Universidad para la Cooperación Internacional

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Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?

Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

Abril 2009


La Gestión de Involucrados yla Administración de Proyectos

Alcanzando el Éxito

Reconociendo al Involucrado

Clasificando y Gestionandoal Involucrado

1

2

3

4


Conclusiones5


Efectiva comunicación

•En un ambiente multidisciplinario

Creación de equipos de trabajo

•Efectivos, en varios niveles organizacionales para adaptarse al ciclo de vida

Administrar el cambio

•A través del liderazgo necesario según las circunstancias y siendo analítico

Administrar conflictos

•Comprender la importancia del ambiente cultural•Comprender la posición de los actores

Líneas funcionales

•Destrezas interpersonales ante los problemas que se darán a lo largo y ancho de ellas

Cinco “áreas del lado humano” que requieren destrezas especiales en la administración de proyectos

1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos


Contexto de la

AP

•Programas•Portafolio•Subproyectos•PMO

Conocimiento teórico

Comprender que la AP se aplica en un contexto más amplio que el proyecto mismo dentro de la misma organización

Enlaces con la

organización

•Ciclo de vida•Involucrados en el proyecto•Influencias de la organización

Fases y sus transiciones. Reconocer, diferenciar y contrastar los involucrados. Distinguir los estilos organizacionales y juzgar para escoger el más adecuado a su proyecto

Procesos de la AP

•5 Grupos de procesos de la AP

Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo interactúan

Áreas conocimiento de la AP

•9 áreas de conocimiento de la AP

Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y sus salidas. Comprender cómo interactúan entre ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP



EstrategaDiplomático

Organizador

Líder

Motivador

Maestro

TitleDP

Competencias del Director del Proyecto

NegociadorControlador

La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos1


ComunicaciónStress

Negociación

Motivación

Conflictos

Liderazgo

TitleDP

INTERPERSONALES

Competencias del Director del Proyecto



Costo

Rendimiento

Técnico

Programa

Sistema de administración

de proyectos

Cambio de productos, servicios y procesos

Comunidad de beneficiarios

Contexto operativo

y estratégic

o

Ambiente cultural

Condiciones de la

empresa



…pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo

Procesos integrados

Capacitación y educación

Soporte dela gerencia

Administración informal de proyectos

Excelencia en elcomportamiento

Cultura


La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos


Implementación de la AP

Marco Conceptual de la AP

Enlaces con el Entorno

Gestión de Involucrados

Buscando la excelencia ycreciendo en madurez

Contexto y otras áreasde experiencia

Empresa ymás allá

Ciclo de vidae Influenciasde la Empresa

1


Alcanzando el Éxito

Consultas necesarias, Respuestas apropiadas

Productos definidos de acuerdo a la E. D. T.

Maneras constructivas para compromisos, balance con las necesidades de laEmpresa

Acuerdos, todos comienzana trabajaren el proyecto

Con claridad, con una buena guía establecida firmemente, se comienzan a ver resultados.Se termina el trabajo

Grandesbeneficios en el negocio.Todosquieren que se vuelva a implementar otro proyecto

2


El éxito del proyecto en términos de tiempo,

costo, calidad,…

¿Aspectos sociales, políticos, económicos?

¿Mantener satisfechos a los involucrados?

2 Alcanzando el Éxito


-Falta de espíritu de equipo-No se mantuvo informada

a la alta gerencia

-Opinión pública desfavorable-Manejo indadecuado

de la gestión del cambio

-Relaciones ineficientescon los involucrados

Contribuyen al fracaso



-Participación intensa de losintegrantes del equipo en la tomade decisiones y en la ejecución

-Manejo adecuado de la información-Diseño organizacional adecuado

-Autoridad y responsabilidad claras

-Adecuada gestiónde los involucrados

Contribuyen al éxito



No alcancen sus objetivos

Fallar en poder definirlos requerimientos

No entender que tan amplio es el rango de involucrados que tienen interés en el proyecto



Una economía tensa y buscando siempre reducir costos, ha cambiado todo aspecto de la Administración de Proyectos, afectando a todos los participantes importantes, en cuenta a los involucrados



La gestión de los involucrados

Individuos u organizaciones activamenteinvolucradas en el Proyecto o aquellos cuyos interesespueden verse positiva o negativamente afectados como resultadode la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia,positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.

Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyectocomo para el equipo del proyecto

3 Reconociendo al Involucrado


Los involucrados

Su involucramient

o Críticos para el éxito del proyecto¡Se necesitan en el proyecto!

¿¡Cómo los identificamos!?

Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el que posee los recursos, el cliente.

Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto?

Otros no tan obvios

Reconociendo al Involucrado3


Involucrados

Los propietarios, los vendedores y contratistas,las familias de los miembros del equipo,

los medios de comunicación, los ciudadanosparticulares, las organizaciones de influencia y

la sociedad en general

Primarios

Una obligacióncontractual olegal con elequipo delproyecto

Secundarios

No tienen una relación

contractual perotienen o creen

tener un interésen el proyecto


Primarios• Liderar al equipo• Ubicar los recursos• Crear y mantener

relaciones con los involucrados

• Establecer la cultura que permita obtener lo máximo de la gente

• Dar seguimiento y control

• Evaluar al equipo por loque son responsables

Secundarios• No tienen límites• Itereses parecen ser

reales pues el proyecto interfiere en su “territorio”

• Su “membresía” es tipo ad-hoc

• Puede hacer equipo con otros involucrados, en cualquier forma

• Diferentes formas de ejercer el poder

• Es su decisión si toman responsabilidad por sus actos

Involucrados




Contratistas y subcontratistas

Social y cultural

Otros Directores

de proyecto

Sociedad y prensa

Servicios y apoyo

Ambiental y legal

Personal staff

Jefes funcionales

Agencias reguladoras

Económico y financiero

Administración superior

Equipos de proyecto

Proyectos

Clientes



Title

Colegas: que dan recursosSecundarios: competidores,familiares del equipo del

proyecto, vendedores de otrosrecursos complementariios

Colegas: se seránimpactados por losentregables del proyecto

Clientes: los que pagan

Proveedores

Consumidores finales: losque lo usan

Categorías


En muchas ocasiones la falla del proyecto no está en la apatía del involucrado, sino en que el DP no lo identificó oportunamente

Hay que tener la mente abiertaTrabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo

no puede!) desde las etapas más tempranas Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que su

planeamiento no fue el adecuadoEl DP debe crear un ambiente que favorezca la

identificación oportuna y constanteIng. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

Reconociendo y al Involucrado3

Siendo importante identificarlos desde el inicio, la identificación es un ejercicio continuo: Pudo haber dejado a alguno por fuera Debe removerse a alguno de la lista El trabajo de algunos pudo haber terminado

La lista debe actualizarse regularmente


Reconociendo al Involucrado3

Lo reconocí, ¿qué hago con él? Necesita identificar cómo el proyecto lo

impacta Identificar el tipo de relación que tiene con el

proyecto (facilitadores de recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc.)

La reacción que él pueda tener porque Ud. está desarrollando este proyecto• Confidencialidad en su proyecto


4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

¿Su gestión como DP? Dependiendo del análisis

• Una gestión muy activa de su parte– “estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones,

“veálos” en la organización, facilíteles canales de comunicación

• U otra más pasiva– Solo durante una fase o un entregable del proyecto– Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo– En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares)– Subcontratistas




…pero a veces se pierde

Identificarlo es necesario pues es importante para el éxito del proyecto

Pero lo más difícil es “involucrarlos” en el proyecto. Hacerlos participar como les corresponde

Clasificando y Gestionando al Involucrado4


No creyentes:-No saben que deben estar en el proyecto.-Debiera ser fácil de manejar-Invitarlos a las reuniones, participarlos de los comunicados

Insensibles:-Se dan cuenta libremente que serán impactados-Escogen no involucrarse para no endosar las decisiones-Pueden manejar el derecho a veto

Involucradosreacios

-Piensan que no tienen ningún rol en el proyecto-Que su involucramiento no es una prioridad dentro de sus ocupaciones-Por política: a conciencia escogen no involucrarse

Clasificando y Gestionando al Involucrado

…pero a veces se pierde

4

Todos quisiéramos que los involucrados sean positivos, entusiastas y que siempre brinden apoyo

Pero no ocurre así en la realidad

Se debe crear un perfil de ellos y así decidir objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la estrategia de gestión que mejor se adapte al proyecto



Destructivos

• Tienen gran interés en el proyecto• Ejercen gran influencia• Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas• Actitud negativa hacia los esfuerzos

Pasivos/Neutrales/Dudosos

• De mediano a bajo interés en el proyecto• Influencia mínima• Se requiere solo que se involucren moderadamente• Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo

Constructivos

• Tienen gran interés en el proyecto• Ejercen gran influencia en el éxito• Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas• Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo

Categorías para clasificar a los involucrados



¡De acuerdo a la clasificación anterior hay 2625 permutas! Cada una trae consigo una estrategia de

manejo diferentePero solo se necesitan entender dos

aspectos básicos: El grado de influencia (¿poder?) del

involucrado Su intención (¿cómo intenta usar el poder

que ostenta?



Involucrados

Para entender

Influencia Intención




Grado de:-Influencia -Intención

Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que puede ser destructivo en función de su gran poder

Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al

flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas reuniones cara-a-cara

Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo.

Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo



Acuerdossobre

requerimientos

Entregables del proyecto deacuerdo a las expectativas

de los involucrados

Objetividad sobre donde ocurren los

desacuerdos

Tener a mano las

expectativas

Es razonableesperar que emergerán

diferencias de opinión


Lo que es importante es que Ud. esté preparado para comportarse consecuentemente.

Lo más retador de un proyecto no es el presupuesto o las restricciones de tiempo, sino las políticas e intereses en juego.


5 Conclusiones

Mantener contentos a los involucrados no es fácil y si no lo están, cosas malas le pueden pasar al proyecto, al Director de Proyecto o al equipo del proyecto

Algunos Directores de Proyecto los ven como un “mal necesario”. No lo haga


5 Conclusiones

La gestión será según la forma usada para evaluar el grado en que ejercen influencia en el éxito del proyecto

Al involucrado hay que conocerlo y entenderlo para comprender los vacíos entre lo que se espera, se necesita y lo que se requiere de él y lo que realmente él está pensando con respecto a su proyecto


5 Conclusiones


5 Conclusiones

Si hay desacuerdos¡y los habrá!

Negociación enlos desacuerdos Las soluciones

Resistir la tentación de ignorarlos.

No hay que ocultarlos.

Enfrentarlos antes de que se origine un mal mayor

Es escencial negociar.

Hay que estar preparado para enfrentar los desacuerdos.

Aunque no sean nuestros problemas, como muchas veces ocurre

Como Director de Proyecto, no tiene las soluciones.

Son los involucrados los que las tienen.

Lo que sí tiene es la habilidad para facilitar la resolución del problema temprano y rápido.


¿Preguntas o comentarios?


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Muchas gracias por su atención


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