Unidad Didáctica 1 Word

Unidad didáctica 1:

Mecanización y automatización de

oficinas

Procesador de textos: Word

Mecanización y automatización de oficinas

Presentación

En la presente unidad didáctica aprenderás el concepto de mecanización y automatización y comprobarás qué ha supuesto para el trabajador la utilización de las nuevas tecnologías de la información. Se analizará el concepto de las telecomunicaciones y se conocerán sus medios de transmisión. También estudiarás la clasificación de estas nuevas tecnologías de la información, verás cuáles son, su funcionamiento y sus funciones en el trabajo diario de una oficina.

Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer la definición de mecanización y automatización, así como sus aplicacio-nes en la oficina. Adquirir nociones básicas sobre qué son las telecomunicaciones, sus ventajas y los diferentes medios de transmisión que existen. Distinguir las funciones y características de los diferentes instrumentos que hoy

en día se utilizan en una oficina adaptada a las nuevas tecnologías de la

información.

Unidad Didáctica 1 Contenidos de la Unidad Didáctica: 1. Antecedentes y evolución histórica. 2. Telecomunicaciones. 3. Módem y correo electrónico. 4. Facsímil o telefax. 5. Los equipos de reproducción y

cálculo. Resumen.

Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación.

Solucionario ejercicios de repaso y

autoevaluación.

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Antecedentes y

evolución histórica

El mayor apogeo de la Revolución tecnológica de la información se produjo en la

década de los 90 y el mismo, transformó el proceso de trabajo con la

introducción de nuevas formas sociales y técnicas de división del trabajo. La ma-

quinaria basada en la microelectrónica necesitó toda la década de los 80 para

penetrar plenamente en la fabricación y sólo en los 90 los ordenadores

interconectados (mediante redes) se han difundido ampliamente por todas las

actividades de procesamiento de la información, que es el núcleo del

denominado sector servicios. A mediados de los años 90, el nuevo paradigma

informacional asociado con el surgimiento de la empresa-red ya estaba bien

situado y listo para desarrollarse.

1.1. Mecanización y automatización Primero la mecanización y luego la automatización han venido transformando el

trabajo en la oficina durante décadas.

1.1.1. Mecanización A pesar de los obstáculos, las nuevas tec-

nologías de la información fueron dando una

mayor libertad para que los trabajado-res

integrados en una red, dentro de su ofici-

na, realizasen plenamente todo su potencial

de productividad.

Varios factores aceleraron la transformación

del proceso de trabajo: la tecnología infor-

mática y sus aplicaciones, que en la década

de los 90 ya progresó a saltos agigantados,

se hizo cada vez más barata y mejor, con lo

Nuevas tecnologías en el ámbito de una oficina

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Unidad Didáctica 1

que fue asequible y utilizable a gran escala; la competencia global

desencadenó una carrera tecnológica/ejecutiva entre compañías de todo el

mundo; las organizaciones evolucionaron y adaptaron nuevas formas que, por

lo general, se basaron en la flexibilidad y la interconexión.

La amplia difusión de las tecnologías de la información ha ocasionado efectos

en las oficinas muy notables e importantes, como el incremento de trabajo

directo, es decir, ha otorgado poder al trabajador, ya que no hay que despla-

zarse a otro departamento dentro de la oficina para mirar un documento,

sino que éste puede abrirse directamente desde el sitio de trabajo, no hay

que ir a hablar con un compañero de otro departamento, sino que se le envía

un mensaje mediante el ordenador, etc.

1.1.2. Automatización

Lo que tiende a desaparecer mediante la automatización son las tareas

repetitivas de rutina, que pueden programarse para que los ordenadores las

realicen y trae consigo un ahorro de tiempo para el trabajador de la oficina

y, por tanto, una mayor productividad y eficacia en la empresa.

Para concluir, debe quedar claro que la utilización en la oficina de las

nuevas tecnologías de la información reemplazan el trabajo manual por uno

auto-mático y por ello, también facilitan notablemente el solucionar algún

error cometido. Por ejemplo, si estás escribiendo un documento y te

equivocas ya no hay que repetirlo entero, sino que, utilizando el programa

adecuado para la escritura del mismo, sólo habrá que conocer el

funcionamiento del teclado del ordenador para realizar esa modificación,

etc.


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Telecomunicaciones

En sentido amplio, las telecomunicaciones las podemos definir como los medios

para transmitir, emitir o recibir signos, señales, escritos, imágenes fijas o en movi-

miento, sonidos o datos de cualquier naturaleza entre dos o más puntos geográfi-

cos o cualquier distancia a través de cables, radioelectricidad, medios ópticos u

otros dispositivos electromagnéticos.

No obstante, este significado ha evolucionado rápidamente por la convergencia

de diferentes tecnologías que han posibilitado la interconexión de aparatos elec-

trónicos y por la comunicación entre personas, no sólo en una sino en varias

direcciones.

El concepto se utiliza indistintamente

como sinónimo de transmisión de datos,

de radiodifusión, de comunicación de voz

y también se le identifica con algunos

componentes de la industria del

entretenimiento. Se ha adoptado el

término de telecomunicaciones para

incluir a sistemas de comunicación

alámbricos e inalámbricos, en una o más

direcciones, donde queda incluido el

término radiodifusión (broadcasting). El

concepto tele-comunicaciones se ha

enriquecido por la emergencia de medios

interactivos como la misma telefonía,

computación, televisión y televisión por

cable, que paulatinamente vienen

disminuyendo las diferencias

tecnológicas existentes entre ellos.

Símbolo de telecomunicaciones

Las telecomunicaciones de la actualidad se conforman básicamente por tres

grandes medios de transmisión: cables, radio y satélites. 15

Unidad Didáctica 1

3 Módem y correo electrónico

3.1. Módem El módem permite conectar un ordenador a una línea telefónica para recibir o transmitir información; por tanto, la comunicación entre ordenadores situados en distintas zonas geográficas, se logra mediante la utilización de las redes tele- fónicas y los módems. Dentro de esta comunicación, debemos distinguir en un extremo el ordenador

EMISOR de los datos y en otro extremo el ordenador RECEPTOR de esos datos,

ambos vinculados por un CANAL de transmisión por donde viaja la información,

es decir, por el módem. Te estarás preguntando cómo se realiza ésto ¿verdad?, pues te vamos a explicar.

El ordenador es un dispositivo digital y la línea de teléfono trabaja con informa-

ción de tipo analógica, por lo que es el MÓDEM el conversor digital-analógico y

viceversa. Un módem por un lado, recibe información digital de un ordenador y

la convierte en analógica, apropiada para ser enviada por una línea telefónica y

por otro lado, de esta última recibe información analógica para que la convierta

en digital, para ser enviada al ordenador.

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3.2. Correo electrónico En una oficina, si lo que queremos es enviar y recibir mensajes a través de un

ordenador, el correo electrónico es el recurso básico y que más se utiliza. Son ya

muchas las empresas, asociaciones y administraciones públicas que han adoptado

el correo electrónico como medio de comunicación y transmisión de datos, com-

plementando o sustituyendo a medios tradicionales como el correo postal, el

teléfono o el fax. Cada semana surgen miles de nuevos usuarios. El uso del

correo electrónico está cambiando hábitos en las empresas. Su funcionamiento es simple: con un programa informático semejante a un

procesador de textos, se escribe un mensaje y se indica la dirección electrónica

donde desea enviarse. Allí queda depositado en otro ordenador o buzón hasta

que el destinatario lo lea.

Símbolo de correo electrónico Para comprender un poco mejor su funcionamiento, distinguimos este proceso en dos partes:

– Primera y fundamental, disponer de correo electrónico, ya que cada usua-

rio tiene una dirección electrónica exclusiva. Por ejemplo:

[email protected] es la dirección electrónica de Rodrigo, que

consta de un nombre seguido del signo arroba (@). y el DNS (Domain Name

Server) del equipo, en este caso el servidor ciberconta de la Universidad

de Zaragoza, en España, que es el servidor al que esta persona está 17

Unidad Didáctica 1

suscrita para poder utilizar el correo electrónico. Con este sistema, cada usuario de la red está identificado con una dirección, que es como el número de teléfono.

– Segunda e igual de importante, conocer la dirección de correo electrónico del/os destinatario/s del mensaje.

También es fundamental saber manejar un programa de correo electrónico de los muchos que existen, como el Microsoft Outlook, Eudora, etc. Utilizar el correo electrónico en la oficina conlleva una gran cantidad de

ventajas en relación con las formas más tradicionales de correo. Algunas de

ellas son las siguientes: rapidez, comodidad, economía, etc. Además, la

información que se puede transmitir mediante E-Mail, no se restringe a

mensajes de texto, sino que también pueden enviarse programas, imágenes,

ficheros.

4 Facsímil o telefax

Dada una hoja con texto, el servicio de telefax o facsímil permite obtener una

copia de la misma en un lugar distante, a través de una línea telefónica

estableci-da entre dos máquinas de fax.

Dos aparatos de telefax comunicados telefónicamente son como dos fotocopiadoras.

El telefax que recibe la in-formación hace una reproducción de la hoja original usando

su sistema de impresión. Cada máquina de telefax contiene un teléfono, un sistema

de barrido de imagen y un sistema de impresión. Para enviar un fax los pasos a seguir son:

– Introducir el/los documento/s a enviar en el telefax con la cara impresa hacia arriba, en la ranura de alimentación de papel hasta que note una firme resistencia. La página de arriba será arrastrada automáticamente

hacia el interior del telefax por el mecanismo de alimentación.

– Marcar el número al que se desea enviar ese fax.

– Pulsar la tecla START/COPY.

– El telefax establece la comunicación; si el teléfono al que llamamos está

ocupado, se producirá una repetición automática de la llamada.

– Ahora comienza la transmisión; el aparato receptor de fax, envía su identi-ficación que aparece en la pantalla del telefax.

– Si la comunicación no ha sido correcta, se imprimirá un mensaje de error y si se desea finalizar la transmisión se puede parar pulsando el botón STOP.

Unidad Didáctica 1

5

Los equipos de

reproducción y cálculo

En las oficinas los equipos de reproducción o medios de reprografía más

utilizados son las fotocopiadoras y, en algunas otras, con más volumen de

trabajo o trabajos más específicos y especializados, las multicopistas.

– Fotocopiadora: es un aparato que reproduce fielmente cualquier docu-

mento gráfico original mediante la técnica fotográfica. El uso de estas má-

quinas está muy extendido por la facilidad y rapidez con que efectúan

cual-quier número de copias que se necesiten.

Fotocopiadora

El manejo de una fotocopiadora es muy simple, pues su panel superior muestra las distintas opciones de copiado, así como cualquier incidencia

que se produzca.

Según la fotocopiadora que utilicemos, tendrá más o menos funciones, como ampliación y reducción de la fotocopia sobre el tamaño original,

fotocopias a color, etc. 20


– Multicopista: esta máquina ofrece la posibilidad de realizar un gran nú-

mero de copias en un tiempo reducido y hacer carteles a color y en

diferentes tamaños. Su uso en las oficinas no es muy habitual, debido a la

inversión que supone la compra de una máquina de este tipo.

Con respecto a los medios de cálculo que se utilizan en la oficina hoy en día e inequívocamente, hay que hablar del ordenador, ya que con él podremos hacer cálculos y procesar la información.

- Ordenador: es un sistema cuyas salidas o resultados son función de sus

entradas, constituidas por datos e instrucciones con las que tendrá que

realizar unos determinados cálculos y procesos para llegar a un

resultado.

Existen diversas aplicaciones que se pueden instalar en el ordenador y que realizan de una forma muy rápida y fácil de utilizar, grandes cálculos. Por ejemplo: la aplicación de la calculadora tanto estándar como científica, el trabajo con un programa de hoja de cálculo, etc.


R

Resumen

La gran difusión de las nuevas tecnologías de la información ha ocasionado

efectos muy notables e importantes en las oficinas, para que los

trabajadores puedan realizar plenamente todo su potencial de

productividad, ya que se ha reemplazado el trabajo manual por uno

automático, lo que conocemos con el término automatización. Podemos definir las telecomunicaciones en una oficina como el manejo de

las nuevas tecnologías y su aplicación a los negocios. En este punto cobra

gran importancia el conocimiento y manejo de las herramientas de correo

electrónico en Internet. Por ejemplo, el módem que nos permite conectar

un ordenador a una línea telefónica. La utilización del correo electrónico en la oficina nos aporta rapidez,

comodidad, economía, entre otras, frente al correo tradicional. Pero

además también podemos mandar imágenes, programas y archivos. Por lo

cuál podemos decir que el uso del correo electrónico ha cambiado los

hábitos en las empresas. Una herramienta de comunicación que podemos encontrar en la gran mayo-ría de las oficinas es el servicio de telefax o facsímil, que nos permite obtener una copia de una hoja en un lugar distante. En cuanto a los equipos de reproducción o medios de reprografía más utiliza-dos son la fotocopiadora y en algunas otras, con más volumen de trabajos o trabajos más específicos y especializados, las multicopistas. Como medio de cálculo de una oficina hemos de destacar el ordenador, el cuál nos permite realizar cálculos y procesar información.


V

Vocabulario

MICROELECTRÓNICA: La micro-

electrónica es la tecnología de desa-

rrollo y de producción de circuitos

integrados, con el fin de lograr

empaquetar dentro de unas pastillas

de si-licio de unos pocos

centímetros cuadrados de

extensión, miles y hasta millones de

transistores, reduciendo cada vez

más las dimensiones de éstos, que

en el momento actual pasan por el

orden de las 0,5 micras.

RED: Agrupación tanto de ordenadores

como de programas que comparten re-

cursos entre sí, admitiendo unas

«reglas de comportamiento» a partir

del uso de unos medios de transmisión

comunes, como puede ser el módem si

los ordenadores que forman la red

están distanciados geográficamente,

los cables que conectan los

ordenadores en red dentro de una

oficina y el mismo sistema operativo.

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Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. El mayor apogeo de la revolución tecnológica de la información se pro-

dujo en la década de:

1980. 1990. 1970. 2000.

2. ¿Qué ha venido transformando el trabajo en las oficinas durante

décadas?

La mecanización y la automatización. Las telecomunicaciones. El correo electrónico. El módem.

3. Las telecomunicaciones son los medios para:

Transmitir. Recibir. Emitir. Todas son correctas.

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Unidad Didáctica 1

4. Los grandes medios de transmisión que utilizan las telecomunicaciones son:

Cables, radio y módem. Internet, cables y satélites. Cables, radio y satélites. Ninguna es correcta.

5. Señala cuál de estos medios no es considerado una nueva tecnología:

Correo electrónico. Telefax. Teléfono. Aplicaciones de cálculo.

6. El módem trabaja:

Vía satélite. Con la red dentro de una oficina. Con la línea telefónica. Todas son correctas.

7. En una oficina, si lo que queremos es enviar y recibir mensajes a través de un ordenador, lo que más se utiliza es:

Correo electrónico. Teléfono. Telegrama. Telefax.

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8. Marca cuáles de los siguientes equipos no son de reproducción o cálculo

en una oficina:

Ordenador. Fotocopiadora. Multicopista. Módem.

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Solucionario ejercicios de repaso y

autoevaluación 1. 1990. 2. Las telecomunicaciones. 3. Transmitir. 4. Ninguna es correcta. 5. Teléfono. 6. Con la línea telefónica. 7. Correo electrónico. 8. Módem.

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