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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Arquitectura
Procedimiento de Transferencia de Archivo
de la Facultad de Arquitectura
Guatemala, octubre 2019
DIRECTORIO
Msc. Murphy Olympo Paiz Recinos Rector
Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo
Secretario General
Dr. Edgar Armando López Pazos Decano
Arq. Gloria Ruth Lara Cordón de Corea
Vocal I
Arq. Sergio Castillo Bonini Vocal II
Msc. Arq. Alice Michele Gómez García
Vocal III
Br. Kevin Christian Carrillo Segura Vocal IV
Br. Ixchel Maldonado Enríquez
Vocal V
Arq. Marco Antonio De León Vilaseca Secretario
MA. Shirley Mireya Samayoa de Conde Jefa de la División de Desarrollo Organizacional
Elaboración
Dr. Arq. Edwin Valdez Contreras
Director de Planificación MBA. Arq. Nelson Verdúo Vivar
Secretaria Administrativa
Apoyo y Asesoría M.A. Ing. Walter Aníbal García Pérez
Profesional de Desarrollo Organizacional
Facultad de Arquitectura
Edificio T-2 1er. Nivel, Ciudad Universitaria zona 12 Teléfono: 2418-9000 Sitio web: www.farusac.edu.gt
AUTORIZACIÓN
Índice
Página
I. Introducción……………………………………………………………………………... 1
II. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos………………………………… 2
III. Normas de Aplicación General ………………………………………………………. 3
IV. Disposiciones Legales…………………………………………………………………. 4
1. Secretaria Académica
1.1 Unidad de Archivo………………………………………………………………….. 5
Descripción del procedimiento……………………………………………………….. 6
Flujograma…………………………………………………………………………….. 7
V. Anexos
Formas y Formularios……………………………………………………………… 8
I. INTRODUCCIÓN
El presente procedimiento corresponde a la unidad de archivo, tiene como finalidad
orientar, normar y facilitar la actividad que deben realizar las unidades académico-
administrativas de la Facultad de Arquitectura, para solicitar información de la unidad, que
servirá de guía para el acceso a dicha información.
Este instrumento administrativo es de gran utilidad en la realización de las atribuciones
asignadas en el puesto de trabajo, estableciendo guías y procedimientos que faciliten el
desempeño de cada una de sus funciones.
Contiene información, relacionada al título, el objetivo, las normas, forma, y descripción
del procedimiento y sus diagramas de flujo.
El procedimiento es producto de la consulta realizada al personal que actualmente labora
en esa unidad de Archivo de la Facultad, la cual en concordancia con el acuerdo del
Consejo Superior Universitario -CSU-, depende de la Secretaria Académica de la
Facultad.
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II. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Objetivo General
Documentar en forma técnica y gráfica los procedimientos que realiza el personal de las
dependencias académico-administrativas de la Facultad de Arquitectura.
Objetivos Específicos
a) Sistematizar, la transferencia de documentos de las unidades académicos-
administrativas que conforma la Facultad de Arquitectura, a la Unidad de Archivo.
b) Reunir, organizar y conservar la documentación de todas las unidades académico-
administrativas de la Facultad.
c) Administrar el archivo central de la Facultad.
d) Planificar y elaborar procesos de información y de servicio al usuario.
e) Contar con la Unidad de Archivo que agilicen el préstamo de documentos que
sirvan de soporte a proyectos que se desarrollan en la Facultad.
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III. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
a) Los procedimientos deben contener normas y actividades a realizar en las Escuelas de Postgrado, Arquitectura, Diseño Gráfico y unidades administrativas de la Facultad de Arquitectura de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica de las actividades y secuencia en que se desarrollan y deberán describirse los mecanismos y medios utilizados. (oficios, memorandos, circulares, formatos e instructivos) para el trámite de los procesos respectivos.
c) Todo procedimiento debe ser analizado y validado a través de verificar la congruencia entre la estructura organizativa, funciones y actitudes pertinentes para el desarrollo académico y administrativo de la Facultad.
d) A partir de la autorización del Procedimiento de Transferencia de Archivo debe ser responsabilidad de la Facultad de Arquitectura, la difusión, implementación y actualización permanente de dicho instrumento.
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IV. DISPOSICIONES LEGALES
a) Manual de Organización de la Facultad de Arquitectura aprobado por Junta Directiva, según Punto de Acta de la sesión celebrada por la Junta Directiva.
b) Manual de normas y procedimientos de la Facultad de Arquitectura aprobado por
Junta Directiva, según punto de acta Primero, inciso 1.8, subinciso 1.8.1 y 1.8.2
del acta 18-2015 de sesión ordinaria, celebrada por Junta Directiva el 14 de julio
de 2015.
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Título del Procedimiento:
1. Transferencia de archivos
Norma (s) del Procedimiento:
Todos los usuarios (directores, secretarios coordinadores, docentes y otros) deben
cumplir con la guía de transferencia de archivo a la Jefatura general de archivo a través
de llenar el formulario: Unidad de Archivo FARUSAC, Form. FARUSAC-01 “Boleta para
solicitud de información” y posteriormente llenar la Form. FARUSAC-02 “Formulario de
transferencia de documentos de archivos a la unidad de Archivo”.
Forma (s) del Procedimiento:
Form. FARUSAC-01 Solicitud de información.
Form. FARUSAC-02 Formulario de transferencia de documentos de Archivos a la
Unidad de Archivo.
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5Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad Administrativa: Archivo
Título del Procedimiento: Transferencia de Archivo
Hoja No. No. de Formas:
Inicia: Unidades Académico-Administrativo
Termina: secretaria
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Unidades Académicas
Administrativas Facultad de Arquitectura
Secretaria 1
Solicita Form. FARUSAC-01 “solicitud de información” y ordena según indica la guía. Posteriormente solicita Form. FARUSAC-02 “formulario de transferencia de documentos para el traslado de Archivo de Arquitectura”. Traslada a la Unidad de Archivo y traslada a la unidad de Archivo.
Unidad de Archivo Jefe de la Unidad de
Archivo
2 Recibe y revisa que el archivo cumpla con la guía y aprueba la recepción o no.
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Aprueba el cumplimiento del archivo.
Si el archivo cumple con todos los pasos indicados: Informa a secretaría académica.
Si el archivo no cumple con todos los pasos indicados: rechaza archivo e inicia el proceso nuevamente.
Secretaria Académica
Secretario Académico
4 Revisa, Otorga visto bueno y avisa a Unidad Académica ó Administrativa.
Unidad Académica-Administrativa
Secretaria 5 Recibe nota de recepción de archivo y se da por enterado.
V. Anexos
Formas y Formularios.
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