UNIDAD 2.2. Estructura de Las Organizaciones
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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Ing. Juan M. Ibujs Villacs, MBA
Contenido tomado de referencia de la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)Cuarta edicin
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La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.
Las estructuras organizacionales abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.
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Influencias de la organizacin en los proyectos
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Es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente definido.
El nivel superior se agrupa por especialidades, tales como: produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad.
A su vez, las especialidades pueden subdividirse en organizaciones funcionales, como la ingeniera mecnica y la ingeniera elctrica.
Cada departamento de una organizacin funcional realizar el trabajo del proyecto de forma independiente de los dems departamentos.
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Mantienen muchas de las caractersticas de una organizacin funcional, y el rol del director del proyecto es ms bien el de un coordinador o expedidor, que el de un verdadero director del proyecto.
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Tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos: pueden tener directores del proyecto dedicados de tiempo completo y una autoridad considerable, y personal administrativo dedicado de tiempo completo.
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Reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento.
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Aqu los miembros del equipo estn colocados en un mismo lugar.
La mayor parte de los recursos de la organizacin participa en el trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha ms independencia y autoridad.
Estas organizaciones cuentan con unidades organizacionales denominadas departamentos, los que dependen directamente del director del proyecto, o bien prestan sus servicios a varios proyectos.
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El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos y funcionar fuera de la estructura estndar formalizada de reporte.
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Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales.
Tambin abarcan las bases de conocimiento de la organizacin, como las lecciones aprendidas y la informacin histrica.
Los activos de los procesos de la organizacin pueden agruparse en dos categoras:
1. Procesos y procedimientos
2. Base corporativa de conocimiento.
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Los procesos y procedimientos incluyen, entre otros:
1. Procesos estndar de la organizacin, tales como: normas, polticas ,ciclos estndar de vida del producto y del proyecto, polticas y procedimientos de calidad;
2. Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas y criterios estandarizados para la medicin del desempeo;
3. Requisitos de comunicacin de la organizacin (por ejemplo, tecnologa de comunicacin, medios de comunicacin permitidos, polticas de retencin de registros y requisitos de seguridad)
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4. Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos contables y provisiones contractuales estndar);
5. Procedimientos de control de cambios, incluyendo las etapas por las cuales se modificarn las normas, polticas, planes y procedimientos oficiales de la compaa, y cmo se aprobar y validar cualquier cambio;
6. Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.
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La base corporativa de conocimiento de la organizacin abarca: 1. Bases de datos para la medicin de procesos, que se utiliza
para recopilar y tener disponibles los datos de mediciones de procesos y productos,
2. Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas como registros y documentos del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre del proyecto, resultados, decisiones, desempeo, etc.
3. Base del conocimiento de la gestin de configuracin, que contiene las versiones y lneas base de todas las normas, polticas y procedimientos oficiales de la compaa, y
4. Bases de datos financieras que contienen informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier dficit presupuestario del proyecto.
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