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1UNIDAD 2CONTROL DE LAS COMPRAS

Objetivo:

Identificar y aplicar los procesos establecidos en las organizaciones hoteleras y gastronómicas parala correcta realización de las compras y abastecimientos de las materias primas, buscandooptimizar los recursos y la reducción de los costos de dichas empresas. El tratamiento correctodado a las materias primas, en lo referente a cantidades a pedir, proveedores, negociación deprecios, plazos de entrega, transporte, recibo, almacenamiento y control de inventarios serán labase fundamental de esta unidad.

Competencias:Elabora responsablemente el listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operación.

 Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de producción.

 Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad.

FUNDAMENTACIN:

El departamento de compras de cualquier empresa es quizás el área de responsabilidad que másnecesita controles y de la implementación de un sistema para el manejo de la información adecuado,oportuno y claro para el correcto manejo de las materias primas e insumos requeridos por laorganización para su correcto funcionamiento. El área de compras no puede ser ajena a los procesosoperativos que se realicen en la empresa, por el contrario, es necesario que l o los encargados derealizar el aprovisionamiento de la meter!a prima conozcan con claridad todos los procesos productivos,el men" o la carta, los eventos a realizarse, la capacidad de pago, la capacidad de almacenamientoetc., para que de esta manera las compras estn de acuerdo con las necesidades generadas por lamisma operación del hotel o restaurante.El proceso de compras está directamente relacionado con parámetros no solo de costo sino tambin decalidad del producto terminado que determinan a su vez las caracter!sticas de las materias primas einsumos que deben llegar al establecimiento# es por esta razón que el departamento de comprasademás de manejar conceptos financieros y de costos, tambin maneja conceptos de manipulaciónhiginica de alimentos, establecimiento y aplicación de estándares de calidad para alimentos y tcnicasde almacenamiento para los mismos.Este cap!tulo establece la información que se requiere para conocer las necesidades de compra dealimentos y además identifica los procesos para la gestión de las compras de acuerdo a la clasificaciónde los alimentos. $e abordara el tema de los distintos mtodos para realizar las compras, as! como laclasificación de los proveedores para finalizar con un ane%o con los formatos implementados en laactualidad en el departamento de compras de un hotel o restaurante.

CONTROL DE COMPRAS

2!" OR#ANI$ACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS!

$e recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona dehacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso yademás del jefe de compras sobre los proveedores.

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2Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o prdidasde dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, etc.&ara que el director del departamento de compras, est seguro sobre qu comprar, como comprar,caracter!sticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben dise'ar unos formatos que recopilantoda esta información y que reciben el nombre de E$&ECI(IC)CI*+E$ E C*-&) E$/0+).

Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar prdidas y amantener los costos.1as especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementosque se van a comprar, para que orienten sobre la C)1I), el &E$*, el /)-)2* requerido, los()C/*E$ deseables y3o descartables, etc.En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendr!anque cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien losprecios, y en ese caso dejar!an de ser estándar.1as especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos losproductos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración&ara comprar debe tener en cuenta lo siguiente4

/ama'o del negocio Estructura del men"

Capacidad de almacenamiento Capacidad de pago

5olumen de 5entas Condiciones o características del producto

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2!2 M%TODOS DE COMPRA!

-EC)* )6IE/*

Este mtodo ofrece las ventajas de un contacto con un n"mero mayor de proveedores y para lograrlo sepueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso.

$e dividen en4

C*/I7)CI*+E$4 $e utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor n"mero de ofertas, lascuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración dela 8unta de compras. &or lo general, en un cuadro de clasificación que re"ne esta información4

&*5EE* 9 C)1I) 9 &ECI* 9 C:I/* 9 C)+/I) 9 $E5ICI*-EC)* 1I6E4 $e utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza demercado# en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tama'o, el pesopor unidad y la presentación del producto# como es lógico no se pueden cambiar las cantidadesdeterminadas por el departamento de compras.

C*+/)/I$/)$4 $e usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenadosporque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus caracter!sticas especiales, como por ejemplo4 laleche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipación con elproveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar.

2!& PROCEDIMIENTO PARA LA REALI$ACION DE LAS COMPRA

1o primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a travs de lossiguientes formatos4

LISTA DE MERCADOS

$e utiliza para los productos perecederos, de dif!cil almacenaje o tambin llamados de consumo diario ocompras de cocina.

El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenistadeterminar con base en el &) $/*C; de cada producto las cantidades que se deben comprar deellos.

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41uego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marcacuál de los tres es al que se le debe comprar.

Este formato termina de llenarlo el encargado de recibos anotando en l las cantidades que realmentellegaron.

$*1ICI/