ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS

BETHSY RAQUEL SOTELO MORALES

Módulo: I Unidad:Módulo: I Unidad: II Semana: 5-8II Semana: 5-8

CICLO 2014-I

ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE CONGRESOS.

ORIENTACIONES

Apreciados alumnos, reciban un cálido saludo.

En la presente unidad conoceremos las distintas clasificaciones de los congresos y los eventos, así como las diversas motivaciones de sus participantes.

Esto nos ayudará a entender con certeza sus complejas necesidades para brindarles su mejor satisfacción como el servicio más eficiente, brindando las herramientas para alcanzar la excelencia en su atención.

CONTENIDOS TEMÁTICOS

2.1 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

2.2 Motivaciones y mercados de congresos y eventos.

2.3 Estadísticas.

2.4 Cualidades de un organizador de eventos.

2.5 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

2.6 Dirección del capital humano en congresos y eventos.

DESARROLLO DE CONTENIDOS

2.1 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

2.2 Motivaciones y mercados de congresos y eventos.

2.2.1 Eventos empresariales.

2.2.2 Presentaciones y actividades promocionales.

2.2.3 ONG.

2.2.4 Asociaciones de ejecutivos.

2.2.5 Asociaciones profesionales.

2.2.6 Organizaciones fraternales.

2.2.7 Asociaciones científicas.

2.2.8 Asociaciones militares.

2.2.9 Sindicatos.

2.2.10 Asociaciones femeninas.

2.2.11 Asociaciones educativas.

2.2.12 Universidades, Institutos de Desarrollo, Centros de Estudio e Investigación

2.2.13 Consumidor Turístico y Eventos.

2.3 Estadísticas.

2.4 Cualidades de un organizador de eventos.

2.5 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

2.6 Dirección del capital humano en congresos y eventos.

2.6.1 Funciones directivas.

2.6.1.1 Función interpersonal.

2.6.1.2 Función informativa.

2.6.1.3 Toma de decisiones.

Bibliografía.

ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN SUGERIDAS

Profundice más en el estudio sobre la importancia de la labor del OPC´s.

2.1 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

Según el número de participantes los eventos son:

-Hasta 100 personas: pequeño.-De 100 a 500 personas: mediano.-De 500 a 2000 personas o más: grande

2.2 Motivaciones y mercados de congresos y eventos.

2.2.1. Eventos empresariales.

Reuniones de gremios empresariales: son encuentros de los principales actores del quehacer empresarial, generalmente son gremiales, en la búsqueda de objetivos e intereses comunes.

Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes empresas con el propósito de motivar, entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, más frecuentes, tienen mayor asistencia y los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas se clasifican en:

-Convenciones.-Seminarios.-Junta de ventas.

2.2.2. Presentaciones y actividades promocionales.

Actividades donde las empresas presentan y promocionan sus productos y sus servicios a sus clientes, distribuidores, proveedores, prensa, etcétera. Son un mercado muy importante pues los anfitriones no escatiman gastos para promocionar la solvencia de sus empresas y la calidad de sus productos. Ejemplo: conferencia de prensa para presentar un nuevo producto.

2.2.3 ONG.

Las organizaciones no gubernamentales representan clientes muy importantes dentro de este mercado, pues realizan actividades frecuentes como capacitaciones, talleres, charlas, entre otras, hacia la búsqueda del desarrollo o de las mejoras sociales dentro de las sociedades donde intervienen. Asimismo, organizan suntuosas campañas y actividades para recaudar fondos para sus fines, convocando a acaudalados donantes.

Estas instituciones también realizan investigaciones y proyectos realizando variadas actividades para su presentación y su promoción. Ejemplo: cenas de galas pro fondos instituciones benéficas

2.2.4. Asociaciones de ejecutivos.

Viajan utilizando los servicios de lujo y todo incluido que son pagados por sus respectivas empresas.

Ejemplo, gerentes de corporaciones internacionales.

2.2.5. Asociaciones profesionales.

Ejecutivos que viajan por lo menos dos veces al año por temas de sus profesiones respectivas; los gastos pueden ser: asumidos por su cuenta, pueden ser pagados por firmas comerciales o por su propia asociación.

Ejemplo, médicos, abogados, entre otros.

2.2.6. Organizaciones fraternales.

Se trasladan con un fin social, sus consumos corren por cuenta propia, se celebran a un nivel internacional, nacional o regional.

Ejemplo. Organizaciones filantrópicas, religiosas, deportivas, etc.

2.2.7. Asociaciones científicas.

Agrupan a profesionales en ciencias; sus actividades son técnicas y altamente especializadas, se planean a corto o a largo plazo.

Ejemplo: IATA (International Air Transpon Association)

2.2.8. Asociaciones militares.

Realizan pequeñas juntas de personal generalmente retirados, por ello reditúan menores ingresos. Estas asociaciones están libres de impuestos y celebran reuniones con un fin social.

Ejemplo, hospital militar.

2.2.9 Sindicatos.

Efectúan congresos y convenciones a nivel estatal, nacional e internacional; integrados por empleados y obreros especializados, los eventos son sufragados por el Estado o los sindicatos.

Ejemplo, sindicato de Sedapal, Sindicatos de trabajadores de los diversos ministerios, etcétera.

2.2.10. Asociaciones femeninas.

Compuestas por mujeres, únicamente realizan eventos solventados por las asociaciones o por ellas mismas.

Ejemplo: Movimiento Manuela Ramos.

2.2.11. Asociaciones educativas.

Integradas por docentes de los diversos estamentos educativos se reúnen para capacitarse, actualizarse y dialogar sobre temas específicos de su labor. Componen un mercado, principalmente en temporadas de vacaciones. Ejemplo: universidades, institutos, colegios, entre otros

2.2.12. Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de estudio e investigación, etc.

Integradas por instituciones en busca de eventos y de actividades en la búsqueda de divulgar y de difundir sus proyectos de desarrollo o investigación.

Ejemplo: prestación de proyectos de desarrollo por parte de una Universidad.

2.2.13. Consumidor turístico y eventos.

Un consumidor turístico y de eventos es un individuo o entidad definido por hábitos de consumo en servicios de turismo y actividades realización de actividades suministrados por un productor o un distribuidor de servicios. Satisfaciendo sus necesidades profesionales y sus deseos de ocio o esparcimiento.

Los hábitos y patrones de conducta del consumidor se definen y dependen de su idiosincrasia, creencias, valores y costumbres adquiridas —cultura— a lo largo de su vida.

La cultura se adquiere como parte de la experiencia social. Se asimila —del entorno— patrones, creencia, valores y costumbres que contribuyen a desarrollar la personalidad.

Los elementos culturales son transmitidos por tres tradicionales entidades bases para el hombre: la familia, la iglesia, y la escuela.

Un cuarto y nuevo elemento (que juega un rol superior) en la transmisión de la cultura, son los medios de comunicación.

Motivación

Necesidad Motivo

Estado de carencia o desequilibrio

Activación de una Estrategia de solución

Deseo Decisión de compra

Apetencia de un producto o servicio concreto

Acción de compra

Fig. 2.1: La motivación del consumidor turístico y de eventos.

Son variadas las motivaciones que van desde las lucrativas, empresariales y profesionales hasta las religiosas y carentes de lucro. Eso sí, impulsan a las personas a desplazarse y permanecer un tiempo determinado en un lugar ajeno a su residencia, este tipo de consumidor busca ante todo satisfacer su necesidad de informarse sobre un tema determinado y compartir experiencias con personas de similar interés.

La motivación del consumidor turístico y de eventos.

Necesidad: denota las ansias profundas, aspiraciones, objetivos vitales del individuo para el logro del equilibrio psicológico.

Motivo: es la exposición de la necesidad generando la tensión deseo posterior. Algunas motivaciones: educativas, culturales, salud, cambio y de búsqueda, compra, descanso, deportes, conocimientos.

Deseo: es la búsqueda de satisfacción centrada en un producto o servicio concreto.

Decisión de compra: es adquirir el producto, reduciendo la tensión creada por el deseo, satisfaciendo la necesidad que inició el proceso

2.3. Estadísticas.

Continente 2008

1 Europa 4.138

2 Asia & Este Medio 1.387

3 Norte América 852

4 Latino América 684

5 Australia 225

6 Africa 189

Fig. 2.2: Reuniones en el mundo.

Resto Mundo679191%

Latinoamérica6849%

Fig. 2.3: Número de reuniones en Latinoamerica.

TOTAL REUNIONES MUNDIALES: 7475

Latinomérica Resto Mundo

En los cuadros 2 y 3 notamos la escasa presencia de Latinoamérica en el mercado de reuniones y eventos.

En ese sentido, es necesario el incentivo mediante objetivos y políticas nacionales como regionales hacia el desarrollo de eventos nacionales e internacionales que congreguen grandes flujos de asistentes y todos lo beneficios que conllevan sus presencias.

Estos procesos requieren un tratamiento conjunto entre todos los actores públicos y privados, pues es necesario el desarrollo de una adecuada infraestructura como en: aeropuertos, carreteras, calles, entre otros; servicios, básicos, seguridad e inversión como en: centros de convenciones; auditorios, hoteles, etcétera. y otras muchos requerimientos para hacer a Latinoamérica un destino del mercado de reuniones y salir de ese magro 9% anual.

Fig. 2.4: Estructura del gasto de un participante a una reunión.

Alojamiento: hoteles, apart hoteles, hotel boutique. (Distribuido a toda su cadena de proveedores)

33.84

Inscripciones o fees de los eventos (Proveedores del sector MICE) 22.77%

Alimentación: restaurantes, cafés, buffet, etc. 16.43%

Compras: artesanía, comercio y otros 10.29%

Entretención: casinos, tours, museos, cines, teatro, etc. 9.22%

Transporte interno: taxis, radio taxis, buses, remisses transfer... 4.11%

Otros 3.34%

En el cuadro anterior establecemos con claridad la derrama económica directa producida gracias a las actividades desarrolladas en los congresos y eventos, produciéndose a su vez un sinnúmero de actividades económicas indirectas cuyo dinamismo genera riqueza a la comunidad anfitriona.

Es entonces es esta gran cadena de servicios y de productos promueve el intercambio, la redistribución y el desarrollo en todos los ámbitos por la gran cantidad de mano obra requerida. Desde el botones del hotel hasta el artesano elaborador del souvenir y recuerdo son beneficiarios de la actividad.

Fig. 2.5: Las 10 ciudades con más congresos y eventos.

País N°

1.Viena 2.5%

2. París 2.2%

3. Singapur 2.2%

4.Barcelona 1.8%

5. Berlín 1.6%

6. Budapest 1.5%

7. Seúl 1.5%

8. Praga 1.4%

9. Copenhague 1.2%

10. Lisboa 1.2%

Fig. 2.6: Las 10 ciudades con más participantes en congresos y eventos.

Posición/Destino Número de participantes

1. USA. 9.2%

2. España. 6.2%

3. Italia. 5.5%

4. Francia. 5.1%

5. Alemania. 4.9%

6. Canadá. 4.5%

7. China. 4.4%

8. Brasil. 3.9%

9. United Kingdom. 3.5%

10. Japón. 3.3%

Total de participantes. 4,084,546

El mercado mundial de Congreso y eventos produce alrededor de 45 800 millones de dólares; en el mercado corporativo, 66 500 800 millones de dólares en el mercado asociaciones y 9.800 800 millones de dólares en el mercado de incentivos, produciendo un total de $322,000 millones de dólares en todo el rubro.

2.4 Cualidades de un organizador de eventos.

Gestión empresarial.

Ante todo está actividad es un negocio y debe ser dirigida en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades del cliente y el lucro para la empresa.

Compromiso

Asumir el reto de organizar una actividad implica la responsabilidad y el compromiso con los objetivos de la misma, perseverando y manteniendo la tranquilidad en los momentos duros.

Profesionalismo.

Estar convenientemente formado para afrontar el reto de organizar actividades, formando equipos de trabajo debidamente calificado y profesional para brindar el mejor servicio.

Comunicación.

El trabajo de un OPC (Organizador Profesional de Congresos) se desenvuelve en base al trato de personas y la herramienta más importante como en toda relación humana es la comunicación. Es necesario tener buen trato, empatía y comprender a nuestro equipo, pues esto se reflejará al momento de atender al cliente.

Creativo.

Para un OPC, la incertidumbre es un factor siempre presente, en cualquier momento se suceden hechos impredecibles. En aquellos momentos los organizadores de eventos deben utilizar todo su creatividad para solucionarlos problemas en contados segundos.

Liderazgo.

Como todo servicio, el capital humano es fundamental, en ese sentido es necesario liderar, orientar y coordinar con nuestro equipo. Es necesario siempre señalar y acompañar al grupo en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

Puntualidad.

«Ni antes, menos después». El inicio de una actividad deber con una rigurosa puntualidad en respeto a todo los asistentes y como valor característico de nuestra propuesta.

Responsabilidad.

Desde el ingreso hasta la salida de nuestros asistentes somos responsables de su bienestar, salud (accidentes e in previstos), comodidad, satisfacción de nuestro público asistente.

Programación e integración.

Uso racional del tiempo de acuerdo a las especificaciones de la actividad. Elaborando programas coherentes y coordinados con los protagonistas (expositores e invitados) de la actividad.

Inteligencia emocional.

Un OPC debe lidiar con situaciones impredecibles cuya repuesta exige calma buscando transmitir tranquilidad a los miembros del equipo y a los asistentes. Un estallido de furia o descontrol podría generar inseguridad e inestabilidad en el grupo reflejándose en la prestación del servicio.

Protocolo y costumbres.

Es necesario conocer a la perfección los temas protocolares siendo necesario adecuarlos a las costumbres y la idiosincrasia de los contratantes.

2.5. La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

«Del mismo modo que el cliente distingue a nuestro capital humano, así valorará a nuestras empresa».

Fig. 2.7: Capital humano, ventaja competitiva en la empresa de Congresos y Eventos.

Tecnología

Capital humano es el factor distintivo de todas las actividades a realizar en todas las organizaciones.

Es muy importante administrarlo y desarrollarlo, pues es fundamental para la prestación de los servicios. En actividades como la organización de congresos y eventos la actuación del personal determina el nivel de percepción del cliente sobre servicio alcanzado. Mientras mejor capacitados se encuentren, mejor servicio podrán brindar.

Crea un valor único e inimitable, pues el capital humano como entidades poseen una identidad propia y única, en ese sentido la formación adecuada, brinda valores que nuestros competidores les llevaría mucho tiempo en replicar e imitar. El solo hecho de contar con un OPC de gran reputación atrae a los clientes, pues garantiza la calidad del evento.

El trabajo en equipo es fundamental para la realización de actividades relacionadas con los servicios.

En actividades como congresos y eventos esta forma de trabajo es imprescindible, pues su desarrollo implica una acción colectiva para la realización de esta modalidad de actividades. Donde todos dependemos de todos, pues un error individual afecta al proceso en general y denota los resultados finales.

Ejemplo: la recepcionista que olvida la lista de invitados. Alguna omisión en las bebidas o parte del menú por parte de la cocina. En ambos casos toda la actividad se verá perjudicada.

2.6 Dirección del capital humano en congresos y eventos.

Dirigir a nuestro capital humano implica funciones de liderazgo, funciones administrativas funciones de comunicación con los demás y de motivación a fin de lograr el desempeño de las tareas necesarias para brindar servicios de excelencia en la elaboración de congresos y eventos.

Fig. 2.8: Dirección de una empresa.

Director de CYE

Director de Catering

Director de Servicios

Director de Marketing

Director de Capital

Humano

Funciones directivas compartidas

2.6.1 Funciones directivas.

2.6.1.1 Función interpersonal.

Influir sobre el comportamiento de los miembros de la empresa por su condición de representante y líder de la organización.

2.6.1.2. Función informativa.

Cumplen la función del manejo informativo dentro de la organización; recabando, enviando, recibiendo y difundiendo la información en toda la empresa.

2.6.1.3 Toma de decisiones.

Decide, administra y asigna los recursos existentes estableciendo un orden de prioridades.

GRACIAS