UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y … · algo primitiva. • No obstante, el ... para la...
Transcript of UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y … · algo primitiva. • No obstante, el ... para la...
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE
SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media
Eduardo Peis
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
Resulta difícil establecer una periodificación clara en el estudio de la
evolución del tratamiento de los documentos de archivo.
existe una clara dicotomía entre disciplina y objeto de atención
mientras que los archivos y los documentos, tienen una existencia clara y de
larga duración, la disciplina que los trata, por el contrario, es de factura
relativamente reciente.
¿por qué?
la razón
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• La evolución histórica de la archivística la podemos dividir en dos grandes
períodos:
Período prearchivístico
Período de desarrollo archivístico
Período durante el cual el tratamiento de los fondos documentales
se ha caracterizado por la indefinición en sus presupuestos e
incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas.
Período durante el cual tanto en la teoría como en el tratamiento de
los fondos documentales se logra unos niveles de suficientes de
autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Si seguimos la propuesta de Robert H. Bautier, podemos dividir al período
prearchivístico en cuatro subperíodos:
La época de los archivos de palacio: que se corresponde con la
Antigüedad.
La época de los cartularios: correspondiente a la Edad Media (s.
XII – XV).
La época de los archivos como arsenal de la autoridad: que
abarca desde el siglo XVI hasta principios del siglo XIX (Antiguo
Régimen).
La época de los archivos como laboratorio de la Historia: que se
extiende desde principios del siglo XIX hasta mediados del siglo
XX.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Para Luciana Duranti y Cruz Mundet la gestión y el tratamiento de los
documentos se puede remontar hasta la constitución de los primeros grupos
sociales.
• Sin embargo, otros como Sandri , hacen coincidir los orígenes de esta práctica
con los de la escritura, más precisamente con la difusión del uso de la misma y
por tanto del material escriptorio.
• Waegemann sitúa el nacimiento del tratamiento de los documentos con la
invención del papel, en China, hace aproximadamente 4.500 años.
• Teóricos radicales de la gestión de documentos como Ira A. Penn y sus
colaboradores A. Morddel, G. Pennix, K. Smith y J. Coulson, sitúan alrededor del
5000 a.C., la producción de los primeros registros por la civilización sumeria.
• Los registros sumerios estaban relacionados con asuntos comerciales tales
como impuestos, préstamos e inventarios y fueron gestionados por los
sacerdotes del templo.
• Ernst Posner estableció, a partir de restos arqueológicos, que durante la época
de las tablillas de arcilla (3000 a.C. al 500 a.C.) los documentos eran conservados
por la oficina que los había creado y recibido.
La Antigüedad
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Estas tablillas generalmente estaban organizadas de manera cronológica según
la función o actividad con la que estaban relacionadas.
• mediante símbolos o etiquetas en sus extremos dentro de los grandes
recipientes de barro en los que se hallaban almacenadas.
• Este método de controlar los documentos se localiza según Evans en el Sudeste
de Mesopotamia, en el Irak actual.
• Las excavaciones de Tell Hariri,, Ras-Shamra, Nippur, … han dejado prueba
suficiente de la existencia de archivos y por tanto de fondos documentales
organizados.
• Estas excavaciones sacaron a la luz archivos reales, archivos de templos,
archivos bancarios (familia Murasu).
• Ahora bien, más interesadas en recuperar textos que en reconstruir su
organización, estas excavaciones nos han privado de conocer la sistematización
de esos fondos.
¿Cómo se identificaban?
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Podemos citar una excepción a lo anteriormente comentado. Se trata de la
excavación que puso al descubierto documentos de los reyes hititas de los
archivos de Ugarit.
• En Ugarit, se conservó completo el edificio de los archivos reales,
manteniéndose intacta su organización original. Éste estaba compuesto por tres
depósitos diferentes:
• El reparto de la documentación en las salas o depósitos de este archivo
evidencia que los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados
según una clasificación rigurosa.
Documentación de carácter diplomático.
Documentación de carácter financiero.
Documentación de carácter administrativo.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Durante el periodo del "Nuevo Imperio", en Egipto (1530-1050 a.C.), crear y
gestionar registros fue una importante operación gubernamental.
• Naturalmente, la gestión de estos registros en formato de tablilla de arcilla fue
algo primitiva.
• No obstante, el hecho de que fueran creados y mantenidos fue un gran avance
para la sociedad civilizada.
• Las inundaciones periódicas del Nilo exigían la producción de documentación
cada vez más numerosa y de todo tipo.
• Esta documentación debía ser convenientemente tratada para asegurar el buen
funcionamiento del imperio. Posner, citando a Wittfogel, indica que:
“Los dueños de la sociedad hidráulica fueron grandes constructores, porque
fueron grandes organizadores; y fueron grandes organizadores por que fueron
grandes gestores de documentos”.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• La civilización egipcia de la época faraónica y ptolemaica adoptó un
nuevo soporte, el papiro, pero esto no significó la introducción de
nuevos métodos de control de los que se tenga evidencia.
• En lo que respecta a Grecia y Roma, el conocimiento que poseemos
tanto del archeion como del tabularium procede de fuentes
mayoritariamente indirectas: los historiadores clásicos, las
inscripciones epigráficas (inscripciones realizadas en piedra o metal) y
los restos arqueológicos.
• Los griegos en su "archeion" guardaban las actas públicas, tanto las
de carácter político - administrativo como las de carácter notarial, para
servir de garantía a los ciudadanos.
• La palabra, el concepto y la función pasan al latín "archivum" de
donde etimológicamente se hace derivar el término “archivo”
castellano.
• En el caso de Roma, el término utilizado era “tabularium” (archivo
público).
• Por tanto, podemos decir que Grecia y Roma tenían archivos civiles.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
•Las características de la gestión y tratamiento de documentos en Grecia y Roma
pueden resumirse como sigue:
1.- El archivo surge como una institución con entidad propia, con una
legislación específica e identificado con toda claridad (archeion - Grecia
y tabularium - Roma).
2.- Existen responsables de su custodia (el aerópago y el epistate) y
servidores específicos (los censores y los prefectos), lo que es prueba
de la importancia que se les concedía.
3.- Los archivos más que nunca cobran una doble utilidad, la
administrativa y la jurídica. Las administraciones los conservan como
fuente de información para su gobierno. El Derecho (especialmente el
romano) establece el valor probatorio del documento escrito.
4.- En ambas civilizaciones se contempla el principio de autenticidad
documental y su consiguiente vigor legal. La custodia en los archivos
públicos determinaba la autenticidad de un documento.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
5.- Aunque existían archivos privados: familiares, religiosos,
económicos, etc.; es el archivo público, dependiente de las
instituciones del Estado, el archivo por antonomasia.
6.- Como afirma Lodolini, “los documentos eran creados y conservados
por necesidades de gobierno y de administración; la gestión del poder
y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados”.
Diferencias 1.- Dada la distinta concepción en el modelo de Estado; el griego
basado en ciudades independientes y el romano fuertemente
centralizado; sólo en este último caso es posible hablar de la existencia
de un sistema de archivos públicos. De hecho se estableció un red de
archivos en provincias.
2.- En Grecia, surge, unido a la noción de Democracia, el concepto de
publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Derecho de
los ciudadanos de acceder a los documentos públicos
Por el contrario, en Roma, el acceso estaba reservado a determinados
funcionarios.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
La caída del Imperio Romano tuvo importantes repercusiones sobre la
producción documental.
la imposición del derecho germano sobre romano
mientras que el derecho romano basaba el valor probatorio en el documento
escrito, el germano imponía el procedimiento oral y la prueba testimonial.
• Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el descenso general
de nivel cultural.
la causa fundamental
la consecuencia
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• En la Edad Media hablar de documentos significa referirse a un objeto que reúne
en sí un doble carácter:
• ser fruto de la necesidad o de la utilidad y,
• a la vez, de lujo.
• El documento es siempre en pergamino, caro y escaso, y su redacción-creación
es compleja y sólo ejecutable por un reducido número de expertos o
profesionales.
•Todos estos elementos se dan cita únicamente en las cortes señoriales feudales
y en los centros monásticos importantes.
• Esto nos lleva a diferenciar en estos momentos entre dos clases de depósitos:
La Edad Media
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Clásico de los centros monásticos. Reúne los documentos recibidos desde las
dos instancias de poder a las que está sujeto el monasterio:
Depósitos de recepción
Poder eclesiástico: cancillería papal o episcopal
Poder civil: cancillerías feudales, señorial o Real
• Son los formados por el poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio
pleno de sus funciones y facultades.
Depósitos de expedición
• Recibe además los documentos derivados de las relaciones jurídicas privadas
del monasterio con instituciones similares o con particulares.
• A partir de todos ellos se escriben los cartularios, habitualmente de manera
progresiva, a lo largo de una o más generaciones.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Es un depósito de carácter mixto, en la medida en que recibe también
documentos de sus iguales.
• Su base está constituida por las copias de los documentos que se producen en
su cancillería.
• Estas copias que también se registran en formato códice normalizado, tienen
como objeto únicamente el administrativo y de gobierno, memoria práctica y de
referencia.
• Al ser los reyes y señores feudales itinerantes, creaban y preservaban pocos
documentos.
el reducido volumen y la naturaleza del contenido de estos depósitos no
presentaban excesivos problemas con respecto a su tratamiento.
en el siglo XII, los reyes y la nobleza comenzaron a establecer sus sedes de
gobierno. De esta manera los archivos también fijaron su ubicación, al tiempo que
aparecían nuevos tipos documentales.
por tanto
sin embargo
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Peter Waegemann afirma que el primer programa de gestión de documentos se
desarrolló en el siglo XII, bajo el emperador Federico I Barbarroja.
• Éste proclamó un decreto que prohibía el uso del papel para la documentación
importante, determinando así el uso del pergamino.
• La supervivencia de estos conjuntos de documentos de la Edad Media depende
del azar, ya que todo depósito de documentos en desuso o que ha perdido
vigencia tendía a desaparecer por varias razones:
Por destrucción al ser considerados inútiles.
Por accidentes, como incendios.
Por acontecimientos fortuitos, como guerras.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Durante estos siglos, se resuelven los problemas de almacenamiento de los
documentos, por medio de:
• Los cartularios se constituyen por un proceso de sustitución de los originales
por sus copias, siempre que vengan certificados por un notario.
• El conjunto de documentos se copia en secuencia cronológica en un libro o
códice encuadernado.
La reunión de los originales en un lugar específico
y,
La trascripción-duplicación por seguridad. De esta
forma se sustituían los documentos originales por
copias en forma secuencial en libros cartularios,
que eran reflejo del propio archivo y en cierta
manera su sustituto. Los cartularios, en
consecuencia, harían las veces de archivo por su
poder sustitutorio.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Durante el siglo XIII se produce el primer gran paso de carácter cualitativo en la
historia de los archivos debido a la:
• Además a esta situación tendríamos que añadir:
• En los siglos XIII al XV tienen lugar también dos hechos sustanciales:
Evolución de las administraciones y cancillerías y
a la aparición de núcleos de comerciantes pre-burgueses,
sobre todo italianos
La difusión del uso
del papel y
la sustitución del latín por las lenguas
“romances”.
Nacen nuevos tipos de depósitos de registros vinculados, por una
parte; a los nuevos grupos sociales urbanos (comerciantes e
intelectuales), cuya actividad encuentra en la escritura su vehículo
específico de desarrollo; y por otra, a las instituciones jurídicas
renovadas (tribunales y notariado estables).
1
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• Las administraciones centrales clásicas crean su propia red o "servicios" de
archivos.
• De igual modo, las nuevas administraciones territoriales y locales dan lugar a
otros tantos archivos.
• Es en este periodo, cuando surge una imperiosa necesidad hasta entonces
desconocida: la necesidad de informarse.
• La información significa documento escrito, de ahí que se multiplique de manera
extraordinaria el número de los mismos en todos los niveles y actividades
(administración, comercio, enseñanza, etc.).
Se produce una evolución administrativa que lleva implícita la
formación de una red de archivos. 2
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
Este aumento cuantitativo de documentos
primeros problemas
plantea
recuperación de su
contenido
almacenamiento
físico
de
desarrollo de las primeras técnicas de
tratamiento
provoca
vinculadas
a las técnicas administrativas.
Como consecuencia de lo anterior, en las administraciones de
gran tamaño aparecen los especialistas de dicho tratamiento.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN
DE SU TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
• La centralización de depósitos acelera la acumulación de documentos, a
menudo diversos y situados en villas o edificios distantes a lo largo del territorio,
alrededor del monarca o señor feudal.
• Esto provocará el nacimiento y desarrollo de sistemas de descripción
documental especializados: los inventarios.
• Cada inventariador de documentos adoptará unos criterios específicos que le
llevarán a unos resultados concretos.
• Por tanto estamos hablando de una actividad intelectual nueva o renovada, que
exige poder de abstracción y requiere el establecimiento de unas reglas
diferentes.
• Este nuevo elemento, el inventario, hace de intermediario entre los documentos
y los usuarios.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII.
• Cambios en el funcionamiento de las administraciones
• Crecimiento geométrico en la producción de documentos – Formulación de nuevas teorías para el tratamiento de dichos
documentos
– Teorización sobre prácticas
– Nacimiento de un conjunto de normas, técnicas y procedimientos con entidad propia y personalidad definida
• Difusión de la educación y aprendizaje de la escritura – Uso de los documentos para un fin diferente al administrativo
– Por colectivos o personas que no son ni el propietario, ni el receptor de los documentos
• Uso generalizado del papel – Modificación del sistema tradicional de registro
• Series cronológicas separadas (de entrada y salida)
• Aparecen los primeros expedientes (numerado según el orden de creación)
• Rudimentario cuadro de clasificación
Antiguo Régimen
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII.
• Desarrollo de las monarquías absolutas
– Aumento descomunal de la masa de papel
– Los gobernantes adquieren conciencia clara de la importancia de esta masa documental para el gobierno y la administración
• Desarrollo del espíritu burgués humanista – intromisión de los documentos en los círculos de estudio y en
los circuitos culturales
• Desarrollo de la cultura libresca y del mundo editorial
• Progresiva crisis y decadencia de instituciones, organizaciones, etc.
modificación del método de trabajo erudito, con la aparición de un concepto
nuevo de la historia y su estudio, a partir del uso de documentos
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII.
• El documento se convierte en monumento
• Objetivización de la cultura antigua clásica
• Interés científico por los autores fallecidos
• Aparecen y se desarrollan como tales las primeras publicaciones archivísticas
• A lo largo del siglo XVII, se mejoran los métodos de concentración archivística en grandes depósitos
• Es en este momento cuando se comienza a plantear la disyuntiva archivo histórico-archivo administrativo
• En el siglo XVIII, se consolida la “fractura” administrativa europea, que comenzó a gestarse en el siglo XVI
• La Europa central, oriental y septentrional adopta la registratur, mientras que la Europa central y meridional permanece, en su mayoría fiel al sistema cronológico
Impulso a la descripción y normalización documental
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII.
• El periodo que se inicia con la Revolución Francesa supone el desarrollo progresivo de una estructura estatal centralizada que se ha denominado como Estado burgués
• A pesar de sus ventajas, los principios de racionalidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto negativo en el mundo de los archivos
– Los nuevos profesionales adoptan el método de clasificación sistemático o de materias
– Muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos
• Sistema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses
• No obstante, también aportó principios beneficiosos, como el derecho de eliminar documentación inútil
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.3.- Siglos XIX - XX
• Fiebre de formación profesional – Ecole de Chartes (Francia) 1821
– Institut für Oesterreichische Geschichtsfurung (Austria) 1854
– Escuela de Diplomática (España) 1856
– Scuola di Paleografia e Diplomatica (Italia) 1857
• Creación de los Archivos Nacionales (como depósitos de concentramiento) – Archives Nationales (Francia) 1790
– Archivo Histórico Nacional (España) 1866
• A finales del XIX se desarrollan las técnicas de reproducción y evoluciona el equipo de archivo
• Principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Natalis de Wailly. 1841
• Primer manual profesional: Müller, Feith y Fruin. Holanda. 1898
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.3.- Siglos XIX - XX
• Los estados crean departamentos especializados para los archivos
• Formación de redes estatales de archivos – Dependientes de departamentos como presidencia, interior,
cultura o educación
• Expansión sostenida de la administración estatal – El Estado asume progresivamente los servicios de educación,
sanidad, economía, etc.
– multitudes de documentos pasan al dominio público desde el privado
socialización del uso de los archivos y nacimiento de los primeros
problemas reales de almacenaje y tratamiento
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.3.- Siglos XIX - XX
• La función de archivero adquiere fisonomía y carácter propios
• La profesión se define progresivamente
– Fundación de escuelas especializadas de formación
– Formulación de los principios teóricos fundamentales
– Producción profesional día a día más abundante:
• Hilary Jenkinson (1922)
• Casanova (1928)
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad
• Después de la II Guerra Mundial una serie de impactos múltiples crean un proceso de aceleración en el mundo de los archivos y su evolución
• Una profesión aún en fase de asentamiento y definición se vea abocada a redefinición de alguno de sus principios y actitudes: – las necesidades de la administración constituirán el factor que obligue a
la profesión a replantearse sus presupuestos y le decida a ocupar un espacio vacío
• creciente grado de actuación de las administraciones
• nuevos procedimientos de producción y reproducción de documentos
• ritmo acelerado de las sociedades industriales
generación de ingentes masas documentales cuya conservación
íntegra resulta imposible
esa fuente de información es absolutamente necesaria para el
buen funcionamiento de las administraciones
Son necesarios técnicos para poner orden en el caos y hacer útil
la documentación para la gestión diaria
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad
• El punto que marcó cronológicamente el periodo de despegue de la archivística fue la II Guerra Mundial: – Necesidad de investigar y difundir el conocimiento de
los crímenes nazis contra la humanidad • Libre acceso a los archivos del III Reich
• Interés de la documentación contemporánea para la investigación
– Expansión de la democracia como modelo de organización social:
• cumplimiento del principio de transparencia en el quehacer de las administraciones públicas
• Apertura de los archivos no sólo a la historia, sino también a la ciudadanía y sus representantes
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad
• Los cambios se pueden globalizar en los siguientes puntos: – La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las
nuevas necesidades, no sólo a nivel de manuales (Brenneke, 1953; Schellenberg, 1956; Tanodi, 1961), sino también a nivel de publicaciones periódicas (La Gazette des Archives, The American Archivist, Archivum, Der Archivar, etc.).
– El campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la administración. Se ha pasado de una preocupación por lo histórico a una concepción global del servicio de archivo, mediante la acuñación de un nuevo concepto, el del “ciclo de vida de la documentación”.
– La ampliación del dominio archivístico ha llevado, así mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera muy destacada en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas: la del records management o gestión de documentos administrativos y la tradicional o administración de archivos.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad
– Las nuevas tecnologías de la información además de
facilitar los procesos, han descubierto campos inéditos como el de la documentación audiovisual y el tratamiento de registros electrónicos.
– Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso han creado un nuevo campo del derecho, relativo al régimen jurídico de la documentación. La problemática del libre acceso se ha agravado enormemente en los entornos electrónicos.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad
– Este proceso de renovación y revalorización, junto a la modificación de las actitudes profesionales y sociales, ha provocado la aparición de un nuevo tipo de usuarios.
– El mundo de los archivos ha evolucionado hacia una concepción universalista, buena prueba de ello es la creación de órganos y asociaciones internacionales.
Una cuestión fundamental que sí supuso, y supone, una
verdadera “revolución” en el mundo de los archivos, fue la
modificación del tratamiento y gestión de los documentos
administrativos, iniciada en los Estados Unidos, y que es
conocida como records management.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
Eduardo Peis
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Es en EEUU donde se llevan a cabo los primeros pasos y donde se gestan los principales
fundamentos de la gestión de documentos.
• Las raíces del records management se adentran en los orígenes de la época colonial, hacia los
años 1789-1790, cuando el Primer Congreso de los Estados Unidos dictó legislación referente al
almacenamiento de los documentos (records) de su predecesor, el Congreso Continental.
• Hasta que el Congreso no se establece en Washington en 1800, los archivos eran itinerantes;
con los riesgos consecuentes de pérdidas y daños para los documentos.
• En 1810, el Congreso nombró el Comité Quincy para que elaborar una serie de
recomendaciones sobre las que basar la legislación de archivos. Efectivamente, a partir de estas
recomendaciones se dictó la Archives Act de 1810, que contemplaba la necesidad de espacio
para alojar los documentos públicos.
• Según Pérotin, la iniciativa de la creación de esta ley llegó del sector privado.
Segunda mitad del siglo XIX
tras la Guerra de Secesión
las industrias métodos económicos y racionales
gestión de los papeles
desarrollan
para la
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• La eficacia que se deriva de su puesta en práctica no pasa inadvertida a los poderes públicos.
• Se crean comisiones en busca del rendimiento y la economía en los servicios públicos.
• Estas comisiones se interesan por:
• la creación,
• la utilización y
• la conservación de los documentos,
• y especialmente por el problema de la eliminación de los papeles inútiles.
• Una ley de 1853 prohibía la destrucción de los documentos públicos, de modo que las
administraciones federales experimentaban un crecimiento desbordado del volumen de papel.
• Hasta la conclusión de la Guerra Civil, en 1865, no se tomaron medidas sistemáticas con vistas
a la conservación de los documentos.
prueba de ello
sin embargo
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• En 1877, el presidente Rutherford B. Hayes creó una comisión para examinar la seguridad de
los documentos y de los edificios públicos, que rehusó la destrucción de cualquier documento
público.
• Fue en 1880 cuando el Congreso comenzó a autorizar la destrucción de algunos fondos.
• Entre 1887 y 1889 el establecimiento de un comité del Senado constituye el primer intento de la
Administración para hacer frente a los problemas creados por los papeles.
• Este comité, al examinar las causas de los retrasos en la tramitación de los negocios públicos,
concluyó, entre otras cosas, que eran muchos los documentos que se creaban sin necesidad; y
esto motivaba la complicación de los procedimientos.
• Fruto de este examen, surgen una serie de recomendaciones que, aunque atacaban algunas de
las principales rutinas burocráticas, fueron aceptadas mediante la aprobación en el Congreso en
1889 de la primera General Records Disposal Act.
• En 1905, el presidente Roosevelt, nombró el Comité Keep con el fin de analizar y corregir los
métodos burocráticos. En este comité se establecieron subcomisiones para hacer frente a los
problemas relacionados con:
Los formularios
El correo
La organización de documentos
La eliminación de documentos
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Sus recomendaciones se materializaron en:
El abandono de prácticas tradicionales como:
La utilización de las máquinas de escribir y equipo moderno de archivo.
La eliminación del exceso de correspondencia.
La valoración de los documentos, como forma de garantizar la conservación en
los archivos de aquellos que tuvieran valor al término de su vida administrativa .
• la separación de las cartas recibidas de las enviadas,
• la encuadernación y análisis marginal de las cartas,
• los registros e índices y
• las copias de documentos en letra impresa.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• En 1910 el Gobierno creó la Comisión Taft (Committee on Economy and Efficiency), con el
objetivo de procurar eficacia y economía en el funcionamiento de la administración. Para ello,
entre otras cuestiones, se abordó:
• Esta comisión, que pidió consejo a expertos de la empresa privada, incluía entre sus
conclusiones, las siguientes recomendaciones:
• la problemática del correo,
• la inserción de documentos en expedientes,
• y las formas de registrar la información sobre papel.
• sustituir los expedientes tradicionales por otros abiertos verticalmente con carpetas,
• abandonar los resúmenes marginales,
• clasificar toda la correspondencia utilizando un sistema de autoindización,
• no registrar la correspondencia (excepto en casos especiales),
• utilizar copias en carbón,
• extender el uso de dictáfonos,
• utilizar sobres con ventana,
• mecanizar la utilización de sobres y el envío de circulares,
• utilizar formularios que se adaptaran a las máquinas de escribir, y
• simplificar las fórmulas de estilo.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Como podemos comprobar, no se trataron las cuestiones relacionadas con la selección y
eliminación de documentos.
• A comienzos del siglo XX, los usuarios tenían grandes dificultades para acceder a la mayor
parte de los fondos administrativos.
• Ya en 1913 se constató la necesidad de crear los Archivos Nacionales, pero el estallido de la
Primera Guerra Mundial interrumpió el proyecto.
• No obstante, esta cuestión se volvió a plantear al finalizar el conflicto promovida por la enorme
producción de papel.
• Hastings culpa a la inexistencia de unos archivos de carácter nacional de la pérdida de muchos
documentos de los inicios de la república.
• No es hasta 1934 cuando se promulga la National Archives Act.
• Esta ley no sólo crea oficialmente los Archivos Nacionales, sino que también marca su
implicación en el campo del records management, al configurarlos como organismo director del
programa Federal Records Management.
• La ley preveía la concentración y preservación en el inmueble de los Archivos Nacionales de
todos los archivos inactivos del gobierno de los Estados Unidos con valor administrativo o valor
histórico, al tiempo que otorgaba al denominado “Archivero de los Estados Unidos” las
responsabilidades de:
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Un año después, un equipo de nueve especialistas reconoció en los más de 225 edificios que
alojaban las administraciones federales centrales, un total de 18 km. de documentos.
• En 1936 se amplió el campo de actuación a todas las administraciones federales,
reconociéndose ya 700 km. de documentos.
• Dos años más tarde ya se reveló la existencia de más de 1.500 km. de documentos federales.
• En aquella época se iniciaron las discusiones doctrinales sobre los criterios de selección
aplicables a los papeles administrativos.
• Eran dos las posturas mantenidas en torno a este asunto:
• inspeccionar los archivos del gobierno federal,
• requerir la transferencia de los documentos,
• definir las categorías de los documentos a transferir y establecer los reglamentos
que las regirían, y
• hacer recomendaciones al Congreso para la destrucción de papeles
• por un lado estaban los que pensaban que nunca se conservaban
documentos suficientes como para documentar la historia en el futuro,
• y por otro lado, los que consideraban el coste de la conservación.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Entre otros productos, estas discusiones propiciaron, con posterioridad, la aparición del
estudio de Schellenberg sobre la valoración: “The appraisal of modern public records”.
• En 1939 el crecimiento desbordado de documentos se convertía en la principal preocupación de
los Archivos Nacionales.
• Estudios de estos archivos demostraron que el volumen de los documentos producidos por las
administraciones federales en el período 1917-1930 igualaba al de todos los documentos
generados entre 1776 y 1917, y que los del período 1930-1940 igualaban la suma de ambos
períodos.
esto provocó
• Los principales esfuerzos se dirigiesen hacia las eliminaciones.
• La racionalización de estas eliminaciones se realizaba a través de anotaciones en los cuadros
de los períodos de conservación de los documentos.
• La política sobre los cuadros de retención y disposición de los documentos se desarrolla en
1940; en este año se transfieren 17 km. de documentos.
•Walker sitúa en 1941 el reconocimiento oficial del record management, cuyas competencias se
centran en el valor primario del documento, mientras que el secundario queda atribuido a los
archivos.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• En 1942, se produce la entrada de los Estados Unidos en la Segunda Guerra Mundial.
consecuencia
la situación se convierte en crítica
pues
el personal se reduce y las obligaciones se acrecientan (había que recoger los documentos de
los servicios de guerra).
• Durante el período que transcurre de 1943 a 1946 el proceso de saturación es inexorable. A
pesar de ello, en 1946, las transferencias a los Archivos Nacionales disminuyen bruscamente.
esto es debido a la
entrada en servicio de los primeros records centers.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• En 1947 se produce un hecho trascendental para el desarrollo de la política de records
management norteamericana
• Estamos hablando de la denominada primera Comisión Hoover (Commission on the
Organization of the Executive Department of the Government).
• En el seno de esta comisión se formó un equipo de trabajo sobre gestión de documentos (Task
Force on Records Management) bajo la dirección de Emmet J. Leahy, entonces director del
National Records Management Council.
(Organismo privado sin ánimo de lucro fundado en estos años para aconsejar a las empresas en
la gestión de sus archivos y organizar su conservación conjunta)
• En el informe de este equipo se recogían las siguientes recomendaciones:
Que un nuevo organismo, llamado Federal Records Administration asumiese a los
Archivos Nacionales y los depósitos intermedios existentes a.-
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• En 1949 se creaba la General Services Administration y los Archivos Nacionales dejaban de
existir, para convertirse en el National Archives and Records Service (NARS), que asumiría la
responsabilidad de la política de record management federal.
• Este organismo pasaría a denominarse, a mediados de los 80, National Archives and Records
Administration (NARA).
• En 1950 se aprobó la Federal Records Act, que definía por primera vez, desde el punto de vista
legal, el record management, incluyendo la creación y la conservación de los registros, su
destrucción o transferencia.
• Esta ley obligaba a los organismos administrativos a disponer de un programa de gestión de
documentos (records management program).
Que se aprobara una Federal Records Management Act, para asegurar la
existencia de una autoridad legal en materia de creación, preservación, organización
y eliminación de los papeles federales.
b.-
Que se nombrase un Records Management Officer en cada administración para
conducir un programa de trabajo relativo a estas cuestiones. c.-
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Sobre esta ley de 1950 se basan los cuatro pilares básicos del records management en Estados
Unidos:
• El informe de la Comisión Hoover tuvo cuatro consecuencias:
1. El concepto del ciclo de vida.
2. Los programas de atención continuada.
3. El control en la gestión
4. La especialización de quienes la practican.
- El reconocimiento oficial de la noción del records management.
- La creación de un servicio especial, junto a los Archivos Nacionales propiamente
dichos, y bajo la misma dirección.
- Este servicio y las administraciones recibirían responsabilidades complementarias
en materia de records management.
- La creación, u oficialización, de los records centers.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• De esta manera se establecía una triple acción sobre los papeles / documentos públicos:
• La Federal Records Act de 1950, por tanto, supuso el punto de partida oficial de la política de
records management norteamericana. A partir de aquí, además del desarrollo legislativo y
normativo, se produjo:
1. un birth control al inicio (es decir, un control de los
documentos nuevos que iban surgiendo),
2. una racionalización de las eliminaciones y
3. una conservación económica y concentrada de los
documentos con valor temporal, después del periodo de
utilidad inmediata.
1. la transformación tecnológica (auténtico motor de la
evolución del records management) ,
2. el establecimiento de principios prácticos y teóricos y
3. la consolidación de la estructura archivística federal .
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Son las necesidades nacidas, sobre todo, de la Segunda Guerra Mundial, las que han forzado
tanto a los gobiernos como a los archiveros a abordar de manera frontal los problemas
planteados por el aumento incontrolado de la masa documental.
• Esto ha constituido para los archiveros un replanteamiento de su papel tradicional.
• A partir de ahora; además de su responsabilidad como conservadores y ordenadores de fondos
constituidos, tendrían que preocuparse de:
• las condiciones de creación de los documentos,
• de su acumulación,
• de su transferencia a los archivos y
• de su evaluación / valoración con vistas a una conservación selectiva o total, y
limitada en el tiempo o permanente.
• Las respuestas planteadas a este desafío han sido variadas según los lugares y las épocas.
A modo de conclusión
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Los Estados Unidos, pioneros en este ámbito desde los años 40, desarrollaron como hemos
visto el sistema del records management.
• La óptica del mismo, en su inicio, era más administrativa y económica que archivística.
• De lo que se trataba era de optimizar el funcionamiento de la administración mediante la
limitación de documentos producidos y la duración de su conservación.
• Este sistema fue adoptado, con mayores o menores modificaciones, por otros países, como
Australia o Canadá.
• En Europa, por el contrario, el problema ha sido tratado especialmente bajo el ángulo del
interés histórico de los documentos.
• La conclusión a la que debemos llegar en este sentido, es que ningún país debe escapar a la
necesidad de definir su propia doctrina en este terreno; pues la falta de legislación en materia de
tratamiento de la masa documental, desemboca en:
• Una ineficacia creciente de la gestión administrativa.
• Un despilfarro económico.
• Empobrecimiento de la memoria histórica futura.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• No obstante, sean cuales sean los modelos, la administración moderna reclama a los
archiveros, de forma progresiva, un mayor número de respuestas a los problemas que le plantea
la documentación contemporánea, obligando a una mayor intervención de este colectivo
profesional en el ámbito de la gestión de documentos.
• Es decir, en el tratamiento de los documentos antes de que estos adquieran valor histórico.
• A raíz de ello, algunos archiveros propusieron que es importante intervenir desde el mismo
momento de la creación de los documentos, e incluso antes.
• A pesar de que en los países de tradición anglosajona el records manager es una profesión
distinta a la de archivero, cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras las
fronteras entre unos y otros.
• Los problemas en materia técnica, de formación, apreciación social, etc., de ambas profesiones
deberían solucionarse desde una perspectiva integradora.
• No existe una función documental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una
misma moneda.
• Es lo que Couture y Rousseau denominaron como “archivística integrada”, que abarcaría el
tratamiento de la documentación, desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su
conservación definitiva.
UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Esto implica aglutinar en el ciclo de vida, base del records management:
• el análisis de las necesidades de las administraciones,
• el establecimiento de un calendario de conservación,
• el diseño racional de los documentos,
• la protección de los documentos esenciales,
• la organización y el tratamiento de los documentos y
• su eliminación o transferencia a los archivos definitivos.