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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
ÁREA
SISTEMAS PRODUCTIVOS
TEMA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS DEL CENTRO EDUCATIVO DE
CAPACITACIÓN LABORAL (CECAL) DE LA
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR
AUTOR
VARGAS ORDOÑEZ ERWIN FABRICIO
DIRECTORA DEL TRABAJO
ING. IND. BORJA MORA LUCY KATHERINE, MSc.
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2019
ii
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado ING. IND. BORJA MORA LUCY KATHERINE, MSC,
tutora del trabajo de titulación, certifico que el presente trabajo de titulación ha sido
elaborado por VARGAS ORDOÑEZ ERWIN FABRICIO, C.C.: 0931558639, con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
“INGENIERO INDUSTRIAL”
Se informa que el trabajo de titulación: “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE INVENTARIOS DEL CENTRO EDUCATIVO DE CAPACITACIÓN
LABORAL (CECAL) DE LA ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR”, ha
sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (Urkund)
quedando el 1 % de coincidencia
https://secure.urkund.com/view/53345533-879225-960967
iii
Declaración de autoría
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de Titulación, me corresponde
exclusivamente; y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería
Industrial de la Universidad de Guayaquil”
Vargas Ordoñez Erwin Fabricio
C.C. 0931558639
iv
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mis padres, Franklin Vargas y Vilma Ordoñez, quienes siempre
están dándome su apoyo incondicional fortaleciéndome para seguir adelante en los
momentos más difíciles de la vida. Muchas gracias familia.
v
Agradecimiento
Una vez terminado con éxito el presente proyecto de tesis, quisiera mostrar mis más
sinceros agradecimientos a todos quienes hicieron posible este sueño.
En primer lugar a Dios por darme la fuerza de seguir hasta el final sin desistir,
permitiendo cumplir este objetivo de vida.
A mi familia que siempre está cuando la necesito, siendo parte fundamental para mi
vida, muchas gracias por estar siempre presente dándome su apoyo incondicional.
A la tutora, Ing. Ind. Lucy Borja Mora por la paciencia que tuvo, por prestarnos sus
conocimientos y ser una guía en la realización de la tesis, más que todo nos enseñó que
siempre se debe ser buenas personas y ayudar a los demás.
vi
Índice general
N° Descripción Pág.
Introducción 1
Capítulo I
Diseño de la investigación
N° Descripción Pág.
1.1. Antecedentes de la investigación 2
1.2. Problema de la investigación 3
1.2.1 Planteamiento del problema 3
1.2.2. Formulación del problema de investigación 4
1.3. Justificación de la investigación 4
1.4. Objetivos de la investigación 4
1.4.1. Objetivo general 4
1.4.2. Objetivos específicos 4
1.5. Marco de referencia de la investigación 4
1.5.1. Marco conceptual 4
1.6. Aspectos metodológicos de la investigación 20
1.6.1. Tipo de estudio 20
1.6.2. Método de investigación 20
1.6.3 Fuentes y Técnicas para la Recolección de Información 20
1.6.3.1 Fuentes Primarias 20
1.6.4 Tratamiento de la Información 21
1.6.5 Resultados e Impactos Esperados 21
Capítulo II
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico
N° Descripción Pág.
2.1 Distribución de Planta General 22
2.1.1 Distribución de la Bodega de Productos No Perecibles 24
vii
N° Descripción Pág.
2.1.2 Distribución de la Bodega de Costura 24
2.1.3 Distribución de la Bodega de Productos Perecibles 25
2.2 Recursos Productivos 25
2.3 Descripción del Proceso 25
2.3.1 Diagrama de Proceso de Operaciones 27
2.3.2 Diagrama de Flujo del Proceso 30
2.3.3 Diagrama de Recorrido 33
2.4 Estudio FODA del CECAL 34
2.4.1 Matriz FODA 35
2.4.2 Análisis FODA 35
2.5 Análisis y Diagnóstico del Problema 37
2.5.1 Análisis de Datos del Problema 37
2.5.2 Entrevista al Rector del CECAL 45
2.6. Diagrama Causa – Efecto 46
2.7 Diagrama de Pareto 47
2.7.1 ¿Técnicas de los “5 Por Qué? 52
2.7.2 Impacto Económico del Problema 52
Capítulo III
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones
N° Descripción Pág.
3.1 Planteamiento a Soluciones del Problema 54
3.2 Especificaciones de la capacitación 60
3.3 Costo de Implementar la Soluciones 61
3.4 Análisis de los Beneficios 62
3.5 Implementación de Propuesta a Soluciones 63
3.6 Factibilidad de la Propuesta 63
3.7 Conclusiones 65
3.8 Recomendaciones 66
Anexos 67
Bibliografía 73
viii
Índice de Tablas
N° Descripción Pág.
1 Análisis de las Fortalezas – Oportunidades y las Fortalezas–Amenazas 35
2 Análisis de las Debilidades – Oportunidades y las Debilidades–Amenazas 36
3 Cuenta con algún Sistema de Gestión 37
4 Frecuencia de Control de Inventario 38
5 Sanción por Falta de Artículos 39
6 Mano de Obra Calificada 40
7 Creación de Cuadros de Necesidades 41
8 Políticas Gestión de Inventarios 42
9 Implementación del Sistema 43
10 Capacitación del Personal 44
11 Análisis ABC de la Bodega de Costura 47
12 Análisis ABC Bodega de Productos de Limpieza 49
13 Análisis ABC Bodega de Productos No Perecibles 50
14 Representación de los 5 ¿POR QUÉ? 52
15 Procedimiento General para el Ingreso de Artículos en Bodega 56
16 Procedimiento General para el Almacenamiento de Artículos en Bodega 58
17 Procedimiento General para el Egreso de Artículos a Bodega 59
18 Procedimiento para la Toma de Inventario 59
19 Procedimiento: Bajas de Inventario 60
20 Plan de capacitación 61
21 Incluido Salón 62
22 Cronograma 63
ix
Índice de Figuras
N° Descripción Pág.
1 Clasificación de los inventarios 7
2 Representación ABC 11
3 Las "5S" 15
4 Tarjeta Roja Aplicación del Seiri 15
5 Plano General del CECAL Planta baja 22
6 Plano General del CECAL Planta Alta 23
7 Plano Bodega Productos No Perecibles 24
8 Plano Bodega Costura. 24
9 Plano Bodega Productos Perecibles 25
10 Diagrama de Operaciones Proceso Compra. 27
11 Diagrama Operaciones Recepción e Ingreso 28
12 Diagrama Operaciones Almacenamiento 29
13 Diagrama Operaciones Egreso 29
14 Diagrama Flujo Compra 30
15 Diagrama Flujo Recepción e Ingreso 31
16 Diagrama Flujo Almacenamiento. 32
17 Diagrama Flujo Egreso 32
18 Diagrama de Recorrido Recepción y Almacenamiento 33
19 Matriz FODA 35
20 Cuenta con algún Sistema de Gestión. 37
21 Frecuencia Control Inventario 38
22 Sanción por Falta de Artículos. 39
23 Mano de Obra Calificada 40
24 Creación de Cuadros de Necesidades 41
25 Políticas Gestión de Inventarios 42
26 Implementación del Sistema 43
27 Capacitación del Personal 44
28 Diagrama Causa – Efecto 46
29 Análisis ABC Bodega de Costura 48
30 Análisis ABC Bodega Productos Limpieza 51
31 Análisis de Inventario de la Bodega de Productos No perecibles 51
x
Índice de Anexos
N° Descripción Pág.
1 Nota de Pedidos 68
2 Nota de Devoluciones 69
3 Orden de Egreso 70
4 Toma de Inventario Físico 71
5 Control de Existencias de Inventario 72
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FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DEL
CENTRO EDUCATIVO DE CAPACITACIÓN LABORAL (CECAL) DE LA
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA – ECUADOR”
Autor: Vargas Ordoñez Erwin Fabricio
Tutora: Ing. Ind. Borja Mora Lucy Katherine, Msc.
Resumen
El Centro Educativo de Capacitación Laboral (CECAL) reportaba deficiencias en el
manejo de inventarios, las mismas que se traducían en pérdidas económicas. En primer
lugar, no existía un encargado del área por lo que se generaban pérdidas de los artículos y
en segunda instancia, la toma de Inventario se realiza de manera anual. Se utilizó la
metodología de clasificación ABC para ordenar, ubicar y categorizar los artículos en las
bodegas. También se evaluó el flujograma de los procesos de ingreso, almacenaje y egreso
y se determinaron las falencias que presentaban cada uno de ellos. Se llegó por conclusión
que no implementar este nuevo sistema de inventario costaría a la Asociación Fe y Alegría
$4.500 dólares de pérdida al año. Se espera que la propuesta del Sistema de Gestión de
Inventario sirva como guía para empresas u organizaciones afines a la analizada en el
presente trabajo de investigación.
Palabras Claves: Inventario, Flujograma, Procesos, Sistema, Gestión
xii
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
“PROPOSAL FOR AN INVENTORY MANAGEMENT SYSTEM OF THE LABOR
TRAINING EDUCATION CENTER (CECAL) OF THE “FE Y ALEGRÍA”
ASSOCIATION - ECUADOR”
Autor: Vargas Ordoñez Erwin Fabricio
Tutora: Ind. Eng. Borja Mora Lucy Katherine, Mg.
Abstract
The Labor Training Education Center (CECAL) reported deficiencies in inventory
management, which translated into economic losses. In the first place, there was no one in
charge of the area so that losses of the articles were generated and in the second instance,
the Inventory is taken annually. The ABC classification methodology was used to
organize, locate and categorize items in the warehouses. The flowchart of the admission,
storage and discharge processes were also evaluated and the shortcomings that each one of
them presented. It was concluded that not implementing this new inventory system would
cost the “Fe y Alegría” Association $4,500 of loss per year. The proposal of the Inventory
Management System is expected to serve as a guide for companies or organizations related
to the one analyzed in this research paper.
Key words: Inventory, Flowchart, Processes, System, Management
Introducción
El control interno en una organización, institución o empresa es una herramienta
esencial que permite de manera ordenada manejar los procesos requeridos tanto en
actividades económicas o sociales. Para tener un mejor comportamiento de los
colaboradores o usuarios dentro de una organización se debe utilizar controles de manera
que se lleve de forma detallada los procesos, actividades o funciones que estén
incorporadas. Para ello se deben establecer medidas de control necesarias.
El presente trabajo pretende mostrar cual es la situación actual del Centro Educativo de
Capacitación Laboral (CECAL) Asociación Fe y Alegría – Ecuador en términos de
responsables, encargados y administradores de procesos. Las actividades de logística
deben de tener una coordinación con el sistema productivo, para que se pueda desarrollar
efectivamente.
La logística en sí, es un mecanismo de planificación y dentro de ella se manejan los
inventarios, estos inventarios son vitales para el flujo de los sistemas, pero al mismo
tiempo son un mal necesario que debe ser optimizado.
Lo señalado anteriormente debe estar presente en toda organización puesto que, la
Gestión de Inventarios tiene importancia para el buen manejo de la materia prima de una
manera eficaz, y, así garantizar que no exista ningún retraso en el momento de cumplir las
actividades, además que se logra una correcta planificación y distribución de los materiales
del punto de partida hasta el punto final, controlando de manera completamente toda la que
corresponde a la cadena de valor (Supply Chain).
Bajo esta finalidad, en primer lugar se realizará una observación de las actividades
actuales, para identificar los problemas, evaluar el funcionamiento, la gestión de stock en
base a aplicación de herramientas administrativas, así como la clasificación ABC y al
mismo tiempo determinar parámetros que sirvan para el crecimiento y desarrollo
organizado del CECAL.
De este modo se podrá identificar de forma efectiva las actividades potenciales, dando
así una mayor seguridad en las decisiones tomadas por parte del CECAL y en base a los
resultados determinar el Sistema de Gestión de Inventario que sea el más conveniente para
el mismo y obtener un control interno eficaz.
Capítulo I
Diseño de la Investigación
1.1 Antecedentes de la Investigación
Fe y Alegría – Ecuador es una de las redes más importantes en el país, se sitúa por
detrás del sistema de Educación oficial.
Fe y Alegría fue constituida en Ecuador el 29 de junio del año 1964 por parte de los
laicos los mismos que son parte de la “Compañía de Jesús”, el fundador Sr. José María
Vélez se dedicó a recorrer barrios de Guayaquil y Quito en donde fue sembrando el
entusiasmo entre los pobladores. La metodología que se aplicaba en ese entonces estaba
rindiendo eficazmente de forma organizada y con calidad teniendo así una acogida
positiva. En estos 50 años que tiene de existencia Fe y Alegría se ha metido en el corazón
de los ecuatorianos, formando comunidades para la creación de los centros educativos y de
esa manera proporcionar una educación popular, digna y de promoción social.
El “Centro Educativo de Capacitación Laboral” (CECAL) perteneciente a Fe y Alegría
en donde se realizará la elaboración de una propuesta del “Sistema de Gestión de
Inventarios”, nace en 1998, este centro consta de programas alternativos para los jóvenes y
adultos desescolarizados, que no han empezado o terminado los estudios por diferentes
motivos.
El CECAL en la actualidad no consta con un Sistema que administre de manera
adecuada los inventarios de la bodega. La problemática es que las existencias muchas
veces se pierden puesto que no se encuentra un responsable a cargo del área.
La gestión interna que se lleva acabo para el control es por parte de los colaboradores
(docentes), al final de cada periodo lectivo ellos presentan un informe de las situación
actual de cada aula, de esta manera se es comunicado a la rector (a) o personal a cargo. Al
ser presentado se hace un oficio a la Regional Sur y por ende se es enviado a la matriz
Quito en donde se evalúa el presupuesto y si es aprobado o no, al ser aprobado se manda
un comunicado y la regional sur se encarga de efectuar la compra, se es llevado a la bodega
del CECAL y guardado, muchas veces ya sea el material o elemento se es utilizado sin dar
ningún tipo de aviso, esto provoca que los materiales se pierdan y no sean utilizado para su
fin.
Por ende se deberá poner un encargado del área y aplicar políticas y procedimientos
para evitar estos tipos de eventualidades que generan perdida para la Asociación y así se
optimizara de forma eficaz y eficiente los recursos.
Diseño de la investigación 3
1.2 Problema de Investigación
Mediante la observación e información brindada por parte del Centro Educativo de
Capacitación Laboral perteneciente a la Asociación Fe y Alegría – Ecuador, se muestra que
en el área de la bodega no existe un correcto control de las existencias dentro de las
mismas, la cual se ve afectada por varios factores, como por ejemplo: No existe un
encargado fijo del área, no existe planeación de arribos de materiales e insumos, no hay
áreas específicas dentro de la bodega asignadas para cada material, entre otras novedades.
1.2.1 Planteamiento del Problema.
“Fe y Alegría es en Ecuador la red educativa más importante después del sistema de
Educación Oficial. Presente en 75 centros educativos en 14 provincias en zonas urbanas y
rurales del país, atiende a más de 27.000 estudiantes en su sistema de escuelas y colegios”
(Fe y Alegría , 2016).
A lo largo de los años de existencia Fe y Alegría han encontrado la manera de entrar en
el corazón de los ecuatorianos. Fe y Alegría Ecuador es considerado un Movimiento de
Promoción Social y Educación Popular, que promueve la formación de las personas y al
estar conscientes del potencial y de la realidad de la sociedad y de cómo viven los jóvenes
en la actualidad.
El “Centro Educativo de Capacitación Laboral” (CECAL), es un programa de educación
alternativa de Fe y Alegría para la formación eficiente de jóvenes y adultos excluidos del
sistema educativo formal. En Guayaquil consta de una matriz que está ubicada en el norte
de la ciudad. Las mayores fortalezas son los cursos que están orientados a los jóvenes con
historias particulares (madres solteras, adscripción laboral, entre otros), y la capacitación
laboral que cuenta con una duración de 350 horas para el del nivel I, 400 para el nivel II y
450 horas para el de nivel III, los módulos antes mencionados tienen una duración de 6
meses.
Debido a que el CECAL se mantiene por autogestión, presenta problemas en relación a
políticas, procedimientos y sobre todo no posee un responsable para llevar a cabo un
correcto control de las existencias, puesto que los colaboradores se centran en la atención
de las escuelas, esto provoca que no haya un seguimiento oportuno de los procesos.
Un problema evidente es la mala organización y clasificación de los materiales
existentes no tienen un ordenamiento por categorías, esto provoca muchas equivocaciones
y por ende retrasan las actividades.
Otra situación anómala es la falta de un cronograma, esto provoca que no se conozca la
llegada de nuevos artículos y por ende la falta de información a los colaboradores.
Diseño de la investigación 4
1.2.2 Formulación del Problema de Investigación.
¿El nuevo Sistema de Gestión de Inventarios ayudara a optimizar los recursos del
CECAL?
1.3 Justificación de la Investigación
Una herramienta fundamental que se debe llevar a cabo son las técnicas para controlar
las existencias dentro del CECAL, para así ayudar de manera estratégica a alcanzar y
cumplir los objetivos durante un determinado periodo.
CECAL, busca la optimización de los recursos, por lo que es esencial el diseño de
políticas y una guía de control interna que, de alguna manera ayude a reducir los problemas
existentes y futuros, así poder evaluar las debilidades y fortalezas que se generan y de esa
manera cumplir con los objetivos.
El presente tema tiene como objetivo resolver la problemática que se presenta en el
CECAL, de esta manera plantearles opciones efectivas y viables a dichos problemas. La
mejor solución para la administración correcta de inventario es plantear guía y políticas
que ayuden al control de los mismos.
Dado que CECAL tiene una segmentación amplia y dirigida a la educación de los niños
en el país, por medio de este trabajo se podrá lograr mejoras para el centro educativo, así
como afianzar conocimientos para el investigador, y ponerlos en práctica.
1.4 Objetivos de la Investigación
1.4.1 Objetivo General.
Elaborar una Propuesta de un Sistema de Gestión de Inventarios del Centro Educativo
de Capacitación Laboral (CECAL) de la Asociación Fe y Alegría – Ecuador.
1.4.2 Objetivos Específicos.
• Diagnosticar la situación actual de la bodega del CECAL.
• Clasificar los materiales según categoría ABC.
• Diseñar el sistema de control y políticas de inventarios para los materiales.
1.5 Marco de Referencia de la Investigación
1.5.1 Marco Conceptual.
Inventarios.- “Los inventarios son existencias que se tienen almacenada ya sea para la
producción de bienes, servicios o también productos finales para luego comercializar. Los
inventarios comprenden todo los que es materia prima, productos en procesos, terminados,
Diseño de la investigación 5
repuestos, elementos, accesorios, etc. todo ellos es utilizado para la fabricación de algún
producto, de almacenaje para las ventas o muchas veces para la prestación de servicios”.
(Escolme, 2010).
El inventarios es la cantidades de materiales almacenados la cual es utilizada para la
facilitar la producción o para la satisfacer al consumidor. Los inventarios están
comprendidos por: la materia prima que es lo esencial, los productos que se encuentran en
proceso y los terminados.
Objetivos de los Inventarios.- Uno de los principales objetivo de los inventarios es la
de hacer intermediario de las entradas y salidas. “Garantiza el abastecimiento de la materia
prima y se asegura que no haya excedido el tiempo recomendado para su utilización
(artículos con caducidad) puesto que en la bodega del centro educativo almacenan
productos perecibles, también se debe asegurar la existencia de materiales auxiliares, los
cuales sirven para la parte didáctica de las clases y disminuye los costos de
almacenamiento”. (León Luis, L. F., Rodríguez Barba, 2003).
Tipo de Inventarios.- Existen diferentes tipos de inventarios y estos se clasifican
dependiendo tanto de la organización como de las funciones que desempeñen, existen tres
categorías:
• Según su función.
• Según el procesamiento del material en qué etapa se encuentre.
• Según el tipo de demanda.
Los Inventarios dependiendo de su Función, se clasifican en:
Inventario en Tránsito.- “El inventario en tránsito es el encargado de los materiales y
productos que tienen como punto de partida los proveedores y punto de llegada a la
empresa”. (Emprendepyme, 2016).
Inventario de Ciclo o Rotativo.- “Son los artículos o elementos del inventario que se
lo realiza durante un periodo establecido y esto da como resultado cuando se debe fabricar
más productos puesto que se ha adquirido una gran cantidad de materia prima. Se cuentan
los artículos o elementos durante el periodo establecido”. (Jordi Pau, Ricardo de Navascués
, pág. 171).
Inventario de Seguridad o de Reserva.- “Los inventarios de seguridad son
considerados inventarios de emergencia, estos es utilizados cuando se generan fallas en los
procesos productivos o aumenta la demanda de una forma inesperada y la cual se puede
ver afectado el proceso de producción”. (Emprendepyme, 2016)
Diseño de la investigación 6
Inventario de Previsión o Estacional.- “Se generado cuando, en el momento que se
aumenta la producción y se está en tiempos de demandas bajas siendo el objetivo principal
el satisfacer las necesidades en los tiempos de demanda alta”. (Emprendepyme, 2016).
Inventario de Desacoplamiento.- “Es el inventario que esta entre dos clases de
procesos, cuyas tasas de producción no se pueden sincronizar, esto a su vez hace que los
procesos funcionen como se han planteado”. (Carlos Romero , 2011)
Suministros.- “Consiste en satisfacer las necesidades de consumo de una estructura
económica. Dichos suministros son artículos de gran necesidad para la gestión en la
empresa u organización la cual no tiene una relación directa con el producto que se
fabricará; como por ejemplos: repuestos, accesorios, papelería y útiles”. (Economiasimple,
2016)
Los tipos de inventarios según el procesamiento del material en qué etapa se
encuentre se clasifican en:
Inventario de Materia Prima y Componentes.- “Comprende los distintos elementos
materiales que se incorporan a los bienes para la fabricación, producción y transformación
de un artículo para satisfacer las necesidades y exigencias del cliente, pero que todavía no
han sido procesados. Su característica principal es que se identifica plenamente con el
producto: maderas, lana, cueros, láminas de hierro, telas, etc”. (Pedro Meana Coalla ,
2017)
Inventarios de Productos en Proceso.- “Consiste en gestionar los productos que ha
alcanzado su terminación esto con el fin de ensamblarlos durante el ciclo de producción y
en donde se le aplica la mano de obra directa y gastos indirectos al proceso.
A medida que la materia prima se está transformando en el producto terminado el valor
va aumentado es una de las ventajas que tienen este método”. (Pedro Meana Coalla ,
2017).
Inventarios de Productos Terminados.- “Comprende los artículos o elementos
transferidos que el departamento de producción envía para su almacenamiento; o aquellos
productos que se ha efectuado su compra para luego ser comercializados.
Este tipo de inventario cuenta con una condición y es que depende de la demanda del
producto en el mercado”. (Pedro Meana Coalla , 2017).
Los Inventarios según el Tipo de Demanda:
Inventarios de Demanda Independiente.- “Este tipo de demanda se basa en el
mercado y las condiciones que genera el mismo, se produce de forma aleatoria, las cuales
las piezas estarán relacionadas entre sí”. (Chase, Jacobs, Aquilano , 2006).
Diseño de la investigación 7
Inventarios de Demanda Dependiente.- “Son componentes de productos complejos
los cuales tienen la necesidad de otros artículos almacenados, de cualquier pieza o
componente es un resultado directo de la necesidad de otra”. (Chase, Jacobs, Aquilano ,
2006).
Clasificación de los Inventarios
Figura 1. Clasificación de los inventarios. Información adaptada por CECAL. Elaborado por el autor.
Control
Según (Koontz y O'Donnel, 2019) afirma. “El control es medir y corregir las actividades
de subordinados para asegurarse que los eventos se ajustan a los planes”.
Según (Theo Haimann, 2019) afirma. “Control es el proceso de verificar para
determinar si se están cumpliendo los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos
y metas. El control es necesario para corregir cualquier desviación”.
El control se ve relacionado con la planeación, porque busca que el desempeño
realizado de ajuste a lo planificado, siendo así una de las actividades principales de las
organizaciones.
Sistema de Control
Un sistema de control tiene la finalidad de cumplir especificación que se
han establecidos en las salidas de los procesos que a su vez integran varios
procesos. Los sistemas de control actualmente son muy diversos y de esta
manera se adapta a cualquier circunstancia como guías y navegación de
proyectiles de naves, barcos, aviones etc. Un Sistema de Control de manera
interna en una organización se realiza de forma concreta a lo planificado
en base a las actividades que se estén llevando acabo, de esta manera la
Empresas
industriales de
transformación
Inventarios
de
fabricación
Clasificación
de los
inventarios
Empresa
comercial
Inventarios
de materia
prima
Inventarios
de
producción
en proceso
Inventarios
de
productos Inventarios
de
mercancía
Diseño de la investigación 8
toma de decisión se les facilitaría y además mantendrá la eficiencia de las
variables que pueden llegar a afectar. (Osvaldo Ramírez, 2008).
Control Interno
“El control interno son métodos que de forma coordinada se adaptan a un negocio para
salvaguardar los activos, verificar el grado de exactitud y obtener una información
confiable de esta manera promueven la eficiencia operacional y de un régimen de
seguimiento a las políticas por la administración”. (Oswaldo Fonseca Luna , 2011).
Objetivos del Control Interno
“Los objetivos del control interno es salvaguardar los activos de la organización de esta
manera garantiza la confiabilidad e integridad de la información. Sirve también como
referencia para los procedimientos administrativos, controla la eficiencia y efectividad de
las operaciones y es un dispositivo que sirve para proteger los recursos de la organización”.
(Lifeder, 2018)
Clases de Control Interno
Se clasifica en Interno y Externo. El Control Interno: se ejerce con
personal vinculado o dependiente, pero que posean capacidad para
hacerlo, mientras que el Control externo es ejercido con objetividad por
personal externo o ajeno a la entidad. Las organizaciones utilizan sistemas
de control interno para las operaciones de esa manera guiarse y así evitar
principalmente fraudes y errores en los sistemas y manifiestan, que la
estructura del Control Interno consiste en cumplir a cabalidad todas los
procedimientos y políticas que se hayan establecidos y de esa manera
brindar seguridad para poder lograr los objetivos por parte de la entidad.
(Mariuxi Garaicoa , 2016).
Para ello se revisará algunos casos con respectos al control interno basándose en la parte
administrativa, de gestión e inventarios.
Caso Fundación Suiza
En este modelo, se tiene el caso de la Fundación Suiza para la Cooperación del
desarrollo técnico, donde se realiza una auditoría de gestión, para mejorar la eficiencia y la
eficacia, en los procesos administrativos, de los proyectos que tiene la Fundación, que son
principalmente financieros, y de apoyo. Cada año, se examina de manera general los
procesos administrativos y documentación en el Área de Contabilidad, para poder
determinar el grado de magnitud y de complejidad de la Auditoría de Gestión. Todo esto
en el marco que la fundación si posee un “Manual de Procedimientos Contables” que rige
Diseño de la investigación 9
los procesos de gestión y técnicos del área contable. Mediante un cuestionario se hace una
evaluación, consiste en un formulario con base a preguntas, las cuales son respondidas por
los colaboradores de las áreas. Las respuestas dadas, por cada uno, se registran y se
analizan por parte del auditor donde obtiene la evidencia que deberá constatar en los
manuales de procedimientos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal
como fueron diseñados. “La aplicación de cuestionarios ayuda a identificar las áreas que se
encuentran críticas de manera uniforme y confiable”. (Mariuxi Garaicoa , 2016)
Caso Fundación San Anian
La fundación San Anian, de la ciudad de Ambato fundada en 1993, brinda educación a
las Personas que no han podido concluir su escolaridad (PEI) en un plazo de 4 años en
comparación a los 7 años que normalmente se demora. La fundación lo hace a través de
talleres de socialización, campañas de atención médica y odontológica, además de
alimentación diaria a todos los beneficiarios que se encuentran educándose, dando interés a
la atención integral de jóvenes que vienen de familias disfuncionales. Uno de los
problemas que se detecto es la rotación de personal que se daba en áreas estratégicas como
el trabajo social y la cocina, esto afectó a la operatividad de los proyectos sociales, lo que
no ayudó a la estabilidad, y desarrollo de la Institución. El problema esencial es que el
personal no conocía detalladamente todas las funciones a cumplir y más bien se consideró
necesario establecer Manuales de Funciones. La metodología, que se realizó, fue la
medición del Nivel de Riesgo a través de las respuestas obtenidas del Cuestionario de
Control Interno y que sirvió en identificar las posibles falencias que existían en las
diferentes áreas de la fundación. El riesgo es complementario al nivel de confianza y los
mismos que sirvieron para evaluar los riesgos y para la elaboración del Manual de
Funciones. Actualmente La fundación maneja un sistema de control de forma interna para
la parte contable y administrativa y de esa manera medir los resultados y los objetivos
planteados para las gerencias locales, donde persigue varios objetivos: “Determinar si las
políticas se cumplen en buen nivel y también los procedimientos y a la vez, con los
resultados obtenidos realizar informes y entregarles a los directivos con las conclusiones y
recomendaciones para la evaluación anual realizada”. (Mariuxi Garaicoa , 2016).
Componentes del Control Interno
Son los que marcan las pautas e influyen en las personas respecto al control y las
concientizan y es pilar de todos los elementos tratándose de control.
El control interno tiene varios componentes que se mencionaran a continuación:
• Ambiente de control internos
Diseño de la investigación 10
• Evaluación de los riesgos
• Actividades de control internas
• Información y comunicación
• Supervisión y monitoreo
Métodos de Control de Inventarios
Método de Control ABC
La Clasificación ABC es un método que segmenta el producto y consiste
en darles categorías a los artículos del inventario y distintos nivel de
control e importancia en los procesos internos de la organización. El
principal objetivo de este método es la optimizar los recursos así como
las operaciones del almacén de esa manera utilizar mejor los espacios
enfocándose en los artículos de mayor relevancia. (Juan Perozo , 2018).
Toda empresa puede aplicar esta metodología ya sea grande, mediana o pequeña y
beneficiarse de este sistema puesto que da una mejor rotación de inventarios y ahorra
costos.
Cada organización, institución o centro utiliza diferentes tipos de productos cada uno
con características respectivas y el CECAL no es la excepción, por lo tanto cada uno de
ellos necesitan un manejo diferente dependiendo de la importancia que tengan. Muchas
veces se tienen una visión muy limitada al pensar que se pueden controlar todos de la
misma manera, estos son los motivos por lo que implementar la metodología es una
manera eficiente y efectiva de controlar las existencias.
Este método tiene una función principal, que tanto el inventario como los costos del
mismo disminuyan de esa manera se tiene una mejor rotación.
El inventario ABC consta en clasificar los artículos en grupos como se muestra a
continuación:
• Categoría A: “Son los artículos que constan de una alta demanda y tienen un nivel
mayor de rotación. Generalmente el 80% de las operaciones y del costo del
inventario corresponden al 20% del mismo”. (Juan Perozo , 2018)
• Categoría B: “Son los artículos que representan parte del capital que se le ha
invertido en el inventario, tienen un nivel de control intermedio y es suficiente con
que se establezcan niveles mínimos y máximos al inventario”. (Juan Perozo , 2018).
Diseño de la investigación 11
• Categoría C: “Son los artículos que representan poco capital de inversión por parte
de la empresa, puesto que su demanda es baja y se manejan niveles altos de stock de
seguridad”. (Juan Perozo , 2018).
Figura 2. Representación ABC. Información adaptada por: www. ingenieriafacilonline.blogspot.com.
Elaborado por el autor.
Ventajas del Método ABC
La principal ventaja de la metodología ABC es la optimización de actividades dentro de
la organización, así mismo su cadena de valor, estando así más orientado hacia los
procesos, que los administrativos, también es la capacidad de obtener la información de
manera puntual. La metodología ABC permite un control exhaustivo y una reducción de
los costos indirectos, esto se debe a que reorganiza u elimina actividades.
Con este método se puede implementar o establecer un “Sistema de Gestión de Calidad”
de manera más sencilla, puesto que crea una base informativa de todas las existencias de
manera organizada y detallada y tienen una gran adaptación a los cambios que exige el
mercado constantemente.
Desventajas del Método ABC
Una de las principales desventajas de esta metodología es que necesita contar en su
totalidad con la alta gerencia puesto que si esta pierde el interés de nada servirá el haber
implementado y esto se genera debido a que su implementación es un poco complicada y
costosa, demanda mucho tiempo, recursos y mantenimiento. Otro punto fundamental es
que a los colaboradores se les dificulta la adaptación de esta metodología y muchas veces
tienen miedo, puesto que, al eliminar actividades, sienten el riesgo de ser separados de la
organización.
Diseño de la investigación 12
Método “Just In Time” (Justo a Tiempo)
“Just in time” (también las siglas en inglés JIT), se define como una filosofía, cuyo
objetivo es optimizar los sistemas de producción, de una manera que la materia prima,
componentes o elementos se han entregado justo a tiempo (en el momento que se lo
requiera). “Muchas se confunde la filosofía de manera que trata de conseguir que los
proveedores entreguen con puntualidad para no manejar volúmenes excesivos de
componentes, si no que la filosofía se enfoca en la parte productiva orientada a la
demanda”. (Artículo Tecnología, 2002).
Elementos de la Filosofía JIT
La filosofía JIT consta de siete elementos fundamentales para su entendimiento en
donde seis de ellos abarcan la parte interna de la organización y uno a nivel externo.
a. Su propia filosofía en sí
b. Reduce inventarios
c. Minimiza los tiempos de preparación
d. Optimiza la velocidad de producción
e. Creación de cedulas de producción
f. Distribución de la planta
g. Tamaño pequeños de lotes
La metodología del JIT no solo pretende disminuir o eliminar inventarios, sino que
también sirve para regir las operaciones dentro de una organización. Su objetivo es muy
similar como el de Deming puesto que se enfoca en el mejoramiento continuo solo de esa
manera se podrá obtener una mayor eficiencia y la reducción de gastos no solo en las áreas
de la organización sino también con los proveedores y clientes.
Ventajas del Método JIT
Una de las principales ventajas es que permite reducir los niveles de
inventarios en todos los procedimientos de producción, esto da como
consecuencia que los costos de mantener inventarios se eleven,
financiación de las compras, costos de compras y almacenaje. Minimiza
pérdidas por causa obsolescencia permitiendo una relación con los
suministradores facilitándole las compras de forma segura a lo largo del
año y que se planee mejor y ofrezca menores precios.
El sistema se entorna adaptable y permite cambios de una manera más
rápida. (Peña, 2016).
Diseño de la investigación 13
Desventajas del método JIT
Los problemas que presentan este método son los retrasos que existen y
las posibles suspensiones que se pueden dar por falta de suministros, en
la línea productiva y que se obtenga un impacto negativo en los gastos,
también tienen una limitación en al momento de reducir los precios de
compra debido que si la compa es de baja cantidad aumentara el costo de
cambiar de un suministrador a otro. (Peña, 2016).
Método Japonés “5S”
La palabra lean significa esbelto (esbelta) pero en el ámbito industrial se
la puede tratar como flexibilidad y agilidad. John Krafcik fue quien por
primera vez utilizo esta terminología para basarse en la producción
ajustada, y esto lo hizo al darse cuenta que se utilizaba menos recursos
que el sistema convencional. Lean Manufacturing se basa en los modelo
de gestión enfocados en la demanda, que se le puede aplicar tanto a los
servicios como a la producción de bienes, de esa manera asegura la
calidad del producto, haciéndolo de una manera más rápida y al menor
coste. (María Manzano, Víctor Gisbert, 2016, pág. 18).
En conclusión las “5S” son herramientas con una serie de rutinas en el puesto de trabajo
las cuales tratan de mantener el orden y limpieza además desarrollan y sostienen el
entorno. Estos términos permiten describir las prácticas y tener un control visual de la
producción de manera esbelta.
Importancia de las “5S”
Esta metodología es importante ya que de alguna forma permite eliminar
los desperdicios en las diferentes áreas en la que se es aplicada también
incrementa las condiciones se seguridad e higiene, también son
requeridas en los sistemas de producción de cualquier tipo con el enfoque
de satisfacer al cliente, mejorar el medio ambiente y establecer integridad
en el personal operacional. Las “5S” son fundamentales para conseguir lo
antes mencionado y tiene relación directa con las “4S” la cuales realizan
trabajos o actividades y las cuales son: bienestar personal, compromiso,
control visual, hábito y disciplina. (Uprl.Unizar, 2017).
Este método es fundamental para toda organización puesto que es una entrada para la
aplicación de otras herramientas y la supervivencia de la misma. Mediante ella se puede
eliminar desperdicios que al final no agregan ningún valor, por ello se entiende que la
Diseño de la investigación 14
aplicación de esta metodología es un gasto para las Pyme, pero es un gasto necesario que la
alta gerencia estará dispuesta a pagar, de esa manera poder evolucionar como
organización.
Los valores, los cual no añaden ningún tipo de valor al producto se describirán a
continuación:
• Productos defectuosos
• Sobreproducción
• Movimientos innecesarios
• Procesos deficientes
• Demoras
• Transportes
• Inventarios
Las “5S” representan cinco términos las cuales empiezan todas ellas con “S” que son:
Seiri (Eliminar), Siton (Ordenar), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización), Shitsuke
(Autodisciplina) las cuales cada una de ellas debe cumplir de manera importante una
función en la organización. El Sistema de Inventarios se debe aplicar, para organizar y
categorización de los productos de esa manera se podrá mantener el orden y la limpieza.
Figura 3. Las "5S". Información adaptada por: www.6sigma.us. Elaborado por el autor.
Diseño de la investigación 15
Seiri (Eliminar)
Este es el primer paso que se debe aplicar y consiste en eliminar todos los objetos que
sean innecesarios y que tampoco den valor al producto. Al aplicarlo, primero se debe
clasificar e identificar los objetos con el fin de ver cuáles son los necesarios y cuáles no.
“Con este método en la zona de trabajo se tiene una mejor capacidad de espacio y a su vez
controlar el flujo de los objetos. Al aplicar el Seiri se puede utilizar una tarjeta toja, esta
tarjeta sirve para indicar el grado de usabilidad de los objetos, de este modo si de verdad es
necesaria en el lugar que se está trabajando o si se debe reubicar o eliminar”. (María
Manzano, Víctor Gisbert, 2016, pág. 22).
Figura 4. Tarjeta Roja Aplicación del Seiri. Información adaptada por: www. sgmspain.wordpress.com.
Elaborado por el autor.
Seiton (Ordenar)
Este método consiste en identificar y ubicar los objetos necesarios de manera que al
querer buscarlos se encuentren de una manera más rápida y fácil. (Juan González , 2013)
Este ítem permitirá contar con lo necesario en el momento y lugar adecuado que se lo
requiera y de esa manera se podrá tener mayores beneficios como:
• Menor control en los inventarios de seguridad.
• Optimiza el tiempo de búsqueda de las cosas.
• Aumento en la productividad tanto de los colaboradores como de la maquinaria
• Da un mejor ambiente laboral
• Evita que se compre materiales innecesarios
• Optimiza el transporte interno
Diseño de la investigación 16
Seiso (Limpieza)
Significa eliminar la suciedad que haya en una fábrica. También es darles
un chequeo a los equipos que se utilizara durante el proceso para
verificar si hay problemas o eventualidades. La limpieza no solo se trata
de tener las cosas en buen estado o que se vean agradables sino también
crear y mantener un pensamiento superior de limpieza y mantener el
correcto funcionamiento. Este paso exige que se identifique cuáles son las
fuentes que provocan la contaminación y suciedad para poder tomar
acciones y eliminar de raíz las causas que lo provocan. La cuestión que la
suciedad no se acumule en el área de trabajo. (Zenempresarial, 2009).
Seiketsu (Estandarizar)
La fase de Seiketsu es la que permite sistematizar lo que ya se ha
conseguido con los otros tres pasos y que esos efectos perduren.
Estandarizar es seguir de manera organizada lo procedimientos, siendo el
objetivo el orden un factor fundamental. Un estándar es la mejor manera
y la más practica por qué se puede documentar, tomar fotografías o
poner señalética que identifiquen. Este paso tiene como enemigo la
conducta que es errática esto provoca que se incumpla con lo establecidos
al no seguir los procedimientos (Juan Hernández, Antonio Vizán , 2013).
Shitsuke (Disciplina)
La última “S” es el último paso para completar esta metodología pero a
su vez uno de los más complicado, corresponde a tener disciplina en el
área o lugar que se esté ejerciendo la labor y de esta manera normalizar
las aplicaciones de trabajo para así convertirlo en un hábito. Una de las
nuevas terminologías que se está usando el la autodisciplina o autocontrol
esto es para que los colaboradores no sientan que es una obligación si no
una cultura que deba perdurar en el tiempo. Este paso es sencillo porque
el objetivo es mantener las cosas y seguir las normas que se han
establecidos, pero a la vez complicado puesto que sebe inculcar en los
colaboradores para que de esa manera no se pierda el interés en el
momento de la implementación. (María Manzano, Víctor Gisbert, 2016,
pág. 25).
Beneficios de las “5S”
• Permite el trabajo en equipo
Diseño de la investigación 17
• Aumento de la productividad
• Mejor ambiente laboral
• Reduce accidentes
• Reduce averías
• Menor nivel de inventario
• Más conocimiento del área de trabajo
• Mayor responsabilidad en las actividades
Método de Evaluación de Inventario
Estos métodos tiene un objetivo, es la de controlar y evaluar los flujo de mercancía
permitiendo identificar tanto a los costos de ventas como los de inventarios y esto
correlaciona a los ingresos con los costos de inventarios real de la organización. Utilizan
tarjetas de control para registrar los productos.
Los métodos más utilizados son: Método “FIFO (First in, First Out)” las siglas en inglés
o también conocido como método “PEPS (Primero en entrar, Primero en salir)”, Método
“LIFO (Last in, First out)”, también conocido como “UEPS (Ultimo en entrar, Primero en
salir)” y por último el Método Promedio Ponderado.
Método FIFO o PEPS
Este método asume que lo primero que entra al inventario son los primeros que deben
ser vendidos y está dado cronológicamente. Este flujo de inventario es aplicado para
prevenir que la compañía mantenga inventarios obsoletos siendo así el sistema más lógico
que una entidad puede usar, cuando la identificación específica no sea posible de aplicar.
“De ésta forma se sabrá el precio de compra de las unidades que no se han vendido al final
del año, y multiplicando el precio por la cantidad de unidades se podrá valorar el inventario
que esté disponibles”. (Jose Fuertes, 2015)
Método LIFO o UEPS
Esta metodología se enfoca en los productos que se compran de manera
reciente, lo que busca es darle salida primero a ellos para dejar en
inventario final lo que se compran de primero. Sirve de gran utilidad para
los países que tienen tendencias inflacionarias ya que los precios del
producto siempre aumentan de manera constante. Los métodos de
valuación sirven para costear las entradas y salidas puesto que las
entradas (compras) ya tienen identificado un costo cuando existen
devoluciones en las ventas, lo que se realiza nuevamente es ingresar de
Diseño de la investigación 18
nuevo al inventario por el mismo valor y costo con que salieron. (Daniel
Salazar, Paula Álvarez , 2013).
Método Promedio Ponderado
El método promedio ponderado sirve para la valuación de inventarios,
este método se ejecuta tomando valores promedios de la mercancía de
stock como en los costos de la mercancía vendida. El valor promedio que
tiene todos los artículos comprados por la propia empresa y las que
mantienen en existencias se dividen por el número de artículos que tienen
y ese es el valor unitario de las ventas. (Economia WS, 2019 ).
Sistema de Control de Inventarios
Estos sistemas son utilizados para registrar el ingreso salida y mercancía existente en la
organización empresa o institución. Existen dos tipos, el sistema periódico y el continuo o
perpetuo.
Sistema de Inventarios Periódicos
Este Inventario se basa en realizar un control en el inventario cada cierto
tiempo, y por ende se debe hacerse de manera física el conteo de las
existencias esto se lo realiza para saber con exactitud la cantidad
disponible. Una de las mayores problemas se da porque la organización
no puede saber cuánto tiene de mercancía y cuantos es lo que cuesta los
productos vendidos pero en determinado momento. Esta información
antes mencionados solo se puede saber cuándo se hace un conteo físico,
que se lo realiza al final de un periodo ya sea de manera anual, semestral
o mensual. En el momento de que existe una compra se va a contabilizar
en la cuenta de compra, muchos de los errores es hacerlo en el activo
(inventarios) y en el momento de finalizar el periodo se debe realizar el
conteo físico de las existencias esto para determinar el soto de ventas.
(Colectivo de Autores , 2008)
Sistema de Inventarios Perpetuo o Continuo
Este sistema permite a la organización mostrar los registros de
mercancías que están disponibles de artículos en cualquier momento que
se lo requiera. Sirve de mucha utilidad para preparar estados financieros
ya sea de manera mensual o trimestral. La organización no
necesariamente debe de realizar un conteo físico para saber el costo de
Diseño de la investigación 19
inventario final costo de venta, en este sistema al contrario del otro si se
hace la contabilización en la cuenta de Inventarios (Activos) y al
momento de devolución de una compra afecta de forma directa a la
cuenta de inventarios. (Homgen Ch T, 2010)
Políticas en la Administración de Inventarios
Esta política consiste en reglas y normativas que se establecen y aseguran la producción
de la organización y su seguridad en referencia a la escasez de materia prima e impidiendo
el exceso de inventarios, y así dar una mejor tasa de rendimiento. Esta política puede variar
de una organización a otra, un periodo a otro y de un producto a otros. La política de
administración de los inventarios debe también estar adaptada al sistema de
producción. Las necesidades de materiales y de servicios no son las mismas para la
producción en serie y para la producción intermitente o por unidad. (Juana García , 2017)
El éxito administrativo va a estar en la aplicación correcta de la política de inventarios, a
continuación se procederá a mencionarlos:
1. Establecer relaciones entre el abastecimiento de los productos y las necesidades que
probablemente se tenga.
2. Clasificar la mercancía, organizarla y categorizarla de una manera adecuada.
3. Mantener en un nivel bajo los costos de abastecimiento.
4. Tener el adecuado nivel de inventario.
5. Cumplir la demanda que una manera rápida y precisa.
6. Acudir a la información obtenida cuando se requiera.
Norma de Seguridad de los Inventarios
La creación de normas para los inventarios se da por la necesidad de que la
organización no tenga pérdidas económicas, de las cuales se detallaran las más
importantes:
1. Mantener el acceso de inventarios limitado, es decir que solo ciertas personas tengan
acceso a la información.
2. Se debe evitar comprar materiales, artículos, componentes de manera excesiva para
no elevar los costos de almacenamiento.
3. Al momento de comprar la mercancía se debe de tener en cuenta el sobreprecio.
4. Se debe evitar todo tiempo de demoras y más cuando se trata de tiempo de entrega o
de adquirir una compra.
5. Los materiales deben estar en instalaciones adecuadas para evitar su deterioro o haya
Diseño de la investigación 20
algún robo y como se menciona anteriormente solo lo debe administrar las personas
designadas.
1.6 Aspectos Metodológicos de la Investigación
1.6.1 Tipo de Estudio.
Se emplearan dos tipos de estudios que se detallan a continuación:
El tipo de estudio para la investigación será de forma descriptiva esto permitirá
identificar cuáles son las realidades y los problemas que se encuentren en el CECAL. Con
este tipo de estudio se observar lo más relevante de la situación, al mismo tiempo la
recolección de datos para definir un análisis de los procesos.
La otra metodología a emplearse es el estudio explicativo porque permitirá encontrar las
causas que generan esa problemática, desde cuando se originó y así poder establecer
conclusiones y explicaciones acerca de lo que ocurre dentro del CECAL.
1.6.2 Método de Investigación.
Los métodos de investigación a aplicarse en el presente trabajo son los siguientes:
El método empírico que se utilizará es el más común, es la observación puesto que con
esta metodología se podrá identificar los problemas y detallar cada uno de los procesos o
actividades con el fin de evidenciar la problemática.
Otro método que se empleara es el método deductivo que permitirá mediante la teoría y
la información recolectada esquematizar y se podrá llegar a una posible conclusión del
estudio, de esta manera se fortalecerá la teoría que se está planteando y así poder dar la
mejor solución a la problemática de la situación actual.
1.6.3 Fuentes y Técnicas para la Recolección de Información.
1.6.3.1 Fuentes Primarias.
La fuente primaria en la cual se aplicará esta investigación es dentro del CECAL en
donde se hará la observación de la bodega de forma directa y en donde se podrá recopilar
la información necesaria.
También se procederá a realizar entrevistas y preguntas tanto al Rector del Centro
Educativo como al encargado del taller para tener una mejor información y conocimiento
de cómo se lleva el control de los artículos.
1.6.3.2 Fuentes Secundarias.
Son todas aquellas que brindan la información de la situación que se está aconteciendo y
que muestra como evidencia el problema de investigación. Registros, órdenes de compra,
órdenes de pago, financiamiento anual, facturas, etc.
Diseño de la investigación 21
1.6.4 Tratamiento de la Información.
La información recopilada por los distintos medios ya antes mencionados se plasmará
en un documento, donde se llevará y contabilizará el registro, de esa forma se sistematizará
y se visualizará de mejor manera la problemática, las causas y sub-causas y lograr así
obtener una conclusión final de este proceso.
1.6.5 Resultados e Impactos Esperados.
Los resultados esperados luego de realizar la propuesta del “Sistema de Gestión de
Inventarios” en la bodega general del CECAL, es ahorrar tiempo en el conteo de
inventarios físicos, puesto que los mismos se encuentran dispuestos de manera organizada
y detallada, también los recursos existentes tendrán una administración más eficiente y los
colaboradores estarán mejor informados acerca de los insumos, materiales y elementos
presentes en la bodega.
Capítulo II
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico
2.1 Distribución de Planta General
Planta Baja
Figura 5. Plano General del CECAL Planta baja. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el
autor.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 23
Planta Alta
Figura 6. Plano General del CECAL Planta Alta. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el
autor.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 24
2.1.1 Distribución de la Bodega de Productos No Perecibles.
Figura 7. Plano Bodega Productos No Perecibles. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el
autor.
2.1.2 Distribución de la Bodega de Costura.
Figura 8. Plano Bodega Costura. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Escala
1:50
Escala
1:100
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 25
2.1.3 Distribución de la Bodega de Productos Perecibles.
Figura 9. Plano Bodega Productos Perecibles. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.
2.2 Recursos Productivos
En el CECAL las bodegas cumplen una gran función puesto que son procesos logísticos
que tratan de la recepción, ingreso, almacenamiento y egreso de los artículos tanto dentro
como fuera del centro educativo y de esa manera tener gestionado en donde y como
almacenar los artículos para luego ser repartidos.
Los recursos productivos en el CECAL, tratan de cuáles son las acciones a llevarse a
cabo en el momento de generar una compra, como se lleva a cabo la recepción de la
misma, como es el procedimiento del ingreso, en donde y como se es almacenando y que
procedimiento se efectúa para la salida de cada artículo de las bodegas.
A si mismo se detallará en la descripción del proceso cada uno de los ítem
anteriormente mencionados.
2.3 Descripción del Proceso
Proceso de compra: El CECAL para obtener algún artículo, material, materia prima o
herramienta, pasa por un proceso de la siguiente manera:
1. Se debe hacer un comunicado por escrito por parte del CECAL dirigiéndose a la
Regional Sur (Matriz de la Asociación Fe y Alegría en Guayaquil).
2. Una vez llegado el comunicado se verifica si es verdad lo que falta o está dañado.
3. Luego de ello, se manda el comunicado a la matriz principal que está ubicada en
Quito.
Escala
1:100
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 26
4. De ahí se debe verificar que todo esté en orden, que sea correcto el comunicado.
5. Luego se evalúa el presupuesto que hay, si se tiene se da luz verde para efectuar la
compra.
6. Se llama a la Regional Sur para informarle que proceda con la compra.
7. Se procede a evaluar el coste del artículo, material o herramienta.
8. La Regional Sur se encarga de efectuar la compra.
9. Hace un llamado al centro educativo CECAL para informarle que la compra ya está
hecha y coordinar un día para irla a dejar.
Proceso de recepción e ingreso: Se detalla cómo se procede en la recepción e ingreso
de la materia prima a partir del proceso de compra.
1. Luego de haber recibido el llamado y coordinado el día por parte de la Regional Sur.
2. El colaborador (conserje) es el encargado de atender al camión que llega con la
mercancía.
3. El colaborador (conserje) procede a informarle al Rector o persona a cargo.
4. Se verifica la igualdad entre pedido y orden de compra.
5. Se descarga del camión.
6. Fin.
Proceso de almacenamiento: Se detalla cómo es el procedimiento que se tiene para
almacenar en la bodega.
1. Una vez descargada la mercancía.
2. Se preparan los espacios físicos para almacenar.
3. Se verifica que estén en buen estado
4. Se clasifica los artículos cuales son perecibles y cuáles no.
5. Se almacena.
6. Se cierra la bodega.
7. Fin.
Proceso de egreso: Se detalla cómo es el procedimiento que se tiene para almacenar en
la bodega.
1. El docente notifica al colaborador (conserje) que necesita algún elemento.
2. El colaborador (conserje) a veces comunica al Rector o personal a cargo, otras veces
no.
3. Se entrega el elemento.
4. Fin.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 27
2.3.1 Diagrama de Proceso de Operaciones.
Figura 10. Diagrama de Operaciones Proceso Compra. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por
el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 28
Figura 11. Diagrama Operaciones Recepción e Ingreso. Información adaptada por: CECAL.
Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 29
Figura 12. Diagrama Operaciones Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL.
Elaborado por el autor
Figura 13. Diagrama Operaciones Egreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 30
2.3.2 Diagrama de Flujo del Proceso.
Figura 14. Diagrama Flujo Compra. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 31
Figura 15. Diagrama Flujo Recepción e Ingreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el
autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 32
Figura 16. Diagrama Flujo Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Figura 17. Diagrama Flujo Egreso. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 33
2.3.3 Diagrama de Recorrido.
Figura 18. Diagrama de Recorrido Recepción y Almacenamiento. Información adaptada por: CECAL.
Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 34
2.4 Estudio FODA del CECAL
El análisis FODA es un método el cual permite analizar los distintos factores que se
generan tanto internamente como externa en la organización, en este caso el CECAL, y
permitirá determinar estrategias a través del conocimiento obtenido, para así poder
alcanzar las metas propuestas por el mismo.
El FODA es una herramienta que sirve para analizar y tener conocimiento de manera
actualizada de la organización, trata de analizar los factores internos y externos
mencionados anteriormente y que pueden afectar a la misma.
Para ello este análisis determina las estrategias que son necesarias para tener un mejor
desempeño y evitar eventualidades desfavorables que afecten al CECAL.
Para identificar y controlar los recursos del CECAL, por ejemplo: procesos, estructura
organizacional, métodos de control etc. se debe realizar un análisis interno, que dentro de
él se encuentra las fortalezas y debilidades del FODA, de esta manera permitirá saber las
características de los elementos y nivel de competitividad que tiene con otras
organizaciones.
Análisis interno: Son factores que la organización los puede controlar y de los cuales
puede aprovechar al máximo, de esa manera obtener rendimiento eficiente y eficaz de las
actividades.
Fortalezas: Dentro de este ítem se encuentra los aspectos positivos, los cuales permitirá
al CECAL alcanzar los objetivos propuestos, por ende deben ser aprovechados al máximo.
Debilidades: Las debilidades son las que obstaculizan el cumplir los objetivos
planteados y los cuales deben ser eliminados mediantes estrategias.
Análisis externo: Son factores que la organización no los puede controlar y de los
cuales está expuesta en su entorno, las oportunidades y amenazas están dentro del análisis
externo, que de algún manera podría favorecer o afectar al desempeño de las actividades.
Oportunidades: Las oportunidades son factores que se pueden aprovechar a favor de la
organización mediante la obtención de recursos y mejora de su desempeño actual.
Amenazas: Son las que dificultan a la organización en el cumplimiento de los
objetivos, limita a la misma el poder mejorar u obtener nuevos recursos y el desarrollo de
las actividades.
A continuación observaremos la figura 19 que nos hará referencia sobre las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 35
2.4.1 Matriz FODA.
Figura 19. Matriz FODA. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
2.4.2 Análisis FODA.
Tabla 1. Análisis de las Fortalezas – Oportunidades y las Fortalezas – Amenazas
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Fortaleza – Oportunidades
(FO)
Fortaleza – Amenazas
(FA)
• Con la imagen institucional y el compromiso con
los departamentos se podrá tener la posibilidad de
ampliar la infraestructura del Centro Educativo.
• Teniendo poco colaboradores existe una
comunicación más flexible lo cual permitirá
implementar proyectos y programas educativos,
de esa manera se obtendrá un mejor nivel de
estudio.
• El Centro Educativo al contar con su propia
maquinaria no gasta en alquiler y esa plata se la
puede invertir en nuevas tecnologías didácticas
para el aprendizaje.
• La falta de seguridad tanto en el sector como
política y económica hacen que se preocupen
de algunas pérdidas ya que existen
maquinarias y mercancías dentro del Centro
Educativo.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 36
Estrategia FO: Realizar programas educativos eficientes para cada departamento de
estudio esa manera elevar el interés y el nivel de participación de los jóvenes.
También incrementar la comunicación entre el Centro Educativo y la comunidad de esa
manera atraer a más clientes.
Estrategia FA: Formar un comité con los padres de familia e ir a hablar a la unidad de
policía, de esa manera se podrá tener un mayor control y seguridad en la zona.
Fomentar a los jóvenes la cultura de no comprar productos fuera de la institución.
Estar a la tecnológicamente como por ejemplo programas, sistemas, equipos de
cómputo, material didáctico, así no perder espacio en el mercado.
Tabla 2. Análisis de las Debilidades – Oportunidades y las Debilidades - Amenazas
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Estrategia DO: Implementar una planificación estratégica la cual debe estar orientada
al impacto social del centro educativo y así tener una mayor eficiencia y eficacia.
Dar charlas motivacionales tanto a los docentes como a los jóvenes del Centro
Educativo para fomentar la cultura de investigar y así poder realizar nuevos proyectos.
Estrategia DA: Crear programas de estudios extracurriculares como por ejemplo
computación, inglés, arreglos florales, actuación, etc. para generar nuevos ingresos y así
poder capacitar a los docentes y mejorar la seguridad del Centro Educativo.
Debilidades – Oportunidades
(DO)
Debilidades – Amenazas
(DA)
• La poca seguridad dentro del Centro
Educativo minimiza la posibilidad de
poder mejorar y atraer a más clientes.
• La falta de motivación a los docentes al
desarrollo de nuevos proyectos.
• La falta de capacitación a los docentes
genera un retaso con respecto a la
competencia puesto que al tener nuevas
elementos tecnológicos no saben cómo
administrarlos.
• El ingreso económico refleja la poca
seguridad del Centro Educativo y la
ausencia de planeación
administrativa.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 37
7%
93%
Si
No
2.5 Análisis y Diagnóstico del Problema
2.5.1 Análisis de Datos del Problema.
Para analizar los datos en la presente investigación se realizó una encuesta a los
colaboradores y una entrevista al encargado del centro educativo, de esa manera se
observó que necesitan un Sistema de Gestión adecuado para el control de los artículos.
Mediante la información tomada se obtuvieron los siguientes datos lo cual al final
permitirá sacar las conclusiones y recomendaciones respectivamente.
1. ¿El CECAL cuenta con un sistema de control para los inventarios?
Tabla 3. Cuenta con algún Sistema de Gestión
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 20. Cuenta con algún Sistema de Gestión. Información adaptada por: CECAL. Elaborado
por el autor
Análisis: realizado una vez la pregunta se puede observar que el 93% de los
colaboradores coincide que no cuentan con un sistema de control para los inventarios y
solo el 7% dice que sí, entonces determina que el CECAL no cuenta con un sistema de
control de inventarios.
Opciones Resultados Porcentaje
Si 2 7%
No 28 93%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 38
2. ¿Con que frecuencia se hace un control a los inventarios?
Tabla 4. Frecuencia de Control de Inventario
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 21. Frecuencia Control Inventario. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis: En esta pregunta los resultados determinan que el 100% de los colaboradores
saben que se realizan un control o conteo de los inventarios una vez al año, dando como
conclusión que se lleva un registro en un largo periodo lo que no es conveniente.
Opciones Resultados Porcentaje
Anual 30 100%
Mensual
Trimestral
Nunca
TOTAL 30 100%
100%
Anual
Mensual
Trimestral
Nunca
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 39
100%
Sanción Interna
Acciones legales
No se toma ninguna decisión
otras
3. ¿Siguen algún procedimiento disciplinario cuando llega a faltar alguna
mercadería?
Tabla 5. Sanción por Falta de Artículos
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 22. Sanción por Falta de Artículos. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis: En esta pregunta los resultados determinan que el 100% de los colaboradores
dice que no se lleva a cabo ninguna sanción disciplinaria al momento de faltar algún
artículo, sabiendo así que no tienen ningún procedimiento dentro de las instalaciones lo
que provoca perdida.
Opciones Resultados Porcentaje
Sanción Interna
Acciones legales
No se toma ninguna decisión 30 100%
Otras
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 40
33%
50%
17%
Si
Tal Vez
No
4. ¿Cree que exista el personal adecuado para el manejo de inventarios?
Tabla 6. Mano de Obra Calificada
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 23. Mano de Obra Calificada. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis: El 75% de los colaboradores están indecisos no saben sí, existen personas
calificadas para el puesto, en cambio el 33% dice que sí y el 17% no, por lo que se estima
que no necesitara contratar gente nueva para el puesto.
Opciones Resultados Porcentaje
Si 10 33%
Tal Vez 15 50%
No 5 17%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 41
0%
33%
67%
Si
A veces
No
5. ¿Cree usted que al elaborar cuadros de necesidades mejorará la adquisición de
nuevas mercadería?
Tabla 7. Creación de Cuadros de Necesidades
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 24. Creación de Cuadros de Necesidades. Información adaptada por: CECAL. Elaborado
por el autor.
Análisis: El análisis efectuado muestra que el 67% de los colaboradores no están de
acuerdo con crear cuadros de necesidad y el 6% a veces, esto muestra mala organización y
predisposición por parte de los mismos para mejor la adquisición de mercadería.
Opciones Resultados Porcentaje
Si 0 0%
A veces 6 33%
No 24 67%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 42
73%
20%
7%
0%
Totalmente De acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
6. ¿Implementar políticas y guías para los inventarios mejorará el proceso actual?
Tabla 8. Políticas Gestión de Inventarios
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 25. Políticas Gestión de Inventarios. Información adaptada por: CECAL. Elaborado
por el autor.
Análisis: De todos los colaboradores encuestados el 73% está totalmente de acuerdo, el
20% manifiesta que está de acuerdo y el 7% en desacuerdo con implementar políticas y
guías, la aplicación de las mismas ayudara a mejorar el procedimiento y será más rentable.
Opciones Resultados Porcentaje
Totalmente De acuerdo 22 73%
De acuerdo 6 20%
En desacuerdo 2 7%
Totalmente en desacuerdo 0 0%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 43
60%
30%
10%
Si
Tal Vez
No
7. ¿Se beneficiará el CECAL con la implementación del nuevo sistema?
Tabla 9. Implementación del Sistema
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 26. Implementación del Sistema. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.
Análisis: En la encuesta realizada muestra que 60% de los colaboradores mediante la
implementación de un nuevo sistema resultaran beneficiados, mientras que el 30% está
indeciso y el 10% dice que no sacara nada productivo, con los datos estadísticos muestra
que el nuevo sistema será factible y aceptado por la mayoría de los mismos.
Opciones Resultados Porcentaje
Si 18 60%
Tal Vez 9 30%
No 3 10%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 44
93%
4%
3%
Totalmente De acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Fuente: CECAL
Elaboración: Propia
8. ¿Considera usted que se debe hacer capacitaciones para el personal en el manejo
del sistema?
Tabla 10. Capacitación del Personal
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 27. Capacitación del Personal. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.
Análisis: En la encuesta realizada muestra que 93% de los colaboradores están
totalmente de acuerdo, el 4% de acuerdo y el 3% en desacuerdo, esto indica que se debe
Opciones Resultados Porcentaje
Totalmente De acuerdo 28 94%
De acuerdo 1 3%
En desacuerdo 1 3%
Totalmente en desacuerdo 0 0%
TOTAL 30 100%
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 45
capacitar a los colaboradores y el uso básico de sistema computarizados para el manejo del
sistema.
2.5.2 Entrevista al Rector del CECAL.
1. ¿El centro cuenta con un Control de Inventarios para la administración de los
artículos?
Por el momento no existe ningún tipo de control para los inventarios.
2. ¿Sería necesario implementar un Sistema de Control para los inventarios?
Claro que sí, ya que al no llevar un control de las existencias existen perdidas de
diferentes clases que afectan al centro educativo.
3. ¿Los colaboradores están actos para realizar la gestión de los inventarios?
Todas las personas tiene la capacidad de realizar distintas tareas y por supuesto los
colaboradores del centro no son la excepción pero hoy en día no se encuentran
actos puesto que necesitan capacitación para dicha responsabilidad.
4. ¿Existe un responsable a cargo de la bodega?
Un responsable directo no, pero el conserje muchas veces se encarga de repartir los
diferentes productos perecibles dentro de las bodegas.
5. ¿Los informes de inventarios como le gustaría recibirlo?
Cada término del año lectivo se hace un conteo físico de las existencias en las aulas
como de la bodega para saber que sirve y que no, pues me parece bien que se lleve
este tipo de informe de manera anual.
Análisis
La entrevista que se le aplicó al Rector del Centro Educativo sirvió como fin para
obtener resultados a las variables que se está estudiando y poder tener un mejor
entendimiento de los mismos. La interpretación de los resultados obtenidos se pudo
confirmar que no se cuenta con un Sistema Control de Inventarios para optimizar los
recursos, esto provoca que se generen pérdidas, una mala organización, no existe ningún
tipo de planificación, este último siendo un problema en la toma de decisiones por parte de
los altos directivos de la Asociación, además:
• Considera que es de suma importancia aplicar un sistema de Gestión de
Inventario
• No cuenta con personal capacitado para realizar dicha actividad.
• No hay un personal a cargo del área.
• Le gusta la forma de cómo se maneja los informes actualmente.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 46
2.6. Diagrama Causa – Efecto
Figura 28. Diagrama Causa - Efecto. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 47
2.7 Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es una representación gráfica cuyo objetivo es determinar cuáles
son los elementos de mayor importancia conocido como “pocos vitales” de los de menor
importancia “muchos triviales”.
Este método será de gran utilidad en la aplicación de las bodegas del CECAL puesto
que permitirá analizar los datos obtenidos para luego clasificarlos por categorías
permitiendo así tener una mejor organización y distribución de los artículos.
Al mismo tiempo permitirá tener una mayor rapidez al momento de buscar, mejorará la
calidad tanto del producto como del servicio.
Las principales características de Pareto en aplicación de las bodegas del CECAL se
detallaran a continuación:
• Clasificar los artículos.
• Mejor ordenamiento y distribución de los artículos.
• De esa manera podrá identificar oportunidades, las cuales permitan mejorar al
CECAL.
• Mejorará la calidad atención tanto a clientes internos como externos.
• Establecerá prioridades.
• Generará toma de decisiones con mayor rapidez.
• Se podrá establecer mejoras continuas.
Al aplicar Pareto y clasificar los artículos o productos se tiene como fin caracterizar y
dar un control tanto en el sistema de gestión como en los inventarios y se beneficiará el
CECAL puesto que se optimizará los recursos.
Inventario de la Bodega de Costura
Tabla 11. Análisis ABC de la Bodega de Costura
N° Articulo
Costo Unitario
Promedio
anual
% %
acumulado
Consumo
promed
mensual
Valor de
utilización
Clasificac
.
1 Papel de
molde
$ 47,08 9% 9% 20 $ 941,67 A
2 Hilos $ 43,00 8% 17% 15 $ 645,00 A
3 Cordón $ 23,50 4% 22% 20 $ 470,00 A
4 Cierre $ 22,58 4% 26% 20 $ 451,67 B
5 Velcro $ 21,75 4% 30% 20 $ 435,00 B
6 Alfileres de
gancho
$ 27,25 5% 35% 15 $ 408,75 B
7 Agujas $ 26,17 5% 40% 15 $ 392,50 B
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 48
N° Articulo
Costo Unitario
Promedio
anual
% %
acumulado
Consumo
promed
mensual
Valor de
utilización
Clasificac
.
8
Botones
$
19,33
4%
44%
20
$
386,67
B
9 Entre tela $ 64,33 12% 56% 6 $ 386,00 C
10 Broches $ 18,58 4% 60% 20 $ 371,67 C
11 Alfileres $ 23,83 5% 64% 15 $ 357,50 C
12 Tela $ 59,08 11% 75% 6 $ 354,50 C
13 Elástico $ 31,92 6% 81% 10 $ 319,17 C
14 Gredas (Tiza) $ 35,75 7% 88% 5 $ 178,75 C
15 Bobina $ 15,00 3% 91% 4 $ 60,00 C
16 Lápices $ 8,45 2% 93% 3 $ 25,36 C
17 Perforadora $ 16,67 3% 96% 1 $ 16,67 C
18 Tijeras $ 6,67 1% 96% 1 $ 6,67 C
19 Desbaratador $ 5,00 1% 98% 1 $ 5,00 C
20 Pulidor $ 2,50 0% 99% 1 $ 2,50 C
21 Cinta métrica $ 2,50 0% 99% 1 $ 2,50 C
22 Regla L $ 2,25 0% 99% 1 $ 2,25 C
23 Regla curva
francesa
$ 1,50 0% 100% 1 $ 1,50 C
24 Regla curva
sastre
$ 1,25 0% 100% 1 $ 1,25 C
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 29. Análisis ABC Bodega de Costura. Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor.
Análisis de inventario de la bodega de costura
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
$-
$100
$200
$300
$400
$500
$600
$700
$800
$900
$1,000
Pap
el M
old
e
Hilo
s
Co
rdó
n
Cie
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Vel
cro
Alf
ilere
s d
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anch
o
Agu
jas
Bo
ton
es
Entr
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ela
Bro
ches
Alf
ilere
s
Tela
Elas
tico
Gre
das
(Ti
za)
Bo
bin
a
Lap
ices
Per
fora
do
ra
Tije
ras
Des
bar
atad
or
Pu
lido
r
Cin
ta M
etri
ca
Reg
la L
Reg
la C
urv
a Fr
ance
sa
Reg
la C
urv
a Sa
stre
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 49
En la bodega de costura aplicada una vez el diagrama de Pareto da como resultado lo
siguiente:
ZONA A: 24 Artículos x 15%=3 Artículos
ZONA B: 24 Artículos x 20%=5 Artículos
ZONA C: 24 Artículos x 65%=16 Artículos
Se indica que los tres primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa
que hay que invertirle un mayor capital y se debe rotar de manera constante para que los
costos no se afecten al tener almacenado dicho insumo.
Inventario de la Bodega de Productos de Limpieza.
Tabla 12. Análisis ABC Bodega de Productos de Limpieza
N° Articulo
Costo
Unitario
Promedio
anual
%
%
Acumula
d
Consumo
promedio
mensual
Valor de
utilización Clasif.
1 Guantes $ 6,25 9% 9% 25 $ 156,25 A
2 Fundas para basura $ 1,67 2% 12% 50 $ 83,33 A
3 Jabón $ 5,00 7% 19% 7 $ 35,00 B
4 Insecticida $ 5,83 9% 28% 6 $ 35,00 B
5 Cloro $ 4,58 7% 35% 7 $ 32,08 B
6 Detergente $ 6,67 10% 45% 4 $ 26,67 C
7 Desinfectante $ 5,00 7% 52% 5 $ 25,00 C
8 Limpia vidrios $ 5,83 9% 61% 4 $ 23,33 C
9 Franelas $ 3,33 5% 66% 5 $ 16,67 C
10 Cepillos $ 2,92 4% 70% 5 $ 14,58 C
11 Cesto para basura $ 12,50 19% 89% 1 $ 12,50 C
12 Recogedor $ 2,58 4% 93% 1 $ 2,58 C
13 Cubeta $ 1,92 3% 96% 1 $ 1,92 C
14 Trapeador $ 1,67 2% 98% 1 $ 1,67 C
15 Escoba $ 1,25 2% 100% 1 $ 1,25 C
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 50
Figura 30. Análisis ABC Bodega Productos Limpieza. Información adaptada por: CECAL. Elaborado
por el autor.
Análisis de Inventario de la Bodega de Limpieza
En la bodega de costura aplicada una vez el diagrama de Pareto da como resultado lo
siguiente:
ZONA A:15 Artículos x 15%=2 Artículos
ZONA B:15 Artículo x 20%=3 Artículos
ZONA C:15 Artículos x 65%=10 Artículos
Se indica que los dos primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa
que en esas dos son los que mayor capital se invierte, Tanto la zona “B” como la “C” son
los triviales pero no quiere decir que no se le preste atención.
Inventario de la Bodega de Productos No Perecibles
Tabla 13. Análisis ABC Bodega de Productos No Perecibles
N° Articulo
Costo Unitario
Promedio
anual
Porcentaje Porcentaje
acumulado Clasificación
1 Computadoras $ 66,67 20% 20% A
2 Inmuebles $ 66,67 20% 41% A
3 Ventiladores $ 50,00 15% 56% B
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
$-
$20.00
$40.00
$60.00
$80.00
$100.00
$120.00
$140.00
$160.00
$180.00
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 51
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
$-
$10.00
$20.00
$30.00
$40.00
$50.00
$60.00
$70.00
N° Articulo
Costo Unitario
Promedio
anual
Porcentaje Porcentaje
acumulado Clasificación
4
5
Ventanas
Pupitres
$
$
50.00
33,33
15%
10%
72%
82%
B
B
6 Impresoras $ 16,67 5% 87% B
7 Marcadores $ 12,50 4% 87% C
8 Pizarra $ 12,50 4% 91% C
9 Borrador de pizarra $ 8,33 3% 95% C
10 Urinarios $ 5,00 2% 97% C
11 Focos $ 4,17 1% 100% C
12 Televisores $ - 0% 100% C
13 Tumbados
(planchas)
$ - 0% 100% C
14 Acondicionadores
de aire
$ - 0% 100% C
15 Sanitarios $ - 0% 100% C
16 Lava manos $ - 0% 100% C
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Figura 31. Análisis de Inventario de la Bodega de Productos No perecibles.. Información adaptada por:
CECAL. Elaborado por el autor.
En la bodega de productos no perecibles aplicado una vez el diagrama de Pareto da
como resultado lo siguiente:
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 52
ZONA A:16 Artículos x 15%=2 Artículos
ZONA B:16 Artículo x 20%=4 Artículos
ZONA C:16 Artículos x 65%=10 Artículos
Se indica que los dos primeros artículos son los de mayor relevancia, lo que significa
que en esas dos son la que mayor capital se invierte, y como es bodega de transito no se
elevan los costos de almacenar. Tanto la zona “B” como la “C” son los triviales pero no
quiere decir que no se le preste atención.
2.7.1 ¿Técnicas de los “5 Por Qué?.
Tabla 14. Representación de los 5 ¿POR QUÉ?
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
2.7.2 Impacto Económico del Problema
Uno de los principales problemas que se tiene al manejar mal las bodegas del CECAL
es que no se tiene un control detallado de las existencias, así mismo el manejo de
inventarios es erróneo por lo que se retrasa las actividades de los procesos.
La pérdida de mercancía es evidente, es el modo más común de sustraerse las cosas,
esto conlleva a que jamás se realicen ningún tipo de inventario y por ende la pérdida de
mercancía, puesto que no existe ningún registro y control.
Problema a
estudiar ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?
Resultado
del análisis
Ineficiencia
en el
control de
inventarios
de la
bodega
¿Por qué
existe
ineficiencia
en el control
de los
inventarios?
Perdida de
los artículos.
¿Por qué se
pierde los
artículos?
Mala
organización
de los
artículos.
¿Por qué hay
mala
organización
de los
artículos?
No hay
personal a
cargo.
¿Por qué
no hay
personal a
cargo?
No hay
personal
capacitado
para el
puesto.
¿Por qué no
hay personal
capacitado
para el
puesto?
No hay
presupuesto.
Realizar un
informe y
enviarle a la
Regional Sur
para que
avale el
presupuesto
de
capacitación
para el
personal.
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 53
La mala organización, control y espacio es otra de las eventualidades que presenta el
mal manejo, ya que, se desconoce la ubicación exacta de la mercancía, esto lo que provoca
es que haya un aumento en los tiempos de entrega encareciendo el proceso, dada muchas
veces el mal trato a los elementos y hasta en ocasiones la descomposición de los mismos
que luego se va a ver reflejado en el cliente.
La gestión de la información en este punto es de suma importancia y al no conocer cuál
es la disponibilidad y fiabilidad de la existencia que tienen, debilita el proceso logístico
como tal afectando a la recepción, transferencia y consumos de los mismos.
Uno de los principales beneficiados en la parte económica con la implementación del
sistema será la Asociación Fe y Alegría y por ende el centro educativo CECAL puesto que
se optimizará los recursos ahorrando tiempo y a su vez talento humano e ingresos. Dentro
del centro educativo también se beneficiaran ya que tendrán una gestión de inventarios
más organizada y distribuida así se evitara tener perdida de los artículos, lo que significa
perdida de dinero.
Y se prestará una mejor atención hacia los jóvenes y colaboradores del centro en donde
habrá un ordenamiento de los artículos y saber si se cuenta con ellos para que, de esta
manera sea más sencilla la entrega.
Capítulo III
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones
3.1 Planteamiento a Soluciones del Problema
En toda organización debe existir un control interno, incluyendo, claro está, las
actividades logísticas, donde, dentro de ella se manejan los inventarios. En los primeros
capítulos se presentó una observación en el “Centro Educativo de Capacitación Laboral”
en los sistemas de control interno en las actividades logísticas. Este Centro Educativo, que
forma parte de una institución aún más grande como Fe y Alegría, ayuda a jóvenes
desescolarizados en programas educativos.
El problemas más grave, que se podría resumir, es, en que existe un número
considerable de pérdidas de existencias en el Centro Educativo, además, el que no exista
un encargado en el área de inventarios solo empeora las circunstancias; y esta falta de
control se observa aún más cuando solo presenta un informe de inventarios al final del año.
Se partió de la metodología de clasificación ABC, el cual es conocido por tener
características ventajosas en comparación a métodos similares, sustitutivos o
complementarios, en primer lugar, porque, se orienta en el proceso y no en la parte
administrativa, de manera, que obtienes información puntual.
También, se reconoce como desventajosa la dependencia de los altos directivos en el
desarrollo del proceso, dentro del método ABC se genera una engorrosa complejidad que
provoca lentitud en el proceso de aprendizaje de los colaboradores, además, de generar un
alto costo en tiempo y recursos económicos.
En otro aspecto; el proceso de compra, recepción y almacenaje mantiene un sistema un
tanto burocrático, que por las cualidades ordenadoras protege de pérdidas de existencia en
la Organización, naturalmente causa también, que se embrolla el proceso y se ralentice la
velocidad de remplazo de existencia en los inventarios del “Centro Educativo de
Capacitación Laboral”.
Pero esto no sucede en el proceso de egreso, pues, no existe un control de la salida de
existencia en el Centro Educativo. Ejemplo de esto es que no existen encargados en el área
de inventarios o solo se realice un informe anual. Esto claramente conlleva a la perdida de
existencias en el inventario. En consecuencia un 93% de los encuestados piensa que no
existe un Sistema de Control para la administración de los Inventarios. También un 73%
están de acuerdo con un nuevo sistema de inventarios. Según el método ABC en la bodega
de costura el papel molde, hilos y cordón son los de mayor importancia, por tanto, de
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 55
mayor seguimiento en esta bodega; de ahí el cierre, velcro, alfileres de gancho, agujas y
botones son los que sigue. En la bodega de limpieza los guantes y las fundas de basura son
los más importantes; luego le sigue el jabón insecticida y cloro. En el inventario de
productos no perecibles las computadoras e inmuebles son los de mayor relevancia, como
también, en segunda categoría, ventiladores, ventanas, pupitres e impresoras.
Una vez detectado mediante el método ABC los productos de mayor importancia se
debe desarrollar un proceso adecuado tomando en cuenta su perecibilidad. Dado que los
productos perecibles son de mayor uso, por tanto, se necesita un proceso de egreso más
flexible y rápido, pero, que no conlleve a perdidas. En cambio los no perecibles son más
costosos, pero, su almacenaje es temporal o de transito porque mucho de estos objetos son
activos fijos del Centro Educativo.
Para implementar un control interno en los inventarios primero se debe convocar a una
reunión con todos los colaboradores pertenecientes al CECAL y a los altos mandos de la
Asociación, de esta manera se mostrará e informará cual es el diseño a llevarse a cabo, así
mismo las políticas, procedimientos, llenados de formatos y recalcar la meta que se estima
alcanzar con dicha propuesta.
El encargado de los inventarios tendrá múltiples funciones será responsable de cuidar
las existencias, los documentos, cuando ya no cuenten con formatos abastecer, dar a
conocer el diseño, realizar el conteo físico, ingresar datos entre otras cosas.
La propuesta que se pretende implementar es el determinar el stock de inventarios de
tal manera que determine o señale que el articulo ha llegado o está llegando al mínimo y
que se debe proyectar otra orden de compra.
Pasos para ejecutar el Sistema de Control de Inventarios:
1. Reunir a todo el personal y dar una charla acerca de nuevo sistema a implementarse.
2. Seleccionar al personal: se deberá en este caso capacitar al personal para el manejo de
inventarios, que realicen los procedimientos y que, de esa manera no aumente los
costos.
3. Selección de recursos: se deberá tener todos los materiales disponibles que necesite el
encargado para un correcto control y registro de los inventarios.
4. Realizar capacitación al personal que cumpla con el perfil.
5. Realizar la impresión de formatos.
6. Establecer cuál es el stock mínimo para tener un correcto registro de las existencias.
Políticas Generales
1. El Control de Inventarios deberá realizarse de manera semanal.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 56
2. El registro se llevara en kardex (Ordenes) por cada tipo existencia en el inventario.
3. El departamento de almacenaje y depósito informará mediante el reporte de entrada y
salida al área administrativa contable.
4. Debe quedar las responsabilidades claramente designadas, de manera que los
colaboradores son responsables de las acciones, por tanto, debe haber registro por cada
acción realizada en el departamento de bodegas.
5. La parte administrativa es responsable que se acate todas las normas establecidas.
6. Existirán revisiones físicas en las bodegas.
7. El jefe administrativo o encargado del almacenaje son las únicas personas que pueden
emitir autorizaciones de las salidas, entradas y bodegaje.
8. Bajo ningún concepto se puede obsequiar, transferir o vender existencias de las
bodegas.
9. La planeación en tema que involucre a la bodega es responsabilidad de la unidad
administrativa y del encargado.
Dada las políticas generales para todas las bodegas a continuación se detalla el proceso
que se deberán realizar para tener una mayor eficiencia en el ordenamiento y un mayor
control administrativo de los inventarios cabe recalcar este nuevo proceso estará más
enfocado en el egreso de los bienes puesto que es ahí donde se genera los problemas.
Tabla 15. Procedimiento General para el Ingreso de Artículos en Bodega
N° Descripción Responsable
1 Verificar los niveles de stock mínimos
semanalmente.
Encargado de Bodega
del CECAL
2 En el caso de estar en los niveles mínimos
realizar una nota de pedido. Anexo 1
Encargado de Bodega
del CECAL
3 Enviar la nota de pedido al área administrativa
contable.
Encargado de Bodega
del CECAL
4 Recibir la nota de pedido e informar al Rector a
cargo.
Área administrativa
contable.
5 Realizar un comunicado escrito por parte del
CECAL dirigiéndose a la Regional Sur.
Rector.
6 Verificación del pedido por parte de la
Regional Sur.
Altos mandos
administrativos de la
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 57
N° Descripción Responsable
7 Elaborar la orden de compra. Regional Sur
Altos mandos
administrativos de
Quito
8 Realizar él envió de la copia de la orden de
compras tanto para la Regional Sur y CECAL.
Altos mandos
administrativos de
Quito
9 Verificar que el detalle que se genera en la
factura sea igual a la nota de pedido, es decir
que los artículos (perecibles y no perecibles)
coincidan tanto en cantidad, precio, descripción
y que estén en óptimas condiciones.
Encargado de bodega
del CECAL
10 Si los artículos no constan con las condiciones
adecuadas, se devuelven, por medio de un
memorándum y se procede a llenar el formato
nota de devolución. Anexo 2
Encargado de bodega
del CECAL
11 En caso de que no coincida la factura con la
orden de compra se devuelve con una nota de
devolución inmediatamente se informa al
Rector por memorándum y de esta manera y
por este medio a la Regional Sur.
Encargado de bodega
del CECAL
12 Si constan con las especificaciones solicitadas,
se debe registrar todos los artículos (perecibles
y no perecibles) que ingresen a la bodega según
la hoja de registro de Control De Existencia de
Inventario. Anexo 5
Encargado de bodega
del CECAL
13 Todos los ingresos deben ser respaldados con
documentos físicos.
Encargado de bodega
del CECAL
14 Por último se ingresa la mercadería a la
bodega.
Encargado de bodega
del CECAL
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 58
Tabla 16. Procedimiento General para el Almacenamiento de Artículos en Bodega
N° Descripción Responsable
1
Todos los artículos que ingrese a bodega
deberán contar con su correcta
documentación.
Encargado de Bodega del
CECAL
2 La bodega deberá prepararse, mantenerla
limpia y libre de circulación antes de cada
recepción.
Encargado de Bodega del
CECAL
3 Se deberá realizar una inspección de los
artículos para verificar su estado.
Encargado de Bodega del
CECAL
4 Si se encuentran en óptimas condiciones se
procede a clasificar los artículos en perecibles
y no perecibles.
Encargado de Bodega del
CECAL
5 Se procede almacenar usando el método FIFO
(First In First Out), los primeros artículos que
entran son los primeros en que deben salir.
Encargado de Bodega del
CECAL
6 Los productos que tienen características
frigoríficas serán trasportados a áreas
adecuadamente climatizadas.
Encargado de Bodega del
CECAL
7 Se almacena en perchas ya establecidas. Encargado de Bodega del
CECAL
8 Se registra los artículos que han ingresado en
la hoja de Control de Existencia de Inventario
(Kardex). Anexo 5
Encargado de Bodega del
CECAL
9 Por último se cierra la bodega. Encargado de Bodega del
CECAL
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 59
Tabla 17. Procedimiento General para el Egreso de Artículos a Bodega
N° Descripción Responsable
1 Llenado de la orden de egreso. Anexo 3 Área Solicitante
2 Se entrega la orden de egreso para que pueda
proceder al despacho.
Área Solicitante
3 Recibe la orden de egreso. Encargado de Bodega del
CECAL
4 Se verifica la existencia del bien requerido en la
bodega.
Encargado de Bodega del
CECAL
5 Si no existe el bien en la bodega se informa al
solicitante e inmediatamente se genera una nota de
pedido. Anexo 1
Encargado de Bodega del
CECAL
6 Si el bien se encuentra en la bodega se procede a
generar la orden de egreso. Anexo 3
Encargado de Bodega del
CECAL
7 Se despacha el bien solicitado. Encargado de Bodega del
CECAL
8 Se registra en la hoja de Control de Existencia de
Inventario la salida del artículo. Anexo 5
Encargado de Bodega del
CECAL
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Tabla 18. Procedimiento para la Toma de Inventario
N° Descripción Responsable
1 Solo personal autorizado puede participar en los
toma de inventario
Área administrativa
contable.
2 Se deberá realizar la toma de existencias físicas
según el formato de toma de inventarios físicos y
siendo a su vez realizada por 4 personas. Anexo 4
Área administrativa
contable.
3 El inventario deberá ser validado por el área
administrativa contable al comparar los valores
físicos anotados en la hoja de Control de
Existencias de Inventario.
Área administrativa
contable.
4 Se levantará un acta de la toma física del
inventario en donde se registraron las diferencias
encontradas.
Área administrativa
contable.
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 60
Tabla 19. Procedimiento: Bajas de Inventario
N° Descripción Responsable
1
Se realizará las baja por obsolescencia
o daño del artículo.
Encargado de Bodega del
CECAL,
Área administrativa
contable.
2
Si el bien se da de baja por
obsolescencia o daño se deberá
determinar mediante concepto técnico
cual es el estado del mismo
Encargado de Bodega del
CECAL,
Área administrativa
contable.
3
La pérdida por obsolescencia o daño
será declarada mediante un acta por el
departamento administrativo contable
en donde firmaran los involucrados.
Encargado de Bodega,
Área administrativa
contable.
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
Control de las Existencias de Inventario (Kardex)
El Control de las Existencias es una herramienta de sistema de inventario de forma
permanente para cada uno de los artículos de manera separada. Entre los datos que se
deben llenar están las fechas de egreso e ingreso, junto a las respectivas cantidades y a su
respectivo costo.
En general la estructura entre los kardex de diferentes artículos no es muy distinta la
una a las otras, por lo que, anexar los kardex para cada uno de los artículos no sería
necesario. (Ver Anexo 5)
3.2 Especificaciones de la capacitación
La capacitación va ser impartida por el autor de este documento, porque, fue esta
investigación la que determinó cuáles son los artículos de mayor importancia en el
inventario del Centro Educativo CECAL.
Además, de desarrollar los nuevos procesos de ingreso, almacenamiento y egreso. Los
contenidos se detallarán a continuación:
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 61
Tabla 20. Plan de capacitación
Semana Contenido Horas Objetivo
1
Presentación del capacitador
y exponer sobre las
principales falencias que se
presentan en el CECAL.
1
Que el personal del CECAL
tenga el conocimiento de los
problemas internos del mal
manejo de las bodegas.
2
Introducción a las nuevas
políticas y procedimientos
para el manejo de los
artículos en la bodega.
2
Que todos los colaboradores
que conforman el CECAL
aprendan y entiendan los
nuevos procedimientos y
políticas a emplear.
3
Introducción a los nuevos
formatos a implementarse,
procedimiento de llenado y
práctica.
2 Aprender a llenar los
formatos.
4
Explicación de los beneficios,
simulación del procedimiento
de pedido de la bodega.
1
Explicar cómo se
beneficiarán al implementar
el sistema y practicar la
simulación de pedir en
bodega.
Total semana: cuatro
Total horas: 6 horas
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
3.3 Costo de Implementar la Soluciones
Los costos de implementar la solución que intervienen en la propuesta del Sistema de
Gestión de Inventarios serán detallados a continuación, en donde se han incluido los
recursos humanos y materiales.
También se ha considera otros valores que es la capacitación al Encargado de Bodega y
Área administrativa Contable.
De manera que el costo de implementar el proceso solo conllevaría la propuesta de los
nuevos formatos que con un costo de $0.05 centavos de dólar por 240 días hábiles de
trabajo por 55 artículos en existencia dando como resultado un valor de 660 dólares, el
costo de alquilar un proyector que está en $20.00 la hora por 6 horas da un valor de
$120.00 dólares y el costo de dar la capacitación es de 20 dólares la hora por 6 horas,
dando como resultado un valor de 120 dólares, el encargado de bodega que dejará de
realizar otra actividad para encargarse netamente del área tendrá una remuneración de
$500 dólares.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 62
Tabla 21. Incluido Salón
Tipo C/U Unidades Medida Costo
Formatos (Hojas) $0.05 13200 Numero de hojas $660,00
Alquiler de Proyector $20.00 6 Horas $120,00
Capacitación $20.00 6 Horas $120.00
Encargado del Área $500.00
TOTAL $1.400 ,00
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor.
En total se tiene que devengar $1.400,00 dólares. Como ya antes mencionado la
capacitación seria impartida por el autor de este documento.
Entre los costos no monetarios están la poca aceptación de nuevos procesos solo a
principios de su implementación. La dedicación y el aumento en las horas de trabajo en el
CECAL estarán destinados a cambiar el antiguo proceso de egreso y no obstante como
todo cambio siempre dará motivo a pequeñas quejas hasta que se adapten al nuevo
proceso.
También la dificultad de aprendizaje, a comienzo de la implementación, será pequeño
sacrificio, respectos a los costos en comparación a los beneficios, que se obtendrá por la
implementación de este proyecto.
3.4 Análisis de los Beneficios
El primer y más importante beneficio es la solución al problema que se planteó a
remediar. Con este método, siempre y cuando la directiva del CECAL y de la Asociación
Fe y Alegría se comprometa, se reducirá las pérdidas de existencias, optimizará recursos,
tendrá una mejor organización y distribución, dará una nueva imagen atrayendo a más
clientes y de esa manera ira disminuyendo costos innecesarios y aumentando ingresos
tanto en el CECAL como en la Asociación. Mejorará el ambiente de trabajo, porque los
Centros Educativos de ayuda social suelen enfrentar ambientes poco agradables, pero, con
esto se aumentará la motivación y el profesionalismo de los docentes todo esto gracias al
efecto Pigmalión. Esto se da cuando las expectativas del resto afectan el desempeño del
individuo, por lo tanto, se prevé tener como resultado, que el aumento de responsabilidad y
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 63
el aumento de la eficiencia, causara cambios en el comportamiento del personal. La alta
directiva tendrá mejores argumentos en todos los Centros Educativos de Fe y Alegría, es
decir, que los altos mandos que forman parte en el “Centro Educativo de Capacitación
Laboral” serán vistos de una manera positiva y el Sistema de Gestión como un punto de
partida para la implementación en otros Centros Educativos.
3.5 Implementación de Propuesta a Soluciones
La capacitación que será impartida se la realizará a partir del próximo año, ¿Porque no
antes?, esto se debe a que la Asociación Fe y Alegría genera un presupuesto anual para
todo los Centros Educativos entonces basándose en ese indicador se aprueba que se realice
o no la charla. Partiendo de esta información se procede a realizar el cronograma de la
capacitación. En Enero del 2020, en horario matutino, en la ciudad de Guayaquil, y en el
mismo “Centro Educativo de Capacitación Laboral” se llevará a cabo una capacitación, en
donde se ahondará las falencias que presentan el CECAL, el nuevo Sistemas de Control,
Procedimientos y guías a seguir, Políticas, prácticas y simulación. También se hablará
como ya antes mencionados cuales son las principales debilidades del CECAL, para luego,
hablar del nuevo proceso de egreso, ingreso y almacenamiento. Se puntualizó las partes del
proceso y cualquier por menor que aparece en cada proceso.
Tabla 22. Cronograma
Actividad Fecha de inicio Fecha de Fin
Reunión con los directivos 06-01-20 06-01-20
Recibir la aprobación 13-01-20 13-01-19
Capacitar a los colaboradores 25-01-20 22-02-20
Seguimiento y control 24-02-20 28-02-20
Información tomada por CECAL. Elaborado por el autor
3.6 Factibilidad de la Propuesta
La implementación del nuevo Sistema de Gestión de Inventarios conlleva la aplicación
de políticas y procedimientos en el “Centro Educativo de Capacitación Laboral” estos
métodos son factibles puesto que ordenan, organizan, planifican y controlan el inventario
en existencia, de esa manera se genera un ambiente de trabajo seguro, ágil y se le presta
una mayor atención al cliente interno.
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 64
Desde la perspectiva administrativa la aplicación del sistema se da para que el
encargado de la bodega siga de forma ordenada los lineamientos que se exigen en el
control, ingreso, almacenamiento y egreso de los artículos, de esta manera se refleja un
valor innovador y organizado ofreciéndole al cliente tanto interno como externo una mejor
perspectiva y confort del Centro Educativo siguiendo las exigencia tecnológicas que
actualmente se desarrolla en el país referente al manejo de inventario. Para el Centro
Educativo aceptar nuevas disposiciones y acatar los beneficios de un sistema de
inventarios más regulados y con un menor número de pérdidas de existencia son mayores.
Se referencia al proceso de cambio puesto que al principio del mismo se dificultará el
adaptarse a las nuevas políticas y procedimientos, pero en la actualidad se es necesario
crear competencia en el campo de inventarios, proporcionado de esa manera un mayor
alcance tanto en tiempo de entrada y salida de los inventarios. La capacitación tendrá como
fin permitir la mayor aceptación de estas nuevas medidas.
Mediante la relación Beneficio – Costo se comprobará si la propuesta a realizarse en el
presente proyecto es factible o no, puesto que es importante determinar cuál es el beneficio
que obtendrá en el CECAL y a su vez la Asociación Fe y Alegría.
El Coeficiente Beneficio – Costo se lo obtiene mediante la siguiente formula:
B/C=Beneficio
Inversión
Si el coeficiente BC > 1 el proyecto es rentable.
Si el coeficiente BC = 0, o cercano a 1 el proyecto es postergado y analizado.
Si el coeficiente BC < 1 el proyecto no es aceptado.
Las pérdidas que se generan al no tener un Sistema de Gestión, se ha tomado de
acuerdo a los valores que la Asociación Fe y Alegría ha proporcionado, el costo estimado
anualmente es de $4.500 dólares, para hallar el valor de Beneficio – Costo se debe calcular
primero el Beneficio Neto que se lo realiza de la siguiente manera:
Beneficio Neto: Costo de las Pérdidas – Inversión Total
Beneficio Neto: $4.500 – $1.400
Beneficio Neto: $3.100
Teniendo el Beneficio Neto se procede a calcular el Beneficio – Costo
B/C=$3.100
$1.400
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 65
B/C=2.21
Una vez obtenido el resultado se puede observar y determinar que las mejoras que se
propone al “Centro Educativo de Capacitación Laboral” es factible, dada que la relación
Beneficio – Costo es mayor a uno.
Entonces los costos presupuestados para llevar a cabo este proceso son relativamente
bajos para el Centro Educativo y permiten que los recursos financieros, gracias a los
ahorros de pérdidas de existencia, fluyan de mejor manera. El cuidado en estos egresos
financieros en la reposición de material dañado, extraído y perdido traen más beneficios
que el costo de llevar a cabo.
3.7 Conclusiones
Luego del análisis detallado al Centro Educativo de Capacitación Laboral (CECAL) de
la Asociación Fe y Alegría, ubicado en la ciudad de Guayaquil, se encontraron deficiencias
en el manejo de inventarios, por consiguiente, el monto de las pérdidas económicas en los
reportes contables, a causa de existencias extraviadas, incrementaba el valor de los estados
financieros de la Asociación.
El proceso previo que se generó para la evaluación de los Inventarios, por parte de los
altos directivos, detectó circunstancias que levantó las alarmas y mostró lo perceptible del
tema. En primer lugar, no existía forma de dictar responsabilidades y acciones correctivas,
a razón de que no quedaba existía una persona encargada. En segunda instancia, el informe
del inventario se realizaba una vez por año, en consecuencia, no existía un correcto control
de la situación diaria del depósito, sólo por citar dos aspectos más relevantes encontrados
en el desarrollo de la investigación.
En el proceso de evaluación de inventario, se utilizó la metodología de clasificación
ABC, donde se detallan los productos de mayor uso y valor económico, de manera que en
el inventario de los productos perecibles, la atención con respecto al uso son más
relevantes; con respecto a los no perecibles, su valor económico individual sobre pasa en
importancia al uso. También se evaluó el flujograma de los procesos de ingreso,
almacenaje y egreso, en virtud de ello, se planteó nuevos procesos, políticas y
procedimientos.
Se llegó por conclusión última que no implementar este nuevo sistema de inventario
costaría al Centro Educativo una pérdida de $4.500 dólares anuales. También los
Propuesta, Conclusiones y Recomendaciones 66
beneficios por el efecto Pigmalión son mayores a los costos de entrenar al personal, como
podría ser los costos de adaptación, y la burocracia.
3.8 Recomendaciones
• Se aconseja a los altos directivos que, una vez tomada la decisión de implementar el
Sistema, interactúen en todo el proceso del proyecto propuesto y se comprometan a la
realización del mismo. Como se mencionó brevemente en el capítulo I el método ABC
suele criticarse de dos maneras: a) Los altos costos, que en este caso ya se
comprobaron que son mucho menores que los beneficios, ya han sido evaluados, b)
Los altos mandos directivos no suelen estar lo suficientemente motivados a ser parte
de todo el proceso reformador y reductor de costos. Para que quede constancia, de este
factor a considerar, se lo mencionó en esta recomendación.
• Es necesario definir el método que se emplea en el manejo del formato de Control de
Existencia de Inventario (Kardex). Este es el método FIFO o PEPS (primeros en
entrar, primeros en salir), se escoge este método porque permite determinar que lo
primero que entra al inventario será lo primero que debe de salir según su estado
cronológico, donde, la ventaja recae en que no existan inventarios obsoletos, además,
de ser especialmente útil para cuando se dificulta la asignación de costo.
• El desarrollo de políticas y procedimientos que se ha propuesto para el área de Bodega
y el área Administrativa Contable permitirá tener una guía y control en el curso de las
acciones o actividades a emplearse.
• Se recomienda fomentar la capacitación al personal puesto que al estar bien instruidos
demostrarán una mejor imagen institucional, se tendrá una mejor atención al cliente
interno y un óptimo desempeño en las actividades a realizarse.
• Se sugiere realizar la toma de Inventario Físico de forma semanal, aplicando un
checklist (Ver anexo 4), de esa manera monitorear los artículos en existencia.
ANEXOS
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 2
Anexo N° 1
Nota de Pedidos
Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Código Cantidad Medida Descripción
Fecha de pedido:
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL
NOTA DE PEDIDO
Firma Elaborado Firma Recibido
Encargado de Bodega
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 3
Código Cantidad Medida Descripción
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL
NOTA DE DEVOLUCIÓN
Fecha O/D: N° Pedido:
N° O/D:
Proveedor:
R.U.C:
Dirección:
Contacto:
Fctura N°:
Accion de la devolucion registrar con una X
1. Caducados Produtos vencidos
2. Calidad No cumple con las especificaciones
3. Infestado Contaminado
4. No Pedido Error en la toma de pedido
5. Otra
Firma Elaborado Firma Recibido
Encargado de Bodega
Anexo N° 2
Nota de Devoluciones
Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 4
Código Cantidad Medida Descripción
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL
ORDEN DE EGRESO
Fecha de despacho:
Persona que recibe:
Firma Autorizacón Firma Recibido
Encargado del Área
Anexo N° 3
Orden de Egreso
Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 5
Cantidad UnidadDescripción Código DiferenciasCantidad Control de
Existencia de Inventario
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Inventario del al
Área :
Contado por: Revisado por:
Anexo N° 4
Toma de Inventario Físico
Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 6
Entradas Salidas Saldos
Cantidad Cantidad Cantidad
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
DetalleFechaN°
Factura N°
ASOCIACIÓN FE Y ALEGRÍA CECAL
CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO
CÓDIGO: MÁXIMO:
CATEGORIA: MÍNIMO:
MARCA: UNIDAD DE MEDIDA:
MODELO:
Anexo N° 5
Control de Existencias de Inventario
Información adaptada por: CECAL. Elaborado por el autor
Análisis, Presentación de Resultados y Diagnóstico 7
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