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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

Y SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL

PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

AUTORA:

NANCY PATRICIA YAUCÀN GUAMAN

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

DRA. VERONICA YOLANDA ESPINOZA BELTRAN

[email protected]

QUITO, D.M. JULIO 2015

Yaucán Guamán Nancy Patricia (2015). Auditoria de gestión aplicada a la

unidad de talento humano y servicio que brinda la empresa Segdefensa Cía.

Ltda., en el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2013,

Trabajo de investigación para optar por el Título de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada Facultad de

Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito:

UCE. 212 p.

iii

DEDICATORIA

Con el paso del tiempo de una u otra forma nos damos cuenta que cada meta cumplida nos llena de

satisfacción, y saber que cada logro es compartido con la familia, me llena de aliento para seguir adelante

por el apoyo y amor que me dan día a día.

A Dios por darme vida, salud y fuerza para no rendirme y culminar este sueño.

A mi esposo y mis hijos que con su amor, paciencia, comprensión y sacrificio supieron apoyarme

constantemente en cada etapa por más difícil que esta sea, para poder llegar a este momento.

Patricio, Oscar, y Génesis

Con mucho amor…

A mis padres, por ser el pilar fundamental en mi vida, que a pesar de todo estuvieron apoyándome, por

sus sabios consejos, por confiar en mí y grabar en mi mente que no debo rendirme que debo luchar siempre.

Pablin y Josefa

Y para ti angelito mío que desde el cielo me cuidas chiquito MOISES ISAIAS

Mi triunfo es de ustedes, ¡los amo!...

Nancy Patricia Yaucán Guamán

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios por darme salud y vida para continuar con mi camino y alcanzar esta meta, gracias por

bendecirme.

A la Majestuosa Universidad Central del Ecuador, a los docentes quienes supieron impartir su

conocimiento, para forjar este camino.

A la Doctora Verónica Espinoza Beltrán, quien supo guiarme para poder concluir este trabajo, gracias

por su valioso tiempo, paciencia y por estar dispuesta a ayudarme.

Un sincero agradecimiento a la Empresa de seguridad “SEGDEFENSA” CIA LTDA., por brindarme

todas las facilidades para realizar la presente Tesis.

A todas las personas que de una u otra forma aportaron y participaron para lograr el sueño más

importante de mi vida, Lili, Gaby. Ligia. Amanda, Mabe, Marty, Lucho, Moni…

Quito, 10 de julio de 2015

Atentamente,

Nancy Patricia Yaucán Guamán.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Yo, YAUCÀN GUAMAN NANCY PATRICIA, en calidad de autora del trabajo de investigación

o tesis realizada sobre “AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE

TALENTO HUMANO Y SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA.

LTDA, EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE

DEL 2013”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer

uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines

estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 10 de julio de 2015

Nancy Yaucán

C.C.1723554463

vi

APROBACIÓN DEL TUTOR



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el / la

Señor(ita) Nancy Patricia Yaucán Guamán para optar por el título profesional cuyo tema es:

“AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y

SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL PERIODO

COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”, la misma que reúne

los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal

calificador.

vii

CERTIFICADO

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi

CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi

ANEXOS.......................................................................................................................................... xii

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii

ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1. GENERALIDADES................................................................................................................... 2

1.1. Reseña Histórica ..................................................................................................................... 2

1.2. Base Legal .............................................................................................................................. 7

1.2.1. Constitución ....................................................................................................................... 7

1.2.2. Ley de vigilancia y seguridad privada ................................................................................ 8

1.2.3. Reglamento a la ley de vigilancia y seguridad privada ...................................................... 9

1.2.4. Permiso de funcionamiento .............................................................................................. 11

1.2.5. Permiso de operaciones .................................................................................................... 11

1.2.6. Permiso de uniformes ....................................................................................................... 11

1.2.7. Dirección de logística para tenencia de armas ................................................................. 12

1.2.8. Reglamento Interno de trabajo ......................................................................................... 13

1.2.9. Dirección del Trabajo y Servicio Público de Quito ......................................................... 13

1.2.10. Contratación de Frecuencias ............................................................................................ 14

1.2.11. Comandancia General de Policía .................................................................................... 14

1.3. Direccionamiento Estratégico .............................................................................................. 15

1.3.1. Misión .............................................................................................................................. 15

ix

1.3.2. Visión ............................................................................................................................... 16

1.3.3. Objetivos .......................................................................................................................... 16

1.3.4. Políticas ............................................................................................................................ 18

1.3.5. Principios .......................................................................................................................... 19

1.3.6. Valores ............................................................................................................................. 20

1.4. Estructura Organizacional .................................................................................................... 23

1.4.1. Organigrama Estructural .................................................................................................. 23

1.4.2. Organigrama Funcional .................................................................................................... 24

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 44

2. MARCO TEÓRICO DE AUDITORIA ................................................................................... 44

2.1. Concepto de Auditoria ......................................................................................................... 44

2.2. Importancia de Auditoria ..................................................................................................... 45

2.3. Clases de Auditoria .............................................................................................................. 46

2.3.1. Auditoría Financiera ......................................................................................................... 47

2.3.2. Auditoria de Control interno. ........................................................................................... 51

2.3.3. Auditoria de cumplimiento ............................................................................................... 52

2.3.4. Otras Auditorias ............................................................................................................... 55

2.3.4.1. Auditoría Operativa ...................................................................................................... 55

2.3.4.2. Auditoría Forense ......................................................................................................... 58

2.3.4.3. Auditoría de Sistemas ................................................................................................... 60

2.3.4.4. Auditoría Ambiental ..................................................................................................... 63

2.3.5. Auditoría Gestión ............................................................................................................. 65

Concepto .......................................................................................................................................... 65

Flujograma de procedimientos ......................................................................................................... 66

Importancia ...................................................................................................................................... 67

Objetivos .......................................................................................................................................... 67

Alcance. ............................................................................................................................................ 69

2.3.5.1. Fases ............................................................................................................................. 70

FASE I: Planificación ...................................................................................................................... 70

x

FASE II: Ejecución .......................................................................................................................... 74

FASE III: Comunicación de resultados ............................................................................................ 90

2.4. Control interno ..................................................................................................................... 92

CAPÍTULO III ............................................................................................................................... 101

3. APLICACIÓN PRÀCTICA ................................................................................................... 101

3.1. FASE I Planificación .......................................................................................................... 101

3.1.1. Planificación Preliminar ................................................................................................. 101

3.1.2. Planificación estratégica de la auditoría de gestión ........................................................ 109

3.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO ............................................................................ 119

3.2.1. Programación ................................................................................................................. 119

3.2.2. Control interno administrativo ....................................................................................... 124

3.1.1. Evaluación de Riesgo ..................................................................................................... 133

3.1.2. Papeles de trabajo ........................................................................................................... 136

3.1.3. Hallazgos de Auditoria ................................................................................................... 146

3.2. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 152

3.2.1. Informe de Auditoría ...................................................................................................... 152

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 164

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 164

4.1. Conclusiones ...................................................................................................................... 164

4.2. Recomendaciones. .............................................................................................................. 166

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 171

ANEXOS........................................................................................................................................ 175

xi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Logotipo de la Empresa de Seguridad Segdefensa. Cía. Ltda. ................................... 2

Figura 1.2 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones ...................................................... 4

Figura 1.3 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones ...................................................... 4

Figura 1.4 Protección para Ejecutivos V.I.P. ............................................................................... 5

Figura 1.5 Escolta y Seguridad de Carga Crítica ......................................................................... 5

Figura 1.6 Control y Supervisión ................................................................................................. 6

Figura 1.7 Seguridad Canina ....................................................................................................... 6

Figura 1.8 Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda. ...................................... 24

Figura 1.9 Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda. ........................................ 25

Figura 2.1 Clases de Auditoria .................................................................................................. 46

Figura 2.2 Auditoria Financiera ................................................................................................. 47

Figura 2.3 Flujograma Auditoria Financiera ............................................................................. 50

Figura 2.4 Diferencias entre Tipo de Auditores. ....................................................................... 56

Figura 2.5 Auditoria Forense. .................................................................................................... 58

Figura 2.6 Auditoria de Sistemas ............................................................................................... 61

Figura 2.7 Auditoria de Ambiental ............................................................................................ 63

Figura 2.8 Auditoria de Gestión ................................................................................................ 65

Figura 2.9 Flujograma de Auditoria de Gestión ........................................................................ 66

Figura 2.10 Personal de la empresa que interviene en la auditoria .............................................. 72

Figura 2.11 Personal de la empresa Auditora. ............................................................................. 73

Figura 2.11 Formato de Programa de Auditoría. ......................................................................... 77

Figura 2.10 Formato de cuestionario de Control Interno. ............................................................ 89

xii

ANEXOS

ANEXO A. Escritura de Constitución Segur limpia. ................................................................. 175

ANEXO B. Escritura de Constitución (Segdefensa) ................................................................. 178

ANEXO C. Actividades Complementarias ................................................................................ 183

ANEXO D. Indicadores de gestión de Satisfacción de Clientes ................................................ 184

ANEXO E. Registro Único del Contribuyente .......................................................................... 186

ANEXO F. Indicadores de gestión Terminación de contratos. ................................................. 187

ANEXO G. Indicadores de Gestión de cumplimiento Proceso de Gestión nómina. ................. 187

ANEXO H. Muestra de Contratos Debidamente legalizados .................................................... 188

ANEXO I. Consolidado A portes IESS 2013 ........................................................................... 189

ANEXO J. Flujograma de firma de Roles ................................................................................ 190

ANEXO K. Indicadores de gestión proceso selección, inducción y contratación del personal . 190

ANEXO L. Roles de Pago como evidencia ............................................................................... 191

ANEXO M. Inducción Administrativa y técnica. ....................................................................... 192

ANEXO N. Evaluación del período de Prueba .......................................................................... 193

ANEXO O. Requerimiento de Personal ..................................................................................... 194

ANEXO P. Encuesta de Satisfacción de Clientes ..................................................................... 195

xiii

RESUMEN EJECUTIVO

TEMA: “AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y


COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”

RESUMEN

Segdefensa Cía. Ltda. es una Empresa, que brinda el servicio de seguridad Privada durante 25 años,

rigiéndose siempre a la normativa vigente del país.

La realización de esta auditoría de gestión es con el fin de proporcionar una evaluación

independiente sobre el desempeño y cumplimiento de los procesos y normativa de la unidad de

talento humano y servicio que brinda la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, en el periodo

comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, para facilitar la toma de decisiones por

quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el

público. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de los procesos

de la unidad de talento humano y de los servicios que brinda la empresa. El presente trabajo de

investigación contiene antecedentes de la organización, el direccionamiento estratégico, los

productos y servicios que ofrece, marco teórico que sustenta la investigación, el proceso de

auditoría de gestión, características, objetivos, alcance, importancia, control interno, la Ejecución

de la Auditora de Gestión por el periodo 2013 aplicada específicamente al AREA DE TALENTO

HUMANO y SERVICIO DE LA EMPRESA, e donde se evaluó el desarrollo de los procesos de

Reclutamiento, Selección, Inducción y Contratación, Gestión de Nomina y Servicio que se lleva

dentro de esta área, se aplicó cuestionarios de control interno así como indicadores de gestión los

cuales miden el cumplimiento de los objetivos planteados y resultados y por último se determinó

Conclusiones y Recomendaciones encontradas durante el desarrollo de la Auditoria de Gestión.

PALABRAS CLAVES

AUDITORIA DE GESTIÓN

PROGRAMA DE AUDITORIA

CONTROL INTERNO

INDICADORES DE GESTIÓN

HALLAZGOS DE AUDITORIA

INFORME

xiv

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

La empresa desde que se constituyó; ha implementado los procesos dentro del Departamento de

talento humano pero no ha tenido buenos resultados por la falta de direccionamiento, el objeto de

minimizar sus esfuerzos y alcanzar las metas empresariales, utilizando las experiencias

particulares de otras empresas similares, las expectativas y la tecnología disponible, sean estas

empresas grandes, medianas o pequeñas.

Mediante la presente investigación se realizará una auditoria de gestión para lograr detectar

deficiencias y poder dar un direccionamiento con el cual se podrá establecer correctivos para el

mejoramiento en la eficiencia y efectividad de sus procesos que permitan el cumplimiento de los

objetivos de la Compañía.

Se propone realizar una auditoría de gestión para la empresa "SEGDEFENSA CIA. LTDA”, como

una herramienta que pueda evaluar, verificar, controlar, organizar y establecer criterios, a fin de

emitir un informe que permita una toma de decisiones adecuada sobre posibles errores a futuro y

poder dar soluciones a los problemas que se presentan actualmente.

El presente trabajo de investigación está desarrollado en cuatro capítulos,

En el Capítulo I, se desarrolló las generalidades como es los antecedentes históricos, la descripción

general de la empresa, la base legal, los servicios que presta y el direccionamiento estratégico de

la misma.

En el Capítulo II, estableció el marco teórico en el cual se determinó temas específicos como es la

auditoria para la elaboración del trabajo de investigación.

En el Capítulo IV, se presenta la Ejecución de la Auditora de Gestión por el periodo 2013 aplicada

específicamente al AREA DE TALENTO HUMANO y SERVICIO DE LA EMPRESA, examen

en el que se evaluó el desarrollo de los procesos de Reclutamiento, Selección, Inducción y

Contratación, Gestión de Nomina y Servicio que se lleva dentro de esta área, se aplicó

cuestionarios de control interno así como indicadores de gestión los cuales miden el cumplimiento

de los objetivos planteados y resultados.

En el Capítulo V, se plantea las conclusiones y recomendaciones obtenidas del trabajo de

investigación realizado.

2

Figura 1.1 Logotipo de la Empresa de Seguridad Segdefensa. Cía. Ltda.

En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1. Reseña Histórica

Mediante Ley No. 012, publicada en el Registro Oficial No. 130 de 14 de julio del 2003, se

expidió la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada; en donde al Art. 1 dice:

Son compañías de vigilancia y seguridad privada aquellas sociedades, que tengan como objeto

social proporcionar servicios de seguridad y vigilancia en las modalidades de vigilancia fija,

móvil e investigación privada; y, que estén legalmente constituidas y reconocidas de

conformidad con lo dispuesto en la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada. (Cámara de

Comercio de Quito, 2003)

SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa constituida hace 25 años cumpliendo con las

regulaciones legales vigentes y cuyo objetivo principal es proporcionar servicios y soluciones

integrales de seguridad, física proveyendo un servicio de Protección Privada y Vigilancia

Armada con elementos altamente capacitados, combinando los mejores recursos humanos,

tecnológicos, materiales y económicos con el objetivo principal de satisfacer y superar las

expectativas de sus clientes.

Se constituye como una compañía de apoyo a las actividades de seguridad privada y limpieza

del Grupo El Comercio C. A. el 3 de Octubre del año 1989, bajo la denominación de

SEGURLIMPIA S. A. fue inscrita en el registro mercantil el 25 de octubre del mismo año, a

partir de esa fecha proporciona servicios de seguridad física; así como, mantenimiento y

limpieza para todas las empresas del Grupo.

3

En el año de 1995 por disposición de las autoridades militares se regula las actividades de

seguridad privada, estableciéndose como requisito para las compañías que proporcionan este

tipo de servicio, que éste sea exclusivo, por tal razón el 23 de febrero del año 1996, mediante

escritura pública se procede a cambiar la denominación de SEGURLIMPIA S. A. por la de

SEGDEFENSA S. A., modificando simultáneamente su objeto social con el fin de que cumpla

con la normativa vigente en esa época.

Durante el mismo año 1996, SEGDEFENSA S. A. amplía sus servicios para brindar seguridad

personal a ejecutivos y funcionarios del más alto nivel del Grupo. En este período se inicia un

proceso para el reclutamiento mucho más riguroso y selectivo tanto para el personal de

seguridad uniformada (guardias y supervisores), como también para el nuevo contingente que

conforma el grupo de seguridad personal (guardaespaldas- protectores ), todo esto con el fin de

capacitarlos adecuadamente y contar con un grupo de protección general confiable, en esta

actividad tiene un alto grado de participación la empresa INTERNATIONAL SECURITY

CONSUTNACY (I. S. C.) de Israel, quienes con equipo e instructores de gran nivel asesoran y

re estructuran la compañía hasta lograr el objetivo planteado.

En el año 2004 se emite la Ley de Seguridad Privada en el Ecuador, razón por la que la

compañía se ve nuevamente en la necesidad de modificar su denominación, para lo cual, el 03

de enero del año 2005, SEGDEFENSA S. A., modifica sus estatutos y mediante escritura

pública cambia su nombre por el de: SEGDEFENSA CIA. LTDA.

Durante el año 2008, se emite el Mandato Constituyente No. 8, en el cual se prohíbe la

tercerización e intermediación laboral, se constituyen las compañías de Servicios

Complementarios y se prohíbe que los grupos empresariales y clientes en general sean socios o

tengan algún tipo de participación en las compañías que proporcionan este tipo de servicio,

razón por la que el Grupo El Comercio C. A. decide vender la compañía. A partir de ese periodo

SEGDEFENSA CIA. LTDA., bajo la nueva administración amplía sus operaciones y servicios a

diferentes clientes a nivel nacional. Sin embargo, que las actividades operativas se han

incrementado, la compañía ha mantenido una estructura administrativa deficiente, debido

principalmente a que en el pasado sus actividades y procesos administrativos dependían en gran

medida del grupo al que pertenecía.

Conscientes de estas falencias los directivos de la compañía han emprendido la tarea de

actualizar y modernizar sus procesos y métodos de administración entre los cuales se encuentra

obviamente los del área financiera y administrativa, con el objetivo principal de llevar a la

compañía a niveles de gestión eficientes (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

4

Figura 1.3 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones


Figura 1.2 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones


Los servicios que brinda son los siguientes:

a) Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones

Servicio proporcionado con guardias fijos y móviles, personal capacitado y equipado de

acuerdo con las necesidades y requerimientos particulares de cada cliente.

b) Guardias Recepcionistas

Servicio proporcionado por personal masculino o femenino para atender al público en

áreas de información, recepción control de visitas y correspondencia.

5

Figura 1.4 Protección para Ejecutivos V.I.P.


Figura 1.5 Escolta y Seguridad de Carga Crítica


c) Protección para Ejecutivos

Servicio especial permanente o eventual ejecutado por personal altamente calificado

integrando recurso variados y competencias con el fin de proveer soluciones exclusivas

para cada cliente.

d) Escolta y Seguridad de Carga Crítica

Servicio especializado para la protección de mercancías durante los desplazamientos de

punto a punto.

6

Figura 1.6 Control y Supervisión


Figura 1.7 Seguridad Canina


e) Control y Supervisión


punto a punto.

f) Seguridad Canina

Servicio complementario de seguridad física para instalaciones con canes adiestrados y

guiados.

7

1.2. Base Legal

La base legal, son los cimientos de la estructura organizacional, en ella se fundamentan todas las

leyes, normas y reglamentos que la rigen de acuerdo a la actividad que realicen, tomando en

cuenta los diferentes aspectos de aplicación.

1.2.1. Constitución

La Superintendencia de Compañías, habla acerca de la constitución de empresas dependiendo

del número de individuos que la van a conformar, o del capital que van a invertir, y afirma que

una compañía de responsabilidad limitada, conformada por 3 personas, sus socios responden

únicamente por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales, y

hacen el comercio bajo su razón social o nombre de la empresa acompañado siempre de una

expresión peculiar para que no pueda confundiese con otra compañía.

La Empresa para el normal funcionamiento de sus actividades económicas posee una base legal

interna que se detalla a continuación:

Está Constituida el: 25 de octubre de 1989

Domicilio.- La compañía es de nacionalidad ecuatoriana y su domicilio principal es el Distrito

Metropolitano de Quito, Pasaje Orbigny N32-11 y Av. Atahualpa, Sector Rumipamba.

Duración.- 50 años desde 25/10/89 hasta 25/10/2039

Sus actividades son, prestar servicios complementarios de prevención del delito, seguridad -

vigilancia fija y móvil a favor de personas naturales y jurídicas, instalaciones y bienes, depósito,

custodia y transporte de valores.

ACCIONISTAS

CAPITAL

SUSCRTO Y

PAGADO

NUMERO DE

PARTICIPACIONES

CARLOS GALARZA RAAD 10500 10500

MARIA DE LOURDES IGLESIAS 3750 3750

JORGE LUIS GALARZA RAAD 750 750

TOTAL 15000 15000

8

Se entenderá por vigilancia-seguridad fija, la que se presta a través de un puesto de seguridad

fijo o por cualquier otro medio similar, con el objeto de brindar protección permanente a las

personas naturales y jurídicas, bienes muebles e inmuebles y valores en un lugar o área

determinados; y, por vigilancia-seguridad móvil, la que se presta a través de puestos de

seguridad móviles o guardias, con el objeto de brindar protección a personas, bienes y valores

en sus desplazamientos.

Segdefensa, es una empresa legalmente constituida, así como las demás debe cumplir con

requisitos legales en las diferentes entidades controladoras del país como son:

Superintendencia de compañías.

Municipio de Quito.

Cámara de Comercio de Quito.

Servicio de Rentas Internas.

Instituto ecuatoriano de Seguridad Social (IESS);y,

Ministerio de Relaciones Laborales.

Cabe recalcar que cumple con requisitos legales específicos, o, especiales, por ser una empresas

que presta servicios complementarios de prevención del delito, seguridad y vigilancia a favor de

personas naturales y jurídicas, instalaciones y bienes, depósito, custodia y transporte de valores.

Normativa de una empresa de servicios de seguridad Privada:

1.2.2. Ley de vigilancia y seguridad privada

El Congreso Nacional, mediante Oficio N° 0598-PCN, certifica que el Proyecto de LEY DE

VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, fue discutido, aprobado y ratificado en su texto

original, en la ciudad de Quito, el 14 de julio de 2003.en donde habla sobre la regulación y

control de las compañías de vigilancia y seguridad privada y menciona:

Que la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada debe orientarse a disminuir

las amenazas que puedan afectar la vida, la integridad personal y el pleno ejercicio de los

legítimos derechos sobre la propiedad y bienes de las personas que reciban tales servicios, sin

9

invadir la órbita de competencia privativa reservada a la fuerza pública; y, expide la siguiente:

Ley de Vigilancia y Seguridad Privada.

Esta ley, regula las actividades relacionadas con la prestación de servicios de vigilancia y

seguridad a favor de personas naturales y jurídicas, bienes muebles e inmuebles y valores, por

parte de compañías de vigilancia y seguridad privada, legalmente reconocidas. Se entiende por

prestación de dichos servicios la que sea proporcionada, dentro del marco de libre competencia

y concurrencia, a cambio de una remuneración.

La empresa cumple formalmente con lo establecido en el art. 15 de la Ley de Vigilancia y

Seguridad privada que dice:

Art. 15.- Reportes periódicos.- Los representantes legales de las compañías de vigilancia y

seguridad privada, entregarán periódicamente la siguiente información:

Un reporte anual acerca del armamento disponible, con la determinación de sus características y

estado de funcionamiento, que será entregado al Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas; y,

Un reporte semestral acerca de los socios y del personal que se encuentre prestando sus servicios,

así como de las separaciones producidas con sus respectivas causas, que será entregado a

Comandancia General de la Policía Nacional (comunicación dirigida al Jefe del C.O.S.P., control,

orden y seguridad privada) (Anesi, 2003)

Según las normativas establecidas la empresa Segdefensa, deben regirse a esta ley, por la

naturaleza de sus servicios prestados, todo esto es, para disminuir las amenazas que pueden

afectar la vida, y la integridad del personal operativo.

1.2.3. Reglamento a la ley de vigilancia y seguridad privada

Este reglamento establece procedimientos para la creación, funcionamiento, control y

supervisión de las compañías que se dedican a la prestación de servicios de vigilancia y

seguridad privada; y, Responsabilidad Civil y Solidaridad Patronal

Art. 26.- Póliza de Responsabilidad Civil - Al momento de suscribir un contrato de prestación de

servicios de vigilancia y seguridad privada, la compañía deberá justificar que cuenta con un póliza

de responsabilidad civil contra daños a terceros y/o usuarios, para garantizar a quienes puedan

resultar perjudicados en el proceso de la prestación de servicios, con un valor asegurado mínimo

de cien mil dólares de los Estados Unidos de América.

Art. 27.- Póliza de Seguros de Vida y Accidentes.- Para salvaguardar la integridad física del

personal operativo, que se deriven de su actividad de vigilancia, las empresas de seguridad privada

contratarán una póliza de seguro de vida y accidentes que tenga una cobertura por muerte

accidental, incapacidad total y permanente, con un valor asegurado mínimo de cincuenta mil

dólares de los Estados Unidos de América; y, gastos médicos, con un valor asegurado mínimo de

veinte mil dólares de los Estados Unidos de América por evento. (Cámara de Comercio de Quito,

2003)

10

La empresa cumple con este reglamento, ya que va en beneficio del personal, por cualquier

percance que suceda en las instalaciones, o, en algún proyecto en donde brindamos nuestros

servicios de protección y seguridad.

Del personal de vigilancia, seguridad e investigación privada:

En este reglamento, se podrá encontrar las disposiciones para el personal de seguridad como es

la capacitación y formación, esta lo realizan, mediante la aprobación de un pensum y

certificación de funcionamiento extendidos por el Ministerio de Gobierno y Policía, previo

informe del Departamento de Control y Supervisión de las Compañías de Seguridad Privada y

posterior registro en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

El personal de seguridad, tendrá la obligación de portar su credencial de identificación personal

otorgada por la respectiva compañía, durante su jornada de trabajo, la misma que será

intransferible y deberá contener los siguientes datos:

a) Nombre y logotipo de la organización a la que pertenece;

b) Nombres y apellidos completos del portador;

c) Número de cédula del portador;

d) El número de registro del centro de capacitación correspondiente;

e) Tipo de sangre del portador;

f) Lugar y fecha de emisión y caducidad (validez, mientras esté activo en la compañía);

g) Fotografía de frente a color del portador;

h) Firmas del representante legal y del portador; e,

i) En el reverso de la tarjeta en letras destacadas contendrá la siguiente leyenda:

ESTA TARJETA ES PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA;............. CON NUMERO DE

PERMISO DE FUNCIONAMIENTO;..........

11

1.2.4. Permiso de funcionamiento

Es necesario establecer procedimientos para la creación, funcionamiento, control y supervisión

de las compañías que se dedican a la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada,

este permiso es fundamental para que la empresa cumpla sus funciones, ya que por brindar

servicios de seguridad necesita el permiso, para complementar otras autorizaciones como el

permiso de manejo de armas, para autorización de uniformes, y demás leyes que hay que

cumplir como empresa de seguridad.

La empresa posee el permiso de funcionamiento emitido por el Ministerio de Gobierno y Policía

mediante decreto No. 0288 del 19 de Febrero de 1990.

1.2.5. Permiso de operaciones

SEGDEFENSA CIA LTDA, posee este acuerdo otorgado por el Ministerio de Gobierno que

habilita a las empresas de vigilancia y seguridad privada, legalmente constituidas, ejercer las

actividades de vigilancia y seguridad, renovado al 13 de junio del 2014 hasta 13 de junio del

2015, mediante Acuerdo Ministerial No. 4437. (Segdefensa, 2000)

Este permiso deben tener las compañías de responsabilidad limitada, cuyo objeto social sea la

prestación de servicios de prevención del delito, vigilancia y seguridad a favor de personas

naturales y jurídicas, instalaciones y bienes; depósito, custodia y transporte de valores;

investigación; seguridad en medios de transporte privado de personas naturales, personas

jurídicas y bienes; instalación, mantenimiento y reparación de aparatos, dispositivos y sistemas

de seguridad; y, el uso y monitoreo de centrales para recepción, de verificación y transmisión de

señales de alarma.

1.2.6. Permiso de uniformes

Las compañías de seguridad privada, deben utilizar uniformes, logotipos y distintivos que las

identifiquen, y dentro del Reglamento a la ley de Vigilancia y Seguridad Privada, publicado en

el Registro Oficial No. 383 de 17 de julio de 2008, señala que el personal operativo de las

compañías de vigilancia y seguridad privada, utilizara correctamente el uniforme; así como los

distintivos de cada organización, debidamente autorizados y registrados.

12

Este permiso es otorgado por la Policía Nacional del Ecuador, Departamento de organizaciones

de Seguridad Privada (COSP), con fecha 13 de junio de 2012 documento No. 0000818, se

realizó la actualización de este permiso el cual será válido hasta el 13 de junio del 2015, es decir

se renueva cada 3 años. (Segdefensa, 2000)

Los uniformes del personal operativo de la empresa, están confeccionados de acuerdo a las

características emitidas en este permiso: el logotipo de la empresa, el diseño de las prendas,

color, simbologías y demás características que la diferenciarían de otras empresas.

1.2.7. Dirección de logística para tenencia de armas

El Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Dirección de Control de Armas del Comando

Conjunto de las Fuerzas Armadas, vigila la Importación, Exportación, Comercialización,

Almacenamiento y Tenencia de Armas de fuego, municiones, fuegos de artificio, pólvoras o

toda clase de explosivos, así como las materias primas para su fabricación. Además, controla

los medios de inflamación como: guías para minas fulminantes y detonadores; productos y

elementos de uso en guerras químicas o adaptables a las mismas. (Nacional, 2014)

El arma deberá portarse única y exclusivamente en los lugares y horas de prestación de servicios

establecidos en los respectivos contratos, caso contrario reposarán en los depósitos especiales,

rastrillos, bóvedas o cajas fuertes que, obligatoriamente, deberá disponer cada compañía de

vigilancia y seguridad privada, pudiendo ser sometidos en cualquier momento a un proceso de

inspección por parte del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

La empresa cumple con la actualización de inscripción en la Dirección de Logística del

Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, hasta el 14 de febrero del 2016, de acuerdo con lo

previsto en los Artículos 7 y 11 de la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada y el Artículo 7 del

Reglamento a esta Ley.

Quedan sometidos a este control:

a) Las armas de fuego de todo calibre;

b) Las municiones de todo tipo;

c) Los explosivos y las materias primas para su fabricación;

d) Las substancias químicas inflamables, asfixiantes, tóxicas o corrosivas; y

e) Las instalaciones destinadas a la fabricación, almacenamiento y

comercialización de estos elementos.

13

La empresa posee armamento debidamente legalizado, para esto tiene como respaldo el permiso

de armas correspondiente, el mismo que es actualizado de forma anual, ante el Comando

Conjunto de las Fuerzas Armadas.

1.2.8. Reglamento Interno de trabajo

La compañía cuenta con un Reglamento Interno aprobado por la Dirección General de Trabajo.

El Reglamento de la Compañía SEGDEFENSA CIA LTDA. con domicilio en el Cantón Quito,

Provincia de Pichincha, fue aprobado mediante Acuerdo Ministerial N ° 0474-DRTQ, está

inscrito en la categoría Tabulación K, con el número 7499, en la Unidad de Registro de la

Cartera de Estado, el mismo que fue certificado ante el Ministerio de Relaciones Laborales el 29

de julio del 2010. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

En este constan:

Selección del personal;

Lugar, jornadas y horarios de trabajo;

Remuneraciones;

Obligaciones y prohibiciones del empleador;

Derechos, obligaciones y prohibiciones a los trabajadores;

Capacitaciones;

Sanciones e infracciones, y Generalidades.

Este Reglamento, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaren a

presentar dentro de la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil

sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación

normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.

1.2.9. Dirección del Trabajo y Servicio Público de Quito

Mediante Memorando N° MRL – DRTSPQ-2013-2066 del 26 de marzo de 201, la analista

Laboral de la Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público de Quito, considero procedente

la aprobación de los horarios de trabajo, de SEGDEFENSA CIA LTDA.

14

Horarios de jornadas especiales:

TURNO HORARIOS

Primer Turno 07H00 a 15H00 (40 min. Almuerzo de 12:00 a 12:40) (periodo de descanso semanal

de dos días lunes y martes).

Segundo Turno 15H00 A 23H00(40 min. cena de 19:00 a 19:40) (periodo de descanso semanal de

dos días miércoles y jueves).

Tercer Turno 23H00 a 07H00 (40 min. lunch de 21:00 a 21:40) (periodo de descanso semanal de

dos días viernes y sábado).

Para la aprobación de estos horarios la empresa debe realizar un Informe Técnico en donde se

evalúan los riesgos, necesidades y justificar la petición de la Jornada Especial de trabajo con

horarios de trabajo y especificar los nombres de los funcionarios que van aplicar.

De acuerdo a este horario aprobado, se establecen los turnos que deben cumplir los señores

guardias, protectores, inspectores y supervisores de seguridad, mes a mes.

1.2.10. Contratación de Frecuencias

La Secretaría Nacional de Telecomunicaciones es el organismo competente que autoriza el uso

de frecuencias y de comunicaciones por parte de las compañías de vigilancia y seguridad

privada, de conformidad con la Constitución Política de la República, leyes y reglamentos

pertinentes.

Mediante Resolución SNT 2008-046 del 20 de marzo de 2008, la Secretaria Nacional de

Telecomunicaciones emiten el contrato obligatorio de concesión para uso Privado de

Frecuencias, este contrato será renovado cada 5 años a partir de la fecha de suscripción y

registro.

El pago de frecuencias se hace, de forma mensual a la SENATEL, para que el servicio no sea

cancelado.

1.2.11. Comandancia General de Policía

Es obligación de las empresas de seguridad registrarse en la Comandancia General ya que es, el

órgano máximo de comando y administración de la Policía Nacional, y esto permite obtener los

demás permisos.

Se encuentra inscrita en los registros especiales de la Comandancia General de Policía

(Dirección Nacional de Asesoría Jurídica), de conformidad a lo que establece el Art, 11 de la ley

de Vigilancia y Seguridad, mediante oficio N° 2013-0690-CG-DNAJ-PN, de fecha 06 de

febrero 2013. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

15

1.3. Direccionamiento Estratégico

De acuerdo a los estatutos de la empresa dentro del direccionamiento estratégico, se encuentra

la misión, que justifica la existencia de la empresa, y; la visión, es a donde deseamos llegar.

1.3.1. Misión

La Misión en términos generales se la concibe como:

Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como

la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el

negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de

servir. (Thompson, 2011)

Así, la empresa de seguridad Segdefensa se expresa de la siguiente manera:

“Brindar servicios de alta calidad en protección física y seguridad privada para grupos

empresariales, con el profesionalismo y calidad que nos identifiquen, mediante el empleo

eficiente de personal seleccionado, calificado y capacitado, dotándolo con medios y

herramientas modernos con el fin de satisfacer y sobrepasar las expectativas de sus clientes”.

(Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

La empresa está comprometida al servicio con la comunidad, está cumpliendo con los objetivos

trazados y pero no está desempeñándose como una empresa líder para las demás empresa de

seguridad, sino que sigue manteniéndose en el grupo de empresas no tan cocidas.

16

1.3.2. Visión

La visión en términos generales se la concibe como:

Una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se

deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y

expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.

(Thompson, 2011)

Así, la empresa de seguridad Segdefensa se expresa de la siguiente manera:

“Ser líderes en servicios de seguridad integral, incrementando nuestra participación de mercado,

sin descuidar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo, basados siempre en todos los

valores agregados que puede proporcionar una empresa de seguridad privada”. (Segdefensa

Cía.Ltda., 2000)

Segdefensa, en la actualidad no está cumpliendo con su visión, se compromete a seguir

luchando para incrementar su participación en el mercado, sin descuidar la calidad del servicio

y el mejorando continuamente.

1.3.3. Objetivos

“Son los resultados globales que involucran a toda la organización y que espera alcanzar en el

desarrollo de su visión y misión”. (Stoner, 2012)

Objetivo General.

La empresa tendrá como objetivo brindar servicios de protección y seguridad, manteniendo

altos estándares de calidad a través de un óptimo servicio y/o sistema de seguridad, cumpliendo

con las necesidades y consignas de nuestros clientes; de este modo lograr salvaguardar su

integridad y brindar tranquilidad a todos nuestros clientes, como una empresa seria, competente

y con buena imagen para atraer nuevos clientes y por ende incrementar sus ventas y utilidades.


17

Objetivos específicos.-

Disponer de personal administrativo, contable, técnico y operativo competente para

mantener unidad de doctrina en el perfil y en los objetivos de nuestra empresa.

Que nuestro personal se distinga por su lealtad, profesionalismo, disciplina, honradez,

discreción y servicio de calidad, para cubrir con eficiencia y seguridad las necesidades

de nuestros clientes.

Capacitar y adoptar medidas preventivas para evitar hechos que puedan afectar la

seguridad de nuestros clientes, o reducir sus efectos negativos.

Proteger y resguardar los bienes y personas puestos a nuestro cuidado con la mayor

eficiencia en la relación costos-resultado.

Generar una percepción de seguridad y confianza que favorezca la actividad productiva,

comercial, de servicios o el bienestar de nuestros clientes.

Dar cumplimiento a todas las normas jurídicas, impositivas, laborales y otras que rigen

la actividad.

La empresa, en la actualidad está cumpliendo con parte de sus objetivos, debido a que tiene

altos estándares de calidad a través de un óptimo servicio y/o sistema de seguridad, cumple con

las necesidades, consignas de sus clientes, lograr salvaguardar la integridad y brinda

tranquilidad, cumple con disposiciones legales, pero los costos son superiores al resto de

empresas, por esta razón no atrae nuevos clientes y no logra incrementar sus ventas y utilidades.

18

1.3.4. Políticas

Las políticas son un recurso muy útil, ya que permiten comunicar de forma explícita, los

principios básicos de la compañía para la toma de decisiones, debe ser coherente con los

objetivos globales de la empresa, es decir, las decisiones que se tomen deben ir orientadas a la

consecución de las metas propuestas, de lo contrario, se habrá perdido todo el esfuerzo.

(Empresamia., 2013)

La calidad es la política principal de esta empresa la misma que se manifiesta mediante el

firme compromiso con los Clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas,

para ello garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad,

liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en

nuestras operaciones.

Política de calidad

La Calidad es prioritaria para satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y

precio) de nuestros clientes.

Existe calidad de servicio pero a un alto costo.

Conocer las expectativas de nuestros clientes, internos y externos y nuestros grupos de

interés, para entregar servicios de su completa satisfacción.

Se conoce las expectativas de los clientes, se basa en la frase en cliente siempre tiene la razón.

Impulsar las actividades de innovación y desarrollo para satisfacer o, incluso, superar

las expectativas de nuestros clientes, trabajadores y otros grupos de interés.

Satisfacen las necesidades de los clientes y trabajadores.

Promover la implicación de los trabajadores de Segdefensa Cía. Ltda., por la vía de la

fluidez informativa, la comunicación interna, la formación, el reconocimiento de los

frutos y la promoción permanente.

Existe buena comunicación con los trabajadores de todos los aspectos administrativos y

operativos.

19

Fomentar el trabajo en equipo como patrón de comportamiento en todos los niveles

organizativos.

Se fomenta esta política, pero cierto personal participa porque es su trabajo, más no porque en

realidad le gusta.

Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, rentabilidad, liderazgo,

responsabilidad social, seguridad y costes, para asegurar el éxito continuo de la

empresa.

Existe mejora, pero en experiencia y calidad de servicio; pero no lo la suficiente rentabilidad y

captación de clientes.

Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante

acciones sistemáticas de formación.

Sí, realizan capacitaciones, pero son más de técnicas de tiro de armas, y de conducción,

necesitan enfocarse en aplicar capacitaciones de superación personal o de relaciones laborales.

1.3.5. Principios

Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan la vida de

la organización. Son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los objetivos estratégicos.

Estos principios se manifiestan y se hacen realidad en nuestra cultura, en nuestra forma de ser,

pensar y conducirnos. (Democratica, 2009)

La empresa se basa en los siguientes principios:

Prevención: esta empresa posee este principio para garantizar que dentro de los puestos

de trabajo y el establecimiento estén en condiciones adecuadas que protejan la vida, la

salud y el bienestar de los trabajadores.

Responsabilidad: con este principio el empleador se hace responsable de las

implicaciones económicas, legales y de cualquiera otra índole, como consecuencia de

un accidente o enfermedad del personal perteneciente a la empresa.

La prevención y la responsabilidad como principios fundamentales, son cumplidos dentro de la

empresa, para esto poseen seguros de accidentes personales (QBE Seguros), y seguro médico

(Humana, Medicina para el Ecuador).

20

1.3.6. Valores

Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier organización. Con ellos

en realidad se define a sí misma, porque los valores de una organización son los valores de sus

miembros, y especialmente los de sus dirigentes. (Gestión, 2011)

SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa que se esfuerza día a día, para ofrecer un mejor

servicio a sus clientes con un servicio de alta calidad y confiable, con el paso del tiempo la

empresa se ha ido formando bajo los valores que a continuación se presentan:

o Calidad: En todos los ámbitos de cada uno de los proyectos que realizamos.

Este valor esta, presente en cada uno de los servicios prestados.

o Justicia: Hacia nuestro personal, tanto en el trato como en la asignación de actividades

a realizar, dependiendo éstas de la capacidad de cada uno de ellos.

Los turnos de trabajo son elaborados de forma equitativa, en casos especiales en donde se

trabajen turnos adicionales, se les cancela con un recargo.

o Innovación: Continua de nuestras estrategias y de nuestros métodos de trabajo.

Los métodos de trabajo no son los adecuados ya que no existen manuales bien establecidos de

los procesos, que debe realizar la empresa.

o Puntualidad: En el servicio de la seguridad solicitados por nuestros clientes.

Existen reportes de faltas y atrasos mes a mes, pero esto no afecta a los clientes, ya que estos

puestos son cubiertos de forma inmediata.

o Pulcritud: En nuestra presentación personal y de las instalaciones físicas.

Se entrega dotación cada año, para que el personal este presentable, y las instalaciones físicas se

mantienen en orden y limpieza.

21

o Coherencia: Entre lo que nos comprometemos con nuestro cliente y lo que efectuamos

como trabajo.

El servicio de protección y seguridad, se da sin ningún problema.

o Comunicación: Constante y efectiva, entre todos los miembros que formamos parte de

la empresa, así como con nuestros proveedores y clientes.

Existe comunicación entre jefes de departamentos y trabajadores, pero falta comunicación entre

el gerente y los clientes directamente.

o Confianza: En que realizaremos nuestras labores de la mejor manera, con la finalidad

de satisfacer a cada uno de nuestros clientes.

Si satisface las necesidades de los clientes, pero como en todo servicio siempre hay quejas.

o Compromiso: Con nuestro clientes, al brindarles un servicios de calidad; con la

sociedad, al brindar estabilidad a las familias de nuestro personal, y con el medio

ambiente, al respetar y cumplir todas las normas establecidas para el cuidado de éste.


Estos valores establecidos a nivel general, tienen cierto grado de cumplimiento, por parte del

personal operativo, administrativo y los directivos.

También es necesario mencionar los valores de la Política de Calidad

o Confidencialidad.- con esto se garantiza que la información sea accesible sólo para

aquellos autorizados a tener acceso, y para guardar toda información del personal que

labora en la empresa así como de nuestros clientes.

La confidencialidad es un valor que todas las personas deben tener, no solo porque está escrito

en un documento, sino que es por ética personal, la empresa dentro de los requisitos para la

contratación del personal tiene un formato en donde se refleja el acuerdo de confidencialidad

entre la empresa y el trabajador.

22

o Honestidad.- ayuda a determinar que nuestros trabajadores elijan actuar siempre con

base en la verdad y en la auténtica justicia, es decir ser genuinos, auténticos y objetivos.

Valor indispensable, que en ocasiones no se refleja en la actitud de los empleados, porque en

algunos casos no reportan ciertas novedades a los supervisores.

o Trabajo en equipo.- se hace con el objetivo de influir en los trabajadores de forma

positiva porque permite que haya compañerismo, y fomentar entre ellos un ambiente de

armonía para obtener resultados beneficiosos para la empresa

Este valor si se ve reflejado en los trabajadores de la empresa, pero siempre va a ver algunos

que no son sociables y muestran actitudes de egoísmo, esto provoca desunión entre ellos.

o Respeto.- valor principal que no debe faltar dentro de la compañía ya se lo aplica para

poder valorar los intereses y necesidades de los trabajadores, respetando su integridad

sin discriminación alguna.

Empezando con el respeto hacia uno mismo, y luego con los demás, por el momento no se ha

reflejado dentro de los trabajadores el irrespeto a sus compañeros, ya sea por etnia, costumbre o

preferencia.

o Proactividad.- para la empresa es importante contar con personal comprometido con

ella, con actitud y aptitudes especiales es decir, ser optimistas, creativos, abiertos a las

ideas nuevas y los desafíos, capaces de anticiparse a problemas, tomar buenas

decisiones y tener criterio propio.

En este caso cierto personal hace referencia a este valor, ya que la mayoría de trabajadores se

acata a las disposiciones, y no quieren ver más allá.

o Puntualidad. - En el servicio de seguridad que se brinda a los clientes para

garantizando la calidad del mismo.

La empresa en vista de que este valor no es cumplido por ciertas circunstancias ha planteado

sanciones para los atrasos y faltas, al puesto de trabajo.

23

o Lealtad.- la lealtad en la empresa para con los jefes; con los objetivos y la misión de la

organización, con clientes y proveedores responsables, con la comunidad y con los

valores y principios.

Es parte de la confidencialidad ya que si los trabajadores no delatan información de la empresa,

o de sus superiores demostrarían este valor de lealtad y respeto, este valor se ve manchado en

ciertos casos cuando el personal sale en malos términos de la empresa.

o Profesionalismo.- actuar en todo momento con ética, en el cumplimiento del deber en

cualquier situación y realidad. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

Existe profesionalismo en las distintas funciones que ejerce el personal dentro de la empresa,

guardando reservas y entregando buenos resultados de las actividades realizadas

1.4. Estructura Organizacional

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto

fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y

contribuyen a servir a un objetivo común.

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus

objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará

los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar. (Enciclopedia

Financiera.com, 2014)

1.4.1. Organigrama Estructural

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u

organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran. Similar

a esta definición se debe señalar que se considera como una representación esquemática de la

estructura formal de la empresa, donde se destaca jerarquías, cargos y líneas de comunicación y

presenta una visión inmediata y resumida de la forma de distribución de la misma.

24

Figura 1.8 Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.

En: (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

En este organigrama se ven reflejados los diferentes departamentos que conforman la empresa, la jerarquía, de cada

una de ellas, tomando en cuenta que este representa a simple vista la forma como está estructurada, en pocas palabras

este es como el esqueleto que la sostiene y, en donde se desarrollar todas las actividades que permiten cumplir con

los objetivos empresariales.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

ASISTENTE DE GERENCIA

DEPARTAMENTOOPERACIONES

ASISTENTE 1

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ASISTENTE 2COORDINADOR DE

PROYECTO ASISTENTE ADMINISTRATIVO DISPENSARIO MEDICO

SUPERVISION

INSPECCION

SERVICIO DE SEGURIDAD

MENSAJERIA Y ARCHIVO

Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.

1.4.2. Organigrama Funcional

Se define como una representación gráfica que incluye las principales funciones que tienen

asignadas cada jerarquía, además de las unidades y sus interrelaciones. (Enriquez, 2004)

Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las

funciones principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y

luego se registran aquellas de menor transcendencia. En este tipo de organigrama se determina

que es lo que se hace, pero no como se hace. (Vasquez, 2006)

25

Figura 1.9 Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.

En: (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)

Las funciones que realizan los responsables y asistentes de cada departamento es

fundamental para el desempeño empresarial, porqu estos son quienes dan vida y

funcionalidad a la empresa, tomando en cuenta los diferentes aspectos que se deben cumplir

para el logro delos objetivos planteados.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

1.4.2.1

GERENTE GENERAL Representante legal

1.4.2.2

ASISTENTE DE GERENCIA

1.4.2.3

JEFE DE OPERACIONES 1.4.2.7

ASISTENTE 1 1.4.2.5

JEFE ADMINISTRATIVO/ RR- HH

1.4.2.14

JEFE FINANCIEROCONTADORA

1.4.2.4

ASISTENTE 2 1.4.2.6

COORDINADOR DE PROYECTO

1.4.2.8

ASISTENTEADMINISTRATIVO

1.4.2.14

MEDICO 1.4.2.15

SUPERVISORES1.4.2.9

INSPECTORESVARIOS1.4.2.10

OPERADOR DE CONSOLAGUARDIAS

PROTECTORES VIP1.4.2.111.4.2.12

MENSAJERIA1.4.2.16

Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.

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A continuacion describiremos de forma mas detallada las funciones delos departamentos que

integran esta empresa de seguridad.

1.4.2.1. Junta de Socios

La junta general de accionistas tiene que cumplir con las siguientes funciones:

Realizar y verificar la lista de socios presentes y representados.

Designar presidente y secretario de la junta de socios, y demás miembros a la vez

fijar sus retribuciones.

Conocer y aprobar el balance general, que irá acompañado del estado de pérdidas y

ganancias que sean presentados por la Contadora General.

Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales.

Toma de decisiones en cuanto a prórroga del contrato social, de la disolución

anticipada, del aumento o disminución de capital suscrito o autorizado y de

cualquier reforma de los estatutos de la empresa.

Ejercer las demás funciones que estén establecidas en la ley y en los estatutos de la

empresa.

Velar por la presentación y (en su caso) aprobación de los balances y cuentas

anuales y cualesquiera otros documentos presentados por los administradores.

Velar por la transparencia y cumplimiento de los derechos de información de todos

los socios, comprobando y ratificando en el acta que se puso a disposición de todos

los socios al menos 10 días antes de la celebración de la junta. (Castillo, 2013)

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1.4.2.2. Gerente General

Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas áreas para asegurar la

rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con los

lineamientos estratégicos, las normativas y reglamentos vigentes.

Reporta a: Junta General de Socios

Personal bajo su autoridad:

Jefe Administrativo,

Contador General,

Gerente de Operaciones

Funciones:

Planificación de Objetivos de la compañía

Designar todas las posiciones gerenciales.

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos.

Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y

entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes.

Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus

análisis se están ejecutando correctamente.

Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y

proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

Encaminar a la empresa hacia la misión y visión establecida.

Buscar medios para captación de nuevos clientes.

Establecer direcciones claras y fijar objetivos desafiantes.

Mostrar alto nivel de participación para alinear y energizar a los colaboradores en

torno a objetivos de la organización

Defender y reflejar los valores y comportamientos de la empresa.

Recompensar y alentar los comportamientos correctos y corregir a los otros.

Coordinar con las Jefaturas el cumplimiento de objetivos (Castillo, 2013)

28

1.4.2.3. ASISTENTE DE GERENCIA

Reporta a: Gerente General

Personal bajo su autoridad: Mensajero

Funciones:

Auxiliar en las labores administrativas para el buen desempeño de las

funciones encomendadas por la Gerencia General.

Elaborar oficios y memorándums.

Elaboración de reportes para fines de nómina.

Realizar actividades de archivo de documentación manteniéndolo depurado y

actualizado.

Realizar operaciones aritméticas para los registros y controles administrativos.

Mecanografiado de formatos administrativos.

Reportar fallas o desperfectos de equipo o instalaciones de su área de trabajo

ante su jefe inmediato.

Solicitar oportunamente el mantenimiento de su equipo de trabajo ante su jefe

inmediato.

Efectuar actividades afines o similares a las anteriores derivadas de su puesto

que le sean encomendadas por su jefe inmediato.

Verificar el comportamiento de los clientes de Segdefensa mediante el proceso

de Satisfacción y Reclamos al cliente y realizar encuestas sobre satisfacción

una vez al año. (Castillo, 2013)

Departamento contable financiero

El Departamento de Contabilidad se encarga de fomentar y aplicar las políticas, normas,

sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y

registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad,

a efecto de suministrar información que ayude a la toma de decisiones, a promover la eficiencia

y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades que faciliten la fiscalización

de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos

comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes,

normas y reglamentos aplicables vigentes.

29

1.4.2.4. CONTADORA


Personal bajo su autoridad: Asistentes Contables 1 y 2

Funciones:

Coordinar y supervisar las acciones del Departamento Financiero – Contable

Elaboración de Estados Financieros con los anexos mensualmente y anualmente

para que prepare el Informe a la Junta General de Socios.

Preparación del Impuesto a la Renta de la compañía cada año que termina y

presentarlo al S.R.I (Servicio de Rentas Internas)

Preparación de los Balances de situación y de pérdidas y ganancias para presentar a

la Superintendencia de compañías.

Elaboración del 1.5 por mil al Tesorero Municipal y pago oportuno de la Patente,

contribución a la Superintendencia de Compañías, contribución a la Cámara de

Comercio.

Preparación de Impuestos mensuales IVA, Retenciones en la Fuente y Anexo

Transaccional de la empresa.

Implementación de los sistemas y programas contables de la empresa.

Optimización de las políticas y procedimientos internos de la empresa en caso de

ser necesario.

Elaboración de diarios de roles de pago, liquidación de haberes de empleados,

provisiones sociales de los empleados, diario de Inversiones, diarios de

amortizaciones de seguros, depreciaciones de activos fijos, gastos diferidos, gastos

anticipados y otros ajustes que surgen luego del análisis, conciliación, depuración

de las cuentas contables que conforman los Estados Financieros.

Conciliaciones bancarias y contabilización de notas de débito y crédito bancarias.

Preparación de presupuesto de gastos y flujos de caja para bancos.

La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.

Mantener actualizado el sistema integrado Efysis; es decir, el ingreso de las cuentas

creadas. (Castillo, 2013)

30

1.4.2.5. ASISTENTE CONTABLE 1

Reporta a: Contador General

Funciones:

Nóminas: Grupo el Comercio, Azulec, Madevall, Maxipan- Carbonel, Centro

Comercial El Recreo, Remodularsa, Ibersur, Fundación Alternativa

Elaboración de roles de pago arriba mencionados.

o Calculo de horas extras y suplementarias.

o Registro de los descuentos del mes.

Ingreso de novedades al IESS, sobre las horas extras, faltas, etc. (todo lo que modifique

el ingreso).

Cuadre de planillas de aportes al IESS, préstamos quirografarios e hipotecarios y fondos

de reserva con los roles de pago.

Preparación de los décimos tercero, cuarto y utilidades del personal de nómina a su

cargo.

Presentar la información del personal saliente y preparar las actas de finiquito.

Manejo de Plataforma del Ministerio de Trabajo, vía internet las actas de finiquito,

planillas de utilidades, décimo tercero y decimocuarto sueldo de los empleados.

Preparar RDEP para presentar cada año.

Manejar el archivo de horas extras, descuento de roles en carpetas ubicadas en sitios

donde pueda tener acceso el contador para su validación.

Impresión de roles de pago.

Actualización mensual del reporte de vacaciones del personal de nóminas a su cargo y

verificar en la carpeta personal que esté archivada la solicitud de vacaciones o falta con

cargo de vacaciones.

Actualizar mensualmente el reporte del personal que ha ingresado y salido de la

empresa, (avisos de entrada y avisos de salida del IESS). (Castillo, 2013)

La asistente contable 1, si cumple mes a mes con las funciones encomendadas, ya que de eso

depende el pago de todo los beneficios del personal, desde el momento en que es contratado,

hasta el momento en el cual sale de la empresa.

31

1.4.2.6. ASISTENTE CONTABLE 2

Reporta a: Contador General

Funciones:

Facturación, depósitos y tesorería.

Registro e impresión de facturas y retenciones en la fuente de los clientes.

Elaboración de cheques por el módulo movimiento caja/bancos que tenga que ver con

anticipo de empleados, alimentación, transporte, prestamos, sueldos de empleados de

los que no poseen cuenta corriente o de ahorros y cheques de liquidación de haberes de

empleados.

Manejo de caja chica.

Elaboración de cheques por el módulo de pagos, es decir todo lo que este respaldado

con facturas, liquidación de compras y servicios u otro documento.

Elaboración del archivo de transferencias para el pago de sueldos de todo el personal.

Realizar la conciliación bancaria.

Hacer cruces de compras y gastos pagados con tarjeta de crédito.

Registros de ingresos, provenientes por cobros de servicios brindados a nuestros

clientes.

Entrega y recepción de facturas y cheque de proveedores y clientes en los días

establecidos para los pagos.

Realizar liquidaciones de viáticos y reposiciones de cajas chicas de los diferentes

puestos que poseen este beneficio, (caja chica el recreo, el comercio y administración).

Reposiciones de cajas chicas de los diferentes puestos que poseen este beneficio, (caja

chica el recreo, el comercio y administración). (Castillo, 2013)

La asistente contable 2, también cumple con sus funciones para estar al día en el pago a los

proveedores, y también está pendiente de facturar a los clientes a tiempo, para que con estos

ingresos se cubra los sueldos y demás beneficios del personal que labora en la empresa.

32

Departamento de Operaciones.

1.4.2.7. JEFE DE OPERACIONES



Supervisores

Inspectores

Operador de consola

Protectores Vip

Guardias

Funciones:

Cumplir y hacer cumplir por parte de los señores supervisores y guardias en forma

eficiente, todos los procedimientos, normas y consignas en los puestos de servicio que

la empresa mantiene con el cliente, tomando en cuenta que este departamento, es el

pilar fundamental para la buena marcha y éxito de la compañía.

Elaborar y controlar los horarios y turnos.

Controlar el reporte diario de novedades.

Elaborar los partes e informes escritos de novedades en los puestos de trabajo.

Controlar el cumplimiento de las rutas de supervisión.

Controlar la presentación y uniformes de todo el personal a su cargo en los puestos de

servicio.

Realizar inspecciones, en los puestos de servicio, con el propósito de detectar puntos

débiles, peligrosos o de riesgo, amenazas reales, a fin de dar al cliente sugerencias que

permitan mejorar el servicio.

Realizar investigaciones e informes sobre pérdidas, robos, violaciones a la seguridad

que se produjeran en los puestos de servicio.

Manejo y reportes de gastos de caja chica.

Controlar que se dé un buen uso del vehículo de la empresa, así como realizar los

chequeos periódicos de cambios de aceite y filtros.

Controlar y dirigir que la central de comunicaciones (centralistas) operen en forma

eficaz en los turnos asignados.

Mantener un archivo sobre toda la documentación de su departamento.

Conocer y realizar perfectamente las consignas de cada uno de los puestos de servicio

para transmitirle a los señores supervisores y éstos a su vez a cada uno de los guardias.

33

Cuando se realice la apertura de algún puesto de servicio, es Obligación del jefe de

operaciones, retirar el servicio y al guardia, e indicar al cliente las condiciones en las

que quedan las instalaciones.

Controlar y revisar las cintas de marcación de los diferentes puestos de servicio.

Capacitar periódicamente al personal operativo realizando charlas y cursos con temas

inherentes a seguridad.

Realizar un control, mantenimiento y limpieza de las armas y equipos de

comunicación entregados en dotación al personal operativo.

Realizar el inventario respectivo de armas, municiones, equipos de comunicación,

chalecos antibalas y demás dotación entregado al, personal operativo en los

diferentes puestos de trabajo.

Visitas periódicas a clientes, con el propósito de recabar información sobre el

servicio que realiza la empresa.

Control de armas Permisos

Vigilancia del cumplimiento de requisitos del cliente personal operativo (Castillo,

2013)

El jefe operativo, tiene la función principal de elaborar los horarios de los turnos que serán

entregados a los supervisores para que pongan en conocimiento del personal, de esto depende el

pago de horas extras con sus respectivos recargos, no siempre se cumple el horario que realizan

al principio del mes, ya que en el transcurso del mismo, surgen novedades (permisos,

vacaciones, faltas), y esto altera los horarios preestablecidos y deben ser modificados.

A esto también se agrega que el jefe de operaciones cada año realizara la actualización de los

permisos de armas, y semestralmente envía el informe C.O.S.P, todo esto en cumplimiento con

la ley vigente en el Ecuador.

34

1.4.2.8. COORDINADOR DE OPERACIONES DE LOS PROYECTOS

Reporta a: Jefe de Operaciones


Supervisores

Inspectores

Guardias

Funciones:

Control de Informes de Novedades nocturnos y diurnos de la central.

Elaboración y Control de Informes de personal a cargo Liderar y organizar el

recurso humano, físico y logístico de las cuentas a su cargo.

Atender solicitudes y citaciones de los vigilantes a las oficinas Asistir a reuniones

de trabajo y citas con el cliente

Estar informado permanentemente;

Implementar las rutinas de prevención de acontecimientos no deseados, conocidos;

Actuar criteriosamente en las aplicaciones de tareas de logística con estrategia, en

los temas que se devenguen en la “Sala de Situación”;

Ordenar los movimientos de personal y equipo necesario para la conjura de

contingencias;

Evaluar los daños causados y los por ocurrir, ordenando los desplazamientos y las

acciones defensivas y de implementación del orden;

Tomar decisiones evaluando el costo de las mismas; evaluar posteriormente los

operativos y elevar un reporte con el relato exacto del suceso, y la situación

emergente que queda después de que las operaciones han concluido.

Realizar una supervisión ejecutiva.

Coordinar la entrega de facturación de la empresa. (Castillo, 2013)

El coordinador de operaciones, ayuda al jefe de operaciones, informándole sobre las novedades

de cada puesto, y coordinando las actividades a realizarse en estos. Cumple las funciones con la

ayuda de jefe de operaciones.

35

1.4.2.9. SUPERVISOR DE SEGURIDAD

Reporta a: Jefe de operaciones


Inspectores

Guardias de Seguridad

Funciones:

Verificar y estar pendiente del cumplimiento eficiente, de todas las funciones que

realiza el vigilante o guardia de seguridad en los puestos de servicio.

Puntual en su horario de trabajo, con 15 minutos de anticipación, con el propósito

de entregar y recibir las novedades del supervisor saliente.

Relevarse ante el jefe de operaciones.

Asistir al relevo correctamente uniformado.

Revisar que el vehículo se encuentre en perfectas condiciones de operación.

Revisar que la dotación de la empresa, como arma, municiones, etc. Se encuentre en

buen estado.

Verificar los relevos en los diferentes puestos de servicio.

Verificar y controlar la presentación de los señores guardias en los puestos de

servicio.

Verificar la dotación, prendas, armas, municiones, equipos de comunicación, libros

de novedades, relojes de marcación de la empresa que poseen los guardias en los

puestos de servicios.

Realizar una inspección de los puestos de trabajo, verificando zonas de peligro,

vulnerabilidades y seguridades para emitir un informe al jefe de operaciones.

Instruir al personal de guardias sobre las consignas y procedimientos de los puestos

de servicio.

Realizar consignas especiales en los puestos de servicio tales como: cacheos de

personal, activar o desactivar los sistemas de alarma, asistencia inmediata a las

emergencias que se produjeren.

Llevar un reporte diario en el libro de novedades. y reportar a la central de radio

sobre novedades que se produzcan en los puestos de servicio.

Reportar al jefe de operaciones en forma escrita (informe) sobre novedades que se

produzcan en los puestos de servicio.

Conducir el vehículo de la empresa teniendo en cuenta las normas de tránsito.

Mantener siempre limpio el vehículo de la empresa.

36

En caso de accidentes, informar de inmediato a la empresa y a las autoridades de

tránsito.

Mantener un contacto parcial con el cliente sobre el desempeño de los guardias o

vigilantes.

Verificar el cumplimiento de los horarios del personal de guardias.

Tener al día la carpeta de horarios y turnos del personal operativo.

Comunicar al guardia en forma oportuna, sobre faltas o infracciones cometidas.

Ser un enlace directo entre el personal de guardias y el jefe de operaciones sobre

necesidades o inquietudes de los mismos.

Mantener un contacto parcial con el cliente sobre el desempeño de los guardias o

vigilantes. (Castillo, 2013)

1.4.2.10. INSPECTOR DE SEGURIDAD

Reporta a: Supervisores

Personal bajo su autoridad: Guardias de Seguridad

Funciones:

Conocer perfectamente su actividad, buscando el perfeccionamiento constante y la

actualización técnica. Tener en mente que su actividad profesional exige una gama de

conocimientos que no se agotan, por lo que deber estar en constante aprendizaje.

Mantener a sus empleados bien informados, dentro de lo que permite el principio de

compartimentación de la información.

Verificar siempre si las directivas han sido bien comprendidas, ejecutadas y

fiscalizadas.

Inspirar el profesionalismo y el espíritu de equipo en su gente.

Asumir total responsabilidad por sus actos (Castillo, 2013)

37

1.4.2.11. OPERADOR DE CONSOLA

Reporta a: Inspectores

Funciones:

Coordinar y supervisar las acciones de la oficina de la Rectoría

Organiza la audiencia en combinación con la agenda del rector

Coordinar y supervisar las actividades administrativas de la rectoría

Integrar, programar y coordinar las actividades de la agenda del rector.

Atender y programar las solicitudes de acuerdos y audiencias

Supervisar y coordinar el seguimiento de las acciones administrativas de los acuerdos y

de la correspondencia.

Coordinar y supervisar las actividades para la atención a la audiencia.

Desarrollar estrategias y acciones para fortalecer la imagen del rector.

En general, todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.

Coordinar acciones relativas a la elaboración del informe del rector los cuales se hacen

en forma anual en conjunto con las demás dependencias universitarias. (Castillo, 2013)

1.4.2.12. GUARDIA DE SEGURIDAD

Reporta a: Inspectores

Funciones:

Mantener el orden

Consignas asignadas por el cliente

Mantener el orden y seguridad en los puestos asignados

Controlar el cumplimiento del protocolo del acceso y salida de personas, materiales y

vehículos.

Comunicar de acciones sospechosas o novedades en forma inmediata a la central de

comunicaciones.

Asumir acción inmediata en los casos de emergencias, siniestros, conmoción civil,

huelgas, tumultos, daños maliciosos o vandalismo y en general, en cualquier disturbio

que pudiera afectar el normal desenvolvimiento de las labores de la empresa, conforme

las políticas y procedimientos por ésta establecidos.

Cumplir con el servicio de acuerdo a lo establecido en las consignas generales y

específicas. (Castillo, 2013)

38

1.4.2.13. PROTECTOR VIP

Reporta a: Supervisor

Funciones:

Son funciones de los escoltas privados, con carácter exclusivo y excluyente, el

acompañamiento, defensa y protección de personas determinadas que no tengan la

condición de autoridades públicas, impidiendo que sean objeto de agresiones o actos

delictivos.

Excepcionalmente y cuando las circunstancias así lo determinen, el cliente para la

Seguridad podrá autorizar que escoltas privados acompañen, defiendan y protejan a

personas que tengan la consideración de autoridades públicas.

La defensa y protección a prestar ha de estar referida únicamente a la vida e integridad

física y a la libertad de las personas objeto de protección.

En el desempeño de sus funciones, los escoltas no podrán realizar identificaciones o

detenciones, ni impedir o restringir la libre circulación, salvo que resultase

imprescindible como consecuencia de una agresión o de un intento manifiesto de

agresión a la persona protegida o a los propios escoltas, debiendo, en tal caso, poner

inmediatamente al detenido o detenidos a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de

Seguridad, sin proceder a ninguna suerte de interrogatorio. (Castillo, 2013)

Los operadores de consola, los guardias y lo protectores, son quienes desempeñan las funciones

directamente en las instalaciones de los cliente, de ellos depende la imagen de la empresa.

Cierto número de personal no cumple con estas funciones, por tal razón mes a mes existen los

reportes que emiten los supervisores, para proceder con las sanciones, siempre y cuando sean

respaldadas por el reglamento interno.

39

Departamento Administrativo

1.4.2.14. JEFE ADMINISTRATIVO



Mensajero

Asistente Administrativo

Médico General

Funciones:

Es responsable de representar a Segdefensa cuando el gerente no esté disponible.

Solucionar problemas que se presenten en el departamento administrativo.

Dirigir, controlar, y delegar dentro del departamento de administración, el cual está

compuesto por el área de recursos humanos, y de logística.

Supervisar que todos los procesos de la empresa se hagan a tiempo con el fin de

cumplir los objetivos previamente establecidos por el gerente.

Mantener al día la información de la página Web de Segdefensa.

Mostrar alto nivel de participación para alinear y energizar a los colaboradores en

torno a objetivos de la organización

Defender y reflejar los valores y comportamientos de la empresa.

Recompensar y alentar los comportamientos correctos y corregir a los otros.

Coordinar acciones relativas a la elaboración del informe del rector los cuales se

hacen en forma periódica en conjunto con las demás jefaturas. (Castillo, 2013)

El jefe de administración, cumple con sus responsabilidades, ya que el gerente muestra su

autoridad y le exige resultados, como jefe del área de trabajo más grande de la empresa, debe

estar pendiente de todo los requerimientos de los demás departamento, tanto en solicitud de

personal, materiales de trabajo, plan de evaluaciones y plan de capacitaciones.

40

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Reporta a: Jefe Administrativo

Personal bajo su autoridad: mensajero/ archivo

Funciones:

Recibir y pasar llamadas telefónicas.

Vigilar el ingreso de las personas a través del portero eléctrico cuando no se encuentre

el guardia.

Citar al personal aspirante a puestos de trabajo.

Llevar un registro de teléfonos de los empleados, empresas, y personas que trabajan con

SEGDEFENSA CIA LTDA.

Atender al personal de seguridad en cuanto a entrega de roles de pago, uniformes y otra

información que se requiera que se aclare o despejar dudas.

Recibir al personal aspirantes a los puestos de trabajo y coordinar con el jefe de

recursos humanos la entrevista.

Luego de ser aceptado el aspirante, proceder a ejecutar las instrucciones impartidas por

el jefe de recursos humanos en cuanto a:

o Recopilar los datos personales del contratado, pedir copias de todos los

documentos personales y proceder a abrir una carpeta personal.

o Entregar el uniforme, implementos de trabajo, credencial, reglamento interno,

políticas de calidad y de seguridad BASC.(hacerle firmar como constancia de lo

recibido).

o Elaborar el contrato de trabajo.

o Informar vía mail a los departamentos involucrados para que procedan a

ejecutar sus acciones en lo que concierna a cada uno (aviso de entrada al IESS,

apertura cuenta de ahorros, ingreso a roles de pago, etc.)

Manejo del archivo del personal activo y cesantes.

Elaboración de certificados de ingresos y de trabajo de los empleados.

Manejo del sistema de empleados en el A.C.E.

Todo lo demás concerniente a su puestos (Castillo, 2013)

La asistente, le ayuda al jefe de administración a cumplir los requerimientos de los demás

departamentos, con esto fortalece al área, y permite un buen manejo de la información del

personal de la empresa.

41

MEDICO GENERAL

Reporta a: Jefe Administrativo

Funciones:

Abrir ficha medica del personal nuevo que forma parte de la empresa;

Revisión general para determinar las condiciones de salud del trabajador, para esto

realiza exámenes preocupacionales;

Preparación del plan de salud, es decir cada año se realizan campañas de prevención de

enfermedades de transmisión sexual, para todo el personal;

Vigilar por la salud de los trabajadores, facilitando citas para ser atendidos por cualquier

circunstancia que se presente.

Colaboración en el control médico del personal que sale de la empresa, realización del

examen post ocupacional, para determinar en que condiciones de salud deja la empresa.

Presentación de la información periódica de las actividades realizadas. (Castillo, 2013)

El departamento médico está cumpliendo con sus funciones establecidas, tomando en cuenta la

responsabilidad de la empresa ante sus empleados.

MENSAJERO / ARCHIVADOR

Reporta a: Departamento Financiero, Departamento Operaciones y Departamento

Administrativo.

Funciones:

Manejo de archivo del personal de la empresa.

Recepción de documentos de personal y archivar en cada carpeta de acuerdo al proyecto

que pertenezca

Todo trámite de la compañía es entregado a la Asistente contable 2, para que coordine

la ruta diaria del mensajero en relación a:

o Bancos:

Realizar cobros a clientes

Depositar los valores recaudados.

Certificar cheques

Dejar y retirar todo tipo de documentos en bancos de la compañía.

42

o Entidades Públicas:

Dejar y retirar documentos.

Realizar trámites en ventanillas o departamentos (pago de luz , agua, contribuciones,

trámites legales en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, policía, trámites

administrativos en el SRI, Superintendencias, Municipio, etc.).

o Clientes y proveedores:

Dejar y retirar documentos, como facturas, retenciones, etc.

Todo lo demás inherente a su función que no esté descrito. (Castillo, 2013)

El mensajero, cumple con todas las disposiciones que le compete, tomando en cuenta la

importancia que acarea cada una de ellas.

Este departamento está dirigido por el jefe de talento humano, el cual tiene a su cargo varios

procesos, a este departamento llega un requerimiento de necesidad de personal para cubrir los

puestos, en los diferentes proyectos de la empresa: Grupo el Comercio, Azulec, Madevall,

Maxipan- Carbonel, Centro Comercial El Recreo, Remodularsa, Ibersur, Fundación Alternativa.

Se precede con el:

Reclutamiento.- surge la necesidad de cubrir un puesto de trabajo, por ende se solicita

mediante un requerimiento, al nuevo personal, se procede a recibir prospectos de personal

que quiera pertenecer a la empresa.

Selección.- el personal que ingresa a prestar servicios en la empresa, está sujeto a una serie

de procedimientos, se analiza diferentes currículos vitae, tomando en cuenta que posean

experiencia en servicios de seguridad.

Inducción.- indicaciones generales y específicas de la forma como se debe proceder en cada

puesto de trabajo, la normativa interna y el comportamiento con los clientes

Contratación.- el personal seleccionado debe presentar cierta documentación con la cual

acredite la veracidad de la información dada a la empresa:

Croquis de la ubicación domiciliaria

Documentos que prueben su estado civil, cargas familiares y otros.

43

Certificados de experiencia laboral, caso contrario documento que pruebe

que ha estado en el servicio militar.

Certificado medico

Certificado de cursos y capacitación recibidas entre ellas la más importante

el curso de Gypasec dado por el Gobierno,

Certificados de preparación académica

Luego de esto se procede a suscribir un contrato a plazo fijo con periodo de prueba, aviso de

entrada de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y demás afiliaciones a

seguros privados que posee la empresa, todo esto por beneficio del personal.

Pero sus labores no terminan ahí:

El jefe de recursos Humanos debe preparar de forma anual el plan de capacitaciones y de

avaluaciones de desempeño.

44

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO DE AUDITORIA

Antes de ingresar a dar un concepto de Auditoría de Gestión, se hablara de los antecedentes

históricos, desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial ,en el desarrollo de la

Auditoría, el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta,

cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones

fraudulentas, la contabilidad se modifica el avance de la tecnología hace que las empresas

crezcan en tamaño, y se realizaba una declaración del auditor. La Auditoría amplía su estudio y

motivado por las exigencias sociales y de la tecnología pasa a ser un elemento vital para la

gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se

proyectan los ejecutivos.

La Auditoría de Gestión aplicada al talento humano surgió de la necesidad para medir y

cuantificar los logros alcanzados por la empresa SEGDEFENSA CIA LTDA, en un período de

tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la

Institución para lograr un mejor desempeño y productividad.

2.1. Concepto de Auditoria

Auditoría es sinónimo de “examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y

obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, entre otros, aunque todos ellos

tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, se diferencian en función

de su finalidad económica inmediata. (Blanco Luna, 2003)

En si la auditoria, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa

que se presenta es confiable, veraz y oportuna, para obtener y evaluar de manera objetiva las

evidencias mediante un proceso sistemático, con el objeto de emitir un informe que pueda servir

a terceros para tomar decisiones, para realizarla se utilizan técnicas de revisión y verificación

idóneas; con ellas se planifica el trabajo de auditoría y se establecen programas y

procedimientos documentados en los Papeles de Trabajo.

45

2.2. Importancia de Auditoria

La auditoría es una técnica fundamental para el desarrollo y crecimiento de cualquier empresa,

ya que permite evaluar, verificar, controlar, organizar y establecer criterios, a fin de emitir un

informe que permita una toma de decisiones adecuada sobre posibles errores a futuro y poder

dar soluciones a los problemas que se presentan actualmente, mediante la formulación de

conclusiones y recomendaciones, se lograra un perfeccionamiento y desarrollo ordenado para

las empresas y organizaciones. Gracias a las auditorías se puede identificar los errores existentes

y se puede enmendar a tiempo cualquier falla en la ejecución de la estrategia, para tomar

medidas que permitan retomar el camino correcto en la empresa. (Cook, 2000)

Es muy beneficioso para las empresas realizar una Auditoría ya que le permite:

- Identificar los riesgos que posee la empresa.

- Detectar amenazas y debilidades.

- Otorgar confianza a los directivos, integrantes y clientes.

- Prevenir errores y fraudes dentro de la empresa.

- Proporcionar una mejora continua a la empresa.

Los dueños de una empresa se verán obligados a realizar una auditoría, cuando dentro de ella

existan:

- Resultados que no coinciden con los objetivos de la compañía.

- Gastos excesivos

- Incumplimiento de proyectos

- Disconformidad de los clientes

- Alta rotación de recursos humanos

Por eso, es recomendable realizar una auditoria por año a fin de mantener un control regular

sobre los procesos de gestión en la empresa, permitiendo un crecimiento ordenado que garantice

la estabilidad de la organización a largo plazo.

46

Figura 2.1 Clases de Auditoria

En: (Yaucán, 2015)

2.3. Clases de Auditoria

CLASES DE

AUDITORIA

CONTROL INTERNO

2.3.2

FINANCIERA

2.3.1

GESTIÒN

2.3.5

CUMPLIMIENTO

2.3.3

OPERATIVA

AMBIENTAL SISTEMAS

FORENSE

OTRAS

2.3.4

47

Figura 2.2 Auditoria Financiera

En : (Financiera, 2011)

2.3.1. Auditoría Financiera

2.3.1.1. Concepto

Es un examen objetivo total o parcial de la información financiera, utiliza diferentes medios

para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

La Auditoría Financiera informará respecto a un período determinado, sobre la razonabilidad de

las cifras presentadas en los estados financieros de una empresa, ente contable, programa o

proyecto; concluirá con la elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se

incluirán las opiniones y recomendaciones correspondientes. (Alvin A, 2007)

Por eso se podrá definir que la información confiable, veraz, oportuna y completa; adquiere

poder, para cambiar cosas y situaciones; para tomar mejores y bien soportadas decisiones, ayuda

en la obtención y proporcionamiento de información contable-financiera, como base para

conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia para guiar su

destino y para cumplir los objetivos a largo plazo.

2.3.1.2. Importancia

Esta auditoria es importante ya que hace posible que el auditor exprese una opinión sobre si los

estados financieros están preparados, de acuerdo con un marco de referencia de información

financiera aplicable.

48

2.3.1.3. Fases de auditoría Financiera

Las fases para realizar una auditoría financiera son las siguientes:

Fase 1.- Planificación Inicial

En esta etapa obtenemos o actualizamos nuestros conocimientos sobre el cliente y su entorno

económico y de control, que finaliza con la elaboración de un plan de trabajo basado en este

conocimiento del cliente y su negocio, y por tanto en el conocimiento del nivel de riesgo

existente, de forma que el trabajo se centrara en aquellas áreas de los estados financieros

auditados donde la posibilidad de que exista un error importante sea mayor.

La planificación inicial está compuesta de las siguientes subfases:

- Carta de encargo.

- Aprendizaje o actualización de las particularidades del cliente y su entorno económico.

- Revisión analítica general de los estados financieros y otra información financiera de

interés.

- Determinación de cifras de importancia relativa.

- Memorándum de planificación de la auditoría.

Fase 2.- Análisis del riesgo

En esta fase se identifica el riesgo de que se produzcan errores en las distintas áreas de los

Estados financieros a auditar, de modo que podamos concentrar nuestro trabajo en aquellas

áreas que, además de ser la más significativa, sean las que mayor riesgo tengan.

Las comprobaciones que el auditor va a realizar sobre los estados financieros van a cubrir un

porcentaje de la totalidad de documentos, transacciones, hechos económicos, etc., en los que la

empresa se ha desenvuelto durante el ejercicio económico; no analizamos, por tanto, la totalidad

de la información económica sobre la empresa, es decir, debemos diseñar un plan de trabajo

basado en comprobaciones parciales que nos permita asegurar que los estados financieros están

de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Si

concentramos nuestro trabajo en las áreas más importantes, y dentro de estas áreas en las más

conflictivas, el conocimiento final que obtendremos de los estados financieros será mejor y

razonable.

49

Esta fase se divide en las siguientes subfases:

- Identificación de los epígrafes de los estados financieros más importantes.

- Identificación de los sistemas que afectan a las áreas más significativas de los estados

financieros.

- Evaluación preliminar del riesgo.

Fase 3.- Ejecución del trabajo

En esta etapa se pueden realizar diferentes actividades, aquí empieza ya el análisis la

investigación y sobre todo la obtención de la información para sustento del criterio del auditor.

- Elaboración de los programas de trabajo.- Estas pruebas serán recogidas en un

programa de trabajo independiente para cada área de los estados financieros.

- Ejecución de los programas de trabajo.- con una clara evidencia en nuestros

papeles de trabajo, la opinión que vayamos a emitir en nuestro informe.

Fase 4.- Resultado Final

Una vez finalizados todos los procedimientos de auditoría, vamos a realizar un papel de trabajo

donde resumiremos todos los aspectos más significativos surgidos en la auditoría.

El contenido mínimo de este memorándum debe ser el siguiente:

- Antecedentes con la descripción del trabajo realizado.

- Comentarios generales sobre la devolución de la cuenta de pérdidas y

ganancias.

- Temas importantes de auditoría

- Resumen de los ajustes detectados que no son significativos individualmente

- Conclusión.

Ya solo nos queda emitir nuestro informe, que acompañara a los estados financieros auditados.

50

Figura 2.3 Flujograma Auditoria Financiera

En: (Yaucán, 2015)

Este Flujograma representa gráficamente procesos de la a auditoría financiera, es la forma o

el orden cono va irse realizando.

2.3.1.4. Flujograma de Procedimientos

51

2.3.2. Auditoria de Control interno.

2.3.2.1. Concepto

Es la valoración de los controles internos realizada por la administración y la obligación de esta

de hacer una declaración explícita respecto de la misma

La auditoría del Control Interno surge desde la necesidad de evaluar el proceso de la

administración en controlar las actividades pues es fundamental para el logro de objetivos

propuestos, por ende es la base para que la empresa alcance en forma ascendente los procesos y

procedimientos productivos para la toma de decisiones.

2.3.2.2. Importancia

La auditoría del Control Interno tiene una gran importancia ya que permite valorar las fortalezas

y debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede determinar las pruebas a realizar, la

extensión de las mismas y la oportunidad en que estas deban ser practicadas. A través de esta el

auditor podrá definir el grado de confianza del control interno.

2.3.2.3. Fases

Existen cinco fases principales qué completar. Cada fase está diseñada para asegurar que el

sistema establecido está funcionando de la manera que debería.

Analizar

La primera fase de evaluación de los controles internos es analizar el ambiente de control dentro

de la organización. El ambiente de control de una compañía se define como aquello que fija el

tono de una compañía. Es el primer paso de cada sistema de control interno e incluye la filosofía

y las actitudes del gerenciamiento así como también cómo opera la organización. También

incluye cómo conduce una compañía la delegación de tareas y autoridad y sus valores éticos.

Riesgos

La segunda fase es evaluar los riesgos de la organización. En esta fase, una compañía evalúa

cada actividad y proceso buscando riesgos potenciales. La compañía luego prioriza estos riesgos

listándolos en orden, comenzando con actividades que tienen mayores riesgos a actividades que

contienen pequeños riesgos. Un riesgo común normalmente descubierto trata con la separación

de tareas. Este es un concepto importante que ayuda a las compañías a evitar el fraude

separando tareas de contabilidad entre varios empleados.

52

Salvaguardas

La tercera fase está diseñada para crear e implementar maneras de evitar los riesgos

descubiertos. Para hacer esto, las compañías toman cada riesgo e implementan actividades y

procedimientos diseñados para ayudar a minimizar los riesgos. Durante esta fase, las compañías

también revisan todas las actividades de control dentro de la compañía. Las compañías

determinan si existen actividades que pueden eliminar, modificar o crear.

Comunicación

La comunicación es la cuarta fase en la evaluación de un sistema de control interno. Esta fase

consiste en comunicar la nueva información como corresponde y apropiadamente. Las

compañías deben tener buena comunicación entre la gerencia, los empleados y los dueños. La

compañía debe comunicar los cambios efectuados de modo que los empleados y gerencia se

adhieran a las nuevas políticas y procedimientos diseñados.

Monitoreo

La fase final de un sistema de control interno es monitoreo periódico. Esto debe conducirse al

menos una vez por año para asegurar que el sistema esté operando eficientemente y que los

riesgos estén siendo evitados mediante las actividades y procedimientos implementados.

Muchas compañías contratan un auditor anualmente para verificar sus sistemas de control

interno por esta razón. (Jennifer, 2010)

2.3.3. Auditoria de cumplimiento

2.3.3.1. Concepto

La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones financieras,

administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado

conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son

aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal,

técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos

utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables

y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de

los objetivos de la entidad.

53

2.3.3.2. Importancia.

La importancia de esta auditoria es para asegurar que las operaciones de la entidad se conducen

de acuerdo con las leyes y reglamentos., para controlar sus responsabilidades de la prevención y

detección de incumplimiento:

Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operación estén

diseñados para cumplir estas regulaciones.

Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.

Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial.

Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y comprenden el código de

conducta empresarial.

Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a

los empleados que dejan de cumplir con él,

Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos legales.

Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que cumplir dentro de

su industria particular.

2.3.3.3. fases

Planeación de la auditoria

Identificación de las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad:

Factores económicos generales, condiciones importantes que afectan las actividades del

cliente y de la entidad.

El negocio de la entidad - productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones

Desempeño financiero - factores concernientes a la condición financiera de la

Entorno para informes - influencias externas que afectan a la administración en

la preparación de los estados financieros.

Legislación

54

Procedimientos de auditoria

Después de obtener la comprensión general, el auditor deberá desarrollar procedimientos para

ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas leyes y reglamentos aplicables a la

entidad.

El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada sobre el cumplimiento con aquellas

leyes y reglamentos que el auditor generalmente reconoce que le son aplicables a la entidad.

Cuando el auditor considera que la información concerniente a un posible caso de

incumplimiento, debería obtener una comprensión de la naturaleza del acto y las circunstancias

en las que ha ocurrido, y otra información suficiente para evaluar el posible efecto sobre la

entidad.

Cuando se considere la existencia de haber incumplimiento, se tendrá que documentar los

resultados y discutirlos con la administración. En dichos resultados incluye copias de registros

de información y la elaboración de minutas de las conversaciones, si fuera apropiado.

Informe sobre incumplimientos

El auditor debe elaborar un borrador, tan pronto sea factible, y debe comunicar al comité de

auditoría, al consejo de directores y ejecutivos, u obtener evidencia de que están

apropiadamente informados, respecto del incumplimiento que llame su atención. Sin embargo,

no necesita hacerlo así para asuntos que son claramente sin consecuencia o triviales que puedan

llegar a un acuerdo por adelantado sobre la naturaleza de los asuntos que deberán comunicarse.

Si el auditor concluye que el incumplimiento tiene un efecto sustancial sobre los estados

financieros u otros aspectos importantes de la auditoría integral, y no ha sido apropiadamente

reflejado en los estados financieros, deberá expresar una opinión con salvedad o una opinión

adversa, bien sea sobre los estados financieros o exclusivamente sobre el cumplimiento de leyes

y regulaciones importantes.

55

Retiro del trabajo

El auditor establece que el retiro del trabajo es necesario cuando la entidad no toma acción para

el remedio que este, considere necesario en las circunstancias, aun cuando el incumplimiento no

sea de importancia relativa para los estados financieros o para la marcha de la sociedad.

2.3.4. Otras Auditorias

2.3.4.1.Auditoría Operativa

Concepto

Consiste en el examen de los métodos, los procedimientos y los sistemas de control interno de

una empresa u organismo, público o privado; es decir se fundamenta en analizar la gestión.

A la auditoría operativa la podemos definir también, como la revisión sistemática de las

actividades de una entidad, efectuada por personal cualificado con el propósito de valorar la

eficiencia, eficacia y economía, en el cumplimiento de los objetivos, no está regulada por la ley,

ya que su objetivo es verificar la eficiencia de la gestión empresarial; su examen va más allá de

los estados financieros, y los resultados de la actuación del auditor son para uso interno y

privado.

56

Figura 2.4 Diferencias entre Tipo de Auditores.

En: (Yaucán, 2015)

Auditor externo o legal Auditor interno Auditor operativo

Es un profesional

independiente y

reconocido, con

formación solvente y

probada.

Mantiene relación laboral

dependiente de la

empresa.

Es un profesional no

sometido a norma legal.

Emite dictamen.

Competencia profesional

atestiguada con titulación

académica.

Profesional con

experiencia en

organización.

Tiene responsabilidad

frente a terceros: civil,

penal y profesional.

Informa y recomienda. Propone modificaciones.

Analiza los estados

contables y emite opinión

sobre su razonabilidad.

Responde, frente a la

organización de que

depende, del trabajo

realizado.

Responde frente al que le

contrató.

Aplica normas y principios

generalmente aceptados.

Evalúa el sistema de

control interno y propone

mejoras para la

consecución de los

objetivos.

Analiza la organización y

establece mejoras

eficientes.

Se acoge y lo ampara el

secreto profesional.

Carece de normas

generalmente aceptadas;

las establecen las

organizaciones en función

de los objetivos.

Aplica técnicas de

organización y su

experiencia.

Emite un informe breve y

sintético, según modelos

preestablecidos.

Sólo depende de su propia

ética profesional.

Depende de su propia

ética profesional y del

acuerdo firmado.

El informe tiene efectos

frente a terceros.

Emite informes extensos y

descriptivos del control

interno, con propuestas de

mejora.

Emite informes a la

Dirección con las

acciones a llevar a cabo.

Realiza su actividad

puntualmente y en cortos

periodos de tiempo dentro

del ejercicio contable.

El informe es de utilidad

interna.

El informe es de uso

exclusivo de la Dirección.

Realiza su actividad de

forma continuada durante

todo el ejercicio contable

Realiza su actividad

puntualmente y en un

periodo de tiempo

adecuado.

57

Importancia

Esta auditoria es importante por aquí se investigan, revisan y se evalúan todas las áreas

funcionales de la empresa, para poder determinar la existencia de controles adecuados, y si estos

permiten operar con eficiencia, sobre todo para poder disminuir costos e incrementar la

productividad de la empresa

La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia en el logro de los objetivos pre-

establecidos y busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.

Fases

Fase I.-Etapa preliminar o de planteamiento

En esta etapa se identifican las áreas críticas, se evalúa el nivel riesgo, programaos la obtención

de la evidencia necesaria para sustentar el criterio del auditor, esta planeación puede varias de

acuerdo al tamaño de la entidad.

En esta fase se toma en cuenta:

El conocimiento del ente contable

Las fuentes de información

Los componentes del control de interno

Establecimiento de objetivos

Fase II.- Etapa de ejecución.

En esta etapa se obtiene la evidencia, se formulan las observaciones y recomendaciones, se dan

soluciones y alternativas sobre áreas y procesos auditados, todo esto es para la obtención de

evidencia suficiente, competente y pertinente que demuestra la relevancia de los criterios del

auditor.

58

Figura 2.5 Auditoria Forense.

En: (LLC, 2012)

Fase III.- etapa de elaboración y presentación del informe

El informe final de auditoria es un documento en el cual se exponen las observaciones,

conclusiones y recomendaciones, basándose en la evidencia obtenida, a lo largo del examen de

auditoria con el objetivo de brindar suficiente información acerca de los desvíos o

deficiencias relevantes, así como recomendar mejorar el manejo de las actividades y como

ejecutar las operaciones dentro de la empresa.

2.3.4.2.Auditoría Forense

Concepto

Cuando en la ejecución de labores de auditoría (financiera, de gestión, informática, tributaria,

ambiental, gubernamental) se detecten fraudes financieros significativos; y, se deba

(obligatorio) o desee (opcional) profundizar sobre ellos, se está incursionando en la denominada

auditoría forense.

Esta auditoria también evalúa los estados financieros de las empresas, igual que la auditoría

financiera detecta errores significativos, que pueden ser determinados como fraudes

financieros dentro de la organización, esta hace un análisis más profundo para detectar las

causas en donde se originaron, dichas malversaciones.

59

Importancia

La auditoría forense surge como alternativa para combatir la corrupción y particularmente para

atacar uno de los elementos que más la favorecen: La impunidad.

En nuestro medio son comunes los fraudes y/o siniestros estatales y corporativos, robos,

desfalcos y otros conflictos donde se requiere la ayuda de un auditor forense, para contribuir a la

resolución de estos litigios.

Esta auditoria es importante aplicarla después de realizar una auditoría financiera, ya que esta

solo arroja la evidencia de que se hizo un fraude, pero la auditoria forense podría determinar

quién hizo el fraude.

Fases

La planeación.- en esta etapa se desarrollan las estrategias para la ejecución de la auditoria,

por ende se la debe realizar de manera adecuada y exhaustiva.

Se debe considerar:

El conocimiento de la entidad.- actividad principal, estructura, ambiente ético, y otros

aspectos generales de la empresa, esto permite identificar y evaluar el riesgo.

Trabajo de campo.- en esta etapa así como en las otras auditorias es la ejecución de la

auditoria es decir, aquí se elabora los papeles de trabajo con todas las técnicas y

procedimientos adecuados, para ir determinando hallazgos, cuyas evidencias ayuden a

fortalecer el criterio u opinión del auditor.

Comunicación de resultados.- esta se hace es a través del informe de hallazgos el cual

debe contener las siguientes características:

- Objetividad.- los comentarios se presentarán de manera veraz, objetiva, imparcial y

clara e incluirá información precisa sobre el asunto principal, de manera que

proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada.

60

- Precisión.- En la presentación de sus hallazgos, el auditor debe adoptar una posición

equitativa e imparcial, puesto que un solo desacierto puede poner en tela de juicio su

total validez.

- Respaldo adecuado.- Los resultados presentados en los informes, estarán totalmente

respaldados con la suficiente evidencia obtenida.

- Claridad.- Para que se comunique con efectividad, los resultados del informe se

presentarán en forma clara y simple de manera que todos los que requieran de este

documento puedan entender. (LLC, 2012)

2.3.4.3.Auditoría de Sistemas

Concepto

En esta modalidad podemos incluir lo que se conoce por auditorías especiales, como la auditoría

medioambiental, auditoría informática y otras formas que empiezan a tomar nombre

(económico-social, ética y otras). Especial relevancia ocupa la auditoría medioambiental, debido

a la creciente conciencia social sobre asuntos relativos a la conservación y preservación de la

calidad medioambiental ya que se trata de uno de los condicionantes actuales de la actividad

humana que no había en épocas pasadas. (Muñoz, 2002)

En este sentido, una de las contingencias que ocupa un lugar más significativo en las empresas

es, precisamente, la de tipo medioambiental, debido a las presiones sociales, a las propias

administraciones con legislaciones cada vez más rígidas, a los consumidores que exigen mayor

calidad y al personal de las empresas por motivos de seguridad.

61

Figura 2.6 Auditoria de Sistemas

En: (Yaucán, 2015)

Figura 2.12 Diferencias entre Tipo de Auditores.

Adaptado:

La auditoría de sistemas, nos ayuda a mantener un control especializado, de las normas, técnicas

y procedimientos, para lograr una confiabilidad, seguridad y confidencialidad de la información

existente en los sistemas de las empresas, ya que esta es muy delicada e importante para el

desempeño empresarial.

Dado que el proceso de información de una entidad está condicionado a los sistemas

informáticos, se hace necesario el análisis de los mismos mediante lo que se conoce como

auditoría informática, que es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los

sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales,

compartidos y/o redes, así como sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos

periféricos y demás componentes, todo esto se hace para evaluar el uso adecuado de los

sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado de la información y la

emisión oportuna de sus resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el

cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de funcionarios, empleados y usuarios

involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas a la empresa.

Auditoria de

Sistemas Evalúa

Normas.

Controles, técnicas

y procedimientos

Para lograr

Confiabilidad,

Seguridad,

Confidencialidad

de la información

y oportunidad

Es una rama

especializada de

la auditoria

62

Objetivos

- Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados

diseñados e implantados.

- Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados

- Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información

mediante la recomendación de seguridades y controles.

- Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios

para lograr los objetivos propuestos.

- Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones.

- Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.

- Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático.

- Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información.

- Decisiones de inversión y gastos innecesarios.

- Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información

Fases.

Alcance:

Apoyo al revisor fiscal en la elaboración de la propuesta, identificando los procesos de

TI y SI relevantes. Determinar el nivel de complejidad de los sistemas

Identificar y evaluar el riesgo de TI :

En empresas con sistemas complejos:

o Evaluar y documentar la efectividad de los sistemas.

Diseño de la respuesta de auditoría:

o Apoyar la discusión del equipo de auditoría •

o Establecer conjuntamente objetivos, alcances, estrategias y enfoques de la

Auditoria de Sistemas.

63

Figura 2.7 Auditoria de Ambiental

En : (Ambiental, 2000)

Obtener evidencia de auditoría:

o Diseñar y ejecutar los procedimientos de auditoría que resulten aplicables.

Validar resultados.

Formar una opinión:

o Evaluar con el equipo de auditoría los resultados de auditoría (efecto sobre la

opinión)

Informe: Preparar el informe

2.3.4.4.Auditoría Ambiental

Concepto

La auditoría ambiental como herramienta de gestión comprende una evaluación sistemática,

documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización del sistema de gestión y de

los procedimientos destinados a la protección del medio ambiente, que tiene por objeto facilitar

el control ambiental y la adecuación de las políticas ambientales de la empresa con la finalidad

de minimizar los efectos ambientales, así como la minimización de recursos y energía, con

criterios de desarrollo sostenible.

64

La Ley de Gestión Ambiental en el Ecuador define a la Auditoría Ambiental como el conjunto

de métodos y procedimientos de carácter técnico que tienen por objeto verificar el cumplimiento

de las normas de protección del medio ambiente en obras y proyectos de desarrollo y en el

manejo sustentable de los recursos naturales. Forma parte de la auditoría gubernamental.

(Didáctica, 2009)

El medio ambiente merece ser protegido, ahí radica la importancia de la auditoría ambiental,

con esto podemos determinar cuánto afecta el crecimiento empresarial a la naturaleza, mediante

esto nos permite definir normar y procedimientos que regulen esta afectación.

Importancia

La importancia de Auditoría Ambiental radica en la ejecución de programas ambientales que

permitan contribuir a la mejora y conservación del entorno, mejorar las relaciones ecológicas

del hombre y el medio ambiente, pues permite identificar situaciones que son posibles de

mejorar.

El uso de esta herramienta permite aumentar el conocimiento ambiental de los operadores sobre

los impactos que podría generar su actividad, le permite evaluar la efectividad de las medidas de

control y mitigación y en definitiva minimizar los riesgos ambientales y las contingencias

legales.

El proceso de auditoría ambiental

Consta de tres etapas generales:

Pre-auditoria.-etapa en la cual se planea la realización de la auditoria en todas sus partes;

a) Auditoria.- etapa que consta de la ejecución de acuerdo al plan realizado y

b) Post-auditoria.- etapa de realización de los compromisos contraídos por la empresa

auditada y el cierre de los trabajos de auditoria.

65

Figura 2.8 Auditoria de Gestión

En : (Virtuales, 1999)

2.3.5. Auditoría Gestión

Concepto

La Auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional que lo realiza un equipo

multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los

objetivos y metas , programas, proyectos u operaciones, para poder determinar el grado de

economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los

servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconómico derivado de sus actividades,

con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la

dirección.

El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala, que "El padre de la administración, Henry

Fayol, mencionó que "el mejor método para examinar una organización y determinar las

mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la

organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos", o sea, si la

empresa está bien administrada.

66

Figura 2.9 Flujograma de Auditoria de Gestión

En: (Yaucán, 2015)

Flujograma de procedimientos

67

En este flujograma se detalla paso a paso los procedimientos que se van a realizar en esta

auditoría de gestión, tomando en cuenta todos los aspectos fundamentales para su aplicación.

Importancia

Es importante porque constituye una herramienta para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más

profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos,

como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un

análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

Para esto se plantean objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados

específicos.

Objetivos

La auditoría de gestión formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos,

gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han

utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles

operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y

posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.

Para esto se aplican ciertos criterios:

- De control.- destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y evaluar

el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

- De productividad.- encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el

aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida

por la administración.

- De organización.- determinan que el curso de auditoria apoye la definición de la

estructura, competencia funciones y proceso a través de manejo eficaz de la delegación

de autoridad y el trabajo en equipo.

68

- De servicio.- representan la manera en la que la auditoria puede constatar que la

organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente

con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

- De calidad.- dispone que la auditoria tienda a elevar los noveles de actuación de la

organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios

altamente competitivos.

- De cambio.- transforman la auditoria en un instrumento que hace más permeable y

receptiva a la organización.

- De aprendizaje.- permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus expectativas y las

capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

- De toma de decisiones.- traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoria

en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. (Franklin

F, 2007)

En si podemos decir que la Auditoría de Gestión ayuda a la administración a:

Reducir los costos.

Aumentar utilidades.

Aprovechar mejor los recursos humanos y materiales.

Mejorar la calidad del servicio

Acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia.

Buscando siempre un perfeccionamiento continúo de los planes de acción y procedimientos,

para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa.

69

Alcance.

En la Auditoría de Gestión “puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de

la entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o

actividad específica” (Maldonado M. , 2006)

“AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y


COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”

Tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría deben estar de

acuerdo en cuanto al alcance en general, si la auditoría incluye una evaluación detallada de cada

aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance debe tener presente:

Satisfacción de los objetivos institucionales.

Nivel jerárquico de la empresa.

La participación individual de los integrantes de la institución.

De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del

objetivo de esta revisión:

Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos

establecidos por los órganos y organismos del país.

Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros,

tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos

proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.

Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se

proporcionan los recursos.

Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones, obsolescencia y

uso indebido.

Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la

suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera.

70

El alcance de la auditoría de gestión alcanza a validar todas las operaciones y procedimientos de

la entidad y su oportunidad de mejora enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad

de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas. (Gonzalez, 2006)

2.3.5.1.Fases

FASE I: Planificación

Consiste en obtener un conocimiento integral de la entidad, dando mayor importancia a su

actividad principal, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de

resultados de auditoría a un costo y tiempo razonable.

La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo

por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la

entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes

determinados, los procedimientos de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del

examen, también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como

en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial

énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente los resultados de la auditoría

esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora de la entidad

cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.

Actividades

Las tareas típicas son:

a. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y

visualizar el funcionamiento en conjunto.

Se ingresa a las instalaciones de Segdefensa, se observa el modo de funcionamiento, y las

personas que la integran, solicitamos una reunión con gerencia, para que pueda tener

constancia de lo que se va a realizar dentro de la empresa, para que ordene al personal

facilitar toda la información, que se necesite por motivos de este examen de auditoria,

específicamente al departamento de Talento Humano y Servicio de la entidad.

71

b. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías

anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para

actualizarlos.

No poseen archivos de auditorías anteriores.

c. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de

referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus

operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las

expectativas.

Se determinó aplicar indicadores de cumplimiento, para las actividades que componen los

procesos del área, evaluada.

d. La revisión de legislación y normativa de la empresa es muy breve y no debe tomar más

de dos días.

Se procede a solicitar la información, a primera instancia todo lo que corresponde a la base legal

de la empresa, se revisa con cautela, y se podrá determinar el grado de cumplimiento legal, en

este caso cumplen con todas las disposiciones legales que rigen a las empresa de seguridad.

e. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio

que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes,

y después dela evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de control,

los sistemas de registro e información y los procedimientos de control.

Se va estructurando los cuestionarios de control interno, los mismos que serán aplicados a los

responsables de los procesos del Área de Recursos Humanos y Servicio de la Empresa.

72

Figura 2.10 Personal de la empresa que interviene en la auditoria

En: (Yaucán, 2015)

f. En base a la información obtenida en la fase anterior, el auditor preparará un

Memorando de Planificación.

Este documento contendrá información de la base legal, direccionamiento estratégico, el alcance

de auditoria, objetivos, etc.

g. Elaboración de programas detallados y flexibles, realizados específicamente de acuerdo

con los objetivos trazados, por cada proyecto a actividad a examinarse. (Maldonado M.

K., 2011)

Se tomó en cuenta formatos preestablecidos

Como en toda actividad los mejores resultados los obtiene el que se sabe que es lo que va a

hacer y cómo ha de hacerlo, es decir quien planea su trabajo.

Planear el trabajo de auditoría es, decidir previamente cuales son los procedimientos de

auditoría que se van a emplear, cual es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué

oportunidad se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse sus

resultados. (I.M.C.P Comision de normas y procedimientos de Auditoría., 2013)

En esta etapa se define en algunos casos el personal que va a intervenir en el trabajo de

auditoría.

PERSONAL DE LA EMPRESA

GERENTE

JEFE ADMINISTRATIVO

JEFE DE OPERACIONES

ASISTENTE DE NOMINA ASISTENTE RECURSOS

HUMANOS

73

Importancia de la Planificación:

La planeación tiene una importancia fundamental en una auditoría específica, ya que es

necesario, aunque resulte obvio, fijar claramente dos situaciones: que el servicio quede

claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que se está en actitud de prestarse.

La contratación del servicio implica fundamentalmente la aceptación por parte del

auditor, de la responsabilidad total del trabajo y el conocimiento, por parte del cliente,

del servicio que espera recibir; esto último es particularmente importante ya que no

todas las personas saben ciertamente qué es la auditoría ni qué beneficios reporta.

• Elaboración de la propuesta de auditoria.- donde definirán los objetivos, el precio, el

producto,

• Aceptación del cliente,

• Se elabora el contrato de Auditoria.

PERSONAL DE LA FIRMA AUDITORA

SOCIO DE

AUDITORIA

SUPERVISOR

JEFE DE EQUIPO DE

AUDITORIA

ASISTENTE DE AUDITORIA

AUXILIAR DE AUDITORIA

Figura 2.11 Personal de la empresa Auditora.

En: (Yaucán, 2015)

74

La aceptación del trabajo significa la aceptación de la responsabilidad de desarrollarlo,

es decir, que se está en actitud de llevarlo a cabo tomando en cuenta su independencia

mental frente al cliente en particular y capacidad para resolver el problema específico

que representara la empresa por sus características específicas.

• Se elabora un programa de trabajo preliminar,

• Elaborar el memorando de planificación,

• Carta de requerimientos; y,

• Carta compromiso.

El auditor verificara que tiene independencia mental cuando se cerciore que dentro de la

empresa, o en el grupo de propietarios o administradores no existen, personas con las

que lo una cualquier relación de parentesco o económica, como lo fija el código de ética

profesional, que posea parcialidad en su juicio, y juzgue su capacidad cuando después

de conocer y estudiar las características operativas, mercantiles y jurídicas de la

empresa no las encuentre extrañas por sus conocimientos y practicas anteriores.

FASE II: Ejecución

Objetivo:

En esta etapa es donde se ejecuta la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y

se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente

y relevante) basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa,

para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.

Actividades:

Las tareas típicas de esta fase son:

1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, comprende la aplicación de las técnicas de

auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación,

análisis, etc.

75

Programación:

Programas de auditoria para los procesos del Departamento de Recursos Humanos.

• Reclutamiento

• Selección, Inducción y Contratación

• Evaluación de desempeño y Capacitación.

• Gestión a Nomina.

• Servicio que presta la Empresa

2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la

planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,

competente y relevante.

De cada proceso:

• Reclutamiento





3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

examinado, expresados en los comentarios.

Hallazgos de cada proceso:

• Reclutamiento





76

4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles

de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Informe de auditoría y carta a gerencia.

Con conclusiones y recomendaciones por procesos, de acuerdo a los hallazgos

encontrados, direccionados a cada departamento o persona responsable.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores,

debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor

que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el

cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el

trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado.

Elementos fundamentales para realizar la ejecución de auditoria:

Programas de Trabajo.

Es la presentación física y formal de la planeación, porque es una relación estricta y ordenada

de los procedimientos de auditoria.

Según la NIA 1998 dice: El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría

que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados

que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de auditoría sirve

como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como medio

para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. El programa de auditoría puede

también contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempos en el

que son presupuestadas las horas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría. (Cauca,

2012)

77

PROGRAMA DE TRABAJO No 1 REF.

PROCESO:

PERÍODO:

N° PROCEDIMIENTOS

A REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

AD

O P

OR

OB

SE

RV

AC

I

ON

ES

Figura 2.12 Formato de Programa de Auditoría.

En: (Yaucán, 2015)

Contenido

- Procedimiento.- para describir los más claro y breves posibles.

- Extensión.- que puede incluirse a lo largo del procedimiento.

- Auditor.- asigna el responsable de resolver el punto en particular.

- Tiempo estimado.- donde se anota el tiempo (en horas), que se espera tome la

ejecución.

- Tiempo real.- para anotar el tiempo realmente empleado.

- Variación.- para anotar las desviaciones de los tiempos reales respecto de los estimados

y hacer las explicaciones pertinentes.

Observaciones.- para aclarar aspectos especiales en relación con el trabajo o la cuenta a revisar.

(Mendivil V. M., 1985)

78

Evidencia.

La evidencia de auditoria se refiere a la información obtenida de diferentes fuentes, que sirven

de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras y de apoyo desarrolladas

en la empresa auditada.

Característica

- Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una seguridad

razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo, se requiere aplicar el criterio

profesional, ya que esta evidencia es necesaria para sustentar los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones del auditor.

- Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser consistente, convincente,

válida y confiable, indagándose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan

afectar estas cualidades, esta se obtiene, de fuentes independientes.

- Relevante.- debe aportar elementos de juicio para demostrar o impugnar un hecho en

forma lógica y convincente.

- Pertinente.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. Es decir

debe existir lógica entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de

auditoria.

El auditor necesita apoyarse en evidencias que sean más convincentes que concluyentes; y, con

frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes y de distinta naturaleza para sustentar una

misma aseveración. (De la Peña G., 2009)

La evidencia se va encontrando a los largo de la auditoria, conforme se va analizando y

avaluando cada proceso del área de Recursos humanos.

Clasificación

- Evidencia Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades,

bienes o sucesos se presentan en forma de notas, fotografías, graficas, cuadros, muestras

materiales o mapas.

79

- Evidencia Documental: Consiste en información documentada, como la contenida en

cartas, contratos, minutas, registros, facturas y toda clase de comunicación de la

administración relacionados con el trabajo y el desempeño de la empresa.

- Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas

durante la aplicación de investigaciones o entrevistas.

- Evidencia Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación

de la información en sus componentes; cuyas bases deben ser sustentadas

documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de

responsabilidades administrativas, civiles o penales. (Santillana Gonzales, 2000)

Hallazgos.

Se refieren a posibles deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la

aplicación de procedimientos de auditoría, son los resultados de las actividades de control

realizadas, serán analizados únicamente con las personas involucradas en los hechos

examinados y con las autoridades de la entidad.

Categorización.

- No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, este tipo de desviación afecta a

la conformidad del producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.

- Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a la

calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos

- Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la

norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

80

Atributos

- Criterio.- Es el estándar (o norma) con que el auditor mide o compara las cifras, las

actividades o el desempeño del ente auditado. El criterio se puede establecer con base

en las leyes y reglamentos, los Principios de Contabilidad Gubernamental o la

normatividad interna del ente auditado (manuales de procedimientos, políticos,

descriptivos, etc.).

- Condición.- Es la determinación objetiva de un hallazgo, como consecuencia de la

aplicación de procedimientos de auditoría; se identifica en la práctica de la revisión y

responde a los objetivos específicos de ésta, en sentido positivo o negativo, según los

estándares establecidos en el criterio. Este atributo está constituido por la observación o

resultado, que puede derivarse de deficiencias de control interno, inobservancia de

normas aplicables, etc., y deberá documentarse con evidencia suficiente y competente.

La evidencia consiste en información y documentación que el auditor fundamenta en la

razonabilidad y confiabilidad de las operaciones financieras y presupuestales del ente

auditado, así como en el grado de cumplimiento de los Principios de Contabilidad

Gubernamental y demás normatividad aplicable.

- Causa.- Es el hecho que origina la observación o resultado; por tanto, el auditor deberá

tener conocimiento del porqué de una condición, a fin de entender la causa del hallazgo

y estar en posibilidad de formular recomendaciones que la administración del ente

auditado pueda atender para prevenir el problema en lo sucesivo. Con base en la

identificación de las causas, se establecerán los lineamientos para formular las

recomendaciones.

- Efecto.- Es la diferencia entre lo que es (condición) y lo que debería ser (criterio). El

auditor deberá determinar el impacto que esa discrepancia tiene en el rubro, programa,

actividad o función auditados. (Bojaca, 2010)

A lo largo del análisis de la base legal, constitución, cumplimiento de leyes, reglamentos, el

direccionamiento estratégico, visión, misión, políticas, principios, valores y la estructura

organizacional, se fueron encontrando varios hallazgos que se irá relacionando con los procesos

evaluados.

81

Papeles de trabajo.

El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la

prueba material del trabajo realizado; además en ellos se deja constancia de la profundidad de

las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoya la opinión, es decir, son

evidencia de la calidad profesional del trabajo.

Estos documentos son de propiedad del auditor, contienen información confidencial, por ende

está obligado a mantener discreción, y no puede revelar dicha información a menos que lo

autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes

respectivas.

Clasificación

- Por su uso.- contienen información útil para varios ejercicios (actas constitutivas,

contratos anuales o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas,

manuales de procedimientos etc.), por su utilidad más o menos permanente a estos

papeles se los conserva en expedientes especiales, siempre y cuando los servicios del

auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

Contienen información útil que va a servir solamente para un ejercicio determinado

(confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo o menores de un año,

conciliaciones bancarias entre otros.) en este caso estos se adjunta al expediente de la

auditoria del ejercicio a que se refieran.

- Por su contenido.- el diseño y contenido de los papeles de trabajo son variados, pero

existen a lo largo del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está más o

menos definido y que los diferencia de otros. (Mendivil V. M., 1985)

Objetivo de la preparación de los papeles de trabajo.

- Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.

- Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los

auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditoría.

- Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de

auditoría.

82

Características de los papeles de trabajo.

- Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda

entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza, alcance del trabajo y las

conclusiones alcanzadas por quien los preparó.

- Completos y exactos, documentan los hechos comprobados, los juicios y

conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditoría.

- Relevantes y pertinentes, incluyen asuntos de importancia para el objetivo que se

pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la

formación de una opinión.

- Objetivos, reflejan las actividades, operaciones y los hechos como han sucedido,

siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor.

- Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que reúna las

siguientes características:

o Uniforme

o Coherente

o Lógico

Contenido mínimo de los papeles de trabajo

- Encabezamiento incluirá el nombre de la entidad, ejercicio económico, tipo de

auditoría y área o componente específico, objeto de la auditoría.

- Referencias cada papel de trabajo tendrá su propia referencia, y deberá indicar las

hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o

correferencias que permita la revisión.

- Identificación de quién preparó el papel de trabajo mediante rúbrica de la persona

que ha contribuido a su elaboración.

- Fuente de donde se obtuvieron los datos.

- Descripción concisa del trabajo.

- Conclusión.

83

Índices de referencias (ordenamiento y archivo)

Para facilitar la localización de los papeles de trabajos se marcan con índices que indiquen

claramente la sección de expediente donde debe ser archivado, estos son ordenados de acuerdo

como se presentan, se puede usar números, letras o la combinación de ambos. (Jorge, 2001)

Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto,

números, letras o la combinación de ambos.

La letra o numero Para hojas

PT Papeles de Trabajo

AGP Programa Preliminar

ER Evaluación de Riesgo

HA Hoja de Hallazgos

Marcas de trabajo realizado

Estas se usan para facilitar la transcripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria

de una manera práctica y segura, estas nos ayudan para que ciertos trabajos repetitivos más o

menos constantes y por los cuales se decide, frecuentemente, establecer una marca estándar, es

decir una marca que signifique siempre lo mismo aunque se usen en distintos papeles de trabajo.

Estas aceleran grandemente el proceso de ejecución del trabajo, el de revisión y supervisión el

mismo.

La forma de las marcas deben ser lo más sencilla posible pero a la vez distintiva, de manera que

no haya confusión entre las diferentes marcas que se utilicen en el trabajo, normalmente se

transcriben utilizando color rojo o azul, con el color se logra una identificación inmediata de las

partidas que hubieren sido anotadas.

Técnicas de auditoria

Las técnicas de auditoria son “los métodos prácticos de investigación u prueba que el contador

público utiliza para lograr la información y comprobación necesarias para poder emitir su

opinión profesional” (I.M.C.P Comision de normas y procedimientos de Auditoría., 2013)

Entonces podemos deducir que las técnicas de auditoria son herramientas para realizar el trabajo

del auditor, mediante la aplicación de procedimientos adecuados.

84

Clasificación

La Comision de normas y procedimientos de Auditoría propone la siguiente clasificacion:

Estudio General

Análisis

Inspección

Confirmación

Investigación

Declaración y certificación

Observación

Calculo.

- Estudio General.- apreciación y juicio de las características generales de la empresa, a

través de sus elementos más significativos, profundiza en su estudio y la forma en la

que se ha de hacer.

- Análisis.- estudio de los componentes de un todo, para poder determinar conclusiones

respecto de este. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros

genéricos de los Estados Financieros.

- Inspección.- es la verificación física de las cosas materiales con las que se generaron las

operaciones. Se aplican al estudio de las cuentas cuyos saldos tienen una representación

material (efectivo, mercancías, bienes, entre otros).

- Confirmación.- es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la

autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual está en

condiciones de informar válidamente sobre ella.

- Investigación.- es la recopilación de la información mediante pláticas con los

funcionarios y empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio del control

interno en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en los

registros.

85

- Declaraciones o certificaciones.- es la formalización de la técnica anterior, cuando, por

su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas

(declaraciones) y las algunas ocasiones certificadas por una autoridad (certificaciones).

- Observación.- es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a

operaciones para verificar como se realiza en la práctica (como se paga la nómina,

como se efectúa el recuento de los inventarios, entre otros).

- Calculo.- es la verificación aritmética de aquellas cuentas u operaciones que se

determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas. (I.M.C.P Comision de

normas y procedimientos de Auditoría., 2013)

Aplicación de Pruebas de la Auditoría de Gestión

Cumplimiento

Las pruebas de control son procedimientos de auditoría para probar la efectividad de las

políticas y actividades de control interno, se aplican para fundamentar el riesgo, de que el

sistema de control interno no evitará que ocurran errores importantes, ni detectará, ni los

corregirá si han ocurrido.

Generalmente, las pruebas de control consisten en la combinación de técnicas de obtención de

evidencia tales como:

- Entrevistas,

- Encuestas,

- Cuestionarios,

- Indagación,

- Observación,

- Rastreo

- Inspección documental,

Puede involucrar otras técnicas de auditoría

86

Sustantivas

Las pruebas Sustantivas Son la aplicación de una o más técnicas de auditoría a las actividades,

sistemas o procesos individuales o grupales de control interno, relacionados con el logro de los

objetivos y metas, así como la preservación de los procesos y sistemas que constituyen el objeto

de la auditoría.

Procedimientos de Auditoria.

Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o

circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el

Contador Público obtiene las bases para fundamentar su opinión. (Cook, 2000)

Clasificación

Existen inconvenientes al querer clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio

del auditor definen las técnicas que integran el procedimiento según sea el caso, para obtener

una certeza razonable.

Extensión o alcance de los procedimientos

La extensión se refiere a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir la intensidad y

profundidad con que se aplican prácticamente dentro de una auditoria.

El alcance lo determina varios elementos, pero el más importante es el grado de eficacia del

control interno de la empresa. Otros factores que lo determinan son:

El total de partidas individuales que forman la partida total a examinar,

La cantidad de errores localizados al efectuar el examen entre otros.

Oportunidad de los procedimientos

Se refiere al tiempo de aplicación de los procedimientos al estudio de partidas específicas, por

ejemplo la fecha de arqueo de los activos, de solicitud de confirmaciones de adeudos, la fecha

en la que se han de presenciar los inventarios de mercaderías, entre otros.

87

Cedulas de auditoria

Analíticas

En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto,

cifra, o documento, por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de

auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las

observaciones formuladas, es conveniente que la información y documentación recabada se

clasifique de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes

de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran

para su debida interpretación. (Blanco, 2000)

En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la

verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas

de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico;

algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per

cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto

autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o

irregularidades.

Narrativas

En esta se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o

partida) sujeto a examen; visitas técnicas, preliminares entre otras.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores de la operación, así

como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se

detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación, aclaración

o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la revisión. En estas

cedulas se detallan todos los procedimientos que se realizados, es un papel de trabajo que

contiene parte de evidencia encontrada, durante el examen de auditoria.

88

Medición de Riesgos de Auditoria

Nivel de

riesgo

Significación

Factores de Riesgo

Probabilidades de

ocurrencia de

errores

Mínimo

No significativo

No existen

Remota

Bajo

Significativo

Existen algunos pero

de menor importancia

Improbable

Medio

Muy

significativo

Existen algunos

Posible

Alto

Muy

significativo

Existen varios y son

importantes

Probable

“El riesgo de Auditoria puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría

incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el

sentido de la opinión vertida en el informe” (Clavijo, 2010)

La realización de una auditoría de gestión siempre estará expuesta a presentar errores y

omisiones que según su importancia podrían llegar a afectar los resultados presentados en el

informe de auditoría, es por esto que en la planificación debe considerarse maneras razonables

para poder identificar errores de importancia relativa, los mismos que pueden ser de tres clases:

Riesgo Inherente

Riesgo de Control

Riesgo de detección

Riesgo inherente

Es el riesgo que se encuentra presente durante todo el desarrollo de la auditoria, se refiere a la

posibilidad de que ocurran errores significativos derivados de las características de la entidad

“El riesgo de auditoría está totalmente fuera de control del auditor, difícilmente se pueden tomar

acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación del ente.”

89

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

REF. PROCESO:

RESPONSABLE:

AUDITOR:

Período:

No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE

OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO

TOTALES

Figura 2.13 Formato de cuestionario de Control Interno.

En: (Yaucán, 2015)

Riesgo de Control

La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de control

interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de

importancia relativa. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones

inherentes de cualquier sistema de control interno.

El auditor es quien determina el riesgo de control para precisar el grado en que los controles

internos permiten evitar o detectar errores importantes, para determinar el riesgo de control el

auditor debe evaluar el diseño de los controles y la efectividad con que estos operan

90

Riesgo de detección

El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del

auditor. La evaluación del auditor del riesgo de control, junto con la evaluación del riesgo

inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que

deben desarrollarse para reducir el riesgo de detección, y por tanto el riesgo de auditoría, a un

nivel aceptablemente bajo. Algún riesgo de detección estaría siempre presente aún si un auditor

examinara 100 por ciento del saldo de una cuenta o clase de transacciones porque, por ejemplo,

la mayor parte de la evidencia de auditoría es persuasiva y no concluyente. (Cauca, 2012)

El riesgo de control es totalmente controlable por la labor del auditor y depende exclusivamente

de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoría.

FASE III: Comunicación de resultados

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno,

se prepara un informe final, el mismo que en la Auditoría de Gestión difiere, pues no sólo que

revelará las deficiencias existentes como se lo hace en las otras auditorías, sino que también,

contendrá los hallazgos positivos, pero también se diferencia porque en el informe de auditoría

de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el

precio del incumplimiento con su efecto económico, las causas y condiciones para el

cumplimento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de los recursos de la

entidad auditada.

Actividades

En esta fase, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:

Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones

de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la

parte que se considere necesario.

Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la

auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es

necesario que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una

Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto

nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar

91

sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que

expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa. (Bojaca, 2010)

Informe

“El informe de auditoría es el producto final del lector”

El informe es un documento escrito realizado por un profesional, ya sea este independiente o un

auditor interno, en donde expresa su opinión, exponiendo los resultados finales de su trabajo,

basándose en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con el objetivo de brindar

información necesaria y suficiente a los directivos de la entidad auditada, sobre las deficiencias

o desviaciones más significativas que se presentan el proceso de auditoría, e incluir las

recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u

operaciones del área o áreas examinadas, además el informe de auditoría debe poseer

propiedades adicionales de relevancia, consistencia y comparabilidad.

Cada auditoria obtiene información durante su proceso, todo esto ayuda como evidencia para

elaborar el informe, una vez reunida toda esta evidencia el auditor debe depurar y clasificarla

con profesionalismo, con el fin de obtener las adecuadas conclusiones, con un criterio limitado y

claro tomando en cuenta su experiencia y profesionalismo, ya que al emitir su opinión depositan

su confianza, para que otras personas usen esa información y puedan legalmente exigirle

responsabilidades por esas opiniones.

El Formato general de los informes de auditoría y criterios generales de contenido, debe

ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.

El informe no debe ser muy corto ni muy largo, debe mantener una descripción lógica y

clara de los temas que han sido auditados, sin embargo se lo puede presentar con unas

síntesis del informe, la cual debe ir en otro color de papel y pueden prepararse dos

juegos; la que consta como parte propia del informe y otra que se anexa a las hojas

sueltas para que el usuario la lleve en forma separada y la lea el momento más propicio.

(Maldonado M. K., 2011)

92

Contenido Básico

o Título, destinatario y fecha del informe

o Identificación del tema

o Identificación de la base jurídica para la conducción de la auditoría

o Declaración que la auditoría se ha realizado de acuerdo a estándares y/o la legislación

nacionales o internacional de normas de auditoría

o Descripción de los objetivos y alcance de la auditoría, incluyendo cualquier limitación

sobre estos.

El alcance de la Auditoría es descrito identificando el sujeto examinado, los aspectos

evaluados y describiendo el período cubierto por la auditoría.

o Identificación de los estándares o criterios, en relación con la opinión que ha formulado

el auditor;

o Descripción de los hallazgos y de los resultados que forman la base de la opinión del

auditor; Una discusión de los hechos subyacentes, de las comparaciones con criterios

convenientes y el análisis de diferencias entre lo qué se observa y los estándares de la

auditoría.

o Expresión de la conclusión del auditor relacionada con los criterios sobre los cuales se

basa; y;

o Descripción de las recomendaciones a la entidad auditada.

2.4. Control interno

2.4.1. Concepto

“El Control Interno comprende el plan de organización, métodos y medidas coordinadas que se

llevan a cabo dentro de un negocio con el fin de comprobar la exactitud y confiabilidad de los

datos contables, está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la

administración, la seguridad de que todo está funcionando como debe, de esta manera, podrá

delegar autoridad y responsabilidad para diversas funciones, el “Control Interno” protege a la

empresa contra el fraude, robo, errores e ineficiencias en el proceso administrativo incluye

programas para preparar, verificar y distribuir a los diversos niveles que suministran aquellos

informes y análisis que ayudan al ejecutivo a mantener un mejor control sobre las diversas

actividades y funciones que conforman su empresa” (Mendivil E. V., 2002)

93

El control interno es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del

personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar seguridad razonable en la

consecución de los objetivos de la entidad.

2.4.2. Clases

Control Interno Previo.- Es el conjunto de procedimientos que se aplican cuando la actividad

aún no ha ocurrido permitiendo establecer una acción correctiva de manera oportuna

anticipándose al problema.

Lo realizan las empresas para analizar las operaciones que hayan proyectado realizar, antes de

su autorización; o de que este surta sus efectos con el propósito de determinar la propiedad de

dichas operaciones su legalidad y veracidad.

Control Interno Concurrente.- El control concurrente está inmerso en el proceso de las

operaciones se aplica simultáneamente a su ejecución, el desempeño de los empleados se debe

concentrar en la obtención de los mejores resultados, con los menores esfuerzos y recursos, es la

responsabilidad de verificar la corrección del trabajo que cada funcionario dentro de la

institución.

Control Interno Posterior.- El control posterior se lleva a cabo mediante una auditoria interna

o externa actividad profesional sujeta a normas de aceptación general que mide la efectividad de

los demás controles y contribuye al desarrollo de la gestión empresarial al emitir

recomendaciones. (Estupiñan Gaitán, 2011)

2.4.3. Objetivos del control interno

El control interno busca en forma general los siguientes objetivos:

a) Entender mejor el desempeño pasado en la empresa

b) Evaluar mejor los riesgos y resultados de la empresa: y

c) Hacer juicios más fundamentados acerca de la empresa o de un área específico.

d) Salvaguardar los activos.

e) Verificar la exactitud y confiabilidad de la información que posee la empresa.

f) Promover la eficiencia de las operaciones.

94

2.4.4. Características del control interno

Es un proceso. Es decir los controles internos no deben ser hechos o mecanismos

aislados decretados por la dirección, sino un sistema integrado de materiales, equipos,

procedimientos y personas.

Lo realizan las personas.- Ya que las personas que componen la entidad deben tener

conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles y deben estar en

condiciones de responder adecuadamente a ello.

Aportar un grado razonable de seguridad.- Es importante conocer las limitaciones de

todo sistema operativo de control. No se puede esperar que los controles eviten todos

los problemas y cubran todos los riesgos. Los fallos humanos, la colusión o el hacer

caso omiso de los controles son ejemplos de limitaciones inherentes a todo proceso de

control.

Facilitar la consecución de objetivos.- Se trata de un aporte trascendental: los

controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos,

permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos porque se refiere a riesgos a

superar para alcanzarlos. (Auditool.org, 2014)

2.4.5. Estructura y Evaluación

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos

establecidos para proporcionar una seguridad razonable.

La evaluación al sistema de control interno en auditoría de gestión está dirigida:

Los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en

forma eficiente, efectiva y económica, tomando en consideración los componentes del

control interno: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control,

información, comunicación y seguimiento.

95

Proporcione al auditor una base para:

Determinar el nivel de confianza en relación a las actividades de control establecidas, lo

cual permitirá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad para la aplicación de

pruebas y procedimientos de auditoría.

Identificar el riesgos y áreas críticas,

Garantiza la independencia de la acción de auditoría.

Para evaluar el control interno existen métodos como: el método descriptivo o narrativo,

flujogramas y cuestionarios.

El método Narrativo consiste en describir de forma escrita los procedimientos que se

han observado, sus características y aspectos más importantes, por lo general estas

descripciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, archivo y procesos; ser

realizan a través de entrevistas a los responsables de las actividades, por observación

directa o mediante el análisis de documentos.

El método de Cuestionario consiste en realizar una serie de preguntas a los encargados

de la realización de las actividades correspondientes de las áreas identificadas, se aplica

mediante el empleo de cuestionarios previamente elaborados, los cuales incluyen

preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quien tiene a su

cargo las funciones. (De Gerencia.Com, 2013)

2.4.6. Sistemas de Control Interno

Informe COSO, Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de Marcas.

En el año de 1992, como respuesta a la incertidumbre conceptual y de la aplicación del control

interno, se publica el Informe “COSO” definiendo un nuevo marco conceptual del control

interno, capaz de integrar los diferentes conceptos logrando así que se cuente con un marco

conceptual común.

El método COSO se puede definir como: un proceso ejecutado por la administración u otro

personal de la entidad diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto a la

consecución de los objetivos en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones así como al

96

cumplimiento de las leyes aplicables y la confiabilidad de la información financiera.

(Auditool.org, 2014)

El control interno que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados

entre sí e integrados al proceso de gestión:

Ambiente de Control:

Este primer componente refleja la ética de una entidad respecto al comportamiento de sus

miembros, la responsabilidad con la que realizan sus actividades y la importancia que le

proporcionan al control interno.

Los principales factores del ambiente de control son:

- La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y manuales de procedimientos.

- La filosofía y estilo de la dirección

- La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de cada

uno de los integrantes de la entidad.

- La manera de asignar responsabilidades.

Evaluación de Riesgos:

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las

actividades de las entidades, a través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el

punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema.

Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera

de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización como de

la actividad.

Antes de realizar la evaluación de riesgos es necesario establecer objetivos, aunque si bien ellos

no son un componente de control interno, constituyen un requisito previo para el

funcionamiento del mismo.

Los objetivos por lo general se relacionan con las operaciones, información financiera y con su

cumplimiento.

Al establecer objetivos, una entidad puede identificar factores críticos de éxito y determinar los

criterios para medir el rendimiento, por lo tanto los objetivos de control deben ser adecuados,

completos, razonables y deben integrarse a los globales de la institución.

97

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

- Una estimación de su importancia

- Una evaluación de la probabilidad

- Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Actividades de Control:

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de

las etapas de la gestión, partiendo del conocimiento de los riesgos, se establecen los controles

destinados a evitarlos o minimizarlos.

Existen diversos tipos de control los cuales pueden ser preventivos o correctivos, manuales o

automatizados, gerenciales o directivos

Información y Comunicación:

La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para

permitir al personal afrontar sus responsabilidades, una comunicación efectiva debe producirse

en un sentido amplio, fluyendo hasta abajo, a través y hacia arriba de la entidad.

Es imprescindible que todos los miembros de la organización cuenten con información

periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en coordinación con los

demás, orientadas hacia el logro de los objetivos.

Marco Integrado- CORRE Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador.

Con pequeñas modificaciones al concepto general del informe COSO al control interno se lo

define como : un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del

personal de una entidad diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable

en cuanto a la consecución de objetivos dentro de:

- La honestidad y responsabilidad

- Eficacia y eficiencia en las operaciones

- Fiabilidad de la información

- Cumplimiento de leyes y normas.

98

Componentes de CORRE

Ambiente Interno de Control:

El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene una

influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control. La base del

CORRE son los valores, la conducta la ética, la integridad.

Algunos de los factores que integran el ambiente interno de control son:

a) Integridad y valores éticos.

b) Filosofía y estilo de la alta dirección

c) Estructura organizativa

d) Autoridad asignada y responsabilidad

e) Gestión de capital humano

Establecimiento de Objetivos

Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar potenciales eventos

que afecten a su consecución, se debe tomar en consideración que la dirección debe establecer

un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados estén en línea con la misión y

visión de la entidad, además de ser consecuente con el riesgo aceptado.

Los factores que integran este componente son:

1. Objetivos estratégicos

2. Objetivos específicos

3. Relación entre objetivos y componentes

4. Consecución de objetivos

5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia

99

Identificación de Eventos

Se entiende por riesgo a la probabilidad de que un evento ocurra y afecte severamente el

cumplimiento de los objetivos. Los riesgos también se pueden clasificar de una manera general

en cuatro grandes tipos:

a) Riesgo de mercado

b) Riesgo de crédito

c) Riesgo operacional

d) Riesgo de reputación

Los siguientes elementos integran este componente:

Factores internos y externos

Identificación de eventos

Categoría de eventos

Evaluación del Riesgo

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los eventos

potenciales impactan en la consecución de objetivos, la dirección evalúa estos acontecimientos

desde una doble perspectiva, probabilidad e impacto y normalmente usa una combinación de

métodos cualitativos y cuantitativos.

Riesgo Inherente.- es aquel que se enfrenta a una entidad en ausencia de acciones de la

dirección para modificar su probabilidad o impacto; es decir; siempre existirán haya o no

controles, debido a la naturaleza de las operaciones.

Riesgo Residual.- es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus respuesta

a los riesgos.

Los siguientes factores se incluyen en este componente:

Estimación de probabilidad o impacto

Evaluación de riesgos

Riesgos originados por los cambios

100

Respuesta al Riesgo

Para decidir una respuesta a los riesgos, la dirección debe evaluar su efecto sobre la

probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, seleccionando aquella que

situé el riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecido.

Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección y

otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como respuesta a los riesgos

que podrían afectar el logro de los objetivos.

Las actividades de control no pueden generalizarse y deberán ser la respuesta a la medida de la

necesidad de los objetivos y los riesgos de cada organización.

Este componente tiene los siguientes factores:

Integridad de las decisiones sobre riesgos.

Principales actividades de control

Controles sobre los sistemas de información

Información y Comunicación

El componente dinámico del CORRE es la información y comunicación, que por su ubicación

en la pirámide comunica el ambiente de control interno.

Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que facilite

una circulación de la información en varias direcciones, es decir ascendente, transversal,

horizontal y descendente. La dirección superior debe transmitir un mensaje claro a todo el

personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de compartir la

información con fines de gestión y control.

Supervisión y Monitoreo

Se vuelve necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la

calidad de su rendimiento, dicho seguimiento tomara la forma de actividades de supervisión

continua, de evaluaciones periódicas o una combinación de las anteriores.

101

CAPÍTULO III

3. APLICACIÓN PRÀCTICA

3.1. FASE I Planificación

3.1.1. Planificación Preliminar

3.1.1.1. Carta de Propuesta

Quito, 15 de febrero de 2015

Señores:

SEGDEFENSA CIA. LTDA

Pasaje Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa

Quito - Ecuador

Atención:

Ing. Carlos Galarza

GERENTE GENERAL

Ciudad

Señor Gerente:

En mi carácter de auditor independiente, tengo el agrado de poner a su disposición el servicio

profesional para satisfacer sus necesidades mediante la realización de una Auditoria de Gestión

que será aplicada en la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA específicamente al

Departamento de Talento Humano y Servicio, al 31 de diciembre de 2013.

El objetivo principal del trabajo consistirá en la emisión de un informe profesional, este examen

será realizado de acuerdo con las normas profesionales de auditoria vigentes en el país, las

cuales requieren que la auditoria sea planeada y ejecutada para obtener una seguridad razonable

sobre los procesos realizados en el departamento a examinar.

102

Esta auditoria consiste en determinar el riesgo y error tolerable, y en el examen en base a

pruebas selectivas de la evidencia pertinente, valida y suficiente, que respaldaran el informe.

Para determinar el alcance de los procedimientos de auditoria, se dará una consideración

especial a la efectividad de los sistemas de control interno y de información existente en la

empresa.

El informe que emitiré como resultados del examen al Departamento de Talento Humano y

Servicio al 31 de diciembre de 2013 será el siguiente:

Informe de auditoría de gestión

Carta de conclusiones y recomendaciones.

El presente trabajo se lo va a realizar de acuerdo al siguiente orden:

PRIMERA ETAPA: planeamiento preliminar de auditoria y análisis del riesgo.

Desarrollo:

Determinar los objetivos de auditoria.

Establecer y describir los procedimientos y pruebas sobre el sistema de control

interno.

Realizar revisiones analíticas para detectar errores significativos.

Considerar los papeles de trabajo que pueden ser elaborados por la empresa.

SEGUNDA ETAPA: pruebas de auditoria y preparar informe.

Llevar a cabo procedimientos de auditoria en base a la naturaleza, alcance y

oportunidad, determinados sobre el resultado del análisis y evaluación del riesgo de

auditoria.

Preparar el informe de Auditoria y carta de conclusiones recomendaciones, el mismo

que contendrá el informe profesional conforme lo exigen las Normas Técnicas de una

auditoría profesional. Previamente a su emisión, se comentará personalmente las

observaciones en los niveles de dirección adecuados, para de esta manera establecer los

correctivos que el caso amerite.

Considerando la importancia de las declaraciones e información de la empresa para el

desempeño del servicio de auditoria se me libera de cualquier demanda, responsabilidad y

103

costos relacionados con el servicio profesional cubierto por esta carta de convenio, debido a

cualquier mala interpretación en la carta de representación de la administración de la empresa.

Para realizar este trabajo de auditoria, contare con el siguiente equipo de profesionales:

Socio de Auditoria

Supervisor

Jefe de Equipo de Auditoria

Asistente de Auditoria

Auxiliar de Auditoria

La facturación de honorarios se basará, en el tiempo empleado (90 días) por el personal

asignado a la tarea considerando el pago de $3000 (TRES MIL DOLARES DE LOS ESTADOS

UNIDOS DE AMERICA), que serán cancelados en dos cuotas 50% en la suscripción del

contrato y la diferencia cuando se emita en informe de auditoría. Dentro de este valor no

constan los gastos por viáticos y movilidad, estos serán facturados a ustedes conforme se

incurran.

La presentación de los servicios de auditoria objeto del presente acuerdo se regirá en todo caso

por las disposiciones legales vigentes en cada momento. En caso de estar conforme con los

términos aquí expuestos, les agradecemos que nos envíen su confirmación junto con la copia

adjuntada.

Estamos encantados de tener la oportunidad de poner nuestros servicios profesionales a

disposición de su empresa, aseguramos que dedicaremos a este trabajo nuestra mayor atención.

Atentamente.

Srta. Nancy Yaucán

AUDITORA

N.Y. AUDITORES ASOCIADOS

[email protected]

mailto:[email protected]

104

3.1.1.2. Aceptación de la Propuesta

ot

Oficio GER-096-2015

Quito, 01 de abril del 2015

Srta.

Nancy Yaucán

NY Auditores Asociados

Presente.-

De mi consideración:

Por medio del presente comunico a Usted SEGDEFENSA CIA. LTDA. Resolvió

aprobar la contratación de Auditoría de Gestión al Área de Talento Humano de la

Compañía a la que represento, para su conocimiento y a fin de que se inicie el trabajo

correspondiente, cumplo en notificarle que su oferta profesional fue aceptada en el

trabajo de Auditoría de Gestión por lo cual le solicitamos lo más pronto posible la

oferta de sus servicios.

Atentamente,

105

3.1.1.3. Contrato de Auditoria

Celebran el presente contrato por una parte el Ing. Carlos Galarza, representante legal de la

Empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, persona jurídica a quien en adelante se la denominará

“Contratante”, y por otra parte la Srta. Nancy Yaucán representante de N.Y Auditores

Asociados, a quien se le denominará “Auditora”, celebran el presente contrato de Servicios de

Auditoría de Gestión al Departamento de Talento Humano y Servicio de la Empresa

SEGDEFENSA CIA. LTDA.

ANTECEDENTES

1. La Srta. Nancy Yaucán, profesional calificado para ejercer la profesión de Auditora,

acepta celebrar este contrato con el objeto de cumplir con los requerimientos de la

Superintendencia de Compañías, y a través de la implantación de las recomendaciones de

Auditoria fortalecer los controles y aprovechar eficientemente los recursos.

2. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor de

las siguientes cláusulas.

PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de NY AUDITORES ASOCIADOS a

elaborar y ejecutar una Auditoría de Gestión al Departamento de Talento Humano y Servicio de

la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA.

SEGUNDA.- COMUNICACION DE RESULTADOS: La comunicación parcial de

resultados se mantendrá en todo el proceso de la Auditoría.

TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: El Auditor presentará a la Gerencia General de

SEGDEFENSA CIA. LTDA el informe de Auditoria y carta de conclusiones recomendaciones,

el mismo que contendrá el informe profesional conforme lo exigen las Normas Técnicas de una

auditoría profesional.

CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que el Auditor

contrae en virtud de este contrato, SEGDEFENSA CIA. LTDA pagará al Auditor, en concepto

de honorarios profesionales, la cantidad de TRES MIL DOLARES ($3.000,00); que serán

pagados el 50% a la suscripción del Contrato y la diferencia cuando se entregue el Informe de

Auditoría de Gestión.

106

QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha de firma del contrato, se entregara el informe de

auditoría en un plazo de 90 días laborables.

SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: El Auditor se obliga a elaborar y ejecutar la

Auditoría de Gestión en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales:

SEPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, El auditor se obliga, bajo su exclusiva

cuenta, responsabilidad y riesgo, a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras duren

los procedimientos de control en el campo.

OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente el auditor se obliga a satisfacer en favor de

los profesionales que laboren en SEGDEFENSA CIA. LTDA por motivo de la auditoría, todas

las obligaciones que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en virtud de la

cláusula que precede. Consecuentemente, el auditor se obliga a asumir y a responder por

cualquier tipo de reclamación de dichos profesionales.

NOVENA.- PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El auditor podrá recibir de SEGDEFENSA

CIA. LTDA en calidad de préstamo, la documentación que necesite para la elaboración de la

auditoría de gestión, objeto de este contrato. El Auditor a través de su respectivo profesional

autorizado extenderá el correspondiente recibo y restituirá la documentación a la empresa, tan

pronto como hubiere terminado de usarla.

Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas

de la Empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA.

DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a

proporcionar a la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de

consulta al sistema informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de

Gestión, y a proporcionar los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.

DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: El Auditor, y sus funcionarios autorizados

bajo este contrato, reconoce que durante el término de este contrato, el Auditor tendrá acceso a,

y se familiarizará con cierta información de carácter confidencial acerca de programas,

proyectos, métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la operación y administración de la

empresa, incluyendo pero no limitándose a los planes de estratégicos de la CONTRATANTE y

a la información contenida en los datos que se manejan en el Departamento de Talento Humano

y Servicio (Información Confidencial), etc.

107

El Auditor se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa SEGDEFENSA CIA.

LTDA, en tomar todas las medidas necesarias para preservar y proteger la Información

Confidencial de toda publicación, comunicación o exhibición no autorizada. Además, se

compromete y acuerda a no exhibir la Información Confidencial, ni la utilizará de manera

alguna, o ayudará a cualquier otra persona o empresa a utilizarla ya sea durante el término de

este contrato o en cualquier momento posterior, sin prescripción de tiempo. Información así

como la documentación que repose en los archivos del Departamento de Talento Humano se

devolverán inmediatamente a la terminación de este contrato.

DECIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento

parcial o total del parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente

contrato, la Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en

relación al servicio.

DECIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente

contrato es de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera

derivarse del mismo se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante

un juez de lo civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia

amigablemente, o la sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos

en la ciudad de Quito.

Para constancia, las partes firman este documente en Quito a, los ocho días del mes de abril del

2015, en tres ejemplares de igual tenor y valor.

Ing. Carlos Galarza Nancy Yaucán

Gerente General AUDITORA

SEGDEFENSA CIA. LTDA N.Y AUDITORES ASOCIADOS

Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán

Revisado por: Dra. Verónica Espinoza

108

3.1.1.4. Programa de trabajo Preliminar

Srta. Nancy Yaucán

AUDITORA




PASOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA H.P. H.R.

DI

F ELAB. POR OBSERV.

1

Realice un recorrido por las instalaciones

para observar el desarrollo de las

actividades y operaciones de la entidad.

2 3 0 NY

2

Prepare y coordine una entrevista con el

Gerente General con el fin de obtener

informacion de aspectos importantes sobre

el area a analizar.

2 1 0 NY

3

Elabore la carta de Requerimientos de la

informacion necesaria para realizar la

auditoria.

1 1 0 NY

4Solicite la base legal de la empresa con el fin

de conocer el marco legal y normativo.1 1 0 NY

5 Obtenga los organigramas de la empresa. 1 1 0 NY

6

Solicite al Departamento de RRHH La

informacion correspondiente al ingreso y

salida del personal a la empresa durante el

año 2015.

1 1 0 NY

TOTAL HORAS 8 8

PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

A. Conocer y Familiarizarse con la entidad

VER

HOJA DE

ANEXOS

PROGRAMA DE TRABAJO FASE 1

EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.AGP-01

109

3.1.2. Planificación estratégica de la auditoría de gestión

3.1.2.1. Memorando de Planificación de Auditoría.

Quito, 09 de abril de 2015

PARA: GERENTE GENERAL DE SEGDEFENSA CIA. LTDA

DE: N.Y AUDITORES ASOCIADOS

EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA

ACTIVIDAD: Vigilancia y Seguridad

DIRECCION: Pasaje Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa.

TELEFONOS: 02-2547-448 Apartado 17-07-8775

PERÌODO: Del 1 al 31 de Diciembre del 2015

REALIZADO POR: Nancy Yaucán

SUPERVISADO POR: Dra. Verónica Espinoza

1. OBJETIVOS DE AUDITORIA:

1.1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de Auditoría de Gestión consiste en recopilar suficiente evidencia de

auditoria sobre el desarrollo y cumplimiento de los procesos que se realizan dentro del

Departamento de Talento Humano y Servicio de la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, con

el fin de formular nuestra opinión en un informe donde se establecen las principales

recomendaciones de control interno.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar el Memorándum de planificación del trabajo de auditoría para asegurar que se

presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría,

Identificar los problemas potenciales.

110

Realizar una apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del

trabajo, realizado por otros auditores y expertos de ser necesario.

Verificar que la entidad cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas.

2. ALCANCE

Realizar la Auditoría de Gestión año 2013 aplicado al DEPARTAMENTO DE

TALENTO HUMANO y SERVICIO, de acuerdo a las Normas de Auditoria

Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de auditoria, y demás normas

vigentes.

Revisión de la veracidad e integridad de la información y los medios otorgada por el

respectivo departamento, para poder identificar, medir, clasificar y reportar esa

información del periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2013.

3. ACTIVIDADES E INFORMACION DE LA ENTIDAD

3.1. DATOS GENERALES

3.1.1. DENOMINACION

La denominación social de la empresa es SEFDEFENSA CIA LTDA.

3.1.2. DOMICILIO

“SEGDEFENSA CIA. LTDA”, tiene su domicilio principal en la ciudad de Quito, el

objeto de la compañía es ser una empresa de seguridad. Adicionalmente, podrá realizar toda

clase de actos, contratos, operaciones, inversiones acordes con su objeto y demás permitidas

por las leyes ecuatorianas o convenientes para el giro del negocio. Está ubicada en el Pasaje

Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa.

3.1.3. CONSTITUCION

Se constituye como una compañía de apoyo a las actividades de seguridad privada y

limpieza del Grupo El Comercio C. A. el 3 de Octubre del año 1989, bajo el nombre de

SEGURLIMPIA S.A, pero por disposición de las autoridades militares se regula las

actividades de seguridad privada, estableciéndose como requisito para las compañías que

111

proporcionan este tipo de servicio, que éste sea exclusivo, por tal razón el 23 de febrero del

año 1996, mediante escritura pública se procede a cambiar la denominación por la de

SEGDEFENSA S. A., modificando simultáneamente su objeto social con el fin de que

cumpla con la normativa vigente en esa época. En el año 2004 se emite la Ley de Seguridad

Privada en el Ecuador, razón por la que la compañía se ve nuevamente en la necesidad de

modificar su denominación, para lo cual, el 03 de enero del año 2005, SEGDEFENSA S.

A., modifica sus estatutos y mediante escritura pública cambia su nombre por el de:


3.1.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión: Brindar servicios de alta calidad en protección física y seguridad privada para

grupos empresariales , con el profesionalismo y calidad que nos identifiquen, mediante el

empleo eficiente de personal seleccionado, calificado y capacitado, dotándolo con medios y

herramientas modernos con el fin de satisfacer y sobrepasar las expectativas de sus clientes.

Visión: Ser líderes en servicios de seguridad integral, incrementando nuestra participación

de mercado, sin descuidar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo, basados

siempre en todos los valores agregados que puede proporcionar una empresa de seguridad

privada.

3.1.5. LOS SERVICIOS QUE BRINDA SON LOS SIGUIENTES:

g) Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones

Servicio proporcionado con guardias fijos y móviles, personal capacitado y equipado de

acuerdo con las necesidades y requerimientos particulares de cada cliente.

h) Guardias Recepcionistas

Servicio proporcionado por personal masculino o femenino para atender al público en

áreas de información, recepción control de visitas y correspondencia.

i) Protección para Ejecutivos

Servicio especial permanente o eventual ejecutado por personal altamente calificado

integrando recurso variados y competencias con el fin de proveer soluciones exclusivas

para cada cliente.

112

j) Escolta y Seguridad de Carga Crítica


punto a punto.

k) Control y Supervisión


punto a punto.

l) Seguridad Canina

Servicio complementario de seguridad física para instalaciones con canes adiestrados y

guiados.

CLIENTES CLAVES:

La empresa de Seguridad Segdefensa Brinda Servicio de seguridad y protección a:

- Remodularsa- Madevall

- Grupo el Comercio

- Centro Comercial El Recreo

- Empresa Azulec

- Maxipan- Sr Carbonell

- Fundación Alternativa

- Promocaledonia

ÁREA SIGNIFICATIVA DE RECURSOS HUMANOS

Implementar programas de capacitación y actualización para el personal, estableciendo

los recursos materiales, humanos, financieros así como el tiempo necesario para su

desarrollo.

Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso de

contratación de personal.

Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información referente a los

conceptos de ingresos y deducciones.

113

Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento personal,

profesional y social.

Fortalecer el trabajo en equipo.

4. ALCANCE DE AUDITORIA

Se aplicará una auditoría de Gestión al área de Recursos Humanos a diciembre 31 de

2013.

5. PROCEDIMIENTOS y TECNICAS

El enfoque del trabajo de la AUDITORA pone énfasis en el conocimiento de las operaciones de

“SEGDEFENSA CIA. LTDA” y se basa en métodos que van de lo general a lo particular. La

idea central es identificar aquellos aspectos que son importantes en el desarrollo de los

procedimientos que se realizan en el Departamento de Talento Humano y Servicio, bajo examen

y concentrar en ello la mayor atención. El propósito del enfoque mencionado es usar los

procedimientos de auditoría que conduzcan de la manera más eficaz y eficiente a la formación

de una opinión profesional.

Por supuesto hay ciertos factores claves involucrados en la consecución de ese gran objetivo:

Participación activa del socio y del gerente a cargo en la planificación, ejecución y control de

los trabajos, utilizándose así el mayor potencial de experiencia de la firma;

Definición clara de objetivos específicos e identificación de los riesgos inherentes del área;

Programas de trabajo a la medida para “LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA”,

diseñados siguiendo el mejor camino para alcanzar los objetivos específicos determinados, al

mismo tiempo que se minimizan los riesgos detectados.

La obtención de los elementos de prueba se ejecuta mediante la aplicación en forma selectiva, es

decir en base a muestras de procedimientos de auditoría y se realizará la evaluación de los

procesos mencionados con la aplicación del Cuestionarios al personal del Departamento.

114

Procedimientos y técnicas a utilizar:

Para el desarrollo de la auditoria se llevara a cabo los siguientes procedimientos y técnicas:

Procedimientos:

Realizar un recorrido por las instalaciones para observar el desarrollo de las actividades

y operaciones de la entidad.

Evaluación y estudio del sistema de control interno.

Realización de investigaciones y verificación de las operaciones administrativas del

personal de la empresa.

Técnicas:

Inspección

Observación

Indagación

Rastreo

Comparación

Para cumplir con estos procedimientos se realizara visita preliminar, visita durante el desarrollo

del trabajo y la visita final.

6. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA

DE LA EMPRESA:

NOMBRES CARGO FIRMA

Ing. Carlos Galarza Gerente

Ing. José Luis

Castillo Jefe RRHH

Lcda. Martha Endara Asis. Administrativo

Srta. Lorena Freire Nomina

Tnt. Juan Silva Jefe de operaciones

115

FIRMA AUDITORA:

NOMBRES CARGO FIRMA

Dra. Verónica Espinoza Supervisor

Dr. Alejandro Arias Socio de Auditoria

Srta. Nancy Yaucán Jefe de Equipo de Auditoria

Srta. Carmen Carrera Asistente de Auditoria

Sr. Luis castro Auxiliar de Auditoria

7. FECHAS DE LAS REUNIONES

ACTIVIDAD

PERSONAL

RESPONSABLE FECHA

Conclusiones de la visita preliminar Dra. Verónica Espinoza 14/04/2015

Planificación de Trabajo Srta. Nancy Yaucán 17/04/2015

Ejecución de la Auditoria Srta. Carmen Carrera 21/04/2015

Programa de Auditoría Dra. Verónica Espinoza 05/05/2015

Discutir el informe Final Srta. Nancy Yaucán 05/06/2015

Entrega de informe de auditoria Dr. Alejandro Arias 05/07/2015

Atentamente,

Srta. Nancy Yaucán

AUDITORA




116

3.1.2.2. Carta de Requerimientos

Quito, 09 de Mayo 2015

Señores

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO


Presente.-

De conformidad a la aceptación de nuestra propuesta en días pasados, comunico a usted el

inicio del trabajo de Auditoría de Gestión a SEGDEFENSA CIA. LTDA. Al área de Talento

Humano y Servicio, mediante nuestro entendimiento de los términos, objetivos del trabajo,

naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos.

La Auditoria de Gestión a realizarse a partir del 5 de abril al 5 de julio de 2015, con una

duración estimada de 90 días.

Para el desarrollo de la Auditoria de Gestión es fundamental nos brinden todo el apoyo,

disposición necesaria y acceso al área, de modo que nuestro trabajo pueda ser realizado en

condiciones favorables para las partes.

Requerimientos:

Listado en medio magnético del personal que labora en la empresa:

Manual de procedimientos aplicados por el departamento (selección, contratación,

inducción y capacitación).

Equipos de computación

Acceso a Internet

Suministros de Oficina

117

Acceso a Impresora, fax.

Espacio físico suficiente (oficinas)

Por la atención anticipamos nuestros agradecimientos por la colaboración prestada para el

ejercicio de nuestro trabajo de auditoría.

Atentamente.

Srta. Nancy Yaucán

AUDITORA




118

3.1.2.3. Carta compromiso

Quito, 22 de abril de 2015

Señor

Ing. Carlos Galarza

GERENTE GENERAL - SEGDEFENSA CIA. LTDA

Ciudad

Señor Gerente:

Por medio de la presente tengo el agrado de confirmar la aceptación y entendimiento de este

compromiso. La auditoría de gestión será realizada con el propósito de conocer la efectividad de

los procesos del Departamento de Talento Humano y Servicio, entre el 1 de Enero al 31 de

Diciembre de 2013, la misma servirá de guía para el logro de las expectativas a corto y largo

plazo.

La auditoría se efectuará de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Dichas normas requieren que una auditoria sea diseñada y realizada para obtener certeza

razonable mediante la observación, preguntas y evaluación acerca de la efectividad de los

procesos. No obstante, cualquier asunto significativo relacionado con los procesos a ser

evaluados que surja durante la auditoria, será comunicado en las conclusiones y

recomendaciones del informe.

Espero una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a disposición la

documentación e información que se requiera en relación con la auditoria, esta información

Atentamente.

Srta. Nancy Yaucán

AUDITORA




119

3.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO

3.2.1. Programación

3.2.1.1. Programas de Trabajo


PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01

PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO

PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 1/5

N° PROCEDIMIENTOS A

REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

AD

O P

OR

OB

SE

RV

AC

ION

ES

Planificación de la Auditoria de

Gestión 7 6 1 AGP-01

Programación de la Auditoria de

Gestión 14 13 1 PT-01

Aplicación de técnicas y

procedimientos, elaboración de

papeles de trabajo, hallazgos de

auditoria

PROCESO 1RH

RECLUTAMIENTO

La necesidad de cubrir uno o más

puestos de trabajo, solicitaran al

Departamento de Talento Humano que

proceda al reclutamiento de aspirantes,

con el fin de conseguir un número

adecuado de candidatos que reúnan las

condiciones establecidas revisara las

hojas de vida que tenga en sus manos.

1

Solicitar el instructivo o manual que se

aplique para el reclutamiento del

personal, verificar su cumplimiento.

5 6 0 PT -02 NY

2

Evaluar los métodos de reclutamiento

y si las necesidades de personal

reportados son reales y que tan urgente

es la necesidad.

5 6 1 PT -02 NY

120






REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

AD

O

PO

R

OB

SE

RV

AC

IO

NE

S

3

Elabore y Aplique un Cuestionario de

Control Interno para este proceso de

reclutamiento.

5 4 1 CI-01 NY

4

Evalué el riesgo de Control Interno

con los resultados obtenidos en la

aplicación del cuestionario.

2 2 0 ER-01 NY

PROCESO 2RH

SELECCIÓN, INDUCCION Y

CONTRATACIÓN

1

Solicitar el instructivo o manual que se

aplique para la selección, inducción y

contratación del personal, verificar su

cumplimiento.

5 6 1 PT -03 NY

2

Elaborar y aplicar un cuestionario a la

persona responsable del proceso de

selección, inducción y contratación del

personal.

5 4 1 CI-02 NY

3

Medir el riesgo dentro de este proceso

con los resultados que arroje el

cuestionario.

2 2 0 ER-01 NY

4

Tomar una muestra de las hojas de

vida receptadas durante el año 2013. 3 3 0 PT -03 NY

5

Verificar el cumplimiento de perfil

requerido de los aspirantes. 2 2 0 PT -03 NY

6

Tomar una muestra de los contratos de

trabajo legalizados que fueron

realizados durante el año 2013.

1 1 0 PT -03 NY

121






REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

AD

O P

OR

OB

SE

RV

AC

I

ON

ES

7

Solicitar los extractos de la

legalización de los contratos de

trabajo antes el MRL de la

muestra tomada, y verifique la

fecha de ingreso del personal.

5 5 0 PT -03 NY

8

Solicitar Planillas generadas e

impresas del Instituto de

Seguridad Social, verificar los

ingresos ante este organismo de

control del personal de la

muestra tomada.

6 6 0 PT -03 NY

9

Verificar la clase de inducción

que recibe el aspirante. 2 2 0 PT -03 NY

PROCESO 3RH

EVALUACION DE

DESEMPEÑO Y

CAPACITACION

1

Solicitar el plan o manual que se

aplique para la capacitación y

evaluación de desempeño,

verificar su cumplimiento.

5 6 1 PT -04 NY

2

Elaborar y aplicar un

cuestionario a la persona

responsable del proceso de la

capacitación del personal.

5 4 1 CI-03 NY

3

Medir el riesgo dentro de este

proceso con los resultados que

arroje el cuestionario.

2 2 0 ER-01 NY

122






REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

A

DO

PO

R

OB

SE

RV

AC

ION

ES

4

Revisar si existe evidencia sobre

cursos de capacitación

impartidos a los empleados y si

se han aplicado programas de

ascensos

3 2 1 PT -04 NY

5

Verificar si la capacitación se ha

orientado a mejorar el

desempeño de las actividades del

personal, así como, a desarrollar

sus destrezas y habilidades

5 4 1 PT -04 NY

6

Verificar la existencia de

evaluación al desempeño

realizada en cada una de las

unidades que conforman la

entidad y determinar la utilidad

de los parámetros empleados

para medir la eficiencia de cada

uno de los integrantes de Área.

8 8 0 PT -04 NY

7

Verificar si se realizan

evaluaciones al terminar el

periodo de prueba, para poder

continuar con el contrato.

2 3 1 PT -04 NY

PROCESO 4RH

MANEJO DE NOMINA

1

Solicitar un instructivo o

indague sobre cómo se lleva el

proceso de nómina del personal

para verificar su cumplimiento.

2 2 0 PT -05 NY

2


Cuestionario de Control interno

para el proceso de nómina del

personal.

5 4 0 CI-04 NY

3

Evaluar el riesgo dentro de este

proceso.

2 2 0 ER-01 NY

123






REALIZARSE

HO

RA

S /

PL

AN

IF.

HO

RA

S /

RE

AL

ES

DIF

.

RE

F P

/T

EL

AB

OR

A

DO

PO

R

OB

SE

RV

A

CIO

NE

S

4

Tomar una muestra de los roles

de pago, verificar si los ingresos

y descuentos al personal se

encuentran debidamente

respaldados.

8 8 0 PT -05 NY

5

Aplique Indicadores de Gestión

y emita su respectiva

explicación.

2 2 0 PT -05 NY

6

Verificar de qué forma Realizan

la terminación de contrato,

forma de pago y legalización.

6 7 1 PT-05 NY

PROCESO 5RH

SERVICIO QUE PRESTA LA

EMPRESA

1


Cuestionario de Control interno

para el proceso de satisfacción al

cliente.

1 1 0 CI-05 NY

2 Evaluar el riesgo dentro de este

proceso. 3 3 0 ER--01 NY

3

¿Determine la satisfacción de los

clientes a los cuales brinde el

servicio de seguridad y

protección?

2 2 0 PT -06 NY

4

Elabore y aplique una encuesta a

una muestra de los clientes de

SEGDEFENSA CIA LTDA.

4 3 0 CI-06 NY

5

Procese los resultados de las

encuestas y califique la

satisfacción del servicio que

presta la empresa.

8 8 0 PT -06 NY

6

Aplique Indicadores de Gestión

y emita su respectiva

explicación.

3 2 0 PT -06 NY

TOTAL 145 141

124

3.2.2. Control interno administrativo



EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO

HUMANO

CI-01

PROCESO: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

RESPONSABLE: Lcda. Martha Endara (Asistente Administrativo) 1/1

AUDITOR: Nancy Yaucán

Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.

No

. PREGUNTA

RESPUESTA PUNTAJE OBSERVACIO

NES SI NO OBTENI

DO

OPTI

MO

1

¿Existe un manual de procedimientos

en donde contemple este proceso de

reclutamiento de personal?

X

10 10

En el manual

están unificados

los procesos.

2

¿Para cubrir una vacante o falta de

personal son informadas por escrito

al Jefe de Recursos Humanos?

X

10 10

3

¿Para dar inicio al reclutamiento se

cuenta con la aprobación dentro de

Gerencia?

X

9 10

Si, en función al

presupuesto

establecido.

4 ¿Reclutan al personal por categorías? X

7 10

Si, guardias,

protectores VIP,

supervisores.

5 ¿Poseen tiempos estipulados para

cubrir el puesto requerido?

X 0 10

personal no tiene

disponibilidad

inmediata de

trabajo

6 ¿Existen puestos con mayor

dificultad para cubrir? X

5 10

en el caso de

protectores VIP

7 ¿Implementan nuevas estrategias

para cubrir los puestos más difíciles? X 0 10

Pero no da

resultados

esperados

8

¿Utilizan métodos para convocar

personal idóneo y apto para el puesto

requerido?

X 0 10

El personal activo

de la empresa

envía

recomendados.

9

¿Revisan los perfiles de los

aspirantes para proceder con el

reclutamiento?

X

10 10

10 ¿Hacen reingresos de personal

antiguo para evitar este proceso? X

8 10

No, por evitar el

proceso, sino que

la persona que

reingresa salió en

buenos términos

TOTALES 59 100

125



HUMANO

CI-02

PROCESO: SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL






1

¿Se cumple en su totalidad el

Instructivo establecido para

este proceso?

X 10 10

Si, se cumple en ciertos

aspectos no en su

totalidad.

2

¿Toda selección y reemplazo

de vacantes cuentan con la

aprobación de Gerencia?

X 8 10

Cuando está de viaje el

gerente, lo aprueba el

jefe de talento humano

3

¿La descripción y requisitos

del puesto de trabajo se

encuentran actualizados?

X 9 10

4

¿Se contempla el periodo a

prueba de 3 meses dentro de

los contratos?

X 10 10 Contrato fijo, con

periodo de prueba

5

¿El Ingreso al IESS o el aviso

de entrada se los realiza desde

el primer día de trabajo?

X 10 10 Si, después de cumplir

los 2 días de inducción.

6

¿El personal aspirante al

puesto de trabajo recibe algún

tipo de orientación general

sobre las funciones que va a

realizar antes de ser

contratado?

X 10 10

Si, reciben la inducción

técnica, y la inducción

administrativa

7

¿Al personal que ha sido

transferido a otros puestos de

trabajo o quienes ascienden se

le ha ofrecido inducción

también?

X 6 10

Reciben solo la

inducción técnica, a

veces les cambian de

puesto sin previo aviso

y no reciben la

inducción como debe

ser.

8

¿Se realizan verificaciones de

referencias laborales del

personal aspirante al puesto

de trabajo?

X 6 10

SI, en ciertos casos en

donde la información

brindada parezca falsa.

126




HUMANO

CI-02

PROCESO: SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL






10

¿Se lleva un control

adecuado en la entrega de

dotación al personal

contratado?

X 10 10

En formatos

preestablecidos

individuales y de forma

general en kárdex.

9

¿Los contratos, han sido

oportunamente formalizados

y legalizados?

X 10 10

Se demora un poco ya

que los trabajadores por

sus horarios de trabajo no

se pueden acerca a firmar

cuando se les llama.

TOTALES 89 100

127



EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE

TALENTO HUMANO

CI-03

PROCESO: EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION

RESPONSABLE: Ing. José Luis Castillo 1/2





1

¿Se cumple con el plan

establecido para estos

procesos?

X 10 10

2

¿Se realizan actividades

de motivación dirigidas

al personal?

X 0 10

3

¿Se capacita al nuevo

personal sobre las

funciones que

contemplan su cargo?

X 8 10

Capacitarles en la totalidad

no, sino solo las disposiciones

que reciben en la inducción

4

¿Se lleva un tiempo

considerable para

capacitar al nuevo

personal?

X 8 10 No siempre, se les capacita

del todo antes de ingresar.

5

¿Se incorporan

programas de formación

para el personal, en el

caso de ascensos?

X 0 10

Esto no sucede, se basan en la

antigüedad y experiencia

adquirida.

6

¿Se realiza

periódicamente una

evaluación de desempeño

al personal de los

diferentes puestos de

trabajo?

X 10 10

Se realiza al personal del

puesto en donde surgen

deficiencias o quejas por parte

de los clientes.

7

¿El personal cumple de

forma adecuada las

funciones de acuerdo a

su cargo?

X 7 10 A pesar de tener el reglamento

no lo cumplen en su totalidad

8

¿El nivel de rotación del

personal es bajo o

moderado?

X 0 10

El nivel de rotación es alto,

principalmente en el periodo

de prueba, y más en el

proyecto del Recreo.

128




HUMANO

CI-03

PROCESO: EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION






9

¿Existen formularios para

aplicar la evaluación del

desempeño para los diferentes

puestos de trabajo?

X 10 10 Les evalúan

periódicamente.

10

¿Se realizan evaluaciones al

personal que va a cumplir los

3 meses de prueba?

X 10 10

TOTALES 63 100

129




HUMANO

CI-04 PROCESO: MANEJO DE

NÓMINA

RESPONSABLE: Srta. Lorena Freire 1/2





1 ¿Poseen un manual sobre la

elaboración de la nómina? X 5 10

Poseen un manual de

firma de roles mas no

de su elaboración.

2 ¿Existe un sistema en donde

se elaboran el rol de pago? X 7 10

Los roles de pago son

elaborados en un

formato de Excel, el

mismo que es copiado

mes a mes y alguna

información se puede

duplicar

3

¿Se solicita de manera

mensual a los Jefes de cada

Área las novedades de

ingresos y descuentos al

personal?

X 7 10

Si se solicita pero a

veces se olvidan de

entregar a tiempo dicha

información

4

¿Existen respaldos

suficientes sobre los

descuentos que se realizan al

personal?

X 10 10 Todo está debidamente

sustentado

5

¿El rol antes de ser ejecutado

su pago tiene el aprobado y

autorizado de las máximas

autoridades?

X 10 10

Cuando están listos los

roles y sus valores a

recibir, la contadora es

quien autoriza el pago y

realiza la transferencia.

6 ¿El pago de sueldos se

cumple de manera oportuna? X 8 10

El fin de mes se cancela

a algunos puestos, y

hasta el 10 del siguiente

mes se les cancela al

personal del recreo.

130




TALENTO HUMANO

CI-04 PROCESO: MANEJO DE

NÓMINA

RESPONSABLE: Srta. Lorena

Freire 2/2





7

¿Se reportan las

novedades presentadas,

al IESS de manera

oportuna?

X 8 10

El fin de mes se

reportan las

novedades de

algunos puestos, pero

las novedades del

personal del recreo

se reportan hasta el 5

del siguiente.

8

¿Las planillas del IESS

son canceladas y pagadas

a tiempo?

X 10 10

Estas son pagadas a

tiempo, pero con

ajustes, por las

novedades reportadas

fuera de mes

9

¿El pago de las

liquidaciones de haberes

son cumplidos de manera

oportuna de acuerdo a lo

establecido en las leyes

vigentes?

X 10 10

Si, se cancelan a

tiempo, pero hay

ocasiones en las que

el trabajador no

asiste a recibirla y

ahí surge una demora

en el pago y

legalización.

10

¿Existen muchas salidas

del personal de la

empresa?

X 10 10

La mayoría de gente

sale de la empresa

poniendo una

renuncia Voluntaria.

TOTALES 85 100

131




TALENTO HUMANO

CI-05

PROCESO: SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA

RESPONSABLE: Ing. José Luis Castillo 1/2





1

¿Mantiene un manual de

políticas y

procedimientos para este

proceso?

x

10 10

2 ¿Existen supervisores que

reportan el trabajo del

personal a su cargo?

x 8 10 Sí, hay supervisores pero no

reportan como es debido

3

¿Las novedades

presentadas por los

clientes son atendidas de

manera oportuna?

x 10 10

4

¿De manera mensual se

solicita al cliente las

novedades presentadas

por la Guardianía?

x 0 10 No, reporta el cliente sino

que los supervisores.

5

¿Gerencia mantiene

reuniones con los clientes

para conocer la

satisfacción del servicio

o sugerencias?

x 7 10 Cuando surgen

inconvenientes en los

puestos.

6 ¿Se realizan encuestas de

satisfacción al cliente? x 10 10 Si, de forma anual

7

¿Cumplen con los

requerimientos de

personal que necesitan los

clientes?

x 10 10

Todo depende de los

puestos, algunos solicitan

personal menor de 35 años,

de acuerdo al signo

zodiacal, altos, o de acuerdo

al lugar donde vivan.

8

¿Se maneja la frase "El

cliente siempre tiene la

razón"?

x 10 10

132




TALENTO HUMANO

CI-05

PROCESO: SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA

RESPONSABLE: Ing. José Luis

Castillo 2/2





9

¿El Cliente solicita

incentivos extras al

personal por desempeñar

bien su trabajo?

x 8 10

Sí, pero esto nos da

como resultado

inconformidad entre los

trabajadores ya que se

da a mal entendidos.

10

¿El cliente Solicita

información acerca de

los ingresos y egresos

del personal?

x 7 10

Si, en ciertos puestos

esto más se da en el

Proyecto de Azules.

TOTALES 80 100

133

3.1.1. Evaluación de Riesgo

DETERMINACION DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

PONDERACION 10%-

50%

51%-

75%

76%-

95% OBSERVACIONES CALIFICACION

BAJA MEDIA ALTA CUESTIONARIO

CI-01 RECLUTAMIENTO 59%

El puntaje obtenido se basa en la estimación

otorgada a cada pregunta, en este caso las

repuestas negativas y menores, indican

deficiencias relacionadas con la falta de

cumplimiento de los manuales de funciones,

y la falta de métodos para reclutar

candidatos y poder cubrir los puestos con

mayor eficiencia.

CI-02 SELECCIÓN,

INDUCCION Y

CONTRATACION

89%



repuestas positivas indican eficiencias

relacionadas con el cumplimiento de los

manuales de funciones.

CI-03 CAPACITACION Y

EVALUACION DE

DESEMPEÑO

63%



repuestas negativas y menores, indican

deficiencias relacionadas con la falta de

formación para ascensos de personal, y la

alta rotación del personal.

CI-04 MANEJO DE

NOMINA 85%



repuestas positivas indican eficiencias

relacionadas con el reporte de novedades,

aunque no todas las respuestas tengan un 10

estas de una u otra forma se las están

llevando a cabo.

CI-05 SERVICIO QUE

PRESTA LA EMPRESA

80%



repuestas positivas indican que se está

tomando en cuenta los requerimientos de los

clientes pero, falta comunicación con los

clientes por parte de la gerencia.

ER-01

1/3

134

EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.

EVALUACION DEL RIESGO ER-01


RIESGO EXPLICACION

RIESGO DE CONTROL

Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de

Selección y Contratación Departamento de Talento

Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se

determina que existe una confianza del 59%

(CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de 41%

(RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de

confianza y riesgo.

RECLUTAMIENTO

Medido en base a la ponderación obtenida al

evaluar el control interno, el cual muestra el

porcentaje de probabilidad de que los sistemas de

control no detecten o eviten errores:

RC: 100 - 59 = 41

RC: 100% - 59% = 41%

RIESGO DE CONTROL





(CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 11%


confianza y riesgo.

SELECCIÓN, INDUCCION Y

CONTRATACION




control no detecten o eviten errores

RC: 100 - 89 = 11

RC: 100% - 89% = 11%

135

EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.

EVALUACION DEL RIESGO

ER-01


RIESGO DE CONTROL



Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se determina

que existe una confianza del 63% (CONFIANZA

MEDIA); y un riesgo de 37% (RIESGO MADIO),

según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

EVALUACION DE DESEMPEÑO Y

CAPACITACION





RC: 100 - 63 = 37

RC: 100% - 63% = 37%

RIESGO DE CONTROL



Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se determina

que existe una confianza del 85% (CONFIANZA

ALTA); y un riesgo de 15% (RIESGO BAJO), según

la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

MANEJO DE NOMINA





RC: 100 - 85 = 15

RC: 100% - 85% = 15%

RIESGO DE CONTROL Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de




(CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 20%


confianza y riesgo.

SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA





RC: 100 - 80 = 20

RC: 100% - 80% = 20%

136

3.1.2. Papeles de trabajo

EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.

PT-02

CEDULA NARRATIVA

PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

1/2

DEPARTAMENTO: Talento Humano

PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

Procede. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones

1

Solicitar el instructivo o

manual que se aplique

para el reclutamiento del

personal, verificar su

cumplimiento.

Se solicitó al jefe de Recursos

Humano el Manual de procesos

del departamento de Recursos

Humanos, se revisó y se constató

que cumplen con los

procedimientos, para lo cual

tienen formatos predeterminados

para su realización.

Los procesos de

reclutamiento, selección,

inducción y contratación,

están Unificados.

2

Evaluar los métodos de

reclutamiento y si las

necesidades de personal

reportados son reales y

que tan urgente es la

necesidad.

Para cubrir un puesto dentro de

cualquier proyecto, se hace

mediante una solicitud de

requerimiento de personal, el

mismo que fue analizado y se

pudo verificar que en las

solicitudes remitidas, se

especifica de forma detallada el

perfil, la experiencia, y demás

aspectos necesarios para proceder

al reclutamiento.

El principal medio a través del

cual se realiza este proceso, es a

través de recomendaciones de los

trabajadores de la empresa.

En cuanto a las recomendaciones

de empleados de la entidad, las

opciones presentadas no siempre

son adecuadas.

Se da el trámite de inmediato ya

que por el servicio que presta la

empresa es importante que el

cliente cuente con personal a su

disposición

Métodos no adecuados para

reclutamiento de personal.

137


PT-02

CEDULA NARRATIVA


2/2



Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones

3

Elabore y Aplique un

Cuestionario de Control

Interno para este proceso

de reclutamiento. Se elaboró y aplico el cuestionario

de control interno a la Lcda. Martha

Endara (Asist. Administrativo),

quien es encargada del proceso, que

dio una calificación sobre 10, luego

se procedió a evaluar el riesgo.

• Existe dificultad

para cubrir el

puesto de

protectores VIP.

• No implementan

estrategias para

cubrir los

puestos.

Ref.: CI-01

ER-01

4

Evalué el riesgo de

Control Interno con los

resultados obtenidos en la

aplicación del

cuestionario.

138


PT-03

CEDULA NARRATIVA

PROCESO DE SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL

PERSONAL 1/5




1

Solicitar el instructivo o

manual que se aplique

para la selección,

inducción y contratación

del personal, verificar su

cumplimiento.


Humano el Manual de procesos del

departamento de Recursos


que cumplen con los

procedimientos, para lo cual tienen

formatos predeterminados para su

realización.

Los procesos de

reclutamiento, selección,

inducción y contratación,

están Unificados.

2



responsable del proceso de

selección, inducción y

contratación del personal.

Se aplicó elaboro el cuestionario de

control interno a la Licenciada

Martha Endara, Asistente

Administrativo quien está a cargo de

estos procesos, con los resultados se

procedió a realizar la valoración

según las respuestas obtenidas,

seguidamente se procedió a evaluar

el riesgo.

• Transfieren personal

de un puesto a otro,

y no dan inducción

del nuevo puesto.

• No verifican las

referencias laborales.

Ref.: CI-02

ER-01

3

Medir el riesgo dentro de

este proceso con los

resultados que arroje el

cuestionario.

139


PT-03

CEDULA NARRATIVA


PERSONAL 2/5




4

Tomar una muestra de las

hojas de vida receptadas

durante el año 2013.

Se tomó como muestra una parte de

las hojas de vida, se analizó

especialmente el perfil que requieren

al momento de solicitar un

candidato, notamos que en una hoja

de vida no tiene experiencias

laborales, ya que en la hoja de

requerimiento de personal solicita

como mínimo 1 año de experiencia

en seguridad, pero nos supo

comentar la Lcda. Endara Martha,

que también se toma como

experiencia las personas que pasaron

la conscripción entonces con esta

explicación no hay novedad alguna.

En la experiencia no

necesariamente debe ser

en una empresa de

seguridad, ellos toman

como experiencia la

conscripción.

5

Verificar el cumplimiento

de perfil requerido de los

aspirantes.

6

Tomar una muestra de los

contratos de trabajo

legalizados que fueron

realizados durante el año

2013.

Del listado entregado por parte de la

empresa, se solicitó 5 contratos, los

cuales se encontraban debidamente

legalizados en el Ministerio de

Relaciones Laborales, dentro del

tiempo que estipula la ley, no se

encontró novedad alguna.

Todo en regla

7

Solicitar los extractos de

la legalización de los

contratos de trabajo ante el

MRL de la muestra

tomada, y verifique la

fecha de ingreso del

personal.

140


PT-03

CEDULA NARRATIVA


PERSONAL 3/5




8

Solicitar Planillas

generadas e impresas del

Instituto de Seguridad

Social, verificar los

ingresos ante este

organismo de control del

personal de la muestra

tomada.

Se solicitó las planillas canceladas y

lo avisos de entrada de las 5

personas tomadas como muestra y se

confirmó que todo está en regla y

que las fechas de ingreso coinciden

con las del contrato.

Coincidencia de

información.

ANEXO G

9

Verificar la clase de

inducción que recibe el

aspirante.

La clase de inducción que recibe el

personal nuevo es la inducción

técnica por parte del Jefe de

Operaciones, y la inducción

administrativa por parte del Jefe de

Talento Humano, en la muestra que

se tomó se verifico su cumplimiento.

El personal recibe la

inducción antes de

firmar el contrato, la

inducción técnica los

2 días en los puestos

de trabajo.

ANEXO M

141

EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA. PT-04

CEDULA NARRATIVA

PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION DEL

PERSONAL 1/3




1

Solicitar el plan o manual

que se aplique para la

capacitación y evaluación

de desempeño y verificar

su cumplimiento.


Humano el Manual de procesos del

departamento de Recursos


que cumplen con los

procedimientos, para lo cual tienen

formatos predeterminados para su

realización.

Los procesos de

evaluación lo realizan al

terminar el año.

Dependiendo de los

resultados de la

evaluación consideran

realizar capacitaciones.

2



responsable del proceso de

capacitación y evaluación

de desempeño del

personal.

Se aplicó elaboro el cuestionario de

control interno al Jefe de recursos

Humanos, quien está a cargo de

estos procesos, con los resultados se

procedió a realizar la valoración

según las respuestas obtenidas,

seguidamente se procedió a evaluar

el riesgo.

• Personal no cumple

con el reglamento

interno de trabajo.

Ref.: CI-03

ER-01

3

Medir el riesgo dentro de

este proceso con los

resultados que arroje el

cuestionario.

142


PT-04

CEDULA NARRATIVA


PERSONAL 2/3




4

Revisar si existe evidencia

sobre cursos de

capacitación impartidos a

los empleados y si se han

aplicado programas de

ascensos

En los archivos poseen un programa de

capacitaciones al personal, se pudo

observar que los contenidos son de gran

utilidad para el desarrollo de las

capacidades técnicas de los trabajadores

y el mejoramiento de desempeño, se

confirmó que los cursos realizados está

orientado al personal operativo, por lo

que el número de trabajadores

capacitados es alta.

Se ha realizado

capacitaciones, pero

no para ascender al

personal, ellos toman

en cuenta la

antigüedad y la por

ende la experiencia

adquirida.

5

Verificar si la capacitación

se ha orientado a mejorar

el desempeño de las

actividades del personal,

así como, a desarrollar sus

destrezas y habilidades

Se ha verificado que las capacitaciones

dadas al personal sirven para mejorar las

técnicas y procedimientos, también para

que ellos desarrollen más sus habilidades

y destrezas en conducción y tiro.

Capacitaciones

cumplidas, alto

número de personas

capacitadas.

6

Verificar la existencia de

evaluación al desempeño

realizada en cada una de

las unidades que

conforman la entidad y

determinar la utilidad de

los parámetros empleados

para medir la eficiencia de

cada uno de los

integrantes de Área.

Se verifico la existencia de evidencia

acerca de las evaluaciones efectuadas a

cada departamento de la empresa, se

constata que si se hacen evaluaciones

anuales.

Falta de

cumplimiento de

reglamento interno.

143


PT-04

CEDULA NARRATIVA


PERSONAL 3/3




7

Verificar si se realizan

evaluaciones al terminar el

periodo de prueba, para

poder continuar con el

contrato.

Se verifico las evaluaciones al personal

nuevo antes de finalizar el periodo de

prueba, para determinar si continua con

el contrato o se le notificara su

terminación, en donde se evalúa :

Eficiencia en tareas en comendadas

Conocimiento del trabajo

Organización

Puntualidad

Cumplimiento de políticas y normas

Capacidad de adaptación

Liderazgo

Trabajo en equipo

Valor agregado

Si se realizan las

evaluaciones, para

determinar en grado

de cumplimiento de

disposiciones del

personal a prueba,

con los resultados

se define si continua

o se le termina el

contrato.

144


PT-05

CEDULA NARRATIVA

PROCESO GESTION DE NOMINA 1/4




1

Solicitar un instructivo o

indague sobre cómo se

lleva el proceso de nómina

del personal para verificar

su cumplimiento.

No, poseen un manual de elaboración

de rol de pagos, el jefe administrativo

nos presentó el manual de firma de

roles.

Los roles de pago lo

realizan a través de un

formato de Excel que

por costumbre se

utilizó.

2



interno para el proceso de

nómina del personal.

Se aplicó el cuestionario de control

interno a la asistente contable, quien

está a cargo de estos procesos, con los

resultados se procedió a realizar la

valoración según las respuestas

obtenidas, seguidamente se procedió a

evaluar el riesgo.

• Duplicación de

información mes a

mes por copiar

formatos de roles.

• Información no

entregada a tiempo.

Ref.: CI-04

ER-01

3 Evaluar el riesgo dentro de

este proceso.

4

Tomar una muestra de los

roles de pago, verificar si

los ingresos y descuentos

al personal se encuentran

debidamente respaldados.

Se analizó la muestra tomada y se

constató que todos los ingresos y

gastos están debidamente respaldados.

La impresión de los

roles la realizan

cambiados los meses al

que corresponden. Y se

realizan tachones

ANEXO L

5

Aplique Indicadores de

Gestión y emita su

respectiva explicación.

Dentro del análisis de auditoria y la

verificación de que la elaboración de

Nomina se encuentre debidamente

respaldada con respecto a los ingresos

y descuentos a empleados.

ANEXO G

6

Verificar de qué forma

Realizan la terminación de

contrato, forma de pago y

legalización.

Se tomó una muestra (9), de las actas

de finiquito del año 2013, y se

constató que la mayoría de actas de

Finiquito, Se realizaron por salidas

voluntarias o acuerdo de las partes.

ANEXO F

145


PT-06

CEDULA NARRATIVA

PROCESO SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA 1/3




1



interno para el proceso de

satisfacción al cliente.

Se aplicó el cuestionario de control

interno al Ing. José Luis Castillo

Jefe Administrativo quien está a

cargo de estos procesos, con los

resultados se procedió a realizar la

valoración según las respuestas

obtenidas, seguidamente se procedió

a evaluar el riesgo.

• Falta de

comunicación

por parte de

gerencia hacia

los clientes.

Ref.: CI-05

ER-01

2

Evaluar el riesgo dentro de

este proceso.

3

Elabore y aplique una

encuesta a una muestra de

los clientes de

SEGDEFENSA CIA

LTDA.

Se realizó la encuesta a los clientes,

se procesa los datos y se aplican

indicadores de gestión.

ANEXO D

ANEXO P 4

Procese los resultados de

las encuestas y califique la

satisfacción del servicio

que presta la empresa.

5

Aplique Indicadores de

Gestión y emita su

respectiva explicación.

3.1.3. Hallazgos de Auditoria


HA-01 HOJA DE HALLAZGOS


NOMBRE: INEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE

PERSONAL,

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN: El medio empleado para la realización del

proceso de reclutamiento de personal, no

es el más adecuado y suficiente, debido a

que no se ha podido convocar al personal

más idóneo.

CRITERIO: Los manuales existen pero los métodos de

procedimientos, de reclutamiento de

personal, no, por ende se deben contemplar

la utilización de diversos medios, que

actualmente no han sido considerados.

CAUSA: Debido a los altos costos en los que se

incurre al convocar personal a través de

medios como anuncios de prensa o

agencias de colocación de empleo, no ha

sido posible reclutar a un número

considerable de personas, para de éstas

poder escoger a las más idóneas.

EFECTO: No siempre ha sido posible convocar a un

número adecuado de personas, a través de

los medios utilizados actualmente, por lo

que el reclutamiento del personal se ha

dificultado, debido a que varias de las

personas no cumplen con los requisitos

establecidos, presentando información que

no corresponde a la realidad y por lo tanto,

no se han desempeñado de la mejor

manera.

Los medios empleados para reclutar personal no

son adecuados; no se ha considerado la aplicación

de otras alternativas, debido a los altos costos que

éstos implican.

RECOMENDACIONES

Al Jefe de Recursos Humanos:

Utilizar diversos medios para solicitar personal; es

necesario verificar otras opciones como bolsas de

empleo, agencias de colocación, así como revisar

otras bases de datos existentes en internet y

anuncios en medios de comunicación masivos.

147




NOMBRE: FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE

PROTECTORES VIP

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN: El medio empleado para la realización del

reclutamiento de personal que labore como

protectores VIP, no da resultados ya que

por ser funciones con alto riesgo y mayor

experiencia. .

CRITERIO: Los manuales existen pero los métodos de

procedimientos, de reclutamiento de este

personal en especial, no, por ende se deben

contemplar nuevas estrategias para

lograrlo.

CAUSA: Existen personas que quieren trabajar

como protectores pero no tienen la

suficiente experiencia, algunos no se

acoplan a la forma de trabajo de la

empresa.

EFECTO: No siempre ha sido posible reclutar a un

número adecuado de este personal, porque

no siempre cumplen con los

requerimientos, esto provoca que se retrase

la contratación.

No tienen facilidad de contratar personal como

protectores VIP, porque no cumplen con el perfil.

Al contratar un protector que cumple con el perfil

empresarial, se lo debe desvincular porque, el

cliente no está satisfecho o cómodo con esa

persona.

RECOMENDACIONES


Realizar una valoración de las actitudes del

personal que va ingresar a la empresa como

protector VIP.

Supervisar en comportamiento de los protectores

VIP, ante los clientes, para que no surjan

inconvenientes.

148




PERSONAL

NOMBRE: FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN: Cuando una persona es transferida de un

puesto a otro sin previo aviso, no recibe la

inducción correspondiente de acuerdo al

nuevo puesto que va a cubrir.

Cuando ingresa una persona no verifican

las referencias laborales solo se fijan en el

tiempo de trabajo y los cursos recibidos.

CRITERIO: Existe la inducción técnica y

administrativa, pero cuando se cambian de

puesto, no tiene la oportunidad de recibirla

porque esto se da de acuerdo a las

disposiciones de jefe de operaciones.

Existen procedimientos de contratación

pero no los están cumpliendo, al no

verificar las referencias laborales

CAUSA: Estos cambios se producen

repentinamente, para no dejar al cliente sin

servicio de seguridad, y no da oportunidad

para la inducción.

La necesidad de cubrir un puesto con

rapidez, evita la confirmación de

referencias laborales.

EFECTO: los guardias van sin conocimientos de lo

que deben hacer en ese nuevo puesto, ya

que cada proyectos tiene diferentes

disposiciones y formas de manejo de

seguridad.

La falta de verificación de referencial

personales puede traer a futuro

inconvenientes, ya que puede haber

personal que invente esta información.

El personal que va a otros puestos, no tiene

conocimiento de las disposiciones que se realizan

el ese proyecto.

No se verifican las referencias laborales de los

aspirantes, debido a la necesidad de cubrir los

puestos.

RECOMENDACIONES

A la Asistente de Recursos Humanos:

Ordenar la realización de una inducción rápida,

sobre las disposiciones del nuevo puesto de trabajo,

a los supervisores, para que no se presenten

inconvenientes con el cliente.

Verificar las referencias laborales de todo el

personal, no importa que tan urgente sea cubrir el

puesto, esto les brindara seguridad del personal que

están contratando.

149



PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION

NOMBRE: INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN:

El personal de seguridad pese a que se le

entrego un reglamento Interno, al iniciar la

relación laboral, no lo cumple.

CRITERIO:

Existe un Reglamento Interno, pero no es

acatado por el personal tal vez sea por falta

de explicación o lo tienen pero no lo

revisan.

CAUSA:

Este desconocimiento o mala aplicación

del reglamento, se da por falta capacitación

y explicación del documento. Ya que solo

se le entrega y ellos no son capaces de leer

y preguntar de qué se trata, algo, que ellos

no entiendan.

EFECTO:

Este desconocimiento puede ocasionar

problemas en los puestos de trabajo, ya que

pueden incurrir en faltas que afecten el

buen nombre de la empresa.

El personal de seguridad tiene el reglamento pero

no lo revisa, y después se queja cuando lo llaman

para hacerle firmar la sanción.

No hay explicación, del contenido del Reglamento,

al momento de entregarlo.

RECOMENDACIONES

Al Jefe de Recursos Humanos

Incentivar al personal, para que revisen el

Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que

derecho y obligaciones tienen, y las sanciones que

pueden recibir en caso de incurrir en alguna falta.

Realizar capacitaciones para el personal, en donde

se vaya despejando todas las dudas con relación al

reglamento interno.

150



PROCESO GESTION DE NOMINA

NOMBRE: INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN:

La realización de los roles de pagos, se

hace en base a formatos de Excel

preestablecidos y se ha venido manejando

así por costumbre.

CRITERIO:

Existe un manual de firma de roles, pero

sería excelente poseer un manual de cómo

se elaboran los roles para no cometer

errores, ni perjudicar al personal.

CAUSA:

Falta de un manual de elaboración de roles,

permite que se sigan elaborando por

costumbre en el formato de Excel.

EFECTO:

Duplicidad de la información ya que se

copian mes a mes, alteración de fórmulas

en caso de ingresar otra información.

No tienen un manual de la forma como deben

elaborarse los roles de pago.

Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo

utilizan, se siguen basando en los formatos

predeterminados, para la su elaboración.

RECOMENDACIONES

A la Contadora, en calidad de jefe financiero:

Diseñar un manual de procedimientos, en donde se

disponga la forma como deben elaborarse los roles

de pago, su diseño, el contenido, y la forma como

deben ser impresos.

Realizar capacitaciones para el personal encargado

de nómina, para que ponga en práctica la

utilización del sistema que posee la empresa y dejar

de utilizar los formatos de Excel.

151



PROCESO GESTION DE NOMINA

NOMBRE: FALTA DE COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

ATRIBUTOS

CONCLUSIONES

CONDICIÓN:

Los cliente son importantes para la

empresa, y la comunicación entre gerente y

clientes, deben ser a menudo y no cuando

se presentan quejas.

CRITERIO:

Gerencia no mantiene reuniones constantes

con los Clientes por lo que no conoce en su

totalidad la satisfacción del servicio

brindado.

CAUSA:

Gerencia mantiene poca comunicación con

los clientes de SEGDEFENSA CIA.

LTDA.

EFECTO:

Existe un 26% de INSATISFACCIÓN

DEL SERVICIO.

La falta de comunicación con los clientes por parte

de Gerencia ha producido que no conozca al 100%

la satisfacción de los mismos.

RECOMENDACIONES

Al Gerente General:

Mantener reuniones constantes con los clientes y

así conocer la satisfacción del servicio, como

quejas y sugerencias o en su defecto felicitaciones

por parte de los mismos.

152

3.2. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

3.2.1. Informe de Auditoría

Quito. 05 de julio de 2015

Sr. Ingeniero

Carlos Alberto Galarza Raad

GERENTE GENERAL SEGDEFENSA. CIA LTDA.


Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, por el periodo

comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010, de conformidad a lo acordado en el

contrato de servicios suscrito anteriormente, la ejecución de esta auditoría se realizó durante los

días del 09 abril del 2015 al 05 de julio de 2015.

Nuestra Auditoría de Gestión fue realizada para determinar el cumplimiento de la normativa

vigente, eficacia en el logro de los objetivos planteados; la eficiencia y economía en el uso de

recursos utilizados y que las operaciones a las que corresponden se hayan efectuado de

conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.

3.2.1.1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA

La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, se realizó en cumplimiento al

contrato de servicios profesionales suscrito entre la firma Auditora NY AUDITORES

ASOCIADOS Cía. Ltda. Y la Empresa de Seguridad SEGDEFENSA CIA. LTDA.

Entre los motivos de esta auditoría de gestión mencionamos los siguientes:

IAG-01

153

Orientar a la organización hacia una adecuada planificación.

Interés por los directivos por alcanzar un ambiente laboral que privilegie la participación

de todo el personal.

Deseo de los directivos de medir y evaluar la eficiencia del personal para incrementar el

nivel de competitividad de la empresa.

Evaluar con indicadores de gestión los procesos de la organización

Evaluar los procesos para un mejoramiento continuo, para asegurar la entrega del servicio

de manera que satisfaga a los clientes.

3.2.1.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Los objetivos de esta auditoría de gestión son los siguientes:

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Aplicar índices de gestión.

Velar por el desarrollo óptimo de manuales de funciones y así encaminar de mejor manera

el cumplimiento de normativas, políticas, tanto externas como internas aplicables al Área

de Recursos Humanos y servicio.

Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones realizadas en el Área

de Recursos Humanos.

3.2.1.3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, se realizó período comprendido

entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. Se evaluaron los procedimientos aplicados en las

actividades realizadas, el uso adecuado de recursos y manejo de la documentación de soporte de las

operaciones.

154

3.2.1.4. EQUIPO DE AUDITORÍA

El equipo de trabajo que participó durante el desarrollo de la Auditoría de Gestión se conformó de

la siguiente manera:

Socio de Auditoria

Supervisor

Jefe de Equipo de Auditoria

Asistente de Auditoria

Auxiliar de Auditoria

3.2.1.5. INDICADORES UTILIZADOS

Para verificar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas se aplicó indicadores de gestión.

3.2.1.6. RESULTADOS GENERALES

En base a indicadores de gestión y haciendo énfasis en el área de Talento Humano de la empresa de

Seguridad SEGDEFENSA CIA. LTDA., se procedió a la presentación de los mismos, tomando

como referencia para cada uno, los procesos que conllevan a la contratación de nuevo personal.

Gestión Administrativa.

Resumen de las principales Deficiencias encontradas en el Área de Talento Humano y

Servicio dela Empresa de que brinda servicios de seguridad privada: SEGDEFENSA CIA. LTDA

155

Resumen de Hallazgos

HALLAZGOS DE AUDITORIA

NOMBRE

INEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE

PERSONAL

CRITERIO

REF

HA-01

Los manuales existen pero los métodos de procedimientos, de reclutamiento de personal, no,

por ende se deben contemplar la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido

considerados, inobservancia al manual de procedimientos.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

Los medios empleados para reclutar personal

no son adecuados; no se ha considerado la

aplicación de otras alternativas, debido a los

altos costos que éstos implican.


Utilizar diversos medios para solicitar

personal; es necesario verificar otras opciones

como bolsas de empleo, agencias de

colocación, así como revisar otras bases de

datos existentes en internet y anuncios en

medios de comunicación masivos.

156

NOMBRE FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE

PROTECTORES VIP

CRITERIO

REF

HA-02

Los manuales existen pero los métodos de procedimientos, de reclutamiento de este personal

en especial no, por ende se deben contemplar nuevas estrategias para lograrlo, inobservancia

al manual de procedimientos establecido.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

No tienen facilidad de contratar personal

como protectores VIP, porque no cumplen

con el perfil.

Al contratar un protector que cumple con el

perfil empresarial, se lo debe desvincular

porque, el cliente no está satisfecho o cómodo

con esa persona.


Realizar una valoración de las actitudes del

personal que va ingresar a la empresa como

protector VIP.

Supervisar en comportamiento de los

protectores VIP, ante los clientes, para que no

surjan inconvenientes.

157

NOMBRE

FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION

DE REFERENCIAS

CRITERIO

REF

HA-03

Existe la inducción técnica y administrativa, pero cuando se cambian de puesto, no tiene la

oportunidad de recibirla porque esto se da de acuerdo a las disposiciones de jefe de operaciones.

Existen procedimientos de contratación pero no los están cumpliendo, al no verificar las

referencias laborales

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

El personal que va a otros puestos, no tiene

conocimiento de las disposiciones que se

realizan el ese proyecto.

No se verifican las referencias laborales de

los aspirantes, debido a la necesidad de

cubrir los puestos.


Ordenar la realización de una inducción rápida,

sobre las disposiciones del nuevo puesto de

trabajo, a los supervisores, para que no se

presenten inconvenientes con el cliente.

Verificar las referencias laborales de todo el

personal, no importa que tan urgente sea cubrir el

puesto, esto les brindara seguridad del personal que

están contratando.

158

NOMBRE INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO

INTERNO

CRITERIO

REF

HA-04

Existe un Reglamento Interno, pero no es acatado por el personal tal vez sea por falta de

explicación o lo tienen pero no lo revisan.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

El personal de seguridad tiene el reglamento

pero no lo revisa, y después se queja cuando

lo llaman para hacerle firmar la sanción.

No hay explicación, del contenido del

Reglamento, al momento de entregarlo.


Incentivar al personal, para que revisen el

Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que

derecho y obligaciones tienen, y las sanciones

que pueden recibir en caso de incurrir en alguna

falta.

Realizar capacitaciones para el personal, en

donde se vaya despejando todas las dudas con

relación al reglamento interno.

159

NOMBRE

INEXISTENCIA DE MANUAL DE

ELABORACION DE ROLES

CRITERIO

REF

HA-05

Existe un manual de firma de roles, pero sería excelente poseer un manual de cómo se elaboran

los roles para no cometer errores, ni perjudicar al personal.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

No tienen un manual de la forma como deben

elaborarse los roles de pago.

Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo

utilizan, se siguen basando en los formatos



Diseñar un manual de procedimientos, en donde

se disponga la forma como deben elaborarse los

roles de pago, su diseño, el contenido, y la forma

como deben ser impresos.

Realizar capacitaciones para el personal

encargado de nómina, para que ponga en práctica

la utilización del sistema que posee la empresa y

dejar de utilizar los formatos de Excel.

160

NOMBRE FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA

CON LOS CLIENTES

CRITERIO

REF

HA-06

Gerencia no mantiene reuniones constantes con los Clientes por lo que no conoce en su totalidad la

satisfacción del servicio brindado.

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

La falta de comunicación con los clientes por parte

de Gerencia ha producido que no conozca al 100%

la satisfacción de los mismos

Al Gerente General:

Mantener reuniones constantes con los

clientes y así conocer la satisfacción del

servicio, como quejas y sugerencias o en su

defecto felicitaciones por parte de los mismos.

161

Matriz de hallazgos de auditoría

MATRIZ DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN

AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTO

S

GESTION

INEXISTENCIA DE

METODOS DE

RECLUTAMIENTO

DE PERSONAL

PT-02; 1/2

Observación, Inspección e Indagación

Proceso de Reclutamiento.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno

FALTA DE

ESTRATEGIAS

PARA CUBRIR

PUESTOS DE

PROTECTORES

VIP

PT-02; 2/2


Proceso de Reclutamiento.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno

FALTA DE

INDUCCION Y

VERIFICACION DE

REFERENCIAS

PT-03; 1/5


Proceso de selección, inducción y capacitación.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno

INCUMPLIMIENT

O DE

REGLAMENTO

INTERNO

PT-04; 1/3


Proceso de selección, inducción y capacitación.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno

INEXISTENCIA DE

MANUAL DE

ELABORACION DE

ROLES

PT-05; 1/4

Inspección e Indagación

Proceso de gestión de nómina.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno

FALTA DE

COMUNICACIÓN

CON LOS

CLIENTES

PT-06; 1/3


Proceso de servicio que presta la empresa.

Evaluación y

estudio del

sistema de control

interno,

realización de

investigaciones y

verificación del

servicio que

brinda la empresa.

162

La auditoría de gestión desarrollada comprende una evaluación de pruebas selectivas, se obtienen

evidencias que respaldan la información revelada en los papeles de trabajo, Consideramos que la

auditoria que hemos desarrollado proporciona el fundamento de nuestra opinión como

profesionales auditores.

Atentamente.

Nancy Yaucán

NY& AUDITORIA & ASOCIADOS

CARTA A LA GERENCIA DE SEGDEFENSA CIA. LTDA

Quito, 05 de Julio del 2015

Ingeniero.

GERENTE GENERAL DE SEGDEFENSA CIA. LTDA

Presente.-


INFORME CONFIDENCIAL PARA LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA AUDITORÍA

DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA CIA LTDA. AL

31 DE DICIEMBRE DE 2013

Como es de su conocimiento NY Auditores Asociados ha realizado la auditoría de gestión en la

empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA. Aprobada por la Gerencia de las misma, esta Auditoria fue

aplicada específicamente la gestión desarrollo de procedimientos dentro del área de Talento

Humano y servicio de la empresa, análisis realizado para el periodo 2013, le comunico que hemos

realizamos evaluación del control interno de la compañía con criterios que los auditores operativos

han considerado pertinentes, con el propósito de evaluar el control interno de acuerdo a las Normas

de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGAs.

163

La evaluación profesional realizada examinó las políticas, normas, procedimientos y objetivos

internos para cada área en análisis y para expresar una opinión sobre la gestión de la administración

y la estructura organizativa.

La administración de la compañía es la única responsable del sistema de control interno y de su

gestión interna empresarial.

Respondiendo a la responsabilidad contraída, indicamos que el sistema de control interno de la

gestión tiene como objetivo dar a la administración seguridad razonable del cumplimiento de las

funciones, normas internas y de la realización eficiente y eficaz del trabajo encomendado.

Como consecuencia de las limitaciones inherentes a un sistema de control interno de la gestión, es

probable que existan errores e irregularidades no detectados por el equipo auditor.

La evaluación realizada revelará todas las debilidades de la gestión. Como resultado no se expresa

ninguna opinión sobre el sistema de control interno a la gestión.

En base a nuestra revisión dentro del área de Talento Humano hemos preparado una serie de

recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno y de los procedimientos para

una eficiente y eficaz gestión. Las recomendaciones tienen las mejoras al control interno.

Este informe se preparó con el objetivo de proporcionar a la administración de la empresa

SEGDEFENSA CIA. LTDA, sobre la gestión para lo cual presentamos las evidencias del caso de

los procedimientos a corregir.

Los comentarios y recomendaciones las daremos en el plazo señalado y esperamos dialogar de la

auditoría realizada con la administración.

Atentamente.

Nancy Yaucán

NY& AUDITORIA & ASOCIADOS

CAPÍTULO IV

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. Conclusiones

1 SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa constituida hace 25 años cumpliendo con

las regulaciones legales vigentes y cuyo objetivo principal es proporcionar servicios y

soluciones integrales de seguridad, física proveyendo un servicio de Protección Privada y

Vigilancia Armada con elementos altamente capacitados, combinando los mejores recursos

humanos, tecnológicos, materiales y económicos con el objetivo principal de satisfacer y

superar las expectativas de sus clientes

2 La base legal de la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, está al día, de acuerdo a la

normativa vigente, poseen todos los permisos correspondientes, y se actualizan mes a mes

o año a año.

3 Se analizó el direccionamiento estratégico de la empresa tienen gran seguridad hacia donde

quieren llegar, pero la gran debilidad es el personal que no le ayuda a cumplirlos en su

totalidad con los valore institucionales.

4 La información requerida como consulta para respaldar el marco teórico, estaba disponible

en los libros que posee la Biblioteca de la facultad de Ciencias Administrativas, y en

internet.

5 Toda información que se recopilo, fue analizada y digitada para que forme parte de marco

teórico de la presente tesis, se utilizaron citas bibliográficas en los casos que ameritaba, o

se escribida resúmenes de lo leído.

6 El marco teórico de esta tesis contiene información de libros, páginas web y pequeños

criterios del autor, tomando en cuenta varios aspectos importantes de distintos autores con

relación al tema de trabajo.

7 La elaboración de la auditoria de gestión al Área de recursos humanos y servicio de la

empresa Segdefensa, fue una experiencia nueva, ya que no se tenía conocimientos claros

de cómo realizar dicha auditoria.

165

8 Toda información la información de la empresa que fue solicitada a los responsables, fue

entregada dentro de los parámetros de tiempo, alguna información no pudo ser entregada

ya que ellos al cambiarse de establecimiento se había extraviado, otras se habían mezclado.

9 Para la elaboración de los papeles de trabajo, programas de auditoria, hoja de hallazgo,

evaluación de riesgo, se manejó un formato similar a los que se consultaron en los libros o

en internet, tomando en cuenta nuestro criterio de diseño se mejoraron, o, en otros casos se

mantuvieron por el orden que estos se presentaban.

10 Los resultados que surgieron de esta auditoría de gestión fueron plasmados en el informe,

acompañados con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

En la evaluación para desarrollar la Auditoría de Gestión se pudo determinar las siguientes

conclusiones:

ENEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

11 Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la

aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.

FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE PROTECTORES VIP

12 No tienen facilidad de contratar personal como protectores VIP, porque no cumplen con el

perfil.

13 Al contratar un protector que cumple con el perfil empresarial, se lo debe desvincular

porque, el cliente no está satisfecho o cómodo con esa persona.

FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS

14 El personal que va a otros puestos, no tiene conocimiento de las disposiciones que se

realizan el ese proyecto.

15 No se verifican las referencias laborales de los aspirantes, debido a la necesidad de cubrir

los puestos.

166

INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO

16 El personal de seguridad tiene el reglamento pero no lo revisa, y después se queja cuando

lo llaman para hacerle firmar la sanción.

17 No hay explicación, del contenido del Reglamento, al momento de entregarlo.

INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES

18 No tienen un manual de la forma como deben elaborarse los roles de pago.

19 Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo utilizan, se siguen basando en los formatos


FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA CON LOS CLIENTES

20 La falta de comunicación con los clientes por parte de Gerencia ha producido que no

conozca al 100% la satisfacción de los mismos.

4.2. Recomendaciones.

1. Aplicar el análisis de este documento como una herramienta de apoyo que le ayudará a

desarrollar adecuadamente los procesos administrativos, que son el pilar de una empresa,

ya que involucra a todas las instancias de la organización.

2. Mantener la costumbre de estar al día con todos los permisos obligatorios que rigen a la

empresa, y continuar con su perspectiva establecida en el direccionamiento estratégico

3. Fortalecer el cumplimiento de valores por parte del personal, brindando charlas,

capacitaciones y fomentar el compañerismo desinteresado.

4. Continuar, actualizar y adquirir nuevos textos, para la biblioteca de la Faculta de Ciencias

Administrativas, para que siga brindando la facilidad de obtener información, para

sustentar las tesis de los egresados o estudiantes.

167

5. Fomentar la costumbre de leer los libros analizar la información y digitar resúmenes o

emitir criterios de lo leído, no copiar y pegar del internet. Continuar con el respaldo de la

información que integra el cuerpo de una tesis, tomando en cuenta las citas bibliográficas,

y la netgrafía.

6. Instruir al estudiante en clases sobre su carrera y realizar simulacros de auditorías

completas para poder aplicar esos conocimientos al momento de realizar la tesis.

7. Continuar manteniendo la información a disposición de quienes vayan a realizar auditorías,

no solo de recursos humanos, si no de todas las áreas, y tomar medidas de prevención y

cuidado de información en caso de traslados a otros lugares.

8. Diseñar las herramientas de trabajo de acuerdo a las normas establecidas o al criterio

personal de cada uno.

9. Realizar un informe concreto, claro, sobre los resultados generados en el presente trabajo.

En la evaluación para desarrollar la Auditoría de Gestión se pudo determinar las siguientes

recomendaciones:

ENEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL


10. Utilizar diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como

bolsas de empleo, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes

en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.

FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE PROTECTORES VIP


11. Realizar una valoración de las actitudes del personal que va ingresar a la empresa como

protector VIP.

12. Supervisar en comportamiento de los protectores VIP, ante los clientes, para que no surjan

inconvenientes.

168

FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS


13. Ordenar la realización de una inducción rápida, sobre las disposiciones del nuevo puesto de

trabajo, a los supervisores, para que no se presenten inconvenientes con el cliente.

14. Verificar las referencias laborales de todo el personal, no importa que tan urgente sea

cubrir el puesto, esto les brindara seguridad del personal que están contratando.

INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO


15. Incentivar al personal, para que revisen el Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que

derecho y obligaciones tienen, y las sanciones que pueden recibir en caso de incurrir en

alguna falta.

16. Realizar capacitaciones para el personal, en donde se vaya despejando todas las dudas con


INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES


17. Diseñar un manual de procedimientos, en donde se disponga la forma como deben

elaborarse los roles de pago, su diseño, el contenido, y la forma como deben ser impresos.

18. Realizar capacitaciones para el personal encargado de nómina, para que ponga en práctica

la utilización del sistema que posee la empresa y dejar de utilizar los formatos de Excel.

FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA CON LOS CLIENTES

Al Gerente General:

19. Mantener reuniones constantes con los clientes y así conocer la satisfacción del servicio,

como quejas y sugerencias o en su defecto felicitaciones por parte de los mismos.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO

MATRIZ DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN

AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS RECOMENDACIONES RESPONSABLE TIEMPO

GESTIÓN

INEXISTENCIA DE

METODOS DE

RECLUTAMIENTO

DE PERSONAL

PT-02; 1/2 Inspección

e Indagación

Proceso de Reclutamiento

Evaluación y

estudio del sistema

de control interno

Utilizar diversos medios para

solicitar personal; es necesario

verificar otras opciones como

bolsas de empleo, agencias de

colocación, así como revisar otras

bases de datos existentes en

internet y anuncios en medios de

comunicación masivos.

Al Jefe de

Recursos

Humanos:

3 MESES

FALTA DE

ESTRATEGIAS

PARA CUBRIR

PUESTOS DE

PROTECTORES VIP

PT-02;2/2 Inspección

e Indagación

Proceso de Reclutamiento

Evaluación y

estudio del sistema

de control interno

Realizar una valoración de las

actitudes del personal que va

ingresar a la empresa como

protector VIP. Al Jefe de

Recursos

Humanos:

3 MESES Supervisar en comportamiento de

los protectores VIP, ante los

clientes, para que no surjan

inconvenientes

FALTA DE

INDUCCION Y

VERIFICACION DE

REFERENCIAS

PT-03; 1/5 Inspección

e Indagación

proceso de selección, inducción y capacitación

Evaluación y

estudio del sistema

de control interno

Ordenar la realización de una

inducción rápida, sobre las

disposiciones del nuevo puesto de

trabajo, a los supervisores, para que

no se presenten inconvenientes con

el cliente. A la Asistente

de Recursos

Humanos:

3 MESES

Verificar las referencias laborales

de todo el personal, no importa que

tan urgente sea cubrir el puesto,

esto les brindara seguridad del

personal que están contratando.

170

AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS RECOMENDACIONES RESPONSABLE TIEMPO

GESTION

INCUMPLIMIENTO

DE REGLAMENTO

INTERNO

PT-04;1/3


proceso de selección, inducción y capacitación

Evaluación y estudio

del sistema de control

interno

Incentivar al personal, para que

revisen el Reglamento Interno de

Trabajo, y sepan que derecho y

obligaciones tienen, y las

sanciones que pueden recibir en

caso de incurrir en alguna falta.

Al Jefe de

Recursos

Humanos

3 MESES

Realizar capacitaciones para el

personal, en donde se vaya

despejando todas las dudas con


INEXISTENCIA DE

MANUAL DE

ELABORACION DE

ROLES

PT-05; 1/4


Proceso de gestión de nomina



interno

Diseñar un manual de

procedimientos, en donde se

disponga la forma como deben

elaborarse los roles de pago, su

diseño, el contenido, y la forma

como deben ser impresos. A la Contadora,

en calidad de

jefe financiero:

3 MESES Realizar capacitaciones para el

personal encargado de nómina,

para que ponga en práctica la

utilización del sistema que posee

la empresa y dejar de utilizar los

formatos de Excel.

FALTA DE

COMUNICACIÓN

CON LOS

CLIENTES

PT-06;1/3


Proceso de servicio que presta la empresa



interno, Realización de

investigaciones y

verificación de las

operaciones

administrativas del

personal de la empresa

Mantener reuniones constantes

con los clientes y así conocer la

satisfacción del servicio, como

quejas y sugerencias o en su

defecto felicitaciones por parte

de los mismos.

Al Gerente

General:

3 MESES

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ANEXOS

ANEXO A. Escritura de Constitución Segur limpia.

ANEXO B. Escritura de Constitución (Segdefensa)

ANEXO C. Actividades Complementarias

ANEXO D. Indicadores de gestión de Satisfacción de Clientes


PROCESO SATISFACCIÓN AL CLIENTE

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

La encuesta aplicada a una muestra tomada de 5 clientes arrojo como resultados lo siguiente:

Comentario de Auditoria: El análisis realizado arrojo como resultado que los clientes de

SEGEFENSA CIA LTDA tienen como satisfacción del servicio prestado por el personal de la

empresa en un 74%.

185

INDICADORES DE GESTIÓN

Condición

Indicador Aplicado

Datos

Resultado

Satisfacción al Cliente

Clientes que presentan

satisfacción en el servicio

3

60% de

satisfacción Total clientes encuestados 5

Satisfacción General

Puntaje alcanzado

74

74% de

satisfacción

Puntaje máximo 100

Satisfacción de atributos

Puntaje alcanzado

184

73,60 % de

satisfacción Puntaje máximo 250

Valoración del Servicio

Puntaje alcanzado

252

84 % de

valoración Puntaje máximo 300

Recomendaciones y Sugerencias

Puntaje alcanzado

82

82 % de atención

a recomendaciones

y sugerencias. Puntaje máximo 100

Nota de Auditoria: Dentro del análisis de auditoria se determinó que existe una satisfacción de

servicio de la empresa alcanzado en un 74%, se pudo evidenciar que las recomendaciones y

sugerencias presentadas por los clientes han sido atendidas en un 82%.

ANEXO E. Registro Único del Contribuyente

ANEXO F. Indicadores de gestión Terminación de contratos.

No Indicador Formula Objeto Valor Recomendación

1 Salida de

Personal

SP =

Salidas Periodo

2013 Medir el

porcentaje de

personal que

salieron de la

empresa en

periodo de

prueba

47,92%

El 48 % del personal

abandono la empresa, Es

importante y necesario

brindar al trabajador un

ambiente agradable, la

mayoría sale por

renuncias voluntarias.

Total trabajadores

SP = 92

192

ANEXO G. Indicadores de Gestión de cumplimiento Proceso de Gestión nómina.

Condición

FORMULA

Datos

Resultado

Cumplimiento con la entrega del

Rol de pagos a empleados

Personal que recibió y firmo

su Rol de conformidad

192

100% de cumplimiento Total personal que laboro en

la empresa durante el año

2013

192

Respaldos autorizados y

firmados por la máxima

autoridad

Roles que no presentan en su

totalidad documentos de

respaldo y autorización

192

100% se encuentran

debidamente respaldados Total personal que laboro en

la empresa durante el año

2013

192

Nota de Auditoria: Dentro del análisis de auditoria y la verificación de que la elaboración de

Nomina, se encuentre debidamente respaldada con respecto a los ingresos y descuentos a

empleados así como firmar de aprobación y autorización se determinó que el 100% mantienen

rubros cancelados con autorizaciones por escrito.

ANEXO H. Muestra de Contratos Debidamente legalizados

ANEXO I. Consolidado A portes IESS 2013

ANEXO J. Flujograma de firma de Roles

ANEXO K. Indicadores de gestión proceso selección, inducción y contratación del personal

Condición

Indicador Aplicado

Datos

Resultado

Cumplimiento

Personal seleccionado y que cumplió con

el proceso de selección, inducción y

contratación del personal durante el año

2013

40

100% de cumplimiento

Total personal seleccionado, inducido y

contratado durante el año 2013

40

Legalización de

contratos ante el

MRL

Ingreso Oportuno del personal ante el

MRL

5 100% de cumplimiento

oportuno

Total de muestra tomada para la revisión 5

Ingreso de avisos

de entrada al

IESS

Ingreso Oportuno del personal ante el

IESS

5 100% de cumplimiento

oportuno

Total de muestra tomada para la revisión 5

ANEXO L. Roles de Pago como evidencia

ANEXO M. Inducción Administrativa y técnica.

ANEXO N. Evaluación del período de Prueba

ANEXO O. Requerimiento de Personal

ANEXO P. Encuesta de Satisfacción de Clientes

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