UNIDAD 1: LA PROFESIÓN DE ORGANIZADOR DE EVENTOS · la contratación de personal fijo y temporal....

UNIDAD 1 LA PROFESIOacuteN DE ORGANIZADOR DE

EVENTOS

3 ASPECTOS LEGALES Y CONTABLES DE LA PROFESIOacuteN

Clase 1 Derechos y obligaciones del Organizador de eventos

El Organizador de Eventos como todo profesional que ejerce su tarea con un fin de lucro debe conocer los derechos y obligaciones que le atantildeen Como profesional de eventos tiene derecho a

- Ejercer su profesioacuten y ofrecer su servicio a la sociedad - Constituirse en Persona Fiacutesica o Sociedad - Tercerizar en otros profesionales las tareas que por desconocimiento o

necesidad no pudiera realizar - Establecer un segmento del mercado al que le interese apuntar - Definir una oferta especializada - Definir un valor por sus servicios y una modalidad de contratacioacuten y pago - Exigir constancias y documentacioacuten al personal contratado y rescindir el

contrato si no se cumpliera con lo estipulado - Aceptar o no un trabajo (por cuestiones de capacidad tiempo rentabilidad)

- Inscribirse en instituciones profesionales y sindicales del sector para obtener beneficios de las mismas

Por ejemplo en Argentina AOCA entidad que representa a profesionales de congresos y exposiciones desarrolla una importante tarea en beneficio del sector

ASOCIACIOacuteN ARGENTINA DE ORGANIZADORES Y PROVEEDORES DE EXPOSICIONES Y CONGRESOS AOCA Algunas medidas planteadas por dicha institucioacuten han sido 1 Sancioacuten de la ley de exencioacuten del IVA a participantes extranjeros en congresos y exposiciones 2 Centro de Congresos en la Ciudad de Buenos Aires

3 Centro de Convenciones en otros puntos del paiacutes 4 Calendario de participacioacuten en feriasexposiciones de caraacutecter internacional orientadas especiacuteficamente al mercado de convenciones y eventos en general 5 Produccioacuten de material de promocioacuten de uso especiacutefico 6 Programa especiacutefico de prensa en el exterior y en medios nacionales 7 Acompantildeamiento activo y eficaz para los organizadores profesionales

que intentan captar convenciones y eventos 8 Programa permanente de apoyo y buacutesqueda para la captacioacuten de eventos (Congresos Ferias Exposiciones Deportivos y Culturales)

9 Programa permanente de coordinacioacuten con aacutereas gubernamentales relacionadas en el exterior e interior (delegaciones de Turismo en el exterior embajadas y consulados aduana migraciones comercio exterior Fundacioacuten Exportar etc) 10 Acciones de facilitacioacuten en Aeropuertos especialmente Ezeiza

Por otra parte las obligaciones del Organizador son

- Inscribirse en el organismo competente para realizar los aportes (jubilacioacuten obra social fiscal) correspondientes Estos traacutemites pueden variar de acuerdo a si se presenta como

Monotributista (profesional independiente)

Autoacutenomo (empresas y sociedades comerciales)

Empleado (en relacioacuten de dependencia de una empresa o institucioacuten) - Con respecto al personal a su cargo informarse de las condiciones laborales

y escalas salariales estipuladas en los convenios colectivos de trabajo a traveacutes de los organismos competentes (Ministerio de Trabajo sindicatos caacutemaras y asociaciones) Asimismo debe interiorizarse de las diferencias en

la contratacioacuten de personal fijo y temporal - Contratar una empresa aseguradora para asegurar al personal de acuerdo a

un plan disentildeado especialmente - Informarse de coacutemo obtener licencias y permisos para el uso de

producciones artiacutesticas marcas obras ideas en general A la vez registrar las propias en el Registro de Derecho de Autor Registro de Marcas u organismos competentes

- Estipular en el Contrato de prestacioacuten de servicios las obligaciones ante el cliente como asiacute tambieacuten las exenciones o responsabilidades de terceros involucrados En el mismo se deben mencionar las sanciones al cliente en caso de incumplimiento

iquestQueacute debe tener un contrato de Organizacioacuten integral de eventos - Datos del Organizador y el Contratante

- Fecha y lugar del acuerdo - Detalle del servicio - Forma de cancelacioacuten - Responsabilidades de las partes - Sanciones sobre incumplimiento de las partes - Firmas y aclaraciones

Todo contrato puede contener claacuteusulas especiacuteficas relativas a responsabilidades propias y de terceros Algunos ejemplos

1- El Organizador de eventos compra un vehiacuteculo para traslado de personas

RESPONSABILIDAD CIVIL Y PENAL DEL COMPRADOR I- Recibiacute conforme del Sr el Vehiacuteculo Marca Modelo Tipo Carroceriacutea Nordm Motor Nordm Dominio en el estado actual en que se encuentra II- Recibo ademaacutes la siguiente documentacioacuten del vehiacuteculo anteriormente mencionado a)Tiacutetulo de propiedad b)Ceacutedula de Identificacioacuten c)Recibos de Patentes d)Formularios 08uml e)Certificado de Aduana etc III- Asimismo me hago responsable civil y criminalmente a partir de la fecha y hora indicadas en el Apartado Quinto frente a cualquier accidente dantildeo o perjuicio que pudiera ocasionar el vehiacuteculo de referencia comprometieacutendome a realizar la transferencia dentro de los quince diacuteas de la fecha IV- No se haraacute responsable el Vendedor por los perjuicios que pudieran surgir una vez transcurrido el plazo establecido en el presente Contrato V- Lugar y fecha a las horas y minutos Nombre y apellido Domicilio TE Doc Nordm RESPONSABILIDAD POR DANtildeOS A TERCEROS Dejan constancia las partes de que el tiene a su vez firmado el Contrato de con fecha con cuyo contenido conoce por lo cual para caso de incumplimiento del presente Contrato el asume las obligaciones de en el otro Contrato mencionado precedentemente y se subroga como deudor en el mismo pasando a ocupar el lugar del haya o no conformidad del Acreedor del otro Contrato citado Asimismo en caso de ser obligado a pagar directamente el incumplidor se obliga al reembolso respectivo con maacutes las actualizaciones intereses y accesorios 2- Esto es aplicable tanto al servicio ofrecido por el Organizador de eventos al cliente o por el servicio ofrecido por proveedores al Organizador RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO Queda convenido que si alguacuten Ofertante incumpliera con alguna de las obligaciones a su cargo o con lo que resulte deber emanado del presente Contrato la parte inocente puede optar entre 1ordm) Exigir extrajudicialmente el cumplimiento dentro del plazo de 2ordm) Exigir judicialmente el cumplimiento con maacutes los dantildeos y perjuicios 3ordm) Comunicar extrajudicialmente por medio fehaciente al incumplidor o judicialmente seguacuten corresponda la rescisioacuten del Contrato y la correspondiente indemnizacioacuten de dantildeos y perjuicios 4ordm) Reclamar la suma de lisa y llanamente y sin necesidad de prueba de perjuicio por incumplimiento y respecto del Contrato en siacute mismo exigir judicial o extrajudicialmente seguacuten convenga a la parte inocente la rescisioacuten o el cumplimiento RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO DOLOSO Para el caso de incumplimiento doloso o intencional que deberaacute ser acreditado por la parte interesada como doloso intencional la parte inocente puede peticionar la rescisioacuten del Contrato maacutes los dantildeos y perjuicios inmediatos mediatos directos indirectos necesarios eventuales o bien ejecutar la claacuteusula penal de conforme a lo que considere de su mayor beneficio

3- Esto es en caso de incumplimiento por parte del contratante de pago de los servicios acordados en el contrato de prestacioacuten RESPONSABILIDAD POR MORA Se acuerda por medio del presente que el Contratante que no cumpliera en teacutermino con obligaciones y cayera en mora respecto de cualquiera de ellas seraacute responsable por debiendo asimismo pagar sin que resulte necesario requisito alguno o intimaciones previas que no se encuentren acordadas expresamente en otras claacuteusulas del presente Contrato para que proceda la mora Esta claacuteusula rige sin perjuicio de las demaacutes consecuencias legales o contractuales previstas para los supuestos de mora RESPONSABILIDAD POR TARDANZA Queda acordado que el Contratante que no cumpliera exactamente en tiempo y forma con las obligaciones a su cargo se haraacute responsable por el lapso de tardanza en (aquiacute puede fijarse una pena o una suma de dinero a pagar) sin que resulte necesaria ninguna intimacioacuten previa a efectos de aplicar la presente claacuteusula RESPONSABILIDAD TOTAL Queda expresamente convenido para el caso de incumplimiento en favor de la parte inocente que eacutesta podraacute proceder de cualquiera de las formas a continuacioacuten sentildealadas a) Exigir el cumplimiento del Contrato y la reparacioacuten de los dantildeos y perjuicios que se acrediten b) Exigir el pago de las claacuteusulas penales establecidas sin prueba sobre los dantildeos efectivamente sufridos y el cumplimiento del Contrato con maacutes los dantildeos que provoque la demora en el cumplimiento de la obligacioacuten adquirida c) Exigir el pago de la claacuteusulas penales estipuladas sin prueba sobre los dantildeos efectivamente sufridos y la rescisioacuten del Contrato con maacutes los dantildeos anexos a que de lugar la rescisioacuten y puedan ser efectivamente probados d) Exigir la rescisioacuten del Contrato y la reparacioacuten de los dantildeos y perjuicios que puedan ser comprobados e) Hacer ejecutar por terceros las obligaciones que habiacutea asumido la parte incumplidora con cargo a eacuteste de tomar a su costa el gasto a que esto deacute lugar sin perjuicio del deber de pagar los dantildeos y perjuicios (acordados en tal suma o que se prueben seguacuten convengan las partes) En caso de ejecucioacuten por tercero el contratante incumplidor subrogado en sus obligaciones por ese tercero conserva solidariamente con eacuteste uacuteltimo sus deberes por eviccioacuten y redhibicioacuten

Todo lo mencionado para la elaboracioacuten de un contrato de prestacioacuten de servicios es aplicable con las modificaciones correspondientes para contratos de financiacioacuten en caso de eventos autogestionados

Consigna Averiguar en el paiacutes correspondiente o municipio la legislacioacuten para inscribir a una empresa de organizacioacuten de eventos y aportes obligatorios Legislacioacuten de sindicatos para la contratacioacuten de personal gastronoacutemico y artiacutestico

Clase 2 Legislacioacuten en y para eventos En la ejecucioacuten de un evento se encuentran implicadas legislaciones de tareas correspondientes a distintas aacutereas de servicio El Organizador debe conocerlas para no encontrarse con sorpresas durante el desarrollo de su actividad

Sobre el lugar del evento - Conocer los requisitos de habilitacioacuten de locales para eventos

Ejemplo

Habilitacioacuten para saloacuten de fiestas

Mediante este traacutemite puede obtener la habilitacioacuten municipal de un saloacuten de fiestas Caracteriacutesticas - Son aquellos locales expresamente destinados a ser alquilados por personas o instituciones que deseen efectuar en ellos reuniones de caraacutecter social como tambieacuten celebraciones de iacutendole particular o puacuteblica - Pueden contar o no con pista de baile y difusioacuten musical con servicio de lunch yo restaurante y habilitados para dicha actividad

- No se permitiraacute boleteriacutea para el cobro de entrada - La difusioacuten musical podraacute provenir de medios electroacutenicos yo nuacutemeros en vivo Si se contratan nuacutemeros en vivo deberaacute contarse con escenario y camariacuten para ambos sexos - Se encuentra prohibida en estos locales la venta yo consumicioacuten para menores de 18 antildeos de bebidas alcohoacutelicas o cualquier otra prohibida para su edad - Los horarios en que podraacuten desarrollar sus actividades seraacuten --- en horario diurno todos los diacuteas desde las 8 hs --- en horario nocturno deberaacuten cesar sus actividades de lunes a mieacutercoles a las 02 hs --- jueves a las 03 hs --- viernes saacutebados y viacutesperas de feriados a las 05 hs iquestQuieacuten puede realizarlo

El interesado o terceros con acreditacioacuten suficiente Para realizar ellos traacutemites se debe concurrir con documento de identidad del interesado yo CUIT en caso de persona juriacutedica Todas las firmas dellos titularres en los formularios estaraacuten certificadas por Escribano Tribunales Banco o efectuadas en presencia del Funcionario Municipal interviniente No se acepta certificacioacuten de la Policiacutea iquestDoacutende se realiza el traacutemite Edificio Aduana Ases Legal y Teacutecnica (SOP) Domicilio BELGRANO GRAL MANUEL 328 2ordm - Tel 4802287 Requisitos 1 Realizar el siguiente traacutemite

Habilitacioacuten para espectaacuteculos puacuteblicos 2 Factor ocupacional o Seraacute de 1 (una) persona por m2 (metro cuadrado) de la superficie uacutetil o Deberaacuten adecuarse las salidas de emergencia y sanitarios para uso del puacuteblico a la cantidad maacutexima de asistentes 3 Localizacioacuten

Estos locales podraacuten localizarse en predios donde o Cuando no exista oposicioacuten expresa del 50 (cincuenta por ciento) o maacutes de los vecinos cuyas residencias se encuentren dentro de los 50 (cincuenta) metros lineales a ambos lados y de frente al local Estos locales soacutelo podraacuten localizarse en edificios o Cuando los demaacutes inmuebles del edificio no estuviesen destinados para el uso de viviendas residenciales

o Cuando los demaacutes inmuebles del edificio estuviesen destinados para el uso de viviendas residenciales se requeriraacute la autorizacioacuten de los vecinos de las otras plantas Estos locales tampoco podraacuten localizarse respecto a establecimientos de salud con internacioacuten y salas velatorias o Ubicados sobre la misma arteria en ambos sentidos y en ambas aceras a menos de 200 metros contados por recorrido peatonal de eje divisorio a eje divisorio maacutes cercano a dichos establecimientos o Ubicados en arterias transversales yo perpendiculares en ambos sentidos y en ambas aceras a menos de 100 metros contados por recorrido peatonal de eje divisorio a eje divisorio maacutes cercano de dichos establecimientos no debiendo ubicarse el local dentro de la misma manzana Cualquiera sea la superficie del local que se pretenda habilitar los metros

lineales para el ejercicio de la oposicioacuten seraacuten contados de eje divisorio a eje divisorio maacutes cercano por recorrido peatonal y tomando el mismo eje y la misma distancia con relacioacuten a los vecinos de enfrente 4 Superficie o Los emprendimientos de hasta 250m2 uacutetiles pueden estar enclavados en o fuera de las aacutereas de radicacioacuten promovida o Para ubicacioacuten fuera de las aacutereas de radicacioacuten promovida los particulares podraacuten solicitar la habilitacioacuten especiacutefica de su local debiendo cumplimentar los requerimientos del proyecto yo teacutecnicos explicitados en el instructivo de Habilitacioacuten por Viabilidad o Para los emprendimientos de maacutes de 250m2 uacutetiles y hasta 750 m2 se aplicaraacute la restriccioacuten de localizacioacuten a las aacutereas de radicacioacuten promovida declaradas o Si se trata de aacutereas de radicacioacuten promovida no se limitaraacute la

superficie maacutexima cuando los locales se encuentran localizados como miacutenimo a 100 (cien) metros del primer enclave residencial 5 Seguridad Los titulares de las habilitaciones tendraacuten a su cargo la seguridad interna del local asiacute como la tranquilidad del entorno externo para lo que deberaacuten contar con a) seguridad interna privada debidamente identificada contratada en proporcioacuten a la capacidad maacutexima de asistentes b) policiacutea adicional c) agentes de traacutensito y de control urbano d) detector de metales e) cumplimentar las normas de seguridad previstas en la Ordenanza Ndeg 7048 6 Aspectos constructivos

o Se deberaacute optar por una solucioacuten teacutecnica que garantice una efectiva reduccioacuten del nivel sonoro y vibratorio de acuerdo a o Alternativa a retiro de frente y sector circundante doble pared con caacutemara de aire desolidarizada o Alternativa b suelo flotante o desolidarizado doble pared flotante y cielo raso para distribucioacuten sonora igualitaria o Otras alternativas deben lograr teacutecnicamente el mismo resultado

que el establecido mediante las alternativas anteriores o Requisitos complementarios a) ventilacioacuten mecaacutenica b) salidas de emergencia c) sanitarios d) bantildeos para discapacitados e) luces de emergencia 7 Nivel sonoro El maacuteximo nivel de ruidos permitidos para la difusioacuten de muacutesica es de 80 db A Los locales deberaacuten contar con controlador yo compresor de sonido

8 Vibraciones En estos locales seraacuten exigidas las medidas reglamentadas por el Departamento Ejecutivo Municipal el que determinaraacute las tablas de efecto de vibraciones sobre las personas y las estructuras los niveles maacuteximos permisibles el control de fuentes de las vibraciones y el procedimiento y los medios de medicioacuten de los mismos 9 Aspectos bromatoloacutegicos Estos locales deberaacuten cumplir la normativa vigente conforme a la actividad autorizada 10 Desarrollo de la actividad Exclusivamente en lugares cerrados y cubiertos arriba FUENTE GOBIERNO DE ROSARIO SANTA FE ARGENTINA

- Conocer las leyes y decretos que reglamentan el uso del espacio puacuteblico

(plazas parques avenidas y calles playas etc) - Conocer reglamentaciones para casos especiacuteficos de uso de locales para

eventos determinados

Ejemplo de la regulacioacuten del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires para los festejos de egresados y fiestas de fin de antildeo

Recomendaciones para fiestas de egresados y festejos de fin de antildeo

En el marco de la campantildea de ldquotomemos concienciardquo la Subsecretaria de Control Comunal conjuntamente con otros organismos puacuteblicos ha iniciado su 2deg campantildea de prevencioacuten en relacioacuten a las fiestas de egresados y las

fiestas de fin de antildeo El Gobierno de la Ciudad pone a disposicioacuten de los interesados un sistema de consulta simple que le permita tomar conocimiento acerca de los locales aptos para desarrollo de este tipo de eventos implementando un canal de consulta que sirva para evacuar las dudas que pudieran surgir en le proceso de eleccioacuten del lugar para realizar la fiesta Asimismo los interesados podraacuten bajar un modelo tipo de contrato para evitar situaciones desagradables Fiestas de Egresados Sobre los Locales

Antes de firmar el contrato asesorarse acerca de las condiciones de seguridad funcionamiento e higiene del lugar elegido

Si se trata de un local bailable clase C que este se halle debidamente registrado en el Registro Puacuteblico de locales bailables Si se trata de un saloacuten de fiestas privadas u otro tipo de lugar club saloacuten

de actos escuela cerciorarse que el lugar cuente con la habilitacioacuten correspondiente este dato se puede consultar 0800-999-2727 o a traveacutes de infofiestasbuenosairesgovar Otras recomendaciones

La presencia de los menores despueacutes de las 24 horas solo estaacute permitida con la presencia de padres en el local durante la ldquoFiestas de Egresadosrdquo

Estaacute prohibida la venta de alcohol durante todo el desarrollo de la fiesta

Asimismo estaacute prohibido el uso de pirotecnia en lugares cerrados y adyacencias de los locales

Tomar los mayores recaudos en la contratacioacuten de actividades extras como ser los trencitos y otros Requisitos para la realizacioacuten de una fiesta de egresados en un local

de baile Clase C 1 Los locales de baile clase C que se encuentren debidamente inscriptos en el Registro Puacuteblico de Lugares Bailables podraacuten desarrollar fiestas de egresados de instituciones educativas con acceso exclusivo por invitacioacuten personal e intransferible debiendo a tales efectos presentar ante esta Subsecretariacutea con una antelacioacuten miacutenima de diez diacuteas haacutebiles de la fecha de realizacioacuten de la fiesta la siguiente documentacioacuten

Contrato celebrado entre el local de baile clase C y los padres de los alumnos involucrados en el que claramente se detalle el diacutea hora de realizacioacuten de la fiesta cantidad de asistentes y metodologiacutea de identificacioacuten de los invitados

Declaracioacuten jurada suscripta por al menos cinco (5) padres y permanencia de al menos cinco (5) padres de alumnos egresados pertenecientes a la institucioacuten en el lugar durante todo el transcurso y

duracioacuten de la fiesta asumiendo todas las responsabilidades que les pudiera caber por la conducta de los alumnos y sus invitados 2 Queda totalmente prohibida la venta consumo yo suministro de bebidas

alcohoacutelicas durante todo el desarrollo del evento dentro del local 3 Los menores de 18 antildeos deberaacuten contar con la autorizacioacuten escrita de sus padres o tutores Condiciones de seguridad funcionamiento e higiene que deben cumplimentar los locales de baile Clase C

Chapa mural que especifica si se trata de un local de baile y la clase y ademaacutes establece la capacidad permitida

Si el local tiene capacidad para maacutes de 1000 personas deberaacute contar con un meacutedico permanente

Todas las puertas de las salidas incluidas las de emergencias deben abrir hacia afuera y estar sentildealizadas

En todo el local debe haber sentildealizacioacuten de faacutecil visualizacioacuten que indique la salida de emergencia

Luces de emergencia

Matafuegos con la correspondiente tarjeta con fecha de vencimiento Detector de metales en la puerta de entrada Presencia de personal de seguridad con identificacioacuten visible que indique

el nombre de la persona y de la empresa de seguridad Presencia de personal de bomberos El lugar debe contar con un plan de evacuacioacuten visible para los

concurrentes En el horario de 16 a 24 horas se permite el ingreso de personas entre

15 y 18 antildeos Luego de las 24 horas se prohiacutebe el ingreso de menores de edad Se prohiacutebe el expendio de alcohol a los menores

Sobre los iacutetems a considerar en la contratacioacuten de un saloacuten

- El tiempo de anticipacioacuten con que se debe reservar el saloacuten - El monto de sentildea para la reserva (en porcentaje) - Si el valor estipulado en el presupuesto puede sufrir ajustes hasta la fecha

del evento - Si el servicio incluye asistencia teacutecnica manteleriacutea vajilla y otros servicios - Cuando se debe confirmar el total de asistentes y hasta cuaacutendo estaacute

permitido agregar gente en la lista de invitados

- Si es necesario demostrar ldquosolvenciardquo por parte del contratante - En caso que el contratante decidiera cancelar o dejar sin efecto el evento

queacute sucede con la sentildea o el pago total si este se hubiera efectuado - En salones ubicados en zonas rurales especificar si existe alguacuten seguro por

lluvia en caso que sea necesario - El ofertante del saloacuten estaacute obligado

Una vez aceptado el servicio por el cliente y sentildeado el mismo no puede

seguir ofreciendo el mismo a otra persona para la misma fecha y horario No puede modificar el monto del presupuesto a no ser que exista una claacuteusula que lo indique Ejemplos de contratos de saloacuten

SALON CONDICIONES DE CONTRATACIOacuteN PARA EVENTOS

bull El cliente deberaacute cancelar el 100 del evento con 7 diacuteas de

anticipacioacuten de los contrario se daraacute por anulada la reservacioacuten bull Un mes antes de la fecha del evento se ajustaraacute el presupuesto de acuerdo a los precios actualizados del mercado (en caso de que aplique dicho ajuste) bull La manteleriacutea sonido y decoracioacuten corren por cuenta del cliente En caso de requerir el servicio estamos en condiciones de ofrecerlo bull El cliente debe presentar con 7 diacuteas de anticipacioacuten la lista de invitados

para el debido control en la recepcioacuten del Club bull Para que un no socio pueda contratar alguacuten evento debe contar con el aval de un socio bull El Club no garantiza la disponibilidad de estacionamientos para la totalidad de invitados al evento por lo que se recomienda la contratacioacuten de personal de seguridad para vigilancia en el aacuterea externa del Club bull Los socios deberaacuten estar solventes para poder contratar un evento

ESTANCIA Condiciones de contratacioacuten y pago

Para garantizar la estadiacutea o servicio se debe abonar entre el 20 y el 100 en concepto de reserva dentro de las 24hs de ser solicitado el lugar

SEGURO DE LLUVIA En caso de lluvia la prestacioacuten de los servicios no se suspende salvo que la intensidad de las precipitaciones haga inaccesible el camino de ingreso al establecimiento Ante esta circunstancia la reserva seraacute acreditada para futuras estadiacuteas sujeta a disponibilidad por un periodo y nuacutemero de pasajeros igual al contratado inicialmente Reservas individuales

Para garantizar la estadiacutea o servicio se debe abonar entre el 50 y el 100 del total dependiendo la estancia en concepto de Reserva dentro de las 24hs de ser confirmado Puede abonar personalmente en nuestra oficina o con un depoacutesito en el banco de Galicia Reservas de grupo Validez

Los presupuestos tienen una validez de 20 diacuteas una vez vencido deberaacute ser recotizado El precio del presupuesto esta calculado en base a la cantidad de invitados detallada en el mismo Pago El pago de la reserva debe ser por el 50 del monto total de la cantidad de pasajeros cotizada

Poliacutetica de cancelacioacuten de reserva individual Si la cancelacioacuten se solicita con una anticipacioacuten mayor a 10 diacuteas previos a la fecha de ingreso del pasajero el total depositado quedaraacute como creacutedito aplicable a futuras reservas para el establecimiento contratado inicialmente sujeto a disponibilidad y con una vigencia de tres meses Si la cancelacioacuten se realiza entre los 10 y 4 diacuteas previos a la fecha de ingreso del pasajero se aplicaraacute un gasto de cancelacioacuten equivalente al valor de una estadiacutea de 24

h y el saldo del depoacutesito quedaraacute como creacutedito aplicable a futuras reservas para el establecimiento contratado sujeto a disponibilidad con una vigencia de tres meses

Si la cancelacioacuten se produce dentro de las 72hs previas al ingreso de los pasajeros se retendraacute el 100 del dinero abonado en concepto de gasto de cancelacioacuten En el caso de modificarse esta cantidad de pasajeros al momento del pago de la reserva la estancia esta habilitada a recotizar dicho presupuesto Si por alguna razoacuten esta cantidad se reduce el costo del servicio probablemente se incremente por persona

El saldo deberaacute abonarse con diez diacuteas de anticipacioacuten a la fecha del evento Resumen de las condiciones de pago bull 50 al momento de la reserva bull 50 diez (10) diacuteas antes de la fecha de realizacioacuten del evento Poliacutetica de Cancelacioacuten de reserva de grupo Si se cancela el evento hasta 20 diacuteas antes de la fecha reservada la estancia retiene el 50 de la sentildea en concepto de gastos de cancelacioacuten

El 50 restante seraacute acreditado a futuros eventos Si se cancela entre los 20 y 10 diacuteas anteriores a la fecha del evento se retiene el total de la reserva Si la cancelacioacuten se produce dentro de los 10 diacuteas la estancia retendraacute el 100 de la sentildea yo pago total si este se hubiese efectuado

Sobre el servicio gastronoacutemico

- Debe quedar claro el servicio ofrecido en detalle adjunto asiacute como la fecha y cantidad de comensales y monto

- Tiene que fijarse de antemano la fecha liacutemite de reserva y pago total del servicio Queacute pasa en caso de cancelacioacuten

- Aclarar cargos adicionales por horas extras del personal maacutes raciones de

alimentos servicios opcionales en general - En caso de suministrar bebidas queacute pasa con el excedente - Si hay precios diferenciales por edad

Ejemplos de contratos

CONDICIONES DE VENTA Trataacutendose de un casamiento a los novios no se les cobraraacute el cubierto Menuacute infantil (edad hasta 12 antildeos) - (a concertar con el organizador) 1 Para la reserva de la fecha y confirmacioacuten del evento solicitado se

deberaacute abonar un depoacutesito equivalente al 40 del monto total del mismo 2 En caso de anular el servicio la empresa se reserva el derecho de devolucioacuten (Para todos los eventos formales e informales) 3 Cada pago realizado congela el proporcional de cubiertos de acuerdo al precio que rija en ese momento 4 El 60 restante seraacute ajustado a los precios que rigen en el momento del pago 5 El total del servicio se abonaraacute 14 diacuteas antes del evento (Para todos los eventos formales e informales) 6 Se aceptan doacutelares sobre la cotizacioacuten del diacutea tipo comprador 7 En caso de cancelar invitaciones una vez cerrado el acuerdo no de

reintegraraacute el valor abonado por las mismas 8 La validez del presupuesto es de 7 (siete) diacuteas 9 La reserva el alquiler la decoracioacuten y mantenimiento del saloacuten no estaacuten incluidos en nuestra propuesta 10 En caso de sumar invitados despueacutes de haber cerrado el acuerdo (10 diacuteas antes del evento) la posibilidad de incorporarlos a la noacutemina quedaraacute condicionada a la disponibilidad de vajilla y demaacutes fracciones del

servicio Recargo por inclusioacuten de invitados despueacutes de cerrado el acuerdo 15 (quince) sobre el valor del cubierto 11 En caso de evento extenso cuando supere el horario de 20hs a 6hs (antes o despueacutes) deberaacute adicionarse $ 2 - por persona para cubrir horas extras del personal y mayor consumo de bebidas Invitados a Media Noche $ 1500 - p persona 12 En caso de que el cliente no provea la bebida con o sin alcohol la

empresa se compromete a brindar las mismas durante la duracioacuten del evento siguiendo el siguiente esquema de cantidades Champagne uacutenicamente para brindis (levantar una copa) 1 botella cada 5 personas calculando un 20 menos de los invitados a comer Vino toda la noche Vino Blanco 1 botella cada 5 personas Vino Tinto 1 botella cada 25 personas Cerveza toda la noche Cerveza 1 botella cada 15 persona aprox Gaseosa y agua 15 lts en total por persona 13 En caso de que la bebida con o sin alcohol sea provista por la empresa (faeventos) de haber sobrantes al final del evento seraacuten propiedad de la empresa sin derecho a reclamo por parte del cliente

Lo mismo aplica en caso de que asistan menos invitados que los confirmados al cerrar el acuerdo La empresa se compromete a cumplir solo con el servicio de catering ajustaacutendose a lo descripto en el detalle que le seraacute entregado al cliente junto con estas condiciones de venta

- Tambieacuten como en el resto de las aacutereas de servicio existen regulaciones para

el desarrollo gastronoacutemico Es importante conocer la legislacioacuten sobre habilitacioacuten de locales gastronoacutemicos y catering asiacute como el expendio de comidas para eventos

Sobre los servicios de espectaacuteculos Conocer los aportes que deben realizarse a las entidades de Derecho de Autor de obras musicales teatrales etc Los mismos establecen normas para el uso de las

obras inscriptas SADAIC representa en Argentina al sector de la muacutesica

MENSAJE DE SADAIC iquestPor queacute tengo que pagar SADAIC USTED SE BENEFICIA USANDO MUSICA

Porque el confort que brinda la muacutesica agrega valor al servicio o producto que usted vende Porque los espacios en los que se escucha muacutesica son maacutes agradables

Porque si usted utiliza muacutesica sus clientes y su personal se van a sentir mejor iquestPORQUE ES NECESARIO SOLICITAR PERMISO PARA USAR MUSICA Porque los Autores y Compositores son los legiacutetimos duentildeos de sus obras y soacutelo ellos autorizan el uso de las mismas a traveacutes de SADAIC iquestPORQUE HAY QUE PAGAR POR USAR MUSICA Porque es justo y legiacutetimo que los Autores y Compositores perciban una

retribucioacuten por parte de quienes obtienen beneficios derivados de su uso Porque de esta forma ellos pueden seguir creando y nosotros disfrutando de sus obras iquestPORQUE HAY QUE PAGAR A SADAIC Porque SADAIC fue creada en 1936 por los Autores y Compositores para representarlos en la gestioacuten colectiva de sus Derechos de Autor Porque SADAIC estaacute facultada por la Ley 17648 para percibir el Derecho de

Autor por parte de los usuarios de muacutesica iquestQUE HACEMOS EN SADAIC CON EL DINERO QUE SE RECAUDA Lo distribuimos entre los creadores de las obras utilizadas sean estos nacionales o extranjeros ES IMPORTANTE QUE USTED SEPA Que para cumplir con nuestro cometido en SADAIC hemos establecido aranceles razonables con relacioacuten a cada una de las modalidades de utilizacioacuten

- Cuando se trata de recitales conciertos festivales hay que asesorarse

sobre la reglamentacioacuten correspondiente para el desarrollo de los mismos

Ejemplo de normativa dispuesta por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires

LEY Ndeg 2324

Buenos Aires 03 de mayo de 2007-

La Legislatura de la Ciudad Autoacutenoma de Buenos Aires sanciona con fuerza de Ley

Artiacuteculo 1deg- Incorpoacuterase al Coacutedigo de Habilitaciones y Verificaciones en la Seccioacuten 10 (AD 70048) ldquoEspectaacuteculos y diversiones puacuteblicosrdquo ldquoClub de Muacutesica en vivordquo Artiacuteculo 2deg- Denominacioacuten

Denomiacutenase ldquoClub de Muacutesica en vivordquo al establecimiento con una capacidad maacutexima de trescientos (300) espectadores y una superficie no mayor de 500m2 cuya actividad principal es la programacioacuten y produccioacuten de conciertos y espectaacuteculos musicales en vivo en cualquiera de sus geacuteneros En dichos establecimientos se podraacuten expender comidas bebidas y podraacuten incluir como actividad accesoria de la actividad principal la venta de discos videos y otros medios de reproduccioacuten audiovisual libros revistas ropa

calzado El mismo contaraacute con un saloacuten principal donde desarrollar la actividad Artiacuteculo 3ordm- Definiciones

Se entiende por saloacuten principal al local del establecimiento que sirve de lugar de encuentro entre muacutesicos y espectadores El mismo seraacute considerado local de 3era Clase seguacuten el Coacutedigo de Edificacioacuten Artiacuteculo 4 ordm- Capacidad La capacidad maacutexima del establecimiento no podraacute superar los 300 espectadores no pudiendo ser la superficie de piso mayor a los 500 m2 El caacutelculo de capacidad maacutexima admitida seraacute de hasta dos (2) personas m2

exceptuando para el caacutelculo sectores de ingreso y egreso pasillos de circulacioacuten sectores de trabajo y de servicios Artiacuteculo 5ordm- Compatibilidades Usos compatibles Podraacuten habilitarse como actividades compatibles al uso ldquoClub de Muacutesica en vivordquo los siguientes usos restaurante y bar y podraacuten establecerse en galeriacuteas de arte salones de exposiciones de conferencias centros culturales institutos de ensentildeanza hoteles locales de venta de

objetos relacionados con las industrias culturales y todo establecimiento que sea utilizado como manifestacioacuten de arte yo cultura Por lo tanto dichos usos pueden coexistir en un mismo edificio o predio y estar comunicados siempre que el reglamento de copropiedad del mismo asiacute lo permita Los rubros compatibles deberaacuten ajustarse a las normativas vigentes para cada actividad Artiacuteculo 6ordm- Planos Deben ser presentados conforme a lo dispuesto en el Artiacuteculo 214 del Coacutedigo de Habilitaciones y Verificaciones y deben consignar ademaacutes el saloacuten principal el mobiliario de uso habitual la capacidad total de espectadores del establecimiento y los medios de salida Artiacuteculo 7ordm- Mesas y Sillas Mobiliario de Sala Las mesas y sillas seraacuten distribuidas al arbitrio de la empresa con la condicioacuten de que existan pasillos libres de 1 metro de ancho como miacutenimo

quedando prohibida la colocacioacuten de objetos que impidan el libre traacutensito La obligatoriedad de disponer para cada funcioacuten las mesas y sillas moacuteviles cumplimentando el ancho de pasillos y la reserva de espacios para discapacitados recaeraacute sobre el responsable de la sala y deberaacute ajustarse a lo exigido en el Coacutedigo de Edificacioacuten Artiacuteculo 8ordm- Escenario El escenario puede ser fijo o movible y deberaacute estar aprobado por un profesional responsable por intermedio de nota avalado por su Colegio respectivo Artiacuteculo 9ordm- Vestuarios o Guardarropas No seraacute obligatoria la existencia de dicho servicio para el funcionamiento de la actividad En el caso de contar con los mismos deberaacuten cumplir con las caracteriacutesticas constructivas exigidas en el Coacutedigo de Edificacioacuten seguacuten la clasificacioacuten de los locales

Artiacuteculo 10- Ancho de pasillos y Medios de Egreso Se respetaraacute lo establecido por la Ley 962 (BOCBA 1607) Artiacuteculo 11- Ventilacioacuten e iluminacioacuten de los locales Se ajustaraacute a lo normado seguacuten la clasificacioacuten de los locales por el Artiacuteculo 46 del Coacutedigo de la Edificacioacuten Artiacuteculo 12- Instalaciones Complementarias Toda instalacioacuten complementaria como ser calefaccioacuten clima artificial o cualquier otra se ajustaraacute a la disposicioacuten general vigente que corresponda Artiacuteculo13- Instalacioacuten eleacutectrica Se debe ajustar a las normas generales prescriptas en el Coacutedigo de la Edificacioacuten A los efectos de certificar la instalacioacuten se deberaacute presentar una

nota firmada por profesional responsable por la que se garantiza el cumplimiento de las normas mencionadas Los circuitos deben partir de un tablero general ubicado en un lugar de faacutecil acceso para su control La iluminacioacuten de la sala salidas y locales de salubridad se debe hacer por lo menos con dos circuitos eleacutectricos y las llaves teacutermicas correspondientes En el caso de contar con ventilacioacuten mecaacutenica deberaacuten presentarse los

planos registrados en la Direccioacuten General de Obras y Catastro (DGFOC) Artiacuteculo14- Sistema de luces yo sonido Puede funcionar en cualquier ubicacioacuten del local siempre que no obstruya la libre trayectoria de salida En caso de funcionar desde una cabina esta no podraacute ser de material combustible y a los efectos de iluminacioacuten y ventilacioacuten deberaacute cumplir con las condiciones requeridas para los locales de cuarta clase del Coacutedigo de Edificacioacuten

Artiacuteculo15- Horario de funcionamiento Se deberaacute ajustar a lo establecido en el Coacutedigo Contravencional de la Ciudad de Buenos Aires Artiacuteculo 16- Ruidos Molestos En el caso de tener denuncias de vecinos justificadas seguacuten la normativa vigente en impacto ambiental se suspenderaacute el desarrollo de la actividad hasta tanto se realicen las obras de insonorizacioacuten Artiacuteculo 17- Servicio de bar Estaacute permitida la instalacioacuten de servicio de bar el cual debe cumplir con los siguientes requisitos 1 Cuando se instalen mostradores para el servicio de bebidas y comidas deben estar especialmente consignados en los planos y no pueden estar emplazados de manera que obstruyan los medios de egreso 2 Para el lavado de los utensilios deben contar con la provisioacuten de agua

friacutea y caliente y desaguumle conectado a la red cloacal Este requisito no se exige si se utilizan envases de uacutenico uso Artiacuteculo 18- Actividades gastronoacutemicas En el caso de contar con instalaciones o recintos donde se elaboren comidas eacutestas se ajustaraacuten a las determinaciones que rigen para los locales gastronoacutemicos en lo que resultare de aplicacioacuten no requiriendo habilitacioacuten por separado en razoacuten de estar incluidas dentro de las definiciones de este tipo de locales Artiacuteculo 19- Servicio de Salubridad Para el puacuteblico concurrente se calcularaacute seguacuten lo exigido en el Artiacuteculo 4823 del Coacutedigo de la Edificacioacuten para locales comerciales Artiacuteculo 20- Sentildealizacioacuten Deberaacute poseer luces de emergencia sentildealizadores de medios de salida seguacuten lo exigido en el Coacutedigo de la Edificacioacuten

Artiacuteculo 21- Prevenciones contra incendio Deberaacute poseer cuatro matafuegos ABC ubicados dos en la entrada dos al costado del escenario y un extinguidor de anhiacutedrido carboacutenico de 35 Kg de capacidad en la cabina de luz y sonido y uno maacutes por piso o cada 200 m2 de superficie Queda prohibida la colocacioacuten de elementos decorativos que sean de raacutepida combustioacuten Artiacuteculo 22- Plan de evacuacioacuten Se deberaacuten ubicar en lugares visibles del predio planos del lugar con la informacioacuten contenida en un plan de evacuacioacuten realizado por un profesional competente indicando las medidas tendientes a lograr una eventual

evacuacioacuten en caso de producirse una emergencia informando los medios de salida para cada sector trayectoria hacia los mismos y servicios sanitarios habilitados realizado por un Ingeniero en Seguridad e Higiene de acuerdo a lo normado en la Ley 1346 (BOCBA 1970) el cual deberaacute ser aprobado por la Subsecretariacutea de Defensa Civil Artiacuteculo 23- Servicio de Seguridad Privada El Servicio de Seguridad Privada deberaacute cumplir con las prescripciones de la

Ley 1913 (BOCBA 2363) Artiacuteculo 24- Primeros Auxilios Se contaraacute con un botiquiacuten para primeros auxilios que se ajuste a la normativa vigente Artiacuteculo 25- Maacutequina expendedora de Preservativos Seraacute obligatoria la instalacioacuten de maacutequinas expendedoras de preservativos en los bantildeos de hombres y mujeres en cumplimiento de la Ordenanza Nordm

5118996 (BM 180) Artiacuteculo 26- Proyecciones audiovisuales y multimedia Se admitiraacuten proyecciones audiovisuales y multimedia cuando sean complementarias o formen parte del espectaacuteculo que se presente ldquoen vivordquo La proyeccioacuten podraacute efectuarse desde la cabina de luces yo sonido o desde la sala siempre y cuando no obstruya los medios de egreso Artiacuteculo 27- Traacutemite de Habilitacioacuten No se permitiraacute el funcionamiento de estos locales en edificios destinados a vivienda salvo que el reglamento de copropiedad lo admita El funcionamiento se regiraacute seguacuten lo establecido en el Artiacuteculo 218 del Coacutedigo de Habilitaciones y Verificaciones Artiacuteculo 28- Excepcioacuten Quedaraacuten exceptuados del Artiacuteculo 9ordm de la presente ley y de la Ley 962 de accesibilidad en cuanto a anchos de pasillos y medio de egreso los

establecimientos que hayan obtenido permiso precario de funcionamiento en los teacuterminos del Decreto Nordm 3 de Necesidad y Urgencia debiendo cumplimentar con el inicio del traacutemite de habilitacioacuten ajustaacutendose a lo establecido en los artiacuteculos 4741 del Coacutedigo de Edificacioacuten Artiacuteculo 29- Comuniacutequese etc

SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO

Sancioacuten 03052007

Promulgacioacuten De Hecho del 07062007 Publicacioacuten BOCBA Ndeg 2704 del 13062007

- Con respecto al uso de Fuegos Artificiales se debe constatar que la

empresa que va a proveer el servicio se encuentre matriculada y cumpla con las normas vigentes Para corroborar si los productos estaacuten autorizados hay

que verificar que lleven impresos un nuacutemero de registro y uno de inscripcioacuten del fabricante El organismo encargado del registro en Argentina es el RENAR (Registro Nacional de Armas

Ley 20429

La comercializacioacuten de artificios piroteacutecnicos se encuentra contemplada por la Ley Nacional de Armas y Explosivos (Ley 20429) a traveacutes de su decreto reglamentario (Decreto 30283) ldquoReglamentacioacuten de poacutelvoras explosivos y

afinesrdquo Y a su vez todo el rubro se encuentra fiscalizado por el ReNAr (Registro Nacional de Armas) quieacuten ademaacutes de controlar el perfecto cumplimiento de la ley emite normas y disposiciones que continuacutean regulando toda la actividad De esta manera se acordoacute que

TODOS LOS ARTIacuteCULOS de pirotecnia que se comercialicen deberaacuten ademaacutes estar inscriptos y aprobados por el Renar Para lo cual se le otorga

a cada producto un nuacutemero de inscripcioacuten uacutenico que tiene que estar bien visible en el envoltorio o el cuerpo de cada artiacuteculo

Es muy importante que antes de adquirir un producto verifique que posea la etiqueta con el nuacutemero de inscripcioacuten del Renar correspondiente y que haga su compra siempre en un comercio habilitado Su seguridad estaacute en juego Si conoce alguacuten comercio no autorizado donde se esteacute vendiendo pirotecnia o si le han ofrecido alguacuten artificio piroteacutecnico ilegal (sin el nuacutemero de inscripcioacuten en el producto ni en el envoltorio) debe denunciarlo al 4371-8989

Consigna Averiguar en el paiacutes correspondiente o municipio la legislacioacuten referida a uso de salones para eventos asiacute como las referidas a espectaacuteculos y gastronomiacutea

Clase 3 Praacutectica contable de la profesioacuten

Para que el emprendimiento de organizar eventos se convierta en un negocio y no en un dolor de cabeza se debe desarrollar un plan financiero El mismo incluye

- Presupuesto de capital

- Plan de inversiones - Estado de peacuterdidas y de ganancias proyectado - Anaacutelisis de punto de equilibrio - Balance y anaacutelisis de Flujo de caja

Presupuesto de capital es un detalle general de los costos que significa

poner en marcha el emprendimiento Existen ldquocostos durosrdquo materiales de construccioacuten o equipamientos como - El saloacuten (compra o alquiler) - Refaccioacuten decoracioacuten o ampliacioacuten - Equipamiento teacutecnico - Mobiliario

- Vajilla y manteleriacutea - Objetos decorativos

Los otros son los ldquocostos blandosrdquo aquellos ofrecidos a traveacutes de servicios profesionales

- Personal de recepcioacuten - Personal de gastronomiacutea - Personal de limpieza

- Personal de estacionamiento y valet parking - Artistas - Asesores legales contables administrativos - Personal de seguridad - Registros intelectuales - Permisos y licencias - Seguros - Publicidad - Reserva de caja

Es fundamental analizar bien cada actividad para asignar los recursos financieros suficientes para cubrirla Asimismo hay que establecer poliacuteticas para el manejo de los fondos en cuanto a las formas de pago (efectivo cheque total o parcial a creacutedito)

Plan de inversiones aquiacute se evaluacutea de acuerdo al listado de costos y

proyecciones de gastos el monto necesario para iniciar el negocio y para financiarlo Lo primero a saber es queacute capital propio se cuenta (de una persona fiacutesica o sociedad seguacuten el caso) y cuaacutento se va a solicitar en preacutestamo Tambieacuten coacutemo y cuaacutendo se piensa devolver ese dinero El prestamista para asegurarse ante futuras quiebras solicita generalmente una garantiacutea igual o mayor del monto solicitado Los preacutestamos pueden provenir de

- Bancos y entidades financieras - Empresas e instituciones - Personas fiacutesicas - Organismos de Gobierno a traveacutes de planes de apoyo a empresas y

emprendedores

Para solicitar financiamiento tanto para el emprendimiento general de organizacioacuten de eventos como para un evento en particular hay que presentar un proyecto que contenga

- Datos de la empresa de Organizacioacuten de eventos Nombre y razoacuten social Direccioacuten teleacutefonos Web mail Objetivo institucional Nombres de los responsables y datos correspondientes - Datos del evento (si se trata de financiar alguno) Nombre del evento

Objetivos metas contexto y anaacutelisis de situacioacuten

Lugar de desarrollo

Fecha y horarios

Desarrollo explicativo del evento a traveacutes de un cronograma de actividades

Descripcioacuten del personal involucrado en el evento y perfil de participantes

Descripcioacuten de los asistentes al evento

Mencioacuten de otros patrocinadores - Beneficios para el patrocinador Consumo directo o indirecto (a posteriori) de productos y servicios del patrocinador por el puacuteblico cautivo asistente al evento Asociacioacuten de la imagen de la empresa a la causa o imagen del evento Refuerzo de la imagen institucional de una Organismo de Gobierno al apoyar una causa o sector Dar a conocer a un puacuteblico cautivo y reunido un producto servicio o marca

- Posibilidades de financiacioacuten desarrollo explicativo de las distintas posibilidades de patrocinio

En especies (productos o servicios) En dinero En mano de obra En prensa publicidad promocioacuten En apoyo institucional En cada caso exponer alternativas y valores Sirve anexar un cuadro comparativo donde se publiquen las decisiones y aportes de otros inversores para que actuacutee como marco de referencia y como incentivo Ejemplo

CONCEPTO ESPECIES DINERO PUBLICIDAD INSTITUCIONAL COTILLON 1000 GLOBOS

(TICORAL)

ANIMACION 3 animadores 1 vez por mes durante 2 horas (ANIMATE)

ALIMENTOS 10 tortas de 3 kg por mes (LAS DELICIAS)

OTROS $5000 por mes (TELEFONICA) $1000 por uacutenica vez (CHOCOLATE BARILOCHE)

Difusioacuten en Canal de TV nacional y radio nacional (SECRETARIA DE TURISMO DE LA NACION)

Apoyo institucional (EMBAJADA DE ESPANtildeA)

TOTAL

En todos los casos se debe evaluar que lo solicitado sea acorde con el beneficio ofrecido y viceversa

Estados financieros acaacute se analiza y redacta un estado financiero proyectado

de peacuterdidas y ganancias ingresos y egresos

Seguramente resultaraacute maacutes faacutecil calcular en proyeccioacuten una peacuterdida (egreso) que una ganancia (ingreso) ya que la uacuteltima depende del intereacutes en nuestro servicio de los posibles clientes y su decisioacuten de consumo sobre el mismo En cambio los egresos soacutelo dependen de nosotros aunque no manejemos valores exactos (por fluctuaciones que puedan sufrir hasta el momento de ejecutarse) se acercan maacutes a la realidad que los ingresos Asimismo se pueden calcular investigacioacuten de mercado de por medio para constatar intereacutes por el consumo de servicio y trabajando con un promedio de consumo Para ello debemos fijar metas por cantidad de cumpleantildeos bodas fiestas temaacuteticas eventos empresarios etc por mes a un precio determinado

Anaacutelisis de punto de equilibrio es fundamental para calcular el nivel miacutenimo

de ingresos para poder cubrir todos los gastos Para ello es recomendable separar los gastos fijos y variables (los cuales cambian seguacuten el volumen de ventas)

Balance y anaacutelisis del flujo de caja es un documento financiero que se hace al final de una gestioacuten (anual si se trata de la empresa) En el anaacutelisis de flujo de caja se evaluacutean los ldquoactivos corrientesrdquo a cobrar que pueden liquidarse o convertirse en efectivo (dinero en bancos cajas existencias) y los ldquopasivos corrientesrdquo a pagar (cuentas hipotecas intereses) El flujo de caja es positivo cuando

- Son mayores los activos que los pasivos - Los pasivos tienen mayor plazo de concrecioacuten (maacutes plazo para el pago) que

los activos (el cobro es maacutes raacutepido) Para finalizar es importante para que el balance de positivo no exagerar costos en el presupuesto inicial porque esto significa tener que pronosticar mayores ventas de forma innecesaria Y contar con un capital para empezar no esperar que este provenga en su totalidad del inversionista

Otro punto importante es ponerle un ldquopreciordquo o ldquovalorrdquo a nuestro servicio El precio debe fijarse considerando los siguientes aspectos

- Los costos fijos y variables generados por la produccioacuten del servicio - La utilidad deseada - El paraacutemetro econoacutemico determinado por la oferta y al demanda (valor de

referencia) - El precio de la competencia

Vale diferenciar el ldquopreciordquo del ldquovalorrdquo El ldquopreciordquo es el valor econoacutemico que se le adjudica a un producto o servicio El ldquovalorrdquo tiene que ver con la utilidad y la importancia que ese PS tiene para el cliente y estaacute iacutentimamente ligado al grado de satisfaccioacuten Un evento puede tener un precio de $10000 pero para el cliente es tan importante que tiene un valor superior Aquiacute vale preguntarse iquestCuaacutento estaacute dispuesto a pagar el cliente por este servicio

La fijacioacuten de precios para el servicio de Organizacioacuten de eventos puede ser

- Global o total (All inclusive) donde el precio incluye el total de los servicios (incluido el honorario del Organizador)

- Parcial o fragmentado cada servicio es detallado en cuanto a precio - Mixto se establece un precio total para el evento tomando como paraacutemetro

los servicios baacutesicos y se detalla en forma parcial los opcionales Existen distintas estrategias de precios a considerar - Precios acordes al poder adquisitivo del cliente (precio convenido)

- Precios flexibles en cuanto a la modalidad de cobro (facilidades) - Precios diferenciales (para sectores que pueden y quieren por cuestioacuten de

estatus pagar un plus) - Precios competitivos (comparables con la competencia en tanto valor de

cambio y uso) - Precios uniformes (se mantienen siempre igual) - Precios promocionales o de descuento favorecen la compra masiva o

frecuente Consigna Buscar ejemplos de presupuestos globales parciales y mixtos de Organizacioacuten integral de eventos o servicios relacionados

9 Programa permanente de coordinacioacuten con aacutereas gubernamentales relacionadas en el exterior e interior (delegaciones de Turismo en el exterior embajadas y consulados aduana migraciones comercio exterior Fundacioacuten Exportar etc) 10 Acciones de facilitacioacuten en Aeropuertos especialmente Ezeiza

Por otra parte las obligaciones del Organizador son

- Inscribirse en el organismo competente para realizar los aportes (jubilacioacuten obra social fiscal) correspondientes Estos traacutemites pueden variar de acuerdo a si se presenta como

Monotributista (profesional independiente)

Autoacutenomo (empresas y sociedades comerciales)

Empleado (en relacioacuten de dependencia de una empresa o institucioacuten) - Con respecto al personal a su cargo informarse de las condiciones laborales

y escalas salariales estipuladas en los convenios colectivos de trabajo a traveacutes de los organismos competentes (Ministerio de Trabajo sindicatos caacutemaras y asociaciones) Asimismo debe interiorizarse de las diferencias en

la contratacioacuten de personal fijo y temporal - Contratar una empresa aseguradora para asegurar al personal de acuerdo a

un plan disentildeado especialmente - Informarse de coacutemo obtener licencias y permisos para el uso de

producciones artiacutesticas marcas obras ideas en general A la vez registrar las propias en el Registro de Derecho de Autor Registro de Marcas u organismos competentes

- Estipular en el Contrato de prestacioacuten de servicios las obligaciones ante el cliente como asiacute tambieacuten las exenciones o responsabilidades de terceros involucrados En el mismo se deben mencionar las sanciones al cliente en caso de incumplimiento

iquestQueacute debe tener un contrato de Organizacioacuten integral de eventos - Datos del Organizador y el Contratante

- Fecha y lugar del acuerdo - Detalle del servicio - Forma de cancelacioacuten - Responsabilidades de las partes - Sanciones sobre incumplimiento de las partes - Firmas y aclaraciones

Todo contrato puede contener claacuteusulas especiacuteficas relativas a responsabilidades propias y de terceros Algunos ejemplos

1- El Organizador de eventos compra un vehiacuteculo para traslado de personas







Ejemplo




































Luces de emergencia




















































LEY Ndeg 2324




















SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO






Ley 20429





















emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL




























Ejemplo




































Luces de emergencia




















































LEY Ndeg 2324




















SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO






Ley 20429





















emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL





















































Luces de emergencia




















































LEY Ndeg 2324




















SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO






Ley 20429





















emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL


























































LEY Ndeg 2324




















SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO






Ley 20429





















emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL




































SANTIAGO DE ESTRADA

ALICIA BELLO






Ley 20429





















emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL









































emprendedores




Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL























Lugar de desarrollo

Fecha y horarios








(TICORAL)






TOTAL






















UNIDAD 1: LA PROFESIÓN DE ORGANIZADOR DE EVENTOS · la contratación de personal fijo y temporal....

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