Unidad 5 “Administración de

Almacenes”AOI-I-31-E-14 Armando García GonzálezAOI-I-32-E-14 Jenny Stephanie Hinojos Nava AOI-I-33-E-14 Carlos Alfredo Larrea NietoAOI-I-34-E-14 Elvia Odethe Guzmán VelderrainAOI-I-35-E-14 Brian Alberto Landeros FigueroaAOI-I-36-E-14 Jocelin Hernández Ruiz

5.1 Funciones del Almacén 5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios 5.1.1.2 Recepción Inventarios 5.1.1.3 Organización Inventarios 5.1.1.4 Despacho Inventarios 5.1.2 Mantenimiento Registros Inventarios 5.2 Localización Distribución de Almacenes 5.3 Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén 5.4 Sistemas Informaticos de Administración de

Inventarios

Administración de almacenes

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El Almacén es una de las áreas que

actúa en las dos etapas del flujo de

materiales, el abastecimiento y la

distribución física, constituyendo

actividades importantes para la

operatividad de la empresa.

Siendo necesario implementar métodos , sistemas

y procedimientos de Gestión que nos permitan alcanzar

economías potenciales e incremento de las utilidades .

¿Qué ES UN ALMACEN?

Actividad cuya función es custodiar y preservar la calidad de los productos , con las condiciones óptimas de protección , siguiendo los siguientes principios :

Primeras Entradas - Primeras Salidas ( FIFO )Primeros que Expiran- Primeros que Salen ( FEFO )

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Si bien es fácil considerar que un almacén es controlado por el almacenamiento de productos, existen muchas actividades que ocurren como parte del proceso de introducir y sacar material del mismo. La lista siguiente incluye las actividades que se levan a cabo en casi todos los almacenes. Para facilitar su visualización en una operación real, estas tareas o funciones también se indican en un diagrama de flujo en la siguiente figura.

5.1 Funciones en el Almacén

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1. La Recepción es un conjunto de medidas relacionadas con: a)La recepción ordenada de todos los materiales que entran al almacén.

b) La comprobación de que la cantidad y la calidad de que los materiales coincida con lo solicitado

c) La descarga de los materiales hacia el almacenamiento y otras funciones organizacionales que los requieran.

Las funciones del almacén a grandes rasgos y en el orden que se realizan:

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2. La inspección y el control de calidad son una extensión del procesos de recepción y se efectúan cuando es imprevisible la calidad de los proveedores o se imponen muchas regulaciones al producto adquirido y deben revisarse todos los pasos del proceso. Las inspecciones pueden ser tan sencillas como una comprobación visual, o tan complejas como una prueba de laboratorio.

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3. El reempaque se efectúa en un almacén cuando se reciben a granel los productos de un proveedor y luego se empacan en cantidades comercializables únicas o en combinaciones con otras piezas para formar equipos o surtidos. Una recepción completa de mercancía puede procesarse a la vez, o una parte puede conservarse a granel para procesarla después. Este ultimo se realiza cuando el empaque aumenta mucho los requerimientos de espacio cubico o cuando una pieza es común en varios juegos o surtidos. Asimismo, se efectúa un reetiquetado cuando el producto se recibe sin marcas que puedan leer los sistemas o las personas a fines de identificación. AOI-I-32-E-

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4. El despacho al almacén es el acto de colocar la mercancía en el almacenamiento. Incluye el manejo y la colocación de los materiales.

5. El almacenamiento es el control físico de la mercancía mientras espera la demanda. La forma de almacenamiento depende del tamaño y la cantidad de los artículos en inventario y las características de manejo de producto o su recipiente.

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7. La preparación para uso posterior se pueden hacer como un paso opcional después del proceso de recolección. Igual que en la función de reempaque, los artículos o variedades individuales se empacan en cajas para una utilización mas conveniente. La realización de estas funciones después que se efectúa la recolección tiene la ventaja de ofrecer mas flexibilidad en el uso de inventario disponible.

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8. La clasificación de los lotes recolectados en pedidos individuales y la acumulación de las recolecciones distribuidas dentro de los pedidos debe hacerse cuando u pedido tiene mas de un articulo y la acumulación no se hace a mismo tiempo que las recolecciones.

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9. El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes:• Revisar que los pedidos estén completos.• Empacar la mercancía en un recipiente de

embarque adecuado.• Preparar los documentos de embarque, incluyendo

la lista de empaque, etiquetas con la dirección y póliza de embarque.

• Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque.

• Acumular los pedidos por trasporte por salir.

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10. Traslado de material que llega a una plataforma de recepción y se trasfiere directamente a la plataforma de embarque.

11. Reabastecimiento a los principales lugares de recolección del almacenamiento de reserva.

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actividades involucradas en la recepción de materiales

Los requerimientos de la planta para efectuar estas actividades de recepción

Las actividades requeridas para embarcar los artículos

Los requerimientos de la planta para llevar a cabo estas actividades de embarque

Algunos atributos deseables en los planes de las plantas para embarque y recepción

Manejo físico de los inventarios

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• El transportista que llega telefonea al almacén para obtener una cita de entrega y propor ciona información de la carga.

actividades involucradas en la recepción de materiales

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• Un recepcionista en el almacén verifica el aviso previo de embarque (ASN) y lo confirma con la información recibida por teléfono del transportista que llega.

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• El transporte llega y se asigna a una puerta de recepción específica (se elige una ubicación de plataforma similar para el material que llega en vagones cerrados).

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El vehículo se fija en la plataforma.

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Se revisan y se rompen los sellos en presencia de un representante del transportista.

Se inspecciona la carga y se acepta o rechaza.

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De descarga la mercancía separada en cargas unitarias.

Se descarga la mercancía suelta o que está en el piso.

Todo el material descargado se organiza para conteo e inspección final.

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Se hace una disposición adecuada del material dañado por el transporte.

La carga se guarda en un lugar asignado.

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Área suficiente para organizar y ubicar los transportes.

requerimientos de la planta para efectuar estas actividades de recepción

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Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la descarga del transporte.

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Área de organización adecuada para formar tarimas o llenar recipientes con los artículos

Área conveniente para colocar los artículos antes de despacharlos.

Sistema de información central para ASN/EDI sobre los pedidos de compra para facilitar la preparación de informes.

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Acumular y empacar el pedido. Organizar y revisar el pedido. Conciliar la liberación del embarque y el pedido

del cliente. Ubicar y fijar el transporte en la plataforma. Colocar y fijar los niveladores de las

plataformas y los retenes. Cargar el transporte. Despachar el transporte.

actividades requeridas para embarcar los artículos

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Área suficiente para organizar los pedidos. Un sistema de información interno para las

liberaciones de embarques y los pedidos de los clientes.

Área suficiente para organizar y ubicar los transportes.

Niveladores de plataforma para facilitar la carga del transporte.

Los requerimientos de la planta para llevar a cabo estas actividades de embarque

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Trayectorias de flujo dirigido entre los transportes, zonas intermedias o de organización y áreas de almacenamiento.

Un flujo continuo sin congestión o inactividad excesivas. Un área de operaciones concentrada que minimice el

manejo de materiales y aumente la eficacia de la supervisión.

Manejo de materiales eficiente. Operación segura. Minimización de los daños. Buena limpieza

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RECEPCION

1- RECIBIR EL PREALERTA Es recibir la notificación de la fecha arribo o

llegada de la carga a la bodega.

2- LLEGADA DE LA MERCANCIA A LA BODEGA La mercancía puede llegar a la bodega como carga

suelta, en camión, contenedor etc.

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3- DESCARGAR Y VERIFICAR ESTADO DEL EMBALAJE

Revisar el embalaje inicial con en el cual llega la mercancía a la bodega sin verificar su contenido, este puede ser en cajas, estivas, pallet, cajones.

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4- DESCONSOLIDAR Y CONTAR UNIDADES Es abrir la mercancía y contar que este completa

las unidades que han llegado.

5- REEMPACAR LAS MERCANCIAS AVERIADAS BAJO UN MISMO EMPAQUE A FIN DE TENER UN MAYOR CONTROL

Separar la mercancía que a llegado en mal estado y unificarla a un solo embalaje

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6- REPORTAR LAS INCONSISTENCIAS Pasar reporte de las inconsistencias de la

mercancía que falta o esta averiada al encargado en la bodega.

7- UBICAR LAS MERCANCIAS FISICAMENTE EN LOS PASILLOS

Ya teniendo la mercancía seleccionada pasamos a ubicarla en su respectiva estantería.

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8- REGISTRAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION Ingresar la información de la mercancía llegada a

la bodega en el sistema de inventarios o base de datos que se maneje.

9- COLOCAR ETIQUETA (CODIGO DE BARRAS) Es el proceso de pegado de etiquetas para

identificar los productos por referencias, color, etc.

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INVENTARIO

1- TENER LA DOCUMENTACION ADECUADA PARA EL PROCESO (TARJETAS DE INVENTARIO)

Tener documentación completa para el inicio del inventario

2- ORGANIZAR GRUPOS DE CONTEO Se arman grupos y se asignan los pasillos

par el conteo

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3- ALISTAMIENTO DE LA CARGA Bajar la mercancía de la estantería y dejarla a

disposición de los funcionarios para un fácil conteo

4- INICIO PRIMER CONTEO Contar las mercancías existentes en el pasillo

asignado por el primer grupo AOI-I-34-E-14

5- ENTREGA DE REPORTES DEL PRIMER CONTEO Y AVERIAS ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGAD0

6- INICIO SEGUNDO CONTEO En el segundo conteo los grupos intercambias los

pasillos AOI-I-34-E-14

7- ENTREGA DE REPORTES DEL SEGUNDO CONTEO Y AVERIAS ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGADO

Pasar reporte al coordinador para su receptiva verificación

8- COMPARAR RESULTADOS DE LOS DOS CONTEOS A FIN DE VERIFICAR EL INVENTARIO FISICO.

Se comparan los dos conteos si están bien se dejan así si hay diferencia se hace un tercer conteo AOI-I-34-E-14

CADA VEZ QUE SE REALICE ALGUNO DE LOS PROCESOS ANTERIORES Y SE ENCUENTREN MERCANCÍAS AVERIADAS SE DEBE PROCEDER A:

SEPARAR EL PRODUCTO AVERIADO DEL QUE SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO

UBICAR EL PRODUCTO AVERIADO EN POSICIONES DIFERENTES MIENTRAS SE DEFINE EL PROCESO FISICO A SEGUIR CON ESTOS

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Reportar el total de los daños a los departamentos involucrados a fin de que realicen los respectivos movimientos contables y reclamaciones.

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Organización y control de inventarios en almacenes

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Despacho de inventario

Este es el proceso de separación , clasificación y embalaje de los productos para que tenga éxito la realización de este es necesario que los productos estos hallan sido almacenados correctamente

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En el instante en que se despachan las mercancías es donde el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de bodega se contacta con un trasporte disponible (trasportador)que se presenta en la hora y sitio acordado o pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que estén en buen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se llevara un conducto regular distinto el contemplado el código del consumidor emitido, además el jefe de bodega se encarga de el buen manejo de las estivas  de que el vehículo sea el adecuado para el trasporte de le mercancía.

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las mercancías deben ir acompañadas delos siguientes requerimientos o documentos:Orden de despachoOrden de ventaRemesaRemisión

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Mantenimiento de registros exactos de inventario

“Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan cuánto y qué  tipos de inventario posee una compañía, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado”

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La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo físico real. Su importancia reside en el hecho que únicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo.  AOI-I-33-E-14

existen múltiples factores que afectan la exactitud de inventarios

a)   Falta de conocimiento del personal b)   Falta de atención del personal c)   Proveedores d)   Empresa y otros departamentos

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Afortunadamente, existen diferentes políticas que garantizan la exactitud de  los registros de inventarios:

·    Asignar  a personal específico  las  responsabilidades de recepción, despacho y registro de los materiales.·    Mantener el almacén bajo control.·    Concientizar al personal sobre la importancia de su participación en la exactitud de los registros. ·    Aplicar  un sistema de control y seguimiento de inventario. 

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 la medición de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador  ERI (exactitud de registro de inventario)como medida de la confiabilidad del almacén.  se puede calcular  en unidades monetarias o cantidades.

a)   Cálculo en unidades monetarias b)   Cálculo en cantidades AOI-I-33-E-14

Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene múltiples razones, entre las que destacan:a)      Razones financierasLos impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podrían dar pagos en exceso o en defecto.b)      Razones operativasEntre las principales tenemos:·       Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos,  interrumpe  la producción y retrasa las entregas.·       Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos anuales AOI-I-33-E-14

Localización y distribución de almacenes

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ALMACEN

Importadores

Exportadore

s

Comerciantes

Transportistas

Clientes

Fabricantes

¿QUIEN LO UTILIZA ?

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Localización de un almacénEl estudio de localización: Debe evaluar opciones de localización, teniendo en cuenta los criterios y objetivos que busque la empresa.

Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansión y diversificación del negocio y además la adaptabilidad de la posición.

Debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logística para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro.

Los costos de transporte

La facilidad en la obtención de materias

primas

La utilización eficiente de canales de distribución

La cercanía al cliente y a sus necesidades.

Mejoras en la eficiencia

de la localización

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FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISION

DE LOCALIZACION

Transporte Medio

y costo

• Costo de transferencia de las materias primas y productos terminados.

Insumos o

servicios

• Analizar si la materia es fácilmente transportable o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido.

Estructura física

• Existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones para fines industriales

Disponibilidad de

la mano

de obra

• Mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costos.

Eliminación de desperdici

os

•De acuerdo a criterios ambientales.

Aspectos legal

es

•Tributación, facilidad administrativa, costos de legalización etc..

Seguridad

•En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos etc..

Cercanía al

mercado

•Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

Aceptació

n socia

l

•Es importante que la localización de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales.

Acceso a información

•Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de información empresarial.

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Mala localización y distribución de almacenes

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Buena localización y distribución de almacenes

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Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén se clasifican de acuerdo a su naturaleza,

aprovechamiento, origen.• Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como los que que tienen una vida

útil prolongada ejemplo: Escritorios, microscopios,

computadoras, etc.

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Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios,refacciones, etc.

Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren dealgún dispositivo para su operación.

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Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)• Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a travésde su adquisición con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institución

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Sistemas Informaticosde Administracion de Inventarios

Es un programa, utilizado por medio de una computadora, que te permite llevar el control y la administración de los productos que se encuentran dentro de un almacén.

 

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Normalmente registra las entradas y salidas de productos,llevando también el control de los costos por cada movimientode inventario.También puede administrar los productos que se transfierenentre almacenes y los más sofisticados pueden manejaralmacenes virtuales y almacenes móviles para entregas JUSTO A TIEMPO

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De estos sistemas se pueden generar pólizascontables e información estadística delcomportamiento de los productos que se almacenan,para lograr ver la rotación de inventarios, y evitarobsolescencias

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