
FIGURA Nro. 8. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN A SUCURSAL EN OTAVALO
68
Paso 1.- El personal que labora en la sucursal de la ciudad de Otavalo deberá elaborar la hoja
de pedido de los materiales que se requiere y que están a punto de agotarse.
Paso 2.- Una vez culminada la hoja la jefe de clínica revisará minuciosamente el pedido con
el fin de que no se haya olvidado algún material o haya duplicidad.
Paso 3.- Se hace el envío a la matriz en la ciudad de Ibarra a través de internet vía e-mail o
con una persona asignada para entregar el documento.
Paso 4.- La persona encargada de bodega revisa si hay en existencia los materiales
solicitados.
a) En el caso de que si hubiese se efectúa lo siguiente:
- Llena la orden de despacho.
- Se prepara la valija con los insumos.
- Se envía a Otavalo el día jueves con el profesional que se traslada hasta la
mencionada ciudad.
- Se confirma la entrega de material vía telefónica.
b) Si no se dispone del material se procede a:
- Se registra en la hoja general de pedido
- Cuando ya llega el material se realiza las actividades mencionadas anteriormente.
69
REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la
distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo
físico, de: Solicitudes de compra
SC:0001 SOLICITUD DE COMPRA
CLÍNICA DENTAL RCD
ÁREA:____________________________ FECHA PEDIDO:________________
FECHA REQUERIDA:________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES
STOCK ACTUAL:___________ APROBADO POR:
CONSUMO MENSUAL:______________
_______________________
SUGERENCIA:
Figura Nro. 9. Formulario Solicitud De Compra
La solicitud de compra se ejecutara cuando se requiera por las siguientes circunstancias:
Compra de nuevo material de cada especialidad de la clínica.
Nuevos implementos odontológicos.
Adquisición de materiales ya existentes.
70
HOJA DE PEDIDO
Este documento se coloca en cada cubículo de la clínica con el objetivo de recaudar cada día
lunes la información y conocer las necesidades de cada especialidad respecto a los insumos
que requieren para registrar en la hoja general de pedido en caso de no disponer del material o
si es el caso de si tener se pueda abastecer al día siguiente.
CLÍNICA RCD
HOJA DE PEDIDO
CUBÍCULO #
FECHA CANTIDAD MATERIAL
FIGURA Nro. 10. FORMULARIO HOJA DE PEDIDO
HOJA GENERAL DE PEDIDO
Es el documento que registra todos y cada uno de los insumos a ser adquiridos en las
diferentes casa comerciales de material dental y de aseo, el mismo que detalla la cantidad,
nombre de insumo, el valor y la especificación de cada material para no alterar los
tratamientos que se realiza en la casa de salud.
El responsable de llenar este formulario es el gerente de la empresa el cual revisa los
materiales registrados y apunta los proveedores distribuyen dichos insumos
71
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD : ENDODONCIA Y CIRUGÍA
ESPECIALIDAD : REHABILITACIÓN ORAL
ESPECIALIDAD : GENERAL OPERATORIA , OTROS Y LIMPIEZA
HOJA GENERAL DE PEDIDO
CLÍNICA DENTAL RCD
ESPECIALIDAD : ODONTOPEDRIATRIA
ESPECIALIDAD : ORTODONCIA
FIGURA Nro.11. HOJA GENERAL DE PEDIDO
72
REGISTROS DESPACHO
1. Cada vez que se emita una Orden de despacho, la unidad encargada de la función de envío
deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por
objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a entregar, cantidad, código,
calidad (especificaciones técnicas).
2. Previo al envío de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la orden de despacho, que
acompaña los artículos requeridos.
3. Cada orden de despacho debe corresponder a una Orden de pedido.
ORDEN DE DESPACHO
MATERIALES ODONTOLÓGICOS A SUCURSAL
FECHA:_____________________________
DEPARTAMENTO:______________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
ENTREGADO A:
NOMBRE:_________________________ FIRMA:_________________________
C.C:________________________
RESPONSABLE BODEGA
FIGURA Nro. 12. FORMULARIO ORDEN DE DESPACHO
Se recuerda que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de
materiales dentro de una Bodega.
73
PROVEEDORES
Para poder identificar a los principales proveedores así como también efectuar el pago de los
materiales oportunamente se va a contar con una carpeta la cual contendrá los registros
telefónicos, contactos de personas o agentes vendedores, direcciones de las casas comerciales,
cuentas bancarias para realizar la transferencia o depósito, y además los emails.
A continuación se presenta el documento para efectuar el registro según categorías:
CATEGORÍA Nº
PROFESIONALES ASESORES
FARMACIAS
LABORATORIOS DENTALES
LIMPIEZA Y ASEO
MATERIAL DENTAL
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
MANTENIMIENTO GENERAL
SERVICIOS VARIOS
1
2
3
4
5
6
7
8
El desarrollo de registro se lo realizara de la siguiente manera y deberá actualizarse cada año
como por ejemplo:
Tabla. 4 REGISTRO DE PROVEEDORES
CASAS
COMERCIALCONTACTOS TELÉFONOS
CUENTAS
BANCARIASDIRECCIONES E-MAIL U OBSERVACIONES
3M DEL
ECUADOR
Sandra Pico
katty Valle
Esteban Gavilanes
022536-437/
0999454-774
042800-777
PRODUBANCO
3M ECUADOR
C.A 01006009993
KENEDY 1617
CARDENTAL
Dr. Carlos Montero
Dra.Yolanda Montenegro
Beatriz Cueva
022465-315
022454-376
0994611-912
PICHINCHA
CARDENTAL
CC. 3371411104
DIBUJO OE1.40 ENTRE
AMÉRICA Y 10 DE
AGOSTO
DENTAL AYALA
Francisco Ayala
Catalina Ayala
Andrea Pacheco
Cecilia Reina Equipos
022557-546
022557-549
022508-879
0997097-340
SAN GREGORIO OE2-52 Y
5. MATERIAL DENTAL
74
75
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como propósito el contar con un documento de apoyo que defina de
forma clara los lineamientos que orienten las funciones a ejecutarse en cada uno de los
procesos que integran la adquisición, almacenamiento y distribución de inventarios en la
clínica dental RCD.
Las políticas que se incorpore en los diferentes procesos serán la pauta de organización, toma
de decisiones y logro de objetivos con el fin de facilitar la iniciativa de nuevas estrategias de
control.
Objetivo
Informa detalladamente a los responsables de las actividades mencionadas en los procesos, las
políticas de cada uno de los mismos con la finalidad de cumplan con las funciones asignadas.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE COMPRAS
Responsable del control: Jefe de clínica “RCD”
1. Efectuar una lista de proveedores calificados y confiables, mantenerla actualizada
2. Toda compra será autorizada por el señor gerente previo conocimiento de la
necesidad de efectuar la adquisición.
3. El comprobante emitido por cada proveedor deberá cumplir los requisitos que
dictamina la ley de facturación y emisión de comprobantes de ventas por ser el
documento soporte y respaldo de compra.
4. Verificar si cumple el convenio establecido entre las partes referente al pago.
76
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
RESPONSABLE: Encargado de bodega
1. Supervisar que la mercadería que ingrese o egrese, sea la misma que establece la
factura de compra u orden de despacho.
2. Realizar reporte de recepción de materiales, especificar fecha, nombre de proveedor,
número de orden de pedido, recepción parcial o total, cantidad recibida, especificar
novedades de faltantes.
3. Facilitar almacenaje provisional adecuado como medida de control de los materiales
de ingreso y protección de confusiones de documentación o material.
4. Realizar conteos periódicos de la mercancía, analizar las novedades y realizar
correcciones en forma inmediata.
5. Clasificar la mercadería según la categoría y especificación.
6. La mercancía que se dan de baja por diversas circunstancias debe tener el
conocimiento y la aprobación del gerente de la clínica.
7. Mantener el stock óptimo de inventario para evitar problemas en el abastecimiento.
8. Procurar realizar los pedidos de acuerdo a lotes económicos previamente analizados.
77
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS PARA ENTREGA DE MATERIALES
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
1. Cada semana se coloca la hoja de pedido en cada módulo con el objeto de conocer que
insumos se han agotado o necesitan adquirirse.
2. Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de
pedido, le sean comunicadas, en lo posible, con un día de anticipación.
3. Debe encargarse de que la copia de los documentos de pedido, sea controlada por el
Dpto. Administrativo. Para ello, se recomienda que los pedidos sean revisados por el
encargado de bodega y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a
Administrativo.
4. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un
documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la clínica.
5. En el caso de activos como instrumental y equipos nuevos se hará constancia de
entrega con la firma respectiva del encargado del cubículo, el cual es el responsable de
cuidar y custodiar sus pertenencias.
6. Se ha dispuesto que los días martes de cada semana se realice el abastecimiento a cada
cubículo por la Auxiliar encargada.
78
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE DESPACHO
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
a) Efectuar una revisión de las mercaderías que se encuentran en existencias antes de
llevar a cabo el despacho de mercaderías.
b) Pedir las copia de las órdenes de pedidos con el fin de dejar constancia o evidencia de
las transacciones efectuadas.
c) Exigir documentos que respalden la recepción de las mercaderías por parte de los
clientes internos de la sucursal y archivarlas.
d) Realizar el envío por un medio de transporte confiable cada día lunes de cada semana.
79
80
PASOS PARA REALIZAR UN CONTROL DE INVENTARIOS PERMANENTE DE
MANERA PERIÓDICA.
Escoger el momento idóneo para realizar el conteo es decir en días de poco
movimiento o puentes vacacionales o seleccionar un día en específico previamente
para preparar los instrumentos necesarios para cumplir la actividad.
Organizar al personal y distribuir las funciones de cada equipo de trabajo
específicamente de bodega y de cada cubículo.
Manejar el método de conteo tomando en cuenta como primer paso asear el área o
zona correspondiente y etiquetar los insumos para clasificarlos y además los
responsables de cada área deberán señalar el área ya controlada.
Se destinara un comité de coordinación e inspección del conteo que supervise la
actividad en cada área de bodega y de los cubículos, los mismos que han de prestar
mayor atención a aquellos artículos de mayor valor para la empresa y analizar los
registros físicos con los contables además de los valores monetarios.
Para un correcto almacenamiento de los productos se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Características de los materiales
a. Volumen y peso del insumo
b. Estándar de empaquetamiento ejemplo caja de 24 unid.
c. Fragilidad y resistencia de apilamiento
d. Identificación física
e. Peligrosidad (inflamables, explosivos)
f. Condiciones ambientales como refrigeración o lugares sin exposición al sol.
81
Caducidad y obsolescencia
a. Productos de larga duración
b. Alto riesgo de obsolescencia
c. Productos de caducidad fija.
Modo de operar los productos
a. Implementar condiciones de seguridad para evitar hurto o mal uso.
b. Mejorar el Sistema de codificación existente, para lograr mejor clasificación
c. Definir las Unidades de manipulación l material (paquete o jeringa)
d. Cumplimiento del método FIFO. establecer
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ABC
Un aspecto importante para el análisis y administración de los inventarios es determinar que
artículos son los más importantes o representativos midiéndolos en valor dinero o costo.
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen
en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o
demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un
80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos
inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El sistema ABC es una de las técnicas de mayor aplicación ya que de este método se conoce
los artículos de mayor valor para la empresa conforme la regla lo explica 80-20; para poder
determinar los productos de mayor relevancia monetaria y cantidad se refleja a continuación:
Para definir los insumos de acuerdo al sistema ABC se tomó en cuenta los 441 productos que
se usan en la casa de salud según la importancia de uso y de valor económico como por
ejemplo:
82
Área de Odontopediatría y Odontología General
Tabla 5. CLASIFICACIÓN ABC ODONTOPEDIATRÍA
Grupo A Grupo B Grupo C
Frasco de scotch bond
(bonding)
Jeringa de resina P60
Ionomero Ketac o Ionofil
Frasco de eugenol
Jeringa de Depulpin
Jeringa ultraseal
Jeringa de ácido
Cubetas de flúor.
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Alginato
Flúor
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Óxido de zinc
Hidróxido de calcio
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes quirúrgicos
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Enjuague bucal
Petrolato
Agujas
Hipoclorito
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz
En el grupo A se han detallado los insumos de mayor valor económico y minoría en el total de
artículos.
En el grupo B se han ha determinado los insumos de mediana relevancia económica y de
representación en productos.
83
En todas las áreas se define el grupo C ya que es el de mayor consumo aunque el valor
económico bordea los $3,00 a 0.02cntvs.
En el caso del área de Rehabilitación oral
Tabla 6. CLASIFICACIÓN ABC REHABILITACIÓN ORAL
Grupo A Grupo B Grupo C
Jeringa de resina P60
Jeringa de resina
Vitalescence.
Jeringa de resina
Amelogen
Pastas de impresión
regular-media o pesada.
Coltosol
Ionomero de cemento de
coronas, incrustaciones.
Jeringa de ácido
Cubetas para impresión.
Espátula de carillas
Alginato
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Hilo retractor
Pines por colado
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes de nitrilo
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Petrolato
Agujas
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz.
La aplicación del modelo de Sistema de control de inventarios ABC, consta de los siguientes
pasos:
84
1. Se debe determinar la participación medida en valor monetario o costos de cada artículo en
el valor total de los inventarios, para ellos constituiremos tablas que expliquen nuestra
propuesta.
Columna 1 Corresponde al número de artículos en forma secuencial de 1, 2, 3, hasta que
numeremos el último de los productos.
Columna 2 Corresponde a los porcentajes de participación que tiene cada uno de los artículos
en la cantidad total de productos, en nuestro caso dividiremos 441 productos para el 100% lo
que nos dará un 0,23 % de participación de cada producto.
Columna 3 Representación de la valorización de cada artículo, para obtenerlo multiplicamos
el precio unitario por el consumo, al pie de la total obtendremos el total del costo del
inventario en su totalidad.
Columna 4 Muestra el porcentaje que representa cada una de las valorizaciones del valor total
del inventarios.
Tabla 7. CANTIDAD DE PRODUCTOS ABC
PRODUCTOS A B C TOTAL
Q PRODUCTOS 50 140 251 441
COSTO ANUAL 3448,93 1659,24 597,99 5706,16
Tabla 8. REPRESENTACIÓN MONETARIA
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
441 441 0,23 5706,16 100
A 50 0,23 3448,93 60,44
B 140 0,23 1659,24 29,08
C 251 0,23 597,99 10,48
Ahora reordenamos nuestra tabla las columnas 1 y 4 tomando en cuenta la participación de
cada uno de los artículos que dará origen a la tabla siguiente
85
Tabla 9. PARTICIPACIÓN DE ARTÍCULOS
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 50,00 11,34 3.448,93 60,44
B 140,00 31,75 1.659,24 89,52
C 251,00 56,92 597,99 100,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16
3. Trazado de los gráficos con la determinación de las zonas A B C
Gráfico 1. SISTEMA ABC
Conclusiones
Si bien para tipo de empresa hay un tipo de curva de ABC, lo importe es recordar que:
Para los Artículos A: Se debe usar un estricto control de inventarios, con revisiones
continuas y permanentes de los niveles de existencia y una marcada atención para la exactitud
de los registros.
Para los Artículos B: Se debe llevar un control menos riguroso de nivel intermedio.
86
Para los Artículos C: Para estos productos se utilizara un control menos riguroso, menos
periódico, estos productos pueden ser revisados cada semana.
A partir de los datos registrados en el proceso de control de inventarios ABC se puede
observar que son pocos los artículos con mayor valorización, pero este sistema busca que la
representación estadística del control de inventarios sea 20 – 80, por lo que se sugiere que
algunos artículos de B sean transferidos a A para que este pueda completar el 80% para un
control exhaustivo y riguroso y la diferencia de B sea transferido a C para que estos productos
sean los menos controlados quedando la tabla de la siguiente manera.
Tabla 10. RECLASIFICIÓN DE INSUMOS
PRODUCTOS A C TOTAL
Q PRODUCTOS 144 297 441
COSTO ANUAL 4564,928 1141,232 5706,16
Tabla 11.COMPETENCIA ENTRE ARTÍCULOS A Y C
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 144,00 32,65 4.564,93 80,00
C 297,00 67,35 1.141,23 20,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16 100
De lo que se desprende el siguiente Grafico que delimita las competencias de control de los
productos que se encuentran en A y C.
87
Gráfico 2. COMPETENCIAS AY C
Diseño del Sistema de Control de Inventarios
El sistema realizara la determinación de la importancia que se da a cada uno de los productos
y de las necesidades de satisfacer oportunamente los requerimientos.
Planificación de Rotación de los productos
Objetivos: Utilizar pronósticos encontrados, revisando las cantidades con planificación de las
cantidades utilizadas durante el periodo a evaluar.
Tabla 12. PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PRODUCTO PRESENTACIÓN
EXISTENCIA
SEGÚN KARDEX MESES
TOTAL
PLANIFICADO
88
Stock mínimo de Seguridad
Para obtener los valores tomaremos un ejemplo de la siguiente tabla para resolver las
fórmulas que a continuación se presentan:
Tabla. 13 CÁLCULOS DE STOCK, PUNTO DE REORDEN, PUNTO DE PEDIDO
DETALLE PRESENTACION
Q
MENSUAL
Q
ANUAL COSTO TOTAL SS T SM PP D PR
RESINA P60 JERINGA 16 192 60,65 970,40 0,53 2 1,07 2,12 0,53 3,73
PORCELANA FRASCO 2 24 65,00 130,00 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
ÁCIDO ORTOFOSFÓRICO JERINGA 3 36 23,77 71,31 0,10 2 0,20 0,40 0,10 0,70
ANESTÉSICO CAJA 4 48 25,00 100,00 0,13 2 0,27 0,53 0,13 0,93
GASA ROLLO 2 24 19,89 39,78 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
APLICADORES SDI FRASCO 12 144 6,05 72,60 0,40 2 0,80 1,59 0,40 2,80
Objetivo: Se utiliza para cubrir todas las diferencias que se dan por el tiempo en las entregas
del producto, el proveedor regularmente tarda en los tiempos de entrega y existe una
diferencia con los registros por lo que es necesario tomar resguardo sobre el stock justo a
tiempo.
La fórmula para obtener el stock mínimo es:
Ss = Sm + %
Sm = C * T
Dónde:
Sm= Consumo mensual divido para los 30 días
%= Por Lo General Es De Un 10%º
C= Consumo diario.
T= Días entrega
Sm= 0,53x2
Sm=1,07
El stock de seguridad que debe mantenerse en bodega es de 1 (una) jeringa de resina
Nivel de reorden
Objetivo: Identificar el nivel de reorden.
89
Este es un método de inventario que indica cuando es necesario pedir productos o artículos
para que el nivel de existencia en la bodega se mantenga siempre en los niveles deseables y
necesarios, y no se sufra un periodo de agotamiento. La ecuación a utilizar es la siguiente.
ROP= (demanda por día) (tiempo de entrega de nueva orden en días)
ROP= d x L
La demanda por día, d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el número de días
hábiles en un año:
d=
d=192/360 ROP=0,53x7
d= 0,53 ROP=3,73
El nivel de reorden de este insumo como es la Jeringa de resina es cuando la cantidad que
existe en bodega es de 3 a 4 unidades.
Nivel de pedido óptimo
Objetivos: Realizar un pedido periódico de productos de forma que optimice el stock en
bodega.
El pedido se realizará cuando la existencia real de los productos sea menor al nivel deseado y
esperado, tomara en cuenta los espacios de tiempo con la finalidad de que no falte productos
en ningún espacio de tiempo. La fórmula es la siguiente.
Dónde: c= consumo anual
90
n= 12 meses o 365 días
d= plazo de demora en la recepción (2 días)
s= existencia de seguridad
E=192/365 x 2+1,07
E= 2,12
Para realizar un nuevo pedido de este material se debe fijar que la cantidad en bodega es de
2(dos) jeringas de resina P60.
Resumen de datos para el diseño de Control de Inventarios
Tabla 14. RESUMEN DE DATOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
ProductosExistencias
según Kardex
Stock mínimo de
Seguridad
Nivel
deseado Pedido
Nivel
Máximo
Nueva
Existencia
Sistema de Control Interno
Se utilizar el Sistema de Control denominado Coso I y Coso II, siendo ambos sistemas
compatibles. Sin embargo, estos sistemas se enfocan a la gestión de los riesgos, más allá de la
intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I, mediante técnicas como la
administración de predicción de riesgos.
Conocido en Inglés como (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El
Control Interno de esta empresa está definida como un proceso integrado a los procesos, y no
un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el
consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
91
Para este caso el diseño a utilizar en el Proceso del Control sería:
Tabla15. Sistema de Control para la Clínica RCD de la ciudad de Ibarra
SISTEMA COSO I SISTEMA COSO II
Componentes Nivel de la Entidad Nivel de Proceso Objetivo COMPONENTES
Ambiente de Control El Control de los inventarios de la
empresa es normal, pero con la
implementación del nuevo sistema
ABC sería un ambiente adecuado
Los procesos a
implementarse dentro del
Control de Inventarios luego
de hacer el sistema ABC los
procesos serán más
conocidos.
Efectividad y
eficiencia de
las
operaciones.
Ambiente Interno
Planteamiento de
Objetivos
Evaluación del Riesgo La empresa no corre riego grave
comercial porque lo que
comercializa son servicios que
utilizan productos que una vez
inventariados con el sistema ABC
estarán a disposición del solicitante
cuando se necesite el producto.
Los procesos serán
encuestados y evaluados de
forma periódica con la
finalidad de no correr
riesgos de los servicios
prestados en el casi del
control interno de los
Inventarios de la Clínica
RCD de la ciudad de Ibarra.
Confiabilidad de
la información
financiera.
Identificación del Riesgo
Evaluación del Riesgo
Respuesta a los Riesgos
Monitoreo La Clínica luego de la Cada uno de los procesos
92
Implementación del Sistema de
Control Interno ABC deberá
además diseñar un modelo de
auditoría interna con la finalidad de
saber que la entidad trabaja de
forma eficiente, y luego de ello
realizar la autoevaluación de cómo
se está realizando el control de
inventarios con el nuevo sistema
adaptado.
que tiene el sistema de
Control de Inventarios ABC,
debe ser monitoreado con la
finalidad de auditar todos
sus procedimientos desde
que ingresa a la bodega
hasta que es entregado para
su utilización, y realizar la
autoevaluación de los
procesos realizados
mediante informes cada que
sea necesario.
Cumplimiento de
las leyes y
normas que
sean
aplicables.
Información y
Comunicaciones
El adelanto de la tecnología hace
que podamos ayudarnos de ciertos
instrumentos tecnológicos que
faciliten y mejoren nuestros
procesos, se deberá implementar un
sistema informático, el que permita
a toda la empresa tener un sistema
de roles, que implique lo que hace
cada persona dentro de la clínica y
Los procesos están
monitoreados por un sistema
informático que prestara las
facilidades para realizar el
control, todo esto bajo los
parámetros de las funciones
que hace cada proceso y
funciones deben realizarse
en cada uno de ellos.
Salvaguardia de
los recursos.
93
que procesos debe realizar, bajo los
preceptos de que ese procedimiento
es de su responsabilidad
Actividades de
Control
La retroalimentación de los
procesos realizados de control
interno de la clínica RCD de la
ciudad de Ibarra deberá ser
ordenada y organizada en un
cronograma a seguir.
La retroalimentación de los
procesos realizados de
control interno de la clínica
RCD de la ciudad de Ibarra
deberá ser ordenada y
organizada en un
cronograma a seguir.
94
Grafico Nro.3 Cómo funciona el sistema
AMBIENTE DE CONTROL
Que
GARANTIZA
Comunicación e Información
TODOS LOS DEPARTAMENTOS Y PROCESOS
DEBEN USARLA
Objetivos planteados
para el año Actividad de
control
Evaluación de
Riesgo
Supervisión o
Monitoreo
1. Operaciones eficientes y eficaces
2. Confiabilidad de la Informacion Contable
3. Cumplimiento de las leyes reglamentos y normas
4. Salvaguardar recursos de la empresa
95
Ubicación física de los materiales en bodega
PUERTA
Figura 13. UBICACIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
4.2.3. Análisis de Impactos
NIVELES DE IMPACTO
3 Impacto Positivo Alto
2 Impacto Positivo Medio
1 Impacto Positivo Bajo
0 No hay Impacto
-1 Impacto Negativo Bajo
-2 Impacto Negativo Medio
-3 Impacto Negativo Alto
96
Luego de asignar valores dentro de estos rangos a cada elemento del aspecto general de
análisis se suman los mismos y ese valor se lo divide para el número de elementos sometidos
a juicio, obteniendo de esta manera el impacto que la ejecución del proyecto dejará sobre el
aspecto y sus elementos de análisis.
4.2.3.1. Impacto administrativo
Los resultados que genera el impacto administrativo en los indicadores como son la mejora en
la administración de la clínica, un mayor control de inventarios y la disponibilidad de
productos en stock por medio del desarrollo de los procesos planteados, los documentos
suministrados y el cumplimiento de políticas específicas para cada actividad.
Tabla 16. Impacto Administrativo
Nivel de Impacto
Indicadores
-3 -2 -1 0 1 2 3
1. Mejora la administración de la clínica. X
2. Mayor control de inventarios. X
3. Mejor disponibilidad de productos en stock. X
Total 2 6
∑ = 8
Nivel de Impacto Administrativo = (∑ Nivel de Impacto / No. de indicadores)
Impacto administrativo = 8/3 = 2,67
Impacto administrativo = 3 Impacto Positivo Alto
Con la implementación del modelo de Control de Inventarios ABC la administración podrá
mejorar en la distribución del personal en cada uno de los departamentos; así como los
inventarios serán controlados de manera efectiva y eficiente con la implementación del
proyecto ya que se podrá tener a la mano el registro de todos los productos que tiene la clínica
97
a disposición y además con el sistema de control de inventarios se ayudará a que todos los
productos estén programados para su compra y disponibilidad, sin que la clínica tenga que
realizar compras de apuro y de última hora sino compras programadas.
4.2.3.2. Impacto Financiero.
Tabla 17. Balance Proyectado hasta el 2016
1 2 3 4 5
AÑOS 2.012 2.013 2.014 2.015 2.016
INGRESOS 1 1 1 1
INGRESOS CLÍNICA 369.228,18 391.381,87 407.037,15 427.389,00 448.758,45
PRÉSTAMO 8.421,45 - - - -
DEVOLUCIONES PACIENTES 1.017,50 - 1.048,03 - 1.089,95 - 1.155,34 - 1.213,11 -
OTROS INGRESOS - 3.200,00 1.200,00 - 600,00
SUBTOTAL INGRESOS 376.632,13 393.533,85 407.147,20 426.233,66 448.145,34
EGRESOS
REMUNERACIÓN
HONORARIOS PROFESIONALES 7.627,99 7.856,83 8.171,10 8.661,37 9.094,44
SUELDOS 12 MESES AUXILIARES 142.135,09 146.399,15 152.255,11 161.390,42 169.459,94
SERVICIOS OCACIONALES 3.320,00 3.419,60 3.556,38 3.769,77 3.958,26
HONORARIOS MÉDICOS 50.232,38 51.739,35 53.808,93 57.037,46 59.889,33
DÉCIMOS 2.940,00 3.028,20 3.149,33 3.338,29 3.505,20
RESPONSABILIDAD 12.184,62 12.550,16 13.052,16 13.835,29 14.527,06
APORTES 5.850,00 6.025,50 6.266,52 6.642,51 6.974,64
SUBTOTAL REMUNERACIÓN 224.290,08 231.018,79 240.259,54 254.675,11 267.408,87
MATERIALES
MATERIAL DENTAL 69.536,09 73.012,89 77.393,67 82.811,22 91.092,35
DESCRIPCIÓN DEL GASTO
SERVICIOS BÁSICOS 5.467,54 5.631,57 5.800,51 5.974,53 6.153,76
MATERIALES Y SUMINISTROS 2.579,05 2.656,42 2.736,11 2.818,20 2.902,74
PUBLICIDAD 476,24 490,53 505,24 520,40 536,01
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN 948,52 976,98 1.006,28 1.036,47 1.067,57
GESTIÓN LEGAL 3.422,96 3.525,65 3.631,42 3.740,36 3.852,57
CAPACITACIÓN 1.832,71 1.887,69 1.944,32 2.002,65 2.062,73
SERVICIOS MECÁNICO DENTAL 5.631,00 5.799,93 5.973,93 6.153,15 6.337,74
OTROS GASTOS 2.553,41 2.630,01 2.708,91 2.790,18 2.873,89
MECÁNICO DENTAL 5.631,00 5.799,93 5.973,93 6.153,15 6.337,74
IMPUESTOS 138,90 143,07 147,36 151,78 156,33
EQUIPOS 6.732,45 6.934,42 7.142,46 7.356,73 7.577,43
PAGO PRÉSTAMOS 31.350,55 32.291,07 33.259,80 34.257,59 35.285,32
UTILES DE ASEO 1.024,09 1.054,81 1.086,46 1.119,05 1.152,62
SUBTOTAL DE GASTOS 67.788,42 69.822,07 71.916,73 74.074,24 76.296,46
TOTAL DE INGRESOS 376.632,13 393.533,85 407.147,20 426.233,66 448.145,34
TOTAL DE EGRESOS 361.614,59 373.853,75 389.569,94 411.560,57 434.797,68
UTILIDAD DEL EJERCICIO 15.017,54 19.680,09 17.577,26 14.673,09 13.347,67
CLÍNICA DENTAL RCD
BALANCE DE RESULTADOS PROYECTADO
98
A través de esta tabla de impactos financieros se colocó valores positivos o negativos a cada
uno de los indicadores con el objeto de conseguir el nivel de impacto que genera el sistema de
control de inventarios en este caso obteniendo un nivel de impacto positivo medio 2, que se
presenta a continuación:
Tabla 18. Impacto Financiero
Nivel de Impacto
Indicadores
-3 -2 -1 0 1 2 3
1. Reducción de costos. X
2. Mejora de los tiempos de entrega. X
3. Mayor control financiero.
4. Proyecciones de ingresos y egresos
X
X
Total 4 6
∑ = 10
Nivel de Impacto financiero = (∑ Nivel de Impacto / No. de indicadores)
Impacto financiero = 10/4 = 2.50
Impacto financiero = 2 Impacto Positivo Medio
Mediante la siguiente tesis se tiene como objetivo disminuir el nivel de desperdicio de
materiales que son usados en la clínica dental RCD, con el propósito de ejecutar el sistema de
control de inventario el cual por medio de una serie de procesos, políticas y asignación de
responsabilidades mejorará la distribución, almacenamiento y conservación de los insumos
odontológicos, así como la adquisición necesaria a un nivel de stock deseado se optimizara los
recursos económicos en un 22%, con la finalidad de reducir costos y proyectar las necesidades
de los diferentes gastos y estabilizar el margen de utilidad que genera la empresa.
Por medio de este sistema de control de inventarios para la clínica dental RCD, se puede
determinar que existen impactos positivos altos que retribuirán en la reducción de los costos y
la proyección de los ingresos y egresos, los impactos positivos medios serán en los que se
99
deberá actuar con mayor eficiencia como la mejora de los tiempos de entrega y mayor control
financiero
4.2.3.3. Impacto Empresarial
Los cambios que se espera observar en la clínica dental RCD como resultado de la puesta en
marcha del sistema de control de inventarios el mismo que plantea disminuir el nivel de
adquisiciones elevadas o innecesarias de los insumos odontológicos son programar las
actividades de los encargados de bodega, así como las de adquisición y conseguir aplicar las
políticas que se presentan en este trabajo.
Tabla 19. Impacto Empresarial
NIVEL
IMPACTO
-3
-2
-1
0
1
2
3
1. Gestión de inventarios X
2. Administración de recursos X
3. Trabajo en equipo X
TOTAL 2 6
Nivel de Impacto financiero = (∑ Nivel de Impacto / No. de indicadores)
Impacto financiero = 8/3 = 2.67
Impacto financiero = 3 Impacto Positivo Alto
Este impacto demuestra que al ejecutarse el sistema de control contribuirá en el mejoramiento
de la gestión de inventarios ya que se define como un impacto positivo medio, pero que
también existen impactos positivos altos que demuestra que ayudará a administrar de mejor
100
manera los recursos y organizar el trabajo en equipo con la asignación de responsabilidades y
funciones.
4.2.3.4. Impacto Ambiental
Es importante conocer el impacto ambiental que genera la clínica dental RCD ya que se
genera diversas clases de desechos y que tienen que ser recolectados a diario para evitar
cualquier infección viral o alteración en el ambiente de la clínica.
Tabla 20. Impacto Ambiental
NIVEL
IMPACTO
-3
-2
-1
0
1
2
3
Manejo de desechos comunes X
Manejo de desechos especiales X
Manejos de desechos tóxicos X
TOTAL 2 6
∑=8
Nivel de Impacto General = (∑ Nivel de Impacto / No. de indicadores)
Impacto General = 8/3 = 2,67
Impacto General = 3 Impacto Positivo Alto
El impacto es positivo alto ya que la clínica cuenta con certificaciones de calificación A en
recolección y generación de desechos especiales y tóxicos por el adecuado manejo y
distribución de los mismos ya que cada año todas las empresas supervisadas por el Ministerio
de Salud Pública y el Ilustre Municipio de la ciudad son evaluadas y deben toda la
101
documentación pertinente y si cumplen con todos los requisitos se les otorga el certificado y
el permiso de funcionamiento, además de un reconocimiento.
4.2.3.5. Impacto General
Tabla 21. Impacto General
NIVEL
IMPACTO
-3
-2
-1
0
1
2
3
Administrativo 2,67
Financiero 2,50
Empresarial 2,67
Ambiental 2,67
TOTAL 2,50 8,01
∑ =10,51
Nivel de Impacto General = (∑ Nivel de Impacto / No. de indicadores)
Impacto General = 10,51/4 = 2,63
Impacto General = 3 Impacto Positivo Alto
Por todo lo indicado anteriormente en cuanto a los impactos que tendrá el proyecto y valorado
con 2,63 como promedio es igual a 3 en la matriz general, la elaboración del sistema de
control de inventarios para la clínica RCD de la ciudad de Ibarra tendrá un Impacto Positivo
Medio por lo que es de gran importancia la elaboración de la antes mencionado y la puesta en
marcha de la propuesta.
4.3. Validación de la Propuesta
102
CONCLUSIONES
1. Permite orientar las actividades respecto al control de inventarios en base a los
procesos elaborados y detallados para el manejo, adquisición y distribución adecuada
de los insumos odontológicos.
2. Al considerar el establecimiento de políticas y asignación de responsabilidades se
puede lograr un mejor cumplimiento de funciones y un buen trabajo en equipo para el
cuidado y conservación de los productos, así como la creación de estrategias y
métodos de trabajo para la solución de imprevistos y reducción de desperdicios
3. Se detectó que la empresa en el manejo de inventarios ha establecido una curva de
distribución para la zona A que maneja productos de costos altos y de mayor
inversión, pero que a comparación con las demás zonas son pocos los productos que
están en A, lo que prioriza el cuidado extremo y un control permanente de inventarios.
4. Se encuentraron productos de baja rotación y que su costo no es muy elevado por lo
tanto la inversión no es mayor. La decisión sería controlar de forma continua, además
se evidencio que en la Zona C existen muchos productos pero que son de poca
rotación, y de baja inversión, por lo que la empresa no necesita un estricto control.
103
RECOMENDACIONES
1. Poner en práctica en el menor tiempo posible, las políticas y actividades que en la
investigación afloraron, en la clínica RCD de la ciudad de Ibarra por medio de una
capacitación al personal encargado de bodega para que tengan el conocimiento
necesario de los procesos que se llevarán a cabo.
2. Aplicar el control de los productos, mediante inventarios lo que reducirá las
perdidas y mejorará los tiempos de entrega en la clínica RCD, así como también la
distribución oportuna a la sucursal con la vigilancia en los movimientos de los
materiales.
3. La presente investigación podría ser considerada en las organizaciones de
características similares ya que serviría como guía en el control y manejo de
materiales odontológicos mejorando así el nivel de calidad de servicio al cliente en
el área de salud.
104
BIBLIOGRAFÍA.
1. Alcarria, Jaime. (2009). Contabilidad Financiera. Madrid: Universitat Jaume.I.
2. Anaya, J. (2008). Almacenes Análisis Diseño Y Organización. ESPAÑA: ESIC.
3. Anaya, J. (2011). Logística Integral (4ta Edición ed.). ESPAÑA: ESIC.
4. Barajas, A. (2008). Finanzas para no Financistas. Bogotá: Pontificia Universidad
Javeriana.
5. Bastos, A. (2007). Distribución Y Logística Comercial (1ra Edición ed.). ESPAÑA:
VIGO.
6. Bateman, Thomas; Snell, Scott. (2009). Administración, Liderazgo y colaboración en
un mundo competitivo (8va Edición ed.). MEXICO: McGRAW HILL.
7. Chase, Richard;Jacobs, Robert; Aquilano, Nicholas. (2009). Administración de
operaciones, producción y cadena de suministro. China: McGraw Hill.
8. Collier, David; Evans, James. (2009). Administración de operaciones Bienes, servicios
y cadenas de valor. Mexico: Cengage Learning.
9. Cordera, M. (2004). Gestión De Contabilidad. MADRID: PIRAMIDES.
10. Cultura, G. (2010). Nueva Contabilidad General. Estados Unidos: Grafillés.
11. Cultural S.A. (s.f.). Diccionario de contabilidad y finanzas. ESPAÑA: CULTURAL.
12. Domínguez, Rubén; Huertas, Rosa. (2008). Decisiones Estrategicas Para La
Direccion De Operaciones En Empresas De Servicios. ESPAÑA: GRÁFICAS REY.
13. Escudero, M. (2009). Gestión De Aprovisionamiento (3ra Edición ed.). MADRID:
PARAINFO.
14. Escudero, M. (2011). Almacenaje De Productos (2da Edición ed.). ESPAÑA:
PARAINFO.
15. Estupiñan, Rodrigo. (2010). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales, Análisis de informe COSO I Y II.
105
16. Evans, James; Lindsay, William. (2008). Administración Y Control De La Calidad (7a
Edición ed.). MEXICO: CENGAGE Learning.
17. Fernández, E. (2010). Administración De Empresas Un Enfoque Interdisciplinar (1ra
Edición ed.). ESPAÑA: PARAINFO.
18. Fonseca, O. (2011). Sistemas de control interno para organizaciones. PERÚ:
Publicidad & Matiz.
19. Fundación del comité de normas internacionales de contabilidad. (2010). NIFF para
las PYMES. ECUADOR: IASCF.
20. Gil, Maria de los Angeles; Giner, Fernando. (2010). Como Crear Y Hacer Funcionar
Una Empresa (8va Edición ed.). ESPAÑA: ESIC.
21. Gilli Juan, et.al. (2007). Diseño Organizativo estructura y procesos. ARGENTINA:
GRANICA.
22. Goxens, Antonio; Goxens, María Angeles. (2010). Enciclopedia práctica de la
contabilidad (3era ed.). Barcelona: Océano.
23. Granados, Ismael; Latorre, Leovigildo; Ramírez, Elbar. (S.F). Contabilidad Gerencial.
COLOMBIA.
24. Greco, O. (2007). Diccionario Contable (2da Edición ed.). ARGENTINA:
VALLETTA.
25. Heizer, Jay; Render, Barry. (2009). Principios de Administración de Operaciones.
Mexico: PEARSON Education.
26. Jimenez, J. (2009). Técnico en Emergencias Sanitarias. Madrid: ARÁN.
27. Longenecker, Justin; Moore, Carlos; Petty ,William; Palich, Leslie. (2009).
Administarción de pequeñas espresas (14 ed.). Mexico: CENGAGE Learning.
28. M. González, Alonso; Zaragoza G, Francisco; Porras Alberto . (2011). Tratado de
Medicina Farmaceútica. Madrid: Médica Panamericana.
106
29. Macci, R. (2007). Materiales Dentales (4ta Edición ed.). ARGENTINA:
PANAMERICANA.
30. Mad. (2006). Técnico Especialista, Higiniesta Dental. ESPAÑA: MAD.
31. Malagon, Londoño; Galán, Morera; Ponton, Laverde. (2008). Administración
Hospitalaria. Bogotá: Editorial Medica Internacional.
32. Mejía, B. (2007). Gerencia De Procesos (5a Edición ed.). COLOMBIA: ECOE.
33. Montoya, A. (2010). Administración de compras (3ra EDICIÓN ed.). COLOMBIA:
ECOE.
34. Muñoz, D. (2009). Administración de Operaciones, Enfoque de administración de
procesos de negocios. Mexico: CENGAGE Learning.
35. Omeñaca, J. (2008). Contabilidad General (11 Edición ed.). España: DEUSTO.
36. Pedreño, E. (2010). Contabilidad iniciación. España: Grafolex.
37. Pérez, J. (2010). Gestión por Procesos (4ta Edición ed.). ESPAÑA: ESIC.
38. Pérez-Carballo, J. (2008). Control De La Gestión Empresarial (7ma EDICIÓN ed.).
ESPAÑA: ESIC.
39. Pimentel, E. (2011). Control Interno Basado en el Informe COSO-ERM.
40. Pimentel, H. (2008). Normas de Auditoria Gubernamental. Mexico: Trillar.
41. Pombo, J. (2011). Contabilidad General (2da Edición ed.). ESPAÑA: PARAINFO.
42. Pombo, J. R. (2009). Herramientas de control. Mexico: Luz de América.
43. Quantor, G. E. (2010). Cierre Fiscaly Contable (1era Edición ed.). MADRID:
QUANTOR.
44. Rivas, G. (julio de 2011). Modelos contemporáneos de control interno. Observatorio
Laboral, 115-136.
45. Riztman, Larry; Krajewski, Lee. (2010). Administración De Operaciones Estrategias
Y Análisis. FRANCIA: PEARSON EDUCATION.
107
46. Robbins, Stephen;De Cenzo, David. (2009). Fundamentos De Administración.
MÉXICO: PEARSON EDUCATION.
47. Soldevila, Pilar; Oliveras ,Ester; Bagur, Lloren. (2010). Contabilidad General Con El
Nuevo Pgc (2da Edición ed.). ESPAÑA: Profit.
48. Stoner, James; Freeman, Edward. (2006). Fundamentos deAdministración (6ta Edición
ed.). México: Prentice-Hall Hispanoamericana.
49. Ventura, Belén; Delgado, Susana. (2010). Contabilidad General y Tesoreria. España:
Parainfo.
50. Vertice, E. (2011). Gestion de Empresas, Contabilidad Básica. VERTICE.
108
LINCOGRAFÍA
1. Consejo Colombiano de Seguridad (s.f),
http://cdim.esap.edu.co/bancomedios/Documentos%20PDF/seguridad%20en%20bode
gas%20de%20almacenamiento.pdf
2. McGraw-Hill. (s.f). Obtenido de http://www.mcgraw-
hill.es/bcv/guide/capitulo/8448146980.pdf
3. Contabilidad., C. d. (s.f.). Recuperado el 30 de junio de 2013, de
http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC02.pdf
4. Pacifictel. (2006). Obtenido de http://www.pacifictel.net/transparencia
manualdealmacenamientobodega. Pdf-Adobe Reader.
109
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
ENTREVISTA AL SR. ING. MIGUEL A. AGUIRRE GERENTE CLÍNICA DENTAL
RCD
OBJETIVO: Determinar la situación actual sobre el control y manejo de bodega de la
Clínica Dental RCD., respecto a la utilización de herramientas de control.
1.-Saludo
2.-El motivo de esta entrevista es conocer el manejo y control de inventarios que se lleva a
cabo en la clínica dental RCD.
3.- Desarrollo de la entrevista
3.1 ¿Cuáles son las actividades que realiza para el control de los materiales en bodega?
3.2 ¿Considera que los inventarios de la clínica son planificados y controlados
oportunamente, cree que sería necesario establecer de control?
3.3 Las compras de material se realizan por requerimiento de los profesionales
3.4 Cree que la adquisición de los productos es oportuna para su utilización.
3.5 La clínica cuenta con los insumos necesarios al momento de uso, ha realizado algún
tipo de presupuestos de inventarios.
3.6 Cuando ingresa los materiales a la clínica que documentos respaldan esta actividad.
3.7 Qué factor considera importante sobre el control de los materiales
3.8 Se ha asignado a una persona específica para el control de bodega?
3.9 La bodega de la clínica cuenta con una infraestructura adecuada que garantice la
seguridad y buen estado de los materiales.
3.10 Se realiza el inventario físico de bodega. Si No, A VECES, En qué periodo de
tiempo se realiza: Cada año, cada mes cada semana, a diario.
3.11 Ha considerado determinar una cantidad mínima para mantener en bodega.
3.12 Por previsión, por inversión, para mantener satisfechas las necesidades de los
profesionales y los pacientes.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
ENTREVISTA DIRIGIDA A L PERSONAL ENCARGADO DE BODEGA DE LA
CLÍNICA RCD
La presente entrevista tiene como finalidad obtener información clara sobre el manejo y control que
se da a los materiales odontológicos de la clínica dental. La información que se recaude será de
absoluta confidencialidad y de carácter académico. De antemano le agradecemos su colaboración.
1. Existe control de materiales odontológicos después de cada jornada de trabajo
2. Los materiales se controlan a través de:
a) Un software b)Registro en hojas Kardex c)
Ninguno
3. Se realiza codificación y clasificación de materiales cuando ingresan a bodega
4. Existe suficientes estanterías y equipos para el almacenamiento adecuado
5. Se realiza la inmediata devolución de los materiales que presentan irregularidades
6. La persona responsable de suministrar materiales informa a la profesional
odontóloga sobre las compras y consumo
7. Para la adquisición de materiales odontológicos que se considera:
Estimación de demanda Agotamiento de stock
profesionales
8. Está planificado las acciones para el manejo de materiales como:
Día de pedido Día de abastecimiento Día de stock
9. Existe control de las especificaciones y cantidades de ingreso de materiales
suministrados por el proveedor.
10. Se controla tiempos de caducidad de los materiales odontológicos
11. Se Aplica la clasificación ABC en la bodega
A (materiales de mayor valor económico, pero mínima cantidad en inventario)
B (materiales de valor económico medio y cantidad considerable en inventario)
C(material de bajo valor económico y gran cantidad en inventario)
12. Tiene acceso a conocer el valor monetario y el valor de uso de los materiales
odontológicos.
13. Tiene problemas en la atención al paciente por falta de gestión de materiales
14. La planificación de citas de la clínica se sustenta en una buena gestión de materiales
15. Se dispone de un manual que indique claramente las actividades que deben realizar
cada uno de los involucrados en la gestión de materiales
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
1. TEMA:
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD DE
LA CIUDAD DE IBARRA.
2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
El objetivo de la presente propuesta es proporcionar a la Clínica Dental RCD de la ciudad
de Ibarra, un instrumento de control que permita implementar una serie de politicas,
registros y estrategias que contribuirán al perfeccionamiento de los procesos de control de
inventarios que se desarrollan en la empresa.
3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
A continuación se describe la estructura que se utilizará para la realización del Sistema de
control de inventarios para reducir el optimizar los recursos empresariales en la Institución.
4.1 Desarrollo de la propuesta
4.1.1 Introducción
Para lograr un mejor control sobre los materiales odontológicos en la clínica RCD, es
necesario que se adecue métodos y técnicas que ayuden al personal encargado del manejo
y control de las existencias, realizar las adquisiciones necesarias y con ello prever ante
cualquier incertidumbre o problema, con esto mantener satisfechas las necesidades del
cliente interno y poder ejecutar el servicio sin contratiempos.
El presente documento tiene de forma secuencial los objetivos del sistema, la misión y
visión de la clínica así también el organigrama de la misma y las políticas para el control y
manejo de los materiales.
El sistema se basará en un manual el cual contiene detalladamente las actividades y
funciones que los encargados deben cumplir sobre los inventarios, conjuntamente con este
instrumento se proporciona una serie de documentos previamente autorizados y numerados
para evitar cualquier falencia o engaño.
Además se pondrá a conocimiento de los usuarios del manual un diseño de bodega para
poder clasificar los materiales, para la inmediata localización de los mismos con sus
respectivos códigos, también se describe las técnicas y reglas de uso de bodega y mediante
el uso de una lámina en Excel se realizará el cálculo de un stock de seguridad para
mantener en bodega.
Asimismo comprende la lista de proveedores de mayor confiabilidad que suministra a la
clínica y en los cuales se suele realizar la mayor inversión en adquisiciones.
Misión
“Ofrecer servicios de odontología especializada, servicios comunitarios médico
odontológicos, de trabajo social y capacitación; en la zona norte del país, generando e
implantando propuestas innovadoras que satisfagan al mercado, en el marco de
competitividad y rentabilidad”.
Visión
“La Clínica RCD logrará el liderazgo en los servicios odontológicos de la provincia, en los
5 años siguientes, sustentada en sus recursos humanos, materiales, tecnológicos, procesos y
estrategias para ubicarse entre las mejores empresas de Servicios Odontológicos existentes
en la región”
Organigrama de la Empresa
JUNTA DE
ACCIONISTAS
ÁREA TÉCNICA
ÁREA FINANCIERA
LEGAL
JEFE DE
CLÍNICA
JEFE ADM.
FINANCIERO
BODEGA
ODONTÓLOGOS RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
AUXILIARES
ODONTOLÓGICAS
ASISTENTE DE
MATERIALES Y
REPUESTOS
GERENTE
PLANIFICACIÓN
RECEPCIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA
ENCARGADO DE
BODEGA
Figura Nro. 5. Organigrama Clínica “RCD”
4.1.2 Base legal
La presente investigación comprenderá lo siguiente:
En nuestro país el tratamiento contable de los inventarios está regularizado bajo las
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC11, la cual se respalda y ha sido
desarrollada bajo referencias de la Norma Internacional de Contabilidad NIC2.
Además de cumplir con la Ley Orgánico de Régimen Tributario Interno, Capitulo 4 art.10
literal 5; Capitulo 7 art.23 literal 3 y el art.25, Numeral 8 literal C, los cuales corresponden
a las deducción de impuesto a la renta con relación con los inventarios.
CUBÍCULO BODEGA DEP. PROVEEDOR
ADMINISTRATIVO
INICIO
PIDE MATERIAL
MEDIANTE HOJA
DE PEDIDO DE
MATERIAL
ABASTECE
MATERIAL
¿EXISTENCIAS
SUFICIENTES?
A
SOLICITA
MATERIAL POR
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
¿MATERIAL
REQUERIDO?
UTILIZA
MATERIAL
FIN
COMUNICA
INCONFORMIDAD A
BODEGA
¿MATERIAL
REQUERIDO?
ORIGEN DE
MATERIAL
INFORMA DEP.
ADM.
INCONFORMIDAD
DE MATERIAL
AVISO AL
PROVEEDOR
DEVOLUCIÓN DE
MATERIAL
REVISA HOJA DE
PEDIDO SEGÚN
ESPECIFICACIÓN
DE C/INSUMO
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR
REALIZA PEDIDO
DE MATERIAL
DETERMINA
FORMA DE
PAGO
CONFIRMA
PEDIDO Y
FECHA DE
ENTREGA
ENVIA MATERIAL
PIDE CAMBIO
MATERIAL Y
NUEVA
FACTURA
N
O
SI
SI
NO
NO
SI
SURTE
MATERIAL
A
Figura Nro. 6. PROCESO DE COMPRA DE PRODUCTOS
Procedimiento de compra de Productos
Paso 1. Se determinará las necesidades de cada especialidad a través de la hoja de pedido
ubicada en cada cubículo, la cual es colocada cada semana con la que se conoce los
insumos que se han terminado.
Paso 2. Se realiza la constatación física en bodega de los materiales que se pide, si hay en
existencias se provee al cubículo, en caso de no haber se entrega la hoja para ser
desglosada en la hoja general de pedidos.
Paso 3. Elaborar la hoja general de pedidos en la que se detallará todos los materiales a ser
adquiridos.
Paso 4. Revisar la hoja de pedidos para verificar si no hace falta algún producto y las
especificaciones de cada insumo como por ejemplo densidad de pastas o tipos de cubetas
sean metálicas o plásticas.
Paso 5. Señalar los proveedores de los cuales se conoce tiene los insumos que se requiere y
que con mayor frecuencia se les solicita.
Paso 6. Realizar los pedidos
Paso 7. Determinar formas de pago y de descuento con los proveedores.
Paso 8. Confirmar los pedidos y coordinar las fechas y medios de envío si es directo a la
empresa o se necesita ir a retirar de alguna empresa de transporte de encomiendas.
Paso 9. Al llegar el pedido verificar el material y guardar en la bodega.
Paso 10. Abastecer los cubículos con los requerimientos si hay inconformidad reportar a
bodega para que a su vez informe al departamento administrativo y se realice la
devolución.
Paso 11. Llamar al proveedor para comunicar la devolución y pedir cambio por nuevo
material y esperar el envío de los insumos con la nueva factura.
RCD
CONTROL DE
ESPECIFICACIONE
SEGÚN PEDIDO
SISTEMA DE
DE DATOS
MG
MT
VN
S
PROCESO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO
NECESIDADES
MATERIALES DE
LABORATORIO
EXCELENTE ATENCION
AL PACIENTE INTERNO Y
EXTERNO
COORDINACION
NECESIDADES
PROFESIONALES-AUXILIARES
NECESIDADES
REPUESTOS
EQUIPOS E
INSTRUMENTOS
NECESIDADES
MATERIALES
DENTALES
CUBICULOS
NECESIDADES
MATERIALES
DE SEGURIDAD
ESTERILIZACION
Y ASEO
STOCK M
INIMO
S
CATALOGOS
LIBROS
INTERNET
MUESTRAS
MG
P
ENTREGA
MATERIALES
OTAVALO
TRANSPORTE
HOJA DE PEDIDO
ANALIZADA,
COORDINADA Y
AUTORIZADA
PV
MGP
DEVOLUCIONES
PROFESIONALES
AUXILIATRES
HOJA DE
PEDIDO
PV
PROVEEDORES
CONFIABLES
ENTREGA
MATERIALES
IBARRA
STOCK
CV
MG
REGISTRO DE
MATERIALES
REPORTES
IBARRA
OTAVALO
GM
CV-PV
PV
CV
ENVIO ,TRANSPORTE Y
LLEGADA DE
MATERIALES
A RCD
RESPONSABLE
DE PEDIDOS Y
PROVEEDORES
INGRESO A PRE-
BODEGA
Figura Nro.7. PROCESO DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO
La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales y la bodega de
almacenamiento.
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN
ENCARGADOS: Personal de recepción
1. El encargado de la recepción o de la bodega debe recibir los materiales,
repuestos y mercaderías, adquiridas por la clínica conjuntamente con el
comprobante de venta, confirmando física y textualmente la entrada de los
productos, proveedor y fecha de recepción.
2. . El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases
con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a
cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido y de no ser así proceder a la
inmediata devolución.
3. Revisar que los insumos cumplan con los requerimientos pedidos, así como la
fecha de caducidad tenga un año como mínimo de vigencia a partir de la
recepción en la bodega de la clínica.
4. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de la clínica para que este lo incluya en la orden de compra o en
la nota de pedido del proveedor.
5. Almacenar adecuadamente los productos en la zona de pre-bodega para ser
verificada por el personal a cargo de guardar y custodiar los insumos.
ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de los productos que ingresan a bodega, el encargado de las
Bodega no debe olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, él es
responsable de la protección física, cantidad y seguridad de los productos.
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
ENCARGADO: Asistente de bodega
1. Controlar y revisar mercadería que ingresa a Bodega que supervisa.
2. - Procurar que el almacenamiento de los artículos sea el adecuado.
3. - Llevar un control de los artículos entregados con las especificaciones respectivas:
destino, detalle de los artículos y el responsable de los mismos.
4. - Apartar físicamente los artículos que se van a utilizar en cada cubículo.
5. - Aplicar el método FIFO.
6. - Verificar que saldos físicos y computacionales estén cuadrados.
7. - Custodiar la mercadería almacenada, preocupándose que se mantengan cerrados
los accesos a Bodegas
8. - Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento de Bodega.
9. - Mantener limpia y ordenada la bodega.
b. Codificación e ingreso inventarios.
Una vez almacenada la mercadería se codificarán los productos según la especialidad y se
ingresan los datos a los inventarios generales los cuales estarán en el sistema Mónica
archivados y en la lámina de Excel como respaldo.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
Actualmente la clínica dental RCD cuenta con la sucursal en la ciudad de Otavalo el envío
de los materiales se realizara como se presenta en la figura.
CLÍNICA DENTAL RCD
DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL A SUCURSAL OTAVALO
INICIO
ELABORA HOJA
DE PEDIDO
REVISA PEDIDO
DRA. GM JEFE
CLÍNICA
ENVÍO A RCD
IBARRA
¿MATERIAL
SUFICIENTE?
PREPARA
VALIJA EN
BODEGA
ENVIO A
OTAVALO EN
TRANSPORTE
FIN
REGISTRO EN
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
LLEGA
MATERIAL
CONFIRMA
ENTREGA DE
MATERIAL
NO
SI
LLENA ORDEN
DE DESPACHO
FIGURA Nro. 8. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN A SUCURSAL EN OTAVALO
Paso 1.- El personal que labora en la sucursal de la ciudad de Otavalo deberá elaborar la
hoja de pedido de los materiales que se requiere y que están a punto de agotarse.
Paso 2.- Una vez culminada la hoja la jefe de clínica revisará minuciosamente el pedido
con el fin de que no se haya olvidado algún material o haya duplicidad.
Paso 3.- Se hace el envío a la matriz en la ciudad de Ibarra a través de internet vía e-mail o
con una persona asignada para entregar el documento.
Paso 4.- La persona encargada de bodega revisa si hay en existencia los materiales
solicitados.
a) En el caso de que si hubiese se efectúa lo siguiente:
- Llena la orden de despacho.
- Se prepara la valija con los insumos.
- Se envía a Otavalo el día jueves con el profesional que se traslada hasta la
mencionada ciudad.
- Se confirma la entrega de material vía telefónica.
b) Si no se dispone del material se procede a:
- Se registra en la hoja general de pedido
- Cuando ya llega el material se realiza las actividades mencionadas
anteriormente.
REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la
distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo
físico, de: Solicitudes de compra
SC:0001 SOLICITUD DE COMPRA
CLÍNICA DENTAL RCD
ÁREA:____________________________ FECHA PEDIDO:________________
FECHA REQUERIDA:________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES
STOCK ACTUAL:___________ APROBADO POR:
CONSUMO MENSUAL:______________
_______________________
SUGERENCIA:
Figura Nro. 9. Formulario Solicitud De Compra
La solicitud de compra se ejecutara cuando se requiera por las siguientes circunstancias:
Compra de nuevo material de cada especialidad de la clínica.
Nuevos implementos odontológicos.
Adquisición de materiales ya existentes.
HOJA DE PEDIDO
Este documento se coloca en cada cubículo de la clínica con el objetivo de recaudar cada
día lunes la información y conocer las necesidades de cada especialidad respecto a los
insumos que requieren para registrar en la hoja general de pedido en caso de no disponer
del material o si es el caso de si tener se pueda abastecer al día siguiente.
CLÍNICA RCD
HOJA DE PEDIDO
CUBÍCULO #
FECHA CANTIDAD MATERIAL
FIGURA Nro. 10. FORMULARIO HOJA DE PEDIDO
HOJA GENERAL DE PEDIDO
Es el documento que registra todos y cada uno de los insumos a ser adquiridos en las
diferentes casa comerciales de material dental y de aseo, el mismo que detalla la cantidad,
nombre de insumo, el valor y la especificación de cada material para no alterar los
tratamientos que se realiza en la casa de salud.
El responsable de llenar este formulario es el gerente de la empresa el cual revisa los
materiales registrados y apunta los proveedores distribuyen dichos insumos
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD : ENDODONCIA Y CIRUGÍA
ESPECIALIDAD : REHABILITACIÓN ORAL
ESPECIALIDAD : GENERAL OPERATORIA , OTROS Y LIMPIEZA
HOJA GENERAL DE PEDIDO
CLÍNICA DENTAL RCD
ESPECIALIDAD : ODONTOPEDRIATRIA
ESPECIALIDAD : ORTODONCIA
FIGURA Nro.11. HOJA GENERAL DE PEDIDO
REGISTROS DESPACHO
1. Cada vez que se emita una Orden de despacho, la unidad encargada de la función de
envío deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene
por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a entregar, cantidad, código,
calidad (especificaciones técnicas).
2. Previo al envío de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la orden de despacho, que
acompaña los artículos requeridos.
3. Cada orden de despacho debe corresponder a una Orden de pedido.
ORDEN DE DESPACHO
MATERIALES ODONTOLÓGICOS A SUCURSAL
FECHA:_____________________________
DEPARTAMENTO:______________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
ENTREGADO A:
NOMBRE:_________________________ FIRMA:_________________________
C.C:________________________
RESPONSABLE BODEGA
FIGURA Nro. 12. FORMULARIO ORDEN DE DESPACHO
Se recuerda que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de
materiales dentro de una Bodega.
PROVEEDORES
Para poder identificar a los principales proveedores así como también efectuar el pago de
los materiales oportunamente se va a contar con una carpeta la cual contendrá los registros
telefónicos, contactos de personas o agentes vendedores, direcciones de las casas
comerciales, cuentas bancarias para realizar la transferencia o depósito, y además los
emails.
A continuación se presenta el documento para efectuar el registro según categorías:
CATEGORÍA Nº
PROFESIONALES ASESORES
FARMACIAS
LABORATORIOS DENTALES
LIMPIEZA Y ASEO
MATERIAL DENTAL
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
MANTENIMIENTO GENERAL
SERVICIOS VARIOS
1
2
3
4
5
6
7
8
El desarrollo de registro se lo realizara de la siguiente manera y deberá actualizarse cada
año como por ejemplo:
Tabla. 4 REGISTRO DE PROVEEDORES
CASAS
COMERCIALCONTACTOS TELÉFONOS
CUENTAS
BANCARIASDIRECCIONES E-MAIL U OBSERVACIONES
3M DEL
ECUADOR
Sandra Pico
katty Valle
Esteban Gavilanes
022536-437/
0999454-774
042800-777
PRODUBANCO
3M ECUADOR
C.A 01006009993
KENEDY 1617
CARDENTAL
Dr. Carlos Montero
Dra.Yolanda Montenegro
Beatriz Cueva
022465-315
022454-376
0994611-912
PICHINCHA
CARDENTAL
CC. 3371411104
DIBUJO OE1.40 ENTRE
AMÉRICA Y 10 DE
AGOSTO
DENTAL AYALA
Francisco Ayala
Catalina Ayala
Andrea Pacheco
Cecilia Reina Equipos
022557-546
022557-549
022508-879
0997097-340
SAN GREGORIO OE2-52 Y
5. MATERIAL DENTAL
INTRODUCCION
El presente manual tiene como propósito el contar con un documento de apoyo que defina
de forma clara los lineamientos que orienten las funciones a ejecutarse en cada uno de los
procesos que integran la adquisición, almacenamiento y distribución de inventarios en la
clínica dental RCD.
Las políticas que se incorpore en los diferentes procesos serán la pauta de organización,
toma de decisiones y logro de objetivos con el fin de facilitar la iniciativa de nuevas
estrategias de control.
Objetivo
Informa detalladamente a los responsables de las actividades mencionadas en los procesos,
las políticas de cada uno de los mismos con la finalidad de cumplan con las funciones
asignadas.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE COMPRAS
Responsable del control: Jefe de clínica “RCD”
1. Efectuar una lista de proveedores calificados y confiables, mantenerla actualizada
2. Toda compra será autorizada por el señor gerente previo conocimiento de la necesidad
de efectuar la adquisición.
3. El comprobante emitido por cada proveedor deberá cumplir los requisitos que
dictamina la ley de facturación y emisión de comprobantes de ventas por ser el
documento soporte y respaldo de compra.
4. Verificar si cumple el convenio establecido entre las partes referente al pago.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
RESPONSABLE: Encargado de bodega
1. Supervisar que la mercadería que ingrese o egrese, sea la misma que establece la
factura de compra u orden de despacho.
2. Realizar reporte de recepción de materiales, especificar fecha, nombre de
proveedor, número de orden de pedido, recepción parcial o total, cantidad recibida,
especificar novedades de faltantes.
3. Facilitar almacenaje provisional adecuado como medida de control de los
materiales de ingreso y protección de confusiones de documentación o material.
4. Realizar conteos periódicos de la mercancía, analizar las novedades y realizar
correcciones en forma inmediata.
5. Clasificar la mercadería según la categoría y especificación.
6. La mercancía que se dan de baja por diversas circunstancias debe tener el
conocimiento y la aprobación del gerente de la clínica.
7. Mantener el stock óptimo de inventario para evitar problemas en el abastecimiento.
8. Procurar realizar los pedidos de acuerdo a lotes económicos previamente
analizados.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS PARA ENTREGA DE MATERIALES
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
1. Cada semana se coloca la hoja de pedido en cada módulo con el objeto de conocer
que insumos se han agotado o necesitan adquirirse.
2. Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes
de pedido, le sean comunicadas, en lo posible, con un día de anticipación.
3. Debe encargarse de que la copia de los documentos de pedido, sea controlada por
el Dpto. Administrativo. Para ello, se recomienda que los pedidos sean revisados
por el encargado de bodega y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a
Administrativo.
4. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un
documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la clínica.
5. En el caso de activos como instrumental y equipos nuevos se hará constancia de
entrega con la firma respectiva del encargado del cubículo, el cual es el
responsable de cuidar y custodiar sus pertenencias.
6. Se ha dispuesto que los días martes de cada semana se realice el abastecimiento a
cada cubículo por la Auxiliar encargada.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE DESPACHO
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
a) Efectuar una revisión de las mercaderías que se encuentran en existencias antes de
llevar a cabo el despacho de mercaderías.
b) Pedir las copia de las órdenes de pedidos con el fin de dejar constancia o evidencia
de las transacciones efectuadas.
c) Exigir documentos que respalden la recepción de las mercaderías por parte de los
clientes internos de la sucursal y archivarlas.
d) Realizar el envío por un medio de transporte confiable cada día lunes de cada
semana.
Pasos para realizar un control de inventarios permanente de manera periódica.
Escoger el momento idóneo para realizar el conteo es decir en días de poco
movimiento o puentes vacacionales o seleccionar un día en específico previamente
para preparar los instrumentos necesarios para cumplir la actividad.
Organizar al personal y distribuir las funciones de cada equipo de trabajo
específicamente de bodega y de cada cubículo.
Manejar el método de conteo tomando en cuenta como primer paso asear el área o
zona correspondiente y etiquetar los insumos para clasificarlos y además los
responsables de cada área deberán señalar el área ya controlada.
Se destinara un comité de coordinación e inspección del conteo que supervise la
actividad en cada área de bodega y de los cubículos, los mismos que han de prestar
mayor atención a aquellos artículos de mayor valor para la empresa y analizar los
registros físicos con los contables además de los valores monetarios.
Para un correcto almacenamiento de los productos se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
Características de los materiales
a) Volumen y peso del insumo
b) Estándar de empaquetamiento ejemplo caja de 24 unid.
c) Fragilidad y resistencia de apilamiento
d) Identificación física
e) Peligrosidad (inflamables, explosivos)
f) Condiciones ambientales como refrigeración o lugares sin exposición al sol.
Caducidad y obsolescencia
a. Productos de larga duración
b. Alto riesgo de obsolescencia
c. Productos de caducidad fija.
Modo de operar los productos
a. Implementar condiciones de seguridad para evitar hurto o mal uso.
b. Mejorar el Sistema de codificación existente, para lograr mejor clasificación
c. Definir las Unidades de manipulación l material (paquete o jeringa)
d. Cumplimiento del método FIFO. establecer
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ABC
Un aspecto importante para el análisis y administración de los inventarios es determinar
que artículos son los más importantes o representativos midiéndolos en valor dinero o
costo.
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x
consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan
un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos
inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El sistema ABC es una de las técnicas de mayor aplicación ya que de este método se
conoce los artículos de mayor valor para la empresa conforme la regla lo explica 80-20;
para poder determinar los productos de mayor relevancia monetaria y cantidad se refleja a
continuación:
Para definir los insumos de acuerdo al sistema ABC se tomó en cuenta los 441 productos
que se usan en la casa de salud según la importancia de uso y de valor económico como
por ejemplo:
Área de Odontopediatría y Odontología General
Tabla 4. CLASIFICACIÓN ABC ODONTOPEDIATRIA
Grupo A Grupo B Grupo C
Frasco de scotch bond
(bonding)
Jeringa de resina P60
Ionomero Ketac o Ionofil
Frasco de eugenol
Jeringa de Depulpin
Jeringa ultraseal
Jeringa de ácido
Cubetas de flúor.
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Alginato
Flúor
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Óxido de zinc
Hidróxido de calcio
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes quirúrgicos
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Enjuague bucal
Petrolato
Agujas
Hipoclorito
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz
En el grupo A se han detallado los insumos de mayor valor económico y minoría en el total
de artículos.
En el grupo B se han ha determinado los insumos de mediana relevancia económica y de
representación en productos.
En todas las áreas se define el grupo C ya que es el de mayor consumo aunque el valor
económico bordea los $3,00 a 0.02cntvs.
En el caso del área de Rehabilitación oral
Tabla 5. CLASIFICACIÓN ABC REHABILITACIÓN ORAL
Grupo A Grupo B Grupo C
Jeringa de resina P60
Jeringa de resina
Vitalescence.
Jeringa de resina
Amelogen
Pastas de impresión
regular-media o pesada.
Coltosol
Ionomero de cemento de
coronas, incrustaciones.
Jeringa de ácido
Cubetas para impresión.
Espátula de carillas
Alginato
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Hilo retractor
Pines por colado
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes de nitrilo
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Petrolato
Agujas
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz.
La aplicación del modelo de Sistema de control de inventarios ABC, consta de los
siguientes pasos:
1. Se debe determinar la participación medida en valor monetario o costos de cada artículo
en el valor total de los inventarios, para ellos constituiremos tablas que expliquen nuestra
propuesta.
Columna 1 Corresponde al número de artículos en forma secuencial de 1, 2, 3, hasta que
numeremos el último de los productos.
Columna 2 Corresponde a los porcentajes de participación que tiene cada uno de los
artículos en la cantidad total de productos, en nuestro caso dividiremos 441 productos para
el 100% lo que nos dará un 0,23 % de participación de cada producto.
Columna 3 Representación de la valorización de cada artículo, para obtenerlo
multiplicamos el precio unitario por el consumo, al pie de la total obtendremos el total del
costo del inventario en su totalidad.
Columna 4 Muestra el porcentaje que representa cada una de las valorizaciones del valor
total del inventarios.
Tabla 6. CANTIDAD DE PRODUCTOS ABC
PRODUCTOS A B C TOTAL
Q PRODUCTOS 50 140 251 441
COSTO ANUAL 3448,93 1659,24 597,99 5706,16
Tabla 7. REPRESENTACIÓN MONETARIA
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
441 441 0,23 5706,16 100
A 50 0,23 3448,93 60,44
B 140 0,23 1659,24 29,08
C 251 0,23 597,99 10,48
Ahora reordenamos nuestra tabla las columnas 1 y 4 tomando en cuenta la participación de
cada uno de los artículos que dará origen a la tabla siguiente
Tabla 8. PARTICIPACIÓN DE ARTÍCULOS
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 50,00 11,34 3.448,93 60,44
B 140,00 31,75 1.659,24 89,52
C 251,00 56,92 597,99 100,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16
4. Trazado de los gráficos con la determinación de las zonas A B C
Gráfico 1. SISTEMA ABC
Conclusiones
Si bien para tipo de empresa hay un tipo de curva de ABC, lo importe es recordar que:
Para los Artículos A: Se debe usar un estricto control de inventarios, con revisiones
continuas y permanentes de los niveles de existencia y una marcada atención para la
exactitud de los registros.
Para los Artículos B: Se debe llevar un control menos riguroso de nivel intermedio.
Para los Artículos C: Para estos productos se utilizara un control menos riguroso, menos
periódico, estos productos pueden ser revisados cada semana.
A partir de los datos registrados en el proceso de control de inventarios ABC se puede
observar que son pocos los artículos con mayor valorización, pero este sistema busca que
la representación estadística del control de inventarios sea 20 – 80, por lo que se sugiere
que algunos artículos de B sean transferidos a A para que este pueda completar el 80%
para un control exhaustivo y riguroso y la diferencia de B sea transferido a C para que
estos productos sean los menos controlados quedando la tabla de la siguiente manera.
Tabla 9. RECLASIFICIÓN DE INSUMOS
PRODUCTOS A C TOTAL
Q PRODUCTOS 144 297 441
COSTO ANUAL 4564,928 1141,232 5706,16
Tabla 10.COMPETENCIA ENTRE ARTÍCULOS A Y C
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 144,00 32,65 4.564,93 80,00
C 297,00 67,35 1.141,23 20,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16 100
De lo que se desprende el siguiente Grafico que delimita las competencias de control de los
productos que se encuentran en A y C.
Gráfico 2. COMPETENCIAS AY C
Diseño del Sistema de Control de Inventarios
El sistema realizara la determinación de la importancia que se da a cada uno de los
productos y de las necesidades de satisfacer oportunamente los requerimientos.
Planificación de Rotación de los productos
Objetivos: Utilizar pronósticos encontrados, revisando las cantidades con planificación de
las cantidades utilizadas durante el periodo a evaluar.
Tabla 11. PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PRODUCTO PRESENTACIÓN
EXISTENCIA
SEGÚN
KARDEX MESES
TOTAL
PLANIFICADO
Stock mínimo de Seguridad
Para obtener los valores tomaremos un ejemplo de la siguiente tabla para resolver las
fórmulas que a continuación se presentan:
DETALLE PRESENTACION
Q
MENSUAL
Q
ANUAL COSTO TOTAL SS T SM PP D PR
RESINA P60 JERINGA 16 192 60,65 970,40 0,53 2 1,07 2,12 0,53 3,73
PORCELANA FRASCO 2 24 65,00 130,00 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
ÁCIDO ORTOFOSFÓRICO JERINGA 3 36 23,77 71,31 0,10 2 0,20 0,40 0,10 0,70
ANESTÉSICO CAJA 4 48 25,00 100,00 0,13 2 0,27 0,53 0,13 0,93
GASA ROLLO 2 24 19,89 39,78 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
APLICADORES SDI FRASCO 12 144 6,05 72,60 0,40 2 0,80 1,59 0,40 2,80
Objetivo: Se utiliza para cubrir todas las diferencias que se dan por el tiempo en las
entregas del producto, el proveedor regularmente tarda en los tiempos de entrega y existe
una diferencia con los registros por lo que es necesario tomar resguardo sobre el stock
justo a tiempo.
La fórmula para obtener el stock mínimo es:
Ss = Sm + %
Sm = C * T
Dónde:
Sm= Consumo mensual divido para los 30 días
%= Por Lo General Es De Un 10%º
C= Consumo diario.
T= Días entrega
Sm= 0,53x2
Sm=1,07
El stock de seguridad que debe mantenerse en bodega es de 1 (una) jeringa de resina
Nivel de reorden
Objetivo: Identificar el nivel de reorden.
Este es un método de inventario que indica cuando es necesario pedir productos o artículos
para que el nivel de existencia en la bodega se mantenga siempre en los niveles deseables y
necesarios, y no se sufra un periodo de agotamiento. La ecuación a utilizar es la siguiente.
ROP= (demanda por día) (tiempo de entrega de nueva orden en días)
ROP= d x L
La demanda por día, d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el número de
días hábiles en un año:
d=
d=192/360 ROP=0,53x7
d= 0,53 ROP=3,73
El nivel de reorden de este insumo como es la Jeringa de resina es cuando la cantidad que
existe en bodega es de 3 a 4 unidades.
Nivel de pedido óptimo
Objetivos: Realizar un pedido periódico de productos de forma que optimice el stock en
bodega.
El pedido se realizará cuando la existencia real de los productos sea menor al nivel deseado
y esperado, tomara en cuenta los espacios de tiempo con la finalidad de que no falte
productos en ningún espacio de tiempo. La fórmula es la siguiente.
Dónde:
c= consumo anual
n= 12 meses o 365 días
d= plazo de demora en la recepción (2 días)
s= existencia de seguridad
E=192/365 x 2+1,07
E= 2,12
Para realizar un nuevo pedido de este material se debe fijar que la cantidad en bodega es de
2(dos) jeringas de resina P60.
Resumen de datos para el diseño de Control de Inventarios
Tabla 12. RESUMEN DE DATOS PARA CONTROL DE INVETARIOS
ProductosExistencias
según Kardex
Stock mínimo de
Seguridad
Nivel
deseado Pedido
Nivel
Máximo
Nueva
Existencia
Sistema de Control Interno
Se utilizar el Sistema de Control denominado Coso I y Coso II, siendo ambos sistemas
compatibles. Sin embargo, estos sistemas se enfocan a la gestión de los riesgos, más allá de
la intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I, mediante técnicas como la
administración de predicción de riesgos.
Conocido en Inglés como (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El
Control Interno de esta empresa está definida como un proceso integrado a los procesos, y
no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por
el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
Para este caso el diseño a utilizar en el Proceso del Control sería:
Tabla13. Sistema de Control para la Clínica RCD de la ciudad de Ibarra
SISTEMA COSO I SISTEMA COSO II
Componentes Nivel de la Entidad Nivel de Proceso Objetivo COMPONENTES
Ambiente de Control El Control de los inventarios de la
empresa es normal, pero con la
implementación del nuevo sistema
ABC sería un ambiente adecuado
Los procesos a
implementarse dentro del
Control de Inventarios luego
de hacer el sistema ABC los
procesos serán más
conocidos.
Efectividad y
eficiencia de
las
operaciones.
Ambiente Interno
Planteamiento de
Objetivos
Evaluación del Riesgo La empresa no corre riego grave
comercial porque lo que
comercializa son servicios que
utilizan productos que una vez
inventariados con el sistema ABC
estarán a disposición del solicitante
cuando se necesite el producto.
Los procesos serán
encuestados y evaluados de
forma periódica con la
finalidad de no correr
riesgos de los servicios
prestados en el casi del
control interno de los
Inventarios de la Clínica
RCD de la ciudad de Ibarra.
Confiabilidad de
la información
financiera.
Identificación del Riesgo
Evaluación del Riesgo
Respuesta a los Riesgos
Monitoreo La Clínica luego de la
Implementación del Sistema de
Control Interno ABC deberá
además diseñar un modelo de
auditoría interna con la finalidad de
saber que la entidad trabaja de
forma eficiente, y luego de ello
realizar la autoevaluación de cómo
se está realizando el control de
inventarios con el nuevo sistema
adaptado.
Cada uno de los procesos
que tiene el sistema de
Control de Inventarios ABC,
debe ser monitoreado con la
finalidad de auditar todos
sus procedimientos desde
que ingresa a la bodega
hasta que es entregado para
su utilización, y realizar la
autoevaluación de los
procesos realizados
mediante informes cada que
sea necesario.
Cumplimiento de
las leyes y
normas que
sean
aplicables.
Información y
Comunicaciones
El adelanto de la tecnología hace
que podamos ayudarnos de ciertos
instrumentos tecnológicos que
faciliten y mejoren nuestros
procesos, se deberá implementar un
sistema informático, el que permita
a toda la empresa tener un sistema
de roles, que implique lo que hace
Los procesos están
monitoreados por un sistema
informático que prestara las
facilidades para realizar el
control, todo esto bajo los
parámetros de las funciones
que hace cada proceso y
funciones deben realizarse
Salvaguardia de
los recursos.
cada persona dentro de la clínica y
que procesos debe realizar, bajo los
preceptos de que ese procedimiento
es de su responsabilidad
en cada uno de ellos.
Actividades de
Control
La retroalimentación de los
procesos realizados de control
interno de la clínica RCD de la
ciudad de Ibarra deberá ser
ordenada y organizada en un
cronograma a seguir.
La retroalimentación de los
procesos realizados de
control interno de la clínica
RCD de la ciudad de Ibarra
deberá ser ordenada y
organizada en un
cronograma a seguir.
AMBIENTE DE CONTROL
Que
GARANTIZA
Comunicación e Información
TODOS LOS DEPARTAMENTOS Y PROCESOS
DEBEN USARLA
Objetivos planteados
para el año Actividad de
control
Evaluación de
Riesgo
Supervisión o
Monitoreo
1. Operaciones eficientes y eficaces
2. Confiabilidad de la Informacion Contable
3. Cumplimiento de las leyes reglamentos y normas
4. Salvaguardar recursos de la empresa
Ubicación física de los materiales en bodega
PUERTA
Figura 11. UBICACIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
4. TEMA:
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD DE
LA CIUDAD DE IBARRA.
5. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
El objetivo de la presente propuesta es proporcionar a la Clínica Dental RCD de la ciudad
de Ibarra, un instrumento de control que permita implementar una serie de politicas,
registros y estrategias que contribuirán al perfeccionamiento de los procesos de control de
inventarios que se desarrollan en la empresa.
6. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
A continuación se describe la estructura que se utilizará para la realización del Sistema de
control de inventarios para reducir el optimizar los recursos empresariales en la Institución.
4.2 Desarrollo de la propuesta
4.1.1 Introducción
Para lograr un mejor control sobre los materiales odontológicos en la clínica RCD, es
necesario que se adecue métodos y técnicas que ayuden al personal encargado del manejo
y control de las existencias, realizar las adquisiciones necesarias y con ello prever ante
cualquier incertidumbre o problema, con esto mantener satisfechas las necesidades del
cliente interno y poder ejecutar el servicio sin contratiempos.
El presente documento tiene de forma secuencial los objetivos del sistema, la misión y
visión de la clínica así también el organigrama de la misma y las políticas para el control y
manejo de los materiales.
El sistema se basará en un manual el cual contiene detalladamente las actividades y
funciones que los encargados deben cumplir sobre los inventarios, conjuntamente con este
instrumento se proporciona una serie de documentos previamente autorizados y numerados
para evitar cualquier falencia o engaño.
Además se pondrá a conocimiento de los usuarios del manual un diseño de bodega para
poder clasificar los materiales, para la inmediata localización de los mismos con sus
respectivos códigos, también se describe las técnicas y reglas de uso de bodega y mediante
el uso de una lámina en Excel se realizará el cálculo de un stock de seguridad para
mantener en bodega.
Asimismo comprende la lista de proveedores de mayor confiabilidad que suministra a la
clínica y en los cuales se suele realizar la mayor inversión en adquisiciones.
Misión
“Ofrecer servicios de odontología especializada, servicios comunitarios médico
odontológicos, de trabajo social y capacitación; en la zona norte del país, generando e
implantando propuestas innovadoras que satisfagan al mercado, en el marco de
competitividad y rentabilidad”.
Visión
“La Clínica RCD logrará el liderazgo en los servicios odontológicos de la provincia, en los
5 años siguientes, sustentada en sus recursos humanos, materiales, tecnológicos, procesos y
estrategias para ubicarse entre las mejores empresas de Servicios Odontológicos existentes
en la región”
Organigrama de la Empresa
JUNTA DE
ACCIONISTAS
ÁREA TÉCNICA
ÁREA FINANCIERA
LEGAL
JEFE DE
CLÍNICA
JEFE ADM.
FINANCIERO
BODEGA
ODONTÓLOGOS RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
AUXILIARES
ODONTOLÓGICAS
ASISTENTE DE
MATERIALES Y
REPUESTOS
GERENTE
PLANIFICACIÓN
RECEPCIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA
ENCARGADO DE
BODEGA
Figura Nro. 5. Organigrama Clínica “RCD”
4.1.3 Base legal
La presente investigación comprenderá lo siguiente:
En nuestro país el tratamiento contable de los inventarios está regularizado bajo las
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC11, la cual se respalda y ha sido
desarrollada bajo referencias de la Norma Internacional de Contabilidad NIC2.
Además de cumplir con la Ley Orgánico de Régimen Tributario Interno, Capitulo 4 art.10
literal 5; Capitulo 7 art.23 literal 3 y el art.25, Numeral 8 literal C, los cuales corresponden
a las deducción de impuesto a la renta con relación con los inventarios.
CUBÍCULO BODEGA DEP. PROVEEDOR
ADMINISTRATIVO
INICIO
PIDE MATERIAL
MEDIANTE HOJA
DE PEDIDO DE
MATERIAL
ABASTECE
MATERIAL
¿EXISTENCIAS
SUFICIENTES?
A
SOLICITA
MATERIAL POR
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
¿MATERIAL
REQUERIDO?
UTILIZA
MATERIAL
FIN
COMUNICA
INCONFORMIDAD A
BODEGA
¿MATERIAL
REQUERIDO?
ORIGEN DE
MATERIAL
INFORMA DEP.
ADM.
INCONFORMIDAD
DE MATERIAL
AVISO AL
PROVEEDOR
DEVOLUCIÓN DE
MATERIAL
REVISA HOJA DE
PEDIDO SEGÚN
ESPECIFICACIÓN
DE C/INSUMO
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR
REALIZA PEDIDO
DE MATERIAL
DETERMINA
FORMA DE
PAGO
CONFIRMA
PEDIDO Y
FECHA DE
ENTREGA
ENVIA MATERIAL
PIDE CAMBIO
MATERIAL Y
NUEVA
FACTURA
N
O
SI
SI
NO
NO
SI
SURTE
MATERIAL
A
Figura Nro. 6. PROCESO DE COMPRA DE PRODUCTOS
Procedimiento de compra de Productos
Paso 1. Se determinará las necesidades de cada especialidad a través de la hoja de pedido
ubicada en cada cubículo, la cual es colocada cada semana con la que se conoce los
insumos que se han terminado.
Paso 2. Se realiza la constatación física en bodega de los materiales que se pide, si hay en
existencias se provee al cubículo, en caso de no haber se entrega la hoja para ser
desglosada en la hoja general de pedidos.
Paso 3. Elaborar la hoja general de pedidos en la que se detallará todos los materiales a ser
adquiridos.
Paso 4. Revisar la hoja de pedidos para verificar si no hace falta algún producto y las
especificaciones de cada insumo como por ejemplo densidad de pastas o tipos de cubetas
sean metálicas o plásticas.
Paso 5. Señalar los proveedores de los cuales se conoce tiene los insumos que se requiere y
que con mayor frecuencia se les solicita.
Paso 6. Realizar los pedidos
Paso 7. Determinar formas de pago y de descuento con los proveedores.
Paso 8. Confirmar los pedidos y coordinar las fechas y medios de envío si es directo a la
empresa o se necesita ir a retirar de alguna empresa de transporte de encomiendas.
Paso 9. Al llegar el pedido verificar el material y guardar en la bodega.
Paso 10. Abastecer los cubículos con los requerimientos si hay inconformidad reportar a
bodega para que a su vez informe al departamento administrativo y se realice la
devolución.
Paso 11. Llamar al proveedor para comunicar la devolución y pedir cambio por nuevo
material y esperar el envío de los insumos con la nueva factura.
RCD
CONTROL DE
ESPECIFICACIONE
SEGÚN PEDIDO
SISTEMA DE
DE DATOS
MG
MT
VN
S
PROCESO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO
NECESIDADES
MATERIALES DE
LABORATORIO
EXCELENTE ATENCION
AL PACIENTE INTERNO Y
EXTERNO
COORDINACION
NECESIDADES
PROFESIONALES-AUXILIARES
NECESIDADES
REPUESTOS
EQUIPOS E
INSTRUMENTOS
NECESIDADES
MATERIALES
DENTALES
CUBICULOS
NECESIDADES
MATERIALES
DE SEGURIDAD
ESTERILIZACION
Y ASEO
STOCK M
INIMO
S
CATALOGOS
LIBROS
INTERNET
MUESTRAS
MG
P
ENTREGA
MATERIALES
OTAVALO
TRANSPORTE
HOJA DE PEDIDO
ANALIZADA,
COORDINADA Y
AUTORIZADA
PV
MGP
DEVOLUCIONES
PROFESIONALES
AUXILIATRES
HOJA DE
PEDIDO
PV
PROVEEDORES
CONFIABLES
ENTREGA
MATERIALES
IBARRA
STOCK
CV
MG
REGISTRO DE
MATERIALES
REPORTES
IBARRA
OTAVALO
GM
CV-PV
PV
CV
ENVIO ,TRANSPORTE Y
LLEGADA DE
MATERIALES
A RCD
RESPONSABLE
DE PEDIDOS Y
PROVEEDORES
INGRESO A PRE-
BODEGA
Figura Nro.7. PROCESO DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO
La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales y la bodega de
almacenamiento.
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN
ENCARGADOS: Personal de recepción
1. El encargado de la recepción o de la bodega debe recibir los materiales, repuestos y
mercaderías, adquiridas por la clínica conjuntamente con el comprobante de venta,
confirmando física y textualmente la entrada de los productos, proveedor y fecha de
recepción.
2. . El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con
roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y
especificaciones de lo pedido y de no ser así proceder a la inmediata devolución.
3. Revisar que los insumos cumplan con los requerimientos pedidos, así como la fecha
de caducidad tenga un año como mínimo de vigencia a partir de la recepción en la
bodega de la clínica.
4. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de la clínica para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota
de pedido del proveedor.
5. Almacenar adecuadamente los productos en la zona de pre-bodega para ser verificada
por el personal a cargo de guardar y custodiar los insumos.
ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de los productos que ingresan a bodega, el encargado de las
Bodega no debe olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, él es
responsable de la protección física, cantidad y seguridad de los productos.
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
ENCARGADO: Asistente de bodega
1. Controlar y revisar mercadería que ingresa a Bodega que supervisa.
2. - Procurar que el almacenamiento de los artículos sea el adecuado.
3. - Llevar un control de los artículos entregados con las especificaciones respectivas:
destino, detalle de los artículos y el responsable de los mismos.
4. - Apartar físicamente los artículos que se van a utilizar en cada cubículo.
5. - Aplicar el método FIFO.
6. - Verificar que saldos físicos y computacionales estén cuadrados.
7. - Custodiar la mercadería almacenada, preocupándose que se mantengan cerrados
los accesos a Bodegas
8. - Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento de Bodega.
9. - Mantener limpia y ordenada la bodega.
c. Codificación e ingreso inventarios.
Una vez almacenada la mercadería se codificarán los productos según la especialidad y se
ingresan los datos a los inventarios generales los cuales estarán en el sistema Mónica
archivados y en la lámina de Excel como respaldo.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
Actualmente la clínica dental RCD cuenta con la sucursal en la ciudad de Otavalo el envío
de los materiales se realizara como se presenta en la figura.
CLÍNICA DENTAL RCD
DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL A SUCURSAL OTAVALO
INICIO
ELABORA HOJA
DE PEDIDO
REVISA PEDIDO
DRA. GM JEFE
CLÍNICA
ENVÍO A RCD
IBARRA
¿MATERIAL
SUFICIENTE?
PREPARA
VALIJA EN
BODEGA
ENVIO A
OTAVALO EN
TRANSPORTE
FIN
REGISTRO EN
HOJA GENERAL
DE PEDIDO
LLEGA
MATERIAL
CONFIRMA
ENTREGA DE
MATERIAL
NO
SI
LLENA ORDEN
DE DESPACHO
FIGURA Nro. 8. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN A SUCURSAL EN OTAVALO
Paso 1.- El personal que labora en la sucursal de la ciudad de Otavalo deberá elaborar la
hoja de pedido de los materiales que se requiere y que están a punto de agotarse.
Paso 2.- Una vez culminada la hoja la jefe de clínica revisará minuciosamente el pedido
con el fin de que no se haya olvidado algún material o haya duplicidad.
Paso 3.- Se hace el envío a la matriz en la ciudad de Ibarra a través de internet vía e-mail o
con una persona asignada para entregar el documento.
Paso 4.- La persona encargada de bodega revisa si hay en existencia los materiales
solicitados.
a) En el caso de que si hubiese se efectúa lo siguiente:
- Llena la orden de despacho.
- Se prepara la valija con los insumos.
- Se envía a Otavalo el día jueves con el profesional que se traslada hasta la
mencionada ciudad.
- Se confirma la entrega de material vía telefónica.
b) Si no se dispone del material se procede a:
- Se registra en la hoja general de pedido
- Cuando ya llega el material se realiza las actividades mencionadas
anteriormente.
REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la
distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo
físico, de: Solicitudes de compra
SC:0001 SOLICITUD DE COMPRA
CLÍNICA DENTAL RCD
ÁREA:____________________________ FECHA PEDIDO:________________
FECHA REQUERIDA:________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES
STOCK ACTUAL:___________ APROBADO POR:
CONSUMO MENSUAL:______________
_______________________
SUGERENCIA:
Figura Nro. 9. Formulario Solicitud De Compra
La solicitud de compra se ejecutara cuando se requiera por las siguientes circunstancias:
Compra de nuevo material de cada especialidad de la clínica.
Nuevos implementos odontológicos.
Adquisición de materiales ya existentes.
HOJA DE PEDIDO
Este documento se coloca en cada cubículo de la clínica con el objetivo de recaudar cada
día lunes la información y conocer las necesidades de cada especialidad respecto a los
insumos que requieren para registrar en la hoja general de pedido en caso de no disponer
del material o si es el caso de si tener se pueda abastecer al día siguiente.
CLÍNICA RCD
HOJA DE PEDIDO
CUBÍCULO #
FECHA CANTIDAD MATERIAL
FIGURA Nro. 10. FORMULARIO HOJA DE PEDIDO
HOJA GENERAL DE PEDIDO
Es el documento que registra todos y cada uno de los insumos a ser adquiridos en las
diferentes casa comerciales de material dental y de aseo, el mismo que detalla la cantidad,
nombre de insumo, el valor y la especificación de cada material para no alterar los
tratamientos que se realiza en la casa de salud.
El responsable de llenar este formulario es el gerente de la empresa el cual revisa los
materiales registrados y apunta los proveedores distribuyen dichos insumos
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DE INSUMO PRECIO OBSERVACIÓN Y/O/U ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD : ENDODONCIA Y CIRUGÍA
ESPECIALIDAD : REHABILITACIÓN ORAL
ESPECIALIDAD : GENERAL OPERATORIA , OTROS Y LIMPIEZA
HOJA GENERAL DE PEDIDO
CLÍNICA DENTAL RCD
ESPECIALIDAD : ODONTOPEDRIATRIA
ESPECIALIDAD : ORTODONCIA
FIGURA Nro.11. HOJA GENERAL DE PEDIDO
REGISTROS DESPACHO
1. Cada vez que se emita una Orden de despacho, la unidad encargada de la función de
envío deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene
por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a entregar, cantidad, código,
calidad (especificaciones técnicas).
2. Previo al envío de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la orden de despacho, que
acompaña los artículos requeridos.
3. Cada orden de despacho debe corresponder a una Orden de pedido.
ORDEN DE DESPACHO
MATERIALES ODONTOLÓGICOS A SUCURSAL
FECHA:_____________________________
DEPARTAMENTO:______________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
ENTREGADO A:
NOMBRE:_________________________ FIRMA:_________________________
C.C:________________________
RESPONSABLE BODEGA
FIGURA Nro. 12. FORMULARIO ORDEN DE DESPACHO
Se recuerda que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de
materiales dentro de una Bodega.
PROVEEDORES
Para poder identificar a los principales proveedores así como también efectuar el pago de
los materiales oportunamente se va a contar con una carpeta la cual contendrá los registros
telefónicos, contactos de personas o agentes vendedores, direcciones de las casas
comerciales, cuentas bancarias para realizar la transferencia o depósito, y además los
emails.
A continuación se presenta el documento para efectuar el registro según categorías:
CATEGORÍA Nº
PROFESIONALES ASESORES
FARMACIAS
LABORATORIOS DENTALES
LIMPIEZA Y ASEO
MATERIAL DENTAL
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
MANTENIMIENTO GENERAL
SERVICIOS VARIOS
1
2
3
4
5
6
7
8
El desarrollo de registro se lo realizara de la siguiente manera y deberá actualizarse cada
año como por ejemplo:
Tabla. 4 REGISTRO DE PROVEEDORES
CASAS
COMERCIALCONTACTOS TELÉFONOS
CUENTAS
BANCARIASDIRECCIONES E-MAIL U OBSERVACIONES
3M DEL
ECUADOR
Sandra Pico
katty Valle
Esteban Gavilanes
022536-437/
0999454-774
042800-777
PRODUBANCO
3M ECUADOR
C.A 01006009993
KENEDY 1617
CARDENTAL
Dr. Carlos Montero
Dra.Yolanda Montenegro
Beatriz Cueva
022465-315
022454-376
0994611-912
PICHINCHA
CARDENTAL
CC. 3371411104
DIBUJO OE1.40 ENTRE
AMÉRICA Y 10 DE
AGOSTO
DENTAL AYALA
Francisco Ayala
Catalina Ayala
Andrea Pacheco
Cecilia Reina Equipos
022557-546
022557-549
022508-879
0997097-340
SAN GREGORIO OE2-52 Y
5. MATERIAL DENTAL
INTRODUCCION
El presente manual tiene como propósito el contar con un documento de apoyo que defina
de forma clara los lineamientos que orienten las funciones a ejecutarse en cada uno de los
procesos que integran la adquisición, almacenamiento y distribución de inventarios en la
clínica dental RCD.
Las políticas que se incorpore en los diferentes procesos serán la pauta de organización,
toma de decisiones y logro de objetivos con el fin de facilitar la iniciativa de nuevas
estrategias de control.
Objetivo
Informa detalladamente a los responsables de las actividades mencionadas en los procesos,
las políticas de cada uno de los mismos con la finalidad de cumplan con las funciones
asignadas.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE COMPRAS
Responsable del control: Jefe de clínica “RCD”
5. Efectuar una lista de proveedores calificados y confiables, mantenerla actualizada
6. Toda compra será autorizada por el señor gerente previo conocimiento de la necesidad
de efectuar la adquisición.
7. El comprobante emitido por cada proveedor deberá cumplir los requisitos que
dictamina la ley de facturación y emisión de comprobantes de ventas por ser el
documento soporte y respaldo de compra.
8. Verificar si cumple el convenio establecido entre las partes referente al pago.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
RESPONSABLE: Encargado de bodega
9. Supervisar que la mercadería que ingrese o egrese, sea la misma que establece la
factura de compra u orden de despacho.
10. Realizar reporte de recepción de materiales, especificar fecha, nombre de
proveedor, número de orden de pedido, recepción parcial o total, cantidad recibida,
especificar novedades de faltantes.
11. Facilitar almacenaje provisional adecuado como medida de control de los
materiales de ingreso y protección de confusiones de documentación o material.
12. Realizar conteos periódicos de la mercancía, analizar las novedades y realizar
correcciones en forma inmediata.
13. Clasificar la mercadería según la categoría y especificación.
14. La mercancía que se dan de baja por diversas circunstancias debe tener el
conocimiento y la aprobación del gerente de la clínica.
15. Mantener el stock óptimo de inventario para evitar problemas en el abastecimiento.
16. Procurar realizar los pedidos de acuerdo a lotes económicos previamente
analizados.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS PARA ENTREGA DE MATERIALES
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
7. Cada semana se coloca la hoja de pedido en cada módulo con el objeto de conocer
que insumos se han agotado o necesitan adquirirse.
8. Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes
de pedido, le sean comunicadas, en lo posible, con un día de anticipación.
9. Debe encargarse de que la copia de los documentos de pedido, sea controlada por
el Dpto. Administrativo. Para ello, se recomienda que los pedidos sean revisados
por el encargado de bodega y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a
Administrativo.
10. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un
documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la clínica.
11. En el caso de activos como instrumental y equipos nuevos se hará constancia de
entrega con la firma respectiva del encargado del cubículo, el cual es el
responsable de cuidar y custodiar sus pertenencias.
12. Se ha dispuesto que los días martes de cada semana se realice el abastecimiento a
cada cubículo por la Auxiliar encargada.
CLÍNICA DENTAL “RCD”
POLÍTICAS DE DESPACHO
RESPONSABLE: ASISTENTE DE BODEGA
e) Efectuar una revisión de las mercaderías que se encuentran en existencias antes de
llevar a cabo el despacho de mercaderías.
f) Pedir las copia de las órdenes de pedidos con el fin de dejar constancia o evidencia
de las transacciones efectuadas.
g) Exigir documentos que respalden la recepción de las mercaderías por parte de los
clientes internos de la sucursal y archivarlas.
h) Realizar el envío por un medio de transporte confiable cada día lunes de cada
semana.
Pasos para realizar un control de inventarios permanente de manera periódica.
Escoger el momento idóneo para realizar el conteo es decir en días de poco
movimiento o puentes vacacionales o seleccionar un día en específico previamente
para preparar los instrumentos necesarios para cumplir la actividad.
Organizar al personal y distribuir las funciones de cada equipo de trabajo
específicamente de bodega y de cada cubículo.
Manejar el método de conteo tomando en cuenta como primer paso asear el área o
zona correspondiente y etiquetar los insumos para clasificarlos y además los
responsables de cada área deberán señalar el área ya controlada.
Se destinara un comité de coordinación e inspección del conteo que supervise la
actividad en cada área de bodega y de los cubículos, los mismos que han de prestar
mayor atención a aquellos artículos de mayor valor para la empresa y analizar los
registros físicos con los contables además de los valores monetarios.
Para un correcto almacenamiento de los productos se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
Características de los materiales
a. Volumen y peso del insumo
b. Estándar de empaquetamiento ejemplo caja de 24 unid.
c. Fragilidad y resistencia de apilamiento
d. Identificación física
e. Peligrosidad (inflamables, explosivos)
f. Condiciones ambientales como refrigeración o lugares sin exposición al sol.
Caducidad y obsolescencia
a) Productos de larga duración
b) Alto riesgo de obsolescencia
c) Productos de caducidad fija.
Modo de operar los productos
a. Implementar condiciones de seguridad para evitar hurto o mal uso.
b. Mejorar el Sistema de codificación existente, para lograr mejor clasificación
c. Definir las Unidades de manipulación l material (paquete o jeringa)
d. Cumplimiento del método FIFO. establecer
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ABC
Un aspecto importante para el análisis y administración de los inventarios es determinar
que artículos son los más importantes o representativos midiéndolos en valor dinero o
costo.
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x
consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan
un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos
inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El sistema ABC es una de las técnicas de mayor aplicación ya que de este método se
conoce los artículos de mayor valor para la empresa conforme la regla lo explica 80-20;
para poder determinar los productos de mayor relevancia monetaria y cantidad se refleja a
continuación:
Para definir los insumos de acuerdo al sistema ABC se tomó en cuenta los 441 productos
que se usan en la casa de salud según la importancia de uso y de valor económico como
por ejemplo:
Área de Odontopediatría y Odontología General
Tabla 4. CLASIFICACIÓN ABC ODONTOPEDIATRIA
Grupo A Grupo B Grupo C
Frasco de scotch bond
(bonding)
Jeringa de resina P60
Ionomero Ketac o Ionofil
Frasco de eugenol
Jeringa de Depulpin
Jeringa ultraseal
Jeringa de ácido
Cubetas de flúor.
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Alginato
Flúor
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Óxido de zinc
Hidróxido de calcio
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes quirúrgicos
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Enjuague bucal
Petrolato
Agujas
Hipoclorito
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz
En el grupo A se han detallado los insumos de mayor valor económico y minoría en el total
de artículos.
En el grupo B se han ha determinado los insumos de mediana relevancia económica y de
representación en productos.
En todas las áreas se define el grupo C ya que es el de mayor consumo aunque el valor
económico bordea los $3,00 a 0.02cntvs.
En el caso del área de Rehabilitación oral
Tabla 5. CLASIFICACIÓN ABC REHABILITACIÓN ORAL
Grupo A Grupo B Grupo C
Jeringa de resina P60
Jeringa de resina
Vitalescence.
Jeringa de resina
Amelogen
Pastas de impresión
regular-media o pesada.
Coltosol
Ionomero de cemento de
coronas, incrustaciones.
Jeringa de ácido
Cubetas para impresión.
Espátula de carillas
Alginato
Liquido revelador
Películas periapicales
Anestésico tópico.
Xilestesin (cartuchos de
anestésico)
Hilo retractor
Pines por colado
Desinfectante de turbinas
(Lysol).
Torundas de algodón
Gasa
Fresas
Bandas de celuloide
Limas estéticas
Servilletas
Toallas de papel
Guantes de nitrilo
Mascarillas
Gomas de silicón
Cepillos profilácticos
Petrolato
Agujas
Papel de articular
Succiones de saliva
Piedra pómez
Aplicadores SDI
Banda matriz.
La aplicación del modelo de Sistema de control de inventarios ABC, consta de los
siguientes pasos:
1. Se debe determinar la participación medida en valor monetario o costos de cada artículo
en el valor total de los inventarios, para ellos constituiremos tablas que expliquen nuestra
propuesta.
Columna 1 Corresponde al número de artículos en forma secuencial de 1, 2, 3, hasta que
numeremos el último de los productos.
Columna 2 Corresponde a los porcentajes de participación que tiene cada uno de los
artículos en la cantidad total de productos, en nuestro caso dividiremos 441 productos para
el 100% lo que nos dará un 0,23 % de participación de cada producto.
Columna 3 Representación de la valorización de cada artículo, para obtenerlo
multiplicamos el precio unitario por el consumo, al pie de la total obtendremos el total del
costo del inventario en su totalidad.
Columna 4 Muestra el porcentaje que representa cada una de las valorizaciones del valor
total del inventarios.
Tabla 6. CANTIDAD DE PRODUCTOS ABC
PRODUCTOS A B C TOTAL
Q PRODUCTOS 50 140 251 441
COSTO ANUAL 3448,93 1659,24 597,99 5706,16
Tabla 7. REPRESENTACIÓN MONETARIA
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
441 441 0,23 5706,16 100
A 50 0,23 3448,93 60,44
B 140 0,23 1659,24 29,08
C 251 0,23 597,99 10,48
Ahora reordenamos nuestra tabla las columnas 1 y 4 tomando en cuenta la participación de
cada uno de los artículos que dará origen a la tabla siguiente
Tabla 8. PARTICIPACIÓN DE ARTÍCULOS
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 50,00 11,34 3.448,93 60,44
B 140,00 31,75 1.659,24 89,52
C 251,00 56,92 597,99 100,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16
5. Trazado de los gráficos con la determinación de las zonas A B C
Gráfico 1. SISTEMA ABC
Conclusiones
Si bien para tipo de empresa hay un tipo de curva de ABC, lo importe es recordar que:
Para los Artículos A: Se debe usar un estricto control de inventarios, con revisiones
continuas y permanentes de los niveles de existencia y una marcada atención para la
exactitud de los registros.
Para los Artículos B: Se debe llevar un control menos riguroso de nivel intermedio.
Para los Artículos C: Para estos productos se utilizara un control menos riguroso, menos
periódico, estos productos pueden ser revisados cada semana.
A partir de los datos registrados en el proceso de control de inventarios ABC se puede
observar que son pocos los artículos con mayor valorización, pero este sistema busca que
la representación estadística del control de inventarios sea 20 – 80, por lo que se sugiere
que algunos artículos de B sean transferidos a A para que este pueda completar el 80%
para un control exhaustivo y riguroso y la diferencia de B sea transferido a C para que
estos productos sean los menos controlados quedando la tabla de la siguiente manera.
Tabla 9. RECLASIFICIÓN DE INSUMOS
PRODUCTOS A C TOTAL
Q PRODUCTOS 144 297 441
COSTO ANUAL 4564,928 1141,232 5706,16
Tabla 10.COMPETENCIA ENTRE ARTÍCULOS A Y C
Productos Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
A 144,00 32,65 4.564,93 80,00
C 297,00 67,35 1.141,23 20,00
TOTAL 441,00 100% 5.706,16 100
De lo que se desprende el siguiente Grafico que delimita las competencias de control de los
productos que se encuentran en A y C.
Gráfico 2. COMPETENCIAS AY C
Diseño del Sistema de Control de Inventarios
El sistema realizara la determinación de la importancia que se da a cada uno de los
productos y de las necesidades de satisfacer oportunamente los requerimientos.
Planificación de Rotación de los productos
Objetivos: Utilizar pronósticos encontrados, revisando las cantidades con planificación de
las cantidades utilizadas durante el periodo a evaluar.
Tabla 11. PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PLANIFICACIÓN SEGÚN PRONÓSTICO
PRODUCTO PRESENTACIÓN
EXISTENCIA
SEGÚN
KARDEX MESES
TOTAL
PLANIFICADO
Stock mínimo de Seguridad
Para obtener los valores tomaremos un ejemplo de la siguiente tabla para resolver las
fórmulas que a continuación se presentan:
DETALLE PRESENTACION
Q
MENSUAL
Q
ANUAL COSTO TOTAL SS T SM PP D PR
RESINA P60 JERINGA 16 192 60,65 970,40 0,53 2 1,07 2,12 0,53 3,73
PORCELANA FRASCO 2 24 65,00 130,00 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
ÁCIDO ORTOFOSFÓRICO JERINGA 3 36 23,77 71,31 0,10 2 0,20 0,40 0,10 0,70
ANESTÉSICO CAJA 4 48 25,00 100,00 0,13 2 0,27 0,53 0,13 0,93
GASA ROLLO 2 24 19,89 39,78 0,07 2 0,13 0,26 0,07 0,47
APLICADORES SDI FRASCO 12 144 6,05 72,60 0,40 2 0,80 1,59 0,40 2,80
Objetivo: Se utiliza para cubrir todas las diferencias que se dan por el tiempo en las
entregas del producto, el proveedor regularmente tarda en los tiempos de entrega y existe
una diferencia con los registros por lo que es necesario tomar resguardo sobre el stock
justo a tiempo.
La fórmula para obtener el stock mínimo es:
Ss = Sm + %
Sm = C * T
Dónde:
Sm= Consumo mensual divido para los 30 días
%= Por Lo General Es De Un 10%º
C= Consumo diario.
T= Días entrega
Sm= 0,53x2
Sm=1,07
El stock de seguridad que debe mantenerse en bodega es de 1 (una) jeringa de resina
Nivel de reorden
Objetivo: Identificar el nivel de reorden.
Este es un método de inventario que indica cuando es necesario pedir productos o artículos
para que el nivel de existencia en la bodega se mantenga siempre en los niveles deseables y
necesarios, y no se sufra un periodo de agotamiento. La ecuación a utilizar es la siguiente.
ROP= (demanda por día) (tiempo de entrega de nueva orden en días)
ROP= d x L
La demanda por día, d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el número de
días hábiles en un año:
d=
d=192/360 ROP=0,53x7
d= 0,53 ROP=3,73
El nivel de reorden de este insumo como es la Jeringa de resina es cuando la cantidad que
existe en bodega es de 3 a 4 unidades.
Nivel de pedido óptimo
Objetivos: Realizar un pedido periódico de productos de forma que optimice el stock en
bodega.
El pedido se realizará cuando la existencia real de los productos sea menor al nivel deseado
y esperado, tomara en cuenta los espacios de tiempo con la finalidad de que no falte
productos en ningún espacio de tiempo. La fórmula es la siguiente.
Dónde:
c= consumo anual
n= 12 meses o 365 días
d= plazo de demora en la recepción (2 días)
s= existencia de seguridad
E=192/365 x 2+1,07
E= 2,12
Para realizar un nuevo pedido de este material se debe fijar que la cantidad en bodega es de
2(dos) jeringas de resina P60.
Resumen de datos para el diseño de Control de Inventarios
Tabla 12. RESUMEN DE DATOS PARA CONTROL DE INVETARIOS
ProductosExistencias
según Kardex
Stock mínimo de
Seguridad
Nivel
deseado Pedido
Nivel
Máximo
Nueva
Existencia
Sistema de Control Interno
Se utilizar el Sistema de Control denominado Coso I y Coso II, siendo ambos sistemas
compatibles. Sin embargo, estos sistemas se enfocan a la gestión de los riesgos, más allá de
la intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I, mediante técnicas como la
administración de predicción de riesgos.
Conocido en Inglés como (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El
Control Interno de esta empresa está definida como un proceso integrado a los procesos, y
no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por
el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
Para este caso el diseño a utilizar en el Proceso del Control sería:
Tabla13. Sistema de Control para la Clínica RCD de la ciudad de Ibarra
SISTEMA COSO I SISTEMA COSO II
Componentes Nivel de la Entidad Nivel de Proceso Objetivo COMPONENTES
Ambiente de Control El Control de los inventarios de la
empresa es normal, pero con la
implementación del nuevo sistema
ABC sería un ambiente adecuado
Los procesos a
implementarse dentro del
Control de Inventarios luego
de hacer el sistema ABC los
procesos serán más
conocidos.
Efectividad y
eficiencia de
las
operaciones.
Ambiente Interno
Planteamiento de
Objetivos
Evaluación del Riesgo La empresa no corre riego grave
comercial porque lo que
comercializa son servicios que
utilizan productos que una vez
inventariados con el sistema ABC
estarán a disposición del solicitante
cuando se necesite el producto.
Los procesos serán
encuestados y evaluados de
forma periódica con la
finalidad de no correr
riesgos de los servicios
prestados en el casi del
control interno de los
Inventarios de la Clínica
RCD de la ciudad de Ibarra.
Confiabilidad de
la información
financiera.
Identificación del Riesgo
Evaluación del Riesgo
Respuesta a los Riesgos
Monitoreo La Clínica luego de la
Implementación del Sistema de
Control Interno ABC deberá
además diseñar un modelo de
auditoría interna con la finalidad de
saber que la entidad trabaja de
forma eficiente, y luego de ello
realizar la autoevaluación de cómo
se está realizando el control de
inventarios con el nuevo sistema
adaptado.
Cada uno de los procesos
que tiene el sistema de
Control de Inventarios ABC,
debe ser monitoreado con la
finalidad de auditar todos
sus procedimientos desde
que ingresa a la bodega
hasta que es entregado para
su utilización, y realizar la
autoevaluación de los
procesos realizados
mediante informes cada que
sea necesario.
Cumplimiento de
las leyes y
normas que
sean
aplicables.
Información y
Comunicaciones
El adelanto de la tecnología hace
que podamos ayudarnos de ciertos
instrumentos tecnológicos que
faciliten y mejoren nuestros
procesos, se deberá implementar un
sistema informático, el que permita
a toda la empresa tener un sistema
de roles, que implique lo que hace
Los procesos están
monitoreados por un sistema
informático que prestara las
facilidades para realizar el
control, todo esto bajo los
parámetros de las funciones
que hace cada proceso y
funciones deben realizarse
Salvaguardia de
los recursos.
cada persona dentro de la clínica y
que procesos debe realizar, bajo los
preceptos de que ese procedimiento
es de su responsabilidad
en cada uno de ellos.
Actividades de
Control
La retroalimentación de los
procesos realizados de control
interno de la clínica RCD de la
ciudad de Ibarra deberá ser
ordenada y organizada en un
cronograma a seguir.
La retroalimentación de los
procesos realizados de
control interno de la clínica
RCD de la ciudad de Ibarra
deberá ser ordenada y
organizada en un
cronograma a seguir.
AMBIENTE DE CONTROL
Que
GARANTIZA
Comunicación e Información
TODOS LOS DEPARTAMENTOS Y PROCESOS
DEBEN USARLA
Objetivos planteados
para el año Actividad de
control
Evaluación de
Riesgo
Supervisión o
Monitoreo
1. Operaciones eficientes y eficaces
2. Confiabilidad de la Informacion Contable
3. Cumplimiento de las leyes reglamentos y normas
4. Salvaguardar recursos de la empresa
Ubicación física de los materiales en bodega
PUERTA
Figura 11. UBICACIÓN DE MATERIALES EN BODEGA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TÍTULO:
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA CLÍNICA DENTAL RCD
DE LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTORA: Evelyn Vallejo.
Ibarra – Ecuador
2012
TEMA
Sistema de control de inventarios para la Clínica Dental RCD de la ciudad de Ibarra.
I. PROBLEMA
Planteamiento del problema
En el Ecuador existe un sinnúmero de clínicas odontológicas las cuales ofrecen varios
servicios o se destacan por una sola especialidad, pero es importante conocer que en cada una
de estas casas de salud no se realiza un control adecuado de insumos, no usan procesos,
técnicas de manejo o almacenamiento de inventarios ya que lo más importante es ofrecer
servicio y generar dinero, consideran de mayor relevancia técnicas administrativas para
gestionar los recursos económicos, humanos y los materiales .
En nuestra provincia Imbabura se ha manifestado un gran crecimiento y desarrollo de
instituciones de salud bucal que se rigen a las exigencias, leyes y reglamentos del Ministerio
de Salud, los Municipios de cada cantón y las instituciones de gobierno para vigilar e
investigar a todas las empresas con la legalidad y formalidad que debe manejarse, aunque se
aplique todos los estatutos dictaminados por ley este tipo de entidades de salud oral no
practican procedimientos, tácticas, políticas o sistemas de control en la adquisición,
aprovisionamiento de insumos, el uso adecuado para evitar desperdicios y lo que es peor la
verificación constante de la caducidad de los productos, lo que es de mayor importancia.
La Clínica de Rehabilitación y Cosmética Dental RCD se constituye en la ciudad de Ibarra, en
el año 2002 con la finalidad de brindar servicios especializados de Odontología como:
Periodoncia, Cirugía, Odontopediatría, Ortodoncia, Endodoncia, Rehabilitación, Estética
Dental y Laboratorio de porcelana para la elaboración de Prótesis.
Su nombre fue decisión de los socios fundadores que en este caso es CLÍNICA DE
REHABILITACIÓN Y COSMÉTICA DENTAL “RCD” en cuyo nombre se da a conocer los
servicios con los cuales cuenta dicha clínica. El número de socios con los que cuenta
actualmente la clínica son tres, los mismos que aportaron en dinero y especies.
Actualmente la clínica está operando con profesionales odontólogos especialistas en varias
ramas de la odontología, que ayudan a satisfacer las necesidades de la demanda.
En constantes reuniones que mantienen el equipo de trabajo de la clínica dental RCD los días
miércoles de cada semana se evidencio el inadecuado control de materiales odontológicos
debido a que no se han establecido políticas de adquisición, recepción y distribución de
materiales, lo que da como consecuencia el desperdicio de materiales odontológicos en la
matriz situada en Ibarra y la sucursal de la clínica ubicada en la ciudad de Otavalo, lo que es
una gran preocupación tanto para accionistas como para el cuerpo administrativo.
En el informe emitido por el señor gerente de la clínica manifiesta que el personal que labora
en el área de gestión de materiales no está capacitado para realizar y cumplir las funciones de
control y manejo de inventarios, ya que dentro de las medidas que él ha tomado para delegar
responsabilidades, se ha facultado a una profesional odontóloga y a dos personas que laboran
en la clínica como auxiliares dentales, una de ellas está comisionada de verificar el contenido
en volumen de los materiales que hay en bodega, la otra persona a cargo, se dedica a abastecer
cada cubículo con los insumos necesarios para cada médico, la profesional es la encargada de
realizar los pedidos a los proveedores y controlar si los requerimientos de los materiales se
han cumplido al momento de ingreso a la clínica esto nos da a entender que es muy limitado
el conocimiento de este tema con respecto a los demás empleados y por ende hay que buscar
una solución urgente para garantizar la calidad de los materiales, el control de entrada y salida
de materiales odontológicos, el uso adecuado y si es posible exacto de los mismos.
Además existe la falta de aplicación de herramientas de control de inventarios ya que se lo
realiza en forma empírica. Únicamente se mantiene un registro de materiales en orden
alfabético, que contiene la fecha de compra, la cantidad, el valor total y el nombre del
proveedor, lo que trae como consecuencia stocks inadecuados en bodega.
Otro punto importante que se debe considerar para la toma de decisiones respecto a la
adquisición de nuevos materiales, es que existe canales de comunicación ineficientes entre los
profesionales odontólogos en la adquisición de materiales, ya que cada uno emite diversas
opiniones y alternativas de compra, lo que da como consecuencia un riesgo de inversión en
nuevos pedidos, lo que dificulta el abastecimiento óptimo de bodega.
Formulación del problema
¿Cómo evitar el desperdicio de los materiales odontológicos en la clínica dental RCD?
Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso contable
Campo de Acción: Control de Inventarios
Lugar: Clínica Dental RCD de la ciudad de Ibarra.
Tiempo: 2012
II. OBJETIVO
Objetivo general
Elaborar un sistema de control de inventarios que evite el desperdicio de los materiales
odontológicos en la clínica dental RCD.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente el sistema de control de inventarios y los desperdicios de
los materiales.
Diagnosticar la situación actual sobre el manejo de materiales odontológicos en la
clínica de Rehabilitación y cosmética dental RCD.
Estructurar los componentes del sistema de control de inventarios así como los
formatos y formularios de control y seguimiento de los insumos.
Validar la propuesta con la opinión de expertos
III. OBJETO DE ESTUDIO Y CAMPO DE ACCIÓN
OBJETO DE ESTUDIO
PROCESO CONTABLE
Es el conjunto de una serie de fases que permiten a la contabilidad alcanzar sus objetivos de
obtención y comprobación de información financiera, ya que surge como consecuencia de
reconocer una serie de funciones o actividades relacionadas entre sí, que desembocan en los
objetivos de la propia contabilidad.
CAMPO DE ACCION
CONTROL DE INVENTARIOS
Conjunto de procedimientos, técnicas y políticas que permiten adquirir insumos, productos o
materiales sin excesos, a un bajo costo, evitando así el deterioro, escasez y desperdicio de los
mismos, logrando desarrollar una mayor rotación de existencias y recuperar el capital
invertido.
IV. IDEA A DEFENDER
Con el sistema de control de inventarios se logrará evitar el desperdicio de los materiales
odontológicos en la clínica dental RCD de la ciudad de Ibarra.
V. METODOLOGÍA A EMPLEAR
a) MODALIDAD
La investigación es cuali-cuantitativa debido al uso de técnicas como la observación y la guía
de entrevista aplicada al gerente de la clínica y a los auxiliares dentales a cargo del material, a
través de las cuales se recopilará la información, sobre el cumplimiento de procesos que
aplican en el control de los insumos.
Cualitativa ya que se usará instrumentos previamente elaborados como es el cuestionario para
la entrevista a los médicos y asistentes, cuyas respuestas dictaminan la problemática actual
respecto a los inventarios.
b) TIPOS DE INVESTIGACIÓN
APLICADA
La investigación se aplicara en la clínica dental RCD de la cuidad de Ibarra para dar solución
teórica a las necesidades del departamento de bodega de la clínica; que se manifiestan en la
falta de una estructura de gestión de inventarios y la sobrexistencia de materiales o
dupli8cacion de pedidos. El presente trabajo es generalizable a otras instituciones con
características y necesidades similares.
DE CAMPO
Se aplicará entrevistas al gerente de la Clínica Dental RCD y al personal encargado del
manejo de bodega y de materiales, la información que se obtenga permitirá diagnosticar,
analizar y entender la razón del porque hay la falta de una estructura de gestión de inventarios,
el desperdicio de insumos por el uso inadecuado de los mismos, así como también se podrá
conocer la inconformidad que sienten los directivos y empleados, ante esta problemática.
BIBILIOGRÁFICO
A través de la recopilación de información de diversas fuentes bibliográficas se sustentará los
temas que abarca la investigación como es el sistema de control de inventarios, así como la
propuesta que se plantea, y a la vez permitirá direccionar el desarrollo de la investigación.
DE ACCIÓN
Se orientará a realizar cambios en el manejo y gestión de inventarios. El control de materiales
se verá fortalecido con la creación de políticas, compromisos adquiridos y el cumplimiento de
responsabilidades, además de determinar funciones y asignar responsables.
DESCRIPTIVA
Para la aplicación de esta investigación se tomará en cuenta toda la información requerida
sobre el manejo adecuado, técnicas de control y procesos de almacenamiento de materiales;
de esta manera desglosar aspectos importantes de la propuesta mediante el método de análisis.
EXPLICATIVA
Ayudará a describir las causas y consecuencias que son la razón de la formulación de la
presente investigación, como son la ausencia de políticas de adquisición de materiales, la falta
de herramientas de control y una ineficiente comunicación para la compra de insumos dan
como resultado el desperdicio de materiales y stocks inadecuados.
a) MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Técnicas
Entrevistas
Es la recopilación directa de información a través de cual se sustentara la propuesta de la
presente investigación y se realizará al gerente de la clínica dental y al personal encargado del
manejo de materiales.
Instrumentos
Guía de entrevista
1.3.1 Métodos teóricos
HISTÓRICO - LÓGICO
La investigación se apoyará en este método con la finalidad obtener evidencias históricas para
poder expresar la diferencia entre la forma de llevar inventarios en el pasado cuando RCD
eran pequeños consultorios a la transformación de una clínica hasta el tiempo actual y la
forma técnica de manejo y control de inventarios en el presente.
ANALÍTICO- SINTÉTICO
Se hará uso de este método para el desarrollo de la propuesta, ya que permitirá analizar e
interpretar la información a adquirir en la clínica dental RDC y poder dar alternativas solución
a la problemática a encontrarse.
INDUCTIVO-DEDUCTIVO
En la investigación se aplicará el árbol de problemas y el marco teórico el cual será de gran
ayuda para la elaboración del sistema de control de inventarios y poder efectuar una buena
gestión de inventarios y el aprovisionamiento óptimo de materiales odontológicos, para luego
de integrarlos estar en capacidad de entender su propósito de mejora en la gestión de bodega.
ENFOQUE SISTÉMICO
Es el estudio que permitirá analizar e identificar con mayor profundidad y claridad los
problemas que presenta la clínica dental RCD así como sus múltiples causas y consecuencias,
pero que a través de procesos de cambio a nivel de recurso humano, económico y material se
logre desarrollar soluciones prácticas a la problemática en un tiempo determinado.
Técnicas
Propias de la investigación.
Instrumentos
Fichas y documentos electrónicos.
VI. ESQUEMA DE CONTENIDOS.
1 Contabilidad
1.1 Definición
1.1.1 Importancia
1.1.2 Objetivos de la contabilidad
1.1.3 Funciones de la contabilidad
1.1.4 Proceso contable
1.1.5 Etapas del proceso contables
1.2 Inventarios
1.2.1 Definición
1.2.2 Tipos de inventarios
1.2.3 Objetivos de los inventarios
1.2.4 Funciones de los inventarios
1.2.5 Métodos de valoración de inventarios
1.2.6 Sistemas de inventarios
1.3 Sistema de control de inventarios
o Introducción
o Misión
o Visión
o Organigrama Estructural
1.3.1 Objetivos del sistema
1.3.2 Alcance del sistema
1.3.3 Control
1.3.4 Importancia del control
1.3.5 Tipos de control
1.3.5.1 Tipos de control según su periodicidad
1.3.5.2 Requisitos de un buen control
1.3.5.3 Áreas del control
1.3.5.4 Principios de control
1.3.5.5 Técnicas para el control
1.4 Métodos de control de inventarios.
1.4.1 Administración de bodega
1.4.2 Codificación de materiales
1.4.3 Clasificación de materiales a través método de análisis ABC
1.4.4 Almacenaje en bodega por medio de normas específicas.
1.4.5 Manejo de desperdicios.
1.4.6 Stock óptimo de insumos.
1.4.7 Control de productos defectuosos o dañados.
1.4.8 Registros e ingreso de materiales a inventarios en formato Excel
1.4.9 Requerimiento de material a través de modelo económico de pedido y punto de pedido
1.4.10 Punto de reorden.
1.4.11 Manejo de proveedores y responsabilidades con los proveedores
1.5 Definición de insumos médicos
1.5.1 Tiempo de caducidad.
1.5.2 Reglas de uso de los insumos.
1.5.3 Cuidado de insumos con mayor importancia toxica.
1.6 Definición de términos básicos
VII. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
Aporte teórico
Se diseñará varios documentos de control y seguimiento como son formularios, formatos y
matrices los cuales permitirán mejorar el manejo y gestión de inventarios en la clínica dental
RCD, además de elaborar métodos, técnicas y políticas para dar la solución que se quiere
brindar a la clínica respecto a su actual problemática y también permite a futuras
investigaciones dar nuevas recomendaciones e ideas para solucionar problemas en aquellas
empresas tengan características similares.
Significación práctica
El sistema de control de inventarios logrará un eficiente control de adquisición, recepción y
almacenaje de materiales odontológicos; una disminución de costos de stocks por un
inventario excesivo, se reduce el riesgo de deterioro de los insumos, la adecuada rotación de
los productos, además de la determinación responsables de manejo de inventarios, políticas,
métodos y técnicas apropiadas que procuren la satisfacción de los clientes internos que son los
usuarios de los materiales,
Novedad
La clínica dental RCD no cuenta con un sistema de control de inventario, con la alternativa
que ofrecerá esta investigación se pretende mejorar la adquisición, el abastecimiento óptimo
de productos odontológicos, con un adecuado almacenamiento y clasificación que ayuden a
determinar los productos de mayor relevancia de uso así como aquellos que no son tan
frecuentes pero que son necesarios, a su vez busca satisfacer los requerimientos de los clientes
internos y externos.
BIBLIOGRAFÍA
1. ACEVEDO Nerio, (2008), Inventarios,
http://www.monografias.com/trabajos15/inventario/inventario.shtml.
2. AMADOR, Juan Pablo, (2007), Proceso Administrativo, Manuales Administrativos.
http:// uproadmon. blogspot .com/ 2007 /03 / manuales-administrativos.html
3. CORDERA, Martin José, Gestión de Contabilidad, 2004, Pirámides, Madrid.
4. COLLIER, David; EVANS, James, 2007, Administración de Operaciones Bienes,
servicios y cadenas de valor, 2da ED, CENSAGE Learning, México.
5. CULTURAL S.A, Diccionario de contabilidad y finanzas, Brosmac, España.
6. ESTUPIÑAN, Rodrigo, 2010, Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales, Análisis de informe COSO I y II, ECOE, 2da ED, Colombia.
7. FRANKLIN, Enrique, 2009, Organización de Empresas, Análisis, diseño y estructura,
McGraw-Hill, México.
8. GÓMEZ Ceja, Guillermo, 2004, Planeación y Organización de Empresas, McGraw
Hill, 8va ED, México.
9. HEIZER, Jay; RENDER, Barry, 2009, Principios de Administración de Operaciones,
7ma ED, Pearson Education, México.
10. IVANCEVICH, John M LORENZI, Peter SKINNER J., Steven, Gestión: Calidad y
Competitividad 2004, McGraw - Hill Interamericana, España.
11. MUÑOZ N, David, 2009, Administración de operaciones, Enfoque de administración
de procesos de negocios, CENGAGE Learning, 1era ED., México.
12. RUSENAS, Rubén, Manual de Control interno, 2007, Macchi, Madrid.
13. SCHROEDER, Roger, 2004, Administración de Operaciones, casos y conceptos
contemporáneos, McGraw Hill, 2da ED, México.
14. STONER, James A. F.; FREEMAN, Edward R. Administración, 2006, 6ta ED,
Prentice-Hall Hispanoamericana, México.
