Planeación

Una filosofía de la planeación

La planeación es una parte esencial de la administración de proyectos. Sin un plan efectivo, la posibilidad de fracaso aumenta mucho para cualquier proyecto.

Una de las sugerencias que hace él para mejorar los planes de proyectos, es hacer participar íntimamente al equipo en el proceso de planeación al hacer que los trabajadores estimen la duración de su propio trabajo, por que ellos son los que lo conocen mejor. Otra sugerencia es aceptar que en ocasiones se tienen que revisar los planes y que no deben ser "fijados en concreto", puesto que eso no refleja el mundo real.

En conclusión, Mar afirma que los planes de los proyectos se deben estructurar más bien como una lista de verificación de logros que como una acumulación de gastos.

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y cómo se de lograr. El plan establece en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real; después, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la acción correctiva.

El primer paso en el proceso de planeación es definir el objetivo del proyecto -el resultado esperado o el producto final.

Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y conciso al inicio del proyecto. Sin embargo, en ocasiones es necesario modificarlo según se avanza.El gerente del proyecto y el cliente tienen que estar de acuerdo con todos los cambios al objetivo inicial. Cualquiera de estos cambios puede afectar el alcance del trabajo, la fecha de terminación y el costo final.

Estructura en la división de trabajo (EDT)

Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto, el paso siguiente es determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar para lograrlo. Esto requiere elaborar la relación de todas las actividades. La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar el alcance del trabajo del proyecto.

Matriz de responsabilidades.

La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar, en un formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en una EDT. Es una herramienta útil que además muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global.

Definición de actividades.

Como se observó antes, mediante la tormenta de ideas del equipo se puede elaborar una relación de actividades específicas, detalladas, necesarias para realizar el proyecto global, en particular en proyectos pequeños. Sin embargo, para aquellos en los que se usa una estructura de división del trabajo, la persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las actividades individuales. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de tiempo.

En el caso del paquete de trabajo, se pueden identificar las ocho siguientes actividades:

Diseñar los puestos.

Especificar los materiales.

Comprar los materiales.

Construir los puestos.

Pintar los puestos.

Desmontar los puestos.

Llevar los puestos hasta la ubicación del festival y volver a montarlos.

Desmontar los puestos y guardarlos en el almacén.

Desarrollo de la red del plan.

La planeación en redes es una técnica útil para la planeación, programación y el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.

Actividades ficticias.

En el formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red. Éstas se usan sólo con el formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podrían presentar.

Planeación para el desarrollo de sistemas de información.

Debido al rápido aumento en el número de proyectos relacionados con la tecnología de la información que se están llevando a cabo, es apropiado incluir una sección en cada uno de los próximos capítulos sobre las prácticas de desarrollo de sistemas de información para la administración de proyectos. Un sistema de información (SI) es un sistema basado en computadoras que

acepta datos como entrada, procesa los datos y produce información útil para los usuarios. Los sistemas de información incluyen sistemas computarizados de entrada de pedidos, máquinas de cajeros automáticos y sistemas de facturación, nóminas e inventarios.

E1 desarrollo de un SI es un proceso retador que requiere de amplia planeación y control para asegurar que el sistema cumpla con los requisitos del usuario y que se termine a tiempo y dentro del presupuesto.Con frecuencia se usa una herramienta o metodología, para la planeación de la administración del proyecto, denominada ciclo de vida para desarrollo de sitemas (CVDS) para ayudar a planear, ejecutar y controlar los proyectos de desarrollo de SI. El CVDS consiste en un grupo de fases o pasos que es necesario completar durante el transcurso de un proyecto de desarrollo. Muchos contemplan el CVDS como un enfoque clásico a la solución de problemas. Consiste en los pasos siguientes:

1 . Definición del problema. Se recopila y analiza información y se definen con claridad los problemas y las oportunidades. Se definen y estudian los factores técnicos, económicos, de operación y otros de factibilidad para determinar, al menos inicialmente, si el SI se puede desarrollar y utilizar con éxito.

2. Análisis del sistema. El equipo de desarrollo define el alcance del sistema a desarrollar, entrevista a los posibles usuarios, estudia el sistema ya existente (que pudiera ser manual) y define las necesidades del usuario.

3. Diseño del sistema. Se elaboran varios diseños conceptuales alternativos que describen las entradas, el procesamiento, las salidas, los equipos, los programas y la base de datos a un nivel alto. Después se evalúa cada una de estas alternativas y se selecciona la mejor para un diseño y desarrollo adicional.

4. Desarrollo del sistema. Se lleva a la práctica el sistema real. Se compran equipos; los programas se compran, se hacen a la medida, o se desarrollan, también se desarrollan las bases de datos, las pantallas para captura de datos.

5. Prueba del sistema. Una vez que se han desarrollado módulos individuales dentro del sistema se pueden comenzar las pruebas.

6. Puesta en marcha del sistema. El sistema existente se reemplaza por nuevo, mejorado, y se capacita a los usuarios.

Programas de computación para la administración de proyectos.

Se puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de computación para la administración de proyectos a precios accesibles. Estos paquetes le permiten al gerente del proyecto y al equipo planear y controlar los proyectos en una forma completamente interactiva. Para un estudio detallado de los programasSe puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de computación para la administración de proyectos a precios accesibles.

Las características comunes de los programas de computación para la administración de proyectos le permiten al usuario:

Crear relaciones de tareas con sus duraciones estimadas.Establecer las interdependencias entre tareas.Trabajar con diversas escalas de tiempo, incluyendo horas, días, semanas, meses y años.Manejar ciertas limitantes -por ejemplo, una tarea no se puede iniciar antes de una cierta fecha, otra tarea se tiene que iniciar para tal día, los sindicatos no permiten que más de dos personas trabajen los fines de semana.Dar seguimiznto a los miembros del equipo, incluyendo sus tasas de remuneración, horas trabajadas hasta ahora en el proyecto y fechas próximas de vacaciones.Incluir los días de fiesta, fines de semana y días de vacaciones de los miembros en los sistemas de calendarios de la compañía.Manejar los turnos de los trabajadores (diurno, vespertino y nocturno).Supervisar y pronosticar presupuestos.Detectar conflictos -por ejemplo, recursos asignados en exceso y conflictos de tiempo.Elaborar una amplia variedad de informes.La interfase con otros paquetes de programas de computación, como hojas de cálculo y bases de datos.Clasificar la información en varias formas -por ejemplo, por proyectos, por miembros del equipo o por paquetes de trabajo.Manejar múltiples proyectos.Trabajar en línea y responder rápidamente a cambios en el programa, el presupuesto o el personal. Comparar los costos reales con los presupuestados. Mostrar la información en diversas formas incluyendo gráficas de Gantt ydiagramas de red.