UNIDAD 4

Administración de Almacenes.

Contrario a lo que parece, el almacén ocupa un lugar muy importante dentro de la empresa y es un área no muy sencilla de manejar. El almacén es un lugar en donde existe mucho movimiento y debido a esto, puede ser un tanto difícil darse cuenta realmente de lo que sucede dentro de él.

Establecer un control de los artículos y registrar los datos pertinentes a sus movimientos es de gran importancia, pues así se tiene una mejor idea de cómo funciona, pudiendo realizar análisis estadísticos concernientes a su desempeño.

Los principales tipos de datos necesarios para mejorar el control de los materiales son los datos relacionados con cada tipo de artículo, los datos relacionados con la entrada y salida de estos artículos y los datos relacionados con la ubicación de los artículos dentro del almacén.

Funciones del almacén

El almacén es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor tamaño, contenido y complejidad. Es un área desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organización. En el ámbito de la gestión empresarial, el almacén se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas.

Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.).

En su aplicación comercial, el almacén puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista. Su función básica es la de “almacenamiento”, entendiendo como tal la introducción de datos o productos en un archivo o lugar físico para ser guardados allí hasta el momento de su utilización.

Por tanto, el almacén se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mínima que asegure la comercialización de los productos y el consumo y uso de los materiales y herramientas allí depositadas.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales características de los almacenes:

1) Constituyen los puntos fijos del sistema logístico.

2) Entre ellos se mueven los elementos de transporte.

3) El almacén absorbe un % del costo logístico.

4) Son básicos para una buena calidad de servicio.

5) Una acertada gestión de almacén permite eliminar las fluctuaciones de demanda haciendo posible la realización de una programación en lotes económicamente variables.

6) De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberándole de tener sus propios stocks.

7) Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra (mayores lotes) y reducir los costos de transporte.

Manejo físico de los inventarios.

Los materiales deberán tener localizaciones físicas específicas para las actividades normales de almacén. Planificar un flujo de materiales en línea recta (recepción, almacenamiento, despacho).

Separar las áreas de recepción y despacho de materiales. Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados, reparables o no, etc. Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en áreas especialmente acondicionadas para tal fin.

También se deberán diseñar pasillos de circulación lo suficientemente anchos para permitir la circulación. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.

Establecer áreas protegidas para materiales valiosos. Plataformas de descarga a la altura de los vehículos de transporte típicos. Las puertas de acceso y salida fácilmente manipulables.

Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de material espara el control de calidad.

RECEPCIÓN.

El realizar la recepción de material en tiempo y forma permitirá en un almacén:

1) Repartir la carga de trabajo de manera más uniforme.

2) No causa tantas interrupciones a las actividades del almacén.

3) Permite disponer de información más precisa sobre las existencias.

Organización

La codificación de los materiales se realiza con el fin de dar una descripción y hacer una identificación rápida de éstos. Al estar usando una clave para cada artículo la identificación es más rápida porque de esta forma se evitan equivocaciones cuando los nombres de los artículos son muy largos o muy parecidos entre sí.

La lista de materiales codificados sirve también como un medio de comunicación entre los distintos departamentos de la empresa, pues gracias al código se sabe bien de que material se trata, sin importar que el departamento que haga referencia a él sea el de producción o el de compras, y esto mejora la comunicación entre ellos. Es importante que todo el personal maneje el mismo catálogo codificado.

La codificación se puede realizar a conveniencia de cada industria; solo para citar un ejemplo se puede mencionar el método de codificación alfanumérico, es decir, el código va a estar compuesto por letras y números.

Por ejemplo el código puede constar de tres letras y dos números. La primera letra indicara si el artículo es destinado como materia prima a la producción o es material auxiliar para el buen funcionamiento de cualquier maquinaria. La segunda letra puede provenir de un análisis ABC, para distinguir a los materiales que requieren de mayor seguimiento y observación. La tercera letra sirve para indicar el tipo de familia a la que pertenece el artículo y finalmente, los números son para llevar un orden dentro de cada familia.

DESPACHO.

El despacho en un almacén es dar salida al inventario que se tiene en resguardo de una forma controlada. Se puede auxiliar con los métodos PEPS y UEPS.

METODO PEPS. Siglas que significan primeras entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el método de valuación de inventarios que consiste en suponer que los primeros artículos que entran al almacén o a la producción son los primeros en salir. Por lo tanto al finalizar el ejercicio, las existencias quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición.

METODO UEPS. Siglas que significan últimas entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el método de valuación de inventarios que consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir. Por lo tanto, al finalizar el ejercicio las existencias quedan registradas a los precios de adquisición o producción más antiguos.

MANTENIMIENTO DE REGISTROS

Como ya se menciono es muy útil poner en práctica los métodos PEPS y UEPS para crear controles de acceso y salidas de los inventarios. Se sugiere efectuar un conteo articulo por articulo y comparar contra lo que anuncia el kardex, las diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas aun análisis posterior.

Kardex: es el control de inventarios que se lleva en una empresa. Es el cuadro en donde pones como encabezado nombre de la empresa, kardex de inventario, fecha, en que moneda se expresa y el cuadro como tal, contiene número de unidades, método de inventario (PEPS, UEPS,etc.), valor de cada unidad, unidades que compra y vende la empresa y monto en moneda de los ingresos y egresos

Los buenos registros le ayudarán a monitorear el progreso de su negocio, preparar sus estados financieros, identificar el origen de sus ingresos, mantener cuenta de los gastos deducibles, preparar sus declaraciones de impuestos, y respaldar los elementos reportados en las declaraciones de impuestos

Localización y distribución de los almacenes

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico para realizar las operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de servicio y de manufactura tienen que pasar por muchos factores cuando evalúan la conveniencia de un sirio en particular, como la proximidad a clientes y proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporte

La localización y distribución que debe obedecerse en un almacén debe de tener los siguientes principios:

1) Mínimos recorridos (clasificar nuestras existencias según el método ABC).

2) Facilidad de acceso al stock: Modulación ubicaciones.

3) Facilidad de recuento.

4) Minimizar: espacio, tráfico, movimientos, riesgos.

5) La estructura e implantación deben ser flexibles para adaptarse a futuras necesidades.

6) Aprovechamiento del espacio: Superficie y volumetría. Mínima manipulación: unidades de almacenaje, unidades de manipulación.

7) Flexibilidad en la colocación: Espacios libres, previsión de espacios.

8) Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que se originen sean mínimos, siempre que se mantengan los niveles de servicio

SELECCIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACÉN.

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicación implica compaginar las necesidades de movimiento y almacén con las características de equipamiento.

Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso del volumen, y permitir un fácil y rápido acceso a los productos almacenados. En general se puede admitir que un sistema de almacén bien diseñado debería:

Usar adecuadamente el volumen construido

1) Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y favorecer el flujo de bienes.

2) Favorecer el movimiento y el control de stocks.

3) Proteger contra incendios, daños y robos.

4) Prevenir el deterioro y/o la contaminación del stock

La selección del equipamiento debería tener en cuenta la siguiente información:

1) Características físicas de los bienes almacenados.

2) Contaminación-olores que pueden afectar a los bienes.

3) Riesgos asociados a los bienes: Incendios, gases

4) Factores de deterioro, obsolescencia y caducidad.

5) Valor de los bienes.

6) Número de líneas en los pedidos.

7) Número de referencias.

8) Niveles mínimos, máximos y medios de stock.

PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

Existen una serie de principios que deben seguirse al momento de

realizar la distribución en planta de un almacén, estos son:

Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida

para acortar el tiempo de desplazamiento.

Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse

de tal manera que minimicen el trabajo que se efectúa al

desplazarlos y almacenarlos.

Los espacios altos deben usarse para artículos

predominantemente ligeros y protegidos.

Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol

pueden almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del

almacén.

Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que

lo requieran.

Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar

situados adecuadamente en relación a los materiales

almacenados.

ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE UN ALMACÉNLa distribución física de un almacén puede dividirse en cinco etapas

fundamentales, estas son:

Determinar las ubicaciones de existencias y establecer el sistema

de almacenamiento.

Establecer el sistema de manejo de materiales.

Mantener un sistema de control de inventarios.

Establecer procedimientos para tramitar los pedidos.

Seleccionar el medio de transporte.

Zonas de Carga y Descarga

 

La ubicación de las zonas de carga y descarga está sumamente

condicionada por la orientación del edificio y la distribución de los

edificios colindantes. Si el almacén o CEDI se encuentra situado en una

parcela con acceo desde varias calles, podemos diseñar zonas de carga

y descarga en cualquiera de los frentes, pero si solo se cuenta con una

entrada por una calle, la apertura será en una sola dirección. Un factor

vital que influye en el diseño de las zonas de carga y descarga es el flujo

deseado de mercancías, en este caso y según el flujo conveniente se

puede optar por un diseño de zonas de carga y descarga que faciliten un

flujo en "U", en "T" o en línea recta.

 

Según el medio de transporte que se utilice en el almacén o CEDI se

deberá decidir si es conveniente que estas zonas de carga y descarga se

encuentren ubicadas en el almacén o fuera de él (pero en su entorno),

esta última alternativa es muy utilizada en plataformas logísticas y en

centros integrados de mercancías, lugares donde predomina el

transporte por buques, aviones o trenes

DISEÑO INTERNO DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN

Efectuar la distribución del espacio interno de un almacén es un proceso

sumamente complejo que requiere de superar las restricciones de

espacio físico edificado y las necesidades proyectadas de

almacenamiento (necesidades futuras de expansión). Las decisiones que

desde la gestión de almacenes se tomen respecto a la distribución

general deben satisfacer las necesidades de un sistema de

almacenamiento que permita la consecución de los siguientes objetivos:

Aprovechar eficientemente el espacio disponible

Reducir al mínimo la manipulación de materiales.

Facilitar el acceso a la unidad logística almacenada.

Conseguir el máximo índice de rotación de la mercancía.

Tener la máxima flexibilidad para la ubicación de productos.

Facilitar el control de las cantidades almacenadas.

Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete

principios básicos del flujo de materiales:Principio Descripción

Unidad MáximaCuanto mayor sea la unidad de manipulación, menor número de movimientos se deberá de realizar, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada.

Recorrido Mínimo

Cuanto menor sea la distancia, menor será el tiempo del movimiento, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada. En caso de instalaciones automáticas, menor será la inversión a realizar.

Espacio MínimoCuanto menor sea el espacio requerido, menor será el coste del suelo y menores serán los recorridos.

Tiempo MínimoCuanto menor sea el tiempo de las operaciones, menor es la mano de obra empleada y el lead time del proceso, y, por tanto, mayor es la capacidad de respuesta.

Mínimo número de manipulaciones

Cada manipulación debe de añadir el máximo valor al producto o el mínimo de coste. Se deben de eliminar al máximo todas aquellas manipulaciones que no añadan valor al producto.

AgrupaciónSi conseguimos agrupar las actividades en conjuntos de artículos similares, mayor será la unidad de manipulación y, por tanto, mayor será la eficiencia obtenida.

Balance de líneasTodo proceso no equilibrado implica que existen recursos sobredimensionados, además de formar inventarios en curso elevados y, por tanto, costosos.

Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete

principios básicos del flujo de materiales:Principio Descripción

Unidad MáximaCuanto mayor sea la unidad de manipulación, menor número de movimientos se deberá de realizar, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada.

Recorrido Mínimo

Cuanto menor sea la distancia, menor será el tiempo del movimiento, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada. En caso de instalaciones automáticas, menor será la inversión a realizar.

Espacio MínimoCuanto menor sea el espacio requerido, menor será el coste del suelo y menores serán los recorridos.

Tiempo MínimoCuanto menor sea el tiempo de las operaciones, menor es la mano de obra empleada y el lead time del proceso, y, por tanto, mayor es la capacidad de respuesta.

Mínimo número de manipulaciones

Cada manipulación debe de añadir el máximo valor al producto o el mínimo de coste. Se deben de eliminar al máximo todas aquellas manipulaciones que no añadan valor al producto.

AgrupaciónSi conseguimos agrupar las actividades en conjuntos de artículos similares, mayor será la unidad de manipulación y, por tanto, mayor será la eficiencia obtenida.

Balance de líneasTodo proceso no equilibrado implica que existen recursos sobredimensionados, además de formar inventarios en curso elevados y, por tanto, costosos.

DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE UNIDADES

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores respecto al flujo de

materiales, se puede implementar una distribución del flujo de

materiales en forma de "U", de "T" o en línea recta.

 

Distribución para un flujo en "U"

Entre sus principales ventajas podemos destacar:

La unificación de muelles permite una mayor flexibilidad en la

carga y descarga de vehículos, no sólo en cuanto a la utilización

de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su

vez permite utilizar el equipo y el personal de una forma más

polivalente.

Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir

un elemento más estanco sin corrientes de aire.

Da una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las

instalaciones interiores.

Distribución para un flujo en línea recta

Las características más importantes se derivan precisamente de

esa especialización de  muelles; ya que uno se puede utilizar, por

ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran

tonelaje, tipo trailers, lo que obliga a unas características

especiales en la instalación del referido muelles, mientras que otro

puede ser simplemente una plataforma de distribución para

vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un

reparto en plaza. Indudablemente este sistema limita la

flexibilidad, obligando largo plazo a una división funcional tanto

del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de

vehículos. El acondicionamiento ambiental suele ser más riguroso

para evitar la formación de corrientes internas.

IDENTIFICACIÓN DE UBICACIONES

El manejo de la información sustenta la eficiencia y la efectividad de los flujos físicos. Por esta razón todas las zonas que componen el almacén deben de permanecer perfectamente identificadas (esta codificación debe ser conocida por todo el personal habilitado para entrar en el

almacén). Las prácticas más comunes abordan la delimitación de las zonas por colores, o la presencia de carteles con la denominación de las zonas, ya sean colgados o posados en el suelo. Toda ubicación que se encuentre en el almacén debe poseer su respectiva codificación (única) que la diferencie de las restantes. El método de codificación que se utilice es decisión propia de la empresa, ya que no existe un estándar de codificación perfecto para todas las empresas. Las ubicaciones en la zona de almacenamiento pueden codificarse tanto por estantería como por pasillo.

Codificación por estantería: Cada estantería tendrá asociada una codificación correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también estarán identificados con numeración correlativa, así como las alturas de la estantería, empezando por el nivel inferior y asignando números correlativos conforme se asciende en altura.

Codificación por pasillo: En este caso, son los pasillos los que se codifican con números consecutivos. La profundidad de las estanterías se codifica con numeraciones de abajo hacia arriba, asignando números pares a la derecha e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente pasillo.