UNIDAD ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

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San José, Costa Rica/Teléfono: (506)2212-9986/Fax: (506) 2212-9972/Web: www.bncr.fi.cr/email: [email protected] Pág. 1 de 15

San José, 05 de agosto de 2016

BNCS-UAF-179-2016

M.B.A.

Carlos Solís Hidalgo

Gerente General

BN Corredora de Seguros, S.A.

Estimado señor:

En cumplimiento de lo dispuesto por la Contraloría General de la República en las “Directrices que

deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final de su Gestión, según lo

dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno (D-1-2005-CODFOE)”

hago de su conocimiento el informe final de mi gestión como Jefatura de la Unidad Administrativa-

Financiera de BN Sociedad Corredora de Seguros, cargo que ocupé hasta el 18 de julio del 2016.

Sin otra consideración,

Alejandra Salazar Robinson

Cédula: 1-0855-0018



BN CORREDORA DE SEGUROS, S.A


INFORME FINAL DE GESTIÓN

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE NOVIEMBRE 2010 A JULIO 2016

ALEJANDRA SALAZAR ROBINSON

JEFATURA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

JULIO 2016



Contenido

Introducción ........................................................................................................................... 4

Presentación ........................................................................................................................... 5

A. Labor sustantiva de la Unidad Administrativa-Financiera ........................................... 5

B. Otras Actividades Relevantes y/o Proyectos en curso desarrolladas en el periodo. 10

C. Cambios ocurridos en el entorno durante el período de mi gestión, incluyendo

principales cambios acontecidos en el ordenamiento jurídico que afectaron el quehacer

institucional o de la unidad a mi cargo. ............................................................................. 10

D. Estado de evaluación del sistema de control interno. ............................................... 11

E. Principales logros alcanzados durante mi gestión, de conformidad con la planificación

institucional o de la unidad, según corresponda. .............................................................. 11

F. Estado de los proyectos más relevantes, existentes al inicio de mi gestión y los que

dejó pendiente de concluir y sugerencias para la buena marcha de la institución o de la

unidad. ................................................................................................................................. 12

G. Administración de los recursos financieros asignados durante mi gestión. ............. 13

H. Activos asignados a mi persona y recibidos formalmente por la Administración. ... 13

I. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante mi gestión me

hubiera girado la Contraloría General de la República. .................................................... 14

J. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante

mi gestión me hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad

propia de cada administración. .......................................................................................... 14

K. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante mi gestión me

hubiera formulado la Auditoría Interna. ........................................................................... 14

L. Estado actual de cumplimiento de las directrices definidas dentro del Código de

Gobierno Corporativo. ........................................................................................................ 14

M. Agradecimiento ........................................................................................................... 15



Introducción

BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. es una sociedad anónima del Banco Nacional de Costa Rica,

que opera bajo la figura de Sociedad Corredora de Seguros, autorizada por la Superintendencia

General de Seguros (SUGESE) en octubre de 2009, bajo el número de licencia SC-09-102, de

conformidad con lo indicado en el Artículo 22 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, creada

con el fin primordial de brindar un servicio personalizado que se ajuste a las necesidades que tiene

cada persona y empresa en materia de seguros y de administración de riesgos.

Artículo 22 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros:

…“Las sociedades corredoras de seguros son personas jurídicas inscritas en el Registro

Mercantil como sociedades anónimas, cuyo objeto social exclusivo será la intermediación

de seguros bajo la figura de correduría de seguros. Dicha intermediación la realizará sin

que actúe en nombre ni por cuenta de una o varias entidades aseguradoras y la ejercerá

únicamente mediante corredores que cuenten con la licencia y acreditación

correspondientes.”…

El 15 de noviembre del 2010, ingresé a trabajar a la Corredora como Contadora, posteriormente el

01 de marzo del 2013 pasé a desempeñar el puesto de Jefatura Administrativa-Financiera, con el

objetivo de crear y desarrollar la Unidad Administrativa-Financiera, lo cual conllevó un proceso de

planeación y organización, que contemplaba adecuar la estructura contable, presupuestaria, de

contratación administrativa, de personal, así como la parte ambiental de la sociedad, separada de

los demás departamentos.



Presentación

Este informe constituye un documento con los resultados obtenidos durante mi gestión como

Jefatura Administrativa-Financiera, con el fin de que sea uno de los medios para garantizar la

transparencia de mis actuaciones durante el desempeño de mis labores y que a la vez permitirá que

los respectivos sucesores cuenten con información relevante para el desempeño del puesto

designado.

Este informe contiene las principales funciones realizadas, los proyectos desarrollados, la

contribución en procesos estratégicos y finalmente las labores pendientes y los asuntos que

requieren de continuidad, por parte de la Unidad Administrativa-Financiera.

A. Labor sustantiva de la Unidad Administrativa-Financiera

1. Implementación de la Unidad Administrativa-Financiera.

A partir del 01 de marzo del 2013, se procedió con la redistribución de funciones dentro de la

Corredora para centralizar los procesos administrativos, contables, presupuestarios, de

contratación administrativa, de personal, gobierno corporativo y ambiental en una sola Unidad.

Del 2013 al 2016 la Unidad sufrió una serie de modificaciones en su estructura organizativa, hasta

alcanzar una adecuada conformación, a saber:

Jefatura Administrativa Financiera: aprobada a partir del 01 de marzo del 2013.

Contador: aprobada desde el 2010, pero necesitó una nueva contratación, ya que

yo tenía ese puesto.

Asistente Administrativa: aprobada desde el 2010.

Auxiliar Contable: aprobada en el 2014.

Enlace Administrativo de RRHH: aprobada en el 2016, hecha la contratación,

pendiente de ingreso la nueva funcionaria al día de mí salida.

2. Recomendación, elaboración y ejecución de políticas y procedimientos para el adecuado

control interno en la Unidad.

La elaboración, recomendación y ejecución de políticas y procedimientos es un proceso continuo,

que forma parte del ciclo de gestión de calidad, durante el periodo de mi gestión se elaboraron

internamente las siguientes políticas y procedimientos:



PR06PI01 Desarrollo de la Planificación

RE01-PR06PI01 Formulario Resumen para Integrar el Plan-Presupuesto

PR07PI01 Seguimiento y liquidación del Plan Anual Operativo

RE02-PR16PI01 Registro de las políticas y decisiones acordadas por JD en materia de

gobierno corporativo.

PR01GA01 Selección y retención de los colaboradores y corredores en BNCS.

Procedimiento para el cálculo y pagos de los Incentivos Salariales

PR04GA01 Manejo de Expedientes y seguimiento de Personal.

RE01-PR04GA01 Constancia del Contenido del Expediente.

PR05GA01 Procedimiento para realizar solicitudes y control de vacaciones.

PR06GA01 Desarrollo, ejecución y seguimiento del plan de formación de los colaboradores

de BN Corredora de Seguros.

RE01-PR06GA01 Programa anual de capacitación.

PR32GA01 Procedimiento para el cálculo y pagos de los Incentivos Salariales.

RE01-PR32GA01 Hoja de cálculo pago Incentivos Salariales.

RE02-PR32GA01 Informe reconocimiento de Incentivos Salariales.

PR41CF01 Procedimiento sobre la ejecución, control y evaluación presupuestaria.

AN01-PR41CF01 Guía para la generación de confirmación de presupuesto.

AN02-PR41CF01 Guía para el registro de ingresos y gastos en el sistema.

AN03-PR41CF01 Lineamientos para el cumplimiento de las fases del presupuesto.

RG01-GA01 Reglamento de operaciones del comité de licitaciones BNCS.

RG04-GA01 Reglamento para la rendición de cauciones en BN Sociedad Corredora de

Seguros.

RG01-CF01 Reglamento para la aprobación de variaciones al Presupuesto de BNCS.

3. Implementación del Sistema Financiero Wizdom.

Este proyecto inició desde el año 2011, con la formulación del cartel y la invitación para la

contratación de las empresas para el concurso de compra de una herramienta financiera para BN

Corredora de Seguros, S.A.

Pero no fue hasta el 2013 que se empezó con la implementación de este software, el cual contempla

los siguientes módulos:

Contable.



Auxiliar de Bancos.

Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Auxiliar de Cuentas por Pagar.

Presupuesto.

Posteriormente, se amplía esta compra y se adquieren los siguientes módulos:

Vacaciones.

Autogestión.

Planificación: para este último módulo quedó pendiente la revisión de una mejora solicitada

a principios del año 2016.

Tropicalización del Módulo de Cuentas por Cobrar para adecuarlo a las necesidades de la

Corredora.

Todos estos módulos quedaron implementados, probados y en funcionamiento, a excepción de lo

indicado en el módulo de Planificación.

4. Implementación del Comité Ambiental.

Durante mi gestión se organizó el Comité Ambiental, el segundo semestre del 2014, integrado por

personal de la Corredora para cumplir con lo dispuesto por el MINAET y para lograr de manera

voluntaria el Galardón Bandera Azul Ecológica.

En estos dos años se logró:

Galardones Bandera Azul Ecológica para los años 2014 y 2015.

Nota superior a 90 en las supervisiones del MINAET, en el 2014 y 2015.

Para el 2016, se presentó la inscripción a Bandera Azul Ecológica y se recibió una auditoría por parte

del MINAET. Quedó pendiente de presentar el primer informe semestral para el MINAET, ya que su

elaboración normalmente se hacía para el último día del mes de julio de cada año.

5. Presentación de Estados Financieros Auditados.

Durante mi gestión se presentaron los Estados Financieros Auditados de los periodos 2010 al 2015,

todos con el dictamen del auditor externo sin salvedades.



6. Presentación de Informes a la Contraloría General de la República.

Se presentaron los siguientes informes a la Contraloría General de la República, durante mi gestión:

Informes trimestrales: junio, setiembre y diciembre 2013; marzo, junio, setiembre y

diciembre 2014; marzo, junio, setiembre y diciembre 2015 y marzo 2016.

Informes semestrales: junio y diciembre 2013; junio y diciembre 2014 y junio y

diciembre 2015.

Presupuestos Anuales: 2014, 2015 y 2016.

Presupuestos extraordinarios: 2014 y 2015.

Al último día de mi gestión, no se recibieron llamadas de atención por parte del ente supervisor.

7. Elaboración de planes de Trabajo y Capacitación

Plan de Trabajo.

Para cumplir con una recomendación para mejorar el control en la Unidad, a partir del mes de enero

del 2016 se solicitó a los miembros de la Unidad, por medio de un memorándum, la elaboración

trimestral de los planes de trabajo, mismos que debían actualizarse mensualmente.

Plan de Capacitación Anual:

Las Grandes Organizaciones deben encontrar mecanismos que den a sus colaboradores los

conocimientos, habilidades y actitudes que se requiere para lograr un desempeño óptimo.

Es por ello que la Unidad Administrativa-Financiera, como parte de esta estrategia y su compromiso

por brindar un servicio de calidad y mantenerse actualizado, desarrollaba anualmente un Plan de

Capacitación, que iba de la mano con la legislación costarricense, tomando en cuenta las tendencias

y regulaciones mundiales y las características del mercado en el que se desenvuelve BN Corredora

de Seguros.

El principal objetivo fue mantenerse actualizado en materia contable, presupuestaria, tributaria, de

contratación administrativa, de personal, entre otros.; así como cerrar las brechas existentes en los

miembros de la Unidad.

Asimismo, esta Unidad desarrollaba la Inducción de las nuevas contrataciones, cuya metodología

utilizada consistía en presentaciones presenciales, dadas por funcionarios de los departamentos y

unidades de que conforman la Corredora.



Por otra parte, se llevó a aprobación de la Junta Directiva de la Corredora, los Planes de Capacitación

de los años, 2014, 2015 y 2016.

8. Impulso y contribución en el desarrollo de la metodología para establecer el enlace

adecuado entre la ejecución contable y la presupuestaria.

Bajo mi gestión se creó la metodología para establecer el enlace adecuado entre la ejecución

contable y la presupuestaria, ya que anteriormente a esto se llevan los controles de manera

separada.

Se procedió a conciliar de manera mensual la ejecución de esta propuesta.

9. Impulso y contribución en la actualización de los Procedimientos.

Durante el año 2015, se procedió con la revisión del 100% de los procedimientos vigentes y con la

creación de al menos un procedimiento por cuatrimestre que le diera un valor agregado al control

interno dentro de la organización.

10. Integración entre las compras institucionales de bienes y servicios y el presupuesto.

Durante mi gestión se implementó la metodología para integrar las compras institucionales de

bienes y servicios y el presupuesto, para mejorar el control presupuestario y darle el seguimiento

adecuado a que todas las compras contaran con el contenido presupuestario correspondiente.

11. Consultas varias ante la Superintendencia de General de Seguros SUGESE.

Con el fin de aclarar el alcance de la Normativa Contable, la Unidad Administrativa Financiera, realizó

varias consultas a la Superintendencia General de Seguros:

Utilización de las cuentas de “Disminución del Impuesto sobre la Renta”, por parte de los

intermediarios de seguros.



Registro adecuado de las provisiones por incentivos salariales.

B. Otras Actividades Relevantes y/o Proyectos en curso desarrolladas en el periodo.

Adicionalmente, a estos procesos en paralelo se fueron desarrollando otras labores:

a. Se atendieron las solicitudes de información por parte del Servicio Civil.

b. A partir del 2015 se trasladó a la Unidad el control del tema de Gobierno Corporativo,

para lo cual se atendieron las recomendaciones de la Auditoría Interna al respecto.

c. Control y seguimiento del Módulo de Recursos Humanos de la Contraloría General de

la República.

d. Control del Plan de Capacitación de los miembros de Junta Directiva.

e. Se formó parte de los siguientes comités y comisiones:

Equipo Gerencial

Comisión de Presupuesto.

Comisión Ambiental.

Comité de Contratación Administrativa.

C. Cambios ocurridos en el entorno durante el período de mi gestión, incluyendo principales

cambios acontecidos en el ordenamiento jurídico que afectaron el quehacer institucional

o de la unidad a mi cargo.

El mercado asegurador costarricense se abre a la competencia en el año 2008, a partir de ese

momento se dan una serie de cambios, entre ellos la entrada de nuevos participantes y

competidores, así como la creación de la Superintendencia General de Seguros SUGESE, con el fin

de regular el mercado creando normas específicas y generales para regular la actividad aseguradora.

Entre ellos las siguientes:

Plan de Cuentas para las entidades de seguros.

Normativa contable aplicable a los entes supervisados por SUGESE.



Reglamento relativo a la información financiera de entidades, grupos y conglomerados.

Reglamento sobre la comercialización de seguros.

Además, la Contraloría General de la República, comunicó las Normas Técnicas del Presupuesto

Público.

D. Estado de evaluación del sistema de control interno.

Como parte del compromiso de la Unidad Administrativa-Financiera con el fortalecimiento del

Sistema de Control Interno se desarrollaron planes de acción para aquellas debilidades encontradas

durante los procesos anuales de autoevaluación.

Asimismo, durante mi gestión, siempre se veló por el fiel cumplimiento del marco regulatorio y las

normas establecidas en BN Corredora de Seguros, así como el cumplimiento de las

recomendaciones de Auditoría Interna, la Unidad de Control Interno y los acuerdos de la Junta

Directiva.

E. Principales logros alcanzados durante mi gestión, de conformidad con la planificación

institucional o de la unidad, según corresponda.

Proyectos relevantes de mi gestión:

44

7 2 0 1

CumplimientoTotal

CumplimientoAlto

CumplimientoMedio

Cmplimiento Bajo Incumplimiento

Resultados Unidad Administrativa-Financiera 2015



a. Implementación de la Unidad Administrativa-Financiera.

b. Implementación del sistema financiero.

c. Implementación del comité ambiental y los logros ganados en los últimos 2 años.

d. Elaboración de planes de Trabajo y Capacitación.

e. Estados Financieros con dictamen de la auditoría externa sin salvedad.

f. Integración contabilidad-presupuesto.

g. Dejar conformado el equipo adecuado para una adecuada segregación de funciones.

h. Revisión para un cobro adecuado de los servicios prestados por el Banco Nacional de Costa

Rica a la Corredora.

i. Participación activa en la formulación del Manual de Disposiciones Internas, hoy

Reglamento Autónomo de Servicio de BN Corredora de Seguros.

j. Participación en la formulación del Plan Estratégico, Modelo de Gestión y Presupuesto de

BN Corredora de Seguros.

F. Estado de los proyectos más relevantes, existentes al inicio de mi gestión y los que dejó

pendiente de concluir y sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad.

Existen algunos proyectos y procesos pendientes de continuidad o finalización para fortalecer al

área financiera-contable, entre las responsabilidades del área.

Revisión final de la mejora del Módulo de Planificación.

Envió de los informes trimestral y semestral a junio a la Contraloría General de la República,

pendientes de llegar a Junta Directiva.

Informe ambiental para el MINAET del primer semestre 2016.

Seguimiento al plan de capacitaciones de la Corredora y llevar a Junta Directiva el informe

de avance del primer semestre 2016.

Inducción de nuevos ingresos del 2016.

Seguimientos a los Planes de Acción para el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno

– Autoevaluación 2015.

Mejora solicitada por la Auditoría Interna de los procedimientos presupuestarios e

incentivos salariales.



Seguimiento a las nuevas implementaciones para la evaluación del desempeño de los

funcionarios de la Corredora.

Seguimiento de los nuevos contratos (seguridad, limpieza) y otros requisitos para

administrar el 100% del edificio.

Presentar a Junta Directiva los Estados Financieros trimestrales a junio 2016.

G. Administración de los recursos financieros asignados durante mi gestión.

Durante el período de mi nombramiento, se asignó presupuesto para:

Plan de Capacitación del personal de la Unidad Administrativa-Financiera y Junta Directiva, el cual

se ejecutó adecuadamente, siempre obedeciendo los principios de buen uso de los fondos públicos

en términos de economía, eficacia y eficiencia, compra de mobiliario y actualización del software

financiero.

H. Activos asignados a mi persona y recibidos formalmente por la Administración.

De los activos asignados a mi persona se hace el respectivo descargo y entrega a la Unidad Financiera

Administrativa, que de por recibidos los mismos en perfecto estado de funcionamiento.

PLACA ACTIVO MARCA MODELO SERIE CARACTERISTICAS

125 Silla Ejecutiva FELIX-O FELIX-O N/A Con descansa brazos

135 Mueble para Ampos NO NO NO Gris

145 Computadora portátil HP ProBook650G1 5CG423GHMP Color Negro

380820 Teléfono CISCO 7911G FCH11409BD4 Ejecutivo Gerencial

397219 Archivador móvil NO NO NO Tipo Arturito

499574 Monitor HP HP COMPAQ LE711 CNC240PRBM Pantalla plana 17 pulg

510198 Archivador móvil NO NO NO Para Expedientes

502601 Silla de Espera NO NO NO Color Negra

502600 Silla de Espera NO NO NO Color Negra

434092 Escritorio NO NO NO Modular



I. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante mi gestión me hubiera

girado la Contraloría General de la República.

La Contraloría General de la República no ha hecho observaciones para la Unidad Administrativa-

Financiera, durante mi gestión.

J. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante mi

gestión me hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia

de cada administración.

El plan de acción a las recomendaciones de las Cartas a la gerencia de la Auditoría Externa KPMG,

se encuentran cumplidas.

K. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante mi gestión me

hubiera formulado la Auditoría Interna.

BNCS-AI-015-2012 Estudio Regular de Políticas Contables, Procedimientos Contables, cumplida.

BNCS-AI-015-2012 Estudio Regular de Políticas Contables, Procedimientos Presupuestarios,

pendiente y ampliada la fecha de cumplimiento.

BNCS-AI-022-2012 Estudio Especial Revisión SEDI y bono de productividad 2010, pendiente y

ampliada la fecha de cumplimiento.

BNCS-AI-058-2012 Evaluación de legitimación de capitales, cumplida.

KPMG, Carta de Gerencia 2013, cumplida.

BNCS-AI-027-2014 Evaluación ética institucional, pendiente y ampliada la fecha de

cumplimiento.

KPMG, Carta de Gerencia 2014, cumplida.

BNCS-AI-027-2015 Revisión cálculos de los incentivos salariales, cumplida, para algunos puntos

se solicitó ampliación de fecha de cumplimiento.

BNCS-AI-055-2015 Retención de cargas sociales de los incentivos salariales, cumplida.

L. Estado actual de cumplimiento de las directrices definidas dentro del Código de Gobierno

Corporativo.



Durante mi gestión la Unidad Administrativa-Financiera cumplió con las políticas establecidas en el

Código de Gobierno Corporativo del Conglomerado Banco Nacional, aprobado anualmente por la

Junta Directiva General.

Asimismo, se dio seguimiento y cumplimiento a las recomendaciones realizadas por la Auditoría

Interna de la Corredora y además, se presentaron anualmente los Estados Financieros Auditados y

los trimestrales.

M. Agradecimiento

Por último debo mencionar un atento agradecimiento por el apoyo brindado en mi gestión al Equipo

Gerencial, Auditoría Interna, mi Equipo de Trabajo y la Junta Directiva, ya que fue de vital

importancia para el desarrollo de mis funciones.

Saludos cordiales.

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