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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río Piedras

Facultad de Administración de Empresas Departamento de Administración de Sistemas de Oficina

Título del estudio realizado entre los meses de enero a diciembre de 2006

El asistente administrativo y/o gerente administrativo del Siglo 21 desde la perspectiva del patrono

Realizado por:

Dra. Myrna López de Pinto, Catedrática Auxiliar

Informe sometido: 19 de septiembre de 2007

El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006

Dra. Myrna Pinto 2

Tabla de Contenido

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ............................................................................. 1

Propuesta del Estudio ...................................................................................................... 3

I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 6

Justificación ............................................................................................................... 6 Preguntas de investigación ........................................................................................ 7

Método ....................................................................................................................... 8 Instrumentos de investigación ................................................................................... 8

Análisis ....................................................................................................................... 8 Procedimiento del estudio ......................................................................................... 9

II. REVISIÓN DE LITERATURA ............................................................................... 10

III. METODOLOGÍA................................................................................................... 20

1. Descripción de la muestra ................................................................................ 20 2. Instrumentos de investigación .......................................................................... 21

3. Procedimiento ................................................................................................... 21 IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS .......................................................... 23

V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN ........................ 49

Resumen ................................................................................................................... 49

HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO ................... 50 HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO ............... 55

ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 57 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................... 61

APÉNDICE A – CUESTIONARIO ............................................................................... 64

APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO ............................................ 73

APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO ................................... 74


Dra. Myrna Pinto 3

Propuesta del Estudio

4 de octubre de 2005

Dra. Juanita Rodríguez

Directora

PROPUESTA DE INVESTIGACION

SEGUNDO SEMESTRE ACADEMICO 2005-06

La investigación propuesta complementa la investigación presente sobre la

trayectoria profesional de los egresados de Sistemas de Oficina durante el 1995-20005.

En la misma se pretende investigar las competencias, requisitos de contratación y tareas

que exige el patrono a los asistentes administrativos y/o gerentes administrativos. El

asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la

perspectiva del patrono. Además, se desea auscultar, desde la perspectiva de los

patronos, cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional dentro de su organización que

ellos vislumbran para el asistente administrativo. Se inquirirá específicamente, entre

otras preguntas, cuántos asistentes se desempeñan al presente como administradores o

gerentes administrativos, cuáles son las tareas que realizan y en qué nivel de la estructura

de la organizacional se ubican.

Justificación

Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del

programa de Sistemas de Oficina, resulta imperativo una vez analizados los resultados de

la misma, obtener la perspectiva del patrono. El insumo que puedan proveer las

organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es valioso y

necesario para el mejoramiento de nuestro currículo.

De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del

asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento

histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la

manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse, de manera que

pueda responder adecuada e eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que

la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro

administrador o gerente de oficina.

La investigación propuesta, la perspectiva del patrono, unida a la información

obtenida en cuanto a la trayectoria de los egresados, tiene la capacidad de proveer una

visión amplia de cuál debe ser la estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la

actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina.


Dra. Myrna Pinto 4

Pregunta de investigación

La investigación se propone contestar las siguientes preguntas:

a. ¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa?

b. ¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes

administrativos?

c. ¿Qué tareas éstos realizan?

d. ¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación?

e. ¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos?

f. ¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes

administrativos?

g. ¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los

asistentes administrativos?

h. ¿Cuál es la escala salarial del asistente administrativo?

Método

La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La

muestra la constituirán aquéllos patronos que podamos contactar a través de un

cuestionario. Los medios para reclutar la muestra serán ofertas de empleo publicadas en

los periódicos, la lista de los veinte mejores patronos publicada en el periódico, se pedirá

la ayuda de la Cámara de Comercio de Puerto Rico, al igual que otros contactos que sean

provistos por nuestra Universidad.

Instrumentos de investigación

Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un

cuestionario mayormente de preguntas cerradas que será desarrollado por la investigadora

y un conversatorio con los patronos que provea la dimensión cualitativa de la

investigación. Luego de validado el cuestionario, se enviará por correo.

Análisis

La información recopilada a través del cuestionario será clasificada y codificada

utilizando estadísticas descriptivas. La información recopilada a través del conversatorio

se codificará utilizando una matriz.


Dra. Myrna Pinto 5

Procedimiento del estudio

Revisión de literatura

Marco conceptual

Identificar la población

Identificar la muestra

Diseñar los instrumentos de investigación

Validar los instrumentos de investigación

Comenzar el contacto con la muestra

Enviar el cuestionario por correo

Comenzar la recopilación de datos

Planificar el Conversatorio

Clasificar y codificar los datos recopilados

Analizar los datos

Hallazgos y conclusiones

Informe final

2006

Enero Revisión de literatura y marco conceptual

Febrero Identificar población y muestra


Marzo Validar los instrumentos de investigación

Comenzar la preparación del “mailing” y contacto inicial

con la muestra

Abril Enviar el cuestionario por correo

Planificar el Conversatorio

Mayo Conversatorio con patronos

Recibir y comenzar a codificar los cuestionarios devueltos

Estoy a su disposición para cualquier otra información que estime necesaria.

Myrna López de Pinto, Ed.D.

Catedrática Auxiliar


Dra. Myrna Pinto 6

I. INTRODUCCIÓN

La presente investigación complementa la realizada en el 2005 sobre la

trayectoria profesional de los egresados del programa de Administración de Sistemas de

Oficina graduados desde el 1995 al 2005.

En este segundo estudio se investigó lo mismo que en la primera investigación,

pero desde la perspectiva del patrono. A través de un cuestionario los patronos indicaron

las tareas que requieren de los asistentes administrativos y la preparación académica que

ellos entienden debe poseer. Además, se auscultó, desde la perspectiva de los patronos,

cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional que ellos vislumbran para el asistente

administrativo. Se inquirió específicamente, entre otras preguntas, cuántos asistentes se

desempeñan al presente como administradores o gerentes de oficina, cuáles son las tareas

que realizan y en que nivel de la estructura de la organización se ubican.

Justificación

Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del

programa de Sistemas de Oficina, resultó imperativo, una vez analizados los resultados

de la misma, obtener la perspectiva del patrono. Se entiende que el insumo que puedan

proveer las organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es

valiosa y necesaria para el mejoramiento de nuestro currículo.


Dra. Myrna Pinto 7

De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del

asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento

histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la

manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse de manera que

pueda responder adecuada y eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que

la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro

administrador /gerente de oficina.

El estudio realizado, la perspectiva del patrono, unido a la información obtenida

en cuanto a la trayectoria de nuestros egresados, tiene la capacidad de proveer una visión

amplia de cuál debe ser nuestra estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la

actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina.

Preguntas de investigación

En el presente estudio, se contestan las siguientes preguntas:

i. ¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa?

j. ¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes

administrativos?

k. ¿Qué tareas éstos realizan?

l. ¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación?

m. ¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos?

n. ¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes

administrativos?


Dra. Myrna Pinto 8

o. ¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los

asistentes administrativos?

Método

La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La

muestra por disponibilidad la constituyeron aquéllos patronos que se pudieron contactar a

través de un cuestionario y los asistentes al Conversatorio. Los medios para reclutar la

muestra fueron ofertas de empleo publicadas en los periódicos, la lista de los veinte

mejores patronos publicada en el periódico, la guía Business Register y otros contactos

provistos por nuestra Universidad.

Instrumentos de investigación

Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un

cuestionario, mayormente de preguntas cerradas, que fue desarrollado por la

investigadora y un Conversatorio con los patronos que proveyó la dimensión cualitativa

de la investigación.

Análisis

La información recopilada a través del cuestionario fue clasificada y codificada

utilizando estadísticas descriptivas realizadas con el programa computarizado SPSS. La

información recopilada a través del Conversatorio se analizó utilizando una matriz.


Dra. Myrna Pinto 9

Procedimiento del estudio

Revisión de literatura

Marco conceptual

Identificar la población

Identificar la muestra


Validar los instrumentos de investigación

Comenzar el contacto con la muestra

Enviar el cuestionario por correo

Comenzar la recopilación de datos

Planificar el grupo para el Conversatorio

Clasificar y codificar los datos recopilados

Analizar los datos

Hallazgos y conclusiones

Informe final


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II. REVISIÓN DE LITERATURA

La transformación de las organizaciones y de las oficinas en el Siglo 21 ha sido

notable y vertiginosa en los pasados años. La tecnología ha impactado los procesos, los

equipos, las tareas y las personas que laboran a todo nivel en las empresas. Esta

trayectoria de cambio constante en la profesión del hoy asistente administrativo comenzó

aproximadamente en la década de los mil novecientos ochenta.

Esta trayectoria inexorable exige un profesional que responda a la globalización,

al que se le provea una ventaja competitiva a través un programa de estudios que se

reposicione y se atempere a las demandas educativas y empresariales del siglo 21.

Friedman (2005) afirma que la globalización está encogiendo el mundo a un tamaño más

pequeño y a su vez está aplanando la arena del juego. Esta aseveración se refiere a que

la competencia laboral, según Friedman, es más equitativa con el desarrollo global, lo que

disminuye la ventaja empresarial y laboral que en años pasados disfrutaba el mundo

occidental. Señala también, que el éxito mayormente descansará en el apoderamiento de

los individuos que puedan conectarse y competir con rapidez en este nuevo concepto.

El desarrollo comprensivo e integral del profesional del siglo 21 debe incluir

también actividades educativas que fomenten el desarrollo de una manera nueva de

pensar. Pink, D. (2005) asegura que nos estamos moviendo de una sociedad y una

economía cuyo cimiento ha estado basado mayormente en la lógica y en el movimiento

linear y nos dirigimos hacia el desarrollo de una nueva manera de pensar. Señala que ya

nos encontramos en la transición de la Era del Conocimiento a la Era Conceptual. Esta

nueva Era Conceptual requiere aptitudes que él llama “high concept” y “high touch”. El


Dra. Myrna Pinto 11

“high concept” fomenta la capacidad para detectar patrones y oportunidades, al igual que

la creación artística, lo emocional, lo artístico y la habilidad de combinar ideas que no

están relacionadas y convertirlo en algo nuevo. El “high touch” se concentra en la

habilidad de relacionarse y demostrar empatía, entender las reacciones e interacciones

humanas, encontrar satisfacción en uno mismo y demostrarlo a otros, al igual que

reconocer más allá de lo cotidiano el propósito y el significado de las cosas.

Ambas posturas, Friedman y Pink, nos describen a un profesional íntegro que está

preparado para competir globalmente y que también pueda distinguirse por sus

cualidades humanas. Cualidades que la literatura y los patronos reclaman y señalan está

escasas en el profesional actual. Nos referimos a las destrezas suaves o esenciales “soft

skills” que se irán mencionando más adelante.

La siguiente revisión de literatura incluye las tendencias principales en los

ámbitos social, organizacional y de educación superior que influyen en la formación de

los egresados del Departamento de Administración de Sistemas de Oficina.

OfficeTeam, una organización dedicada al reclutamiento de profesionales

altamente competitivos y muy reconocida en los Estados Unidos, publicó en el 2006 un

estudio llamado “Office of the Future: 2020”. En el mismo se hacen unas predicciones

en cuanto a la tecnología, las tareas, los roles, las destrezas y la preparación académica

necesaria para el profesional de oficina exitoso y necesario en ese ambiente futuro.

Entre los hallazgos del mencionado estudio, las siguientes predicciones resultan

importantes para el profesional egresado de nuestro Departamento de Administración de

Sistemas de Oficina:

La tecnología continuará impactando el ambiente laboral


Dra. Myrna Pinto 12

La flexibilidad y la adaptabilidad serán atributos importantes en los empleados

El lugar de empleo y las organizaciones se perfilan cada vez más móviles

Las telecomunicaciones y las nuevas tecnologías inalámbricas le permitirán al

empleado interactuar en cualquier momento y desde cualquier lugar

Las oficinas instantáneas, espacios comerciales, “Plug and Play Business Centre”

estarán equipados y permitirán estar comunicados en todo momento

Como resultado de la portabilidad o movilidad, no todos los empleados estarán

localizados en un mismo lugar y son los profesionales administrativos los que

facilitarán la conexión de esa fuerza de trabajo dispersa

Aún cuando los equipos de trabajo son una forma de organización común, la

forma de estos interactuar está cambiando radicalmente, por ejemplo, la

conferencia virtual, capacita o permite la colaboración efectiva en puntos

distantes

Los profesionales tendrán que ejecutar tareas múltiples para cumplir con todas sus

obligaciones eficientemente

Habrá mayor presión para que se adapten más rápidamente a los cambios, a que

se trabaje más inteligentemente, se aumente la productividad y que se realicen

trabajos que no estén contemplados en la descripción de tareas oficial

OfficeTeam y los expertos de la industria consultados identifican seis destrezas

medulares que todo profesional va a necesitar para tener éxito en este nuevo

ambiente. Utilizan el acrónimo en inglés ACTION para señalarlas:


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A (Analysis) Análisis – pensamiento creativo que se traduce en el

desarrollo de soluciones innovadoras a los problemas y retos.

C (Collaboration) Colaboración - capaces de establecer rápidamente la

relación positiva entre los miembros de los equipos, responsivo y sensible

a la diversidad

T (Technical aptitude) Aptitud técnica – deseo de adoptar nuevas

tecnologías y receptivo al cambio

I (Intuition) Intuición – que pueda identificar las mejores formas de

proveer apoyo basado en los objetivos y procesos de la empresa y las

necesidades y estilos de trabajo de los colegas

O (Ongoing education) Educación continua – que sea un eterno aprendiz

N (Negotiation) Negociación – requiere utilizar el tacto, diplomacia y

empatía para producir resultados positivos

De acuerdo al mencionado estudio, se proyecta que las responsabilidades del

administrador de oficinas, al igual que los roles serán de naturaleza más especializados y

complejos. A continuación cinco roles destacados:

Control del flujo de trabajo – facilitará el apoyo y recursos necesarios a colegas en

localizaciones variadas, facilita la interacción entre equipos, coordina la

transferencia y utilización de recursos de la compañía tales como, computadoras,

equipo de comunicaciones y otras herramientas tecnológicas.

Coordinar los recursos – maneja y administra los recursos para los diferentes

proyectos de la organización.


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Enlazar las telecomunicaciones – facilita y sirve como enlace entre los

colaboradores a distancia y la gerencia.

Administrador del Conocimiento “Knowledge management” – controla los

archivos, la información que garantiza la continuidad de la organización, la

integridad de la información y la cultura organizacional.

Organizar reuniones virtuales – planifica y provee el equipo técnico necesario.

La American Management Association realizó una encuesta en el 2004 entre

profesionales administrativos y este grupo señala que las cualidades de trabajo son más

importantes para el éxito en su trabajo que las destrezas de trabajo. La siguiente lista de

cualidades en orden de importancia fue generada como resultado del mencionado estudio

Flexibilidad

Proyección profesional

Manejo del tiempo

Comunicación oral y escrita

Iniciativa

Solución de problemas

Planificación y administración de reuniones

Asertividad

Manejo de proyectos

Habilidad para manejar presupuesto

Planificación de viajes

Diseño de informes y documentos


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Destrezas de supervisión y gerencia

La National Association of Colleges and Employers (NACE) en su informe “Job

Outlook 2007” indica que a consecuencia del retiro de profesionales de la era de la

Explosión de los Bebés (Baby Boomers), los patronos están en la búsqueda de muchos

nuevos empleados. Idenfican que los bachilleratos de más demanda, en orden de

importancia, son los siguientes, entre siete más:

Contabilidad

Negocios (Business)

Administración/Gerencia (Administration/Management

En el informe NACE se destacan las siguientes cualidades, en orden de importancia,

que los patronos valoran más:

Destrezas de comunicación

Honestidad/integridad

Relaciones interpersonales

Motivación/iniciativa

Ética profesional

Destrezas de trabajo en equipo

Destrezas de computadoras

Destrezas analíticas

Flexibilidad/adaptabilidad

Orientado a detalles

Destrezas organizacionales


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Destrezas de liderazgo

Confianza en sí mismo

Amigable/personalidad agradable

Tacto (tactfulness)

Buenas maneras/cortés

Creatividad

Promedio general de 3.0 ó más

Destrezas empresariales/tomar riesgo calculado

Sentido del humor

Bilingüe

Brownfiel, S., (2004) entiende que la transformación tecnológica ha puesto un

gran precio e importancia a las destrezas técnicas, pero igualmente ha puesto mayor

importancia a las destrezas y cualidades personales. Lewis (2004) enfatiza que la

creatividad dejó de ser algo deseable o recomendable, sino que resulta imperativo para la

organización que desea mantener la ventaja competitiva. La literatura ofrece muchos

ejemplos y predicciones para los negocios en el siglo 21. De acuerdo a Friedman,

estamos entrando en una fase donde vamos a ver la digitalización, la virtualización o el

mundo virtual y la automatización en casi todas las facetas. Este escenario ha creado

retos importantes para la economía y para la fuerza trabajadora. Y dado este escenario,

cada trabajo que se conoce actualmente será afectado.

Timm, J. (2005) señala que las funciones gerenciales tradicionales de planificar,

organizar, dirigir y controlar están siendo usurpadas por las nuevas funciones de creación


Dra. Myrna Pinto 17

de visión, persuasión, coordinación y conectividad. Las funciones tradicionales las están

llevando a cabo los administradores de oficina. El consultor Marc Rosenberg hace la

distinción entre administrador y gerente refiriéndose a las ventajas que ofrece el que una

organización cuente con un administrador de oficina. Según el Consultor, el gerente

(management) se define como el que planifica e implanta; lidera y hace que las personas

sigan; ayuda que las personas logren su potencial; afecta el comportamiento y la

auditabilidad. La gerencia es referente a lo que es la organización, hacia dónde se dirige

y cómo lo va a realizar. Crea el ambiente para el éxito y sabe delegar. En contraposición,

el administrador (administrator) se enfoca en la vida de día a día de la organización. Sus

funciones incluyen: monitorear e informar sobre los resultados, operaciones diarias,

mantenimiento y mejoramiento de los sistemas, hacer cumplir e interpretar la política de

la organización y apoyar las estructuras del servicio al cliente para lograr mayor

productividad.

En otro estudio realizado por Rosenberg encuestando 72 oficinas de CPA en el

2003, el cual fue comisionado por la American Management Association, el consultor

concluyó que un buen administrador de oficina posee las siguientes habilidades y

destrezas: realiza tareas múltiples, es persuasivo, posee confianza en sí mismo, es

asertivo, posee iniciativa, trabaja con poca supervisión, organiza, resuelve problemas y

sabe delegar. Enfatiza que la característica más importante es que posee destrezas

interpersonales (people skills). Indica además, que la organización debe ver al

administrador como un jefe de operaciones, ya sea con este título o sin título, en lugar de

verlo como una “secretaria glorificada” (glorified secretary).


Dra. Myrna Pinto 18

Jo Stuteley, gerente regional a cargo del reclutamiento de asistentes

administrativos de OfficeTeam, indica que la profesión no está recibiendo la mejor

publicidad posible. Utiliza el ejemplo del famoso personaje para niños “Bob el

constructor”, quien ha traído una nueva perspectiva sobre la construcción y hoy debido al

auge del personaje y la publicidad, una nueva generación de niños desea ser como Bob el

constructor. Opina Stuteley que debemos desarrollar nuestro propia personaje que brinde

una nueva visión a la profesión del asistente administrativo.

La revisión de literatura realizada nos lleva a concluir que nuestro programa de

estudios y el currículo deben ser desarrollados tomando en consideración las siguientes

categorías de competencias que se desean desarrollar:

Destrezas básicas y medulares – tales como: cultura general, tecnología,

procesos matemáticos básicos, administración, contabilidad, solución de problemas,

comunicación, psicología general, mercadeo, gerencia, manejo de presupuesto y ética.

Destrezas suaves (soft skills) – tales como: relaciones inter-personales, manejo

del tiempo, iniciativa, liderazgo, creatividad, asertividad, integridad, honestidad, empatía,

sentido de humor, responsabilidad, confiabilidad, pensamiento crítico y actitud positiva.

Educación Continua (Lifelong learning) – desarrollar una cultura de

mejoramiento continuo profesional y personal.

En conclusión, la literatura revisada muestra una tendencia clara de cuál es futuro

del profesional de oficina. Demuestra y valida que el asistente administrativo está

dirigido a ser el Administrador e Oficina asumiendo los roles relacionados a la

administración de las operaciones y procesos del día a día de la organización. Un

administrador de oficina que posea múltiples y complejas competencias. De igual


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manera, el desarrollo profesional de este egresado, demanda un cambio curricular y un

cambio en estrategias y métodos de enseñanza.


Dra. Myrna Pinto 20

III. METODOLOGÍA

En esta sección se describe la metodología utilizada en el presente estudio. Se

divide en tres partes, la primera describe lo referente a los participantes, la segunda parte

describe los instrumentos de investigación y la tercera parte detalla los procedimientos.

La investigación realizada durante el período de mayo-agosto 2006 trata sobre El

asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la

perspectiva del patrono.

A. Población

Se diseño y preparó una base de datos con las direcciones de las empresas,

nombre del presidente y/o ejecutivo a cargo de la empresa, dirección electrónica y otros

datos pertinentes. Se enviaron por correo regular 425 cuestionarios a diferentes empresas

públicas y privadas a través de la Isla. La población la componen los patronos que

respondieron al cuestionario.

Respondieron 69 empresas, lo que equivale a un 16%. A pesar de que

estadísticamente la muestra no representa un por ciento significativo, la investigadora

considera que 69 respuestas de diferentes organizaciones, públicas y privadas, señalan

una tendencia en cuanto a destrezas, conocimientos y preparación académica que los

patronos de hoy exigen. Es importante también destacar que el cuestionario era extenso y

los participantes debían reaccionar a 66 reactores.

1. Descripción de la muestra

Las 69 empresas que devolvieron el cuestionario se desglosa de la

siguiente manera: 80% por ciento son privadas y 20% son públicas.


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Participantes en el conversatorio –Un total de 14 personas participaron

5 representantes de la UPR, RP

3 representantes de empresas públicas

6 representantes de empresas privadas

2. Instrumentos de investigación

i. El cuestionario diseñado por la investigadora consta mayormente

de preguntas cerradas con 66 reactores. Incluye también una

pregunta abierta. (Apéndice___ cuestionario)

ii. Conversatorio – la investigadora preparó, junto a otras profesoras,

unas preguntas guía para llevar a cabo el mismo. (Apéndice____

preguntas guía)

3. Procedimiento

i. El cuestionario fue diseñado por la investigadora y validado por un

panel de expertos compuesto por profesoras del Departamento de

Administración de Sistemas de Oficina. Se identificó la población

y se preparó una carta de introducción para incluir la misma y se

diseñaron bases de datos, ya que las cartas fueron personalizadas,

al igual que los cuestionarios. Se enviaron 425 cartas y

cuestionarios durante el mes de abril de 2006. En agosto de 2006

se revisaron y clasificaron los 69 cuestionarios recibidos y se

procedió a entrar los datos utilizando los programas

computarizados Excell y SPSS. Una vez los datos fueron entrados


Dra. Myrna Pinto 22

se le aplicaron las estadísticas descriptivas para el análisis de los

mismos.

El Conversatorio – se preparó una carta personalizada invitando a

participar en el mismo. Se seleccionaron una variedad de empresas

públicas y privadas, un total de 65 empresas. La carta invitación

fue enviada por correo regular y también a través del fax. El

Conversatorio se llevó a cabo el 7 de abril de 2006. Fue grabado

en audio con el consentimiento y conocimiento de los participantes

(Apéndice con la transcripción del mismo) En el Apéndice B se

incluyen las preguntas realizadas, al igual que la transcripción del

Conversatorio. Apéndice C, incluye fotos del mismo.


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IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

A continuación los resultados obtenidos en el Conversatorio y a través del

análisis de las preguntas del cuestionario. Se presentan gráficas que se explican

por sí solas y muestran la pregunta y los por cientos obtenidos en cada una de

las alternativas provistas en el cuestionario. Las dos preguntas abiertas fueron

completadas por algunos de los participantes y se muestran sus resultados

también.


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Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos en

cuanto a las características personales que debe poseer un asistente administrativo y el

nivel de importancia.


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En las siguientes gráficas se muestra el resultado de la opinión de los patronos en

cuanto a las competencias tecnológicas que los asistentes administrativos deben poseer.


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Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos

consultados en cuanto a las competencias generales de los asistentes administrativos.


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Las siguientes gráficas muestran la contestación de los patronos consultados en

cuanto a las competencias de comunicación que deben poseer los asistentes

administrativos


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A continuación los resultados obtenidos en las dos preguntas abiertas en el

cuestionario contestado por los 69 patronos participantes. La siguiente pregunta abierta

fue contestada.


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Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren

las empresas.

Ética profesional, lealtad a la organización, etiqueta, proyección,

dominiodel vocabulario

Bilingüe, dispuesto a aprender

Vestimenta apropiada, confidencialidad

Tener calidad humana

Enfocarse como empresario, que sea más práctica la educación,

enfatizar valor de la fidelidad

Bilingüe

Fidelidad a la empresa

Actitud hacia el trabajo, manejo de emociones

Tener deseos de superarse y tener paciencia

Servicio al cliente

Dominio del ingles

Mejorar el inglés, redacción en ambos idiomas, manejo de

prioridades

Dominio del inglés, y sistemas de información

Dominio del ingles

Ofrecer cursos de etiqueta y vestimenta, arte de hablar en público,

manejo de relaciones interpersonales

Prácticas en la industria, protocolo, etiqueta y ética

Hacer de la "secretaria" indispensable

Dominio del inglés, auto eficiencia, inteligencia emocional,

construcción de relaciones armoniosas, capacidad para discernir


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Enfatizar la capacidad de redacción y dominio del inglés

Organización, dominio del inglés, vestimenta, etiqueta y protocolo

Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al

cliente

Dominio del inglés

Responsabilidad, Etiqueta y Protocolo, profesionalismo

Servicio al cliente, Etiqueta y Protocolo

Etiqueta y Protocolo, dispuesta a cambios

Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al

cliente

Sugiera otras competencias esenciales:

Apariencia física, cuidado personal

Buena Presencia, integridad, honesta, discreta, confiable, puntual

Consistencia en el trato, no preferencias, cumplir las metas y

asumir retos, honestidad

Confidencialidad y lealtad a la empresa

Etiqueta Corporativa

Capacidad de organizar archivos electrónicos

Capaz de redactar de forma clara, rápida y organizado

Puntualidad, compromiso con la empresa

Conocimiento extenso de servicios del banco, puntualidad, pasión

por la perfección

Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles. Permisología y

procedimientos en agencias

Trabajo en equipo, confidencialidad, cooperación, esfuerzo


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"Update" sobre aspectos generales de la industria

Trabajo en equipo, discreto, demostrar iniciativa, establecer

prioridades

Dominio del ingles

La transcripción del Conversatorio llevado a cabo el 7 de abril de 2006 se

incluye como Apéndice C.


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V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

En este capítulo se presenta un resumen del estudio llevado a cabo, su

literatura, su metodología, los procesos y una interpretación de los resultados. Utilizando

dichos resultados, se ofrecen conclusiones y recomendaciones que apoyen el problema

bajo estudio planteado.

Se discuten, además, las implicaciones y recomendaciones por los resultados

obtenidos. Se finaliza con sugerencias para futuras investigaciones relacionadas.

Resumen

El propósito del estudio fue investigar y auscultar la opinión de los patronos que

emplean a los egresados del programa de Administración de Sistemas de Oficinas,

Recinto de Río Piedras, en cuanto a la preparación académica que requieren, las

destrezas y competencias que deben poseer, tareas que deben realizar y las actitudes y/o

destrezas esenciales que deben exhibir.

El estudio se dividió en dos áreas, la primera fase se realizó a través de un

Conversatorio con patronos de empresas públicas y privadas. En esta fase se auscultó el

sentir de los patronos utilizando unas preguntas guía. Se enviaron cartas de invitación

para participar en el Conversatorio a 69 empresas públicas y privadas. Participaron en el

mismo catorce personas incluyendo personal docente de la Universidad de Puerto Rico y

patronos de empresas públicas y privadas.

En la segunda fase del estudio, se diseñó un cuestionario. El mismo se envió por

correo regular a diferentes empresas públicas y privadas a través de la Isla. El propósito


Dra. Myrna Pinto 50

era recoger el sentir de los patronos a una serie de preguntas y determinar qué

preparación académica, destrezas y competencias requieren del asistente administrativo.

Esta fase midió la parte cuantitativa y una gama más amplia de preguntas.

HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO

Es importante destacar que el 86.5% de los participantes del cuestionario son

empresas privadas y el 14.5% son empresas de gobierno.

A continuación datos generales obtenidos a través del cuestionario a las 69

empresas, públicas y privadas, participantes.

39.10% su tipo de negocio es ofrecer servicios

21.70% emplea 501 personas o más

56.50% recluta sus empleados a través de un departamento de recursos humanos

56.50% emplea entre 1 a 3 secretarios/as y/o asistentes administrativos

36.20% indica que el título oficial en la empresa es – asistente administrativo

53.60% requiere como preparación académica mínima un bachillerato

29% ofrece como salario inicial entre $12,001 a $15,000 anuales

62.30% clasifica al asistente administrativo dentro de la estructura organizacional

como – empleo general

A continuación las características personales que deben exhibir los asistentes

administrativos de acuerdo a los participantes:

88.40% considera muy importante demostrar iniciativa

92.80% considera muy importante exhibir una actitud ética

53.60% clasifica como muy importante demostrar capacidad de análisis


Dra. Myrna Pinto 51

66.70% indica como muy importante demostrar capacidad para

mantenerse al día

63.80% indica como muy importante demostrar aplomo

71% considera muy importante demostrar empatía con otras personas

62.30% considera muy importante actuar asertivamente

68.10% clasifica como muy importante saber tomar decisiones

A continuación las competencias tecnológicas que más valoran los patronos

encuestados:

89.90% considera muy importante que se domine el procesamiento de palabras

electrónico

44.90% clasifica como importante el saber utilizar programas de publicaciones

electrónicas

52.20% clasifica como muy importante el saber utilizar programas de hoja

electrónica, ej. Excel

46.40% clasifica como importante el utilizar programas de base de datos, ej.

Access

47.80% clasifica como muy importante el utilizar programas de presentación

electrónica, ej. PowerPoint

82.60% clasifica como muy importante el utilizar la comunicación electrónica

(e-mail)

56.50% clasifica como muy importante el utilizar el calendario electrónico, ej.

Outlook

50.70% clasifica como muy importante utilizar la Internet


Dra. Myrna Pinto 52

39.10% clasifica como poco importante el diseñar y mantener páginas para el

Web

Las siguientes competencias generales fueron evaluadas por los patronos con los

siguientes resultados significativos:

68.10% clasifica como muy importante el dominar el idioma inglés oral y escrito

50.70% clasifica como poco importante el que pueda tomar dictado en

taquigrafía

34.80% clasifica como importante el preparar actas o minutas de reuniones

56.50% clasifica como muy importante redactar documentos en español

55.10% clasifica como muy importante redactar documentos en inglés

43.50% considera como importante diseñar y preparar formularios

33.30% clasifica como no es importante reconciliar cuentas bancarias

37.70% clasifica como no es importante preparar nómina de empleados

31.90% clasifica como importante manejar el “petty cash”

39.19% clasifica el establecer procedimientos para el manejo y control de

documentos como muy importante y un 40.60% lo considera importante.

36.20% clasifica como importante el saber preparar planes de trabajo

31.90% clasifica como poco importante el preparar informes financieros y un

31.90% lo clasifica como no es importante

36.20% clasifica como poco importante el supervisar empleados

39.10% clasifica como no es importante realizar entrevista a candidatos para

puestos

50.70% clasifica como no es importante reclutar empleados


Dra. Myrna Pinto 53

29% considera como importante orientar a empleados

33.30% indica como importante mantener inventario

42% clasifica como no es importante supervisar el mantenimiento de la planta

física

42% clasifica como muy importante identificar, analizar y solucionar problemas

73.90% clasifica como muy importante el mantener el calendario del (de la)

ejecutivo/a

43.50% considera no es importante diseñar adiestramientos

33.30% clasifica como no es importante organizar y administrar proyectos

42% considera como importante coordinar seminarios, conferencias y

convenciones

39.10% clasifica como importante el que diseñe procedimientos de oficina

56.50% clasifica como muy importante el diseñar y mantener sistemas de

archivo

69.60% clasifica como muy importante el manejar la correspondencia

40.60% clasifica como no es importante el realizar estudios de necesidades

46.40% clasifica como no es importante realizar estudios de viabilidad

39.10% clasifica como importante el que haga recomendaciones sobre la compra

de equipos

92.80% clasifica como muy importante el mantener buenas relaciones

interpersonales

94.20% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente la

comunicación con clientes


Dra. Myrna Pinto 54

95.70% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente las llamadas

telefónicas

92.80% clasifica como muy importante el dominar la comunicación oral

91.30% clasifica como muy importante el dominar la comunicación escrita

92.80% clasifica como muy importante el poder interactuar con todo tipo de

persona

En el cuestionario enviado por correo se incluían dos preguntas abiertas, la

primera:

Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren

las empresas.

Las siguientes sugerencias fueron significativas, ya que no se contemplaron en las

preguntas cerradas y aportaron otras cualidades:

Protocolo y etiqueta

Fidelidad a la empresa

Deseos de superación

Paciencia

Inteligencia emocional

La segunda pregunta abierta: Sugiera otras competencias esenciales. Las siguientes

contestaciones resultaron significativas:

Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles

Permisología y procedimientos generales

Buena presencia y cuidado personal

Puntualidad


Dra. Myrna Pinto 55

HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO

En consenso todos los participantes señalaron como requisito mínimo el dominio

del idioma inglés, la actitud, la disposición y preferiblemente un bachillerato.

La participante que representó a la Universidad de Puerto Rico señala que el

mínimo de preparación académica continua siendo graduación de escuela superior y

cursos de mecanografía y taquigrafía. En la autoridad de Energía Eléctrica, dependiendo

de la clasificación y la experiencia, puede ser un grado asociado. Igualmente, el Banco

Popular y Procter & Gamble, mencionan que puede darse el caso de un grado asociado,

sin embargo, prefieren un bachillerato.

La mayoría de los participantes le otorga mucha importancia a las destrezas

suaves “soft skills” y enfatizan las siguientes cualidades: servicio al cliente, trabajo en

equipo, comunicación, iniciativa, organizado, relaciones interpersonales y actitudes. A

través del diálogo en el conversatorio, se menciona que el puesto de asistente

administrativo es de difícil reclutamiento por las muchas destrezas que se solicitan y la

gran demanda que existe. Mencionan, también, que algunas de las tareas que realizan los

asistentes administrativos de hoy son las que realizaban los “management trainees” de

unos años atrás. Se percibe, además, que la posición es una en transición y cambio. En

cuanto a sí los secretarios/as y/o asistentes administrativos pueden escalar a otros puestos

en la organización, los participantes afirman que sí es posible, ya que dos de los

participantes son ejemplo de eso. Comenzaron siendo secretarias y continuaron

escalando puestos. Enfatizan que el continuar preparándose y adquiriendo experiencia,

ayuda a lograrlo.


Dra. Myrna Pinto 56

Es importante destacar que al finalizar el Conversatorio se le preguntó a los

participantes que si tuvieran que seleccionar una sola cualidad, destreza o competencia

que determinara si el candidato era contratado o no, cuál sería – las contestaciones

fueron:

actitud – fue seleccionada por 5 participantes

iniciativa

cualificaciones profesionales

Los participantes recomiendan también que los estudiantes se capaciten para trabajar

en equipo, manejar conflictos y a salir de la teoría a la práctica.


Dra. Myrna Pinto 57

ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES

Los resultados obtenidos confirman la tendencia señalada en la literatura revisada

en cuanto a la importancia de las destrezas suaves “soft skills” en los empleados. El

estudio de la NACE (National Association of Colleges & Employers) del 2007, reseña las

21 cualidades principales que los patronos buscan en sus posibles candidatos y de esas 21

cualidades 17 de ellas son destrezas suaves. Los patronos participantes igualmente

señalan estas cualidades como determinantes al momento de reclutar empleados. El

informe de la NACE destaca estas cualidades importantes para todos los tipos de trabajos.

La tendencia informada en el informe se refleja también en el presente estudio y

específicamente en la profesión de los asistentes administrativos. De igual manera, en

cuanto a las competencias necesarias para el profesional de oficina y destacadas en el

informe revisado y reseñado en la revisión de literatura, OfficeTeam 2006, identifica

como destrezas medulares para el asistente administrativo el saber analizar y utilizar el

pensamiento crítico, la colaboración y el trabajo en equipo con énfasis en la diversidad,

aptitud técnica, intuición para identificar la mejor manera de proveer apoyo y cumplir con

las metas de la organización, el aprendiz de por vida y técnicas de negociación utilizando

la diplomacia y la empatía para producir resultados positivos.

La American Management Association (2004) igualmente destaca cualidades y

destrezas suaves como importantes para el éxito en el trabajo. Entre ellas, flexibilidad,

proyección profesional, manejo del tiempo, comunicación oral y escrita, iniciativa y

solución de problemas.


Dra. Myrna Pinto 58

El estudio realizado valida lo expuesto en la literatura revisada. Al analizar las

particularidades de los hallazgos, se percibe que la profesión del asistente administrativo

se encuentra en una etapa de cambio y transición. El impacto de los adelantos

tecnológicos continúa afectando las tareas que se realizan a diario en las organizaciones y

en particular en las oficinas. El secretario/a y/o asistente administrativo en algunas

organizaciones y empresas más tradicionales está ejecutando tareas más afines con las

que solía realizar hace veinte años atrás. En contraposición, en aquellas empresas más

dinámicas y vanguardistas, las tareas que ejecutan los asistentes administrativos han

cambiado mucho. Específicamente si tomamos como ejemplo las empresas

multinacionales, podemos identificar que la estructura organizacional ha cambiado y el

rol del asistente administrativo es mas bien como el de un administrador de oficina. Las

tareas tradicionales de entrar datos utilizando la computadora, tomar dictado y contestar

el teléfono, son asumidas por todos los que trabajan en la empresa. El ejecutivo/a utiliza

la computadora, maneja su correspondencia y el correo electrónico y en muchas

ocasiones contesta su teléfono.

El perfil del asistente administrativo o mejor clasificado como Administrador de

Oficina se puede resumir de la siguiente manera de acuerdo a los patronos y a los

hallazgos de este estudio:

Profesional con un grado académico mínimo de bachillerato, destrezas

suaves “soft skills” bien desarrolladas, dominio de la comunicación oral y

escrita en español e inglés, proficiencia en competencias tecnológicas,

conocimiento general de todas las áreas de la organización y maneja las

operaciones diarias de la empresa.


Dra. Myrna Pinto 59

Se pueden identificar las siguientes implicaciones para el programa de estudios y

el currículo del Departamento de Administración y Sistemas de Oficina.

Integrar más las destrezas suaves en el programa de estudios

Desarrollar más las destrezas de comunicación oral y escrita en español e inglés

Continuar desarrollando con mayor profundidad las competencias tecnológicas,

incluyendo uso eficiente de programas especializados de computadoras, búsqueda

en Internet, correo y calendario electrónico

Integrar más conocimientos medulares de las operaciones empresariales que le

permitan fungir como administrador de oficina, tales como: mercadeo, finanzas,

estadísticas y otras

Mayor énfasis en las destrezas de análisis y pensamiento crítico

Continuar desarrollando las destrezas necesarias básicas, tales como: manejo de la

correspondencia, diseñar y mantener sistemas de archivo, mantener y manejar el

calendario del ejecutivo/a, manejo adecuado de las llamadas telefónicas,

comunicación adecuada con los clientes

A la luz de los hallazgos del presente estudio, se ofrecen las siguientes

recomendaciones:

1. Revisión curricular que responda a las implicaciones para el programa de

estudios antes mencionadas.

2. Encaminar el programa de Administración y Sistemas de Oficina para

desarrollar un profesional que supla la necesidad de las empresas como

Administrador de Oficina.


Dra. Myrna Pinto 60

3. Realizar más estudios sobre la administración de la oficina, ¿quién

actualmente realiza las labores de administrador?, ¿quién es responsable

de las operaciones empresariales? y ¿qué preparación académica

ostentan?


Dra. Myrna Pinto 61

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Dra. Myrna Pinto 64

APÉNDICE A – CUESTIONARIO

1 de mayo de 2006

Saludos:

Muy cordialmente nos dirigimos desde el Departamento de Administración de Sistemas

de Oficina, Facultad de Administración de Empresas, Universidad de Puerto Rico,

Recinto de Río Piedras.

Nuestro Departamento, en su compromiso de ofrecer siempre un programa académico de

calidad, pertinente y atemperado a las demandas de las empresas a las que sirve, le

solicita conteste el cuestionario adjunto. El propósito es auscultar las necesidades de

usted como patrono y posible reclutador de nuestros egresados de cara a una revisión

curricular que responda a las mismas. El insumo que provea será muy valioso para

armonizar nuestro ofrecimiento académico con las competencias que las organizaciones

de hoy requieren y necesitan.

La Universidad de Puerto Rico, como primer Centro Docente, y ustedes, empresas

aliadas comprometidas con una educación de vanguardia para un Puerto Rico mejor

podemos desarrollar profesionales competentes y competitivos.

Confiamos en que colaboren con nosotros en esta gestión educativa que redundará en

crecimiento y renovación de nuestro programa de estudio. Agradecemos devuelva el

cuestionario completado en el sobre predirigido adjunto antes del 1ro de junio de 2006.

Si desea, lo puede enviar vía fax al 787-764-0260.

Cordialmente,

Juanita Rodríguez, Ed.D. Myrna López de Pinto, Ed.D.

Directora Catedrática Auxiliar


Dra. Myrna Pinto 65

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

Recinto de Río Piedras

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE OFICINA

Solicitamos su cooperación en el estudio que estamos llevando a cabo en nuestro

Departamento completando el siguiente cuestionario. El mismo tiene como propósito

obtener datos que nos ayuden en la revisión curricular de nuestros programas. El

Departamento de Administración de Sistemas de Oficina tiene como meta que sus

egresados se destaquen como profesionales competitivos y que obtengan los

conocimientos y destrezas requeridas en el mundo laboral.

Preguntas o dudas sobre el Cuestionario puede comunicarse con la Dra. Myrna

López de Pinto al 764-0000 Exts. 3408 ó 3412.

1. Tipo de empresa

______gobierno estatal _____gobierno federal _______empresa privada

2. Tipo de negocio

____ médico/hospitalario ____ legal ____ farmacéutica ____venta/mercadeo

______ banca _____ educativo _____ servicio _____manufactura


Dra. Myrna Pinto 66

3. Número de empleados en la empresa:

_______0-20 ______ 21-50 _____ 51-100 _____ 101 – 200

______201-300 ______301-400 ______401-500 _______501 ó más

4. El proceso de reclutamiento de empleados lo lleva a cabo

_____Dept. de Recursos Humanos _____Oficial o persona a cargo

_______ Agencia de empleo independiente ______Supervisor/a

*Secretaria/o y/o asistente administrativo- para efectos de este estudio se define

como el personal de apoyo que asiste al ejecutivo/a en todas las tareas

administrativas.

5. Al presente, cuántas secretarias/os y/o asistentes administrativos laboran en la

empresa.

______1-3 ______4-10 ______ 11-20 ______ 21-30 _____ 31 ó más


Dra. Myrna Pinto 67

6. El título oficial utilizado en su empresa para la secretaria/o y/o asistente

administrativo:

_____secretaria _____secretaria ejecutiva ______secretaria administrativa

_____asistente administrativo ______otro ¿Cuál? ________________

7. ¿Cuál es la preparación académica que exige su organización al reclutar una (un)

secretaria/o y/o asistente administrativo.

______ curso técnico/vocacional ______ grado asociado ______ bachillerato

______ dominio de las destrezas básicas ____otro ¿Cuál? _____________

8. ¿Cuál es el salario básico anual en su empresa para una (un) secretaria/o y/o

asistente administrativo sin experiencia?

_____$12,000 ò menos ______$12,001 - $15,000 ______$15,001 - $20,000

_____$20,001 - $25,000 _______$25,001 - $30,000 _____$31,000 ò más


Dra. Myrna Pinto 68

9. En la estructura organizacional de su empresa, las (los) secretarias/os y/o

asistentes administrativos se consideran:

_______en el nivel de la alta gerencia ______ en el nivel de la gerencia media

______en el nivel de supervisor/a ______en el nivel de la empleomanía general

10. ¿Con qué frecuencia en su empresa las (los) secretarias/os y/o asistentes

administrativos son promovidas/os a otros puestos de mayor rango?

____continuamente ___en 3 ó 4 ocasiones ____ en 1 ó 2 ocasiones ____nunca

11. ¿Con qué frecuencia su empresa le provee a las (los) secretarias/os y/o asistentes

administrativos adiestramientos y/o educación continua?

____cada seis meses ____una vez al año ____cada dos años ____nunca

12. ¿Provee estímulo su empresa a los empleados para continuar estudios formales a

través de pago de matrícula o permitiendo tiempo durante horas laborales para

dicho propósito?

______ siempre ______ en ocasiones ______ nunca


Dra. Myrna Pinto 69

13. ¿Cuenta su empresa con un plan de desarrollo para el puesto de secretaria/o y/o

asistente administrativo?

______ Sí ______No _____informalmente _______en un futuro

14. Evalúe las siguientes competencias y/o destrezas y señale con una marca de cotejo

la importancia que tiene cada una al emplear secretarias/os y/o asistentes

administrativos en su organización.

CARACTERÍSTICAS PERSONALES:

Reactivos Muy

Importante

Importante Deseable No es

Importante

Demuestra iniciativa

Exhibe una actitud ética

Demuestra capacidad de

análisis

Demuestra capacidad para

mantenerse al día

Demuestra aplomo

Demuestra empatía

Demuestra asertividad

Sabe tomar decisiones


Dra. Myrna Pinto 70

COMPETENCIAS TECNOLÓGICAS:

Reactivos Muy

Importante


Importante

Domina el procesamiento de

palabras electrónico

Utiliza programas de

publicaciones electrónicas

(Ej. MS Publisher)

Utiliza programas de

presentaciones electrónicas

(Ej. MS PowerPoint)

Utiliza programas de hoja

electrónica (Ej. MS Excel)

Utiliza programas de base de

datos (Ej. MS Access)

Utiliza la comunicación

electrónica

Utiliza el calendario

electrónico

Utiliza la Internet

Diseña y mantiene páginas

para el “Web”

COMPETENCIAS GENERALES:

Reactivos Muy

Importante


Importante

Domina el idioma inglés

Toma dictado en taquigrafía

Prepara actas o minutas de

reuniones

Redacta documentos en

español

Redacta documentos en

inglés

Diseña y prepara formularios

Reconcilia cuentas bancarias

Prepara nómina de

empleados

Maneja el “petty cash”


Dra. Myrna Pinto 71

Reactivos Muy

Importante


Importante

Establece procedimientos de

manejo y control de

documentos

Prepara planes de trabajo

Prepara informes financieros

Prepara el presupuesto

Supervisa empleados

Entrevista candidatos para

puestos

Recluta empleados

Orienta empleados

Mantiene inventario

Supervisa el mantenimiento

de la planta física

Identifica, analiza y

soluciona problemas

Mantiene el calendario de o

de la ejecutiva

Diseña adiestramientos

Organiza y administra

proyectos

Coordina seminarios,

conferencias y convenciones

Diseña procedimientos de

oficina

Diseña y mantiene sistemas

de archivo

Maneja la correspondencia

Realiza estudios de

necesidades

Realiza estudios de

viabilidad

Hace recomendaciones sobre

la compra de equipos


Dra. Myrna Pinto 72

COMPETENCIAS DE COMUNICACIÓN:

Reactivos Muy

Importante


Importante

Mantiene buenas relaciones

interpersonales

Maneja adecuadamente la

comunicación con clientes

Maneja adecuadamente las

llamadas telefónicas

Dominio adecuado de la

comunicación oral

Dominio adecuado de la

comunicación escrita

Sabe mantener los canales de

comunicación abiertos

15. Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren

las empresas:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN.


Dra. Myrna Pinto 73

APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO

7 DE ABRIL DE 2006

PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE DEBE POSEER UN ASISTENTE

ADMINISTRATIVO PARA SER CONSIDERADO EN SU EMPRESA?

¿QUE PREPARACIÓN ACADEMICA SE LE PIDE AL ASISTENTE

ADMINISTRATIVO DE SU EMPRESA?

¿QUE CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS DEBE POSEER EL ASISTENTE

ADMINISTRATIVO EN SU ORGANIZACIÓN?

¿CUÁL ES LA CUALIDAD MÁS IMPORTANTE QUE DEBE POSEER UN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

¿QUÉ OPORTUNIDADES DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO LE OFRECE LA

ORGANIZACIÓN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS?

¿QUÉ RECOMENDACIÓN NOS PUEDEN OFRECER PARA MEJORAR Y/O

ENRIQUECER NUESTRO PROGRAMA DE ESTUDIOS?


Dra. Myrna Pinto 74

APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO

CONVERSATORIO PATRONOS

7 DE ABRIL DE 2006

La Dra. Juanita Rodríguez, Directora del Departamento de Administración de

Sistemas de Oficina, ofrece un saludo cordial a todos los presentes.

Dra. Juanita Rodríguez:

Señala la importancia del insumo que ellos como patronos provean, ya que

nosotros en la academia investigamos la literatura y las tendencias, pero el insumo del

que contrata a nuestros egresados es vital para el mejoramiento de nuestro programa

académico. Añade también, que de acuerdo a la literatura podemos determinar algunas

de las destrezas y conocimientos necesarios, sin embargo, son los patronos los que están

en la posición día a día de saber cuáles son sus necesidades. Cita un artículo sobre la

revolución en el mundo del empleo, donde se señala que el empleado de hoy debe ser

una persona que utilice el pensamiento crítico, la creatividad y que se arriesgue a ayudar

a la empresa a lograr sus metas. Que no sólo requieren de una persona que esté en una

máquina. Es por esto que deseamos el insumo de qué competencias los patronos

requieren.

Dr. Paul Latortue:

El Decano de la Facultad de Administración de Empresas da la bienvenida y

señala sobre la participación de ADSO y la importancia que tienen en la Facultad. Indica

que ha cambiado la forma de hacer los negocios en todas las empresas. Por tanto el


Dra. Myrna Pinto 75

trabajo de la secretaria ha cambiado. Por consiguiente, las personas que preparan este

personal, deben cambiar. Menciona el cambio curricular que estamos haciendo y

necesita la opinión de los profesores, los patronos y los estudiantes. Juanita ha tomado la

delantera en lograr esto versus otros departamentos. Felicita a la Dra. Juanita Rodríguez

por esto, queremos ser responsables y responsivos. Así que gracias por lo que puedan

aportar y sugiere a los participantes que se identifiquen. Gracias por ayudar a los

estudiantes.

La Dra. Pinto agradece al Decano, y señala que luego nos presentaremos.

La Dra. Myriam Burgos lee una lectura reflexiva de Dr. Bernard Shaw. (Adjunto)

Señala, la doctora Burgos que igualmente como el sastre de la lectura, en el

Departamento de ADSO queremos ser sabios y buscar nuevas medidas para cumplir con

lo razón de porqué estamos celebrando este Conversatorio.

La Dra. Pinto añade que esta era la lectura más apropiada para nuestro propósito.

Los participantes pasan a presentarse, y añade que estamos grabando la sesión para luego

rescatar todo lo discutido. Gracias a Juanita, al Decano, a la Dra. Burgos y a los

participantes.

(ver lista de participantes)

La Dra. Pinto luego de las presentaciones nuevamente establece el propósito del

Conversatorio, 1saber cómo piensan en cuanto a unas preguntas guías. Deseamos que

nuestro egresado continúe siendo competitivo. El grupo es pequeño pero la idea es que

todos puedan participar. Estamos en un proceso de revisión curricular en toda la

Facultad. En ADSO es una revisión profunda, ya que deseamos atemperar nuestro


Dra. Myrna Pinto 76

ofrecimiento a lo que las empresas del siglo 21 requieren. Nuestro Departamento está

encaminado a una reingeniería en cuanto a los ofrecimientos académicos. Relata el

cambio dramático que ha ocurrido en nuestra profesión, el cambio vertiginoso en los

últimos veinte años y con el advenimiento de la tecnología. Nuestra meta es

posicionarnos de manera que nuestro egresado responda a los nuevos retos. Siéntanse

libres de interrumpir, preguntar y aportar.

Primera pregunta:

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE USTED REQUIERE DE UN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO AL MOMENTO DE LA CONTRATACIÓN?

Señala la doctora Pinto que estamos encaminados a un cambio en el título hacia

un gerente de sistemas de oficina, ya que nuestro currículo va encaminado hacia esa

dirección y ver si esa dirección se valida con su insumo.

Alejandra Shehadeh de Procter & Gamble, indispensable el dominio del inglés,

aunque sabemos que la universidad no puede resolver todas las faltas en cuanto el idioma

de años de estudios anteriores. Sin embargo en nuestra empresa, Procter & Gamble nos

damos cuenta que lo pueden leer y escribir pero al hablarlo no. El inglés necesita

mucha, mucha práctica. Al hablarlo tienen pánico total. Es indispensable este requisito y

la iniciativa. El empleado tiene que saber cómo trabajar y el pensamiento crítico.

También la actitud y la disposición que demuestra.

Mariely Rolón de World Net, ya en el proceso de reclutamiento lo primero que

vemos es la actitud y luego nos encaminamos a ver qué destrezas y conocimientos

tienen. Primero es la actitud y si tienen el deseo de aprender. Es requisito un

bachillerato, tener dominio de Word, Excel, vicio, project, depende de la posición.


Dra. Myrna Pinto 77

Cada departamento tiene diferencias depende si es ingeniería, ventas, la persona tienen

que tener disposición de aprender. Importante actitud y bachillerato.

Brenda Torres de Banco Popular - en el caso del banco nosotros medimos las

cualificaciones. Nos interesa un bachillerato, pero no descartamos si tienen un grado

asociado porque puede. Dominar office completo, Word, PPT, Excel. Aclara que

buscan el bachillerato en sistemas de oficina o en administración de empresas,

aunque han considerado en algunos casos bachilleratos en otras áreas. La entrevista tiene

mucho peso y el inglés, al igual que han señalado otras compañeras. Es un banco

internacional con sucursales en Estados Unidos y es necesario el dominio del inglés. El

99% de nuestros asistentes cuentan con bachillerato en administración de oficinas. En el

aspecto de la entrevista se enfatiza el servicio al cliente, trabajar con otras personas,

en equipo, comunicación, organizada, relaciones interpersonales.

Aida Catinchi de Banco Popular - buscamos la educación que es muy importante,

educación formal y los programas. Conocimientos básicos. Resumiendo como los

demás compañeros las actitudes, iniciativa, el ejecutivo busca que esa persona le

pueda resolver su vida. Alguien que tenga la iniciativa de leerle la menta y resuelva.

Si la persona se retrae y hay que estarle diciendo qué hacer no es bueno. Deben también

tener una cultura genera, que pasa en la economía, pues tienen que recibir gente y muchas

veces no saben que pasa en el mundo. Deben saber de la economía global, saber

comunicarse


Dra. Myrna Pinto 78

Angel A. Muñiz de Energía Eléctrica. Dos áreas de empleados unionados y la

gerencia, los unionados sólo se requiere cuarto año, pero dependiendo dónde se ubica,

toman un examen y de acuerdo al resultado se ubica. Si va a una oficina de contabilidad

debe saber sobre eso. Si va a la gerencia, requiere. Todavía en la autoridad las que van

a la gerencia deben tomar examen de taquigrafía, mecanografía y dictado. Tienen

todavía que saber esas destrezas, aunque no las usen. Muchas que toman el examen lo

utilizan.

Madeline Arocho, Departamento de Recursos Humanos, UPR, Rio Piedras, nosotros mas

bien lo que consideramos es preparación y experiencia. Evaluamos el récord, hacen una

puntuación, van a una entrevista. Veo en mi trabajo diario que cuando enviamos a

entrevista, aún dentro del recinto el problema del dominio del inglés, hacen buen turno

por preparación y experiencia pero no saben inglés. La convocatoria marca el nivel de

inglés y cuando van a la entrevista no lo pueden. Se debe preparar bien en el inglés y las

actitudes es importante, pero lo más importante que nos están pidiendo aquí en el

recinto es el inglés.

Carmen Zoé Ramirez de Agencia Estatal Aprobadora Dept. Educación - En el

caso de nosotros revisamos los grados asociados en. Exigen en todos los programas

Dept. De Educación. Los supervisores en los programas que se evalúan se requiere

redacción.


Dra. Myrna Pinto 79

DRA. MYRNA PINTO - 2DA PREGUNTA- ¿LA POSICIÓN DE ASISTENTE

ADMINISTRATIVO REQUIERE UN BACHILLERATO O QUÉ COMPETENCIAS

ESPECÍFICAS?

Madeline Arocho de RH, Recinto de Río Piedras - En el recinto se requiere un

mínimo de 4to año escuela superior, y cursos de mecanografía y taquigrafía. Una

secretaria administrativa 3 o más se requiere bachillerato. Se requiere la taquigrafía

aunque no lo vaya a utilizar.

Pregunta la doctora Pinto si tienen información específica o estadísticas de

cuántas personas utilizan la taquigrafía, ya que es un requisito de contratación.

La representante señala que no, que no saben cuántas sí utilizan la taquigrafía.

La doctora Pinto señala que sigue el requisito pero no saben si es necesario en

verdad. Contesta la señora Arocho que es de lo que se quejan. En mi oficina y en otras

oficinas no se utiliza la taquigrafía, pero lo siguen requiriendo.

La doctora Pinto, pregunta si tienen programa alguna revisión en cuanto a los

requisitos. Contesta que los requisitos vienen de Administración Central de recursos

humanos y aunque ellos hagan señalamiento, ellos determinan cuáles son. En una

convocatoria reciente vino un requisito que fuera un requisito de bachillerato y pedían la

taquigrafía o la escritura rápida. Una vez se dialogó con ellos me permitieron contratar

con bachillerato en administración de oficinas aunque no hubiera tomado la taquigrafía.

Nosotros podemos hacer el señalamiento pero son ellos los que determinan cuáles son los

requisitos.


Dra. Myrna Pinto 80

La doctora Pinto le pregunta al representante del Banco Popular y a otros de los

participantes si utilizan la taquigrafía como un criterio de contratación.

Responde - En el banco no, son muy pocas las veces que algún asistente

administrativo está tomando un dictado.

El Decano menciona los programas de naturales que en la sesión de verano los

admitidos a su departamento son requeridos de participar en unos cursos de inmersión de

matemáticas y ciencias para llevarlos a un grado óptimo antes de que empiecen el año

académico regular. Hay que preparar el estudiante a un óptimo antes de empezar y

quizás nosotros podamos hacer lo mismo con los cursos de inglés y español. Para eso

hay que saber a qué nivel llega, de manera que un curso intensivo de verano lo lleve a lo

que se requiere. Estos programas pueden ser exitosos. La doctora Pinto señala que en el

Departamento de Administración de Sistemas de Oficina se ha considerado esta

alternativa de un curso intenso.

La doctora Pinto - En nuestro departamento hemos desarrollado una visión y una

misión.

La profesora Corujo lee la misma, ya que también está incluida en los documentos

entregada en sus cartapacios. (documento incluido).

La doctora Pinto señala, analizando nuestra misión, que ya hemos integrado

muchos de los señalamientos que se han hecho en el Conversatorio.


Dra. Myrna Pinto 81

3RA PREGUNTA- QUE DESTREZA EN PARTICULAR NECESITAN AHORA O

PARA EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN, ENCAMINADOS A SER GERENTE

DE OFICINA.

Aida, Banco Popular, además del inglés, dominio del procesamiento de palabras,

“spreadsheet”, Word, Excell, cuando digo dominio es dominio verdadero. No sólo el

básico pues ese conocimiento el gerente lo tendrá. El que tiene que tener el dominio es el

asistente administrativo en el programa que sea. Aprender no sólo los Excel sino los

macros, el verdadero asistente que sepa de todo, que podamos depender de ella.

Capacidad analítica para analizar cómo ser más eficientes. No es una secretaria lo que

hable, sino lo que es verdaderamente un asistente administrativo. En cuanto a actitudes,

trabajo en equipo, la ética, los trabajos deben ser proyectos de trabajo de equipo que

incluya presentaciones. Proyectos de trabajos que no sean individuales, pues un asistente

administrativo debe ser una persona que integra. Mejorar las destrezas personales,

actividades que incluyan actitudes. Señala y enfatiza las actitudes. La Dra. Pinto pregunta

cuál es el título de este puesto en el banco. Responde, tenemos tres niveles. El primero

se llama secretaria que es el más simple, normalmente a nivel de ingreso es mas oficinista

que secretaria. Pero se llama secretaria. Secretaria administrativa que combina funciones

administrativas y secretariales y el asistente administrativo. Este es un puesto de

asistente verdadero es un asistente del jefe. Pregunta la Dra. Pinto, esos tres niveles

requieren diferente requisitos. La secretaria podría ser un grado asociado. Cada vez nos

inclinamos más a que sea bachillerato, pero se toma en cuenta la experiencia. La persona


Dra. Myrna Pinto 82

viene más madura cuando ha experimentado sus cuatro años de universidad. El salario es

diferente en los tres niveles.

Antonio, Energía eléctrica, tenemos los dos, unionados son oficinistas, no secretario, y

depende del departamento que le toque pueden ser oficinista de contabilidad, de servicio

u otros. En lo gerencial, es una auxiliar de sistemas de oficina o asistente de sistemas de

oficina. A los auxiliares se les pide un grado asociado y a los asistentes un bachillerato.

Los salarios varían, a los gerenciales creo que hay un examen diferente para el asistente.

La Dra. Pinto pregunta qué otra cualidad o requisito. Señala que la actitud y

disponibilidad, ya que hay personas que piensan que trabajar en el gobierno es no trabajar

mucho. Por lo que las actitudes considera son importantes.

Alejandra, Procter & Gamble, debo decir que cuando son egresadas de aquí vienen con el

paquete completo. El puesto se llama asistente administrativo, no existe secretaria. La

experiencia lleva diferente escala salarial. Preferimos bachillerato pero hemos tenido

casos de grado asociado con experiencia y otras cualidades, se consideran.

World Net, en el caso de nosotros no hay secretarias, son asistentes administrativos. Hay

una sola secretaria ejecutiva que trabaja con el presidente. Entre las características,

capacidad analítica, ir más allá. El asistente debe ver el macro, ya que el ejecutivo está

muy ocupado. La universidad puede ayudar trayendo proyectos verdaderos a las clases.

Trabajo en equipo y que tengan menos miedo si lo aprenden y practican en el trabajo.


Dra. Myrna Pinto 83

Decano, pregunta que si esa persona que llaman asistente administrativo, debe tener

algún tipo de “management training”, en otras palabras como me doy cuenta que hay

como tres grupos representados aquí. Un grupo con destrezas internacionales, un grupo

dentro del estado y un grupo intermedio como Banco Popular. Quizás estoy tratando de

ver más en la entrelinea. En lo internacional veo que buscan lo que antes se conocía como

“management training”, algo más cercano a lo que era un graduado de gerencia pero con

las destrezas de ADSO. Tanta preparación de asunto gerencial pero con las destrezas

tradicionales de ADSO. En el caso de la Autoridad no leo ese cambio y en el Popular

veo la transición en un punto medio.

En el caso de World Net, es más de la cultura de organizaciones, hasta ahora no se ha

dado el caso de que un asistente se mueva a un nivel supervisión. No trabajamos con

nivel jerárquico. El Decano comenta que no habla en tipo de puesto en específico sino

más bien en las tareas que realiza un “job trainee”. Ve el trabajo más cerca de un

graduado de gerencia mas cerca de un “management training”. Porque es

verdaderamente un asistente al gerente. El gerente puede entrar datos pero en el teclado,

pero el formateo necesita la secretaria.

Hay que tomar en cuenta lo que necesita un pequeño comerciante, se acerca más a las

competencias que usted menciona. Es el que va a hacer de todo. Trabaja nomina,

recursos humanos, va al correo, al banco. Esas empresas buscan otro tipo de empleado.

Competencias en áreas gerenciales. Que sepa de recursos humanos, contabilidad, que sea

mi verdadera mano derecha. Esto lo piden más los pequeños empresarios que están

comenzando. (Dept. Educación)


Dra. Myrna Pinto 84

La Prof.Trini Ayoroa, pienso que queremos graduar gente pensante para la economía

globalizada. Necesitarías el apoyo de la empresa para proveer adiestramiento en la

empresa, pero que la universidad pudiera dedicarse a crear este ser pensante con

economía, mercadeo, contabilidad, literatura, historia, sociología, administración,

finanza, mercadeo en términos amplios y lo que pudiera ser el detalle fuera en la

empresa. Hace unos años Harvard desarrolló un programa así donde el detalle

administrativo lo ofrecía la empresa. Creo que estamos otra vez en ese ciclo. Podríamos

decirle a la empresa, yo te preparo un ser pensante y aquí tu preparas el detalle. Pregunta

al Banco Popular si tienen adiestramiento en servicio, le contestan que sí, tienen

prácticas y otros, pero ahora el aspecto económico lo limita un poco más. Lo que limita

es si hay presupuesto para pagar. Ahora mismo hay estudiantes haciendo proyectos en

diferentes áreas. En algunos casos no se puede ofrecer paga.

La Dra. Pinto señala que sí concurre con la representante del Dept. Educación que se

desea suplir la demanda de todos, incluyendo la pequeña empresa. Queremos que

nuestro egresado sepa de todo un poco.

A pregunta de los participantes en cuanto al currículo actual, el cual fue incluido en su

cartapacio, se aclara que nuestros egresados toman cursos medulares en Adm. De

Empresas que incluye contabilidad, mercadeo, ética, sicología y otros.

La representante del Banco Popular señala que utilizando esa descripción de los cursos

que toman, podemos decir que el asistente administrativo de hoy era el “trainee” de antes,

como igual señala el Decano.


Dra. Myrna Pinto 85

Decano – se trata pues de cuan importante seria para ustedes, una clase de mercadeo

pero con énfasis en servicio. Cuan importante seria que las clases que tomaran fueran

orientadas al servicio, los cursos son los mismos pero enfocados al servicio. No es como

en la manufactura. Han señalado mucho lo de la actitud, todo esto enfocado al servicio,

pregunto sería importante para ustedes?

Banco Popular– esa es una de las competencias que pedimos

QUE PROYECCIÓN TIENE LA POSICIÓN ASISTENTE ADMINISTRATIVO, SON

PROMOVIDOS A OTROS PUESTOS, ES PARA QUEDARSE EN ESA POSICIÓN O

COMO DECÍA EL DECANO SI ES PARA ESCALAR A OTRA POSICIÓN

GERENCIAL

En el Banco Popular tienen la oportunidad que quieran para desarrollarse, depende con

que preparación llegan, si siguen estudiando, tenemos programas de desarrollo interno y

si quieren continuar estudios de maestría, mas aún si demuestran que tienen iniciativa y

se involucran en otras actitividades, se desarrollan hasta donde quieran llegar pueden

seguir.

El Decano pregunta cuántos casos se dan en el banco de personas que comenzaron de

secretaria y se mueven a oficiales de plataforma. Contesta la representante que esto se

da. En las sucursales esto es algo muy común, la representante que está hablando señala

que ella es egresada y continuó escalando. Está en la persona a dónde quiere llegar. Los


Dra. Myrna Pinto 86

estudios no tienen que ser académicos, pero también pueden ser certificaciones. Yo me

certifiqué y si muestran buena actitud y deseos de desarrollo el banco los apoya.

En la Energía Eléctrica se le da mucho énfasis a la experiencia. No es necesario más

estudios, más énfasis en la experiencia. El movimiento de plazas incluye otros aspectos.

Alejandra en el caso de Procter tenemos la promoción desde adentro que significa que

cuando hay un puesto primero se le da la oportunidad a los empleados de la compañía y

para aquellos que reúnen los requisitos compitan por la plaza. Yo también soy egresada y

he ocupado diferentes puestos. Tenemos muchos casos que comenzaron como asistentes

administrativos y han escalado. En Procter & Gamble hay muchas posibilidades,

dependiendo donde uno quiera llegar.

Banco Popular– depende de la persona y a dónde quiere llegar. El balance educativo y el

que atraer las personas a la facultad. Tenemos personas que no desean crecer y se queda

en el mismo puesto toda la vida.

En la UPR se ha visto movilidad, aquí siempre se respetan las uniones. En el área

secretarial para otros puestos se toma en consideración la experiencia.

En el Dept. de Educación se le da mucho peso a la preparación académica y a las

certificaciones. Si un secretario quisiera un puesto de director u otro tipo, tiene que tener

la preparación específica. En el Dept. como recursos humanos y otros, podría haber más


Dra. Myrna Pinto 87

movilidad. Si es un puesto de recursos humano tienen que tener la preparación específica

del puesto.

En World Net depende de las aspiraciones de las personas. Cada cual se queda donde

quiera llegar, y si le gusta. Los asistentes también tienen proyectos a cargo, además de

asistir a un ejecutivo.

LA DRA. PINTO -. PREGUNTA CÓMO VISLUMBRAN LA POSICIÓN DE

ASISTENTE ADMINISTRATIVO, HACIA DÓNDE SE ENCAMINA. CONTRATAN

MUCHOS PARA ESTE PUESTO, U OTRAS PERSONAS ESTÁN HACIENDO ESTE

TRABAJO. ESTÁ CRECIENTE.

En la UPR – los asistentes es el más que se busca de puestos, a veces no hay sufientes y

tenemos que recurrir a acervos, es el área donde más se contrata.

En Energía Eléctrica, pasa lo mismo, se puede decir que hay más oficinistas y asistentes

que ingenieros. Contratan mucho.

En el Banco, se contrata en toda la isla y buscan mucho en el área metropolitana todos los

años. Como tenemos movilidad interna a veces lo ocupan otras personas.

La Dra. Pinto – pregunta, el reclutamiento se lleva a cabo a través de ofertas de empleo,

periódicos o cómo, resumé?


Dra. Myrna Pinto 88

Este puesto en el banco es de difícil reclutamiento, no tenemos un banco de solicitudes.

No publicamos en el periódico, llamamos a la Dra. Juanita Rodríguez, o a través de

Internet. No es fácil conseguir para este puesto.

ULTIMA PREGUNTA, CUAL ES LA CUALIDAD DETERMINANTE PARA

DESTREZA O COMPETENCIA AL TOMAR LA DECISIÓN DE RECLUTAR O

CONTRATAR UN ASISTENTE

Alejandra Shehadeh – Procter & Gamble. Actitud

World net – actitud

Dept. Educación – cualificaciones

Banco Popular – actitud, iniciativa

Energía Eléctrica – actitud

UPR – actitud, cuando los enviamos a entrevista es el factor determinante

Prof. Corujo señala que en todos nuestros prontuarios se incluye en los objetivos la

actitud.

La Dra. Pinto – alguna otra sugerencia que quieran añadir?

Banco Popular – los trabajos en equipo ayudan a desarrollar actitud.

World net- Hay que enseñar a trabajar en equipo


Dra. Myrna Pinto 89

Como manejar conflicto, en forma respetuosa, sin chisme, se debe empezar en la

universidad pues le va a ayudar luego, es fundamental para lograr los objetivos de la

meta. Salir de la teoría a la práctica.

La participante del Banco Popular pregunta qué otros nombres se han considerado en la

revisión curricular, ya que entiende que la palabra gerente de oficina puede traer

problemas en las estructuras organizacionales, en la clasificación de puestos y en la

compensación y descripción de puesto. El título de administrador impacta más. Que

sugiera mas bien el títulos administrador.

La Dra. Juanita Rodríguez aclara que los títulos que hay en oficinas de gobierno y las

clasificaciones. En el gobierno tienen 4 categorías ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE

OFICINA, JUNIOR Y SENIOR Y EL EXAMEN de proficiencia para secretarias

Certified Administrative Professional (CAP), administrador profesional, el nombre de la

certificación ya cambió. Estamos evaluando diferentes nombres, un estudio entre 40,000

secretarias hace cinco años preferían secretaria ejecutiva. Hoy día se le llama más

asistente administrativo o profesional administrativo.

La Dra. Pinto añade que el Conversatorio que están llevando a cabo en ese

momento es parte del estudio que lleva en la búsqueda del insumo de los patronos en

cuanto a los conocimientos, destrezas y habilidades que ellos como reclutadores de

nuestros egresados requieren. Menciona, también, que el estudio consta de dos

instrumentos para la recopilación de los datos. La parte cualitativa del mismo, el

Conversatorio, de manera que se pudiera dialogar y abarcar de primera mano los temas

de interés. La parte cuantitativa de manera que se pudiera llegar a una población mayor,


Dra. Myrna Pinto 90

se cubriría a través de un cuestionario que sería enviado por correo a las diferentes

organizaciones públicas y privadas.

La Dra. Rodríguez menciona a los presentes los planes de revisión curricular y el cambio

de nombre de nuestro profesional. Señala la Dra. Pinto el propósito de las

investigaciones llevadas a cabo en la búsqueda de insumo de los patronos en cuanto a las

tareas que el asistente administrativo lleva a cabo hoy día en las empresas. Menciona,

además, sobre el estudio llevado a cabo en el semestre anterior donde se recogió el

insumo de los egresados del departamento graduados durante los años 1995-2005. En el

mismo se buscaba identificar los conocimientos, destrezas y cualidades que entendían

necesarios en sus empleos.

La doctora Pinto agradece nuevamente la participación de las organizaciones, la

presencia y el apoyo del Decano, Dr. Paul Latortue. La Dra. Juanita Rodríguez les

recuerda que pueden acceder la página de Internet de nuestro Departamento

“sistemasdeoficina.com”


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