UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA. CPA.

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO

DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y

FINANZAS, CPA.

TEMA:

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

EN LA UNIDAD EDUCATIVA “INSUTEC” DEL CANTÓN AMBATO DE LA

PROVINCIA TUNGURAHUA.

AUTORA: GARCÉS PAREDES ESTELA ELISABETH

ASESORA: LCDA. BARONA LÓPEZ NORMA EULALIA MGS.

AMBATO – ECUADOR

2017

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación

realizado por la señora Estela Elisabeth Garcés Paredes, estudiante de la Carrera

de Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas CPA., Facultad de Sistemas

Mercantiles, con el tema “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL MENEJO

DE ACTIVOS FIJOS DE LA UNIDAD EDUCATIVA INSUTEC DEL CANTÓN

AMBATO”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos

establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los

Andes – UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.

Ambato, Mayo de 2017

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

Yo, Estela Elisabeth Garcés Paredes egresada de la carrera de Contabilidad y

Auditoría, declaro que la presente tesis, es de mi total autoría y que no ha sido

presentada por otros estudiantes de la Universidad, la misma que ha sido elaborada

como requisito para obtener el Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría

y Finanzas, CPA, del mismo modo declaro que la presente investigación se basa en la

bibliografía existente en este documento la cual ha sido de textos e internet.

Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes”, para que

tenga plena facultad de hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de

investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y

la normativa de la institución.


DERECHOS DE AUTORA

Yo, Estela Elisabeth Garcés Paredes, declaro que conozco y acepto la dislocación

constante d) del Artículo 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los

Andes, que en su parte pertinente textualmente tipifica: El Patrimonio de la

UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las investigaciones,

trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en

la Universidad o por cuenta de ella.


DEDICATORIA

Esta tesis se la dedico a mi Dios quien supo guiarme por el buen camino, darme

fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban,

enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer

en el intento.

A mis Padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los momentos

difíciles.

Para mis dos hijitas con todo mi amor les dedico mi trabajo y quiero dejar en ellas un

mensaje, que nunca es tarde para lograr una meta propuesta les amo con toda mi

alma y gracias por todo.

Como también a mi mejor amiga Dra. Patricia Gavilánez, Ing. Wilson Bombón por

apoyarme constantemente día a día.

AGRADECIMIENTO

A Dios grande y maravilloso por darme la vida, por medio de mis Padres que con gran

afán esperaron este momento, al verme culminar una etapa más de mi vida con una

inmensa lucha constante y rompiendo todo tipo de obstáculos.

Gracias a mis padres quienes me cuidaron y apoyaron cada momento con su aliento

de amor y preocupados por mi vida.

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes por abrirme las puertas

para implantar mis conocimientos día a día.

A mis queridos docentes de la carrera de Contabilidad y Auditoría, quienes supieron

formarme con ética moral todos los días y confiaron en mí, gracias por esa cálida

paciencia y enseñanza que perdurará en mí para siempre.

A la Unidad Educativa Insutec por permitir aplicar mis conocimientos y poner en

práctica.

A la Ing. Eulalia Barona, por guiarme cada día con amor paciencia y voluntad, a la

Dra. Adriana Estévez tutora del proyecto de vinculación, quien durante el tiempo de

trabajo compartimos momentos maravillosos de ejemplo y conocimientos.

INDICE GENERAL

PORTADA

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DE AUTOR

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

INDICE GENERAL

INDICE DE TABLAS

INDICE DE GRÁFICOS

RESUMEN

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1

Antecedentes de la investigación ....................................................................... 1

Planteamiento del problema .............................................................................. 3

Formulación del problema.................................................................................. 3

Delimitación del problema .................................................................................. 3

Objeto de Investigación y campo de acción ....................................................... 4

Objeto de investigación ...................................................................................... 4

Campo de Acción .............................................................................................. 4

Identificación de la Línea de Investigación. ........................................................ 4

Objetivo General ................................................................................................ 4

Objetivos específicos ......................................................................................... 4

La hipótesis........................................................................................................ 4

Variables de la investigación .............................................................................. 4

Justificación del Tema. ...................................................................................... 5

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO. ..................................................................... 6

1.1. Origen y evolución del Control Interno. ............................................. 6

1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de

investigación. .................................................................................... 8

1.2.1. Control Interno .................................................................................. 8

1.2.1.1. Definición de control interno. ............................................................. 8

1.2.1.2. Objetivos del control interno. ............................................................. 8

1.2.1.3. Componentes del control interno ....................................................... 9

1.2.1.3.1. Ambiente de control ........................................................................ 12

1.2.1.3.1.1.Factores de ambiente de control .................................................... 12

1.2.1.3.2. Evaluación de riesgos o valoración del riesgo ................................. 12

1.2.1.3.3. Sistema de información ................................................................... 12

1.2.1.3.4. Actividades de control ..................................................................... 13

1.2.1.3.5. Monitoreo de los controles .............................................................. 13

1.2.1.4. Elementos para el Sistema de Control Interno ................................ 13

1.2.1.5. Principios del Control Interno .......................................................... 15

1.2.2. Activo Fijo ....................................................................................... 16

1.2.2.1. Definición ........................................................................................ 16

1.2.2.2. Propiedad, planta & equipo, y activos intangibles............................ 16

1.2.2.3. Condiciones para calificar como activos fijos .................................. 16

1.2.2.4. Clasificación de propiedad, planta & equipo, y activos intangibles .. 19

1.2.2.5. Ciclo de vida de los activos fijos. ..................................................... 19

1.2.2.5.1. Alta o ingreso físico ......................................................................... 19

1.2.2.6. Utilización de los activos fijos .......................................................... 20

1.2.2.7. Depreciación y deterioro. ................................................................ 21

1.2.2.7.1. Método de depreciación. ................................................................. 21

1.2.2.7.1.1.Método lineal o línea recta. ............................................................ 22

1.2.2.7.1.2.Método acelerado (suma de dígitos) .............................................. 23

1.2.2.7.2. El impuesto a la renta (LORTI) y la depreciación. ........................... 24

1.2.2.8. Deterioro de activos fijos ................................................................. 25

1.2.2.9. Control Interno de los Activos fijos .................................................. 26

1.2.3. Sistema de codificación. .................................................................. 29

1.2.3.1. Sistema de codificación y numeración de materiales. ..................... 29

1.3. Valoración crítica de conceptos principales ..................................... 29

1.4. Conclusiones parciales del capítulo. ............................................... 30

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA. ................................................................................. 31

2.1. Caracterización de la Unidad Educativa .......................................... 31

2.1.1. Base Legal: ..................................................................................... 31

2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la

investigación. .................................................................................. 32

2.2.1. Modalidad de la investigación ......................................................... 32

2.2.2. Población y Muestra ........................................................................ 32

2.2.2.1. Población ........................................................................................ 32

2.2.2.2. Muestra ........................................................................................... 33

2.2.3. Tipo de investigación....................................................................... 33

2.2.3.1. Descriptiva ...................................................................................... 33

2.2.3.2. Bibliográfica .................................................................................... 33

2.2.3.3. De campo ........................................................................................ 33

2.2.4. Métodos de investigación ................................................................ 33

2.2.4.1. Validación por expertos ................................................................... 33

2.2.4.2. Histórico .......................................................................................... 33

2.2.4.3. Analítico – Sintético ......................................................................... 33

2.2.5. Técnicas a emplear en la investigación ........................................... 33

2.2.5.1. Entrevista ........................................................................................ 33

2.2.5.2. Encuesta ......................................................................................... 34

2.2.5.3. Instrumentos ................................................................................... 34

2.2.6. Diseño de la investigación de campo. ............................................. 34

2.2.6.1. Entrevista realizada: ....................................................................... 34

2.2.6.2. Interpretación de los resultados de la Encuesta. ............................. 35

2.3. Propuesta del investigador: Manual de control interno de activos

fijos. ................................................................................................ 45

2.3.1. Evaluación del Nivel de Riesgo y confianza por componente: Matriz

sanforizada. .................................................................................... 51

2.4. Hoja de referencias ......................................................................... 52

2.4.1. Flujo grama de actividades.............................................................. 52

2.4.2. Proceso de Adquisición de Bienes. ................................................. 53

2.4.2.1. Procedimientos: .............................................................................. 54

2.4.2.2. Formato de Adquisición de Bienes. ................................................. 55

2.4.3. Traspaso de bienes a nuevo custodio. ............................................ 56

2.4.3.1. Procedimientos: .............................................................................. 57

2.4.3.2. Formato Acta entrega recepción de Traspaso de Bienes a Nuevo

Custodio. ......................................................................................... 58

2.4.4. Donación de bienes usados. ........................................................... 59

2.4.4.1. Procedimientos: .............................................................................. 60

2.4.4.2. Formato de Donación de Bienes Usados. ....................................... 61

2.4.5. Toma de inventarios y codificación. ................................................. 62

2.4.5.1. Procedimientos: .............................................................................. 63

2.4.5.2. Formato de Toma y Codificación de Inventarios. ............................. 64

2.4.6. Depreciación de activos fijos. .......................................................... 65

2.4.6.1. Deterioro de activos fijos. ................................................................ 65

2.5. Conclusiones parciales del capítulo. ............................................... 66

CAPÍTULO III. Validación de resultados .......................................................... 67

3.1. Validación de la propuesta. ............................................................. 67

3.2. Conclusiones parciales del capítulo ................................................ 69

CONCLUSIONES GENERALES...................................................................... 70

RECOMENDACIONES GENERALES ............................................................. 70

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Depreciaciones. ................................................................................................ 18

Tabla 2. Concepto e importe .......................................................................................... 20

Tabla 3. Concepto e importe .......................................................................................... 21

Tabla 4. Método de depreciación. .................................................................................. 21

Tabla 5. Método lineal o línea recta ............................................................................... 22




Tabla 9. El impuesto a la renta ....................................................................................... 25

Tabla 10. Depreciación ................................................................................................... 25

Tabla 11. Deterioro de activos fijos. ............................................................................... 26

Tabla 12. Deterioro de activos fijos ................................................................................ 26

Tabla 13. Población. ....................................................................................................... 32

Tabla 14. Instrumentos. .................................................................................................. 34

Tabla 15. Activos fijos - proceso .................................................................................... 35

Tabla 16. Activos fijos - codificación .............................................................................. 36

Tabla 17. Activos fijos – baja física y contable .............................................................. 37

Tabla 18. Activos fijos – reposición ................................................................................ 38

Tabla 19. Activos fijos – adquisición según el presupuesto .......................................... 39

Tabla 20. Activos fijos – constataciones periódicas....................................................... 40

Tabla 21. Activos fijos – norma que regula faltantes o sobrantes ................................. 41

Tabla 22. Activos fijos – necesidad de un manual de control interno ........................... 42

Tabla 23. Activos fijos – existencia de un manual de procedimientos .......................... 43

Tabla 24. Activos fijos – el manual servirá para un buen manejo ................................. 44

Tabla 25. Matriz sanforizada. ......................................................................................... 51

Tabla 26. Resultados de Control Interno. .................................................................... 51

Tabla 27. Análisis de control interno. ............................................................................. 51

Tabla 28. Depreciación de Activos Fijos ........................................................................ 65

Tabla 29. Deterioro de Activos Fijos. ............................................................................. 65

Tabla 30. Validación de la propuesta. ............................................................................ 67

INDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Aspectos a diferenciar en el control interno .................................................... 7

Gráfico 2. Componentes del control interno................................................................... 10

Gráfico 3. Componentes del sistema de control interno. ............................................... 11

Gráfico 4. Aspectos a diferenciar en el control interno .................................................. 14

Gráfico 5. Propiedad, Planta & Equipo e Intangibles. .................................................... 16

Gráfico 6. Tangibles e Intangibles ................................................................................. 17

Gráfico 7. Clasificación de Propiedad, Planta & Equipo, y Activos Intangibles. ........... 19

Gráfico 8. Codificación de materiales............................................................................. 29

Gráfico 9. Activos fijos – proceso Fuente: Elaboración Propia Encuestas

Insutec ............................................................................................................................. 35

Gráfico 10. Activos fijos – codificación ........................................................................... 36

Gráfico 11. Activos fijos – baja física y contable ............................................................ 37

Gráfico 12. Activos fijos – reposición ............................................................................. 38

Gráfico 13. Activos fijos – adquisición según el presupuesto ........................................ 39

Gráfico 14. Activos fijos – constataciones periódicas .................................................... 40

Gráfico 15. Activos fijos – norma que regula faltantes o sobrantes .............................. 41

Gráfico 16. Activos fijos – necesidad de un manual de control interno ......................... 42

Gráfico 17. Activos fijos – existencia de un manual de procedimientos........................ 43

Gráfico 18. Activos fijos – el manual servirá para un buen manejo .............................. 44

Gráfico 19: Esquema de la propuesta. ........................................................................... 45

Gráfico 20. Figuras y su definición. ................................................................................ 52

Gráfico 21. Validación de la propuesta .......................................................................... 68

RESUMEN

El presente trabajo se realiza luego de evidenciar la necesidad de un Manual de

Control Interno para el manejo de activos fijos en la Unidad Educativa “Insutec” del

cantón Ambato de la Provincia de Tungurahua.

Dado que existen problemas en el manejo de inventarios de bienes muebles,

adquisición de bienes, donación de bienes usados y traspaso de bienes a nuevos

custodios y en el cálculo a depreciaciones y deterioro de los activos fijos.

La estructura del trabajo se plantea para dar solución a la problemática.

Hace referencia a las conceptualizaciones que se adoptaron para el desarrollo de la

investigación, contiene información sobre autores de alto nivel sobre el control interno

y el manejo de activos fijos.

Detalla metodología, técnicas e instrumentos de investigación ampliada a los

resultados obtenidos referentes al personal de la institución.

Validación de expertos mediante la aplicación de una ficha técnica para obtener los

resultados del proyecto de investigación.

Manual de Control Interno de activos fijos.

ABSTRACT

The development of this research bases on the implementation of an Internal Control

Manual on fixed assets management at the school “Insutec” in Ambato city,

Tungurahua province.

There have seen issues in the following aspects: personal property management,

property acquisition, used goods donation, asset transfer, fixed assets depreciation and

impairment of assets.

It is important to mention that the structure of this research is led to give a solution to

the problem found.

Within this research it has been mentioned concepts of variables form different reliable

authors who master topics related to internal control and fixed assets management.

It has been also presented the methodology, techniques, and research tools which had

been applied to the results gotten from the staff members of the school. Moreover,

validation of a data sheet has also been applied in order to get results

Manual of Internal Control of fixed assets

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la investigación

En la prehistoria a raíz de la necesidad del hombre buscaba la supervivencia, creando

armas y utensilios; o trasladándose de un lugar a otro en busca de los beneficios.

Como resultado del auge que tomó el comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria

entre otros países del Medio Oriente desarrolló la contabilidad de partida simple. En

estas épocas los sistemas de anotaciones habían sido sencillos debido a la reducida

cantidad de operaciones. Cada individuo habría podido ejercer su propio control.

Durante el siglo XIX y principios del siglo XX se produjeron una serie de

acontecimientos económicos, originando tanto en los cambios tecnológicos como en el

aumento del comercio, que dieron lugar a una enorme expansión de la contabilidad.

Formando así que, el ser humano adopte herramientas de control para sus

pertenencias, cosechas, ganado, etc.

Dando lugar a la evolución del mundo empresarial y al desarrollo industrial, impulsada

por los avances tecnológicos entre otros factores, los cuales conlleva al incremento de

sus operaciones, la dispersión de activos, multiplicidad de niveles jerárquicos,

delegación de funciones, lo que ha significado que la gestión empresarial se oriente a

establecer planes de organización y un conjunto de métodos y procedimientos que

asegure la protección de sus activos, integralidad de registros contables y

cumplimiento de directrices de la dirección.

En la ley orgánica de la hacienda desarrollaron las primeras leyes orgánicas de

haciendas dictadas en 1821 y 1824, cuando el país formaba parte de la gran

Colombia.

Una vez configurado el Estado Ecuatoriano en forma autonomía, él se proyecta a

través de las diversas ediciones de dicho cuerpo legal, en los años 1830,

37,43,46,49,51,55 y 63 con múltiples y variadas reformas legales, lo que revela, desde

ese entonces, un gran campo legal de haciendas.

En diciembre 21 de 1994, contiene normas relacionadas con el registro y control de los

bienes del estado siendo necesario dotar a los responsables de la administración de

2

los recursos materiales del sector empresarial, de un documento en el que se

sistematicen los procedimientos administrativos, para la correcta aplicación de las

disposiciones vigentes sobre esta materia.

Si bien las empresas se interesaron en controlar y proteger sus bienes, surgió la

necesidad de crear un manual de control para sus activos fijos la cual, contiene un sin

número de normas y procedimientos como por ejemplo: verificar si el procedimiento

del inventario es el correcto, si las herramientas utilizadas se ajustan para su

aplicación, si apoya, mide el cumplimiento tanto como: la seguridad y responsabilidad

de la organización, ya que este garantizara los objetivos de preservar con la máxima

seguridad, el manual de control de activos fijos, los cuales permita tomar mejores

decisiones, y al contar con una información descriptiva actual y completa, con un

beneficio como es evitando fugas de capital que no esté constando dentro de la

contabilidad, impactos inesperados en la contabilidad, evitando compras inesperadas,

ya que los activos fijos deben haber en otras sucursales de la misma empresa, para

esto es importante realizar las revisiones periódicas con el fin de proteger los recursos

contra el fraude, desperdicio y uso inadecuado.

Investigaciones similares:

Armendáriz (2015) En su trabajo de investigación: Sistema de inventarios para la

distribuidora `Blanquita` en la ciudad de Ambato manifiesta que:

Se determinan que los principales problemas con los que esta industria se enfrenta

tienen que ver directamente con el tema de aprovisionamiento, ya que en su mayoría

las empresas manejan altos inventarios de productos que no venden y al mismo

tiempo enfrentan problemas por desabastecimiento de los productos que si realmente

venden.

Por otra parte, señala que el control interno ha ido adquiriendo importancia en las

organizaciones y es utilizado en distintos campos, sobre todo en las empresas y

principalmente para la protección de sus activos como son los inventarios pues son los

bienes o mercancías que posteriormente serán vendidos y generarán utilidades a las

empresas, es por ello su especial control y administración.

Esta investigación se centra en la falta de información, oportuna y actualizada de los

inventarios, sumada al interés, de elaborar un manual de control interno contable para

el control de Activos Fijos. (p. 80)

3

Planteamiento del problema

Inadecuado manual control interno para el manejo de activos fijos en la Unidad

Educativa “INSUTEC” del cantón Ambato de la Provincia de Tungurahua.

La Unidad Educativa Insutec del cantón Ambato se puedo evidenciar la situación en la

que se encuentra:

La institución, no cuenta con un manual de control interno para los activos fijos la cual

provoca la toma de decisiones errónea

Se controla los activos fijos de manera emperica, lo cual incide a que existan activos

fijos deteriorados u obsoletos y por lo tanto no operativos.

No se encuentra los procedimientos para el manejo del control interno de bienes que

permita salvaguardar y custodiar los activos fijos de la institución.

Uno de los problemas más grandes de la Institución es que no existe la persona

idónea para el control de los activos fijos, la cual incurre a un mal manejo y control en

los registros de los mismos.

Formulación del problema

¿Cómo contribuir al manejo de los activos fijos a través de un manual de control

interno para la Unidad Educativa Insutec del cantón Ambato?

Delimitación del problema

Este trabajo investigativo se realiza en la Unidad Educativa “INSUTEC” en la ciudad de

Ambato ubicada en la parroquia Totoras Km. 5 ½ Vía a Baños, cantón Ambato,

Provincia de Tungurahua, en donde se realiza el estudio.

Esta investigación se desarrolla en el campo contable tomando la línea de

investigación en gestión de la información registrada.

4

Objeto de Investigación y campo de acción.

Objeto de investigación:

Auditoria

Campo de Acción:

Control Interno de los Activos Fijos

Identificación de la Línea de Investigación.

Auditoria.

Objetivo General

“Diseñar un Manual de Control Interno para el manejo de activos fijos en la Unidad

Educativa “INSUTEC” del cantón Ambato de la Provincia de Tungurahua”

Objetivos específicos:

Fundamentar teóricamente todo lo relacionado al control interno y activos fijos

a partir del criterio de autores nacionales e internacionales.

Diagnosticar la situación actual de la Unidad Educativa INSUTEC en lo

referente al control interno para el manejo de activos fijos.

Diseñar un Manual de Control Interno para el manejo de activos fijos en la

Unidad Educativa Insutec del Cantón Ambato de la Provincia Tungurahua.

La hipótesis de la investigación.

Un adecuado manual de control interno que mejorará el manejo de los activos fijos de

la Unidad Educativa INSUTEC del cantón Ambato.

Variables de la investigación

Variable Independiente. – Control Interno

Variable Dependiente. – Activos Fijos

5

Justificación del Tema.

La Unidad Educativa INSUTEC, es una Institución que no cuenta con un control de

activos fijos, y su mayor dificultad es no conocer las existencias de los bienes

deteriorados u obsoletos y por lo tanto no operativos, lo que ocasiona información

errónea por las siguientes causas: insuficiente control de inventarios, inventario

desactualizado, deterioro y acumulación de bienes, la cual ocasiona daños en los

activos fijos de la Institución.

Esta investigación se dio por la desactualización de información y datos referente a los

activos fijos, sumado al interés por parte de la institución, en obtener datos confiables

de sus bienes convirtiéndose en un problema interno para el desenvolvimiento de la

base de datos de la Unidad Educativa.

Es así que se pretende solucionar el problema del establecimiento, y fomentar un

adecuado manual de control interno para los activos fijos, por medio de este trabajo se

dará a conocer todo lo relacionado al funcionamiento, utilización y manejo de bienes.

6

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO.

1.1. Origen y evolución del Control Interno.

Mantilla (2013) manifiesta que el Control Interno es:

La acción tomada por la administración para planear, organizar, y dirigir el desempeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que se estarán logrando los objetivos. Aquí se utiliza una derivada del análisis de la transformación de la auditoria a partir de los esquemas (paradigmas, modelos) de revisión (Edad Media hasta 1880), atestación (1880-1990) y aseguramiento (1990-actualidad). Primera generación: esta etapa del control interno se basó en acciones

empíricas, a partir de procedimientos de ensayo-y-error. Esta generación, si bien es obsoleta, todavía tiene mucha aplicación generalizada. Esta primera generación estuvo muy ligada a los controles contables y administrativos, un esfuerzo orientado a garantizar que el proceso de presentación de reportes financieros estuviera libre de utilizaciones fraudulentas. A nivel internacional, existen las certificaciones en auditoria interna (CIA), autovaloración del control (CSA), Auditoría de servicios financieros (CFSA) y auditoria gubernamental (CGAP) Segunda generación: Del control interno tuvo un sesgo legal, logró imponer estructuras y prácticas de control interno, sobre todo en el sector público. Pero dio origen a una conciencia bastante distorsionada del mismo, al hacerlo operar muy cerca de la línea de cumplimiento. Coloca su atención en la evaluación del control interno como medio para definir el alcance de las pruebas de auditoria. También comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (p. 13).

Mantilla (2013) manifiesta que:

Esta generación diferencia dos roles en relación con el del control interno: el rol de ejecución, a cargo de la administración, que, si bien en la práctica ha sido difuso por el poco interés prestado por esta, y el rol de evaluación, muy apetecido por los auditores externos (independientes) para determinar los procedimientos de auditoria, y también ejercido por los auditores internos. Ha trasladado las prácticas del sector privado ajustándolas a las necesidades del sector público. Con un precio muy claro: sacrificar eficiencia por un cumplimiento. Y reforzando una cultura de control interno centrada en lo operativo, de bajo nivel funcional, alcanzando con mucho esfuerzo niveles tácticos, pero ciertamente de la toma de decisiones (alta gerencia). Tercera generación: esta nueva generación centra sus esfuerzos en la calidad derivada del posicionamiento en los más altos niveles directivos, estratégicos, como condición necesaria para garantizar la eficiencia del control interno (tono desde lo alto) Debe reconocerse que esta generación es el fruto de los esfuerzos iniciados por COSO en los años 90, complementados por nuevos direccionamientos estratégicos, ascenso en la escala organizacional y, reforzada por los alcances de la Sarbanes- Oxley Act de 2002.

7

En consecuencia, COSO inició la tercera generación del control interno y constituyo un punto de partida para el desarrollo importante en las áreas del control interno de los nuevos instrumentos financieros; gubernamental (Sector público); sistemas de información (Cibit); riesgo de emprendimiento; empresas pequeñas que cotizan en bolsa y monitoreo. La incorporación del COSO a los estándares de auditoria americanos (y posteriormente a los internacionales y a los de buena parte de países del mundo) condujo a diferentes tres aspectos, los cuales se presentan en la gráfica 1. (p. 16)

Gráfico 1. Aspectos a diferenciar en el control interno

Fuente: Mantilla (2013) p. 13

1

La naturaleza del control interno: Administración y

responsabilidad. Definición, objetivos, componentes y

temas relacionados.

2

Control interno, opinion de auditor independiente:

Auditoria de estados financieros con las prácticas establecidas , determina las

pruebas de auditoria.

3

El control interno , componentes del ciclo

contable: Elemento clave para salvaguardar los activos

del negocio.

8

1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de

investigación.

1.2.1. Control Interno

1.2.1.1. Definición de control interno.

Benítez (2014) manifiesta que:

El control es el que se encarga de evaluar el desarrollo de general de una empresa. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados que habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. (p. 50)

Torres (2015) “presenta que el control interno contribuye a la consecución de los

objetivos de la compañía, mediante un proceso ejecutado por la alta administración”

(p.16).

Bravo (2012) menciona que:

El control interno permite a la dirección reaccionar rápidamente ante cambios en las condiciones del entorno. También ayuda a la dirección a asegurarse del cumplimiento de sus obligaciones incluyen las normas sobre planes de prestaciones a empleados, los reglamentos sobre seguridad en el trabajo y la normativa sobre la correcta eliminación de residuos peligrosos. Asegurar el cumplimiento de estas obligaciones protege la reputación de la entidad. (p. 147)

Estupiñán (2015) indica que el control interno comprende:

El plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. De lo que manifiestan anteriormente los diferentes autores el control interno se encarga de evaluar, distribuir, corregir, guiar y reaccionar rápidamente a los posibles cambios que surja en el entorno, para que en esta manera se pueda asegurar el cumplimiento de sus objetivos y llegar al éxito deseado. (p. 19)

1.2.1.2. Objetivos del control interno.

Mantilla (2013) define los siguientes objetivos:

Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los programas

Uso económico y eficiente de los activos

Salvaguarda de los activos

Confiabilidad e integridad de la información

Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones. (p.7)

9

Bravo (2012) establece que: los principios constitucionales que deben caracterizar la

administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se

orientaran al logro de los siguientes objetivos fundamentales.

Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración

ante posibles riesgos que los afecten; el manejo de los recursos de la compañía, debe estar estandarizados en un manual de procesos y procedimientos.

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, para desarrollar la misión institucional, debe estar debidamente planeada en los planes de gestión que integrad los componentes de gestión.

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad. (p. 147)

Estupiñán (2015) define los siguientes objetivos básicos:

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (p.19)

1.2.1.3. Componentes del control interno

Mantilla (2013) manifiesta que en ISA 315, el término “control interno” abarca los cinco

componentes del control interno, los cuales son:

El ambiente de control.

El proceso de valoración del riesgo de la entidad.

Las actividades de control.

El sistema de información, incluyendo los procesos de negocio, relacionados, relevantes para la información financiera, y la comunicación.

El monitoreo del control interno. (p. 9)

Esos componentes se relacionan principalmente con los objetivos de la información

financiera de la entidad, tal y como se ilustra.

10

Gráfico 2. Componentes del control interno

Fuente: Mantilla (2013) p. 9

Estupiñán (2015) establece que el control interno consta de cinco componentes

interrelacionados, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y

están integrados a los procesos administrativos.

a) Ambiente de control b) Evaluación de riesgo c) Actividades de control d) Información y comunicación e) Supervisión y seguimiento

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes. De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofía de administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al otro. (p.26)

Ambiente de control

Valoracion del riesgo

Sistema de informacion

Actividades de control

Monitoreo

11

Gráfico 3. Componentes del sistema de control interno.

Fuente: Estupiñán (2015) p.26

Niveles de efectividad

Estupiñán (2015) define que los sistemas de control interno de entidades diferentes operan con distintos niveles de efectividad. En forma similar, un sistema en particular puede operar en diversa forma en tiempos diferentes. Cuando un sistema de control interno alcanza una calidad razonable, puede ser considerado efectivo. El control interno puede ser juzgado efectivo en cada uno de los tres grupos, respectivamente, si el consejo administrativo o junta directiva y la gerencia tiene una razonable seguridad de que:

Entiende el grado en que se alcanzan los objetivos de las operaciones de las entidades.

Los informes financieros sean preparados en forma confiable.

Se observan las leyes y los reglamentos aplicables.

Dado que el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del mismo en un punto en el tiempo. (p.27)

Componentes del control

interno

Control circundante o ambiente de

control

Sistema de información y comunicación

Actividad de control

Supervisión general y monitoreo

Evaluación de riesgo del

cliente

12

1.2.1.3.1. Ambiente de control

Estupiñán (2015) “menciona que consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades” (p. 27). Según Mantilla (2013) “establece que el ambiente de control es el fundamento para el control interno efectivo, proveyendo disciplina y estructura para la entidad” (p. 24). 1.2.1.3.1.1. Factores de ambiente de control

Estupiñán (2015) define que los factores son los siguientes:

La integridad y los valores éticos.

El compromiso a ser competente

Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoria

La mentalidad y estilo de operación de la gerencia

La estructura de la organización

La asignación de autoridad y responsabilidades

Las políticas y prácticas de recursos humanos. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su vez es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa. (p. 28) 1.2.1.3.2. Evaluación de riesgos o valoración del riesgo

Estupiñán (2015) manifiesta que la evaluación de riesgos es:

La identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma. (p. 28)

Mantilla, (2013) “define que el proceso de valoración del riesgo le aporta a la administración la información que necesita para determinar que riesgos de negocio/ fraude deben ser administrados y las acciones (si las hay) a tomar” (p. 25).

1.2.1.3.3. Sistema de información

Mantilla (2013) define que el sistema de información:

Incluye el sistema de contabilidad, consta de los procedimientos y registros establecidos para iniciar, registrar, procesar y reportar las transacciones de la entidad (así como los eventos y condiciones) y para mantener la accountability por los activos, pasivos y patrimonio relacionados. (p. 26)

13

1.2.1.3.4. Actividades de control

Estupiñán (2015) declara que son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas:

Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o defectivas. Sin embargo, las actividades de control son importantes no solo porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos. (p.32)

Mantilla (2013) detalla que las actividades de control son:

Las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se ejecutan las directivas de la administración. Por ejemplo, pueden incluir los controles para asegurar que no se despachan bienes a quien tiene mal riesgo de crédito o para asegurar que solamente se hacen compras que estén autorizadas. Esos controles cubren riesgos que si no se mitigan amenazarían el logro de los objetivos de la entidad. (p. 23)

1.2.1.3.5. Monitoreo de los controles

Mantilla (2013) define que el monitoreo valora la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo.

El objetivo es asegurar que los controles están funcionando de manera apropiada y, si no tomar las acciones correctivas necesarias. La administración logra el monitoreo de los controles mediante actividades continuas, evaluaciones separadas o una combinación de las dos. En las entidades más pequeñas, las actividades de monitoreo continuas son informales y usualmente están incorporadas en las actividades recurrentes de la entidad. (p.27)

1.2.1.4. Elementos para el Sistema de Control Interno

Mantilla (2013) toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno: Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como

la formulación de los planes operativos que sean necesarios. Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de

los procesos; se establecen valores, principios y objetivos para la compañía, de la misma manera todos los procesos compañía deben tener una ficha técnica de procedimientos que estandarizan su gestión.

Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; teniendo claro como que un sistema de Control Interno y/o Gestión de Calidad,

14

debe incluir tres tipos de estándares, los estándares legales, los estándares procedimentales y los estándares de gestión. (p.28)

Estupiñan (2015) detalla que el Control interno es:

Un proceso, ejecutado por la junta directiva o concejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres categorías de objetivos”

Efectividad y eficiencia de las operaciones

Suficiencia y confiabilidad de la información financiara

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Esta definición enfatiza ciertos conceptos o características fundamentales sobre el control interno.

Es un proceso que parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a estos.

Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.

Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de que se lograran los objetivos definidos.

Es concebido y ejecutado por personas de todos los nieles de la organización a través de sus acciones y palabras. (p.25)

Gráfico 4. Aspectos a diferenciar en el control interno

Fuente: Estupiñán (2015) p. 25

Efectividad del control interno

Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para

proveer certeza razonable sobre el logro de una o más de las tres categorías

de objetivo

Alcance o logro

de los objetivos

de las

operaciones

Información

confiable y

útil

Cumplimiento de

leyes y

regulaciones

aplicadas

Presencia y funcionamiento conjunto de los componentes del control

interno

15

1.2.1.5. Principios del Control Interno

Benítez (2014) define que los principales principios de control a considerarse son los siguientes:

Responsabilidad Limitada: por escrito deben constar las funciones y atribuciones que corresponden a cada empleado.

Separación de funciones de carácter incompatible: es evitar que una

persona haga funciones que pueda conducir a fraudes o errores porque son incompatibles.

Ninguna persona puede ser responsable por una transacción completa: no conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operación.

Selección de empleados hábiles y capacitados. debe exigirse capacidad técnica y profesional, experiencia y honestidad y que no exista impedimento legal para desempeñar el puesto. La selección se debe efectuar mediante un análisis cuidadoso del puesto y de los requisitos que debe reunir quien ha de ocuparlos, para lo cual se realizara un concurso de merecimientos.

Pruebas continúas de exactitud: las funciones financieras que realiza una

persona deben ser revisadas aritméticamente, contable y administrativamente por otra.

Rotación de deberes: es importante que las personas sean rotadas a otras funciones como medida de prevenir la rutina y se cometa errores.

Fianzas: todas las personas encargadas del registro, custodio o inversión de bienes o recursos deben prestar una garantía.

Instrucciones por escrito: cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal, por eso es preciso que se den instrucciones por escrito.

Control y uso de formularios pre numerados: los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser numerados al momento de su impresión en la imprenta. Esta medida facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles.

Evitar el uso de dinero en efectivo: excepto por el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se realiza por caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque. Los cheques deben girarse en lo posible utilizando máquinas de seguridad y cruzarse para que no sean cobrados por cuenta corriente.

Contabilidad por partida doble: se establecerá un sistema de contabilidad de manera que ningún recurso u obligación quede excluido de los registros e informes contables.

Depósitos intactos e inmediatos. tal como fueron recibidos, al siguiente día de su recaudación.

Uso y mantenimiento del mínimo de cuentas bancarias: hay que evitar

abrir muchas cuentas corrientes porque entorpece el control financiero y crea confusión.

Uso de cuentas de control: esto es abrir tarjetas de mayor general, auxiliares y subcuentas para registrar contablemente las operaciones financieras de la institución.

Uso de equipo electrónico con dispositivos de control y prueba: Se hace importante el uso de dispositivos de control como: alarmas, claves, llaves de registradoras, etc., para evitar fraudes o robos. (p. 50)

16

1.2.2. Activo Fijo

1.2.2.1. Definición

Activo Fijo es un bien tangibles o intangibles adquirido por la empresa, con el objetivo de conservarlo, para utilizarlo, explotarlo, y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la compañía y no se destinan a la venta, las cuales se consideran como fijo ejemplo: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc.

1.2.2.2. Propiedad, planta & equipo, y activos intangibles

Zapata. (2011) “define que las empresas invierten cantidades importantes de dinero en bienes y derechos que reportan beneficios durante varios años; a estos se les conoce como propiedad, planta & equipo e intangibles” (p.172).

Gráfico 5. Propiedad, Planta & Equipo e Intangibles.

Fuente: Zapata. (2011) pág.172

1.2.2.3. Condiciones para calificar como activos fijos

Zapata (2011) menciona que para que un tangible (bien) o intangible (derecho) sea calificado como activo fijo, además de las condiciones gerenciales de un activo:

Que sea de propiedad o controlado por la empresa y, por tanto, exista dominio total sobre el recurso;

Que su aparecimiento y consiguiente reconocimiento contable sea producto de bienes de hechos pasados;

Que la valoración o definición del costo sea confiablemente razonable; y

PROPIEDAD, PLANTA & EQUIPO E INTANGIBLES

Compuesto por bienes

(tangibles) y derechos de

uso (intangible)

Porcion importante de

los activos totales

Debe calificar bajo cinco

condiciones

El ciclo natural de vida de un activo fijo se

puede presentar en tre momentos alta,

uso y baja.

17

Que de su utilización exista la seguridad de que se obtendrá beneficios económicos futuros debe resumir tres condiciones adicionales, la falta de alguna obligara a buscar otro grupo en donde se presenten, al menos temporalmente. Estas condiciones son:

Vida útil mayor a un año: en condiciones normales se espera que un activo fijo

brinde beneficios al menos por un año, por lo tanto, mientras más larga se la vida útil previsible, más se ajusta a este requerimiento. La ocurrencia de hechos de fuerza mayor o incontrolables posteriores a la compra, como por ejemplo, robo, incendios, etc., no le quita esta condición al inicio de su identificación.

Precio más o menos representativo: esta condición estará en estrecha relación

con la capacidad económica de la empresa.

No estar disponible a la venta: si por alguna razón, poco usual, un activo va ser

vendido, este se debe reclasificar en el grupo de bienes no corrientes dispuestos a la venta.

A manera de guía se proponen algunas denominaciones contables de activos tangibles e intangibles. En estos últimos el nombre dado no necesariamente responde a la denominación vigente en leyes de propiedad intelectual. (p.172)

Gráfico 6. Tangibles e Intangibles

Fuente: Zapata (2011) pág.173.

TANGIBLES

Terrenos: urbanos o rurales

Obras de arte y reliquias: oleos, imagenes, grabados, otros.

INTANGIBLES

Prestigio o crédito mercantil: adquirido en proceso de absorcion,

fusión o combinación de negocios.

18

Tabla 1. Depreciaciones.

Fuente: Zapata (2011) pág.174

Zapata (2011) menciona que, desde el punto de vista de la facilidad de su traslado, se clasifican en muebles, inmuebles y semovientes.

Muebles: activos que no requieren mayor esfuerzo para su movilización. Ejemplos:

enseres, vehículos, maquinaria y equipos.

Inmuebles: bienes que no pueden ser trasladados. Ejemplo: terrenos y edificios

Semovientes: bienes que se trasladan con su propia fuerza. Ejemplo: animales.

(p.175)

DEPRECIACIONES

Edificios e instalaciones: casas, departamentos, locales comerciales, construcciones e instalaciones.

Terrenos: dedicados a la actividad agrícola, piscícola, florícola y otras del ramo.

Maquinaria y equipos: de construcción, para la producción industrial sean mecánicas, electrónicas, semiautomáticas.

Vehículos: tráileres, camiones, autos, aeronaves, buques, lanchas, otros.

Mobiliario y enseres: muebles de oficina, de sala, comedor,

dormitorio, de uso didáctico, otros.

Equipos de oficina: copiadoras, fax, calculadoras, centrales

telefónicos.

Equipos de computación: hardware, proyectores, instalaciones, redes y similares

Equipos de audio y video: radio, circuitos de video, equipos de sonido, amplificación y similares

19

1.2.2.4. Clasificación de propiedad, planta & equipo, y activos intangibles

El siguiente cuadro permite observar mejor esta clasificación.

Gráfico 7. Clasificación de Propiedad, Planta & Equipo, y Activos Intangibles.

Fuente: Zapata (2011) p.175

1.2.2.5. Ciclo de vida de los activos fijos.

Zapata (2011) “manifiesta que para fines didácticos se estudian los activos fijos en sus tres fases naturales de vida: alta o ingreso físico, utilización, y baja o exclusión. En seguida analizaremos dicha fases” (p.175).

1.2.2.5.1. Alta o ingreso físico

Zapata (2011) Define que el momento clave que marca la culminación de todas las actividades relacionadas con la gestión de compra o de la recepción por arriendo financiero o donación, según sea el caso. En efecto, la propiedad/control de un bien puede darse por:

Adquisición: esta puede ser en el país o en el exterior, a cambio de un precio

justo

Clasificación de propiedad, planta

& equipo, y activos intangibles

Evidencia física

Tangibles o corporales: se

pueden medir, ver y tocar

Depreciables: pierden su valor por uso, obsolescencia, avances tecnologicos, destrucion parcial o total.

No depreciables: no se desvalorizan terrenos para vivienda o comercio.

Agotables: pierden su valor por la extracion del material del que forman parte

Intangibles o incorporales: se pueden valorar

Amortizaciones: pierden sostenidamente su valor por uso u obsolescencia.

No amortizables: ganan mayor valor con el tiempo.

Facilidad de su traslado

Muebles: no requieren esfuerzo para su movilizacion.

Semovientes: con su propia fuerza se desplazan.

Inmuebles: no son objeto de movilización.

20

Construcción: puede ser directa de bienes o por la generación de ciertos

intangibles como software, parte de la empresa.

Donación: forma extraordinaria de hacerse de la propiedad por un acto de

recepción de bienes sin contraprestación económica.

Expropiación: es la asignación jurídica del bien a cambio de pagar un precio justo.

Intercambio o canje: mediante el cual se entrega un inventario o servicio y se

recibe un bien que reúne las condiciones de activo fijo.

Leasing financiero: modalidad de financiamiento a largo plazo que dé inicio le da

la potestad de control total y con la opción de compra a que tiene derecho el arrendatario en el contrato de leasing financiero. Este tema se trata en este mismo capítulo. (p.176)

1.2.2.6. Utilización de los activos fijos.

Zapata (2011) define que desde el mismo momento en que los activos fijos entran en uso van a requerir de ciertos desembolsos para operarlos, mantenerlos y repararlos.

Por ejemplo, los equipos de cómputo deben ser abastecidos frecuentemente de tintas, cintas de impresoras y otros elementos; periódicamente requieren de chequeos y mantenimiento, licencias de usos de programas, etc. Todos estos desembolsos relacionados con su operación y mantenimiento se deben cargar al gasto o costo de producción, según su uso por los sectores administrativos o productivos respectivamente. (p.180)

Ejemplo: Durante el año se realizaron los siguientes pagos para mantener y operar las computadoras y los programas respectivos. Para efectos didácticos se supone que el IVA no participa. Tabla 2. Concepto e importe


CONCEPTO IMPORTE

Obtención de permiso de uso de programas a Microsoft-

licencias158.00

Uso de tintas, papel y CD 35.00

Reposición de mouse, teclado y partes menores 58.00

SUMAN 251.00

21

El registro de estos desembolsos será: Tabla 3. Concepto e importe


1.2.2.7. Depreciación y deterioro.

Zapata (2011) detalla que, durante el periodo de uso, se debe reconocer y registrar el degaste de los activos fijos de acuerdo con los siguientes parámetros:

Depreciación: Término contable que denota desgaste físico de activos tangibles

por el uso normal o intenso realizado por el propietario o por terceros; este gasto está asociado a la utilización del bien en los propósitos técnicos para los cuales fue construido.

Deterioro: Término que se utiliza para registrar la pérdida del valor monetario de

los activos fijos tangibles e intangibles por obsolescencia, destrucción parcial o total, o suspensión definitiva o temporal de actividades del activo. (p.182)

1.2.2.7.1. Método de depreciación.

Zapata (2011) menciona que resulta una tarea complicada calcular con exactitud el valor monetario de la depreciación, por tanto, se han desarrollado tres métodos técnicos que permiten aproximar la cifra que será contabilizada como el desgaste físico. Estos son:

Método lineal o línea recta

Método de unidades producidas

Método acelerado (suma de dígitos)

En seguida analizaremos los tres métodos, pero antes es importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en la Ley Orgánica de Régimen Tributario, cuando se vaya a conciliar el resultado de uno de los tres métodos: (p.183) Tabla 4. Método de depreciación.


FECHA DEBE HABER

2016 2

feb-15 GASTOS PERMISO USO DE PROGRAMAS 158.00$

GASTOS SUMINISTROS DE CÓMPUTO 35.00$

GASTOS REPARACIÓN Y REPUESTOS 58.00$

251.00$

CUENTA

BANCOS

Ref. para registrar varios desembolsos de permisos, suministros y

mantenimiento de quipo de cómputo

ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL (AÑOS) DEPRECIACION ANUAL %

Construciones y edificaciones 20 5%

Maquinaria y equipo 10 10%

Muebles y equipo de oficina 10 10%

Barcos, trenes y aviones 10 10%

Vehiculos y equipo de transporte 5 20%

Equipo de computo 3 33.33%

22

1.2.2.7.1.1. Método lineal o línea recta.

Zapata (2011) señala que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar del bien entre los periodos de vida útil estimada. Es aplicable en bienes que no disponen de contadores de producción incorporados, como muebles, edificios y enseres. Requiere tres datos por cada bien que se desea depreciar. Estos son:

Costo histórico o valor actual: aquel con el que fue comprado, más adiciones

capitalizables, más revalorizaciones a las que se le haya sometido. Las facturas y los informes de revalorización son las pruebas de este dato.

Valor residual o de último rescate: cantidad monetaria estimada basándose en la

experiencia o consejo técnico que se espera obtener al final de la vida útil, o sea cuando el bien se encuentra en calidad de desecho.

Vida útil esperada: que se establece en años, semestres o meses, según la

intensidad de uso previsto, y la resistencia de los materiales con los que está construido en el plan de mantenimiento, entre otros elementos de desecho. (p.183)

Zapata (2011) “indica que este dato estimado, que debe ser consensuado con fabricantes, características técnicas o consejo técnico, marcara la bondad del método, es decir si la estimación de la vida útil es acertada, el valor de la depreciación será razonable” (p.184). La fórmula para el cálculo de la depreciación es:

Depreciación =Costo histórico o valor actual − Valor residual

Vida útil estimada (años, meses, etc. )

Si no cambia ninguna de las variables, con el tiempo el resultado de la formula siempre seria idóneo, y por tanto la depreciación se convierte en un gasto fijo. Ejemplo: Calcule la depreciación por el método de línea recta y regístrela al 31 de diciembre del 200X, de un automóvil Chevrolet Evolución, cuyo costo es de $12.500,00, adquirido el

1 de enero del 200X. Se estiman un valor residual de $2.500,00 y una vida útil de 6 años. Solución:

Depreciación =12.500,00 − 2.500,00

6 años=

10.000,00

6= 1.667,00 (𝑎𝑝𝑟𝑜𝑥𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜)

El registro será:

Tabla 5. Método lineal o línea recta


FECHA DEBE HABER

200X 2

Dic. 31 GASTO DEPRECIACIÓN 1,667.00$

1,667.00$

CUENTA

DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS

Ref. para registrar depreciación anual por el método de línea recta

23

1.2.2.7.1.2. Método acelerado (suma de dígitos)

Zapata (2011) define que mediante este método se estima una depreciación más rápida en un momento, para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. De ahí su uso eventual en los vehículos y maquinaria industrial.

El método requiere tres datos por cada bien que se desea depreciar. Estos son:

Costo o valor actual: aquel con el que fue comprado, más adiciones

capitalizables, más revalorizaciones a las que se le haya sometido. Las facturas y los informes de revalorizaciones son las pruebas de este dato.

Valor residual o de último rescate: cifra monetaria estimada de venta en calidad

de desecho, establecida basándose en la experiencia o consejo técnico.

Vida útil esperada: que se establece en años, semestres o meses, según la

intensidad de uso previsto. Este dato estimado, que debe ser establecido por fabricantes o determinado por consejo técnico, marcara la bondad del método, es decir, si la estimación de la vida útil es acertada, el valor de la depreciación será razonable. El procedimiento para calcular la depreciación con este método es el siguiente:

Se asigna a cada periodo de vida un dígito, a partir de uno.

Se suman estos dígitos.

Se establece para cada periodo un quebrado, cuyo denominador será la suma de los dígitos, y el numerador será el digito del año correspondiente (caso ascendente) o del año invertido (caso descendente).

Este quebrado se multiplica por la diferencia entre el valor actual y el valor residual. (p.185)

Ejemplo:

Vida útil: 6 años

Suma de dígitos 1+ 2 + 3 + 4 + 5 + 6 = 21

Quebrados 1

21 , ,

2

21 , ,

3

21 , ,

4

21 , ,

5

21 , ,

6

21 𝑜,

6

21 , ,

5

21 , ,

4

21 , ,

3

21 , ,

2

21 , ,

1

21

Valor a depreciar= (valor actual – valor residual)

Quebrado x valor a depreciar La tabla que se genera de este procedimiento puede tener el siguiente modelo: Tabla 6. Método lineal o línea recta


Zapata (2011) “Determina el siguiente Ejemplo: Calcule la depreciación por método acelerado descendiente – sumatoria de dígitos – y regístrela al 31 de diciembre del 200X, de un automóvil Chevrolet Evolución, cuyo

AÑOS DE VIDA ÚTIL DESCENDENTE ASCENDENTE POR DEPRECIACION

1 6/21 1/21 (V. Act. - V. Res) XXX

2 5/21 2/21 (V. Act. - V. Res) XXX

3 4/21 3/21 (V. Act. - V. Res) XXX

4 3/21 4/21 (V. Act. - V. Res) XXX

5 2/21 5/21 (V. Act. - V. Res) XXX

6 1/21 6/21 (V. Act. - V. Res) XXX

24

costo es de $12.500,00, adquirido el 1 de enero del 200X. Se estiman una vida útil de 6 años y un valor residual de $2.500,00”. (p.185)

Tabla 7. Método lineal o línea recta


El registro del primer año será: Tabla 8. Método lineal o línea recta


Como se evidencia, se trata de un mismo activo que se ha depreciado por los tres métodos, dando como resultado valores distintos por concepto de depreciación, debido a que las bases son diferentes.

1.2.2.7.2. El impuesto a la renta (LORTI) y la depreciación.

Zapata (2011) define que la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno faculta que: (__) del ingreso bruto podrán deducirse las depreciaciones normales, conforme a la naturaleza de los bienes y la duración normal de su vida, de conformidad con las normas que establezcan el reglamento, y en su defecto a los consejos de la técnica contable y basados en las NIC”.

El reglamento de ley citada en el Art. 28- Numeral 6 establece los siguientes topes máximos aceptados como gastos deducibles: La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes:

5% sobre el costo de los edificios dedicados a cualquier actividad construidos con cualquier material

20% sobre el costo o valor vehículos

33% equipos de computación, sus accesorios y sus programas.

10% sobre el costo o valor de la maquinaria, muebles y otros activos fijos para los cuales no se determine porcentaje especifico. Por lo visto, estos coeficientes están expresados en % y se refieren al año de uso; cualquier valor que supere el tope permitido se considera gasto no deducible.

AÑOS DE

VIDA ÚTILDESCENDENTE POR

GASTO

DEPRECIACIÓN

DEPRECIACION

ACUMULADA

VALOR NETO

LIBROS

1 6/21 (12.500,00-2.500,00) 2,857.14$ 2,857.14$ 9,642.86$

2 5/21 (12.500,00-2.500,00) 2,380.95$ 5,238.09$ 7,261.91$

3 4/21 (12.500,00-2.500,00) 1,904.76$ 7,142.85$ 5,357.15$

4 3/21 (12.500,00-2.500,00) 1,428.57$ 8,571.42$ 3,928.58$

5 2/21 (12.500,00-2.500,00) 952.38$ 9,523.80$ 2,976.20$

6 1/21 (12.500,00-2.500,00) 476.20$ 10,000.00$ 2,500.00$

21 10,000.00$

FECHA DEBE HABER

200X 2

Dic. 31 GASTO DEPRECIACIÓN 2,857.14$

2,857.14$

CUENTA


Ref. para registrar la depreciación por el primer periodo. (*) El gasto de

depreciación no deducible se explica mas adelante.

25

Para nuestro ejemplo se toma el de vehículos y el coeficiente a usar será 20% anual, o sea cinco años, por tanto, la depreciación máxima permitida por año será: $12.500,00 x 20% =$ 2.500,00

Esta cifra la compramos con las obtenidas de la aplicación de los métodos usados en los ejemplos anteriores; por tanto, se concluye que: (p.188) Tabla 9. El impuesto a la renta


En este caso, si se usa el método acelerado, se reconoce un gasto no deducible por depreciación, puesto que sobrepasa el límite permitido por la LORTI. El asiento para registrar formalmente la depreciación será: Tabla 10. Depreciación


1.2.2.8. Deterioro de activos fijos

Zapata (2011) definió que más allá del desgaste por la utilización de los activos fijos, tema abordado anteriormente, suelen presentarse casos especiales de pérdida del valor monetario que requieren un tratamiento contable diferente. Se trata del deterioro de activos, reglado por la NIC 36, originado en cualquiera de los siguientes hechos de carácter técnico o de mercado:

Los bienes han sufrido daños físicos severos: por descuidos, accidentes o

incidentes que le dejan el activo fijo temporal o definitivamente fuera de uso; este daño se debe costear mediante estudios técnicos con el fin de calcular el deterioro.

Los bienes han perdido competitividad: excepcionalmente, las marcas

posicionadas pueden sufrir quebrantos, dando lugar a que el tenedor de ellos reconozca el impacto de esta pérdida de competitividad y lo registre. El fabricante podría calcular la perdida de deterioro de la marca mediante estudios especializados de mercado.

Los bienes están obsoletos: la tecnología modifica frecuentemente modelos y,

diseños de los bienes principales o sus partes y piezas. Estas actualizaciones influyen en el valor actual de los activos comprados en años pasados; la perdida por deterioro debido a estos eventos es más difícil de calcular, pero se tendrán que realizar esfuerzos para darle un valor monetario.

Los bienes producen artículos que ya no se venden como antes: puede ser

que una maquina fábrica bienes que en la actualidad son de alta demanda; con el tiempo las preferencias del mercado podrían modificarse, lo cual obligara a las

MÉTODO DEPRECIACIÓN TOPE PERMITIDO DEDUCIBLE NO DEDUCIBLE

Línea recta $ 1,667.00 $ 2,500.00 $ 1,667.00 0

Unidades de produccion $ 500.00 $ 2,500.00 $ 500.00 0

Acelerado $ 2,857.14 $ 2,500.00 $ 2,500.00 $ 357.14

FECHA DEBE HABER

2016 2

Dic. 31 GASTOS DEPRECIACIÓN DEDUCIBLE 2,500.00$

GASTOS DEPRECIACIÓN NO DEDUCIBLE 357.14$

2,857.14$ DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS

Ref. para registrar la depreciacion por el primer año

CUENTA

26

empresas a reducir su producción o a suspenderla. En este caso, el deterioro puede calcularse por diferencia entre la producción en el mejor momento y la producción actual. (p.187)

Zapata (2011) manifestó que contablemente se debe reconocer y documentar el registro por deterioro de los activos fijos, siempre que se cumplan las siguientes tres condiciones:

Justificación por medio de informes de periciales

Valoración confiable del deterioro

Acumulación en una cuenta de valuación denominada “Deterioro acumulado Activo NN”. (p.188)

El asiento modelo será el que sigue: Tabla 11. Deterioro de activos fijos.


Con el tiempo pudiera ser que se logre reversar el efecto perverso del deterioro, cuyo caso se ha de revisar también el deterioro acumulado, como se indica en el siguiente registro:

Tabla 12. Deterioro de activos fijos


1.2.2.9. Control Interno de los Activos fijos

Torres (2015) afirma que:

Responsabilidad del control: el tamaño y la estructura de la empresa influyen de

manera significativa en la determinación de a quien le corresponde la responsabilidad del control de los activos fijos. Normalmente, en las compañías medianas o pequeñas, la responsabilidad del control de las propiedades, plantas y equipos recae en el departamento contable, quien no responde de una forma adecuada en el control de estos activos, pues solo se limita a registrar contablemente las adquisiciones, las bajas ocurridas durante el periodo y al prorrateo sistemático de la depreciación de acuerdo a la vida útil establecida por expertos internos.

FECHA DEBE HABER

200X 2

Dic. 31 GASTO DETERIORO DE ACTIVOS FIJOS XXX

XXX

CUENTA

DETERIORO ACUMULADO ACTIVO NN

Ref. la pérdida del valor debido a …… según informe adjunto

FECHA DEBE HABER

200X 2

Dic. 31 GASTO DETERIORO DE ACTIVOS NN XXX

UTILIDADES RETENEDIAS EJERCICIOS ANTERIORES XXX

CUENTA

Ref. la pérdida del valor debido a …… según informe adjunto

27

Actualmente, con el crecimiento que han experimentado las industrias a nivel nacional y a nivel internacional, el control de los activos fijos se hace más necesario con el pasar del tiempo, es por esta razón que se considera apropiado que la alta gerencia se haga responsable de este flujo de transacción significativa para cualquier organización. Los beneficios de la alta administración de la compañía, sea el Gerente General o en su defecto el Gerente Administrativo se haga cargo del control de las propiedades, plantas y equipos son las siguientes:

Determinar la inversión requerida de forma real y oportuna.

Controlar y registrar adecuadamente la vida útil y la depreciación de los activos.

Manejar de manera eficiente la negociación de las primas de seguro de las compañías aseguradoras, debido a que se conocerá el estado real de las propiedades, plantas y equipos.

Evitar pérdidas por el deterioro acelerado de los activos productivos al conocer su estado físico y ubicación de forma permanente. (p. 22)

Torres (2015) define que:

Inicio del control: la planificación del proceso de control de las propiedades, plantas y equipos es el paso inicial al evaluar la situación actual de la entidad con respecto a la manera de manejar sus activos de capital. Para diseñar una adecuada planificación es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Realizar la toma física y etiquetado de los activos Definir los custodios en base a las actividades que desarrolla la persona en el

organigrama de la compañía En base a la información disponible, identificar la ubicación de los activos a

inventariar. Planificar la necesidad de recursos (capital humano, presupuesto). Elaborar el cronograma de ejecución de la toma física.

Toma física y etiquetado de activos fijos

Una vez realizado el proceso de planificación de control de las propiedades, planta y equipos, el siguiente paso es realizar una toma física de los activos que utiliza la empresa directa o indirectamente en sus operaciones. El objetivo de esta actividad de control es identificar físicamente cada propiedad, planta y equipo con una etiqueta u otro sistema de identificación que por la naturaleza o condiciones del activo se considera más apropiado,

Esta identificación se realiza en el lugar de ubicación del activo describiendo un código de identificación del activo, el cual debe incluir principalmente lo siguiente:

El numero correlativo al activo. Departamento o sección donde está localizado. Los dos últimos dígitos del año de adquisición. Clase de activo a la que pertenece.

Durante esta etapa se inicia el levantamiento de la base de datos que contendrá los activos fijos existentes de la compañía.

Conciliación contable

Adicional al levantamiento de la base de datos de los activos de la empresa es necesario realizar el proceso de conciliación contable que consiste de relacionar el costo de adquisición del activo con los documentos de adquisición del mismo.

28

Este proceso incluye la identificación y análisis del nivel de conciliación de los registros contables correspondientes a las propiedades, planta y equipos susceptibles de ser inventariados en el analítico de la empresa.

Levantamiento de base de datos y migración al sistema de la empresa

En esta fase se debe contemplar la generación de la base de datos de la información recopilada durante la toma física y conciliada para su utilización en el proceso de migración de datos. La base de datos debe contener una descripción del estado del activo. Dicha descripción debe incluir, entre otros aspectos:

Codificación de identificación física. Descripción del equipo y modelo. Características de las propiedades, planta y equipos. Fecha y costo de adquisición. Documento contable de adquisición y número de registro contable. Ubicación física. Centro de costo contable. Depreciación anual y acumulada. Estado actual. Vida útil estimada, la cual puede ser determinada por un perito externo

o interno.

Mantenimiento del sistema del control de la empresa.

Debido al comportamiento normal que tienen las propiedades, planta y equipos en la compañía, durante los periodos posteriores a la toma física se pueden presentar los siguientes movimientos: adquisiciones, ventas, bajas, transferencias. Por lo tanto, para tener actualizado el sistema de control de los activos fijos, se debería efectuar los respectivos registros donde se incluya como mínimo las características descritas en puntos anteriores. Adicionalmente, todos los movimientos deben realizarse siempre y cuando cuenten con lo siguiente:

Documentos pre numerados a utilizar en cada movimiento. Las firmas de preparación y autorización por los niveles adecuados.

Como los activos fijos permanecen en la compañía por un tiempo considerable de tiempo, por tanto es necesario que se diseñe un manual de procedimientos a fin de identificar los flujos de cada movimiento de los activos para unificar criterios respecto a los controles, implementarlos debido a que el sistema será manejado por varias personas a lo largo de la vida de la compañía.

Tomas físicas constantes.

Si bien es cierto, una toma inicial, un manual de procedimientos y una actualización oportuna de propiedades, planta y equipos; es de vital importancia que la Gerencia encargada, que puede ser la Gerencia Administrativa o la Gerencia Financiera, realice tomas físicas rotativas parciales o tomas físicas totales cada cierto tiempo. (p. 26)

29

1.2.3. Sistema de codificación.

1.2.3.1. Sistema de codificación y numeración de materiales.

Paz Ortega (2013) “manifiesta que los sistemas de numeración (o codificación) de productos se hace necesario cuando utilizamos sistemas informatizados para la gestión de los productos y cuando el número de productos es medio o grande. Cada área de bodega tiene necesidades y características diferentes, manejando diferentes tipos de información relativa al producto” (p.34) Un buen sistema de codificación debe presentar las siguientes características

Gráfico 8. Codificación de materiales.

Fuente: Paz Ortega (2013) p.34

1.3. Valoración crítica de conceptos principales

A través del manual de control interno para los activos fijos la Institución “INSUTEC” podría conocer a ciencia cierta; cuales son los activos disponibles, usables, obsoletos y cuales requieren reparación, de tal manera que se pueda realizar estrategias específicas para aprovechar dicha situación y tomar buenas decisiones. La utilización de este manual de control interno permitirá llevar el registro de inventarios de manera correcta y prevenir los daños provocados en los bienes de la institución. Mediante el análisis realizado en el marco teórico, sobre el control interno para los activos fijos, ayudara a verificar, controlar y organizar los activos fijos para la Unidad Educativa “INSUTEC”. El control interno para los activos fijos según Torres (2015), La responsabilidad del control de las propiedades, plantas y equipos recae en el departamento contable, quien no responde de una forma adecuada en el control de estos activos, pues solo se limita a registrar contablemente las adquisiciones, las bajas ocurridas durante el periodo y al prorrateo sistemático de la depreciación de acuerdo a la vida útil establecida por expertos internos.

30

Con la utilización de este modelo se podrá determinar la cantidad de activos fijos que se encuentran inventariados según el modelo y tamaño, también ayudará a disminuir los costos, el valor de las depreciaciones para que de esta manera pueda tener un mejor control de sus activos fijos. Por lo cual, podrá obtener informes reales de los activos fijos, una exacta valoración, no tendrá acumulación innecesaria de los activos y llevará un mejor control de sus inventarios utilizado herramientas e instrumentos para su registro, la cual le brindará solución a sus problemas.

1.4. Conclusiones parciales del capítulo.

Se concluye que, el marco teórico utilizado en este proyecto de investigación es de gran ayuda, ya que cada uno de los contenidos expuestos en este capítulo como: control interno, componentes de control interno, activos fijos, métodos de valoración, depreciación entre otros, nos ayudará para el desarrollo de la propuesta.

31

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA.

2.1. Caracterización de la Unidad Educativa

La Unidad Educativa “INSUTEC” - Ambato, es un plantel de Educación Inicial Subnivel 1 y 2, Subniveles de Educación General Básica: Preparatoria (1ro) Básica Elemental (2do, 3ro, 4to), Básica Media (5to, 6to, 7mo), Básica Superior (8vo, 9no, 10mo); Primero, Segundo y Tercero de Bachillerato General Unificado en Ciencias, aprobado por el Ministerio de Educación y Cultura según Resolución Ministerial No. 758 de octubre de 1990. Declarada Experimental por Resolución Ministerial No. 4013 del 8 de octubre de 2002. Anexada por el H. Consejo Universitario de la Universidad UNIANDES según Resolución No. 008-CU del 26 de marzo de 1997, posteriormente con Resolución No. MINEDUC-CZ3-2016-00042-R, con fecha 22 de Enero del 2016 suscrito por la Dra. Gloria Vidal Illingworth, Ministra de Educación del Ecuador autoriza el funcionamiento de Educación Inicial Subnivel 1 (infantes de hasta 3 años) Subnivel 2 (3 a 5 años) y renueva el permiso de Funcionamiento de los Subniveles de Educación General Básica: Preparatoria (1ro), Básica Elemental (2do, 3ro, 4to), Básica Media (5to, 6to, 7mo), Básica superior (8vo, 9no, 10mo); Primero, Segundo y Tercero de Bachillerato General Unificado en Ciencias en la Unidad Educativa “INSUTEC” – Ambato, con sostenimiento particular, régimen sierra, jornada matutina, ubicada en la parroquia Totoras Km. 5 ½ Vía a Baños, Cantón Ambato, Provincia de Tungurahua, con código AMIE 18H00137, a partir del año lectivo 2015-2016.

Misión La Misión de la Unidad Educativa - Ambato, brinda una formación integral por destrezas, apoyado en un modelo pedagógico constructivista, con orientaciones metodológicas proactivas y viables para el inter-aprendizaje, con pensamiento lógico, crítico e investigativo apoyados en el vivir en armonía con la naturaleza, contribuir al desarrollo del país, para la práctica cotidiana de sus valores humanos y espirituales. Visión

Nuestra Visión se refleja en ser una Unidad Educativa con liderazgo institucional para el centro del país, sustentada en procesos educativos de calidad para la jerarquización de la formación humana en articulación con la preparación científico - cultural, entregado a la sociedad un ciudadano integral capaz de contribuir al desarrollo sostenible de la comunidad tungurahuense y del Ecuador mediante la solución de problemas, constituyéndose así, en una Institución de calidad, cobertura y equidad.

2.1.1. Base Legal:

Constitución de la República del Ecuador. Código de Trabajo. Código Orgánico de la Niñez. Ley Orgánica de Educación Intercultural. Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural. Decretos, Acuerdos y Resoluciones Ministeriales. Manual de Funciones Administrativas “INSUTEC”. Ley Orgánica de Régimen Tributario. Reglamento Interno de Régimen Tributario.

32

2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la

investigación.

2.2.1. Modalidad de la investigación

La metodología que se emplea en la investigación es de corte cualitativo y cuantitativo, puesto que el control interno para los activos fijos son aspectos dinámicos, difíciles de estudiar mediante metodología estrictamente cuantitativa. La metodología cualitativa utilizada en este estudio permitirá realizar una reflexión de las debilidades en el diagnóstico del modelo de control interno para los activos fijos, con el propósito de orientarlos a toma decisiones correctas. La investigación en este trabajo fue: Cuantitativa. - Porque en la investigación de campo se utilizará datos estadísticos y contables, que ayudaron a identificar el objeto de transformación motivo de investigación en la Unidad Educativa “INSUTEC”. Cualitativos. - Por qué nos ayudó a entender las características, cualidades y los fenómenos sociales del cotidiano vivir administrativo y contable en la Unidad Educativa “INSUTEC”. 2.2.2. Población y Muestra

La realización de esta investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Unidad Educativa “INSUTEC”. Los estratos que se seleccionaran son los siguientes: 2.2.2.1. Población

Tabla 13. Población.

Fuente: Tomada de la Unidad Educativa “INSUTEC” de la ciudad de Ambato.

DETALLE N° EMPLEADOS

Contador General 1 Contadora

Auxiliar Contable 1 Auxiliar

Departamento Recursos Humanos 1 Jefe y 1 Auxiliar

Departamento de Bienes 1 Jefe del Departamento

Docentes 11 Personas

Asesora Académica 1 Persona

Secretaria General 1 Persona

Total 18 Personas

33

2.2.2.2. Muestra

Debido a la naturaleza del trabajo de investigación se aplicará toda la muestra y se lo realizará al personal administrativo con sus respectivos auxiliares, docentes y a la vez un cuestionario de control interno al Coordinador General de la Institución.

2.2.3. Tipo de investigación

2.2.3.1. Descriptiva

Se describirá el manejo que lleva en la Unidad Educativa “INSUTEC” para el control interno, así como también se analizarán el manejo de los activos fijos para la institución. 2.2.3.2. Bibliográfica

Se analizó la mayor información: bibliografía, investigaciones, proyectos, tesis, que contenga relación a las variables estudiadas como son: manual de control interno para los activos fijos, de esta manera poder elaborar un Marco Teórico sólido y confiable que sustente la investigación, así como también nos oriente en la interpretación de resultados y en todo el proceso de la investigación. 2.2.3.3. De campo

En este trabajo investigativo se realizó directamente con los principales actores que llevan el control interno de los activos fijos con las técnicas a investigar como son: persona encargada en la bodega de la Unidad Educativa “INSUTEC”; donde se utilizó técnicas como son la ficha de observación y la entrevista.

2.2.4. Métodos de investigación

2.2.4.1. Validación por expertos

Son opiniones por personas profesionales que conocen del tema, las cuales tiene la habilidad de juzgar en forma correcta si el proyecto de investigación si el proyecto de investigación es viable o no. 2.2.4.2. Histórico

Se utilizará para investigar sucesos pasados que ha surgido en la Unidad Educativa “ISUTEC”.

2.2.4.3. Analítico – Sintético

Este método nos ayudara a encontrar la verdad mediante el análisis del conocimiento y la síntesis de cada una de sus partes.

2.2.5. Técnicas a emplear en la investigación

2.2.5.1. Entrevista

En este punto se aplicó al Coordinador General de la Unidad Educativa “Insutec” para evaluar si la empresa cuenta con un manual de control interno de activos fijos y si utilizan algún método.

34

2.2.5.2. Encuesta

Se realizó a los docentes junto con el personal administrativo de la unidad Educativa “Insutec” para identificar el conocimiento acerca del manual de control de activos fijos.

2.2.5.3. Instrumentos

Los instrumentos que se utilizaran para esta investigación: Tabla 14. Instrumentos.

Fuente: Elaboración propia

2.2.6. Diseño de la investigación de campo.

2.2.6.1. Entrevista realizada:

1) ¿Conoce cuál es la importancia de tener un buen Control interno para los activos fijos en la institución? Resp: Es muy importante que la institución cuente con un manual de control de activos fijos para respaldar los bienes que son necesarios. 2) ¿Qué tipo de control interno de activos fijos lleva en la Unidad Educativa “INSUTEC”? Resp: No contamos con un manual de control específico para los activos fijos, se maneja manualmente con actas de entrega de preferencia. 3) ¿Su personal está debidamente calificado para realizar el levantamiento de información de los activos fijos? Resp: El personal que se encuentra en el departamento de bienes no tiene muchos conocimientos del manejo adecuado de activos fijos. 4) ¿Se han establecido medidas de seguridad para salvaguardar los activos fijos? Resp: Solo los bienes de mayor importancia el resto no se encuentran asegurados. 5) ¿Considera usted que es importante asignar un custodio con formalidad para el manejo de los activos fijos? Resp: Es muy importante que cada persona que trabaja en su oficina o curso así se

hace responsable se los bienes que están a su cargo para mayor seguridad. 6) ¿En la actualidad cuenta con un manual de control interno para el manejo y control de activos fijos? Resp: No contamos con ningún manual de control de activos fijos por el momento. 7) ¿Si cuenta con procedimientos para la ejecución de las diferentes actividades relacionadas con los activos fijos? Resp: Contamos con los procedimientos básicos para cada actividad y como son los

activos fijos.

TÉCNICA INSTRUMENTO

Entrevista Guía de entrevista

Encuesta Cuestionario de Preguntas

35

2.2.6.2. Interpretación de los resultados de la Encuesta.

1.- ¿Los activos fijos son adquiridos en base a un proceso ya establecido en la

Unidad Educativa Insutec?

Tabla 15. Activos fijos - proceso

PONDERACIÓN RESPUESTAS PORCENTAJE

SI 9 50%

NO 9 50%

TOTAL ENCUESTAS 18 100%

Fuente: Elaboración Propia Encuestas Insutec

Gráfico 9. Activos fijos – proceso Fuente: Elaboración Propia Encuestas Insutec

Análisis:

De la población encuestada el 50% respondieron que los activos fijos se adquieren mediante un proceso establecido en la institución mientras que el 50% restante respondió lo contrario.

Interpretación:

La mitad del porcentaje de los encuestados opinan que la Unidad Educativa Insutec si cuenta con un proceso para la adquisición de activos fijos.

SI 50%

NO 50%

¿1. Los activos fijos son adquiridos en base a un proceso ya establecido en la Unidad Educativa Insutec?

SI NO

36

2.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para

identificarlos fácilmente?

Tabla 16. Activos fijos - codificación


SI 3 17%

NO 15 83%

TOTAL ENCUESTAS 18 100% Fuente: Elaboración Propia Encuestas Insutec

Gráfico 10. Activos fijos – codificación


Análisis:

De la población encuestada el 83% respondieron que los activos fijos no están codificados para identificarlos más fácilmente en cambio el 17% respondieron que sí están debidamente codificados.

Interpretación:

La mayoría de los encuestados opinan que los activos fijos no poseen una codificación legal para ser identificados fácilmente.

SI 17%

NO 83%

¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificarlos fácilmente?

SI NO

37

3.- ¿Los activos fijos que han cumplido con su vida útil en la institución, poseen

un procedimiento para su baja física y contable?

Tabla 17. Activos fijos – baja física y contable


SI 9 50%

NO 9 50%


Gráfico 11. Activos fijos – baja física y contable


Análisis:

Del total de encuestados el 50% respondieron que los activos fijos tienen un procedimiento para darse de baja por su vida útil mientras el 50% restante afirma lo contrario.

Interpretación:

En la Unidad Educativa Insutec el personal afirma que la institución si cuenta con un procedimiento para la baja física y contable de los activos fijos.

SI 50%

NO 50%

¿Los activos fijos que han cumplido con su vida útil en la institución, poseen un procedimiento para su

baja física y contable?

SI NO

38

4.- ¿La reposición de activos fijos es debidamente documentada?

Tabla 18. Activos fijos – reposición


SI 9 50%

NO 9 50%



Gráfico 12. Activos fijos – reposición


Análisis:

De la población encuestada el 50% respondió que la reposición de los activos fijos es documentada y el 50% restante dijo que en la reposición de los activos no se utiliza documentación. Interpretación:

De las personas encuestadas en la institución la mitad opina que la reposición de los activos fijos está debidamente documentada.

SI 50%

NO 50%

¿La reposición de activos fijos es debidamente documentada?

SI NO

39

5.- ¿Las adquisiciones de activos fijos están debidamente autorizadas en el

presupuesto aprobado por el personal encargado?

Tabla 19. Activos fijos – adquisición según el presupuesto


SI 9 50%

NO 9 50%



Gráfico 13. Activos fijos – adquisición según el presupuesto


Análisis: De la población encuestada el 50% afirman que las adquisiciones de los activos fijos están correctamente autorizadas según el presupuesto mientras que el 50% restante contestó lo contrario. Interpretación: La mitad de los encuestados opinan que en la Unidad Educativa Insutec se adquieren los activos fijos según un presupuesto aprobado por el personal de la institución.

SI 50%

NO 50%

¿Las adquisiciones de activos fijos están debidamente autorizadas en el presupuesto

aprobado por el personal encargado?

SI NO

40

6.- ¿Se realizan constataciones físicas periódicas de los activos fijos de la

institución?

Tabla 20. Activos fijos – constataciones periódicas


SI 9 50%

NO 9 50%


Gráfico 14. Activos fijos – constataciones periódicas


Análisis:

Del total de encuestados el 50% respondió que se realizan constataciones físicas periódicas de los activos fijos en la institución y el 50% respondió lo contrario. Interpretación: Según el análisis de las encuestas en la Unidad Educativa Insutec la mitad de las personas opinan que sí se realizan constataciones físicas de manera periódica.

SI 50%

NO 50%

¿Se realizan constataciones físicas periódicas de los activos fijos de la institución?

SI NO

41

7.- ¿Existe una norma o reglamentación que regule faltantes y sobrantes en los

activos fijos?

Tabla 21. Activos fijos – norma que regula faltantes o sobrantes


SI 9 50%

NO 9 50%



Gráfico 15. Activos fijos – norma que regula faltantes o sobrantes


Análisis: De la población encuestada el 50% respondieron que existe una norma que regula los faltantes y sobrantes de los activos fijos y el otro 50% afirma lo contrario. Interpretación: Las personas encuestadas opinan que sí existe un reglamento que legaliza los faltantes y sobrantes de los activos fijos en la institución.

SI 50%

NO 50%

¿Existe una norma o reglamentación que regule faltantes y sobrantes en los activos fijos?

SI NO

42

8.- ¿Considera necesaria la existencia de un manual de control interno de

activos fijos en el departamento de bienes?

Tabla 22. Activos fijos – necesidad de un manual de control interno


SI 16 89%

NO 2 11%


Gráfico 16. Activos fijos – necesidad de un manual de control interno


Análisis:

Del total de encuestados el 89% respondieron que si es necesaria la existencia de un manual de control interno de activos fijos siendo una gran mayoría y el 11% restante piensa lo contrario de los demás. Interpretación: Una gran mayoría de encuestados opinan que sí es necesaria la existencia de un manual para el control interno de los activos fijos en el departamento de bienes.

SI 89%

NO 11%

¿Considera necesaria la existencia de un manual de control interno de activos fijos en el departamento de

bienes?

SI NO

43

9.- ¿Existe un manual de procedimientos para el control de activos fijos de la

Institución?

Tabla 23. Activos fijos – existencia de un manual de procedimientos


SI 3 17%

NO 15 83%



Gráfico 17. Activos fijos – existencia de un manual de procedimientos


Análisis: De la población encuestada el 17% respondió que sí existe un manual de control de activos fijos mientras que el 83% siendo la mayoría, afirma lo contrario. Interpretación:

Del total de personas encuestadas la mayoría afirma que no existe un manual de procedimientos para el control de activos fijos en la Institución.

SI 17%

NO 83%

¿Existe un manual de procedimientos para el control de activos fijos de la Institución?

SI NO

44

10.- ¿Cree usted que el manual de control interno ayudará a llevar el buen

manejo de activos fijos?

Tabla 24. Activos fijos – el manual servirá para un buen manejo


SI 17 94%

NO 1 6%


Gráfico 18. Activos fijos – el manual servirá para un buen manejo


Análisis:

Del total de encuestados el 94% afirma que el manual de control interno ayuda a llevar un buen funcionamiento de los activos fijos y el 6% restante respondió que es lo contrario. Interpretación: La mayor cantidad de las personas encuestadas afirman que el manual de control interno sí ayudará a llevar el buen manejo de activos fijos en la Unidad Educativa Insutec.

SI 94%

NO 6%

¿Cree usted que el manual de control interno ayudara a llevar el buen manejo de activos fijos?

SI NO

45

2.3. Propuesta del investigador: Manual de control interno de activos fijos.

En el presente trabajo de investigación se diseñará un manual de control interno que

contribuya al control de los Activos fijos en la Unidad Educativa “INSUTEC”, la cual

trata del manejo del patrimonio de la institución, disminuyendo costos, tiempo y

recursos, de esta manera la empresa obtendrá una buena administración de sus

bienes.

Gráfico 19: Esquema de la propuesta.

Fuente: Elaboración propia.

A) EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

COSO

•El ambiente de control.

•Valoración del riesgo de la entidad

•Las actividades de control

•El sistema de información

•El monitoreo de control

B) PROCESO DE ADQUISICIÓN DE

BIENES

•Flujo grama de procesos

•Cedula narrativa

•Formato de adquisición de bienes

C) TRASPASO DE BIENES A NUEVO

CUSTODIO


•Cedula narrativa

•Formato de acta entrega recepción

D) DONACIÓN DE BIENES USADOS


•Cedula narrativa

•Formato de donación de bienes

E) TOMA DE INVENTARIOS DE

ACTIVOS FIJOS

•Toma de inventarios y codificación

•Cedula narrativa

•Formato general de inventarios

F) DEPRECIACIÓN Y DETERIORO DE

BIENES

•Ejemplo de depreciación de activos fijos

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

DE LA UNIDAD EDUCATIVA INSUTEC “AMBATO”

46

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”


CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA

UNIDAD EDUCATIVA "INSUTEC”

EVALUACION DE CONTROL INTERNO

INFORME COSO

COMPONENTE EVALUADO: AMBIENTE DE CONTROL

Verificar el correcto ambiente de control interno al manejar los activos fijos en la institución.

Nº

PREGUNTAS

SI

NO

OBSERVACIÓN

1

¿Conoce cuál es la importancia de

tener un buen ambiente de control

interno para el manejo de los

activos fijos?

0

2

¿La empresa cuenta con un

manejo eficiente de los activos

fijos??

1

3

¿La gerencia cuenta con un

organo regulador al desempeño y

manejo de activos fijos?

0

4

¿Existen controles adecuados para

el manejo de los activos fijos?

1

5

¿Se han establecido medidas de

seguridad para salvaguardar los

activos fijos?

0

CALIFICACION TOTAL: CT

2

PONDERACION TOTAL: PT

5

47






INFORME COSO

COMPONENTE EVALUADO: VALORACIÓN DEL RIESGO

Verificar la importancia y la aplicación de las medidas de riesgo en la Unidad Educativa Insutec para la prevención de futuros daños.

Nº

PREGUNTAS

SI

NO

OBSERVACIÓN

1

¿Están separadas las funciones

del departamento de bienes y

contabilidad?

1

2

¿ El acceso a la manipulación de

bienes esta restringido para

personas no autorizadas

1

3

¿La empresa esta sujeta a

cambios tecnológicos?

1

4

¿Cree usted que el control de los

activos fijos estan siendo

manejados de manera adecuada?

0

5

¿Existen los respaldos suficientes

para garantizar el manejo correcto

de los bienes dentro de la

institución?

0


3


5

48






INFORME COSO

COMPONENTE EVALUADO: ACTIVIDADES DE CONTROL

Evaluar si se cumplieron los procedimientos establecidos para las funciones administrativas y docentes.

Nº

PREGUNTAS

SI

NO

OBSERVACIÓN

1

¿ Se realizan análisis por parte del

rector para evitar los riesgos en la

institución?

1

2

¿Existe en la institución una

persona adecuada para que

realice elestado delos bienes?

0

3

¿Existen las aprobaciones

necesarias para la adquisición de

bienes?

1

4

¿Se piden proformas a varios

proveedores para la adquisión?

1

5

¿Se revisa que se haya cumplido

con las condiciones de pago

establecidas antes de realizarlo?

1


4


5

49






INFORME COSO

COMPONENTE EVALUADO: SISTEMA DE INFORMACION

Verificar si la información en la entidad alcanza los objetivos, a través de una buena comunicación.

Nº

PREGUNTAS

SI

NO

OBSERVACIÓN

1

¿La empresa cuenta con un

sistema adecuado que facilite la

ubicación de los bienes?

0

2

¿Se comunica al encargado del

departamento de bienes sobre el

cambio de personal para los

activos fijos?

0

3

¿Al realizar la adquisicion de un

bien es notificado al departamento

debienes?

1

4

¿El rector tiene la obligación de

recibir información acerca de la

donación de bienes?

1

5

¿Se realiza el control de los

inventarios trimestralmente?

0


2


5

50






INFORME COSO

COMPONENTE EVALUADO: MONITOREO DE CONTROL

Determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de control interno.

Nº

PREGUNTA

SI

NO

OBSERVACIÓN

1

¿Se controla y supervisa las

actividades al personal encargado

del cuidado de bienes?

1

2

¿Se supervisa alpersonal

encargado del area responsable

del cuidado de los activos fijos?

1

3

¿Su personal esta debidamente

calificado para realizar el

levantamiento de información de

los activos ?

0

4

¿Se supervisa el pago a los

proveedores antes de utilizar el

bien adquirido?

1

5

¿Cuentan con un sistema de

monitoreo para el control de los

activos fijos?

1


4


5

51

2.3.1. Evaluación del Nivel de Riesgo y confianza por componente: Matriz

sanforizada.

Tabla 25. Matriz sanforizada.

Componentes CT PT NC=

CT/PT*100 NR= 100-NC*100

Ambiente de control 2 5 40% 60%

Valoración del riesgo 3 5 60% 40%

Actividad de control 4 5 80% 20%

Sistema de información

2 5 40% 60%

Monitoreo de Control 4 5 80% 20%


Tabla 26. Resultados de Control Interno.

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO (3) MODERADO (2) AL TO (1)

15%-50% 51%-75% 76%-95%

85%-50% 49%-25 % 24%-5%

ALTO (1) MODERADO (2) BAJO (3)

NIVEL DE RIESGO (100 -NC)


Evaluación del nivel de riesgo y confianza a nivel institucional

NC = CT/PT*100 NR = 100%-NC

Tabla 27. Análisis de control interno.

TOTAL: 15 25 60% 40%

Fuente: Elaboración propia

Interpretación:

Evaluando el ambiente de control se puede determinar que no existe la aplicación adecuada para el manejo de activos fijos.

Se puede evaluar la valoración de riesgo y no cumplen con las medidas de seguridad tanto en el área de sistemas como en las áreas de seguridad.

Al evaluar la actividad de control se determina que no cumplen con los procesos adecuados para el manejo de los activos fijos.

Evaluando la información y comunicación de todos los departamentos de la Unidad Educativa Insutec se determina la falta de comunicación en los departamentos correspondientes.

El monitoreo de control no es adecuado para el manejo de sistemas y control de los inventarios.

52

2.4. Hoja de referencias

CN-AB: Cédula narrativa adquisición de bienes. CN-TBNC: Cédula narrativa traspaso de bienes nuevo custodio. CN-DBU: Cédula narrativa donación de bienes usados. CN-LIC: Cédula narrativa levantamiento de inventarios y codificación.

2.4.1. Flujo grama de actividades

Gráfico 20. Figuras y su definición.


53

2.4.2. Proceso de Adquisición de Bienes.

0

54

2.4.2.1. Procedimientos:

UNIDAD EDUCATIVA “INSUTEC”

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS CÉDULA NARRATIVA

ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

1. El encargado de biblioteca solicita materiales al responsable. El mismo que recibe la solicitud

y elabora un documento solicitando a los proveedores mínimos 3 cotizaciones.

2. El proveedor recibe el documento y realiza las cotizaciones para enviar al departamento

correspondiente.

3. Recibidas las cotizaciones analiza y selecciona la mejor opción, elabora una solicitud

adjuntando la orden de compra con el proveedor seleccionado y la envía a contabilidad.

4. Recibe la solicitud para la disponibilidad de recursos. En caso de que contabilidad no cuente

con recursos informan al departamento correspondiente.

5. El departamento de bienes recibe el documento y emite el resultado final al custodio.

6. El custodio recibe la respuesta la archiva y finaliza el caso.

7. Caso contrario el departamento de contabilidad elabora un documento informando la

autorización de compra al departamento correspondiente.

8. Bienes recibe la autorización y legaliza la orden de compra al proveedor.

9. Recibe la orden de compra y prepara el pedido para el cliente adjuntando la factura.

10. El departamento encargado recibe el bien con la factura, archiva una copia y elabora un

informe notificando a contabilidad el pago al proveedor.

11. Recibe la documentación, analizar el método de pago al proveedor. En caso de que exista

efectivo disponible se cancela, recibe el pago y finaliza el proceso.

12. Caso contrario el pago se realiza por medio de un cheque al proveedor.

13. Contabilidad archiva la documentación y certifica que la factura ha sido cancelada.

14. Bienes recibe el documento y elabora un acta entrega para otorgar el bien al custodio.

15. El solicitante recibe el bien con acta entrega y archiva.

REFERENCIAS:

Elaborado por: Elisabeth Garcés

Fecha: 05/05/2017

CN-AB

01/01

CN-AB: Cédula narrativa adquisición de bienes.

55

2.4.2.2. Formato de Adquisición de Bienes.

Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:

CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS

DEPARTAMENTO DE BIENES “INSUTEC”

Nº 0001

REQUISICIÓN DE BIENES

FECHA DEL PEDIDO: FECHA DE ENTREGA:

56

2.4.3. Traspaso de bienes a nuevo custodio.

57




TRASPASO DE BIENES A NUEVO CUSTODIO

1. Recursos humanos emite una solicitud al departamento de bienes, la entrega de

activos fijos al nuevo docente y procede a imprimir la base de datos y acta entrega

recepción.

2. El docente recibe el acta entrega recepción y realiza la inspección de los bienes.

3. Si los bienes se encuentren en buen estado acepta la custodia firmando el acta

entrega y finaliza el proceso.

4. Caso contrario de existir daños el docente elabora una solicitud a la autoridad

competente para modificar la base de datos.

5. La autoridad competente recibe el oficio y realiza la inspección de los bienes.

6. Si contiene los daños mencionados, elabora una autorización para modificar la base

de datos.

7. Bienes recibe el documento y modifica la base de datos imprime y entrega.

8. El docente recibe acta entrega recepción firma y archiva.

9. Caso contrario elabora una solicitud para el cambio de aquellos bienes que registran

daños.

10. Bodega recibe la solicitud y elabora un acta entrega recepción dirigida al

departamento de bienes.

11. Recibe el acta recepción firman las partes que intervienen y realiza la entrega del

bien.

REFERENCIAS:


Fecha: 05 /05/2017

CN-

TBNC

01/01

CN-TBNC: Cédula narrativa traspaso de bienes nuevo custodio.

58

2.4.3.2. Formato Acta entrega recepción de Traspaso de Bienes a Nuevo

Custodio.

UNIDAD EDUCATIVA “INSUTEC” DEPARTAMENTO DE BIENES

En la ciudad de Ambato a los…. días del mes de………, del….. el Sr(a)…….quien

entrega los bienes al Sr(a)…………. quien recibe dichos bienes, en conocimiento del

Señor………. Rector o jefe responsable de la Unidad Educativa “Insutec”.

Nos congratulamos en realizar la constatación física y entrega- recepción de los

bienes muebles de acuerdo al siguiente detalle:

Lista de inventario de bienes constatados físicamente:

Por la demostración que antecede y de conformidad el Sr(a)……., entrega a

satisfacción al Sr(a)…………………. Quien recibe los bienes mencionados

anteriormente, para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación

suscriben la presente acta de entrega recepción en tres ejemplares.

Entrega Recibe Nombre Nombre Identificación Identificación

Rector Nombre Identificación

ARTÍCULOS CANTIDAD CARACTERÍSTICAS ESTADO

Equipos de computo

Equipos electrónicos

Muebles y equipos de oficina

Muebles y enseres

59

2.4.4. Donación de bienes usados.

60


UNIDAD EDUCATIVA“INSUTEC”


DONACIÓN DE BIENES USADOS

1. El beneficiario envía un oficio solicitando la donación de bienes usados a la

autoridad, el coordinador general lo recibe. 2. Elabora un documento solicitando pedido de donación de bienes. 3. La persona encargada recibe la solicitud correspondiente 4. Elabora un documento pidiendo se verifique la existencia de bienes en donación. 5. El departamento de activos físicos recibe el documento y lo envía al departamento

correspondiente. 6. Lleva el pedido y lo envía. 7. Bienes recibe el documento y procede a realizar la inspección física de activos fijos,

elabora un documento con el resultado respectivo y lo envía al departamento de activos fijos.

8. Recibe informe y solicita autorización para la baja del bien a rectorado. 9. La autoridad competente autoriza dicho pedido. 10. Notifica al departamento de bienes autorización de donación. 11. Recibe notificación y procede a solicitar, responsables y delegados para la

donación. 12. Se realiza el documento de citación para la donación del bien. 13. Se envía a todas las partes interesadas. 14. Elabora un acta entrega recepción y envía el bien junto con el acta. 15. El coordinador general recibe el bien y realiza un informe detallando tener el bien

en su poder. 16. El departamento de bienes recibe informe y elabora un acta especificando lugar,

hora, día para la entrega del bien. 17. Procede a enviar a todas las partes interesadas dicha decisión. 18. El docente elimina del registro el bien en proceso de donación. 19. El departamento contable realiza un ajuste contable del bien. 20. Bienes da de baja del bien de inventario. 21. La autoridad encargada realiza la entrega del bien al solicitante. 22. El solicitante recibe el bien.

REFERENCIAS:


Fecha: 05/05/2017

CN-

DBU

01/01

CN-DBU: Cédula narrativa donación de bienes usados.

61

2.4.4.2. Formato de Donación de Bienes Usados.


DEPARTAMENTO DE BIENES

Señor: Ambato, 05 de mayo del 2017 ………………………………

Gerente:

...........................................

Solicitud para trámite de aceptación de Donación de Bienes. Yo,……………………………con cédula de identidad número…………………

obrando en calidad de representante legal del Departamento de Bienes de la

Unidad Educativa “INSUTEC”, mediante la autorización del Rector manifiesto a

través de la presente, mi interés de realizar la donación de los bienes muebles

que relaciono a continuación con destino a…………………………………, como

institución que propende por la igualdad, la justicia y el desarrollo social

sostenible:

Para constancia firman las partes que intervienen.

Nombre: Nombre: Documento de identificación. Documento de identificación.

Entrega: Entrega:

ARTÍCULO

CARÁCTERÍSTICAS DEL

BIEN A DONAR

CANTIDAD

62

2.4.5. Toma de inventarios y codificación.

Descripción para la codificación de activos fijos:

CÓDIGO

CANT

ARTÏCULO

COLOR

MARCA

MATERIAL

MODELO

SERIE

CARACTERÍSTICAS

BUENO

MUY BUENO

IMAGEN

EQTLG-UEI-001

1

CAMARA DE SEGURIDAD

PLOMO

ENFORCER

METAL

SIN MODELO

SIN SERIE

RAYAS MINIMAS

X

MEOF-UEI-

SLL-001

1

SILLA

AZUL

S/M

MDF

SIN MODELO

SIN SERIE

RAYAS MINIMOS POR EL USO

X

EQPC-UEI-CPU-001

1

CPU

NEGRO

LG

DESCONOCIDO

SIN MODELO

SIN SERIE

RAYAS MINIMAS POR EL USO

X

UNIDAD EDUCATIVA“INSUTEC”

TOMA DE INVENTARIOS Y CODIFICACIÓN

EQPC- Equipo de Computo

UEI- Unidad Educativa Insutec

MEOF- Muebles y Equipos de Oficina

EQP-TLG- Equipo de Tecnología

63




TOMA DE INVENTARIOS Y CODIFICACIÓN

El ingreso de información en la base de datos de inventarios se procede a verificar el

estado de los bienes, elaborando un formato de la siguiente manera:

a) Se aplicarán el código de la cuenta del activo, nombre de la institución y el

nombre del activo. Ejemplo: EQPC-UEI-MTR-001

b) Cantidad: del mismo bien que existe la institución.

c) Artículo: Nombre de los activos fijos.

d) Color: Se detalla el color del bien con exactitud para una diferenciación

adecuada.

e) Marca: Por lo general los activos fijos, ya sean equipos de cómputo, equipos

electrónicos, etc. contiene la marca detallada para un mejor ingreso. (Sony, LG,

ALTEX, etc.)

f) Material: Es importante clasificar los bienes según el material ya que sirve de

respaldo al momento de la entrega.

g) Características: Se ingresan la descripción del bien con la información exacta.

(manchas, rayas, etc.)

h) Modelo: Son datos codificados de fabricación que deben ser tomados en cuenta

necesariamente para su identificación.

i) Serie: Se identifican con varios números tomando en cuenta la existencia de

variación de la cantidad de dígitos según el bien.

j) Estado del bien: Se debe tomar en cuenta el estado de todos los activos para

así identificar el estado de los mismos (Malo, Regular, Bueno, Muy Bueno).

k) Imagen: El ingreso de la imagen debe ser obligatorio por la facilidad de

localización del bien.

REFERENCIAS:


Fecha: 05/05/2017

CN-TIC

01/01

CN-TIC: Cédula narrativa levantamiento de inventarios y codificación.

64

2.4.5.2. Formato de Toma y Codificación de Inventarios.

UNIDAD EDUCATIVA "INSUTEC" INVENTARIO SEGUNDO AÑO DE BÁSICA

CODIGO CANT. DESCRIPCIÓN COLOR MARCA MATERIAL CARACTERISTICAS MODELO SERIE MUY

BUENO IMAGEN

EQTLG-UEI-CMRV-001

1 CAMARA DE SEGURIDAD

PLOMO ENFORCER METAL RAYAS MINIMAS SIN MODELO SIN SERIE x

MEOF-UEI-ECTR-001

1 ESCRITORIO 3 CAJOLES SIN LLAVES

AZUL Y PLOMO

S/M MDF RAYAS Y MANCHAS MINIMAS POR EL USO

SIN MODELO SIN SERIE x

MEOF-UEI-SLLA-001

1 SILLA DE ESCRITORIO

AZUL S/M POLIPROPILENO Y ACOLCHADO

RAYAS Y MANCHAS MINIMAS POR EL USO


EQPC-UEI-TCLD-001

1 TECLADO CREMA GENIUS DESCONOCIDO RAYAS MINIMAS SIN MODELO ZM4313111528 x

EQPC-UEI-MOUS.001

1 MOUSE NEGRO SPEEDMIND DESCONOCIDO RAYAS MINIMAS MODELO:M1828X SIN SERIE x

EQTLG-UEI-PRLT-001

1 PARLANTE DE AUDIO

PLOMO S/M DESCONOCIDO RAYAS MINIMAS SIN MODELO SIN SERIE x

EQPC-UEI-CPU-001

1 CPU NEGRO SUPER POWER

DESCONOCIDO MANCHAS MINIMAS POR USO


EQTLG-UEI-PRLT-001

1 PROTECTOR DE CPU

AZUL Y AMARILLO

S/M METAL DESPINTADOS MINIMOS


65

2.4.6. Depreciación de activos fijos.

Ejemplo: El 31 de diciembre del 2016 la Unidad Educativa Insutec realiza la compra de un vehículo marca Chevrolet Evolution cuyo costo es de 20.000 adquirido el 31 de enero del 2015 se estima un valor residual de 4.000 y una vida útil de 6 años. Proceso de depreciación = 20.000-4.000 = 16.000 6 años 6 Tabla 28. Depreciación de Activos Fijos


2.4.6.1. Deterioro de activos fijos.

La entidad evaluará al final de cada periodo si existe algún indicio del deterioro del valor según el activo. Si existiere algún indicio, la entidad estimara el importe recuperable del activo mediante los siguientes pasos:

Justificación por medio de informes de periciales

Valoración confiable del deterioro

Acumulación en una cuenta de valoración denominada “Deterioro acumulado del Activo”

El mismo vehículo sufre un daño severo y mediante un informe el ingeniero mecánico determina que el valor del vehículo de depreciación es de 2.000. Tabla 29. Deterioro de Activos Fijos.

FECHA CUENTA DEBE HABER

15-04-2017 1

15-04-2017 GASTO DETERIORO 2.000

DETERIORO ACUMULATIVO 2.000

Ref. La pérdida del valor debido a un daño severo informa el ingeniero mecánico.


FECHA CUENTA DEBE HABER

31-12-2016 1

31-01-2015 GASTO DEPRECIACIÓN 16.000


16.000

Ref. para registrar depreciación anual

66

2.5. Conclusiones parciales del capítulo.

En el presente trabajo de investigación se determinó que es necesario un manual de control interno para el manejo de activos fijos en la Unidad Educativa Insutec Ambato ya que el Coordinador General de la institución fue entrevistado mediante un cuestionario de control interno, y se ha podido determinar que se manejan empíricamente los activos fijos porque no existe un reglamento interno tampoco un manual de procedimientos para el manejo de los mismos. A través de la encuesta que fue aplicada al personal que labora dentro de la institución, se pudo observar el desconocimiento del manejo de activos fijos ya que la empresa carece un manual de procedimientos legales. Según los resultados obtenidos se podrá aplicar el manual de control interno de activos fijos para la Unidad Educativa Insutec la cual permita mejorar la efectividad de la organización y de sus operaciones.

67

CAPÍTULO III. Validación de resultados

El análisis de la validación de la propuesta se realizó a través de la ficha de validación y para el efecto se seleccionó cuatro expertos en el área de Contabilidad, siendo:

Dra. Susana Ríos Contadora - Auditor

Dra. Adriana E. de Cisneros Docente Universidad Uniandes

Ing. Abigail Cisneros Auditor - Contadora

Lic. Daniela Freire Contadora - Auditor

Dra. Jeannette A. Urrutia Docente – Universidad Uniandes

3.1. Validación de la propuesta.

Del estudio realizado mediante la propuesta de diseñar un manual de control interno de activos fijos para la Unidad Educativa Insutec Ambato se realiza la validación por expertos, quienes con sus conocimientos y experiencia en su vida profesional sobre el tema afirman la viabilidad de la propuesta para su debida aplicación. Se presentan los resultados: Tabla 30. Validación de la propuesta.

Fuente: Elaboración propia ficha de validación a profesionales.

INDICADOR DE CALIDAD

5 Excelente

4 Muy Satisfactorio

3 Satisfactorio

2 Poco Satisfactorio

1 Nada Satisfactorio

1 Bases teóricas

4 2 Carácter técnico

4

3 Estructura metodológica 2 2

4 Organización de la temática 3 1

5 Descripción de la propuesta 2 2

6

Viabilidad para la aplicación de la práctica 2 2

7 Actualidad de la propuesta 1 3

TOTAL 10 18

68

Gráfico 21. Validación de la propuesta

Fuente: Elaboración propia Ficha de validación a profesionales

Análisis de Resultados:

La mayoría de los expertos califican de manera muy satisfactoria la aplicación del manual de control interno de activos fijos para la Unidad Educativa Insutec.

Los especializados consideran de manera excelente la aplicación del manual de control de inventarios para la institución.

Según la opinión de los expertos la metodología utilizada para este proyecto de

investigación es excelente, ya que se utilizan las técnicas e instrumentos adecuados para la aplicación.

Quienes tuvieron la oportunidad de validar la propuesta opinan que es muy importante el manejo adecuado del control de los activos fijos dentro de la institución para prevenir pérdidas de bienes.

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5 Excelente

4 Muy Satisfactorio

3 Satisfactorio

2 Poco Satisfactorio

1 Nada Satisfactorio

69

3.2. Conclusiones parciales del capítulo

En este capítulo se desarrolló todos los componentes del manual de control interno

para el manejo de activos fijos en la unidad educativa “Insutec” con el propósito de dar

cumplimiento al objetivo general y los objetivos específicos, detallando cada actividad

de la siguiente manera: adquisición de bienes, traspaso de bienes a nuevo custodio,

donación de bienes usado, levantamiento de información de inventarios y codificación

y depreciación de bienes, de esta manera brindar una buena administración de todos

los activos fijos de la Institución.

Con la validación realizada por expertos, se concluye que la propuesta es viable y se

establece que es necesario el manual de control para el manejo de activos fijos en la

unidad educativa Insutec de la ciudad de Ambato, con el propósito de realizar un

manejo adecuado de todos los bienes de la Institución.

70

CONCLUSIONES GENERALES El sistema de control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de

cada empresa, permitiendo tener una seguridad razonable de las acciones tomadas por la administración.

Previa la realización de un manual de control interno se planifica el tiempo para investigar cada uno de los procesos y actividades de la institución y el tipo de control que conserva.

La inexistencia de un manual de control interno en la Unidad Educativa Insutec

del cantón Ambato de la provincia Tungurahua, ha generado problemas en el manejo inadecuado de los activos fijos.

Mediante la aplicación de un cuestionario de control interno se determina la falta

de comunicación e información por parte del personal administrativo de la institución.

No existe el personal debidamente calificado para el control y manejo de activos

fijos, provocando el registro inadecuado en la base de datos de los inventarios. RECOMENDACIONES GENERALES Se recomienda el presente manual de control interno para el manejo de los activos

fijos, específicamente al departamento de bienes de la Institución para el desarrollo de sus actividades diarias.

El personal involucrado en el manejo de los activos fijos de la Unidad Educativa Insutec deberá ser constantemente capacitado para obtener mejores cuidados y conocimiento del manejo de los bienes.

Establecer continuamente el control de todos los bienes de la Institución que hayan cumplido con su vida útil, para realizar su respectiva depreciación y deterioro a la vez.

Se recomienda utilizar el formato de inventarios para llevar de manera ordenada, correcta y continua el control interno de activos fijos.

Es necesario que en la Unidad Educativa Insutec se realicen constataciones físicas frecuentemente de todos los bienes, de ser posible mensualmente con la finalidad de que existan daños que causen perdidas en la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

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práctica. (1ra ed). Barcelona. PROFIT Editorial. Capítulo 3

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Administrativo, Financiero y Contable para la Ferretería My Friend”.

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3. Bravo, Juan. (2012). Los nuevos conceptos del Control Interno (Informe

COSO). Coopers & Lybrand. Ediciones Díaz de Santos S.A,,Inc. New York.

Pág. 147

4. Estipuñán, R. (2015). Control Interno y fraudes. Análisis de Informes COSO I,

II, III con base en los ciclos transaccionales.(3ra edición). Bogotá- Colombia.

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L_DE_ADMINISTRACION_Y_CONTROL_DE_LOS_ACTIVOS_FIJOS_DEL_S

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10. Mantilla, S (2013). Control interno: informe COSO. (3ra edición). ECOE

Ediciones. Bogotá- Colombia. Pág.12-38

11. Montoya, A. (2010), Administración de compras. (3ra ed.). Bogotá. ECOE

ediciones. Pág.153

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Capacitación Profesional SECAP. Quito- Ecuador. Pág. 17- 38.

13. Torres, M. (2015), en su tesis “Diseño de un manual de control interno

aplicando al manejo de los activos fijos para la Compañía Camaronera

FERASA S.A.”. Universidad Politécnica Salesiana. Guayaquil. Pág. 16 – 31

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Educación. Bogotá- Colombia pág.172-212

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http://www.finanzas.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/03/A2_MANUAL_PROCEDIMIENTOS_INVENTARIOS_DEFINITIVO.pdf

http://www.finanzas.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/03/A2_MANUAL_PROCEDIMIENTOS_INVENTARIOS_DEFINITIVO.pdf

ANEXOS

MODELO DE ENCUESTA

¿Los activos fijos son adquiridos en base a un proceso ya establecido en la

Unidad Educativa?

SI NO

¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificar

fácilmente?

SI NO

¿Los activos fijos que han cumplido con su vida útil en la institución, poseen un

procedimiento para su baja física y contable?

SI NO

¿La reposición de activos fijos es debidamente documentada?

SI NO

¿Las adquisiciones de activos fijos están debidamente autorizadas en el

presupuesto aprobado por el personal encargado?

SI NO

¿Se realizan constataciones físicas periódicas de los activos fijos en la

institución?

SI NO

¿Existe una norma o reglamentación que regule faltantes y sobrantes en los

activos fijos?

SI NO

¿Considera necesaria la existencia de un manual de control interno de activos

fijos en el departamento de bienes?

SI NO

¿Existe un manual de procedimientos para el control de activos fijos de la

Institución?

SI NO

¿Cree usted que el manual de control interno ayudara a llevar el buen manejo de

activos fijos?

SI NO

UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “INSUTEC” - AMBATO

Acuerdo Ministerial No. 065 Dirección: Km 51/2 vía a Baños – Teléfono (03) 2 748 936

Ambato – Ecuador

REGLAMENTO INTERNO

El Consejo Ejecutivo de la Unidad Educativa Particular “INSUTEC”:

Considerando:

Que el Código de Trabajo en su Art. 64 dispone que todos los establecimientos de educación deban tener su propio Reglamento Interno para su funcionamiento que responda a las necesidades de la Institución. Qué cuyo Reglamento se sustente acorde a la Constitución de la República del Ecuador, Ley Orgánica de Educación Intercultural y su Reglamento, Código de la Niñez y la Adolescencia, Decretos, acuerdos y resoluciones Ministeriales. Que son necesarias regular las actividades académicas en sus niveles y componentes y se garantice la eficiencia de su cumplimiento; Que siendo una institución formadora de Bachilleres, debe mantener una estructura ligada a las Universidades y centros de Educación Superior. Que la población estudiantil que acude a nuestro colegio es diversa y con distintos modelos de identidad, interculturalidad y comportamiento.

Resuelve:

Expedir la siguiente Reforma al Reglamento Interno de la Unidad Educativa Particular “INSUTEC” - Ambato, dado las actualizaciones legales que se presentan así como las necesidades educativas de la Unidad Educativa.

Conformado por

Conformado por Conformado por Conformado por

UNIDAD EDUCATIVA “INSUTEC” – AMBATO

NIVEL DIRECTIVO

NIVEL DIRECTIVO

NIVEL TÉCNICO OPERATIVO NIVEL ADMINISTRATIVO

NIVEL TÉCNICO ASESOR

JUNTA DE DOCENTES DE GRADO

O CURSO

INSPECTOR (COORDINADOR)

GENERAL

CONSEJO EJECUTIVO

JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y

DOCENTES

VICERRECTOR/A

ADMINISTRATIVO/A

AD

RECTOR

AUTORIDADES ORGANISMOS

COORDINADORA DE EDUCACIÓN

BÁSICA

DEPARTAMENTO DE CONSEJERÍA

ESTUDIANTIL

ORGANIZACIONES ESTUDIANTILES

PADRES DE FAMILIA O

REPRESENTANTES LEGALES

JUNTA ACADÈMICA

DIRECTOR GENERAL

CONTABILIDAD

NIVEL ADMINISTRATIVO

BINENES INFRAESTRUCTURA

SECRETARÍA GENERAL

NIVEL TÉCNICO OPERATIVO

PERSONAL DOCENTE

COMISIONES PERMANENTES

JUNTAS DE DOCENTES

ASESORÍA LEGAL

COORDINACIÓN ACADÉMICA DE

EDUCACÍON

JUNTA DE DIRECTORES DE ÁREA

D.C.E

NIVEL TÉCNICO ASESOR

ASESORÍA PEDAGÓGICA

BAR

AUXILIARES DE SERVICIO

BIBLIOTECA

LABORATORIO DE FÍSICO-QUÍMICA

LABORATORIO DE COMPUTACIÓN

SALA DE VIDEO JUEGOS

SALA DE MESAS DE JUEGO

SERVICIOS GENERALES

PSICOLOGÍA

DEPTO. MÉDICO

ORGANIZACIÓN

UNIDAD EDUCATIVA

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