UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES" FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A. TÍTULO: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” COMUNIDAD DE CHAUPI GUARANGUÍ, PARROQUIA DE AMBUQUÍ, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA” AUTORA: RAMÍREZ MONTALVO ANA LUCILA ASESORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC Ibarra-Ecuador 2012
Transcript of UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES"
FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A.
TÍTULO:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL USO
ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA” COMUNIDAD DE CHAUPI GUARANGUÍ, PARROQUIA DE
AMBUQUÍ, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”
AUTORA: RAMÍREZ MONTALVO ANA LUCILA
ASESORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC
Ibarra-Ecuador
2012
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR.
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la presente tesis cuyo
título es “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL
USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” COMUNIDAD DE CHAUPI GUARANGUÍ,
PARROQUIA DE AMBUQUÍ, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”,
fue elaborado por RAMÍREZ MONTALVO ANA LUCILA, cumple con los requisitos
metodológicos y científicos que la Universidad UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su
presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
………………………………
Dra. Germania Arciniegas, MSC
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” declaro que la responsabilidad del contenido y toda la investigación de la
presente tesis es de mi autoría y el patrimonio intelectual de la misma, cuyo título es:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL USO
ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA” COMUNIDAD DE CHAUPI GUARANGUÍ, PARROQUIA DE
AMBUQUÍ, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”, presentada como
requisito de graduación para obtener el título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoría
y Finanzas C.P.A.
Atentamente,
…………………………………
Tclga. Ana Lucila Ramírez Montalvo
C.C. 100323198-0
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo Dedico a Dios en primer lugar, por su amor incondicional divino,
proveyéndome de sabiduría en cada momento, de mi existencia.
A mis padres amorosos y consejeros que me han dado su apoyo tanto moral como económico
quienes en todo momento han velado por mi bienestar y educación.
Dedicación que la hago con humildad y sencillez, por lo que mi vida se ve transformada de un
sentimiento sublime, reconociendo que el amor y la comprensión son los valores que hacen
triunfar al ser humano.
Dedico también este trabajo a los catedráticos quienes han sabido guiarme con la enseñanza
día a día así como a mis queridos compañeros quienes creen en la importancia del
conocimiento, el beneficio de la ciencia y el desarrollo del ser humano.
Con cariño y respeto.
Anita
V
AGRADECIMIENTO
Por medio del presente trabajo dejo mis más sinceros agradecimientos:
A Dios, el ser que con su infinito amor me ha proporcionado las fuerzas necesarias para
seguir adelante.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes por permitirme realizar mis estudios
superiores.
Agradezco también a mis distinguidos maestros, que con su nobleza y entusiasmo,
depositaron en mí sus vastos conocimientos en todos mis años de estudio.
De manera especial a la Dra. Germania Arciniegas, quien fue una guía a lo largo del
desarrollo de mi tesis, con su orientación y consejos oportunos. Quien me brindó su
tiempo, paciencia, conocimientos y experiencias para enriquecer mi trabajo de tesis.
A la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” por proporcionarme toda la
información necesaria para el desarrollo de este trabajo de investigación
Mi sincero respeto y agradecimiento a todos mis amigos y amigas, quienes fueron una
poyo durante toda mi carrera universitaria.
VI
ÍNDICE GENERAL
Portada……………………………………………………………………………………… I
Certificación del asesor……………………………………………………………………. II
Declaración de autoría……………………………………………………………………… III
Dedicatoria………………………………………………………………………………….. IV
Agradecimiento…………………………………………………………………………….. V
Índice general……………………………………………………………………………..... VI
Índice de cuadros…………………………………………………………………………… VII
Índice de flujogramas………………………………………………………………………. VIII
Índice de formatos de formularios………………………………………………………….. IX
Resumen ejecutivo………………………………………………………………………….. X
Executive summary………………………………………………………………………… XII
Introducción………………………………………………………………………………… XIV
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema…………………………………………………... 1
1.1.1 Formulación del problema……………………………………………………. 2
1.1.2 Delimitación del problema……………………………………………………. 2
1.1.3 Identificación de la línea de investigación…………………………………..... 3
1.2 Objetivo………………………………………………………………………. 3
1.2.1 Objetivo general……………………………………………………………..... 3
1.2.2 Objetivos específicos…………………………………………………………. 3
1.3 Justificación…………………………………………………………………... 4
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes investigativos…………………………………………………... 5
2.2 Fundamentación teórica………………………………………………………. 6
2.2.1 Sistema financiero nacional…………………………………………………... 6
2.2.1.1 Definición…………………………………………………………………….. 6
2.2.1.2 Clasificación del sistema financiero nacional………………………………… 7
2.2.2 Control………………………………………………………………………... 8
2.2.2.1 Definición…………………………………………………………………….. 8
2.2.3 Control interno………………………………………………………………... 8
2.2.3.1 Definición…………………………………………………………………….. 8
2.2.3.1.1 Control interno administrativo.……………………………………………….. 10
2.2.3.1.2 Control interno contable……………………………………………………… 10
2.2.3.2 Objetivos de control interno………………………………………………….. 11
2.2.3.2.1 División de los objetivos del control interno…………………………………. 12
2.2.3.3 Elementos del control interno………………………………………………… 12
2.2.3.4 Componentes del control interno……………………………………………... 13
2.2.3.5 Importancia del control interno……………………………………………….. 16
2.2.3.5.1 Responsabilidad del control interno………………………………………….. 16
2.2.3.6 Clases del control interno…………………………………………………….. 17
2.2.3.7 Principios del control interno…………………………………………………. 18
2.2.3.8 Técnicas del control interno…………………………………………………... 20
2.2.3.9 Las técnicas más utilizadas en el control interno……………………………... 20
2.2.3.10 Métodos de evaluación……………………………………………………….. 21
2.2.3.11 Pruebas de cumplimiento……………………………………………………... 22
2.2.4 Activos fijos…………………………………………………………………... 23
2.2.4.1 Definición…………………………………………………………………….. 23
2.2.4.2 Características………………………………………………………………… 23
2.2.4.3 Clasificación………………………………………………………………….. 24
2.2.4.4 Proceso de ingreso de los activos fijos a la contabilidad……………………... 26
2.2.4.5 Leyes, Normas que regulan a los activos fijos………………………………... 27
2.2.4.6 Determinación del costo de los activos fijos…………………………………. 30
2.2.4.7 Donación de activos fijos……………………………………………………... 31
2.2.4.8 Tipos de donación…………………………………………………………….. 32
2.2.4.9 Utilización de activos fijos…………………………………………………… 32
2.2.4.10 Pólizas de seguro……………………………………………………………... 33
2.2.5 Vida Útil……………………………………………………………………… 34
2.2.5.1 Depreciación………………………………………………………………….. 35
2.2.5.1.1 Tabla de porcentajes para la depreciación de activos fijos………………….... 36
2.2.5.1.2 Métodos de depreciación……………………………………………………... 36
2.2.5.2 Amortización…………………………………………………………………. 38
2.2.5.3 Deterioro……………………………………………………………………… 38
2.2.5.4 Garantía sobre los activos fijos adquiridos…………………………………… 39
2.2.5.5 Mantenimiento de activos fijos……………………………………………….. 40
2.2.5.5.1 Costo de mantenimiento……………………………………………………… 40
2.2.5.6 Retiro de activos fijos………………………………………………………… 41
2.2.5.7 Proceso de retiro o baja de los activos fijos………………………………….. 42
2.2.5.7.1 Baja de activos fijos………………………………………………………….. 42
2.2.5.7.2 Venta de activos fijos…………………………………………………………. 42
2.2.5.7.3 Canje de activos fijos…………………………………………………………. 43
2.2.5.7.4 Destrucción de activos fijos…………………………………………………... 44
2.2.5.7.5 Revaluación de activos fijos………………………………………………….. 45
2.2.5.8 Ventajas y desventajas de revalorizar la propiedad planta y equipo…………. 46
2.2.5.9 Aspecto tributario de la revaluación………………………………………….. 47
2.2.6 Manual………………………………………………………………………... 48
2.2.6.1 Definición…………………………………………………………………….. 48
2.2.6.2 Objetivos del manual…………………………………………………………. 48
2.2.6.3 Manual de procedimientos……………………………………………………. 50
2.2.6.3.1 Identificación…………………………………………………………………. 50
2.2.6.4 Clases de manuales…………………………………………………………… 51
2.2.6.5 Características………………………………………………………………… 52
2.2.6.5.1 Componentes del manual de funciones y procedimientos……………………. 52
2.2.6.5.2 Políticas de los manuales……………………………………………………... 53
2.2.6.5.3 Ventajas de los manuales……………………………………………………... 54
2.2.6.5.4 Limitaciones de los manuales………………………………………………… 54
2.2.6.6 Técnicas de elaboración de manuales………………………………………… 55
2.2.6.7 Estructura de un manual de control interno…………………………………... 56
2.2.6.7.1 Contenido de procedimiento de un manual…………………………………... 56
2.2.6.8 Simbología usada en los diagramas de flujo………………………………….. 58
2.2.6.9 Clases de procedimientos……………………………………………………... 59
2.2.6.10 Métodos para elaborar diagramas de flujo…………………………………… 59
2.2.6.10.1 Definición…………………………………………………………………….. 59
2.2.6.10.2 Objetivos……………………………………………………………………… 60
2.3 Idea a defender………………………………………………………………... 61
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Modalidades de la investigación……………………………………………….. 62
3.1.1 Modalidad cualitativa…………………………………………………………... 62
3.1.2 Modalidad cuantitativa…………………………………………………………. 62
3.2 Tipos de investigación.…………………………………………………………. 63
3.2.1 Por los objetivos………………………………………………………………... 63
3.2.1.1 Aplicada………………………………………………………………………... 63
3.2.2 Por el lugar……………………………………………………………………... 63
3.2.2.1 De campo ………………………………………………………………………. 63
3.2.2.2 Bibliográfica……………………………………………………………………. 64
3.2.3 Por el alcance…………………………………………………………………... 64
3.2.3.1 Descriptiva……………………………………………………………………... 64
3.2.3.2 Explicativa……………………………………………………………………… 64
3.3 Población y muestra……………………………………………………………. 65
3.4 Métodos, técnicas e instrumentos………………………………………………. 66
3.4.1 Métodos………………………………………………………………………… 66
3.4.1.1 Inductivo-Deductivo…………………………………………………………… 66
3.4.1.2 Analítico-Sintético……………………………………………………………... 66
3.4.1.3 Histórico-Lógico……………………………………………………………….. 66
3.4.1.4 Descriptivo-Sistémico………………………………………………………….. 67
3.4.2 Técnica.………………………………………………………………………… 67
3.4.2.1 Observación directa…………………………………………………………….. 67
3.4.2.2 Entrevista……………………………………………………………………….. 67
3.4.3 Instrumentos……………………………………………………………………. 68
3.4.3.1 Guía de entrevista………………………………………………………………. 68
3.5 Interpretación de resultados……………………………………………………. 68
3.5.1 Análisis de la entrevista aplicada a todo el personal de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”…………………..................................
68
3.6 Conclusiones teórico-metodológicas de la investigación de campo…………… 70
3.6.1 Conclusiones…………………………………………………………………… 70
3.6.2 Recomendaciones………………………………………………………………. 71
CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO
4.1 Título…………………………………………………………………………… 72 4.2 Estructura y desarrollo de la propuesta………………………………………………… 72
4.2.1 Estructura de la propuesta……………………………………………………………… 72
4.2.2 Desarrollo de la propuesta……………………………………………………… 77 4.3 Validación de expertos………………………………………………………………… 167
CONCLUSIONES……………………………………………………………………... 168
RECOMENDACIONES……………………………………………………………... 169
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………. 170
ANEXO…………………………………………………………………………………... 173
VII
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nro. 1 Clasificación del sistema financiero nacional………………………… 7
Cuadro Nro. 2 Componentes del control interno……………………………………... 13
Cuadro Nro. 3 Clases de control interno……………………………………………... 17
Cuadro Nro. 4 Clasificación de activos………………………………………………. 24
Cuadro Nro. 5 Tabla de porcentajes para la depreciación de activos fijos…………… 36
Cuadro Nro. 6 Métodos de depreciación……………………………………………... 36
Cuadro Nro. 7 Venta de activo fijo………………………………………………….. 43
Cuadro Nro. 8 Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo………. 58
Cuadro Nro. 9 Distribución de personal de la cooperativa para la muestra………….. 65
VIII
ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS
Flujograma Nro. 1 Diagrama de flujo para compras………………………………... 98
Flujograma Nro. 2 Diagrama de flujo para recepción o registro de activos………… 114
Flujograma Nro. 3 Diagrama de flujo para entrega de activos fijos al usuario……... 123
Flujograma Nro. 4 Diagrama de flujo para uso del vehículo………………………... 135
Flujograma Nro. 5 Diagrama de flujo para la conciliación mensual del activo fijo… 146
Flujograma Nro. 6 Diagrama de flujo para baja contable del activo fijo……………. 157
IX
ÍNDICE DE FORMULARIOS
Formulario Nro. 1 Formato para solicitud de requisición de activos fijos…………... 103
Formulario Nro. 2 Formato para orden de compra de activos fijos………………….. 104
Formulario Nro. 3 Formato para orden de construcción de activos fijos……………. 105
Formulario Nro. 4 Formato para comprobante de control de activos fijos………….. 117
Formulario Nro. 5 Formato para acta de entrega recepción…………………………. 125
Formulario Nro. 6 Formato para comprobante de custodia de activos fijos………… 126
Formulario Nro. 7 Formato para control de inspección, kilometraje y combustible… 137
Formulario Nro. 8 Formato para registro de ruta del vehículo………………………. 138
Formulario Nro. 9 Formato para hoja de mantenimiento……………………………. 139
Formulario Nro. 10 Formato para conciliación mensual del activo fijo………………. 149
Formulario Nro. 11 Formato para acta de donación…………………………………... 161
Formulario Nro. 12 Formato para acta de revaluación de activos fijos……………….. 162
Formulario Nro. 13 Formato para orden de baja de activos fijos……………………... 163
X
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno de activos fijos en toda entidad es de gran importancia para el patrimonio
de la misma, por tal razón frente a los retos que impone el ámbito profesional se aplica
conocimientos en la elaboración de posibles soluciones a los inconvenientes empresariales.
El primer capítulo, señala la identificación del problema: La mala aplicación de procesos de
manejo y custodio de los activos fijos impide el uso adecuado de los bienes en la Cooperativa
de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” el mismo que fue analizado sus causas y
efectos a una posible solución con el diseño de manual de procedimientos de control interno
para el uso adecuado de Activos Fijos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN
COCHAPAMBA”, mismo que permitirá orientar la responsabilidad de los funcionarios
dentro de estos procesos, por el cual la cooperativa se convierte en el principal beneficiario ya
que cuenta con una herramienta que proporciona un mejor manejo y uso de los activos.
El segundo capítulo, considera las bases teóricas, por medio de una serie de fuentes
bibliográficas, mismos que incluyen el control interno y recursos empresariales entre otros,
enfocados a obtener una información técnica y científica para el desarrollo de la propuesta.
El tercer capítulo, señala la metodología utilizada en el desarrollo de la investigación
considerando las modalidades, tipos de investigación, métodos, técnicas e instrumentos que se
relacionan con la naturaleza del presente trabajo.
El cuarto capítulo, presenta la estructura de la propuesta el mismo que contiene
procedimientos de control interno para el uso adecuado de activos fijos, está en conformidad
XI
con las disposiciones de carácter general en materia contable y tributaria, normas técnicas de
control que se aplican en el Ecuador y disposiciones internas propias de la cooperativa, así
como también en relación con la evaluación de los riesgos de acuerdo con los componentes
orgánicos de control interno de la metodología COSO, ya que considera los subprocesos de
compra, recepción, registro, custodia y seguimiento de los bienes con sus respectivos
formularios, matrices y flujos de diagramación como orientación y apoyo a la gestión de la
Gerencia General, en calidad de responsable en el cumplimiento de los objetivos estratégicos,
para optimizar la administración de activos fijos de la entidad.
XII
EXECUTIVE SUMMARY
The internal control of fixed assets in a whole financial institution, it is very important for its
patrimony. For this reason and according to the professional challenges several skills are
applied in the elaboration of possible solutions for the drawback business.
The first chapter, notes identifying the problem: the poor application of managing and
custodian of the fixed assets which does not permit the appropriate use of its goods in
“UNION COCHAPAMBA” saving and credit cooperative, where the causes and effects were
analyzed for a possible solution with a manual of internal control procedures for a better
management of its fixed assets, it will permit to direct the workers’ responsibility inside of
these processes, this saving and credit cooperative will be the principal beneficiary, so that
this manual will constitute a very important tool to improve the management and use of its
assets.
The second chapter, consider the theoretical bases through different bibliographic Sources,
which contain topics about internal control, Business resource among others, focused to get
the technical and scientific information to develop the proposal.
In the third chapter, shows the applied methodology during the research development, taking
account the embodiment, types of research, methods, techniques and instruments which are
related with the nature of this research.
In chapter fourth, presents the structure of the proposal, which has internal control procedures
for the suitable use of fixed assets, and it is according to the general dispositions about a
XIII
countable and tax subject. Technical rules of control that are applied in Ecuador and internal
own dispositions, besides related with the risks according to the organic components of
internal control from the methodology (COSO), so that it consider the bub-processes of
selling, reception, check in / out and their control process with the suitable forms, matrices
and flows of diagrams as support and training for the General Management, as the principal
factor of the responsible fulfillment of the strategic objectives to optimize the management
of the fixed assets in the Cooperative.
XIV
INTRODUCCIÓN
La presente investigación referente al: “Manual de procedimientos de control interno para el
uso adecuado de activos fijos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN
COCHAPAMBA”, presenta métodos a seguir en lo relativo al control interno de activos fijos
y su incidencia de los mismos en el uso por los responsables.
El control interno como conjunto de políticas, procedimientos, directrices y planes de la
organización tiene por objeto asegurar la eficiencia del control y la seguridad administrativa
de la cooperativa con el propósito de salvaguardar los activos en los procesosde custodia e
información contable.
Proporciona las definiciones sobre activos considerando, el registro de la existencia de los
bienes, respectivo a su adquisición, ubicación, depreciación y baja de bienes, según las leyes,
normas y reglamentos que regulan el manejo de bienes , cobertura de seguros, entre otros, por
tal razón la investigación se centra en la elaboración de un manual de procedimientos de
control interno que oriente un adecuado manejo de los activos fijos de tal forma que esta
herramienta de control brinde con claridad y sencillez los procesos, que puedan ser aplicados
para llevar mejor lacustodia de los activos dentro de la Cooperativa el cual se pone a
disposición de la alta dirección.
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Comunidad de Chaupi Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra Provincia de
Imbabura, se encuentra ubicada la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA”,
y actualmente cuenta con una sucursal ubicada en la ciudad de Ibarra en la avenida Eugenio
Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez frente al colegio 4 de Julio, como una cooperativa tipo cerrada
por estar presente en todas las comunidades de la zona de Cochapamba, desde su constitución en
el año 2000, cuenta con un capital de trabajo aproximado a $115000.00dólares, el objetivo es
brindar servicios financieros para el desarrollo de las actividades.
A pesar de disponer de recursos como: talento humano, tecnológicos, económicos y la estructura
adecuada, sin embargo no cuentan con una herramienta de control apropiado para el manejo de
los activos, promoviendo a un flujolimitado de comunicación, planificación y documentación por
los Consejos, Administrativo, Directivo y Operativo.
De acuerdo al criterio de un funcionario de la institución, con el cargo de cajera, se conoce la
ausencia de un manual de control interno que contenga procedimientos y flujos de
diagramaciónque oriente a las obligaciones y responsabilidades de custodiade activos fijos para la
cooperativa, causando la falta de una inspección continua lo que ha provocadoun mal uso, daño y
desgaste acelerado, ocasionando que se realice adquisiciones innecesarias.
2
Otra de las dificultades es la carencia de formularios como medidas de control, los cuales no son
entregados adjunto al bien que se transfiere a los usuarios, produciendo debilidad en el
seguimiento de control e inspección, creando deficiente presentación de estados financieros.
La falta de actualizaciones mediante la realización de las comprobaciones periódicas de
existencia física y condiciones de uso ha inducido que los registros contables no tengan
correlación con el detalle de los activos existentes originando a que se dé procesos erróneos al
momento de dar la baja. Además vale recalcar no todos son idóneos y no están de acuerdo al
perfil profesional que necesita una institución de esta índole, lo que ha causado que los recursos
económicos disponibles no sean aprovechados oportunamente, provocando que el rendimiento de
los mismos no sea la correcta tampoco segura.
1.1.1 Formulación del problema
¿La mala aplicación de procesos de manejo y custodio de los activos fijos impide el uso adecuado
de los bienes en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA”.
1.1.2 Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso de Auditoría
Campo de acción: Control Interno
Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” Comunidad de Chaupi
Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Tiempo: Año 2011 - 2012
3
1.1.3 Identificación de la línea de investigación
Administración estratégica
1.2 OBJETIVO
1.2.1 Objetivo general
Diseñar un manual de procedimientos de control interno para el uso adecuado de activos fijos en
la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de Chaupi
Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
1.2.2 Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente el manual de procedimientos y el control interno los
activos fijos.
Diagnosticar la situación actual del uso de los activos fijos y los procedimientos de
evaluación de la cooperativa.
Diseñar los componentes más idóneos para el manual de control interno de los
activos fijos.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
4
1.3 JUSTIFICACIÓN
La propuesta del presente trabajo de investigación tiene como base, un factor muy importante que
es la capacidad intelectual y teórica que he adquirido durante años de preparación de mi carrera,
razón por el cual considero contribuir con conocimientos adquiridos, generando que la teoría y la
práctica, estén aplicados en una forma unilateral para poder participar en el ámbito laboral de la
cooperativa como profesional eficaz y eficiente en la solución del problema.
De manera que la implementación de control interno genera una gran utilidad en las entidades
que cada vez es mayor la exigencia para el logro de objetivos, detección de fraudes, optimización
de recursos, entre otros que garanticen la efectividad de las operaciones. En la cooperativa en
vista de la ausencia del manual de procedimientos de control interno se ha visto la necesidad de
contribuir con el desarrollo del presente manual, ya que para el efecto se ha contado con el apoyo
total de los directivos de la institución quienes dieron apertura con la información necesaria para
la realización de este trabajo, demostrando preocupación hacia nuevas tendencias de progreso.
El presente trabajo cuenta con los requerimientos necesarios para el personal directivo,
administrativo y funcionarios de la cooperativa, es aplicable ya que el manual está estructurado
conforme a las falencias y necesidades, procurando fortalecer un control minucioso sobre los
activos, lo que garantizará mayor integridad física de los bienes y una información financiera
exacta y oportuna al momento de tomar decisiones para las nuevas adquisiciones.
Cuento con los recursos económicos necesarios y suficientes para la realización de este trabajo,
factor muy significativo lo que me permitirá cumplir con todo lo determinado para la
presentación de este trabajo en los tiempos y parámetros establecidos.
5
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Como antecedentes de la investigación, para el presente trabajo, se ha considerado como un
referente valioso la información recopilada en repositorios como centros de investigación de
educación superior a nivel nacional, donde se pudo evidenciar que existen trabajos relacionados
con el problema como: Actualización del Manual de Normas y Procedimientos de Control de
Inventarios de Activos Fijos para el colegio San Francisco de la ciudad de Ibarra, siendo los
autores: Montalvo Verónica y Gudiño Mauricio, 2010, enfocado más a las guías de registros
contables, con kárdex, mas no a los procedimientos de control con formularios respectivos por
proceso de custodia, así como: Manual de Procesos de Contabilidad Financiero y Control Interno
para la facultad de ciencias administrativas U.C. Quito, siendo la autora: Collaguazo Patricia,
2008, enfocado más a los análisis financieros contables, mas no al manual de control interno de
activos, como también Manual de control Interno Financiero para la empresa Uniproma S.A. de
la ciudad de Quito, siendo la autora Jaramillo Myriam, 2007, referente a los procesos financieros
y no refleja nada con relación sobre el tema que se investiga, También el Diseño de un Manual de
Control Interno y Procedimientos para las Áreas Administrativa, Financiera Contable y Tributaria
en la empresa Abros Corporation de la ciudad de Quito, siendo las autoras: Martínez Jimena y
Morocho Ana, 2008, enfocado hacia el ámbito contable y tributario mencionando las normas y
políticas como medios de control de manera general y no proporciona un control en base a
procedimientos con sus respectivos flujogramas para activos fijos como pretende la presente
6
investigación, por tal razón el objeto y el campo de acción son diferentes en el desarrollo del
presente manual de procedimiento de control interno para la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“Unión Cochapamba”. Cabe señalar la originalidad de este trabajo investigativo ya que no se
encontró antecedentes de otros proyectos con las mismas cualidades y características presentado
a esta cooperativa, por lo tanto la presente investigación es única ya que se basa en las
necesidades de la cooperativa y se ejecuta con fines universitarios
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1 Sistema financiero nacional
2.2.1.1 Definición
Según Chiriboga (2010), constituye uno de los sectores más importantes de la economía que
permite proveer de servicios de pagos, movilizar el ahorro y asignar el crédito, además de limitar
y valorar e intercambiar los riesgos resultantes de esas actividades, diversas instituciones, son los
que conforman en el mercado financiero.
El Sistema Financiero está conformado por entidades públicas y privadas encargadas de ofertar
servicios financieros y se le considera como el motor de nuestro país ya que a través de diversas
instituciones permite captar unidades excedentarias de liquidez y por otra parte unidades
económicas deficitarias de liquidez para canalizar el ahorro hacia la inversión.
7
2.2.1.2 Clasificación del sistema financiero nacional
Cuadro Nro. 1
CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL
CLASIFICACIÓN ENTIDADES INSTITUCIONES QUE CONFORMAN
Sistema Financiero
Formal
Bancos
Privados
1. Bancos
2. Sociedades Financieras
3. Asociac. Mutualistas de A.C. para la vivienda.
4. Coop. de Ahorro y Crédito, que realizan
intermediación financiera con el público.
Bancos
Públicos
Cuyo accionista es elestado en el país y son:
1. El Banco Central del Ecuador (B.C.E.)
2. Banco del Estado (B.E.)
3. Banco Nacional de Fomento (B.N.F.)
4. Compañías de Seguro (C.S.)
5. Cooperativas de Ahorro y Créditos (C.A.C)
6. Sociedades Financieras (S.F.)
7. Emisores de Tarjetas de Crédito(E.T.C.)
8. Almacenes Generales de Depósito (A.G.D.
9. Instituto Ecuatoriano de Crédito y Educativo y
Becas (I.E.C.E.B.)
Sistema
Financiero
Informal
o no
Regulado
Organizaciones
no
Gubernamentales
(ONGs),y
Cooperativas de
Ahorro y Crédito
(CAC)
Se denominan así porque no operan bajo el control
de la Superintendencia de Bancos y Seguros y
tienen las siguientes funciones:
1. Las ONGs. otorgan crédito a Aso. y Coop.
2. Las CAC están regidas por la Ley de
Cooperativas y Supervisadas Por el Ministerio
de Bienestar Social.
Fuente: CHIRIBOGA Rosales Luis Albert(2010) Sistemas Financieros, Ecuador.
Elaborado: Autora
Las Instituciones del Sistema Financiero Formal e Informal son instituciones de gran apoyo para
el desarrollo de la economía del país, razón por el cual se someterán a las normas deprudencia y
solvencia financiera previstas en la ley y al control de la Superintendencia de Bancos dentro del
marco legal que las regula.
8
2.2.2 Control
2.2.2.1 Definición
Según Estupiñán (2010), control es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través
de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos; mientras
Amez (2006), argumenta que el control es un proceso de observación y mediación a través del
cual se realiza la comparación de forma regular de las previsiones efectuadas con los resultados
reales obtenidos para comprobar las desviaciones sufridas a lo largo de un proceso productivo,
por lo que el control es una gestión que trata de observar, corregir y mejorar los interese
económicos, evitando informes fraudulentos en donde un alto riesgo seria evidente,por tal razón
actualmente se hace cada vez más imprescindible llevar un control minucioso sobre la ejecución
de las actividades de la empresa.
2.2.3 Control interno
2.2.3.1 Definición
“Es el plan organizacional de todas las medidas correspondientes adoptadas por una entidad para
proteger a los activos o salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias, así
como para asegurar registros contables exactos y confiables y fomentar la eficiencia operacional,
estimulando el cumplimientos de las políticas de la empresa” (BRAVO, Mercedes, Contabilidad
General, Edición 2009. Pág. 219)
9
“Control, según una de sus acepciones gramaticales, quiere decir comprobación intervención o
inspección ya que el propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier
organización y apoyar su desarrollo, contribuyendo con los resultados esperados”. (CEPEDA,
Gustavo, Auditoría y Control Interno, Edición 2005. Pág. 31)
Según Contraloría General del Estado (2009), el control interno es el proceso ejecutado para
asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la
confiabilidad de información financiera y de gestión, protección de activos, y el cumplimiento de
las disposiciones legales y reglamentarias; pero Porther (2006),menciona que el control es una
función administrativa esencial ya que ayuda a los administradores a tomar decisiones sabias
acerca de cuanto control necesita, y donde utilizarlo y después como aplicarlo, para que las
actividades y comportamientos de las organizaciones se ajuste a los objetivos; además Zapata
(2008),argumenta que el control interno es un proceso efectuado, por la junta directiva de la
entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos, por lo que el control interno es aquella herramienta que
mide el grado de efectividad de las operaciones y ofrece mecanismos para salvaguardar y
preservar los activos y es aplicable no solo a la parte material de la entidad sino también a la parte
humana que compone el pilar fundamental y mientras más grande y compleja sea la empresa
mayor será la importancia de contar con un equipo de control interno que englobe la magnitud de
la estructura empresarial con el fin de procurar una seguridad razonable en la consecución de
objetivos, lo que permitirá a los funcionarios mayor compromiso en las labores específicas de los
departamentos que conformar de acuerdo a la estructura organizacional logrando resultados
favorables para el progreso contante a la entidad.
10
2.2.3.1.1 Control interno administrativo
Según Ramírez (2008), control interno administrativo es el proceso mediante el cual la
administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función
de los objetivos de la empresa con un sistema de información que permita monitorear los logros
ya que esto permitirá a detectar a tiempo las desviaciones y tomar las acciones correctivas con
oportunidad; pero Estupiñán (2010), cuestionaque el control interno administrativo es el plan de
organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos
operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al
logro de objetivo administrativo y mantenerse informado de la situación de la empresa, conforme
a las políticas establecidas mediante el control de evaluación de riesgo y sus actividades, el
control del sistema de información y comunicación, supervisión y monitoreo, por lo que el
control administrativo son los mecanismos, procedimientos, registros que pertenecen a cada uno
de los procesos por el área administrativa, de manera que fomente a la veracidad y eficiencia de
las operaciones en el manejo de recursos en base alos objetivos y metas programadas.
2.2.3.1.2 Control interno contable
Según Cepeda (2005), control interno contable comprende tanto las normas y procedimientos
contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que están relacionados
directamente con la protección de los bienes, fondos y la confiabilidad de los registros contables,
presupuestales y financieros de las organizaciones; mientras Estupiñán (2010), argumenta que el
control interno contable es la consecuencia del control administrativo sobre el sistema de
11
información ya que surge, como un instrumento con el objetivo de que todas las operaciones se
registren oportunamente con el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el periodo
contable en que se llevan a cabo, permita la preparación de estados financieros y mantener el
control contable de los activos para que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este
contabilizado de tal manera que las operaciones se realicende acuerdo con autorizaciones de la
instancia, por lo que el control interno contable es un proceso para cumplir con todas las leyes y
reglamentos establecidos para el cuidado de los activos a través de registros contables adecuados
de manera que en el informe de estados financieros tengan la veracidad al momento de su
presentación y permita una interpretación rápida fiable y oportuna.
2.2.3.2 Objetivos del control interno
Según Mantilla (2009), los objetivos del control interno pueden establecerse para la entidad
como un conjunto de actividades, como son, proteger los activos y salvaguardar los bienes de la
institución, verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos,
promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas, lograr el cumplimiento de las
metas y objetivos programados; pero Rusenas (2007), señala quelos objetivos del control interno
una vez que se han identificado, estimado y cuantificado los riesgos, la máxima dirección y los
directivos de cada área deben diseñar los objetivos de control para minimizar los riesgos
identificados, en dependencia del objetivo, determinar que técnica de control se utilizara para
implementarlo, siempre desde una evaluación de su costo beneficio, por tal razón los objetivos
del control son pasos fundamentales a ejecutar y cumplir por los funcionarios en el desarrollo de
las operaciones como enfoque de control y optimización de los recursos de la institución.
12
2.2.3.2.1 División de los objetivos del control interno
Según Abella (2006), los objetivos se divide en cuatro categorías diferentes:
1. Objetivos estratégicos.- Se trata de los objetivos establecidos al más alto nivel y
relacionados con el establecimiento de la visión y misión de la compañía.
2. Objetivos operativos.- Se trata de aquellos relacionados directamente con la eficacia y
eficiencia de las operaciones, relacionados con el desempeño y la rentabilidad.
3. Objetivos relacionados con la información suministrada a los terceros.- Se trata de
aquellos objetivos que afectan a la efectividad del reporte de la información financiera.
4. Objetivos relacionados con el cumplimiento regulatorio.- Son objetivos relacionados con
el cumplimiento por la empresa con todas las leyes y regulaciones que son de aplicación.
La división de los objetivos se constituye como mecanismos de control y seguimiento en el
cumplimiento de objetivos establecidos en base a la estructura, misión y visión organizacional,
proporcionando una seguridad razonable,procurando que todos los involucrados se comprometan
a ejercer cargos de manera eficiente y oportuna de manera que los resultados de las operaciones
tenga rentabilidad y permita el progreso a la institución.
2.2.3.3 Elementos del control interno
Según Estupiñán (2010), los elementos de control interno de, personal y supervisiónson:
1. Elemento de organización.- Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que
establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades involucradas.
13
2. Elementos, sistemas y procedimientos.- Sistema adecuado para la autorización de las
transacciones, procedimientos y registrar sus resultados en términos financieros.
3. Elementos de personal.- Son prácticas sanas con personal, en todos los niveles, con
aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones.
4. Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
5. Elementos de supervisión.- Una efectiva unidad de auditoría de las operaciones.
6. Elementos de procedimiento de control.- Que ayudan a prevención del fraude por medio
de procedimientos de control, personal competente y rotación de puestos, custodios de
activos, separación de funciones, medidas de seguridad, firmas autorizadas.
Los elementos de control internoproporcionan medidas necesarias y sustanciales para ofrecer una
calidad de presentación en la información de estados financieros y hacer posible la continuidad
eficiente en los procedimientos establecidos de la entidad, asumiendo todos los objetivos
planeados bajo un control y compromiso de cumplir satisfactoriamente.
2.2.3.4 Componentes del control interno
Cuadro Nro. 2
COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE CONCEPTO FACTORES O PRINCIPIOS
Ambiente de
control
Consiste en el establecimiento de
un entorno que estimule, influencie
la actividad personal con respecto
al control de sus actividades es la
base de los demás componentes a
proveer disciplina y estructura, se
asigna autoridad y responsabilidad,
se comparten y comunican los
valores y la conciencia de la
importancia del control.
Filosofía de la administración
de riesgos
Apetito al riesgo
Integridad y valores éticos
Visión del Directorio
Compromiso de competencia
Estructura organizativa
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Políticas y prácticas de RR.HH.
14
Establecimiento
de objetivos
Los objetivos deben establecerse
con anterioridad a que la dirección
identifique los posibles
acontecimientos que impidan su
consecución y deben estar
alineados con la estrategia de la
compañía, dentro del contexto de la
visión y misión establecidas
Estratégicos.- Metas de alto
nivel. Operacionales.- Ejecución
ordenada de las operaciones
Información.- Referido a que la
contabilidad sea confiable.
Cumplimiento.- De leyes y
regulación de acuerdo con la
política gubernamental.
Identificación de
riesgos
Consiste en identificar los eventos
internos y externos que afectan a
los objetivos de la entidad,
diferenciando entre riesgos y
oportunidades en los procesos para
fijar objetivos y técnicas de
identificación de riesgos, por lo que
existen técnicas focalizadas en el
pasado y otras en el futuro.
Se debe considerar la distinción de
riesgos y oportunidades con análisis
PEST (factores políticos o
gubernamentales, económicos,
tecnológicos y sociales
DOFA (debilidades,
oportunidades, fortalezas y
amenazas), análisis de flujos de
procesos.
Evaluación de
riesgos
Evaluación de riesgos es una
responsabilidad revisada por los
auditores internos para asegurar que
tanto el objetivo, enfoque, alcance
y procedimiento han sido
apropiadamente llevados a cabo
para salvaguardar sus bienes y
recursos, para mantener su solidez
financiera y su crecimiento.
Para le evaluación de riesgos es
necesario considerar:
Riesgo inherente y residual
Establecimiento de probabilidad e
impacto
Fuentes de datos
Técnicas de evaluación
Eventos relacionados
Respuesta a los
riesgos
Identifica y evalúa las posibles
respuestas a los riesgos y considera su
efecto en la posibilidad y el impacto.
Evalúa las opciones del riesgo el costo
y su beneficio de la respuesta a los
riesgos potenciales, y el grado que más
reporta las posibilidades de riesgo.
La respuesta al riesgo caen dentro
de lo siguiente:
Evitar
Reducir
Compartir
Aceptar el riesgo
Actividades de
control
Son las políticas y los
procedimientos que ayudan a
asegurar que se están ejecutando de
manera apropiada las respuestas al
riesgo, hacen parte del proceso
mediante el cual una empresa
intenta lograr sus objetivos.
Controles generales representan
la infraestructura de la
tecnología, seguridad de
hardware y software.
Controles de aplicación
aseguran complejidad, exactitud
autorización de responsabilidad.
15
Información y
comunicación
Identifica, captura y comunica
información de fuentes internas y
externas, en una forma y en una
franja de tiempo que le permita al
personal llevar a cabo sus
responsabilidades esto puede
ocurrir en un sentido amplio hacia
abajo o a través y hacia arriba en la
entidad, en todos los niveles se
requiere información para
identificar, valorar, y responder a
los riesgos así como para operar y
lograr los objetivos.
Información de reporte
financiero
Información de control interno
Comunicación interna sobre las
responsabilidades individuales
de todos los niveles.
Comunicación externa que se
comunica a partes externas los
asuntos que afectan a la
consecución de los objetivos, al
mismo tiempo analizando los
posibles componentes de
control.
Monitoreo
Es un proceso diseñado para
verificar la vigencia, calidad y
efectividad del sistema de control
interno de la entidad considerando
evaluaciones independientes y
actividades de monitoreo.
Evoluciones continuas e
independientes permiten que la
dirección determine si el control
interno existe y funciona.
Deficiencias de reportea la
dirección y al consejo.
Fuente: ESTUPIÑAN, Gaitán Rodrigo, (2010), Control Interno y Fraudes, Bogotá, Colombia.
NASAUDIT Equipo de trabajo, (2009), Control Interno COSO II, Bogotá Colombia.
Elaborado: Autora
Los componentes de control interno constituye una prioridad para las empresas dedicadas a
mejorar de una manera significativaen todas las diligencias de gestiones, además por medio del
análisis del coso II se puede determinar los lineamientos en cuanto al desempeño personal sobre
el uso culto de recursos, actitudes y acciones en que se desenvuelve las actividades de la
organización y capacidad de asumir compromisos de competencia profesional en las funciones
laborales fortaleciendo a una administración con responsabilidad y transparencia y asegurar la
efectividad de la operaciones.
16
2.2.3.5 Importancia del control interno
Según Mantilla (2009), es importante aplicar el control en una empresa ya que promueve la
eficiencia, asegura la efectividad, previene que se incumplan las leyes y los principios
decontabilidad ya que los directivos de la entidad deben crear un ambiente de control así como un
conjunto de políticas y procedimientos de control; pero Cepeda (2005), argumenta que la
importancia del control interno es esencial en el crecimiento de las organizaciones, el volumen y
la complejidad de las operaciones y niveles de riegos de manera continua buscando el progreso
institucional asegurando la efectividad en los controles de cada operación, por lo que la
importancia del control en toda organización reviste deutilidad y calidad en la conduccióncomo
en el control de las operaciones puesto que promueve a la aplicación y cumplimiento de leyes,
normas y reglamentos, mismos que son indispensables para el desarrollo institucional.
2.2.3.5.1 Responsabilidad del control interno
Según Cepeda (2005), es una responsabilidad gerencial y las responsabilidades específicas son:
1. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el control debe ser competencia
de la máxima autoridad de la organización.
2. En cada área de la organización el encargado de dirigirla debe ser el responsable de
acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidos.
3. La auditoría interna correspondiente debe ser la encargada de evaluar de manera
independiente el control interno de la organización proponiéndole a la gerencia las
recomendaciones para mejorarlo.
17
La responsabilidad del control interno procede de manera jerárquica en donde la máxima
autoridad manifiesta que la responsabilidad del control se extiende a las personas que integran
los órganos encargados de fijar las políticas, planes, programas y de más decisiones que
determinen la función, para cada unidad que integra la estructura organizacional, así como a
quienes desempeñan funciones por medio de una coordinación eficiente y oportuna.
2.2.3.6 Clases del control interno
Cuadro Nro. 3
CLASES DE CONTROL INTERNO
CONTROL
INTERNO
CONCEPTO
Contable
Operativo
Se aplica al movimiento patrimonial y resultados que alteran la
situación patrimonial, económica y financiera de la empresa.
Se emplea en distintas áreas, departamentos de la empresa.
Preventivo
de la información
Administrativa
Se efectúa como protección al patrimonio de la empresa.
Se utiliza para obtener información confiable, oportuna y eficiente.
Optimiza el rendimiento operativo mediante la eficiencia.
Continuo
Esporádico
Se caracteriza por ser rutinario en todos los casos.
Su aplicación es latente, es un control selectivo.
Por sistema
Externo al sistema
El control se incorpora al sistema en el que actúa.
Se realiza por la evaluación que practica un elemento extraño al
proceso, comparándolo con la realidad y con lo que debió suceder.
Directo o deliberado
Indirecto y simultaneo
Control que realiza una revisión interna sobre datos de una
información determinada con sus respectivos elementos de juicio.
Revisión que acompaña a la ejecución de actos administrativos o
técnicos, se basa en la división de tareas.
Administrativo y
Operativo
Contable
Promueve la eficiencia operativa en las transacciones y la adhesión
a las prácticas sanas emanadas de la dirección superior.
Verifica la exactitud y confiabilidad de los datos y registros
contables.
18
Preventivo o
Disciplinario
Protege los bienes de la organización.
Son los procedimientos que se aplican antes de la realización de las
operacionesque sus actos originen efectos.
La máxima autoridad establecerá los métodos y medidas para
verificar la propiedad, legalidad, conformidad con las disposiciones
legales, de todas las actividades administrativas, operativas y
financieras antes de que sean autorizados o surtan su efecto.
Concurrente
Es el proceso que proporciona verificar y evaluar las operaciones
en el mismo momento de la realización, para garantizar la calidad
de control y asegurar el logro de resultados establecidos
aprovechando todos los recursos disponibles de la empresa.
Posterior
Este control es un examen que se debe realizar a las operaciones
financieras y administrativas, por medio de las auditorías interna o
externa, donde el responsable exclusivo es el Organismo Superior
de Control a través de la auditoría.
Fuente: RUSENAS, Oscar Rubén, (2007), Manual de Control Interno,Madrid.
Elaborado: Autora
Las clases de control interno en los procedimientos de la ejecución de las operaciones son
fundamentales ya que proporciona medir y evaluar el desempeño en cada una de las funciones al
mismo tiempo promoviendo a tomar medidas correctivas cuando fuera necesario durante la
ejecución de las actividades en función de los fines y programas de la organización.
2.2.3.7 Principios del control interno
Según Bell, Et al, (2008), los principios del control interno son 7:
1. Segregación de funciones.- Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control,
son papeles que desempeñan directivos principales, el personal de apoyo y auditores.
19
2. Autocontrol.- Son el soporte de la administración en el cual el auditor debe ser
independiente en dos sentidos: el auditor interno debe ser externo a la administración y el
auditor externo debe ser externo a toda la organización.
3. Desde arriba hacia abajo.- Ejercida por los máximos niveles administrativos desde arriba
hacia abajo, no viceversa.
4. Costo menor por beneficio.- El control interno genera valor para la organización, pero si
genera duplicidades es mejor eliminarlos por ello es de vital importancia al momento de
implementar un sistema de control, evaluar o auditar, para evitar futuros inconvenientes.
5. Eficacia.- Es confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros,
cumplimiento de normas y obligaciones, salvaguarda de activos.
6. Confiabilidad.- Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del
sistema de control y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control
7. Documentación.- Todo lo referente a la información del control debe estar debidamente
documentado de manera que pueda ser analizada por la administración de los auditores o
de los reguladores. Actualmente la documentación abarca un aspecto más amplio y hace
referencia a toda la información que sea oportuna sobre el control, para una información
de control oportuna.
Los principios de control son indicadores que sirven de base para el desarrollo de la estructura y
procedimientos de control interno en cada área, ejercida por los máximos niveles administrativos
quienes se encargaran de que todos los empleados cumplan con los deberes y obligaciones
específicas ya que en la actualidad se enfocan los procesos en uso intensivo de tecnologías de la
información, las autoridades se convierten en simples claves para las autorizaciones de acceso.
20
2.2.3.8 Técnicas del control interno
Según Estupiñán (2010), las técnicas de control interno son los siguientes:
1. Por puesto de trabajo.-La información se obtiene indagando que tareas realiza una
determinada persona dentro de una oficina o departamento.
2. Por procedimientos o sistemas de información.- Se indagan las operaciones que componen un
procedimiento cual se hace efectivo mediante el seguimiento de los documentos o
formularios y registros que intervienen. Este enfoque permite el diseño de flujo gramas que
facilitan la comprensión de los circuitos administrativos.
Las técnicas del control interno constituyen la base esencial para plantear efectiva y
eficientemente la evaluación del sistema de control interno a los procesos de responsabilidades de
las operaciones a cada funcionario de las unidades departamentales apoyándose en los
documentos de seguimiento como puntos de control para lograr una efectiva respuesta de control.
2.2.3.9 Las técnicas más utilizadas en el control interno
Según Estupiñán (2010), las técnicas más utilizadas son:
1. La entrevista.- Es fundamental en la obtención de la información por parte del auditor es
decir ser capaz de hacer preguntas y obtener respuestas significativas, considerando,
elementos estratégicos como: planeamiento, preparación y la ejecución de la entrevista.
2. Observación personal y directa.- Es una técnica que se aplica frecuentemente y es
apropiada para descubrir cuellos de botella y esto permite confirmar manifestaciones.
21
3. Revisión lectura y estudio de documentación o antecedentes.- Comprende los
antecedentes documentados que puedan existir en la organización serán útiles en la
medida en que contengan información a fin con el estado financiero.
4. Cuestionarios.- Es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado por
preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Esta normalmente
dirigido a empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea y su finalidad es
suplir la entrevista cuando los interrogados se encuentran a distancia entre sí.
Las técnicas del control interno direcciona a la base central del problema para comprender de la
mejor manera la dificultad en cada área y tener un informe acorde a la realidad de la entidad
razón por el cual se constituye que son herramientas útiles para plantear efectiva y eficientemente
la evaluación del sistema de control interno a todos los empleados y funcionarios.
2.2.3.10 Métodos de evaluación
Según Estupiñán (2010), los métodos de evaluación a considerar se mencionan:
1. Método de cuestionarios.- Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en
preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las
distintas áreas de la empresa bajo examen.
2. Método narrativo o descriptivo.- Consiste en la descripción detallada de los
procedimientos más importantes y las características del control interno para las distintas
áreas clasificadas por actividades, este método requiere que el auditor tenga la suficiente
experiencia para obtener la información necesaria y determinar el alcance del examen.
22
3. Método grafico o diagramas de flujo.- Consiste en describir actividades de cada
departamento utilizando símbolos convencionales y explicaciones que den una idea
completa de los procedimientos de la empresa, este método es un complemento útil, la
ventajas es que permite identificar la existencia o ausencia de controles financieros y
operativos, y facilitar la presentación a la gerencia sobre asuntos financieros y operativos.
Los métodos de evaluación son mecanismos que proporciona efectuar un análisis a todo el
personal responsable de cada área, mediante la evaluación del rendimiento y a su vez detectando
las aéreas críticas más importantes para determinar una información uniforme que tenga
suficiente veracidad sobre la utilidad laboral, mismo que permita realizar acciones correctivas y
mejorar el nivel de rendimiento laboral logrando a su vez mayor eficiencia administrativa.
2.2.3.11 Pruebas de cumplimiento
Según Estupiñán (2010), son programas que ayuda a formular programas , guías de
procedimientos básicos de auditoría financiera los que deben ser realizados de acuerdo con las
condiciones particulares de cada empresa y según las circunstancias, cuya extensión y alcance
depende de la confianza en el sistema de control, para establecer un plan a seguir con el mínimo
de dificultades, facilitar a los asistentes sus labores y promover su eficiencia y desarrollo
profesional, determinar e indicar a los supervisores las pruebas realizadas y las no aplicables y
pendientes de aplicar, servir de guía para la planeación de futuras auditorías, ayudar a controlar y
facilitar la supervisión de trabajo; por lo que las pruebas de cumplimiento son consideradas como
un factor de seguimiento en un proceso de control interno para medir el desempeño laboral de
23
cada área fijando los objetivos a cumplir estimando los fines que persigue la empresa, en base a
las pruebas sustantivasy a la vez promoviendo al personal trabajar en las funciones específicas
con mínimo de dificultades en base al sistema de control.
2.2.4 Activos fijos
2.2.4.1 Definición
Según Bravo (2009), el activo fijo está constituido por los bienes y derechos de larga duración
que son utilizados en la operación o actividades específicas que la empresa o institución se dedica
durante la prestación de bienes o servicios por lo tanto no están destinados para la venta.
Los activos fijos constituyen recursos indispensables para la empresa ya que son bienes que se
maneja de manera continua en el desempeño normal de las actividades mismos considerados
como patrimonio para el progreso institucional, ya que se mantienen durante más de un año en la
empresa, como ejemplos son los terrenos, edificios, equipos, muebles, y maquinarias.
2.2.4.2 Características
Según Bravo (2009), los activos se caracterizan:
1. Estar en uso o servicio de la empresa.- Ser físicamente tangible.
2. Duración permanente (> 1 año).- Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos
mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).
24
3. Costo representativo.- Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un
ciclo normal de operaciones, el que sea mayor.
4. Estar sujetos a depreciación o amortización (excepto terrenos).- Deben ser utilizado
durante la producción o comercialización de bienes y servicios, en otras palabras, ser
usado en las operaciones o desarrollo de las actividades empresariales de manera continua
y no para ser destinado a la venta.
Los activos fijos se caracterizan por ser de fácil identificación en cuanto a su existencia física, ya
que sus funciones fueron diseñadas para cumplir con una correcta administración en el ámbito
laboral, ya sea público o privado, entre sus funciones se encuentran su vida útil y tratamiento de
sus registros contables, mientras estén disponibles para las operaciones empresariales y por lo
tanto generar beneficios administrativos, operativos y financieros.
2.2.4.3 Clasificación
Cuadro Nro. 4
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS
TANGIBLES INTANGIBLES
NO DEPRECIABLES NO AMORTIZABLES
Terrenos.- Urbanos o rurales
Prestigio o crédito mercantil.- Adquirido en proceso de
absorción, función o combinación de negocios
Obras de arte y reliquias: óleos,
imágenes, grabados, otros.
DEPRECIABLES AMORTIZABLES
Edificios e instalaciones.- Casas, departamentos, locales comerciales,
construcciones e instalaciones
Licencias y concesiones.- Permisos estatales para explotar temporalmente ciertas actividades económicas,
como peajes, caminos, puentes, minas, canteras, etc.
25
Terrenos.- Dedicados a la actividad
agrícola, piscícola, florícola y otras
del ramo.
Franquicias.- Adquiridas mediante contrato o
desarrolladas, que les permiten explotar durante un
tiempo definido ciertos logos, sistemas de administración,
formas de atención, prestigio procedimientos y en fin
todo cuanto sea necesario para replicar en otros lugares
negocios prestigiosos.
Maquinaria y equipos.- De
construcción, para la producción
industrial sean mecánicas,
electrónicas semiautomáticas.
Patentes industriales.- Permisos que se adquieren para
explotar fórmulas industriales.
Vehículos.- Tráileres, camiones,
autos, camionetas, aeronaves,
buques, lanchas, otros.
Lista de clientes.- Adquiridos a bancos, firmas
comerciales e industriales que por alguna razón dejan un
mercado cautivo que puede seguir siendo controlado.
Mobiliario y enseres.- Muebles de
oficina, de sala, comedor, de uso
didáctico, otros.
Inventos.- Ciencia y tecnología.
Equipos de oficina.- Copiadoras,
calculadoras, centrales telefónicas.
Propiedad intelectual.- Escritos, poesía, literatura,
música y tecnología, desarrollados por los individuos.
Equipos de computación.-
Hardware, proyector, instalaciones,
redes y similares.
Derechos editoriales.- Adquiridos para la edición y
comercialización de obras literarias, técnicas y aportes
científicos por medios escritos fonográficos o auditivos.
Equipos de audio y video.- Radio
circuitos de video, equipos de
sonido, amplificación y similares.
Marcas y patentes.- Derechos que se adquieren o se
desarrollan sobre marcas comerciales de productos y
servicios, que luego son patentadas.
AGOTABLES (Biológicos)
Yacimientos con contenidos
minerales y no minerales
Desarrollo de investigaciones.- Todos los desembolsos
realizados durante el proceso posterior a la investigación,
que evidencien productivamente, la aplicación de dicha
investigación (la investigación debe ir al gasto).
Plantaciones sembradíos, bosques
y similares
Programas informáticos.- Adquiridos o desarrollados
que puedan ser explotados comercialmente o sirvan para
simplificar y optimizar trabajos administrativos.
Hatos ganaderos de leche.
Fuente: (ZAPATA, Sánchez Pedro, Contabilidad General, Edición 2008. Pág. 173-174)
26
Los activos se clasifican de acuerdo al tipo deempresa para una mejor comprensión y análisis,
estos se clasifican según su capacidad para convertirse en efectivo, o según la destinación o uso
que se le dé, además es importante para medir la liquidez de la empresa, su capacidad de cubrir
pagos a corto plazo, de allí que el capital de trabajo esté fundamentado en el activo corriente.
2.2.4.4 Proceso de ingreso de los activos fijos a la contabilidad
Según Zapata (2008), ingresar un activo significa registrar su entrada con todos los datos que lo
identifican como descripción, proveedor, centro de costo usuario, responsable del activo, etc., por
lo tanto el contador quien efectúa el ingreso del activo en la aplicación con base en los
documentos debe recibir básicamente de parte de las áreas, copia de la factura, orden de compra y
del pedido o de la constancia de recibido del activo.
1. Codificación de inventarios.- Para la codificación de activos fijos existen gran variedad de
métodos de codificación lo que se clasifican de acuerdo a los símbolos que usan y son:
a. Numéricos.- Se denomina a aquellos números como elementos de codificación.
b. Alfabéticos.- El código está compuesto por letras
c. Alfanuméricos.- Constan números como letras como único código de identificación.
d. En orden numérico o de secuencia.- Consiste en la asignación de números en orden
consecutivo comenzando con el uno a las partidas a clasificar.
e. Código de barras.- El código de barras es un símbolo en paralelo de barras y espacios
que contienen información codificada en las barras y espacios del símbolo.
2. Valoración de inventarios.- Los inventarios deben ser valorados por las siguientes leyes
mismas que regulan en los procesos de registros contables y estados financieros.
27
El proceso de ingreso de activos fijos a la contabilidad es importancia ya que representa la
constatación del registro de los bienes adquiridos mismos que serán respaldados con los
comprobantes de compra y de registros contables que mencionen la codificación y el costo del de
cada bien, por lo tanto la información financiera será veraz y oportuna.
2.2.4.5 Leyes, Normas que regulan a los activos fijos.
1. NIIF.- Normas Internacionales de Información Financiera son elaboradas por la Junta de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), desde que han sido publicadas forman
un conjunto normativo de aplicación obligatoria en muchos países, con cuya
implantación se pretende la aplicación de un cuerpo único de normas de gran calidad
para alcanzar una serie de objetivos: Imagen Fiel, Calidad de la información requerida
para que los estados financieros sean útiles a los usuarios con mayor grado de
transparencia, las NIIF se han elaborado desde la perspectiva del inversor favorecer la
comparabilidad de la información financiera.La Superintendencia de Compañía
mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008 estableció para
la adopción de NIIF por parte de las compañías que están bajo su control.
2. NIC.- Normas Internacionales de Contabilidad han sido producto de grandes estudios y
esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del área contable
a nivel mundial, para estandarizar la presentación de información de los estados
financieros, son un conjunto de normas o leyes, cuyo objetivo es reflejar la esencia
económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación,
son obligados a adaptarse a las NIC los bancos y compañías de seguros.
28
3. NEC.- Normas Ecuatorianas de Contabilidad son aquellas leyes que ayudan a regular los
movimientos transaccionales de las empresas en especial en la presentación de estados
financieros los mismos que deberán contener una información exacta sobre la situación
económica, bajo la aplicación y cumplimiento de normas, reglamentos, leyes que regulan
a las entidades financieras, en el desarrollo de las actividades con responsabilidad en las
aéreas administrativas, financieras y operativas, para asegurar la comparabilidad con los
estados financieros de períodos anteriores.
4. NEA.- Normas Ecuatorianas de Auditoría son de aplicación y cumplimiento obligatorio
por parte de los auditores de la contraloría general del estado, auditores internos de las
entidades públicas profesionales de las firmas privadas contratadas de auditoría Cuando
sean designados o contratados por el Organismo Técnico Superior de Control para
efectuar la auditoría en las entidades financieras.
5. NAGAS.- Norma de Auditoría Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales
de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso
de la auditoría, el cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo
profesional del auditor y en nuestro país, las NAGAS, vigente son 10:
a. Normas generales o personales
Entrenamiento y capacidad profesional
Independencia
Cuidado o esmero profesional.
b. Normas de ejecución del trabajo
Planeamiento y supervisión
Estudio y evaluación del control interno
29
Evidencia suficiente y competente
c. Normas de preparación del informe
Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Consistencia
Revelación suficiente
Opinión del auditor
6. PCGA.- Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son conceptos básicos que
establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de
cuantificación de las operaciones y la presentación razonable de situación económica y
financiera de la empresa a través de los estados financieros y el principio fundamental es
PARTIDA DOBLE, es decir no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. El
instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores de
Ecuador, señala que los principios vigentes en el país están divididos en tres grupos:
a. Conceptos básicos.- Consideran la aplicación de los principios contables.
b. Conceptos esenciales.- Especifican el tratamiento general que afectan la posición
financiera y los resultados de las operaciones de las empresas.
c. Conceptos generales de operación.- Guían la selección y medición de los
acontecimientos en la contabilidad y la presentación de la información financiera.
7. SAS.- Statementson Auditing Standars o las Declaraciones de Normas de Auditoría son
interpretaciones de NAGAS, que se han convertido en estándar internacional
especialmente en nuestro continente, da una guía a los auditores externos sobre el
impacto del control interno en la planificación y desarrollo de una auditoría de estados
financieros de la empresa, presentando como objetivos del control, la información
30
financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de
regulaciones que se desarrolla en los componentes de ambiente de control, valoración de
riesgo, actividad, información, comunicación y monitoreo.
8. S.R.I.- El Servicio de Rentas Internas es una entidad técnica y autónoma que tiene la
responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por la ley mediante la
aplicación de la normativa vigente, su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en
el país a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las
obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.
Las leyes y normas que regulan los activos fijos son de carácter aplicativo y obligatorio por las
empresas constituidas que operan diferentes actividades para asegurar un control en la
consecución de objetivos que refleje y garantice la veracidad y transparencia sobre los informes
de los estados financieros, estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del
examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor.
2.2.4.6 Determinación del costo de los activos fijos
Según Bravo, 2009, propiedades planta y equipo representan los activos tangibles adquiridos o
construidos, con la intención de emplearlos en forma permanente, en la administración del ente
económico, que no están destinados para la venta, cuya vida útil excede de un año cuyo valor
histórico incluye, todas las erogaciones y cargas necesarias hasta colocarlos en condiciones de
utilización, tales como las de ingeniería, supervisión, impuestos, donación además puede
incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten la calidad del activo.
31
Determinar el costo de adquisición de un activo como recurso indispensable para el
desenvolvimiento empresarial incluye el precio neto pagado por los bienes, más todos los gastos
incurridos para tener el activo en el lugar y condiciones que permitan su normal funcionamiento,
como los impuestos y gastos de importación, fletes, seguros, etc., ya que un bien que califica
como activo debe estar inicialmente cuantificado a su costo histórico.
2.2.4.7 Donación de activos fijos
Según Fierro (2009), las donaciones se presentan como:
1. Donaciones entregadas.- Las donaciones de aquellos bienes hechas por la empresa o
entidad con motivode incentivar el fortalecimiento a instituciones de beneficencia, son
retiradas de la contabilidad por el valor del costo que represente en libros, pues no tiene
objeto valorarlas y obtener utilidad aparente, cuando el Estado reconoce descuento
tributario menores a las tasas del impuesto de renta.
2. Donaciones recibidas.- Las donaciones recibidas tanto del sector público o privado, por el
desarrollo de una actividad en especial, constituye un activo, un recurso más para la
continuidad de la empresa y superávit de capital, susceptible de ser distribuido en el
momento de la liquidación de la sociedad.
La donación de los activos son contribuciones, en dinero o especie, en concepto de ayuda,por lo
tanto, un bien donado será determinado su costo de acuerdo a la moneda vigente del país, las
donaciones son mecanismos que las empresas realizan a otras entidades u organizaciones con la
finalidad de incentivar al fortalecimiento en el progreso de las actividades que desempeñan.
32
2.2.4.8 Tipos de donación
Según Fierro (2009), se presentan dos tipos de donación:
1. Donación sin condicionamiento.-Hace referencia a las donaciones de activos fijos donde
el donante no expresa u obliga que deba hacer el beneficiario con los bienes donados, la
empresa o entidad está en total libertad para decidir qué hacer con los bienes recibidos.
2. Donación con destinación específica.-Es cuando el donante hace o expresa su voluntad
condicionando la donación, para que la donación se destinen exclusivamente a algo
específico que el donante determina en el documento que legaliza la donación.
La donación en la mayoría de los casos representa gran ayuda para quien lo recibe ya que
representa un beneficio en el desarrollo de sus actividades diarias. Además la donación no
representa ningún costo en cuanto a la compra, más bien representa una utilidad sobre la
necesidad de realizar y mantener la consecución de objetivos institucionales.
2.2.4.9 Utilización de activos fijos
Según Zapata (2008), desde el mismo momento en que los activos fijos entran en uso van a
requerir de ciertos desembolsos para operarlos, mantenerlos y repararlos por ejemplo, los equipos
de cómputo deben ser abastecidos frecuentemente de tintas, cintas de impresoras y otros
elementos; periódicamente requieren de chequeos y mantenimiento, licencias de uso de
programas, etc. Todos estos desembolsos relacionados con su operación y mantenimiento se
deben cargar al gasto o costo de producción, según su uso por los sectores administrativos o
33
productivos respectivamente y en caso del registro de cada operación planteada debe ser
individual, puesto que se realizaran en distintos momentos y con proveedores diferentes.
La utilización del activo fijo siempre generara cambios en valores transaccionales debido al uso y
desgaste con el tiempo por tal razón los bienes pueden requerir de reparaciones de piezas que
demandan desembolsos significativos y si esto ocurre producirá, un aumento en la capacidad
física, incremento de la vida útil, así por ejemplo, las reparaciones de motores entre otros.
2.2.4.10 Pólizas de seguro
Según Zapata (2008), es un proceso para asegurar la vida de los activos entre la empresa o
institución con la compañía aseguradoraconsiderando lo siguiente:
1. Normas sobre el seguro de activos fijos.- La empresa por medio del departamento de
contabilidadque es la sección encargada de canalizar ante la compañía de seguros todas
las comunicaciones relacionadas exclusivamente con las siguientes pólizas: Manejo
global de la nómina de todos los activos considerados como fijos, transportes, Incendio,
referente a los activos, Para lo cual se considera que la vigencia de las pólizas será de un
año. Su renovación será por licitación privada.
2. Proceso para asegurar activos fijos.- En este proceso la empresa consideraráenviar la lista
de los activos a asegurar a la empresa aseguradora guiándose en la interfaz contable
verificando las relaciones de compras y bajas de activos fijos del período con este reporte
se permitirá analizar los activos que ameritan ser asegurados y cuáles no y envía
comunicación a la aseguradora detallando los activos mismos que contendrán descripción
34
característica para que sean incluidos en las diferentes pólizas de seguros, posterior a este
proceso, la aseguradora firma como recibida la información.
3. Proceso para la reclamación ante la compañía asegurada.- Cuando se detecta un hurto de
un activo fijo el procedimiento a seguir será ya dependiendo de las empresas de cómo
tengan realizado el convenio con la aseguradora para proceder con negligencia sobre la
pérdida de un bien y actuar sobre lo sucedido con el fin de de que se evalúe si amerita o
no alguna acción laboral en el proceso de reclamo.
Las pólizas de seguro es una actividad de convenio que realiza la empresacon una
compañíaaseguradora legalmente autorizada para operar en Ecuador, la misma que brinde un
servicio oportuno, asumiendo los riesgos especificados en el contrato de seguro, dando a entender
que asegurado es la interesada en la traslación de los riesgos y beneficiario es la que ha de
percibir, en caso de siniestro,el producto del seguro, dando cumplimiento al lucro cesante y daño
emergente, así también las pólizas como: manejo del dinero, títulos valores e inversiones.
2.2.5 Vida útil
Según Bravo (2009), es el número de años que en buenas condiciones servirá el activo fijo a la
empresa; pero Fierro (2009), argumenta que los activos pierden su valor por el uso o por la
obsolescencia, disminuyendo su potencial de servicio lo queserá deducible la depreciación,
amortización, conforme a la naturaleza de los bienes, duración de vida útil, corrección monetaria
y a la técnica contable, de conformidad a lo previsto de esta ley y su reglamento, como:
1. Valor nominal o adquisición.- Es el valor total que paga la empresa por la compra.
35
2. Valor residual.- Valor estimado que posiblemente tendría el activo al término de su vida.
3. Valor actual.- Este valor se obtiene del valor de adquisición más las mejoras y más lo
valores que resultan de la aplicación de la corrección monetaria integral.
4. Valor en libros.- Es el valor que se obtiene del valor actual menos la depreciación
acumulada.
Por lo que la vida útil de un activo termina cuando ha perdido todo su costo, es decir cuando se
ha depreciado totalmente durante su periodo de tiempo, expresada en años, unidades de
producción, kilómetros, horas, u otra medida por ejemplo, para un inmueble su vida útil suele
estimarse en años para un vehículo en kilómetros o millas entre otros.
2.2.5.1 Depreciación
Según Zapata (2008), consiste reconocer y registrar el desgaste de activos fijos de acuerdo con
los siguientes parámetros como el término contable que denota desgate físico de activos
tangibles por el uso normal o intensivo realizado por el propietario o por terceros, este gasto está
asociado a la utilización del bien en los propósitos técnicos para los cuales fue construido.
La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los activos fijos por el uso a que se les
somete y su función, en la medida en que avance el tiempo de servicio, decrece el valor contable
y la vida de los activos son depreciables por lo tanto se le conoce que los activos tienen una vida
limitada, al menos desde el punto de vista legal y contable y la vida de un activo depreciable
termina cuando ha perdido todo su costo, es decir, cuando se ha depreciado totalmente.
36
2.2.5.1.1 Tabla de porcentajes para la depreciación de activos fijos
Según Zapata (2008), para analizar los tres métodos es importante tener en cuenta la siguiente
tabla de porcentajes que consta en la L.O.R.T.I.
Cuadro Nro. 5
TABLA DE PORCENTAJES PARA LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL (Años) DEPRECIACIÓN ANUAL%
Construcciones y edificaciones 20 5
Maquinaria para construcción 20 5
Muebles y equipo de oficina 10 10
Maquinaria y equipos de instalaciones 10 10
Herramientas en general 4 5
Barcos, trenes y aviones 10 10
Vehículos y equipo de trasporte 5 20
Equipo de computo 3 33.33
Fuente: (ZAPATA, Sánchez Pedro, Contabilidad General, Edición 2008. Pág. 183)
2.2.5.1.2 Métodos de depreciación
Según Zapata (2008), la vida legal o contable de un activo fijo depreciable comienza desde la
fecha en que la empresa lo compra y lo empieza explotar económicamente hasta la fecha en que
se cumple su depreciación total por lotanto, se han desarrollado tres métodos técnicos de
depreciación que permiten aproximar la cifra que será contabilizada como el desgaste físico y
son:
Cuadro Nro. 6
MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN MÉTODOS CONCEPTO DATOS PARA DEPRECIAR
Método
lineal o
Aquel que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar del bien entre
los periodos de vida útil estimada. Es
Costo Histórico o Valor Actual. Valor residual o de último rescate.
Vida útil esperada: Que se
37
línea recta
aplicable en bienes como muebles,
edificios y enseres.
La fórmula es:
C.H. o V.A – V.R
Dep =---------------------------
V.U.E. (años, meses, etc.)
establece en años, semestres o
meses, según la intensidad de uso
previsto y la resistencia de los
materiales.
Método
unidades
producidas
La depreciación en este método es
variable ya que su valor depende del
nivel de la producción la fórmula es:
C.H. o V.A – V.R
Dep =---------------------------x Nro. U.P.P
T.U. (ejem. kilómetros)
Costo histórico o valor actual:
Valor residual o de último rescate:
Vida útil estimada en unidades
programadas de producción: (Total
de unidades)
Unidades producidas en el periodo:
Método
acelerado
(suma de
dígitos)
Mediante este método se estima una
depreciación más rápida en un momento
para luego ir descendiendo o ascendiendo
en intensidad. De ahí su uso eventual en
los vehículos y maquinaria industrial.
Su fórmula es:
Valor a Dep= (V.A – V.R)
Costo o valor actual:
Valor residual o de último rescate
Vida útil esperada
Fuente: ZAPATA, Sánchez Pedro, (2008), Contabilidad General, Colombia
Elaborado: Autora
La depreciación es el proceso de asignar a gasto el costo de un activo es decir es el desgaste o
pérdida de valor a que están expuestos los activos fijos, originado por el uso, en el transcurso del
tiempo o la acción de elementos naturales originando la pérdida de valor contable que sufren los
activos, en la medida en que avance el tiempo de servicio decrece el valor contable de dichos
bienes, por lo tanto se considera que los activos fijos que sufren depreciación tienen una vida
limitada, al menos desde el punto de vista legal y contable del bien.
38
2.2.5.2 Amortización
Según Zapata (2008), amortización es un término contable que denota el “desgaste” técnico por
la explotación directa o indirecta de los intangibles que las normas contables de cada país
establecen cómo se deben hacer las amortizaciones de los bienes adquiridos para que la
contabilidad se aproxime más a la realidad. Los activos es un término en entornos de contabilidad
tiene que ver con la depreciación de activos, Por tanto, se debe utilizar el método de línea recta en
este caso se aconseja definir como valor residual $0,00 yamortización de pasivos se refiere
cuando tenemos un préstamo o hipoteca, debemos un dinero (capital) y dicho dinero hay que ir
reintegrándolo en una serie de pagos.
La amortización es la distribución sistemática del importe amortizable de un activo a lo largo de
su vida útil y se define como el proceso ordenado de eliminar de los libros de contabilidad, el
costo de un activo fijo intangible, por su reducción de valor en la medida enque la utilidad del
activo se disminuye por el transcurso del tiempo también la amortización es el proceso de
cancelar una deuda con sus intereses por medio de pagos periódicos a instituciones financieras.
2.2.5.3 Deterioro
Según Zapata (2008), deterioro es un término que se utiliza para registrar la pérdida del valor
monetario de los activos fijos tangibles e intangibles por obsolescencia, destrucción parcial o
total o suspensión definitiva o temporal de actividades del activo. Se trata del deterioro de
activos, reglado por la NIC 36 deterioro de los activos fijos, originado en cual quiera de los
39
siguientes hechos de carácter técnico o de mercado, como: Los bienes han sufrido daños físicos,
pérdida de competitividad, están obsoletos, por lo que contablemente se debe reconocer y
documentar el registro por deterioro de los activossiempre que se cumplan las siguientes tres
condiciones:Justificación, valoración confiable del deterioro,deterioro acumulado del activo.
La contabilización de la depreciación es con la finalidad de asegurar que los registros estén
correctamente calculados en base a los activos de larga duración y su vida útil considerando el
desgaste físico producido por el uso o deterioro ocasionado durante el transcurso del tiempo
relacionados con el factor tiempo, el desgaste funcional y los factores funcionales relacionados
con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar de manera eficiente.
2.2.5.4 Garantía sobre los activos fijos adquiridos
Según Zapata (2008), es el periodo durante el cual el proveedor que lo vendió brinda la atención
para la solución del inconveniente sin costo alguno, lo que se conoce como la aplicación de la
garantía. El periodo de la garantía es variable y depende de diferentes factores según el tipo de
activo fijo lo importante es conocer en cada caso cuál es, con el fin de estar pendiente que durante
ese periodo no se vaya a causar gasto alguno por parte de la institución.
La garantía sobre los activos adquiridos es un convenio o acuerdo mutuo que establecen entre las
partes proveedor y consumidor durante un tiempo acordado para tener acceso a reclamos futuras
por parte de los usuarios mientras que el proveedor de activos debe brindar atención inmediata a
posibles inconvenientes durante el plazo de garantía convenido en el contrato.
40
2.2.5.5 Mantenimiento de activos fijos
Según Gonzales (2005), una vez vencido el período de garantía, se debe dar mantenimientos:
1. Mantenimiento preventivo.- Es aquel que se realiza en forma programada buscando sostener
las capacidades de funcionamiento o rendimiento de un activo, con el fin de evitar que estas
disminuyan con el paso del tiempo o a consecuencia del desgaste generado por el uso.
2. Mantenimiento correctivo.- Es aquel que se le realiza a un activo afectado en su
funcionamiento y se pretende volver a dejarlo en buenas condiciones de uso antes de realizar
la reparación del activo verificar si la garantía se encuentra vigente.
3. Mantenimiento para mejoras de activos fijos.- Es aquel que se efectúa cuando se pretende
mejorar el rendimiento de un activo. Contablemente se activaran solo aquellas mejoras que
contribuyan notablemente a aumentar la vida útil del activo.
El mantenimiento de activos fijos es la conservación de un bien en buen estado y óptima para
evitar su degradación por las operaciones que sufre el activo fijo durante su funcionamiento, ya
que ellos se deterioran o resienten por el uso que se les da llegando incluso a sufrir desperfectos
técnicos u accidentes que impiden su normal funcionamiento.
2.2.5.5.1 Costo de mantenimiento
Según Guerrero (2009), este costo se causa en el momento que se efectúa el almacenamiento de
un determinado bien se puede involucrar el costo del dinero invertido o lucro cesante, el costo de
arrendamiento o almacenaje, los salarios involucrados en el personal de vigilancia y
41
administración de los almacenes, seguros, impuestos, mermas, perdidas y costos generados por
servicios públicos si se requieren tales como agua, luz y teléfono.
El costo de mantenimiento es considerado aplicar frente a la constante amenaza que implica la
ocurrencia de una falla de un sistema, maquinaria, o equipo, en una entidad dedicada
contantemente a la prestación de bienes o servicios, esto implica dar el mantenimiento a los
activos de manera preventivo, correctivo o posterior ya que es una necesidad para mejorar y el
rendimiento en todo momento, disminuir el gasto por nuevos equipos, maximizar la vida útil de
los equipos,procurando un desempeño continuo de las actividades empresariales.
2.2.5.6 Retiro de activos fijos
Según Zapata(2008), comprende la parte final de la vida de un activo fijo esto solo implica un
cambio en los registros en cuanto a la ubicación física, se reconoce que los activos seguían
sufriendo los procesos de depreciación y ajustes por inflación en esta instancia al pasar al estado
de baja el activo fijo dejará de ser afectado por la depreciación por los ajustes globales por
inflación y será retirado de la contabilidad.
El retiro de activos fijos incluye un proceso donde se considera el desgaste total del activo por lo
que el bien ya no será afectado con ningún asiento contable posterior a la transacción realizada
dando de baja es decir el bien deja de ser utilizado, su periodo de tiempo de vida útil se ha
terminado, por tal razón el bien deja de pertenecer al grupo de los bienes que están en uso
permanente en el ejercicio operacional de la empresa.
42
2.2.5.7 Proceso de retiro o baja de los activos fijos
2.2.5.7.1 Baja de activos fijos
Según Zapata(2008), consiste en excluir de los registros contables los activos fijos por cualquiera
de las siguientes operaciones:venta, canje, donación, destrucción, se debe calcular y registrar la
depreciación acumulada de los activos fijos, sea cual sea la forma de la baja, hay que eliminar su
valor contable de los libros, cuando un activo se hace totalmente inútil se elimina de los libros
debitando la cuenta de depreciación acumulada y acreditando la cuenta de activos y en caso que
un activo se suprima antes de agotar su vida útil estimada, la pérdida debe debitarse en la cuenta
de pérdidas por eliminación de activos fijos.
La baja de un activo fijo es la eliminación de uno o parte de un activo fijo procedente del
patrimonio de activos fijos, esta eliminación se contabiliza desde un punto de vista contable como
una baja de activo fijo producidas por el desgaste durante la operación empresarial entre las
siguientes clases de baja, como venta, canje, donación o destrucción, una baja puede referirse a
un activo fijo completo (baja completa) o a parte de un activo fijo (baja parcial).
2.2.5.7.2 Venta de activos fijos
Según NIFF 16, la decisión de poner a la venta un activo obliga a ubicar este bien en el activo
corriente, bajo la denominación de “activos no corrientes disponibles a la venta” a valor neto en
libros (V.N.L.), por lo que se presentan opciones económicas en tres posibilidades.
43
1. Venta de activo fijo a igual valor que el de libros. En este caso no se produce.
2. Venta del activo fijo a mayor valor que el de libros. En este caso se obtiene utilidad.
3. Venta del activo fijo a menor que el de libros. En este caso se produce una perdida.
Cuadro Nro. 7
VENTA DE ACTIVO FIJO
Fuente: (ZAPATA, Sánchez Pedro, Contabilidad General, Edición 2008. Pág. 193)
La venta de activos fijos es un proceso de llevar la contabilización dependiendo del estado del
bien luego de que haya terminado su vida útil y aún está en condiciones de ser utilizado, en
ocasiones puede resultar confusa por la presencia de la depreciación acumulada, por esta razón
se puede presentar dos situacionesque afecta la utilidad o pérdida en la venta de los
activos.Naturalmente hay utilidad cuando el valor de la venta supera el valor en libros del activo,
y pérdida en el caso contrario.
2.2.5.7.3 Canje de activos fijos
Según Zapata(2008), es una negociación en la que se entrega generalmente el activo usado a
cambio de uno nuevo, para lo cual se paga una diferencia en efectivo o viceversa; se evidencian
dos operaciones simultáneas, una compra por la que debe recibirse una factura con el IVA, si
estuviere gravado con esta tarifa, y una venta del activo nuevo con el IVA respectivo del activo
Recuperación del valor en libros
En la venta del activo
no corriente dispuesto
la venta se tendrá.
Utilidad en la venta
Perdida en la venta
44
usado. Al momento de realizar el canje de activos puede darse con utilidad o pérdida según la
NIC 16 cualquier diferencia positiva o negativa respecto al valor neto se descarga o carga del
precio del bien recibido.
El canje de activos es cambiar un activo fijo por otro del mismo estado, esto proceso de permuta
puede darse dependiendo de la necesidad de la empresa, para esto se debe realizar la orden de
intercambio este contendrá: fecha, descripción y costos del activo fijo motivo del intercambiose
da por mal estado del activo fijo y en su registro contable se debe realizarse la depreciación
acumulada del activo fijo hasta el momento que se dé la baja del activo fijo.
2.2.5.7.4 Destrucción de activos fijos
Según Zapata (2008), la destrucción de activos fijosnormalmente procede cuando a los bienes no
se les puede dar otro uso, puesto que su presencia es nociva al medio ambiente o nadie quiere
comprarlo o recibirlo gratuitamente; se aplica a bienes totalmente depreciados, como
computadores, plantas nucleares, etc.En estos casos el proceso de baja y registro es sencillo,
puesto que no se requiere de facturación y el IVA no se genera. Para justificarlo internamente en
la empresa se emitirá el acta de baja y se correrá el asiento respectivo
La destrucción de activos fijos prácticamente proviene cuando el bien no es servible para ser
utilizado y no se les puede dar otro uso, puesto que su presencia es nociva al medio ambiente o
nadie quiere comprarlo o recibirlo gratuitamente, en estos casos el proceso de baja y registro
contable no necesita de ningún documento de facturas.
45
2.2.5.7.5 Revaluación de activos fijos
Según Zapata (2008), en la consideración de la revaluación, ciertos activos fijos pueden presentar
diferencias notablemente la depreciación física y lo contable, debido a que no fueron
sistemáticamente conciliadas en el tiempo; por tal razón, los bienes pueden perfectamente ser
utilizados en tanto que los saldos contables se presentan depreciados completamente, (NIC 16),
en la parte de la revaluación como terrenos y edificios pueden presentar saldos contables lejanos
de su valor de mercado, esto se da principalmente por la presencia de la denominada
PLUSVALÍA”, por lo que también conviene revaluarlos y el procedimiento debe prever las
siguientes actividades para:
1. Establecer la conveniencia económica y financiera del revalúo.
2. Contratar los servicios profesionales de expertos en tasación.
3. Validar el informe del perito contratado.
4. Poner el informe a consideración de la autoridad superior de la empresa para que apruebe.
5. Informar este asunto al órgano de control para vigilar el funcionamiento de las empresas.
6. Registrar en los libros la diferencia hasta alcanzar el valor aceptado como el nuevo avalúo, es
decir el valor razonable a una fecha determinada.
La revaluación del activo fijo consiste en el incremento de valor que puede originarse cuando el
activo a pesar de haber terminado su periodo de vida útil su estado aún está en condiciones de
usoy es factible seguir utilizando para lo cual es necesario determinar un valor aproximado al
mercado, por lo tanto los activos pueden tener un registro contable por incremento y seguir
utilizando el bien en el uso operacional.
46
2.2.5.8 Ventajas y desventajas de revalorizar la propiedad planta y equipo
Según Zapata (2008),
1. Ventajas
a. Valoración.- Permite expresar PP y E a valores razonables, en unos casos, el referente
es el valor del mercado, y en otros el valor de reposición, también permite fijar de
manera confiable el precio de venta o canje en caso de querer transferirlos.
b. Reconocimiento.- Tal pronto existan diferencias sustanciales entre el valor razonable
y el contable, se debe registrarlas de tal manera que el balance y el estado de
resultados expresen mejor la situación financiera y económica, esto permitirá a tomar
una decisión oportuna.
c. Presentación.- Los activos fijos y el patrimonio de la empresa se incrementan y con
ellos se mejora la empresa, también estos activos valorados a precios de mercado o de
reposición se pueden constituir en mejores garantías para posibles préstamos que se
soliciten.
2. Desventajas:
a. Reconocimiento.- La depreciación de los activos fijos revalorizados no se acepta
como gasto deducible a efectos de calcular el Impuesto Rentas.
b. Presentación.- Es necesario llevar cuentas y registros separados de la depreciación
deducible y no deducible.
c. Costos adicionales.- Se deben pagar impuestos municipales y contribuciones por
cantidades mayores, también requiere contratar y pagar servicios profesionales a los
peritos valuadores
47
Los activos fijos son herramientas útiles para la empresa, de manera cómo se vaya dando el uso
los activos irán perdiendo su valor o a su vez pueden tener un incremento por el mantenimiento
que se le dé o también mejorando en caso del terrenopor la denominada plusvalía, por tal razón se
puede presentarse diferencias notables entre la depreciación física y lo contable, debido a que no
fueron sistemáticamente conciliadas en el tiempo, por lo que los bienes pueden ser utilizadas
perfectamente por mantenerse en buen estado de uso así los saldos contables se presenten
depreciados completamente.
2.2.5.9 Aspecto tributario de la revaluación
Según Zapata (2008), sobre la cifra revalorizada debe proceder contablemente a depreciarse,
pero efectos tributarios, este gasto no se acepta como deducible, tanto la pérdida por deterioro,
como la utilidad por revaluación de un bien que antes fue devaluado, afectarán el cálculo del
impuesto a la renta, puesto que se constituyen en gasto deducible y renta gravable,
respectivamente, en los dos casos debe justificarse con el informe técnico de valuación del perito
profesional.
El aspecto tributario de la revaluación del activo fijo consiste en registrarlos por su valor exacto,
es decir, al costo menos su depreciación, agotamiento o amortización acumulada según sea el
caso, los registros contables con valores exactos a las depreciaciones, a las amortizaciones y
cuando se realizan canjes de los activos, facilitara a que los estados financieros tengan
razonabilidad, su información sea confiable, interpretativo, oportuno y permita la toma de
decisiones de acuerdo a las necesidades de la institución.
48
2.2.6 Manual
2.2.6.1 Definición
“Son documentos que contienen en forma sistemática información acerca de la organización”,
(MUNCH,Lourdes,Contabilidad General, Edición 2010. Pág. 71)
Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una
organización, las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño dando cumplimiento a las políticas, reglas procedimientos, informaciones generales
que deben asumir todo el personal por cada departamento específico sobre descripción de las
actividades, en base a diagramas con simbología de fácil entendimiento para lograr el
cumplimiento de objetivos.
2.2.6.2 Objetivos del manual
Según Rodríguez (2005), el manual tiene por objeto efectuar una detallada y clara exposición de
los fines que pretende alcanzar y de los cargos de que consta dicha organización.
1. Contenido de los manuales.- El contenido de los manuales dependerá directamente de los
siguientes aspectos como tamaño de la empresa y asunto por tratar.
2. Importancia.-Es utilizado como instrumento de trabajo de administración moderna,
además sirve de fuentes de información interna y externa, tanto de directivos y
49
funcionarios como el público. El manual facilita el entrenamiento de nuevos empleados y
la asignación racionalizada de funciones a cada unidad de la empresa.
3. Beneficios de los manuales.-Los manuales ayudan a fijar criterios y patrones, así como la
uniformidad en la terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las
actividades administrativas y productivas ya que constituyen las siguientes razones:
a. Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
b. Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.
c. Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, mediante una
diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.
d. Redacción simple, corta y comprensible.
e. Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
f. Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
g. Tener un proceso continuo de revisión y actualización.
h. Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.
i. Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa,
valorando la estructura de la organización.
Los manuales constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento en las
funciones específicas además facilitaal personal de cada área en el proceso de hacer efectivas las
normas, procesos y funciones administrativas. Brinda beneficios ya que el manual limita a
posibles discusiones innecesarias, por tal razón, el manual es un libro básico que todos hablen y
tengan presente la misión que persigue la empresa, con el fin de obtener resultados reales que
permita un progreso institucional.
50
2.2.6.3 Manual de procedimientos
Según Posso (2006), el manual de procedimientos es una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades específicas, instrucciones de trabajo detalles, pasos a seguir para
realizar determinada diligencia, responsabilidad y participación que deben ser desarrolladas por
los miembros de la organización a través de las cuales esas actividades son cumplidas; pero
Cultural de ediciones, S.A, (2006), argumenta que es un instrumento esencial por el
funcionamiento del control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de
las normas operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y
autoridad, en base a unos principios y objetivos preestablecidos, por lo tanto el manual contiene
la descripción de normas principios y leyes para cumplir, para el beneficio de la entidad.
2.2.6.3.1 Identificación
“Este manual debe incluir, en primer término los siguientes datos:
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Denominación y extensión del manual (general o específico
4. Lugar y fecha de elaboración.
5. Número de páginas.
6. Sustitución de páginas (actualización de información).
7. Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.” (BENJAMÍN,
Enrique. FINCOWSKY, Franklin. Organización de Empresas, Edición 2009: 253.)
51
La identificación de procedimientos en un manual por lo general son puntos principales
desarrollados estratégicamente en base a la estructura organizacional por tal razón éstos ayudan a
establecer normas de control para la custodia de las diferentes operaciones que se suscitan en una
entidad de esta forma facilitando identificar y reconocer el tipo de manual.
2.2.6.4 Clases de manuales
Según Chiavenato (2007),
1. Por su área de ejecución:
a. General.- Cuando abarcan a dos o más organismos, o a uno o más entidades.
b. Particular.- Se refiere a la descripción específica de la organización y procedimientos
de trabajo de una dependencia o de una de sus unidades administrativas en particular.
c. De puesto.- Indican las actividades a realizar por una persona en un puesto.
2. Por su Contenido
a. Manual de organización.- Describe la organización formal, mencionando, para cada
puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
b. Manual de políticas.- Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones.
c. Manual de procedimientos y normas.- Describe en detalle las operaciones que integran
los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las
normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles.
d. Manual del especialista.- Contiene normas referidas exclusivamente a determinado
tipo de actividades u oficios de los empleados que cumplen iguales funciones.
52
e. Manual del empleado.- Contiene aquella informaciónque resulta de interés y que se
les entrega en el momento que los empleadosse incorporan a una empresa.
f. Manual de propósito múltiple.- Reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen
de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
Las clases de manuales se refieren a la descripción específica y procedimientos según el tipo de
empresa, este contendrá los elementos de todo proceso: objetivo, alcance, diagrama de flujo,
actividades, responsables, documentos, proveedores, entradas, salidas, clientes, normas de
operación e indicadores, susceptible para actualizacionessegún la necesidad empresarial.
2.2.6.5 Características
2.2.6.5.1 Componentes del manual de funciones y procedimientos
Según Koonts (2007),
1. Políticas.- Normas que sirven de base para orientar, limitar e interpretar las acciones de
una unidad administrativa para coadyuvar al logro de los objetivos determinados.
2. Procedimientos.- Serie de labores conectadas, que constituye una sucesión cronológicas y
la manera de ejecutar un trabajo, encaminando al logro de los objetivos determinados.
3. Reglas.- Una regla puede ser parte de un procedimiento, aunque normalmente se refiere a
una acción específica, distinta del procedimiento.
4. Cargo.- Conjunto de tareas suficientemente similares que pueden ser designados,
constituida por un incorporado de tareas determinadas condiciones de trabajo.
53
5. El Puesto.- Conjunto de tareas y responsabilidades de la jornada de trabajo,
6. La administración.- Planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos.
7. El proceso administrativo.- Secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas.
Los manuales se caracterizan por que transforma el desarrollo de procesos relacionados entre los
departamentos que tienen una función específica con el único fin de alcanzar el objetivo
empresaria el cual es conforme al comportamiento del ser humano los procesos deben su accionar
a satisfacer necesidades de los distintos clientes (internos y externos).
2.2.6.5.2 Políticas de los manuales
Según Villaseñor (2009), para facilitar la cobertura de responsabilidad de las instancias.
1. Se definirán perfectamente las políticas, normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
2. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos de procesos administrativos.
3. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores,
Las políticas de los manuales se refiere a los lineamientos establecidos en forma general a seguir
en función de cumplimiento, se basan en el principio de quien ocupa un cargo dentro del ente, por
ejemplo: será política de la empresa que todas las personas que ocupen un cargo directivo en la
misma deberán haber cursado estudios profesionales, la política está muy clara.
54
2.2.6.5.3 Ventajas de los manuales
Según Rusenas (2007), permite conocer el funcionamiento interno de la empresa como son:
1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.
2. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas.
3. Auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.
4. Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
5. Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema de tareas de simplificación
6. Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de procesos y métodos.
7. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
8. Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control
9. Minimizar los riesgos personales al cumplir con los parámetros normativos del ente.
10. Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los procedimientos.
La ventaja del manual es que proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la
simplificación de trabajo análisis de tiempos, delegación de autoridad, para el cumplimiento de
las responsabilidades de trabajo, evitando alteraciones duplicidades, regulando a su vez la carga
laboral por lo tanto instituye a un mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
2.2.6.5.4 Limitaciones de los manuales
Según Cultural de ediciones S.A, (2006), exige una permanente actualización de vigencia de su
contenido, además resulta definir el nivel óptimode detalle a efecto de que sean útiles y
55
suficientes flexibles, su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de
un número reducido de personas y por tanto la comunicación es muy fluida y tareas reducido,
Las limitaciones de los manuales es una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de
estos, ya que en cada actividad se logra y se mantiene un sólido plan de organización, que
asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles de trabajo y relaciones pertinentes por la responsabilidad en cada puesto.
2.2.6.6 Técnicas de elaboración de manuales
Según Cepeda (2005), para la elaboración de los manuales se debe considerar lo siguiente:
1. Tomamos la estructura orgánica de la dependencia a la cual se va a elaborar el manual.
2. Determinamos el nivel de autoridad, cargos de dirección, jefes de sección.
3. Tomamos toda la información relacionada con la naturaleza de cada función.
4. A cada empleado le pedimos que describa lo que hace.
5. Se evalúa la descripción de funciones y qué hace el empleado, relacionado con el cargo.
6. Luego que cada empleado describa procedimientos sobre, como lo hace, paso a paso.
7. Se evalúa, estandarización, unidad, secuencia lógica, simplificación y se clasifica.
8. Luego apéndices 2 y 3 se adaptan y diligencian acorde con las instrucciones de cada uno.
9. Requiere además de la narrativa, una flujogramación, mediante signos convencionales.
10. Se consolidan todos los formatos de acuerdo con el organigrama de la unidad, se integra
bajo la denominación de manual de funciones y procedimientos, con el nombre de la
unidad al que corresponde y se procede al reconocimiento de la autoridad competente.
56
Las técnicas de elaboración del manual son procesos de levantamiento de los procedimientos que
forman parte de la elaboración del manual con la descripción de cada función, como: elaboración,
revisión, modernización y actualización del manual en la entidadque permita, señalar, controlar la
ejecución y cumplimiento de las responsabilidades en las fechas o plazos establecidos.
2.2.6.7 Estructura de un manual de control interno
Según Cepeda (2005), su elaboración debe ser una de las actividades centrales de la oficina de
control interno, explícitamente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de
control, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables ya que las actualizaciones
se deben producir cada vez que la oficina de control interno de común acuerdo con los empleados
concluyan modificar en base a la necesidades de la empresa.
La estructura de la elaboración del manual corresponde a la ordenación orgánica de toda
organización sin importar la magnitud de la institución para determinar funciones en base a los
niveles de autoridad las responsabilidades y las especificaciones de tareas de cada departamento
que permita controlar y evaluar el desempeño a través de un manual o sistema de control interno.
2.2.6.7.1 Contenido de procedimiento de un manual
Según Cepeda (2005), el contenido de procedimiento de un manual debe considerar:
1. Función.- Es el conjunto de actividades u operaciones que dan características propias y
definidas a un cargo para determinar niveles de autoridad y responsabilidad.
57
2. Procedimientos.- Es el método normativo secuencial y lógico para desarrollar una serie de
actividades de carácter repetitivo que se realiza en forma cronológica y secuencial.
3. Normas.- Son reglas que nos imponen un determinado modo de obrar desempeñada una
función específica, está constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de
desempeño y expresara el área y nivel de aptitud correspondiente dentro de la empresa.
4. Diagramación.- Representar gráficamente hechos, situaciones, relaciones de todo tipo de
actividades propias de la entidad por medio de símbolos que clarifican la interrelación
entre diferentes factores y unidades administrativas.
5. Diagramas de flujo.- Nos permite visualizar de una forma muy clara todas las operaciones
de la entidad y a su vez puede revelarnos los posibles incidentes que podrían causar un
accidente en cualquier parte del proceso de fabricación o de producción.
6. Flujograma de procedimiento.- Es la descripción detallada de todos los pasos que se
realizan en un proceso, utilizando símbolos convencionales que estandarizan y permiten
registrar objetiva y secuencialmente los procedimientos de las distintas.
7. Simbología de flujograma. Consiste en la adaptación de figuras geométricas
convencionales que permiten visualizar con facilidad la totalidad de un sistema o proceso,
mediante el cual se describen objetivamente las áreas de responsabilidad del ente.
En el contenido por lo general en un manual debe tener bien estructurado el procedimiento con
todos los elementos necesarios, funciones específicas y normas de aplicación para cada
departamento y a la vez representando gráficamente a través de símbolos administrativos que
permita visualizar de una forma muy clara todos los procedimientos de la empresa de manera que
cada objetivo tenga su secuencial cumplimientode las actividades.
58
2.2.6.8 Simbología usada en los diagramas de flujo
Cuadro Nro. 8
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
(DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)
SÍMBOLO REPRESENTA
Inicio o término.- Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser
acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad.-Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento.-Representa cualquier documento que entre, se utilice,
se genere o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa.-Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Archivo.-Indica que se guarde un documento en forma temporal o
permanente.
Conector de página.-Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector.-Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte del mismo.
Fuente:(BENJAMÍN, Enrique.FINCOWSKY, Franklin, Organización de Empresas, Edición
2009. Pág. 301.)
59
2.2.6.9 Clases de procedimientos
Según Chiavenato (2008), los procedimientos se transforman en rutinas descritas mediante
flujogramas gráficas que presentan la secuencia de procedimientos, debidamente estandarizados y
formalizados, en función de las actividades de acuerdo a la estructura organizacional.
1. Flujograma vertical.-Refleja la secuencia de una jornada de trabajo mediante filas que
representan diversas tareas necesarias para ejecutar operaciones los empleados.
2. Flujograma horizontal.- Utiliza los mismos símbolos del flujograma vertical y hace
énfasis en los órganos involucradas permite visualizar los trabajos en coordinación.
Las clases de procedimientos para el control constituye un elemento fundamental e indispensable
dentro de las organizaciones ante la magnitud de operaciones que realizan las dependencias y
entidades y la complejidad de éstas, se hace fundamental e imprescindible contar con un eficiente
procesos de control interno que no sólo permita el efectivo cumplimiento de metas y objetivos,
sino que además, disminuya los niveles de riesgo existentes
2.2.6.10 Métodos para elaborar diagramas de flujo
2.2.6.10.1 Definición
Según Vera (2008), un diagrama es una representación gráfica de un hecho, actividad, situación,
movimiento mediante símbolos convencionales y el flujo significa movimiento por lo tanto, es la
representación gráfica de las operaciones que integran un procedimiento y establece su secuencia
60
(quién hace qué, cuando, como, porqué, y para qué), mediante procedimientos que conforman un
sistema el cual proporciona una panorámica de los elementos constitutivos, como:Formatos de
documentos, reportes, registrosy operaciones como: información, cálculos, revisiones, etc.
Los métodos para elaborar diagramas de flujo consiste en presentar, mediante símbolos, las
actividades secuenciales de todo o parte de un proceso (instructivo de simbología estandarizada y
metodología), permite registrar elementos importantes de un procedimiento y se usa en
administración en general y en especial en auditoria, porque facilita la redacción y el
conocimiento de sistemas complejos (muchas interrelaciones), además, detecta puntos relevantes
de un informe cuando no hay procedimientos por escrito.
2.2.6.10.2 Objetivos
Según Vera (2008), diagrama de flujos es una herramienta administrativa que facilita una
coordinada ejecución de actividades por los usuarios por lo tanto su objetivo es:
1. Comprender como se interrelacionan los elementos constitutivos del procedimiento de
manera general o detallada.
2. Evaluar el sistema de control que permite identificar “cuellos de botella”, duplicidad de
operaciones, omisiones operativas, fugas de control y otros problemas.
3. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de la administración establecidas en los
procedimientos.
4. Capacitar personal nuevo para ayudarle a entender fácilmente un procedimiento, trátese
de un encargado de la operación, auditor, analista de sistemas, asesor, etc.
61
Diagrama de flujo tiene como objetivo de servir como un instrumento de consulta donde el
personal puede conocer comprender evaluar y verificar el cumplimiento de las disposiciones
descritas en los procedimientos ya que es muy útil en el desarrollo de las funciones evitando
duplicidad de operaciones logrando una estrecha comunicación entre las aéreas departamentales y
si la necesidad lo amerita capacitar o rotar al personal para el conocimiento sobre el manual.
2.3 Idea a defender
Con el manual de procedimiento de control interno se mejorará el uso de los activos fijos en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de Chaupi Guaranguí,
Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
62
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 Modalidad cualitativa
En esta investigación se utilizó el método cualitativo ya que trata de una diversidad de caminos
en el marco de la investigación social ha sido utilizado para posibilitar un examen más directo de
las motivaciones, actitudes y comportamientos de los usuarios en el manejo de bienes, por lo
tanto la modalidad cualitativa es un proceso sistemático de indagación que ha permitido obtener
información para la interpretación y compresión de hechos de la realidad concretos en cuanto al
manejo de activos en la Cooperativa “Unión Cochapamba”
3.1.2 Modalidad cuantitativa
Método también conocido como ciencia de la administración e investigación de operaciones este
método cuantitativo ha facultado mediciones más precisas sobre la realidad del tema de estudio
desde la planificación y recogida de datos hasta el análisis e interpretación de los mismos por tal
razón la modalidad cuantitativa permitió examinar datos de manera científica utilizando
herramientas de campo como entrevistas aplicadas al personal de la cooperativa y poder
representarlo mediante un análisis.
63
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1 Por los objetivos
3.2.1.1 Aplicada
El objetivo de la investigación se orientó a la solución teórica, mejorando el uso de bienes con
fines prácticos a través de un manual de control interno diseñado en base a las falencias de la
Cooperativa “Unión Cochapamba” considerando la investigación fundamental relacionada con la
generación de conocimientos teóricos o métodos mismos que en un período mediato podrían
desembocar en aplicaciones optimando el cuidado de bienes por los empleados de la institución.
3.2.2 Por el Lugar
3.2.2.1 De campo
La presente investigación tuvo lugar en la Cooperativa “Unión Cochapamba” Comunidad Chaupi
Guaranguí, Parroquia Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura, en donde se recopiló
información mediante entrevistas a los funcionarios quienes están en custodia de los activos a su
cargo, para conocer las necesidades y carencias, identificadas por los mismos por lo que se pudo
comprobar la situación actual de manejo de bienes con el fin de describir de qué modo o porque
causas se produce una situación o acontecimiento particular y obtener nuevos conocimientos en
el campo de la realidad social en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio.
64
3.2.2.2 Bibliográfica
La recopilación de información de fuentes como: libros, tesis, manuales y otros como el conjunto
de conocimientos y técnicas están direccionadas a sustentar las variables de la investigación y al
desarrollo de los componentes del manual, herramientas de gran utilidad para la cuidadosa
indagación del tema, la habilidad para escoger y evaluar materiales de tomar notas claras y bien
documentadas y profundizar cada una de las temáticas relacionadas con el problema.
3.2.3 Por el Alcance
3.2.3.1 Descriptiva
Investigación que ha orientadola identificación de puntos neurálgicos que están afectando al
desarrollo de la empresa por lo que el manual orientará a la optimización de recursos logrando
maximizar resultados, contribuyendo así al mejoramiento de la eficiencia del personal como de
los procesos, a través de las sugerencias expuestas en el manual.
3.2.3.2 Explicativa
Este método investigativo ha dado lugar para llegar a conocer las situaciones, actitudes y
acciones destacadas en los funcionarios de la cooperativa con el objeto de conocer la realidad del
manejo de bienes, cabe recalcar que se pudo recolectar datos suficientes para el desarrollo de la
propuesta, además se estableció estándares, técnicas de evaluación dentro del control interno para
65
mejorar el manejo, registros de adquisiciones, entrega y baja de bienes con la debida autorización
de instancias, además de que se contribuyó con sugerencias y conclusiones de la investigación.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
Debido a que el Manual de Control Interno se considera una herramienta netamente interna de
interés y uso de los empleados solo se consideró la opinión de los funcionarios, por lo que no se
requirió de ninguna fórmula para determinar la muestra ya que la población es pequeña y por lo
tanto es manejable, razón por el cual se aplicara la entrevista, herramienta que facilitara el
desarrollo del presente trabajo.
Cuadro No. 9
DISTRIBUCION DE PERSONAL
DE LA COOERATIVA PARA LA MUESTRA
CARGO O
DEPARTAMENTO
NUMERO DE
EMPLEADOS
GERENTE GENERAL
1
JEFE DE CREDITO
1
CONTADORA
1
TOTAL
3
66
3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
3.4.1 Métodos
3.4.1.1 Inductivo – Deductivo
La aplicación de este método ha concedido lograr los objetivos de la propuesta y de su desarrollo
de una manera sistemática considerando los requerimientos de manera detallada, como parte de la
observación diligente estableciendo conclusiones significativas.
3.4.1.2 Analítico-Sintético
Este método ha permitido la conformación de diferentes teorías mediante análisis para considerar
aspectos puntuales que ayudaron a establecer de una manera técnica el marco teórico que son
fundamentos a la propuesta, investigación aplicada para discernir diversas temáticas
indispensables para la argumentación del tema.
3.4.1.3 Histórico- Lógico
Este método histórico lógico se ha utilizado con el objeto de analizar y difundir científicamente
los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos actuales para obtener resultados
previsibles a la cuestión evolutiva de las actuaciones que va cambiando de acuerdo a
determinadas tendencias o expresiones que ayuda a interpretarlos de una manera secuencial.
67
3.4.1.4 Descriptivo- Sistémico
Por medio de la aplicación de este método se ha podido lograr un análisis más claro y profundo
sobre el por qué el inadecuado uso de bienes en la cooperativa y sobre esta base determinar las
posibles soluciones a los problemas mediante la estructura de estrategias y de la manera en que
este debe ser aplicado dentro de la institución.
3.4.2 Técnicas
3.4.2.1 Observación directa
Por medio de esta técnica se ha podido observar directamente todos los aspectos relevantes de la
cooperativa para obtener la información certera sobre el comportamiento diario de los empleados
sobre la custodia de los bienes donde se pudo verificar los procedimientos que aplican en el
cuidado, de esta manera detectar los problemas y falencias que presenta la institución para
determinar las influencias que intervienen en este fenómeno.
3.4.2.2 Entrevista
Para la recopilación de la información se utilizó como instrumento la entrevista aplicando al
personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” herramienta de gran
importancia lo que proporciono conocer aspectos muy importantes sobre las administraciones de
los bienes por los funcionarios de la institución.
68
3.4.3 Instrumentos
3.4.3.1 Guía de entrevista
La guía de entrevista ha permitido conocer y tomar nota de todos los aspectos encontrados, de
esta manera tener información para determinar la conclusión luego de haber realizado el diálogo.
3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
3.5.1 Análisis de la entrevista aplicada a todo el personal de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA”
En la entrevista aplicada a los empleados de la Cooperativa fue importante conocer aspectos
como el tiempo que laboran, y como la población es pequeña y por lo tanto es manejable se
realizó mediante esta técnica con el cual se determinó que han venido trabajando por el bien delas
comunidades de la zona de Cochapamba hasta que en el año 2000 logran la legalización,
autorización y su inscripción en la Dirección Nacional de Cooperativas como una Cooperativa de
Ahorro y Crédito “UNION COCHAPAMBA” desde entonces luchando por el desarrollo de la
cooperativa.
Durante la entrevista al personal se pudo evidenciar que la institución cuenta con el personal
necesario, pero en caso de llevar un proceso de control de activosa los usuarios, sobre el estado o
rendimiento de bienes no hay un técnico calificado tampoco un manual específico para la
evaluación e inspección sobre la existencia física de los activos por lo tanto el procedimiento de
69
evaluacionesde los bienes son realizadas de manera empírica en base a criterios por la directiva y
los Consejos de Administración que funciona fuera de la institución, además se evidencio que los
activos se encuentran registrados contablemente pero que no son llevados en formatos
formularios diseñados para tal efecto de control de custodia, tampoco los usuarios cuentan con
actas de entrega recepción al momento de ser designados para la custodia de los bienes a su cargo
por lo que no han dado uso adecuado durante su desempeño.
Además se conoció que los activos no se encuentran asegurados para no tener un gasto más
señalo el gerente sin embargo a la larga sería un costo beneficio mas no un gasto manifestó la
contadora. En conclusión se pudo evidenciar que no existe un adecuado control en el manejo de
los activos.
70
3.6 Conclusiones teórico-metodológicas de la investigación de campo
3.6.1 Conclusiones
La Cooperativa no cuenta con un manual de control interno para activos fijos.
Los controles o la toma física de los activos se realizan de forma empírica, mientras que en
caso de faltante de activos fijos la cooperativa no se utiliza ningún procedimiento en especial.
El personal de contabilidad es el adecuado para el control de los activos fijos de la
cooperativa sin embargo no cuenta con el conocimiento necesario para el cuidado de los
bienes.
Los activos son registrados contablemente pero no cuentan con un comprobante o
formularios de control de custodia lo que ocasiona la incongruencia en las adquisiciones.
71
3.6.2 Recomendaciones
En la institución es necesario contar con una herramienta de control de activosfijos para el
manejo eficiente de los bienes ya que representan un recurso indispensable para el desarrollo
de la institución.
Realizar la toma física de manera periódica y sorpresiva para controlar los activos en custodia
en las áreas involucradas, considerando implementar el procedimiento administrativo,
devolución del bien al responsable de la custodia sin perjuicio de las acciones legales
correspondiente si el caso lo amerita.
El personal de contabilidad debe asistir a cursos de capacitación en el área de contabilidad
para actualizar sus conocimientos sobre el control de activos fijos.
Hay necesidad del cumplimento de las disposiciones por la institución para mejorar el control
de los bienes a través de formatos de formularios que permita visualizar tanto las entradas
existencia de un activo y la transferencia a los usuarios o la necesidad de adquisición de un
nuevo bien.
72
CAPÍTULO IV
MARCO PROPOSITIVO
4.1 Título
“Manual de procedimientos de control interno para el uso adecuado de activos fijos en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” comunidad de Chaupi Guaranguí,
parroquia de Ambuquí, cantón Ibarra, provincia de Imbabura”
4.2 Estructura y desarrollo de la propuesta
4.2.1 Estructura de la propuesta
Tema
Introducción
Presentación
Objetivo
Alcance
Principios y valores institucionales
Bases legales
Políticas de activos fijos
Normas técnicas de control interno
Procedimientos, (descripción de actividades, diagrama de flujo, formularios y matrices).
4.2.2 Desarrollo de la propuesta
4.3 Validación de expertos
73
AUTORA:
Ana Ramírez
MATRIZ: Comunidad de Chaupi Guaranguí GERENCIA: TLF 089993815
Punto de atención: En Ibarra, Av. Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez TELEFAX: 06260529
74
ÍNDICE
Tema 1
Introducción 1
Presentación 2
Objetivo 2
Alcance 3
Misión 3
Visión 3
Organigrama funcional propuesta 4
Principios institucionales 5
Valores institucionales 5
Bases legales 6
Políticas de activos fijos 8
Disposiciones generales 10
Control interno 10
Políticas de control interno 11
Normas técnicas de control interno 11
Componentes orgánicos del sistema de control interno 12
Normas relativas al ambiente de control 12
Normas relativas a establecimiento de objetivos 13
Normas relativas a la identificación de riesgos 13
Normas relativas a la evaluación de riesgos 14
Normas relativas respuesta a los riesgos 14
Normas relativas a actividades de control 15
Normas relativas información y comunicación 15
Normas relativas al monitoreo 16
Procedimientos 17
Procedimiento de compras 17
Objetivo 17
Alcance 17
Normas de cumplimiento interno 17
Responsabilidades de autorización 18
Descripción de actividades 18
Diagrama de flujo 22
Puntos de control 26
Formularios de control de activos 26
Cuestionario de evaluación de control interno 30
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 30
Procedimiento de recepción o registro de activos 32
Objetivo 32
Alcance 32
Normas de cumplimiento interno 32
Responsabilidades de autorización 36
75
Descripción de actividades 36
Diagrama de flujo 38
Puntos de control 40
Formularios de control de activos 40
Cuestionario de evaluación de control interno 42
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 43
Procedimiento de entrega de activos fijos al usuario 44
Objetivo 44
Alcance 44
Normas de cumplimiento interno 44
Responsabilidades de autorización 45
Descripción de actividades 45
Diagrama de flujo 47
Puntos de control 48
Formularios de control de activos 48
Cuestionario de evaluación de control interno 51
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 52
Procedimiento de uso del vehículo 53
Objetivo 53
Alcance 53
Normas de cumplimiento interno 53
Responsabilidades de autorización 57
Descripción de actividades 57
Diagrama de flujo 59
Puntos de control 60
Formularios de control de activos 60
Cuestionario de evaluación de control interno 64
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 65
Procedimiento para la conciliación mensual del activo fijo 66
Objetivo 66
Alcance 66
Normas de cumplimiento interno 66
Responsabilidades de autorización 67
Descripción de actividades 68
Diagrama de flujo 70
Puntos de control 72
Formularios de control de activos 72
Cuestionario de evaluación de control interno 74
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 75
Procedimiento de baja contable del activo fijo 76
Objetivo 76
Alcance 76
Normas de cumplimiento interno 76
Responsabilidades de autorización 78
76
Descripción de actividades 78
Diagrama de flujo 81
Puntos de control 84
Formularios de control de activos 84
Cuestionario de evaluación de control interno 88
Matriz de control interno, (factores de riesgo) 89
Simbología de la Norma ANSI utilizada para la Diagramación 90
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 01/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
ESTRUCTURA Y DESARROLLO DE LA PROPUESTA
TEMA
“Manual de procedimientos de control interno para el uso adecuado de activos fijos en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” Comunidad de Chaupi Guaranguí,
Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, provincia de Imbabura”
INTRODUCCIÓN
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”para el desarrollo de sus actividades
de intermediación financiera mantendrábienes tangibles de su propiedad, que pueden ser bienes
muebles e inmuebles como:edificios, terrenos, mobiliario y equipos, vehículos, y otros.
Siendo necesario precautelar la existencia, mantenimiento y uso de la inversiónefectuada en
bienes muebles e inmuebles la administración de la cooperativa disponiendo la aplicación y
cumplimiento del siguiente manual de procedimientos de control interno para el manejo de
activos fijos, denotara un cambio significativo.
Autorizado por:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 02/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
PRESENTACIÓN
El presente manual contiene los elementosfundamentales y rentables ya que registra procesos
que necesariamente deben ser considerados en el manejo de activos de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA”. Es importante señalar que el manual está
conformado por los objetivos, alcance, tratamiento de activos fijos durante su siclo de vida con
diseño de formularios e instructivos, así como un glosario de términos que permita al usuario
facilitar su interpretación considerando la descripción de procedimientos de adquisición,
entrega de bienes a los responsables, así como las bajas por deterioro o desgaste los mismos
representados con simbologías en el diagrama de flujo, con su respectivo formulario, serán de
fácil interpretación para que todo el personal pueda analizarlo, comprenderlo e interpretarlo de
acuerdo alas responsabilidades que tienen los funcionarios en el transcurso de las operaciones
ajustándose a la base legal, reglamentos y normativas de la institución.
OBJETIVO
Orientar el manejo de los activos fijos con el manual de procedimientos de control interno que
garantice una calidad de custodia por los usuarios en la ejecución de las operaciones optimizando
los recursos materiales, económicos y financieros.
Autorizado por:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 03/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas o departamentos de la cooperativa para tener un
control permanente sobre los activos designados.
MISIÓN
Somos una cooperativa que lucha por el establecimiento de una sociedad justa, humana y
democrática con trayectoria seria, confiable, segura y solidaria basados en prácticas éticas y
valores que rigen a la institución, con una permanente innovación de productos y servicios
financieros impulsamos el progreso de los socios.
VISIÓN
Ser una institución rural reconocida a nivel nacional en el sector financiero popular y
solidario, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento en la región norte del país, generar
nuevos servicios que brinden soluciones integrales que motiven la creación de microempresas
solidarias.
Autorizado por:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 04/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
PROPUESTA
Organigrama funcional- propuesta
Cooperativa de Ahorro y Crédito
“UNIÓN COCHAPAMBA”
………...
..……..
Autorizado por:
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACION CONSEJO DE VIGILANCIA
GERENCIA GENERAL
DTO. DE
CONTABILIDAD
DTO. DE CRÉDITO
Y COBRANZA
AUDITORÍA INTERNA
ASESOR JURÍDICO
DTO. DE
TESORERIA
DTO. DE
SISTEMAS
CAJERO/A JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
CRÉDITO
CONTADOR/A
CUADRO REFERENCIAL
Área directiva…………………..……. Área de asesoría y de apoyo……..….. Área ejecutiva o administrativa.…… Área operativa……..………....……...
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 05/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Es tener sentido crítico de la realidad reconociendo las cosas buenas y malas.
Respeto: Profesamos el respeto a la dignidad humana de nuestros clientes, con las que
interactuamos, así como con el entorno y el medio ambiente.
Honestidad: Cumplir con nuestro deber, siendo honrados y veraces en todos nuestros actos.
Justicia: Las relaciones se caracterizan por tratar a cada quien con equidad e imparcialidad,
para ofrecer un trato acorde con los méritos obtenidos.
Disciplina: Cumplir con exactitud todos los compromisos que adquirimos, facilitará el
desempeño de nuestro trabajo y nos hace confiables ante nuestros clientes, es indispensable
para alcanzar la excelencia.
VALORES INSTITUCIONALES
Lealtad: Ser fieles con nuestros clientes, jefes, subalternos y compañeros, pero ante todo
profesamos lealtad a la familia de la cooperativa a la que pertenecemos.
Perseverancia: Luchar con firmeza, disciplina, empeño y dedicación por el logro de nuestras
metas. No desfallecemos ante la adversidad.
Entusiasmo: Mantener un ambiente alegre que es grato para todos.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 06/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Profesionalidad: Cumplir con responsabilidad el desarrollo de las actividades mediante un
personal eficiente.
Servicio: Enfocar las necesidades de los clientes a través de un servicio de calidad.
Compromiso social: Ser solidarios en la sociedad en la que vivimos, apoyar la democracia, el
desarrollo social y la conservación del medio ambiente
BASES LEGALES
Las actividades en el proceso de manejo de activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“UNIÓN COCHAPAMBA” se sujetan a las siguientes disposiciones legales:
El Manual de reglamentos de funcionamiento interno para la Cooperativa “Unión
Cochapamba” esta normado por un conjunto de disposiciones legales tales como: leyes,
reglamentos, resoluciones, e instructivos los cuales deben considerarse en toda su amplitud.
El artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, cada institución del
Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de
control interno.
Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y
SolidarioTítulo II, Art 20, Capital Social en caso de bienes inmuebles obtenidos.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 07/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Mediante donación, no podrán ser objeto de donación, no podrán ser objeto de reparto.
Ley de Régimen Tributario Interno.
TABLA DE PORCENTAJES PARA LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL
(Años)
DEPRECIACIÓN
ANUAL%
Construcciones y edificaciones 20 5
Maquinaria para construcción 20 5
Muebles y equipo de oficina 10 10
Maquinaria y equipos de instalaciones 10 10
Herramientas en general 4 5
Barcos, trenes y aviones 10 10
Vehículos y equipo de trasporte 5 20
Equipo de computo 3 33.33
Normas técnicas de Control Interno se deberá considerar:
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, (PCGA).
Normas Ecuatorianas de Contabilidad, (NEC).
Normas de Auditoria Generalmente Aceptados, (NAGAS).
Normas Internacionales de Contabilidad, (NIC).
NIC 2 INVENTARIOS, el costo de adquisición de inventarios.
NIC 16 Propiedad Planta y Equipo, el modelo de costo contra el modelo de revaluación
establecida en el párrafo 30 a 32.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 08/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS
Las políticas de administración de activos fijos, son las que tiene por finalidad, precautelar los
mismos, para evitar su deterioro, extravío, mal uso y administrar adecuadamente los recursos de
la cooperativa. Las políticas se detallan a continuación:
Se consideran activos fijos de la entidad a los bienes muebles o inmuebles adquiridos por
inversión directa, sea de capital propio, donaciones, contratos de arrendamiento mercantil una
vez ejercida la opción de compra.
Todas las operaciones de compra de activos fijos, sean muebles e inmuebles se sujetarán a lo
dispuesto en el Reglamento de Adquisiciones de la Cooperativa.
La contabilización de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por la cooperativa se
efectuará de acuerdo a lo establecido en el catálogo único de cuentas emitido por la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
La cooperativa contará permanentemente con pólizas de seguro contra incendio, robo, y otros
riesgos por sumas suficientes para todos los bienes muebles e inmuebles ante eventuales
siniestros, cuyos montos son periódicamente actualizados, según la evolución.
La Gerencia General es responsable de los activos fijos de la cooperativa.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 09/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Los activos fijos se mantendrán debidamente registrados por ítems; anotándose la
codificación, fecha de incorporación o adquisición, características, valor y asignación; y, a
que unidad y persona se encuentran asignados para su uso y custodia.
Se practicarán la toma física semestralmente, con el propósito de verificar su existencia y
estado de conservación del bien.
Todos los responsables del manejo de activos fijos deben dar a conocer el estado del bien a su
cargo al departamento de contabilidad (administrador de activos fijos) designado por el
representante legal de la cooperativa, (gerente) de manera periódica (trimestralmente), o
cuando sea necesario a través de formatosde control de custodia, para su mayor control.
Los activos fijos deben ser utilizados exclusivamente por los funcionarios y empleados para
desarrollar las actividades propias de la cooperativa.
Está prohibido el uso de los activos para el personal que no esté capacitado para ello y no esté
debidamente delegado para fines de custodia.
El uso de los bienes estará dada única y exclusivamente de acuerdo a sus características.
Ningún activo sale de la cooperativa sin la debida autorización por el personal competente.
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 10/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
DISPOSICIONES GENERALES
Prohíbase celebrar con los funcionarios, empleados, miembros del Consejo de Administración,
Vigilancia y Comités especiales y parientes dentro del segundo grado de consanguinidad y
primero de afinidad, contratos de servicios, comerciales o de cualquier otra naturaleza que les
signifique lucro personal ya sea en forma directa o por interpuesta persona.
CONTROL INTERNO
El Control interno es un sistema que asegura la calidad de los servicios y de su
administración, se instituya el control previo y concurrente, como mecanismos adecuados que
coadyuven al fortalecimiento empresarial, métodos y medidascoordinadas adoptadas para
proteger sus activos,controlar la precisión y confiabilidad de los datos contables.
Los eventos económicos que realice la cooperativa, deberán registrarseadecuada y
oportunamente en los libros contables de la entidad con apego alas normas legales,
estatutarias, reglamentarias y disposiciones del organismode control, en el contexto de los
principios contables de general aceptación.
Resguardar adecuadamente los activos de la cooperativa, así como la realización eficiente y
productiva de sus operaciones financieras, dentro del marco legal que las regula.
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 11/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
Los activos se sujetarán a evaluación y calificación periódica, con el propósito de mantener
activos sanos y productivos, ya que son sujetos de verificación, arqueos, toma física y
análisis, a fin de determinar su existencia, conformidad y rentabilidad.
Se instituye a través del administrador de activos (Gerente) o a su vez por el Contador la
aplicabilidad del control preventivo,concurrente o posterior de acuerdo a las necesidades de la
cooperativa.
NORMAS TÉCNICAS DECONTROL INTERNO
Las normas técnicas de control interno constituyen el marco básico aplicable con carácter
obligatorio a los órganos institucionales, entidades, sociedades, cooperativas entre otros.
Se entiende por el procedimiento de control interno el conjunto de procesos continuos e
interrelacionadosrealizados para la máxima autoridad, funcionarios y empleados, diseñados
para proporcionar seguridad razonable como finalidad coadyuvar en la consecución y en el
cumplimiento de los siguientes objetivos:Lograr eficiencia, efectividad, y eficacia de las
operaciones, obtener confiabilidad y oportunidad de la información, cumplir las leyes,
reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 12/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
COMPONENTES ORGÁNICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. Ambiente Interno 5. Respuesta a los Riesgos
2. Establecimiento de Objetivos 6. Actividades de Control
3. Identificación de Riesgos 7. Información y Comunicación
4. Evaluación de Riesgos 8. Monitoreo
La responsabilidad por el diseño, implantación y evaluación y perfeccionamiento corresponde a
la máxima autoridad como representante legal de la cooperativa juntamente con las resoluciones
aprobadas de Consejo Administrativo y Vigilancia que corresponde a los demás empleados
realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento en los objetivos
institucionales.
1. Normas relativas al ambiente interno
El representante legal de la cooperativa como máxima autoridad, el consejo de administración
y vigilancia deben mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de
sus deberes y obligaciones así como contribuir con su liderazgo y acciones a proveerlos en la
institución para su cumplimiento por parte de los demás funcionarios.
Realizar las acciones que conduzcan a que todo el personal posea y mantenga el nivel de
aptitud e idoneidad que les permita llevar a cabo los deberes asignados y entender la
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 13/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Importancia de establecer y llevar a la práctica adecuados controles internos.
Asignar la autoridad y responsabilidad, así como establecer claramente las relaciones de
jerarquía proporcionando los canales apropiados de comunicación con adecuadas políticas y
prácticas del personal, principalmente las que se refieran a contratación, inducción
entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias y asegurar el establecimiento
y fortalecimiento de una unidad de auditoría interna si lo existiere.
2. Normas relativas a establecimiento de objetivos
Los objetivos deben existir para fijar y apoyar a la misión de la cooperativa y la máxima
autoridad será responsable de planificar los objetivos necesarios para su cumplimiento.
La máxima autoridad será responsable y se encargara de controlar y supervisar que cada
actividad sea ejecutada de manera oportuna por todo el personal de la cooperativa.
3. Normas relativas a la identificación de riesgos
Los acontecimientos externos e internos que afectan a la cooperativa deben ser identificados
oportunamente, diferenciando entre riesgos de oportunidades para dar cumplimiento a los
objetivos planificados.
Autorizado por:
90
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 14/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Desarrollar y mantener un estilo de gestión que les permita administrar un nivel de riesgo,
orientado a la medición de desempeño y que promueva una actitud positiva hacia mejores
procesos de control a través de la definición y evaluación de la estructura organizativa bajo el
compromiso de responsabilidad para el logro de los objetivos.
4. Normas relativas a la evaluación de riesgos
Definir los objetivos y las metas institucionales considerando la visión y la misión de la
institución y revisar periódicamente su cumplimiento.
La cooperativa debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta internos y externos.
La valoración o evaluación de los riesgos como componente del control interno debe estar
sustentado a un sistema de planificación participativo bajo un compromiso de cumplimiento.
5. Normas relativas respuesta a los riesgos
La cooperativa debe evaluar el riesgo en función de cuatro categorías: evitar, aceptar, reducir
o compartir los riesgos desarrollando una serie de acciones para alinearlos de modo de
descontinuar las actividades que generen riesgo.
Los riesgos que han sido identificados deben ser analizados en cuanto a su impacto o
significado y a la probabilidad de ocurrencia, analizadas la probabilidad de ocurrencia y el
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 15/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Impacto, se deben decidir las acciones que se tomaran para minimizar el nivel de riesgo.
6. Normas relativas a actividades de control
Deben documentar, mantener actualizados y generalizar internamente las políticas y
procedimiento de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del procedimiento
del control interno.
Las actividades de control deben establecerse de manera integrada a cada proceso de la que
llevan a cabo los funcionarios de la cooperativa.
Los formularios y registros deben ser apropiadamente administrados y mantenidos sobre la
conciliación periódica de registros para verificar su exactitud y determinar y enmendar
errores u omisiones, considerando la razonabilidad y la suficiencia Para que sirva como
medio de aseguramiento del adecuado cumplimiento de las funciones, sobre los controles
generales por medio de un documento las políticas y procedimientos sobre los controles de
aplicación específicos.
7. Normas relativas Información y Comunicación
Que todo el personal capte e intercambie la información requerida para desarrollar, controlar
y gestionar sus operaciones.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 16/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Se debe establecer por medio de un documento, las políticas y procedimientos que definan
claramente la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y
aprobar las operaciones de la cooperativa, para proteger y conservar los activos, también el
diseño de formularios y el uso de los mismos, registros que coadyuven en la anotación
adecuada para las transacciones contable así como para delegar custodia a los funcionarios
con echo significativos que realicen en la institución.
8. Normas relativas al monitoreo
El representante legal de la Cooperativa así como los Consejos de Administración y de
Vigilancia deben vigilar que los funcionarios realicen las actividades de control durante la
ejecución de las operaciones de manera integrada.
El nivel Directivo,Administrativo y de Vigilancia son responsables de los procesos de control
ya que deben determinar la efectividad del procedimiento del control interno propio al menos
semestralmente es decir 2 veces al año.
El representante legal es decir la máxima autoridad evaluará periódicamente la efectividad
del procedimiento del control interno dentro de la cooperativa.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 17/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
PROCEDIMIENTOS
1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1. OBJETIVO.- Realizar y asegurarse que las compras sean acorde a la necesidad de la
cooperativa bajo las respectivas firmas de aprobación y autorización.
2. ALCANCE.- Satisfacer en forma oportuna la necesidad de que se trate y adoptando las
medidas destinadas a cautelar los intereses de la cooperativa, en especial en lo relativo a la
calidad, duración, precio, garantías, servicios de mantención y otros de similar naturaleza.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.- Compra de bienes muebles o inmuebles
para el uso de la cooperativa se sujetaráa lo dispuesto en el Reglamento de Adquisiciones:
Previa la solicitudde requisición de compras se verificará la aprobación del estamento
autorizadoen el Reglamento de Adquisiciones de acuerdo a la cuantía de la compra.
La requisición de compras elaborará el departamento que necesite solicitar una compra
para su función respectiva y presentará al contador/a para su respectivo trámite.
Cuando se trate de bienes de computación, debe contar con el estudio del Comité de
Tecnología y Medios o el jefe de sistemas de la cooperativa si existiera y aprobación
previa, Reglamento Interno de la institución.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 18/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
De adquisiciones instancia que resolverá las adquisiciones de montos superiores a
USD$1000; mientras que las compras inferiores a este monto, serán aprobadas directamente
por la Gerencia General, a petición del Contador previa la presentación de cotizaciones.
4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACION:
(A.G.S). Asamblea General de socios.- Cuando el monto supere de (10.000,01) diez
mil dólares con un centavo en adelante.
(C.A). Consejo de Administración.- Cuando el monto vayan de (1.000,01) mil dólares
con un centavo en adelante, hasta el valor de (10.000,00) diez mil dólares.
(G.G). Gerente General Si el monto no supera a ($1000,00), será Gerencia quien
autorice la transacción, previa la presentación de la proforma.
(C.G). Contador, General.- Funcionario quien debe Realizar las adquisiciones de
bienes o servicios, previa la autorización de quienes corresponda en cada caso y de
acuerdo a los reglamentos internos de la cooperativa.
DPTOS. Departamentos.- Responsables o usuarios de activos en custodia.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
La adquisición de bienes muebles e inmuebles para uso de la entidad deberánenmarcarse en las
siguientes procedimientos:
Autorizado por:
95
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 19/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
P
A
S
O
RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDAD PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Departamentos Llenan la solicitud de requisición según la necesidad
de la función describiendo todas las características
específicas y envían a la gerencia para su estudio.
Solicitud de
requisición
(pedido
oficial)
2 Gerente General Recibe la solicitud de requisición y analiza la
necesidad.
¿Aprueba la solicitud?
NO: Queda negada la solicitud.
SI: Delega al Contador General y especialista si lo
amerita para que recauden y analicen por lo menos
tres proformas con su estudio técnico.
Solicitud de
requisición
(pedido
oficial)
3 Contador General Recibe la autorización de la gerencia y recauda las
proformas legalesy previa análisis del técnico según
las características del bien requerido.
Proformas
4 Contador General Presenta a la gerencia para su respectiva revisión.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 20/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
5
Gerente General Recibe las proformas yel informe técnico y analizaen
lo relativo a la calidad, duración, precio, garantías y
procede a analizar la disponibilidad presupuestaria
NO: queda negada la orden de requisición
SI: ordena la elaboración de la orden de compra.
6
Contador General Elabora la orden de compra en base al Reglamento de
Adquisiciones de acuerdo a la cuantía del monto de
la compra procede de la forma siguiente:
- Si el monto a ($1000,00), será Gerencia quien
autorice la transacción,
- Cuando el monto vayan de (1.000,01) mil
dólares con un centavo en adelante, hasta el
valor de (10.000,00) diez mil dólares será el
Consejo de Administración.
- Cuando el monto supere de (10.000,01) diez mil
dólares con un centavo en adelante, será tomada
la decisión la Asamblea General
Orden de
Compra
Autorizado por:
97
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 21/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7 Contador General Presenta la orden de compra para la respectiva
aprobación y según las cuantías analizaran, aprobaran
y autorizaran para la compra respectiva.
8
Contador General Recibe el documento aprobado y autorizado.
Orden de
compra
8
Contador Con la orden aprobada procede realizar el envío de
la orden de compra al proveedorseleccionado para la
factura definitiva.
9 Fin
Autorizado por:
98
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 22/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA COMPRAS
DEPARTAMENTOS GERENTE
GENERAL
CONTADOR/A
CONSEJO DE
ADMINIST.
ASAMBLE
GENERAL
Inicio
Llenan la solicitud de
requisición y entregan
a la gerencia
Recibe y analiza la
solicitud para su
aprobación
NO
DECISIÓN
Notifica y
queda
negada la
solicitud
SI
Delega al contador q
recaude tres proformas
con su estudio técnico
Recibe las proformas,
revisa que tenga el
estudio técnico
1
Recauda tres
proformas legales bajo
el estudio técnico
Entrega al gerente para
su respectiva revisión
y aprobación.
.
Autorizado por:
99
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 23/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
DEPARTAMENTOS GERENTE
GENERAL
CONTADOR/A
CONSEJO DE
ADMINIST.
ASAMBLE
GENERAL
1
Analiza el presupuesto
para la adquisición y;
NO
DECISIÓN
Queda
negada la
adquisición
SI
Ordena la elaboración
de la orden de compra
al contador/a
Elabora la orden de
compra y según las
cuantías será su
aprobación
Orden de compra
2
.
Autorizado por:
100
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 24/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
CONTADOR/A
2
Presenta la orden
realizada para las
firmas autorizadas
2
Cuando el gasto no
supere a $1000.00
será el Gerente
quien autorice la
transacción de la
compra según el
reglamento de
adquisiciones de
bienes o servicios,
Art. 3
Cuando los pagos
vayan de $1000.01
hasta 10000,00
será el Consejo de
Administración
quien autorice la
compra mediante
la resolución según
el reglamento de
adquisiciones
Art. 5
Cuando el gasto de
bienes o servicios
vaya de $1000.01
en adelante será
tomada la decisión
por la Asamblea
General según el
reglamento de
adquisiciones de
bienes o servicios,
Art. 6
2 A
2 B
2 C
Autorizado por:
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 25/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
CONTADOR/A GERENTE
GENERAL
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
ASAMBLE GENERAL
2
Orden de
compra
Recibe la orden de
compra con su
respectiva firma de
autorización
La orden de compra
envía al proveedor
seleccionado
solicitando la factura
original
Fin
1
2 A
Emite la orden
autorizada para la
compra
2 B
Emite la orden con
resolución autorizada
para la compra
2 C
Emite la orden
aprobada y autorizada
para la compra del
bien o servicio
Autorizado por:
102
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 26/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7. PUNTOS DE CONTROL
La solicitud de requisición elaborada y emitida por el personal de un departamento
específico de la cooperativa, el gerente recibirá y verificara para su seguimiento.
Del análisis técnico de las proformas será responsable el contador al momento de
recaudar proformas conforme a la solicitud de requisición.
La orden de compra elaborará el contador y para la aprobación intervendrán Gerente
General o a su vez el Consejo de Administración o en casos especiales la Asamblea
General para dar seguimiento al pedido al proveedor correspondiente precisando la
compra oficial fecha de entrega la descripción específica y técnica de los bienes a
requerir, pago, lugar y condiciones de entrega, lo que el proveedor debe respetar.
La aprobación de la orden de compra del activodará seguimiento el departamento de
contabilidad debe ser siempre en apego estricto a lo estipulado en el pedido oficial bajo
la orden de compra y firmadas por el personal según la cuantía de monto.
8. FORMULARIOS DE CONTROL DE ACTIVOS
Formato para solicitud de requisición (F-1).
Formato para orden de compra (F-2).
Formato para orden de construcción (F-3).
Autorizado por:
103
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 27/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-1 FORMATO PARA SOLICITUD DE REQUISICIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA SOLICITUD DE REQUISICIÓN
FECHA-------------------------------------------------------------------------- Nro.-------------------------------
DEPARTAMENTO------------------------------------------------------------------------------------------------
RESPONSABLE----------------------------------------------------------------------------------------------------
MOTIVO--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
------------------------------------ -----------------------------------
GERENTE RESPONSABLE
Autorizado por:
F-1
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 28/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-2 FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA
FECHA--------------------------------------------------------------------------------- Nro.-----------------------
DEPARTAMENTO-----------------------------------------------------------------------------------------------
RESPONSABLE---------------------------------------------------------------------------------------------------
CODIGO
CANTIDAD
DETALLE
V.
UNITARIO
V.
TOTAL
--------------------------- -------------------------- ------------------------
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Autorizado por:
F-2
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 29/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-3 FORMATO PARA ORDEN DE CONSTRUCCIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATOPARA ORDEN DE CONSTRUCCIÓN
FECHA--------------------------------------------------------------------------------- Nro.----------------------
RESPONSABLE--------------------------------------------------------------------------------------------------
MOTIVO DE LA CONSTRUCCIÓN-----------------------------------------------------------------------
EMPRESA ENCARGADA------------------------------------------------------------------------------------
COSTO DE LA MANO DE OBRA--------------------------------------------------------------------------
CANTIDAD
DESCRIPCION DE LOS
MATAERIALES
V.
UNITARIO
V.
TOTAL
---------------------------------
GERENTE
Subtotal
Total
Autorizado por:
F-3
106
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 30/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
El método de cuestionario es realizado tomando en cuenta las preguntas en base a las debilidades
(conclusiones) encontradas y otras preguntas que se dan para el control interno.
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Procedimiento: Compras Fecha:
Nro. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIÓN SI NO N/A
1
¿Existe un organigrama estructural, funcional
y un manual de funciones?
2
¿Existe un reglamento de adquisiciones que
norme la compra de los activos fijos?
3
¿Existe un control de procedimientos
administrativos que establezca la adquisición,
uso y manejo de los bienes?
10. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Elaboración de solicitudes de requisición
Análisis técnico de las proformas o cotizaciones
Elaboración de la orden de compra
Aprobación de la orden de compra
TOTALES 0 0 1 3
Resultado 1(3)+3(4)=15/4=3.75 Riesgo Alto Positivo
Autorizado por:
107
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 31/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Análisis
El procesode compras es importante para la cooperativa puesto que establece las
responsabilidades y obligaciones de quienes están en total compromiso de asumir y velar por el
control de los activos de la cooperativa ya que mediante este procedimiento se norma la forma
de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar en el desarrollo de las actividades en
cada función específica en base a los procesos determinados.
Además vale recalcar que el ambiente de control prioriza y comprende a toda la organización a
que los empleados deben percibir y afrontar a los riesgos incluyendo una administración de
trabajo con integridad y valores éticos, donde laboran en base a los niveles de autorización
respectiva mediante:
- Elaboración de solicitudes de requisición
- Análisis técnico de las proformas o cotizaciones
- Elaboración de la orden de compra
- Aprobación de la orden de compra
Autorizado por:
108
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 32/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN O REGISTRO DE ACTIVOS
1. OBJETIVO DEL PROCESO.- Recibir. resguardar y controlardetallando específicamente
la forma como un activo fijo llega a la cooperativa y como registrarlo oportunamente en
sus respectivos documentos contables y de custodia.
2. ALCANCE DEL PROCESO.- Llevar un registro oportuno con los códigos de
identificación respectivamente.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.-
La contabilización de los bienes muebles e inmuebles se enmarcará en las siguientes normas:
Revisar que la descripción en la factura coincida con la orden de pedido.
Deberá clasificarse los bienes y contabilizarse de acuerdo a lo dispuesto en él Catalogo
Único de Cuentas emitido por la por la Superintendencia de la Economía Popular y
Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario.
Se contabilizará en el momento de la recepción, al costo como activos fijos solamente los
adquiridos para uso de la Cooperativa para el cumplimiento de sus actividades
específicas, siempre que sus vidas útiles superen al ejercicio económico.
Para construcciones el costo implica la acumulación de desembolsos por concepto de
planos, materiales, mano de obra, gastos generales de construcción, impuestos etc.
Autorizado por:
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 33/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
El costo de ingreso por donación y adquisición de bienes en defensa de créditos y
transferencias de otras cuentas, cuando sea afectado para el uso propio de la entidad, se
considerará el valor corriente en el mercado de bienes similares en el día de su
incorporación.
Se efectuarán las depreciaciones mediante el método de línea recta, de acuerdo a las
normas legales vigentes, en cuanto al período de vida útil, a fin que los estados
financieros reflejen la situación financiera de la entidad, adecuada y razonablemente.
Mantener un inventario valorizado del total de bienes activados como activo fijo con
breve descripción de los mismos, codificación, fecha y valor de origen, descripción de la
documentación de respaldo del mismo.
Pagar los impuestos que se generen por el mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
en uso, y disponer el pago de los tributos previa autorización de Gerencia General.
Para la codificación de los activos fijos se aplicará la siguiente nomenclatura:
Se establecerá una codificación adecuada y de fácil comprensión, que permite identificar,
ubicar, organizar y proteger de todos los activos de la cooperativa, los mismos que serán
marcados con su código correspondiente en un lugar adecuado que no esté expuesto a la
vista del usuario pero si accesible para su control.
Autorizado por:
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 34/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Para la codificación de los activos fijos propiedad de la cooperativa se aplicará lasiguiente
nomenclatura que a continuación se detalla:
CÓDIGO DE LA OFICINA
01 Oficina Matriz
02 Sucursal Ibarra
CODIGO DEPARTAMENTOS
01 Gerencia General
02 Departamento de Contabilidad
03 Departamento de Crédito y Cobranza
04 Departamento de Tesorería
05 Departamento de Sistemas
GRUPOS DE BIENES
Propiedades y Equipo
Cod. Grp. Sub, Grp. Descripción
01 TERRENO
02 EDIFICIOS
03 MUEBLES Y ENSERES
Autorizado por:
111
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 35/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
04 EQUIPOS DE OFICINA
05 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
06 UNIDADES DE TRASPORTE
06 01 Vehículo
06 02 Motocicleta
07 OTROS
Para las cotizaciones y Análisis de Pólizas de Seguro la cooperativa se basara en lo siguiente
para la protección y seguridad de los activos fijos como se mencionan a continuación:
En forma anual la contabilidad conjuntamente con Auditoría Interna si lo existiere deberá
realizar elanálisis como regla a implementar solicitando las cotizaciones de al menos tres
empresas que brinde el servicio de seguros para elegir al mejor,tomando en cuenta el
valor de los activos para efectos de contratar las pólizas.
Una vezelegida la empresa de seguros se enviaran los anexos de todos los activos de
lacooperativa, por lo general la vigencia de cobertura de los seguros es de un año,
cabeindicar que en forma mensual la Unidad de Control Financiero si lo existiere o a su el
departamento de la contabilidad reportará conjuntamentecon comunicación de laGerencia
General a la empresa aseguradora detalles y facturas de todos los bienes adquiridos para
ser asegurados.
Autorizado por:
112
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 36/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Se contaran con la contratación de pólizas de seguro para protegerlos, contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir por los siguientes conceptos:
Robos Incendios
Riesgos especiales
Equipo electrónico
Actualizar periódicamente la vigencia de los seguros.
4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
(G.G).Gerente General: Es quien aprueba el procedimiento contable
(C.G).Contador, General: Se responsabiliza de registrar oportunamente el activo y
garantizar que los valores contables sean razonables.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
P
A
S
O
RESPONSABLE RESPONSABLE PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador general Procede a verificar que la factura sea legal y original
emitida y autorizada por el S.R.I.
Resguardo
del activo
con respecto
2 Contador general Revisa que la factura concuerde con todos los
detalles solicitado en la orden de compra.
Autorizado por:
113
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 37/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
3 Contador
general
Registra todas las características de la factura y el asiento
contable con sus respectivos cálculos de base imponible,
IVA y retenciones correspondientes según las leyes y
normas que regulan.
Registro del
asiento
contable
4 Contador
general
Registra las características del activo, número del
comprobante y establece el registro del tipo de
depreciación método línea recta valor residual aplicando
obligatoriamente las leyes y normas y posteriormente
elcomprobante de reporte de control reporta a la gerencia
para la comprobación de la compra y la existencia del
activo ysumillacionrespectiva.
Comprobante
de control de
activos fijos
5 Gerente Recibe, revisa y sumilla para su respectivo archivo en el
departamento de contabilidad
6 Contador
general
Recibe, revisa y archiva el comprobante de reporte de
resguardo de activo fijo para su control. Con la nota de que
será responsable de realizar mensualmente la depreciación.
Archivo de
documentos
7 Fin
Autorizado por:
114
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 38/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA RECEPCIÓN O REGISTRO DE ACTIVOS
CONTADOR/A GERENTE GENERAL
1
Inicio
Verifica que la factura
sea legal autorizada
por el S.R.I.
Comprueba si la
factura concuerda con
la orden de pedido
Registra todas las
características de la
factura y realiza el
asiento contable
Comprobante
de control de
activos fijos
Registra las
características del
activo y método de
depreciación
Entrega el
comprobante de
control con el registro
del activo comprado
Recibe revisa y
sumilla el
comprobante de
control
1
Autorizado por:
115
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 39/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
CONTADOR/A GERENTE GENERAL
Recibe, revisa y
archiva el
comprobante de
respaldo
Fin
2
1
Envía el documento
para el archivo a la
contabilidad
Autorizado por:
116
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 40/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7. PUNTOS DE CONTROL
Resguardo del activo con respecto a la orden de compra será la gerencia
conjuntamente con la unidad de contabilidad responsables de recibir y verificar que la
compra coincida con la orden de pedido y asegurar que el control global de
activosresulte adecuado y correcto
En cuanto al asiento contable se debe ingresar todas las características de la factura es
decir integrar expedientes de cada bien que contenga la documentación que acredite su
propiedad así como el antecedente de los movimientos que se hayan generado.
El comprobante de control de activos fijos será un documento diseñado
específicamente para identificar oportunamente el resguardo del activo para su control
físico como se indica en los formularios a continuación, de llevar esto actualizado será
el responsable de la administración de activos fijos de la cooperativa. Esto dependerá
de la decisión de la gerencia.
Los documentos deberán estar correctos y ordenadamente archivados.
8. FORMULARIOS DE CONTROL DE ACTIVOS
Formato para orden de compra, ver modelo en el procedimiento uno, (F-2)
Formato para comprobante de control de activos fijos (F-4)
Autorizado por:
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 41/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-4 FORMATO PARA COMPROBANTE DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "UNION COCHAPAMBA"
FORMATO PARA COMPROBANTE DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CODIGO
FECHA
DE
COMPRA
NOMBRE
DEL
ACTIVO
MARCA SERIE MODELO COLOR
VALOR
DE
COMPRA
DEPREC.
ACUMUL. ESTADO OBSERVACION LUGAR RESPONSABLE FIRMA
VIDA
UTIL
MESES
MESES
DEPRECIADOS
DEPRECIACION
MENSUAL
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Autorizado por:
F-4
118
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 42/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Procedimiento: Recepción o ingreso de Activos Fecha:
Nro. PREGUNTAS
RESPUESTAS OBSERVACIÓN
SI NO N/A
1
¿Las facturas de compra son oportunamente
revisadas para el registro contable?
2
¿Están los activos fijos debidamente
codificados de modo que facilite su
identificación con los registros?
3
¿Se efectúa un control físico integral trimestral
de los activos fijos de la Cooperativa?
4
¿La política de depreciación está de acuerdo
con las disposiciones legales?
5
El método de depreciación es consistente de un
¿año a otro?
6
¿Están adecuadamente protegidos los activos
fijos con pólizas de seguros?
7
¿Son respaldados en bóveda los títulos de
propiedad de los bienes inmuebles de la
Cooperativa?
8
¿Las diferencias de importancia identificadas
entre el control físico y los registros contables
son informadas a la Gerencia General de manera
oportuna?
Autorizado por:
119
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 43/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
10. MATRIZ DECONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Resguardo del Activo Fijo (ingreso)
Registro del asiento contable (facturas)
Comprobante de control de activos fijos
Archivo de documentos contables y de control
TOTALES 0 0 1 3
Resultado 1(3)+3(4)=15/4=3.75 Riesgo Alto Positivo
Análisis
Este procedimiento de recepción o ingreso de activos fijos permite evaluar el control de
movimientos de activos mediante establecimiento de objetivos de control como: resguardo de
activos fijos, registro del asiento contable oportuno, además la identificación con sus
características en el comprobante de control y su respectivo archivo de manera cronológica
mismos que deben existir para fijar y apoyar a la misión de la entidad identificando
oportunamente cualquier eventualidad de eventos o riesgos que pueden afectar como ineficiencia
en las operaciones y presentación de la informaciónimpidiendo al logro de objetivos, para esto
los objetivos establecidos deben existir como seleccionados y alineados acorde a la misión de la
entidad como su respaldo.
Autorizado por:
120
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 44/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
3 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
1. OBJETIVO DEL PROCESO.- Registrar y controlar adecuadamente las
responsabilidades de custodia en cada departamento y mantener una mejor coordinación y
cumplimiento mediante comprobantes en custodia establecida para tal efecto.
2. ALCANCE DEL PROCESO.- Llevar registro oportuno con sus códigos respectivamente
desde la obtención del formato de custodia hasta la verificación física de activos.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.-
El responsable y custodio de los activos de la Cooperativa es la Gerencia General, quien
podrá designar un funcionario específico por escrito, que se responsabilice de custodiar y
administrar los activos fijos, en la definición de sus funciones ya que el Consejo de
Vigilancia sorpresivamente podrá realizar la toma física de los bienes existentes.
Mantener un control de los activos que se encuentrenbajo su custodia, identificando el
código, valor, departamento al que se hadestinado su uso, persona a la que está asignado.
Asignar por escrito mediante actas de entrega - recepción al departamento ypersona a la
que responsabiliza del uso y cuidado del bien.
Mantener un archivo de las actas de entrega recepción y de transferencia de todos los
bienes registrados respectivamente.
Autorizado por:
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 45/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Los diferentes departamentos que reciben el activo fijo deben demostrar el cuidado
eficiente de bienes a su cargo según acta de entrega y comprobante de custodia siendo
responsable de su reposición en caso de daño, perdida o extravió.
Disponer al funcionario competente de los bienes adquiridos para que seincorporen a las
pólizas de seguro de la institución.
Entregar al custodio de títulos valores, para que se guarden en bóveda los originales de
los títulos de propiedad de los bienes registrables de la cooperativa.
Efectuar un inventario físico integral trimestral de los bienes de lacooperativa.
4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
(G.G). Gerente General: Es quien aprueba el procedimiento contable
(C.G). Contador, General: se responsabiliza de registrar oportunamente el destino del
activo en custodia y garantizar que el control sea eficiente.
(DPTO). Departamento: responsable de dar adecuado custodio al activo en su poder.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
P
A
S
RESPONSABLE RESPONSABLE PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador General Llenara los formularios para la entrega al funcionario
dependiendo de la solicitud de requisición de manera
Acta de
entrega
recepción
Autorizado por:
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 46/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Que la custodia resulte adecuada Comprobante
de custodia de
Activos fijos
2 Contador
General
Entrega agerencia general para la respectiva
revisión y sumilla delos documentos.
3 Gerente General Recibe, revisa, sumilla y entrega al departamento
solicitante, una copia de los dtos para la firma.
Firmas de
responsables
4 Departamento
solicitante
Recibe y revisa que el activo sea igual al detalle en
el comprobante de custodia
NO: Devuelve para su corrección
SI: Firman el comprobante de recibí conforme el
activo y entrega a la gerencia el comprobante.
5 Gerente General Entregar una copia del comprobante de custodia al
usuario y la original devuelve a la contabilidad para
sus respectivos archivos de custodio
6 Contador
General
Recibe comprobante sumillado por los responsables
de la custodia y procede al archivo respectivo
Archivo de
documentos
7 Fin
Autorizado por:
123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 47/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
CONTADOR/A GERENTE GENERAL DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
2
Inicio
Llena los formularios
según la solicitud de
requisición
Entrega a gerencia
para su revisión y
sumilla
Recibe revisa el
acta, comprobante
de custodia y
archiva
Fin
3
Acta de Entrega
recepción Comprobante de
custodia de
activos fijos
Recibe, revisa y sumilla
los documentos de
control y envía al
departamento solicitnte
Recibe, revisa y procede a
entregar una copia al Dto.
Custodio y la original a
contabilidad
Recibe y revisa que el
activo que recibe sea
igual a la orden de
requisición
DE ACUERDODevuelve
para su
corrección
NO
SI
Firma el acta y el
comprobante de
custodia y entrega al
gerente
Recibe el
comprobante de
custodia y archiva
para su control y
respaldo personal
Autorizado por:
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 48/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7. PUNTOS DE CONTROL
Acta de entrega recepción.-formulario que asegurara dar cumplimiento a las normas
bajo las cuales se debe adquirir transferir o desechar el activo.
Comprobante de custodia de activos fijos.- documento que garantizara contar con
evidencia suficiente de la entrega de cada bien a los departamentos de custodia en la
cooperativa según la solicitud de requisición del funcionario responsable.
Firmas de responsabilidad.- Los movimientos de transferencia o de entrega que se
realicen a los departamentos de custodio deberán de estar debidamente autorizados y
validados por el funcionario delegado de la cooperativa.
Archivo de documentos.- Una vez que el responsable de activo fijo entregue de manera
oportuna el bien solicitado al responsable al mismo momento recabando las firmas
respectivas en los formularios de controlse procederá al archivo correspondiente de
documentos a fin de proporcionar la información necesaria sobre los registros de activos
fijos de manera eficiente y mantener la seguridad física de los activos existentes.
8. FORMULARIOS DE CONTROL DE ACTIVOS
Formato para acta de entrega recepción (F-5)
Formato para comprobante de custodiade activos fijos (F-6)
Autorizado por:
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 49/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-5 FORMATO PARA ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN
El Sr. Gerente en calidad de representante legal y el señor presidente/a de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Unión Cochapamba, quienes dando cumplimiento a la resolución emitida
por el Consejo de Administración en sesión Nº ……. hacen la entrega
de………………………………………………… con la presente acta de entrega recepción:
Nombre beneficiario…………………………………………………………………………..
C.I…………………………………… Fecha recepción……………………….…………….
CANTIDAD DETALLE
Para constancia de los hechos a continuación firman;
----------------------------- ----------------------------
ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME
Autorizado por:
F-5
126
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 50/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-6 FORMATO PARA COMPROBANTE DE CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS
FORMATO COMPROBANTE DE CUSTODIADE A.F.
Nombre:
Unidad departamental:
Certifico haber recibido lo siguiente:
CODIGO DESCRIPCION SERIE MODELO REPORTE OBSERVACIONES
Recibo y acepto que estos bienes quedan bajo mi responsabilidad.
Responsable custodio
Control
Autorizado por:
F-6 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 51/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Fecha:
Nro. PREGUNTAS
RESPUESTAS OBSERVACIÓN
SI NO N/A
1
¿Se formaliza la transferencia de activos fijos de
una unidad administrativa a otra, de manera de
que quede registrado el nuevo destino del bien y
su custodio?
2
¿Se ha delegado la custodia de los activos fijos a
los empleados mediante un acta de entrega
recepción?
3
Aparte de acta de entrega recepción Se ha
entregado un comprobante de custodia de
activos fijos individual al usuario de manera que
pueda identificar los bienes que están a su cargo
4
¿Se realiza arqueos sorpresivos de los activos en
custodia por el responsable del manejo de los
activos a fin de asegurar la existencia de los
bienes en los departamentos delegados?
Autorizado por:
128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 52/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
10. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Acta de entrega recepción
Comprobante de custodia de activos fijos
Firmas responsables
Archivos de documentos
TOTALES 0 0 1 3
Resultado 2(3)+2(4)=14/4=3.50 Riesgo alto Positivo
Análisis
Esteprocedimiento de entrega de activos al usuariodebe ser de manera clara, oportuna y precisa
con documentos de respaldo valorando los pasos a seguir para entregar un activo a un empleado
y de qué manera se le debe hacer responsable del uso del mismo y evaluar el riesgo en función de
cuatro categorías: evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos en cada departamento como
responsables de la custodia desarrollando una serie de acciones como comunicaciónoportuna,
responsabilidad en el cuidado de bienes por medio de los formularios ates mencionados para el
uso racional del activo de modo de descontinuar las actividades que generen inseguridad como
respuesta al riesgo ypara esto necesariamente se dará seguimiento al cumplimientoenla ejecución
de normas ypolíticas como punto clave dando prioridad a actividades de control a fin de
proporcionar la información necesaria y verás sobre los registros de activos fijos de manera
eficiente y mantener la seguridad física de los activos existentes.
Autorizado por:
129
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 53/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
4 PROCEDIMIENTO DE USO DEL VEHÍCULO
1. OBJETIVO DEL PROCESO.- Registrar la utilización, control y buen usode los
vehículos propiedad de la cooperativa.
2. ALCANCE DEL PROCESO.- Este procedimiento es aplicable a los vehículos de la
cooperativa ya que tienen por atributo facilitar el cumplimiento de los objetivos y su uso
debe ser eficiente y orientado exclusivamente a las actividades propias de la institución.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.-
Consejo de Administración
El Consejo de Administración, mediante resolución, será quien designe sobre quién será
la custodia de los vehículos y delegar al gerente para que prosiga con el proceso de
entrega del vehículo, tanto en la matriz como en la oficina que presta los servicios a los
socios en Ibarra, el cual tendrá vigencia hasta que el mismo Consejo de Administración
decida revocar dicha asignación. (previo informe emitido por el Gerente General)
Además será quien vele por que los vehículos permanezcan en las instalaciones de la
CUC ya sea en la matriz que es en la comunidad Chaupi Guaranguí o en la oficina de la
ciudad de Ibarra alcanzando un control eficiente en conjunto con el contador/a quien
también llevara cada movilización registrado respectivamente en los registros de custodio
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130
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 54/90
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Contador general
El contador/a en coordinación con el conductor del vehículo, serán los responsables de la
utilización y mantenimiento de los vehículos; así mismo del correcto uso de los mismos.
Mantener asegurados los vehículos contra daños propios y daños a terceros, con cobertura
por responsabilidad civil, daño moral y lucro cesante.
Las pólizas respectivas deben permanecer vigentes y bajo su custodia e informar al
responsable de la custodia sobre procedimiento y pasos a seguir frente a un siniestro.
Impartir las instrucciones necesarias para el adecuado uso y conservación de los vehículos
asignados de esta manera difundir su uso y normar su funcionamiento.
Llevar un control adecuado de los consumos de combustibles, para cada vehículo,
Informar su cumplimiento y eventuales observaciones al Gerente de la Cooperativa sobre
la custodia de los vehículos durante su permanencia en días y horarios inhábiles.
El registro de control de inspección, kilometraje y combustible se deberá llevar a cabo de
manera permanente en el formato diseñado para la misma, esto permitirá tener mayor
control sobre el estado del vehículo
En el formato de ruta del vehículo se deberá registrar la hora de salida y regreso, al inicio
y término de la jornada laboral, dejando constancia la actividad desempeñada.
Mantener y custodiar la duplicidad de las llaves de los vehículos.
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 55/90
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Chofer o responsable de la custodio del vehículo
Conducir el vehículo de conformidad a los requisitos y a las normas legales y vigentes de
la Ley de Tránsito y Transporte Terrestre y el presente reglamento de la Cooperativa.
Mantener vigente su licencia de conducir.
Velar por el adecuado estado de conservación, presentación y aseo del vehículo,
informandosobre cualquier anomalía de funcionamiento al gerente general para su
reparación oportuna en los talleresautorizados que tengan convenio con la cooperativa.
Utilizar el vehículo sólo en actividades y comisiones propias de la cooperativa.
Para el caso de Soporte Técnico, se deberá estar respaldadas por las "hojas de
mantenimiento", que justifiquen la evolución del cambio (repuestos, equipos, etc.),
diseñado para tal efecto a continuación.
Llevar una responsabilidad compartida con el contador/a manteniendo actualizado el
registro de ruta kilometraje y combustible de la movilización de salida y de regreso del
vehículo según formulario diseñado para tal efecto a continuación.
Informar a contabilidad cualquier situación (siniestro) que pudiera sercubierto por los
seguros.
En caso de daños ocasionados fuera de las actividades de la cooperativa, e infringiendo
las prohibiciones los responsables deberán hacerlo de su propio peculio.
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DOCUMENTO Nº 001
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Prohibiciones para el chofer o responsable de la custodio del vehículo
Para el uso, manejo, cuido y resguardo de los vehículos de la cooperativa está terminantemente
prohibido:
Darle uso distinto a los vehículos que no sean los propios del trabajo que realiza la
dependencia a la cual está asignado.
Prestar vehículos a terceros o personas no autorizadas por la Institución a que conduzcan
los vehículos de la cooperativa
Utilizar los vehículos para asuntos personales
Conducir los vehículos en estado etílico
Dejar abandonado los vehículos en lugares peligrosos para los mismos.
Mantener basura dentro de los vehículos.
La compra de combustible con dinero en efectivo, no se admiten facturas con cargo a ese
concepto.
Ingresar un vehículo de la cooperativa, a un taller particular sin la debida remisión del
responsable de transporte con el visto bueno del gerente general de la cooperativa.
El vehículo debe conducirse de acuerdo a lo indicado en las leyes y reglamentos de
tránsito y a los preceptos de educación vial.
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DOCUMENTO Nº 001
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4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
(G.G). Gerente General: Bajo la autorización del Consejo de Administración Quien
entrega, supervisa y controla los activos en custodia.
(C.G). Contador, General: se responsabiliza de registrar oportunamente el destino del
activo en custodia y garantizar que el control sea eficiente por los responsables.
(F.D). Funcionario Delegado: responsable del custodio del activo recibido.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
P
A
S
O
RESPONSABLE RESPONSABLE PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador General Elabora documentos de soporte
Acta de entrega recepción.
Registro de ruta del vehículo
Control de inspección kilometraje y combustible,
envía a la gerencia para su revisión.
Entrega del
vehículo
2 Gerente General Recibe, revisalos formularios y procede a la entrega
del vehículo al funcionario delegado conjuntamente
con el contador dejar en constancia con la firmas.
Formularios
de custodia
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3 Funcionario
Delegado
Recibe los formularios y revisa que las
características que se describen en los formularios
correspondan al vehículo por medio de acta de
recepción a entera satisfacción de acuerdo a las
especificaciones técnicas de la reparación y el
buen funcionamiento del mismo, por lo tanto se
queda con la copias para el resguardo interno.
Formularios de
custodia
4 Gerente General Deja en constancia la entrega del vehículo con los
comprobantes de control respectivamente y los
originales entrega al contador para su archivo
Formularios de
custodia
5 Contador General Recibe el comprobante de bienes en custodia
originales, archiva de manera cronológica.
En cuanto a la movilización mantendrá el control
a través de registro de ruta, kilometraje y
combustible actualizado en conjunto con el
conductor.
Archivo de
documentos o
registros de
custodia
6 Contador General Fin
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
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6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA USO DEL VEHÍCULO
GERENTE GENERAL CONTADOR/A FUN CIONARIO RESPO
Recibe revisa para
proceder a la entrega y
conjuntamente la
contadora el funcionario
delegado dejar en
constancia con las firmas
Deja en constancia con
los formularios firmados
respectivamente y la
original entrega al
contador para el archivo
3
Inicio
Elabora
documentos
de custodia Acta de entrega
recepción
Registro de
kilometraje
Registro de ruta
kilometraje y
combustible
Verifica que todas las
características del activo
consten en el formulario
y entrega al gerente para
su seguimiento
Recibe y revisa que las
firmas estén correctas y
procede al archivo
Fin
4
Recibe y verifica que la
descripción de las
características en el
formulario de custodia
corresponda al activo que
recibe
SI
Firma los
formularios
respectivos de
custodia y se
queda con las
copias para el
resguardo
personal
Acta de entrega
recepción
Registro de
kilometraje
Registro de ruta
kilometraje y
combustible
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
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7. PUNTOS DE CONTROL
En este procedimiento de la entrega del vehículo se deberá cumplir con las normas
establecidas de autorización y mantener un seguimiento de control de las movilizaciones.
Formularios de custodia permitirán el correcto seguimiento y uso del vehículo mediante
formatos de registro de ruta y kilometraje que permitirá contar con evidencia de cada una
de las transacciones por movilización mismos que deberán estar debidamente registrados
las actividades propias de la cooperativa constando la hora de salida y la hora de regreso
respectivamente y firmados, validados por los responsables. mientras que en la hoja de
mantenimiento se registrara, mantenimientos, reparaciones cambio de lubricantes y
accesorios, incidencias (accidentes y otros).
Archivo de documentos garantizara la identificación oportuna de las movilizaciones
efectuadas por el funcionario delegado en las actividades propias de la institución.
8. FORMUNRIOS DE CONTROL DE ACTIVOS
Formato para acta de entrega recepción, ver el modelo en el procedimiento tres (F-5)
Formato para control de inspección, kilometraje y combustible (F-7)
Formato registro de ruta del vehículo (F-8)
Formato hoja de mantenimiento (F-9)
Autorizado por:
137
NIVEL DE COMBUSTIBLE
NO FUNCIONA: _______
E F
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F-7 FORMATO PARA CONTROL DE INSPECCIÓN, KILOMETRAJE Y COMBUSTIBLE
FORMATO PARA CONTROL DE
INSPECCIÓN, KILOMETRAJE Y
COMBUSTIBLE
CODIGO
VEHÍCULO
FECHA DE ENTREGA -----------------------------
FECHA DE DEVOLUCIÓN ------------------------
DESTINO ----------------------------- PLACA ------------------------
Km. A LA ENTREGA ----------------------------- Km. A LA DEVOLUCIÓN -------------------------
RETIRADO POR: -----------------------------
Nombre y firma -----------------------------
ESTADO A LA ENTREGA ESTADO A LA DEVOLUCION
SI NO DETALLE SI NO
MATRÍCULA
SOAT
PLUMAS DELANTERAS ----------------------------------
PLUMAS POSTERIORES INSPECCIONADO POR
ESPEJO EXT. IZQUIERDO (Nombre y firma)
ESPEJO EXTERIOR DERECHO
FAROS DELANTEROS
FAROS POSTERIORES
ANTENA RADIOS
EMBLEMAS
TAPACUBOS ----------------------------------
RADIO MUSICAL HORA DE SALIDA
ENCENDEDOR
GATA
LLAVE DE RUEDAS
HERRAMIENTAS
PALANCAS
MOQUETAS --------------------------------
EXTINTOR HORA DE LLEGADA
TRIANGULOS
BOTIQUIN
LLANTA EMERGENCIA
NOVEDADES--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Autorizado por:
F-7
138
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F-8 FORMATO PARA REGISTRO DE RUTA DEL VEHÍCULO
FORMATO PARA REGISTRO DE
RUTA DEL VEHÍCULO
CODIGO
VEHÍVULO
PERSONAL AUTORIZADO Nro. NOMBRE RESPONSABLE EMPRESA CARGO OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
INFORMACION DESCRIPCIÓN INFORMACION DESCRIPCIÓN
Hora de salida Nombre conductor
Fecha de salida Empresa
Lugar de origen Vehículo placa
Lugar de destino Tipo de licencia
Fecha de retorno Matricula
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Y OBSERVACIONES GENERALES
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------
-------------------------------- -------------------------------- ------------------------------
ENTREGA CONFORME REVISA CONFORME APROBADO CONFORME
Usuario del vehículo Contador Gerente
Autorizado por:
F-8
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 63/90
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Aprobado por: Fecha:
F-9 FORMATO PARA HOJA DE MANTENIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA HOJA DE MANTENIMIENTO
FECHA-------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nro.--------------
ENCARGADO DEL MANTENIMIENTO--------------------------------------------------------------------------------
ESTADO DEL ACTIVO FIJO-----------------------------------------------------------------------------------------------
CODIGO
CANT.
DETALLE
V. UNIT.
V.TOTAL
EVOLUCION---------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------
RESPONSABLE
Autorizado por:
F-9
140
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DOCUMENTO Nº 001
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9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Fecha:
Nro. PREGUNTAS
RESPUESTAS OBSERVACIÓN
SI NO N/A
1
¿Se formaliza la transferencia de activos fijos de
una unidad administrativa a otra, de manera de
que quede registrado el nuevo destino del bien y
su custodio?
2
¿Se ha delegado la custodia de los activos fijos a
los empleados mediante un acta de entrega
recepción?
3
¿En caso del uso del vehículo aparte de acta
de entrega recepción Se ha entregado un
comprobante de Registro de ruta kilometraje y
combustible, hoja de mantenimiento
respectivamente?
4
¿El responsable del uso del vehículo reporta de
manera diaria y actualizada el registro de ruta
kilometraje y combustible a fin de priorizar las
actividades desempeñadas para la cooperativa?
Autorizado por:
141
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DOCUMENTO Nº 001
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10. MATRIZ DECONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Entrega del vehículo
Formularios de custodia
Archivo de comprobantes o registros de custodia
TOTALES 0 0 2 2
Resultado 1(3)+2(4)=11/3=3.67 Riesgo alto Positivo
Análisis
Este procedimiento de uso del vehículo prioriza la información y comunicación relevante
mediante formularios en una forma de cronogramas que le permita llevar a cabo una actividad de
control con responsabilidad compartida entre el funcionario responsable de la administración del
vehículo y quién conduzca el mismocomo custodio asignado con el objeto de administrar un
controlapropiado, de manera ordenada y actualizada cada actividad desempeñada, para asegurar
que la respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva en la cooperativa. Una buena
coordinación y planificación de actividades permitirá frenar las alteraciones de mal uso del
vehículo.
Autorizado por:
142
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 66/90
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5 PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACIÓN MENSUAL DEL ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO DEL PROCESO.- Conciliar mensualmente el informe contable con el
reporte de activos fijos según el comprobante de control de activos fijosdepurando para
la actualización de la informacióncontable.
2. ALCANCE DEL PROCESO.- Este procedimiento es aplicable a establecer la
constatación contable y toma física de los activos existentes de la cooperativa de forma
real y oportuna.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.-
Las conciliaciones del activo fijo se deben efectuar entre la contabilidad y los departamentos
responsables en custodia, por medio de la toma física según el comprobante de control y los
activos sujetas a conciliación serán:
1). Muebles y enseres 4). Vehículo
2). Equipos de oficina 5). Motocicleta y otros
3). Equipo de computación
El código de activos deberán conformarse de la siguiente manera
1). Código de la oficina3). Grupos de bienes al que corresponda el activo
2). Código departamentos 4). Año de adquisición
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143
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DOCUMENTO Nº 001
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En las cuentas de orden se deberán manejar todos los dígitos y se contabilizan los bienes
o activos que carecen de factura para acreditar la factura.
La conciliación del activo debe hacerse en el formato existente para tal efecto en original
y dos copias, las altas por donación etc., y las bajas de activos fijos que se hayan
registrado.
La fecha de corte mensual de información de los movimientos de activo fijo será el
último día hábil de cada mes.
La información de la conciliación del activo debe entregarse a la gerencia para su
legalización dentro de tres días hábiles de cada mes siguiente.
4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
(G.G). Gerente General: Quien supervisa y controla los activos en custodia a todo el
personal de la cooperativa.
(C.G). Contador, General: Se responsabiliza de registrar oportunamente los
movimientos de control de activos y determinar una información contable razonable,
fiable al elaborar la conciliación mensual del activo.
(D.C). Departamentos de Custodia: Responsables del custodio del activo recibido y de
informar cualquier eventualidad que se presente durante la custodia del bien.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
P
A
S
O
RESPONSABLE RESPONSABLE PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador General Solicita a los departamentos que reporten la lista de
los activos que están en custodia y están disponibles
en sus respectivas funciones.
Comprobante
de custodia de
activos fijos
2 Departamento de
Custodia
Envía actualizado el comprobante de custodia con
la lista de activos al departamento de contabilidad
3 Contador General Recibe, revisa y compara contra el listado de
contabilidad existente y determina correcto?
SI devuelve copia con el comentario de que esta
correcto.
Formato de
conciliación
del activo fijo
4 Departamento Recibe se entera y archiva
5 Contador General NO registra los movimientos por altas, donaciones,
bajas etc. Que se haya registrado durante el mes y
envía copia del registro al departamento de custodia
Autorizado por:
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6 Departamento
de Custodia
Recibe copia del formato de conciliación mensual
del activo fijo con el comentario por escrito de que
es correcto y copia del registro de los bienes si tuvo
modificación alguna para su archivo.
7 Contador
General
Envía la conciliación mensual del activo a la
gerencia para su legalización
Formato de
conciliación
del activo fijo
8 Gerente General Recibe revisa y sumilla y devuelve a contabilidad
para su seguimiento.
Formato de
conciliación
del activo fijo
9 Contador
General
Recibe la conciliación firmada y procede al archivo
pertinente.
Formato de
conciliación
del activo fijo
10 Contador
General
Fin
Autorizado por:
146
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DOCUMENTO Nº 001
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Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONCILIACIÓN MENSUAL DEL ACTIVO FIJO
GERENTE GENERAL CONTADOR/A DEPARTAMENTO CUSTODIA
4
Inicio
Solicita a los
departamentos que
reporten la lista de los
activos fijos en custodia
Recibe y compara
contra el listado de
contabilidad
existente y
determina
Comprobante de
custodia de
activos fijos
CORRECTO
NO SI
Registra los
movimientos por
altas donaciones
bajas ect. Que se
hayan registrado
durante el mes
Envía copia del
registro al
departamento de
custodia con el
comentario de que
está correcto
1
.
Reciben la
comunicación,
Envia actualizada
con información de
la lista de activos
en custodia con
Comprobante de
custodia de
activos fijos
Recibe copia del formato
de conciliación mensual
con el comentario de que
esta correcto y procede
al archivo respectivo
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 71/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
GERENTE GENERAL CONTADOR/A DEPARTAMENTO CUSTODIA
Recibe, revisa,
sumilla y devuelve
a la contabilidad
para su archivoConciliación del
activo fijo
1
Envía la
conciliación del
activo a la gerencia
para su
legalización
Conciliación del
activo fijo
Recibe la conciliación
mensual firmada y
procede al archivo
respectivo
Fin
5
.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 72/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7. PUNTOS DE CONTROL
Comprobante de custodia de activos fijos es uno de los documentos importantes para
determinar la existencia real de los activos en cada departamento de custodia.
Formato de conciliación del activo fijo es un diseño que debe existir permanentemente
para tal efecto en original y copias, mediante estos formularios se podrá invariablemente
llevar las conciliaciones mensuales por el departamento de contabilidad conjuntamente
con los departamentos responsables de la custodia adecuada de los bienes.
La conciliación permitirá determinar las altas por donación entre otros., las bajas de
activo fijo que se hayan registrado durante el mes en la cooperativa de esta forma tener
actualizado los movimientos de los activos con sus valores reales.
8. FORMUNLARIOS DE CONTROL INTERNO
Formato de comprobante de custodia de activos fijos: ver formato en el procedimiento
tres (F-6)
Formato para conciliación mensual del activo fijo (F-10)
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 73/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-10 FORMATO PARA CONCILIACIÓN MENSUAL DEL ACTIVO FIJO
FORMATO PARA CONCILIACIÓN MENSUAL
DEL ACTIVO FIJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
DEPARTAMENTO:
MES Y AÑO QUE CONCILIA:
VALOR
SALDO DEL ACTIVO FIJO DEL MES ANTERIOR:
(+) EL COSTO DE LOS RESGUARDOS DEL ACTIVO FIJO QUE SE RECIBIERON:
(+) LAS ALTAS DE ACTIVOS FIJOS POR
DONACION:
(-) LAS BAJAS DE ACTIVO FIJOS:
(=) AL SALDO DEL MES DE CONTABILIDAD:
SALDO DEL DEPRATAMENTO DE CUSTODIA:
OBSERVACIONES:
ELABORADO
APROBADO
Autorizado por:
F-10
150
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 74/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
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9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Fecha:
Nro. PREGUNTAS
RESPUESTAS OBSERVACIÓN
SI NO N/A
1
¿Conoce el procedimiento a seguir en caso de
determinarse que la pérdida del activo fijo es a
causa de negligencia del funcionario
responsable? Si su respuesta es afirmativa
indique
cuales
son:………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………………………………………………….
2
¿El valor de las reparaciones y mantenimiento
son cargados directamente al gasto?
3
¿Se realiza la conciliación de activos fijos
periódicamente entre el registro o reporte
contable con el comprobante de control de
activos fijos?
4
Se reporta el informe de la actualización de
activos periódicamente a los departamentos
involucrados en la custodia de los bienes.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 75/90
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10. MATRIZ DECONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Formatos de control de los activos fijos
Conciliación de los activos fijos
Custodia de los activos
TOTALES 0 0 1 3
Resultado 1(3)+2(4)=11/3=3.67 Riesgo alto Positivo
Análisis
El proceso de conciliación de activos fijos es una metodología establecida a efecto de reflejar la
consolidación de registro de los activos entre el departamento de contabilidad y el
departamento de custodia es decir datos contables con registro de control de activos, como
responsables seránfacultados de ejecutar la conciliación en base a los resultados obtenidos
durante el mesy se encargaran de cotejar los registros y si detectan diferencias verificaran
movimientos y aclarar o modificar de acuerdo al área que corresponda según sea el caso dando
prioridad a las actividades de control, por medio de información y comunicación para que el
resultado del informe de la conciliación resulte verás y oportunoconel fin de detallar la
veracidad de los activos existentes.
Autorizado por:
152
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 76/90
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6 PROCEDIMIENTO DE BAJA CONTABLE DEL ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO DEL PROCESO.- Identificar documentar y registrar el desgaste de los
activos o bienes sujetos a baja contable en forma íntegra y oportuna, en función del uso y
del tiempo previa solicitud del departamento usuario y responsable de custodia a fin de
darle trámite correspondiente por la instancia autorizada.
2. ALCANCE DEL PROCESO.- Llevar de manera uniforme desde la actualización de
información hasta la verificación del registro contable.
3. NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO.
DEPRECIACIONES:
Se efectuarán las depreciaciones de los activos por el método de línea recta, y de acuerdo
a las normas legales vigentes, en cuanto al período de vida útil estimado del bien. La
depreciación se realizará proporcionalmente cada mes, a fin que los estados financieros
reflejen la situación financiera de la entidad, adecuada y razonablemente.
Mantener un inventario valorizado del total de bienes activados como activo fijo con
breve descripción de los mismos, codificación, fecha y valor de origen, descripción de la
documentación de respaldo del mismo.
Autorizado por:
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 77/90
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Aprobado por: Fecha:
BAJAS
Los activos de la cooperativa serán dados de baja con plena justificación del
departamento contable, verificación y aprobación de la Gerencia y Consejo
Administrativo según los siguientes conceptos: mal uso, desuso (reemplazo),
obsolescencia o pérdida. Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados,
soportados (con el acta respectiva, verificada por parte de Auditoría Interna si existiere,
soportes técnicos del activo.
Las valorizaciones o desvalorizaciones se harán de acuerdo a las normas legales y
reglamentarias vigentes (avalúos técnicos). En caso de no existir facturas u
otradocumentación de soporte, se procederá a contratar peritajes especializados.
Cuando se presenten baja de activos por pérdida, robo u otro siniestro sobre los activos
tangibles de la cooperativa, amparados por una empresa aseguradora, se debe suspender
la depreciación y registrar inmediatamente la baja del activo afectado, el valor del
activo, contra cuentas por cobrar- otros. Se mantendrá en cuentas por cobrar hasta el
reembolso de los fondos por parte de la aseguradora; cuando el valor devuelto es menos
al saldo de la cuenta por cobrar se afectará a gastos y cuando es superior a la cuenta por
cobrar se afectará a otros ingresos varios.
Autorizado por:
154
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 78/90
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Aprobado por: Fecha:
Si se determinare la baja de activos por desuso o deterioro, yuna vez suscrito el acta nota
rizada de baja de activos, se procederá a contabilizar, debitando la depreciación
acumulada de activos registrados en el acta, acreditando el valor en libros de los activos,
y registrando en gastos (cuenta - otros) por ladiferencia pendiente de depreciación en los
casos que exista activos que no seencontraren totalmente depreciados.
4. RESPONSABILIDAD DE AUTORIZACIÓN
(C.A).Consejo de Administración.- Aprobar mediante la resolución cuando sea el caso
(G.G).Gerente General.- Supervisa y controla los activos en custodia
(C.G).Contador, General: Se responsabiliza de registrar oportunamente los
movimientos de control de activos y determinar una información contable razonable
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
P
A
S
O
RESPONSABLE RESPONSABLE PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador general Detecta bienes que por deterioro, obsolescencia,
desuso, donación se requiere y/o hacen necesario
dar de baja.
Proceso de
Baja
2 Contador general Elabora orden de baja para presentar al gerente. Orden de baja
Autorizado por:
155
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PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 79/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
3 Contador
general
Presenta a la gerencia para su respectivo análisis y
aprobación.
Orden de
baja
4 Gerente
general
Recibe y analiza la orden del inicio del trámite del proceso
de baja y a criterio aprueba o rechaza el mismo.
5 Gerente
general
Autoriza baja:
NO.- Deniega orden de baja. (fin)
Notifica a interesado y justifica los motivos del rechazo.
SI.- Autoriza orden firma, cella
Orden de
baja
6 Contador
general
Recibe y evalúa si la baja del activo requiere:
a). Realizar la venta o donación e informa al gerente para la
respectiva resolución con acta.
7 Gerente
general
Solicita una reunión al Consejo de Administración.
8 Consejo
de Adm.
Según el Reglamento de firmas autorizadas Art. 1, El
Presidente del Consejo de Administración, conjuntamente
con el Secretario/ de la cooperativa firmaran todo documento
de: resoluciones, actas, convocatorias, reglamentos,
Autorizado por:
156
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 80/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
Manuales de funcionamiento, planes de trabajo.
9 Consejo de
Adm.
Resolución aprobada envía a la contabilidad para su
respectivo procedimiento de baja con motivo de donación
o destrucción según el estado del activo.
10 Contador
general
Recibe expediente y con base a la autorización, razona los
comprobantes de custodia de activos. Consignado la acta
resolución por el consejo de administración con la cual se
autorizó la baja.
11 Contador
general
Elabora los respectivos: póliza de diario asientos
contables disminuyendo el valor de los bienes dados de
baja del patrimonio de la cooperativa luego hace del
conocimiento oficial de la baja de los activos y Solicita al
gerente el destino de los bienes dados de baja (subasta,
donación, desecho o destrucción de los mismos).
Registro
Contable
12 Contador
general
Archiva los comprobantes, actas de respaldo de los
activos como responsable del registro del control.
Retiro de
Activos
13 Fin
Autorizado por:
157
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PÁGINA Nº 81/90
Elaborado por: Tecnóloga
Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA BAJA CONTABLE DEL ACTIVO FIJO
CONSEJO DE ADMINIS. GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL
Recibe y analiza la
orden de baja
Autoriza
la baja
Deniega orden de baja
y notifica justificando
los motivos del
rechazo
Fin
5
Inicio
Detecta bienes que se
requiere y/o hacen
necesario dar de baja
Elabora orden de
baja y presenta al
gerente
Recibe la orden
autorizada para dar de
baja
Evalúa si la baja del
activo requiere realizar
la venta o donación
1
Autorizado por:
158
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 82/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL
.
Recibe y analiza la
orden de baja
.
Resolución aprobada
para dar de baja con
motivo de donación o
destrucción según el
estado del bien
Solicita una reunión al
consejo de
administración para su
respectiva resolución
1
Informa a la gerencia
para su respectiva
resolución
Recibe expedientes
con la cual se dio de
baja en la resolución
del C.A. según el
estado del bien
Acta de donación de
A.F.
Acta de Destrucción
de A.F. .
Elabora los respectivos
asientos contables
Hace el conocimiento
oficial de baja de los
activos
2
Autorizado por:
159
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 83/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL
.
.
2
Solicita al gerente el
destino de los bienes
dados de baja
Archiva los
comprobantes, actas
como respaldo de
control
Acta de donación de
A.F.
Acta de Destrucción
de Activo Fijo
Fín
Autorizado por:
160
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 84/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
7. PUNTOS DE CONTROL
Para la baja contable de activos fijos de la cooperativa invariablemente se aplicará el
proceso contable con sus respectivos formularios de orden de baja aplicando la
normatividad de la cooperativa como también las leyes que rige en nuestro país,
siendo así para dar seguimiento el proceso de baja, con su registro contable hasta
retirar el activo dado de baja respectivamente.
Los activos o bienes infaliblemente se valuaran ya que son sujetos a baja y destino
para realizar la aplicación contable correspondiente.
8. FORMUNLARIOS DE CONTROL INTERNO
Resolución de actas
Formato para acta de donación de activos fijos (F-11)
Formato para acta de revaluación de activos fijos (F-12)
Formato para orden de baja de activos fijos (F-13)
Autorizado por:
161
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 85/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-11 FORMATO PARA ACTA DE DONACIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA ACTA DE DONACIÓN
FECHA--------------------------------------------------------------------------------- Nro.-------------
BENEFICIARIO-----------------------------------------------------------------------------------------
MOTIVO DE LA DONACIÓN-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CODIGO
CANTIDAD
DETALLE
V.
UNITARIO
V.
TOTAL
--------------------------- --------------------------
ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME
Autorizado por:
F-11
162
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PÁGINA Nº 86/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-12 FORMATO PARA ACTA DE REVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA ACTA DE REVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Nro.--------------
FECHA----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CODIGO DEL ACTIVO------------------------------------------------------------------------------------------------------
MOTIVO DE REVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CANTIDAD
DESCRIPCION DEL
ACTIVO FIJO
DEPRECIACION DEL
CTIVO FIJO
SALDO
-------------------------- --------------------------- --------------------------
ELABORADO POR: RECIBIDO POR: APROBADO POR:
Autorizado por:
F-12
163
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 87/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
F-13 FORMATO PARA ORDEN DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
FORMATO PARA ORDEN DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
FECHA-------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nro.--------------
DEPARTAMENTO SOLICITANTE---------------------------------------------------------------------------------------
ESTADO--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MOTIVO--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CODIGO
CANT.
DETALLE
V. UNIT.
V.TOTAL
-------------------------- ---------------------------
ELABORADO POR: REVISADO POR:
--------------------------
APROBADO POR:
Autorizado por:
F-13
164
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DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 88/90
Elaborado por: Tecnóloga Ramírez Ana
Aprobado por: Fecha:
9. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Cuestionario de Control Interno
Institución: Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba
Cuenta: Activos Fijos
Fecha:
Nro. PREGUNTAS
RESPUESTAS OBSERVACIÓN
SI NO N/A
1
¿Todos los activos fijos están en uso de la
Cooperativa y su estado es óptimo?
2
¿Existen procedimientos de control sobre los
activos fijos totalmente depreciados hasta su
retiro definitivo?
Si su respuesta es afirmativa
indique cuales son:
…………………………………
…………………………………
…………………………………
…………………………………
3
¿Conoce el procedimiento para dar de baja un
activo fijo? Si su respuesta es afirmativa indique
Cuales son………………………………
…………………………………
…………………………………
…………………………………
…………………………………
Autorizado por:
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10. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
FACTORES DE RIESGO
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Proceso de baja
Orden de baja
Registro contable de los activos para la baja
Retiro de activos dados de baja
TOTALES 0 1 0 3
Resultado 1(2)+3(4)=14/4 =3.50 Riesgo Alto Positivo
Análisis
Este procedimiento los bienes sujetos a la baja contable refleja determinar el valor exacto del
bien por lo tanto para dar de baja a un bien que ya no brinda un servicio eficiente se debe
proponer por el personal que está a cargo de la custodia quien tendrá la facultad de asumir
mediante una orden de baja cuando el activo en su custodia no satisface en las funciones a su
cargo para que el departamento de contabilidad proceda a dar de baja contablemente y por
consiguiente hasta retirar el activo dado de baja respectivamente según la decisión que tomen los
niveles directivos y administrativos, valorando la información y comunicación que permitirá
monitorear la totalidad de la administración de los activos en cuanto a los riegos de mal uso que
pudieron haber tenido y si el estado del bien lo amerita poder realizar modificaciones o mejoras
necesarias.Cabe recalcar que las solicitudes de baja por siniestro, extravío o robo deberán
acompañarse sin excepción del acta circunstanciada respectiva a la resolución que determinen el
Consejo de Administración.
Autorizado por:
166
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ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 001
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Aprobado por: Fecha:
SÍMBOLOGÍA DE LA NORMA ANSI DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA
SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o termino.- Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser
acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad.-Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento.-Representa cualquier documento que entre, se utilice,
se genere o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa.-Indica un punto dentro del flujo en donde
se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Archivo.-Indica que se guarde un documento en forma temporal o
permanente.
Conector de página.-Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector.-Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte del mismo.
Autorizado por:
167
4.3 VALIDACIÓN DE EXPERTOS
El contenido del presente trabajo dando cumplimiento al manual de investigación, normas y
disposiciones de la Universidad, cuenta con la cooperación de los expertos, quienes con su alto
intelecto y desempeño profesional, a través de los instrumentales de validación muy
comedidamente aportaron, validando las herramientas de investigación lo que permitió que el
desarrollo de la propuesta de la tesis en cuanto a su estructura de procedimientos sobre el manejo
de los activos fijos sea pertinente, óptimo adecuado y de alta confiabilidad ya que en la
actualidad, contar con un manual de control interno para activos en una entidad que desarrolla
actividades de intermediación financiera es importancia, por lo tanto también este trabajo puede
ser aplicada a la realidad de otras entidades del segmento de cooperativas de ahorro y crédito.
A continuación se adjunta la validación de expertos:
Sr. Flandes Ibarra
GERENTE GENERAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA”
Ing. Edison Caicedo
GERENTE GENERAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SANTA ANITA LTDA.
Lic. Manuel Maliza
GERENTE GENERAL (encargado)
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ESCENCIA INDIGENA LTDA.
168
CONCLUSIONES
En la Cooperativa no existe un organigrama funcional ni un manual, por lo tanto no dispone
de un adecuado seguimiento de control de activos fijos. Además no existe un adecuado
sistema de control a falta de un manual de procedimientos de control de activos fijos
limitando a mejorar la administración en el uso eficiente de los bienes de la cooperativa.
La constatación de los bienes no se realiza en forma periódica ni correcta, por falta de
codificación restringiendo detectar en forma inmediata y con facilidad la ubicación de los
activos fijos, hasta en mejor de los casos lo hacen posiblemente una vez al año, la toma física
por lo que el control de los activos no son presentados en forma real, oportuna y concreta, con
algún comprobante de custodia.
Los activos fijos que han terminado su vida útil y se encuentran deteriorados no son dados de
baja correctamente y se encuentran aun utilizándose lo que genera una variación notoria entre
registros contables y lo físico, desconociendo la importancia que tiene la información
financiera, periódica para la toma de decisiones administrativas, económicas, financieras.
169
RECOMENDACIONES
Elaborar un organigrama estructural y funcional adaptando a la necesidad de la cooperativa
que permita tener en claro los lineamientos, de responsabilidad, autoridad, y funcionamiento
administrativo para gestionar y dar seguimiento de niveles de control en las actividades.
Implementar un manual de procedimiento de control para mejorar las condiciones de cuidado
de los bienes. Realizar individualmente las constataciones físicas de los activos fijos en forma
periódica especificando sus características y código para obtener una información real y
concreta, en base a los formularios de control, mismos que serán vigentes durante la custodia,
que permitirán la ubicación en forma inmediata de los activos fijos.
Se recomienda que los activos fijos que estén ya obsoletos y hayan terminado su vida útil
sean dados de baja, para evitar valores irreales a su estado y permita realizar los estados
financieros en forma real, oportuna y su presentación en forma trimestral para su respectivo
análisis por parte de la Gerencia o el Consejo de Administración y así tener un mejor
funcionamiento administrativo.
Debido al contenido valioso que contiene el presente trabajo, se puede considerar como una
fuente de consulta válida para futuras investigaciones, sea en el ambiente administrativo y
contable.
170
BIBLIOGRAFÍA
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BELL, Timothy. Et al, (2008), Auditoria Basada en Riesgos, Ecoe Ediciones, 1ra. ED,
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CEPEDA, Gustavo Alonso, (2005), Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw-Hill,
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CONTRALORIA General del Estado, (2009) Manual de Control Interno para el sector
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Implantación de Procedimientos y Control, Editorial Brasmac España.)
CHIAVENATO, Idalberto. (2008), Procesos Administrativo, Teoría Proceso y práctica, 3ra.
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CHIRIBOGA Rosales Luis Alberto, (2010) Sistemas Financieros 2da. ED,
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MANTILLA, Samuel Alberto, (2009), Auditoria del Control Interno, Ecoe Ediciones, 2ra
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SARMIENTO R. Rubén, (2008) Contabilidad General S.C. 10ma.ED, Quito Ecuador.
SINISTERRA, Gonzalo; Polancol, Luis, (2009), Contabilidad Administrativa, Ecoe
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ZAPATA Sánchez Pedro,(2008) contabilidad General 6ta.ED, Colombia
ZAPATA Sánchez, Pedro, (2011) contabilidad general. con base en las normas
internacionales de información financiera (NIIF) 7ma.ED, Editado por McGraw-Hill
Interamericana, Bogotá Colombia.
173
ANEXO Nro. 1
PERFIL DE TESIS
I TEMA
Manual de procedimientos de control interno para el uso adecuado de activos fijos en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de Chaupi Guaranguí,
Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
II PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En la Comunidad de Chaupi Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra Provincia de
Imbabura, se encuentra ubicada en la Cooperativa “UNIÓN COCHAPAMBA” como una
cooperativa tipo cerrada por estar presente en todas las comunidades de la zona de Cochapamba,
cuenta con un capital de trabajo aproximado a $115000.00dólares, para el desarrollo de sus
actividades.
A pesar de disponer de recursos como: talento humano, tecnológicos, económicos y la oficina
adecuada, sin embargo existe un inapropiado control y uso de los activos fijos dentro de la
institución, manifestados en el limitado flujo de comunicación, planificación y documentación
por los consejos, Administrativo, Directivo y por los Operativos, lo que conlleva a que exista un
alto índice de errores en las gestiones activas dando como resultado un deficiente cruce de
información contable haciendo que la calidad de la información no sea satisfactoria.
Otra necesidad es el procedimiento del registro contable de los activos provenientes por las
donaciones extranjeras debido al incumplimiento de una buena clasificación y administración de
los bienes, atribuyéndose a este una deficiencia administrativa. Estos factores han provocado que
el uso de los activos no sea satisfactorio.
La carencia de un plan estratégico de gestión es uno de los factores que también da origen a un
proceso deficiente sobre el mantenimiento de los bienes dando como consecuencia a una sub
utilización de los bienes haciendo q los mismos estén en mal estado.
Otra de las causas es la presentación del formato de inventarios de los activos ya que no cumple
con los requerimientos necesarios para una identificación oportuna y fiable debido a una
organización inadecuada en las codificaciones de los mismos, haciendo que el listado de los
bienes no sea acorde a la realidad dando como efecto a una información inoportuna.
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Sub utilización
de los bienes.
Inapropiado
uso y control
de los activos
fijos
Bienes en
mal estado
Desconocimient
o del registro de
los bienes.
Alto índice de
errores en las
gestiones
operativas
La mala aplicación de procesos de manejo y custodio de los Activos
Fijos impide el uso adecuado de los bienes en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de
Chaupi Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia
de Imbabura.
Limitada
coordinación en
la planificación
de las gestiones
Inexistencia de un
procedimient
o de control
interno, para
activos fijos.
Carencia de un
plan de gestión
para el
mantenimiento
de los activos
Inventarios de
activos fijos
desactualizados
Incumplimien
to de los
objetivos a
alcanzar.
Deficiente
información
contable
Calidad de
bienes no
satisfactorio
Comunicación
deficiente
Gestiones no
apropiados.
Administración
contable
inadecuada
Bajo
Rendimient
o operativo
Pérdida de
Activos
Formulación del problema
La mala aplicación de procesos de manejo y custodio de los Activos Fijos impide el uso
adecuado de los bienes en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA”
Comunidad de Chaupi Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Delimitación del Problema
La delimitación del problema de investigación gira en torno de las ciencias contables.
Objeto de Estudio: Procesos de Auditoría
Campo de acción: Manual de Procedimiento de Control Interno
Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” Comunidad de Chaupi
Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Tiempo: 2011-2012
III OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos de control interno para el uso adecuado de Activos Fijos en
la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de Chaupi
Guaranguí, Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente el control interno y el uso adecuado de activos fijos.
Diagnosticar la situación actual del uso de los activos fijos y los procedimientos de
evaluación.
Diseñar los componentes más idóneos para el manual de control interno de los activos fijos.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
IV ESQUEMA DE CONTENIDOS
4.1 CONTROL INTERNO
4.1.1 Definición
4.1.1.2 Importancia
4.1.1.3 Clases de control interno.
a) Previo
b) Concurrente
c) Posterior
4.1.1.4 Técnicas de control interno
4.1.1.5 Métodos de evaluación
4.1.1.6 Pruebas de cumplimiento
4.2 ACTIVOS FIJOS
4.2.1 Definición
4.2.2 Características
4.2.3 Clasificación
4.2.6 Procesos de Ingreso de los activos fijos
4.2.6.1 Modalidades de ingreso de los activos fijos
4.2.6.2 Normas para compra local o importación de los activos
4.2.6.3 Formato de pedido
4.2.6.4 Proceso compra local de activos fijos
4.2.6.5 Importación de activos fijos
4.2.6.6 Proceso de importación de los activos fijos
4.2.6.7 Recepción de los activos fijos por donación
4.2.6.8 Tipos de donación
a) donación sin condicionamientos
b) donación con destinación especifica
4.2.6.9 Pólizas de seguros
a) normas sobre el seguro de activos fijos
b) proceso para asegurar activos fijos
c) proceso para la reclamación ante la compañía asegurada
4.3 VIDA UTIL
4.3.1 Garantía sobre los activos fijos adquiridos
4.3.2 Proceso para la aplicación de la garantía
4.3.3 Mantenimiento de activos fijos
a) mantenimiento preventivo de activos fijos
b) mantenimiento correctivo de activos fijos
c) mantenimiento para mejoras de activos fijos
1.3.4 Retiro de activos fijos
1.3.5 Proceso de término de la vida útil de los activos fijos
1.3.5.1 Baja de activos fijos
1.3.5.2 Venta de activos fijos
4.4 MANUAL
4.4.1 Definición
4.4.2 Clases de manuales
4.4.3 Características
4.4.4 Ventajas de los manuales
4.4.5 Limitaciones al no usar manuales
4.4.6 Estructura de un manual de control interno
4.4.7 Técnicas de elaboración de manuales
4.4.8 Políticas de los manuales
4.4.9 Estrategias de los manuales
4.4.10 Objetivos de los manuales
4.4.11 Beneficios de los manuales
4.4.12 Supervisión y monitoreo
4.5 MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.5.1 Misión
4.5.2 Visión
4.5.3 Visión corporativa
4.5.4 Objetivos
4.5.5 Alcance
4.5.6 Políticas institucionales
4.5.7 Tratamiento de los activos fijos
4.5.8 Diseño de documentos y registros
4.5.9 Normativa que regula a los activos fijos
V IDEA A DEFENDER
Con el manual de procedimiento de control interno se mejorará el uso de los activos fijos en la
Cooperativa de ahorro y Crédito “UNIÓN COCHAPAMBA” Comunidad de Chaupi Guaranguí,
Parroquia de Ambuquí, Cantón Ibarra, Provincia de Imbabura.
VI BIBLIOGRAFIA
BELL, Timothy. Et al, (2008), Auditoria Basada en Riesgos, Ecoe Ediciones, 1ra. ED,
Bogotá
BRAVO Valdivieso Mercedes, (2009) Contabilidad General 9na. ED, Quito Ecuador.
CEPEDA, Gustavo Alonso, (2005), Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw-Hill,
Bogotá.
ESTUPIÑAN, Rodrigo, (2006), Control Interno y Fraudes, Ecoe Ediciones, 1ra ED, Bogotá.
ESTUPIÑAN, Rodrigo, (2010), Pruebas Selectivas en la Auditoria, Ecoe Ediciones, 1ra ED,
Colombia.
MANTILLA, Samuel Alberto, (2009), Auditoria del Control Interno, Ecoe Ediciones, 2ra
ED, Bogotá.
SARMIENTO R. Rubén, (2008) Contabilidad General S.C. 10ma.ED, Quito Ecuador.
RAMÍREZ Padilla David Noel. (2008), Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados., Contabilidad Administrativa, Editores S.A. de C.U. 8va ED, México.
RODRIGUEZ, Valencia, Joaquín, (2005), Como Elaborar y usar los Manuales
Administrativos, Editorial. Ecafsa, 3da ED, México.
RUSENAS, Oscar Rubén, (2007), Manual de Control Interno, Editorial Mc Graw-Hill,
Madrid
PANY, Wittington, (2005), Principios de Auditoria, Mc Graw-Hill, 14º ED, México
ANEXO Nro. 2
INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
1. TEMA
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL USO
ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA” COMUNIDAD DE CHAUPI GUARANGUÍ, PARROQUIA DE
AMBUQUÍ, CANTÓN IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA”
2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Orientar el manejo y uso de activos fijos con el manual de procedimientos de control interno que
garantice una calidad de custodia por los usuarios en la ejecución de las operaciones optimizando
los recursos materiales, económicos y financieros.
3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
A continuación se describe el proceso que se utilizará para la realización del Manual de
procedimientos de control internopara el uso adecuado de activos fijos.
DETALLE
Tema
Introducción
Presentación
Objetivo
Alcance
Misión
Visión
Organigrama Funcional-Propuesta
Principios Institucionales
Valores institucionales
Bases legales
Políticas de activos fijos
Disposiciones generales
Control Interno
Políticas de Control Interno
Normas técnicas de Control Interno
Componentes Orgánicos del sistema de control interno
Procedimientos
Simbología de la Norma ANSI utilizada para la Diagramación
4. INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN
Por favor lea detenidamente los objetivos, matrices de control interno, sírvase contestar una vez
evaluada la propuesta según los rangos de validación que crea conveniente ya que esto ayudará a
conocer el adecuado desarrollo de la propuesta.
1. Concluir acerca de la pertinencia entre objetivos, con los ítems del instrumento.
2. Determinar la calidad técnica de cada ítem, así como la adecuación de estos a nivel
político, cultural, social, y económico de la población a la que está dirigida el instrumento.
3. Consignar las observaciones del lenguaje en el esquema del contenido.
4. Determinar si la estructura del contenido cumple las expectativas de la propuesta para
cada uno de los ítems, utilizando las siguientes categorías de evaluación:
Categorías Descripción de la categoría Escala Simbología
A Correspondencia y pertinencia de los
objetivos de la propuesta con respecto al
objetivo de la tesis.
Pertinencia P
No Pertinencia NP
B Calidad técnica y representatividad
Nota: En el caso de marcar R o D, por
favor justifique su opinión en el espacio de
observaciones.
Optima O
Buena B
Regular R
Deficiente D
C Lenguaje: Nota: En el caso de marcar I
por favor justifique su opinión en el
espacio de observaciones.
Adecuado A
Inadecuado I
D Contenido de la propuesta: Se define
como el grado en el que la aplicación de
los procedimientos cumple con los
resultados al tema de la propuesta.
Alta Confiabilidad A.C
Media Confiabilidad M.C
Poco Confiable P.C
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “A”
“CORRESPONDENCIA Y PERTINENCIA”
P= Pertinencia NP= No Pertinencia
ITEM CATEGORIA A OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de la
propuesta
Contenido de la
propuesta
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “B”
“CALIDAD TÉCNICA Y REPRESENTATIVIDAD”
O= OptimaB= Buena R= Regular D= Deficiente
ITEM CATEGORIA B OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “C”
“LENGUAJE”
A= Adecuado I= Inadecuado
ITEM CATEGORIA C OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “D”
“CONTENIDO DE LA PROPUESTA”
A.C= Alta Confiabilidad M.C= Media Confiabilidad P.C= Poco Confiable
ITEM CATEGORIA D OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
5. EVALUACIÒN, ACEPTACIÒN O RECHAZO DE LA PROPUESTA POR EL
EXPERTO.
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………....
----------------------------------
NOMBRE DEL EXPERTO
C.I.
ANEXO Nro. 3
ENTREVISTA DIRIGIDO AL PERSONAL
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
ENREVISTADO:
ENTREVISTADOR:
LUGAR:
FECHA:
HORA:
OBJETIVO: La presente entrevista pretende recopilar la información necesaria que permita a
estructurar una herramienta del control interno para el manejo adecuado de activos fijos de la
cooperativa.
1. ¿Cuántos años tiene la institución de funcionamiento?
2. ¿Desde qué tiempo labora usted en esta institución y en qué condiciones?
3. ¿Están definidas los procesos dentro de la cooperativa?
4. ¿Qué tipo de normativas o políticas regulan internamente la institución?
5. ¿Mediante qué mecanismos los funcionarios se han incentivado el conocimiento de esa
normativa? (de una manera verbal o escrita)
6. ¿Cuándo se entrega un bien al funcionario se elaboran un documento de entrega?
7. ¿En caso de recibir una donación cuál es su procedimiento?
8. ¿Tiene algún mecanismo para la constatación de los bienes en la empresa?
9. ¿Se ha considerado la posibilidad de asegurar los bienes? ¿Por qué razón?
10. ¿Ha habido algún inconveniente en su periodo sobre perdidas de bienes?
ANEXO Nro. 4
GUÍA DE OBSERVACIÓN
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
GUÍA DE OBSERVACIÓN LUGAR:COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA” PERSONAS ENCARGADAS:
TECNÓLOGA: RAMÍREZ ANA
PROBLEMA: EL USO DE LOS ACTIVOS FECHA: OCTUBRE 2011
ASPECTOS OBSERVADOS:
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
ANEXO Nro. 5
FOTOS DE LA ENTREVISTA
ANEXO Nro.6
GRAFICO MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGO GENERAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA”
NIVELES DE RIESGO
PROCESO DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
INSIGNIFI-
CANTE
BAJA MEDIANA ALTA
Procedimiento 1 3.75
Procedimiento 2
3.75
Procedimiento 3
3.50
Procedimiento 4
3,50
Procedimiento 5
3.67
Procedimiento 6
3,50
TOTAL
21,67
Resultado 21,67/6 = 3,61 RIESGO ALTO POSITIVO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
2. Riesgo insignificante
3. Bajo riesgo
4. Medio riesgo
5. Alto riesgo
De manera general el impacto económico sobre el riesgo puede definirse como el efecto de la
incertidumbre en los objetivos de las empresas. Esto conlleva a que las instituciones se vean
constantemente adiversos tipos de riesgo, los cuales varían dependiendo del tipo de actividades
que realicen e influyen en todas las decisiones de la organización para mejorar. En este caso el
control de activos fijos se determina que es necesario velar por el buen custodio de los bienes
considerando mitigar los riesgos defectuosos a superar a través de una constante aplicación de
control de actividades y evaluación de riesgos, logrando optimizar recursos.
1
2
3
4
ANEXO Nro. 7
COSTO BENEFICIO
En vista de que el presente manual está estructurado de acuerdo a las necesidades de la
cooperativa, este instrumento cuenta con los requerimientos característicos descritos para cada
uno de los procedimientos mencionados con formatos de formularios para el control minucioso
de los activos fijos de la institución como una guía de control interno.
El contenido del presente trabajo cuenta con la opinión de expertos, mediante sus criterios se ha
logrado profundizar en la estructura adecuada para que el presente manual de procedimientos de
control interno para el uso adecuado de activos fijos sea oportuno y apropiado, para que la
Gerencia General ponga en conocimiento de la Gerencia Administrativa y Financiera de la
Cooperativasi existiere, analice y tome los aspectos positivos de la propuesta, para que sean
incorporados a los procesos de control de bienes que mantiene la institución y mejorar la custodia
de manera eficiente.
La propuesta utiliza cuestionarios formularios, matrices y flujos de diagramación en los cuales se
puede revisar y evidenciar la aplicación de los procedimientos de control a los activos por cada
proceso de custodia, mismos direccionados a orientar a funcionarios y directivos de la
cooperativa, enfocado a tener beneficios económicos en el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos de corto y largo plazo.
ANEXO Nro. 8
GLOSARIO
TERMINOLOGÁ.-En el desarrollo de la presente tesis, se ha efectuado utilizando conceptos
nuevos y términos simples los cuales son de fácil comprensión, que se presentan a continuación:
Administración.- Proceso de usar recursos de la organización para alcanzar los objetivos de
la misma, por medio de las funciones de planeación, organización e integración del personal,
del liderazgo y del control.
Activo.- Conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad de
una empresa, institución o individuo, y que se reflejan en su contabilidad.
Activo Fijo.- Comprende las inversiones tangibles que tiene una vida útil mayor a un año,
susceptible de depreciación.
Adquisición.- Operación por la cual una compañía adquiere a otra mediante el pago de dinero
en efectivo, acciones o una combinación de ambos.
Baja.- Refiriéndose a los bienes de propiedad de las entidades e instituciones que por ser
inservibles o no son susceptibles de utilización, deben darse de baja de los registros contables,
siguiendo el procedimiento contemplado en el presente manual.
Bienes Muebles.- Clase del activo fijo de carácter relativamente perdurable para el
desenvolvimiento normal de las actividades de una entidad
Codificación.- Número o símbolo distintivo que se nota en una cuenta, asiento, factura o
documento, que sirve como medio o índice para distinguir una clase de partidas de otras.
Control.- Monitoreo de actividades para garantizar que se realicen según lo planificado y
para corregir cualquier desviación apreciable.
Donación.- Regalo, transferencia de dinero o bienes, sin compensación.
Eficiencia.- En términos administrativos se considera como tal a la diligencia en el
cumplimiento cabal de los objetivos, facultades, responsabilidades y deberes encomendados
al personal que conforma una entidad en los diversos niveles y unidades organizacionales.
Entrega – Recepción.- Es la participación de dos o más servidores o personas jurídicas en la
entrega – recepción de bienes. Habrá lugar a la entrega – recepción para los caso de compra,
venta, permuta, transferencia y cuando el servidor encarado sea reemplazado por otro.
Manual.- Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar en forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, estructura, objetivos, políticas, y procedimientos), así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
Mantenimiento.- Conservación de bienes en condiciones de operación.
Normas.- Pautas o guías aceptables que permiten desarrollar un adecuado rendimiento en las
diferentes actividades a realizar.
Procedimiento.- Conjunto de reglas y normas pre-establecidas enfocadas al logro de un
determinado fin.
Registro.- Libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las actividades de
una empresa, o que contiene o justifica una transacción, asiento o cuenta.
Reparación.- Restauración de un activo fijo para logra nuevamente su capacidad total
productiva, después de una avería, accidente o uso prolongado, sin que aumente su vida de
servicio o capacidad, calculadas estimativamente con anterioridad.
Valor de Donación.- Comprende el valor registrado en los libros de contabilidad.
Valor Contable.- Comprende el costo de adquisición o de donación más lo incrementos o
disminuciones durante la vida útil del bien.
ANEXO Nro.9
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
MANUAL DE FUNCIONES
PRESENTACIÓN:
El presente manual se constituye como material de consulta muy importante, ya que contiene
los elementos fundamentales de gran utilidad en identificar y describir las funcionesa
desempeñar por los funcionarios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “UNIÓN
COCHAPAMBA”.
Las organizaciones efectivas comparten las mismas características, acogen cambios
organizacionales. Además consideran la cultura de la organización estrechamente vinculados con
los objetivos institucionales. Los cambios en el tiempo y entorno organizacional nos exigen que
la estructura administrativa, sus procesos y sistemas de comportamiento de los recursos humanos
tengan que mantener constante renovación para obtener optimización en el desarrollo de las
actividades, las funciones, los papeles y las actividades deben reestructurarse a medida del avance
tecnológico y aumento en su infraestructura orgánica. Los cambios en los manuales de
procedimientos deben estar a la par con el crecimiento institucional a menudo el cambio en la
cultura, la estructura y los procesos de una organización debe utilizar métodos, procesos y
sistemas de trabajo más eficientes y efectivos, con cambios que incluyan nuevas técnicas de
liderazgo, comunicación y compromiso institucional.
ESTRUCTURA ORGÁNICA:
Comprende la conformación de cuatro departamentos administrativas definidas en: directivosde
asesoría y de apoyo, ejecutiva o administrativa y la área operativa con relación directa y servicio
al socio, principal de la estructura de la institución.
ESTRUCTURA FUNCIONAL.-
Comprende una administración plana, con:
ÁREA DIRECTIVA:
Asamblea General de Representantes,
Consejo de Administración
Consejo de Vigilancia
ÁREA DE ASESORIA Y DE APOYO:
Auditoría
Abogado Jurídico
ÁREA EJECUTIVA O ADMINISTRATIVA
Gerencia General
ÁREA OPERATIVA:
Contador
Jefe de Crédito
Cajero/a
Jefe de Sistemas
CUADRO REFRENCIAL
Área directiva…………………..……. Área de asesoría y de apoyo………... Área ejecutiva o administrativa….… Área operativa…….………....……....
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
FUNCIONES - PROPUESTAS
A continuación los cargos y funciones más significativos para el estudio así como las propuestas
de algunas funciones o áreas que se propone lo consiguiente.
NATURALEZA DEL PUESTO:
Examinar, evaluar y controlar la gestión económica-financiera y administrativa de la cooperativa
a través de los informes presentados por los órganos del nivel ejecutivo y de control, para tomar
las mejores decisiones en beneficio del desarrollo de la cooperativa.
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES
Carácter de “AUTORIDAD SUPREMA”
Carácter de “OBLIGATORIEDAD DE SUS RESOLUCIONES” a todos los asociados
Condición de “ESTAR EN PLENO GOCE DE SUS DERECHOS”, para formar parte de la
Asamblea; por tanto no pueden formar parte de ella quiénes no están al día en sus
obligaciones derivadas del Estatuto y de las operaciones financieras de la cooperativa,
quiénes estuvieren con sanciones disciplinarias
FUNCIONES
Según lo dispuesto en la Ley de Cooperativas, su Reglamento general y el decreto 2132 son:
a. Decidir las orientaciones de desarrollo de la cooperativa, estableciendo las políticas y
directrices generales de la institución.
b. Conocer y aprobar los planes operativos y presupuesto anual
c. Conocer resolver y aprobar las reformar del Estatuto
d. Examinar los informes de los Órganos de Administración, Vigilancia, Gerencia, Auditoría
Interna y Externa
e. Aprobar o rechazar los Estados Financieros
f. Destinar los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la Ley y el
Estatuto; según propuestas del Consejo de Administración.
g. Autorizar la adquisición, enajenación, gravamen de bienes, según niveles establecidos en el
Estatuto o Reglamentación Interna.
h. Elegir a los miembros de los cuerpos directivos.
i. Decidir sobre la disolución y liquidación de la cooperativa.
j. Acordar la fusión o unión con otras instituciones del sistema.
k. Resolver en apelación sobre los conflictos de los socios con la cooperativa.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
NATURALEZA DEL PUESTO
El Consejo de Administración ejercerá las funciones de organización y evaluación de riesgos, que
incluye las estipuladas en los estatutos y demás disposiciones legales:
FUNCIONES
a. Dictar y actualizar la normatividad interna; Reglamento de Elecciones; de Crédito; estructura
organizacional, manual de funciones; y, las demás normas operacionales, que sean necesarias
para la mejor administración de los servicios financieros.
b. Proponer a la asamblea general las reformas que sean para la mejor marcha empresarial,
(dentro del marco legal) al estatuto de la cooperativa y nombrar y remover por causa justa al
gerente general, y, a propuesta de éste a los principales funcionarios.
c. Fijar la caución que deberá rendir el gerente general y principales funcionarios; (póliza de
fidelidad).
d. Establecer, revisar y actualizar, las políticas crediticias y los demás servicios financieros; en
concordancia al propósito empresarial y las normas legales que la comprenden.
e. Formular junto con la gerencia, el plan de trabajo operativo de la “CUC”, en concordancia a
la visión empresarial, objetivos generales y políticas definidas.
f. Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso de nuevos socios.
g. Participar en la formulación del presupuesto anual, y someter a la aprobación de la asamblea.
h. Analizar el comportamiento económico-financiero y de los servicios de la cooperativa, en
forma periódica: estados financieros; evaluación presupuestaria; situación del patrimonio
técnico;calificación de la cartera; entre otros reportes importantes.
i. Informar y presentar para conocimiento de la asamblea general, los estados financieros e
informes de los consejos de administración y de vigilancia, de la gerencia general, del auditor
interno y del auditor externo.
j. Resolver sobre la apertura o cierre de sucursales y/o agencias, previa propuesta técnica del
gerente, como también autorizar los contratos en los que intervenga la cooperativa, en la
cuantía que fije el estatuto; los pagos cuya aprobación le corresponda de acuerdo al Estatuto.
k. Sancionar a los socios que infrinjan las normas legales, reglamentarias o estatutarias.
l. Resolver en apelación, sobre conflictos de los socios para con la cooperativa.
m. Las demás acciones que correspondan a su responsabilidad, en concordancia con el estatuto y
normas legales; para la mejor marcha empresarial y consecución de sus objetivos.
CONSEJO DE VIGILANCIA
NATURALEZA DEL PUESTO
El Consejo de Vigilancia es el organismo encargado de supervisar, controlar, vigilar y fiscalizar
que los niveles administrativos de la cooperativa cumplan y hagan cumplir con las resoluciones
de la Asamblea General, Estatutos, Reglamento Interno y disposiciones legales emitidas por los
organismos de control y supervisión; además será encargado de supervisar las actividades
administrativas y financieras de la cooperativa.
FUNCIONES
a. Supervisar y controlar las actuaciones del Consejo de Administración, de las Comisiones
Especiales y de la Gerencia General, verificar que se encuentren de conformidad con las
disposiciones legales, reglamentarias.
b. Conocer sobre reclamos o denuncias formuladas por los socios en contra de cualquiera de los
organismos administrativos de la cooperativa. Emitirá un informe escrito a la Asamblea
General de Representantes y Consejo de Administración.
c. Observar bajo fundamentos justificados, los acuerdos y resoluciones del Consejo de
Administración, especialmente cuando no se ajusten a las disposiciones de la Ley,
Reglamentos y Estatutos de la Cooperativa o resoluciones de la Asamblea General.
d. Supervisar y controlar, las operaciones crediticias y vigilar que se cumplan las disposiciones
legales que tienen relación con créditos vinculados y el lavado de dinero.
e. Controlar el movimiento económico, financiero y administrativo de la cooperativa y presentar
el correspondiente informe a la asamblea.
f. Cuidar que la contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección
g. Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a consideración de la Asamblea
General, por intermedio del Consejo de Administración.
h. Dar su conformidad o vetar por causa justa y fundamentada, los actos y contratos en las que
se comprometan bienes y recursos de la cooperativa, cuando no estuvieren de acuerdo al
interés institucional.
i. Otras funciones que le confiere la ley y los estatutos.
PRESIDENCIA
NATURALEZA DEL PUESTO
Determinar con los socios y/o Consejo de Administración de la Cooperativa las políticas,
lineamientos generales y disposiciones legales a observarse en el desarrollo de actividades de la
organización, evaluando sus resultados e informando de los mismos a los socios, además es
responsable de convocar a las Asambleas Generales.
FUNCIONES
a. Convocar y presidir las sesiones de las Asambleas Generales ordinarias o extraordinarias y
las reuniones del Consejo de Administración, orientando su ejecución.
b. Comunicar a los socios sobre el desenvolvimiento de la cooperativa y sus asuntos legales.
c. Dirimir con su voto en caso de empate en las votaciones de la Asamblea y Consejo de
Administración.
d. Presidir todos los actos oficiales de la cooperativa.
e. Abrir con el Gerente las cuentas bancarias; firmar, girar, endosar, y cancelar cheques de
acuerdo al nivel de su competencia dispuesto en el Estatuto y Reglamento de firmas conjuntas
de la Cooperativa.
f. Vigilar el cumplimiento de las Leyes y sus Reglamentos, Estatutos, Reglamentos Internos y
manuales de procedimientos de la cooperativa y las resoluciones tomadas por la Asamblea
General y el Consejo de Administración.
g. Elegir las comisiones internas para la presentación y realización de informes específicos;
h. Suscribir con el Gerente los certificados de aportación y créditos concedidos.
i. Firmar los documentos de la cooperativa que corresponda a sus funciones.
j. Las demás atribuciones que le señale el Estatuto y las asignadas por el Consejo de
Administración.
AUDITORÍA
NATURALEZA DEL PUESTO:
Organiza, planifica, programa, supervisa y ejecuta exámenes especiales y evaluaciones de control
interno. Determina la autenticidad, veracidad y legalidad de la información contable y financiera,
así como la eficiencia, efectividad y economía de los controles internos institucionales. Presenta
informes que contienen comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a la toma de
medidas correctivas inmediatas o para conocimiento y resoluciones de consejos y asamblea
general.Su gestión tiene tendencia a actividades de contraloría en general, de asesoría a todo nivel
y evaluación permanente de procedimientos y sistemas administrativos, financieros y de sistemas
informáticos.
RELACION GERARQUICA
- Reporta directamente a: - Asamblea General de Representantes
- Superintendencia de Bancos
-Consejos de Administración y de vigilancia
- Ejerce coordinación interna con: -Consejos de Administración, de Vigilancia,
-Gerencia General, subgerencia y todas las,
- Unidades operativas y sucursales de la “CUC”
PERFIL DEL CARGO
Se requiere de un conjunto de conocimientos y experiencia en: planificación, organización,
dirección y supervisión de exámenes de auditoría, identificación, valoración y comunicación
de los resultados.
Es de mucha importancia las habilidades para la relación interpersonal.
Su influencia en la comunicación e interpretación de los resultados de la empresa es de
carácter fundamental.
REQUISITOS DEL CARGO
Título profesional en auditoría y contabilidad.
Haber aprobado cursos de especialización y tecnificación, inherentes a su actividad
Aptitudes para planificar y dirigir el personal.
Capacidad de mando.
Experiencia mínimo de tres años en actividades afines.
Licencia profesional y calificación de auditor interno en la Superintendencia de Bancos.
FUNCIONES
a. Organizar, dirigir, planificar, supervisar y ejecutar trabajos de auditoría, obtener evidencia
suficiente y competente en las áreas examinadas con respaldo de los respectivos papeles de
trabajo. Presentar los informes que contengan los comentarios,conclusiones y
recomendaciones de acuerdo a los resultados.
b. Elaborar anualmente y presentar para conocimiento de la Superintendencia de Bancos,
Asamblea General y Consejo de Administración, el Plan anual de actividades de la unidad.
En forma periódica, informara sobre su avance, cumplimiento y cambios en el plan anual a
los organismos de control y de dirección.
c. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Asamblea General, de los Consejos de
Administración y Vigilancia, políticas y reglamentos internos, normas de contabilidad,
disposiciones de los organismos superiores de control y supervisión y demás disposiciones
legales, asesorar a directivos, ejecutivos y empleados sobre su aplicación bajo normas de
comportamiento institucional.
d. Mantener un control continuo de las operaciones administrativas, financieras y de negocios,
evaluar su eficiencia, efectividad y economía. Rediseñar y recomendar cambios o mejoras en
los procedimientos de autorización, registro y custodia de los recursos y sistemas
administrativos y manual de control interno.
e. Verificar la exactitud y confiabilidad de los valores que reflejan los balances e información
financiera. Suscribir los mismos conjuntamente con el Gerente General y Contador General.
Emitir al cierre del ejercicio económico, el dictamen correspondiente.
f. Verificar periódicamente la existencia física de los activos de la cooperativa, o de terceros en
poder de esta; así como sus sistemas de protección y riesgo.
g. Apoyar la gestión de las Auditorías: Externa y de la Superintendencia de Bancos;
h. Las actividades dispuestas por los organismos de control, normas de auditoría de general
aceptación, normas de control interno y solicitudes presentadas por los niveles directivos y
ejecutivos.
ABOGADO JURÍDICO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Organizar, planificar, supervisar y ejecutar todas las acciones jurídicas y extra jurídicas.
Precautelar los intereses institucionales asumiendo la defensa en asuntos civiles y penales,
asesorar a los niveles directivos, ejecutivos y operativos en todos los aspectos que hace referencia
al tema jurídico, tributario y de interpretación de disposiciones legaleshardware y software de la
cooperativa.
RELACION GERARQUICA
Reporta directamente a: - Gerencia General Consejos de: Administración y
- Vigilancia, Asamblea General.
- Ejerce coordinación interna con: - Consejos y Unidades Operativas de la Cooperativa.
- Ejerce coordinación externa con: - Instituciones Judiciales y Organismos Públicos.
PERFIL DEL CARGO
Se requiere de una amplia habilidad para la planificación, organización, supervisión e
interpretación de actos y acciones jurídicas administrativas, civiles y penales; analizar,
razonar, formular conclusiones en situaciones nuevas o con precedentes.
Conocimientos de su competencia, en el área jurídico y legal, que permita armonizar
funciones dentro de la institución.
Es de mucha importancia la exigencia de una alta habilidad para la relación interpersonal;
REQUISITOS DEL CARGO
Título Profesional de Abogado o Doctor en Jurisprudencia.
Haber aprobado cursos de relaciones humanas y especialización en el área.
Don de mando.
Aptitudes para planificar y dirigir el departamento a su cargo.
Experiencia mínima de tres años en funciones afines.
FUNCIONES
a. Asesorar a los Consejos de Administración y de Vigilancia, gerencia general, subgerencia y
demás instancias administrativas de la cooperativa, sobre asuntos: legales, laborales,
tributarios y judiciales. Proponer normas legales y jurídicas para la elaboración de proyectos
y reformas de reglamentos, estatutos, políticas, acuerdos y resoluciones que normen las
actividades de la institución.
b. Planificar, organizar y ejecutar acciones de defensa en litigios que se propone la cooperativa o
en contra de ella, cualquiera que sea su origen en demandas de orden civil o penal, coordinar
y supervisar la presentación oportuna de acciones judiciales para la recuperación de cartera
bajo su responsabilidad como también elaborar los contratos que respalden las operaciones de
la cooperativa y legalizarlos ante los organismos competentes.
c. Autorizar, supervisar y controlar los gastos y anticipos judiciales en trámites por cartera
morosa; Realizar transacciones a mejor conveniencia de la entidad con los demandados en
todo juicio en los que intervenga la cooperativa.
d. Supervisar, suscribir y legalizar los informes para préstamos hipotecarios y prendarios,
contratos, minutas y demás documentos legales y jurídicos propios de su actividad. Elaborar
informes de origen legal, por requerimientos de socios, directivos o ejecutivos de la
cooperativa, en el curso de trámites internos.
e. Organizar y ejecutar secuestros y embargos en juicios de coactivas, Suscribir las respectivas
notificaciones por demandas o cancelaciones de juicios de coactiva, mantener el archivo de
juicios en trámite y el control continuo sobre el avance de las demandas entregadas a
profesionales externos;
f. Supervisar, controlar y ejecutar las acciones legales de recuperación de cheques protestados.
g. Mantener el archivo actualizado de registros oficiales, leyes conexas, resoluciones de la junta
bancaria y superintendencia de bancos, reglamentos internos, estatutos y demás disposiciones
legales. Emitir oportunamente su interpretación y las áreas de aplicación.
h. Planificar, organizar, supervisar y ejecutar los planes y programas de actividades para su
departamento, evaluar periódicamente al personal interno y externo bajo su responsabilidaden
base al cumplimiento de dichos planes.
i. Cumplir y hacer cumplir las actividades dispuestas por los niveles directivos, ejecutivos y de
control y que se relacionen con la naturaleza de su trabajo.
GERENCIA GENERAL
NATURALEZA DEL PUESTO
Ejecutivo, representante legal, judicial y extrajudicial de la cooperativa. Es encargado de la
Planificación estratégica, organización y cultura de las políticas, objetivos, y metas en el campo
administrativo, financiero y de negocios
RELACION GERARQUICA
Reporta directamente a: - Asamblea General de Representantes
- Consejo de: Administración y de Vigilancia
- Organismos de control
Ejerce coordinación Interna con: - Todas las unidades y Sucursales de la Cooperativa
PERFIL DEL CARGO
Requiere un conjunto de conocimientos en sistemas administrativos y financieros, con habilidad
general en la planificación, organización y dirección de los recursos económicos, humanos,
materiales e institucionales, conocimiento e interpretación de estados e índices financieros de
entidades controladas.
REQUISITOS DEL CARGO
Título profesional en Administración de Empresas, Economía, Finanzas, Auditoría y afines.
experiencia mínima de cinco años en instituciones del sector financiero controlado.
Haber aprobado cursos de alta gerencia.
Aptitudes para planificar, organizar, dirigir y supervisar trabajos de grupo en las áreas
administrativas, contables, financieras y de negocios en instituciones de ahorro y crédito.
Don de mando y relaciones interpersonales.
Disposición de tiempo completo.
FUNCIONES
a. Es el administrador de la cooperativa; están a su cargo los recursos humanos, logísticos y
monetarios así como de rendir la caución correspondiente y aplicar las políticas aprobadas por
el Consejo de Administración, en el marco legal y normativo interno.
b. Dirigir y supervisar las actividades de servicios y administrativas de la “CUC”.
c. Formular el plan operativo y presupuesto financiero de la cooperativa; elevando a decisión
del estamento superior, para su ejecución.
d. Informar al Consejo de Administración, sobre el comportamiento económico-financiero de la
Cooperativa, de los servicios y proponer decisiones.
e. Evaluar constantemente el comportamiento de la cartera y disponer, las acciones
correspondientes para su adecuada administración y productividad.
f. Adquirir los bienes y servicios necesarios para la buena marcha empresarial, en el marco de la
normatividad y lo que establece la Ley de Cooperativas y su Reglamento General;
g. Firmar los cheques junto con el Presidente.
h. Nombrar, aceptar renuncias y cancelar a los empleados cuya designación o remoción no
corresponda a otros organismos de la cooperativa.
i. Suministrar todos los datos que le soliciten los organismos de la cooperativa;
j. Cumplir y hacer cumplir a los socios las disposiciones emanadas de la Asamblea General y de
los Consejos y participar en las sesiones del Consejo de Administración, Asambleas de
socios con voz.
k. Presentar informe sobre su gestión a la Asamblea General y comunicar a la Dirección
Nacional de Cooperativas y tramitar el registro de los directivos de la institución.
l. Presentar al organismo de control los estados financieros de la cooperativa en forma
semestral.
CONTADOR
NATURALEZA DEL PUESTO:
Organiza, planifica, dirige, supervisa, controla y ejecuta las operaciones contables de la
Cooperativa, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas
Internacionales y ecuatorianas de contabilidad, disposiciones e instrucciones de la
Superintendencia de Bancos y el Código de Ética Profesional, con aplicación del plan de cuentas
y elaborar balances, estados financieros e información financiera en forma permanente y
periódica. Remite con la oportunidad requerida para la toma de decisiones financieras.
RELACION GERARQUICA
-Reporta directamente a: - Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con: - Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa.
PERFIL DECARGO
Se requiere de aptitudes de liderazgo, motivación y aptitudes para dirigir, supervisar y
ejecutar registros contables.
Es de mucha importancia la exigencia de un alto conocimientos de técnicas contables y
financieras, habilidad para resolver situaciones de alta responsabilidad.El puesto exige
razonamiento dentro de políticas y objetivos generales con acciones relacionadas a metas
específicas de la institución.
REQUISITOS DEL CARGO:
Título de contador auditor.
Licencia Profesional.
Haber aprobado cursos de relaciones humanas y especialización en el área.
Capacidad de mando.
Aptitudes para planificar y dirigir el trabajo.
Experiencia de tres años en labores afines.
FUNCIONES
a. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en
concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas ecuatorianas
e internacionales de contabilidad.
b. Asesorar en materia contable a Directivos, Gerente General y funcionarios de la “CUC”
c. Mantener una supervisión continua a las operaciones contables de las oficinas operativas.
d. Vigilar que los saldos del sistema informático sean igual a los registros contables. De
encontrar debilidades contables, tomar medidas correctivas inmediatas. Evaluar en forma
periódica al personal a su cargo.
e. Mantener el manual específico de contabilidad, organización y sistematización contable,
actualizarlo con instructivos internos, normas de contabilidad y disposiciones legales emitidas
por los organismos de control.
f. Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes aprobados
por el Consejo de Administración y la Gerencia General.
g. Supervisar y controlar a nivel institucional la elaboración de comprobantes contables por
ajustes de importancia, cuidando que todos estén debidamente respaldados, autorizados y con
la justificación respectiva.
h. Controlar el inventario de activos fijos de la Institución, mantener actualizados sus registros
contables. Responsabilizar de su custodia en forma individual a todo el personal
i. Asesorar y vigilar los movimientos de caja general diariamente.
j. Proporcionar toda la información que soliciten los socios con respecto al funcionamiento de
la cooperativa y la relación con cada uno de ellos.
k. Las demás actividades ordenadas por sus superiores, según la naturaleza de su trabajo.
l. Mantener al día todas las obligaciones tributarias, con el SRI, pagar todos los aporte
mensuales al IESS a tiempo, realizar los depósitos al banco.
m. Realizar las adquisiciones de bienes o servicios, previa la autorización de quienes
corresponda en cada caso y de acuerdo a los reglamentos.
JEFE DE CRÉDITO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Es función del Jefe General de Cartera: Planificar, organizar, supervisar y controlar las
operaciones de concesión y recuperación de los créditos a nivel institucional. Presentar proyectos
de factibilidad que contengan estrategias y políticas internas que permitan optimizar.
RELACION GERARQUICA
-Reporta directamente a: - Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con: - Con el comité de créditos y las demás
Personas que laboran en la Cooperativa
PERFIL DEL CARGO
Se requiere de máxima habilidad para relacionarse con las personas a nivel de liderazgo,
motivación y aptitudes para dirigir, supervisar y ejecutar negociaciones de cartera.
Es de mucha importancia la exigencia de una alta habilidad para la relación interpersonal.
El puesto exige razonamiento dentro de políticas y objetivos generales con acciones
relacionadas a metas específicas de la institución.
REQUISITOS DEL CARGO:
Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Economía, Finanzas o afines.
Experiencia de tres años en labores similares.
Capacidad de mando.
Excelentes relaciones personales.
Aptitudes para planificar, negociar productos financieros y dirigir el equipo de trabajo
FUNCIONES
a. Planificar, organizar, supervisar y controlar la adecuada aplicación de políticas y
disposiciones crediticias en las oficinas operativas de la institución.
b. Evaluar en forma periódica la calidad de la colocación y recuperación de la cartera y calificar
bajo su responsabilidad las operaciones por cada oficial. Informar de sus resultados a los
niveles ejecutivos y de control.
c. Planificar, organizar y elaborar proyectos de: políticas crediticias internas, reformas al
reglamento de crédito, siempre sobre la base de disposiciones legales. Poner a conocimiento
de los niveles de decisión para su autorización y disposición. Implementar planes estratégicos
que permitan establecer una eficaz evaluación de los sujetos de crédito y de sus garantes.
d. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en
concordancia con los (P.C.G.A), Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
Normas Ecuatorianas, e Internacionales de contabilidad.
CAJERO/A
NATURALEZA DEL PUESTO:
Ejecuta procedimientos y custodia los valores que ingresan por captaciones de depósitos a la
vista y pago de préstamos a la cooperativa de acuerdo a disposiciones legales, reglamentarias y
administrativas
RELACION GERARQUICA
-Reporta directamente a: - CONTADOR/A GENERAL
-Ejerce Coordinación interna con: - Todas las demás personas que laboran en la cooperativa.
PERFIL DEL CARGO
Es de mucha importancia, la exigencia de una alta habilidad para las relaciones interpersonales,
atención a socios y clientes en operaciones de ventanilla, con capacidad de decisión para aplicar
políticas y objetivos generales en operaciones de caja.
REQUISITOS DEL CARGO
Título de bachiller en comercio y administración o contabilidad.
Excelente presentación y don de gente.
Experiencia de un año en labores similares.
Alta capacidad de relaciones humanas
Sujetarse a horarios rotativos establecido por la institución.
FUNCIONES
a. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en
concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas ecuatorianas
e Internacionales de contabilidad.
b. Elaborar y legalizar con su firma los comprobantes de depósito y retiros de ahorros, pagos de
créditos y desembolsos de créditos, mantener un sistema de control que permita la
generación de información confiable y oportuna.
c. Coordinar, revisar, validar y consolidad con toda la información contable, la presentación de
la información en forma razonable y presentarlas diariamente el reporte de caja a
contabilidad, con sus respectivos anexos.
d. Mantener una supervisión continua de las operaciones de la oficina, vigilar que los saldos del
sistema informativos sean igual a los del registro contable, de encontrar debilidades, tomar
medidas correctivas inmediatas.
e. Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes aprobados
por el Consejo de Administración y Gerencia.
f. Supervisar y controlar los formularios de solicitud de crédito antes de realizar el ingreso al
sistema, cuidando que todos estén debidamente respaldados, autorizados y con la justificación
g. Brindar toda la información a los socios y clientes de la cooperativa, en lo que respecta a la
apertura de libreas, estados de cuentas, kardex de pagos y de todo el funcionamiento de la
cooperativa y las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la
naturaleza de su trabajo.
h. Efectuar todos los pagos y recaudaciones, previa las autorizaciones correspondientes, de
acuerdo a los reglamentos.
JEFE DE SISTEMAS
NATURALEZA DEL PUESTO:
Organiza, planifica, dirige, supervisa y controla el análisis, diseño, desarrollo, mantenimiento e
implementación de sistemas informáticos de acuerdo a las necesidades de hardware y software de
la cooperativa.
RELACION GERARQUICA
- Reporta directamente a: - Gerencia
- Contabilidad
-Ejerce Coordinación interna con: - Todas las unidades y sucursales de la cooperativa.
PERFIL DEL CARGO
Requiere de conocimientos especializados y técnicos en el campo de la informática.
Adicionalmente ser conocedor de: contabilidad, análisis financiero, auditoría informática y
otras operaciones propias de una institución financiera.
Es necesario tener habilidades de liderazgo y don de mando para mantener un equipo de
trabajo con máxima responsabilidad y sujetos a presión.
El puesto exige el cumplimiento oportuno y eficaz de políticas y objetivos institucionales.
REQUISITOS DEL CARGO
Título de Ingeniería en Sistemas, con experiencia mínima de tres años en manejo de sistemas
financieros automáticos.
Amplio conocimiento de sistemas operativos, haber aprobado cursos especializados de
análisis, programación y diagramación.
Capacidad de mando, liderazgo y dispuesto a trabajar bajo presión con su equipo de
colaboradores, aptitudes para planificar y dirigir el trabajo, con criterio creativo y de asesoría.
FUNCIONES
a. Organizar, planificar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de desarrollo, análisis,
mantenimiento, comunicación y operaciones del sistema financiero automatizado, del
hardware y del software de la cooperativa.
b. Planificar, supervisar y ejecutar un plan de control y mantenimiento del software y hardware,
determinando las necesidades de trabajos específicos, aplicación de sistemas y programación
de las unidades operativas de la institución y evaluar periódicamente la operabilidad del
sistema automático integral y garantizar el buen servicio a los usuarios.
c. Administrar en forma eficiente y efectiva el sistema informático, disponer las normas y
procedimientos para la custodia del hardware y el uso adecuado del software.
d. Capacitar en el manejo de los diferentes sistemas o aplicaciones a sus usuarios.
e. Emitir informes técnicos de factibilidad y especificaciones técnicas de hardware y software,
que según necesidades debidamente comprobadas sean necesarias comprarlas, etc.
f. Realizar control de la calidad y cantidad de las adquisiciones de software y hardware, emitir
informes técnicos de su aceptación según las especificaciones técnicas requeridas.
g. Supervisar la adecuada custodia de los respaldos magnéticos del software con las debidas
protecciones contra siniestros, en las diferentes oficinas operativas mantenerlos actualizados.
h. Establecer sistemas de seguridad tanto para el software como para el buen uso de equipos,
mantener la integridad y confidencia de la base de datos y archivos. Periódicamente realizar
cambios en las claves de acceso de usuarios, programas de entrada a la base de datos y demás
accesos a la información procesada y de carácter restringido a operadores y usuarios.
i. Supervisar y ejecutar programas de desarrollo del sistema financiero, realizar pruebas de
cumplimiento, abalizar su implementación y coordinar la estructuración de normas y
procedimientos de carácter informático que sean requeridos para nuevas operaciones, con las
diferentes unidades operativas.
j. Supervisar, revisar y abalizar en coordinación con las unidades administrativas los diferentes
reportes requeridos por los organismos de control y generar información del sistema en forma
oportuna y confiable para la toma de decisiones.
k. Planificar. organizar, dirigir y supervisar el plan operativo anual, su cumplimiento, reportar
sus novedades y realizar evaluaciones periódicas del personal a su cargo.
l. Controlar el inventario de programas y manuales elaborados por la cooperativa y
programadores internos.
m. Elaborar planes anuales de capacitación, especialmente en actualización de: conocimientos,
técnicas de procesamiento, lenguajes de programación y otras que ofrezca el avance
tecnológico en el campo de la informática.
n. Las demás dispuestas por sus superiores y que se relacionan con la naturaleza del trabajo.
![minera usada [2014]](https://static.fdocuments.ec/doc/165x107/61c690cf2b45856f846feae1/minera-usada-2014.jpg)
