UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE LOS CHILLOS. TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO AUTOR: FRANKLIN DARÍO JÁTIVA CHUQUÍN TUTOR: DR. HERNÁN OSWALDO GÓNGORA ESCOBAR QUITO D.M., MAYO DE 2017
Transcript of UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS...
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE
LOS CHILLOS.
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO
AUTOR: FRANKLIN DARÍO JÁTIVA CHUQUÍN
TUTOR: DR. HERNÁN OSWALDO GÓNGORA ESCOBAR
QUITO D.M., MAYO DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Franklin Darío Játiva Chuquín,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Dr. Hernán Oswaldo Góngora Escobar
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Propuesta de un sistema de control de
activos fijos en la fundación Henry Davis y su colegio ubicada en el valle de los
chillos.
Játiva Chuquín, Franklin Darío (2017). Propuesta de un sistema de
control de activos fijos para la fundación Henry Davis y su colegio
ubicada en el Valle De Los Chillos. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría. Contador Público Autorizado. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 146 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Franklin Darío Játiva Chuquín, en calidad de autora y titular de los derechos
morales y patrimoniales del trabajo de titulación PROPUESTA DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU
COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE LOS CHILLOS., modalidad presencial de
conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL
DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de
la Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva
para el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi
favor todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 02 días del mes de Mayo de 2017
Franklin Darío Játiva Chuquín
C.C 1726139262
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Dr. Hernán Oswaldo Góngora Escobar, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE LOS
CHILLOS., elaborado por el estudiante Franklin Darío Játiva Chuquín, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne
los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser
sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de
titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 02 días del mes de Mayo de 2017
Dr. Hernán Oswaldo Góngora Escobar
C.C. 170474656-7
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Dr. Hernán Oswaldo Góngora Escobar en calidad de tutor del trabajo de titulación
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE LOS
CHILLOS, elaborado por el estudiante Franklin Darío Játiva Chuquín, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los
parámetros establecidos considerando el resultado del programa especializado para tal
efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 18 días del mes de octubre de 2017
Dr. Hernán Oswaldo Góngora Escobar
C.C. 170474656-7
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Dedico con orgullo y emoción la presente Tesis a mi madre Lola Chuquín quien con su
esfuerzo, sacrificio y consejos supo guiarme por el buen camino y dejar la más valiosa
herencia para un hijo que es ser un profesional, a mi hermano Diego Játiva, quien con su
compañía, ánimos y alientos supo estar pendiente de mis logros, culminación de mi tesis
y con mucho amor a mi hijo Jesús Jàtiva, quien es el motor del por el cual busco y logro
éxitos en la vida día a día.
Franklin Darío Játiva Chuquín
ix
AGRADECIMIENTO
Agradezco primeramente a Dios por haberme dado la salud, la sabiduría y la paciencia
para poder ser participe y autor en este tema de investigación; el cual es muy importante
para mis logros y éxitos académicos, a mi madre, mi padre; quienes con su apoyo y
consejos supieron guiarme durante toda mi vida universitaria, y de sobre todo al Dr.
Hernán Góngora quien con su sabiduría y conocimiento me supo aconsejar de la mejor
manera durante el proceso de desarrollo y culminación de mi tesis.
Franklin Darío Játiva Chuquín
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................ iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS .................................................................................................... xvii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................. xviii
ANEXOS ........................................................................................................................ xx
RESUMEN .................................................................................................................... xxi
ABSTRACT ................................................................................................................. xxii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN ...................................................... 3
1.1. Problema ........................................................................................................ 3
1.1.1. Tema .............................................................................................................. 3
1.1.2. Planteamiento del problema .......................................................................... 3
1.1.3. Formulación del problema ............................................................................. 4
1.1.4. Sistematización .............................................................................................. 4
1.1.5. Objetivos ........................................................................................................ 4
1.1.5.1. General ........................................................................................................... 4
1.1.5.2. Específicos ..................................................................................................... 4
1.1.6. Justificación. .................................................................................................. 5
1.2. Antecedentes .................................................................................................. 6
1.2.1. Reseña histórica ............................................................................................. 6
1.3. Servicios que ofrece ....................................................................................... 6
1.3.1. Servicio basado en apoyo .............................................................................. 7
1.4. Base legal de la fundación ............................................................................. 8
1.5. Estructura organizacional .............................................................................. 9
xi
1.6. Direccionamiento estratégico ...................................................................... 10
1.6.1. Misión .......................................................................................................... 10
1.6.2. Visión ........................................................................................................... 10
1.6.3. Objetivos estratégicos .................................................................................. 10
1.6.4. Políticas........................................................................................................ 10
1.7. Ubicación geográfica ................................................................................... 11
2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 12
2.1. Marco Teórico ............................................................................................. 12
2.1.1. Contabilidad ................................................................................................. 12
2.1.2. Control interno ............................................................................................. 12
2.1.3. Inventarios ................................................................................................... 13
2.1.4. Plan de cuentas ............................................................................................ 13
2.1.5. Propiedad planta y equipo ........................................................................... 14
2.1.6. Proceso o ciclo contable .............................................................................. 14
2.2. Marco referencial ......................................................................................... 15
2.3. Marco conceptual......................................................................................... 17
2.3.1. Activos fijos ................................................................................................. 17
2.3.2. Activos tangibles ......................................................................................... 18
2.3.3. Activos intangibles ...................................................................................... 18
2.3.4. Activos Muebles .......................................................................................... 18
2.3.5. Activos Inmuebles ....................................................................................... 18
2.3.6. Activos Semovientes ................................................................................... 19
2.3.7. Amortización ............................................................................................... 19
2.3.8. Costos iniciales ............................................................................................ 20
2.3.9. Depreciación ................................................................................................ 20
2.3.10. Deterioro ...................................................................................................... 21
2.3.11. Métodos de depreciación de activos fijos .................................................... 21
2.3.12. Método de línea recta................................................................................... 21
2.3.13. Método de la suma de los dígitos de los años .............................................. 22
2.3.14. Método legal o de coeficiente. ..................................................................... 23
2.3.15. Modelo de registros contables ..................................................................... 24
2.3.16. Reconocimiento de un activo ...................................................................... 27
xii
2.3.17. Valor razonable ............................................................................................ 28
2.3.18. Valor residual de un activo .......................................................................... 28
2.3.19. Vida útil ....................................................................................................... 28
2.4. Marco legal .................................................................................................. 28
2.5. Metodología ................................................................................................. 29
2.5.1. Tipo de estudio cuantitativo......................................................................... 29
2.5.2. Métodos de investigación por su finalidad Aplicada ................................... 29
2.5.3. Técnicas y procedimientos para recolectar información Mixto ................. 29
2.5.4. Cuadro de recolección de información ........................................................ 30
2.5.5. Detalle de Recolección de datos .................................................................. 30
2.5.6. Análisis de resultados Insitu ........................................................................ 31
2.5.7. Por el alcance Descriptivo ........................................................................... 31
2.5.8. Instrumentos de recolección de información Encuesta ............................... 31
2.5.9. Cobertura de las unidades de análisis (En caso de ser aplicable)
Muestra ........................................................................................................ 31
2.6. Población real .............................................................................................. 32
2.7. Hipótesis ...................................................................................................... 33
2.7.1. Hipótesis (De ser el caso. Estudios: empírico y teórico) ............................. 33
3. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA INSTITUCIÓN ....................................... 34
3.1. Análisis externo ........................................................................................... 34
3.1.1. Factores macro ambientes............................................................................ 34
3.1.1.1. Factor político .............................................................................................. 34
3.1.1.2. Factor socio cultural .................................................................................... 36
3.1.1.2.1. La pobreza por consumo .............................................................................. 36
3.1.1.2.2. Perfil de los pobres ...................................................................................... 37
3.1.1.2.3. Características geográficas .......................................................................... 37
3.1.1.3. Factor económico......................................................................................... 38
3.1.1.3.1. Tasa de incremento de la economía ............................................................. 38
3.1.1.3.2. Tasa de inflación .......................................................................................... 39
3.1.1.4. Factor tecnológico ....................................................................................... 40
3.1.2. Factores microambientes ............................................................................. 41
3.1.2.1. Clientes ........................................................................................................ 41
xiii
3.1.2.1.1. Internos ........................................................................................................ 41
3.1.2.1.2. Externos ....................................................................................................... 41
3.1.2.2. Proveedores.................................................................................................. 41
3.1.2.3. Competencia ................................................................................................ 42
3.2. Análisis interno ............................................................................................ 42
3.2.1. Cuestionario realizado al personal administrativo ....................................... 43
3.3. Análisis De Capacidades ............................................................................. 54
3.3.1. Evaluación y medición del problema de estudio ......................................... 54
3.3.1.1. Área de contabilidad .................................................................................... 55
3.3.1.2. Área de recursos humanos ........................................................................... 56
3.3.1.3. Área de colecturía ........................................................................................ 57
3.3.1.4. Capacidad de manejo de activos fijos .......................................................... 57
3.3.1.4.1. Medición del Riesgo de Control .................................................................. 63
3.3.1.5. Existencia de los activos fijos ...................................................................... 63
3.3.1.6. Movimientos internos de los activos fijos ................................................... 64
3.3.1.7. Inventario y constataciones de los activos fijos ........................................... 64
3.3.1.8. Entrega recepción de los activos fijos ......................................................... 64
3.3.1.9. Depreciación de los activos fijos ................................................................. 64
3.3.1.10. Mantenimiento de los activos fijos .............................................................. 65
3.3.1.11. Medidas de protección para los activos fijos ............................................... 65
3.3.1.12. Custodio de los bienes de larga duración .................................................... 65
3.3.1.13. Codificación ................................................................................................. 65
3.4. FODA .......................................................................................................... 66
3.4.1. Fortalezas ..................................................................................................... 67
3.4.2. Debilidades .................................................................................................. 67
3.4.3. Oportunidades .............................................................................................. 68
3.4.4. Amenazas ..................................................................................................... 68
3.4.5. Matriz FODA ............................................................................................... 69
4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ............................................................. 74
4.1. Sistema de control y verificación de activos fijos en la institución ............. 74
4.1.1. Proceso de compras de activos fijos ............................................................ 74
4.1.2. Control de activos fijos ................................................................................ 75
xiv
4.1.3. Ventas y bajas de activos fijos ..................................................................... 75
4.1.3.1. Ventas o salida de activos fijos .................................................................... 75
4.1.3.2. Bajas o retiro de activos fijos....................................................................... 76
4.2. Plan de cuentas de activos de la Fundación Henry Davis ........................... 76
4.3. Marco filosófico propuesto .......................................................................... 76
4.3.1. Estructura organizacional ............................................................................ 76
4.3.2. Direccionamiento estratégico propuesto...................................................... 78
4.3.2.1. Misión .......................................................................................................... 78
4.3.2.2. Visión ........................................................................................................... 78
4.3.2.3. Objetivo general........................................................................................... 78
4.3.2.4. Políticas........................................................................................................ 78
4.4. Sistema propuesto ........................................................................................ 79
4.4.1. Aplicación práctica de la propuesta ............................................................. 79
4.4.2. Constatar los activos fijos llevados en Excel de la Fundación y del
Colegio H.D. ................................................................................................ 79
4.4.2.1. Constatación física de activos fijos de la fundación Henry Davis............... 79
4.4.3. Propuesta de un módulo de activos fijos con operaciones flexibles. .......... 80
4.4.4. Codificación de los activos fijos .................................................................. 83
4.4.5. Diagramas a utilizarse en los procesos. ....................................................... 84
4.5. Diagramas para el control de activos fijos ................................................... 87
4.5.1. Diagrama de flujo para el proceso de compra ............................................. 87
4.5.2. Formato de compras ................................................................................... 88
4.5.3. Formato de inventarios ............................................................................... 91
4.5.4. Diagrama de flujo para el proceso de inventario de activos fijos ................ 92
4.5.5. Diagrama de flujo para el proceso de baja por ventas ................................. 95
4.5.6. Formato para la baja de un activo fijo ........................................................ 96
4.5.7. Diagrama de flujo para el proceso de baja por donación........................... 100
4.5.8. Diagrama de flujo para el proceso de baja por daño ................................. 103
4.5.9. Formato para la reparación de un activo fijo ............................................ 104
4.5.10. Diagrama de flujo para el proceso de transferencia temporal o
definitiva: ................................................................................................... 108
xv
4.6. Formato de acta de entrega recepción por cambio de responsable y/ o
ubicación física .......................................................................................... 109
4.7. Códigos y series de la fundación y el colegio para la codificación de
los activos .................................................................................................. 110
4.7.1. Tipos de activo ........................................................................................... 110
4.7.2. Clase de activos ......................................................................................... 111
4.7.3. Áreas de la Fundación y el Colegio Henry Davis...................................... 114
4.8. Inventario final de activos fijos y depreciaciones...................................... 115
4.8.1. Inventarios Totales Colegio Henry Davis.................................................. 115
4.8.1.1. Equipo de Computación Liceo .................................................................. 115
4.8.1.2. Muebles y Enseres liceo ............................................................................ 116
4.8.1.3. Equipos de Oficina liceo ............................................................................ 117
4.8.1.4. Edificios Liceo ........................................................................................... 118
4.8.2. Inventarios totales de Fundación Henry Davis .......................................... 119
4.8.2.1. Equipo de Computación Fundación........................................................... 119
4.8.2.2. Muebles y Enseres Fundación ................................................................... 120
4.8.2.3. Equipo de Oficina Fundación .................................................................... 121
4.8.2.4. Vehículos Fundación ................................................................................. 122
4.8.2.5. Equipo y Maquinaria Fundación ............................................................... 123
4.8.2.6. Edificios Fundación ................................................................................... 124
4.9. Ejemplos de Registros contables ............................................................... 125
4.9.1. Por la adquisición de activo y la depreciación........................................... 125
4.9.1.1. Por la adquisición ...................................................................................... 125
4.9.1.2. Por la depreciación lineal, legal y suma de dígitos .................................... 125
4.9.2. Por la venta de activos fijos igual, mayor y menor que el de libros .......... 128
4.9.2.1. Igual que el de libros.................................................................................. 128
4.9.2.2. Mayor que el de libros ............................................................................... 128
4.9.2.3. Menor que el de libros ............................................................................... 129
4.9.3. Por el canje de utilidad o pérdida .............................................................. 129
4.9.3.1. Canjes con utilidad .................................................................................... 129
4.9.3.2. Canjes con pérdida ..................................................................................... 130
xvi
4.9.4. Por la baja o eliminación de los activos fijos totalmente y no
totalmente depreciado ................................................................................ 130
4.9.4.1. Activos fijos totalmente depreciados ......................................................... 130
4.9.4.2. Activos fijos no depreciados en su totalidad ............................................. 130
4.10. Análisis de resultados y comprobación de la hipótesis ............................. 131
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 132
Conclusiones ................................................................................................................. 132
Recomendaciones ......................................................................................................... 133
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 144
ANEXOS ...................................................................................................................... 148
xvii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Denominaciones contables de activos tangibles e intangibles. ......................... 19
Tabla 2 Fórmula método línea recta ............................................................................... 22
Tabla 3 Ejemplo método de suma de dígitos .................................................................. 22
Tabla 4 Depreciación por método legal .......................................................................... 23
Tabla 5 Cuadro de información ..................................................................................... 30
Tabla 6 Cuadro de recolección de datos ......................................................................... 30
Tabla 7 Población real de la Fundación Henry Davis .................................................... 33
Tabla 8 Porcentaje de inflación ...................................................................................... 39
Tabla 9 Proceso administrativo contabilidad ................................................................. 55
Tabla 10 Proceso administrativo talento humano........................................................... 56
Tabla 11 Proceso administrativo colecturía.................................................................... 57
Tabla 12 Clasificación de activos F.H.D ...................................................................... 110
Tabla 13 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis ............ 111
Tabla 14 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis ............ 112
Tabla 15 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis ............ 113
Tabla 16 Series por áreas para la codificación de la Fundación Henry Davis ............. 114
xviii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Pirámide de base legal ........................................................................................ 9
Figura 2 Organigrama estructural de la institución .......................................................... 9
Figura 3 Croquis de ubicación ........................................................................................ 11
Figura 4 Croquis de ubicación ........................................................................................ 11
Figura 5 Evolución de la pobreza por consumo ............................................................. 36
Figura 6 Indicadores de pobreza Ecuador ...................................................................... 37
Figura 7 Producto interno bruto...................................................................................... 39
Figura 8 Control de manuales de activos........................................................................ 43
Figura 9 Control de Mantenimiento de activos .............................................................. 44
Figura 10 Cotizaciones ................................................................................................... 44
Figura 11 Compras de activos ........................................................................................ 45
Fiura 12 Control de proceso de compra ........................................................................ 45
Figura 13 Control de políticas de activos ....................................................................... 46
Figura 14 Control de métodos de depreciación .............................................................. 46
Figura 15 Control de ventas de activos .......................................................................... 47
Figura 16 Control de baja de un activo........................................................................... 47
Figura 17 Control de cuidado de activos fijos ................................................................ 48
Figura 18 Control de custodios de activos...................................................................... 48
Figura 19 Control de codificación de activos ................................................................. 49
Figura 20 Control de toma física de activos ................................................................... 49
Figura 21 Control de emisión de actas de activos .......................................................... 50
Figura 22 Control de avalúo de activos .......................................................................... 50
Figura 23 Control de infraestructura tecnológica de activos .......................................... 51
Figura 24 Control de presupuesto para capacitaciones de activos ................................. 51
Figura 25 Control de presupuesto destinado el exterior ................................................. 52
Figura 26 Control de disciplina de puestos de trabajo.................................................... 53
Figura 27 Control de estructura planificada ................................................................... 53
Figura 28 Control de reconocimiento de otras entidades ............................................... 54
Figura 29 Organigrama Fundación Henry Davis ........................................................... 77
Figura 30 Modelo de Sticker para inventarios................................................................ 84
xix
Figura 31 Simbología para la elaboración de procesos. ................................................. 84
Figura 32 Procedimiento gráfico de compra de activos fijos ......................................... 87
Figura 33 Procedimiento gráfico de inventario de activos fijos ..................................... 92
Figura 34 Procedimiento gráfico de baja de activos fijos por ventas ............................. 95
Figura 35 Procedimiento gráfico de baja por donación de activo fijo .......................... 100
Figura 36 Procedimiento gráfico de baja por daño de activo fijo ................................ 103
Figura 37 Procedimiento gráfico de transferencia temporal o definitiva de activo
fijo ..................................................................................................................... 108
xx
ANEXOS
Anexo A Cuentas de activo en el plan de cuentas ........................................................ 148
Anexo B Cuentas de activo en el plan de cuentas ........................................................ 149
Anexo C Fotos de guardería colegio ............................................................................ 150
Anexo D Fotos de bodega 1 colegio ............................................................................. 151
Anexo E Fotos de casas fundación ............................................................................... 152
Anexo F Foto de lavadoras fundación .......................................................................... 153
Anexo G Fotos de iglesia fundación ............................................................................ 153
xxi
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
FUNDACIÓN HENRY DAVIS Y SU COLEGIO UBICADA EN EL VALLE DE
LOS CHILLOS
RESUMEN
En las empresas actualmente los activos fijos se han convertido la parte importante y
esencial dentro de sus áreas; ya que, son sumamente importantes para la información
dentro de sus balances financieros; por ende, se debe manejar un adecuado y fiable
mecanismo de control para que puedan tener una información real, precisa para la toma
de decisiones.
Al implementar un adecuado un mecanismo de control en los activos, el representante
legal de cada empresa podrá saber con exactitud, los montos de dinero que se están
invirtiendo en sus equipos.
La utilización adecuada de la toma física de los activos fijos, ayudará a la gerencia a
mantener al día sus inventarios, con el fin de verificar el estado continuo o el deterioro,
realizando estimaciones y presupuestos más eficientes siendo más allegados a la
realidad; es por eso que, se elabora una propuesta en la presente tesis, para que exista
en la Fundación Henry Davis y su colegio un mecanismo de control de activos fijos que
se asemeje con los resultados financieros de la institución, generando eficiencia y
solvencia económica a largo plazo.
PALABRA CLAVE: UTILIZACIÓN DE PROCESO CONTABLE / MÉTODOS
DEPRECIABLES / CONTROL DE ACTIVOS FIJOS / TOMA FÍSICA DE ACTIVOS
FIJOS / DOMINIO DE PROCESOS INTERNOS / CODIFICACIÓN DE BIENES
xxii
PROPOSAL FOR A FIXED ASSETS CONTROL SYSTEM FOR THE
FUNDACIÓN HENRY DAVIS AND HIS SCHOOL LOCATED IN VALLE DE
LOS CHILLOS
ABSTRACT
In companies today fixed assets have become the important and essential part within
their areas; since they are extremely important for the information within their financial
balance sheets; therefore, an adequate and reliable control mechanism must be handled
so that they can have real, accurate information for decision making.
By implementing an adequate control mechanism in the assets, the legal representative
of each company will be able to know exactly, the amounts of money that are being
invested in their equipment.
The proper use of the physical acquisition of the fixed assets will help the management
to keep up their inventories, in order to verify the continuous state or the deterioration,
making estimates and budgets more efficient being more close to the reality; That is
why, a proposal is made in this thesis, so that there is a mechanism for control of fixed
assets in the Henry Davis Foundation and its school that is similar to the financial
results of the institution, generating efficiency and long-term economic solvency term.
KEYWORDS: USING ACCOUNTING PROCESS / DEPRECIATION METHODS /
CONTROL OF FIXED ASSETS / PHYSICAL FIXED ASSETS INVENTORY /
DOMINATING INTERNAL PROCESSES / CODING OF GOODS
1
INTRODUCCIÓN
En las actuales administraciones financieras por medidas de seguridad se debe
implementar, utilizar y desarrollar mecanismos de control que reflejen la objetividad de
sucesos verdaderos en las entidades. Para lo cual, se debe aplicar procedimientos
adecuados en el control de bienes que posea cada organización, de tal manera que los
representantes y ejecutivos puedan calificar, actuar de manera correctas para el
cumplimiento de metas y objetivos.
El control de los activos fijos, es un mecanismo importante para verificar si las
empresas están poniendo interés en el cuidado, manejo de estos; por tal motivo, poner
en práctica este mecanismo de control, genera optimización en lo recursos de la
institución.
La presente investigación, está enfocada netamente en la propuesta de un sistema de
control, de los activos fijos con el fin de que el representante legal de la institución,
tome medidas de seguridad y control en el manejo de sus activos, llevándole a conocer
cantidades e inventarios reales de los activos que se utilizan y de los que se encuentran
obsoletos en la institución.
Al proponer un sistema de activos fijos en la fundación Henry Davis, se puede observar
desde un punto de vista amplio que los activos son la esencia de un buen manejo
financiero; ya que son bienes de suma importancia tanto para el desarrollo de
actividades de los trabajadores, como para resultados y decisiones importantes.
Para llevar a cabo un buen proceso de investigación se ha separado la información de la
siguiente manera:
En la primera parte, las generalidades de la institución; trata de los antecedentes de la
institución a la cual está dirigida la presente tesis, su historia, estructura orgánica, a que
se dedica entre otros aspectos que se consideran útiles y oportunos para tener
conocimiento de la entidad.
2
Seguido del marco teórico, se refiere a como la institución puede implementar o en base
a que teorías se puede aplicar un mecanismo eficiente para el control de sus activos y
los diversos campos con los que se controlan activos fijos como; son con códigos de
barras, depreciaciones, asientos modelos de compra y venta de activos fijos además de
eso en el marco teórico se presenta las referencias de investigadores que han aplicado el
tema de investigación en diferentes capos universitarios, permitiendo dar una
importancia relevante del tema de activos fijos
Continuando con el análisis situacional, en esta parte de la investigación es la más
importante y esencial para el desarrollo de la propuesta ya que analiza la situación
interna, externa de la institución , para saber que metodologías de investigación aplicar
en el tema siendo necesario para el manejo de un activo fijo realizar un cuestionario al
personal y uno de control interno que permita tener resultados de nivel de riesgo y de
confianza en base a la situación de la fundación, además el análisis situacional permite
conectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazadas conjuntamente con la
matrices de hallazgo generando una posibilidad de propuesta eficiente ene le siguiente
capítulo.
En el desarrollo de la propuesta, es uno de los capítulos más importantes en un tema de
investigación; ya que recolecta tanto las teorías, análisis de la situación de la institución
para formar una solución segura en la administración y áreas de la fundación, es por eso
que se ha visto necesario proponer un marco filosófico, procedimientos, diagramas de
flujo de los procedimientos, formatos , resultados de la constatación física e indicadores
que permita el buen uso de herramientas y personas para el manejo de activos fijos.
Por último, se encuentra elaborado las conclusiones y recomendaciones formuladas de
acuerdo a los resultados obtenidos de los hallazgos encontrados durante el proceso de
investigación, las conclusiones y recomendaciones deben estar alineadas, referenciadas
conjuntamente con el problema que se detectó en los cuestionarios, el FODA y la
matriz de hallazgo con el fin de generar una opinión y solución coherente en la
investigación además en las conclusiones y recomendaciones se ha visto necesario
aplicar un plan de mejora con el objetivo de tener un seguimiento al proceso que se
realiza en el manejo de activos fijos en la fundación Henry Davis.
3
1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN
1.1. Problema
1.1.1. Tema
Propuesta de un sistema de control de activos fijos para la Fundación Henry Davis y su
colegio ubicada en el valle de los chillos.
1.1.2. Planteamiento del problema
La institución se ha caracterizado por mantener una administración empírica, mas no
técnica, es decir, no cuenta una estructura filosófica bien planificada; ni tampoco, con
un sistema de activos que abarque el cuidado correcto de los mismos, es por eso que se
desconoce el listado de inventarios y el valor real de los bienes en los libros contables.
Los altos directivos de la fundación Henry Davis no se han percatado en lo importante
que puede resultar un sistema de activos fijos; ya sea por el desconocimiento contable, o
por el exceso de confianza hacia sus trabajadores y colaboradores. Sin tomar en cuenta
que están afectando tanto al nivel económico de la institución como a la toma de
decisiones en cuanto al uso de cada uno de los bienes que existen en la misma.
La fundación Henry Davis es una institución sin fines de lucro que ha permanecido por
más de 48 años en el mundo de asistencia social, lo cual implica que es necesario que
mantenga el uso adecuado, el cuidado respectivo en la contabilización, mantenimiento
que se les da a los activos.
Un sistema de control de activos fijos no solo permite al usuario un buen cuidado de los
bienes, sino, también conlleva a la optimización de recursos y a la toma de decisiones
en situaciones importantes para la institución.
4
Un buen manejo de recursos económicos se lo consigue a través del comportamiento en
el cuidado de los activos, creando así no solo un ambiente fácil de trabajo, sino,
generando la optimización de niveles de mantenimiento y reduciendo el estropeo de
estos.
Con la situación actual de la fundación se ve necesaria la propuesta de un sistema de
control de activos fijos que permita facilitar el cumplimiento de objetivos, el trazo de
metas que se necesita para evitar errores financieros y administrativos logrando el
crecimiento institucional de la misma.
1.1.3. Formulación del problema
¿De qué forma se puede conseguir el cuidado de los activos a través de un sistema de
control para la fundación Henry Davis y su colegio?
1.1.4. Sistematización
¿Cuál es perfil institucional de la fundación?
¿Cuál es la situación actual de la fundación?
¿Cuáles son las bases teóricas y conceptos de la propuesta para el sistema de activos
fijos?
¿Cómo se puede controlar los activos fijos?
¿Qué resultado se obtuvo al concluir el tema de investigación?
1.1.5. Objetivos
1.1.5.1. General
Proponer un sistema de control de activos fijos para la Fundación Henry Davis y su
colegio ubicada en el valle de los chillos.
1.1.5.2. Específicos
1. Conocer el perfil institucional de la institución.
5
2. Realizar el análisis situacional de la Fundación Henry Davis.
3. Definir el marco teórico y metodológico aplicable al sistema de control de
activos fijos.
4. Proponer un sistema de control de activos fijos para la fundación Henry Davis y
su colegio
5. Realizar las conclusiones y recomendaciones del tema de investigación.
1.1.6. Justificación.
La presente investigación se la desarrolla con el propósito de proponer un sistema de
control de activos fijos, que permita al directivo de la institución darse cuenta de lo
importante que es llevar un manejo adecuado de los bienes, compartiendo con sus
trabajadores los activos de la manera más conveniente posible.
El manejo inadecuado de activos fijos en la institución hace que la situación y el análisis
de resultados económicos, financieros no sean los correctos; por lo cual, las personas
encargadas del proceso administrativo se dificultan con el entendimiento de resultados
de los estados financieros.
Controlar los activos fijos a través de un sistema que permita que la fundación
implemente, utilice y maneje adecuadamente un activo dándole la importancia que se
merece tanto en su depreciación como en uso mantenimientos, en base a su vida útil;
además, el manejo adecuado de los mismos permite que los directivos tomen decisiones
sobre información confiable, real y sobre todo entendible.
Este proceso de transformación implica mejoramiento de las organizaciones en:
El establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los
retos de la misión organizacional.
El logro de una gestión administrativa y financiera comprometida con altos
niveles de calidad y racionalidad en la utilización de los recursos.
Mayores y mejores niveles de productividad.
Recursos humano motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su
organización.
6
Transparencia y responsabilidad administrativa.
1.2. Antecedentes
1.2.1. Reseña histórica
La Fundación Henry Davis, es una persona jurídica de derecho privado de las regladas
en el título XXIX, libro I, Código Civil. Está prohibida de participar en actividades
religiosas, raciales, laborales, sindicales y políticas que fue fundada por el Sr. Henry F.
Davis P. en Ecuador en mayo de 1968, ciudad de Quito, provincia Pichincha, parroquia
Conocoto.
La Fundación es una es una institución sin ánimo de lucro, dotado de patrimonio propio,
autonomía jurídica y administrativa. En razón de su autonomía, la entidad se organizará,
gobernará y establecerá sus reglamentos de conformidad con los principios legales que
le permitan desarrollar los fines para los cuales fue constituida.
Se encuentra regulada por el contrato suscrito con el gobierno nacional en mayo de
1968, convenio número 870 publicado en el registro oficial Nº 381 del mes y año antes
indicados.
Todas las responsabilidades que emanen de esta solidaridad asume la fundación a partir
de su reconocimiento jurídico por el respectivo ministerio.
Son miembros de la fundación los que hubieren suscrito el acta constitutiva y las que
fueren aceptadas como tales en la Asamblea General. Todos los miembros tienen
iguales derechos y están obligados a brindar su colaboración a las actividades de la
institución.
1.3. Servicios que ofrece
Su principal actividad económica es la de asistencia social permitiéndole a la fundación
caracterizarse por:
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a) Velar por el cuidado de los niños necesitados
b) A la población que está bajo su cobertura facilitarles los servicios indispensables
para un desarrollo integral y pleno de la persona tales como: médico, dental,
nutricional, social, jurídico, pedagógico y espiritual.
c) La finalidad central de la fundación es la atención a niños y jóvenes de ambos
sexos, que carecen de adecuada protección por parte de sus padres.
Desde sus inicios la fundación cuenta con socios activos que están obligados a dar las
contribuciones, en los términos y condiciones que fije el directorio, colaborar
permanentemente con la obra y cumplir con tareas que sean fijadas.
Los planes y programas integrales en beneficio de la niñez y juventud necesitada darán
cobertura a la población nacional de 0 a 18 años de edad. La selección de los
beneficiarios e implantación de los servicios se hará de conformidad con la constitución
y leyes de la República.
Por su parte el colegio Liceo Henry Davis brinda un servicio educativo a personas
internas y externas, buscando el beneficio económico a la administración de la
fundación; ya que recauda ingresos por pensiones de las personas externas y un
beneficio social hacia los niños internos dotándose de una educación gratuita y de
calidad.
1.3.1. Servicio basado en apoyo
La Fundación Henry Davis al contar con personas extranjeras, que ayudan
económicamente logra asegurar los siguientes servicios para un niño interno, que forma
parte de la misma:
Gastos educativos y básicos
Educación
Nutrición
Materiales escolares
Rehabilitación
8
Necesidades médicas
Cuidados médicos
Cirugías
Administración
Remuneración de psicólogo para niños
Remuneración trabajadora social y trabajadores en general
Eventos especiales
Obsequios de cumpleaños y navidad para cada uno de los niños internos de la
fundación
1.4. Base legal de la fundación
Constitución y leyes de la República
Ley de seguridad social
Código de trabajo
Ley de régimen tributario interno y su reglamento
Código de la niñez
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Figura 1 Pirámide de base legal
1.5. Estructura organizacional
Figura 2 Organigrama estructural de la institución
En: (Fundación Henry Davis, 2016)
Constitución y leyes de la República
Ley de seguridad social
Código de trabajo
Ley de régimen tributario interno y su reglamento
Código de la niñez
Junta General de Socios
Directorio
Gerencia
Área financiera Área de trabajo social Área de psicología
Asistente Contable
Asistente Financiera
Trabajadora social y
recursos humanos
Coordinadora infantil
Psicóloga clínica
ESTADO
IESS
MINISTERIO
DE TRABAJO
SRI
MIES
10
1.6. Direccionamiento estratégico
La fundación actualmente no cuenta con un direccionamiento estratégico adecuado, por
el cual, es necesario y recomendable que sea implantada para que sea de privilegio y
conocimiento general para los representantes y trabajadores de la institución. Por tanto,
se ha visto necesario conceptualizar elementos de un direccionamiento estratégico que
son: (Rodriguez & Vizcaino, 2016)
1.6.1. Misión
Es la razón de ser de la empresa; está relacionada con el presente; también es expresada
como la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el
largo plazo. Responde a la pregunta básica ¿Quiénes somos? (Rodriguez & Vizcaino,
2016)
1.6.2. Visión
“Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro; en dónde se desea
estar de aquí a cinco o más años. Responde a la pregunta básica ¿A dónde queremos
llegar?” (Rodriguez & Vizcaino, 2016)
1.6.3. Objetivos estratégicos
La planificación estratégica se fundamenta en este tipo de objetivos los cuales son
generales y enfocados a toda la organización y a largo plazo.
“Se refieren a los resultados que la organización anhela obtener, son fines para alcanzar,
los mismos que deben ser establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
en un tiempo específico. Indican hacia qué es lo que deben apuntar los esfuerzos
conjuntos.” (Rodriguez & Vizcaino, 2016)
1.6.4. Políticas
Son guías para orientar la acción. Son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre situaciones o problemas que se repiten dentro de una
organización, son lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual
los miembros de una empresa deben desempeñarse y pueden tomar decisiones, usando
su iniciativa y buen juicio.
11
Se debe diferenciar entre políticas generales y específicas. Las políticas generales son
aquellas que atañen a todo el personal y a toda la instancia de la organización, mientras
que las políticas específicas son aquellas que se determinan para un grupo de empleados
o trabajadores en particular o un área (s) concretas dentro de la organización.
(Rodriguez & Vizcaino, 2016)
1.7. Ubicación geográfica
La fundación Henry Davis se encuentra ubica y localizada en el sector de Conocoto
puente 7
Av. Jaime Roldós aguilera y cuidad del niño calle OE- 2B
Figura 3 Croquis de ubicación
En: (Google Maps, 2016)
Figura 4 Croquis de ubicación
En: (Google Maps, 2016)
12
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Marco Teórico
2.1.1. Contabilidad
“Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un
sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico,
como en normas internacionales” (Zapata Sanchez, Contabilidad General, 2011)
“La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas de
producción, de comercio y servicio.” (Fierro Martinez, 2011)
La contabilidad es la disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar,
clasificar y registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas integradas por
un solo individuo, o constituidas bajo la forma de sociedades con actividades
comerciales , industriales, bancarias o de carácter cultural ,científico, deportivo,
religioso, sindical, gubernamental, etc., y que sirve de base para elaborar información
financiera que sea de utilidad al usuario general en la toma de decisiones económicas.
(Flores Lara, 2012)
La contabilidad ayuda al manejo adecuado de las situaciones económicas de las
empresas, por ende, debe ser aplicada de una manera correcta, ya que, al momento de
ponerla en práctica, genera resultados financieros eficientes para una toma de decisiones
importantes para las empresas.
2.1.2. Control interno
Evaluar el sistema de control interno mediante la revisión de ciclos transaccionales tales
como: ciclo de ingresos, ciclo de egresos, ciclo de producción, ciclo de nómina, ciclo de
compras y cuentas por pagar, ciclo de tesorería, ciclo de información financiera; para
determinar si los controles establecidos por la sociedad son adecuados requieren ser
mejorados para asegurar mayor eficiencia en la operación y una adecuada protección de
su patrimonio. (Blanco Luna, 2012)
Son medidas que se relacionan con la protección de los activos y con la confiabilidad de
los informes contables y financieros, es decir, son normas y procedimientos que
13
permiten lograr los objetivos del control interno directamente relacionados con la parte
financiera de la empresa. Trata de eliminar el fraude. (Diaz Rubio, 2014)
El control es un elemento más al servicio de la función directiva, como lo son la
planeación y la organización; su función es la medición del estado del sistema, sobre
todo los planes y programas que se llevan a cabo en la empresa. (Sergio & Hernandez,
2012)
El control interno ayuda a las empresas en general a darse cuenta de qué manera se
manejan sus procesos administrativos, como jerárquicos dentro de las mismas. Es por
eso que un control interno debe ser planteado y ejecutado de la manera más atenta y
exacta.
2.1.3. Inventarios
Son los activos tenidos para la venta en el curso ordinario del negocio; en proceso en
producción para tal venta; o en forma de materiales o suministros a ser consumidos en
el proceso de producción o en la prestación de servicios. (Mantilla, 2012)
“Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos
renovables y no renovables, para ser utilizados en el proceso de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los
negocios del ente económico.” (Fierro Martinez, 2011)
“Esta cuenta es del activo; que se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa
el costo de lo vendido.” (Flores Lara, 2012)
El inventario ayuda a las entidades a regular y a controlar el monto real de sus
mercaderías o de sus activos, es necesario implementar un sistema de inventarios en
toda actividad contable con el fin de conocer y ser preciso en el trabajo financiero que
se realice.
2.1.4. Plan de cuentas
“El plan único de cuentas es un instrumento concebido por armonizar y unificar el
sistema contable de los principales sectores de la economía, cuyo fundamento legal
encuentra asidero en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos.” (
Augusto Rincon, 2011)
14
“El plan de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y a descripción y
dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro
contable de todas las operaciones o transacciones económicas.” (Medina Uribe, 2016)
“El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones
económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitirlas transparencia de la
información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.”
(Davila Gudiño, 2013)
El análisis de un plan de cuentas busca una uniformidad en las empresas, con el fin de
manejar un sistema contable eficiente y claro para el usuario. El éxito de un buen
manejo del plan de cuentas es acóplale con la actividad económica que lleve dicha
entidad y logre el buen cumplimiento de sus objetivos.
2.1.5. Propiedad planta y equipo
Son los activos tangibles que cumplen las siguientes dos condiciones; son tenidos para
uso en la producción o en el suministro de bienes o servicios, para alquiler a otros, o
para propósitos administrativos, y se espera sean usados durante más de un periodo.
(Mantilla, 2012)
Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza
que posea el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para
el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan
en la producción de bienes y servicios por definición no destinados para la venta en el
curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año. (Fierro Martinez, 2011)
“Recursos propiedad de la empresa que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos
con la finalidad de usarlos y no con la intención de venderlos.” (Flores Lara, 2012)
La propiedad planta y equipo hace referencia a los activos que posee la empresa y son
usados para la producción, apoyo en el desarrollo del negocio cuya vida útil siempre
excederá de un año.
2.1.6. Proceso o ciclo contable
Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes aspectos;
recolección de todos los documentos de contabilidad, codificación de los soportes
contables con la ayuda del concepto de cuentas y manejo del plan de cuentas, registro de
los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y delos principales,
15
Ajustes contables que sean necesarios, elaboración de los estados financieros del
ejercicio, o informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos. (Fierro
Martinez, 2011)
Los sistemas y registros contables, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los
instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamientos que mejor convenga a
las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer
como mínimo los requisitos que permitan identificar cada operación. (Flores Lara,
2012)
Todo ente recurrentemente efectúa operaciones o actos de comercio como comprar
bienes y servicios, vender las mercaderías o los servicios que genera, cobrarlas cuentas
pendientes, pagar deudas, depositar y retirar dinero de los bancos, encargar y custodiar
bienes, devolver o aceptar devoluciones de bienes, importar materiales, mercadería o
activos fijos, es decir el proceso contable es dinámico y está plenamente vinculado con
las entradas, procesos y productos. (Zapata Sanchez, Contabilidad General, 2011)
El ciclo contable es la aplicación más importante dentro del ámbito contable, ya que
permite al profesional seguir un proceso ordenado de la situación de la empresa y a su
vez interpreta información que permite al usuario generar balances para su análisis.
2.2. Marco referencial
En el del 2011 la autora Ana Lorena López López de la Universidad Técnica de
Ambato realiza “Elaboración Control Interno al Ciclo de Inventarios y su Impacto en la
Rentabilidad de la Ferretería Ángel López”
El desarrollo del presente trabajo investigativo tiene como propuesta diseñar un sistema
de control interno mediante el respectivo estudio se determina que la base de toda
empresa comercial es la compra y venta de bienes tiene una gran importancia en el
manejo del inventario, y una empresa de esta naturaleza debe poseer controles internos
eficientes, especialmente en el área de inventarios por la gran cantidad de artículos de
ferretería que posee; por esta razón es necesario mantener registros contables
adecuados, oportunos y actualizados, proporcionando información básica para una
acertada toma de decisiones que permita mejorar la rentabilidad de la empresa. Para
obtener un adecuado control interno se debe contar con procesos y políticas claramente
definidas que permitan mejorar eficientemente las actividades realizadas en la empresa
las cuales se encuentran desarrolladas en la propuesta, de esta manera se evitará que la
empresa acumule productos que con el pasar del tiempo se establezcan como obsoletos,
debido a estos problemas que se presentan en la mayoría de empresas destinadas a la
compra y venta de productos se debe realizar con anticipación una planificación de
compras, calificando a los proveedores los cuales deben distribuir productos de calidad
e innovadores los cuales provocarán la satisfacción de los clientes. (Lopez Lopez ,
2011).
16
La investigación hace mención a la eficiencia y a la importancia que tiene un control
interno en las organizaciones, mejorando la panificación y el seguimiento a su nivel de
inventarios para el cumplimiento de objetivos y su rentabilidad en el mercado.
Poniendo en comparación con los activos fijos se ve claramente que un manejo eficiente
de inventarios con su respectivo control genera eficiencia el giro de negocio.
En el 2014, el autor Ariel Andrés Mera Perero y Mario Antonio Vera Lucas de la
Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López realiza un
Sistema de Control de Inventario de Activos Fijos en la Dirección Distrital de Salud Nº
13d06
Con el objetivo de agilizar y optimizar el flujo de información de los activos fijos, que
sirva para mejorar los procedimientos de registro de los bienes de la Dirección Distrital
de Salud Nº 13D06 ubicada en la ciudad de Calceta, cantón Bolívar, se desarrolló un
sistema informático que permite a los encargados del área llevar un control de los
ingresos y egresos de activos, cambios de departamentos, registros de encargados,
proveedores, unidades operativas, historial de los activos, entre otros, de forma segura y
oportuna, lo que ayuda a cumplir con el objetivo del trabajo. Se presenta en el cuadro 1,
tiempos comparativos con respecto al sistema y al proceso manual, mejorando el
proceso en un 35%. Para el trabajo de investigación realizado se utilizó el método
inductivo – deductivo, empírico e informático (Programación Extrema XP), que incluye
la técnica de observación de campo que permite recolectar información, identificar
necesidades y trazar soluciones. Para el desarrollo del software se utilizan las
herramientas tecnológicas Microsoft Visual Studio.net 2012 y Microsoft SQL Server
2012 Enterprise, en conjunto con la programación orientada a objeto y procedimientos
almacenados en la base de datos. Finalmente se concluye que la información recopilada
e interpretada fue indispensable para el análisis de los requerimientos funcionales y no
funcionales, que incidió en el diseño de la base de datos y el desarrollo de prototipos de
software continuos que ayudaron a alcanzar en cada iteración, según lo plantea la
metodología, el objeto de estudio de esta investigación. (Perero Mera & Vera Lucas,
2014)
La investigación pone énfasis en el diseño de una base de datos para el control de un
sistema de activos fijos con el fin de controlar y manejar los inventarios, generando
resultados claros para la empresa, en los activos fijos. Estos bienes son muy importantes
en cualquier entidad ya que no solo necesita de un sistema de control interno, sino que
se caracterizan por ser controlados a través de una base de datos para su eficiente
proceso.
En el 2002 la autora Verónica Alexandra Olmedo Baldeón de la pontificia universidad
católica del ecuador con su tema Metodología, recodificación y control de activos fijos
de una empresa de servicios petroleros dice que la presente disertación, muestra en su
capítulo inicial un marco teórico deductivo, necesario para desarrollar el análisis en que
17
se fundamenta las recomendaciones de metodología, recodificación y control, de los
activos fijos de la empresa x, contemplando su razón de ser, tanto en el ambiente
externo como interno.
En el capítulo siguiente, se realiza una necesaria diferenciación entre bien y activo fijo,
que nos conllevará a concluir, que un activo fijo es un bien, pero un bien no es
necesariamente un activo fijo. Una vez que se establece claramente esta vital diferencia,
será posible plantar una recodificación adecuada y un control eficiente de los activos
fijos de la empresa x, que serán tema de los capítulos subsiguientes.
Finalmente, el capítulo de conclusiones y recomendaciones destaca una serie de mejoras
que se deben realizar en los diferentes departamentos que participan tanto en la
adquisición, depreciación y baja de los activos fijos, como en las metas que se deberían
alcanzar, si se aplica adecuadamente la metodología y procesos planteados a lo largo de
la presente disertación. (Baldeon Olmedo, 2002)
2.3. Marco conceptual
2.3.1. Activos fijos
“Está compuesto por bienes tangibles y derechos de uso intangibles de los conoce como
activos fijos son una porción importante de los activos totales y clasifican tres
condiciones específicas y adicionales” (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
Características
Un activo fijo para ser considerado como tal, debe reunir las siguientes características:
1. Estar en uso o servicio de la empresa
2. Vida útil mayor a un año
3. Precio más o menos representativo
4. Estar sujetos a depreciaciones o amortizaciones excepto terrenos. (Zapata
Sanchez, Contabilidad General , 2017)
Clasificación de los activos fijos
“Los activos fijos que comprenden propiedad planta y equipo y los activos intangibles
se clasifican atendiendo dos puntos de vista: La evidencia física y la factibilidad de su
traslado.” (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
18
2.3.2. Activos tangibles
Estos se pueden ver, medir y tocar. Por su naturaleza, se pueden agrupar en
depreciables, no depreciables.
Depreciables
Activos que pierden su valor por uso.
No depreciables
Activos que por su naturaleza al ser usados en la producción de bienes y servicios o por
el paso del tiempo, no pierden el valor original sino más bien pueden ganar en precio, a
pesar del uso. (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
2.3.3. Activos intangibles
Son aquellos derechos que, aunque no se pueden ver, se percibe su presencia
beneficiosa, se pueden agrupar en:
Amortizables
“Si con el tiempo o imposición de nuevas tecnologías van perdiendo su valor
comercial.” (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
No amortizables
“Si con el tiempo pueden tomar un mayor valor.” (Zapata Sanchez, Contabilidad
General , 2017)
2.3.4. Activos Muebles
Bienes que son fácilmente transportables por sus propios medios o con la ayuda de
alguien.
2.3.5. Activos Inmuebles
Bienes que muy difícilmente se pueden trasladar de un lugar a otro.
19
2.3.6. Activos Semovientes
“Bienes que se trasladan con su propia fuerza ejemplo los animales.” (Zapata Sanchez,
Contabilidad General , 2017)
Tabla 1 Denominaciones contables de activos tangibles e intangibles.
Por: (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
2.3.7. Amortización
“Término contable que denota el desgaste técnico de la explotación directa e indirecta
de los intangibles” (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
Tangibles Intangibles
No depreciable No amortizables
Terrenes: urbans o rurales Prestigio o crédito mercantil: adquirido en proceso
de absorción, fusión o combinación de negocios
Obras de arte y reliquias: óleos,
imágenes, grabados, entre otros
Depreciables Amortizables
Edificios e instalaciones: casas,
departamentos, locales comerciales,
construcciones e instalaciones.
Licencias y concesiones: permisos estatales para
explotar temporalmente ciertas actividades
económicas, como peajes y pontazgos.
Terrenos: dedicados a la actividad
agrícola
Franquicias: adquiridos mediante contrato o
desarrollada, que les permiten explotar durante un
tiempo indefinido ciertos logos.
Maquinaria y equipos: de
construcción, para la producción
industrial sean mecánicas,
electrónicas y semiautomáticas.
Patentes industriales: permisos que se adquieren para
explotar formulas industriales.
Vehículos: tráileres, camiones, autos,
caminatas, aeronaves, buques,
lanchas, entre otros.
Lista de clientes: adquiridos en bancos, firmas
comerciales e industriales que por alguna razón dejan
un mercado cautivo que puede seguir siendo
controlado
Mobiliario y enseres: muebles de
oficina, de salas, comedor,
dormitorio, de uso didáctico, entre
otros.
Inventos: ciencia y tecnología
Equipos de oficina: copiadoras,
faxes, calculadoras, centrales
telefónicas.
Propiedad intelectual: sobre escritos, poesías,
literatura, música y tecnología.
Equipos de computación: hardware,
Infocus, instalaciones, redes y
similares
Derechos editoriales: adquiridos o desarrollados para
la edición y comercialización de obras literarias.
20
2.3.8. Costos iniciales
Algunos elementos de propiedades, planta y equipo pueden ser adquiridos por razones
de seguridad o de índole medioambiental. Aunque la adquisición de ese tipo de
propiedades, planta y equipo no incremente los beneficios económicos que
proporcionan las partidas de propiedades, planta y equipo existentes, puede ser
necesaria para que la entidad logre obtener los beneficios económicos derivados del
resto de los activos. Dichos elementos de propiedades, planta y equipo cumplen las
condiciones para su reconocimiento como activos porque permiten a la entidad obtener
beneficios económicos adicionales del resto de sus activos, respecto a los que hubiera
obtenido si no los hubiera adquirido. (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.3.9. Depreciación
Termino contable que denota desgaste físico de activos tangibles dados
fundamentalmente por el usos normal o intensivo realizado por el propietario o por
terceros este gasto está asociado a la utilización del bien en los propósitos técnicos para
los cuales fue construido. (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
“Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida
útil.” (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
Importe depreciable y periodo de depreciación.
1. El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su
vida útil.
2. El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de
cada periodo anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los
cambios se contabilizarán como un cambio en una estimación contable.
3. La depreciación se contabilizará incluso si el valor razonable del activo excede a su
importe en libros, siempre y cuando el valor residual del activo no supere al importe en
libros del mismo. Las operaciones de reparación y mantenimiento de un activo no
evitan realizar la depreciación.
4. La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es,
cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la
forma prevista por la gerencia.
5. Los terrenos y los edificios son activos separados, y se contabilizarán por separado,
incluso si han sido adquiridos de forma conjunta. Con algunas excepciones, tales como
minas, canteras y vertederos, los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se
deprecian. Los edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables.
Un incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no afectará a
la determinación del importe depreciable del edificio.” (Norma Internacional de
Contabilidad 16, 2017)
Políticas contables de depreciación
1. El activo se deprecia sobre una base sistemática en su vida útil, la cual se revisa
anualmente
21
2. Se reconoce valor residual (si existe) y se revisa anualmente
3. La depreciación inicia cuando el activo está disponible para su uso (se use o no)
4. Cesa cuando el activo es retirado definitivamente o cuando se traslada a activos
disponibles para venta
5. No cesa si el activo es retirado de uso activo y queda ocioso o disponible
6. Si el valor residual es superior al valor en libros del activo se suspende la depreciación.
(Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.3.10. Deterioro
“Término que se utiliza para registrar la pérdida del valor monetario de los activos fijos
tangibles e intangibles para la obsolescencia.” (Zapata Sanchez, Contabilidad General ,
2017)
2.3.11. Métodos de depreciación de activos fijos
Resulta una tarea complicada calcular con exactitud el valor monetario de la
depreciación; por tanto, la NIC 16 acepta tres métodos técnicos que permiten aproximar
las cifras del desgaste físico estos son:
1. Método lineal
2. Método de unidades producidas
3. Método acelerado suma de dígitos. (Zapata Sanchez, Contabilidad General ,
2017)
1. Pueden utilizarse diversos métodos de depreciación para distribuir el importe
depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su vida útil.
2. Entre los mismos se incluyen el método lineal, el método de depreciación decreciente y
el método de las unidades de producción.
3. La depreciación lineal dará lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del
activo, siempre que su valor residual no cambie.
4. El método de depreciación decreciente en función del saldo del elemento dará lugar a un
cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil.
5. El método de las unidades de producción dará lugar a un cargo basado en la utilización
o producción esperada.
6. La entidad elegirá el método que más fielmente refleje el patrón esperado de consumo
de los beneficios económicos futuros incorporados al activo. Dicho método se aplicará
uniformemente en todos los periodos, a menos que se haya producido un cambio en el
patrón esperado de consumo de dichos beneficios económicos futuros.” (Norma
Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.3.12. Método de línea recta
Es aquel que distribuye en partes iguales el valor a depreciar del bien, entre los periodos
de vida útil estimada. Es aplicable a bienes que no disponen de contadores de
producción incorporados, como muebles, edificios etc. Requiere tres datos por cada bien
que se desea depreciar. (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
22
Tabla 2 Fórmula método línea recta
Costo histórico – valor residual
Años de vida útil
= monto de la depreciación para cada año
de vida del activo o gasto de depreciación
anual
En: (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
2.3.13. Método de la suma de los dígitos de los años
“Mediante este método se estiman una depreciación más rápida en un momento, para
luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. De ahí su uso eventual en los
vehículos y maquinaria industrial.” (Zapata Sanchez, Contabilidad General , 2017)
Este método requiere de tres datos por cada bien que se desea depreciar
1. Costo o valor actual
2. Valor residual
3. Vida útil esperada
Vida útil: 5 años
Suma de dígitos: 1+2+3+4+5= 15
Quebrados: 1/15 – 2/15 – 3/15 – 4/15 – 5/ 15 (Zapata Sanchez, Contabilidad General ,
2017)
Tabla 3 Ejemplo método de suma de dígitos
Método: Suma de los dígitos de los Años
Año Fracción X Suma a depreciar Depreciación
anual
1 5/15 $ 60.000, 00 $20.000,00
2 4/15 $ 60.000, 00 $16.000,00
3 3/15 $ 60.000, 00 $12.000,00
4 2/15 $ 60.000, 00 $8.000,00
5 1/15 $ 60.000, 00 $4.000,00
15/15 $ 60.000, 00
Con la aplicación del método de la suma de los dígitos de los años la depreciación del
primer año es siempre el mayor de todos los años y cada año van disminuyendo de
acuerdo al tiempo de vida restante del activo. Este método tiene como teoría que los
activos se deprecian más en los primeros años.
23
2.3.14. Método legal o de coeficiente.
Con el presente método se aplican los porcentajes de depreciación que estable el
Reglamento a la Ley de régimen tributario Interno en el numeral 6 del art. 28;
depreciación de activos fijos.
1. La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes,
a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no
podrá superar los siguientes porcentajes:
(I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual.
(II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
(III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
(IV) Equipos de cómputo y software 33% anual.
2. Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al
mantenimiento de un activo fijo, podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el
valor de cada repuesto utilizado o depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de
su utilización efectiva, en función de la vida útil restante del activo fijo para el cual
están destinado, pero nunca en menos de cinco años. Si el contribuyente vendiere los
repuestos no utilizados para el mantenimiento del activo fijo para el cual estuvieron
destinados, se registrará como ingreso gravable la unidad generadora por dicha venta.
Una vez adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la autorización
previa del Servicio de Rentas Internas.
3. En caso de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones
debidamente justificadas, el Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciación en
porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución
dictada para el efecto.
4. Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el adquiriente puede calcular
razonablemente el resto de la vida útil probable para depreciar el costo de la
adquisición, la vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de
anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para los bienes nuevos.
5. Para el cálculo de los coeficientes de la depreciación se aplica la siguiente formula.
Retomado el ejemplo del vehículo. (Servicio de Rentas Internas, 2015)
Tabla 4 Depreciación por método legal
Depreciación = Valor actual – valor
residual
X valor residual
Depreciación = (66.000,00 – 6000,00) 10%
En: (Servicio de Rentas Internas, 2015)
La presente tabla N° 4 indica cómo se debe aplica la ecuación de la depreciación del
activo por el método legal.
24
2.3.15. Modelo de registros contables
Por la adquisición de activos fijos
Modelo de asiento de compra
1
Terrenos Xxxx
Edificios Xxxx
Muebles y enseres Xxxx
Vehículos Xxxx
Equipos Xxxx
a) Bancos xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
El modelo de asiento creado por el autor Valdivieso, permite conocer como la fundación
puede aplicar un proceso contable de adquisición o de compra mucho más eficiente y
concreta para su funcionamiento.
Por el registro de la depreciación
Modelo de asiento de depreciación
1
Depreciación (M y enseres)
xxxx
a) Depreciación acumulada (M y enseres)
xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
Aplicando este modelo de asiento las depreciaciones de las compras de los activos
tomarían sentido en los resultados financieros anuales
25
Por la venta de un activo fijo a igual valor que el de libro
Modelo de asiento para la venta de activos
1
Caja/ Bancos Xxxx
Depreciación acumulada (M y enseres) Xxxx
a) Activo fijo (M y enseres) xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
Al momento de realizar una venta de activo fijo existe un proceso contable por ende se
puede observar en el presente, modelo de asiento contable preciso y adecuado que se ha
investigado para que la fundación aplique e identifiquen su sistema contable.
Por la venta de un activo fijo a mayor valor que el de libros
Modelo de asiento para la venta de activos
1
Caja/ Bancos xxxx
Depreciación acumulada (M y enseres) xxxx
a) Activo fijo (M y enseres) xxxx
Utilidad en venta de activos fijos xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
Se puede ver un modelo de asiento para la venta de activos a mayor valor que en libros
reflejando una utilidad en la venta.
Por la venta de un activo fijo a menor valor que el de libros
Modelo de asiento para la venta de activos
1
Caja/ Bancos xxxx
Depreciación acumulada (M y enseres) xxxx
Pérdida en venta de activos fijos xxxx
a) Muebles y enseres xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
26
En el actual modelo se puede ver un asiento para la venta de activos a menor valor en
libros, donde es claro ver que aquí se refleja la perdida y la depreciación del bien.
Por el canje de un activo fijo por otro (utilidad)
Modelo de asiento para el canje de activos
1
Activo fijo nuevo Muebles y enseres Xxxx
Depreciación acumulada activo fijo antiguo (M y enseres) Xxxx
a) Activo fijo antiguo (M y enseres) xxxx
Bancos xxxx
Utilidad por canje de activos fijos xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
Se indica en el modelo un asiento para el canje de un activo; es decir aquí se puede
adquirir un activo nuevo, vendiendo el activo antiguo y generando una utilidad en el
canje del bien intercambiado en el proceso.
Por el canje de un activo fijo por otro (perdida)
Modelo de asiento para el canje de activos
1
Activo fijo nuevo Muebles y enseres Xxxx
Depreciación acumulada activo fijo antiguo (M y enseres) xxxx
Pérdida por canje de activos fijos xxxx
a) Activo fijo antiguo (M y enseres) xxxx
Bancos xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
La presente tabla N° 20 indica un modelo de asiento para el canje de un activo en
perdida; es decir aquí se puede adquirir un activo nuevo, pero con la diferencia de que
damos de baja el activo, pero nos genera una perdida en el canje por la adquisición del
nuevo.
27
Por la baja o eliminación de los activos fijos totalmente depreciado
Modelo de asiento para la baja de activos fijos
1
Depreciación acumulada (M y enseres)
xxxx
a) Depreciación (M y enseres)
xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
Se puede apreciar un modelo de asiento que ayuda a contabilizar la baja de un activo
totalmente depreciado o que alcanzo su vida útil asignada. Generalmente se lo utiliza
para la baja por donación del activo.
Por la baja o eliminación de un activo fijo no depreciado en su totalidad
Modelo de asiento para la baja de activos fijos
1
Depreciación acumulada (M y enseres) Xxxx
Pérdida por baja de activos fijos Xxxx
a) Activo fijo (M y enseres) xxxx
En: (Valdivieso Bravo, 2013)
A continuación se indica cómo se puede contabilizar un asiento de baja de activo no
depreciado en su totalidad es decir cuando el bien deja de funcionar o afecta al costo del
bien antes de tiempo de su vida útil. Generalmente se lo utiliza para registrar una baja
por daño del activo.
2.3.16. Reconocimiento de un activo
“Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si:
sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del
mismo.” (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
28
2.3.17. Valor razonable
“Una es el importe por el cual un activo podría ser intercambiado entre partes
interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de
independencia mutua.” (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.3.18. Valor residual de un activo
Es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del
elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya
hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su
vida útil. (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.3.19. Vida útil
“El periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o es: el
número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por
parte de una entidad.” (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
Determinación de la vida útil
1. La vida útil se determina con base en:
2. Uso separado del activo
3. Desgaste físico esperado
4. Obsolescencia técnica comercial
5. Limitaciones legales o restricciones
6. La vida útil estimada puede ser diferente a la vida útil económica ya que existen
compañías con diferentes actividades económicas un ejemplo es que una
compañía de producción utiliza diferente sus activos que una comercial.”
(Norma Internacional de Contabilidad 16, 2017)
2.4. Marco legal
La presente investigación tomara como base las normas establecidas en las
disposiciones vigentes de las NIC 16, LORTI y en el Reglamento de Control y
29
Administración Bienes para el Sector Público que sean aplicable en el tema de
investigación.
2.5. Metodología
2.5.1. Tipo de estudio cuantitativo
“El enfoque cuantitativo es el que usa la recolección de datos para probar hipótesis con
base en la medición numérica y el análisis estadístico para establecer patrones de
comportamiento y probar teorías “ (Sampieri R.H., 2010)
Se puede interpretar que Sampieri nos dice que el enfoque cuantitativo sirve para probar
que la teoría que se está utilizando en el marco teórico es el correcto y el adecuado para
realizar una investigación clara, precisa y con interpretación de datos recolectados por el
investigador.
2.5.2. Métodos de investigación por su finalidad Aplicada
Esta clase de investigación también recibe el nombre de práctica o empírica. Se
caracteriza porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos que se
adquieren. La investigación aplicada se encuentra estrechamente vinculada con la
investigación básica, que como ya se dijo requiere de un marco teórico. En la
investigación aplicada o empírica, lo que le interesa al investigador, primordialmente,
son las consecuencias prácticas. (Ojeda Jimenez Quintana Crespo Viteri, 2015)
Es decir, la finalidad aplicada de la investigación busca una aplicación real en base a
conocimientos de autores que guíen al investigador a realizar su proyecto de la mejor
manera.
2.5.3. Técnicas y procedimientos para recolectar información Mixto
Son aquellas que combinan dos o más tipos de fuentes; por ejemplo, fuentes primarias
(revistas) y fuentes secundarias (índices). Un ejemplo de este tipo de fuentes es el IDIS
que se presenta en dos formatos: microfichas y CD-ROM. Este sistema, muy útil para
los CIM hospitalarios, indexa aproximadamente 200 revistas del área médica y
farmacéutica. Cuenta con un sistema de índice por principios activos y por situaciones
clínicas, que constituyen una auténtica fuente secundaria, y fichas de artículos
originales, por lo que a su vez es una fuente primaria. (Descartes, 2007)
Es decir, en las fuentes mixtas se utilizan una variedad de fuentes para obtener
información real y confidencial para la investigación,
30
2.5.4. Cuadro de recolección de información
Tabla 5 Cuadro de información
TIPO DE
INFORMACIÓN
FUENTES TÉCNICAS DE
INVESTIGACIÓN
INSTRUMENTOS
DE
INVESTIGACIÓN
Información
Primaria
Representantes
Trabajadores
Observación
Encuestas
Cuestionarios
Información
Secundaria
Bibliotecas
Internet
Análisis de
documentos
Tesis de grado,
Libros,
Revistas,
Publicaciones,
Papers,
Libros virtuales
Analizando el cuadro de recolección de información se aplicará la técnica de encuesta y
como instrumento el cuestionario estandarizado, con el objetivo de receptar información
verídica y oportuna a través de los trabajadores y el representante legal de la institución.
2.5.5. Detalle de Recolección de datos
Tabla 6 Cuadro de recolección de datos
PREGUNTAS
¿Quién? Franklin Játiva
¿Para qué? Evidencia de información
¿Sobre qué? Sistema de Control de activos fijos
¿A quién? Representantes y trabajadores
¿Cuándo? Enero del 2017
¿Dónde? Fundación Henry Davis
¿Cuántas veces? Una
¿Qué técnica? Encuesta
¿Cómo? Cuestionarios
Mediante la siguiente asignación de responsables, lugar y técnicas se procede a
planificar la encuesta con el fin de lograr el objetivo de conseguir resultados analizados
y esperados de la presente investigación.
31
2.5.6. Análisis de resultados Insitu
Corresponde a la entidad mayor o representativa de lo que va a ser objeto específico de
estudio en una medición y se refiere al qué o quién es objeto de interés en una
investigación.
La unidad de análisis insitu ayuda a entender si la investigación se lleva a cabo con un
interés de medición y estudio específico de investigación. (Ojeda Jimenez Quintana
Crespo Viteri, 2015)
Las encuestas son instrumentos que ayudan a obtener información de las personas
encuestadas mediante uso de cuestionarios diseñados en forma previa para la obtención
de información específica.
2.5.7. Por el alcance Descriptivo
“El estudio permite establecer las principales características del fenómeno a investigar.
Información detallada respecto un fenómeno o problema para describir sus dimensiones
variables con precisión.” (Hernández, 2013)
El alcance descriptivo permite obtener una investigación detallada con precisión de
información a ser investigada.
2.5.8. Instrumentos de recolección de información Encuesta
La encuesta es un instrumento de investigación descriptiva que precisan identificar a
priori las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra representativa
de la población, especificar las respuestas y determinar el método empleado para
recoger la información que se vaya obteniendo. (Sampieri R.H., 2010)
Las encuestas son instrumentos que ayudan a obtener información de las personas
encuestadas mediante uso de cuestionarios diseñados en forma previa para la obtención
de información específica.
2.5.9. Cobertura de las unidades de análisis (En caso de ser aplicable) Muestra
“Para el cálculo de tamaño de muestra cuando el universo es finito, es decir contable y
la variable de tipo categórica, primero debe conocer "N" o sea el número total de casos
esperados que habido en años anteriores”. (Herrera, 2011)
32
Formula:
𝑛 =𝑁 ∗ 𝑍𝛼2𝑝 ∗ 𝑞
𝑑2 ∗ (𝑁 − 1) + 𝑍𝛼2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
Dónde:
N = Total de la población
Zα= 1.96 al cuadrado (si la seguridad es del 95%)
p = proporción esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 – p (en este caso 1-0.05 = 0.95)
d = precisión (en su investigación use un 5%).
Analizando la formula y el concepto se puede decir que la muestra sirve para obtener
una parte de un todo para llegar a una investigación concisa y concreta.
5 ∗ 1.9620.5 ∗ 0.5
0.052 ∗ (5 − 1) + 1.962 ∗ 0.5 ∗ 0.5
𝑛 = 5
De acuerdo a resultados de la muestra el número de encuestas y trabajadores a
considerar es de 5, las encuestas se las aplicará en el capítulo II para realizar el análisis
organizacional.
2.6. Población real
“Es todo el grupo de elementos concretos, como las personas que en Europa se dedican
a actividades artísticas.” (García, 1999)
33
Tabla 7 Población real de la Fundación Henry Davis
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
NOMBRES SUELDO CARGO CONTRATO
Personal de Colecturía
1 Isaac Moreira 375,00 Colector Indefinido
Personal Administrativo
2 Miguel Moreira 1.200,00 Representante legal Indefinido
3 Priscila Moreira 400,00 Asistente financiera Indefinido
4 Luis Loachamìn 400,00 Contador general Honorarios
5 Franklin Játiva 410,00 Asistente contable Indefinido
Es claro observar que la población real de la fundación Henry Davis incide mucho en la
obtención de información ya que son las únicas 5 personas que colaboran con la
institución en el área de administración y colecturía, y tienen en muy claro concepto el
conocimiento y el detalle adecuado de la información a ser analizada en la presente
investigación
2.7. Hipótesis
2.7.1. Hipótesis (De ser el caso. Estudios: empírico y teórico)
“Las hipótesis nos indican lo que estamos buscando o tratando de probar y pueden
definirse como explicaciones tentativas del fenómeno investigado formuladas a manera
de proposiciones.” (Sampieri R.H., 2010)
¿La propuesta de un sistema de control de activos fijos para la Fundación Henry Davis y
su colegio será de utilidad para el área administrativa y financiera de la misma?
34
3. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA INSTITUCIÓN
3.1. Análisis externo
Implica analizar como los factores externos influyen en la empresa de estudio como
oportunidad o amenaza. Los factores externos se dividen en:
Factores del Macro ambiente: Factor Económico, legal, tecnológico, etc.
Factores del Microambiente: Clientes, Proveedores, y Competencia.
3.1.1. Factores macro ambientes
El análisis externo implica la consideración de las fuerzas ambientales que nutren o
restringen la capacidad competitiva y en segundo lugar la importancia de precisar las
verdaderas posibilidades de la Fundación, para encarar de manera apropiada la
competencia de las fundaciones, con el fin de concretar las fortalezas, debilidades. Estas
fuerzas ambientales se alinean precisamente desde un marco macroeconómico y micro
ambiental.
3.1.1.1. Factor político
La política del Ecuador siempre se ha visto afectada por sus altos mandatarios, aun así,
en los años de gobierno de Rafael Correa quien empezó desde el año 2007 por decisión
y por votación con democracia del pueblo ecuatoriano la economía del país parecía
verse mejorar.
En siguientes años el resultado de este gobierno demuestra una transparencia en
inversiones de salud, educación, vivienda, obras públicas y fuentes de trabajo para los
ecuatorianos.
En el 2014, se empieza a notar un decrecimiento en los precios de barril de petróleo es
ahí donde el gobierno de Rafael Correa comienza a perder el control con los gastos
35
públicos y se genera un modelo económico no permitido para un país subdesarrollado.
En el año del 2015 y 2016 el mandatario junto con la asamblea nacional, deciden afectar
la estabilidad tributaria del Ecuador.
Esta decisión, empieza afectar a las empresas privadas dando como única opción el
cierre de varias de ellas, afectando directamente en la inversión de negocios en un 80%
en el país
Es así como las empresas privadas empiezan a verse tan afectadas en importaciones,
pago de impuestos, aranceles, etc. Y se genera la falta de empleo para el pueblo
ecuatoriano, dando a notar la mala administración económica por parte de los
mandatarios.
El primer paso a dar por las ONG de desarrollo social es rescatar y asumir su lugar y su
papel como un actor más en el desarrollo económico, político y cultural del país. Que,
junto con las propuestas y acciones del Estado, de los partidos políticos, y de las
organizaciones populares, pueden estar y efectivamente estén las propuestas y acciones
de las ONG. Que su opción por las mayorías marginadas del desarrollo económico y
social, no vaya hasta negar sus propios postulados, sus iniciativas, sus acciones que por
lo demás no siempre coinciden, por lo menos inmediatamente, con las de las mayorías.
Que sus mayores relaciones con las organizaciones populares no impidan que se
establezcan convenios más o menos estrechos y permanentes con el Estado y/o los
partidos políticos. Las ONG tienen que tener un proyecto social y político alternativo
para no caer en una actividad básicamente asistencialista, de reemplazo del Estado en
sus funciones sociales. (Salas Rodas, 2013)
La Fundación Henry Davis se caracteriza por ser una fundación de confrontación civil
con el estado ya que se niegan a entrar en relaciones de contratación con el mismo para
poder ejercer funciones de crítica y veeduría a la gestión pública. Donde prima la
formación política de sus miembros y se hace explícito su alineamiento en la llamada
izquierda democrática. Están contra el empleo de la violencia y propugnan por una
salida negociada al conflicto armado. Su acción institucional se centra en la formación
de ciudadanía y de derechos humanos. Además, depende de la cooperación
internacional siendo Estados Unidos quien cubre las necesidades básicas y necesarias
para el presupuesto mensual de la Fundación Henry Davis.
La institución actualmente se ve afectada con la situación actual del país, ya que al
momento de generarse alza de impuestos empieza a pagar mayores tributos en
impuestos de IVA, ya que se caracteriza por ser una entidad gastadora y consumidora de
36
bienes, productos y servicios que son de necesidad básica para los niños internos de la
Fundación.
3.1.1.2. Factor socio cultural
La mayoría de definiciones de pobreza convergen en que la pobreza se refiere a una
carencia o insuficiencia de recursos u oportunidades para acceder a un grupo de
satisfactores básicos. Dependiendo de la perspectiva, la pobreza puede ser medida como
la privación al acceso a servicios básicos, salud, educación, falta de ingresos o bajos
niveles de consumo.
3.1.1.2.1. La pobreza por consumo
Durante los últimos 20 años la pobreza por consumo en Ecuador ha tenido distintos
momentos. Entre 1995 y 1998 existe un crecimiento moderado de 39,3% a 44,8%. En
1999, un año después, y consecuencia de la crisis económica más fuerte que ha sufrido
el país, la pobreza aumenta 7,4 puntos porcentuales afectando así al 52,2% de la
población.
Figura 5 Evolución de la pobreza por consumo
En: (Castillo Añazco, 2014)
Entre 1999 y 2006 la economía se recupera. El consumo real de los hogares crece en
promedio 5,5%6, el nivel de inflación anual que había llegado al 60,7% en 1999, se
reduce y se estabiliza en el orden del 3% anual. En el año 2006 la pobreza por consumo
37
afecta al 38,3%, nivel similar al observado en 1995 donde la pobreza fue del 39,3% de
la población. Es decir, al país le tomó una década regresar a los niveles de bienestar de
1995. Finalmente, ocho años más tarde, la pobreza continúa reduciéndose y se ubica en
25,8% para el caso de la pobreza moderada y 5,7% para la pobreza extrema o
indigencia.
3.1.1.2.2. Perfil de los pobres
Las reducciones de la pobreza en los últimos 16 años son un logro para el país.
Identificar los factores económicos, sociales y políticos que explican los cambios en
pobreza son complejos y requieren de un análisis más exhaustivo. Sin embargo, uno de
los primeros pasos para entender el fenómeno de la pobreza es caracterizar a las
personas pobres.
3.1.1.2.3. Características geográficas
Históricamente ha existido mayor pobreza en el área rural11. En el año 2006, el 61,5%
de la población rural vivía en condiciones de pobreza y el 26,9% en condiciones de
indigencia. La pobreza es más alta en la región amazónica que en el resto de regiones.
En 2006 cerca del 60% de las personas que vivían en esta región se encontraban en
condiciones de pobreza y 39,6% en pobreza extrema. Para el año 2014, si bien existe en
la Amazonía una reducción importante en la pobreza (12 puntos) y, sobre todo, en la
indigencia (17,8 puntos), la región mantiene elevados índices de pobreza, lo que
representa un reto para el país en los próximos años. Por otro lado, la región Costa fue
la que más pobreza redujo (15,6 puntos) y se ubica como la segunda región menos
pobre en 2014 junto con la región Sierra. La región menos pobre en 2014 es la Insular,
que de hecho no registra pobreza ni pobreza extrema. Si se analizan los indicadores de
brecha y severidad, tanto para la pobreza como para la indigencia, los niveles de
pobreza entre la región Sierra y Costa son similares. (Castillo Añazco, 2014)
Figura 6 Indicadores de pobreza Ecuador
En: (Castillo Añazco, 2014)
38
La Fundación Henry Davis incide mucho en los resultados de pobreza analizados
anteriormente, ya que mediante estos análisis investigadas por Roberto Castillo Añazco,
se puede decir que los resultados de pobreza tienen una comparabilidad junto con el
acogimiento institucional de los niños sin hogar. La pobreza hace que los padres de
familia de niños abandonados no tengan un lugar fijo de vivienda, aun así, es poco
notorio que la pobreza ha disminuido en la sierra en un 2.9% en el 2014 sin dar ningún
tipo de aliento de resultados positivos para la institución.
La Fundación ha llevado a cabo programas de superación personal, desarrollo educativo
y sobre todo esparcimiento de valores hacia los niños que residen dentro de la
institución con el fin de que logren superarse y sean personas de ejemplo para el fututo
porvenir de la sociedad.
3.1.1.3. Factor económico
La Fundación Henry Davis se caracteriza por ser una institución consumidora por ende
la herramienta necesaria para saber la situación económica de la fundación es
importante analizar el factor económico mediante la tasa de crecimiento de la economía,
y las tasas de inflación.
3.1.1.3.1. Tasa de incremento de la economía
Producto Interno Bruto PIB
En el segundo trimestre de 2016, el PIB de Ecuador, mostró una variación trimestral
(t/t- 1, respecto al primer trimestre de 2016) de 0,6% y un decrecimiento inter-anual de -
2.2 (t/t-4, respecto al segundo trimestre de 2015).
39
Figura 7 Producto interno bruto
En: (Castillo Añazco, 2014)
3.1.1.3.2. Tasa de inflación
La inflación del precio puede desestabilizar la economía y provocar un crecimiento
económico más lento, mayores tasas de interés, y movimientos volátiles en el circulante.
Tabla 8 Porcentaje de inflación
FECHA VALOR
Noviembre-30-2016 1.05 %
Octubre-31-2016 1.31 %
Septiembre-30-2016 1.30 %
Agosto-31-2016 1.42 %
Julio-31-2016 1.58 %
Junio-30-2016 1.59 %
Mayo-31-2016 1.63 %
Abril-30-2016 1.78 %
Marzo-31-2016 2.32 %
Febrero-29-2016 2.60 %
Enero-31-2016 3.09 %
Diciembre-31-2015 3.38 %
Noviembre-30-2015 3.40 %
Octubre-31-2015 3.48 %
Septiembre-30-2015 3.78 %
Agosto-31-2015 4.14 %
Julio-31-2015 4.36 %
Junio-30-2015 4.87 %
Mayo-31-2015 4.55 %
Abril-30-2015 4.32 %
Marzo-31-2015 3.76 %
Febrero-28-2015 4.05 %
Enero-31-2015 3.53 %
Diciembre-31-2014
SUMA
TOTAL
3.67 %
70.96%
2.96%
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
40
La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor
del Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por
los consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de
hogares.
La tasa de inflación es de 2.96% promedio desde diciembre del 2014 hasta noviembre
del 2016 según el banco central de Ecuador.
Este índice es de suma importancia para la fundación, ya que en base a la inflación del
país la fundación presupuesta el dinero recibido por donaciones para consumir, ya sean
en productos y servicios que beneficien la salud, educación y bienestar de niños y niñas
acogidas en la institución.
Dando como única opción a la fundación de mantener sueldos mínimos para el personal
de 366,00 en el 2016, para el 2017 de 375,00 sin excederse de su recurso limitado por
ser una institución sin fines de lucro.
3.1.1.4. Factor tecnológico
La relación que existe entre el factor tecnológico y nuestro servicio tanto educativo
como de acogimiento institucional, se refiere al tipo de equipos con los que podemos
contar en nuestras instalaciones como; copiadoras e impresoras industriales para el
servicio del estudiante en el colegio, maquinaria adecuada para el mantenimiento
correcto de las instalaciones de la fundación y el colegio. Se debe considerar que, para
estar posicionados en la mente de nuestros clientes, hay que darles toda la confianza
educativa posible para sus hijos, por lo que nuestros equipos tecnológicos deben ser lo
más eficientes y modernos; cómo por ejemplo en el caso de los equipos de computación
para talleres y trabajos de los estudiantes.
La fuerza tecnológica representa un soporte básico en el desarrollo organizacional y
operativo de todas las empresas.
41
3.1.2. Factores microambientes
3.1.2.1. Clientes
Se analizan tanto los clientes internos como externos que participarán en el desarrollo
de la Empresa.
3.1.2.1.1. Internos
El desarrollo de toda empresa se basa en la eficiencia y eficacia con las cuales se
manejan todas las actividades que la componen; es así que el área de trabajo social es un
factor muy importante en la fundación, se los determina como los primeros clientes de
la misma, el grupo laboral que se desarrollará en la fundación deben sentirse plenamente
a gusto en su área de trabajo por ende la consecución de sus objetivos junto a los de la
fundación se lograran eficazmente.
3.1.2.1.2. Externos
La Fundación Henry Davis y su colegio mantienen un servicio dirigido al mercado
nacional, conformado por clientes o padres de familia buscan un servicio educativo
eficiente y requieren el acceso inmediato a un centro de alojamiento que les pueda
brindar el soporte y seguridad absoluta.
3.1.2.2. Proveedores
La Fundación mantiene una relación continua con proveedores de cadenas alimenticias
que mantienen una distribución al mayor de productos para ser consumidos en la
fundación a diario.
El colegio Henry Davis opta por elegir proveedores y distribuidores de libros y
uniformes con el fin de satisfacer la demanda de estudiantes con necesidades
educativas.
42
3.1.2.3. Competencia
Como se mencionó anteriormente, mediante un análisis de observación informal se
pudo determinar que no existen centros de alojamiento institucional privadas cercanas,
al área de instalación, ni tampoco existe evidencia de unidades educativas privadas o
públicas que se puedan presentar como una competencia directa.
Las competencias indirectas pasarían a conformarlo las fundaciones, colegios y escuelas
que se encuentran fueran fuera de la zona de Conocoto.
3.2. Análisis interno
Implica evaluar o medir el problema de estudio, a través de un instrumento de la
especialidad en este caso se ve necesario aplicar herramientas administrativas que
ayudaran a buscar el desarrollo de un problema de activos fijos que afecta en la parte
financiera y administrativa de la fundación el colegio.
Se ha visto necesario empezar por una planificación en la recolección de datos para
detectar oportunas debilidades dentro de la fundación; para lo cual se ve necesario
empezar por un cuestionario al personal administrativo mediante un mecanismo de
investigación establecido en el capítulo III.
43
3.2.1. Cuestionario realizado al personal administrativo
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS AL PERSONAL
Elaborado por: Franklin Játiva
1. ¿Existe manuales de procedimientos para el manejo de los activos fijos?
Figura 8 Control de manuales de activos
El 80 % del personal administrativo ha respondido que en la institución no existe ningún
manual de procedimiento, mientras que el 20% aseguran que hay algún tipo de manual
de cómo manejar los activos fijos, pero al tener resultados de negación por parte del
contador y del representante legal quienes están dentro del 80% de la población, se
procede a tomar como evidencia de que no existe ningún manual de procedimientos.
20%
80%
1. ¿Existe manuales de procedimientos para el manejo de
los activos fijos?
Si No
44
2. ¿Cada cuánto se realiza mantenimiento de los activos?
Figura 9 Control de Mantenimiento de activos
Analizando la representación gráfica de la pregunta N° 2 se puede apreciar que, el 80%
del personal administrativo asegura que los mantenimientos de activos no se lo hace en
los tiempos recomendados que son: entre 6 meses y un año por lo tanto, se puede ver
que existe una debilidad que es la falta de mantenimiento de equipos en tiempos
adecuados.
3. ¿Se realiza cotizaciones para las compras de Activos Fijos? (realizan
presupuestos)
Figura 10 Cotizaciones
En cuanto al análisis de la pregunta N°3, se dice que el 80 % del personal
administrativo, aseguran que no se realiza ningún tipo de cotización, ya que es obvio
20%
80%
2. ¿Cada cuánto se realiza mantenimiento de los activos?
cada 6 meses cada año mas de un año
20%
80%
3. ¿Se realiza cotizaciones para las compras de Activos Fijos?
(realizan presupuestos)
Si No
45
que no existe algún tipo de presupuesto anual para la compra y mantenimiento de los
activos. En cuanto al 20 % asegura que si se realiza una cotización para la compra de los
mismos. Concluyendo resultados se puede decir que en la fundación Henry Davis y su
colegio no realizan ningún tipo de cotización para la compra de los bienes.
4. ¿Se aprueba las compras de Activos Fijos?
Figura 11 Compras de activos
Analizando los resultados de la pregunta N° 4 se puede ver que el 60 % de la población
aseguran que no se realiza ningún tipo de aprobación para la compra de los activos,
mientras que el 40% asegura que la única aprobación que se tiene es del representante
legal, el cual no es de beneficio para la institución. Concluyendo que la fundación
necesita varios responsables para un proceso adecuado de aprobación.
5. ¿Se mantiene un proceso de compra de un Activo Fijo?
Fiura 12 Control de proceso de compra
40% 60%
4. ¿Se aprueba las compras de Activos Fijos?
Si No
0%
100%
5. ¿Se mantiene un proceso de compra de un Activo Fijo?
Si No
46
Analizando los resultados de la pregunta N°5, se puede concluir que el 100% del
personal encuestado asegura que no existe ningún proceso adecuado para la compra de
un activo fijo; lo cual genera una debilidad importante para la institución.
6. ¿Existe una política para la activación de los bienes?
Figura 13 Control de políticas de activos
Analizando los resultados proporcionados por el personal administrativo, se puede
concluir que el 100% aseguran que no existe ningún tipo de política que regule una
correcta activación y manejo de los bienes de la institución; por lo tanto, se puede decir
que existe una debilidad que es; la falta de implementación de políticas, para el manejo
adecuado y activación de los activos fijos.
7. ¿Qué método utilizan para realizar la depreciación de los activos fijos?
Figura 14 Control de métodos de depreciación
0%
100%
6. ¿Existe una política para la activación de los bienes?
Si No
40% 60%
7. ¿Qué método utilizan para realizar la depreciación de los
activos fijos?
otros linea recta
47
En el análisis de la pregunta N° 7 los resultados indican que el método más utilizado por
la institución es el de línea recta, siendo confirmado por el 60% del personal
administrativo; dando así. Una posibilidad de proponer un método de línea recta con
respaldo normativo para su aplicación en la institución.
8. ¿Se aprueba las ventas y bajas de Activos Fijos?
Figura 15 Control de ventas de activos
En la pregunta N° 8 se puede apreciar un resultado notorio de negación en cuanto a
confirmar si se aprueba la venta y baja de activos fijos. El 80% del personal
administrativo dijo, que no se aprueba mientas que, apenas el 20% de ellos aseguran que
existe una aprobación por parte del representante legal.
9. ¿Existe un proceso para dar de baja un activo o para su retiro?
Figura 16 Control de baja de un activo
En la pregunta N° 9 es claro analizar que el 100% del personal administrativo respondió
que no existe ningún proceso para dar de baja un activo, el cual es de suma importancia
20%
80%
8. ¿Se aprueba las ventas y bajas de Activos Fijos?
Si No
0%
100%
9. ¿Existe un proceso para dar de baja un activo o para su retiro?
Si No
48
porque al no dar de baja un activo, se está permitiendo acumular muchos bienes que no
son de uso importante para la institución; generando una necesidad de espacio y dinero
por la acumulación de los mimos.
10. ¿Los activos fijos se encuentran asegurados?
Figura 17 Control de cuidado de activos fijos
En la pregunta N° 10 se puede interpretar que el 100% del personal administrativo
asegura que no existe ningún seguro que proteja a los activos fijos, generando una
intriga de riesgo en la perdida de ellos, ya sea en desastres naturales o forzados.
11. ¿Existen custodios o responsables de los Activos Fijos?
Figura 18 Control de custodios de activos
En la pregunta N° 11 se puede apreciar que el 100% del personal administrativo
respondió que no existe ningún tipo de responsable o custodio de los activos, dejando
0%
100%
10. ¿Los activos fijos se encuentran asegurados?
Si No
0%
100%
11. ¿Existen custodios o responsables de los Activos Fijos?
Si No
49
expuestos los bienes de la fundación a pérdidas, robos. Afectando directamente a la
situación económica de la misma.
12. ¿Los activos fijos se encuentran debidamente identificados y codificados?
Figura 19 Control de codificación de activos
En la pregunta N° 12 se puede analizar que tanto los activos de la fundación como del
colegio están expuestos a robos, daños y pérdidas por la falta de codificación tomando
como referencia que el 100% del personal administrativo están conscientes de que no
existen activos codificados y constatados.
13. ¿Se han efectuado tomas físicas de Activos Fijos?
Figura 20 Control de toma física de activos
Tomando como resultado de la pregunta N° 13, se puede apreciar que el 100% del
personal administrativo asegura que jamás se ha realizado una constatación física;
0%
100%
12. ¿Los activos fijos se encuentran debidamente
identificados y codificados?
Si No
0%
100%
13. ¿Se han efectuado tomas físicas de Activos Fijos?
Si No
50
dando como sospechas, la perdida de varios activos adquiridos en algún momento de los
periodos contables.
14. ¿Se elaboran actas de entrega – recepción de Activos Fijos?
Figura 21 Control de emisión de actas de activos
En la pregunta N° 14 se puede analizar que la fundación no cuenta con algún modelo de
acta actas de entrega de recepción para el cuidado de los activos que se le proporciona a
los empleados, ya que al tener como referencia el 100 % de resultados diciendo: que no
se ha elaborado jamás actas de entregas a los trabajadores.
15. ¿Se han realizado avalúos de los activos?
Figura 22 Control de avalúo de activos
En la pregunta N° 15 se puede analizar que el 80% del personal administrativo dice que
no se realiza ningún tipo de avalúo de los activos mientras que el 20 % asegura que, si
0%
100%
14. ¿Se elaboran actas de entrega – recepción
de Activos Fijos?
Si No
20%
80%
15. ¿Se han realizado avalúos de los activos?
Si No
51
se lo hace, dando como conclusión una falta de cumplimiento de avalúos de los activos
que se encuentran en la institución.
16. ¿La institución cuenta con infraestructura tecnológica adecuada?
Figura 23 Control de infraestructura tecnológica de activos
En la pregunta N° 18 se puede observar que, el 80% del personal administrativo asegura
que no existe una infraestructura tecnológica que ayude al manejo, al desarrollo
académico del colegio, generando una falta de competitividad educativa y superación
institucional para la fundación.
17. ¿Existe un presupuesto anual destinado a las capacitaciones del personal en
cuanto al manejo correcto de activos fijos?
Figura 24 Control de presupuesto para capacitaciones de activos
20%
80%
16. ¿La institución cuenta con infraestructura tecnológica
adecuada?
Si No
20% 80%
17. ¿Existe un presupuesto anual destinado a las capacitaciones del
personal en cuanto al manejo correcto de activos fijos?
Si No
52
En la pregunta N° 17 se puede apreciar que, el 80% del personal administrativo asegura
que existe una falta presupuesto de capacitación; no solo para el manejo correcto de los
activos fijo sino, la falta de capacitaciones en general, poniendo en riesgo la seguridad,
el cuidado o el buen manejo de los activos de la fundación.
18. ¿El presupuesto monetario destinado del exterior a la fundación cubre el 100%
de los gastos?
Figura 25 Control de presupuesto destinado el exterior
En la pregunta N° 18 se asegura que, en base al 60% de respuestas. El presupuesto
destinado a la función no cubre en un 100% el total de gastos, mientras que el 40% dice
que si se cubre todos los gastos con normalidad. Dando como duda de análisis que la
fundación no está siendo financiada de acuerdo al monto de sus gastos, o a su vez no se
está controlando de la manera correcta los ingresos que se generan mensual para la
misma. Provocando una falta de presupuesto para capacitaciones y mantenimiento
adecuado de los activos fijos.
40%
60%
18. ¿El presupuesto monetario destinado del exterior a la fundación cubre el 100%
de los gastos?
Si No
53
19. ¿Existen mecanismos o manuales que ayuden al control disciplinario ya la
buena jerarquización de puestos de trabajo del personal?
Figura 26 Control de disciplina de puestos de trabajo
En la pregunta N° 19 se puede analizar un resultado desfavorable, al tener el 80% de
negación del personal; en cuanto a si existe un mecanismo o manuales que ayuden a la
jerarquización de puestos, dando como consecuencia un mal desarrollo de las
actividades diarias y puestos de trabajo del personal en la institución.
20. ¿La institución cuenta con estructura organizacional bien planificada?
Figura 27 Control de estructura planificada
En la pregunta N° 20 se puede dar una clara respuesta de que el 100% del personal
administrativo asegura que la fundación carece de una visión, misión, valores y una
estructura organizacional; para el cual, será necesaria la información para proponer en la
20% 80%
19. ¿Existen mecanismos o manuales que ayuden al control disciplinario ya la buena jerarquización de puestos de
trabajo del personal?
Si No
0%
100%
20. ¿La institución cuenta con estructura organizacional bien
planificada?
Si No
54
presente investigación un marco filosófico entendible, adaptable que ayude a la
representatividad eficiente de la misma.
21. ¿La institución es reconocida por varias entidades privadas y públicas?
Figura 28 Control de reconocimiento de otras entidades
En la pregunta N° 21 se puede resumir un resultado eficiente; ya que el, 80% del
personal administrativo dicen que la institución es reconocida por empresas y entidades
públicas, privadas que pueden ayudar a la contribución económica, acuerdos y
necesidades de la fundación.
3.3. Análisis De Capacidades
3.3.1. Evaluación y medición del problema de estudio
En la Fundación Henry Davis y liceo Henry Davis se realizó un análisis de la
organización, funciones, distribución de bienes y otros aspectos de gestión de la
fundación, con el objetivo de tener una idea clara de cómo se encuentra la misma, se
analizó además cómo se maneja todas las actividades, mantenimiento de bienes de larga
y corta duración de cada área de trabajo. También se analizó como está distribuido su
recurso humano, espacio físico con que cuenta y su influencia en el servicio que presta,
e igualmente el compromiso de la dirección.
En las Áreas de Contabilidad, Trabajo Social y Colecturía, que están distribuidas por
necesidades, las cuales se han seleccionado, debido a la importancia, trascendencia y
funcionalidad que en la actualidad se les determina en la empresa, puesto que son
80%
20%
21. ¿La institución es reconocida por varias entidades privadas y públicas?
Si No
55
precisamente estas unidades las que presentan problemas en los manejos de activos fijos
generando malos entendidos y pérdida de recursos.
El Área de Contabilidad tiene la Unidad de compras locales, en al Área de Recursos
Humamos la Unidad de Desarrollo del Talento Humano y Trabajo Social, y en el Área
de Colecturía tenemos la unidad de manejo de ventas locales.
La Fundación Henry Davis tiene muchas falencias que se han venido acarreando desde
hace muchos años atrás, los cuales poco a poco se han venido saneando, pero aún hay
un intenso trabajo para dejar saneado todas las necesidades que hoy en día tiene la
fundación falta por parte de la autoridad y los empleados antiguos que se resisten al
cambio, a mejorar los procesos y se mantienen en lo que aprendieron.
3.3.1.1. Área de contabilidad
El Área de Contabilidad tiene como objetivo administrar y controlar los recursos
económicos y financieros que soportan las actividades en todas las Unidades de la
Fundación y el colegio; dentro de éstas Unidades podemos encontrar la Unidad de
Compras Locales, la cual surge como una necesidad de controlar todas las adquisiciones
que se realizan, ya sea para el proceso de funcionamiento de las operaciones de tipo
administrativo.
Por lo anteriormente señalado, a continuación, se describen los procesos administrativos
que se realizan actualmente en contabilidad para la compra de activos fijos:
Tabla 9 Proceso administrativo contabilidad
PROCESO DESARROLLO DEL PROCESO
Recepción de la
solicitud de
Requisición.
El representante legal de la fundación recibe la solicitud de requisición de
del bien que se necesita adquirir
Generación de la
Orden de
Compra.
El representante legal define un proveedor empíricamente , una vez
elegido se procede a elaborar la orden de compra y se procede comprar
el bien
Recepción de la
Mercadería.
El área solicitante del bien procede a recibir el bien sin ser constatado ni
verificado por contabilidad.
Envío de la
Documentación
Pagar para su
Registro contable.
El representante legal procede a entregar la factura y orden de compra
realizada con el proveedor al área de contabilidad para el registro contable
y depreciación respectiva sin haber indicado, codificado y hecho el acta
de entrega respectiva del bien.
56
3.3.1.2. Área de recursos humanos
En la actualidad, es necesario que la Fundación logre un equilibrio entre sus recursos
humanos y los recursos económicos; de esta forma la fuerza de la institución estará
representada por sus recursos financieros y su personal, por tal razón se requiere que se
desarrolle factores competitivos medulares en la Unidad de Desarrollo del Talento
Humano.
A continuación, se detalla los procesos administrativos que se realizan en la Unidad de
Desarrollo del Talento Humano:
Tabla 10 Proceso administrativo talento humano
PROCESO DESARROLLO DEL PROCESO
Requisición de
Personal.
El responsable de la Unidad que requiere del empleado, realiza el
requerimiento de personal necesario a través de una requisición de
personal dirigida a la encargada de Recursos Humanos, quien a su vez
analiza, aprueba o niega el pedido o sugiere una alternativa.
Requerimiento
por reemplazo de
una vacante.
En el caso de reemplazo de una vacante o incremento de la institución,
no se revisa si el reemplazante cumple con las características que el
puesto necesita solo se preocupan por el sueldo a ser reemplazado y no
el tipo de servicio que va a generar en el puesto de trabajo
Requerimiento
por creación de
nuevo cargo.
Cuando se trata de requerimiento por creación de cargo nuevo, el
encargado de Área que solicita debe establecer la Descripción y perfil
del cargo preliminar. Luego, el representante legal analiza el pedido y
aprueba o niega el incremento de personal en la institución
Preselección de
los candidatos.
Recibidos las hojas de vida de los candidatos, se procede a la
preselección, en base al análisis de solicitudes y hojas de vida de los
aspirantes, contraponiéndola con el perfil del puesto y las bases de la
selección establecida por la encargada de Recursos Humanos y el
representante legal, el cual permite evaluar a los candidatos en los
siguientes aspectos: educación, experiencia, capacitación, pruebas
psicotécnicas, conocimiento y entrevistas. Quienes no cumplan con
estos requerimientos son eliminados.
Contratación del
personal.
Los candidatos seleccionados, son sometidos a una entrevista con la
encargada de Recursos Humanos y posteriormente con el representante
legal, dando como resultado la selección del candidato para el puesto
requerido. Luego se notifica la decisión a los candidatos y se prepara la
oferta de trabajo considerando los aspectos legales y las disposiciones
que se hayan establecido en la Empresa. El candidato firmará el
contrato respectivo de trabajo a prueba por tres meses si está de
acuerdo con todas las cláusulas; inmediatamente se le informará los
detalles del puesto, acuerdos de trabajo, fecha de iniciación de labores,
salarios y documentación requerida para el contrato, lo cual quedará
registrado en el registro de asistencia, para luego incorporarlo a la
nómina o rol de pagos.
57
3.3.1.3. Área de colecturía
La Fundación debe mantener un proceso adecuado para el área de colecturía ya que, al
momento de manejar dinero en altas cantidades diarias, se debe reforzar los procesos y
las formas de controlar cada uno de los mismos para el cual los equipos en esta área
deben ser específicamente perfectos con el fin de que el colaborador pueda realizar un
trabajo controlado y eficiente.
A continuación, se detalla los procesos administrativos que se realizan en el área de
colecturía de la institución:
Tabla 11 Proceso administrativo colecturía
PROCESO DESARROLLO DEL PROCESO
Recaudar
pensiones
El responsable dl área recauda las pensiones de los alumnos del
colegio mensuales y a su vez emite facturas como constancia y
evidencia de pago.
Arqueos de caja Al finalizar el día el encargado del área, se emite un arqueo de caja
para justificar el valor recaudado de pensiones diarias.
Generar
reporte
El encargado del área emite un reporte de las ventas ingresadas en el
sistema contable cuadrando, el valor recaudado con el valor
ingresado en el sistema.
3.3.1.4. Capacidad de manejo de activos fijos
En la capacidad e manejo de activos fijos es necesario realizar un cuestionario de
control interno para medir el nivel de riesgo y el nivel de confianza, para ello se ha visto
necesario aplicar un modelo en base al COSO II que se caracteriza por analizar la
información Eficientemente mediante 8 componentes presentados a continuación:
1. Ambiente interno
2. Establecimiento de objetivos
3. Identificación de eventos
4. Evaluación de riesgos
5. Respuesta al riesgo
58
6. Actividades de control
7. Información y comunicación
8. Monitoreo
A continuación se observa el desarrollo del cuestionario de control interno con los
respectivos componentes toando como referencia el cuestionario realizado al personal,
con el fin de lograr un análisis interno preciso y profundo en el sistema de activos fijos
propuesto.
Cuestionario de Control Interno
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
CI/01
N°
PREGUNTA
RESPUESTA
CALIFICACIÓN
PONDERACIÓN SI NO N/A
AMBIENTE INTERNO
1 ¿La fundación cuenta
con un marco filosófico
y departamentos
correctamente
estructurados en el
organigrama?
X
0
10
2 ¿La institución cuenta
con una exención o
exoneración de
impuestos que
beneficie en parte su
aspecto financiero?
X
10
10
3 ¿La fundación cuenta
con una atención al
usuario apoyada en
valores éticos?
X
10
10
59
4 ¿La fundación cuenta
con infraestructura
adecuada, maquinaria,
equipos, muebles
manejables y
adaptables al uso
humano?
X
9
10
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
5 ¿La institución ha
establecido objetivos a
corto, mediano y largo
plazo?
X
4
10
6 ¿Los objetivos
establecidos permiten
la ejecución correcta en
el manejo de activos
fijos?
X
0
10
IDENTIFICACION DE EVENTOS
7 ¿Se hace
periódicamente un
inventario físico del
activo fijo y se
compara con los
registros respectivos?
X
0
10
9 ¿Los registros del
activo fijo contienen la
suficiente información
y detalle, según las
necesidades de la
fundación?
X
0
10
60
10 ¿Se realiza
capacitaciones al
personal relacionadas
con el cuidado y
manejo de activos
fijos?
0
10
EVALUACIÓN DE RIESGOS
11 ¿Se han realizado
evaluaciones de manera
periódica que permitan
identificar los
problemas en el área?
X
0
10
12 ¿Se realiza
evaluaciones y control
de trabajo al personal
en la institución?
X
0
10
13 ¿Se mantiene un
control adecuado en el
manejo de recursos y
adquisición de
infraestructura
tecnológica?
X
0
10
61
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
CI/02
N°
PREGUNTA
RESPUESTA
PONDERACIÓN
CALIFICACIÓN SI NO N/A
RESPUESTA AL RIESGO
14 ¿Cuándo se identifica
un problema es resuelto
de manera inmediata?
X
5 10
15 ¿Se han establecido
estrategias, políticas
que permitan prevenir
los riesgos de pérdida,
daños y obsolescencia
de activos fijos?
X
0
10
ACTIVIDADES DE CONTROL
16 ¿La institución tiene
establecido
procedimientos para la
elaboración y ejecución
del manejo de activos
fijos?
X
0
10
17 ¿La institución realiza
el presupuesto de
acuerdo a las
necesidades de cada
uno de los
departamentos?
X
0
10
62
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
18 ¿Se comunica de
manera oportuna las
adquisiciones de bienes
necesarios para el
desarrollo de las
funciones?
X
0
10
19 ¿Se emite informes de
las actividades
desarrolladas en el
área?
X
7
10
20 ¿Las personas que
tienen a su cuidado el
activo fijo, reportan
cualquier cambio que
habido como ventas,
bajas, obsolescencias,
traspasos, etc.?
X
0
10
FUNDACION HENRY DAVIS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
CI/03
N°
PREGUNTA
RESPUESTA
PONDERACIÓN
CALIFICACIÓN SI NO N/A
MONITOREO
21 ¿Se realizan
evaluaciones de manera
periódica de las
actividades
desarrolladas y el
manejo de activos en la
institución?
X
0
10
22 ¿Existe una persona
responsable de
controlar los ingresos
percibidos y los gastos
realizados?
X
5
10
TOTAL 51 220
63
3.3.1.4.1. Medición del Riesgo de Control
Para realizar la medición del riesgo de control se aplicará la siguiente
fórmula:
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
51x100
=
24% 220
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-24%
=
76%
Análisis:
Mediante la aplicación del cuestionario de control interno a la capacidad de manejo de
activos fijos de la fundación HENRY DAVIS, se ha determinado un nivel de riesgo
sumamente alto del 76% , teniendo apena su nivel de confianza del 24% ; lo que incide
en que no se realiza ningún tipo de inventarios, constataciones que permitan el manejo
y seguimiento de activos fijos; además la falta de manejo adecuado de ingresos y
gastos, pone a la fundación en un problema de recursos limitados, por lo que es
necesario tomar en cuenta y asignar recursos financieros al área contable para el buen
funcionamiento de la aplicación de la propuesta planteada en el tema de investigación.
3.3.1.5. Existencia de los activos fijos
En la Fundación Henry Davis y en su colegio liceo Henry Davis no se sabe con cuantos
bienes de larga duración cuentan las instituciones, puesto que no existe la Unidad de
Activos Fijos, únicamente se ingresa la compra al departamento de contabilidad, sin
tomar en cuenta su vida útil, depreciación anual y sin realizar un acta de entrega de
recepción a cada trabajador encargado de los bienes en el área.
64
3.3.1.6. Movimientos internos de los activos fijos
Los bienes son trasladados de un lugar a otro en calidad de préstamos, pero
lamentablemente al momento de hacer una constatación física los custodios no saben
dónde están los bienes de larga duración, surgiendo muchos inconvenientes a la hora de
tomar medidas necesarias para poder recuperar los bienes muebles que se encuentran
extraviados.
3.3.1.7. Inventario y constataciones de los activos fijos
En la Fundación Henry Davis no existen inventarios de los Bienes de Larga Duración,
es por ello que no se sabe con cuantos bienes cuenta la entidad, haciéndose muy
necesario que se realice un inventario o toma física para poder determinar la existencia
de los bienes.
En este momento se está realizando una constatación física para determinar los bienes
que se encuentran en la fundación y su colegio, para poder determinar custodios.
3.3.1.8. Entrega recepción de los activos fijos
No existen actas en la mayoría de los bienes entregados, únicamente llegan los bienes a
la entidad y se entregan en las distintas áreas de la institución un ejemplo claro es el
área de contabilidad ya desconoce la mayoría de veces, de las nuevas adquisiciones que
se realizan en el Fundación, hasta el momento en que el representante legal pasa la
factura para ingresar el pago al sistema. Este problema se da ya que el representante
legal simplemente delega los activos a las áreas de trabajo y no pasan por un registro de
inspección.
3.3.1.9. Depreciación de los activos fijos
En la Fundación Henry Davis durante años no se ha estado llevando depreciaciones
correctamente, en la mayoría de los bienes no se encuentra el valor histórico
generándose un gran problema al momento de ingresar los datos al nuevo sistema
puesto que se requiere el valor de la compra para proceder a depreciar.
65
3.3.1.10. Mantenimiento de los activos fijos
Uno de los grandes problemas que se está suscitando en Fundación Henry Davis y su
colegio, es que no se lleva un control y mantenimiento adecuado de los bienes de larga
duración, simplemente se los deja destruir y luego se los desecha a una bodega de donde
no han salido para su destrucción o donación, hay muchos bienes que no están
totalmente deteriorados y que se podría utilizar en otras instituciones de bajos recursos
económicos; pero no se sabe el procedimiento para dar de baja y conceder en donación
o destrucción.
3.3.1.11. Medidas de protección para los activos fijos
No hay medidas de protección; los bienes de larga duración se pueden perder o destruir
tranquilamente que en la Fundación Henry Davis nadie dice nada, ni se enteran de que
los bienes no se encuentran en el lugar donde deben estar, es por ello que con la
creación de un sistema de control de Activos Fijos se ha querido dar una solución a este
problema.
3.3.1.12. Custodio de los bienes de larga duración
Para la entrega de los bienes de larga duración, nunca se elaboró actas de entrega-
recepción. El cual ocasiona quien no contenga detalles de todas las características de los
bienes, por lo que se han suscitado problemas de ubicación, fecha de adquisición, valor
de costo histórico, condición en la que se encuentra el bien. Esto ha ocasionado que en
ciertos casos los custodios dicen que las máquinas están dañadas y al momento de llevar
hacer el mantenimiento resulta que no son lo bienes comprados por la institución o
muchos de los bienes se encuentran en perfecto funcionamiento.
3.3.1.13. Codificación
Los bienes de larga duración en su gran mayoría no se encuentran identificados por
ningún código es por ello o que los custodios se los pueden llevar tranquilamente a sus
domicilios. O a su vez decir que no están en condiciones perfectas de estado.
66
3.4. FODA
“El análisis FODA Es una técnica ideada por Kenneth Andrews y Roland Christensen
hace más de 20 años y se utiliza para comprender la situación actual de una empresa,
organización, producto o servicio específico, desempeño profesional o académico,
tomar una mejor posición ante una negociación, estudiar la forma en que estamos
realizando una venta y en muchas otras situaciones. El objetivo de esta herramienta es
ayudarlo a diagnosticar para, en función de ello, poder decidir.
FODA viene de las cuatro primeras letras de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas. Es el análisis de variables controlables, las debilidades y fortalezas son
internas de la organización o de las personas y por lo tanto se puede actuar sobre ellas
con mayor facilidad, y de variables no controlables, las oportunidades y amenazas las
presenta el contexto, el ambiente o la situación y la mayor acción que podemos tomar
con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia.
Para llevar a cabo un análisis FODA debemos encontrar respuestas a los siguientes
interrogantes. Donde sea apropiado utilice preguntas similares: (Lugmania, 2012).
Fortalezas:
¿Cuáles son sus ventajas con respecto a otros?
¿Qué cosas hace bien?
¿Qué es lo que otras personas ven como sus fortalezas?
Considere este desde su propio punto de vista y desde el de las personas con las
que tenga trato, por ejemplos sus clientes. (Lugmania, 2012).
Debilidades:
¿Qué debería mejorar?
¿Qué es lo que considera que hace mal?
¿Qué cosas debería evitar?
Nuevamente, considere esto desde los dos puntos de vista, interna y
externamente, ¿otras personas perciben debilidades que usted no ve?, ¿están sus
competidores haciendo alguna cosa mejor que usted? (Lugmania, 2012).
67
Oportunidades:
¿Dónde están las mejores oportunidades que podría encontrar?
¿Cuáles son las tendencias interesantes de las que usted está consciente?
(Lugmania, 2012).
Amenazas:
¿Qué obstáculos debe afrontar?
¿Qué está haciendo su competencia?
¿Están cambiando las especificaciones requeridas para desarrollar su trabajo,
producto o servicio?
¿Está cambiando la tecnología amenazando su posición?
¿Tiene deudas o problemas con el flujo de fondos?
También es recomendable aplicar el análisis FODA en sus competidores, esto puede
producir interesantes descubrimientos.” (Lugmania, 2012).
3.4.1. Fortalezas
1. Infraestructura adecuada para cubrir necesidades.
2. Ayuda económica del exterior.
3. Institución reconocida.
4. Activos de maquinaria y equipos manejables y adaptables al uso humano.
5. Baja y exoneración de impuestos.
6. Atención apoyada en valores.
3.4.2. Debilidades
1. Falta de capacitaciones al personal para el cuidado de activos fijos.
2. Falta de control y evaluación de trabajo.
3. Mantenimiento de equipos poco frecuentes.
4. Manejo inadecuado de activos fijos.
5. Inexistencia del marco filosófico de la institución.
68
6. falta de políticas para proceso de compras, ventas, donaciones y daño de activos
fijos.
7. Falta de infraestructura tecnológica.
8. Recursos financieros limitados.
9. Falta de cuentas de activos para el proceso de contabilización en el Sistema.
3.4.3. Oportunidades
1. Donaciones de bienes de entes externos.
2. Reconocimiento institucional a nivel nacional e internacional
3. Empresas reconocidas están interesadas en hacer donaciones y recibir los
beneficios.
4. Generar oportunidades de ingresos con ONGS mundiales.
5. Ofrece ayuda humanitaria.
6. Capacitación humanitaria y gratuita del personal para generar ingresos en el
colegio con un mejor servicio al padre de familia y a estudiante.
7. Mejorar las instalaciones físicas.
8. Aprovechar de espacios de infraestructura e innovar.
9. Posibilidad de ampliar servicios educativos.
10. Beneficios tributarios por parte del estado.
3.4.4. Amenazas
1. Presencia de otras unidades educativas que prestan servicios particulares.
2. Falta de presupuesto del exterior.
3. Falta de ayuda presupuestaria de Instituciones públicas.
4. Crisis económica del país.
5. Cambio constante del personal por sueldos bajos.
6. Salida o retiro de estudiantes del colegio.
7. Falta de capacidad y recursos propios.
8. Nuevas tecnologías.
9. Instituciones educativas con mejor infraestructura tecnológica y personas
capacitadas.
69
3.4.5. Matriz FODA
Matriz FODA
FORTALEZAS REF DEBILIDADES REF
1.-Infraestructura adecuada para cubrir
necesidades.
CONSTATACIÓN
FÍSICA
1. - Falta de capacitaciones al personal para el cuidado de
activos fijos.
CAP III
ENCUESTAS PRG
17
2. - Ayuda económica del exterior. CAP III
ANTECEDENTES
PAG.6,7,8
2.-Falta de control y evaluación de trabajo. CAP III
ENCUESTAS
PRG.19
3. - Institución reconocida. CAP III
ENCUESTAS PRG. 21
3.-Mantenimiento de equipos poco frecuentes. CAP III
ENCUESTAS PRG. 2
4 Activos de maquinaria y equipos manejables y
adaptables al uso humano.
CONSTATACIÓN
FÍSICA
4. - Manejo inadecuado de activos fijos. CAP III
ENCUESTAS PRG.
1,10,11,12,13,14,15
5. - Baja y exoneración de impuestos. ANEXO DE RUC Y
PAG 6
5.-inexistencia del marco filosófico de la institución. CAP III
ENCUESTAS PRG
20.21.
6. - Atención apoyada en valores.
CAP I
ANTECEDENTES
PAG.6, 7
6. – falta de políticas para proceso de compras, ventas,
donaciones y daño de activos fijos.
CAP III
ENCUESTAS PRG.
3,4,5,6,8,9
7. - Falta de infraestructura tecnológica. CAP III
ENCUESTAS
PRG.16
8-. Recursos financieros limitados. CAP III
ENCUESTAS P.17,18
9.-Falta de cuentas de activos para el proceso de
contabilización en el Sistema.
PLAN DE CUENTAS
Y CAP III
ENCUESTAS PRG 7
70
Matriz FODA
OPORTUNIDADES REF AMENAZAS REF
1. - Donaciones de bienes de entes externos. CAP III
A.E
1. - Presencia de otras unidades educativas que
prestan servicios particulares.
CAP III
A.E
2.-Reconocimiento institucional a nivel nacional e internacional. CAP III
A.E
2. - Falta de presupuesto del exterior. CAP III
A.E
3. - Empresas reconocidas están interesadas en hacer donaciones y
recibir los beneficios.
CAP III
A.E
3. - Falta de ayuda presupuestaria de instituciones
públicas.
CAP III
A.E
4. - Generar oportunidades de ingresos con ONGS mundiales. CAP III
A.E
4.-Crisis económica del país. CAP III
A.E
5. - Ofrece ayuda humanitaria. CAP III
A.E
5.-Cambio constante del personal por sueldos
bajos.
CAP III
A.E
6. - Capacitación humanitaria y gratuita del personal para generar
ingresos en el colegio con un mejor servicio al padre de familia y
al estudiante.
CAP III
A.E
6. - Salida o retiro de estudiantes del colegio.
CAP III
A.E
7. - Mejorar las instalaciones físicas. CAP III
A.E
7. - Falta de capacidad y recursos propios. CAP III
A.E
8. - Aprovechar de espacios de infraestructura e innovar. CAP III
A.E
8.-Nuevas tecnologías.
CAP III
A.E
9. - Posibilidad de ampliar servicios educativos. CAP III
A.E
9. - Instituciones educativas con mejor
infraestructura tecnológica y personas capacitadas.
CAP III
A.E
10. - Beneficios tributarios por parte del estado. CAP III
A.E
71
Matriz de Hallazgos
MATRIZ DE HALLAZGOS
INSTITUCIÒN: FUNDACION HENRY DAVIS
ÁREA: CONTABLE
PROCESO: ADMINISTRATIVO/ CONTABLE
SUB PROCESO SITUACIÓN REF. N° HALLAZGO HALLAZGO ESTRATEGIA
capacitaciones
Falta de capacitaciones
al personal para el
cuidado de activos
fijos.
D1 HH/01
Condición El personal desconoce cómo manejar un activo
fijo adecuadamente.
Propuesta de majeo adecuado de un activo fijo
Criterio
las capacitaciones deben ser de suma
importancia para el cuidado , manejo de los
equipos en la institución
Causa El departamento administrativo no realiza
presupuestos para capacitaciones del personal.
Efecto
La situación del descuido hace que el
problema de las capacitaciones afecte
directamente en los bienes de la fundación.
evaluación de trabajo Falta de control y
cuidado de activos en
cada área de trabajo.
D2 HH/02
Condición Los encargados de cada área de trabajo no
controlan el cuidado y el manejo de los activos fijos en la institución.
Proponer un organigrama que ayude a la
identificación de puestos de trabajo
Criterio
La estructura de la empresa es importante para
delegar funciones y responsabilidades en cada
estación de trabajo.
Causa La administración no pone énfasis en delegar, dividir funciones y actividades que realice
cada uno de sus empleados.
Efecto La falta de control, destrucción y mal uso de los activos.
mantenimientos de equipos
Mantenimiento de
equipos poco
frecuentes.
D3 HH/03
Condición
La fundación no mantiene registros seguidos
de mantenimientos adecuados a los activos fijos.
Establecer políticas que obliguen a la
administración a designar presupuesto para el proceso de mantenimiento y cuidado de los
activos fijos
Criterio
Los mantenimientos son necesarios para la
durabilidad y correcto funcionamiento de los
activos fijos.
Causa La administración no destina un presupuesto para mantenimientos continuos de los bienes y
equipos.
Efecto
No se puede desarrollar un buen trabajo ya que
los equipos no funcionan de la manera correcta.
72
Matriz de Hallazgos
INSTITUCIÒN: FUNDACION HENRY DAVIS
ÁREA: CONTABLE
PROCESO: ADMINISTRATIVO/ CONTABLE
SUB PROCESO SITUACIÓN REF. N° HALLAZGO HALLAZGO ESTRATEGIA
manejo de
activos fijos Manejo inadecuado de activos fijos. D4 HH/04
Condición El área de contabilidad nunca realiza constataciones físicas
de los activos ni se codifica ningún activo comprado. propuesta de un
sistema de
codificación y
manejo de activos,
mediante
constataciones
periódicas
Criterio Los activos deben ser constatados y codificados para un
reconocimiento contable, correcto.
Causa
La administración no procedió a planificar un modelo de
activos que ayude al cuidado y manejo correcto de los
mismos.
Efecto El descuido hace que los bienes se encuentren muchos de
ellos obsoletos y perdidos.
filosofía
organizacional inexistencia del marco filosófico de
la institución D5 HH/05
Condición
La fundación no cuenta con un marco filosófico adecuado
para el conocimiento y cumplimiento de objetivos de los
trabajadores.
Propuesta de
misión, visión y
objetivos acorde a
las actividades de la
fundación
Criterio
Los objetivos deben ser cumplidos en un tiempo de 5 años
por lo tanto la visión cambiará para la mejora y crecimiento
institucional.
Causa
El descuido de la administración puede provocar desinterés y
las actividades no se pueden evaluar de acuerdo a los
objetivos.
Efecto Esta situación no ayuda a la planificación y por lo tanto
dificulta la propuesta de un manejo de activos fijos.
Políticas
contables
falta de políticas, procesos de
compras, ventas, donaciones y daño
de activos fijos
D6
HH/06
Condición
La fundación no cuenta con políticas ni procesos
administrativos en las compras, ventas, donaciones, bajas de
activos; ya que se realiza todo empíricamente.
Establecer políticas,
proceso que regulen
las actividades,
adquisiciones y
ventas de activos
fijos
Criterio
Las políticas ayudan a regular el manejo correcto de los
activos basados en normativas que controlen el proceso de
los mismos.
Causa
La gerencia no se ha enfocado en ningún tipo de interés para
establecer políticas y procesos en el movimiento de los
activos fijos.
Efecto
No se puede establecer un correcto proceso de compras
basado en normativa vigente, que ayude al cuidado de los
activos.
73
Matriz de Hallazgos
INSTITUCIÒN: FUNDACION HENRY DAVIS
ÁREA: CONTABLE
PROCESO: ADMINISTRATIVO/ CONTABLE
SUB PROCESO SITUACIÓN REF. N° HALLAZGO HALLAZGO ESTRATEGIA
infraestructura Falta de infraestructura
tecnológica. D7 HH/07
Condición La institución no cuenta con una mayoría de
infraestructura de equipos actualizados y en buen estado.
Realizar una constatación física
de los activos, que ayude a
reconocer aquellos obsoletos
para que la administración
pueda dar de baja y adquiera
equipos útiles y necesarios para
la institución
Criterio
los equipos deben ser actualizados con sistemas y
manejos de software actuales para la facilidad de los
usuarios
Causa
La administración no ha puesto interés en crear
convenios ni asignar presupuestos para satisfacer dicha
necesidad
Efecto Problemas con emisión de información en las oficinas y
retiro escolar de los estudiantes externos.
recursos
económicos Recursos financieros
limitados. D8 HH/08
Condición
La fundación realiza asignaciones de dinero
empíricamente si tomar en cuenta los presupuestos
anuales para su correcto funcionamiento económico Establecer una propuesta de
control de activos que permita a
la administración darse cuenta
de cuán importante es asignar
presupuesto para el manejo
adecuado de sus activos fijos
Criterio
La fundación debería realizar presupuestos y
planeaciones que ayuden al correcto manejo del dinero
que recibe del exterior.
Causa La administración asigna actividades económicas sin
basarse en su planificación de presupuesto anual.
Efecto Falta de dinero en el desarrollo y manejo adecuado de un
sistema de activos fijos.
contabilización falta de cuentas de activos
para el proceso de
contabilización en el Sistema
D9 HH/09
Condición La fundación no cuenta con un plan de cuentas adecuado
para su control.
Establecer cuentas y asientos
contables ejemplares
importantes que ayuden al
registro correcto de los activos y
la actualización del plan de
cuentas en el sistema contable.
Criterio
El plan de cuentas de la institución debe mantener
cuentas contables que ayude a los diferentes procesos de
movimiento de activos fijos.
Causa
El área contable no ha revisado, ni ha mejorado el
mismo, dejándolo desactualizado e inservible para el
proceso adecuado de activos fijos.
Efecto No se puede diferenciar un activo de otro al momento de
registrar los asientos en el sistema.
74
4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Definición de la propuesta
El presente capitulo tiene como objetivo principal proponer un Sistema de Control de
Activos Fijos para la “Fundación Henry Davis” el cual permitirá administrar, controlar
el manejo de sus activos fijos mediante la aplicación de la normas, reglamentos y
procedimientos que rige para todas las empresas e instituciones privadas, trabajadores
que estén prestando sus servicios en la organización y que tengan bajo su
responsabilidad la administración, uso, custodia o control de los mismos.
Así mismo se tienen como objetivo proponer un marco filosófico que permita a la
institución tener un alcance de visión mediante herramientas estratégicas que ayude a la
toma de decisiones y al logro eficiente de objetivos.
4.1. Sistema de control y verificación de activos fijos en la institución
La fundación Henry Davis no cuenta con un sistema de activos fijos, por el cual impide
a la institución que mantenga un cuidado de los mismos por ende, se debe realizar una
constatación física para saber la cantidad de activos que tiene la fundación , el estado
físico de cada uno de los activos en uso por parte del personal de la fundación; de la
misma manera habrá que proponer un modelo de codificación, en el cual se diferencien
cada uno de los activos de acuerdo a su vida útil y años de depreciación .
4.1.1. Proceso de compras de activos fijos
El procedimiento de comparas por el cual la fundación Henry Davis se maneja es
sumamente sencillo se realiza el pedido del bien por el personal al representante legal y
se ve la necesidad del activo para proceder a la compra.
75
Al momento de comprar el representante legal analiza la situación económica de la
fundación para saber si comprar o no el bien si el presupuesto está dentro de los
parámetros el representante procede a la compra del activo, entregando el bien
directamente al área solicitante sin evaluar ni registrar la marca, fecha de adquisición,
vida útil modelo, responsable, costo de adquisición y depreciación mensual o anual.
4.1.2. Control de activos fijos
Partiendo de la definición de control; que significa comprobación, verificación,
fiscalización; son los mecanismos o formas de tener un correcto manejo y control de los
activos que posea una empresa.
El control de los activos fijos en la fundación Henry Davis es completamente nulo ya
que al momento de adquirir un bien simplemente se entrega al área designada y no
existe un control de mantenimiento ni de responsables del bien al personal de la
respectiva área, por ende, el activo tiende a desgastarse temprana mente y muchas de las
veces hasta llega a desparecer el activo ya sea en equipos de computación u otros
muebles y suministros de oficina.
Por tal motivo no existe un mecanismo formal para el control, manejo, codificación de
los activos fijos por parte del departamento de contabilidad; en este caso se puede
evidenciar que existan activos deteriorados y ya sin uso, o activos que se requiere dar un
mantenimiento.
4.1.3. Ventas y bajas de activos fijos
4.1.3.1. Ventas o salida de activos fijos
La fundación Henry Davis existe el problema que ningún activo es vendido ya que al
momento que el activo pasa a ser obsoleto simplemente se lo guarda en bodegas y
termina en un valor de vida útil $ 0.00, además cuando el activo pierde vida útil
contablemente se sigue depreciando ya que no se informa al área contable que el activo
está obsoleto y con vida útil en $0.00 por ende afecta contablemente y económicamente
a la fundación.
76
4.1.3.2. Bajas o retiro de activos fijos
La baja de activos fijos es necesario dentro de la fundación Henry Davis, ya que al
momento de adquirir un activo ni el representante legal ni el aérea de contabilidad, se
han percatado que muchas de las veces el activo que alguna vez adquirieron ya ni existe
ya se por robo o por deterioro del bien, en el área contable anualmente se sigue
depreciando por bienes o activos inexistentes u obsoletos, esto se debe al mal manejo y
control de los activos en la institución.
4.2. Plan de cuentas de activos de la Fundación Henry Davis
ANEXO 1
4.3. Marco filosófico propuesto
4.3.1. Estructura organizacional
La Fundación “HENRY DAVIS” al no tener bien estructurado su organigrama
formalmente, mediante la investigación se ha visto necesario proponer la elaboración de
un Organigrama Estructural; el cual es importante para permitir que la dirección de la
fundación cuente y utilice esta herramienta elemental.
77
Figura 29 Organigrama Fundación Henry Davis
78
4.3.2. Direccionamiento estratégico propuesto
4.3.2.1. Misión
La Fundación HENRY DAVIS, es una institución sin ánimo de lucro que busca
fomentar el cristianismo y ayuda a los niños huérfanos y necesitados, con educación,
proyectos de desarrollo creativos en todas las áreas, donde se promueve el
desenvolvimiento en los niños para encontrar su habilidad y destreza en alguna rama
profesional.
4.3.2.2. Visión
En los próximos cinco años la Fundación “HENRY DAVIS “cuente con un excelente
equipo de trabajo y calidad humana de sus miembros, con el fin de contribuir al
mejoramiento económico institucional, logrando una sociedad más comprometida y
participativa en la que cada persona sea protagonista de un mundo más justo y
sostenible.
4.3.2.3. Objetivo general
Brindar una atención infantil con cuidados especiales que permita a los niños de la
institución mantener una mentalidad espiritual y con principios cristianos, logrando
regenerar participaciones en rendimientos académicos que satisfagan el nivel de sus
necesidades en el futuro.
4.3.2.4. Políticas
1. Excelencia en el servicio educativo a la comunidad
2. Formación basada en principios cristianos
3. Innovación permanente en el proceso formativo
4. Personal comprometido y participativo.
5. Eficiencia y superación personal de cada niño
79
4.4. Sistema propuesto
4.4.1. Aplicación práctica de la propuesta
En el presente capitulo, se detallarán los posibles cambios para una propuesta de
mejoras para tener un mejor control de los activos fijos que la fundación posee; para lo
cual se mejorarán procesos anteriormente utilizados, y se implementarán nuevos.
Con el antecedente de que en la fundación Henry Davis no realizó una toma física de
activos fijos, en algún momento contable, sería de buena estrategia realizarla para
mejorar su proceso y cuidado como tal.
Una vez obtenida la constatación física mediante un archivo de Excel, la fundación
puede optar por la implementación del módulo de activos fijos; y así se evitar errores en
la información; ya que es más confiable que exista un módulo en el paquete contable, a
que solo exista un documento Excel que puede eliminarse o contener errores en la línea
de algún activo.
La propuesta de un sistema de control de activos fijos en la institución necesitará de un
respaldo de documentos, para realizar su contenido. A continuación representa la
información a utilizarse en el capítulo para lo cual es necesario que sean elaborados:
1. Activos codificados, clasificados e ingresados en un archivo Excel.
2. Tomas físicas de activos fijos.
3. Procesos y políticas contables para un manejo adecuado de un activos fijos
4.4.2. Constatar los activos fijos llevados en Excel de la Fundación y del Colegio
H.D.
4.4.2.1. Constatación física de activos fijos de la fundación Henry Davis
La toma física de activos fijos consiste en la verificación física de que los activos fijos
de la institución. Deberán ser ingresados en un módulo respectivo en caso de que la
fundación lo desee tener.
80
Con estos antecedentes; para el inicio de la toma física de activos en la fundación, se
procede a realizar una coordinación interna entre el departamento de contabilidad y el
representante legal.
Detallando aspectos puntuales de la toma física. En este caso por decisión del
representante se realizará una toma física parcial de los activos; la cual consistirá en
revisar los siguientes grupos de activos fijos:
Vehículos
Maquinaria y equipo
Muebles y enseres
Equipos de oficina
Edificios
Equipos de computación
Se decide realizar la toma física de estos activos; ya que tienen un valor significativo en
su costo de adquisición, son activos que se usan a diario dentro de las operaciones
normales de la institución, pudiendo provocar un daño no reportado en los activos.
Con estos antecedentes el asistente de contabilidad encargado del manejo de los activos
fijos de la fundación, procederá a realizar el respectivo instructivo para la toma física de
activos fijos.
En este constarán datos básicos del proceso de la toma; tipo y clase de activo,
codificación propuesta, tipos de departamentos, valor real del activo, depreciación y
aspectos informativos para los demás departamentos de la institución.
4.4.3. Propuesta de un módulo de activos fijos con operaciones flexibles.
La implementación y aplicación del módulo de activos fijos en la fundación Henry
Davis, aportará en gran medida al control de los activos fijos de la institución. Solo con
el simple hecho de contar con un sistema que alimente sus activos fijos, sino también
con la contabilidad general.
81
La principal forma en la que el módulo contribuya al control de los activos; es que la
modificación de los mismos es imposible; inclusive para el contador general y el
asistente que maneja dicho módulo. Esto puede ser complicado de corregir en el caso
de que exista algún error humano al momento de realizar algún proceso con algún
activo fijo.
Para poder corregir dicho error se necesita la ayuda del dueño del módulo o del paquete
contable de la institución; debido a que se debe modificar la base de datos para corregir
tal error.
Ya con la no modificación de los activos, evitamos los problemas que se podía tener si
se sigue manteniendo. Otro aspecto importante que maneja el módulo es que es exacto
en los cálculos que se envía a realizar; esto siempre y cuando haya sido parametrizado
correctamente antes de su utilización.
Al poseer con el 100% de la funcionalidad del módulo; se pueden realizar procesos de
control de activos de manera mucho más eficiente, esto debido a que en el módulo
existen reportes y “ayudas” para hacerlos; debido a que el módulo con los diversos
reportes que genera; por modelo; fecha de ingreso, etc.
Los datos básicos para que el módulo de activos sea operativo son los siguientes:
Tipo de activo: corresponde a qué grupo de activos pertenece, puede ser
vehículos, edificios, etc.
Clase: pertenece al subtipo del grupo; por ejemplo; en equipos de oficina existen
armarios, escritorios, archivadores, etc.
Descripción, componentes: aquí se detalla a fondo al activo fijo; con todas las
partes o componentes, es decir se amplía el detalle que viene en cada factura de
activos fijos.
Serie: se detalla el código numérico o alfanumérico que el fabricante asigna a
sus ítems producidos.
Marca: empresa que fabrica o produce el bien.
Área: a que sección de la empresa se destinara la ubicación del activo; puede ser
oficina principal.
82
Centro de costos: es el departamento ha cuál será asignado el activo.
Custodio: responsable del manejo y uso del activo.
Proveedor: empresa o persona que distribuyó o vendió dicho artículo.
Factura de compra: el número del documento controlado por el SRI (Servicio
de Rentas Internas).
Fecha de compra: es utilizado al momento de realizar la depreciación y por
temas informativos.
Valor de compra: el monto desembolsado por la compra del activo, sin
impuestos.
Moneda de compra: moneda con la cual se realizó a compra del activo.
Estos son los datos necesarios para que el sistema procese la información ingresada
manualmente; para finalizar el proceso del ingreso y que la información quede grabada
en el módulo, se presiona el botón grabar en la pantalla donde se ingresan los datos de
los activos.
Al momento de generar el proceso de grabado; el sistema da un código con el cual
quedará grabado el activo ingresado; el cual se ejemplifica a continuación:
Código FHD: 1-01-456-18-001
El código FHD anteriormente indicado; muestra los campos de referencia que utiliza
este código.
1: corresponde a la clasificación o tipo del activo fijo.
01: corresponde a la ubicación de los activos fijos:
01: Fundación Henry Davis.
02: Colegio liceo Henry Davis
456: corresponde a la clase de activo que se maneje
18: corresponde al código del centro de costo al que fue asignado el activo; ej.:
contabilidad.
83
Este proceso se debe realizar con cada uno de los activos que la fundación Henry Davis
vaya adquiriendo a lo largo del ciclo contable.
001: este es el número secuencial único de todos los activos de la empresa.
4.4.4. Codificación de los activos fijos
Este es el proceso se debe realizar una codificación de todos los activos fijos de la
fundación Henry Davis; esto se lo debe realizar de manera conjunta con la toma física
de activos fijos para lo cual primero se hace una toma física para saber cuántos bienes
existe en la fundación, cuantos están obsoletos y cuantos están funcionando y después
se realiza otra para codificar por primera vez los activos; lo cual el tiempo es un poco
largo pero el proceso es eficiente.
En el proceso de codificación se pegarán etiquetas en los activos fijos de la empresa;
con lo cual se dejará constancia de la concordancia de que el activo etiqueta se
encuentra registrado en la contabilidad y en el módulo en caso de que la empresa
adquiera módulo o a su vez en el archivo Excel propuesto de activos de la empresa.
Para la realización de la codificación, se imprimirán los listados de los activos fijos a
etiquetar e identificarlos por ubicaciones en la institución.
Se necesitará la asesoría y soporte del instalador del módulo contable o a su vez del área
de sistemas; el cual apoyará y colaborará en la impresión de las respectivas etiquetas.
Estas etiquetas serán impresas en un papel con seguridades; es decir, si las etiquetas son
desprendidas por cualquier persona; dejará impresa en el bien la palabra VOID la cual
será difícil de sacar y se evidenciará el que dicho activo no posee etiqueta visible.
Al momento de la codificación, las etiquetas se deberán poner una en un lugar visible; y
otra en lugar oculto y de difícil acceso para las personas que manipulen dicho activo.
En las etiquetas, se imprimirá el código FHD generado por el sistema; en este código
también contendrá el logo de la empresa y un tipo de código de barras.
84
Al realizar la toma física por segunda vez se adjuntarán varias fotografías
correspondientes a la etiquetación de los activos fijos.
A continuación, se mostrará un ejemplo de etiqueta en la cual se evidencia el Código
FHD; con el cual se etiquetarán todos los activos fijos:
Figura 30 Modelo de Sticker para inventarios
La figura tiene como fin ayudar a los usuarios de la institución con el reconocimiento en
la toma física ya que al existir una evidencia y diferenciación de números en el sticker
puede generar una constatación controlada, verificada y eficiente en el anejo de los
activos.
4.4.5. Diagramas a utilizarse en los procesos.
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
DOC.COPIA
Figura 31 Simbología para la elaboración de procesos.
La presente simbología se va a utilizar en la elaboración de procesos de activos fijos,
con el fin de interpretar las medidas administrativas y contables para su aplicación.
85
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO ADMINISTRATIVO CAF/01
COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Controlar, manejar de adecuada manera el proceso de compra de un activo fijo.
Contabilizando de acuerdo a normativa vigente e investigada , con el fin de generar
información confiable para la fundación Henry Davis
Alcance
El proceso inicia con una solicitud del área necesitada del activo fijo procediendo a la compra
y procesos adecuados en la contabilización del bien, siendo revisado y aprobado por el
contador y representante legal.
Procedimiento
Compra de activos fijos para la institución
Responsables
Representante legal
Contador general
Asistente contable (Dep. contabilidad)
Asistente financiera (Dep. contabilidad)
Dep. solicitante
Políticas
El contador deberá ser la persona responsable de la revisión y tratamiento contable
del activo fijo.
El representante legal será el encargado de aprobar el presupuesto destinado para la
compra de un activo fijo.
Los bienes de larga duración de la fundación serán reconocidos como tales siempre y
cuando cumplan los requisitos basados en el art. 6,8 del reglamento de bienes sección
I
El asistente contable será el responsable de codificar, contabilizar y depreciar el bien
de acuerdo a la normativa reglamento de control de bienes art 104, 105,106 vigente.
La asistente financiera será la encargada de controlar el destino del bien y elaborar el
acta de responsabilidad.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
86
FUNCIONES CAF/02
Compra de Activos Fijos
Procedimiento
Indicador
índice de control de compra de bienes = 𝑵º 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒏𝒕𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒐𝒔
𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒃𝒊𝒆𝒏𝒆𝒔 𝒄𝒐𝒎𝒑𝒓𝒂𝒅𝒐𝒔
FUNDACIÓN HENY DAVIS
PROCEDIMIENTO COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 El procedimiento de compras en la fundación
Henry Davis propuesto inicia con una solicitud
de compra que se genera por el departamento
que requiera la compra del activo fijo; en esta se
detallarán los requisitos y las características que
el nuevo activo debe tener para cubrir las
necesidades que la fundación requiere.
Departamento
solicitante
Docentes y
trabajadores
2 Una vez con la solicitud llena, se procederá a
solicitar la aprobación del representante legal ,
al cual pertenecerá el activo fijo para la
aprobación
Miguel Moreira
Representante
legal
3 Una vez aprobado esta, se procederá a solicitar
al departamento de contabilidad a que proceda a
obtener las proformas respectivas; con un
mínimo de 3; de las cuales se realizará un
análisis y se determinará al proveedor al que se
comprará.
Luis Loachamìn
Contador
general
4 Una vez escogido el proveedor se solicitará al
representante legal a que proceda a solicitar la
autorización de pago con la proforma del
proveedor, luego contabilidad procederá con el
pago respectivo.
Miguel Moreira
Representante
legal
5 Se procederá a realizar el ingreso al sistema
contable, el activo con creación de una tarjeta
individual de activos fijos, se entrega el bien en
el área de pedido el activo con la respectiva acta
de responsabilidad y se registrará el ingreso del
nuevo activo fijo
Franklin Jàtiva
y
Priscila Moreira
Asistente
contable
y
Asistente
financiero
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
87
4.5. Diagramas para el control de activos fijos
4.5.1. Diagrama de flujo para el proceso de compra
DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO GRÀFICO DE COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
Fase
Solicitud compra
1
Autorizado
Creación tarjeta
activo fijo
Entrega activo fijo
p
SI
NO
p
INICIO
FIN
3
2Proforma
1
3
2Solicitud compra
1
Elaborado por:
Franklin JátivaRevisado por: Aprobado por:
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
DOC.COPIA
pago
Factura proveedor
Contabilización y
codificación
Selección proveedor
1
Figura 32 Procedimiento gráfico de compra de activos fijos
88
4.5.2. Formato de compras
Se debe llevar un registro de todos los movimientos que existan en el manejo de activos
fijos en la fundación para ello se propone la utilización de los siguientes documentos:
Solicitud de compra: la solicitud de compra se empleará cuando el área respectiva
necesite de un bien. Para ello el jefe de área de cada departamento, deberá emitir una
solicitud de compra para proceder con el proceso de compra del activo.
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
SOLICITUD DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
Expediente Nº____________________________________ Fecha: ____________________________________
Área solicitante: ____________________________________________________________________________
Causa de solicitud:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
FUNDACIÒN HENRY DAVIS
CONTABILIDAD Y FINANZAS
E-mail: [email protected]
Telf:02-2340277
REQUERIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE: No.EMPLEADO
UNIDAD RESPONSABLE:
CARGO: FECHA:
E-MAIL TEL.CEL.
INDICAR Y/O ANEXAR JUSTIFICANTE DE LA ACTIVIDAD, EVENTO O PROYECTO PARA EL
QUE SE UTILIZARÁ:
UNIDAD DE MEDIDA
DESCRIPCIÓN DEL BIEN MUEBLE O SERVICIO
CANTIDAD
SOLICITADA
CANTIDAD
AUTORIZADA
TOTAL 0 0
%
DEP. SOLICITANTE
___________________________
NOTA:
1. SE RECIBIRAN REQUERIMIENTOS DEL 01 AL 10 DE CADA MES, EN HORARIO DE 9:30 A 14:00 HORAS.
2. LA ENTREGA SE HARÁ MÁXIMO EN 11 DÍAS HÁBILES POSTERIOR A LA RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO.
ESTE DOCUMENTO ES CONFIDENCIAL, PROPIEDAD DE LA FUNDACIÒN HENRY DAVIS, PROHIBIDA SU REPRODUCCION,
COPIA CONTROLADA. POF-004.
Elaborado por: Franklin Jàtiva
89
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO ADMINISTRATIVO IAF/03
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Controlar, vigilar el cuidado de los activos fijos existentes en la institución mediante
tomas físicas programadas y ejecutadas de manera correcta.
Alcance
El proceso inicia con un listado actualizado de toma física de los activos terminando
con un detalle profundo de los custodios y estado del bien en cada departamento.
Procedimiento
Inventario de activos fijos para la institución
Responsables
Representante legal
Contador general
Asistente contable (Dep. contabilidad)
Asistente financiera (Dep. contabilidad)
Políticas
El contador deberá ser la persona responsable de la revisión profunda de los
inventarios de la fundación y de colegio.
El registro contendrá los datos básicos de cada bien, como son: código del bien,
número de serie, modelo, marca, ubicación del bien, usuario, fecha de compra,
período de garantía, proveedor del equipo y estado del equipo, de manera que
permita conocer sus características.
El representante legal será el encargado de aprobar el inventario de los activos
fijos.
El asistente contable será el responsable de realizar la toma física de los bienes
para el correcto funcionamiento de los activos en base al art 9,10 del reglamento
de control de bienes sección I
La asistente financiera será la encargada de elaborar las actas de los bienes
obsoletos , encargados y con falta de mantenimiento cada año como mínimo
El proceso de inventario se llevara a cabo cada 6 meses o cada año como
mínimo.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
90
FUNCIONES IAF/04
Inventario de Activos Fijos
Procedimiento
FUNDACIÓN HENY DAVIS
PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 Se pide realizar un control a los activos
existentes; con una toma física de activos
fijos.
Miguel Moreira Representante
legal
2 Se realiza el instructivo para la toma de
activos fijos en el momento; en el cual
constará la fecha a realizarlo, las personas
con sus cargos y a los departamentos que
pertenecen. Con este documento se
procede a coordinar con todos los
departamentos existentes en la fundación
para tener la cooperación de todos los
empleados
Luis Loachamìn
Contador
general
3 Se procede a verificar y a realizar la toma
física y comparar con las que constan en el
sistema contable o archivo de Excel
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
4 Luego de realizar las verificaciones, se
comenta las novedades a través de un
informe con los resultados de la toma
física.
Luis Loachamìn
Contador
general
5 El representante legal de la fundación
aprobara el informe y dará la orden de
realizar los ajustes respectivos
Miguel Moreira
Representante
legal
6 Se realizará las correcciones por cada
tarjeta de activo fijo que haya sido
realizado alguna modificación.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
7 Se actualiza las actas de entregas de los
custodios y se realizan las respectivas
firmas de responsabilidad.
Priscila Moreira
Asistente
financiera
Indicador
índice de control de inventarios de activos = 𝑵ª 𝒄𝒐𝒏𝒔𝒕𝒂𝒕𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔 𝒉𝒆𝒄𝒉𝒂𝒔
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒄𝒐𝒏𝒔𝒕𝒂𝒕𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔 𝒆𝒙𝒊𝒈𝒊𝒅𝒂𝒔
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
91
4.5.3. Formato de inventarios
Para poder elaborar un inventario correcto y eficiente de los activos fijos se deberá emitir el siguiente documento:
Hoja de control de activos fijos: la hoja de control se elaborará al inicio del periodo contable, llevando a cabo todo el proceso de registro
del bien con códigos, descripciones, valores y depreciaciones de cada uno.
Formato de Control de Activos en Excel
92
4.5.4. Diagrama de flujo para el proceso de inventario de activos fijos
DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO GRÀFICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
GERENCIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTADOR GENERAL
Fase
Necesidad Toma
física
Instructivo toma de
Activos Fijos
INICIOCoordinación
Interdepartamental
Utilización
implementos toma
física
Ejecución Toma
física
Elaboración de
informe con
novedades
Listado General de
Activos Fijos
Ajustes formulación
Fin
p
T
p
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
Aprobación
para
modificar
listados
Elaborado por:
Franklin JátivaRevisado por: Aprobado por:
Ejecución Ajustes
Contabilizaciòn y
elaboración de actas
con los nuevos
resultados de tomas
físicas
Figura 33 Procedimiento gráfico de inventario de activos fijos
93
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: BAJA POR
VENTAS DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO ADMINISTRATIVO VAF/05
BAJA POR VENTAS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Realizar un control permanente en el proceso de baja de activos fijos, con el fin generar
ingresos importantes y necesarios para la institución.
Realizar un control permanente en el proceso de baja de activos fijos, con el fin de
evitar acumulación de bienes obsoletos que obstaculicen y ocupen espacios innecesarios
en la institución.
Alcance
El proceso inicia con una solicitud de baja de los activos fijos por parte del
departamento solicitante, terminando con la venta y eliminación del bien en el sistema
contable.
Procedimiento
Baja por ventas de activos fijos para la institución
Responsables
Departamento solicitante
Representante legal
Contador general
Asistente contable (Dep. contabilidad)
Asistente financiera (Dep. contabilidad)
Políticas
El bien o activo que se destine para la venta deberá tener una culminación de
vida útil.
El departamento que solicita la baja del activo deberá tener razones necesarias
para que se apruebe la el proceso.
En caso de baja por venta de bienes la fundación deberá actuar en conocimiento
del art 55,56 del reglamento de control de bienes sección II
El representante legal será el encargado de aprobar si se inspecciona o no el
activo fijo.
El contador general será el encargado de inspecciona y clasificar el bien a ser
dado de baja.
El asistente contable será el responsable de realizar la facturación y el respectivo
proceso contable del bien
La asistente financiera será la encargada de eliminar la responsabilidad del
custodio conjuntamente con la respectiva acta de entrega.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
94
FUNCIONES VAF/06
Baja por Ventas de Activos Fijos
procedimiento
FUNDACIÓN HENY DAVIS
PROCEDIMIENTO BAJA POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 Se realiza la solicitud de baja del que será
emitida para la aprobación del
representante legal de la fundación.
Departamento
solicitante
Docentes y
trabajadores
2
Revisa las solicitud y delega al contador
general a que realice una inspección del
bien en el departamento solicitante para su
clasificación
Miguel Moreira
Representante
legal
3 Realiza la revisión, inspección
clasificación del bien si es por venta, por
donación o por daño luego da la orden en
caso de ser por venta se procede a subastar
los activos fijos en venta; cumpliendo con
la política para la venta de estos y realiza
la solicitud en venta del activo.
Luis Loachamìn
Contador
general
4 Procede a realizar el proceso de la subasta.
El ganador de la subasta luego de la
tabulación de la misma, se procede a
informar a la persona que resulta ganadora
luego de dicha subasta.
Franklin Jàtiva
Asistente
financiera
5 Se emite la factura respectiva por la
compra de este activo fijo: y la tarjeta
individual o formulario del activo para que
proceda con la entrega del mismo.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
6 Una vez entregado el activo fijo y el
formulario del activo al ganador,
contabilidad procederá a realizar el
registro respectivo de la venta.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
7 Se realiza la eliminación del custodio y
actas de responsabilidad del bien.
Priscila Moreira Asistente
financiera
Indicador
índice de control de ventas de activos fijos = 𝑵ª 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒗𝒆𝒏𝒅𝒊𝒅𝒐𝒔
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒅𝒆 𝒃𝒂𝒋𝒂 𝒑𝒐𝒓 𝒗𝒆𝒏𝒕𝒂
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
95
4.5.5. Diagrama de flujo para el proceso de baja por ventas
DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO GRÀFICO DE BAJA POR VENTAS
DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADCONTADOR GENERAL
Fase
Preparación del
activo fijo para la
baja
INICIO
P
Solicitud de baja del
bien
1
Solicitud de baja del
bien
1
Solicitud de revisión del
bien
1
Aprobaciòn
SI
Fin
NO
Inspección y revisión del
bien Termina subasta
Tabulación resultados
P
Ganador subasta
Preparación Activo Fijo
Fin
Entrega a Comprador
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO Contabiliza
Por venta
Clasifica si la baja es por
venta, por daño o por
donacion.
Solicitud de venta
Lanzamiento subasta
SI
NO
Formulario de entrega
de Activo fijo
Facturación
Elaborado por:
Franklin JátivaRevisado por: Aprobado por:
Figura 34 Procedimiento gráfico de baja de activos fijos por ventas
96
4.5.6. Formato para la baja de un activo fijo
Para poder elaborar un proceso correcto y eficiente de la baja de los activos fijos se
deberá emitir el siguiente documento:
Solicitud de baja de activos fijos.- la solicitud de baja deberá ser emitida por el
departamento solicitante en el cual especifique campos expuestos en la solicitud para la
respectiva inspección y revisión del bien para saber si el bien está apto para ser dado de
baja o no.
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
SOLICITUD DE BAJA DEL ACTIVO FIJO POR VENTA
Expediente No: _________________________ Fecha:_________________________________
Área solicitante: _____________________________________________________________
Información central de los bienes
Tipo:__________________________Grupo:_____________________Total:_______________
Valor total de la adquisición o de inventario:
_____________________________________________________________________________
Localización:__________________________________________________________________
Causa bajas___________________________________________________________________
Documentación anexa para verificación física:
Tarjetas de control: SI_______ NO_______
Otros
Documentos:
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Aprobado por: Solicitado por:
Rev. Miguel Moreira Responsable del activo)
Director ejecutivo Fundación Henry Davis
97
Hoja de detalle de un activo fijo.- el departamento solicitante deberá adjuntar junto con la solicitud, la hoja de detalle para el respectivo
proceso de la baja del bien especificando claramente los criterios de la baja del activo.
Hoja de detalle de un activo fijo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
BAJA DE UN ACTIVO FIJO POR VENTA
FECHA:
ÀREA:
CUSTODIO:
CRITERIOS POR LAS CUALES SE DA DE BAJA
Nª ACTIVO SERIAL DAÑO ELÈCTRICO MAL ESTADO MAL USO OBSOLENCIA SINIESTRO OTRO
NOMBRE -FIRMA DE QUIEN EMITE CONCEPTO
FECHA RECIBIDO
Elaborado por: Franklin Jàtiva
98
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: BAJA POR
DONACIÒN DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO ADMINISTRATIVO DAF/07
BAJA POR DONACIÒN DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Realizar una selección adecuada en el proceso de baja por donación del activo fijo, con
el fin de evitar el daño total del bien, satisfaciendo una necesidad en las personas
dispuestas a reparar y usar el activo a su conveniencia.
Realizar un control permanente en el proceso de baja de activos fijos, con el fin de
evitar acumulación de bienes obsoletos que obstaculicen y ocupen espacios innecesarios
en la institución.
Alcance
El proceso inicia con la baja del activo fijo por parte del departamento solicitante,
terminando con la donación y eliminación del bien en el sistema contable.
Procedimiento
Baja por donaciones de activos fijos para la institución
Responsables
Departamento solicitante
Representante legal
Contador general
Asistente contable (Dep. contabilidad)
Asistente financiera (Dep. contabilidad)
Políticas
El bien o activo que se destine para la donación deberá tener una culminación de
vida útil.
El departamento que solicita la baja del activo deberá tener razones necesarias
para que se apruebe la el proceso.
En caso de donación de bienes la fundación deberá actuar en conocimiento del
art 63 del reglamento de control de bienes sección IV
El representante legal será el encargado de aprobar si se inspecciona o no el
activo fijo.
El contador general será el encargado de inspecciona y clasificar el bien a ser
dado de baja.
La asistente financiera será la encargada de seleccionar beneficiario de donación
y entregar el bien.
El asistente contable será el responsable de realizar el respectivo proceso
contable del bien.
La asistente financiera será la encargada de eliminar la responsabilidad del
custodio conjuntamente con la respectiva acta de entrega.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
99
FUNCIONES DAF/08
Baja por Donación de Activos Fijos
Procedimiento
FUNDACIÓN HENY DAVIS
PROCEDIMIENTO BAJA POR DONACIÒN DE ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 Se realiza la solicitud de baja del que será
emitida para la aprobación del
representante legal de la fundación.
Departamento
solicitante
Profesores y
docentes
2 Revisa las solicitud y delega al contador
general a que realice una inspección del
bien en el departamento solicitante para su
clasificación
Miguel Morería
Representante
legal
3 Realiza la revisión, inspección
clasificación del bien si es por venta, por
donación o por daño luego da la orden en
caso de ser por donación se conceder los
activos fijos en venta; cumpliendo con la
política para la venta de estos y realiza la
por donación del activo.
Luis Loachamìn
Contador
general
4 Se comunica al departamento de
contabilidad; el cual es el encargado de la
coordinación con la institución que
recibirá el activo fijo donado. Quien se
encargará además de entregar los activos
fijos a la institución beneficiada.
Priscila Moreira
Asistente
financiera
5 Modifica la tarjeta del activo fijo al igual
que el cuadro resumen. Cambiando el
estado del mismo y realizando los
registros contables respectivos por esta
operación.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
6 Se realiza la eliminación del custodio y actas
de responsabilidad del bien.
Priscila Moreira
Asistente
financiera
Indicador
índice de control de donación de activos fijos = 𝑵ª 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒐𝒏𝒂𝒅𝒐𝒔
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒅𝒆 𝒃𝒂𝒋𝒂 𝒑𝒐𝒓 𝒅𝒐𝒏𝒂𝒄𝒊ò𝒏
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
100
4.5.7. Diagrama de flujo para el proceso de baja por donación
DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTOGRÀFICO DE BAJA POR DONACIÒN
DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADCONTADOR GENERAL
Fase
Preparación del
activo fijo para la
baja
INICIO
P
Solicitud de baja del
bien
1
Solicitud de baja del
bien
1
Solicitud de revisión del
bien
1
Aprobaciòn
SI
Fin
NO
Inspección y revisión del
bien
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
Por donaciòn
Clasifica si la baja es por
venta, por daño o por
donación.
NO
Elaborado por:
Franklin JátivaRevisado por: Aprobado por:
Solicitud donación
1
Coordina entrega de
Activo Fijo
Preparación
de Activo Fijo
Modificación tarjeta
de Activo Fijo
FIN
SI
Contabilización
Entrega Activo Fijo
Donado
Figura 35 Procedimiento gráfico de baja por donación de activo fijo
101
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: BAJA POR
DAÑO DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO ADMINISTRATIVO ÑAF/09
BAJA POR DAÑO DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Realizar un control permanente en el proceso de baja de activos fijos, con el fin de
evitar acumulación de bienes obsoletos que obstaculicen y ocupen espacios innecesarios
en la institución.
Alcance
El proceso inicia con la baja del activo fijo por parte del departamento solicitante,
terminando con la eliminación o reparación del bien afectando siempre en el sistema
contable.
Procedimiento
Baja por daño de activos fijos para la institución
Responsables
Departamento solicitante
Representante legal
Contador general
Servicio técnico
Asistente contable (Dep. contabilidad)
Asistente financiera (Dep. contabilidad)
Políticas
El bien o activo que se destine para la donación deberá tener una culminación de
vida útil.
El departamento que solicita la baja del activo deberá tener razones necesarias
para que se apruebe la el proceso.
En caso de daño de bienes la fundación deberá actuar en conocimiento del art
74,77 del reglamento de bienes sección VII
El representante legal será el encargado de aprobar si se inspecciona o no el
activo fijo.
El contador general será el encargado de inspecciona y clasificar el bien a ser
dado de baja.
La asistente financiera será la encargada de seleccionar beneficiario de donación
y entregar el bien.
El asistente contable será el responsable de realizar el respectivo proceso
contable del bien.
La asistente financiera será la encargada de eliminar la responsabilidad del
custodio conjuntamente con la respectiva acta de entrega.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
102
FUNCIONES ÑAF/10
Baja por Daño de Activos Fijos
Procedimiento
FUNDACIÓN HENY DAVIS
PROCEDIMIENTO BAJA POR DAÑO DE ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 El proceso inicia con el daño de un activo
fijo; con lo cual se realiza una solicitud de
reparación, que es aprobada por
representante legal de la fundación.
Departamento
solicitante
Trabajadores
y docentes
2 Revisa las solicitud y delega al contador
general a que realice una inspección del
bien en el departamento solicitante para su
clasificación
Miguel Moreira
Representante
legal
3 Realiza la revisión, inspección
clasificación del bien si es por venta, por
donación o por daño; en caso de ser por
daño se procede realizar una orden de
reparación a servicio técnico.
Evidenciando si ya ha tenido alguna
reparación y hace cuánto tiempo se realizó
los mantenimientos.
Luis Loachamìn
Contador
general
4 Una vez que el activo se encuentra en
servicio técnico este deberá emitir una
proforma por el valor total del arreglo de
ese activo fijo
Servicio técnico
proveedores
5 Elige si arreglar o no el bien. Si no
aprueba el arreglo es porque el costo del
arreglo del activo es muy significativo y
de preferencia se compre un nuevo activo.
Miguel Moreira
Representante
legal
6 Por tal motivo se procederá a solicitar y
coordinar con el departamento de
contabilidad para que, de la baja del activo
fijo en sus reportes y tarjetas individuales,
también será el encargado de la
destrucción, registro y envío al gasto
correspondiente del activo.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
Indicador
índice de control de activos dados de baja por daño = 𝑵º 𝒅𝒆 𝒃𝒊𝒆𝒏𝒔 𝒅𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒅𝒆 𝒃𝒂𝒋𝒂
𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒃𝒊𝒆𝒏𝒆𝒔 𝒅𝒂ñ𝒂𝒅𝒐𝒔
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
103
4.5.8. Diagrama de flujo para el proceso de baja por daño
DIAGRAMA DE FLUJO- PROCEDIMEINTO GRÀFICO DE BAJA POR DAÑO DE UN ACTIVO FIJO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA SERVICIO TÈCNICO CONTADOR GENERALDEPARTAMENTO CONTABILIDAD
INICIO
3
2Solicitud de
reparación 1
Solicitud de
reparación
1
Aprobación
Solicitud de
Revisión de tarjetas
de Activos Fijos 1
NO
Orden de
Reparación
Proforma costo
Propuesta
arreglo
Costo elevado/
mejor opción
compra
Negación arreglo
Eliminación de
Activo Fijo de
Tarjeta
FIN
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
DOC.COPIAElaborado por:
Franklin Játiva Revisado por: Aprobado por:
Destrucción Activo Fijo
Contabilizaciòn
FIN
Solicitud de revisión
del bien 1
Inspección y revisión
del bien
Por daño
Clasifica si la baja es
por venta, por daño o
por donación.
SI
SI
NO
FIN
Figura 36 Procedimiento gráfico de baja por daño de activo fijo
104
4.5.9. Formato para la reparación de un activo fijo
Para poder elaborar un proceso correcto y eficiente de la reparación de los activos fijos
se deberá emitir el siguiente documento:
Solicitud de reparación de activos fijos.- la solicitud de reparación al igual que la de
baja deberá ser emitida por el departamento solicitante en el cual especifique campos
expuestos en la solicitud para la respectiva inspección y revisión del bien para saber si
el bien está apto para ser dado de baja o debe ser reparado.
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
SOLICITUD DE REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO
Expediente No:__________________________Fecha:_________________________________
Área solicitante: _______________________________________________________________
Información central de los bienes
Tipo:__________________________Grupo:_____________________Total:_______________
Valor total de la adquisición o de inventario:
_____________________________________________________________________________
Localización:
________________________________________________________________________
Causa bajas___________________________________________________________________
Documentación anexa para verificación física:
Tarjetas de control: SI_______ NO_______
Otros
Documentos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Aprobado por: Solicitado por:
Rev. Miguel Moreira (Responsable del activo)
Director ejecutivo Fundación Henry Davis
105
Hoja de detalle de un activo fijo.- el departamento solicitante deberá adjuntar junto con la solicitud de reparación, la hoja de detalle para
el respectivo proceso, especificando claramente los criterios de la baja del activo.
Formato de reparación de un activo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
REPARACIÓN DE UN ACTIVO FIJO
FECHA:
ÀREA:
CUSTODIO:
CRITERIOS POR LAS CUALES HAY QUE REPARAR
Nª ACTIVO SERIAL DAÑO ELÉCTRICO MAL ESTADO MAL USO OBSOLENCIA SINIESTRO OTRO
NOMBRE -FIRMA DE QUIEN EMITE CONCEPTO
FECHA RECIBIDO
Elaborado por: Franklin Jàtiva
106
FUNDACIÓN HENY DAVIS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: TRANSFERENCIA TEMPORAL
O DEFINITIVA DE ACTIVO FIJO
PROCESO ADMINISTRATIVO TAF/11
TRANSFERENCIA TEMPORAL O DEFINITIVA DE ACTIVO FIJO
Objetivo
Realizar un control y seguimiento de los bienes prestados, encargados a los custodios
con el fin de velar la seguridad de los activos en la fundación.
Alcance
El proceso inicia con la solicitud del pedido del activo, terminando con el retito del bien
o traspaso de nombres del custodio.
Procedimiento
Transferencia temporal o definitiva de un activo fijos para la institución
Responsables
Departamento solicitante
Representante legal
Asistente contable
Asistente financiera
Políticas
El bien o activo que se preste tendrá que se ser devuelto en el tiempo acordado
en el art 90, 91,92 del reglamento de control de bienes para instituciones
capítulo v.
El departamento que solicita el activo deberá asumir toda la responsabilidad
sobre el bien
El representante legal será el encargado de aprobar si se presta y se cambia o no
el activo fijo.
El asistente contable será el responsable de realizar el respectivo proceso
contable del bien.
La asistente financiera será la encargada de eliminar la responsabilidad del
custodio y traslado de nombres en caso de que custodio asuma la
responsabilidad del activo.
Elaborado por:
Franklin Játiva
Revisado por:
Aprobado por:
107
FUNCIONES TAF/12
Transferencia Temporal o Definitiva de Activo Fijo
Procedimiento
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
PROCEDIMIENTO TRANSF. TEMPORAL O DEFINITIVA DE ACTIVO FIJO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE CARGO
1 La necesidad de un activo fijo se genera en algún
departamento de la empresa; con lo cual se debe
llenar una solicitud para la transferencia del
activo
Departamento
solicitante
Trabajadores
y docentes
2 Aprueba la solicitud y formulario pedido. Miguel Moreira Representante
legal
3 Si la transferencia es temporal el departamento de
contabilidad tendrá un control del departamento y
a que persona ha sido asignado temporalmente el
activo fijo.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
4 Si el cambio es definitivo, la persona del
departamento solicitante deberá llenar una
solicitud de movilizador del activo fijo y
presentar en el departamento de contabilidad
Departamento
solicitante
Trabajadores
y docentes
5 Se procederá a generar el acta con la
modificación de la tarjeta de ese activo fijo.
Franklin Jàtiva
Asistente
contable
6 Una vez registrando el activo a nombre de la
persona y al departamento que se asignó se
coordinará el traslado o movilización del activo
fijo al departamento requerido.
Priscila Moreira
Asistente
financiera
Indicador
índice de control de transferencia y delegación de activos =
𝑵º 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒕𝒓𝒂𝒏𝒔𝒇𝒆𝒓𝒊𝒅𝒐𝒔
𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒅𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒔
Elaborado por:
Franklin Jàtiva
Revisado por:
Aprobado por:
108
4.5.10. Diagrama de flujo para el proceso de transferencia temporal o definitiva:
DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO GRÀFICO DE TRANSFERENCIA DEL BIEN O CUSTODIO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
Solicitud de transferencia
Temporal
Definitiva 1
Orden de prestación
del activo
Aprobación
INICIO
FIN
3
2Solicitud de
transferencia
- Temporal
- Definitiva
1
NO
definitiva
modifica tarjetra del
activo a nombre del
nuevo encargado
SI
Temporal
recibe activo prestado con acta
temporal
SI
NO
recibe Solicitud de
Movilizador Activo
Fijo
realiza Solicitud de
Movilizador Activo
Fijo
SIMBOLOGÌA
DECISIÒN
ACTIVIDAD
INICIO Y FIN DEL PROCED.
ARCHIVOS TEMP/PERM
DOCUMENTO
DOC.COPIA
Elaborado por:
Franklin JátivaRevisado por: Aprobado por:
Figura 37 Procedimiento gráfico de transferencia temporal o definitiva de activo fijo
109
4.6. Formato de acta de entrega recepción por cambio de responsable y/ o
ubicación física
Se debe llevar un formato de acta firmada por los custodios en las entregas de activos,
con el fin de precautelar el cuidado y el buen uso de los bienes.
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Y BIENES SUJETOS DE CONTROL
ADMINISTRATIVO DE EL ÁREA DE COLECTURÍA; ENTRE LA SEÑORITA DORIS LOVATO C. Y EL
SEÑOR ISAAC MOREIRA B., CUSTODIOS SALIENTES Y ENTRANTE RESPECTIVAMENTE, AL 08
DE MARZO DE 2017
En la ciudad de Quito, a los ocho días del mes de marzo de dos mil diecisiete, los suscritos señorita Doris Lovato
Cárdenas., quien entrega los bienes, señor Isaac Moreira Barrera quien recibe los bienes, en conocimiento del señor
Miguel Moreira director ejecutivo de la Fundación Henry Davis y el señora Priscila Moreira en calidad de delegada
de bienes, nos constituimos en las oficinas de colecturía, ubicada en el colegio Henry Davis (ubicación actual del
bien), con el objeto de realizar la diligencia de entrega – recepción correspondiente.
Al efecto con la presencia de las personas mencionadas anteriormente se procede con la constatación física y entrega-
recepción de los activos fijos y bienes sujetos de control administrativo, de acuerdo al siguiente detalle:
Lista del inventario de bienes constatados físicamente:
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS LICEO
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro modelo registro de activo fijo
CLASE
DE
ACTIVOS
CA
NT
IDA
D
TA
MA
ÑO
ÀREA COLOR ESTADO MARCA CÓDIGO OBSERVACIÓN
ESCRITOR
IO 1
MEDIA
NO COLECTURIA CAFÉ BUENO S/N 2.02.027.04.006
ESCRITORIO EN BUEN ESTADO CON
LLAVES
EQ. DE
COMP 1
MEDIA
NO COLECTURIA NEGRO BUENO SAMSUNG 1.02.001.04.003
INTEL CORE I5 3.10GHZ, RAM 4GB,
DISCO1TB, PANTALLA 19P
Se deja constancia que el custodio entrante Señor Isaac Moreira Barrera, se encargará de velar por el buen uso,
conservación, administración, utilización, así como que las condiciones sean adecuadas y no se encuentren en riesgo
de deterioro de los bienes antes mencionados y confiados a su guarda.
En consecuencia, por la demostración que antecede y de conformidad la señorita Doris Lovato Cárdenas, entrega a
satisfacción al Señor Isaac Moreira Barrera, quien recibe a satisfacción los activos fijos y bienes sujetos de control
administrativo.
Para Constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, suscriben la presente acta entrega-recepción en
tres ejemplares de igual tenor y efecto las personas que intervienen en esta diligencia.
SRTA. DORIS LOVATO C.
C.C. 170415741-9
ENTREGUÉ CONFORME
SR. ISAAC MOREIRA B.
C.C. 170415841-5
RECIBÌ CONFORME
REV. MIGUEL MOREIRA
C.C. 170672887-8
DIRECTOR DE LA FUNDACIÓN
H.D
SRA. PRISCILA MOREIRA
C.C. 171986485-0
DELEGADA DE BIENES
ASISTENTE FINANCIERA.
110
4.7. Códigos y series de la fundación y el colegio para la codificación de los activos
4.7.1. Tipos de activo
Tabla 12 Clasificación de activos F.H.D
TIPO DE ACTIVO SERIE
EQUIPO DE COMPUTACIÓN 1
MUEBLES Y ENSERES 2
EQUIPOS DE OFICINA 3
EDIFICIOS 4
VEHÍCULOS 5
MAQUINARIA Y EQUIPO 6
La presente tabla Nº 13, indica la variedad de activos con el que cuenta la Fundación Henry Davis, por tanto en la presente propuesta se ha
visto necesario clasificar de acuerdo a series los activos como son 1 equipos de computación, 2 muebles y enseres, etc.
111
4.7.2. Clase de activos
Tabla 13 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis
CLASE DE ACTIVO SERIE CLASE DE ACTIVO SERIE CLASE DE ACTIVO SERIE
EQUIPO DE COMPUTACIÒN 001 VHS 025
JUEGO DE SALA 049
CPU 002 PIZARRA VIRTUAL 026
JUEGO DE SALA MADERA 050
IMPRESORA 003 ESCRITORIO 027
MESA CENTRAL 051
COPIADORA 004 BUTACAS GIRATORIA 028
ESQUINERO TRIANGULAR 052
IMPRESORA MATRICIAL 005 DIVISOR DE PAREDES 029
ATAUD 053
PARLANTES 006 SILLA FIJA 030
CAMAS 054
PARLANTE DIGITAL 007 ARCHIVADOR 031
APARADOR 055
REGULADOR 008 ESTANTERÌA 032
CUNA 056
MODEM 009 ARMARIO 033
TANQUE DE GAS CALEFÒN 057
ROUTER 010 PAPELERAS 034
COLCHONES 058
SCANER 011 MESA DE ESCUELA 035
CAJONERA 059
AIRE ACONDICIONADO 012 MESA DE GUARDERÌA 036
MESA REDONDA 060
DISCO DURO EXTERNO 013 MESA COMEDOR 037
MESA DE MUEBLE 061
MÀQUINA DE ESCRBIR ELÈCTRICA 014 MESAS DE TRABAJO 038
LITERAS 062
LAPTOP 015 MESA DE PIN PON 039
COLGADOR DE ROPA 063
TECLADO 016 MESA DE PLÀSTICO 040
PORTA CARTERAS 064
MONITOR 017 MESA TRIANGULAR 041
COMODA 065
MOUSE 018 SILLA PLÀSTICA 042
ESQUINEROS 066
CENTRAL CÀMARAS 019 SILLA GUARDERÌA 043
COMODÌN 067
CÀMARAS 020 SILLA OFICINA 044
COMODÌN DORMITORIO 068
AMPLIFICADOR 021 SILLÒN MADERA 045
SILLAS PASILLO 069
MEGÀFONO 022 SILLA MADERA 046
COCHE BEBE 070
MICRÒFONO 023 BASURERO METAL 047
PLANCHADOR 071
PROYECTOR IMAGEN 024 JUEGO DE COMEDOR 048
BASE DE CAMA 072
112
En la tabla Nº 14 se puede ver que la fundación cuenta con varias clases de activos, por ende se ha visto necesario implementar series de
tres dígitos para diferenciar el uno con el otro.
Tabla 14 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis
CLASE DE ACTIVO SERIE CLASE DE ACTIVO SERIE CLASE DE ACTIVO SERIE
BASE DE CAMA FIERRO 073
PORTA BIBLIA 097
EQUIPO DE SONIDO 121
CAMBIA ROPAS NIÑOS 074
COLCHONETA 098
CONSOLA MUSICAL 122
BOLSO DE VIAJE 075
CILINDRO DIDÀCTICO 099
LAVADORA 123
SILLA BEBE 076
TRIÀNGULO DIDÀCTICO 100
SECADORA 124
ARCOS DE PORTERÍA 077
PELOTA LÙDICA 101
ASPIRADORA 125
PORTABIBLIA MADERA 078
TRIÀNGULO DE PINTURAS 102
PLANCHA 126
COFRE 079
PESA DE PERSONAS 103
MINICOMPONENTE 127
BANCO DE FIERRO 080
ASTAS DE BANDERAS 104
SUMADORA 128
PIZARRA 081
BALONES BASQUET 105
ENFRIADORA 129
VITRINA 082
LIBRERO 106
REFIRGERADORA 130
MUEBLE ADORNOS 083
ANAQUEL 107
COCINA INDUSTRIAL 131
COMODÌN ESCRITORIO 084
GRADERÌO PEQUEÑO 108
LICUADORA 132
CARTELERA 085
MUEBLE PARA BAR 109
TOSTADORA 133
CORTINAS 086
CÀMARA GRÀFICA 110
ARROCERA ELÈCTRICA 134
BASURERO 087
MÀQUINA DE ESCRIBIR 111
BATIDORA 135
BANCAS 088
TELÈFONO 112
CALEFÒN 136
BANCAS GUARDERÌA 089
CORTA PICOS 113
COCINA INDUSTRIAL 1 HORN 137
BANCAS LAGRAS 090
CONCINA S/N HORNO 114
COCINA INDUSTRIAL 3 HORN 138
BANCAS MEDIANAS 091
TANQUE DE GAS 115
COCINA CON HORNO 139
CUADRO ESCUDO ECUADOR 092
BOTELLÒN DE AGUA 116
TELÈFONO FAX 140
CAMILLA MÈDICA 093
BASE BOTELLÒN DE AGUA 117
CAFETERA 141
PUPITRE 094
TELEVISIÒN 118
MICROONDAS 142
PUPITRE MADERA 095
DVD 119
MOTOR LICUADORA 143
MUEBLE PARA TV 096
GRABADORA 120
COCHE DE GAS 144
113
En la tabla Nº 15 se puede ver que la fundación cuenta con varias clases de activos, por ende se ha visto necesario implementar series de
tres dígitos para diferenciar el uno con el otro.
Tabla 15 Códigos y series para la codificación de la Fundación Henry Davis
CLASE DE ACTIVO SERIE CLASE DE ACTIVO
SERI
E CLASE DE ACTIVO SERIE
OLLA A VAPOR 145
TUPI 169
MESA REDONDA PLÀSTICO 196
OLLA DE PRESIÒN 146
SEPILLO 170
SILLAS DESARMABLES FIERRO 197
HORNO 147
TRASQUILADOR 171
MAMPARA 198
CALENTADOR ELÈCTRICO 148
ENSAMBLADORA 172
LÀMPARAS 199
CONTENEDOR COMIDA CHEF 149
COMPRESOR 173
PORTA MICRÒFONO 200
BICICLETA EJERCITADORA 150
TANQUE OXIGENO 174
PORTA BASES 201
EJERCITADORA 151
PISTOLA DE PINTURA 175
LÀMPARA BLANQUEAMIENTO DENTAL 202
MÀQUINA DE COSER 152
TIJERA 176
ESTERILIZADOR DENTAL 203
PIANO 153
SOLDADORA 177
SILLÒN DENTAL ELÈCTRICO 204
SILLA DE RUEDAS 154
BAJO ELÈCTRICO 178
DEGUSSA DENTAL 205
CAJA DE HERRAMIENTAS 155
BOMBA MOCHILA 179
MEDIDOR DE PRESIÒN 206
BOMBA DE FUMIGAR 156
MOTO GUADAÑA 180
ESCUCHADOR DE CORAZÒN 207
AZADONES 157
GATAS 181
MEDIDOR DIGITAL TMP 208
PICOS 158
CARGADOR DE BATERÌAS 182
BATERÌA MUSICAL 209
PALAS 159
CORTODORA CESPED 183
AMPLIFICADOR MUSICAL 210
RASPADORES 160
FOCOS REFLECTORES 184
CAJA ENCHUFE MICROFONOS 211
LINTERNA 161
CARRETILLA 185
ADAPTADOR MICRÒFONO 212
SIERRA DE BANCA 162
TRANSPORTADORA DE BALDES 186
PANDERETA MUSICAL 213
CALADORA DE BANCA 163
ENGRAPADORA 187
PIANO ELÈCTRICO 214
LÀMPARAS 164
PERFORADORA 188
CORTADORA METAL 165
CALCULADORA 189
MOLADORA 166
CORTA SHCOTCH 190
SIERRA MANUAL 167
AROS CAMIONETA 191
TALADRO 168
CAMIONETA 192
FURGONETA 193
MOTO 194
TRACTOR 195
114
4.7.3. Áreas de la Fundación y el Colegio Henry Davis
Tabla 16 Series por áreas para la codificación de la Fundación Henry Davis
ÀREAS DE LOS ACTIVOS SERIE
ÀREAS DE LOS ACTIVOS SERIE
ÀREAS DE LOS ACTIVOS SERIE
RECTORADO 01
4TO DE BÀSICA 29
CASA 5 57
VICERRECTORADO 02
5TO DE BÀSICA 30
CASA 4 58
SECRETARÌA 03
6TO DE BÀSICA 31
CASA 3 59
COLECTURÌA 04
7MO DE BÀSICA 32
CASA 2 60
SALA DE ESPERAS 05
OCTAVO CURSO 33
CASA 1 61
SALA DE MAESTROS 06
NOVENO CURSO 34
CLÌNICA 62
INSPECCIÒN 07
DÈCIMO CURSO 35
IGLESIA 63
CONSEJERÌA 08
1RO DE BACHILLERATO 36
MANTENIMIENTO 64
PASTORAL 09
2DO BACHILLERATO 37
CARPINTERÌA 65
BIBLIOTECA 10
3ERO DE BAHILLERATO 38
LAVADORA 1 66
BODEGA 11
SALA DE MAESTROS 2 39
LAVADORA 2 67
HIDROPONÌA 12
PATIO COLEGIO 40
CASA IGLESIA 68
AUDIO VISUALES 13
CONTABILIDAD 41
CASA 9 69
EDUCACIÒN FÌSICA 14
TRABAJO SOCIAL 42
CASA 6 70
INGLÈS 15
SALA DE REUNIONES 43
BAÑOS EXTERNOS 71
MÙSICA 16
PSICOLOGÌA 44
CANCHAS 72
TEATRO 17
GERENCIA 45
DIBUJO 18
CASA 20 46
BAR ESTUDIANTIL 19
CASA 19 47
LAB COMPUTACIÒN 20
CASA 18 48
QUÌMICA 21
CASA 17 49
LIC WAGNER ESCOBAR 22
CASA 16 50
LIC ANDRES MEJÌA 23
CASA 15 51
BODEGA 2 24
CASA 14 52
GUARDERÌA 25
CASA 13 53
1RO DE BÀSICA 26
CASA 12 54
2DO DE BÀSICA 27
CASA 11 55
En la tabla Nº 16, 17 se puede ver que la fundación cuenta con varias clases de activos, por ende se ha visto necesario implementar series
de tres dígitos para diferenciar el uno con el otro.
115
4.8. Inventario final de activos fijos y depreciaciones
4.8.1. Inventarios Totales Colegio Henry Davis
4.8.1.1. Equipo de Computación Liceo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS LICEO
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de equipos de computación Liceo
GRUPO DE ACTIVOS C
AN
TID
AD
COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
33%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPREC
VIDA UTIL
DEL BIEN
CTA 1220502100: EQUIPOS DE COMPUTACIÒN Y SOFTWARE LICEO 3
AÑOS
TOTAL BIENES 117
14360.00 14360.00 4738.80 3207.07 11152.93 3
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que el colegio cuenta
con 117 equipos de computación a un costo unitario total de 14360.00, destinados a 3 años de vida útil, con una depreciación anual de
3207.07 dólares.
116
4.8.1.2. Muebles y Enseres liceo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS LICEO
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Muebles y Enseres Liceo
GRUPO DE ACTIVOS
CA
NT
IDA
D COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
10%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPREC
VIDA UTIL DEL
BIEN
CTA 1220302100: MUEBLES Y ENSERES LICEO 10
AÑOS
TOTAL BIENES 1129 45062.00 45062.00 4506.20 4055.58 4006.42 10
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que el colegio cuenta
con 1129 equipos de muebles y enseres a un costo unitario total de 45062.00, destinados a 10 años de vida útil, con una depreciación
anual total de 4,055.58 dólares.
117
4.8.1.3. Equipos de Oficina liceo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS LICEO
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Equipos de Oficina Liceo
GRUPO DE ACTIVOS
CA
NT
IDA
D COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
10%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPREC
VIDA UTIL DEL
BIEN
EQUIPOS DE OFICINA LICEO 10
AÑOS
TOTAL BIENES 105 8703.00 8703.00 870.30 783.27 7919.73 10
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que el colegio cuenta
con 105 equipos de oficina a un costo unitario total de 8703.00, destinados a 10 años de vida útil, con una depreciación anual total de
783.27 dólares.
118
4.8.1.4. Edificios Liceo
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS LICEO
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Edificios Liceo
GRUPO DE ACTIVOS
CA
NT
IDA
D COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
5%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPREC
VIDA UTIL DEL
BIEN
CTA EDIFICIOS LICEO
20
AÑOS
TOTAL BIENES 1 $ 659,934.04 $ 659,934.04 $ 32,996.70
$ 31,346.87 $ 628,587.17 20
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que el colegio cuenta
con 1 edificio a un costo unitario total de 659,934.04 , destinado a 20 años de vida útil, con una depreciación anual total de 31,346.87
dólares.
119
4.8.2. Inventarios totales de Fundación Henry Davis
4.8.2.1. Equipo de Computación Fundación
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que la Fundación
Henry Davis cuenta con 38 equipos de computación, a un costo unitario total de 6350.00, destinados a 3 años de vida útil, con una
depreciación anual total de 1,418.17 dólares.
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÒN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Equipos de Computación Fundación
GRUPO DE ACTIVOS CA
NT
IDA
D
COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO 33%
COSTO
TOTAL
VALOR DEPREC
VALOR
- DEPR
VIDA UTIL DEL
BIEN
CTA 1220502100: EQUIPOS DE COMPUTACION Y SOFTWARE FUNDACIÒN 3
AÑOS
TOTAL BIENES 38
6350.00 6350.00 2095.50 1418.17 4931.83 3
120
4.8.2.2. Muebles y Enseres Fundación
FUNDACIÒN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÒN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Muebles y Enseres Fundación
GRUPO DE ACTIVOS CA
NT
IDA
D COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
10%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPR
VIDA UTIL DEL
BIEN
CTA 1220302100: MUEBLES Y ENSERES FUNDACIÒN
10
AÑOS
TOTAL BIENES 905 55858.00 55858.00 5585.80 5027.22 50830.78 10
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que la Fundación
Henry Davis cuenta con 905 equipos de muebles y enseres, a un costo unitario total de 55,858.00, destinados a 10 años de vida útil, con
una depreciación anual total de 5027.22.00 dólares.
121
4.8.2.3. Equipo de Oficina Fundación
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÓN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Equipos de Oficina Fundación
GRUPO DE ACTIVOS
CA
NT
IDA
D
COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO DEL
BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO 10%
COSTO TOTAL
VALOR DEPREC
VALOR
- DEPREC
VIDA UTIL
DEL BIEN
EQUIPOS DE OFICINA FUNDACIÒN
10
AÑOS
TOTAL 204 $ 27,529.00 $ 27,529.00 $ 2,752.90 $ 2,477.61 $ 25,051.39 10
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que la Fundación
Henry Davis cuenta con 204 equipos de oficina, a un costo unitario total de 27,529.00, destinados a 10 años de vida útil, con una
depreciación anual total de 2,477.61 dólares.
122
4.8.2.4. Vehículos Fundación
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÓN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Vehículos Fundación
GRUPO DE ACTIVOS C
AN
TID
AD
COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
20%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPR
VIDA
UTIL
DEL
BIEN
CTA 1220600100: VEHÍCULOS FUNDACIÓN
5
AÑOS
TOTAL BIENES 10 64740.00 64740.00 12948.00 2589.60 62150.40 5
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir que la Fundación
Henry Davis cuenta con 10 vehículos, a un costo unitario total de 64,740.00, destinados a 5 años de vida útil, con una depreciación anual
total de 2,589.60 dólares.
123
4.8.2.5. Equipo y Maquinaria Fundación
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÓN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Maquinaria y Equipo Fundación
GRUPO DE ACTIVOS
CA
NT
IDA
D COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
10%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEP
VIDA UTIL
DEL BIEN
CTA 1220502100: MAQUINARIA Y EQUIPO FUNDACIÒN
10
AÑOS
TOTAL BIENES 53 6660.00 6660.00 666.00 599.40 6060.60 10
En la tabla Nº45 se puede ver el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta, donde se puede resumir
que la Fundación Henry Davis cuenta con 53 unidades de equipo y maquinaria, a un costo unitario total de 6,660.00, destinados a 10 años
de vida útil, con una depreciación anual total de 599.40 dólares.
124
4.8.2.6. Edificios Fundación
FUNDACIÓN HENRY DAVIS
ANEXO CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS FUNDACIÓN
CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Cuadro de inventarios de Edificios Fundación
GRUPO DE
ACTIVOS C
AN
TID
AD
COSTO
UNITARIO
DEL BIEN
COSTO
DEL BIEN
TOTAL
VALOR
RESIDUAL
COSTO
5%
COSTO
TOTAL
VALOR
DEPREC
VALOR
- DEPR
VIDA
UTIL DEL
BIEN
CTA EDIFICIOS 20 AÑOS
TOTAL BIENES 1 $ 1,539,846.08 $ 1,539,846.08 $ 76,992.30 $ 73,142.69 $ 1,466,703.40 20
Analizando el cuadro de inventarios que se realizó en la constatación física de esta propuesta , donde se puede resumir que la Fundación
Henry Davis cuenta con 1 edificio, a un costo unitario total de 1,539,846.08 , destinados a 20 años de vida útil, con una depreciación anual
total de 73142.69 dólares.
125
4.9. Ejemplos de Registros contables
4.9.1. Por la adquisición de activo y la depreciación
El 2 de enero, la empresa comercial AB adquiere equipo de oficina por 6.500,00 se
estima un valor residual de 500,00 y una vida útil de 10 años. Calcular y registrar la
depreciación por tres métodos analizados.
4.9.1.1. Por la adquisición
Asiento práctico para la adquisición de un activo
1
Equipos de oficina 6500.00
a) Bancos
6500.00
4.9.1.2. Por la depreciación lineal, legal y suma de dígitos
Depreciación práctica del método legal
Método Legal
DP = (VA- VR)*10%
DP = (6500-500)*10%
DP = 6000* 10%
DP = 600 ANUAL
Depreciación práctica del método línea recta
Método línea recta
DP = (VA- VR)/V.U
DP = (6500-500)/10
DP = 600 ANUAL
126
Asiento práctico para la depreciación de un activo
1
Depreciación equipo de oficina 600.00
a) Depreciación acumulada equipo de oficina
600.00
Depreciación práctica del método suma de dígitos
Método suma de dígitos
1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55.00
1/55 ; 2/55;3/55;4/55;5/55;6/55;7/55;8/55;9/55;10/55
10/55 ; 9/55;8/55;7/55;6/55;5/55;4/55;3/55;2/55;1/55
Depreciación de suma de dígitos Acelerada decreciente
Costo 6500.00
Valor Residual 500.00
Vida útil 10 años
Período Cálculo Dep. anual Dep. acumulada Valor en libros
$ 6,500.00
1 10/55*6000 $ 1,090.91 $ 1,090.91 $ 5,409.09
2 9/55*6000 $ 981.82 $ 2,072.73 $ 4,427.27
3 8/55*6000 $ 872.73 $ 2,945.45 $ 3,554.55
4 7/55*6000 $ 763.64 $ 3,709.09 $ 2,790.91
5 6/55*6000 $ 654.55 $ 4,363.64 $ 2,136.36
6 5/55*6000 $ 545.45 $ 4,909.09 $ 1,590.91
7 4/55*6000 $ 436.36 $ 5,345.45 $ 1,154.55
8 3/55*6000 $ 327.27 $ 5,672.73 $ 827.27
9 2/55*6000 $ 218.18 $ 5,890.91 $ 609.09
10 1/55*6000 $ 109.09 $ 6,000.00 $ 500.00
127
Depreciación de suma de dígitos Retardada creciente
Costo 6500.00
Valor Residual 500.00
Vida útil 10 años
Período Cálculo Dep. anual Dep. acumulada Valor en libros
$ 6,500.00
1 1/55*6000 $ 109.09 $ 109.09 $ 6,390.91
2 2/55*6000 $ 218.18 $ 327.27 $ 6,172.73
3 3/55*6000 $ 327.27 $ 654.55 $ 5,845.45
4 4/55*6000 $ 436.36 $ 1,090.91 $ 5,409.09
5 5/55*6000 $ 545.45 $ 1,636.36 $ 4,863.64
6 6/55*6000 $ 654.55 $ 2,290.91 $ 4,209.09
7 7/55*6000 $ 763.64 $ 3,054.55 $ 3,445.45
8 8/55*6000 $ 872.73 $ 3,927.27 $ 2,572.73
9 9/55*6000 $ 981.82 $ 4,909.09 $ 1,590.91
10 10/55*6000 $ 1,090.91 $ 6,000.00 $ 500.00
Asiento contable práctico Dep. Acelerada decreciente
1
Depreciación equipo de oficina 1090.91
a) Depreciación acumulada equipo de oficina
1090.91
Asiento contable práctico Dep. Retardada creciente
1
Depreciación equipo de oficina 109.09
a) Depreciación acumulada equipo de oficina
109.09
128
4.9.2. Por la venta de activos fijos igual, mayor y menor que el de libros
La empresa comercial AB vende un vehículo marca Toyota, modelo 2015 en 31.000,00
con un valor de adquisición de 38.000,00; un valor residual de 3.000,00 y una
depreciación acumulada de 7.000,00
Cálculo para depreciación de transacción por venta de activo
Depreciación
DP = (VA- VR)*20%
DP = (38000 - 3000 )*20%
DP = 35000* 20%
VL = 7000 Anual
VL = CA-DP-AC
VL = 38000-3000-7000
VL = 31000.00
4.9.2.1. Igual que el de libros
Asiento contable práctico de venta de activo saldo igual que libros
1
Caja/ Bancos 31000.00
Depreciación acumulada vehículos 7000.00
a) vehículos 38000.00
4.9.2.2. Mayor que el de libros
Asiento contable práctico de venta de activo saldo mayor que libros
1
Caja/ Bancos 35000.00
Depreciación acumulada vehículos 7000.00
a) vehículos
38000.00
Utilidad en venta de activos fijos
4000.00
129
4.9.2.3. Menor que el de libros
Asiento contable práctico de venta de activo saldo menor que libros
1
Caja/ Bancos 28000.00
Depreciación acumulada vehículos 7000.00
Pérdida en venta de activos fijos 3000.00
a) vehículos 38000.00
4.9.3. Por el canje de utilidad o pérdida
La empresa comercial AB posee un equipo de oficina adquirido en 8.000,00. La
depreciación acumulada es de 6.400,00 el valor en libros asciende a 1.600,00. Este
equipo se entregó como parte de pago de un nuevo equipo cuyo precio de mercado es de
10.000,00 la empresa AB pago un cheque nº 8020 del produbanco 7.800,00, el equipo
antiguo fue recibido por 2.200,00.
4.9.3.1. Canjes con utilidad
Asiento contable práctico por canje de activo con utilidad
1
Equipos de oficina nuevo 10.000.00
Depreciación acumulada equipos de oficina antiguo 6400.00
a) Equipos de oficina 8000.00
Bancos 7800.00
Utilidad por canje de activos fijos 600.00
130
4.9.3.2. Canjes con pérdida
Asiento contable práctico por canje de activo con pérdida
1
Equipos de oficina nuevo 10.000.00
Depreciación acumulada equipos de oficina antiguo 6400.00
Pérdida por canje de activos fijos 350.00
a) Equipos de oficina 8000.00
Bancos 8750.00
4.9.4. Por la baja o eliminación de los activos fijos totalmente y no totalmente
depreciado
La empresa AB previa la autorización correspondiente, da de baja un vehículo marca
Toyota, adquirido en 48.000,00 el mismo que se encuentra totalmente depreciado se
estimó un valor de cero. Registrar la baja o eliminación del vehículo
4.9.4.1. Activos fijos totalmente depreciados
Asiento contable práctico por baja de activo totalmente depreciado
1
Depreciación acumulada vehículos
48000.00
a) Depreciación vehículos
48000.00
4.9.4.2. Activos fijos no depreciados en su totalidad
La empresa AB previa la autorización correspondiente, da de baja un mueble
considerado como inservible; su valor de adquisición es de 18.000,00, la vida útil
estimada es de 10 años, el valor residual es de cero, la depreciación acumulada asciende
a 14.400,00. Dura 8 años.
131
Registrar la baja o eliminación del mueble
Asiento contable práctico por baja de activo no d. en su totalidad
1
Depreciación acumulada M y enseres 14400.00
Pérdida por baja de activos fijos 3600.00
a) M y enseres 18000.00
4.10. Análisis de resultados y comprobación de la hipótesis
¿La propuesta de un sistema de control de activos fijos para la Fundación Henry Davis y
su colegio será de utilidad para el área administrativa y financiera de la misma?
Al realizar un análisis en la hipótesis de la investigación, se observa que en la
institución jamás se ha implementado ni se ha propuesto ningún sistema de control de
activos fijos. Para su comprobación se realizó encuestas al personal administrativo,
contador y representante legal, quienes afirman que un mecanismo de control de activos
fijos puede ayudar en las distintas áreas de la institución; no solamente para la toma de
decisiones, sino también para el cuidado y manejo correcto de cada uno de los activos
constatados y verificados.
132
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. El personal desconoce cómo manejar un activo fijo adecuadamente, porque la
administración no ha elaborado presupuestos destinados para capacitaciones
afectando directamente a los bienes de la fundación. HH/01
2. Los encargados de cada estación de trabajo no controlan el cuidado y el manejo
de los activos fijos en la institución, ya que la administración no pone énfasis en
delegar, dividir funciones y actividades que realice cada uno de sus empleados;
provocando una falta de control, destrucción y mal uso de los activos. HH/02
3. La fundación no mantiene registros seguidos de mantenimientos adecuados a los
activos fijos, porque la administración no destina un presupuesto adecuado,
dejando como efecto un mal desarrollo de trabajo de los empleados, por el mal
funcionamiento de los equipos. HH/03
4. El área de contabilidad nunca realiza constataciones físicas de los activos ni se
codifica ningún bien comprado porque la administración no procedió a
planificar un modelo de activos que ayude al cuidado y manejo correcto de los
mismos. provocando que bienes se encuentren muchos de ellos obsoletos y
perdidos. HH/04
5. La fundación no cuenta con un marco filosófico adecuado para el conocimiento
y cumplimiento de objetivos de los trabajadores; ya que el descuido de la
administración puede provocar desinterés y las actividades no se pueden evaluar
de acuerdo a los objetivos. provocando que esta situación dificulte la
planificación de la propuesta en el manejo de activos fijos. HH/05
6. La fundación no cuenta con políticas ni procesos administrativos en las
compras, ventas, donaciones, bajas de activos; ya que se realiza todo
empíricamente, porque la gerencia no se ha enfocado en ningún tipo de interés
para establecer políticas y procesos en el movimiento de los activos fijos.
Dificultando en la creación de un proceso adecuado basado en normativa
vigente, que ayude al cuidado de los activos. HH/06
133
7. La institución no cuenta con una mayoría de infraestructura de equipos
actualizados y en buen estado; porque la administración no ha puesto interés en
crear convenios ni asignar presupuestos para satisfacer dicha necesidad,
generando Problemas con emisión de información en las oficinas y retiro escolar
de los estudiantes externos. HH/07
8. La fundación realiza asignaciones de dinero empíricamente si tomar en cuenta
los presupuestos anuales para su correcto funcionamiento económico; ya que la
administración asigna actividades económicas sin basarse en su planificación de
presupuesto anual, provocando una falta de dinero en el desarrollo y manejo
adecuado de un sistema de activos fijos. HH/08
9. La fundación no cuenta con un plan de cuentas adecuado para su control; porque
el área contable no ha revisado, ni ha mejorado el mismo, dejándolo
desactualizado e inservible para el proceso adecuado de activos fijos, sin poder
diferenciar un activo de otro al momento de registrar los asientos en el sistema.
HH/09
Recomendaciones
Al Representante Legal:
1. Coordinar con contabilidad para capacitar al personal como medida de seguridad
tanto para el buen manejo de los activos, como para el conocimiento y
superación de cada trabajador de la institución. Con el fin de lograr ingresos y
resultados económicos que permitan adquirir y mejorar la tecnología de equipos
para brindar un servicio de calidad a los clientes o padres de familia del colegio.
C/01
2. Establecer un sistema que imponga el cumplimiento de las reglas y órdenes
designadas por cada encargado de área, que deberá tener rigurosos
procedimientos disciplinarios para ser aplicados cuando sea necesario. C/02
3. Asegurar los activos fijos mediante una compañía aseguradora, con el fin de
resguardar el valor existencial de cada uno de los bienes muebles e inmuebles.
C/04
134
4. Planificar las actividades de la empresa acorde al direccionamiento estratégico
propuesto, con el fin de dar a conocer a los empleados la filosofía de la
institución con el cumplimiento de objetivos. C/05
5. Cumplir perfiles administrativos para concursar en ONGS mundiales y ser
merecedores de asignaciones presupuestarias anuales fijas y así poder ofrecer
sueldos competitivos a los empleados de la institución, mejorar las
infraestructuras tecnológicas, evitar cambios constantes del personal y el mal
manejo de activos del colegio y la Fundación. C/08
Al Contador:
6. Establecer políticas internas de mantenimientos correctos y adecuados de los
diferentes activos, con el fin de evitar desgastes y reparaciones caras de los
mismos. C/03
7. Realizar la baja los activos obsoletos; ya que al momento de intentos de
reparación del activo, el gasto puede ser muy elevado y contraer problemas
económicos en la fundación. C/03
8. Implementar un módulo contable de activos fijos con el fin de controlar los
ingresos, egresos, asignación, custodia y mantenimiento de los mismos. C/04
9. Acatar y mejorar las políticas internas, proceso de adquisición, venta, baja, y
donación de activos fijos propuestos en el presente tema de investigación. Para
el cuidado y manejo adecuado de los bienes. C/06
10. Editar y modificar el plan de cuentas para llevar a cabo una contabilización de
activos transparente y entendible, llevando el proceso de manejo de activos fijos
a realizarse eficientemente. C/09
Al Asistente contable:
11. Realizar una toma física de activos fijos total por lo menos una vez al año; y en
lo posible una parcial a mitad de un ciclo contable. C/04
12. Mantener siempre etiquetados los activos con el modelo presentado como
propuesta en este tema de investigación; y podría coordinar con el personal de
limpieza para que estos notifiquen si encuentran etiquetas deterioradas o
inexistentes. C/04
135
13. Mantener inventarios actualizados de activos fijos, que ayude a reconocer los
equipos obsoletos para poder dar de baja y adquirir equipos útiles y necesarios
para la institución. C/07
14. Realizar la depreciación de los bienes, mediante la aplicación de un método
conocido y contemplado en la Ley de Régimen Tributario Interno. La
Depreciación deberá aplica el valor de costo histórico, vida útil de los bienes,
valor residual y tabla de depreciación. C/09
A la Asistente financiera:
15. Realizar actas de entrega de recepción de los bienes prestados al personal de
acuerdo a las políticas propuestas en la investigación con el fin de identificar,
controlar y salvaguardar los activos de la fundación. C/04
16. Realizar planificaciones que ayuden al manejo correcto de asignaciones
presupuestarias con el fin de lograr un alcance económico rentable para la
institución y el tratamiento adecuado en el manejo de activos fijos. C/08
136
Plan de Mejora con índices
Plan de mejora para la institución
REF. RECOMENDACIONES ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE
LA ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
R01
Coordinar con
contabilidad para
capacitar al personal
como medida de
seguridad tanto para el
buen manejo de los
activos, como para el
conocimiento y
superación de cada
trabajador de la
institución. Con el fin de
lograr ingresos y
resultados económicos
que permitan adquirir y
mejorar la tecnología de
equipos para brindar un
servicio de calidad a los
clientes o padres de
familia del colegio.
Convenios con
capacitadores
expertos para la
respectiva
capacitación
Contabilidad y gerencia
2 meses
𝑁º 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑗. 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
Representante
Legal
R02
Establecer un sistema que
imponga el cumplimiento
de las reglas y órdenes
designadas por cada
encargado de área, que
deberá tener rigurosos
procedimientos
disciplinarios para ser
Manual de
políticas
internas de la
institución
Contabilidad y gerencia
6 meses
𝐷𝑒𝑝. 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠
Representante
Legal
137
REF. RECOMENDACIONES ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE
LA ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
aplicados cuando sea
necesario.
R03
Asegurar los activos fijos
mediante una compañía
aseguradora, con el fin de
resguardar el valor
existencial de cada uno de
los bienes muebles e
inmuebles.
Cotizar
proveedores
convenientes
para la
fundación
Contabilidad y gerencia
2 meses
Representante
Legal
R04
Planificar las actividades
de la empresa acorde al
direccionamiento
estratégico propuesto, con
el fin de dar a conocer a
los empleados la filosofía
de la institución con el
cumplimiento de
objetivos.
Reuniones con
los empleados y
dar a conocer el
marco filosófico
propuesto
Todo el personal y
gerencia
1 mes
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜𝑠
Representante
Legal
138
Plan de mejora para la institución
REF. RECOMENDACI
ONES
ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN
DE LA
ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
R05
Cumplir perfiles
administrativos
para concursar en
ONGS mundiales
y ser merecedores
de asignaciones
presupuestarias
anuales fijas y así
poder ofrecer
sueldos
competitivos a los
empleados de la
institución,
mejorar las
infraestructuras
tecnológicas,
evitar cambios
constantes del
personal y el mal
manejo de activos
del colegio y la
Fundación.
Cumplir con perfiles
administrativos como
manuales, FODA, y
otras herramientas que
ayuden a la superación
e imagen de la
institución
Contabilidad y
gerencia
5 meses
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜𝑠
Representant
e Legal
R06
Establecer
políticas internas
de
mantenimientos
correctos y
Establecer manual de
políticas para el
manejo de activos.
Contabilidad y
gerencia
5 meses
𝑁º 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑐. 𝑞𝑢𝑒 𝑠𝑒 ℎ𝑖𝑧𝑜 𝑚𝑎𝑛𝑡.
𝑇. 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑑𝑒𝑏𝑒 ℎ𝑎𝑐𝑒𝑟𝑠
Contador
139
REF. RECOMENDACI
ONES
ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN
DE LA
ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
adecuados de los
diferentes activos,
con el fin de
evitar desgastes y
reparaciones caras
de los mismos.
R07
Realizar la baja
los activos
obsoletos ya que
al momento de
intentos de
reparación del
activo el gasto
puede ser muy
elevado y contrae
problemas
económicos en la
fundación.
Utilizar y aplicar
proceso administrativo
para la baja de activos
Contabilidad
1 mes
𝑁º 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑠 𝑑𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑗𝑎
𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑜𝑠
Contador
R08
Implementar un
módulo contable
de activos fijos
con el fin de
controlar los
ingresos, egresos,
asignación,
custodia y
mantenimiento de
los mismos.
Contratar un módulo
de activos fijos en el
sistema contable
Contabilidad
1 mes
Contador
140
Plan de mejora para la institución
REF. RECOMENDACI
ONES
ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE
LA ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
R09
Acatar y mejorar
las políticas
internas, proceso de
adquisición, venta,
baja, y donación de
activos fijos
propuestos en el
presente tema de
investigación. Para
el cuidado y
manejo adecuado
de los bienes.
Dara conocer a los
trabajadores del área
contable los procesos a
seguir en el manejo de
un activo fijo
Contabilidad
1 mes
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑙𝑐𝑎𝑛𝑧𝑎𝑑𝑜
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜
Contador
R10
Editar y modificar
el plan de cuentas
para llevar a cabo
una contabilización
de activos
transparente y
entendible,
llevando el proceso
de manejo de
activos fijos a
realizarse
eficientemente.
Cambiar el plan de
cuentas de acuerdo a
normativa vigente.
Contabilidad
15 días
Contador
R11
Realizar una toma
física de activos
fijos total por lo
menos una vez al
año; y en lo posible
una parcial a mitad
Constatar los activos de
la institución
Todas las áreas y
Contabilidad
Cada 1 año
𝑁ª 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑡𝑎𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 ℎ𝑒𝑐ℎ𝑎𝑠
𝑇. 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑡𝑎𝑡 𝑒𝑥𝑖𝑔𝑖𝑑𝑎𝑠
Asistente
contable
141
REF. RECOMENDACI
ONES
ACCIONES A
REALIZAR
DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE
LA ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSA
BLES
de un ciclo
contable.
R12
Mantener siempre
etiquetados los
activos con el
modelo presentado
como propuesta en
este tema de
investigación; y
podría coordinar
con el personal de
limpieza para que
estos notifiquen si
encuentran
etiquetas
deterioradas o
inexistentes.
Etiquetar los activos
constatados y pedir que
ayuden a revisar a que
nadie saque los
etiquetados
Todas las áreas y
Contabilidad
2 meses
𝑁ª 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑑𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠
Asistente
contable
R13
Mantener
inventarios
actualizados de
activos fijos, que
ayude a reconocer
los equipos
obsoletos para
poder dar de baja y
adquirir equipos
útiles y necesarios
para la institución.
Mantener siempre
actualizado los listados
de activos contratados
Todas las áreas y
Contabilidad
1 mes
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑙𝑐𝑎𝑛𝑧𝑎𝑑𝑜
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜
Asistente
contable
142
Plan de mejora para la institución
REF. RECOMENDACIONES ACCIONES A REALIZAR DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO RESPONSABLES
R14
Realizar la
depreciación de los
bienes, mediante la
aplicación de un
método conocido y
contemplado en la
Ley de Régimen
Tributario Interno.
La Depreciación
deberá aplica el
valor de costo
histórico, vida útil de
los bienes, valor
residual y tabla de
depreciación
Realizar las
depreciaciones por el
método lineal.
Contabilidad
cada 1 año
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑙𝑐𝑎𝑛𝑧𝑎𝑑𝑜
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜
Asistente
contable
R15
Realizar actas de
entrega de recepción
de los bienes
prestados al personal
de acuerdo a las
políticas propuestas
en la investigación
con el fin de
identificar, controlar
y salvaguardar los
activos de la
fundación.
Revisar y realizar las
actas de entrega a los
custodios de los
activos fijos
Todo el personal y
contabilidad
2 meses
𝑁ª 𝑎𝑐𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜𝑑𝑖𝑜𝑠
Asistente
financiera
143
REF. RECOMENDACIONES ACCIONES A REALIZAR DEPARTAMENTO
INVOLUCRADO
TIEMPO PARA
EJECUCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO RESPONSABLES
R16
Realizar
planificaciones que
ayuden al manejo
correcto de
asignaciones
presupuestarias con
el fin de lograr un
alcance económico
rentable para la
institución y el
tratamiento
adecuado en el
manejo de activos
fijos.
Planificar el destino
de los ingresos a
través de presupuestos
bien elaborados
Contabilidad
1 mes
𝑖𝑛𝑔𝑟𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑛𝑠𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠
𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠
𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜
𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝑛𝑒𝑡𝑜𝑠
Asistente
financiera
144
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147
ANEXOS
148
ANEXOS
Anexo A Cuentas de activo en el plan de cuentas
149
Anexo B Cuentas de activo en el plan de cuentas
150
Anexo C Fotos de guardería colegio
151
Anexo D Fotos de bodega 1 colegio
152
Anexo E Fotos de casas fundación
153
Anexo F Foto de lavadoras fundación
Anexo G Fotos de iglesia fundación
