UNE 166006

Departamento de Ciencias de la Computación

Gestión I+D+i: Sistema de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva

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Jesús Cáceres Tello

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Índice

01 Conceptos iniciales 01.01 Vigilancia Tecnológica 01.02 Inteligencia competitiva 01.03. La norma 166006 02 Requisitos del Sistema de Vigilancia 02.01 Tipos de Requisitos 02.02 Requisitos Generales 02.03 Requisitos de Documentación 02.04 Requisitos de confidencialidad, legalidad y aspectos

éticos 03 Responsabilidades de la Dirección 03.01 Compromiso 03.02 Política de VT/IC 03.03 Planificación y objetivos 03.04 Responsabilidad, autoridad y comunicación 03.05 Revisión 04 Gestión de Recursos 04.01 Provisión de recursos 04.02 Recursos humanos 04.03 Recursos materiales e infraestructura

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Índice

05 Realización de la VT/IC 05.01 Introducción 05.02 Identificación de necesidades, fuentes y medios de

acceso de información 05.03 Búsqueda, tratamiento y validación de la información 05.04 Puesta en valor de la información 05.05 Productos de la VT/IC 05.06 Resultados de la VT/IC 06 Contratación de Servicios en los sistemas VT/IC 06.01 Introducción 06.02 Información y Verificación para la contratación 07 Medición - Análisis – Mejora 07.01 Mediciones 07.02 Análisis de datos 07.03 Mejora de la VT/IC

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01.01 La Vigilancia Tecnológica

Es una forma sistemática de captación y análisis de información científico-tecnológica que sirve de apoyo en los procesos de toma de decisiones

Puede detectar fuentes de información esenciales para hacer frente a las decisiones tecnológicas: Tendencias tecnológicas Novedades Invenciones Potenciales socios o competidores, Aplicaciones tecnológicas emergentes Aspectos reguladores y de mercado

El decisor recibe la información codificada y analizada para trazar planes y formular estrategias tecnológicas, minimizando la incertidumbre.

01 Conceptos importantes

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01.02 La Inteligencia Competitiva

Herramienta que realimenta continuamente a la Planificación Estratégica de cualquier organización.

Es el conjunto de acciones coordinadas de búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis), distribución, comprensión, explotación y protección de la información obtenida de modo legal, útil para las y los actores económicos de una organización para el desarrollo de sus estrategias individuales y colectivas.

Objetivo: detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones, estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades, etc, de modo que el escenario competitivo esté siempre actualizado.

La Inteligencia Competitiva engloba y supera el concepto de Vigilancia Tecnológica, añadiéndole la dimensión económica o de negocio, por lo que en general en la práctica se habla de sistemas combinados de VT-IC.


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01.03 La norma 166006

Facilita la formalización y estructuración del proceso de escucha y observación del entorno

Objetivo:

Implantación de un sistema permanente de VI-IC

Áreas de actuación: Es una norma aplicable a todas las organizaciones

independientemente de su tamaño y actividad. Especificación de compra en la contratación a

terceros


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02.01 Tipos de Requisitos

Requisitos generales: La organización debe establecer, documentar, implantar y mantener un sistema VT/IC y mejorar continuamente su eficacia

Requisitos de la documentación: Documentación Control de los documentos Control de los registros

Requisitos de confidencialidad, legalidad y aspectos éticos: desde la petición de información hasta la custodia de la información generada durante la realización de la VT/IC: Cláusulas de confidencialidad con los trabajadores Firma de compromisos de confidencialidad con los clientes y

proveedores.

02 Requisitos del Sistema de Vigilancia

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02.02 Requisitos Generales

Identificar áreas de actuación del sistema VT/IC Asegurar la disponibilidad de recursos e información

necesarios para permitir operaciones de seguimiento del proceso

Realizar el seguimiento, las mediciones y el análisis del proceso

Llevar a cabo las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del proceso

Gestionar el sistema VT/IC de acuerdo con los requisitos de esta norma

En caso de contratación externa del proceso debe dirigirlo y controlarlo

Establecer un mapa de procesos que permita visualizar los principales elementos del sistema de VT/IC (interrelaciones entre áreas, recursos necesarios para cada área, secuencial e interacción de las actividades y los indicadores, …)


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02.03 Requisitos de la documentación

Documentación Declaración de la política de VT/IC a seguir así como sus objetivos Procedimientos documentados requeridos en esta norma Los documentos necesarios para una eficaz planificación, operación y

control de las actividades de VT/IC Los registros requeridos por esta norma

Control de documentos: Procedimiento documentado que defina los

controles necesarios para: Aprobación de documentos Revisión y actualización Identificación de cambios y estado de revisión del documento Disponibilidad de las versiones Legibilidad y facilidad en la identificación de documentos Identificación y distribución de documentos externos

Control de los registros

Registros para la verificación de conformidad con los requisitos del sistema de VT/IC.

Procedimiento documentado que definan los controles de los registros.


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02.04 Requisitos de confidencialidad, legalidad y aspectos éticos

• Por la naturaleza de las actividades de VT/IC es importante considerar los aspectos de confidencialidad, legalidad y éticos desde la petición de información hasta la custodia de la información generada durante la realización de la VT/IC.

• Se debe asegurar que se cumplen los aspectos legales y éticos aplicables y, cuando proceda, mantener la confidencialidad mediante el tratamiento adecuado de la información confidencial, la inclusión de cláusulas de confidencialidad con los trabajadores y la firma de compromisos de confidencialidad con los clientes y con los proveedores.

• En el caso de proveedores externos de VT/IC, toda información confidencial proporcionada por el cliente al proveedor del servicio debe utilizarse solamente en este contexto y no debe proporcionarse a terceros sin la autorización del cliente.


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03.01 Compromiso

Evidenciar su compromiso con el desarrollo e implantación de VT/IC así como a su mejora continua: Comunicando a la organización su importancia Estableciendo la política de VT/IC Asegurando el establecimiento de los objetivos marcados Llevando a cabo las revisiones del sistema Asegurando la disponibilidad de los recursos Aprobando y revisando el presupuesto de VT/IC Asegurando la utilización de los resultados en la toma de

decisiones Identificación de las partes interesadas (internas o

externas)

03 Responsabilidades de la dirección

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03.02 Política de VT/IC

Establecer la política de VT/IC (integrada con la de I+D+i): Adecuada al propósito de la organización Incluye compromiso de cumplimiento de la norma así

como la de mejora continuada Proporcionar marco de referencia para el establecimiento

y revisión de objetivos del sistema de VT/IC Comunicar y entendida dentro de la organización Revisada para su continua evaluación


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03.03 Planificación de objetivos

Establecer una planificación: para cumplir los requisitos generales.

Establecer unos objetivos: de acuerdo a su política de VT/IC teniendo en cuenta la situación de partida de la organización


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03.04 Responsabilidad, autoridad y comunicación

Definir las responsabilidades y autoridades y comunicarlas a la organización

Representante de la Dirección: independientemente de otras responsabilidades debe tener la responsabilidad y autoridad de: Asegurar que se establece, implanta y mantiene el

sistema de VT/IC Informar a la Dirección sobre el funcionamiento del VT/IC

y de cualquier necesidad de mejora Asegurar que se conocen los requisitos de las partes

interesadas en todos los niveles de la organización Comunicación Interna: protocolos y vías de

comunicación dentro de la organización


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03.05 Revisión por la Dirección

La Dirección deber revisar periódicamente el sistema VT/IC de la organización (Registros). Debe incluir: Evaluación de las oportunidades de mejora Necesidad de cambios en el sistema

Información para la revisión: Seguimiento y medición de resultados Retroalimentación de las partes interesadas Acciones de seguimiento de revisiones Cambios que afecten al VT/IC Resultado de auditorías Seguimiento y medición del VT/IC Estado de las acciones correctivas y preventivas Recomendaciones para las mejoras

Resultado de la revisión: Deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: Mejora de la eficacia del sistema VT/IC Utilización de recursos Necesidades de recursos


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04.01 Revisión por la Dirección (I)

Provisión de los recursos: Evaluación de las oportunidades de mejora Necesidad de cambios en el sistema

Recursos Materiales e Infraestructura: La Dirección debe

determinar, proporcionar y mantener: Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados Equipos y herramientas (hardware, software y permisos ó

licencias) Servicios de apoyo

04 Gestión de Recursos

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04.02 Revisión por la Dirección (II)

Recursos Humanos: Personal competente (formación, habilidades y experiencia profesional) Competencias: establecidas de forma clara y concisa

(experiencia en el sector) Manejo y explotación de BBDD especializadas Herramientas y recursos para la búsqueda de información en Internet Técnicas y herramientas de recuperación, análisis y tratamiento de

datos, tecnologías de la información. Minería de textos científico-técnicos: índice de impacto, métrica de

citaciones, … Sistemas de clasificación de tecnologías y áreas tecnológicas Conocimiento de patentes, modelos y mecanismos de funcionamiento Análisis y gestión de tecnologías, entorno de negocio y mercados Competencia técnica en la materia a tratar

Formación: Proporcionar la formación requerida tanto en nuevos entornos tecnológicos como en las nuevas herramientas para VT/IC

Motivación: respaldo en actitudes colaborativas e innovadoras, cómo contribuyen al logro de los objetivos del sistema VT/IC

04 Gestión de Recursos

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05.01 Introducción (I)

Búsqueda e Investigación de lo desconocido Búsqueda y seguimiento sistemático de novedades en áreas

conocidas y previamente acotadas

Lo desconocido es un reto importante en la VT/IC: Acotar áreas a analizar Identificar las fuentes relevantes Establecer los descriptores, terminología, palabras claves Operadores de búsqueda

Los metabuscadores NO son sistemas de VT/IC, más bien son

elementos de apoyo al sistema.

05 Realización de la VT/IC

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05.01 Introducción (II) 05 Realización de la VT/IC

Política de vigilancia Objetivos del sistema de VT/IC

Medición – Análisis – Mejora Revisión (Dirección)

Identificación

Planificación

Búsqueda, tratamiento y validación de la

información

Puesta en valor

Distribución de la Información

Resultados de la VT/IC

Recursos

Productos de la VT/IC

Acciones derivadas

Entornos de interés

Necesidades de información

Fuentes de Información

Medio de acceso a las fuentes

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05.02 Necesidades de Información

Desarrollo de un procedimiento para la identificación de las necesidades elaborando un documento que incluya: Áreas de VT/IC identificadas Primer avance sobre el conjunto de fuentes de información

disponible para estas áreas. Primer avance sobre las palabras clave, operadores, criterios de

selección, etc. Información sobre el tipo de producto que se entregará y sus

contenidos.

Su aceptación es la condición necesaria para iniciar el siguiente proceso de búsqueda, tratamiento y validación de la información


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05.03 Fuentes internas y externas de Información

Las fuentes deben estar basadas en criterios de calidad, pertinencia, objetividad y fiabilidad (origen, frecuencia de actualización, citación de autores, índice de impacto de las publicaciones, etc.)

Evitar el “ruido adicional” en la información obtenida Documentación propia o relacionada con la organización Personas con conocimientos o experiencias relacionadas con las

necesidades de información Contactos externos de potencial interés Organizaciones, centros públicos de investigación, universidades,

centros tecnológicos, ingenierías o asesorías. Documentación técnica como reglamentaciones, especificaciones,

patentes o normas. Congresos, seminarios, ferias o exposiciones Resultados de análisis existentes sobre tendencias en el futuro,

ejercicios de prospectiva, elaboración de escenarios, modelos econométricos


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05.04 Planificación

La organización debe establecer la estructura, la periodicidad y la actualización del seguimiento sistemático de novedades en áreas que ya estén previamente acotadas


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05.05 Proceso de búsqueda, tratamiento y validación de la Información

Las estrategias de búsqueda pueden ser muy útiles en fases posteriores, descriptores, terminologías, palabras clave, operadores utilizados, segmentación geográfica o temporal utilizada, etc.

Tratamiento de la Información: Técnicas cualitativas: pertinencia, fiabilidad, relevancia, calidad y

capacidad de contraste (opinión de expertos) Técnicas cuantitativas: frecuencia, distribución, extracción de

términos frecuentes y relacionados, agrupación de términos, representaciones gráficas, análisis de la posición relativa de los términos, etc…

Validación de la Información: Qué datos satisfacen las necesidades de información detectadas.


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05.06 Proceso de puesta en valor de la Información

Cuando las necesidades planteadas requieren una mayor profundidad de análisis.

Es tarea de expertos (política, economía, tecnología, …) Relaciona la información con aspectos como identificación de

oportunidades, reducción de riesgos, innovación, cooperación, adecuación a la estrategia de la organización, etc.

Debe incluir aspectos como: Integración de datos de diversas procedencias: conseguir

sinergias Interpretación de la información: determinar lo que es exacto

y lo que es relevante para la toma de decisiones Obtención del significado de los hechos analizados y de sus

posibles implicaciones y consecuencias para la organización Recomendaciones de actuación, aunque sea el usuario final el que

da valor al producto de VT/IC Se debe establecer un procedimiento que detalle cómo se

realiza la puesta en valor


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05.07 Productos de la VT/IC

La Organización debe determinar en qué soporte/formato se elabora y distribuye la información (cartera de productos). Productos que incluyan un nivel bajo de análisis (alertas,

RSS, news, …)

Productos que incluyan un nivel medio de análisis (boletines, informes, estudios, etc…)

Productos que incluyan un nivel profundo de análisis: Estudios exhaustivos, informes para la toma de decisiones, etc.


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05.08 Resultados de la VT/IC

CONOCIMIENTO ADQUIRIDO POR LA ORGANIZACIÓN = Mejor anticipación a los cambios con menor riesgo en la toma de decisiones.

Acciones derivadas de la VT/IC: Anticipación Aprovechamiento de oportunidades Reducción de riesgos Líneas de mejora Innovación Cooperación

Entornos de interés para la Organización: “identificación de señales débiles” (apuesta por nuevos entornos o abandono de entornos actuales) Valoración de las opciones tecnológicas y/o de mercado Impactos e interacciones entre tecnologías, productos y procesos Las expectativas de evolución de las tecnologías Oportunidades de inversión y comercialización Tendencias sociales


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06.01 Introducción

La Organización puede subcontratar parte de la realización de la VT/IC a proveedores de servicios

La información suministrada al proveedor debe ser considerada confidencial (si no se estima lo contrario) y obtenida por medios legales

Se debe facilitar la identificación de las informaciones de interés para que la labor del proveedor sea más eficaz.

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06.02 Información y Verificación para la contratación

Información proporcionada por el solicitante: Las partes del proceso a cubrir con la prestación Los contenidos mínimos y extensión que deben tener los campos o temas a

vigilar La identificación de fuentes y tipos de información disponibles La cobertura geográfica y temporal, y periodicidad de seguimiento prevista El soporte/formato de los resultados y nivel de análisis de la información

Información proporcionada por el proveedor:

Competencias del personal encargado de realizar el servicio (formación, años de experiencia,…)

Medios materiales para hacer la oferta (hard, soft, permisos, licencias, fuentes de información, etc.)

Condiciones de confidencialidad, salvaguarda y exclusividad de la información recibida

Referencias y acreditaciones que pueda aportar el proveedor La oferta económica y el plazo de validez de la oferta

Verificación de la contratación: Establecer controles para asegurarse

de que le proveedor cumple con los requisitos especificados en el acuerdo

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07.01 Medición

Auditorias internas: Objetivos:

Si el sistema VT/IC es conforme con los requisitos de esta norma Si se ha implantado y se mantiene de manera eficaz

Definir criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología.

Se debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Se deben definir en un procedimiento documentado (la

planificación, responsabilidades, requisitos, etc.)

Seguimiento y medición de los procesos de VT/IC: para demostrar su capacidad para alcanzar los resultados previstos

Seguimiento y medición de los resultados del proceso de VT/IC: para verificar que se cumplen los requisitos de los mismos

Control de las desviaciones en los resultados esperados: identificación y registro para su posterior reutilización

07 Medición, Análisis y Mejora

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07.02 Análisis de datos

Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de VT/IC

Dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema

Debe incluir al menos los datos generados del resultado del seguimiento y medición del proceso.

Debe proporcionar información sobre: La satisfacción de las partes interesadas La conformidad de los resultados del proceso de VT/IC con los

requisitos Las características y las tendencias del proceso de VT/IC y de sus

resultados.


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07.03 Mejora

Mejora continua: en la eficacia del sistema de VT/IC (política, objetivos, resultados de auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión de la Dirección)

Acción correctiva: eliminar la causa de no conformidad en el sistema VT/IC. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los requisitos para: Revisar las No conformidades Determinar la causa de las No conformidades Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las No

conformidades no vuelvan a ocurrir Determinar e implantar las acciones necesarias Registrar los resultados de las acciones tomadas Revisar las acciones correctivas tomadas

Acción preventiva: eliminar las causas potenciales de No conformidad para prevenir su ocurrencia. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los requisitos para: Determinar las No conformidades potenciales y sus causas Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la aparición de No

conformidades Determinar e implantar las acciones necesarias Registrar los resultados de las acciones tomadas Revisar las acciones preventivas


Departamento de Ciencias de la Computación Escuela Universitaria Politécnica Campus de Alcalá http://www.cc.uah.es

Gracias por su atención Jesús Cáceres Tello [email protected]

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