Unidad 6 Gestion de Costos

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  • 1Profesores: Lic. Marisa GougetLic. Pablo Werner

    Profesores adjuntos, jefes de TP y ayudantes:Lic. Claudia IaconisLic. Adriana MorandoLic. Cecilia CollazoLic. Horacio MedinaLic. Andrs Mumhentaler Ing. Ariel Astorino

    Basado en PMBoK cuarta edicin- 2011 Versin 1.0 -

    Administracin de Proyectos

    Unidad 6: Gestin de Costos

  • Gestin del Costo del Proyecto Esta rea de conocimiento contiene los procesos

    que se requieren para completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

    Est formada por tres procesos, dos de los cuales tienen el objetivo estimar los costos de las actividades del cronograma y totalizar los costos para establecer una lnea base, y son parte del grupo de procesos de Planificacin.

    El tercer proceso, de Seguimiento y Control, realizar el control sobre los costos una vez iniciado el proyecto.

  • Procesos de la Gestin del Costo

    Grupos de Procesos

    Procesos de Iniciacin

    Procesos de Planificacin

    Procesos de Ejecucin

    Procesos de Seguimiento y Control

    Procesos de Cierre

    Gestin del Costo

    Estimar los Costos 7.1

    Determinar el

    Presupuesto 7.2

    Controlar los Costos 7.3

  • Procesos de la Gestin del CostoLnea Base del AlcanceCronograma del ProyectoPlanificacin de los Recursos HumanosRegistro de RiesgosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la Organizacin

    7.1.Estimar los

    CostosEstimaciones de Costos de las ActividadesBase de los EstimadosActualizaciones a los Documentos del Proyecto

    7.2.Determinar elPresupuesto

    Estimaciones de Costos de las ActividadesBase de las EstimacionesLnea Base del AlcanceCronograma del ProyectoCalendario de recursosContratosActivos de los Procesos de la Organizacin

    Lnea Base del Desempeo de CostosRequisitos para la financiacin del proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

    Plan para la Direccin del ProyectoRequisitos de Financiamiento del ProyectoInformacin sobre el Desempeo del TrabajoActivos de los Procesos de la Organizacin

    7.3.Controlar los

    Costos

    Mediciones del Desempeo del TrabajoProyecciones del PresupuestoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del Proyecto

  • Estimar los Costos

    Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Se aconseja considerar causas posibles de variacin , incluyendo los riesgos.

    Se expresan en unidades monetarias.

    Se realiza una evaluacin cuantitativa de una actividad considerando los recursos requeridos para completarla. Se estiman estos costos para todos los recursos que van a ser cargados al proyecto (trabajo, materiales, equipos, servicios, tolerancia a la inflacin, costos de contingencia).

  • Procesos de la Gestin de CostosEstimar los Costos

    Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

    Lnea Base del AlcanceCronograma del ProyectoPlanificacin de los Recursos HumanosRegistro de RiesgosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la Organizacin

    Juicio de expertosEstimacin por AnalogaEstimacin ParamtricaEstimacin Botton-UpEstimacin por tres PuntosAnlisis de ReservaCosto de la CalidadSoftware de Estimacin de costos para la Direccin de ProyectosAnlisis de Propuestas para Licitaciones

    Estimacin de Costos de las ActividadesBase de los EstimadosActualizaciones a los Documentos del Proyecto

  • Entradas: Lnea Base del Alcance

    Enunciado del alcance. Estructura de desglose del trabajo. Diccionario de la EDT.

    Cronograma del Proyecto Planificacin de los Recursos Humanos Registro de Riesgos Factores Ambientales de la Empresa

    Las condiciones del mercado. La informacin comercial publicada.

    Activos de los Procesos de la Organizacin Las polticas de estimacin de costos Las plantillas de estimacin de costos La informacin histrica Las lecciones aprendidas

    Estimar los Costos

  • Tcnicas y herramientas: Juicio de expertos Estimacin por analoga: proyectos similares anteriores como base de

    estimacin. Estimacin paramtrica: relaciones estadsticas entre informaciones

    histricas y otras variables (ej.:metro cuadrado en la construccin). Estimacin botton-up: se estima el costo individual de cada wp con el

    mayor detalle posible y luego se sumariza hacia niveles superiores. Estimacin por 3 puntos: calcular el costo esperado considerando un

    promedio ponderado de 3 estimaciones (pesimista, optimista, mas probable).

    Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva de contingencia.

    Costo de la calidad: supuestos sobre el costo de la calidad usados para calcular los costos.

    Software de estimacin de proyectos: sw de estimacin de costos. Anlisis de oferta de proveedores

    Estimar los Costos

  • Salidas: Estimaciones de Costos de las Actividades

    Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de las actividades. Los costos indirectos, si se incluyen en el estimado del proyecto, pueden incluirse en el nivel de la actividad o en niveles superiores.

    Base de los Estimados Detalle de respaldo de las estimaciones.

    Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen,

    entre otros, el registro de riesgos.

    Estimar los Costos

  • Tipos de Costos: Se puede considerar la siguiente clasificacin de costos:

    Costos Variables : son costos que cambian con la cantidad de produccin o de trabajo. Por ejemplo cantidad de materiales.

    Costos Fijos: costos que no cambian con la produccin. Por ejemplo costos de lanzamiento..

    Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo de un proyecto. Por ejemplo alquiler de una gra.

    Costos Indirectos: gastos generales o costos que se realizan en beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo training de personal de un help desk.

    Costos de Capital: disminuye por el uso. En contabilidad, son amortizables en el tiempo.

    Costos Operacionales: son gastos del da a da.

    Estimar los Costos

  • Estimacin por 3 puntos :

    Considera incertidumbre y riesgos Se origina en el PERT Considera 3 estimaciones para definir una aproximacin:

    Costo ms probable: basado en una estimacin realista del esfuerzo y cualquier gasto previsto.

    Costo optimista: costo basado en el anlisis del escenario del mejor caso.

    Costo pesimista: costo basado en el anlisis del escenario del peor caso.

    Calcula el costo esperado considerando un promedio ponderado de las 3 estimaciones anteriores:

    Costo esperado = Costo optimista + 4 x Costo ms probable + Costo pesimista----------------------------------------------------------------------------------------

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    Estimar los Costos

  • Determinar el presupuesto

    Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.

    Slo los costos asociados con el proyecto forman parte del presupuesto del proyecto.

  • Procesos de la Gestin de CostosDeterminar el Presupuesto

    Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

    Estimacin de Costos de las ActividadesLnea Base del AlcanceCronograma del ProyectoCalendarios de RecursosContratosActivos de los Procesos de la Organizacin

    Suma de CostosAnlisis de ReservaJuicio de ExpertosRelaciones HistricasConciliacin del Lmite de Financiamiento

    Lnea Base del Desempeo de CostosRequisitos de Financiamiento del ProyectoActualizaciones a los Documentos del Proyecto

  • Determinar el presupuesto

    Entradas: Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las Estimaciones Lnea Base del Alcance

    Enunciado del alcance. Diccionario de la EDT.

    Cronograma del Proyecto Calendarios de Recursos Contratos Activos de los Procesos de la Organizacin

    las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con la preparacin del presupuesto de costos las herramientas para la preparacin del presupuesto de costos los mtodos para la preparacin de informes

  • Determinar el presupuesto

    Tcnicas y herramientas:

    Suma de Costos Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o

    un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva de contingencia. Las reservas no forman parte de la lnea base de costo, pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto. Las reservas no se incluyen como parte de los clculos de la medicin del valor ganado.

    Relaciones histricas: cualquier relacin histrica que d como resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

    Conciliacin del Lmite del Financiamiento: el gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto.

  • Determinar el presupuesto

    Salidas:

    Lnea Base del Desempeo de Costos : es un presupuesto hasta la conclusin (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza paramedir, monitorear y controlar el desempeo global del costo del proyecto.

    Requisitos de Financiamiento del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: entre otros

    el registro de riesgos los estimados de costos el cronograma del proyecto

  • Reserva de contingencia: Es una asignacin para cambios no planificados que

    puedan resultar de la realizacin de los riesgos identificados.

    Reserva de administracin: Es un presupuesto reservado para cambios no planificados

    al alcance y los costos. No son parte de la lnea de base y no se consideran para el anlisis del valor ganado.

    Determinar el presupuesto

  • Es un presupuesto distribuido en el tiempo, es utilizado como base para medir, seguir y controlar el desempeo de costos general del proyecto.Es parte del Plan de Administracin de Proyecto.Generalmente se representa por una curva S.El presupuesto contiene la reserva de administracinLa lnea de base contiene la reserva de contingencia

    Determinar el presupuestoLnea Base Cost Baseline

  • Presupuesto del Proyecto / Requerimientos de Fondos

    Los fondos totales requeridos son los incluidos en la lnea de base ms el monto de reservas para contingencia de administracin.En general los requerimientos de fondos se dan en medidas incrementales que no son continuos, se representan como escalones .

  • Controlar los Costos 1/2 Es el proceso que consiste en monitorear la situacin

    del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.

    Es parte del Control Integrado de Cambios.

    Incluye: Influenciar los factores que crean cambios a la Lnea

    Base de Costos del proyecto Asegurar el acuerdo en los requerimientos de

    cambios Administrar los cambios reales a medida que ocurren. Asegurar que los excesos potenciales de costos no

    superen la financiacin peridica y total para el proyecto.

  • Incluye: Monitorear la performance de costos para

    detectar variaciones de la lnea base. Registrar los cambios (apropiados) a la lnea base

    con exactitud. Prevenir cambios incorrectos, impropios o no

    aprobados de ser incluidos en los reportes de costos o en la utilizacin de recursos.

    Informar a los stakeholders de los cambios aprobados.

    Actuar para mantener los excesos de costos esperados dentro de lmites aceptables.

    Controlar los Costos 2/2

  • Procesos de la Gestin de CostosControlar los Costos

    Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

    Plan para la Direccin del ProyectoRequisitos de Financiamiento del ProyectoInformacin sobre el Desempeo del TrabajoActivos de los Procesos de la Organizacin

    Gestin del Valor GanadoProyeccionesndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)Revisiones de DesempeoAnlisis de VariacinSoftware de Gestin de Proyectos

    Mediciones del Desempeo del TrabajoProyecciones del PresupuestoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del Proyecto

  • Controlar los Costos Entradas:

    Plan para la Direccin del Proyecto Lnea base del desempeo de costos. Plan de gestin de costos.

    Requisitos de Financiamiento del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Activos de los Procesos de la Organizacin

    las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales,

    relacionados con la preparacin del presupuesto de costos las herramientas para EL control de costos los mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarn

  • Controlar los Costos Tcnicas y Herramientas:

    Gestin del Valor Ganado Valor planificado. (PV) Valor ganado.(EV) Costo real.(AC) Variacin del cronograma.(SV) Variacin del costo.(CV) ndice de desempeo del cronograma.(SPI) ndice del desempeo del costo.(CPI)

    Proyecciones Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC,

    ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI) Revisiones del Desempeo

    Anlisis de variacin: compara el desempeo real del proyecto con respecto al desempeo planificado o esperado.

    Anlisis de tendencias. Desempeo del valor ganado.

    Anlisis de Variacin: Las mediciones del desempeo del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de variacin con respecto a la lnea base original de costo.

    Software de Gestin de Proyectos:

  • Controlar los Costos Salidas:

    Mediciones del Desempeo del Trabajo Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT.

    Proyecciones del Presupuesto El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y

    comunicarse a los interesados.

    Actualizacin de los Activos de los Procesos de la Organizacin las causas de las variaciones las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del

    proyecto.

    Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas y se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

    Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Lnea base del desempeo de costos. Plan de gestin de costos.

    Actualizaciones a los Documentos del Proyecto los estimados de costos base de las estimaciones

  • Controlar los Costos Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVTConcepto

    Ayuda a evaluar la magnitud de las variaciones que van a ocurrir indefectiblemente.

    EVT compara el valor del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) contra:

    a) el costo presupuestado del trabajo planeado. b) el costo real del trabajo realizado.

  • Controlar los Costos Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT Mtricas

    Planned Value (PV): presupuesto asignado y aprobado al trabajo que deba completarse en un periodo determinado, para una actividad o componente de la WBS. El PV acumulado al final del proyecto, da como resultado el BAC o Budget at completion

    Actual Cost (AC): costo total incurrido a la fecha, para realizar el trabajo de una actividad o componente de la WBS

    Earned Value (EV): valor del trabajo completado a la fecha, al compararlo con el monto presupuestado, para un componente de la WBS o

    actividad.EV=PV * % avance

    Si una actividad tiene $1300 de costo presupuestado y tiene un 70% de avance realizado entonces $910 es lo que se puede acreditar como valor ganado

  • Controlar los Costos

    Slo muestra el dinero gastado.No da informacin de todo el proyecto.Es un dato muy parcial.

  • Hoy

    Controlar los Costos Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT

    Muestra el dinero gastado.Muestra el valor ganado del trabajo realizado.Proporciona informacin ms real de la salud del proyecto.

  • Controlar los Costos Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT

  • Controlar los Costos Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVTMtricas

    Variaciones de Costos y Cronogramas

    Cost variance (CV): representa las variaciones en los costos CV= EV-AC. CV>=0 no hay desviacin , CV=0 el proyecto avanza de acuerdo a la planificado, SV < 0 el proyecto estatrasado.

  • Indices de Desempeo

    Cost Performance Index (CPI) CPI=EV/AC. Representa los pesos obtenidos de trabajo por cada peso gastado.

    Schedule Performance Index(SPI) SPI=EV/PV. Representa el porcentaje del progreso del trabajo realizado.

    Controlar los Costos Mtricas Pronsticos

  • Estimate to complete (ETC): predice cunto va a costar completar todo el trabajo remanente para una actividad o componente de la WBS o para el proyecto completo. Representa cunto ms creemos, en la actualidad, que va a costar el proyecto.

    Estimate at completion (EAC): es el pronstico del costo total esperado (o ms probable) de un componente de la WBS o actividad o del proyecto al momento de su culminacin (del proyecto). Representa

    cunto se espera, en la actualidad, que cueste todo el proyecto.

    Variance at completion (VAC)Representa cunto por encima o por debajo del presupuesto vamos a encontrarnos cuando termine el proyecto. Se utiliza para anlisis de variaciones.

    Controlar los Costos Mtricas Pronsticos

  • Controlar los Costos Mtricas Pronsticos

  • Muestra el estado del desempeo de los costos.

    Provee seales de problemas de costos y de cronograma.

    Integra el estado de cronograma y costos.

    Provee un mtodo de medicin y terminologa estndares.

    Provee un mecanismo para aumentar la exactitud y validez de las estimaciones para terminar el proyecto.

    Controlar los Costos Ventajas de su utilizacin