UNIDAD TEMATICA 1 ASIGNATURA: Gestión de documentos electrónicos

Actividad realizada por:María Susana Suarez Palacios

Rodrigo Torres MartínezLuis Ernesto Alvarado Acuña

Yoly Camila Martínez RodriguezRicardo Alejandro Castro Leal

Natalia Carolina Rodriguez Cárdenas

Docente: Jorge Mario ZuluagaUniversidad del Quindío

Facultad de ciencias humanas y bellas artes Programa ciencias de la información, la documentación,

bibliotecología y archivística2016-1

EL DOCUMENTO

OBJETIVO

• El objetivo de esta actividad es que el estudiante comprenda plenamente lo que es el documento electrónico, sus fases, tipos modos de

TEMA A TRATAR

• -El Documento Electrónico

• -El ciclo vital de la información sus 3 fases

• -El dato individual a la información electrónica estructurada

• -Que es información

• -Que es un dato

TEMAS A TRATAR• -Porque es diferente la información electrónica

• -Creación de datos electrónicos

• -Modos de estructurar los datos:

• -Documentos

• -Bases de datos

• - Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

El DOCUMENTO ELECTRONICO

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

CLASES DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSLos documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo:

Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

CLASES DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS• Por su origen, ya que pueden ser hechos por la

administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.• Por su forma y formato, ya que encontramos

documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuación una serie de recomendaciones para su buen manejo.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• AUTENTICIDAD. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

• INTEGRIDAD. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO• FIABILIDAD. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él.

Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

• DISPONIBILIDAD. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.

•  

EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3 FASES

• Las etapas del ciclo vital de la información se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias.

Esos tipos de archivos son:• Archivo de gestión• Archivo central• Archivo histórico

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

Es un término empleado en muchos contextos y que por ende conlleva múltiples definiciones, con un valor polisémico, que nos permite considerar la información como mercancía (producto útil), como energía, como comunicación, como hechos, como datos y como conocimiento.Por tanto podemos afirmar que datos, información, conocimiento y saber pueden ser considerados como partes de un todo, uno nos lleva al otro, cada uno es el resultado de la acción anterior, sin que existan límites definidos entre ellos. Otra definición puede ser: que información es la representación física o mental de los datos de los que estamos enterados.

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA• El valor de la comunicación, se mide por el servicio que presta como base para

el crecimiento y desarrollo de la actividad científica, otro valor lo encontramos en el proceso comunicativo, por tanto se concibe como proceso, modo y medio informativo, como mensaje informativo de hechos, ideas o juicios, como proceso documental y como mensaje documentario.

• Un tercer valor es el económico cuando ayuda a tomar decisiones, agiliza trabajos permitiendo relaciones comerciales, pues la información es un bien económico y se comporta como tal, por cuanto cuesta dinero y su gestión produce dinero, ahora bien la repercusión económica de los servicios de información se puede entender de la siguiente manera:

• Costo económico que supone la implantación y puesta en funcionamiento de uno o varios servicios de información.

• Ahorro económico que la implantación de servicios de información supone dentro de las organizaciones.

• Poder económico que supone disponer de información y de sistemas de información

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA• Es la información contenida en un mensaje que de hecho

es original, le podemos sacar cuantas copias queramos y sigue siendo original siempre y cuando conserve dos características:• Que se guarde en su forma íntegra después de que fue

generado en forma definitiva por primera vez.• Que se pueda recuperar en el futuro.

QUE ES INFORMACIÓN

• Se trata del conjunto de datos, añadidos, procesados y relacionados, de manera que pueden dar pauta a la correcta toma de decisiones según el fin previsto.

• LA INFORMACION ELECTRONICA ES DIFERENTE POR QUE ESTA SE ENCUENTRA ALMACENADA ELECTRONICAMENTE Y A LA CUAL SE ACCEDE ELECTRONICAMENTE .

QUE ES INFORMACIÓN

• Esta definición incluye ´´ formatos tangible 'como CD-ROM. y sus posibles sucesores, dvds (digital video- discs denominados digitales versátiles disc) ´´no tangibles´´ formatos como las bases de datos electrónicos y los textos accesibles en línea.• la información electrónica es un medio por el cual nos

facilita mas la comunicación y la que nos permite ver la información de diferentes temas.

Que es un dato

• Es un elemento aislado, conseguido para un cierto fin, pero que no ha pasado por un proceso que lo interrelacione con otros de manera funcional para el fin previsto.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

• El proceso inicia con la recopilación de datos en un ordenador, los cuales son producto o están relacionados con la actividad de algún negocio, entidad o persona, los cuales serán utilizados, ya sea atraves de la conformación de un documento o como fuente de informacion en una base de datos.

Inicialmente pueden tener dos características :• Cualitativos: expresan nominalmente las propiedades de un

objeto, hecho o persona. Ejemplo, edad, peso, fecha• Cuantitativos: expresan mediante números las propiedades

de un objeto, hecho o persona.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Fases de la creación:• Captura: acción de registrar los datos• Validación: proceso de verificación y corrección durante la

captura o después de esta, con la finalidad de minimizar errores.• Almacenamiento: proceso de guardar los datos previamente

capturados para su conservación.• Recuperación: proceso mediante el cual se logra acceso posterior

a los datos almacenados.• Reproducción: acción de copiar o trasladar los datos de un

dispositivo a otro.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS

• Tiene como objetivo obtener informacion útil, lograr un mayor control y mejorar la toma de decisiones.

• Realmente es preparar los datos para ser transformados en información.

• En resumen se desarrolla una entrada de datos, luego se procesan para producir como resultado una salida ordenada.

• Luego se someten a una evaluación de resultados, que se materializan en una base de datos o en un documento.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS

El proceso principal consta de: • Clasificación: Establecer un orden lógico para los datos según

uno de sus atributos. • Agrupación: Consiste en separar sistemáticamente los datos

por categorías.• Calculo: Se refiere a los procesos aritméticos (+, -, * y /) y

operaciones lógicas para convertir los datos en una forma significativa• Interpretación: Consiste en sustituir grandes volúmenes de

datos en información más fácil de interpretar.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS

• Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS

• Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS • Características• Entre las principales características de los sistemas de base de datos

podemos mencionar:• • Independencia lógica y física de los datos.• • Redundancia mínima.• • Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.• • Integridad de los datos.• • Consultas complejas optimizadas.• • Seguridad de acceso y auditoría.• • Respaldo y recuperación.• • Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

• Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.

• La adquisición de los equipos requiere de una reglamentación técnica y por demás puntual pero…, tanto los sistemas de comunicación como la misma tecnología avanzan tan veloz que los formatos en los cuales reposa la información tienen una vida útil efímera y por ende resultan obsoletos para conservar y consultar la información en un futuro, pues la misma tecnología los desplaza al crear formatos mas sofisticados.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.

• El AGN ha expresado la necesidad de que Orfeo se ajuste tanto a la norma ISO 15489 como al Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq), de forma que asegure la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y la interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros.

WEBGRAFIA

• http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf

• https://www.google.com.co/search?q=documento+electronico&espv=2&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm=isch&sa=X&sqi=2&ved=0ahUKEwjWhsjkg_rKAhXFlx4KHXFGD3cQ_AUIBigB

• http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/• http://

es.slideshare.net/julianuasapud/documentos-electronicos-exposicion

• Tomado de Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

Pag 1. http://190.26.215.130/?idcategoria=6336#

GRACIAS