UNIDAD DIDÁCTICA 2.2 L ENÚ ALMACÉN · cluido esta primera parte, deberá dar de alta a los...

235FACTURAPLUS 2008

UNIDAD DIDÁCTICA 2.2

EL MENÚ ALMACÉN

1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL ALMACÉN

El programa FacturaPlus no sólo gestiona las operaciones de ventas a clien-

tes, sino también controla y administra las operaciones que sean necesarias reali-

zar en las compras de artículos para la empresa.

Gracias al menú Almacén que le permite formalizar y gestionar sus compras,

el almacén no quedará desabastecido y podrá atender las peticiones de sus clien-

tes, así como también le ofrece la posibilidad de llevar un control de los stocks que

existen en el almacén.

Podrá acceder a este menú desde varias formas:

– Desde la barra de menús, haciendo clic sobre Almacén.

– Desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén.

– O bien, a través del teclado mediante la combinación de teclas [Alt+A].

236 FACTURAPLUS 2008

Esta gestión del almacén se corresponderá con los cuatro primeros submenús

siguientes.

1.1. PEDIDOS

Por pedido se entiende la solicitud de mercancías o servicios que efectúe a sus

suministradores.

En este submenú se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores, su

utilidad es informar de las cantidades de artículos que tenga pendientes de recibir,

pero en ningún caso significará una entrada de stock en el almacén; por ello, se

puede prescindir de este tipo de control.

No es necesario efectuar los pedidos, si no desea llevar este tipo de control,

ya que se podrán elaborar los albaranes directamente.

Puede acceder a este submenú de las siguientes formas:

– Desde el menú Almacén -> Pedidos.

– También desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén ->

Pedidos.

– O mediante el icono de acceso directo Pedidos a Proveedores de la

barra de herramientas.

237UNIDAD DIDÁCTICA 2.2

EL MENÚ ALMACÉN

Se abrirá la ventana Pedidos a proveedores, donde se presentan en varias

columnas los datos más significativos de los pedidos:

– I.(Impreso): se mostrará un aspa de color azul para aquellos pedidos que

hayan sido impresos, quedando el campo vacío en caso contrario.

– Est.(Estado): muestra la situación en la que se puede encontrar el pedido,

pudiendo ser: Pedido, Recibido parcialmente y Recibido, que serán

explicados más adelante.

– Nº Pedido: código identificativo del documento.

– F. Pedido (Fecha pedido): día, mes y año en que se realiza el pedido al

proveedor.

– Proveedor: nombre del suministrador.

– F.Entrada: día, mes y año en que se prevé que el pedido llegará al almacén.

– B.(Bandera): muestra la enseña del país del proveedor.

– Total: suma del importe del pedido.

Para completar los datos deberá hacer clic en el icono Añadir, o también en

Nuevo Pedido desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.

Aparecerá una ventana Detalle de pedidos a proveedores que se compo-

ne de dos partes: una donde introducirá los datos que posteriormente integrarán

el albarán y que serán los datos identificativos del pedido; y la otra donde introdu-

cirá los distintos artículos que forman el pedido.


Los campos y cuadros de texto que forman esta ventana son:

– Nº pedido: se encontrará inactivo si selecciona la casilla Numeración

automática en pedidos proveedores del menú Útil -> Entorno del

Sistema -> Personalización -> ficha Documentos.

– Estado: debajo del número de pedido se dispone de varios estados para

tener siempre información de la situación en que se encuentra un pedido.

También permanecerá inactivo, ya que el programa irá asignando los

valores automáticamente.

Dichos estados, a los que se ha hecho referencia, son:

• Pedido: se solicita el pedido pero está pendiente de llegar al almacén,

por ello, no se ha realizado el albarán del mismo.

• Recibido parcialmente: se ha recibido el pedido pero todavía faltan

artículos por llegar hasta completar la totalidad de lo solicitado, por

ello, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad

de los artículos.

• RecIbido: el pedido solicitado se ha recibido en su totalidad.

– Fecha: día, mes y año con el que se da de alta el pedido.

– Proveedor: código numérico de seis caracteres que identifica al provee-

dor. Mediante el icono Lupa podrá seleccionarlo, ya que debe estar defi-

nido previamente.

– Divisa: código de la moneda en que se realiza el pedido, también podrá

seleccionarlo mediante el icono Lupa.

– Valor en Euros: importe de un euro con respecto a la divisa elegida.

– Almacén: código del almacén al que entrarán los artículos que contiene

el pedido, al igual que en Proveedor y Divisa se encuentra previamente

definido debiéndolo seleccionar mediante la búsqueda incremental.

– F. entrada: contiene la fecha en la que se espera recibir el pedido.

– F. Pago: recoge la forma de pago para el pedido, seleccionada mediante

el icono Lupa.

– Su pedido: contiene el número de pedido asignado por el proveedor.

– Condiciones: recoge las condiciones de entrega del pedido que acordó

con el proveedor.


EL MENÚ ALMACÉN

– Expedición: recoge la forma de expedición del pedido.

– Observac.: para introducir las observaciones referentes al pedido.

– Total: campo que recoge el importe total de los artículos que se introducen.

Los campos F. entrada, Su pedido, Condiciones, Expedición y Observac. son

meramente informativos y su contenido no altera el pedido. Una vez que se ha con-

cluido esta primera parte, deberá dar de alta a los artículos que compondrá el pedido.

Dispone de una barra de herramientas compuesta con varios iconos Añadir,

Modificar, Eliminar… donde añadirá tantas líneas al pedido como productos

diferentes quiera incorporar en el pedido, los demás iconos los usará para las

típicas tareas de mantenimiento del fichero.

Por tanto, para efectuar el pedido a los proveedores debe hacer clic sobre el

icono Añadir y se abrirá la ventana Líneas de pedidos a proveedores.

Tenga en cuenta que para cada uno de los artículos diferentes que compone

el pedido, deberá completar esta ventana con un registro distinto.

Esta ventana donde se introducen los artículos que van a integrar el pedido se

compone de los campos siguientes.

– Producto: código del artículo, previamente definido, que va a contener el

pedido. Para completar este registro dispone de dos tipos de búsqueda

incremental:

Búsqueda por Artículos: permite seleccionar uno de los

artículos definidos en Artículos del menú Sistema.


Búsqueda por Artículo/Prov.: sólo podrá seleccionar los ar-

tículos en los que el proveedor asociado al pedido sea el que

aparece como habitual en la ficha del artículo.

Cuando introduzca el artículo aparecerá automáticamente la descripción del

producto en el campo que se encuentra debajo.

Es posible introducir productos que no existan en el fichero Artículos y con

una descripción tan larga como desee, al pulsar la tecla [Intro] cuando el cursor se

encuentre dentro del campo Producto.

Para salir de este campo simplemente deberá pulsar la tecla de tabulador o

haciendo clic en otro campo.

– Unidades/Envases: número de unidades y de envases que se solicitan al

proveedor.

Con respecto al número de envases sólo se podrán introducir datos si en

el fichero Artículos, se especificó que debía llevar un control sobre los

envases de los artículos.

El campo Descripción se encontrará activo si en el menú Útil -> Entornodel Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Modo de Trabajoestá marcada la casilla Modificar descripción en Documentos, que lepermitirá modificar o añadir partes a la descripción.


EL MENÚ ALMACÉN

– Cantidad: se introduce el número de unidades que desea pedir.

– Precio Divisa: precio unitario del artículo en la divisa en que fue creado

dicho producto. Este registro aparecerá por defecto el precio de compra

introducido en la ficha del artículo o el precio atípico en caso de existir

una situación atípica para ese proveedor, aunque en cualquiera de los

casos se podrá modificar.

– Cantidad Entrada: este campo se muestra inactivo y contiene el número

de unidades recibidas de cada artículo. Se irá actualizando conforme se

generen los albaranes del pedido.

– % Dto.: porcentaje de descuento acordado con el proveedor.

Se mostrará por defecto el descuento que aparezca en la ficha del pro-

veedor o los descuentos atípicos en caso de situación atípica para el pro-

veedor, aunque se podrá modificar en cualquiera de los casos.

– Dto. lineal: cuantía que se descontará del importe de la compra del artículo.

– Importe: este campo muestra el resultado de multiplicar las unidades de

los artículos por su precio unitario y restando los descuentos. Estará inac-

tivo actualizándose automáticamente.

– I.V.A.: porcentaje que se le aplicará al pedido.

– Mediante el botón Trazabilidad podrá capturar los datos necesarios

para la trazabilidad con el nº de lote y la fecha de caducidad.

Cuando el artículo introducido pertenece a una familia que tenga asociadas

propiedades, éstas se mostrarán en la ventana Líneas de pedidos a proveedo-

Si al dar da alta un artículo no se indica ningún importe en el campoCoste (divisas) de la ficha Prec. Compra; cuando inserte los artículospara el pedido, todos lo importes se encontrarán a cero, debiendo quecompletar el campo Precio Divisa para que automáticamente se calcu-le el importe del pedido.


res para hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas

propiedades.

Al introducir el código del artículo, se abrirá una nueva ventana con una

matriz de propiedades divididas en filas, donde podrá indicar para cada artículo

una cantidad, precio y descuentos diferentes según sus propiedades, que se mos-

trarán en diferentes fichas.

Para introducir los datos, deberá hacer doble clic en la celda correspondiente,

introducir el dato y pulsar [Intro].

El botón Actualizar que aparece en la parte de la derecha de la ventana

Detalle de pedidos a proveedores, tiene la finalidad de grabar los datos intro-

ducidos, y el botón Salir cierra la ventana sin guardar los artículos que se hayan

pedido.


EL MENÚ ALMACÉN

Hay que hacer mención a diferentes iconos que aparecen en la ventana De-

talle de pedidos a proveedores:

Modificar: permite variar los datos de la línea de pedido que se

encuentre seleccionada, o también, haciendo doble clic sobre

ésta podrá proceder a su modificación.

En ambos casos se abre la ventana Líneas de pedidos a pro-

veedores, donde podrá cambiar cualquier dato introducido con

anterioridad.

Comentarios: abre una ventana que le permite, a través de un

pequeño editor de textos, escribir frases de cualquier longitud

para que se graben o impriman junto con las líneas del pedido.

Comentarios proveedor: Sólo aparecerá activo cuando en la

ficha Comentario de la ventana Altas o Modificación de pro-

veedores, tenga insertado algún comentario. De esta forma,

tendrá el conocimiento de que está dotado de un comentario y

además podrá consultarlo.

Referencia/Código Barras: le permitirá capturar los artículos

por el código de barras que tengan asignado y no por el código

del producto.

Mediante el menú Útil –> Entorno del Sistema -> opción Personalización-> ficha Documentos -> en el campo Vuelco de comentarios podrá mar-car las casillas De pedidos de proveedores a albaranes y De albaranesde proveedores a facturas, para que pasen automáticamente los co-mentarios introducidos en un documento al siguiente.


También se encuentra con los iconos siguientes, a parte de los más comunes,

en la ventana principal Pedidos a proveedores:

Cambiar Estado: se abrirá la ventana Cambio de estado de

pedidos, donde se ejecutarán todos los trabajos necesarios para

modificar la primera columna I (Impreso) en la que aparecerá

un aspa de color azul informando que el documento está impre-

so, pudiéndose imprimir varias veces sucesivas.

Mediante los campos Desde pedido nº y Hasta pedido nº podrá

acotar el rango de pedidos a los que cambiar su estado de Impre-

so o No impreso.

Generar: se abrirá la ventana Generación automática de pedi-

dos a Proveedores con la finalidad de confeccionar automática-

mente pedidos a los proveedores según determinadas condiciones.

Deberá tener activada la casilla Captura por código de barras en docu-mentos del menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización ->en la ficha Modo de Trabajo.


EL MENÚ ALMACÉN

Esta nueva ventana se compone de los siguientes campos:

– Desde proveedor / Hasta proveedor y Desde Artículo / Hasta Artí-

culo: para fijar el primer y último proveedor, y el rango de artículos, res-

pectivamente, sobre los que se generarán los pedidos automáticamente.

– Almacén destino: código del almacén seleccionado.

– La casilla de verificación Detallar Producto final en componentes, al

ser marcada tendrá en cuenta el número de unidades de las que dispo-

ne, y generará pedidos de los elementos que resulten insuficientes para

producir el artículo.

– Proveedor: permite elegir entre el proveedor Habitual, el que cobre Mejor

precio o aquel que envíe la mercancía con Mejor fecha de reposición.

– Stock disponible: puede elegir entre Menor que 0, para que genere

pedidos de artículos cuyo stock sea menor que cero; Menor igual que 0,

pedidos de artículos cuyo stock sea menor o igual que cero; y Menor que

stock mínimo, para pedidos de artículos cuyo stock sea menor al mínimo

establecido.

– Igualar Stock a: los tres casos anteriores del campo Stock disponible

dependerán a lo que se iguale el stock en este campo, y puede ser igual a:

1. Stock según disponible: si en el anterior campo eligió Menor que

cero, generará pedidos de forma que el stock disponible quede como

mínimo hasta cero; en Menor igual que cero, generará pedidos de

forma que el stock disponible quede como mínimo a uno; y en Menor

que stock mínimo, generará pedidos de forma que el stock disponi-

ble quede hasta completar el stock mínimo.

2. Stock mínimo: si eligió en el anterior campo Menor que cero, gene-

rará pedidos de artículos con stock menor que cero hasta llegar al

stock mínimo; Menor igual que cero, generará pedidos de artículos

con stock menor o igual a cero hasta llegar al stock mínimo; y Menor

que stock mínimo, generará pedidos de artículos con stock menor al

stock mínimo, hasta llegar al stock mínimo.

3. Stock máximo: al elegir en el campo anterior Menor que cero, ge-

nerará pedidos de artículos con stock menor que cero hasta llegar al

stock máximo; Menor igual que cero, generará pedidos de artículos


cuyo stock es menor o igual a cero hasta llegar al stock máximo; y

Menor que stock mínimo, generará pedidos de artículos con stock

menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock máximo.

Una vez que ha completado esta ventana deberá hacer clic en Aceptar, y se

desplegará la ventana Borrador de documentos, donde aparecerán los artícu-

los pedidos que cumplen con las condiciones establecidas anteriormente.

Albarán: se activará una nueva ventana Generación de al-

barán de pedido, donde podrá confeccionar automáticamente

el albarán o factura del pedido seleccionado, sin necesidad de

acceder a los submenús Albarán y Factura.

En la ventana Pedidos a proveedores aparecerá Recib. (Recibi-

do) en la columna Est. (Estado), para indicar que la mercancía ha

llegado al almacén.

Totales: cada vez que hace clic sobre este icono, aparecerá o

desaparecerá la columna Total, de manera que conseguirá

mayor rapidez a la actualización de los datos.


EL MENÚ ALMACÉN

Ejemplo: Pedido a un proveedor

Suponga que el día 1 de septiembre desea realizar un pedido al proveedorAlmacén de cosméticos.

El pedido será del artículo Crema limpiadora, y las cantidades solicitadasserán: piel seca 35 unidades, piel mixta 20 unidades y piel grasa 5 unidades.

Y también realizará un pedido de 12 unidades del producto Loción facial re-frescante, que este artículo no se encuentra codificado, al precio de 8,50€.

Cuando llegue el pedido, entrará en el almacén de compras/ventas y la formade pago acordada con el proveedor será a 30 días.

1º. Para generar este pedido, lo primero que deberá hacer es acceder alsubmenú Pedidos, por algunas de las formas explicadas anteriormente.

2º. Se abrirá la ventana Pedidos a Proveedores, en la cual deberá hacerclic en el icono Añadir, que desplegará la ventana Detalle de pedidos aproveedores, donde introducirá en primer lugar los datos: fecha, provee-dor, divisa, almacén y forma de pago.

No puede eliminar aquellos pedidos que se hayan recibido, a no ser que seelimine previamente el albarán generado por ese pedido. Si el pedido seencuentra parcialmente recibido se podrá anular la parte que quede pen-diente de recibir, quedando automáticamente ese pedido como Recibido.

El programa sólo permite borrar aquellos pedidos que aún no han llegado alalmacén, cuyo estado sea Pedido.


3º. A continuación, deberá dar de alta a los artículos anteriormente citados,para ello mediante el icono Añadir introducirá los diferentes artículos,como puede observar en las siguientes imágenes:

Tenga en cuenta que esta ventana deberá completarla dos veces, unapara la Crema limpiadora y otra vez para la Loción facial refrescante.Para el caso del artículo que no está codificado, deberá introducirlo ha-ciendo doble clic en el campo Producto y pulsando [Intro]. La ventanacon el pedido quedará:


EL MENÚ ALMACÉN

4º. Una vez que ha dado de alta a los artículos que conforma el pedido,deberá hacer clic en el botón Actualizar y podrá visualizar el pedido en laventana principal Pedidos a proveedores.

1.2. ALBARANES

El albarán consiste en un impreso que acompaña la mercancía en el que se

relacionan todos los artículos que le envía el proveedor y que éste emite.

Este submenú le permitirá elaborar albaranes de los pedidos realizados direc-

tamente sin necesidad de generar el pedido correspondiente, o bien de pedidos ya

realizados.

Los albaranes permiten dar entrada de stocks en el almacén.

Puede acceder de las siguientes formas:

– Desde el menú Almacén -> Albaranes.

– También desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén ->

Albarán.

– O mediante el icono de acceso directo Albaranes de Proveedores de la


Se abrirá la ventana Albaranes de Proveedores, la cual recoge en varias

columnas los datos más significativos de los albaranes.

Se incluyen algunas de ellas comunes respecto al apartado de los pedidos,

como son: I.(Impreso), Proveedor, F.Entrada, B.(Bandera) y Total.

Las demás son características de los albaranes, estas columnas son:

– F.(Facturado): contiene un pequeño círculo de color indicativo de si el

albarán ha sido facturado (círculo rojo) o si está pendiente de facturar

(círculo verde).


– Nº Albarán: código identificativo del albarán, que se compone de la

serie perteneciente y el número correspondiente.

– F. Albarán: día, mes y año en el que recibe el pedido del proveedor.

– Su Albarán: número de albarán que asigna el proveedor.


Nuevo Albarán desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.

Le aparecerá una ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, idéntica

a la explicada anteriormente para el caso de los pedidos, pero ahora haciendo

referencia a los albaranes.

Se compone de los campos siguientes:

– Nº albarán: se muestra inactivo ya que la numeración se realizará

automáticamente, siempre que esté activada la casilla Numeración automá-

tica en albaranes proveedores, que accederá desde el menú Útil -> Entor-

no del Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Documentos.

– Estado: debajo del número albarán se indicará si el albarán se encuen-

tra facturado. Este campo se irá actualizando automáticamente al reali-

zar las facturas de los albaranes.

– Se muestra una letra A o B a la izquierda del número del albarán, que

será el proveedor el que decida la serie a adoptar.


EL MENÚ ALMACÉN

Por ello, dispone del icono Serie, que le permitirá cambiarla en cualquier

momento.

– Fecha: día, mes y año con el que se da de alta el albarán.

– Nº pedido: podrá generar un albarán con los datos de un pedido ya

realizado, bastará hacer clic en el icono Lupa y comprobará cómo el alba-

rán se completa automáticamente con los datos del pedido seleccionado.

– Proveedor: código del proveedor del que proviene el albarán, se en-

cuentra previamente definido, el cual seleccionará mediante el icono Lupa.

– Divisa: código de la moneda en que se realiza el albarán, también debe-

rá seleccionarlo con la búsqueda incremental.

– Valor en Euros: importe de un euro con respecto a la divisa elegida.

– Almacén: código del almacén al que entrarán los artículos que contiene

el albarán.

– F. Pago: recoge la forma de pago para el albarán.

– F. entrada: contiene la fecha en la que se espera la entrada de las mer-

cancías en el almacén.

– Total: campo que recoge la suma total de los importes introducidos.

Una vez completada esta primera parte, deberá introducir los diferentes artículos.

Dispone de una barra de herramientas compuesta con varios iconos Añadir,

Modificar, Eliminar… donde añadirá tantas líneas al albarán como productos

diferentes quiera incorporar.

Desde el submenú Pedidos, podrá realizar el correspondiente albarán,haciendo clic sobre el icono Albarán de la ventana Pedidos a proveedo-res, sin necesidad de crearlo desde el submenú Albaranes.


Por tanto, deberá hacer clic sobre el icono Añadir y se abrirá la ventana

Líneas de Albaranes de Proveedores.

Esta ventana se compone de los mismos campos explicados anteriormente

para el caso de los pedidos, puede remitirse al apartado anterior y repasarlos en

caso de que no los recuerde bien.

También es posible introducir productos sin codificar y con una descripción

tan larga como desee, al pulsar la tecla [Intro] cuando el cursor se encuentre

dentro de este campo.

Si el artículo que se introduce pertenece a una familia con propiedades aso-

ciadas, éstas se mostrarán en la ventana Líneas de Albaranes de Proveedores.

Cuando introduzca el código del artículo, se abrirá una nueva ventana con

una matriz de propiedades divididas en filas, donde podrá indicar para cada artí-


EL MENÚ ALMACÉN

culo una cantidad, precio y descuentos diferentes según sus propiedades, que se

mostrarán en diferentes fichas, igual que en el caso de los pedidos.

También se encuentra el botón Actualizar en la parte de la derecha de la

ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, que tiene por finalidad grabar

los datos introducidos, y el botón Salir que cierra la ventana sin guardarlos.

A continuación, se explica el icono Datos adicionales que apare-

ce en la ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, ya que los

demás iconos: Modificar, Comentarios, Comentarios proveedor y

Referencia/Código Barras han sido explicados en el anterior aparta-

do de Pedidos.

A través de este icono podrá agregar información adicional mediante una

ventana auxiliar donde completará datos relativos al número de pedido y de alba-

rán asignado por el proveedor, la forma de expedición, incluir condiciones de

entrega, observaciones, si la mercancía contiene gastos y la modalidad del trans-

porte en que se recibirá.


En la ventana Albaranes de proveedores, además de los iconos típicos de

mantenimiento, hay que destacar los siguientes:

Agrupar: mediante este icono podrá realizar la agrupación de albaranes.

Al hacer clic sobre él, abre la ventana Albaranes agrupados de pedi-

dos a proveedor que se compone de los campos siguientes:

• Desde proveedor / Hasta proveedor: códigos del primer y

último proveedor considerados para la agrupación.

• Fecha inicial / Fecha final: rango de fecha inicial y final de

los pedidos agrupados.

• Orden de presentación: contiene dos posibilidades para elegir

el modo de agrupación de los pedidos; Por número de do-

cumento, o bien, Por fecha de documento.

• La casilla Fecha último pedido en fecha Albarán marcada

consignará como fecha de albarán la del último pedido, en

lugar de la actual.

• Marcada la casilla Generar un albarán por cada pedido

generará una factura por cada proveedor y tantos albaranes

como pedidos pendientes seleccionados.

• La casilla Agrupar por forma de pago si se marca agrupará

los albaranes de cada proveedor por la forma de pago.

• Documentos: puede elegir los albaranes con Serie A, Serie

B o Todas.


EL MENÚ ALMACÉN

Una vez completada esta ventana y al hacer clic en el botón Aceptar,

se abrirá la ventana Borrador de pedidos, donde se muestran los

pedidos que cumplen los requisitos fijados anteriormente.

Cambiar Estado: se abrirá la ventana Cambio de estado albaranes

a proveedores, donde podrá cambiar el estado marcando la opción

Facturación o Impresión.

En el campo Estado del cambio puede elegir si es Facturado o No

facturado, y mediante los campos Desde albarán nº y Hasta alba-

rán nº podrá acotar el rango de los números de albaranes a los que

desea cambiar su estado.

Factura: mediante este icono podrá generar automáticamente la fac-

tura correspondiente al albarán que se encuentre seleccionado.

Al hacer clic sobre éste, se abrirá la ventana Generación de factura

de Albarán, donde introducirá la fecha con la que confeccionará la

factura.

Cuando se acepta se crea la factura y el albarán, con lo cual los datos

pasarán a tener un círculo de color rojo en la columna F (Facturado).

También es conveniente saber que un albarán generado a partir de un pedi-

do, puede modificarse con lo que respecta a la cantidad recibida o al precio de los

artículos, por variaciones que puedan surgir.

Al igual que en el caso de los pedidos, se encuentra el icono Totales cuya

explicación e imagen se han visto en el apartado anterior.

1.3. FACTURAS DE PROVEEDORES

El submenú Facturas le permitirá reflejar las facturas realizadas por los pro-

veedores, así como también llevar el control de las mismas.

La finalidad de la elaboración de las facturas de proveedores se refiere a que

se podrán contabilizar las compras en ContaPlus y disponer de una valoración de

las compras efectuadas, para comparar los datos de que dispone en su factura-

ción, con los que reciba cuando llegue a su poder la factura del proveedor.


Se podrán generar las facturas mediante:

– El icono Albarán de la ventana Pedidos a proveedores, que abre la

ventana Generación de albarán de pedido. Tras seleccionar el botón

de selección Facturas del campo Generar y completar el campo Fecha

documentos, se emitirá la factura al hacer clic en Aceptar.

– A través del icono Factura de la ventana Albaranes de Proveedores,

que abre la ventana Generación de factura de Albarán, en la cual

asignará la fecha de facturación del albarán que ha sido seleccionado.

– Agrupando varios albaranes en la misma factura al hacer clic sobre el

icono Recapitular de la ventana de Facturas de proveedores.

– O bien, generarla directamente mediante el icono Añadir de la ventana

Factura de proveedores, sin necesidad de que exista un albarán previo.

Para acceder a este submenú podrá hacerlo de varias formas:

– Desde el menú Almacén -> Facturas.

– Desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén -> Factura.

– O mediante el icono de acceso directo Facturas de Proveedores de la


Se abrirá la ventana Facturas de Proveedores, que recoge las facturas

mostrando la información más significativa, en las siguientes columnas:

– C.(Contabilizado): aparece un círculo rojo indicativo de que ya está conta-

bilizada la factura y si es verde indica que está pendiente para contabilizar.

– I.(Impreso): las facturas que han sido impresas mostrarán un aspa de

color azul, dejando el campo vacío en caso contrario.

– R.: en esta columna se indicará con la letra R en color azul, que dicha

factura tiene asociada una factura rectificativa.

– Nº Factura: código compuesto por la serie a la que pertenece (A o B) y el

número.

– Su Factura: número de factura que ha asignado el proveedor.


EL MENÚ ALMACÉN

– F. Factura: día, mes y año en que se realiza la factura.

– Proveedor: código y nombre del proveedor.

– F.Entrada: día, mes y año en que se prevé que llegará la mercancía al

almacén.

– B.(Bandera): representa la enseña del país.

– Total neto: suma de los importes de los artículos recibidos sin incluir I.V.A.,

I.R.P.F., ni gastos suplidos.

– Total: importe de las mercancías a pagar incluidos los incrementos y

decrementos.


Nueva Factura desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.

Le aparecerá una ventana Detalle de Facturas de proveedores, parecida a

la explicada anteriormente para el caso de los pedidos y albaranes.

Se compone de los campos siguientes:

– Nº factura: código identificativo del documento compuesto por la serie a

la que pertenece A o B, y la numeración automáticamente asignada.

Este campo permanecerá inactivo, pudiendo cambiar la letra haciendo

clic sobre el icono Serie, que aparece en la barra de herramientas de

esta ventana.


El programa numerará correlativamente todos los documentos a partir del

código establecido en la casilla Nº factura del menú Útil -> Entorno del

Sistema -> opción Personalización ->en la ficha Contadores.

– Estado: indicará si la factura ha sido contabilizada o no, apareciendo

debajo del número de factura la palabra CONTABILIZADA, o puede estar

el lugar vacío indicando con ello que todavía no ha sido contabilizada.

– Fecha: es la fecha en la que se da de alta la factura, mostrándose por

defecto la que posee el sistema.

– Nº Albarán: campo donde se introduce el número de albarán del que

procede la factura, podrá crear la factura de manera automática me-

diante el icono Lupa introduciendo el número.

– Proveedor: código que identifica al proveedor, también dispone del ico-

no Lupa para consultar el fichero de Proveedores.

– Almacén: código del almacén en el que entrarán los artículos, mediante

la búsqueda incremental podrá seleccionarlo.

– F. pago: campo obligatorio donde se indicará la forma en la que pagará

el proveedor, también podrá introducirlo a través de la búsqueda

incremental.

– Divisa: insertará mediante el icono Lupa el código de la moneda con la

que desea facturar.

– Valor en Euros: cambio en euros con respecto a la divisa elegida en el

anterior campo.

– Su factura: numeración otorgada por el proveedor, este número se mos-

trará en el asiento al enlazar con ContaPlus.

– La casilla Inversión del sujeto Pasivo se selecciona cuando el receptor

de la factura es el obligado a repercutir el IVA correspondiente.

– Respecto a la casilla Doc. con Oper. No Sujetas (IVA 0%), se marcará en

aquellas facturas a proveedores cuyas operaciones no se encuentren su-

jetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas al porcentaje del 0%.

Estas dos casillas, mediante el enlace con ContaPlus, le permitirán que al gene-

rar el asiento se realicen las anotaciones correspondientes en los libros de Factu-

ras Expedidas y Facturas Recibidas.


EL MENÚ ALMACÉN

Y se seleccionarán estas casillas, sólo para proveedores con Régimen de IVA

General. Al igual que en los apartados anteriores, una vez completada esta prime-

ra parte, deberá agregar cada una de las líneas de factura siguiendo la misma

mecánica, generando tantas líneas de factura como artículos o servicios diferentes

vaya a recibir del mismo proveedor.

Para ello, mediante el icono Añadir aparecerá la ventana Líneas de factu-

ras de proveedores.

Esta ventana es idéntica que las utilizadas para añadir Pedidos y Albaranes,

por lo que las explicaciones anteriores sobre los campos contenidos en ésta basta-

rán para aclarar las dudas que puedan plantearse.

Como diferencia característica de la factura y del albarán que no existe en el

pedido es que puede aparecer el campo Ubicaciones, cuando haya marcado la

casilla Aplicar control de ubicaciones del campo Control de ubicaciones dentro

del menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización -> en la ficha

Cálculo, apareciendo los campos correspondientes a los literales elegidos.

En esta imagen se establece como ubicación la estantería, pero también pue-

de ser otras como pasillo, balda…

Otros campos situados en la parte inferior de la ventana Detalle de facturas

de proveedores son:

– Dtos. % Esp.: cuadro de texto donde se incluye el descuento especial que

le concede al proveedor de esa factura.

– Dtos. % Dto P.P.: para incluir el descuento que le aplicará el proveedor en

concepto de pronto pago.


– % Rec. financ. : corresponde al recargo financiero que incluye los gastos

extras que cobrará el proveedor.

– Entrega a cuenta: se refiere al dinero que entrega al proveedor por

adelantado antes de pagar la factura.

– Existen tres cuadros de texto en la columna Bases I.V.A. que se encuen-

tran abiertos para que pueda modificar las cantidades que aparecen,

con la finalidad de ajustar el importe de la factura con el importe que le

cargue el proveedor en la factura que entregue.

– Puede comprobar que cada vez que anota un dato en los campos acti-

vos, el campo Total, muestra el resultado final automáticamente ajustán-

dose a los incrementos o decrementos que se introducen.

En esta ventana, también hay que hacer referencia a la barra de herramien-

tas compuesta de los iconos Añadir, Modificar, Eliminar, Serie, Datos adicio-

nales, Comentarios… ya explicados anteriormente en los apartados de Pedidos

y Albaranes.

Destacar el icono Recibos que no ha aparecido anteriormente.

Al hacer clic sobre éste, abrirá la ventana Recibos de la factura desde la

cual, podrá visualizar todos los recibos que la factura tenga asociados y su estado

de pago.


EL MENÚ ALMACÉN

Este icono sólo aparecerá activo cuando se encuentre en los modos de modi-

ficación o de zoom.

Una vez completada esta ventana Detalle de Facturas de proveedores,

debe hacer clic en el botón Actualizar para que se muestren los datos en la

ventana Facturas de proveedores; en la cual además de los iconos típicos de

mantenimiento, hay que destacar otros que poseen otras funciones:

Recapitular: le permite agrupar facturas en función de una serie

de criterios, por ejemplo, para la agrupación de todas las factu-

ras del mes de un mismo proveedor en una única factura.

Al hacer clic sobre este icono, se abrirá la ventana Facturas reca-

pitulativas de Albaranes de Proveedores, que contiene los siguientes

campos:

• Desde proveedor / Hasta proveedor: para indicar el rango de los

proveedores a los que se desea agrupar los albaranes.

• Fecha inicial / Fecha final: se indicará el rango de fechas en los que

se agruparán los albaranes.

• Orden de presentación: permite establecer el orden de presentar

los datos Por número de documento o Por fecha de documento.


• La casilla Fecha último albarán en fecha factura se activará para

que en la fecha de la factura no se muestre la fecha actual, sino la

correspondiente al último albarán que pertenezca a la factura que se

está creando por agrupación de albaranes.

• Marcando la casilla Generar una factura por cada albarán permi-

tirá generar una factura por cada proveedor.

• La casilla Recapitular por forma de pago al activarla generará una

factura por cada forma de pago, agrupándose los albaranes de cada

proveedor.

• Si marca la casilla Recapitular albaranes por meses podrá agru-

par todas las facturas de un mismo proveedor en el mismo mes.

• El campo Documentos le permite seleccionar en Serie A, Serie B o

Todas.

Una vez aceptados estos parámetros se desplegará la ventana Borrador

de Albaranes que contiene todos los documentos pendientes de factu-

rar. Aparecen todos seleccionados, mediante el icono Selección podrá

desactivar alguno, o si desea que aparezcan todos, simplemente deberá

hacer clic en el botón Actualizar y se generará la factura o facturas.

Proyec/Segm: permite dotar a una factura uno de los proyectos

definidos previamente en ContaPlus.

Para que este icono aparezca en la barra de herramientas, deberá

disponer del enlace con dicho programa.

Si el abono está contabilizado, no podrá asignar la factura a nin-

gún proyecto determinado.

Cambiar Estado: en esta ventana tiene la función de cambiar el

estado de la factura a contabilizada o a no contabilizada, e impresa

a no impresa.

Tenga en cuenta que si cambia el estado de una factura ya contabi-

lizada, el asiento contable de ContaPlus no se borrará.


EL MENÚ ALMACÉN

Ejemplo: Creación de una factura de proveedores

El día 1 de octubre 2008, desea crear la factura correspondiente a un albarán,suponiendo que fue creado con anterioridad.

Con la finalidad de comparar estos datos con los relativos a la factura elabora-da por el proveedor, cuando ésta llegue a su poder.

En este ejemplo, se mostrarán los pasos a seguir desde el correspondientesubmenú para la generación de la factura:

1º. Deberá acceder al submenú Facturas, mediante algunas de las formasexplicadas anteriormente.

2º. Existen diferentes modos de generar las facturas, que han sido detalla-das al comienzo de este apartado.

En este ejemplo, se generará la factura a través del icono Añadir de laventana Facturas de proveedores, el cual desplegará la ventana Detallede facturas de proveedores.

3º. Introducirá en el campo Fecha: la fecha en que dará de alta la factura,01/10/08.

Y en el campo Nº Albarán, usará el icono Lupa para buscar y seleccio-nar el albarán ya creado anteriormente.


4º. Al introducir el número del albarán, automáticamente se completará estaventana con los datos contenidos en el albarán.

5º. Por último, deberá hacer clic en el botón Actualizar para salir de estaventana, y que se muestre la factura que se acaba de crear en la ventanaFacturas de proveedores.

1.4. FACTURAS RECTIFICATIVAS DE PROVEEDORAS

Las obligaciones de facturación se regulaban mediante el Reglamento del IVA

y el Real Decreto 1496/2003, los cuales se han modificado con la publicación en

el BOE del Real Decreto 87/2005, de 31 de enero.

Este Real Decreto 87/2005 trata de aclarar y solucionar diversos problemas

que se venían planteando desde la implantación de facturas rectificativas.

Tras las modificaciones, esta nueva norma ha entrado en vigor el 20 de febre-

ro de 2005 y establece lo siguiente:

1. En el caso de que la devolución de mercancías o de envases y embalajes

sea la causante de la modificación de la base imponible, no será necesa-

ria la expedición de una factura rectificativa.

Simplemente cuando se realice un suministro posterior, se emitirá la co-

rrespondiente factura del nuevo suministro, reflejando la diferencia entre


EL MENÚ ALMACÉN

el importe de la mercancía o de los envases devueltos con el importe de

dicha operación posterior. Teniendo en cuenta que el tipo impositivo apli-

cable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esa

factura sea positivo o negativo.

2. La factura rectificativa deberá realizarse tan pronto como se tenga cons-

tancia, es decir, no se debe demorar demasiado el tiempo para efectuar

la factura rectificativa.

3. En descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será ne-

cesaria la identificación de la factura rectificativa, es decir, que no se ne-

cesita que aparezca en la factura rectificativa la factura original.

Aparecía cuando se marca la casilla Traer líneas de Facturas a Rectifi-

car al dar de alta la rectificación en la ventana Altas de Facturas

Rectificativas.

4. La base imponible es el importe de la rectificación realizada, cualquiera

que sea su signo, a efectos del IVA.

Estas facturas se generarán mediante el menú Almacén y podrá acceder al

submenú correspondiente de varias formas:

– Mediante el menú Almacén -> Facturas Rectificativas.

– O bien, desde el panel de exploración en la barra de menú Almacén

haciendo clic sobre F. rectificativa.

– A través del icono de acceso directo Facturas Rectificativas de Provee-

dores de la barra de herramientas, que deberá insertarlo ya que no apa-

rece como predeterminado.

Para ello, recuerde que era mediante el menú Útil -> Perfiles de usuario ->

opción Barra de Botones ->en la ficha Almacén, haga clic sobre éste y arrástre-

lo hasta colocarlo en la barra de herramientas.

Por cualquiera de las formas de acceso citadas anteriormente le aparecerá la

ventana Facturas Rectificativas de proveedores, que prácticamente presenta

las mismas columnas de información que para Facturas de proveedores, pero

ésta última referida a las rectificativas.



Nueva F. Rectificativa del panel de exploración de la barra de menú Almacén.

Le aparecerá la ventana Altas de Facturas Rectificativas compuesta por los

siguientes campos:

– Proveedor: debe seleccionar mediante el icono Lupa el proveedor al que

se le aplicará la rectificación.

– Tipo fra. a rectificar: podrá elegir el tipo de factura a rectificar, sea una

factura, o bien rectificar una factura rectificativa.

– Causa: campo obligatorio para indicar el motivo por el que se produce la

factura rectificativa.

La casilla Traer líneas de Facturas a Rectificar se marcará para indicar

directamente el importe de la rectificación, ello implicará que se incorporarán las

líneas de la factura original en la factura rectificativa, y se pueden modificar los

importes en la propia factura siempre que no existan facturas abono asociadas.

No se marcará para el caso de añadir líneas de producto necesarias para la

rectificación, o cuando la rectificación sea consecuencia de algún cambio que no

sea en líneas de factura, como puede ser: la fecha, el almacén o la forma de pago.


EL MENÚ ALMACÉN

Una vez completada esta primera parte, deberá hacer clic en el icono Añadir

para seleccionar la factura que desea rectificar.

Cuando seleccione la factura, deberá pulsar sobre el botón Siguiente y se

abrirá la ventana Detalle de Facturas de proveedores donde procederá a la

corrección de la factura.

Podrá observar que en la primera línea, aparece la factura original con su

serie y número, fecha e importe total. Y a continuación, las líneas de producto, las

cuales el programa no le permitirá que sean eliminadas ni tampoco modificadas


las cantidades de los artículos provenientes de esta factura original, aunque si

podrá modificar el precio. También le permite añadir nuevas líneas de producto.

Como se muestra en la imagen siguiente, donde puede observar la modifica-

ción en el precio de los productos debido a un supuesto error en su asignación en

la factura.

Para proceder a la modificación del precio, en este caso correspondiente a la imagen,

deberá situarse en la línea de producto y hacer clic en el icono Modificar, o directamente

haciendo doble clic en la línea de producto a modificar. Como observará varía el importe,

al cambiar el precio del producto. También se modificará el precio de los demás produc-

tos, siguiendo la misma mecánica que para el primero, la ventana quedará:


EL MENÚ ALMACÉN

Una vez realizados los cambios necesarios, el programa actualizará automá-

ticamente los nuevos valores, pudiendo comprobar el cambio en el campo Total.

Para finalizar deberá pulsar el botón Actualizar para que la factura rectificativa

quede guardada; además quedará marcada con la letra R de color azul en la

factura original, indicando que dicha factura tiene una factura rectificativa asocia-

da, y se generarán los recibos correspondientes a la diferencia entre los importes

de la factura original y la rectificativa.

Ejemplo: Creación de una factura rectificativa a proveedores

Suponga que desea realizar una rectificación en la factura realizada en el ejemploanterior, porque el proveedor le va asignar un descuento que previamente no conocía.

El descuento será del 8% del importe total del pedido, y la rectificación de lafactura la realizará el 06/10/08.

Factura rectificativa de proveedores

Factura original de proveedores con una factura rectificativa asociada

Tenga en cuenta que una factura original no puede ser eliminada si tieneuna factura rectificativa asociada, para ello tendrá que eliminar previa-mente ésta última.


Los pasos para la rectificación de la factura serán los siguientes:

1º. Deberá acceder al submenú correspondiente mediante algunas de lasformas que ya conoce.

2º. Se abrirá la ventana Facturas Rectificativas de proveedores, donde de-berá hacer clic en el icono Añadir, que desplegará la ventana Altas deFacturas Rectificativas.

3º. En esta ventana, introducirá el proveedor mediante el icono Lupa. A con-tinuación, escribirá como causa: «Incluir descuento del 8%» y marcará lacasilla Traer líneas de Facturas a Rectificar.

4º. Seguidamente, deberá hacer clic en el icono Añadir para seleccionar lafactura a rectificar. Una vez elegida la factura correspondiente deberápulsar el botón Siguiente.

5º. En la ventana Detalle de Facturas de proveedores, deberá incluir lafecha 06/10/08, y en la parte inferior aparece el campo Dtos. donde intro-ducirá 8, correspondiente al 8% que se le aplica.


EL MENÚ ALMACÉN

Puede comprobar el cambio del menor importe al aplicar el descuento enel campo Total.

6º. Por último, le quedaría hacer clic en el botón Actualizar, para que segraben los cambios y se muestre la factura rectificativa en la ventanaprincipal Facturas Rectificativas de proveedores.

También puede comprobar cómo quedará marcada con la letra R de colorazul la factura original, indicando que dicha factura tiene una facturarectificativa asociada.


2. GESTIÓN DE PAGOS

Este submenú le permitirá llevar un control sobre las deudas que tiene con sus

proveedores mediante la creación de una serie de recibos por cada factura que se

genere.

Podrá llevar el control de los pagos y devoluciones que se realicen de los

recibos, así como también permitirá efectuar los asientos de contabilidad referen-

tes a la cancelación de sus deudas.

Para ello, cuenta con dos opciones que son:

– Recibos: donde controlará los recibos que genera automáticamente el

programa.

– Pagos y devoluciones: para controlar y gestionar los pagos y devolucio-

nes de los recibos y su posterior contabilización.

2.1. RECIBOS

Mediante esta opción podrá establecer un control sobre los recibos emitidos,

pagados o devueltos.


EL MENÚ ALMACÉN

Podrá acceder de dos formas:

– Desde el menú Almacén -> Gestión de pagos -> opción Recibos.

– O mediante su icono de acceso directo Recibos de Proveedores, que no

aparece como predeterminado teniéndolo que activar como ya sabe.

Se abre la ventana Recibos de proveedores donde aparecen todos los reci-

bos que FacturaPlus crea de forma automática a partir de las facturas según la

forma de pago pactada con el proveedor; por ejemplo si se trata de un pago al

contado emitirá solamente un recibo, pero si el pago es porcentual o a plazos, el

programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se cancele la deuda.

Esta ventana se compone de una serie de columnas con los datos más signi-

ficativos del recibo y una barra de herramientas con los iconos necesarios para el

mantenimiento del fichero.

Como puede observar, no dispone del icono Añadir, ya que el propio progra-

ma se encarga de generarlos automáticamente a partir de las facturas como se ha

comentado anteriormente.

Las columnas de información de esta ventana son:

– G (Grupo): contiene un pequeño cuadrado de color, si es amarillo identifi-

ca al recibo original, y si es azul indica que se ha agrupado dentro de otro.

– I (Impreso): se mostrará un aspa de color azul indicando que el recibo se

haya impreso.


– Estado: situación en la que se puede encontrar un recibo respecto a su

pago, que pueden ser los siguientes:

• Emitido: se ha creado el recibo y está pendiente de pago; no se mos-

trará esta palabra en concreto, sino el espacio vacío.

• Pagado: al llegar su vencimiento ha sido efectivo su importe.

• Devuelto: llegado el vencimiento no se efectúa el pago.

– NºRecibo: código que identifica el documento compuesto por la serie A o

B, con el mismo número de la factura de la que depende y el número de

orden empezando por el uno cuando sean dos o más los recibos emitidos.

– Su NºRecibo: número de recibo que ha asignado el proveedor al documento.

– F.Exped.: el día, mes y año en se genera el documento.

– F.Vcto.: el día, mes y año en el que se debe hacer efectivo el importe del recibo.

– B. (Bandera): representación gráfica de la enseña del país.

– Importe: valor monetario del recibo.

– Proveedor: código y nombre del proveedor.

Para proceder a la modificación de los recibos, puede hacerlo mediante el

icono correspondiente, o bien haciendo doble clic sobre el recibo que se desea

modificar y se desplegará la ventana Modificación de recibos, donde podrá efec-

tuar algunos cambios en los recibos generados.

Esta ventana se compone de tres fichas: Datos Generales, Pagos y Devolu-

ciones y Documento asociado.


EL MENÚ ALMACÉN

DATOS GENERALES

En esta primera ficha se encuentran el Importe y la Fecha vto., definidos en

función de la forma de pago que se haya asignado al proveedor en la factura.

– Importe: muestra los totales individuales de cada recibo, se podrá modi-

ficar por una cantidad inferior a su valor, y el programa generará otro

recibo con el mismo número pero con un valor que complete el importe

total del recibo.

– Fecha vto.: es la fecha en que vencerá el recibo, que podrá modificarse

por una fecha anterior o posterior.

Tenga en cuenta que no se podrá modificar en esta ficha sino en la siguiente.

Estos cambios sólo podrán efectuarse cuando el recibo está Emitido o De-

vuelto, pero no podrán ser modificados si el estado es Pagado.

PAGOS Y DEVOLUCIONES

En esta ficha aparecen todos los movimientos realizados sobre el recibo seleccio-

nado, incluso es posible añadir nuevos movimientos bien sean de pago o devolución.

Se muestra una barra de herramientas con la que mantener el archivo actua-

lizado, al hacer clic en el icono Añadir se abre la ventana Pagos y devoluciones

en la que establecerá una fecha y una subcuenta de pago del recibo.


Una vez añadido el recibo, se incluirá en esta ficha.

DOCUMENTO ASOCIADO


EL MENÚ ALMACÉN

Permite generar los documentos de pago personalizado, ya que podrá definir

datos como el tipo de documento (factura, cheque…), su número identificativo del

documento, código de la entidad emisora, el importe siempre que el estado del

recibo no sea Pagado y la fecha de emisión del documento.

También tiene la posibilidad de traspasar los datos del pago o devolución a la

contabilidad de su empresa, generando un asiento reflejando el movimiento pro-

ducido, marcando la casilla Pasar nº doc. a contab.

Una vez introducidos estos datos, deberá hacer clic en el botón Aceptar, volvien-

do a la ventana principal Recibos de proveedores. Si hace doble clic en el recibo que

ha modificado, aparecerá como recibo pagado en la primera ficha Datos Gener. y en

la última ficha Documento asociado se habrá completado automáticamente la parte

derecha con los datos que se insertaron en la izquierda anteriormente.

Ficha Datos Generales, recibo Pagado

Ficha Documento asociado completada


Una vez realizadas las modificaciones oportunas, volverá a la ventana Reci-

bos de proveedores, donde aparte de los iconos típicos de mantenimiento que

ya conoce se encuentran otros característicos de esta ventana:

Generar Pago o Devol.: mediante este icono podrá agregar un

movimiento de pago o devolución del recibo seleccionado.

Tenga en cuenta que al activar este icono el programa pondrá el

estado contrario al que se encuentre el recibo automáticamente.

Compensación de Recibos: este icono le permitirá agrupar va-

rios recibos de un mismo proveedor, con igual estado y que no

sea pagado, es decir, que sea emitido o devuelto, en un único

recibo llamado Matriz.

El procedimiento a seguir es seleccionar el recibo que será el matriz y hacer clic

en este icono, entonces se desplegará la ventana Compensación de recibos.

Recibo emitido


EL MENÚ ALMACÉN

Recibo devuelto

Cuando se compense un recibo cuya divisa sea euro, tendrá visible la casilla

Compensación en euros, que al marcarla, añadirá recibos para compensar, cuya

divisa de origen sea el euro.

Si la compensación de recibos está formada por distintos recibos a la vez, el

recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros. El pago o devolución de un

recibo compensado en euros, se pasará a la contabilidad con cargo o abono a la

subcuenta de proveedor en euros.

Al hacer clic sobre el icono Añadir de la barra de herramientas que puede

observar en la anterior imagen, se abre la ventana Recibos de proveedores, don-

de deberá introducir el Nº de recibo que desea hacer corresponder al recibo ma-

triz. Mediante la búsqueda incremental le será mucho más fácil ejecutar esta tarea.

Además del icono Añadir, también dispone del icono Fil-

trar, que le permitirá hacer corresponder varios recibos al re-

cibo matriz, seleccionándolos y fijando una serie a la que per-

tenezcan e introduciendo un rango de fechas de vencimiento. Icono Filtrar


Completa esta última ventana, accederá a otra donde aparecerán los recibos

que cumplen los requisitos solicitados, puede seleccionarlos mediante el icono Se-

lección o haciendo doble clic sobre el recibo deseado.

En los recibos seleccionados aparecerá un aspa de color azul en la parte

izquierda.

Una vez seleccionados todos los recibos y aceptada la ventana, automá-

ticamente quedarán unidos al recibo matriz.

2.2. PAGOS Y DEVOLUCIONES

Esta segunda opción le permitirá establecer el control sobre los pagos y devo-

luciones realizados de los recibos, así como su contabilización.

Podrá acceder de dos formas:

– Desde el menú Almacén -> Gestión de pagos -> opción Pagos y de-

voluciones.

– A través de su icono de acceso directo Pagos y Devoluciones, que tam-

poco aparece como predeterminado.

Se abre la ventana Pagos y devoluciones de recibos a proveedores donde

aparecen todos los recibos con estado Pagado o Devuelto, que FacturaPlus pasa

automáticamente de la ventana Recibos de proveedores.


EL MENÚ ALMACÉN

Al hacer clic sobre el icono Añadir, podrá acceder a la ventana Pagos y

devoluciones donde se mostrarán campos de manera consultiva y otros donde

deberá introducir datos:

– Nº de recibo: campo para introducir mediante el icono Lupa, el número

del recibo del cual se ha realizado un pago o devolución.

– Importe: muestra automáticamente el importe total del recibo.

– Fecha movimiento: será la que muestre en el asiento contable, la mues-

tra automáticamente el programa pudiéndose modificar.

– Los campos Fecha expedición, Proveedor, Divisa, Fecha vencimiento,

Valor en Euros y Movimiento se muestran automáticamente según el

número de recibo que se indique.

– Subcuenta Pago: normalmente indicará la subcuenta de banco, ya que

sobre ésta se cargará el pago o la devolución.


3. CONTROL DE ALMACÉN

Mediante el menú Almacén, podrá llevar un control sobre el almacén o los

almacenes que posea la empresa.

Para ello, se utilizan los siguientes submenús:

– Movimientos de almacén.

– Regularización de almacenes.

– Sist. Simplificado de entradas de almacén.

A continuación, se explicará detenidamente cada uno de ellos.

3.1. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN

Una empresa puede poseer varios almacenes, por ejemplo almacén de mate-

rias primas, almacén de repuestos, almacén de envases, almacén de productos

terminados... por ello, es normal que se produzcan traspasos de mercancías de

un almacén a otro.

Cuando se produce esa situación hay que reflejarla, mediante este submenú

Movimientos de almacén que le permitirá registrar el movimiento de artículos de

un almacén a otro.

Cada vez que realice una compra o venta tendrá que fijar el almacén donde

entrarán las mercancías para el caso de las compras, o de dónde salen para el

caso de las ventas. Por defecto, se mostrará el código de almacén que está defini-

do en la ficha Valores por Defecto que accederá mediante el menú Útil -> En-

torno del Sistema -> opción Personalización.

Para reflejar el traspaso de artículos de un almacén a otro, deberá acceder de

las siguientes formas:

– Desde el menú Almacén -> Movimientos de Almacén.

– Mediante el panel de exploración en Movimientos de Almacén en la

barra de menú Almacén.


EL MENÚ ALMACÉN

– O bien, desde su icono de acceso directo Mov.Almacenes de la barra de

herramientas, que tendrá que activarlo porque no aparece como prede-

terminado.

Por cualquiera de las formas anteriores, se abrirá la ventana Movimientos

entre almacenes, compuesta de dos partes: una donde aparecen los datos de

los almacenes que intervienen; y la otra donde se reflejan los artículos que se

están traspasando.

Los campos que presentan esta ventana son los siguientes:

– Almacén origen: código del almacén del que se extrae el artículo.

– Almacén destino: código del almacén donde se depositará el artículo.

Este campo y el anterior deberán estar previamente definidos para poder

localizarlos mediante el icono Lupa.

– Causa: descripción del motivo por el que se produce el traslado del artículo.

Una vez completos los campos anteriores, deberá proceder a la introducción

de los artículos que serán traspasados de un almacén a otro, pulsando el icono


Añadir que desplegará la ventana Movimientos de Artículos, formada por los

campos siguientes:

– Producto: para introducir el artículo a trasladar mediante el icono Lupa.

Una vez insertado, aparecerá la descripción a su derecha y si éste pertenece

a una familia con propiedades asociadas, se abrirá automáticamente una

nueva ventana con todas las posibles combinaciones de estas propiedades.

Tenga en cuenta que si introduce un valor de cantidad en una de las

celdas y no hubiese suficiente stock en el almacén, el programa mostrará

una ventana de información.


EL MENÚ ALMACÉN

– Stock: campo informativo que muestra el número de unidades que que-

dan físicamente en el almacén de origen.

– Mover: muestra las unidades de producto que se trasladan al almacén

destino.

Lógicamente, estas cantidades no pueden ser nunca mayores que el stock

del producto, ya que nunca podrá trasladarse más mercancía de la que

se posee realmente.

– Ubicaciones: se mostrará únicamente si tiene activado el control de ubi-

caciones de los artículos.

Previamente configurado mediante el menú Útil -> submenú Entorno del

Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Cálcu. -> dentro del campo

Control de ubicaciones -> marcando la casilla Aplicar control de ubicaciones.

Se podrán añadir tantas operaciones de traslado como se deseen, cuando

haga clic en el botón Actualizar se ejecutará el traspaso de artículos desde el

almacén origen al destino.

Hay que hacer referencia al icono Recuperar, que aparece en la ventana

Movimientos entre almacenes.

Si se produce alguna modificación de los stocks, ésta quedará reflejadaen el Histórico de movimientos del menú Almacén.


Mediante este icono, podrá recuperar movimientos de almacén realizados con

anterioridad. Al hacer clic sobre éste, se mostrará la ventana Recuperar movi-

mientos entre almacenes, donde podrá introducir el rango de fechas y referen-

cias para que se muestren los movimientos que se produjeron en los almacenes

introducidos anteriormente.

Si no hubiera stock del producto en el almacén origen, no se recuperará el

movimiento; y si éste fuera menor que la cantidad que se movió, tras la recupera-

ción aparecerá la cantidad de artículo que queda en el almacén.

3.2. REGULARIZACIÓN DE ALMACENES

Este submenú le permitirá realizar las regularizaciones oportunas en los al-

macenes, es decir, los ajustes de stock en cualquiera de los almacenes.

Como el stock de cada artículo en el almacén es calculado automáticamente

sumando a las existencias iniciales las entradas de artículos y restando las vendi-

das, algunas veces se suceden hechos que son difíciles de controlar, por ejemplo

mercancías caducadas, devueltas, productos defectuosos… para ello cuenta con

este submenú, al cual podrá acceder de las siguientes formas:

– Desde el menú Almacén -> Regularización de almacenes.

– Mediante el panel de exploración en Regularización de Almacén en la

barra de menú Almacén.

– O bien, a través de su icono de acceso directo Regul. Almacén, que al igual

que en el anterior caso no aparece como predeterminado y deberá activarlo.


EL MENÚ ALMACÉN

Cuando accede a este submenú, se abre la ventana que se muestra en la imagen

siguiente, y que está compuesta por los campos que puede observar a continuación.

La parte superior contiene la información del almacén en el que se realizará la

operación:

– Almacén: mediante la búsqueda incremental introducirá el código del

almacén en el que realizará la regularización.

– Causa: campo que recoge el motivo de la regularización por el que se

efectúa la regularización.

Completos estos campos, pulsará el icono Añadir para generar una nueva

línea y se desplegará la ventana donde introducirá:


– Producto: insertará el código del artículo cuyo stock desea reajustar me-

diante la búsqueda incremental, debiendo estar previamente definido el

artículo.

Cuando el artículo pertenece a una familia y tiene propiedades asocia-

das, éstas se corresponderán a los campos siguientes que aparecen

automáticamente al introducir el producto.

– Cantidad: cuando el artículo introducido tiene stock en el almacén que

se regulariza, sólo le permitirá la modificación sumando o restando de

dicho stock.

En caso de que el artículo no tuviese stock en el almacén que se regulari-

za, le permitirá introducir el stock oportuno.

– Envases: cuando el artículo contiene en su ficha la captura por envases,

al poner las unidades se calcularán los envases correspondientes

automáticamente.

– Ubicaciones: aparecerán los campos correspondientes a los literales ele-

gidos para la ubicación de los artículos en el almacén, previamente con-

figurado en el menú Útil -> Entorno del Sistema -> Personalización -

> en la ficha Cálcu. -> campo Control de ubicaciones -> marcando la

casilla Aplicar control de ubicaciones.

Pero si desea realizar alguna modificación directamente sobre algún artículo,

deberá seleccionarlo y hacer clic en el icono Modificar, y se abrirá una ventana

donde únicamente podrá modificar la cantidad del artículo seleccionado y su ubi-

cación si procede.

3.3. SISTEMA SIMPLIFICADO DE ENTRADAS DE ALMACÉN

Mediante este submenú podrá gestionar las altas de artículos en el almacén a

través de un método simplificado de trabajo que agiliza la operación.

Todo ello se realizará con la introducción de una mínima información, tales datos

como códigos de barras, referencia del artículo, unidades que entran o salen…

Podrá acceder de distintas formas:

– Mediante el menú Almacén -> Sist. Simplificado de entradas de almacén.


EL MENÚ ALMACÉN

– A través del panel de exploración en la barra de menú Almacén hacien-

do clic en Sist. Simplificado de entradas.

– O bien, con su icono de acceso directo Sistema simplificado de entra-

das en alma de la barra de herramientas, que tampoco aparece como

predeterminado.

Al acceder de algunas de las formas anteriores, se abrirá la ventana Sistema

simplificado de entradas en almacén, que está compuesta por las siguientes

fichas: Captura, Configuración, Valores por defecto y Artículo.

CAPTURA

En esta ficha se muestran los campos para generar el alta de un artículo a

través de la captura de los datos: Referencia, Descripción, Código de barras,

Familia a la que pertenece, Coste, P.V.P., Precio mayorista, Almacén en el que

se encuentra, la Cantidad… aparecerán los campos en función de la configura-

ción que realice en la siguiente ficha.

Aunque también, podrá ir configurando los campos adaptándose a sus ne-

cesidades en cada momento.

Recuerde que el propósito de esta nueva herramienta, es agilizar el pro-ceso mediante la introducción del mínimo de datos, por lo que se reco-mienda tener claro cuales considera estrictamente necesarios para elalta de los artículos.


Al aceptar esta ficha se añadirá a la tabla Artículos los datos introducidos, y se borra-

rán los datos de la captura para continuar capturando otros artículos de manera rápida.

CONFIGURACIÓN

Tiene la posibilidad de marcar aquellos campos que desee capturar en la

ficha anterior. Los campos que se muestran son:

– Marcar/Desmarcar Todos: le permitirá marcar o no todas las opciones

disponibles en esta ficha.


EL MENÚ ALMACÉN

– Referencia: se encuentra marcado e inhabilitado por defecto, por tanto

es un campo obligatorio y siempre se mostrará en la ficha Captura.

– Descripción: viene marcado por defecto aunque no es obligatorio.

– Código de barras: campo no obligatorio para capturar el artículo me-

diante éste. Puede establecer un código de barras concreto en la siguien-

te ficha para realizar la captura.

– Familia: para la captura de artículos atendiendo a las familias de éstos.

Si no selecciona esta casilla, deberá indicar obligatoriamente su valor

mediante el icono Lupa.

– Proveedor habitual: mediante la búsqueda incremental podrá realizar

la captura de artículos atendiendo al proveedor habitual. Y al igual que

en Familia, si no se selecciona esta casilla, deberá indicar un valor me-

diante la búsqueda incremental obligatoriamente.

– Referencia del proveedor: es un campo opcional que permite la captu-

ra de artículos atendiendo al proveedor habitual.

– Período de reposición: al seleccionar esta casilla, la captura podrá rea-

lizarse según el período de reposición del artículo, en caso contrario, debe

indicar el dato correspondiente el campo de la derecha.

– Coste: campo no obligatorio que se encuentra seleccionado por defecto.

– Precio mayorista: campo opcional que permite capturas de artículos aten-

diendo al precio mayorista definido en la ficha siguiente.

– P.V.P.: campo opcional pero vendrá marcado por defecto.

– % Descuentos: esta casilla desactivada le permite la posibilidad de indi-

car hasta seis descuentos distintos.

– Almacén: Si no se selecciona esta casilla, deberá indicar el almacén en el

campo de la derecha mediante el icono Lupa. Este campo se inhabilita

en caso de no seleccionar la casilla Cantidad.

– Cantidad: campo opcional marcado por defecto.

– Lote (trazabilidad) / Fecha (trazabilidad): para la captura de artícu-

los según el número de lote y la fecha de caducidad.

– Precio Punto Verde: este campo opcional sólo se mostrará si en el mo-

mento de dar de alta la empresa fue marcada la casilla Punto Verde.


– Captura matricial: se mostrará activo si previamente ha configurado el

campo de Capturas matriciales del menú Útil -> Entorno del Sistema

-> opción Personalización -> en la ficha Documentos.

– Ubicaciones: este campo se mostrará si previamente se ha marcado la

casilla Aplicado control de ubicaciones del campo Control de ubica-

ciones de la ficha Cálculo a través del menú Útil -> Entorno del Siste-

ma -> opción Personalización.

VALORES POR DEFECTO

Para establecer los valores que se aplicarán por defecto a los artículos que se

den de alta mediante este submenú.

Estos campos variarán dependiendo de lo que tenga establecido en el menú

Útil -> Entorno del Sistema -> Personalización.

Algunos de los campos que forman esta ventana son:

– Códigos de barras: podrá seleccionar los formatos EAN 8, EAN 13,

Code 39 y Code 128.

– Compras: campos donde establecerá la Divisa, el Grupo Compra, la

Scta. Compra y la Scta. Abono.

– Ventas: le permite indicar el Tipo de I.V.A., el Grupo Venta, la Scta.

Venta y la Scta. Abono.


EL MENÚ ALMACÉN

– Utilizar sistema Unid./Envases: establece las Ud. Envase y la

F.Envasado.

– Precios por Propiedades.

– Control de stock.

– % Beneficio: para establecer el porcentaje de beneficio aplicado al P.V.P

y al Precio Mayorista.

– Stock: permite indicar el stock mínimo y el máximo.

– Período de Garantía: para indicar el período de garantía que tendrá el

artículo.

ARTÍCULO

En esta última ficha se muestran todos los artículos capturados.

Ejemplo: Ata simplificada de artículos

En este ejemplo procederá a la captura de artículos de una manera rápida.

Primero accederá al submenú correspondiente y deberá configurar previamenteel sistema de captura simplificado de artículos, donde marcará los campos que


desee capturar en la primera ficha Captura, como se muestra en la siguienteimagen.

Además, se establecerán los siguientes valores por defecto en la siguienteficha, tal y como se muestra en la imagen.

Una vez que ha finalizado la configuración, pasará a la ficha Captura, dondeindicará los datos en los campos y que le permitirá capturar el artículo deseado,para su alta directamente incluyéndose en el fichero Artículos.


EL MENÚ ALMACÉN

Una vez completada esta ficha, deberá hacer clic en el botón Aceptar, para queautomáticamente se trasladen los datos a la última ficha Artículo.

Se borrarán los datos de esta ficha, para poder realizar una nueva captura,siguiendo con el proceso explicado.

Todos los artículos captados, se mostrarán en la ficha Artículo.


4. HISTÓRICO DE MOVIMIENTOS

Este último submenú le presenta la posibilidad de visualizar todos los movi-

mientos y regularizaciones efectuadas en los almacenes.

Puede acceder de tres formas:

– Desde el menú Almacén -> Histórico de movimientos.

– Mediante el panel de exploración en la barra de menú Almacén hacien-

do clic en Histórico de Movimientos dentro de la cabecera Buscar.

– O bien, desde su icono de acceso directo Históricos de movimientos de

la barra de herramientas, pero deberá activarlo ya que no aparece como

predeterminado.

Al acceder de alguna de las formas anteriores, se abrirá la ventana Histórico

de movimientos que contiene los datos más relevantes de los movimientos pro-

ducidos en el almacén tanto las regularizaciones realizadas, como son: la fecha, la

hora, el almacén, el producto, las propiedades asociadas, la cantidad…


EL MENÚ ALMACÉN

También cuenta con una barra de herramientas compuesta de los iconos de

mantenimiento más característicos: Zoom, Localizar, Consulta, Imprimir, Fuen-

tes y Salir, aunque carece de los iconos Añadir, Modificar y Eliminar ya que sólo

puede visualizar las modificaciones de los stock.

Al hacer clic sobre el icono Zoom, se abre la ventana Histórico de regula-

rizaciones y mov. entre almacenes.

Esta ventana es informativa, ya que muestra los mismos datos de las colum-

nas que forman la ventana principal.

En el campo Motivo puede presentarse MOVIMIENTO o REGULARIZACIÓN,

mientras que el campo Tipo tiene las opciones de ENTRADA o SALIDA.

También hay que destacar el campo Coste, que representa el coste de las

unidades en el momento de la regularización, que se modificará cuando lo haga

el Coste Promedio, bien ya sea directamente o modificando su forma de cálculo

en el menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización -> en la

Icono Zoom


ventana Personalización del sistema -> en la ficha Cálculo -> dentro del cam-

po Método para el cálculo de costes promedio.

Mediante el icono Imprimir, podrá listar el conjunto de operaciones que se-

leccione en los distintos campos y casillas que componen la ventana que se des-

plegará al hacer clic sobre este icono.

La ventana que se muestra a continuación, compuesta de la parte superior

que se puede dejar en blanco, o bien, puede rellenarse para fijar el almacén y los

artículos a considerar.

Deberá introducir el rango de fechas deseado para visualizar, así como tam-

bién, seleccionará la clase de información que desee mostrar en el listado, me-

diante los campos Naturaleza, Tipo y Ordenado por.

Una vez configurado el listado y haber aceptado, se abrirá la ventana Desti-

no de impresión para elegir el medio en que desea obtener la información: Pan-

talla, Impresora, Fichero, Html, e-Mail o Excel.


EL MENÚ ALMACÉN

EJERCICIOS DE REPASO Y

AUTOEVALUACIÓN

1. La empresa BLANCA, S.L. desea realizar un pedido del artículo Perfume BL

Man, del cual desea solicitar a su proveedor Perfumac 30 unidades de

fragancia de gama alta (FRAG01) y 20 unidades de fragancia de media

gama (FRAG02).

Cuando lleguen los artículos entrarán al Almacén de compras/ventas (AL1),

la forma de pago acordada con el proveedor será a 30 días, y el pedido

es realizado en la fecha del 20/10/2008.

Realice todos los pasos que sean necesarios para poder efectuar este pedido.

2. Describa los pasos a seguir para la elaboración del albarán correspon-

diente al pedido anteriormente realizado con fecha del 24/11/2008.

3. Realice las operaciones oportunas para generar la factura del proveedor

Perfumac a fecha 31/10/2008, correspondiente al albarán efectuado

anteriormente.

Con la finalidad de obtener una valoración de la compra, y así poder

comparar la facturación que obtenga con la que reciba del proveedor.

4.

a. Suponga que en la factura anterior existe un error y desea modificarlo.

Para ello, realice una factura rectificativa donde se incluya este cam-

bio, debido a su desconocimiento en el momento de la generación de

la factura.

FACTURAPLUS 2008300

El cambio lo realizará el 10/11/2008, e incluirá lo siguiente:

• Añadir el producto Perfume Blanc de fragancia intensa (FRAG01)

con 25 unidades en la factura, ya que cuando se generó la factu-

ra no se conocía que se iba a realizar el pedido de ese producto.

b. Una vez realizada la factura rectificativa, el día 12/11/08 se da cuenta

de que el proveedor le va a incluir unos gastos de transporte de 55€.

Los cuales tampoco se conocían, por ello realice lo necesario para la

rectificación de la factura rectificativa con la finalidad de reflejar ese

gasto.

5. La factura que se generó en el ejercicio 3, con fecha a 31/10/08 ha crea-

do de forma automática un recibo de fecha 30/11/08, por el importe

total de la deuda, ya que la forma acordada con el proveedor Perfumac

era a 30 días.

Indique el procedimiento a seguir para visualizar el recibo, y a continua-

ción, para concluir con el ejercicio, realice las operaciones necesarias para

la devolución del recibo al no estar conforme, con fecha a 04/11/2008.

UNIDAD DIDÁCTICA 2.2 L ENÚ ALMACÉN · cluido esta primera parte, deberá dar de alta a los...

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