UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · De manera especial mi profundo...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DE PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP 2014 AUTOR: MAURICIO FERNANDO SUÁREZ ESPINOZA [email protected] INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO DIRECTOR. MCS. ANA LUCIA TULCÁN PASTAS [email protected] QUITO, DM. JULIO, 2015
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DE PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP 2014
AUTOR:
MAURICIO FERNANDO SUÁREZ ESPINOZA
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR.
MCS. ANA LUCIA TULCÁN PASTAS
QUITO, DM. JULIO, 2015
i
Suárez Espinoza, Mauricio Fernando (2015). Sistema de
Control y Administración de Activos Fijos de Propiedad de la
Compañía Scolasticomp 2014. Trabajo de investigación para
optar por el grado de Ingeniero en contabilidad y auditoría
CPA, Facultad de Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 193 p.
ii
DEDICATORIA
A DIOS por ser mi guía, fuente de inspiración, por darme la fortaleza y la sabiduría para poder
alcanzar esta meta.
Con mucho cariño especialmente a mis padres que me dieron la vida y han sido un apoyo
incondicional en todo momento de mi vida, a mis hermanos, a mis amigos y a todos quienes de una
u otra manera han contribuido a mi formación profesional gracias a ellos por creer en mí y ahora
tengo una carrera profesional para mi futuro.
iii
AGRADECIMIENTOS
Le agradezco a Dios por haberme acompañado y guiado a lo largo de mi carrera, por ser mi
fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarme una vida llena de aprendizajes,
experiencias y sobre todo felicidad.
A mis padres, por enseñarme el valor de la vida, y nunca darme por vencido gracias por sus
consejos, su esfuerzo, apoyo y gracias por su amor incondicional.
A todos los docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas, de la Universidad Central del
Ecuador, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, modalidad presencial, por sus valiosos
conocimientos impartidos en mi formación profesional.
De manera especial mi profundo agradecimiento a la Mcs. Ana Lucia Tulcán Pastas, Directora
de Tesis, por su orientación y dedicación para culminar con el presente trabajo investigativo.
Mi reconocimiento para todos los Directivos y trabajadores, en especial al Ing. Sergio Laita
Gerente General de la Compañía SCOLASTICOMP CIA. LTDA., por brindarme las facilidades
necesarias para realizar la presente tesis.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, SUAREZ ESPINOZA MAURICIO FERNANDO, en calidad de autor del trabajo de
investigación o Tesis realizada sobre “SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS APLICADOS A LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP, 2014”, autorizo hacer
uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19 y
demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 21 de julio de 2015
SUAREZ ESPINOZA MAURICIO FERNANDO
CC.: 1723542666
v
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señor
SUAREZ ESPINOZA MAURICIO FERNANDO, para optar el título profesional cuyo tema es:
SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS APLICADOS A LA
COMPAÑÍA SCOLASTICOMP, 2014., la misma que reúne los requerimientos, y los méritos
suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 02 días del mes de Julio de 2015.
Msc. ANA LUCIA TULCÁN PASTAS
C.I. 0401371083
vi
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTOS .................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓNEZ ........................................................................................................................ iv
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................... xiiiv
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ...................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ....................................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................................ 2
1.1. RESEÑA HISTÓRICA........................................................................................................ 2
1.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .................................................................................... 3
1.2.1. NIVELES JERÁRQUICOS ................................................................................................. 4
1.2.2. ORGANIGRAMA DIRECCIÓN FINANCIERA ............................................................... 5
1.3. BASE LEGAL ..................................................................................................................... 6
1.3.1. NORMATIVA INTERNA .................................................................................................. 7
1.3.1.1. REGLAMENTO INTERNO ............................................................................................... 7
1.3.2. NORMATIVA EXTERNA ................................................................................................. 7
1.3.2.1. CONSTITUCIÓN DEL ECUADOR ................................................................................... 7
1.3.2.2. MINISTERIO DE EDUCACIÓN. ...................................................................................... 8
1.3.2.3. LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN INTERCULTURAL ............................................... 8
1.3.2.4. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS ....................................................................... 8
1.3.2.5. MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES .............................................................. 9
1.3.2.6. INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL (IESS) ................................. 9
1.3.2.7. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (SRI)...................................................................... 9
1.4. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 9
1.5. MISIÓN ............................................................................................................................. 10
1.6. VISIÓN .............................................................................................................................. 10
1.7. POLÍTICAS ....................................................................................................................... 11
CAPITULO II ................................................................................................................................... 12
2. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 12
2.1. ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................ 12
2.1.1. IMPORTANCIA ................................................................................................................ 12
2.1.2. PROCESO ADMINISTRATIVO ...................................................................................... 12
2.2. SISTEMAS ........................................................................................................................ 14
viii
2.2.1. SISTEMA ADMINISTRATIVO ....................................................................................... 15
2.3. MANUALES ADMINISTRATIVOS ............................................................................... 16
2.3.1. IMPORTANCIA ................................................................................................................ 17
2.3.2. VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS ........................................... 17
2.4. PROCESOS ....................................................................................................................... 18
2.5. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 18
2.5.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................ 19
2.5.1.1. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 19
2.5.1.2. IMPORTANCIA ................................................................................................................ 19
2.5.1.3. FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS .................................................................... 20
2.6. CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 21
2.6.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ....................................................................... 22
2.6.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO................................................................. 22
2.6.3. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO..................................................................... 22
2.6.3.1. EVALUACIÓN DEL RIESGO ......................................................................................... 23
2.6.3.2. ACTIVIDADES DE CONTROL ...................................................................................... 24
2.6.3.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ................................................ 24
2.6.3.4. SUPERVISIÓN ................................................................................................................. 25
2.7. ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................... 25
2.7.1. CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS ................................................................. 25
2.7.2. ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIÓN ...................................................................... 26
2.7.3. ACTIVOS NO DEPRECIABLES ..................................................................................... 26
2.7.4. TIPOS DE DEPRECIACIÓN ............................................................................................ 26
2.7.5. BIENES EN COMODATO ............................................................................................... 27
2.7.6. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIIF) ............ 27
2.7.6.1. NIIF APLICADAS AL ACTIVO FIJO ............................................................................. 28
2.7.7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................... 31
2.7.8. TOMA FÍSICA .................................................................................................................. 31
2.7.9. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ..................................................................................... 32
2.7.10. BAJA DE ACTIVOS FIJOS.............................................................................................. 32
CAPITULO III .................................................................................................................................. 33
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL .................................................................................... 33
3.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO .................................................................. 33
3.1.1. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ................................................................. 33
3.1.1.1. ENTREVISTA ................................................................................................................... 40
3.1.1.2. DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO ................................................................. 44
3.1.1.3. FODA ................................................................................................................................ 45
ix
3.2. ANÁLISIS EXTERNO...................................................................................................... 48
3.2.1. INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS ....................................................................... 48
3.2.1.1. FACTORES ECONÓMICOS............................................................................................ 48
3.2.1.2. FACTOR POLÍTICO ........................................................................................................ 51
3.2.1.3. FACTOR SOCIAL ............................................................................................................ 53
3.2.1.4. FACTOR TECNOLÓGICO .............................................................................................. 56
3.2.1.5. FACTOR AMBIENTAL ................................................................................................... 57
3.2.2. INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS ......................................................................... 58
3.2.2.1. PROVEEDORES ............................................................................................................... 58
3.2.2.2. COMPETIDORES ............................................................................................................. 63
3.2.2.3. CLIENTES ........................................................................................................................ 65
CAPITULO IV .................................................................................................................................. 66
4. PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS ................................................................................................................................. 66
4.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 66
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................ 66
4.3. ALCANCE ........................................................................................................................ 66
4.4. COMPONENTES .............................................................................................................. 67
4.5. SISTEMA DE CODIFICACIÓN ...................................................................................... 67
4.5.1. ELEMENTOS DE CODIFICACIÓN ................................................................................ 67
4.6. TOMA DE INVENTARIOS ............................................................................................. 69
4.7. RESPONSABLES DE LA CUSTODIA ........................................................................... 73
4.8. MANTENIMIENTO DE LOS BIENES ............................................................................ 75
4.8.1. FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE BIENES .................................................. 77
4.9. DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES ................................................................................ 78
4.10. BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO ................................................................ 81
4.11. BIENES DE LARGA DURACIÓN .................................................................................. 82
4.12. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 83
4.12.1. ADQUISICIONES ............................................................................................................ 84
4.12.1.1. PROCESO DE ADQUISICIONES ................................................................................... 84
4.12.1.2. FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN DE BIENES .......................................................... 86
4.12.2. INGRESOS DE BIENES................................................................................................... 87
4.12.2.1. NARRATIVA DEL PROCESO DE INGRESOS DE BIENES ........................................ 87
4.12.2.2. FLUJOGRAMA DE INGRESOS DE BIENES. ............................................................... 88
4.12.2.3. INGRESOS DE ACTIVOS POR DONACIÓN ................................................................ 89
4.12.2.4. CONTABILIZACIÓN DE DONACIONES RECIBIDAS................................................ 89
4.12.2.5. PROCESO DE DONACIONES RECIBIDAS .................................................................. 89
x
4.12.2.6. FLUJOGRAMA DE DONACIONES ............................................................................... 91
4.12.3. UBICACIÓN DE LOS BIENES ....................................................................................... 94
4.12.4. MOVIMIENTOS DE BIENES .......................................................................................... 94
4.12.4.1. TRASPASO TEMPORAL ................................................................................................ 94
4.12.4.2. TRASPASO DEFINITIVO ............................................................................................... 95
4.12.5. VENTA DE ACTIVOS FIJOS .......................................................................................... 95
4.12.5.1. PROCESO DE VENTA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................. 95
4.12.5.2. CONTABILIZACIÓN VENTA DE ACTIVOS FIJOS ................................................... 97
4.12.5.3. FLUJOGRAMA DE VENTAS DE ACTIVOS ................................................................. 98
4.12.6. EGRESOS DE BIENES .................................................................................................... 99
4.12.6.1. EGRESOS POR DONACIONES ...................................................................................... 99
4.12.6.2. CONTABILIZACIÓN DE DONACIONES ENTREGADAS ........................................ 100
4.12.6.3. FLUJOGRAMA DE DONACIONES REALIZADAS .................................................. 101
4.12.6.4. REPOSICIONES ............................................................................................................. 102
4.12.6.4.1. PROCESO DE REPOSICIONES ........................................................................... 102
4.12.6.4.2. FLUJO DE REPOSICIONES ................................................................................. 103
4.12.6.5. BIENES ENTREGADOS EN COMODATO ................................................................. 104
4.12.6.5.1. PROCEDIMIENTOS DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO ............... 104
4.12.6.5.2. FLUJOGRAMA DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO ....................... 105
4.13. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................. 106
4.13.1. POLÍTICAS GENERALES ............................................................................................. 109
4.13.1.1. POLÍTICAS DE INVENTARIOS ................................................................................... 111
4.13.1.1.1. Inventario Inicial ..................................................................................................... 112
4.13.1.1.2. Inventario por desvinculación del responsable........................................................ 113
4.13.1.2. NOVEDADES DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................. 113
4.13.1.2.1. Reporte de activos construidos ................................................................................ 114
4.13.1.2.2. Traslado activos por cambio de ubicación y / o centro de costo ............................. 114
4.13.1.2.3. Reporte por pérdida, hurto o robo de Activos ......................................................... 114
4.13.1.2.4. Reintegro de Activos ............................................................................................... 114
4.13.1.2.5. Reutilización de Activos Fijos ................................................................................ 114
4.13.1.3. RESPONSABILIDADES ................................................................................................ 115
4.13.1.3.1. Responsabilidades Generales .................................................................................. 115
4.13.1.3.2. Responsabilidades específicas ................................................................................. 116
4.13.1.3.3. Asignación de responsabilidad en casos especiales. ............................................... 118
4.13.1.4. ACTIVOS FIJOS DESTINADOS PARA PRÉSTAMO A ESTUDIANTES,
PROFESORES Y/O EMPLEADOS ................................................................................ 119
CAPITULO V ................................................................................................................................. 120
xi
5. APLICACIÓN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO OLYMPO .............................. 120
5.1. DESCRIPCIÓN GENERAL............................................................................................ 120
5.1.1. MÓDULOS ...................................................................................................................... 120
5.1.1.1. MÓDULO ACTIVO FIJO ............................................................................................... 121
5.1.1.1.1. INICIALIZACIONES ..................................................................................................... 122
5.1.1.1.1.1. PARÁMETROS ...................................................................................................... 123
5.1.1.1.1.2. CARACTERÍSTICAS ............................................................................................ 131
5.1.1.1.1.3. CUSTODIOS .......................................................................................................... 136
5.1.1.1.1.4. UBICACIÓN FÍSICA ............................................................................................. 138
5.1.1.1.1.5. BIENES LARGA DURACIÓN .............................................................................. 140
5.1.1.1.1.6. TABLA DE DEPRECIACIÓN ............................................................................... 144
5.1.1.1.1.7. CARGA INICIAL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN ................................... 144
5.1.1.1.1.8. BIENES SUJETOS A CONTROL.......................................................................... 149
5.1.1.1.1.9. CARGA INICIAL BIENES SUJETOS A CONTROL ........................................... 153
5.1.1.1.2. TRANSACCIONES ........................................................................................................ 154
5.1.1.1.2.1. INGRESOS ............................................................................................................. 154
5.1.1.1.2.2. TRASPASOS .......................................................................................................... 159
5.1.1.1.2.3. REAVALÚOS ......................................................................................................... 161
5.1.1.1.2.4. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN ................................................................. 162
5.1.1.2. PROCESOS ..................................................................................................................... 164
5.1.1.2.1. BIENES DE LARGA DURACIÓN ................................................................................ 165
5.1.1.2.2. DEPRECIACIONES ....................................................................................................... 166
5.1.1.2.3. CONTROL CONTABLE ................................................................................................ 166
5.1.1.3. REPORTES ..................................................................................................................... 168
5.1.1.3.1. BIENES DE LARGA DURACIÓN ................................................................................ 169
5.1.1.3.2. BIENES SUJETOS A CONTROL .................................................................................. 169
5.1.1.3.3. VARIOS .......................................................................................................................... 169
5.1.1.3.4. ACTA ENTREGA – RECEPCIÓN ................................................................................. 170
CAPITULO VI ................................................................................................................................ 171
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 171
6.1. CONCLUSIONES: .......................................................................................................... 171
6.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 172
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 173
xii
LISTA DE TABLAS
TABLA 3. 1 PROVEEDORES DEL EXTRANJERO .................................................................... 59
TABLA 3. 2 PROVEEDORES LOCALES ..................................................................................... 60
TABLA 3. 3 PRINCIPALES COMPETIDORES COMPAÑÍA SCOLASTICOMP ...................... 64
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1. Estructura Organizativa Compañía SCOLASTICOMP .................................................... 3
Figura 1.2. Organigrama Dirección Financiera ................................................................................... 5
Figura 2.1. Flujogramas de Procedimientos ...................................................................................... 21
Figura 2.2. Registro de la Depreciación ............................................................................................ 27
Figura 3.1. Evolución del PIB ........................................................................................................... 49
Figura 3.2. Tasa de desempleo .......................................................................................................... 50
Figura 3.3. Evolución de la inflación ................................................................................................ 50
Figura 3.4. Inflación en América Central .......................................................................................... 51
Figura 3.5. Evolución de la pobreza .................................................................................................. 54
Figura 3.6. Desempleo por genero .................................................................................................... 54
Figura 3.7. Entrada y salida ecuatorianos y extranjeros .................................................................... 56
Figura 3.8. Residuos recolectados y clasificados .............................................................................. 57
Figura 3.9. Rivalidad entre competidores ......................................................................................... 63
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
“SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DE
PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP, 2014”
Con la presente Tesis se ha propuesto regular la administración y control de los activos fijos. Para
lo que se evaluó los procesos actuales que tienen la compañía con relación a los activos fijos.
En la compañía se pudieron observar problemas con el control interno donde se identifica que no
existe una correcta aplicación del sistema de control interno de los activos fijos que permita
optimizar la administración de los activos fijos, custodia, uso, vida útil, registros, mantenimiento,
responsabilidades y control de los mismos.
Con los problemas encontrados bajo el diagnostico se presentara la propuesta para el adecuado del
control y administración de los activos fijos utilizando métodos y técnicas bajo la normativa
vigente con la finalidad de mantener un manejo eficiente de bienes muebles e inmuebles que posee
la compañía SCOLASTICOMP.
Con esta propuesta se busca ayudar a la compañía a optimizar recursos relacionados con cada uno
procesos concernientes a los activos fijos, permitiéndole el cumplimiento de metas y la correcta
toma de decisiones.
PALABRAS CLAVES
Activo fijo
Depreciación
Vida útil
Custodio
Registros
Actas entrega recepción
xv
ABSTRACT
SYSTEM CONTROL AND MANAGEMENT OF FIXED ASSETS OWNED BY THE
COMPANY "SCOLASTICOMP" IN 2014
With this thesis, regulating the management and control of fixed assets has been proposed. To
this end, current processes with the company in relation to fixed assets were evaluated.
The company could see problems with internal control where it is identified that there is a
correct application of the system of internal control over fixed assets to optimize the
management of fixed assets, custody, use, shelf life, records, maintenance, and responsibilities
of control.
With the problems encountered under the proposed diagnosis, a proposal for proper control and
management of fixed assets using methods and techniques under current regulations in order to
maintain an efficient management of movable and immovable property owned by the company
SCOLASTICOMP will take place.
This proposal seeks to help the company streamline processes related to each concerning fixed
assets, and allow the achievement of goals and resources to make the right decisions.
KEYWORDS
Fixed Assets
Depreciation
Useful Life
Custodian
Records
Minutes Delivery Receipt
1
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo se muestra el correcto manejo del Control y Administración de Activos
Fijos, como una herramienta fundamental de Control que se ejerce a través del desarrollo de un
sistema integrado que permita a los responsables de la gestión, verificar y evaluar
permanentemente, cómo se desarrolla en los procesos de un Ente, proponiendo correctivos que
conlleven al cumplimiento de procedimientos encaminados a una mejora y optimización de
recursos.
Con este propósito y con el fin de servir de apoyo al cumplimiento y fortalecimiento del Control
Interno en SCOLASTICOMP CIA. LTDA., y por la necesidad de tener un sistema que regule
el manejo administrativo de los activos fijos y su tratamiento contable actualizado y adecuado a
las necesidades de la empresa, puesto que los procedimientos administrativos de Activos Fijos
La tesis se ha desarrollado en los siguientes capítulos:
Capítulo I. Detalla sobre sus Antecedentes, Base Legal, Objetivos de la Empresa, Reseña
Histórica y sus organigramas: estructural, funcional y de personal, Direccionamiento
Estratégico.
Capítulo II: Se muestra el Marco Teórico del control y administración de activos fijos; para
ello proporcionamos definiciones de los elementos involucrados para el desarrollo de la
propuesta.
Capítulo III: Se realiza la aplicación práctica del Análisis Situacional y su diagnóstico, con la
finalidad de tener un conocimiento general del manejo de activos fijos.
Evaluación del Control Interno
Medición de Riesgos y Hallazgos de Auditoría.
Comunicación de Resultados
Capítulo IV: Propuesta de lineamientos que permita el manejo adecuado del control y
administración de los activos fijos utilizando métodos y técnicas bajo la normativa vigente con
la finalidad de mantener un manejo eficiente de bienes muebles e inmuebles que posee la
compañía SCOLASTICOMP
Capítulo V: Aplicación al sistema contable financiero OLYMPO, módulo de activos fijos.
Capítulo VI: Conclusiones y recomendaciones.
2
CAPITULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
La Compañía Scolasticomp fue creada jurídicamente en el año 2004, su actividad económica
es ofrecer a la comunidad una educación avanzada, de calidad, enfocada en apoyar la
formación integral de los jóvenes, combinando los aspectos académicos con una adecuada
formación en valores y que prepare para abordar con éxito los desafíos actuales de un mundo
globalizado, integrando en el esquema académico y curricular modelos de prestigio y
reconocimiento mundial. El nombre comercial de la compañía es UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR COLEGIO TERRANOVA.
Para cumplir este último objetivo, en el año 2007 la compañía se convirtió solicitante de las
certificaciones de los tres programas de la Organización del Bachillerato Internacional
(O.B.I.), preparándose en todos los aspectos requeridos para obtener estas acreditaciones.
Conformo un equipo humano de alta calidad, profesionalismo y compromiso, que ha venido
cursando un programa intensivo de capacitación en las metodologías del I.B., con seminarios
y talleres internacionales en Argentina, Chile, Perú, México, complementados con seminarios
y talleres especiales dictados por especialistas certificados de la O.B.I.
Como resultado de esta gestión, el 25 de agosto de 2009 obtuvo la certificación del Programa
de Escuela Primaria (PEP); el 18 de mayo de 2010 la del Programa de los Años Intermedios
(PAI) y el 18 de junio de 2010 la del Programa del Diploma (PD), convirtiéndose de esta
manera en el primer y único colegio en el Ecuador que está certificado y autorizado a ofrecer
los tres programa del IB.
La compañía ha venido cumpliendo con sus objetivos y siguen abordando el gran desafío que
representa el entregar a la Comunidad Terranova los servicios educativos de avanzada y
calidad que compromete desde nuestro inicio como Institución Educativa, enfocados en la
visión y misión que guían en el quehacer diario, permitiendo ofrecer una alternativa de
educación con estándares internacionales, pero a la vez comprometida con la nación, nuestra
sociedad, nuestra comunidad y el medio ambiente.
De acuerdo a esta información la institución cuenta con un alto estándar académico que
garantiza una educación integral para sociedad en general. (Colegio Terranova, 2010)
La compañía Scolasticomp de acuerdo a su historia fue creada por un grupo de visionarios de gran
nivel para garantizar un alto estándar académico que garantiza una educación integral ya que es
reconocida por contar con una certificación de Bachillerato Internacional en los tres programas
como son: el PEP (Programa de Escuela Primaria) ayuda a los estudiantes ser activos mediante la
adaptación de una actitud para el aprendizaje, respeto y participación. PAI (Programa de los Años
Intermedios) fortalece a los alumnos a establecer conexiones prácticas entre la educación recibida
con el mundo real que busca la inclusión de los alumnos de acuerdo a sus intereses y aptitudes
académicas. PD (Programa de diploma) Su objetivo es formar alumnos que logren un buen
desarrollo de conocimientos, al tiempo que progresen en lo intelectual, emocional y éticamente. Lo
que va dirigido hacia los estudiantes con los que cuenta la compañía como colegio Terranova.
3
1.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Figura 1.1. Estructura Organizativa Compañía SCOLASTICOMP
JUNTA GENERAL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECCIÓN GENERAL
Director Pre-Escolar
Dirigentes / Profesores
DCE (Departamento Consejería Estudiantil)
Director Primaria
Dirigentes / Profesores
DCE (Departamento Consejería Estudiantil)
Director Secundaria
Dirigentes / Profesores
DCE (Departamento Consejería Estudiantil)
Director Académico
Jefe Dept. DCE (Departamento
Consejería Estudiantil)
Jefes Dept.
Coordinadores MYP / PYP / DP
Profesores
GERENCIA ADMINISTRATIVA -
FINANCIERA
Secretaría General
Coordinador de Serv. Externos /
Internos
Contabilidad / Auditoría
Coordinador Admisiones
Jefe de Tecnología / Recursos
4
1.2.1. NIVELES JERÁRQUICOS
Nivel Directivo.- Se encuentra compuesto por la Junta General de Accionistas, como el máximo
organismo rector, que tiene como funciones la toma de decisiones, a las cuales se rigen todos los
niveles de la compañía.
Nivel Ejecutivo.- Esta conformado por la presidencia entre sus funciones tiene el manejo de la
compañía, el cual hace cumplir las disposiciones tomadas por la junta de accionistas. También es el
encargado de controlar a todos los niveles que se encuentran por debajo del organigrama, con el
objeto de hacer cumplir sus respectivas actividades.
Nivel Asesor.- Es el encargado de brindar asesoría a todos los organismos de la compañía, según
las necesidades que tenga la misma y en los respectivos campos que se los necesite.
Nivel Auxiliar.- Son aquellas que tienen relación directa con el nivel ejecutivo, que tiene entre sus
actividades complementar las tareas del nivel ejecutivo, están conformado por la gerencia
administrativa-financiera y la dirección general académica.
Nivel Operativo.- Esta conformado por todos los directores y sus respectivos sub-departamentos,
es decir los lugares donde se brinda el servicio de educación, así como también aquellos que son
regidos por la Gerencia Administrativa Financiera.
5
1.2.2. ORGANIGRAMA DIRECCIÓN FINANCIERA
Figura 1.2. Organigrama Dirección Financiera
Gerencia Administrativa - Financiera
Contabilidad Y Auditoría
Colecturía
Auxiliar de Contabilidad
Auditoría InternaCompras
Secretaria
6
La gerencia Administrativa Financiera es aquella que se encuentra encargada del manejo de los
movimientos financieros de la compañía y de la información de la misma, estos son reportados a
los niveles correspondientes según sea la pertinencia.
La secretaria financiera tiene entre sus responsabilidades recibir y entregar la documentación
necesaria de los respectivos departamentos y secciones que componen la compañía con la finalidad
de poder desarrollar las actividades correspondientes.
Contabilidad y Auditoría tiene como su principal función desarrollar la revisión de las actividades
que se desarrollan en las sub áreas que son las que generan la información necesaria para realizar
los respectivos informes para los niveles Directivo, Ejecutivo y Auxiliar.
Las Sub Áreas de Colecturía tiene como finalidad desarrollar las actividades como cobros por la
venta de los servicios de educación, ingresos que serán depositados en la Cuenta Bancos que
maneja la compañía. Auxiliar de Contabilidad su función es realizar pagos y el ingreso de la
respectiva información al sistema contable con la finalidad de justificar la legalización de los
comprobantes de egreso respaldado de su respectiva documentación fuente. Auditoria Interna es la
encargada de la revisión de la misma información generada respectivamente, para ser Traslada al
Nivel superior y generar los respectivos reportes.
Compras su responsabilidad es regular las adquisiciones de la compañía con los proveedores de
activos fijos o los materiales que sean necesarios para el desarrollo de las actividades.
1.3. BASE LEGAL
La base de legal de la compañía está conformada por normativas y reglamentos de tipo externos e
internos quienes son las que disponen y regulan el comportamiento de la compañía.
Los organismos de Control son aquellos que tienen bajo su jurisdicción a la compañía y que se
encargan de verificar que se cumpla con lo dispuesto en el marco legal, regulada por los siguientes
organismos: Ministerio de Educación, Superintendencia de Compañías, SRI, IESS.
7
1.3.1. NORMATIVA INTERNA
1.3.1.1. REGLAMENTO INTERNO
El Consejo Directivo del Colegio Particular “TERRANOVA”, por mandato de la Compañía
SCOLASTICOMP Cía. Ltda., por lo dispuesto en la Ley Orgánica de Educación y su Reglamento
General, en cumplimiento de sus responsabilidades decide regirse por el presente Reglamento
Interno, a fin de cumplir con los fines y objetivos propuestos por la Compañía y los que persigue el
Colegio Terranova.
El Colegio Particular Terranova tiene su domicilio en la Parroquia Cumbayá, calle Rieles 507 y
Av. Simón Bolívar, en la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha. Es una Institución de derecho
privado y particular.
El representante legal es el señor Ernesto Naranjo Torres, en su calidad de Presidente de la
Compañía Scolasticomp Cía. Ltda.
Lo que caracteriza al Colegio Particular Terranova, se resumen en:
Ser una institución líder en calidad educativa con el fin formar personas con integridad moral y
pensamiento crítico en un ambiente de estímulo y alegría, con destrezas comunicativas, deportivas
y artísticas; responsables de su entorno social y natural, capaces de transferir a la práctica sus
conocimientos e interactuar con la realidad para transformarla.
Todo lo mencionado se desarrolla con el compromiso de un equipo profesional: altamente
calificado, tanto en su formación técnica como en su calidad humana; estable; satisfecho y,
motivado.
1.3.2. NORMATIVA EXTERNA
1.3.2.1. CONSTITUCIÓN DEL ECUADOR
La constitución es la encargada de organizar a un pueblo, cuya voluntad es el fundamento de la
autoridad, y se ejerce a través de los órganos del poder público y de las formas de participación
directa previstas en la Constitución. (Constitucion del Ecuador, 2008)
8
La constitución es el máximo ente regulador la cual tiene entre sus facultades organizar al pueblo
mediante la autoridad mediante los organismos del sector público.
1.3.2.2. MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
Busca garantizar el acceso y calidad de la educación inicial, básica y bachillerato a los y las
habitantes del territorio nacional, mediante la formación integral e inclusiva de niños, niñas,
jóvenes y adultos, tomando en cuenta la diversidad de la sociedad ecuatoriana. (Ministerio de
Educación, 2015)
El ministerio de Educación tiene como función verificar que se cumpla con la normativa educativa
vigente la cual se encarga de regular el funcionamiento de las instituciones educativas del país, así
como el cumplimiento de los derechos a la educación digna para todos los ecuatorianos.
1.3.2.3. LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN INTERCULTURAL
Esta ley tiene la finalidad de garantizar, desarrollar y profundizar los derechos y obligaciones en el
ámbito educativo, con el hecho de que posibiliten el aprendizaje, generación y utilización de los
conocimientos, las técnicas, los saberes, las artes y cultura. (Suplemento No. 754 del Registro
Oficial, 2012)
La presente ley busca cumplir obligaciones y hacer respetar los derechos a la educación de las
personas orientadas al desarrollo de nuevos conocimientos dentro del marco del buen vivir.
1.3.2.4. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley. (Superintendencia de Compañías, 2015)
La Superintendencia es un organismo que controla y se encarga de vigilar las operaciones de las
compañías que registran actividad empresarial, con el fin de contribuir al desarrollo en el país.
9
1.3.2.5. MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES
El Ministerio De Relaciones Laborales ejerce la rectoría de las políticas laborales para fomentar la
vinculación entre oferta y demanda laboral. Además que protege los derechos fundamentales de los
trabajadores. (Ministerio de Relaciones Laborales, 2015)
El Ministerio de Trabajo es el ente que se regula el acatamiento de las normas en el ámbito laboral
tanto para hacer cumplir los derechos de los trabajadores, así como las obligaciones que tienen los
mismos con las instituciones a la que prestan sus servicios.
1.3.2.6. INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL (IESS)
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se
fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que
forma parte del sistema nacional de Seguridad Social. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,
2015)
IESS es una institución gubernamental que tiene como finalidad proveer prestaciones económicas y
de salud para satisfacer necesidades básicas de los ecuatorianos y por ende un buen vivir.
1.3.2.7. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (SRI)
Servicio de Rentas Internas (SRI) es una entidad que tiene la responsabilidad de recaudar los
tributos internos que la Ley establece, para poder consolidar en el Ecuador la cultura tributaria por
parte de los contribuyentes sin excepción. (Servicio de Rentas Internas, 2010)
El SRI tiene como principal función la de recaudar y administrar impuestos de los contribuyentes
establecidos por la ley, además que se encarga de difundir y educar a los contribuyentes sobre las
obligaciones tributarias y si estas no fueren cumplidas aplicar las sanciones.
1.4. OBJETIVOS
Obtener beneficio económico a través de la prestación de un servicio de educación de
calidad que ayude a los estudiantes a enfrentar los retos de la vida cotidiana.
10
Desarrollar las habilidades intelectuales, personales, emocionales y sociales que los
alumnos necesitan para vivir, aprender y trabajar en un mundo cada vez más globalizado.
(Bachillerato Internacional, 2015)
Ayudar a los alumnos a desarrollar las habilidades, los conocimientos y las actitudes que
necesitan para destacarse no solo en sus estudios, sino también en su crecimiento personal.
(Bachillerato Internacional, 2015)
Interactuar entre culturas, que sean capaces de comunicarse en una comunidad bilingüe o
trilingüe y, que tengan los conocimientos tecnológicos para dar soluciones a problemas que
cuestionan el balance entre lo moral y lo ético; así como los avances económicos y
científicos. (Luis Hernandez, 2013)
Los Objetivos que busca la compañía Scolasticomp como colegio es lograr que los alumnos
desarrollen la capacidad de crear nuevos conocimientos para enfrentar las necesidades diarias de la
sociedad y adaptada a cada tipo de cultura con el fin de lograr crecimiento personal en el alumnado.
Así como la obtención de obtener lucro de mediante la prestación de un excelente servicio de
educación.
1.5. MISIÓN
“Ser una institución educativa de trabajo en equipo y proactivo, donde se valoran las diferencias
personales, la diversidad cultural y donde las responsabilidades con la nación y el mundo son
inculcadas y asumidas.
Enseñamos para alcanzar la excelencia y lograr la comunicación, el respeto y el entendimiento
intercultural.” (Colegio Terranova, 2004).
La compañía busca tener un equipo de trabajo de calidad en el que fomente valores como el respeto
y la responsabilidad por hacer de la educación una gran fuente de perfección entre las diversas
culturas de nuestra sociedad.
1.6. VISIÓN
“Ser una comunidad educativa bilingüe de líderes íntegros, motivadores, capaces de generar
cambios para el futuro y enfrentar las exigencias del mundo con positivismo, decisión y autonomía
para su beneficio y el de los demás.” (Colegio Terranova, 2004).
11
Como dentro de la visión comprende en formar personas bilingües capaces de crear la satisfacción
de sus propias necesidades de acuerdo a la gran evolución y rapidez que existe en el mundo.
1.7. POLÍTICAS
Contribuir al desarrollo de la educación de calidad mediante la formación integra de los niños
y jóvenes nuestra sociedad.
Ayudar al proceso de actualización de conocimientos de los docentes para que brinden una
educación oportuna y adecuada.
Comprometer a cada uno de los trabajadores y estudiantes que conforman la comunidad
Terranova para estimular el desarrollo y la innovación nuevos de conocimientos adaptados a la
misión, visión y objetivos de la compañía.
Desarrollar nuevos métodos de aprendizaje y estrategias que se orienten a misión del Estado
Ecuatoriano en lo que se basa a la educación integral.
Adaptar métodos de valuación de la educación dentro de la institución para que guíen el
desempeño a nivel institucional y docente.
12
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. ADMINISTRACIÓN
Willbur Jiménez Castro, citado por (Hernandez, Administración, 2010, pág. 5), define la
administración como: “una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a
conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos, a través de
los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los
organismos sociales”.
Por su parte, Fremont E., Kast, citado por (Hernandez, Administración, 2010, pág. 5), dice que la:
“administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos
organizativos, lo que se logra por medio de cuatro elementos: dirección hacia objetivos, a través de
gente, mediante técnicas y dentro de una organización”.
En consideración de los conceptos tratados por los autores hacen referencia a la gestión
administrativa es aquella que se encarga de manejo adecuado de los recursos de la empresa con el
propósito de ser usados eficientemente y conseguir el desarrollo económico de la empresa.
El gerente administrativo-financiero es el encargado de la buena gestión de recursos que busca el
cumplimiento de los objetivos a través de la creación de planes de trabajo que apoyan al
direccionamiento estratégico de la empresa.
2.1.1. IMPORTANCIA
La administración es la ciencia más trascendente utilizada por el hombre durante todas sus épocas
hasta la actualidad que busca obtener beneficios para sí mismo. La misma ha logrado la
consecución de metas planteadas por las empresas gracias a la buena utilización de recursos y a la
unión de esfuerzos que buscan una meta en común. Hoy en día el desarrollo social avanza debido al
uso y a la buena aplicación de la administración he de allí su gran importancia.
2.1.2. PROCESO ADMINISTRATIVO
Para lograr ejercer una buena administración es necesario la utilización de los componentes de la
administración que son: La planeación, organización, coordinación, dirección y control.
13
LA PLANEACIÓN.- (Munch, 2007) dice que “Es la determinación de escenarios futuros y de
rumbo a donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar
riesgos y definir estrategias para lograr la misión de la organización con una mayor probabilidad de
éxito”
La planificación en si es aquella que busca lo que se va a realizar en el futuro para conseguir las
metas de la empresa, es decir el ¿Qué Busco?, ¿Cómo lo Busco?, ¿Cuándo lo Busco? y ¿Dónde lo
Busco?, para lograr todo esto es necesario crear estrategias, objetivos, políticas y programas que
definan hacia donde desean llevar a la empresa. Pues el cumplimiento de los objetivos de la
empresa se basa en una buena planificación.
ORGANIZACIÓN.- (Jones & George, 2006) Definen a la organización como “Un proceso con el
que los administradores establecen una estructura de relaciones laborales, para que los miembros de
la organización colaboren en la consecución de las metas que ésta imponga.”
La organización define la estructura y las funciones de cada órgano de la empresa, es decir es la
aplicación de lo detallado en la planeación, con el fin de lograr las metas impuestas por la misma
mediante la unión y organización de los recursos que posee.
COORDINACIÓN.- Dentro de la organización es necesario combinar con una serie de recursos
que administrados correctamente permiten el adecuado funcionamiento de la empresa.
Dentro de estos están los recursos a los que conocemos como materiales que corresponden a los
recursos económicos, estructurales y bienes que son necesarios para el desarrollo de nuestras
actividades, también tenemos los recursos tecnológicos que son aquellos que nos permiten
desarrollar de mejor manera nuestro trabajo y a estar en vanguardia de las nuevas tecnologías y por
ultimo pero no menos importante es aquel que en la actualidad es considerado el recurso más
indispensable dentro de cualquier empresa hablo del recurso humano ya que este elemento nos
aporta con conocimientos, experiencias, actitudes y aptitudes que nos ayudan a mejorar y
perfeccionar el adecuado uso de los dos recursos anteriores.
DIRECCIÓN.- (Hernandez, Sistema De Control Interno Administrativo, Financiero Contable,
2008) Según logra definir a la dirección como “La acción de conducción de la organización y sus
miembros hacia las metas, conforme a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de
comunicación y motivación requeridos por la situación o nivel de desempeño”.
14
Es la forma en que los directivos de la empresa desean hacia donde orientar la misma ejercida bajo
una serie de decisiones que transmitiéndolas en instrucciones adecuadas de cómo desarrollar el
trabajo con el fin de perseguir los objetivos planteados por la empresa.
CONTROL.- Es la fase del proceso administrativo por medio del cual se diagnostica los resultados
del desempeño de la empresa con el fin de verificar el cumplimiento de las operaciones
planificadas y si estas no son así busca identificar los errores y las debilidades para aplicar los
correctivos necesarios.
La empresa aunque cuente con la mejor planificación, una buena estructura organizativa y la
correcta dirección es necesario contar con un mecanismo que nos ayude a conocer la situación
actual de la empresa.
2.2. SISTEMAS
(Menschel, 2008, pág. 10)“Es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de
acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas”
El concepto de sistemas es un gran componente que tomado gran fuerza durante todos los tiempos
ya que al desarrollar cualquier actividad es necesario orientar y coordinar todos los elementos de la
administración
En forma resumida se puede decir que un sistema es la composición de elementos que relacionados
entre sí y en forma coordinada tienen como finalidad de lograr un objetivo en común.
Los elementos y procesos que se desarrollan una función o actividad dentro del sistema crean
diversos tipos de relaciones.
15
1 Sistema
Para entender el funcionamiento de un sistema es necesario comprender que un sistema es la unión
de subsistemas y supra sistemas quienes trabajan de forma conjunta.
2 Funcionamiento de sistema
2.2.1. SISTEMA ADMINISTRATIVO
Se entiende como sistema administrativo al conjunto de componentes que relacionados logran
ejercer el gran elemento de la administración que busca la consecución de objetivos de la
organización.
Métodos
Procedimientos
Funciones
Programas
Objetivos en Comun
Sistema
Subsistemas
Suprasistemas
16
Un sistema administrativo lo que busca es lograr la correcta utilización de los recursos que posee la
empresa.
Los sistemas administrativos hoy en día comúnmente se entienden como software informáticos que
nos ayudan a fusionar una serie de funciones administrativas que nos permiten comprender de
manera resumida y eficiente las distintas actividades a desarrollar dentro de una organización.
Un buen sistema administrativo dentro de una empresa es aquel que en su actividad logra obtener
beneficios económicos a la empresa y a la vez mejorar la situación en la que se encuentra una
empresa.
Los elementos necesarios para lograr un sistema administrativo son:
Un “producto” o “Servicio”, entendiéndose por tal a la actividad principal a que se dedique esa
Organización;
Que pueda ser colocado en Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos
productos o servicios,
Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el mercado,
Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder a la tecnología que le
permita producir eficientemente,
Una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.
(Cátedra Sistemas Administrativos, 2015).
Los elementos antes mencionados hacen que la organización logre desarrollar un ambiente
productivo y alcance el éxito dentro de un organismo social debido a la correcta administración de
recursos humanos, financieros y materiales, hay que también tomar en cuenta que la administración
debe ser flexible por las condiciones cambiantes.
2.3. MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para comprender la funcionalidad de un manual administrativo es necesario primero entender que
es un manual ya que este abarca un concepto generalizado para comprender con mejor facilidad la
definición específica de manuales administrativos.
17
MANUAL.- Instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemática información
sobre objetivos, políticas, atribuciones y procedimientos de una institución; así como instrucciones
necesarias para la ejecución del trabajo, teniendo como marco de referencia los objetivos de la
institución. (Definicion.org, 2015)
Manual se refiere a un documento en el cual se fundamenta lo elemental sobre un tema para un fin
determinado que en este caso es la organización, el cual nos facilita a realizar o aprender alguna
actividad.
MANUALES ADMINISTRATIVOS.- Los manuales administrativos son documentos escritos
que se utilizan para funciones y jerarquías que le corresponde a cada miembro de la empresa,
también, las normas o lineamientos con que se rige, así como su historia, propósito, función,
objetivo u objetivos y la manera de realizar las actividades. (Jimenez, 2008)
Manuales administrativos según (Rodríguez, 2002) Es un instrumento de control sobre la actuación
del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida
a la estructura organizacional de la empresa.
Al referirse a manuales administrativos hablamos de documentos informativos los cuales nos ayuda
a obtener un mejor control de las actividades y facilita a la toma de decisiones en la empresa.
Basándose en las definiciones anteriores, se concluye que los manuales administrativos son medios
de comunicación escrita que contiene políticas y procedimientos de las organizaciones, que se
presenta en forma práctica, sencilla y breve.
2.3.1. IMPORTANCIA
En toda organización es necesario tener Manuales Administrativos, debido a la estructura que
maneja dicha organización, el tipo de transacciones que maneje, los recursos que pueda tener y el
tipo de bien o servicio que brinde hacia sus clientes, por lo que se hace de gran utilidad contar con
un manual administrativo para cumplir con dichas responsabilidades de manera correcta y
oportuna.
2.3.2. VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos por su utilidad brindan las siguientes ventajas:
Estimulan la uniformidad de criterios administrativos.
Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de trabajo.
Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.
18
Agilita el estudio de la organización
Disminuyen la carga de supervisión.
Promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Sirven de base para la capacitación.
Apoyan la realización de programas de simplificación de trabajo y de control de
costos.
Evitan la implantación de procedimientos incorrectos. (Parreño, 2002)
2.4. PROCESOS
Son una secuencia de pasos con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado. Los
procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la
productividad de algo, para establecer un orden o eliminar problemas. (Definicion.mx, 2015).
Proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman las
entradas y salidas dentro de la institución. Los procesos son posiblemente el elemento más
importante y más extendido en la gestión de las organizaciones innovadoras. (Yépez, 2009).
De acuerdo a los conceptos expuestos se concluye que los procesos son parte fundamental ya que
estos forman parte de la innovación de una organización con el fin de mejorar la productividad de
la misma.
2.5. PROCEDIMIENTOS
Es el método que se implementa para llevar a cabo ciertas tareas o ejecutar determinadas acciones.
Consiste del seguimiento de una serie de pasos que facilitarán la realización de un trabajo de la
manera más correcta y exitosa posible. (Definiciones ABC, 2015)
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de
actividades. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. (Koontz, 2012)
Los procedimientos es la forma en que se lleva acabo ciertas actividades ordenadas
cronológicamente y que nos ayudan a la realización de un trabajo de manera adecuada y correcta.
En si los procedimiento involucran las actividades con el personal, materiales, funciones, métodos
y el control de llevar las operaciones acabo.
19
2.5.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. (Gómez,
2001)
Es necesario dentro de un trabajo contar con diagramas de flujo donde se indique la forma de
desarrollarlo, la definición y simbología de cada una de las actividades, operaciones que reunidas al
trabajo definen la manera de como producir un bien o algún servicio.
2.5.1.1. OBJETIVOS
Definición de las funciones y actividades de cada equipo o departamento de la empresa.
Lograr capacitar al personal de la organización en sus funciones a cumplir.
Detallar actividades de cada unidad o puesto de trabajo.
Interacción entre las distintas áreas de la organización.
Establecer documentos de respaldo en el cumplimiento de las funciones del personal.
Obtener una visión global de la empresa como de cada una de las funciones del personal.
La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de la capacidad de los empleados.
Guiar el trabajo al ser ejecutado.
2.5.1.2. IMPORTANCIA
El manual de procedimientos es de gran importancia y se convierte en esencial para la consecución
de metas dentro de la organización porque significa una herramienta indispensable para el
desarrollo de actividades debido a que establecen formalmente métodos de trabajo,
responsabilidades, evaluación de actividades, relaciones entre departamentos y todos estos en
forma ordenada. Con lo que logra optimizar recursos entre estos el tiempo.
20
2.5.1.3. FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
INICIO O FIN
Iniciación o terminación del
procedimiento al interior del
símbolo.
EMPLEADO
RESPONSABLE -
DEPENDENCIA
En la parte Superior nombre del
cargo del responsable de la
ejecución de la actividad, en la parte
inferior el nombre de la dependencia
a que pertenece.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Se describe en forma literal la
operación a ejecutar.
DECISIÓN Pregunta breve sobre la cual se toma
alguna decisión.
ARCHIVO Archivo del documento.
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
Indicando dentro del procedimiento
el paso siguiente a una operación.
(Lleva en el interior la letra de la
actividad).
CONECTOR DE FIN DE
PÁGINA
Utilizado para indicar que el
procedimiento continúa en la página
siguiente.
FLECHA INDICADORA
DE FRECUENCIA
Flecha utilizada para indicar la
continuidad de las actividades
dentro del procedimiento.
DOCUMENTO Para indicar por ejemplo un pedido,
requisición, factura, recibo,
comprobante, correspondencia, etc.
21
BLOQUE DOCUMENTOS
Para indicar copias múltiples.
REMISIÓN A OTRO
PROCEDIMIENTO
Lleva el código del procedimiento a
seguir.
CINTA MAGNÉTICA
Utilizado cuando se genera un
documento en disco blando
(diskette).
TIRA DE SUMADORA
Información que genera una
sumadora como parte de un proceso.
Figura 2.1. Flujogramas de Procedimientos
2.6. CONTROL INTERNO
El Control interno es un proceso, realizado por el consejo directivo, administración y personal,
cuyo fin es la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Confiabilidad de informes financieros
Eficacia y eficiencia en operaciones.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones (Whittington, 2000)
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal
de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales
y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el
ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de
información y comunicación y el seguimiento. (Dirección de Investigación Técnica Norte, 2009)
El control interno también se lo define como aquel en el que designa a la gerencia para designar
funciones, responsabilidades, el verificar y distribuir en los diferentes niveles de la organización
aquellos informes y análisis de la situación actual de la empresa que permitan a las autoridades de
la misma tomar decisiones y conservar el control.
22
En forma abreviada se puede decir que el control interno está orientado a la consecución de metas
con el eficiente desarrollo de las operaciones de la organización, así como la correcta toma de
decisiones de ser necesario en el momento oportuno.
2.6.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa
Obtener la información exacta.
Creación de normas y procedimientos internos
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
(Auditores y Contadores, 2015)
Como objetivos del control interno podemos decir es el plan a conseguir de la organización lo que
asegura que los recursos de empresa estén protegidos ante cualquier eventualidad mediante la
buena aplicación de normativas, reglamentos y políticas establecidas por las autoridades de la
empresa.
2.6.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Como en cualquier organización el control interno es de gran importancia ya que este contribuye a
la consecución de objetivos generales, la buena utilización de recursos, funciones y el oportuno
manejo de la información que la empresa genere en determinada situación ante el entorno para de
esta formar utilizar los criterios más adecuados y la toma de decisiones oportuna.
2.6.3. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Los elementos del control interno permiten lograr una distribución de funciones y
responsabilidades de cada una de las actividades que se cumplen dentro de la empresa por lo que es
necesario utilizar los siguientes elementos:
AMBIENTE DE CONTROL.- El ambiente o entorno de control es el conjunto de
circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva
del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta
dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del
control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados (Dirección de
Investigación Técnica Norte, 2009)
23
El ambiente de control se define como el establecimiento del entorno en que se maneja la empresa
y el comportamiento que va a tener frente a este, la influencia que tiene este sobre el personal de la
empresa, y de esta forma poder determinar los objetivos y si diera el caso poder prevenir el riesgo
existente.
2.6.3.1. EVALUACIÓN DEL RIESGO
La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de aquellos riesgos que se relacionan con el
logro de los objetivos, formando una base para determinar la forma en que se deben manejar los
riesgos. Aunque el tomar riesgos prudentes es necesario para crecer, la administración debe
identificar y analizar los riesgos, cuantificar su magnitud, y proyectar su probabilidad y sus
posibles consecuencias. (Perdomo Moreno, 2005)
Es la probabilidad que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Implica la
identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados
financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos. (Vallejo Cadena, 2012)
La evaluación al riesgo se define como la posibilidad de que un evento no esperado podría afectar a
la organización. Tanto las autoridades como el personal son los encargados de tomar estrategias,
métodos y procedimientos por medio de los cuales la administración deberá analizar los potenciales
riesgos que pueden lograr una afectación en las operaciones de la empresa y consecuentemente el
logro de objetivos.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
Identificación del riesgo.- Los directivos son los encargados de identificar los riesgos que pueden
afectar a las operaciones de la empresa.
Plan de mitigación de riesgos.- Esta dirigido para entidades del sector público y personas jurídicas
de derecho privado quienes deben contar con estrategias donde se incluya su implementación y
establecimiento de lineamientos para su constante monitoreo.
Valoración de los riesgos.- Se encarga de obtener la información de los riesgos a los que la
empresa se puede enfrentar, probabilidad de ocurrencia para realizar un análisis detallado de los
mismos y sus consecuencias.
24
Respuesta al riesgo.- Evitar el riesgo implica prevenir cierto tipo de tareas que lo originan o
reducir su impacto, es decir dar respuestas al riesgo considerando el costo beneficio para la
empresa.
2.6.3.2. ACTIVIDADES DE CONTROL
El personal encargado del sistema de control interno de acuerdo a sus funciones es el encargado de
establecer políticas y reglamentos los cuales aseguran el cumplimiento de objetivos de la
organización.
Además que buscan el eficiente uso de los recursos que posee la empresa. Las actividades de
control se pueden clasificar de la siguiente manera: controles de operación, controles de
información financiera y controles de cumplimiento.
La implementación de las actividades de control debe pasar por un análisis para verificar su
contribución con la empresa y el costo/beneficio que tiene este para ser implementado es decir que
al momento de ser implementado que el costo sea menos que el beneficio que produce para la
organización.
2.6.3.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema
afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar
las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.
Los elementos que conforman el sistema de información son:
Identificación de información suficiente.
Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna
para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.
Revisión de los sistemas de información.
Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser revisados cuando
existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los
procesos de formulación de información. (Pérez Solórzano, 2007)
25
Tiene como propósito asegurar las operaciones que tiene la organización porque está conformado
por métodos, registros e información que llegan al personal de la empresa de modo que permitan
asumir responsabilidades y tomar decisiones.
2.6.3.4. SUPERVISIÓN
Las autoridades de la organización son las encargadas de establecer métodos de supervisión tales
como evaluar si las actividades realizadas por el personal están siendo desarrolladas correcta y
oportunamente, de ser necesario aplicar los respectivos correctivos, es decir permite reaccionar en
forma dinámica ante el riesgo y los controles insuficientes. La supervisión comprende la auditoria
interna como la preparación correspondiente de la información para auditoria externa.
2.7. ACTIVOS FIJOS
Recurso económico de propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios. El valor del activo
se determina con base al costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias
para su traslado, instalación y arranque de operación. (Guajardo, Conceptos básicos de contabilidad
financiera, 2005)
Activos fijos son aquellos bienes cuya vida útil sea superior a un año, se torna importante conocer la
relevancia de este tipo de activos en una empresa ya que en el tratamiento contable se incluirán las
adquisiciones, su utilización, su retiro ya sea por desgaste, obsolescencia o baja de los bienes.
(Guajardo, Contabilidad financiera, 2008)
Los activos fijos son aquellos que pertenecen a la empresa y que ayuda al desarrollo de las
actividades de la misma, no estén destinados para la venta dentro del desarrollo normal de sus
actividades, son de naturaleza duraderos y de largo plazo que están sujetos a depreciación por su
uso y tienen como fin buscar un beneficio en común para la empresa.
2.7.1. CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son de como de larga duración y son clasificados de la siguiente forma:
Activos fijos tangibles
Activos fijos intangibles
26
Activos fijos Tangibles.- es decir son aquellos que son identificados por ser palpables y pueden ser
vistos, son de naturaleza corporal y estos debido a su uso sufren un desgaste.
Dentro de estos podemos identificar:
Bienes Muebles.- son aquellos que pueden ser trasladados de un lugar otro con facilidad,
dentro de estos tenemos: Muebles y enceres, Equipo Docente y de oficina, Equipos de
computación y Vehículos.
Bienes Inmuebles.- Estos son aquellos de pertenencia de la organización pero no pueden
ser trasladados de un lugar a otro tales como: terrenos, edificios, locales y residencias.
Activos fijos Intangibles.- Estos son aquellos que pueden ser identificados pero no se pueden tocar
tales como software, patentes, marcas, entre otros y estos a la vez generan recursos tangibles.
2.7.2. ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIÓN
Se entiende como depreciación al desgaste que sufre un activo fijo por el uso que se le da para el
desarrollo de las actividades dentro de la empresa, es decir pierden su valor económico por el uso
dentro del giro normal del negocio.
2.7.3. ACTIVOS NO DEPRECIABLES
Son aquellos activos que no pierden su valor económico con el pasar del tiempo, no sufren
deterioro tal es el caso de los terrenos que la mayoría de veces estos están sujetos a plusvalía.
Existen ciertos casos que se podría considerar pérdida de valor en los terrenos que son destinados a
la producción agrícola debido a que su uso deja a la tierra infértil.
2.7.4. TIPOS DE DEPRECIACIÓN
Método legal.- es aquel que toma el valor de adquisición de un activo menos su valor residual
(valor luego de su vida útil) multiplicado por el porcentaje estimado de depreciación para
determinado activo.
DEPRECIACIÓN = (V/ACTUAL – V/RESIDUAL) %
27
Método de línea recta.- Consiste en tomar el valor de adquisición de un activo menos el
valor residual dividido para número de años de vida útil estimada para el activo fijo.
DEPRECIACIÓN = VALOR ACTUAL – VALOR RESIDUAL
VIDA ÚTIL ESTIMADA (horas, meses, años)
Método Acelerado.- este método consiste en ir depreciación de manera rápida en determinado
momento y va descendiendo o ascendiendo según sea el caso, este tipo de depreciación se aplica a
maquinaria o vehículos.
Método de unidades producidas.-este método varía de acuerdo a la producción que puede tener el
activo fijo, es decir el número de unidades que el activo produce en relación al tiempo.
REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN
El registro contable de la depreciación utiliza una cuenta de gasto y un crédito a la depreciación
acumulada del activo, es decir:
Figura 2.2. Registro de la Depreciación
2.7.5. BIENES EN COMODATO
Es un contrato contractual entre 2 partes conformada por comodatario y comandante quienes
acuerdan el préstamo de bienes bajo ningún costo solo el comodatario se compromete conservar los
bienes en buen estado y restituir al momento de terminación del contrato, mientras que comandante
al no goce de beneficios por dicho bien.
2.7.6. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIIF)
El objetivo de la información financiera con propósito general constituye el fundamento del Marco
Conceptual. El concepto de entidad que informa, las características cualitativas y las restricciones de
la información financiera útil, los elementos de los estados financieros, el reconocimiento, la
medición, la presentación y la información a revelarse derivan lógicamente del objetivo. (IFRS
Fundations, 2010).
28
Debido a la importancia de estas normas que son aplicadas en la mayoría de países por la rapidez
que el desarrollo económico avanza ha hecho que la mayoría se acoja y pasen este proceso de
transformación.
Al transformarse las normas internacionales de información financiera en una sola de aplicabilidad
mundial hace que los inversionistas vean un punto de beneficio en razón a comparabilidad y
comprensibilidad de dicha información sea relevante y esta fielmente representada.
2.7.6.1. NIIF APLICADAS AL ACTIVO FIJO
La NIIF mantiene una relación con los activos fijos que busca brindar información fiable
correspondiente a las inversiones realizadas por las empresas en propiedad, planta y equipo y estos
tuvieron algún cambio durante su utilización, daño o deterioro.
Para entender la normativa primero es necesario comprender los siguientes conceptos:
Propiedad, planta y equipo.- son todos aquellos bienes que posee la empresa para su producción
de bienes o servicios, que se esperan ser utilizados por más de un periodo dentro de la organización
y estos produzcan beneficios económicos a la organización.
Valor razonable.- es el monto en el que un bien puede ser vendido o comprado este monto debe
ser establecido mediante información razonable y que tanto comprador como vendedor estén en
mutuo acuerdo para dicha transacción.
Vida Útil.- es el tiempo en el que se espera que un activo sea utilización por la organización ya sea
este establecido en años o en unidades de producción.
Costo.- se entiende por costo al valor de adquisición de un activo más los valores que se hayan
incorporado durante su vida útil.
El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:
Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no
recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio;
Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia;
29
La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la
rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan obligaciones en las que incurre la
entidad como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado periodo, con propósitos
distintos del de la producción de inventarios durante tal periodo. (International Financial Reporting
Standards, 2012)
Valor Residual.- es el monto estimado por la organización que espera obtener de un activo al
momento de venderlo y si el activo ya hubiera alcanzado su vida útil y en los escenarios esperados.
Deterioro de un activo.- Se entiende por deterioro a la pérdida del valor de un activo establecido
contablemente y este no puede exceder su valor recuperable.
Una vez que la organización pueda identificar a un activo fijo como tal, ella podrá optar el modelo
de costo o revaluación contable y esta será aplicable a todos los activos que posee la compañía.
Modelo de costo: Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades,
planta y equipo se contabilizará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe
acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.
Modelo de reevaluación: Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de
propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por
su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la
depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya
sufrido. (International Financial Reporting Standards, 2012)
2.7.6.1.1. NIIF 5.- ACTIVOS NO CORRIENTES DISPONIBLES PAR LA VENTA
Un activo no corriente como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperará
fundamentalmente a través de una transacción de venta.
Las condiciones que deben cumplirse:
Estar disponible para la venta en las condiciones actuales.
La venta debe ser altamente probable.
Debe existir el compromiso de la dirección sobre un plan para vender el activo.
Se debe buscar en forma activa un comprador.
Debe venderse a un precio razonable, en relación al valor razonable del mercado.
La venta debe realizarse dentro del año siguiente a la fecha de clasificación
30
Se medirán al menor entre su importe en libros o su valor razonable menos los costos de venta. La
entidad no depreciará el activo no corriente, mientras esté clasificado como mantenido para la
venta.
Indicio de deterioro:
El activo esté ocioso.
Planes de discontinuación o reestructuración.
Se va a disponer del activo antes de la fecha prevista
2.7.6.1.2. NIIF 16.- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Son los activos que posee la entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y
servicios o para propósitos administrativos.
Un elemento de propiedades, planta y equipo, se reconocerá, cuando sea probable que la entidad
obtenga beneficios económicos futuros, ejerza control, y el costo del elemento puede medirse con
fiabilidad
Se medirá por su costo
El costo, comprende:
El precio de adquisición, incluidos aranceles de importación.
Impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de
deducir cualquier descuento o rebaja del precio.
Los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia
La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la
rehabilitación del lugar sobre el que se asienta.
Una entidad capitalizará los costos por préstamos que sean directamente atribuibles a la
adquisición, construcción o producción de activos apto.
Una entidad reconocerá todos los costos por préstamos como un gasto en resultados en el período
en el que se incurre en ellos.
Medición posterior
Una entidad medirá todos los elementos de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento
inicial al Costo (Costo, menos la depreciación acumulada y el deterioro acumulado).
31
Modelo del Costo
Costo menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro del
valor
Modelo de Revaluación
Valor revaluado, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por
deterioro de valor que haya sufrido
Si se revalúa un elemento de propiedades, planta y equipo, se revaluarán también todos los
elementos que pertenezcan a la misma clase de activos
Si se incrementa el importe en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, este
aumento se reconocerá directamente en el patrimonio, bajo el encabezamiento de superávit de
revaluación.
2.7.7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
El propósito del inventario es recopilar información relevante que describa de manera plena los
activos de tal forma que al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien y que permita
la toma de decisiones pertinentes al caso. (Praisa, 2011)
Para realizar un inventario de activos fijos es necesario contar con la logística necesaria y el
personal pertinente que conozca acerca del proceso y del desarrollo de actividades a que se dedica
la organización, es decir para poder dar una descripción breve del activo de manera que permita
identificarlo fácilmente. Hay que aclarar que la toma de inventarios varía entre organizaciones, por
ejemplo; la toma de activos fijos de un colegio no es igual a la toma física de un hospital.
2.7.8. TOMA FÍSICA
Proceso mediante el cual se realiza un reconocimiento de los bienes de la Institución y sus
características. (Condusef, 2015)
Para entender de manera clara y concisa se puede decir que la toma física es la revisión de los
activos existentes que tiene la organización, de manera que estos puedan ser revisados con los
activos existentes contablemente.
32
2.7.9. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Al hablar de control estamos hablando del método que utilizan las organizaciones para mantener la
información real de lo que posee en bienes, este tipo de control se encarga de verificar la existencia
de un bien, el estado del mismo, la responsabilidad del manejo de un bien a determinada persona o
grupo de personas, el beneficio que brinda a la organización y el valor que tiene de acuerdo a la
situación actual del bien y del mercado.
2.7.10. BAJA DE ACTIVOS FIJOS
La baja de activos fijos corresponde a la eliminación de un bien del inventario general de activos
pertenecientes a una institución afectando al patrimonio.
Son activos que han perdido la capacidad de poder ser utilizados por los funcionarios debido a las
siguientes razones:
Obsolescencia.- corresponde a los bienes que no pueden ser operados por cambios o avances en la
tecnología.
Daño y/o deterioro.- Desgaste de los bienes producido por el uso de los mismos.
Pérdida o robo.- Inexistencia del bien por falla en el control interno de las instituciones o casos
fortuitos.
Destrucción.- Afectación que pueden sufrir los bienes por razones externas como el ambiente o
violencia en los bienes.
Excedencia.- Corresponde a los bienes pertenecientes a una institución no son utilizados y se
mantienen sin ser operados.
Reparación onerosa.- Cuando el costo de mantenimiento o reparación de un bien representa un
valor significativo con relación a valor de adquisición.
Reembolso o reposición.- Corresponde cuando los bienes se encuentran asegurados y los
documentos contractuales lo determinan de esa forma.
33
CAPITULO III
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
Es necesario evaluar el entorno en que la empresa desarrolla sus actividades, por lo que es
necesario analizar dos ambientes que se ven relacionados con desenvolvimiento de la misma
que son:
Ambiente Interno
Ambiente Externo
Esto nos ayudara a tener una visión de la situación actual en que se encuentra la empresa y en
relación a los resultados obtenidos del diagnóstico poder aplicar los correctivos de ser necesario
para seguir en el rumbo de los objetivos y políticas planteadas por la institución.
3.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El control interno se basa en procedimientos que buscan proporcionar seguridad sobre el
desarrollo de funciones y actividades de la empresa, constituye un factor de gran importancia
dentro de la gestión administrativa, ya que está compuesto por procesos, decisiones, acciones e
instrumentos que articulados forman el control interno y estos orientan al logro de objetivos.
3.1.1. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Para establecer los niveles de eficiencia y problemas que se presentan en la compañía
Scolasticomp, se va realizar un diagnóstico con el propósito de analizar los procedimientos
actuales que se aplican en el colegio para la administración, custodia, uso y control de los
activos fijos.
A continuación se procede a elaborar un cuestionario para la evaluación del control interno en el
manejo y administración de los activos fijos que posee la compañía, método que será aplicado a
diferentes trabajadores de la compañía con el fin de diagnosticar la confiabilidad del control
interno.
Para conocer el desempeño que tiene la compañía SCOLASTICOMP en cuanto lo relacionado
con los activos fijos que maneja, las preguntas fueron dirigidas al personal de acuerdo las
responsabilidades que estos manejan dentro de la misma.
El siguiente cuestionario que se presenta a continuación tiene como finalidad evaluar las áreas
que tienen relación con la administración y el control de los activos fijos y fueron aplicados a
las siguientes áreas: Departamento Contable, Gerencia General, Departamento de adquisiciones
y suministros y Bodega general.
34
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014 AF 1/3
RESPUESTA EVALUACIÓN Observaciones
Cuestionario de Control
Interno Área ACTIVOS
FIJOS
SI NO N\A POND. CALF.
1 ¿Existe un manual de activos
fijos?
2 ¿Existe un instructivo de
activos fijos?
3 ¿Existe políticas con respecto
al manejo de activos fijos?
4
¿Existe un responsable que
justifique las compras de
activos fijos?
5
¿Las compras de activos fijos
están autorizados por un
funcionario establecido
jerárquicamente con
facultades para ello?
6
¿En la compra de activos fijos
están basadas en concursos o
licitaciones, por lo menos a
tres proveedores?
8
¿La documentación por
compras de activos fijos se
archiva en forma separada
para un mejor control?
7
¿El módulo de activos fijos es
manejado por personal con el
suficiente conocimiento
contable?
9
¿Existe un monto mínimo para
considerar la compra de un
activo fijo?
10
¿Existe una verificación de
haber recibido el activo y la
responsabilidad de custodia?
11
¿Hay una persona encargada
del mantenimiento y arreglo
de los activos fijos de ser el
caso?
12
Se cuenta con seguros contra
incendios, daño, robo, que
protejan al Activo Fijo.
35
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
RESPUESTA EVALUACIÓN
AF 2/3
Cuestionario de Control
Interno Área ACTIVOS
FIJOS
SI NO N\A POND. CALF. Observaciones
13
¿Se realizan constataciones
físicas por lo menos una vez al
año?
14
¿Los registros del Activo Fijo
contienen la suficiente
información y detalle según
las necesidades de la empresa?
15
¿Las personas que tienen a su
custodia el Activo Fijo,
reportan cualquier cambio
realizado, como ventas,
traspasos, bajas,
obsolescencias, excedentes,
movimientos, etc.?
16
Incluyen los registros de
activos fijos información tal
como:
a) Descripción exacta y
completa activo.
b) Ubicación y número de
identificación.
c) Fecha de compra y costo de
adquisición
17
¿Existe un documento soporte
que responsabilice a una
persona sobre el uso de los
activos fijos?
18
¿Todos los activos fijos a su
cargo fueron entregados
mediante acta de entrega
recepción?
19
¿Se realizan avalúos por un
perito independiente y se han
considerado para efectos
contables?
20
¿Los activos fijos están
debidamente codificados y con
etiqueta para identificar
fácilmente?
36
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
AF 3/3
RESPUESTA EVALUACIÓN Observaciones
Cuestionario de Control
Interno Área ACTIVOS
FIJOS
SI NO N\A POND. CALF.
21
¿Existe un documento soporte
por salida de un activo por
mantenimiento, baja, venta y
transferencia?
22
¿La compañía tiene un criterio
pre-establecido en el que se
indique cuando es procedente
la baja de un activo fijo?
23
¿Conoce que implicaciones
podría tener en el caso de
pérdida de un bien que este
bajo su responsabilidad?
24
¿En la institución existe una
persona que autorice la venta
de activos?
25
¿Cuentan con una política de
ventas para otorgar créditos
según el poder adquisitivo?
26
¿Las ventas de activos fijos
están controladas mediante
registros individuales por cada
tipo de activo?
27 ¿Existe restricciones para el
acceso de módulo de activos?
28
¿Existe un procedimiento pre-
establecido para la venta de
activos fijos?
29
¿Las diferencias de
importancia resultantes entre
el conteo físico y los registros
contables son investigadas y
aclaradas?
30
¿Existe acceso restringido al
almacén donde se encuentra
los bienes obsoletos o sin uso?
TOTAL
37
Después de los resultados obtenidos del cuestionario de control interno relacionado con el área
de activos fijos de la compañía Scolasticomp se determinó las siguientes conclusiones: (Ver
anexo 1)
RESUMEN DEL CUESTIONARIO DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS AL ÁREA
DE ACTIVOS FIJOS COMPAÑÍA SCOLASTICOMP, 2014.
RESPUESTAS CANTIDAD % EXPLICACIÓN
SI 17 56.67% Correspondiente a la presencia de
controles básicos dentro de la compañía
NO 13 43.33% Presencia de falencias o falta de
controles
TOTAL 30 100%
Detalles de justificación del estudio realizado y la presencia de fallos en un 43.33%:
Pregunta 1.
No existe un manual de procedimientos establecido por la compañía que oriente al personal
operativo y administrativo sobre el manejo de los activos fijos que posee Scolasticomp.
Pregunta 2.
No cuenta con un instructivo básico que permita el entendimiento de las actividades del proceso
que tienen los activos fijos.
Pregunta 3.
No existen políticas establecidas para el área de activos y por la misma razón no se puede saber
la forma de actuar frente a procesos o actividades.
Pregunta 6.
La compañía no cuenta con diversidad de proveedores, y por esta razón no existe un proceso
para licitaciones.
38
Pregunta 9.
Las adquisiciones de activos fijos no tienen considerado un monto mínimo para ser
caracterizado como tal.
Pregunta 13.
La compañía no ha realizado constataciones de activos físicos su información en cuanto a los
activos se encuentra desactualizada.
Pregunta 15.
Las personas encargadas de los activos no reportan movimientos realizados con los mismos es
decir cambios de ubicación o si los mismos salieron ya sea por daños o el mismo desuso.
Pregunta 18.
Todos los activos de cada departamento no fueron entregados al personal bajo un acta
recepción, los activos nuevos a partir del año 2013 fueron entregados bajo acta realizada de
forma manual, es decir, los activos procedentes de años anteriores no presentan documentación
sobre la responsabilidad de los mismos.
Pregunta 21.
La compañía no cuenta con documentación soporte por salida o movimiento de un activo ya sea
por mantenimiento, baja o trasferencia.
Pregunta 22.
No se ha establecido criterios bases para que sea procedente la baja de un bien.
Pregunta 23.
El personal de la compañía no tiene conocimiento de las implicaciones que podría suceder en
caso de pérdida de un bien asignado a los mismos.
39
Pregunta 28.
En el caso de darse una venta de activos fijos no existe un proceso preestablecido que indique el
tratamiento de dicha venta.
Pregunta 29.
No se realizado tomas físicas de los activos razón por la cual no se han descubierto diferencias
entre contabilidad y el módulo de activos.
Observaciones presentadas en el cuestionario de control interno:
Pregunta 17.
En cuanto a los documentos soporte que asignen responsabilidad a determinada persona, la
compañía ha venido manejando actas a partir del año 2013 y únicamente para activos nuevos.
Pregunta 18.
De todos los activos fijos que posee la compañía aquellos que fueron adquiridos desde el año
2012 hacia atrás no fueren entregados bajo ninguna acta de entrega recepción que justifique la
responsabilidad o custodia de los bienes.
Pregunta 19.
En relación con los avalúos realizados por un perito están solo han sido realizadas para el
edificio y terreno en donde realiza las actividades la compañía.
Pregunta 20.
En lo que corresponde a las etiquetas de los activos fijos para un mejor control, la compañía
solo tiene etiquetados los bienes que han sido adquiridos hasta el año 2013, los demás activos
hasta la actualidad no se han podido etiquetar por falta de aprobación de los ingresos ya
realizados hasta esa fecha.
40
Pregunta 25.
La compañía no cuenta con una política establecida para otorgar créditos en caso de venta de un
activo fijo, pero ha si otorga créditos en caso de que un bien fuera vendido al personal de la
misma compañía y este fuera sometido a previo análisis.
Pregunta 26.
En lo que corresponde al registro de las ventas de los activos fijos se puede decir que solo se
registra contablemente mientras que en modulo encargado del manejo y control de los activos
fijos no se ha podido realizar este tipo de transacciones por falta de aprobación de sus bienes y
por consiguiente esto ya procede a un desfase en la información entre ambos módulos.
3.1.1.1. ENTREVISTA
En razón para validar de una manera más eficaz se realizó una encuesta aplicada al gerente
administrativo – financiero y en base a esto se obtuvo la siguiente información:
¿Existe un manual en el manejo de los activos fijos?
La compañía no cuenta con manuales en razón que se encuentra en el proceso de
implementación, no cuenta con fechas establecidas para la implementación de los mismos.
¿Las políticas con respecto a los activos fijos están subidas al sistema que los maneja?
En este caso tampoco existen políticas definidas para el manejo de los activos fijos y por ende
estas no están subidas al sistema de activos que la empresa maneja.
¿La compañía cuenta con flujogramas de procesos?
En lo relacionado con las actividades que se debe realizar en la compañía en lo referente a los
activos no hay flujogramas establecidos sino que se asimilo un proceso improvisado de manera
verbal para los trabajadores.
41
¿Cuándo un empleado sale de la institución controla que los activos fijos a su cargo se
encuentren en buen estado?
En razón a esto se ha establecido un formato de revisión en el que se confirma que todos los
bienes que mantuvo en uso dicho empleado se encuentren en buen estado y de ser el caso
aplicar descuentos en las liquidaciones.
¿Se registran en el módulo de activos fijos transferencias que se han realizado dentro de la
misma?
Se han registrado las transferencias de los activos de los que se ha podido determinar dichos
movimientos, existen activos que se no se ha podido realizar dichos cambios debido a que no
están ingresados en el sistema.
¿Los jefes de cada área o sección son aquellos que autorizan la compra de nuevos activos
fijos?
Para los activos fijos que la empresa está en proceso de adquisición estos son autorizados en
sesión de dirección por los accionistas de la empresa y ellos estiman la necesidad que tiene la
empresa para realizar dicha compra.
¿Existen montos límites de aprobación para la compra de activos fijos?
No se establecen montos máximos para la adquisición de los activos, estos son adquiridos en
base a la necesidad de los mismos en la compañía.
¿Se realizan cotizaciones para adquisiciones de los activos fijos?
Para los proveedores que son ya establecidos para la compañía se solicitan cotizaciones con una
semana de anticipación previa a la aprobación de la compra por directorio.
¿El módulo de activos fijos puede emitir reportes de los ingresos valorados?
El sistema que maneja la compañía si genera este tipo de reportes, pero la información que se
encuentra en el mismo se está desactualizada porque los ingresos en el sistema solo esta hasta el
año 2013.
42
¿El módulo de activos fijos es manejado por personal contable?
Para el personal que maneja esta área fue escogido mediante proceso de selección, en
conocimientos adquiridos, preparación académica y experiencia de cargos anteriores que ellos
tuvieren.
¿Se concilian saldos de los activos fijos en contabilidad con el módulo de activos?
No se realizan estas comparaciones debido a que el sistema se encuentra desactualizado en
cuanto a ingresos en el módulo por falta de aprobación del periodo anteriores en razón a los
activos.
¿Cuándo se adquieren activos fijos nuevos existen controles para el correcto de
información en el módulo?
Se tiene establecido controles de actas realizadas manualmente a partir del año 2013, años
anteriores no se ha establecido ninguna especie de control.
¿Se ha establecido controles sobre los activos fijos depreciados u obsoletos en la
compañía?
La compañía no ha establecido controles para este tipo de activos de los cueles algunos aún se
encuentra en uso mientras tanto otros han sufrido daños y algunos se encuentran en bodega.
¿Existe un presupuesto para la compra de activos fijos?
Cada director de área de encarga de realizar un presupuesto para cada año lectivo y este luego
pasa a ser aprobado en reunión de directorio y es este pasa a ser aprobado de proceso de acuerdo
a este o sino pasa a ser reajustado hasta su aprobación.
¿Se han presentado observaciones en relación a los activos fijos por parte de los auditores
externos?
No se ha presentado ningún tipo de observación por parte de auditoria externa hasta la
actualidad los informes relacionados con el tema de activos fijos ha sido favorable.
43
¿Existen activos fijos que no se estén utilizando?
Existen activos adquiridos para uso de los laboratorios de física, química y biología de la
institución pero estos no han podido ser utilizados por falta de capacitación en el manejo de los
mismos.
¿Existen activos fijos guardados en bodega?
La compañía mantiene activos fijos en bodega tanto nuevos, usados y obsoletos en razón de que
estos no han sido requeridos por el personal de la empresa ya sea porque no existe la necesidad
o el bien en si esta inservible.
¿La compañía cuenta con una base de datos de los proveedores de activos fijos?
Se maneja un listado de proveedores obtenido del sistema de pagos que la compañía maneja
(Ver anexo)
¿Se han presentado robo de activos fijos?
En la compañía se han encontrado casos puntuales con robos de activos fijos los cuales han sido
motivos de visto bueno, ya que en la compañía se busca el personal apto para el servicio que
brinda la institución.
¿Se han realizado donaciones de activos fijos?
En el año 2014 la compañía realizo 2 donaciones de pupitres a instituciones sin fines de lucro
con la finalidad de brindarles ayuda y a la vez que la compañía innovo los bienes para mejorar
los servicios que provee.
44
3.1.1.2. DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO
De acuerdo al diagnóstico y a las respuestas obtenidas del cuestionario de control interno a
aplicados a la compañía se puede deducir el siguiente diagnóstico.
Calificación Porcentual Grado de Confianza
15% - 50% Bajo
51% - 75% Mediano
76% - 95% Alto
Simbología:
CP Confianza Ponderada
CT Calificación Total
PT Ponderación Total
Formula: Nivel de Confianza
NC =
CT * 100 = NIVEL DE
CONFIANZA
PT
NC =
145 * 100 = 49.658
292
Conclusión:
El grado de confianza es:
Bajo
El nivel de riesgo:
Alto
Calculo del riesgo de control
100 - Nivel de
Confianza =
100 - 49.658 = 50.342
Calculo del riesgo de auditoria
RIESGO DE
AUDITORIA =
RIESGO INHERENTE * RIESGO DE
CONTROL * RIESGO DE DETECCIÓN
= 0,49658 * 0,50342* 0,15 = 0.037498
45
3.1.1.3. FODA
Fue realizado un cuestionario aplicado al personal de la compañía SCOLASTICOMP con la
finalidad de obtener la mayor confiabilidad para definir los distintos campos que rodean a la
compañía y a la vez poder definir estrategias ya sea para mejorar situaciones en que se
encuentra actualmente o aplicar los correctivos necesarios de serlo posible.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN FODA APLICADO AL PERSONAL DE LA COMPAÑÍA
SCOLASTICOMP 2014
ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVOS:
Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del área de Activos fijos de la compañía
Scolasticomp
Diagnosticar las fortalezas de Scolasticomp para ser aprovechadas al máximo y a su vez cuales necesitan de mayor
análisis
Desarrollar un conocimiento acerca de las oportunidades que se puedan dar y que es lo más riesgoso para
Scolasticomp
PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
¿Se encuentra usted capacitado en relación al manejo y registros de los
activos fijos?
¿Se elaboran actas de entrega y recepción de los activos fijos y estas
son controladas por un sistema?
¿Cree usted que necesita capacitaciones para el correcto manejo y
registro de los activos fijos?
¿Existe un departamento de activos fijos que cuente con personal de
apoyo para realizar el control de bienes en todas las áreas?
¿La compañía cuenta con un presupuesto adecuado para realizar
adquisiciones futuras de activos fijos?
¿Existen responsables de los activos fijos y estos están informados
sobre la custodia de los mismos?
¿Existe un proceso definido para la adquisición de nuevos activos?
¿La compañía tiene variedad de proveedores de activos fijos de manera
que pueda escoger la mejor opción?
¿Las personas tienen conocimiento del buen uso de los bienes a su
cargo?
¿Cuentan con soporte externo en el caso de presentarse falencias en el
sistema de activos fijos?
¿Los bienes que posee la compañía están en buenas condiciones,
actualizados de ser el caso que garantice la eficiencia de las
actividades?
¿Se tiene previsto implementar métodos que mejoren el
funcionamiento de los registros contables en el manejo de los bienes? ¿Cree que los Bienes que posee la compañía son adecuados para
brindar un buen servicio a los clientes (estudiantes)?
46
ANÁLISIS ESTRATÉGICO FODA DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS DE LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP, 2014
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Soporte externo para el mejoramiento del manejo de
registro de los bienes
Posible pérdida de bienes por sistema de
control desactualizado en cuanto a
información
Elaborar un instructivo o basarse en instructivos de orden
público que den un alineamiento del buen uso de los
bienes de la organización
No se planifica actualizaciones en el sistema
de los registros de los activos fijos.
Elaborar planes de compras futuras de activos fijos en
base al mercado No existe diversidad de proveedores para la
adquisición de nuevos Activos fijos
Innovación Tecnológica y Apertura hacia nuevos clientes
por contar con bienes en buen estado y actualizados en
cuanto a las generaciones.
En adquisiciones de activos al no tener
procesos definidos se puede incurrir en
gastos innecesarios
ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA
FO
RT
AL
EZ
AS
Personal encargado para realizar
el control de activos fijos
Proceso de selección de personal de acuerdo a las
necesidades del departamento de activos
Hacer tomar conciencia al personal sobre el
buen manejo de los activos y eficiente
desarrollo de actividades gracias a los
mismos.
Elaboración de actas entrega
recepción con responsables de
los activos y buen uso de los
mismos
Mejoramiento en los registros en las actas controladas por
sistema con lineamientos de manuales o instructivos del
buen manejo de los activos
Actualización del sistema de modo que
facilite su registro y ubicación de los activos
por medio de actas.
Presupuesto adecuado para
adquisiciones de activos fijos en
el futuro Elaboración de presupuestos para la adquisición de
compras futuras mensuales, semestrales
Convocatoria a concursos a los proveedores
y realización de propuestas por parte de los
mismos.
Bienes en buenas condiciones,
actualizados. Implementación de tecnología a la vanguardia del
mercado y de las necesidades de los clientes
Reconocimiento de necesidades en las
actividades y auto educar al personal sobre
posibles soluciones a las necesidades.
47
ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA
DE
BIL
IDA
DE
S
Falta de capacitación al personal
para el buen manejo de los
activos fijos
Solicitar capacitaciones de un ente externo y aclarar
dudas sobre el manejo de los activos
Dar al personal custodia de los bienes esto
implica cuidado, responsabilidad y buen uso.
No existe procesos definidos
para la adquisición de activos
fijos
Establecer procesos flujogramas previo a la adquisición
de nuevos bienes.
En la actualización de los sistemas se debe
tomar en cuenta los procesos establecidos
para cumplir las actividades eficientes.
Las actas de entrega recepción
no son controladas por un
Sistema de activos Ingreso de todos los bienes al sistema según actas de las
compras realizadas de manera manual y así actualizar el
sistema a la vez.
Contar con más proveedores para poder
agilitar los procesos de entregas de los
activos en la compañía y por ende el registro
en el sistema de activos fijos y sus
correspondientes actas.
Sistema desactualizado con
relación al módulo contable
información desactualizada
Realizar un comparativo de los registros contablemente
con el sistema de activos y de ser necesario una toma
física
Ingresar todos los activos al sistema para
tener control de los mismos y de esta manera
evitar la compra de bienes ya existentes.
48
3.2. ANÁLISIS EXTERNO
Al analizar el sector externo de la empresa es identificar las oportunidades que la empresa pueda
tener así como las amenazas que la empresa puede encontrarse en el desarrollo de sus
actividades.
Este tipo de análisis de nos permite estar preparados para aprovechar situaciones favorables a la
organización, así como el reducir al máximo aquellas que la perjudiquen.
3.2.1. INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS
La compañía SCOLASTICOMP por ser una institución que presta servicios a la comunidad
tiene a su entorno factores externos que de cierta manera afectan al desempeño de la misma, es
por esta razón que la compañía debe conocerlos, para efectuar estrategias y saber cómo actuar
frente a estos factores.
3.2.1.1. FACTORES ECONÓMICOS
El factor económico es un factor de gran importancia para la compañía porque se convierte en
una herramienta útil para el sector privado como para el público.
El Ecuador en los últimos años se ha caracterizado por tener una economía creciente, pero
también cabe destacar que para esto ha sido necesario una gran inversión por parte del sector
público.
En los distintos sectores que se manejan dentro de la economía del país cabe destacar que se han
mejorado sectores como la construcción debido al incremento de créditos hipotecarios
otorgados, Al desarrollo vial la infraestructura a nivel de país ha tenido un desarrollo.
El crecimiento del comercio mediante al aumento de consumo de la población debido a la
creación de nuevas necesidades.
Hay que destacar que no solo debemos esperanzarnos de la inversión pública ya que esta
depende de sectores como petróleo y si este cae como ha tenido disminución en los últimos
meses del año 2014 también la economía del país ira decreciendo, es por estas razones que
también en el país han tomado un incremento a la recaudación tributaria.
49
Tal es el caso que en los escenarios que se tiene presupuestado no se tomado en cuenta un
incremento del petróleo como en años anteriores, es de esto que el estado para lograr esta
inversión ha escogido como opción el financiamiento externo, de que si bien es cierto sirve
como inversión, también nos contrajo deudas las cuales están comprometidos varios sectores de
gran importancia para el país.
Estos resultados sirven de reflejo del proceso de desaceleración que ha tenido el país en el
último año debido a la gran dependencia del petróleo y su caída tiene un gran impacto.
En el caso del petróleo ha hecho que el estado como alternativa mire la reserva del Yasuní como
fuente de explotación para intentar mantener el crecimiento de dicha economía.
Al registrarse un aumento en el crecimiento de la economía, también se han presentado
reducción en las tasas de desempleo, aunque el mayor problema siga siendo las tasas de
subempleo que se maneja a nivel de país.
Figura 3.1. Evolución del PIB
50
Figura 3.2. Tasa de desempleo
Un escenario de menor crecimiento también se refleja en la inflación. Es así como en 2013 ya se
registraron tasas menores a las de años previos, siendo ésta la más baja desde 2008. Al haberse
mermado el dinamismo en la actividad económica, la inflación también lo hace y se espera una
tendencia similar para 2014. Para 2014 el FMI proyecta una tasa de inflación de 2,4%, en tanto
que la cifra oficial que se maneja en el presupuesto es de 3,2%. (Ekos Portal de Negocios, 2014)
Cabe la aclaración que para estos índices tendrán afectación debido a las restricciones a
importaciones y al alza de aranceles impuestos para el año 2015 en lo que corresponde a ciertos
productos provenientes de las importaciones.
Figura 3.3. Evolución de la inflación
51
Figura 3.4. Inflación en América Central
En: BCE
En conclusión se puede determinar que la economía ha nivel de país ha mejorado pero también
es cierto que muchos de los ingresos que provenían de la inversión extranjera ha disminuido
debido a la gran cantidad de restricciones que se impuesto en el país haciendo que la inversión
sea poco atractiva, además que también la implantación de aranceles a las importaciones que
eran de gran consumo a nivel de la población produce incomodidad a nivel que se vean
afectados a cambiar las costumbres y el nivel de vida sea más costoso.
3.2.1.2. FACTOR POLÍTICO
El factor político de gran influencia en el país desde ya hace varios años ha venido trayendo
consigo una crisis política, ya sea por la ideología que ha llevado distintos mandatarios y que
han buscado intereses propios, a esto lo hace referencia la gran cantidad de mandatarios que han
pasado por el poder político desde el año de 1996.
A partir del año 2006 hasta la actualidad el Ecuador ha logrado mantener algo de estabilidad
aunque la población no esté de acuerdo en todas las decisiones que se tomen dentro de este
factor.
Este factor tiene gran peso dentro del análisis situacional debido a que este afecta directamente a
la empresa y tiene gran relaciones a las funciones que tiene el estado.
FUNCIÓN EJECUTIVA.- Si bien constitucionalmente se entiende como función ejecutiva al
presidente y vicepresidente, electos bajo sufragio. Quienes tienen bajo su responsabilidad la
52
administración pública, así como designar servidores públicos y la creación de Ministerios que
ayuden a la correcta administración de los recursos del país.
FUNCIÓN LEGISLATIVA.- La función legislativa ejercida por la Asamblea Nacional
Constituyente quienes son los encargados de formular leyes para el ordenamiento público y a
nivel empresarial dentro del país.
FUNCIÓN JUDICIAL.- Están conformados por:
Consejo de Judicatura
Corte Nacional de Justicia
Corte Provinciales de Justicia
Tribunales y Juzgados
Juzgados de Paz
Con el fin de garantizar el acceso a la justicia, el debido proceso, la independencia judicial y los
demás principios establecidos en la Constitución y este Código, dentro de los grandes
lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, los órganos de la Función Judicial, en el ámbito de
sus competencias, deberán formular políticas administrativas que transformen la Función
Judicial para brindar un servicio de calidad de acuerdo a las necesidades de las usuarias
y usuarios; políticas económicas que permitan la gestión del presupuesto con el fin de
optimizar los recursos de que se dispone y la planificación y programación oportuna de
las inversiones en infraestructura física y operacional; políticas de recursos humanos que
consoliden la carrera judicial, fiscal y de defensoría pública, fortalezcan la Escuela de la Función
Judicial, y erradiquen la corrupción. (Cámara de comercio Ecuatoriano Americana, 2014)
FUNCIÓN ELECTORAL.- Como su misión tiene establecido administrar justicia en el
ámbito electoral, es decir se encarga de garantizar los derechos de la población con
imparcialidad a las decisiones tomadas por los mismos.
Conformada por.
Consejo Nacional Electoral
Tribunal contencioso electoral
Normas de control político y social
FUNCIÓN DE TRANSPARENCIA Y CONTROL SOCIAL.- es la encargada del control de
la gestión pública en todos sus niveles: transparencia, eficiencia, equidad y lucha contra la
corrupción. (Función de Transparencia y control social, 2015)
53
La cual también como facultades controlar las entidades del sector público, personas naturales y
jurídicas del sector privado que presten servicios dirigidos a la sociedad.
Así como proteger los derechos y hacer cumplir las obligaciones con el estado y de esta forma
evitar la corrupción.
Las entidades que la conforman y que buscan controlar a los sectores ya mencionados son:
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y VALORES
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
CONSEJO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL
SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
SUPERINTENDENCIA DE CONTROL DEL PODER DE MERCADO
SUPERINTENDENCIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. (Función de
Transparencia y control social, 2015)
3.2.1.3. FACTOR SOCIAL
Los factores sociales son aquellos que influyen al país, como la pobreza, el desempleo y
migración que tienen su afectación en la población y por consiguiente con la economía a nivel
de país.
Población económicamente activa
Conjunto de personas de 12 años y más que tienen una ocupación, ya sea remunerada o no,
dentro o fuera del hogar, que en el período de referencia han trabajado por lo menos una hora
semanal, así como las personas que no trabajan debido a que están gozando de vacación, están
enfermas o no laboran a causa de huelga o mal tiempo, y las personas que no trabajan pero
buscan trabajo habiendo laborado antes (cesantes) o buscan un empleo por primera vez. (Faculta
de ciencias Economicas Universidad Central del Ecuador, 2005)
Pobreza.- Los índices de pobreza en el país determinan necesidades insatisfechas que tiene la
población.
54
Figura 3.5. Evolución de la pobreza
Tomando en cuenta los periodos diciembre de 2013 y diciembre de 2014, la pobreza por ingresos
a nivel nacional varía 3,06 puntos porcentuales, de 25,55% a 22,49%; esta variación en términos
estadísticos, es significativa al 95% de confianza. A nivel urbano la pobreza por ingresos varía
1,20 puntos porcentuales, de 17,63% a 16,43%; sin embargo esta variación no es
estadísticamente significativa al 95% de confianza.
Mientras que en el área rural la pobreza por ingresos varía en 6,74 puntos porcentuales, de
42,03% a 35,29%; esta variación si es estadísticamente significativa al 95% de confianza.
(Ecuador en cifras, 2014)
Desempleo.- Se entiende como desempleo a aquella persona que estando en capacidad de
laborar o realizar alguna actividad, no pueden encontrar una ocupación
Figura 3.6. Desempleo por género
55
La tasa de desempleo para los hombres es 1,79 puntos porcentuales menores que la de las
mujeres.
Esta diferencia es estadísticamente significativa.
MIGRACIÓN.- Podemos decir que la Migración de miles de ecuatorianos se debe; al mal uso de
los recursos que genera la economía ecuatoriana, a la incapacidad administrativa nacional, a
la falta de compromiso de los políticos ecuatorianos y un alto índice de corrupción, lo que nos lleva
a altas tasa de desempleo.
Esto motiva a la decisión de migrar y mejorar su nivel y calidad de vida. Constantes son los
intentos de salidas de los ecuatorianos hacia el extranjero, lo que es una respuesta a la
permanencia de altas tasas de desempleo y sub-empleo en el país, productos de la insuficiente
capacidad del aparato productivo ecuatoriano de absorber e insertar en su totalidad y de manera
adecuada a la mano de obra disponible.
El hecho es altamente preocupante porque a pesar de las migraciones de más de un millón de
ecuatorianos desde 1990 hasta el 2010, las tasas de desempleo de subempleo no reducen.
Son varios motivos que señalan una mayor migración de los ecuatorianos en los últimos
años, pero es indudable, la falta de medios que garanticen un nivel de vida estable, ha
servido a muchos compatriotas a buscar unas nuevas oportunidades en el extranjero ya que en
nuestro país la obtención de un empleo estable es muy difícil.
Otro motivo de la migración de los ecuatorianos se debe a los mayores ingresos económicos
en otros países y mayores oportunidades laborales. Al año un emigrante en España tiene ingresos
mínimos de 12.000 dólares. Es importante resaltar, que los emigrantes ganan más en otros
países por sus actividades laborales, respecto a las actividades que desempeñaba en el
Ecuador, ya sus capacidades y habilidades productivas, es así que laboran como: empleados
domésticos, agricultores, limpiadores de piso, cuidados de ancianos, entre otros.
Ante esta situación, un gran porcentaje de los emigrantes no piensa regresar su país, sino
más bien en llevar a sus familiares, esto a pesar de que en España e Italia se endurecieron
los controles de migración y limitaron la entrada de más migrantes en los últimos años. (Vásquez,
2010)
56
Figura 3.7. Entrada y salida ecuatorianos y extranjeros
En resumen se puede definir que los índices de migración se deben al desempleo existente en el
país y esto hace que la población salga en busca de un trabajo y de mejorar la situación
económica por la que pasan, además cabe recalcar que el nivel de vida que en el país es menor
al que pueden ofrecer países del extranjero tal es el caso de España donde Ecuador tiene un gran
índice migratorio.
3.2.1.4. FACTOR TECNOLÓGICO
Actualmente en el Ecuador se ha venido desarrollando un gran impulso al desarrollo
tecnológico. Por parte del estado se ha venido el desarrollo de un sistema de ciencia, tecnología
e innovación.
Entradas Salidas Entradas Salidas
2009 820,292 813,637 2009 968,499 928,974
2010 893,408 898,885 2010 1,047,098 1,005,422
2011 1,027,543 1,022,451 2011 1,141,037 1,086,116
2012 1,025,310 1,022,205 2012 1,271,901 1,217,803
2013 1,143,116 1,137,875 2013 1,364,057 1,309,635
2014 1,269,675 1,278,336 2014 1,556,991 1,481,485
En el año 2014 entraron 1.269.675 ecuatorianos, lo cual representa un incremento del 11,07% (126.559) en relación al año 2013; salieron 1.481.485
extranjeros lo cual representa un incremento del 13,12% (171.850) en relación al año 2013.
Datos referentes a los restantes años pueden observarse en el gráfico 1.
Fuente: Base de datos entradas y salidas internacionales 2014
AñosExtranjeros
Entrada y salida de ecuatorianos y extranjeros
(Periodo 2009 - 2014)
AñosEcuatorianos
820,2
92
893,4
08
1,0
27,5
43
1,0
25,3
10
1,1
43,1
16
1,2
69,6
75
813,6
37
898,8
85
1,0
22,4
51
1,0
22,2
05
1,1
37,8
75
1,2
78,3
36
-
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
1,200,000
1,400,000
2009 2010 2011 2012 2013 2014
Ecuatorianos
Entradas Salidas
968,4
99
1,0
47,0
98
1,1
41,0
37
1,2
71,9
01
1,3
64,0
57
1,5
56,9
91
928,9
74
1,0
05,4
22
1,0
86,1
16
1,2
17,8
03
1,3
09,6
35
1,4
81,4
85
-
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
1,200,000
1,400,000
1,600,000
1,800,000
2009 2010 2011 2012 2013 2014
Extranjeros
Entradas Salidas
57
Tal es el caso que ha implementado un plan de escuelas del milenio que no es más que la
implantación de tecnología a las distintas entidades educativas públicas del país con el fin de
generar conocimientos de altos estándares en base a los requerimientos del mercado actual y a la
gran velocidad en que se desarrolla la vida en los distintos ámbitos productivos.
Una de las políticas del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología que se relaciona con la
presente propuesta es la de Consolidar un Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología,
Innovación y Saberes Ancestrales, que articule centros de investigación universitarios y públicos,
entidades particulares y comunitarias y unidades productivas, y que recupere, integre y genere
conocimientos y tecnologías con una perspectiva de fortalecimiento de la diversidad. (Secretaria
Nacional de Ciencia y Tecnologia, 2010)
Debido al mejoramiento tecnológico de las instituciones públicas ejercidas por el estado, las
instituciones privadas buscan estar a la vanguardia de la enseñanza junto con desarrollo
tecnológico del día a día y de esta forma entrar en un mercado competitivo.
3.2.1.5. FACTOR AMBIENTAL
El factor ambiental es uno de los grandes indicadores de las actividades realizadas por la
compañía es decir, generan cierto impacto al ambiente, por esta razón las empresas deben tener
en cuenta el impacto que puede tener al medio ambiente las actividades que se realizan dentro
de la compañía.
Cabe mencionar que la Compañía SCOLASTICOMP no provoca impactos perjudiciales al
medio ambiente debido a que a las actividades que esta se dedica es la enseñanza, los desechos
que se provocan dentro del desarrollo de las actividades es sometido a proceso de reciclaje con
el fin de evitar daños al ecosistema.
Figura 3.8. Residuos recolectados y clasificados
58
3.2.2. INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS
Estos factores si bien son externos también es cierto que tienen relación directa que nos
permiten desarrollarnos en nuestras actividades a nivel de empresa.
Los principales factores comprendidos dentro del ambiente microeconómico son los
proveedores, competidores y clientes, quienes reunidos en conjunto definen el ambiente de
operaciones de la empresa.
3.2.2.1. PROVEEDORES
Los proveedores son aquellos que nos brindan un bien o servicio hacia la compañía con el fin de
que la compañía pueda ofrecer un buen servicio hacia los clientes.
El manejo de los servicios o bienes que se negocia con los proveedores hace que la empresa
pueda definir el nivel de competitividad que pueda tener frente a otras instituciones en este caso
colegios que tengan las mismas características de la compañía SCOLASTICOMP.
La elección de proveedores que se puede tener y la frecuencia que estos sirvan a la compañía
depende de las ofertas que estos presenten, esto se define en precios razonables, calidad,
desarrollo de nuevos servicios y que las entregas sean en el momento requerido por la compañía
de manera que estos den rentabilidad.
Los proveedores de activos fijos que maneja la compañía SCOLASTICOMP, se basa de
acuerdo a las necesidades que se producen dentro del desarrollo de actividades tal es el caso que
la compañía maneja proveedores Nacionales y Extranjeros.
Las empresas que proveen activos fijos a nivel tecnológico en el país de acuerdo a las
necesidades no cumplen con ciertas características que la compañía requiere o bien estas tienen
un costo demasiado elevado lo que no es rentable. La compañía ha tomado la decisión de
importar estos bienes de países como Estados Unidos, ya que estos se encuentran a la
vanguardia de la tecnología y sus costos a pesar de ser importados producen rentabilidad.
Scolasticomp espera obtener de sus proveedores lo siguiente:
Precios competitivos
Calidad de los activos fijos
Entregas en el momento oportuno
59
A continuación se detallan proveedores tanto nacionales como extranjeros que maneja la
compañía para la adquisición de activos fijos.
Tabla 3. 1 PROVEEDORES DEL EXTRANJERO
Nº PROVEEDOR
1 Amazon
2 Best Buy
3 Sam Ash
4 Delta Education
En: Scolasticomp Cía. Ltda.
60
Tabla 3. 2 PROVEEDORES LOCALES
Nombre Ciudad Dirección Teléfono Email
SOCIEDAD INDUSTRIAL ECUAMUEBLE CIA. LTDA. QUITO AV. CORUÑA 13-11 Y SAN IGNACIO 2904000
HORMIGONES Y PISOS HORMIPISOS CIA. LTDA. QUITO
VÍA INTEROCEÁNICA KM 14 Y CALLE ELOY ALFARO 2373770 [email protected]
GRAIMAN CIA. LTDA. QUITO PANAMERICANA NORTE KIM 4 1/2 2862255 [email protected]
CUSTODIO CATOTA ISABEL CRISTINA QUITO DE LOS MODROÑOS N47-65 Y AV. EL INCA 2811267 [email protected]
PYCCA S.A. QUITO AV. OCCIDENTAL 510 Y EL BOSQUE
CORPORACIÓN EL ROSADO S.A. QUITO JUAN GALARZA S/N Y AV. BRASIL
CRÉDITOS ECONÓMICOS CREDICOSA S.A. QUITO AV. CARLOS JULIO ARO SEMA 42201458
COMPAÑÍA GENERAL DE COMERCIO Y MANDATO S.A. QUITO
AV. 10 DE AGOSTO 5282 Y NACIONES UNIDAS 2255338
ICESA S.A. QUITO PANAMERICANA NORTE 6060 Y SANTA LUCIA 2800526
MUEBLES EL BOSQUE S.A. QUITO KM. 6.5 VÍA DAULE LA PROSPERINA, CALLE 4TA. 133 Y AV. PRIMERA 42256888
INDUSTRIAS MOTORIZADAS INDUMOT S.A. QUITO AV. LOS SHYRIS 2021 Y EL ESPECTADOR 3520002
CARTIMEX S.A. QUITO AV. INTEROCEÁNICA S/N Y LOS GUABOS 6018955
DIGICORP S.A. QUITO AV. 10 DE AGOSTO N27-37 Y DANIEL HIDALGO 2228320
TKVELECTROS S.A. QUITO AV. 10 DE AGOSTO N46-20 Y RETAMAS 5124910
MUNDOMOTOS DEL NORTE CIA. LTDA. QUITO AV. INTEROCEÁNICA S/N Y CALLE B 2928160
DELGADO SALAZAR CARLOS RAMIRO QUITO
AUTOPISTA GENERAL RUMIÑAHUI VÍA A LOS CHILLOS 2604695 [email protected]
61
CANTUÑA RAIMUNDO LUIS GONZALO QUITO AV. GENERAL ENRÍQUEZ 37-05 Y COTOPAXI 2337182 [email protected]
VICENTE IVÁN HERRERA RAMÍREZ QUITO PASAJE OE8 N47-48 Y FRANCISCO MONTALVO 3317386 [email protected]
NARVÁEZ ERAZO TRANSITO FABIOLA QUITO MARIANO JARAMILLO 184 Y PASAJE D 2658518 [email protected]
QUIPO YANACALLO JUAN FRANCISCO QUITO
CUMBAYÁ CALLE CRISTO REY OE466 Y ELOY ALFARO 2893807 [email protected]
CHANCHAY SINAILIN DANILO RENATO QUITO CALERO OE 6-50 Y AYORA 2884861 [email protected]
SEGUNDO WILSON VIRACOCHA PILA QUITO
BELLA ARGELIA, EL ÁNGEL LOTE 1261 Y MARCABELI 2688634
LA COMPETENCIA S.A. QUITO PASAJE N44B- E10-26 Y AV. 6 DE DICIEMBRE 3965200 [email protected]
CASABACA S.A. QUITO AV. 10 DE AGOSTO 1030 Y CARRIÓN 2562526
QUITO MOTORS S.A. QUITO AV. 10 DE AGOSTO N25-108 Y AV. COLON 2561726
CORPORACIÓN FAVORITA C.A. QUITO AV. GRAL. ENRÍQUEZ S/N VÍA COTOSCHOA
COMERCIAL KYWI S.A. QUITO AV. 10 DE AGOSTO N24-59 Y LUIS CORDERO 3987-900
ECUA AUTO S.A. QUITO AV. RIO COCA E8-73 Y PARIS 2262888
TELEVISIÓN Y VENTAS TELEVENT S.A. QUITO JUAN DE AZCARAY 355 Y AMAZONAS 2448850
FRIO Y EXPORTACIÓN S.A. QUITO
IMAGINAR CONOCIMIENTO VISUAL COVI CIA. LTDA. QUITO ELOY ALFARO N33-141 Y RUSIA 2922540
TERMIKON CIA. LTDA. QUITO AV. 6 DE DICIEMBRE 3460 Y BOSSANO 2464764
INFRI CIA. LTDA. QUITO DE LOS ACEITUNOS Y ELOY ALFARO 2807547
MUEBLES ARTEMPO CIA. LTDA. QUITO CHIMBORAZO 705 Y AV. PAMPITE 2042055
CASA BRASIL CIA. LTDA. QUITO LA MARISCAL AV. 10 DE AGOSTO N20-08 Y AV. 18 DE SEPTIEMBRE 2551-356
62
MULTICIENCIAS DEL ECUADOR S.A. QUITO OYACACHI OE2-27 Y AMAZONAS 2453522
PROTELCOTELSA S.A. QUITO JUAN JOSÉ VILLALENGUA OE4-67 Y ÁLVAREZ DEL CORRO 2449217
TECNOMEGA C.A. QUITO RUIZ DE CASTILLA S/N Y MURGEON 2228218 [email protected]
COMPUVENTAS CIA. LTDA. QUITO MARIANO AGUILERA E7-311 Y AV. DIEGO DE ALMAGRO 2504081 [email protected]
ASIAUTO S.A. QUITO VÍA INTEROCEÁNICA KM 8 S/N 2897441
ECUAWAGEN S.A. QUITO AV. DE LOS GRANADOS E12-20 Y COLIMES 2264380 [email protected]
FIX EQUIPMENT S.A. QUITO FRANCISCO CRUZ MIRANDA N36-120 Y MAÑOSCA 2465632 [email protected]
SONY INTERAMERICAN S.A. QUITO NACIONES UNIDAS S/N Y SHYRIS Y 6 DE DICIEMBRE 2254323
CORPUNIV S.A. QUITO AV. SHYRIS N39-281 Y GASPAR DE VILLARROEL 2246851 [email protected]
LA LIRA CIA. LTDA. QUITO AV. 10 DE AGOSTO N37-69 Y AV. NACIONES UNIDAS 2250917
ECUAMOTORS S.A. QUITO AV. DIEZ DE AGOSTO N40-94 Y GASPAR DE VILLARRUEL 2445391
DECORACIÓN JAVU S.A. QUITO AV. CORUÑA N28-05 Y MANUEL ITURREY 2040668 [email protected]
INMOLUSSO CIA. LTDA. QUITO AV. INTEROCEÁNICA KM 10 Y BY PASS DE CUMBAYÁ 2040983 [email protected]
INSUPROF CIA. LTDA. QUITO VÍA INTEROCEÁNICA S/N O SECUNDARIA LOCAL 16 2892567
BUROCREATIVE CIA. LTDA. QUITO ANDALUCÍA N24-128 Y FRANCISCO GALAVIZ 2549476 [email protected]
FAST TECHNOLOGY FE&T CIA. LTDA. QUITO
AV. DE LA PRENSA N43-256 Y AV. EDMUNDO CARVAJAL 2260774
VERDE SINTÉTICO QUITO
AUTOSCOREA S.A. QUITO AV. ATAHUALPA S/N Y AV. VÍCTOR HUGO 3-2413838
En: Scolasticomp Cía. Ltda.
63
3.2.2.2. COMPETIDORES
La competencia es otro factor de gran importancia en lo que corresponde la ofertación de un bien o
un servicio similar al que ña compañía oferta comúnmente la competencia se basa en clientes y
proveedores que cada una maneja.
Figura 3.9. Rivalidad entre competidores
En: Conceptos de Administración estratégica
Rivalidad entre competidores.- Generalmente la fuerza más poderosa de todas, hace referencia a la
rivalidad entre empresas que compiten directamente en una misma industria, ofreciendo el mismo
tipo de producto.
Amenaza de entrada de nuevos competidores.- Hace referencia a la entrada potencial a la
industria de empresas que producen o venden el mismo tipo de producto.
Amenaza de ingreso de productos sustitutos.- Hace referencia al ingreso potencial de empresas
que producen o venden productos alternativos a los de la industria.
Poder de negociación de los proveedores.- Hace referencia al poder con que cuentan los
proveedores de la industria para aumentar sus precios y ser menos concesivos.
Poder de negociación de los consumidores.- Hace referencia al poder con que cuentan los
consumidores o compradores de la industria para obtener buenos precios y condiciones. (Porter,
2015)
64
El ser competitivo requiere incrementar la presencia de una empresa en el mercado, esta presencia
de debe a las mejoras en innovación y el método de como competir.
La competencia que tiene la compañía son aquellos colegios de la ciudad de Quito y sus
alrededores principalmente aquellos que cuentan con certificación BI.
El grado de rivalidad de estos colegios dedicados a la prestación de servicios educativos con
certificación BI y se presentan con la mayor competencia son los siguientes:
(COLEGIO TERRANOVA)
Tabla 3. 3 Principales competidores compañía Scolasticomp
Nº COMPETENCIA DIRECTA
1 Academia Cotopaxi
2 Experimental Alberto Einstein
3 Colegio Intisana
4 Colegio Los Pinos
5 Colegio Ludoteca
6 ISM Internacional Academy
7 Unidad Educativa Liceo Del Valle
8 Unidad Educativa Letort
9 Colegio Británico Internacional
10 Colegio Católico JoséEngling
11 Colegio Sebastián De Benalcázar
12 Unidad Educativa Emile Jaques-Dalcroze
13 Becquerel
14 Fundación Colegio Americano
15 British School Of Quito.
16 EMDI School
En: Asociación Ecuatoriana de Colegios
El principal inconveniente para este tipo de colegios se da a la razón de ser un colegio BI debe
mantener estándares los cuales para ser cumplidos requieren costos elevados y estos hacen que el
65
costo del nivel de educación sea elevada y por consiguiente solo ciertos sectores del pueden
acceder a la misma.
3.2.2.3. CLIENTES
Es uno de los factores de gran importantes y gracias a ellos las empresas se pueden mantener en el
mercado, este cierto tipo de personas o determinados grupos son aquellos a los cuales la compañía
se enfoca.
Los clientes con el poder de adquisición manejan la competitividad que puede tener una empresa
hacia el mercado, es por esta razón que la competencia intentar ofertar servicios con garantía para
ganar la fidelidad de los clientes.
Como principal característica de SCOLASTICOMP es brindar servicios educativos de calidad con
los más altos estándares, se ha enfocado en los clientes haciendo que al momento de recibir la
enseñanza cuenten con los elementos necesarios para que esta sea de calidad y así entrar en el
ambiente de confort que los estudiantes requieren.
También cabe decir que para facilidad de los clientes la compañía ha decido establecer varias
formas de pago, buscando la comodidad del cliente y la adaptabilidad del mismo, tal es el caso que
se procede a realizar pagos en efectivo, cheques, tarjetas de crédito, débitos bancarios, pagos
recurrentes y el otorgamiento de créditos dependiendo del monto de la cartera del cliente, aunque
este último no represente beneficio debido a que la cartera vencida aumenta.
66
CAPITULO IV
4. PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Determinar lineamientos que permita el manejo adecuado del control y administración de los
activos fijos utilizando métodos y técnicas bajo la normativa vigente con la finalidad de mantener
un manejo eficiente de bienes muebles e inmuebles que posee la compañía SCOLASTICOMP y su
incidencia, a fin de servir como un instrumento de información, toma de decisiones y control para
satisfacer necesidades de la empresa.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diseñar una herramienta de control interno de activos fijos, que permita lograr una
adecuada administración de los bienes.
Plantear formatos, registros, flujos de procesos, tareas y políticas contables que ayuden al
control de bienes en los procesos principales de control como son: ingresos, egresos, toma
física, actas de entrega recepción, traslado y baja de los mismos con la ayuda de un Módulo
de control de activos fijos.
Realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales sobre la asignación, uso, control y
donaciones de los activos fijos.
Conocer el manejo y funcionamiento del sistema OLYMPO ante el control del área de
Activos Fijos, con el objetivo de obtener datos precisos que nos permitan conocer las
incidencias en la Institución.
Implantar una manera adecuada del control contable, recopilando la información de la
administración y custodios de los activos fijos.
4.3. ALCANCE
Esta propuesta tiene como finalidad que la compañía SCOLASTICOMP logre coordinar sus
actividades con respecto al manejo control y administración de los activos fijos tangibles, así como
la constatación de los bienes con el objeto de brindar un correcto, oportuno y confiable control de
los mismos.
67
4.4. COMPONENTES
Aquellos activos fijos que posee la compañía y que están compuesto por activos parciales como tal
deben ser controlados de la misma manera por separado.
La mejor de la manera de controlar los activos se basa en un sistema de codificación que establece
números y niveles que pertenecen dentro de un mismo bien y estos pueden ser dentro de una misma
clase tal es el caso de los equipos de computación que están conformador por CPU, impresoras,
monitores, etc.
Cada componente que la compañía utiliza para desempeñar sus actividades conforma un activo de
la misma, al ser de gran importancia es necesario mantener un inventario de que activos tiene la
compañía y así mismo calcular la depreciación de estos debido a su uso.
4.5. SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Con el propósito de mejorar el control en la administración de bienes que posee la compañía, la
identificación, protección de muebles se hace necesario aplicar un código a todos los bienes existen
que posee la compañía y a la medida que la compañía vaya adquiriendo más bienes también a estos
aplicar este sistema de codificación con el fin de tener una información.
El sistema de codificación para los bienes que posee la compañía facilita la comparación de los
activos existentes con facturas, inventarios de modo que sea razonable la gestión del manejo de los
activos y delos usuarios de los mismos.
Codificar los activos fijos de conformidad al sistema específico que este caso para la compañía el
OLYMPO V7 el que con su módulo de activos fijos permite identificar la ubicación en función de
la unidad administrativa, el servidor responsable de la custodia, las diversas clases de bienes y el
bien especifico.
4.5.1. ELEMENTOS DE CODIFICACIÓN
Tipo.- el tipo de activo corresponde a las cuentas que utiliza contablemente la compañía para
identificar a los activos que posee.
Seleccionar, el nombre de la cuenta contable de Grupo Mayor, que corresponde al grupo de Cuenta
contable de los Bienes de Larga Duración o Activos Fijos.
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Sub Tipo.- este tipo de clasificación depende al uso o destino a que la compañía destina ciertos
activos.
Clase.- Corresponde al nombre que se la bien para su identificación.
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Ordinal.- Dígitos asignados al bien para su identificación específica.
Ejemplo:
Tipo Subtipo Clase Ordinal
003 01 014 0001 = 03011401 Escritorio ejecutivo
003 01 014 0002 = 03011402 Escritorio
003 01 024 0003 = 03012403 Silla gerencial
003 01 024 0004 = 03012404 Silla
4.6. TOMA DE INVENTARIOS
Para las constataciones físicas se propone a la compañía realizar un inventario de los activos que
posee por lo menos una vez al año, que consistirá en la inspección de los bienes muebles y equipos
de todas las áreas de la compañía, a fin que con la colaboración y asesoramiento de los
responsables de cada unidad, se logre determinar la existencia de los bienes y equipos, estén estos
obsoletos, dañados, sin uso; y de ser al caso proceder al traspaso, venta, remate, donación, de
conformidad con los reglamentos que posea la compañía para realizar este tipo de transacciones.
Este tipo de información será parte fundamental para la actualización de los inventarios
correspondientes a activos fijos ya sean estos de larga duración o estén sujetos a control y así de
esta forma poder lograr que los registros contables manejen la información real de los mismos.
Cabe recalcar que mientras se realice la toma de inventarios, queda terminantemente prohibido
realizar cualquier tipo de traspasos, bajas o cualquier otro tipo de operación que tenga relación con
los activos fijos de la compañía los cuales podrían afectar a la exactitud de la información en
cuanto a los bienes de la compañía.
De este proceso se elaborara un acta donde se detallara el proceso de la constatación física y las
diferencias que se obtengan de dicho proceso, las cuales serán objeto de investigación y a partir de
este proceder a realizar los respectivos ajustes de ser necesarios con la previa autorización de las
autoridades de la compañía.
Al realizar la constatación física lo que se busca que obtener en la compañía son los siguientes
objetivos:
Contar con la información real acerca de la existencia de los bienes que posee la compañía.
70
Mejorar el control interno en cuanto a la ubicación de los bienes y sus respectivos
custodios.
Permitir conciliar los saldos de las existencias reales contra la información contable.
De ser pertinente realizar los respectivos trámites en el caso de bajas, traspasos,
obsolescencia, o que los bienes estén fuera de uso.
Para las constataciones cabe recalcar que será necesario realizar las mismas con fecha de corte al
31 de diciembre de cada año.
Alcance de la toma física
La toma física de inventarios de activos fijos se realizara en forma general con el objetivo de
obtener un correcto y oportuno control de bienes de pertenencia de la compañía SCOLASTICOMP.
Tipos de inventario
Para realizar una toma física de los activos existen 2 tipos de inventarios que se definen en:
Inventario Parcial.- Este tipo de inventarios se realiza con el fin de obtener información
de cierta área, departamento o determinados tipos de bienes que se desea conocer.
Inventario General.- Este tipo de inventario busca brindar información general de todos
los bienes que posee la compañía en todas sus áreas, es decir es la unión de varios
inventarios parciales formando un todo.
DOCUMENTOS PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA
Para la constatación de los bienes que posee la empresa se hace necesaria la utilización de un
formato en el que se registre lo siguiente:
Tipo de inventario parcial o general.
Fecha de la constatación física de bienes.
Características que posee el bien como el código, ubicación, estado en otras características.
En este documento también se hará constar valores como el costo unitario, cantidad de bienes de la
misma naturaleza o características y total que representan los bienes en valores.
Observaciones donde se reflejara cualquier novedad que se encuentren en los activos fijos ya sean
bajas, mantenimiento o reparación.
71
Y por último pero gran importancia son las firmas donde avalan que dicha constatación fue
realizada bajo los conocimientos necesarios y que fue desarrollada con absoluta responsabilidad.
Acta de Constatación Física de Bienes
COMPAÑÍA SCOLASTICOMP (Colegio Terranova)
ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
En la ciudad de Quito a los________ días del mes de_______________del 201__ , los
señores________________________________, realizamos el proceso de constatación física de
bienes de pertenencia a la compañía SCOLASTICOMP CIA LTDA., según solicitud del
departamento administrativo financiero con memorándum Nº________ con
fecha____/____/_______
Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuación se detalla los
bienes constatados:
DETALLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
CÓDIGO
UBICACIÓN
CÓDIGO DE
INVENTARIOS DETALLE
ESTADO DE LOS BIENES CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO TOTAL
BUENO REGULAR MALO
En consecuencia por la demostración que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en números)
corresponde al valor de los bienes constatados de la COMPAÑÍA SCOLASTICOMP CIA
LTDA.
Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptación suscriben la presente acta en 3
ejemplares para efectos firman las personas que han intervenido en esta diligencia.
________________ _______________
_______________________
BODEGUERO RESPONSABLE
DEPARTAMENTAL
DEPARTAMENTO
ACTIVOS FIJOS
72
CONTROL DE INVENTARIO COMPAÑÍA SCOLASTICOMP CIA. LTDA.
CONTROL BIENES
CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES LARGA DURACIÓN / SUJETOS A CONTROL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO
ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE DEL
BIEN
INICIO
Solicitar
constatación
física de
bienes
Elaborar
cronograma de
constatación
de bienes
Aprobar
cronograma
para
constatación
de bienes
Realizar
constatación
física de
bienes
Validar
constatación
de bienes
Verificar buen
estado del bienNO
Baja de
activos
SI
Revisión de cambios
para actas de entrega
recepción
Se requiere
cambiosSI
Realizar cambios
en actas
anteriores
Firmar actas
de entrega
recepción
NO
Realizar y enviar
informe de
constatación.
FIN
73
4.7. RESPONSABLES DE LA CUSTODIA
Las autoridades de la compañía a través de las distintas unidades administrativas son las encargadas
de designar custodios de los activos fijos, así como también establecer procedimientos donde
indiquen a los custodios la conservación y mantenimiento de los bienes a su cargo de conformidad
con la normativa vigente.
Los responsables de la custodia de los activos deben poseer un documento donde este indique los
bienes a cargo de una persona, en dicho documento constara código del bien, descripción, fecha
que fue asignado y el precio en que fue adquirido a este documento lo llamaremos acta de entrega
recepción de bienes.
En cada unidad administrativa de la compañía se deberá crear un archivo en donde se haga
constancia las actas de entrega recepción de los bienes que poseen a su cargo el personal de la
empresa, cabe recalcar que los bienes que se encuentren dentro de la unidad pasaran a
responsabilidad del titular del área donde se encuentra el bien hasta que se legalice la entrega de
bienes mediante acta entrega recepción.
Es obligación del departamento de activos fijos mantener actualizado el archivo de actas, con la
información correspondiente a los bienes y a los usuarios de los mismos.
El responsable de cada bien tiene la obligación de mantener el buen uso y la conservación del
activo designado.
En los activos que se encuentren dentro de una misma área y estos sean de uso común, es necesario
que el titular de la unidad administrativa defina normas internas que permitan identificar
responsables de su uso y conservación de los mismos.
Para los casos en que un custodio de los activos fijos a su cargo deje su puesto o sea este cambiado
a otra unidad administrativa, se dará la aplicación de un examen especial sobre los bienes a su
cargo y de la misma forma se realizara un acta de entrega recepción por los bienes que tenía a su
cargo al departamento de activos fijos y estos sean los que definan el o los nuevos custodios de los
mismos.
74
Acta de entrega recepción de Bienes
ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES
En la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha, a los _____días del mes de______________del
201___, en las oficinas de la Compañía SCOLASTICOMP CIA. LTDA. , ubicadas en SAN
JUAN ALTO DE CUMBAYÁ, se reúnen por una parte
____________________________________Responsable de control y Custodia de Bienes de
Compañía SCOLASTICOMP CIA. LTDA., y por otra,
_________________________________,con el cargo de__________________________ , con
el fin de realizar la acta de entrega recepción de los Bienes que se detallan a continuación,
conforme lo indica el reglamento General Sustitutivo para el manejo y Administración de
Bienes del Sector Público en su capítulo VII, Art.64.
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas:
Primera.- Los bienes descritos en la presente acta, a partir de la firma, estarán bajo la
responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe y garantiza que se emplearán única y
exclusivamente para cumplir con los fines propios inherentes a las funciones que se cumple en
Compañía SCOLASTICOMP CIA. LTDA.
Segunda.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar la respectiva
acta de descarga a nombre de la persona quien se responsabilizará, para su actualización
registro y control.
Tercera.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o por cualquier
causa semejante, comunicará inmediatamente por escrito este hecho al departamento de activos
fijos, responsable de Bienes, al jefe inmediato y a la máxima autoridad de la institución con
todos los pormenores que fueren del caso, dentro de las 48 horas hábiles después del suceso
conforme lo indica el Art. 86 del reglamento General Sustitutivo para el manejo y
Administración de Bienes del Sector Público.
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
Para constancia y fe de lo actuado, firman las partes intervinientes, en unidad de acto, en un
original y una copia de igual tenor.
______________________ ______________________
NOMBRE: DEPARTAMENTO ACTIVOS FIJOS
RECIBÍ CONFORME ENTREGA CONFORME
75
4.8. MANTENIMIENTO DE LOS BIENES
Para poder mantener un control eficiente y una pertinente coordinación del mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de los bienes que posee la compañía, la administración de la
entidad mantendrá un control de manera regular por el mantenimiento de los activos de la
compañía, con el fin de mantener un correcto funcionamiento de los mismos.
Para poder mantener los bienes de la compañía en su correcto funcionamiento es necesario
establecer un plan de mantenimiento preventivo con el objetivo de que la compañía puede
desarrollar sus actividades de manera eficiente. De ser necesario para el mantenimiento de los
bienes se puede contratar servicios externos siempre y cuando esté justificado este servicio para la
compañía.
Toda reparación de un bien si este requiere movilización este bien requerirá ser llenado formulario
donde se indique la razón del movimiento.
Tipos de mantenimientos
76
77
4.8.1. FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE BIENES
FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE BIENES
GE
RE
NC
IA
FIN
AN
CIE
RA
AC
TIV
OS
FIJ
OS
MA
NT
EN
IMIE
NT
O E
XT
ER
NO
INICIO
Calendario de
mantenimiento
de bienes
Autorización de
mantenimiento
Presentacion de
calendario y
solicitud de
mantenimiento
SI
Realiza
requerimiento y
tramita el envío
del bien
NOFIN
Recibe el
activo y
realiza
diagnóstico
Reparación SIRepara el
activo
NO
Recibe
informe del
servicio
externo
FIN
FIN
78
4.9. DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES
Para registrar las depreciaciones de los bienes están son calculadas en forma mensual y estas serán
representadas al final del ejercicio económico, por pérdida de valor por el uso, obsolescencia,
desgaste, entre otros factores que influyen a los bienes en condiciones normales en el desarrollo de
actividades de la compañía.
Antes de efectuar un ajuste por depreciación en un bien específico, a su valor total debe restársele
el valor de rescate, que también es llamado valor residual o valor de salvamento y es el monto por
el cual, cuando termine la vida útil se va a poder recuperar el bien, este valor puede ser cero, pero
también puede tener un valor determinado por la administración de la organización.
Por otro lado, para determinar todos los montos referidos en el párrafo anterior, debe tenerse en
cuenta la vida útil que es el tiempo en el que se estima que podrá utilizarse el bien; bajo estas tres
variables (valor total, valor de rescate y vida útil), se puede calcular el valor a depreciar o valor
depreciable.
Vida Útil.- Los bienes de larga duración son aquellos que pueden ser sometidos a depreciación y
para que esto llegue a cumplirse los bienes tienen que usados en actividades administrativas o
productivas dentro de la compañía.
Valor Residual.- Se tiene considerado un valor residual del 10% del costo histórico del bien.
Método de Depreciación.- La forma más utilizada para calcular la depreciación es el siguiente
método:
Método de línea recta.- Este es considera como tal porque los valores que se calcula por el uso de
un bien son continuos y no presentan ninguna especie de variación.
Los valores de las depreciaciones que maneja actual la compañía se viene realizando bajo el
método de línea recta
Los porcentajes de depreciación que maneja la compañía varían de acuerdo al uso que estos tengan,
es decir como lo fundamenta la NIIF los porcentajes pueden ser menores a los establecidos en la
ley de régimen tributario interno según su uso que se le dé dentro de la compañía. Cabe recalcar
que los porcentajes de depreciación pueden ser menores a lo establecido por la LORTI y estos no
podrán excederse de los porcentajes establecidos en dicha normativa.
79
En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente
justificadas, el respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar
depreciaciones en porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución
que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y los
parámetros técnicos de cada industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación
acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años,
por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco
procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes
suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que
apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra
terminada", previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno.
Mediante este régimen, la depreciación no podrá exceder del doble de los porcentajes señalados en
letra a).
(a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la
duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá
superar los siguientes porcentajes:
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5%
anual.
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
Equipos de cómputo y software 33% anual.
En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este Reglamento sean superiores a los
calculados de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil o la técnica
contable, se aplicarán estos últimos.
b) Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento
de un activo fijo podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado
o depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización efectiva, en función a la vida
útil restante del activo fijo para el cual están destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el
contribuyente vendiere tales repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de la venta y,
como costo, el valor que faltare por depreciar. Una vez adoptado un sistema, el contribuyente solo
podrá cambiarlo con la autorización previa del respectivo Director Regional del Servicio de Rentas
Internas; (Servicio de Rentas Internas, 2015)
80
Porcentajes de depreciación que maneja la compañía se ha mantenido de acuerdo a la ley de
régimen tributario interno:
CONCEPTO PORCENTAJES
Inmuebles 5%
Instalaciones, Maquinarias y Equipos 10%
Muebles y Enceres 10%
Equipos de Computación 33%
Vehículos 20%
Cuando la depreciación de inmuebles se hubiere iniciado con un esquema bajo el cual la vida útil
calculada haya sido mayor a la estimada en este numeral y no sea posible aplicar el cálculo señalado,
la depreciación del saldo se efectuará en diez años.
Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento de
un activo fijo, podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o
depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización efectiva, en función a la vida
útil restante del activo fijo para el cual están destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el
contribuyente vendiere los repuestos no utilizados para el mantenimiento del activo fijo para el cual
estuvieron destinados, se registrará como ingreso gravable la utilidad generada por dicha venta. Una
vez adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la autorización previa del
Director General de Rentas.
En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente
justificadas, el Director General de Rentas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes anuales
mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución que dictará para el efecto.
Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el adquirente puede calcular razonablemente el
resto de vida útil probable para depreciar el costo de adquisición. La vida útil así calculada, sumada
a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada
para bienes nuevos. Igual tratamiento se dará en aquellos casos en que la depreciación se hubiere
iniciado bajo un esquema diferente. (Ley De Régimen Tributario Interno, 2007).
Registro Contable.- El registro que maneja la compañía se lo viene realizando mensualmente en
un asiento de diario el último día de cada mes presentándose de la siguiente forma por ejemplo:
Asiento Contable
Gasto Depreciación Equipo Docente y de oficina 1000.00
Depreciación Acumulada Equipo Docente y de oficina 1000.00
81
4.10. BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Son considerados como bienes de control administrativo a aquellos bienes que no son considerados
como activos fijos pero que son utilizados para realizar actividades en la compañía y por lo tanto
pasan a ser bienes sujetos a control administrativo, a pesar que algunos de estos pueden tener una
vida útil mayor a un año su costo no cumple con el superior estimado para ser considerado como
tal.
Clasificación de los bienes.- Para ser clasificados este tipo de bienes considerados como no
activos fijos se han determinado de acuerdo a su naturaleza
Útiles de oficina
Útiles de Limpieza
Instrumental, equipos e insumos
Herramientas
Cabe decir que este tipo de bienes son considerados contablemente como un gasto razón por la cual
no están sujetos a depreciación ni avalúos de ninguna especie.
Al igual que los bienes de larga duración considerados como activos fijos, también los bienes
sujetos a control son designados a un custodio dentro de una administrativa que se encargara de
responder por el buen uso y mantenimiento del mismo.
El inventario de los bienes de control administrativo que maneja la compañía será registrado al
valor de su costo histórico y estarán sustentados bajo actas de control de bienes en la que se
detallen códigos, características, persona o personas a cargo y las correspondientes firmas de
responsabilidad.
Para la constatación física de este tipo de bienes será de por lo menos una vez al año al igual de los
que son considerados como activos fijos y para ello podrán intervenir el departamento de activos
fijos, el bodeguero o un delegado designado por la autoridades competentes de la compañía para lo
que se dejara suscrito un acta de las personas que intervengan con la respectiva información de la
toma física.
En el caso de que un bien sujeto a control se hubiese perdido o sufrido algún daño injustificable el
custodio del bien será el responsable de reponer un bien que cumpla con las mismas características
o el valor del bien de acuerdo al precio de mercado actual.
82
4.11. BIENES DE LARGA DURACIÓN
Se entiende como bienes de larga duración a todos aquellos que sean de pertenencia de la compañía
y que cumplan con las siguientes características y estén de acuerdo a la normativa vigente.
(Ministerio de Finanzas, 2008)
INVERSIÓN DE BIENES LARGA DURACIÓN
BIENES DE ADMINISTRACIÓN
BIENES DE PRODUCCIÓN
BIENES DE PROYECTOS
BIENES DE PROGRAMAS
BIENES DE ADMINISTRACIÓN.- Comprende a todos aquellos bienes muebles e inmuebles
que están destinados a realizar actividades administrativas u operación dentro de la compañía.
BIENES DE PRODUCCIÓN.- Corresponde a todos los bienes tanto muebles como inmuebles
que están destinados a actividades productivas.
BIENES DE PROYECTOS.- Corresponde a aquellos muebles que fueron adquiridos para un
proyecto específico.
BIENES DE PROGRAMAS.- Son aquellos bienes muebles e inmuebles que son destinados para
poder desarrollar actividades de programas específicos.
Los activos para ser considerados como bienes de larga duración deben cumplir con las siguientes
características o requisitos:
Deben ser de propiedad de la compañía
Los bienes de la compañía deben estar destinados a realizar de actividades de
administración y/o productivas
Deben tener una vida útil estimada mayor a un año calendario.
Su costo tiene que ser mayor a $100 dólares americanos
Que generen para la compañía beneficios económicos futuros.
En este caso para la compañía por ser un colegio cuenta con pupitres, sillas, escritorios, mesas,
implementos de laboratorios, entre otros; si estos tienen un costo menor a $100 dólares americanos,
83
al momento de sus incorporación dentro del sistema podrán ser considerados como activos fijos,
aplicando el criterio técnico de ingresos por lotes, que consiste agrupar los valores de los bienes
que cuenten con las mismas características.
El valor de los activos a contabilizar corresponden a:
Costo de adquisición + gastos inherentes.
Valor de donación corresponde a los valores asignados a la fecha actual + valores de para ser
puestos en condiciones de operación.
Valor contable se refiere al valor de adquisición más aumentos o disminuciones registrados durante
la vida útil del bien.
Valor en libros se refiere al valor contable menos los valores de depreciación estimados.
Para las valoraciones de los activos fijos de larga duración se tomara en cuenta el valor al precio de
compra, si estos fueran importados se incluirá los costos de la misma como fletes, entre otros así
también como los valores adicionales para que un activo quede en condiciones de operación.
En lo correspondiente a la contabilización de los bienes se deberá registrar en contabilidad
debitando la cuenta de activos al que el bien pertenece y acreditando la cuenta que corresponda de
según sea el caso ya sea bancos, cuentas por pagar o entre otras cuentas que podrían ser utilizados
en dicha transacción.
En el caso de que en un activo se haya producido mejoras este por ende tendrá un aumento en el
valor contable del bien como erogaciones. Así mismo de esta forma cuando un activo haya sufrido
hayan cambio en el caso de reemplazos de piezas disminuirán el calor contable de los mismos.
Para el caso de donaciones que la compañía reciba están se registraran directamente a la cuenta
contable de activos que corresponda y de la misma manera se acreditara a la cuenta donaciones
recibidas.
4.12. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se refieren a aquellos procesos donde los activos fijos de la compañía están
sujetos a ingresos por compras, ventas, bajas, traspasos o cuando un custodio de un bien deja su
puesto habitual el activo asignado pasa a ser usado por otra persona dentro de la compañía y se
hace como constancia un acta de entrega – recepción.
84
4.12.1. ADQUISICIONES
Para el proceso de adquisiciones que se debe manejar estas se realizaran de acuerdo a la
disponibilidad y presupuesto de la compañía. De igual manera para realizar la compra de un activo
fijo este tendrá que ser justificado por cada uno de las unidades administrativas de la compañía.
Las compras de bienes se deberán tramitar de acuerdo a las normas y establecimientos de procesos
fijados por la compañía en los que conste la programación, adquisición, almacenamiento y
distribución para que la compañía SCOLASTICOMP logre desarrollar sus actividades de manera
eficiente. Así mismo dicha adquisición se la realizará de acuerdo a políticas entre el máximo y
mínimos necesarios.
Las autoridades de la compañía SCOLASTICOMP son las encargadas de aprobar las compras de
activos fijos, así como la verificación de proveedores, cotizaciones y entre otros factores que son de
interés para las adquisiciones.
4.12.1.1. PROCESO DE ADQUISICIONES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
FUNCIONARIO
Persona que necesita el bien hace
requerimiento al jefe directo a través de una
solicitud de requerimiento.
JEFE DIRECTO
Aprueba la orden de compra si firma la
aprobación se envía al asistente de compras
dicho respaldo para que proceda con la
adquisición.
ASISTENTE DE COMPRAS
Recibe la orden de compra y procede a la
licitación mínimo de 3 proveedores, para
analizar precio, calidad y características.
ADMINISTRACIÓN
El gerente general aprueba la mejor opción de
compra de acuerdo a la necesidad de la
compañía y envía visto bueno de compra al
asistente de compras.
85
ASISTENTE DE COMPRAS Realiza el pedido del bien al proveedor
ganador de dicha licitación y archiva los
respaldos de orden de compra y aprobación.
PROVEEDOR
Entrega el bien al departamento de Activos
fijos con las características pedidas por el
asistente de compras, hace firmar la recepción
del bien y envía la correspondiente factura al
departamento de compras.
ASISTENTE DE COMPRAS
Envía la factura al departamento de gerencia
para la aprobación del pago y registros.
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
Se encarga del registro contable de la
adquisición del bien con cargo a proveedores
para la emisión del pago y correspondientes
retenciones al proveedor.
Se toma en cuenta que para la adquisición de
los bienes si estos son menores de $100 de
solares se enviaran directo al gasto.
Se saca una fotocopia y se envía al
departamento de activos fijos para el
correspondiente registro.
ACTIVOS FIJOS
Recepta el bien, realiza el correspondiente
registro y actas de entrega recepción para el
funcionario del bien solicitado, entrega el bien
y hace firmar las correspondientes actas de
entrega.
86
4.12.1.2. FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN DE BIENES
FLUJOGRAMA ADQUISICIÓN ACTIVOS FIJOS COMPAÑÍA SCOLASTICOMP CIA. LTDA.
DEPARTAMENTO
SOLICITANTECONSEJO DIRECTIVO BODEGA GERENCIA PROVEEDOR CONTABILIDAD OFICINA DE BIENES
INICIO
Realiza el
pedidoAPRUEBA
EL PEDIDO
TERMINA EL
PROCESO
NO
Solicitud
cotización
mínimo 3
proveedores
APRUEBA
LA COMPRA
NO
TERMINA EL
PROCESO
SI
Solicitud del
activo al
proveedor
Entrega los
bienes
ENTREGAR
FACTURA
REALIZA
REGISTRO
CONTABLE
Elaborar
comp. Egreso,
retención y
transferencia
Recepción y
legalización de
documentos
Recibe
Retenciones
Recibe el Pago
Recepción de
bienes
Realiza actas
Entrega-
Recepción
Entrega
Bienes y
legaliza actas
Recepción de
bienes y firma
de actas
Recibe actas
legalizadas
FIN
Archivo
Copia actas
archivo
contabilidad
Selección
mejor opción
de compraSI
87
4.12.2. INGRESOS DE BIENES
Los ingresos de los bienes a la compañía pueden ser obtenidos de diversas formas ya sean de
procedencia de adquisiciones, donaciones, comodatos o cualquier otra forma de obtención, estos
deberán ser valorados, registrados y codificados inmediatamente después de haber sido recibidos.
Una vez adquiridos los bienes por parte de las unidades administrativas de la compañía y previa
constatación física de haber recibidos los bienes, estos serán registrados en el inventario de activos
fijos y estos serán respaldados bajo la documentación respectiva tales como actas de entrega
recepción.
La documentación a respaldar será la siguiente:
Copia de la factura del bien.
Soporte de la orden de compra
Copia del acta de recepción del bien
Cabe determinar si al recibir bien este tiene algún desperfecto o presente alguna novedad, no
podrán ser recibidos hasta que este cumpla con las estipulaciones establecidas.
4.12.2.1. NARRATIVA DEL PROCESO DE INGRESOS DE BIENES
Con la recepción de los bienes según la orden de compra, factura y proforma, del proveedor
constatando calidad, cantidad, marca, tipo, modelo; de conformidad al requerimiento hecho por
el Asistente de Compras se enviará la documentación debidamente legalizada al departamento
de Tesorería.
Los bienes pasan a ser ingresados en el módulo de activos fijos del programa OLYMPO V7, en
donde se asignara un custodio para el bien y un destino que tendrá el mismo dentro de la unidad
administrativa para posteriormente realizar la correspondiente entrega del bien al departamento
solicitante. Una copia del acta de entrega – recepción pasará al archivo y otra será enviada al
departamento de contabilidad.
Todo bien recibido de preferencia ingresará a bodega en primer lugar, se efectuara el registro
individual del activo, dentro de las 48 horas de haberle recibido solo se realizará la entrega de
activo a través de una Acta Entrega- Recepción debidamente autorizada y aprobada.
88
4.12.2.2. FLUJOGRAMA DE INGRESOS DE BIENES.
FLUJOGRAMA DE INGRESOS DE BIENES DE LA COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
INICIO
Recibir y
constatar los
bienes
Recibir y
revisar
facturas
Recibir acta
recepción del
proveedor
Ingresar
información
al sistema
Asignar un
Custodio en
el sistema
Aseguramiento
de Bienes
Elaborar
actas de
entrega
Recepción
Entregar
Bienes
Firmar actas
de entre
recepción
Archivar
actas de
entrega
recepción
Actualización de
Bienes de la
Compañía
SCOLASTICOMP
FIN
89
4.12.2.3. INGRESOS DE ACTIVOS POR DONACIÓN
4.12.2.4. CONTABILIZACIÓN DE DONACIONES RECIBIDAS
La forma de contabilizar las donaciones recibidas para el caso del beneficiario tendrá un registro
que quedara dela siguiente forma:
Para el siguiente ejemplo supondremos que la compañía hará una donación de muebles y enceres
valorados en 10.000,00
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
Muebles y enceres 10.000,00
Donaciones Entregadas en muebles y enceres 10.000,00
4.12.2.5. PROCESO DE DONACIONES RECIBIDAS
ACTIVOS FIJOS
Recepta la comunicación de la institución donante la que indicara los bienes que se desean ser
donados donde se indicara las características de los bienes a donar, modelo, marca, serie de según
corresponda el caso.
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Analiza si es conveniente para la compañía la recepción de la correspondiente donación, de ser
conveniente se comunica a la entidad donadora y se dispondrá la inspección de los bienes.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Efectúa la respectiva inspección, verificación y realizan informe de los bienes a recibir en el caso
de que los bienes no estén valorados estos deberán costeados o tener un precio estimado.
90
ACTIVOS FIJOS
Da fe de la recepción de los mismos verificando que estos estén de acuerdo a las especificaciones
emitidas en la factura, una vez recibidos se emite un acta de recepción de los mismos las que serán
firmadas por la institución donante y por la compañía como beneficiara, estos documentos se
entregara al departamento contable y una copia para el departamento de activos fijos para el
correspondiente ingreso, la codificación de los bienes, asignación de custodios, ubicación y
archivo.
CONTABILIDAD
Recibe el acta de donación de los bienes y se procede al registro contable de los bienes según la
valoración efectuada por el asistente administrativo.
91
4.12.2.6. FLUJOGRAMA DE DONACIONES
FLUJOGRAMAS DE DONACIONES RECIBIDAS
EMPRESA DONANTEGERENCIAS
ADMINISTRATIVA
ASISTENTE
ADMINITRATIVOACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD
INICIO
Informe de
donación
Analiza
recepción de
bienes
SI
Realiza
inspección y
verificación
de bienes
NO
FIN
Informe de bienes
a recibir con
valoracion de los
mismos
Recepción de
los bienes de
acuerdo
informe
Acta de donación de
bienes para el archivo
y envio deuna copia
contabilidad
Registro
contable de
bienes según
acta de
donacion
Registro individual de
bienes en el modulo
de activos
FIN
92
BIENES RECIBIDOS EN COMODATO
La Compañía podrá tener dentro de sus unidades administrativas bienes del activo fijo de propiedad
de terceros, sobre los cuales existirá especial cuidado y resguardo. En caso de constataciones físicas
en la compañía o en procesos de auditorías la unidad responsable deberá demostrar a través de
algún documento que la propiedad de dichos bienes le pertenece a un tercero.
Los bienes recibidos en comodato a la compañía SCOLASTICOMP no requerirán ingresos al
inventario debido a que estos no a la compañía y solo deberán mantenidos en buen estado para su
correcta operación.
PROCEDIMIENTOS DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO
Solicitud de la unidad administrativa que necesita los bienes al departamento de activos fijos.
Activos revisara si cuenta con los mismos en el plan de adquisiciones futuras para la compañía, y si
no se consta de los mismos se comunicara a la gerencia administrativa-financiera para presentación
de un contrato de comodato.
El gerente financiero presentara el requerimiento de activos frente a la junta de accionistas e
informara que los bienes necesitados no están dentro del plan de adquisiciones futuras y sugerirá la
firma de un contrato en comodato.
La junta de accionistas decidirá la firma de contratos, de serlo así se solicitara a una entidad externa
los bienes en comodato y la respectiva legalización de contratos.
Se procede a la legalización del contrato mediante las firmas de los representantes legales de cada
entidad.
La unidad de activos fijos receptara los bienes en comodato según el detalle de los bienes según el
contrato y los entregara a la unidad administrativa demandante de los mismos con la respectiva acta
de entrega – recepción.
Se procederá al registro de los bienes en comodato en contabilidad del departamento financiero y
los respectivos controles aplicados por el departamento de activos fijos.
93
FLUJOGRAMA DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO
FLUJOGRAMA DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
UNIDAD SOLICITANTEDEPARTAMENTO
ACTIVOS FIJOSGERENCIA FINANCIERA
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
REPRESENTANTE
LEGAL
ENTIDAD
FACILITADORA
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
INICIO
Solicitud de bienes
al departamento de
activos fijos
Verificación de los
bienes en el plan de
compras futuras
SI
Esperar
proceso de
compras
NO
Sugerir
contrato a
comodato
FIN
Toma de
decisiones firma
de contrato a
comodato
SIFirma de
contrato
NO
FIN
Firma de
contrato
Entrega
bienes en
comodato
Recepción de bienes
en comodato según
contrato y entrega a la
unidad solicitante.
Recibe los bienes
solicitados
Firma acta de
entrega
recepción
Elabora acta
entrega
recepción
Archivo
departamento
y copia a
contabilidad
Registro de
Bienes en
comodato
FIN
94
4.12.3. UBICACIÓN DE LOS BIENES
Los responsables de cada unidad administración y bajo la supervisión del departamento de activos
fijos se procederán a la ubicación de los activos fijos de acuerdo a la necesidad de la compañía, con
la presencia de los funcionarios de la compañía quienes estarán a cargo de la custodia de los bienes
asignados.
Las novedades presentadas en los activos fijos asignados deberán ser notificados al departamento
de activos fijos, como faltantes, destrucción o movimientos entre departamentos de la compañía.
La compañía SCOLASTICOMP de acuerdo a sus necesitas tiene la siguiente distribución de los
activos:
ADMINISTRACIÓN
PRE ESCOLAR
PRIMARIA
SECUNDARIA
ÁREAS EXTERNAS
4.12.4. MOVIMIENTOS DE BIENES
Un activo de la compañía puede ser trasladado entre unidades administrativas de acuerdo a las
necesidades que estos tengan, para poder realizar estos movimientos es necesario presentar la
respectiva autorización del movimiento en el que constara el código, las características, si tuviere
alguna observación al momento del traslado, el tipo de traspaso temporal o definitivo y la nueva
ubicación que este tendrá.
4.12.4.1. TRASPASO TEMPORAL
Las transferencias de bienes que se realicen dentro de la compañía como préstamo estos deberán
ser entregados a su ubicación original dentro del paso de 30 días pasado este plazo se podrá pedir
renovación del mismo, hasta como un plazo máximo de 60 días pasado este periodo se entenderá
como traspaso definitivo con la respectivas autorizaciones del gerente administrativas y jefes de la
unidad administrativa.
95
4.12.4.2. TRASPASO DEFINITIVO
El traspaso de bienes entre unidades administrativas o departamentos será entendido como
definitivo cunado entre las partes es decir el funcionario actual y el funcionario a recibir el activo
se hayan puesto de acuerdo para dicha traspaso previa las correspondientes autorizaciones de los
jefes administrativos, gerente y el departamento de activos fijos.
Luego de esto se procederá al respectivo traspaso mediante el formulario y la correspondiente
actualización en el módulo de activos indicando nueva ubicación y nuevo responsable del bien así
como las correspondientes actas de entregas recepción.
4.12.5. VENTA DE ACTIVOS FIJOS
Para realizar la venta de activos fijos se debe comprobar que estos ya no representan ser útiles
dentro de la compañía, estén desechados u obsoletos.
Para la venta de un activo fijo se requerirá la autorización de la junta general de accionistas o del
representante legal.
El valor de la venta de un activo fijo se basara en el costo de adquisición más las mejoras que se
hayan hecho al activo fijo menos la depreciación acumulada que este haya generado durante su uso
dentro de la compañía. Además a esto influenciara el valor de mercado que ese tenga al momento
de su venta.
4.12.5.1. PROCESO DE VENTA DE ACTIVOS FIJOS
FUNCIONARIO -DEPARTAMENTO PROCESO
DEPARTAMENTO ACTIVOS FIJOS
Informe disponibilidad de un bien para la
venta por su desuso o por el término de su
vida útil.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Recepta informe de activos disponibles para la
venta y comunica a la junta general de
accionistas.
96
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Decide la venta o no del activo, si decide la
venta comunica al asistente de administrativo
de la decisión.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Publica la venta del activo en algún medio de
comunicación y comunica al personal de la
institución por si existe interés en el bien.
Reúne propuestas de posibles compradores y
comunica al gerente de la compañía.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Analiza las propuestas de los posibles
compradores y elige a la mejor opción de
cliente para la venta del activo.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Comunica al comprador ganador de la
licitación de venta del activo.
TESORERÍA
Genera la correspondiente factura por la venta
del activo fijo y solicita la cancelación por el
mismo.
COMPRADOR
Cancela el valor del bien según la factura
emitida.
ACTIVOS FIJOS
Entrega el bien, registra la salida del mismo
en módulo de activos con la correspondiente
acta de salida + factura.
Entrega una copia de la salida del activo y la
factura a contabilidad.
CONTABILIDAD
Registra contablemente la salida del activo.
97
4.12.5.2. CONTABILIZACIÓN VENTA DE ACTIVOS FIJOS
Para la venta de un activo fijo se puede presentar 2 situaciones:
Perdida en venta de un activo fijo.
Supongamos que la Compañía vende un activo en 60.000,00 y su cancelación se la realiza en
efectivo, y tiene una depreciación acumulada de 18.000,00 y su valor de adquisición fue de
90.000,00
DETALLE DEBE HABER
Caja y Bancos 67.200,00
Depreciación acumulada 18.000,00
Perdida en venta de activos 12.000,00
Vehículos 90.000,00
IVA en ventas 7.200,00
Utilidad en venta de activos.
Supongamos que la Compañía vende un activo en 105.000,00 y su cancelación se la realiza en
efectivo, y tiene una depreciación acumulada de 18.000,00 y su valor en libros fue de 90.000,00.
DETALLE DEBE HABER
Caja y Bancos 112.200,00
Depreciación acumulada 18.000,00
Vehículos 90.000,00
IVA en ventas 7.200,00
Utilidad en venta de activos 33.000,00
98
4.12.5.3. FLUJOGRAMA DE VENTAS DE ACTIVOS
FLUJOGRAMA VENTA DE ACTIVOS FIJOS COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEPARTAMENTO
ACTIVOS FIJOS
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
ASISTENTE
ADMINISTRATIVOTESORERIA COMPRADOR CONTABILIDAD
INICIO
Informe de bienes
disponibles para la
venta
Recepción de
informe y
comunicación a la
junta general de
accionistas
Decisión
venta del
activo
SI
Comunica la
venta de activo
en medios de
comunicación
Propuestas de
posibles
compradores
NO
FINElige al
comprador del
bien
Comunica al
comprador
Genera factura por
venta del bien y
pide su cancelación
Cancela el
valor del bien
según factura
Entrega el
bien y realiza
el registro de
salida
Recibe el
bien y factura
del mismo
Registro
contable de
salida del activo
Envío de
documentación
a contabilidad
FIN
99
4.12.6. EGRESOS DE BIENES
Para los egresos de los bienes estos deberán haber cumplido con el trámite respectivo y estos pueden
ser dados de baja por los siguientes conceptos: Donación, venta, comodato y baja.
El gerente administrativo o cualquier funcionario de la junta administrativa son los únicos quienes
podrán autorizar la baja de un bien destruido del inventario general de bienes.
El caso de que algún bien haya sido robado se presentara la denuncia y luego esta será entregada al
responsable de Administración de Bienes, recibe la denuncia de la pérdida o robo del bien.
Se procederá a realizar la transacción en el módulo de activos fijos, el cual afectará de manera
directa y automática la contabilidad de la empresa.
Se identifica el bien a ser dado de baja y este será sometido a un proceso de según corresponda el
caso para su egreso en el inventario de activos fijos.
El activo una vez que se haya producido la baja dentro del sistema este generara un documento de la
salida del mismo del inventario y este generara un asiento contable por la respectiva baja del bien
4.12.6.1. EGRESOS POR DONACIONES
El departamento de activos es el encargado de generar un listado de bienes que se encuentre en
correcto funcionamiento y que estos no vayan a ser utilizados por ningún funcionario de la compañía
SCOLASTICOMP y emitirá un informe de los mismos.
La junta general de accionista verificara el informe emitido por el departamento de activos y estos
son quienes tomaran la decisión de que si los bienes pueden ser donados o no, si dicha donación
fuera aprobada la gerencia financiera remitirá los resultados a los departamentos de activos fijos y
contabilidad respectivamente para su registro.
El departamento de activos fijos se encarga de preparar los bienes que serán donados con la
respectiva documentación de la desvinculación de los bienes con el inventario general, mientras que
la gerencia administrativa será la encargada de comunicar la donación a la entidad beneficiaria y a
través del departamento de activos fijos se realizara un oficio en el que conste las especificaciones
de los bienes como marca, modelo, serie, estado de funcionamiento, años de antigüedad entre otros
factores importantes para su donación.
100
4.12.6.2. CONTABILIZACIÓN DE DONACIONES ENTREGADAS
La forma de contabilizar las donaciones entregadas para el caso del donante tendrá un registro que
quedara dela siguiente forma:
Para el siguiente ejemplo supondremos que la compañía hará una donación de muebles y enceres
valorados en 10.000,00
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
Donaciones Entregadas en muebles y enceres 10.000,00
Muebles y enceres 10.000,00
101
4.12.6.3. FLUJOGRAMA DE DONACIONES REALIZADAS
FLUJOGRAMA DE DONACIONES REALIZADAS COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEPARTAMENTO
ACTIVOS FIJOS
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
GERENCIA
FINANCIERACONTABILIDAD
INSTITUCIÓN
BENEFICIARIA
INICIO
Informe
sobre bienes
a donar
Toma de
decisiones de
bienes a donar
NO
Termina
Proceso
SIComunica
donación
Registro
contable
donación
Emisión de
facturas de
ser el caso
Informe de la
donacion
Salida de los
bienes del
inventario de
activos
Documentación
de salida de los
bienes
Entrega de
bienes
Recibe
comunicación
de donación
Recibe los
bienes son la
respectiva
documentacion
FIN
102
4.12.6.4. REPOSICIONES
El objetivo de las reposiciones es identificar responsables de daños o pérdida de los activos para
exigir su reposición del activo a menos de que el responsable sea inocente.
En el caso de pérdida de bienes ya sea por robo, hurto estos sucesos deberán ser comunicados de
inmediato de forma escrita al gerente administrativo y con departamento de activos fijos, de no ser
comunicado tal incidente se asumirá de forma automática la reposición del bien con igual
características o el valor de mercado actual del bien por parte del custodio.
El custodio podrá responder por el bien mediante solicitud realizada al gerente general y este
dispondrá al departamento de activos fijos la verificación del bien propuesto a restitución y que
este cumpla con las características del anterior, dado esto se emitirá un informe al gerente quien
aprobara o negara dicha solicitud. De ser aprobada se elaborara un acta de entrega recepción del
mismo.
El departamento de activos fijos se encarga del registro, codificación, asignación de custodios y
ubicación que tendrá el bien restituido, terminando con la entrega del bien con su respectiva acta de
entrega recepción.
En el caso de pérdida o robo si los bienes sustraídos estuviesen asegurados el Asistente
administrativo encargado de los seguros se encarga de los trámites correspondientes para su
reposición.
4.12.6.4.1. PROCESO DE REPOSICIONES
El custodio debe informar las novedades en los activos puesto bajo su responsabilidad al jefe de
cada unidad administrativa de según corresponda y al gerente administrativo tales sean los casos
como: pérdidas, rabos, averías entre otros.
Los jefes de las unidades administrativas o el gerente financiero reportan la novedad al
departamento de activos fijos para la eliminación del inventario general de activos.
La gerencia financiera determinara una investigación para identificar responsables, si se logra
demostrar la inocencia del custodio se dará de baja el bien, si en cambio sucede lo contrario y se
encuentra culpable de la novedad presentada en el activo se procederá a la reposición del mismo.
103
Para reponer el bien el responsable deberá entregar un activo con las mismas características que
tenía el activo presentado en la novedad, el mismo que será registrado contablemente y en la
oficina de bienes.
4.12.6.4.2. FLUJO DE REPOSICIONES
FLUJOGRAMA DE REPOSICIONES DE ACTIVOS FIJOS COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
RESPONSABLE DEL
ACTIVO
GERENCIA FINANCIERA/
JEFES UNIDAD
ADMINISTRATIVA
CONTABILIDADDEPARTAMENTO DE
ACTIVOS FIJOS
INICIO
Informe de
novedad
presentada en
el activo
Comunicación
de novedad en el
activo
Asigna personal para
la investigacion y
determinacion de
responsablidades en
novedad del bien
Demostración de
responsabilidades
Baja del activo
Contablemente
Reposición
del bien
Repone al
activo a su
cargo
Toma de
decision
NOSI
Reingreso activo
contablemente
Registro del
activo en
reposición
FIN
Baja del
activo
104
4.12.6.5. BIENES ENTREGADOS EN COMODATO
Los bienes entregados en comodato por parte de la compañía SCOLASTICOMP no requerirán la
disminución del inventario debido a que estos siguen perteneciendo a la compañía y seguirán
siendo depreciados según como corresponda en la contabilidad.
4.12.6.5.1. PROCEDIMIENTOS DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO
El departamento de activos fijos tendrá que presentar un informe en el que se detalle si la
Compañía activos disponibles para poder ser dados en comodato.
El gerente general recibe el informe y lo presentara al directorio para su aprobación, si esto sucede
se tramitara el respectivo contrato para su legalización.
El representante legal en su calidad de máxima autoridad será quien firme el contrato de comodatos
de bienes junto con la institución quien recibirá los bienes.
Una vez firmado el contrato este pasa al departamento de activos fijos y este departamento será el
encargado de la entrega de los bienes detallados en previo informe.
Se registrara en el departamento de activos y departamento financiero la salida de los bienes y para
su verificación los respectivos controles de la compañía.
105
4.12.6.5.2. FLUJOGRAMA DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO
FLUJOGRAMA DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO COMPAÑÍA SCOLASTICOMP
DEPARTAMENTO
DE ACTIVOS FIJOS
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
PRESIDENTE
(Representante Legal)
EMPRESA
BENEFICIARIA
JUNTA DE
ACCIONISTAS
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
INICIO
Informe de
activos
disponibles
Revisa
informe y lo
presenta en
directorio
Toma de
decisionesSI
Firma de
contrato
Firma de
contrato
NO
FIN DEL
PROCESO
Realizan la
entrega de
bienes
Reciben
bienes en
comodato
Registro de la
salida de
bienes
Registro de la
salida de
bienes
FIN
106
4.12.6.6. AVALÚOS DE ACTIVOS FIJOS.
Se entiende por valorización de un activo el mayor valor resultante entre su valor en libros y su
valor comercial.
Los avalúos de la compañía SCOLASTICOMP serán realizados una vez por año durante el
ejercicio económico vigente y por peritos externos, para lo cual se necesita de información
confiable y sobre todo imparcial, información que no pase por el personal con intereses en la
misma empresa.
Los Peritos Avaluadores con conocimientos y la experiencia en la valorización de activos tanto
bienes muebles como inmuebles, así como en la toma y control de inventario de activos fijos;
recuerde que es mejor obtener información de personas externas y que no tengan intereses dentro
de la misma empresa.
Al efectuar un avalúo técnico el problema a resolver consiste en determinar qué valor económico
tienen esos bienes de la compañía SCOLASTICOMP a la fecha de realización del avalúo. Es decir,
responder el por qué y hasta qué punto un bien específico es económicamente valioso para la
compañía.
4.12.6.6.1. CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración de los bienes se efectuará de acuerdo con los siguientes criterios:
A los bienes muebles en general se asignará el avalúo comercial que será declarado por el
beneficiario. En el caso de que la donación sea realizada por contribuyentes obligados a
llevar contabilidad, se considerará el valor residual que figure en la misma.
En el caso de los bienes inmuebles la declaración no podrá considerar un valor inferior al
que haya sido asignado por peritos dentro del juicio de inventarios.
107
4.13. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS
El objetivo de la política contable es definir los criterios de la compañía SCOLASTICOMP CIA
LTDA., que aplicará para el reconocimiento y valorización de los activos movilizados que posee la
Compañía.
Esta política debe ser utilizada para la elaboración de los estados financieros bajo la normativa
vigente, que incluye la incorporación de las Normas Internacionales de Información Financiera.
1. Establecer los lineamientos para el manejo, control y registro de Activos Fijos y
Activos Intangibles adquiridos, incluyendo la custodia y resguardo de los mismos,
así como la documentación requerida para las bajas, con objeto de establecer un
proceso que permita mantener controlados los bienes propiedad de la Institución.
2. Es aplicable para todas las unidades operativas, personal y áreas funcionales de la
Institución que participan en el proceso de adquisición de Activos Fijos y Activos
Intangibles, recepción, pago, registro, asignación de resguardo de los mismos y
reporte financiero.
La confección de la política contable de activos movilizados de SCOLASTICOMP CIA LTDA. Se
encuentra sustentada bajo las siguientes normas:
NIC 1 : Presentación de estados financieros.
NIC 8 : Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores.
NIC 16 : Propiedades, planta y equipo.
NIIF 5 : Activos no corrientes disponibles para la venta.
NIC 36 : Deterioro del valor de los activos.
El departamento de Contabilidad será el encargado de la actualización de las políticas contables,
con el objetivo de que la totalidad de las operaciones existentes en la compañía SCOLASTICOMP
CIA LTDA., se encuentren incluidas.
Definiciones
Activo Fijo: Son todos aquellos bienes tangibles que la Institución utiliza de manera continua en el
curso normal de sus operaciones y que no tienen el propósito de venderse. Representan inversiones
de capital cuyos beneficios se extienden por más de un año y se deprecian durante la vida útil del
bien.
108
Activos intangibles: Activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tienen
sustancia física y que poseen la capacidad de generar beneficios económicos futuros. Como
ejemplo están las Marcas, la Matrícula, los derechos de autor. Algunos tienen la característica de
que se amortizan durante la vida útil definida y otros como el Crédito Mercantil no se amortiza,
pero están sujetos a pruebas de evaluación de deterioro.
Vida útil: La vida útil de un activo fijo y un activo intangible es definida como el tiempo de
servicio que la Institución espera obtener de un activo. La vida útil puede ser expresada en años o
en porcentaje.
Depreciación y/o Amortización: Es la pérdida de valor que sufren los activos fijos (Depreciación) y
los activos intangibles (Amortización), ya sea por el uso, el transcurso del tiempo y/o la
obsolescencia. Es la distribución sistemática del costo de los activos calculada conforme a la vida
útil definida.
Adquisición: El costo de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes sobre la base de
efectivo o su equivalente más todos los gastos necesarios para tener el activo en su lugar y en
condiciones que permitan su funcionamiento tales como los derechos y gastos de importación,
fletes, seguros, gastos de instalación, Impuesto al Valor Agregado (IVA), etc.
Alta de un Activo: Proceso en el cual, se registra un activo en el Sistema y en los registros
contables.
Baja de un Activo: Proceso de eliminación de activos en el Sistema y en los registros contables
debido a ventas de activos, donaciones, obsolescencia, robos, daños y valoraciones de no utilidad.
Valoración de no utilidad: Documento elaborado por el responsable de los recursos materiales (sea
Dirección administrativa del centro de trabajo y/o Responsable del área administrativa del centro
de trabajo) que describe el activo y las razones que motivan su no utilidad o en su caso la donación,
venta o reaprovechamiento parcial o total
Pérdida por deterioro: es el monto en que excede el valor libro de un activo a su monto
recuperable.
Activos no corrientes: se clasificará a un activo no corriente (o un grupo de activos para su
disposición) como mantenido para la venta, si su valor libro se recuperará fundamentalmente a
través de una transacción de venta, en lugar de por su uso continuado.
109
4.13.1. POLÍTICAS GENERALES
Compra de Activos Fijos
La compra de Activos Fijos Muebles Controlados, será tramitada únicamente por la Dirección
Administrativa a través del Departamento de Adquisiciones y Suministros y asignará como
responsable del bien al funcionario indicado en el Requerimiento de Bienes; en el caso de requerirse
este funcionario deberá tramitar oportunamente la reasignación de los activos.
Valor mínimo establecido para registrar Activos Fijos
Se registrarán como activos fijos muebles los bienes cuyo valor de adquisición, construcción o
donación superen los $100 (dólares americanos).
Identificación de Activos Fijos Muebles
Todos los activos fijos propiedad de la compañía SCOLASTICOMP serán registrados en el Sistema
Administrativo y Financiero OLYMPO V7 y se les asignará un número de identificación. El número
de identificación deberá ser adherido al activo por el Departamento de Activos a más tardar cinco
(5) días después de haberse recibido.
El Departamento emitirá el Acta de Entrega de Activos Fijos y una vez obtenida la firma del
responsable.
El responsable del activo deberá reportar oportunamente al Área de Gestión de Activos Fijos el daño
o pérdida del autoadhesivo que contiene el número de identificación, para efectos de su reposición.
Registro y control administrativo de Activos Fijos
La Dirección Administrativa será la Unidad encargada de identificar, registrar y controlar los
Activos Fijos de la compañía SCOLASTICOMP, mediante su inclusión, a través del Departamento
de Adquisiciones y Departamento de activos fijos en la Base de Datos establecida para ello por la
compañía y su seguimiento administrativo por parte del Área de Gestión de Activos fijos.
Las Unidades deberán informar al Área de Gestión de Activos Fijos la existencia de activos
construidos o bienes recibidos en donación, para que sean incluidos en el inventario y dentro de la
póliza de seguros respectiva.
110
Depreciación de los activos
Los activos fijos que manejan la Compañía SCOLASTICOMP serán depreciados según lo
establece la ley de régimen tributario interno, a menos que por disposición de las autoridades los
activos podrán ser depreciados a un porcentaje menor de los establecidos en la normativa.
Si fuera el caso acogerse como lo establece el Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen
Tributario Interno en su Artículo 28 Gastos generales deducibles en el numeral 6 explicado
anteriormente.
Responsables de Activos Fijos
Los profesores (planta o cátedra), empleados (planta o temporales) y estudiantes vinculados con la
Compañía bajo cualquier modalidad de contratación, serán responsables de los activos fijos a su
cargo, los cuales le serán entregados con “Acta de Entrega de Activos Fijos”.
Para efectos ilustrativos, en el siguiente cuadro se muestra de forma general, los activos a cargo por
tipo de responsable, los cuales se detallan en los numerales siguientes.
Responsable Tipo de Responsable Tipo de Activos
Profesor
Planta
Activos de la oficina o
puesto de trabajo
asignado.
Activos de taller y/o
laboratorio para uso
personal.
Cátedra Activos asignados por el
Jefe de la Unidad
Administrativa.
Empleado Coordinador Taller o Laboratorio
Activos de la oficina o
puesto de trabajo
asignado.
Activos de taller y/o
laboratorio a cargo.
Empleado
Cargos Administrativos
Activos de la oficina o
puesto de trabajo
asignado.
Activos asignados por el
Jefe de la Unidad
Administrativa.
Temporales
Activos de la oficina o
puesto de trabajo
asignado.
Activos asignados por el
Jefe de la Unidad
Administrativa.
Estudiante
Activos asignados en puesto de trabajo o desarrollo de actividades
Activos de taller y/o laboratorio para uso personal.
Activos asignados por el Jefe de la Unidad Administrativa.
111
Entrega de Activos Fijos en Donación
La Gerencia Financiera será la unidad autorizada en la compañía SCOLASTICOMP para donar
Activos, en cumplimiento de las delegaciones autorizadas por el Comité Directivo, contando con el
aval y/o sugerencia de la Unidad correspondiente.
Los Activos no podrán ser vendidos o donados por la Unidad o por la persona responsable de los
mismos.
Aseguramiento de Activos Fijos
La Dirección Administrativa asegurará los bienes de la Compañía y tramitará el pago de la prima
por hurto, daño o pérdida. Así mismo, será la que decida cuando se hace reclamación ante la
compañía de seguros, de acuerdo con la conveniencia institucional.
El valor recibido como indemnización por la reclamación de bienes ante la compañía de seguros,
será consignado en el centro de costo al cual está asignado el activo fijo.
La Dirección Administrativa deberá avisar a la compañía de seguros la ocurrencia de cualquier
hecho que pueda llegar a constituir siniestro, dentro de los diez (10) días siguientes a la ocurrencia
del mismo.
4.13.1.1. POLÍTICAS DE INVENTARIOS
A continuación se relacionan las políticas contenidas en cada uno de los procesos para la
administración de activos fijos.
Inventarios
Para todos los casos, Inventario se entiende como la relación ordenada y detallada del conjunto de
activos asignados a una persona.
a) Las unidades deberán prestar toda la colaboración y suministrar la información requerida,
para que el Área de Gestión de Activos Fijos realice la toma física de inventario.
b) Todos los activos fijos controlados encontrados en el área donde se realice la toma física,
serán tomados en cuenta en el inventario.
112
c) Cuando se encuentren bienes de terceros en poder de la Universidad, la Unidad deberá
demostrar la propiedad del bien en cabeza del tercero por medio de un documento que
lo soporte; en caso contrario en el proceso de conciliación de información, se verificará
la pertenencia del bien. Inventario Inicial
4.13.1.1.1. Inventario Inicial
Corresponde al inventario que realiza la Dirección Administrativa en compañía de la persona
responsable de los activos fijos inventariados, con el fin de hacerle su entrega formal con el
“Acta de Cierre de Inventario”, de los activos a su cargo. Este inventario, se verá afectado por las
diferentes novedades que presenten en el futuro los activos fijos.
Inventarios de Verificación
Corresponden a los inventarios que tienen como fin confrontar la existencia física de los activos
fijos inventariados, contra los registros de control establecidos por la compañía
SCOLASTICOMP.
a) El Área de Gestión de Activos Fijos podrá efectuar toma física de inventarios de
verificación, ya sea por iniciativa propia del gerente general o cualquier autoridad
máxima de la compañía. El Área de Activos Fijos, coordinará con los Jefes de Unidad los
inventarios de verificación que considere pertinentes efectuar.
b) El resultado del inventario, con o sin diferencias, será enviado al Responsable con copia
al Jefe Inmediato a más tardar cinco (5) días hábiles después de su realización.
c) El responsable deberá aclarar las diferencias encontradas en el inventario en un periodo
máximo de cinco (5) días hábiles. Si pasado el tiempo determinado no se tiene respuesta o
si las respuestas no son satisfactorias se solicitará al Jefe Inmediato aclaración de las
mismas.
d) El Jefe Inmediato deberá enviar, a más tardar cinco (5) días hábiles después de recibido el
reporte al Área de Activos Fijos, un informe aclarando y soportando las diferencias
encontradas en el inventario.
e) Si pasado el tiempo determinado no se tiene respuesta o si las respuestas no son
satisfactorias, el caso será enviado a investigación con el área de Activos Fijos.
f) Si las justificaciones son satisfactorias, el Área de Activos Fijos realizará los ajustes en el
Sistema Administrativo y Financiero y tendrá un máximo de cinco (5) días hábiles para
enviar al responsable con copia al Jefe.
113
Inmediato el “Acta de Cierre de Inventario” y el listado actualizado de activos a cargo del
respectivo responsable (debidamente firmado por la Dirección Administrativa y por el responsable
del inventario).
4.13.1.1.2. Inventario por desvinculación del responsable
Corresponde al inventario que se realiza con motivo del retiro de la persona responsable de la
compañía SCOLASTICOMP, o cuando se presente cambio de activos asignados por causa de su
traslado a otra unidad o modificación en el cargo.
1. La Dirección de Gestión Humana deberá reportar de forma inmediata a la Dirección
Administrativa las novedades de desvinculación de profesores y empleados, con el fin de
poder coordinar el Inventario por desvinculación y generar la respectiva verificación.
2. La Dirección Administrativa será la Unidad responsable de emitir el reporte de Activos
Fijos cuando un profesor o empleado se desvincule de la compañía; para ello coordinará a
través del Área de Activos Fijos con el Jefe Inmediato la realización del inventario por
desvinculación.
3. Los inventarios por desvinculación serán realizados por la Dirección Administrativa a
través del Área de Activos Fijos en presencia del responsable que se desvincula, jefe
inmediato o nuevo responsable, si se tiene asignado.
Si al momento del inventario no se tiene definido el nuevo responsable, los activos quedarán
bajo la responsabilidad del Jefe Inmediato.
4. En los casos que existan diferencias en los inventarios por desvinculación de Profesores o
empleados, el Jefe Inmediato tendrá un plazo de dos (2) días hábiles para enviar las
aclaraciones pertinentes al Área de Activos Fijos; si pasado los dos días no se tiene
respuesta o si las respuestas no son satisfactorias, no se emitirá reporte de entrega el Área
de Gestión de Activos Fijos enviará comunicación a la Dirección de Gestión Humana para
que dentro del proceso de retiro solicite aclaración de las diferencias encontradas al
responsable.
4.13.1.2. NOVEDADES DE ACTIVOS FIJOS
Las novedades que presenten los Activos Fijos, tales como: traslado de centro de costo, cambio de
responsable, reintegro de elementos al Almacén, pérdida, no uso permanente, daño permanente,
entre otros., deberán ser reportadas por parte del responsable del activo al Área de Activos Fijos,
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su ocurrencia.
114
4.13.1.2.1. Reporte de activos construidos
Para su registro contable y de gestión, las unidades que construyan activos fijos deberán reportarlos
por correo electrónico al Área de Activos Fijos, a más tardar diez (10) días hábiles después de
haber finalizado su construcción, quién solicitará al Departamento de Activos su registro en la base
de datos del sistema.
4.13.1.2.2. Traslado activos por cambio de ubicación y / o centro de costo
Cuando una unidad solicite una nueva ubicación de sus activos fijos, deberá informar al Área de
Activos Fijos el nuevo Centro de Costo y/o ubicación física al cual se trasladan dichos Activos.
4.13.1.2.3. Reporte por pérdida, hurto o robo de Activos
a) En caso de pérdida o robo de un activo, el responsable y/o la Unidad deberá reportar el
hecho mediante memorando en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir de la fecha
de ocurrencia o fecha que se descubra el hecho al Departamento de Adquisiciones y
Suministros y al departamento de activos fijos.
b) El Área de Activos Fijos registrara las novedades por pérdida, hurto o robo de activos
reportadas, para la baja en el sistema administrativo y financiero.
c) El Departamento de financiero determinará en cuales casos se adelantará la reclamación
ante la compañía de seguros.
d) El Departamento de Activos y Servicios Generales adelantará el proceso de investigación y
de acuerdo con su resultado, informará a la Dirección de Recursos Humanos y Gerencia
para efectos de los trámites disciplinarios a que haya lugar.
4.13.1.2.4. Reintegro de Activos
Los Activos que por cualquier motivo no estén siendo utilizados, deberán ser reintegrados al
Departamento de Adquisiciones y Suministros.
4.13.1.2.5. Reutilización de Activos Fijos
Los Activos Fijos no reutilizados serán destinados para la venta a través de subasta privada o
venta la cual será coordinada y ejecutada por el Departamento de Adquisiciones y
115
Suministros; se considera Subasta Privada ya que solo podrán participar estudiantes, profesores,
empleados y los empleados de los contratistas que tengan carné de contratista vigente.
4.13.1.3. RESPONSABILIDADES
A cada uno de los Activos Fijos Controlados se le asignará un responsable, quien cumplirá con las
responsabilidades que se relacionan a continuación.
Se debe evitar asignar a un solo responsable un número excesivo de activos que dificulte su
adecuado seguimiento y custodia.
4.13.1.3.1. Responsabilidades Generales
Los responsables de los activos fijos, tendrán las siguientes responsabilidades respecto del manejo
de activos fijos a su cargo:
a) Dar a los Activos Fijos el uso destinado por la Institución para el desarrollo de sus
actividades académicas y administrativas.
b) No exponer los Activos Fijos a riesgos que comprometan su buen estado y seguridad.
c) En el momento en que el profesor o empleado se traslade a otra Unidad o se desvincule de
la Compañía, deberá entregar a su Jefe Inmediato o a quien este designe, a través de un
Inventario por Desvinculación, los activos a su cargo.
d) Informar oportunamente al Departamento de Adquisiciones y Suministros sobre daños en
equipos comprados que tengan garantía vigente, con el fin de hacerla efectiva.
e) Reportar inmediatamente la pérdida o robo de los activos a su cargo al Departamento de
Servicios Generales y activos fijos para los trámites correspondientes a investigación,
denuncia, reporte a la Dirección de Recursos humanos y Gerencia; de ser pertinente,
reclamación a la compañía de seguros.
f) Los equipos asignados a profesores y empleados son para uso dentro de las instalaciones de
la Compañía; si por razón de la labor deben ser utilizados fuera de ellas, se debe contar con
aprobación escrita del Director del área y Gerencia.
116
4.13.1.3.2. Responsabilidades específicas
Gerencia Administrativa y Financiera
a) Aprobar las políticas y procesos requeridos para la asignación de responsabilidades y
manejo administrativo de los Activos Fijos de la Compañía.
b) Autorizar donaciones de Activos Fijos de la Compañía.
c) Aprobar el cronograma semestral de inventario.
d) Aprobar el registro de los ajustes por faltantes o sobrantes derivados de la toma física de
inventario, según el valor que se establezca por el Comité de Activos Fijos.
e) Aprobar las propuestas presentadas por los oferentes correspondientes a la venta de
Activos Fijos reintegrados al Departamento de Adquisiciones y Suministros.
Área de Activos Fijos
a) Efectuar la toma física según cronograma aprobado por la Dirección Administrativa.
b) Administrar la base de datos de activos fijos controlados administrativamente.
c) Velar por el permanente cumplimiento de las políticas establecidas.
d) Reportar al Comité de Activos Fijos las diferencias no aclaradas satisfactoriamente en los
procesos de inventario o el incumplimiento de las presentes políticas.
e) Presentar informes periódicos de gestión al Comité de Activos Fijos.
f) Generar para las Unidades en forma periódica o a solicitud de las mismas, los reportes de
activos correspondientes a sus centros de costo.
g) Emitir reporte de Activos Fijos de acuerdo con los resultados de los procesos de inventario
por desvinculación.
Departamento Administrativo Financiero
a) Asegurar los bienes de la compañía con una reconocida compañía de seguros e iniciar en
caso de pérdida, de ser pertinente, los trámites de reclamación.
b) Coordinar y ejecutar la venta y subasta de Activos Fijos.
Directores de Unidad
a) Designar los responsables que tendrán a su cargo los activos fijos de su área.
117
b) Garantizar que en los casos de bienes de la Compañía en poder de terceros, el prestamista
del bien dará buen uso y protección de los mismos durante el tiempo que esté en su
posesión.
Servicios Generales
a) Reportar la pérdida de Activos Fijos en la compañía, a más tardar cinco días (5) después de
conocer el hecho, al Departamento Administrativo Financiero para efectos del trámite de
seguros, al Área de Activos fijos para el registro de su baja y a Auditoría Interna para los
fines pertinentes.
b) Realizar cuando sea pertinente, las investigaciones por pérdida o robo de activos fijos y
comunicar su resultado al Director de Unidad o Jefe de Departamento, a Dirección de
Gestión Humana, al Departamento de Adquisiciones y Suministros y a Auditoría Interna.
Dirección de Gestión Humana
a) Reportar oportunamente al Área de Activos Fijos, la decisión de retiro de profesores y
empleados a efectos de programar el inventario por desvinculación para la generación del
respectivo reporte de activos a cargo.
b) Adelantar los procesos disciplinarios que resulten del reporte de pérdida enviado por el
Departamento Servicios Generales.
c) Adelantar los procesos disciplinarios que sean solicitados por el Comité de Activos Fijos,
relacionados con el incumplimiento de las políticas y procedimientos de activos fijos.
d) En caso de faltantes no aclarados satisfactoriamente, adelantar el proceso de reclamación
ante el funcionario que se retira.
Comité de Activos Fijos
a) Velar por la permanente actualización y aplicación de las Políticas para la
Administración de Activos Fijos.
b) Realizar reuniones periódicas al menos una vez al mes.
c) Establecer las acciones a seguir en los casos que se compruebe incumplimiento de las
políticas por parte de los responsables que tengan asignados activos fijos.
118
4.13.1.3.3. Asignación de responsabilidad en casos especiales.
Equipos que hacen parte de la infraestructura
Los responsables que tengan asignados activos fijos que hacen parte de la infraestructura
tecnológica, de comunicación, de proyección, de seguridad, etc., como por ejemplo: equipos de
redes, de sistemas de seguridad, audiovisuales fijos en salones, entre otros, serán responsables en lo
referente a:
1. Autorizar el traslado de los equipos.
2. Coordinar su mantenimiento.
3. Reportar su pérdida o daño.
Vehículos
Los Vehículos propiedad de la compañía, quedarán bajo la responsabilidad administrativa del
Director de Departamento Administrativo donde se utilizan y de las personas que hagan uso del
mismo.
Activos con usuarios múltiples
a) Los Activos compartidos por varias personas de una o varias áreas, quedarán bajo
responsabilidad de una sola persona del grupo de usuarios, la cual será designada por el
Director o Directores de la unidad o unidades involucradas.
b) Cuando para la actividad se requieran varias personas que operen por turnos, se debe tener
en cuenta que:
1. Al momento de cambio de turno se deberán entregar los activos con acta y/o
inventario.
2. El Acta de Entrega de Activos Fijos deberá ser firmada por todos los usuarios
múltiples.
Bienes de la Compañía en poder de terceros
a) El Director de la Unidad reportará de forma inmediata a los Departamentos de
Adquisiciones y Activos Fijos, la salida y entrada a las instalaciones de la Compañía de
estos bienes, para efectos de reportar a la aseguradora.
119
b) El Director de la Unidad debe garantizar que la Unidad prestamista del bien dará buen uso
y protección de los mismos durante el tiempo que esté en su posesión.
4.13.1.4. ACTIVOS FIJOS DESTINADOS PARA PRÉSTAMO A ESTUDIANTES,
PROFESORES Y/O EMPLEADOS
a) El tiempo de préstamo a estudiantes, profesores y/o empleados, no deberá exceder la fecha
de terminación de su vínculo con la Compañía.
b) Cada Unidad asignará un profesor o empleado responsable de estos bienes e implementará
controles que garanticen la adecuada custodia del activo por parte del prestatario.
c) Cuando para la actividad de préstamo se requieran varios coordinadores o auxiliares que
operan por turnos, se deberá tener en cuenta que:
1. El Acta de Entrega de Activos Fijos deberá ser firmada por todos los coordinadores o
auxiliares que están a cargo del préstamo de activos.
120
CAPITULO V
5. APLICACIÓN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO OLYMPO
5.1. DESCRIPCIÓN GENERAL
El Sistema Contable Financiero OLYMPO ha sido concebido como un sistema innovador,
desarrollado con la tecnología más avanzada y de alta calidad, de fácil manejo y control eficaz,
basado en normas y principios de contabilidad generalmente aceptados, para uso en empresas y
organizaciones de distintos sectores comerciales, aplicando un diseño modular e integrado, con una
funcionalidad y operatividad altamente eficiente y de uso fácil, que incorpora un plan de
mantenimiento y mejoramiento continuo y permanente, que se refleja en las nuevas versiones que se
incorporan en espacios de tiempo cortos, en donde se utilizan nuevas técnicas y herramientas de
desarrollo.
El Sistema Contable Financiero OLYMPO ha sido desarrollado por la empresa Protelcotelsa s.a.,
que se constituyó legalmente el 7 de mayo 1997; es decir, tiene más de catorce años de existencia
legal, dedicada principalmente al desarrollo e implementación de sistemas financieros para empresas
públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales.
Durante su existencia legal, Protelcotelsa S.A. ha implementado el Sistema Contable Financiero
OLYMPO en una cantidad significativa de empresas: pequeñas, medianas y grandes, de donde ha
obtenido su gran experiencia en el manejo eficiente de las implementaciones, además de lograr una
mejora continua en cada uno de los módulos que conforman el sistema financiero, en base de su
capacidad para entender las necesidades operativas y funcionales requeridas por sus clientes, e
incorporarlas al sistema en forma continua y permanente, dando como resultado disponer de un
sistema financiero robusto, estable, funcional, operativo, modular e integrado, de fácil uso y de un
control eficaz. (Protelcotelsa S.A., 2015)
5.1.1. MÓDULOS
El sistema financiero contable OLYMPO cuenta con una serie de módulos que facilita el trabajo de
la compañía como medio de recolección de información globalizada relacionada con el desarrollo
de actividades de la compañía.
El Sistema Contable Financiero OLYMPO cuenta con módulos de tipo contable financieros y
administrativos.
121
Contabilidad, Presupuesto y Tesorería
Inventarios
Facturación
Recaudación
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Roles de Pago
Activos Fijos
Anexos Financieros
Informes Gerenciales
5.1.1.1. MÓDULO ACTIVO FIJO
Este Módulo permite controlar en forma eficiente los Activos Fijos Bienes de Larga Duración
(depreciables) y Bienes Sujetos a Control (no depreciables) que se manejan en la compañía; es
decir, ayuda al registro de ingresos y egresos de activos tales como muebles y enceres, maquinaria,
vehículos, equipos de cómputo, Edificios, terrenos, entre otros activos que pueden ser de propiedad
de la compañía.
Los registros que se lleven en el sistema en el módulo de activos fijos corresponden aquellos
valores que forman parte del patrimonio, se tener en cuenta que la información registrada en el
módulo de activos esta debe ser cruzada con el departamento de contabilidad para poder conciliar
los saldos respectivos en lo concerniente a activos fijos.
Dentro del módulo permite registrar a los activos de acuerdo a las características de los bienes estos
pueden ser de larga duración o sujetos a control administrativo.
Este módulo de activos cuenta con las siguientes características:
Facilita cálculos contables como depreciaciones de acuerdo a la normativa vigente aplicable, valor
residual y vida útil.
Registro de las compras con sus respectivas fechas de adquisición, proveedor, numero de
comprobante de compra, años de vida útil y su valor residual.
122
Registro de datos físicos de los activos como custodios, ubicación física, color, estado,
dimensiones, marcas, modelos, N° de serie, entre otros factores que facilitan el reconocimiento de
los bienes.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
Inicializaciones
Transacciones
Procesos
Reportes
5.1.1.1.1. INICIALIZACIONES
Esta opción es parte fundamental del buen funcionamiento del sistema de activos fijos ya que
requiere de la creación de una estructura básica para ponerse en marcha. Cabe mencionar que la
información que se ingrese en esta parte del módulo va de acuerdo a las características que tiene la
compañía SCOLASTICOMP.
123
5.1.1.1.1.1. PARÁMETROS
En esta opción nos permite establecer opciones y seleccionar ciertos parámetros en forma muy
cuidadosa ya que algunos de ellos una vez seleccionados no pueden ser cambiados los cuales se
personalizar el funcionamiento de este Módulo; tales como: Tamaño del código de los Bienes,
Secuenciales, Cuentas contables
Esta opción cuenta con cuatro carpetas o fichas:
• Parámetros Generales
• Otros Parámetros
• Secuenciales
• Cuentas Contables
PARÁMETROS GENERALES
CÓDIGO DEL BIEN
ETIQUETA DEL BIEN
Esta opción permite definir el tamaño y los campos que imprimirá en la etiqueta es este un Bien de
Larga Duración o Bien Sujeto a Control
Corresponde al número de
dígitos que contiene el
código de un tipo de bien
que se va a manejar en la
compañía.
Corresponde al número
de dígitos que contiene el
código de un Subtipo de
Bien que va a manejar la
compañía. Un subtipo
puede ser: dentro de
Vehículos: autos,
camionetas, etc.
Corresponde al
número de dígitos que
contiene el código de
una clase de Subtipo
de bien que va a
manejar la compañía.
Corresponde al
secuencial que se le da a
un bien de la compañía
124
Tamaño es el número de dígitos con los que se creará el código del Tipo de Bien.
Orden es la ubicación de cada elemento en la conformación del código unificando localidad,
Origen y Código del Bien
Localidad se define el tamaño y el orden para la impresión de este campo, dentro de la etiqueta del
bien.
Origen.- Este campo puede ser numérico y alfabético, con un máximo de dos dígitos, en donde se
define si son Bienes de Larga Duración, o Bienes Sujetos a Control.
Código del Bien.- Seleccione en qué posición de la etiqueta del bien, debe imprimirse el código del
bien.
Incluir Ceros.- Si marca esta opción, el sistema imprime los ceros; caso contrario, el sistema no
imprime ceros.
SECUENCIALES DE LOS BIENES
En esta opción indica la numeración del secuencial de los bienes, significa que al seleccionar:
ÚNICO.- Al marcar esta opción el código ordinal de los Bienes serán secuenciales independiente
de la Clase, esto quiere decir que empezará desde el 1 hacia adelante, 1, 2, 3...
Con este secuencial puede conocer la cantidad exacta de bienes que tiene en control.
POR CLASE: El código ordinal de los Bienes serán por cada una de las Clases, esto quiere decir
que empezará desde 1 en adelante por clase seleccionada.
125
UBICACIÓN FÍSICA Y OTROS
Número de Niveles: Esta opción se refiere a los niveles de la estructura física, detallada de la
siguiente forma: El Sistema OLYMPO tiene cuatro niveles para formar la estructura de la
ubicación física, las cuales son:
Dirección - Administración Central
Área - Planta Baja
Sección - Jefatura Financiera
Sub sección – Contabilidad
Codificación Automática: Al marcar esta opción está indicando que el sistema genere un
número secuencial automáticamente, caso contrario usted digitaría la numeración.
126
Imprimir Institución: Si marca esta opción imprimirá el nombre de la institución en la cabecera de
todo reporte o comprobantes.
Imprimir Unidad Ejecutora: Si marca esta opción imprimirá el nombre de unidad ejecutora en la
cabecera de todo reporte o comprobantes.
Usar Unidades Administrativas: Este parámetro habilitará la opción en donde puede registrar cada
uno de los departamentos o lugares en los cuales existen bienes que pertenecen a la institución.
DEPRECIACIÓN:
Carga Inicial Hasta: Seleccionar el mes y digitar el año para que el sistema establezca las fechas de
ingreso como carga inicial de los Bienes de Larga Duración y Bienes Sujetos a Control.
Depreciar Carga Inicial: Al marcar esta opción está indicando que el sistema procesará la
depreciación de la carga inicial. Esto significa que al registrar información de los bienes en carga
inicial. NO registrará valores de depreciación alguno. Caso contrario debe registrar el valor de la
depreciación correspondiente a cada Bien de Larga Duración.
Tipo de Depreciación: Marque una de las opciones “Mensual” (depreciación mensual); o “Anual”
(depreciación anual).
Porcentaje Residual: .- Registre el porcentaje correspondiente para calcular del valor residual, este
valor no se depreciará.
Aplica % Residual Desde: Seleccione el mes y el año, a partir del cual el sistema debe calcular el
valor residual de cada bien. En la normativa contable del sector público anterior al año 2000, no se
existía el Valor Residual a los Bienes de Larga Duración.
127
Año mes Depreciados: El sistema indica el año y el mes hasta el cual se procesó la depreciación a
los Bienes de Larga Duración.
Año mes Transferidos: El sistema indica el año y el mes hasta el cual el sistema transfirió la
depreciación del año en curso como depreciación de años anteriores.
OTROS PARÁMETROS
Aplicar Único Custodio: Al marcar esta opción el sistema permite seleccionar un
único custodio para cada bien ingresado
Si este campo se encuentra sin marcar, el sistema permite tener uno o más custodios, para el bien
registrado en este módulo.
Lotes - Secuencial en Descripción: Al marcar esta opción se activa la facilidad de ubicar el número
secuencial en la descripción del bien ingresado, siempre y cuando la cantidad de registro sea mayor
que uno. Independientemente al código ordinal del bien.
Envío Automático de Archivos de Consolidación: Cuando marca esta opción, el sistema envía el
archivo de consolidación de la localidad en la cual está trabajando, a La dirección electrónica que
se encuentra en la opción Localidad del Administrador del sistema; caso contrario, a la carpeta
TEMP, de la carpeta desde donde se ejecuta el programa.
128
Validar # de Serie: Al marcar esta opción, el sistema controla la duplicación del número de serie si
ya existe en otro bien.
Controla según las siguientes alternativas:
Único. Si selecciona esta opción, quiere decir que los números de serie deben ser únicos dentro del
módulo.
• Tipo. Si utiliza esta opción, el sistema no permite números de serie duplicados, dentro de
un mismo Tipo de bienes de larga duración.
• Subtipo.- Si utiliza esta opción, el sistema no permite números de serie duplicados, dentro
de un mismo Subtipo de bienes de larga duración.
Digitar Vida Útil: Al activar esta opción, el sistema permite digitar el número de años de vida útil
del bien que está registrando. Es útil en caso de existir algún error en los años de vida útil
ingresados en la tabla de depreciación, y no pueden ser cambiados, debido a que estos datos ya
fueron utilizados al procesar la depreciación.
También puede ser utilizado para digitar la vida útil de bienes con avalúos técnicos.
Utilizar Transferencias entre Localidades: Al marcar esta opción, el sistema le habilita las
siguientes opciones dentro del menú principal.
Valor Mínimo BLD: Digite el valor mínimo, para que el sistema detecte el valor sobre el cual el
sistema lo clasifique como un Bien de Larga Duración.
129
PROCESOS CONTABLES:
Interfase Contable: Al marcar esta opción indica que se realizará interfaces hacia el módulo de
Contabilidad. El sistema muestra este ícono Al dar un clic en este ícono despliega la ventana para
la selección de la siguiente información:
Ejercicio económico.- Seleccione el año del ejercicio económico al cual quiere transferir los
asientos contables que se generan en el Módulo de Activos Fijos.
Empresa.- Escoja el nombre de la empresa de contabilidad a la cual quiere relacionar.
Localidad.- Seleccione la localidad en caso de que dentro de la empresa seleccionada, existan más
de una localidad. El sistema despliega la ruta en donde se encuentra la base de datos de la empresa
y localidad seleccionadas, con el objeto de que se pueda verificar si la base de datos seleccionada
es correcto o no. Es caso de ser correcta la base de datos a la cual se va a relacionar para la
Interfase, entonces presione el botón “Establecer como Base de Interfase a Contabilidad”. A partir
de este momento el sistema va a enviar los asientos contables que se generan en Activos Fijos a la
base seleccionada.
Contabilizar Por: Seleccione si se va a Contabilizar por Tipo o por Subtipo, para que el sistema le
permita seleccionar las cuentas contables respectivas.
IVA: Digite el porcentaje del Impuesto del Valor Agregado vigente.
130
SECUENCIALES
Esta aplicación sirve para controlar los secuenciales correspondientes a cada uno de las
transacciones que maneja el sistema.
.- Si marca esta opción, el sistema separa la numeración de cada una de
las transacciones existentes, tanto para los Bienes de Larga Duración, como para los Bienes Sujetos
a Control. Caso contrario, el sistema utiliza la misma secuencia intercalando los Bienes de Larga
Duración con los Bienes Sujetos a Control.
.- Cuando marca esta opción, el sistema comienza cada tipo de
transacción desde el número 1, al comienzo de cada año; caso contrario, al inicio del siguiente año,
el sistema continúa con el siguiente número con que terminó el año anterior, en cada tipo de
transacción.
CUENTAS CONTABLES
En esta opción usted puede seleccionar los grupos principales de las cuentas que corresponden para
los Bienes de Larga Duración y Bienes Sujetos a Control.
131
5.1.1.1.1.2. CARACTERÍSTICAS
Esta opción le da facilidad de crear las características generales de los Bienes de Larga Duración y
Bienes Sujetos a Control.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
1. Seleccione el elemento dentro del cual requiere crear.
2. Presione el botón Nuevo.
3. Descripción: Escriba el nombre del Tipo de Característica que necesita.
4. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
132
Existen algunas características de tipo general que se utilizan al registrar los Activos, y son las
siguientes.
Estado de Conservación
Sirve para identificar el estado de los bienes depreciables y bienes no depreciables, presenta la
realidad de los bienes en el instante de la compra como también para identificar a todos los bienes
que se pueden dar de baja.
Estructura del Bien
Sirve para identificar el material con el cual está conformado del bien.
Origen de Fondos
Identifica el origen o procedencia de los bienes.
133
Color
Detalla el o los colores del bien.
Motivos de Baja
Tipos de las diferentes razones por el cual dan de baja los bienes depreciables como no
depreciables.
Países
Registro del país, para identificar la procedencia del bien.
Colecciones
Esta opción sirve para ingresar dentro del sistema, todos los tipos de colecciones que tenga la
institución. Esta opción sirve para colecciones de libros o de obras de arte.
Nacionalidades
Para identificar la nacionalidad.
134
Épocas
Utilice esta opción para el control de lo que es Obras de Arte, en donde se puede registrar la época
a la que pertenece a cada obra de arte, registrada dentro de este módulo.
Funcionarios de Otras Empresas
Ingrese los nombres de funcionarios que no pertenecen a su institución, y a los cuales se les ha
entregado Bienes de Larga Duración, con el fin de asignarles como custodios de esos bienes.
Ramos
Sirve para identificar los diferentes ramos de seguros.
TIPO DE TRANSACCIÓN
Usted debe crear los Tipos de Transacción que va a utilizar dentro del Módulo de Activos Fijos, de
acuerdo con las actividades de la institución, y que requiere tener información acerca de las
mismas.
Para que funcione esta opción dentro de este módulo, el sistema tiene creado un número de Tipos
de Transacciones predeterminadas, con el fin de identificar con los nombres que el usuario puede
crear dentro de esta opción. Esta predeterminación nos permite generar los asientos contables de
cualquier transacción generada dentro del módulo.
Como ejemplo vamos a poner varios tipos de transacciones que son obvias dentro de la utilización
de este módulo, tal como:
• Ingreso Compra
• Ingreso Donación
• Ingreso Comodato
• Baja, entre otros.
135
Conceptos predeterminados de Tipos de Transacción.- El Sistema OLYMPO maneja los siguientes
tipos:
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo.
2. Predeterminado: Seleccione el Tipo de Transacción Predeterminado con el cual usted
quiere crear un Tipo de Transacción, que usted va a identificar con un nombre que usted le
va proporcionar.
3. Descripción: Escriba el nombre del Tipo de Transacción que usted le asigna al Tipo de
Transacción Predeterminado.
4. Interfase con: Marque si el Tipo de Transacción que usted está creando, si va a interfase
con el Módulo de Contabilidad o con el Módulo de Cartera.
136
5. Para Entidades Públicas, el sistema relaciona las compras con el Módulo de Cartera y las
demás transacciones con el módulo de Contabilidad.
6. Para Entidades Privadas, el sistema va a interfase los asientos contables con el Módulo de
Contabilidad.
7. Con IVA: Marque para cada transacción si esta graba o no IVA.
Ejemplo:
Compras es con IVA Donación puede ser sin IVA
Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
5.1.1.1.1.3. CUSTODIOS
Esta opción ayuda a identificar la relación del custodio con el cargo.
TIPOS DE CUSTODIOS
A través de esta opción usted debe crear las diferentes situaciones del funcionario existente en la
institución.
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo.
2. En Tipo custodio digite las diferentes formas de situación.
3. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
137
CARGOS
A través de esta opción usted debe crear los diferentes cargos que existen en la institución.
1. Presione el botón Nuevo.
2. En custodio seleccione el nombre del funcionario o empleado.
3. Seleccione el cargo
4. Al marcar esta opción significa que el custodio está activo en la institución.
5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
CUSTODIOS
En ésta opción debe asignar al empleado como custodio relacionando con el cargo y tipo de
custodio.
138
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo.
2. En custodio seleccione el nombre del funcionario o empleado.
3. Seleccione el cargo
4. Al marcar esta opción significa que el custodio está activo en la institución.
5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
5.1.1.1.1.4. UBICACIÓN FÍSICA
Esta es una de las opciones más importantes que tiene el Módulo de Activos Fijos, ya que permite
crear la estructura de la Ubicación Física con la cual usted va a trabajar con la facilidad de obtener
reportes por los diferentes niveles físicos y departamentos.
LOCALIDADES
Nos permite identificar el lugar donde se encuentran los activos este puede de ser gran utilidad en
el caso de tener sucursales
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Esta parte nos permite dividir paras mejorar el control por secciones en este caso es aplicable para
la compañía de la siguiente forma.
Esta opción fue creada con la finalidad de identificar en forma mas detallada el lugar en donde se
encuentran los bienes.
139
En la cual usted puede crear las Unidades Administrativas existentes dentro de la empresa, con el
objeto de seleccionar una Unidad al momento de registrar el ingreso Por ende se obtiene un reporte
por Unidad Administrativa.
ESTRUCTURA DE LA UBICACIÓN FÍSICA
Esta es una de las opciones es importantes en el Módulo de Activos, porque permite crear la
estructura física de donde están ubicados los Activos. Esta opción dispone de cuatro niveles para la
creación de la estructura de la Ubicación Física en el Módulo de Activos Fijos que son:
• Dirección
• Área
• Sección
• Subsección
140
Crear un Nivel de Estructura
En el ejemplo que presentamos a continuación, la estructura se parametriza desde "Dirección"
(nivel 4).
Procedimiento
1. Ubíquese sobre el nivel superior al cual va a comenzar a crear la estructura.
2. De un clic en el botón derecho del ratón. Un nuevo menú aparece en donde usted debe
seleccionar la opción "Nuevo".
3. Al presionar el botón "Nuevo" aparece la siguiente ventana
4. Digite la descripción del nivel físico que necesita crear. .
5. Una vez que escribió el nombre de la estructura, presione el botón "Aceptar"
5.1.1.1.1.5. BIENES LARGA DURACIÓN
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables
Tipo
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables
141
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo
2. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción
3. Tipo: Escriba el nombre del Tipo que necesita.
4. Especificaciones: Relacione a las especificaciones de acuerdo el tipo de Activo (en el
instante de registrar el ingreso del bien, desplegará las características de acuerdo a la
relación dada).
5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
Subtipo
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.
142
Clase
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.
Procedimiento
1. Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear diferentes clases.
2. Sub Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes clases.
3. Presione el botón Nuevo.
4. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción
5. Clase: Escriba el nombre de la clase requerida.
6. Marcar la opción Depreciable.
7. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
CUENTAS CONTABLES
Esta opción permite que el usuario seleccione las cuentas contables a las cuales relaciona cada uno
de los tipos o subtipos correspondientemente La forma de ingresar a la opción de cuentas es la
siguiente:
143
Se abre la siguiente ventana:
Procedimiento
1. Seleccione el Tipo de Bien de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.)
2. Seleccione el Tipo de Actividad (Administración, Producción o Inversión).
3. Presione el botón Modificar.
4. Activo: Seleccione la cuenta correspondiente al Activo.
5. Cuentas por Pagar: Seleccione la cuenta por pagar correspondientemente.
6. Depreciación Acumulada: Seleccione la cuenta para la acumulación de la depreciación.
7. Depreciación Gasto: Seleccione la cuenta del gasto de depreciación.
8. Costos: Seleccione la cuenta de costos, en el caso de ventas de Bienes de Larga Duración.
9. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
144
5.1.1.1.1.6. TABLA DE DEPRECIACIÓN
Esta opción permite registrar en forma unitaria o global los años de vida útil de los diferentes tipos
de Bienes de Larga Duración.
Procedimiento
1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.)
2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración.
3. Presione el botón Modificar.
4. De acuerdo al Tipo de Actividad que usted utilice, registre el número de años de vida útil
en la primera clase.
5. Se ubica en la segunda clase de activo y presione la tecla F3. Automáticamente se copia
hacia abajo los años de vida útil.
6. Grabar: Presione este botón para guardar.
5.1.1.1.1.7. CARGA INICIAL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
El Usuario del Módulo de Activos Fijos debe utilizar esta opción para ingresar el saldo inicial de
los Bienes de Larga Duración que pertenecen a la Empresa, por siguiente razón:
Al poner en marcha este módulo por Primera vez
Esta carga inicial debe reflejar las características y el valor exacto de cada uno de los Activos
existentes en la Compañía.
145
En caso que no tengan los datos correspondientes. Recomendamos partir de una toma física de los
Activos Fijos de la Empresa.
Los valores y años de vida útil deben ser exactos, caso contrario impediría conocer y administrar
eficientemente los Bienes, ya que es prioritario para la depreciación los mismos.
Procedimiento
1. INFORMACIÓN PRINCIPAL:
Los registros realizados dentro de la opción pueden ser recuperados presionando la tecla F5.
Lado izquierdo de la ventana.
1.1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.)
1.2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración.
1.3. Seleccione la Clase de Bienes de Larga Duración.
1.4. Ordinal.- El sistema despliega el código tipo (03), subtipo (01) y clase (024). En el
campo ubicado en el lado derecho del sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema
reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro.
1.5. Grupo relación.- Este campo se utiliza para formar un grupo relacional de algunos Bienes
de Larga Duración, como por ejemplo: el CPU monitor, la impresora, etc. El sistema
146
facilita un número de grupo relacional en forma automática, comenzando desde el número
1. Si no existe un grupo relación creado, entonces seleccione el registro Nuevo en esta
persiana, que se encuentra en la primera fila.
1.6. Principal de grupo.- Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien principal
del grupo relacional. Eje.: el CPU.
1.7. Icono .- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra el último Bien de
Larga Duración Ingresado dentro del sistema.
1.8. Icono .- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra los Bienes de
Larga Duración que pertenecen al grupo relacional seleccionado en el campo Grup
Relacional. Esta ayuda facilita el conocimiento de los bienes de un grupo relacional
determinado.
1.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado.
1.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta.
1.11. Activo sin uso.- Marque este campo en caso de que el Bien de Larga Duración que está
ingresando no se encuentre en uso.
1.12. Digitar Vida útil.- Este campo se habilita cuando usted en Inicializaciones => Parámetros
marcó la siguiente opción: Entonces ingrese años de vida útil que
le asigna al bien.
1.13. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:
• Administración
• Inversión
• Obras
• Inversión programas
• Producción
1.14. Estructura del Bien.- Seleccione el registro que mejor se ajuste al bien que está
ingresando.
1.15. Fecha Adquisición.- Ingrese la fecha de adquisición o de ingreso del bien, con el formato
dd/mm/aaaa.
1.16. Fecha Aplicación Depreciación.- El sistema despliega la fecha desde la cual va a calcular
la depreciación del bien. El sistema pone como fecha, el primer día del mes al de la
compra o fecha de ingreso.
147
1.17. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone
una cantidad mayor a uno el sistema genera un número para cada uno de los tres bienes, al
momento de grabar.
1.18. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad determinada, el
sistema utiliza este valor, para poner a cada uno de los bienes.
1.19. Años de Vida Útil.- El sistema despliega esta información desde la tabla de depreciación,
o que ingresa en la opción.
% Depreciación.- Aquí el sistema despliega el porcentaje de depreciación, tomando para el
cálculo los años de vida útil ingresado.
Depreciación Acumulada.- El sistema despliega la depreciación acumulada, una vez que se ha
corrido el proceso de depreciación mensual o anual.
Depreciación Mensual.- El sistema calcula el valor de la depreciación mensual y lo despliega
en este campo.
Saldo por Depreciar.- El sistema calcula el valor total a depreciar, restando del Costo Histórico
del Bien, el Valor Residual.
Fecha Última Depreciación- Si se corrió el proceso de depreciación, el sistema despliega en
este campo la fecha del último proceso de depreciación corrido en el sistema.
Valor en Libros.- El valor del Costo Histórico menos la depreciación acumulada, el sistema
despliega en este campo.
Valor Residual.- El sistema calcula este valor y lo despliega en este campo.
148
Lado derecho de la ventana.
1.20. Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del bien, para
lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un clic
derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien.
1.21. Marca.- Digite la marca del bien.
1.22. Modelo.- Ingrese el modelo del bien.
1.23. Número de Serie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar
los números de serie, si la opción está marcada en parámetros
1.24. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de
muebles, tal como: mesas, archivadores, etc.
1.25. Estado de Conservación.- Seleccione el estado de conservación del bien.
1.26. Color.- Escoja el color del bien.
1.27. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado.
1.28. País de Fabricación.- Escoja el país de fabricación del bien.
1.29. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado al origen de los fondos, con los
cuales se adquiere el bien.
1.30. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes.
1.31. Garantía Hasta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía técnica del bien.
Existe un reporte que permite conocer los bienes que tienen garantía objeto de utilizar las garantías
dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.
2. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA:
149
2.1. Custodios.- Digite parte del nombre del funcionario y presione Enter. Seleccione el
funcionario custodio de este bien. El sistema despliega el Tipo de Funcionario y marca el
campo Usa, del custodio que se encuentra en la primera fila, que quiere decir que el
funcionario seleccionado utiliza ese bien. De no ser el caso, desmarque ese campo. Puede
ir a la segunda fila y seleccionar a otro funcionario como custodio del bien. Luego marque
si ese funcionario usa o no el bien. Recuerde que un bien puede tener uno o más custodios.
2.2. Ubicación Geográfica.- El sistema despliega los siguientes datos de la ventana en donde se
creó la empresa, dentro del administrativo del sistema.
2.3. Dirección.- Seleccione el nombre del edificio en donde se encuentra el bien.
2.4. Área.- Escoja el piso en donde se encuentra el bien.
2.5. Sección.- Seleccione la sección en donde se encuentra el bien.
2.6. Sub sección.- Escoja el nombre de la oficina donde se encuentra el bien.
2.7. U. Administrativa.- Seleccione la Unidad Administrativa en donde se encuentra el bien.
2.8. No de Componentes.- Ingrese el número de componentes que tiene el bien. El sistema
apertura una fila por componente. Los componentes que se registran en esta sección no se
deprecian ni intervienen en el costo del bien. Sirven únicamente para control.
2.9. Ingrese los siguientes datos (Algunos de ellos no son obligatorios): Nombre del
componente
2.10. Descripción Marca
2.11. Modelo
2.12. Número de serie Cantidad
2.13. Precio Unitario Precio Total
2.14. Estado de Conservación
2.15. Documentos de Respaldo.- Ingrese uno o más documentos que respaldan los datos
ingresados del bien.
2.16. Seleccione el nombre del proveedor, digitando parte del nombre, dando un Enter, y
luego seleccionando el proveedor requerido. Seleccione el tipo de documento
fuente que respalda los datos ingresados.
2.17. Escriba en número del documento. Ingrese la fecha del documento fuente.
2.18. Seleccione la persona que autorizó la adquisición del bien.
5.1.1.1.1.8. BIENES SUJETOS A CONTROL
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Bienes Sujetos a control. Y
también existe la relación con contabilidad por medio de las contables.
150
TIPO
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo
2. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción
3. Tipo: Escriba el nombre del Tipo que necesita.
4. Especificaciones: Relacione a las especificaciones de acuerdo el tipo de bien (en el instante
de registrar el ingreso del bien, desplegará las características de acuerdo a la relación dada).
5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
SUBTIPO
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.
151
Procedimiento
1. Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear los diferentes subtipos.
2. Presione el botón Nuevo
3. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción
4. Sub Tipo: Escriba el nombre del Sub Tipo requerido.
5. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
CLASE
En esta opción existen los niveles principales para el control de los Activos Fijos. Y también existe
la relación con contabilidad por medio de las cuentas contables.
152
Procedimiento
1. Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear diferentes clases.
2. Sub Tipo: Seleccione el tipo, dentro del cual necesita crear las diferentes clases.
3. Presione el botón Nuevo.
4. Si requiere que el sistema genere el código en forma automática, marque la opción
5. Clase: Escriba el nombre de la clase requerida.
6. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
CUENTAS CONTABLES
Esta opción permite que el usuario seleccione las cuentas contables a las cuales relaciona cada uno
de los tipos o subtipos correspondientemente La forma de ingresar a la opción de cuentas es la
siguiente:
153
5.1.1.1.1.9. CARGA INICIAL BIENES SUJETOS A CONTROL
El Usuario del Módulo de Activos Fijos debe utilizar esta opción para ingresar el saldo inicial de
los Bienes Sujetos a Control que pertenecen a la Empresa, por la siguiente razón:
Al poner en marcha este módulo por Primera vez
Esta carga inicial debe reflejar las características y el valor exacto de cada uno de los Bienes
Sujetos a Control existentes en la Empresa.
En caso que no tengan los datos correspondientes. Recomendamos partir de una toma física de los
Bienes de la Empresa.
Tenemos la primera parte Información Principal.
Una vez terminado de llenar los datos en la primera parte, dé un clic en la segunda darte que es
Información Especial.
154
5.1.1.1.2. TRANSACCIONES
Esta opción del Menú Principal sirve para realizar las transacciones del año en curso, una vez que
se han parametrizado todas las opciones que constan en el Menú Principal de Inicializaciones.
BIENES DE LARGA DURACIÓN
Para registrar cualquier tipo de transacción relacionada al año en curso, de los bienes de larga
duración, seleccione esta opción y luego escoja el tipo de transacción que necesita, las mismas que
se detallan a continuación
5.1.1.1.2.1. INGRESOS
Esta opción del módulo de Activos Fijos se debe utilizar para ingresar todos los bienes de larga
duración, que pertenecen a la institución, y que se ingresan por diferentes razones o motivos:
Compra
Donación
155
Constatación (se encuentran bienes que no están ingresados en el módulo), entre otros.
Los cambios que usted haga dentro de esta opción no se registrarán el Histórico del Bien.
Procedimiento
1. CABECERA DE LA VENTANA:
1.1. Presione el botón Nuevo. para que pueda trabajar en esta ventana.
1.2. Fijar.- Esta opción le permite ingresar varios bienes de larga duración con un mismo
número de ingreso. Una vez que ya grabó un ingresos Marque esta opción, en caso de que
necesite utilizar el mismo número de la Transacción del Ingreso para uno nuevo. Antes de
presionar el botón Nuevo, marque este campo.
Ejemplo: Una factura emitida por Mobiliarios y Equipos de Cómputo
1.3. Número.- En este campo el sistema pone el número de la Transacción de Ingreso, una vez
que presiona el botón Grabar.
1.4. Tipo de Transacción.- Seleccione el Tipo de Transacción que va a utilizar para el ingreso
del bien de larga duración. Las transacciones que aparecen en esta persiana, son las que se
ingresaron en la opción: Inicializaciones => Características Generales => Tipos de
Transacción.
1.5. Fecha.- El sistema pone la fecha de la computadora en la cual está trabajando. Asegúrese
de que el formato de fecha de su computadora sea: dd/mm/aaaa.
156
2. INFORMACIÓN PRINCIPAL:
Lado izquierdo de la ventana.
2.1. Seleccione el Tipo de Bienes de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.)
2.2. Seleccione el Sub Tipo de Bienes de Larga Duración.
2.3. Seleccione la Clase de Bienes de Larga Duración.
2.4. Ordinal.- El sistema despliega el código tipo (03), subtipo (01) y clase (024). En el campo
ubicado en el lado derecho del ordinal, el sistema inserta la palabra Nuevo, que el sistema
reemplaza por el número ordinal del bien, una vez que se grabe el registro.
2.5. Grupo Relación.- Este campo se utiliza para formar un grupo relacional de algunos Bienes
de Larga Duración, como por ejemplo: el CPU, el monitor, la impresora, etc. El sistema
facilita un número de grupo relacional en forma automática, comenzando desde el número
1. Si no existe un grupo relacional creado, entonces seleccione el registro Nuevo en esta
persiana, que se encuentra en la primera fila.
2.6. Principal del Grupo.- Marque esta opción si el registro que está creando, es el bien
principal del grupo relacional. Eje.: el CPU.
2.7. Icono.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra el último Bien de Larga Duración
Ingresado dentro del sistema.
2.8. Icono.- Al dar clic en este ícono, el sistema muestra los Bienes de Larga Duración que
pertenecen al grupo relacional seleccionado en el campo Grupo Relacional. Esta ayuda
facilita el conocimiento de los bienes de un grupo relacional determinado.
2.9. Descripción.- Ingrese en este campo algún dato que describa al bien ingresado.
2.10. Observaciones.- Ingrese algún dato que crea que es importante tener en cuenta.
2.11. Activo sin uso.- Marque este campo en caso de que el Bien de Larga Duración que está
ingresando no se encuentre en uso.
2.12. Digitar Vida útil.- Este campo se habilita cuando usted en Inicializaciones => Parámetros
marcó la siguiente opción: Entonces ingrese los años de vida útil que le asigna al bien.
2.13. Actividad.- Seleccione la actividad a la cual se dedica el uso del bien:
• Administración
• Inversión obras
• Inversión programas
157
• Producción
2.14. Estructura del Bien.- Seleccione el registro que mejor se ajuste al bien que está
ingresando.
2.15. Fecha Adquisición.- Ingrese la fecha de adquisición o de ingreso del bien, con el formato
dd/mm/aaaa.
2.16. Fecha Aplicación Depreciación- El sistema despliega la fecha desde la cual va a calcular
la depreciación del bien. El sistema pone como fecha, el primer día del siguiente mes al de
la compra o fecha de ingreso.
2.17. Cantidad.- En este campo usted puede digitar 1, o una cantidad mayor a 1. Si usted pone
una cantidad mayor a uno, el sistema genera un número ordinal para cada uno de los tres
bienes, al momento de grabar. Al mismo tiempo abre la siguiente ventana con tres
columnas, para que se llenen los campos pertinentes:
2.18. Valor.- Ingrese el valor individual del bien. Si usted ingresó una cantidad igual a 3, el
sistema utiliza este valor, para poner a cada uno de los tres bienes.
2.19. Años de Vida Útil.- El sistema despliega esta información desde la tabla de depreciación,
o del datos que ingresa en la opción.
% Depreciación.- Aquí el sistema despliega el porcentaje de depreciación, tomando para el cálculo
los años de vida útil ingresado.
Depreciación Acumulada.- El sistema despliega la depreciación acumulada, una vez que se ha
corrido el proceso de depreciación mensual o anual.
Depreciación Mensual.- El sistema calcula el valor de la depreciación mensual y lo despliega en
este campo.
Saldo por Depreciar.- El sistema calcula el valor total a depreciar, restando del Costo Histórico del
Bien, el Valor Residual.
Fecha Última Depreciación- Si se corrió el proceso de depreciación, el sistema despliega en este
campo la fecha del último proceso de depreciación corrido en el sistema.
Valor en Libros.- El valor del Costo Histórico menos la depreciación acumulada que es el Valor en
Libros, el sistema despliega en este campo.
Valor Residual.- El sistema calcula este valor y lo despliega en este campo.
158
Lado derecho de la ventana.
2.20. Fotografía electrónica del bien.- Esta opción permite insertar la fotografía del bien, para
lo cual debe tener grabada la fotografía en alguna carpeta de su computador. Dé un clic
derecho del ratón, para buscar la fotografía del bien.
2.21. Marca.- Digite la marca del bien.
2.22. Modelo.- Ingrese el modelo del bien.
2.23. Número de Serie.- Escriba el número de serie del bien. Recuerde que usted puede validar
los números de serie, si la opción está marcada en parámetros.
2.24. Dimensiones.- Este campo se utiliza mayormente para ingresar las dimensiones de
muebles, tal como: mesas, archivadores, etc.
2.25. Estado de Conservación.- Seleccione el estado de conservación del bien.
2.26. Color.- Escoja el color del bien.
2.27. Origen de la Compra.- Seleccione el origen de la compra: Local o Importado.
2.28. País de Fabricación.- Escoja el país de fabricación del bien.
2.29. Origen de los Fondos.- Seleccione el registro relacionado al origen de los fondos, con los
cuales se adquiere el bien.
2.30. Condición de Propiedad.- Escoja uno de los registros existentes.
2.31. Garantía Hasta.- Ingrese la fecha hasta la cual se tiene la garantía técnica del bien. Existe
un reporte que permite conocer los bienes que tienen garantía, con el objeto de utilizar las
garantías dadas por los proveedores, en caso de falla del bien.
159
5.1.1.1.2.2. TRASPASOS
Esta opción permite realizar el traspaso de Bienes de Larga Duración, ya sea por cambio de
Custodio, Ubicación Física o ambos.
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo.
2. Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora.
3. Fijar.- Si marca este campo el sistema le mantiene los filtros que usted utilizó en la última
transacción, con el objeto de facilitar la rapidez en la elaboración de este tipo de
transacción.
4. Documento: Seleccione el tipo de documento fuente, en donde se autoriza la baja de los
bienes (acta, memorando, etc.).
No.- Digite el número del documento seleccionado en el campo anterior.
Fecha del Documento.- Ingrese la fecha del documento. Formato dd/mm/aaaa.
5. Traspaso de.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar el traspaso en
forma fácil. Los filtros existentes son:
• Custodio
160
• Ubicación física
• Custodio y ubicación física
6. Autorizado Por.- Seleccione el nombre del funcionario que autoriza el traspaso de bienes
de larga duración.
CUSTODIOS Y UBICACIÓN FÍSICA
7. Bienes existentes en.- Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro seleccionado en el
campo “Traspaso de”, para que el sistema conozca de donde debe obtener los bienes que
se van a traspasar.
161
8. Traspaso a: Seleccione el registro de acuerdo al tipo de filtro seleccionado en el campo
“Traspaso de”, para darle a conocer al sistema, a donde tiene que traspasar los bienes
seleccionados más adelante.
9. Seleccionar Todos.- Marque esta opción si va a seleccionar todos los bienes que constan
en el cuadro que se encuentra inmediatamente debajo de este campo. Caso contrario marca
en forma independiente cada bien.
10. Presione el botón Grabar para grabar la transacción
11. En el instante de grabar se crea este ícono que genera directa y automáticamente el acta de
entrega y recepción. Siempre y cuando en el parámetro conste como único custodio.
12. Autorizado.- Si marca este campo, el sistema imprime el nombre del funcionario que
autoriza el traspaso de bienes; caso contrario el sistema no imprime ese dato.
5.1.1.1.2.3. REAVALÚOS
Esta opción permite incrementar o disminuir el valor del bien como por ejemplo los terrenos.
Procedimiento
Presione el botón Nuevo.
Fecha.- El sistema despliega la fecha de la computadora.
Detalle.- Ingrese el detalle que crea necesario.
Filtro.- Seleccione cualquiera de los filtros que le permita realizar la transferencia en forma fácil.
Los filtros existentes son:
• Custodio
• Ubicación física
• Custodio y ubicación física
• Ordinal
Una vez que utilizó el o los filtros requeridos, presione el siguiente ícono para que el sistema le
despliegue los bienes de larga duración, existentes dentro de los filtros seleccionados.
Seleccione el o los bienes que serán revalorizados y presiona el botón Salir.
Digite el valor correspondiente al reavalúo y la vida útil del bien.
162
Presione el botón Grabar para grabar la transacción
BIENES SUJETOS A CONTROL
Esta opción permite realizar el traspaso de Bienes Sujetos a Control, ya sea por cambio de
Custodio, Ubicación Física o ambos.
5.1.1.1.2.4. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
Esta opción permite generar el Acta de Entrega Recepción, al custodio de los Bienes de Larga
Duración, Bienes Sujetos a Control o ambos, como un proceso de control en la administración de
los Activos Fijos.
El control de los Bienes de Larga Duración y Sujetos a Control debe culminar con la firma del Acta
Entrega Recepción, por parte de cada uno de los custodios de los bienes dentro de la institución.
163
Procedimiento
1. Presione el botón Nuevo. Para que pueda trabajar en esta ventana.
2. Fecha.- El sistema pone la fecha de la computadora en la cual está trabajando. Asegúrese
de que el formato de fecha de su computadora sea: dd/mm/aaaa.
3. Detalle.- Ingrese el detalle que necesita que conste en el Acta de Entrega Recepción.
4. Custodio.- Seleccione el nombre del Custodio, digitando parte del nombre, y luego
seleccionando el custodio que requiere.
5. Selección.- Utilice un criterio para seleccionar los tipos de bienes que quiere conste en el
Acta, marcando una de estas opciones:
• Bienes de Larga Duración
• Bienes Sujetos a Control
• Todos
6. Marcaje.- Marque los bienes que quiere que aparezca en el Acta de Entrega Recepción que
está elaborando. Tenga en cuenta que usted puede generar una Acta por la totalidad de los
bienes, o una Acta parcial, por los bienes que está entregando en un momento determinado,
ya que se debe tener una Acta de los bienes entregados con anterioridad.
Seleccionar Todos.- Marque esta opción para seleccionar todos los bienes que constan en
este cuadro; caso contrario, marque los que usted necesita que aparezca en el Acta.
7. Última Fila - Detalle Grabado.- Ingrese en este campo el artículo correspondiente, que
explica la responsabilidad que tiene cada custodio, con respecto a los bienes recibidos por
él. También puede ingresar el artículo de control interno que tenga la institución con
respecto a la custodia de bienes de larga duración y bienes sujetos a control.
8. Autorizado.- Si marca este campo, el sistema imprime el nombre del funcionario que
autoriza el traspaso de bienes; caso contrario el sistema no imprime ese dat
164
5.1.1.2. PROCESOS
Mediante esta opción puede realizar los procedimientos que tienen como finalidad: El proceso de
depreciaciones tanto para la carga inicial, como las compras del ejercicio económico que termina.
Interfaces a Contabilidad y a Cartera, Impresión de Etiquetas.
Para este proceso debe estar parametrizado con anterioridad en Inicializaciones, la selección de
cuentas a las cuales se relaciona cada Tipo con una cuenta contable, de acuerdo a la asignación del
bien sea Administración, Inversión, Producción y otros, así:
Procedimiento
1. Seleccione el Tipo de Bien de Larga Duración (Mobiliarios, Vehículos, etc.)
2. Seleccione el Tipo de Actividad (Administración, Producción o Inversión).
3. Presione el botón Modificar.
4. Activo: Seleccione la cuenta correspondiente al Activo.
5. Cuentas por Pagar: Seleccione la cuenta por pagar correspondientemente.
6. Depreciación Acumulada: Seleccione la cuenta para la acumulación de la depreciación.
7. Depreciación Gasto: Seleccione la cuenta del gasto de depreciación.
8. Costos: Seleccione la cuenta de costos, en el caso de ventas de Bienes de Larga Duración.
9. Grabar: Presione este botón para guardar el registro.
165
5.1.1.2.1. BIENES DE LARGA DURACIÓN
En esta opción del menú principal el sistema cuenta con ciertos procesos específicos, los mismos
que se detalla a continuación.
Transferir Carga Inicial
Esta opción permite transferir como registros históricos, a todos los Bienes de Larga Duración,
ingresados en Carga Inicial.
Despliega el mensaje:
Al dar un clic en Aceptar continuará con el procesos; caso contrario, presione el botón Cancelar.
Una vez realizado este proceso, la información de la Carga Inicial desplegará en la opción de
Transacciones = Bienes de Larga Duración => Modificaciones o en el reporte respectivo: Reportes
=> Bienes de Larga Duración => Carga Inicial.
Una vez que realiza este proceso, no puede realizar cambios ni corrección en los registros
ingresados en la carga inicial, esta opción desaparece del menú, y para registrar los cambios de
datos de los bienes, utilizando la siguiente opción:
Transacciones => Bienes de Larga Duración => Modificaciones.
Si requiere adicionar o corregir los registros ingresados en la Carga Inicial, usted puede recuperar
los Bienes de Larga Duración transferidos, y habilitar nuevamente la opción: Inicializaciones =>
Carga Inicial de Bienes de Larga Duración, utilizando la opción:
166
Aparece el siguiente mensaje:
5.1.1.2.2. DEPRECIACIONES
Esta opción permite el proceso de depreciación de los activos fijos, considerando tanto la carga
inicial si así fue considerado en el parámetro principal, como la depreciación correspondiente a los
activos fijos del periodo corriente.
Para realizar el proceso de la depreciación debe seleccionar - marcar en el parámetro principal el
periodo de depreciación, dependiendo el tiempo:
5.1.1.2.3. CONTROL CONTABLE
Este proceso le servirá para realizar las correspondientes interfaces a cartera y proyectos y a
contabilidad dependiendo el caso que usted tenga.
Interfaz a Cartera
Mediante este proceso, usted puede relacionar los registros de ingresos - compras de Activos Fijos
a cartera
Procedimiento
1. Utilice la opción: Procesos => Bienes de Larga Duración => Control Contable => Interfaz
a Cartera.
2. Para lo cual despliega la siguiente pantalla:
167
3. Digite la información de la autorización, fecha de vencimiento y sustento tributarios.
4. Dar un clic en el botón: Cartera generar y se genera un número de transacción en cartera y
proyectos.
5. Genera el número en cartera y proyectos y registre el asiento contable correspondiente.
Interfaz a Contabilidad
Esta opción permite registrar los correspondientes asientos en contabilidad por los diferentes
movimientos (Ingresos por Donaciones, Entrega por Donaciones, bajas, etc.) o cambios de los
bienes.
Procedimiento
1. Utilice la opción: Procesos => Bienes de Larga Duración => Control Contable => Interfaz
a Cartera.
2. Para lo cual despliega la siguiente pantalla:
168
3. Dar un clic en el botón: Generar asiento contable y se genera un número de transacción en
cartera y proyectos.
4. Genera el número en cartera y proyectos y registre el asiento contable correspondiente.
5.1.1.3. REPORTES
Esta sección del menú principal del sistema tiene que ver con el sistema de reportes que tiene el
sistema.
El sistema divide en tres grandes grupos los reportes del Módulo de Activos Fijos:
169
5.1.1.3.1. BIENES DE LARGA DURACIÓN
A través de esta opción, se obtiene los reportes de bienes de larga duración de acuerdo a su
información general tipos, subtipos y clases, unidad operativa, años de Aplicación o compra o a su
ubicación física.
5.1.1.3.2. BIENES SUJETOS A CONTROL
Este reporte muestra todos los registros pertenecientes a bienes sujetos a control. Tomamos como
bienes sujetos a control a aquellos que por su costo bajo necesitan ser controlados en cada uno de
sus movimientos.
5.1.1.3.3. VARIOS
El usuario del sistema puede visualizar a través de esta opción los reportes de todos los bienes
como totales por ubicación, de los bienes con garantía, los reportes de los documentos de referencia
así como los listados de los mismos por tipo, subtipo y ubicación física además de los reportes de
control contable (mayor general y verificación).
Pasos para obtener reportes: Totales por Ubicación
Rango: Se debe marcar este casillero para obtener el reporte de totales por ubicación dentro de un
período de fechas.
A la fecha: Se marca este casillero para obtener el reporte de totales por ubicación a la fecha actual.
170
Ubicación Física: Este casillero sirve para establecer las ubicaciones por dirección, área, sección y
subsección de los bienes de los que se quiere visualizar los reportes.
Reporte resumido: Se marca este casillero si se desea obtener solamente un resumen corto de los
bienes sujetos a control.
Aceptar: Se presiona este botón para acceder a la ventana de “totales de activos fijos por ubicación
física”
5.1.1.3.4. ACTA ENTREGA – RECEPCIÓN
Este reporte sirve para elaborar las actas de entrega – recepción de los bienes que están a cargo de
un custodio determinado. En este documento deben firmar: el custodio responsable de los activos
fijos asignados a él como la persona encargada del control de bienes.
171
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES:
Mediante el presente trabajo realizado y en base al Control y Administración de los Activos
Fijos de la compañía SCOLASTICOMP CIA LTDA., podemos emitir las siguientes
conclusiones:
• En base al análisis y estudio realizado a la Compañía SCOLASTICOMP CIA LTDA.;
se determinó que la Unidad de Activos Fijos no realiza la constatación física con la
periodicidad que manda la ley lo que provoca una desactualización absoluta de los
bienes.
• Mediante la constatación física realizada se pudo determinar que algunos activos han
sido cambiados de dependencia arbitrariamente, lo que provoca una falta de custodia y
responsabilidad del bien, las trasferencias se han ejecutado únicamente con autorización
verbal por parte del encargado.
• Con la toma física de los Activos Fijos se comprobó que los custodios no cumplen con
el debido control, ya que existieron faltantes y algunos bienes fueron encontrados en
otras dependencias de la Institución.
• Al realizar la constatación física se observó que existen bienes en malas condiciones
provocando una sobrevaloración del inventario los mismos que fueron transferidos a
bodega general, también se realizó las transferencias internas de los bienes a otras
dependencias.
• El sistema contable financiero OLYMPO con el que actualmente cuenta la compañía
SCOLASTICOMP CIA LTDA, es un sistema que permite una debida codificación de
bienes de larga duración así como también genera etiquetas, ayudando al responsable
conocer la ubicación, característica y estado real de los bienes.
172
6.2. RECOMENDACIONES
Las recomendaciones que podemos emitir para una mejor administración y control de
Inventarios de Activos Fijos son:
Efectuar las constataciones físicas de activos fijos de todas las áreas de la compañía
SCOLASTICOMP CIA. LTDA., cada período económico como lo exige las normas de
control interno permitiendo a la Unidad de Activos Fijos controlar eficientemente los bienes
de larga duración, ya que al contar con información actualizada se podrá tomar decisiones
adecuadas.
Al personal encargado de control de activos fijos se recomienda que se mantenga
actualizado en cuanto a leyes y disposiciones y que el traspaso interno se lo ejecute
utilizando el “FORMULARIO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS” lo cual contribuirá a
mantener registros controlados y actualizados.
Restituir los bienes faltantes, por parte de los custodios responsables de acuerdo a lo
establecido en las Normas, Leyes y Reglamentos para el manejo y control de bienes.
Realizar el procedimiento legal para dar de baja los bienes obsoletos que fueron transferidos
a bodega general.
Ingresar al Sistema Contable Financiero OLYMPO todos los Activos Fijos y complementar
con un control periódico de los bienes para dar a conocer su estado y ubicación real dentro
de la Institución.
173
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