UNIDAD DIDÁCTICA TILIDADES DEL PROGRAMA II · 94 FACTURAPLUS 2008 5. Añadir los datos...

93FACTURAPLUS 2008

UNIDAD DIDÁCTICA 1.4

UTILIDADES DEL PROGRAMA II

1. ENTORNO DEL SISTEMA

1.1. INTRODUCCIÓN

Una de las tareas más importantes que el usuario debe realizar obligatoria-

mente antes de trabajar con el programa, consistirá en configurar la aplicación

para adecuarla al sistema de facturación utilizado en su empresa.

Cinco son los pasos a seguir para personalizar correctamente el programa,

ajustándolo a las características específicas de cada empresa:

1. Crear la empresa mediante el menú Global-> Empresas.

2. Configurar después su propio entorno de trabajo a través de: menú Útil->4.

Entorno del Sistema-> 1. Personalización.

3. Configurar los modelos de impresos de la empresa (pedido, albarán, factu-

ra…) mediante: menú Útil-> 4. Entorno del Sistema-> 2. Documentos.

4. Dar de alta los datos generales de la empresa referidos a informaciones

que afectan a todas las opciones del programa mediante: menú Siste-

ma-> 1. Tablas generales.

Para acceder al submenú Entorno del Sistema y acceder a sus distintasopciones, cuando un grupo de usuarios está conectado, sólo debe estartrabajando el usuario que pretende acceder al mismo.

94 FACTURAPLUS 2008

5. Añadir los datos específicos de su negocio, relativos a sus clientes, artícu-

los, proveedores… accediendo a través del menú Sistema-> 2. Clientes,

3. Agentes, 4. Proveedores, 5. Transportistas, 6. Almacenes, 7. Artí-

culos, 8. Promociones… Todos estos elementos forman los denomina-

dos Ficheros Maestros del programa.

En este epígrafe se explicarán los pasos 2 y 3 descritos anteriormente. El paso

1 quedó explicado en unidades anteriores y el resto serán explicados en la si-

guiente unidad didáctica, correspondiente a un nuevo módulo: «Mantenimiento de

ficheros. El menú Sistema, Almacén y Fábrica».

El submenú Entorno del Sistema se divide a su vez en 3 opciones:

– Personalización.

– Documentos.

– Depuración Ficheros.

95



1.2. PERSONALIZACIÓN

Esta herramienta le resultará de gran utilidad, ya que le permitirá personali-

zar el programa según las necesidades de cada empresa. Es por ello por lo que se

recomienda su total conocimiento y dominio, ya que nos referiremos a esta aplica-

ción en multitud de ocasiones a lo largo de este libro.

La ventana Personalización del sistema, que se muestra a continuación, se

compone de diez fichas, las cuales se pasará a describir.

CONTADORES

En esta ficha podrá configurar los diversos contadores, es decir, el programa

tiene un sistema para asignar una numeración de manera automática a los diver-

sos documentos, a los que por defecto asigna el valor 1.

Deberá cumplimentar, como primera opción, las fichas que componen laventana Personalización del sistema (menú Útil->4. Entorno del Sistema-> 1. Personalización) para evitar posteriores problemas de enlace.

96 FACTURAPLUS 2008

Mediante esta ventana podrá modificar los contadores de los documentos, es

decir, introducir un valor a partir del cual la numeración se iniciará de manera

automática, pero tendrá que actuar con cautela, ya que se podrían producir du-

plicados en documentos por existir el número del mismo con anterioridad y obligar

al programa a que asigne ese mismo número a un nuevo documento.

Para realizar esta operación, bastará con introducir los números con los que

desea comenzar la numeración de sus documentos (pedidos, albaranes, factu-

ras…) dentro de los campos que posee dicha ventana: Proveedores, Clientes y

Otros contadores.

EJEMPLO

Suponga que su empresa decide empezar a trabajar con el programaFacturaPlus, pero debido a que ya existían documentos anteriores, deberá co-menzar su numeración en el valor 6 para todos los documentos.

En la ventana Personalización del sistema, y en la ficha Contadores, completa-rá cada uno de los campos con el valor inicial por el que desea que comience anumerar los documentos. Por tanto, la ventana quedará tal y como muestra laimagen siguiente.

97



CONTAPLUS

La ficha ContaPlus de la ventana Personalización del sistema enlaza FacturaPlus

con el programa ContaPlus (versión 2008) contabilizando automáticamente las com-

pras y las ventas gestionadas desde la facturación. Por eso se recomienda realizar

este proceso antes de dar de alta a los clientes, proveedores ó artículos y, por su-

puesto, antes de facturar y realizar cierres, ya que así comprobará que se añadirán

las subcuentas de clientes, proveedores…. de ContaPlus.

Si se elimina una factura, no tendrá que modificar los contadores, ya quela numeración que toma por defecto al añadir una nueva será la corres-pondiente a la factura eliminada aunque en los contadores figure otronúmero distinto. Si se hace lo contrario, duplicará las mismas.

Para poder realizar la unión, deberá instalar el programa ContaPlus den-tro de su ordenador ó de la red con la que esté conectado; de no ser así,la ficha aparecerá deshabilitada. Además, ambos programas deberánposeer idénticas versiones.

98 FACTURAPLUS 2008

Para realizar el proceso hay que rellenar los siguientes campos que se mues-

tran a continuación:

– Ruta ContaPlus. Dentro del campo que se muestra, introducirá el direc-

torio donde se encuentra ubicado ContaPlus (por ejemplo:

C\GrupoSP\COE08R3). Si lo desconociera, podrá usar el botón Exami-

nar para localizarlo en las unidades de disco que posea su ordenador.

Así accederá a una ventana como la que se muestra en la siguiente ima-

gen. Una vez encontrado el directorio, pulsará el botón Abrir y podrá

visualizar la ruta de acceso en su campo correspondiente.

A continuación, deberá pulsar el botón Aceptar de la ventana

Personalización del sistema ó la tecla [INTRO], quedando activos el

resto de los campos. De igual forma, los campos Producto y Fecha ver-

sión aparecerán completados automáticamente por el programa.

– Empresas. Contiene dos cuadros de texto titulados 1ª y 2ª donde se

introducirán los códigos de las empresas de ContaPlus con las que quiera

enlazar la facturación. No es obligatorio rellenar los dos campos, puede

establecer una sola empresa para el enlace; la búsqueda incremental, a

través del icono Lupa, le ayuda a visualizar todas las empresas existentes

en contabilidad y a seleccionar una de ellas. En caso de querer enlazar

con una 2ª empresa, se introducirá su código correspondiente de ContaPlus

en el segundo cuadro de texto, debiendo ser del mismo ejercicio econó-

mico que la empresa 1ª. En las casillas de verificación que se encuentran

a la derecha del cuadro de texto de las empresas, se indicará el tipo de

99



Serie a usar en facturas (A y/o B), también se podrá seleccionar Abonos

y/o Facturas rectificativas. En función de las casillas marcadas, sus ele-

mentos se traspasarán posteriormente a ContaPlus (en el caso de que

tenga el enlace configurado) en su empresa correspondiente.

Los campos Definición de cuentas, Definición de subcuentas y Defini-

ción de subcuentas Nuevo PGC aparecen completados por defecto en

el programa una vez que se hayan completado los cuadros de texto de

las empresas.

Por último, en la parte inferior de la ventana, aparecen 3 casillas de veri-

ficación:

• Incluir serie de factura en el concepto. Si activa esta casilla, cuan-

do se traspasen las facturas a contabilidad, se mostrará la serie de

las mismas en el concepto del asiento.

• Aplicar analítica sólo a Ing/Gtos. Al marcar esta casilla, cuando se

proceda a traspasar las facturas a contabilidad, se realizará la analí-

tica sólo para los ingresos y gastos.

• Act. datos cliente en modificaciones. Activando esta casilla, cuando

se proceda a la modificación de la dirección fiscal de los clientes (Siste-

ma->Clientes, ficha General de la ventana Modificación de clien-

tes) y siempre que tenga activa la ruta de acceso a ContaPlus, le actua-

lizará automáticamente la nueva dirección en la subcuenta del cliente.

EJEMPLO

Suponga que desea enlazar su empresa creada en FacturaPlus con otra empre-sa creada anteriormente en ContaPlus. El proceso sería el siguiente:

1. Útil->4. Entorno del Sistema-> 1. Personalización. Dentro de la ficha ContaPlusrealizará un clic sobre el botón Examinar; a continuación, en la ventana quese le presenta, seleccionará el menú desplegable mediante el icono Flecha.Seguidamente realizará un doble clic sobre el icono que representa el discoduro de su ordenador (normalmente representado por la letra «C»), luegovisualizará la carpeta «GrupoSP», donde realizará un doble clic sobre ellacon el fin de acceder a su contenido. Localice ahora la carpeta correspon-diente a ContaPlus, que normalmente comienza por la letra «C» (En nuestroejemplo hemos supuesto que la carpeta es la «Z»), y en este caso esCOE08R03 (deberá tener en cuenta que el nombre de estas carpetas las

100 FACTURAPLUS 2008

crea el programa por defecto y podrán variar, también en el caso de que hayaelegido otro nombre ocurriría lo mismo; por tanto, deberá buscarlas y proce-der de la misma manera). Seguidamente, realizará un doble clic sobre ella yse desplegará una serie de archivos contenidos en la misma, hará un dobleclic sobre el archivo Contaplw.exe, correspondiente al archivo ejecutable deContaPlus. Observará como en el campo Ruta SP ContaPlus queda alojadala ruta de enlace con dicho programa.

2. Seguidamente pulsará la tecla [INTRO] y el cursor pasará al campo Em-presas donde podrá localizar mediante el icono Lupa el código de la em-presa con la que desea enlazar, MONIKA, SL (previamente creada desdeContaPlus) ó cualquier otra que estime oportuno.

101



3. Por último, podrá activar las casillas Serie A, Serie B, Abonos y F. Rect.,así como las tres casillas de verificación que aparecen en la parte inferiorde la ventana, según las preferencias de enlace del usuario.

COMPRAS

Desde la ficha Compras se pueden definir las cuentas y subcuentas que inter-

vienen en las compras efectuadas a los proveedores para hacer el traspaso de

datos a la contabilidad. Esta ficha permanece inhibida hasta que no se realiza el

enlace con la contabilidad en la ficha ContaPlus.

El hecho de enlazar FacturaPlus con ContaPlus no significa que elenlace vaya a funcionar. Para un correcto enlace, es decir, para poderpasar un documento, como por ejemplo, una factura de un cliente aasiento contable en ContaPlus, será necesario realizar otros pasosque afectan a las tablas contenidas en FacturaPlus y que se irá descri-biendo a lo largo de este libro.


Dos son los campos que conforman esta ficha:

– Cta. de Compras. Dispone de un cuadro de texto denominado Cta. pro-

veedores donde se aceptará el mostrado o se introducirá un código nu-

mérico de tres caracteres correspondientes a la cuenta contable de pro-

veedores. El código de la cuenta junto con los dígitos del código del pro-

veedor formarán la subcuenta que enlazará con la contabilidad.

– Subctas. de compra. A su vez contiene los siguientes campos de textos:

• Cta. Compras. Código de tres dígitos numéricos referido a la cuenta

contable de compras a proveedores. Cuando enlaza con la contabili-

dad adoptará automáticamente el nivel de desglose de la empresa de

ContaPlus.

• Cta. Devolución de Compras. Código de tres dígitos numéricos re-

ferido a la cuenta contable de devoluciones de compras a proveedo-

res. Tomará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya

enlazado.

• Cta. Compras Servicios. Código de tres dígitos numéricos referido a

la cuenta de servicios de proveedores. Al igual que las anteriores, en

el momento del enlace, tomarán el nivel de desglose de la empresa

con la que se haya enlazado.

• Grp. Compras Servicios. Código numérico correspondiente a los úl-

timos dígitos de la subcuenta de compras cuando se confeccione una

factura de servicios.

• Subcta. Portes. El código de la subcuenta contable de portes que se

utilizará cuando el transporte esté incluido en la factura del provee-

dor. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya

enlazado.

• Subcta. I.R.P.F. Código de la subcuenta de retenciones, en caso de

estar definidas en la ficha Facturas de la ventana Altas de Provee-

dores (menú Sistema-> 4. Proveedores). Adoptará el nivel de des-

glose de la empresa con la que se haya enlazado.

• Subcta. Recargo Financiero. Código de la subcuenta utilizada para

contabilizar los recargos financieros que aparezcan en las facturas

de proveedores.

103



• Subcta. Dto. Pronto Pago. Código de la subcuenta contable para

los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adop-

tará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

• Subcta. Ajustes Fras. Rectificativas. Código de la subcuenta utili-

zada para contabilizar los ajustes realizados a través de las líneas de

servicios añadidas en las facturas rectificativas.

• Contrapartida Sujeto Pasivo. Código de la subcuenta que se utili-

zará como contrapartida cuando se produzca inversión del sujeto

pasivo. Esta subcuenta deberá contener los datos fiscales del obliga-

do a expedir factura para su correcta consignación en el Libro de

Facturas Recibidas, donde se reflejarán las cuotas autorepercutidas.

• Subcta. Dto. P.P. NPGC. (subcuenta descuento por pronto pago a

proveedores Nuevo Plan general Contable). Esta novedad incor-

pora el código de la subcuenta del nuevo PGC para los descuentos

por pronto pago en las compras a proveedores.

• Casilla de verificación Act. datos proveedores en modificaciones.

Activándola, cuando modifique la dirección fiscal de los proveedores

en Sistema-> 4. Proveedores-> Ventana Modificación de pro-

veedores-> Ficha Generales y siempre que se encuentre enlazado

con ContaPlus, automáticamente se actualizará la subcuenta del pro-

veedor dada de alta en ContaPlus.

Si no desea modificar ninguna de las cuentas y/o subcuentas, dejará la que le

ofrece el programa por defecto.

VALORES POR DEFECTO

En la ficha V. Defec. se mostrarán aquellos valores que el programa tomará

por defecto, es decir, que si no se realiza ninguna modificación en la misma, los

datos que el programa mostrará serán los que utilice por defecto cuando realice el

trabajo con los distintos documentos que generará posteriormente.


Los valores por defecto generales que ofrece esta ventana son los siguientes:

– Almacén. Es posible utilizar tantos almacenes de mercancías como nece-

site; con este campo fija el almacén que quiere que aparezca

automáticamente en todos los campos en los que tenga que definir la

situación de los artículos. Debe estar definido previamente en el progra-

ma, y puede usar la búsqueda incremental a través del icono Lupa.

– Familia para servicios. Código que aparecerá por defecto cuando se

realicen facturas de servicios. Debe estar definido previamente en el pro-

grama, y puede usar la búsqueda incremental a través del icono Lupa.

– Grupo cli. contado. Grupo de clientes al que se asignarán

automáticamente las ventas efectuadas a los clientes de contado. Debe

estar definido previamente en el programa, y puede usar la búsqueda

incremental a través del icono Lupa.

– I.V.A. portes. Porcentaje de IVA que se aplicará por defecto a los portes

dentro de las facturas. Debe estar definido previamente en el programa.

– I.V.A. servicios. Porcentaje de IVA que se aplicará por defecto a las factu-

ras de servicios. Debe estar definido previamente en el programa.

– % Coste infraestructura. Porcentaje que aparecerá por defecto en el

cálculo del precio de fabricación de artículos para alcanzar el coste total

del producto.

105



– % I.R.P.F. serie A. Porcentaje de retención de las facturas de la serie A

cuando facture como profesional.

– % I.R.P.F serie B. Porcentaje de retención de las facturas de la serie B

cuando facture como profesional.

– Casilla de verificación Aplicar normativa del I.R.P.F. agrario. Activando

esta casilla se aplicará el porcentaje correspondiente de IRPF de la serie A

o B, según corresponda, y se procederá a calcular dicho porcentaje sobre

el total facturado (base imponible + IVA).

El campo Valores por defecto para facturas a clientes de contado permi-

te definir el modo de trabajo del programa cuando se factura a clientes que no

han sido dados de alta en el fichero maestro de Clientes y que reciben, por esta

causa, la denominación genérica de Clientes de contado.

– Serie facturas. Número de serie que aparecerá por defecto en las factu-

ras de clientes de contado.

– Forma de pago. Se anotará el código de la forma de pago que aparece-

rá por defecto en las facturas de clientes de contado. Debe estar definido

previamente en el programa, y puede usar la búsqueda incremental a

través del icono Lupa.

– Provincia. Se anotará el código de la provincia que aparecerá por defec-

to en las facturas de clientes de contado. Debe estar definido previamen-

te en el programa, y puede usar la búsqueda incremental a través del

icono Lupa.

– Régimen de I.V.A. Contiene cuatro botones de selección que permiten

elegir el tipo de IVA que aparecerán por defecto en las facturas de clien-

tes de contado. El botón de selección General es el adaptado por defec-

to por el programa.

– Recargo de equivalencia. Si marca esta casilla de verificación, el pro-

grama calculará el importe del recargo de equivalencia en las facturas de

clientes al contado.

En la parte inferior de la ventana, aparece una casilla de verificación denomi-

nada Recargo de equivalencia para facturas de proveedores. Si marca esta

casilla, se calculará el importe del recargo de equivalencia en las facturas de sus

proveedores.


Todos estos valores descritos anteriormente, los podrá modificar por otros,

accediendo a esta ficha y cambiando el campo que desee.

ENVÍO

Esta ficha agrupa sus datos en dos campos: Recibos y Datos de envío para

XML/UBL. Los datos de la misma le servirán para el envío mediante banca electrónica.

– Recibos. Los valores mostrados son los que adoptará el programa por

defecto cuando se efectúe una remesa de recibos, pero podrán ser modifi-

cados al realizar la misma. Los elementos de este campo son los siguientes:

• Entidad receptora. En este cuadro de texto indicará el código de

cuatro dígitos correspondiente a la entidad bancaria con la que vaya

a remesar todos sus recibos.

• Agencia. De manera idéntica al campo anterior, se indicará el código

correspondiente a la agencia bancaria.

• Ordenante. Indicará el nombre del ordenante, que coincidirá con el

de su empresa, ya que es ella la que «ordena» los pagos.

107



• D.N.I./C.I.F. Indicará el Documento Nacional de Identidad o Código

de Identificación Fiscal del particular o la empresa ordenante de los

recibos en la remesa.

• Localidad expedición. Indicará la localidad donde se expedirán los

recibos en la remesa.

• Nº de serie en recibos. Si esta casilla de verificación está marcada

aparecerá la serie de los recibos en la remesa.

Estos valores son los que adoptará por defecto al efectuar una remesa

de recibos, aunque podrán ser modificados al realizar dicha remesa.

– Datos de envío para XML/UBL. En el campo Contacto se introducen

los datos del contacto que sirve de enlace en los asuntos referidos a en-

víos de documentos en XML/UBL. Si en la lista desplegable del campo

Contacto elige la opción Otros debe cumplimentar los campos Nombre,

Teléfono, Fax, E-mail y Departamento del contacto siendo estos cam-

pos obligatorios para el envío de documentos. Puede elegir también en la

lista desplegable, la otra opción, Agente de la factura, para que se

tomen los datos del agente de la factura, desactivándose por ello los

campos Nombre, Teléfono, Fax, E-mail y Departamento.

Por otra parte, mediante la activación del botón Texto para envío de

documento electrónico accederá a una ventana donde le permitirá in-

troducir un texto que posteriormente se incluirá en el correo electrónico

que se genera cuando envíe documentos electrónicos.

Por último, en el campo Formato de exportación por defecto podrá

definir el formato para el envío por e-mail (HTML ó PDF) ó el formato

para la firma electrónica (XML/UBL ó PDF).


MODO DE TRABAJO

La ficha M. Trab. de la ventana Personalización del sistema contiene tres

campos desde los que se definen una serie de valores de control que modifican la

manera de trabajar con el programa, el modo de controlar el stock y en qué

documentos quiere que los precios introducidos actualicen los precios que figuran

en las fichas de los artículos.

1. Valores de control. Dispone de ocho casillas de verificación que modifi-

can la actuación del programa de varias formas distintas.

• Modificar descripción en documentos. Por defecto la denominación

de los artículos es tomada directamente de la propia ficha del artículo;

al marcar esta casilla de verificación se activará en todos los documen-

109



tos el campo Descripción con objeto de que el usuario valide el texto

mostrado ó introduzca el que desee.

• Modificar tipo de I.V.A. en documentos. Por defecto el tipo de I.V.A.

aparece automáticamente en todas las líneas de los documentos al

ser extraído este dato de la ficha del artículo; al marcar la casilla se

activará en todos los documentos el campo I.V.A. para que el usuario

valide el porcentaje mostrado ó introduzca el que desee.

• Varios agentes por documento. Por defecto el agente mediador en

una venta aparece automáticamente en todas las líneas de documen-

tos al ser extraído este dato de la ficha del cliente; al marcar esta

casilla se activará en todos los documentos el campo Agente para

que el usuario valide el código ó introduzca el que desee.

• Captura precios con I.V.A. incluido. Por defecto el precio de venta al

público de los artículos (menú Sistema->Artículos->Ficha Prec.

Venta) se introduce sin I.V.A. calculando el programa automáticamente

el precio con el impuesto; al marcar la casilla se podrá introducir el

precio con su I.V.A. valorando el programa, a continuación, la canti-

dad sin impuesto.


• Actualizar barra de scroll en procesos. Casilla marcada por defec-

to que obliga al programa, durante los procesos de cálculo que efec-

túa, a mostrar el porcentaje de trabajo realizado hasta alcanzar el

100 %. Si se desmarca dicha casilla, la barra se muestra al finalizar el

proceso cuando alcanza el 100 %.

• Avisar ventas bajo coste + % Beneficio. Al marcar esta casilla, or-

dena al programa que le avise al realizar cualquier venta en la que el

precio final que cobre al cliente sea inferior al de coste más el porcen-

taje establecido como de beneficio en este campo. Si esta circunstan-

cia se da, el programa le avisará mediante una ventana con el men-

saje «El precio real de venta es inferior al de coste ¿Desea continuar?»,

donde deberá elegir entre el botón Sí o No.

• Captura por código de barras en documentos. Al marcar la casilla

configura el programa para que, en todos los documentos, le solicite la

referencia de los artículos no por número sino por el código de barras.

111



• Gráficos en ficha de clien. /agen. /prov. Le permitirá visualizar grá-

ficamente los datos de clientes, agentes y proveedores desde el menú

Sistema. Al marcar dicha casilla, se añadirá a la barra de herramien-

tas de los archivos de clientes, agentes y proveedores un nuevo icono

denominado Gráficos que coexistirá con los tradicionales iconos Aña-

dir, Modificar, Eliminar, Zoom… que le permitirá visualizar gráficamente

los datos contenidos en las fichas de cada una de las empresas o per-

sonales incluidas en estos tres ficheros maestros. En caso de no acti-

varla, el icono no se mostrará en la barra de herramientas y, por tanto,

no podrá acceder a ningún tipo de gráfico desde la ventana principal.

2. Stocks. Contiene cinco casillas de verificación que le permitirán controlar

las existencias en los almacenes de su empresa y los avisos que quiera

recibir durante el trabajo diario referentes al estado de las mercancías en

el almacén.

• Control de stocks. Es una casilla marcada por defecto por el progra-

ma que se encarga de impedir la facturación de artículos de los que

no haya existencias en el almacén. Al desactivar dicha casilla se

deshabilitan las otras cuatro. Es entonces cuando podrá facturar aun-

que no disponga de existencias. La siguiente imagen muestra la ven-

tana que aparece al intentar facturar más unidades de las disponi-

bles en el almacén.


• Avisar stocks bajo mínimo. Casilla de verificación que estará dispo-

nible únicamente si se ha activado la casilla de Control de stocks y

cuya finalidad, al ser marcada, es la de avisar durante los procesos

de venta que el artículo quedará por debajo del stock mínimo fijado

en el fichero maestro. La imagen siguiente muestra la ventana que

aparece al facturar un número de unidades que dejarán las existen-

cias en el almacén por debajo del mínimo establecido.

• Permitir ventas sin stock. Casilla de verificación que estará disponi-

ble únicamente si se ha marcado la casilla de Control de stocks y

cuya finalidad, al ser marcada, es la de permitirle facturar aunque no

disponga en el almacén de las existencias necesarias.

• Aviso en pedidos y presup. Casilla de verificación que estará dispo-

nible únicamente si se ha marcado la casilla de Control de stocks y

cuya finalidad, al ser marcada, es la de avisarle cuando el stock sea

insuficiente o esté por debajo del mínimo al confeccionar presupues-

tos y pedidos de clientes.

• Aviso de inventario de stocks. Casilla de verificación que estará dis-

ponible sólo si se ha marcado la casilla de Control de stocks y cuya

finalidad, al ser marcada, consiste en avisar que el almacén se está

ordenando cada vez que realice un movimiento de entrada y salida

de stock de familias a través de regularizaciones, documentos de com-

pras y ventas, movimientos entre almacenes…

113



3. Actualizaciones automáticas. Contiene siete casillas de verificación que

permiten configurar el programa de forma que, activadas, variarán

automáticamente los precios de coste y de venta según se vayan incluyendo

nuevos valores durante la confección de los documentos de compra-venta.

• De precio coste en albar. y fact. proveedores. Al ser marcada, cuan-

do se emitan albaranes y facturas de proveedores cuyos precios difie-

ran de los existentes en ese momento en la ficha del artículo, cambiará

el precio de coste del artículo por el utilizado en los documentos.

• Incluir portes en actualización. Al ser marcada, el programa inclui-

rá los portes en las actualizaciones de los precios.

• De precio coste en ordenes prod. Al ser marcada, cuando cierre las

órdenes de producción, se actualizará automáticamente el precio de

coste del artículo final en su ficha correspondiente.

• De P.V.P. en albaranes de clientes. Al ser marcada, cuando se emi-

tan albaranes a clientes cuyos precios difieran de los existentes en ese

momento en la ficha del artículo, el programa cambiará el precio de

venta del artículo ó el precio mayorista por el último actualizado.

• De P.V.P. en facturas de clientes. Al ser marcada, cuando se emitan

facturas a clientes cuyos precios difieran de los existentes en ese mo-

mento en la ficha del artículo, el programa cambiará el precio de

venta del artículo ó el precio mayorista por el último actualizado.

• De P.V.P. en alb. y fact. prov. según benef. Al ser marcada, al cam-

biar el precio de coste, se modificará automáticamente el precio de

venta al público en función del beneficio que se haya establecido.

• De P.V.P. en ord. prod. según benef. Al ser marcada, al cambiar el

precio de coste del artículo final de una orden de producción, se mo-

dificará automáticamente el precio de venta al público en función del

beneficio que se haya establecido.

DOCUMENTOS

La ficha Docum. de la ventana Personalización del sistema permite definir

diversos sistemas de trabajo aplicables a los documentos en lo referente a su


numeración, sistema de introducción de datos y modo de trabajar con los comen-

tarios que añada a los mismos.

La ficha está estructurada en tres campos que contienen toda la información

relativa al tratamiento de los documentos que genera la aplicación. Estos campos son:

1. Numeración automática. Está constituida por cinco casillas de verifica-

ción que hacen referencia a presupuestos, pedidos y albaranes de clien-

tes y a pedidos y albaranes de proveedores. Al marcar estas casillas, será

el programa el que enumere automáticamente los documentos a partir

del número especificado en la ficha Contadores. Si desea introducir a

mano la numeración de los documentos descritos en los títulos de las

casillas, se dejarán éstas sin activar.

2. Capturas matriciales. Contiene seis casillas de verificación que permiten

definir, según se active o no, dos maneras diferentes de trabajar con las

propiedades de los artículos en los documentos descritos en los títulos de

las casillas.

Las propiedades de los artículos se refieren a características diferenciadoras

que pueden provocar la utilización de diferentes precios para el mismo

producto; por ejemplo, se podrían definir para el artículo «pantalón va-

quero X» las propiedades de talla y color ó para el artículo «libro el Quijo-

te» las características de editorial y encuadernación.

115



El siguiente cuadro refleja el sistema que debe seguirse para configurar la

empresa con artículos que posean propiedades.

En el caso de que su empresa trabaje con propiedades, al activar las

casillas, podrá visualizar una tabla matricial (compuesta por filas y colum-

nas) de cada una de las propiedades que contiene un artículo; de esta

manera y de una forma rápida, podrá modificarlas introduciendo dife-

rentes combinaciones en las celdas que componen la matriz.

EJEMPLO CAPTURAS MATRICIALES

Imagine una empresa dedicada a la venta de libros con dos propiedades: EDI-TORIAL Y ENCUADERNACIÓN.

NÓICCURTSNI NÓICPIRCSED

AREMIRP

úneM >-nóicazilanosreP.1>-ametsiSledonrotnE.4>-litÚ

ahciF .ucláC opmaclenE.)olucláC( sedadeiporP solnavitcaes

ledotxetedsordaucsolnanelleresy2ó1nóiccelesedsenotob

opmac socirénegselaretiL .

ADNUGESúneM edsedadeiporP.5>-selareneGsalbaT.1>-ametsiS

solucítra .sadaesedsedadeiporpsalnedañaeS.

ARECRET

úneM sailimaF.6>-selareneGsalbaT.1>-ametsiS lenE.

opmac sedadeiporP/dadeiporP sodóanuailimaFalanaicosaes

.setnetsixesedadeiporpsaled

ATRAUC

úneM solucítrA.7>-ametsiS onocI>- ridañA ogidócnuricudortnilA.

opmacleecerapasadaicosasedadeiporpagneteuqailimafed soicerP

sedadeiporProp .necerapaeuqsallisacsalnáracramesednod

LAIROTIDE NÓICANREDAUCNE

aznailAILA ollisloBLOB

ardetáCTAC ojuLJUL

edimáriPRIP sadnalBsapaTBAT

sonceTCET saruDsapaTDAT


La siguiente imagen muestra la ventana que aparece cuando no se ha marcadola casilla en albaranes y facturas de proveedores del campo Capturas matriciales.

Por el contrario, cuando se marcan las casillas de verificación del campo Cap-turas matriciales, la inserción de los datos se efectúa de forma que se muestrantodas las propiedades al mismo tiempo, resultando la inclusión de los mismosmucho más cómoda a la hora de comprar ó vender artículos que poseen variaspropiedades diferenciadoras a la vez. La imagen siguiente muestra la capturamatricial cuando se ha marcado la 2ª casilla en albaranes y facturas de provee-dores del campo Capturas matriciales.

117



3. Vuelco de comentarios. Contiene ocho casillas de verificación que, al ser

marcadas, obligan al programa a trasladar el comentario introducido en

un primer documento a otro segundo, según que casilla quede activada.

CÁLCULO

La ficha Cálcu. de la ventana Personalización del sistema contiene siete

campos desde los que se podrán configurar los métodos de valoración de las

existencias en el almacén, los recargos financieros, las bases para calcular las

comisiones de los agentes, las ubicaciones de los artículos en el almacén…

Los campos que componen la ventana anterior son los siguientes:

– Control de ubicaciones. Permite anotar el lugar donde se depositarán

los artículos dentro del almacén cuando los compra, es decir, cuando

emite albaranes y facturas de proveedores. Contiene una sola casilla de

verificación llamada Aplicar control de ubicaciones, que al ser marcada

activa los cuadros de texto inferiores (Literal ubicación 1,2,3, donde se

introducen hasta tres textos que definan la localización física de los artí-

culos con un máximo de 10 caracteres para cada ubicación y Posición

1,2,3, donde se introduce el número de dígito que definirá el código de la


posición). La siguiente imagen muestra la ventana con los campos de

ubicación activos.

– Control de almacén. Contiene una sola casilla de verificación, Capturar

unidades por envase, que al ser marcada activa el cuadro de texto Lite-

ral envases. El cuadro de texto Literal unidades, al que se puede acce-

der se active o no la casilla superior, permite cambiar el texto que, por

defecto, aparece en todas las ventanas de toma de datos y que en princi-

pio hasta que no se efectúe ninguna modificación, muestra la palabra

Cantidad.

La siguiente imagen representa una ventana de toma de datos donde la

palabra Cantidad ha sido sustituida por Unidades.

Al marcar la casilla Capturar unidades por envase se activa el cuadro de

texto Literal envases, donde se podrá introducir el tipo de envases que usa, como

119



por ejemplo, cajas, bolsas, botellas… Las unidades de envases aparecerán enton-

ces en todas las ventanas de toma de datos tal y como muestra la siguiente imagen.

Tras definir el Literal de los envases se podrán configurar, en las fichas de los

artículos, el número de envases que corresponden por cada unidad de artículo,

para que el programa asigne automáticamente el número de envases que corres-

ponden a la cantidad de unidades de artículo.

– Método para el cálculo de costes promedio. Dispone de tres métodos para

que el programa valore las existencias contenidas en el almacén. Éstos son:

• Media aritmética de TODAS las entradas. Se calcula el coste pro-

medio cuando se genere entradas en el almacén por medio de los

albaranes de proveedores. Se utiliza la fórmula:

Coste Promedio = Coste Promedio anterior + Variación

Variación = ((Nuevo Coste - Coste Promedio ant.) x Cantidad) / (Cantidad

ant. + Cantidad))

• Sumatorio ult. entradas hasta completar stock. Este método se basa

en calcular los costes promedios dependiendo del stock actual del artículo,

es decir, la actualización de los costes dependerá de las existencias valo-

radas que se encuentren en el almacén a su precio de entrada en el mis-

mo. El programa lo calcula siempre que se hayan efectuado alguno de los

siguientes informes: Artículos sobre máximo/bajo mínimo, Inventario Valo-

rado y Márgenes de Beneficio. Es el método llamado FIFO (First In First

Out): primera entrada primera salida. De las mercancías que entran en el

almacén en distintos períodos de tiempo y con precios diferentes, las más


antiguas son las primeras que salen, de tal manera que las que quedan se

valoran a los precios más modernos. La fórmula a aplicar es:

Coste Promedio = S (Cantidad Entrada x Precio Compra) / Stock actual

del artículo

• Media aritmética según existencias actuales. Este método es simi-

lar al primero (media aritmética de todas las entradas) pero en lugar de

depender del acumulado de entrada, depende de las existencias ac-

tuales disponibles. La fórmula que utiliza este método es la siguiente:

Coste Promedio = (Existencias actuales. x Precio coste medio actual)+

(Cantidad entrada x Precio de coste entrada) / (Existencias actuales +

Cantidad entrada)

– Base para el cálculo del rec. financ. Contiene dos botones de selección

que obligarán al programa, según el botón seleccionado, a calcular el

recargo financiero que aplique a sus clientes sobre la base imponible de

la factura ó sobre el total de la misma.

– Cálculo de la base comisionable. Las comisiones de los agentes comer-

ciales de la empresa se calculan sobre el importe neto de la factura me-

nos los portes. Las dos casillas de verificación permiten además, según la

casilla seleccionada, incluir en las liquidaciones el descuento por pronto

pago y/ó el descuento especial.

– Propiedades. Contiene tres botones de selección que se podrán activar

cuando vaya a trabajar con 0, 1 ó 2 propiedades de artículos. Una vez

elija las propiedades, los botones se deshabilitan, impidiendo su poste-

rior modificación, por lo que el usuario deberá estudiar si lo necesita ó no

antes de seleccionar esta utilidad.

– Literales genéricos. Seleccionando un botón en el campo anterior, se

activan los cuadros de texto para que el usuario introduzca las denomi-

naciones de las propiedades.

MÁSCARA DE CONTROL

La ficha Másca. de la ventana Personalización del sistema contiene tres

campos en los que se establecen los dígitos que utilizará el programa en los núme-

ros enteros y en los decimales de los campos numéricos relativos a las Cantida-

des, Cant. Componentes y Porcentajes.

121



PLANTILLA

Esta última ficha (Plantill.) le va a resultar especialmente útil, ya que le permi-

tirá establecer qué datos de carácter obligatorio desea definir por defecto para las

fichas de sus proveedores y clientes; es decir, cuando, por ejemplo, realice un alta

de un cliente, existirá una serie de campos que ya estarán completados y que se

corresponderán con los que haya definido en esta ficha. Pero también le facilitará

la labor a la hora de realizar una importación de clientes y proveedores desde

ContaPlus, ya que se rellenarán por defecto los campos que existan en esta ficha.


1.3. DOCUMENTOS

Esta herramienta le va a permitir la creación de documentos, ya sea pedidos

albaranes, facturas… y configurarlos según las necesidades de su empresa para

una posterior impresión. De igual forma, podrá modificar los ya existentes, eliminar

aquellos que desee y realizar diferentes configuraciones para un mismo documento.

Si selecciona el menú Útil-> Entorno del sistema-> 2. Documentos se mos-

trará la ventana Formatos documentos, con todos y cada uno de los documentos

que están creados por defecto en FacturaPlus.

Como puede observar en la imagen, los formatos de configuración de docu-

mentos que ya están creados por defecto en el programa son:

– Pedidos a proveedores y de clientes.

– Albaranes de proveedores y a clientes.

– Facturas a clientes y de proveedores.

– Recibos de clientes y proveedores.

– Órdenes de producción.

123



– Etiquetas de clientes, de proveedores, de artículos y de envío.

– Presupuestos.

Para realizar las operaciones anterior-

mente mencionadas, dicha ventana se com-

pone de una barra de herramientas con una

serie de iconos. Algunos de ellos son los ya

conocidos: Añadir, Modificar ó Eliminar,

que le permitirán generar nuevos documen-

tos, modificar los ya existentes ó eliminar al-

guno de ellos si se estima oportuno.

Para añadir un nuevo formato de docu-

mento y poder ser utilizado después, activa-

rá el icono Añadir de la barra de herramien-

tas. La ventana que aparece se denomina

Configurar formato donde tendrá que com-

pletar una serie de campos necesarios para

una correcta composición del mismo.

En algunas ocasiones resulta especialmente útil usar alguno de los do-cumentos que ya posee el programa por defecto, para a continuaciónmodificar sólo aquellos elementos que desee personalizar, en lugar decrearlo desde el principio.


Los elementos que componen la ventana Configurar formato son:

– Tipo de documento. Seleccionará mediante la lista desplegable, el tipo

de documento a configurar.

– Código/Descripción. Campo destinado a la introducción del código y

nombre que identifique el documento que desea agregar.

– Formato/Origen de copia. Campo destinado a la introducción del códi-

go del formato y el origen de la copia.

– Documento por defecto en la impresión. Activando esta casilla de verifica-

ción, indicará qué documento será el que se imprima siempre por defecto.

– Impresión en modo borrador por defecto. Activando esta casilla, la

impresión del documento se efectuará por defecto en modo borrador.

– Papel (dimensiones). Indicará las medidas del papel donde imprimirá,

en milímetros y en los cuadros de texto Alto y Ancho.

– Documento (dimensiones). Idéntico al campo anterior, pero esta vez las

medidas a introducir serán aquellas que posea el documento.

– Documento (márgenes). En los cuadros de texto Superior e Izquierdo,

indicará la medida en milímetros de los márgenes que va a poseer su

documento.

Una vez cumplimentados todos los campos anteriores, pulsará el botón Gra-

bar para que el documento que acaba de generar pase a la ventana Formatos

documentos.

125



El siguiente paso consistirá en ir añadiendo las distintas partidas que van a

formar parte de su documento, es decir, cuáles son los elementos que lo van a

contener. Para ello, el programa le ofrece el icono Partidas de la ventana Formatos

documentos.

Si hace clic sobre este icono, aparecerá la ventana Detalles de formato,

donde deberá hacer clic sobre el icono Añadir cada vez que desee incorporar un

nuevo elemento a su documento, por ejemplo un texto, líneas, cajas… Posee tam-

bién en su barra de herramientas los iconos que ya conoce: Modificar (en caso de

que quiera realizar una modificación de un elemento que ya viene creado por

defecto en el programa), Eliminar, Zoom, Imprimir, Fuentes y Salir.


Como puede observar en la imagen anterior, tras hacer clic sobre el icono

Añadir (lo que desea es añadir un nuevo elemento al documento), aparecerá la

ventana Características de configuración. Tendrá que seleccionar y configurar

aquellos campos que desea que su documento contenga. Para ello, dentro del

campo denominado Campo a imprimir seleccionará la opción deseada median-

te su lista desplegable. Por defecto, la que se muestra es Texto definido por el

usuario que le permite añadir el texto deseado en el cuadro de texto justamente

inferior y, posteriormente asignarle las coordenadas que determinarán su posi-

ción dentro del documento. También se podrá elegir dentro del campo Fuentes el

tipo de letra más adecuado y, por último, dentro del campo Ajuste y Color, podrá

elegir tanto el tipo de alineación del texto como el color elegido para el mismo.

Hay que destacar que según qué elemento se seleccione dentro de Campo a

imprimir, los campos de la ventana situados en la parte central cambiarán de

aspecto.

127



Los elementos que existen dentro de Campo a imprimir de la ventana Ca-

racterísticas de configuración son muy variados, algunos de ellos son:

– Texto definido por el usuario. Le permite añadir el texto que desee al

documento, así como modificar la posición, el tipo y el color de dicho texto

como se expuso anteriormente.

– Pintado de líneas. Permite insertar líneas de separación en su documen-

to. Podrá igualmente modificar su posición, grosor y color.

– Pintado de cajas. Idéntica a la anterior, pero le permitirá realizar cajas ó

rectángulos.

– Pintado de Bitmaps. Le permitirá insertar imágenes en su documento,

como por ejemplo un anagrama. A continuación, tendrá que configurar

su posición, el alto y el ancho de la imagen.

– Cuerpo del documento. Mediante esta opción podrá configurar todos

los datos relativos al cuerpo de su documento y después, mediante el

botón Añadir que aparece en la zona inferior derecha, agregará los


distintos elementos que formarán parte del mismo. Si realiza lo anterior,

el programa le ofrece la siguiente ventana.

Los campos que componen esta ventana son:

– Campo a imprimir. Indicará el nombre de los diferentes elementos dis-

ponibles para la impresión del cuerpo de documento, por ejemplo, refe-

rencia, código de barras, propiedad 1, propiedad 2, detalle…

– Coordenadas. Posición de la columna en milímetros, donde comenzará

la impresión de dicho elemento.

– Impresión en varias líneas. Podrá imprimir el elemento seleccionado,

en la línea que desee del cuerpo del documento.

– Literales en varias líneas. Podrá definir la longitud máxima del literal,

así como marcar la casilla de verificación Literal en varias líneas.

– Justificado. Alineación del elemento respecto al ancho del cuerpo del

documento (izquierda, derecha o centro).

– Definición del color. Indicará color de la fuente utilizada para dicho

elemento.

– Selección de fonts. Podrá seleccionar el tipo de fuente que desea utilizar

para la impresión de dicho elemento del documento. También podrá añadir

(botón Add), modificar (botón Mod) y eliminar (botón Del) las fuentes.

129



Una vez configurado todos los datos de la ventana anterior pulsará el botón

Grabar. De este modo, se grabarán todas las especificaciones dadas en la venta-

na para la configuración de un nuevo elemento. Éste se incluirá en el cuadro de la

parte inferior de la ventana Características de configuración.

Para cada uno de los elementos que vaya incorporando, activará el botón

Grabar de la ventana anterior para que se traspase a la ventana Detalles de

formato. Una vez añadidos todos ellos, pulsará el icono Salir para pasar a la

ventana Formatos documentos.

Otro de los iconos de la barra de herramientas que le puede resultar útil en la

ventana Formatos documentos es el denominado Configuración Visual.

Con este icono se accede a la configuración de las imágenes, para su poste-

rior impresión, de los documentos que contempla FacturaPlus. Una vez elegido el


documento que desea ver en la ventana Formatos documentos, deberá hacer clic

sobre dicho icono y aparecerá una ventana con la siguiente información:

Dicha ventana le mostrará de manera visual el formato de documento genera-

do, pudiendo modificar cada uno de los elementos insertados en dicho documento.

Posee una barra de menús y una barra de herramientas con una serie de iconos.

131



BARRA DE MENÚS

Archivos

Cuando acceda al menú archivo encontrará los siguientes submenús.

Salvar

El submenú Salvar (Guardar) sirve para almacenar los cambios que se hayan

producido en todo el documento, tanto en campo como en la imagen. De esa forma

la próxima vez que acceda al documento aparecerá con las nuevas modificaciones.

Configuración página


Para configurar la página del documento deberá acceder con anterioridad al

menú Bandas de esta misma ventana y marcar el submenú Todas. Por defecto

saltará un mensaje, informando que existe la cabecera de página. Una vez marca-

da, ya podrá acceder al submenú Configuración de página-mm. En ella, podrá

configurar el documento según los siguientes campos:

– Márgenes: se establecerán los márgenes de la parte de datos (Imagen +

Campos) con respecto a la página entera.

– Bandas: tamaño de cada una de las tres bandas que se podrán introdu-

cir en el documento, Cabecera de página, Cuerpo y Pie de página.

Por defecto, Pie de página estará inactivo, este campo se rellenará

automáticamente puesto que será la diferencia entre los mm asignados a

la Cabecera y al Cuerpo del documento. La limitación de las bandas se

visualizarán porque tienen el fondo de distinto color.

– Medidas de la página: configuración del tamaño de la página entera.

Estos valores los dará el programa por defecto y serán modificables.

– Orientación: configuración de la página que se esté visualizando en Ver-

tical o en Horizontal.

– Impresión de comentarios: podrá activar en la columna donde visualizará

el comentario en el documento los botones de selección Antes, Después,

No Imprimir para decidir cuándo debe visualizar el comentario asigna-

do al documento.

En cada uno de los campos anteriores el tamaño se expresa en mm. Cuando

acepte la ventana y vuelva a la visualización del documento, las diferentes medi-

das estarán expresadas en cm. De esa forma los cálculos se podrán semejar más

al tamaño de papel real.

Salir

Con este submenú regresará a la ventana principal de Formatos documen-

to, si responde afirmativamente en la ventana Finalizar trabajo.

133



Edición

Dentro de este menú encontrará las opciones propias de Windows como Des-

hacer, Copiar y Pegar.

Ver

Mediante este menú podrá configurar aquellas opciones que desee visualizar

en la página en la que se encuentre. Para ello, deberá hacer clic en el submenú

que desee y podrá ver las modificaciones en el propio documento.

Podrá ocultar ó mostrar las Cajas, Líneas, Textos, Campos, Imágenes…

Dispone también del submenú Ver Todo. Si hace clic sobre él, activará todos los

submenús restantes.


Bandas

Las bandas son las partes de las que se compone el documento en su

visualización.

Se podrán colocar hasta tres tipos de bandas:

– Cabecera: Marca el comienzo del documento y en ella podrá introducir

los campo, introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas

dentro de la cabecera. Todos estos campos facilitarán la configuración de

su nuevo documento.

– Cuerpo: Delimita la zona dedicada al cuerpo del documento. En ella po-

drá introducir solo los campos pertenecientes a los artículos.

– Pie de página: Delimita la zona dedicada al pie. En ella podrá introducir

los campos, introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas

dentro del pie del documento, exactamente igual a como ocurre con la

Cabecera.

Por defecto, al colocar las bandas el programa las introduce con un tamaño

estándar para las tres, pero podrá cambiar el tamaño de las mismas en Archivos

->Configuración página->Bandas.

Podrá actuar para cambiar el aspecto y otras características de los elementos

de las bandas. Para ello, realizará un clic sobre cualquiera de estos elementos,

mostrándose rodeados por un cuadro (marco) y disponiendo de unos puntos re-

partidos a lo largo del perímetro de dichos marcos; con estos puntos podrá modi-

ficar su tamaño ó cambiar la posición haciendo clic sobre ellos y arrastrándolo

hasta donde desee.

Por otra parte, si sobre dicho marco seleccionado realiza un clic con el botón

derecho del ratón, se activará el menú contextual ofreciéndole una serie de opcio-

nes de modificación que le permitirá cambiar determinadas propiedades del mar-

co seleccionado.

135



BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas de la ventana principal está compuesta por los

siguientes iconos:

(1) Salvar documento, (2) Eliminar, (3) Copiar, (4) Pegar, (5) Deshacer, (6)

Zoom, (7) Alineación, (8) Desbloquear líneas y cajas, (9) Seleccionar y (10) Salir.

1.4. DEPURACIÓN DE FICHEROS

La tercera opción del submenú Entorno del Sistema se denomina Depura-

ción Ficheros. Ésta opción ejecuta el borrado definitivo de todos los documentos

que sólo se muestran en el programa de manera informativa y que, en la mayoría

de los casos, resultarán innecesarios mantenerlos puesto que ocupan espacio en el


disco duro.; es decir, facturas ya contabilizadas, albaranes de los que provengan

esas facturas, pedidos de los que provengan esos albaranes, facturas con recibos

pagados… hasta la fecha que indique en la ventana Depuración de ficheros.

Al acceder a esta opción, aparecerá una ventana de advertencia como la siguiente:

Una vez leído el mensaje contenido en la ventana anterior, si quiere seguir

con el proceso, pulsará el botón Continuar hasta que acceda a una nueva venta-

na informándole de que el proceso puede ser muy laborioso dependiendo de la

cantidad de información almacenada.

Recuerde que para realizar esta operación, en caso de que exista ungrupo de usuarios conectados al programa, sólo debe permanecer aquelusuario que pretende acceder a esta opción.

137



Si confirma la depuración de ficheros aparecerá la siguiente ventana.

En dicha ventana indicará la fecha tope para la depuración, y activará ó

desactivará aquellos ficheros que desee depurar como pedidos, albaranes, factu-

ras, recibos, pagos y devoluciones (tanto de proveedores como de clientes) así

como el histórico de movimientos, partes de personal y órdenes de producción.

Una vez elegidos éstos, deberá hacer clic en el botón Aceptar y la depuración se

hará correctamente.

Deberá actuar con precaución en el proceso de depuración de ficheros,ya que la eliminación de datos es definitiva e irreversible.


2. AVISOS DEL PROGRAMA

El submenú 5. Avisos está preparado para mostrar a los usuarios de la apli-

cación mensajes de advertencia cuando entran en el programa.

Tras seleccionar el menú Útil->5. Avisos ó activar el icono correspondiente

en la barra de herramientas, se abrirá la ventana Avisos de inicio que, en princi-

pio, no posee ningún dato.

Los iconos de la barra de herramientas ejecutan las tareas habituales de cual-

quier fichero de la aplicación y otras específicas que se comentan a continuación.

Lógicamente, para enviar mensajes a otros usuarios es preciso que sehayan configurado previamente en Útil->3. Perfiles de usuario->1. Ges-tión de Usuarios.

139



Añadir

Mediante este icono se pueden crear los mensajes que aparecerán en la

pantalla de los destinatarios cuando accedan al programa. La ventana

que aparece tras pulsar dicho icono es la siguiente:

La ventana está formada por los siguientes campos:

• Fecha del aviso. Por defecto muestra la del sistema. Usted podrá

introducir la que desee, bien escribiéndola en al cuadro de texto, bien

seleccionándola al utilizar el icono Calendario situado a la derecha

del campo.

• Usuario destino. Recoge el código del usuario al que se enviará el

mensaje. En el cuadro de la lista desplegable se podrá seleccionar

uno cualquiera de los usuarios dados de alta en el programa, inclui-

do el código del usuario que está generando el aviso. Para enviar a

todos los usuarios a la vez se deberá escribir en el primer cuadro de

texto ZZ que significa AVISO GENERAL.

• Título del aviso. Contiene un pequeño texto que resume el contenido

completo del aviso.

• Descripción del aviso. Cuadro de texto donde se escribirá el mensa-

je completo que recibirán los destinatarios del mensaje.

Una vez completados todos los datos, hará clic en el botón Aceptar y el

mensaje se incorporará a la ventana Avisos de inicio.


Modificar

Abre una ventana idéntica a la de Añadir aviso donde se podrán variar

todas las entradas efectuadas en los campos de configuración del men-

saje. La única diferencia entre las ventanas Añadir avisos y Modificar

avisos reside en que en esta última aparece en la zona inferior izquierda

de la ventana el código y nombre del usuario origen del aviso.

Eliminar

Mediante este icono podrá eliminar aquel aviso que tenga seleccionado.

Eliminar por fechas

Permite borrar varios mensajes a la vez según las fechas que se definan

en la ventana Eliminar avisos.

La ventana permite establecer los

usuarios a los que se les van a

borrar los mensajes y el rango de

fechas sobre el que se efectuará

la eliminación. Con los botones de

selección se podrá delimitar aún

más el número de mensajes a eli-

minar, ya que se pueden seleccio-

nar sólo los Leídos, sólo los que

estén Sin Leer ó Todos.

El único que puede eliminar los mensajes del resto de usuarios es elSupervisor, ya que cada usuario sólo podrá borrar los avisos que élmismo envía.

141



Localizar

Permite encontrar rápidamente cualquiera de los avisos existentes en el

programa, por medio de las condiciones de búsqueda que se muestran

en la ventana Localizar aviso.

La ventana contiene dos botones de selección:

• Usuario origen y fecha.

Efectúa la búsqueda por el

código de usuario y fecha del

aviso que se introduzcan en

los campos inferiores.

• Palabra. Activando este bo-

tón se activa el campo de tex-

to de la zona inferior de la

ventana, donde se escribirá

parte ó todo el texto que apa-

rece en el título del aviso.

Cambio de estado

Cada vez que se hace clic en este icono cambia el mensaje seleccionado de

leído a no leído y viceversa. Los mensajes leídos no vuelven a aparecer al

entrar en el programa, aunque quedan guardados como Avisos recibidos.

Avisos recibidos

Es el histórico de todos los avisos que se han recibido. Cuando los men-

sajes se han leído se podrán consultar a través de este icono, siempre y

cuando no hayan sido eliminados.

El único aviso que no se podrá cambiar el estado es el AVISO GENERAL.Una vez leído un aviso, éste pasará automáticamente al estado de leído.

Si el usuario elimina los avisos dados de alta por él, o bien el supervisor eli-mina todos los avisos, estos no aparecerán en la ventana de Avisos Recibidos.


Configurar entorno

A través de dicho icono el usuario podrá decidir si quiere que los mensa-

jes aparezcan en su pantalla al entrar en el programa. La siguiente ima-

gen le muestra la ventana que se abre al activar el icono.

La ventana Configurar entorno de avisos permite al usuario decidir so-

bre los mensajes que desea recibir a través de dos casillas de verificación

que, al ser marcadas, cierran la entrada a los avisos generales, a los per-

sonales ó a ambos. Si se borra ó modifica la fecha del campo Fecha último

aviso GENERAL se podrá recibir nuevamente el último aviso general al

entrar en el programa. Una vez creado el mensaje, ya sea de tipo personal

(dirigido a un determinado usuario) ó general (dirigido a todos los usua-

rios), al entrar en el programa se abrirá una ventana titulada Avisos.

La ventana Avisos muestra en su parte central todos los mensajes que

tenga el día que entra en el programa y dispone de dos botones: Ver y

143



Salir. Con el primero podrá acceder al contenido del mensaje y con el

segundo abandonará la ventana sin leerlos. Una vez seleccionado el men-

saje deseado y hacer clic sobre el botón Ver se abrirá la ventana Aviso que

muestra todos los detalles como la Fecha del aviso, Título, Descripción y

usuario que lo ha enviado). En esta ventana, cuando el mensaje recibido

es del propio usuario ó de otro, pueden ejecutarse dos acciones.

• Si hace clic sobre el botón Leído no volverá a aparecer el mensaje si

entra en el programa ese mismo día.

• Si hace clic sobre el botón Cancelar, volverá a aparecer el mensaje al

entrar en el programa ese mismo día.

Cuando el mensaje recibido es General (recuerde que al añadir el aviso,

el usuario destino es ZZ) el botón Leído se encuentra inhibido, puesto

que sólo se muestra la primera vez que se entra en el programa.


3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

El último submenú de Útil se denomina 6. Gestión del conocimiento y le per-

mite acceder a una ventana multifunción, donde de forma rápida, mediante una

búsqueda inicial, podrá ver fácilmente toda la información relativa a un determina-

do cliente, agente ó proveedor de los existentes en los programas de FacturaPlus y

ContaPlus, siempre y cuando tenga configurado el enlace entre estos dos progra-

mas, en Útil-> 4. Entorno del Sistema-> 1. Personalización->Ficha ContaPlus.

Para activar este submenú existen tres métodos diferentes:

1. Desde la barra de Menú. Al seleccionar Útil-> 6. Gestión del conocimiento.

2. Desde la barra de herramientas, al hacer clic sobre el icono Gestión del

conocimiento.

3. Desde el icono Gestión del conocimiento de la barra de herramientas

de las ventanas Clientes, Agentes y Proveedores del menú Sistema.

145



Si elige el procedimiento 1 ó 2, se mostrará la siguiente ventana:

En primer lugar habrá que introducir algún dato identificativo del cliente, pro-

veedor ó agente para localizarlo. Los campos de búsqueda disponibles (algunos

de ellos poseen el ya conocido icono Lupa, que le llevará a la ventana Búsqueda

incremental) son: Código, DNI/NIF, Subcuenta, Nombre Comercial, Nombre Fis-

cal, Dirección y Teléfono. Además, existe el campo OTROS en el que podrá intro-

ducir el código de una subcuenta concreta.

A continuación, una vez introducido el parámetro de búsqueda y tras hacer

clic sobre el botón Buscar, aparecerá una lista con los registros que cumplan las

condiciones señaladas anteriormente.


Al hacer doble clic con el ratón sobre la línea seleccionada (en su caso sobre

el proveedor Perfumac) ó bien hacer clic sobre el botón Ver, podrá consultar los

datos tanto de la facturación como de la contabilidad a través de una ventana

como la que se muestra a continuación.

En la parte superior derecha de esta ventana aparecen dos botones:

FACTURAPLUS

– Cliente (en caso de que previamente se haya seleccionado a un cliente y

se desee obtener información del mismo)

Los datos que le mostrará son los siguientes:

• Deudas Pendientes, recibos pendientes de pagar.

• Pendientes de Servir, pedidos pendientes de servir.

• Condiciones Particulares, si tiene alguna atípica (precios especiales o

descuentos).

• Estadísticas, porcentaje de venta de ese cliente respecto a las ventas

totales de la empresa.

• Condiciones Comerciales, como forma de pago, riesgo máximo auto-

rizado, y riesgo alcanzado.

• Llamadas, registro de las llamadas de ese cliente, dadas de alta en

Sistema->9. Control de Llamadas.

147



– Agente (en caso de que previamente se haya seleccionado a un agente y

se desee obtener información del mismo).

Los datos que le mostrará son los siguientes:

• Liquidaciones realizadas a ese agente.

• Estadísticas porcentaje de facturas pagadas del agente, respecto al

total facturado por la empresa.

• Comisiones por facturas.

• Llamadas, llamadas registradas en el control de llamadas del menú

Sistema-> 9. Control de Llamadas, donde intervenga el agente

seleccionado.

– Proveedor (en caso de que previamente se haya seleccionado a un pro-

veedor y se desee obtener información del mismo).

Los datos que mostrará del Proveedor son los siguientes:

• Deudas Pendientes, recibos pendientes de pago.

• Pendiente de Recibir, pedidos pendientes de entregar por parte del

proveedor

• Condiciones Particulares, si dicho proveedor dispone de Atípicas (con-

diciones especiales de precios y descuentos)

• Estadísticas, porcentaje que nos ha facturado el proveedor respecto

al total facturado de nuestros proveedores.

• Llamadas, registro de las llamadas de ese proveedor, dadas de alta

en el apartado de Sistema\Control de llamadas

CONTAPLUS

Desde este botón visualizará el mayor, con sus saldos del debe y haber en

ContaPlus del cliente o proveedor seleccionado, con posibilidad de acotarlo por

fechas.

Si realiza doble clic sobre el mismo, podrá visualizar el asiento contable, y los

comentarios de éste.


4. EL MENÚ SI ON-LINE

En este último apartado de la unidad didáctica conocerá las funciones de otro

menú del programa, el menú Si on-line. Su utilidad radica en la conexión vía

Internet con la página Web de la empresa creadora del programa (SAGE SP),

desde la que podrá consultar información contable, financiera y comercial de em-

presas de las que quiera conocer sus datos.

El menú se divide a su vez en dos submenús:

1. Registrarse en Si on-line.

2. Buscador de Si on-line.

149



4.1. REGISTRARSE EN SI ON-LINE

Al seleccionar este submenú se activa el botón SP Panel de Gestión situado en la

barra de tareas del escritorio de Windows, que parpadea (intermitente) indicando

que ha conectado con la página Web de la empresa SP y está situado dentro de la

ventana de contratación de servicios, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Seleccionando cualquiera de los tres tipos de modalidad de contratación exis-

tentes haciendo clic en Contratar, y enviar sus datos, recibirá al poco tiempo un

correo electrónico con las claves personales que le permitirán consultar los datos

de las empresas seleccionadas.

Para poder acceder a este submenú deberá tener acceso a Internet, al igualque ocurre con el segundo submenú denominado Buscador de Si on-line.


4.2. BUSCADOR DE SI ON-LINE

El buscador activa el botón SP Panel de Gestión situado en la barra de tareas

del escritorio de Windows el cual parpadea indicando que ha conectado con la

página Web de la empresa SP y está situado dentro de la ventana de información

de empresas.

Esta página permite obtener datos comerciales de otras empresas pero no es

gratuita, por lo que será necesario, además de darse de alta como usuarios, pa-

gar los informes que solicite (por ejemplo, informe comercial, financiero, completo,

evaluaciones de riesgo, fichas de empresas…).

Cuantos más datos solicite, más caro será el informe que consistirá en infor-

mación de texto y gráficos estadísticos según el tipo de dossier solicitado.

151



La ventana a la que se accede tras pulsar dicho icono es la siguiente.

También puede acceder a las utilidades del menú Si on-line desde laventana Clientes y Proveedores, a través del icono Buscador de Infor-mes de la barra de herramientas.

153



EJERCICIOS DE REPASO Y

AUTOEVALUACIÓN

1. Indique los pasos a seguir para personalizar el programa según las ca-

racterísticas específicas de cada empresa.

2. ¿Cuáles son las fichas que componen la ventana Personalización del

sistema?

3. Imagine que desea realizar una depuración de todos los ficheros en la

empresa en la que trabaja diariamente. ¿Cómo debe actuar? Indique los

pasos.

4. Cree un aviso general para todos los usuarios del programa indicándoles

que la cena de fin de año será el día 28 de Diciembre a las 21.00 horas en

el salón Rodas. Haga las operaciones necesarias desde el usuario que creó

en la unidad didáctica anterior, que si recuerda se denominaba Alumno 1.

5. ¿Qué utilidad tiene el menú Si on-line de FacturaPlus?, ¿de cuántos

submenús se compone?

UNIDAD DIDÁCTICA TILIDADES DEL PROGRAMA II · 94 FACTURAPLUS 2008 5. Añadir los datos...

Documents

Transcript of UNIDAD DIDÁCTICA TILIDADES DEL PROGRAMA II · 94 FACTURAPLUS 2008 5. Añadir los datos...