BenchmarkingUna Herramienta para la

Planificación Estratégica

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Objetivo Empresarial

Las empresas se encuentranen una constante búsquedade implementar las mejoresherramientas para sudesarrollo y crecimiento, enorden de alcanzar y mantenerventajas comparativas

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Génesis del Benchmarking

El Benchmarking es unatécnica desarrollada aprincipios de los ´80. Y susgestores están ligados a lafirma Xerox, quien a principiosde la década comenzó aimplementarla

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¿Para que Sirve?Entrega a las organizaciones laoportunidad de implementarcambios y mejoras en losprocesos y procedimientos quese llevan a cabo al interior deellas, a través de unaevaluación comparativa.

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¿Como se Define Benchmarking?

El proceso sistemático y continuo deevaluar operaciones, prácticas, procesos,productos, servicios y resultados de unaorganización frente a estándares deexcelencia de nivel sectorial, industrial omundial, establecidos por organizacionesque desarrollan actividades o productossimilares, con el propósito de realizarmejoras organizacionales

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¿Para Qué Utilizarlo?

Existen organizaciones que empleanel Benchmarking como parte de unproceso global de solución deproblemas, cuyo claro objetivo es elmejorar la organización. A la vez, esun mecanismo activo que sirve paramantenerse actualizadas en lasprácticas modernas del negocio.

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Razones por las Cuales se UtilizaBenchmarking

1.- Planificación Estratégica

Es una herramienta muy útilen la recopilación deinformación, necesaria paraesta actividad

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Razones por las Cuales se UtilizaBenchmarking

2.- PronósticosUna fuente de información sobrelos cambios que se puedan estarllevando a cabo en participantesclaves del mercado que se estáestudiando

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Razones por las Cuales se UtilizaBenchmarking

3.- Nuevas Ideas

Expone a las organizaciones queutilizan la herramienta a laconcepción de nuevos productos,procesos de trabajo y formas demanejar los recursos con quecuenta la empresa

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Razones por las Cuales se UtilizaBenchmarking

4.- Fijación de Estándares deExcelencia

El Benchmarking permite fijarestándares dentro de laorganización, y a la vez compararloscon los alcanzados por lasorganizaciones lideres.

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Razones por las Cuales se UtilizaBenchmarking

5.- Fijación de Objetivos

Los estándares establecidospor organizaciones exitosas,definen los objetivos en unaescala de desempeño conprácticas muy avanzadas.

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Tipos de Benchmarking1.- Benchmarking Interno

Muchas organizaciones se inicianen las actividades deBenchmarking comparandoacciones internas, lo cualconstituye una buena partida yaque les ayudará a identificar losprocesos mejor desempeñados alinterior de éstas

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Tipos de Benchmarking

2.- Benchmarking Competitivo

Comprende la identificaciónde productos, servicios yprocesos de trabajorealizados por loscompetidores directos de laorganización.

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Tipos de Benchmarking

3.- Benchmarking Genérico y/oFuncional

Su objetivo es identificar lasmejores prácticas de cualquier tipode organización que goce de unaexcelente reputación en el áreaespecífica que se está sometiendo aBenchmarking

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Etapas de Benchmarking

El Benchmarking es un procesoestructurado, donde la estructuraviene dada por el desarrollo de unproceso “Paso a Paso”.

Dicho modelo contiene dos atributos:

•Estructura

•Lenguaje común

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Etapas de Benchmarking

1.- Determinar a qué se le va hacerBenchmarking

Identificar los clientes de lainformación del Benchmarking,sus necesidades y definir lasmaterias específicas de las cualesse necesita investigar.

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Etapas de Benchmarking

2.- Formar un equipo deBenchmarking

Escoger, orientar y dirigir unequipo de Benchmarking, al cualse le deben asignar roles yresponsabilidades específicas.

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Etapas de Benchmarking3.- Identificar los socios delBenchmarking

Identificar las fuentes de informaciónque se utilizarán en la recopilación deinformación de Benchmarking, comotambién, la identificación de lasmejores prácticas industriales yorganizacionales en relación al área uobjeto que se desea investigar.

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Etapas de Benchmarking

4.- Recopilar y Analizar la Información

•Se deben seleccionar los mecanismos derecolección de información.

•Se recopila la información

•Se realiza un resumen

•Se analiza, a partir de las necesidades delcliente.

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Etapas de Benchmarking

5.- Actuar

Las acciones en sí, pueden consistirdesde elaborar un informe, hastarealizar un conjunto derecomendaciones orientadas a laimplementación del cambio.

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Determinar a que se le vahacer Benchmarking

Formar el equipo deBenchmarking

Identificar los socios deBenchmarking

Recopilar información

Analizar información

Tomar acciones

Benchmarking Actividades a RealizarReuniones de trabajo con elequipoConvenio de ConfidencialidadGeneración de uncuestionario de BenchmarkingResponder el cuestionarioRealizar visitas técnicasElaboración y emisión deinforme final

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Resultados del Benchmarking

Base de datos con información delas empresas asociadasRelación de confianza entre lasempresas que integran el grupo deBenchmarkingIndicadores de gestión (comparablesentre empresas)Capacitación y entrenamientoNuevas prácticasDesafíos

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UN EJEMPLO

Benchmarking por contrato

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Marco Institucional para elDesarrollo de la

Actividad Estadística -“Benchmarking”

Centro de InvestigacionesEconómicas Nacionales (CIEN)

y Ligia María Castro Monge

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1. PROCESO DE “BENCHMARKING”

Se determinó que el proceso de“benchmarking” que más conveníarealizar en el campo de los sistemasestadísticos nacionales, era uno de tipofuncional o genérico, que contemplara laidentificación de las características delmarco institucional de organizaciones quese han ganado la reputación deexcelencia en materia estadística.5

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La decisión sobre el tipo de“benchmarking” se basó en eldiagnóstico del Sistema EstadísticoNacional, el cual concluyó que elproblema de las estadísticas enGuatemala es de tipo estructural (elmarco institucional es inadecuadopara el buen desarrollo de laactividad estadística).

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El “benchmarking” funcional comprendela identificación de productos, serviciosy procesos de trabajo de organizacionesque podrían ser o no ser competidorasdirectas; se puede enfocar a cualquierorganización de cualquier industria, y secentra más en los procesos excelentesde trabajo en general que en lasprácticas comerciales de unaorganización o industria en particular.

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Respecto a los sujetos del “benchmarking”, y con laasesoría de diversas instituciones y personas,6 sedecidió inicialmente que fueran Canadá, Chile,México, Perú y Australia.

Asimismo, se buscó que el grupo incluyera paísescuyo legado histórico contara con una tradición legalsimilar a la centroamericana en general, y a laguatemalteca en particular.

Chile fue excluido, finalmente, dado de que en lasprimeras etapas de la investigación se pudoestablecer que su sistema estadístico no seencontraba tan desarrollado como se creyó en uninicio. www.rrhh-web.com

Los elementos de análisis considerados en el“benchmarking” incluyen,

! Factores externos: están más allá de la legislaciónen materia estadística.

! Organización del sistema estadístico: define la formaen que funcionará éste.

! Influencia horizontal de la oficina de estadísticaencargada de la coordinación.

! El campo de acción que se le encomienda a laoficina de estadística.

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! La forma en que es manejada lainformación, la cual influye en la relación queel servicio de estadística mantenga con losusuarios y otras dependencias estatales y,por lo tanto, en el buen funcionamiento delsistema de estadístico.

! La forma en que le son asignados recursosal servicio de estadística

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Cultura en Materia Estadística

Tecnocracia

Plan de Gobierno Integral

Compromisos Internacionales

Factores Externos

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Organización Del SistemaEstadístico

Responsable de la Actividad Estadística

Grado de Centralización del Sistema

Vinculaciones Jerárquicas

Jerarquía de la Oficina de Estadística

Grado de Autonomía

Grado de Desconcentración Geográfica

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InfluenciaHorizontal

Vinculación en Materia de Planeación,Coordinación y

Evaluación de la Política Económica ySocial

Aspectos Institucionales Formales(legislación)

Mecanismos de Coordinaciónwww.rrhh-web.com

Marco Operativo

Objetivos

Cobertura en MateriasComplementarias

Cobertura en Materia Estadística

Mecanismos Integradores de laInformación

Mecanismos de Acercamiento con losUsuarios

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Manejo de la Información

Confidencialidad

Divulgación

Credibilidad

Obligatoriedad de Brindar Información

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Recursos Financieros

Recursos Humanos

Tecnología

Otros

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3. ANÁLISIS CRÍTICO DE LOSSUJETOS DEL “BENCHMARKING”

3.1 Australia

3.2 Canadá

3.3 México

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4. EL CASO GUATEMALTECO

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5. ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOSSUJETOS DEL

“BENCHMARKING”

Existen indicios que permiten identificarlos siguientes factores claves del éxito enlos

países estudiados.

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5.1 Factores Externos

5.1.1 Cultura Estadística

La demanda de información estadística por una mayorcultura estadística favorece el

desarrollo de la actividad.

5.1.2 Compromisos Internacionales

Los cuatro países investigados están suscritos alSDDS del FMI, sistema que impone

responsabilidades para la elaboración y divulgaciónde la información.

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5.2 Organización del Sistema Estadístico

5.2.1 Responsable de la Actividad Estadística

Los sujetos del “benchmarking” determinanclaramente el funcionario responsable de esta

actividad, lo que permite establecer relaciones devinculación.

5.2.2 Vinculaciones Jerárquicas

En Australia, Canadá, México y Perú, las leyesdetermina a quien responde la autoridad

máxima de la oficina de estadística.

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5.2.3 Grado de Autonomía

Las leyes de los sujetos del “benchmarking” establecenclaramente el grado de autonomía que se ha otorgado a laoficina de estadística. Resalta la necesidad de contar conautonomía técnica, de manera de establecer “a priori” que lasestadísticas sean objetivas.

5.2.4 Desconcentración Geográfica

Parece ser un mecanismo muy importante en el acercamientocon los usuarios y en la detección de las necesidades deinformación, que debe estar acompañado de la dotación depersonal calificado y con capacidad gerencial en las sedesdepartamentales o regionales.

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6. FACTORES CLAVES DEL ÉXITOEl análisis del “benchmarking” de los paísesseleccionados permitió determinar que losfactores claves del éxito para la operatividadde un Sistema Estadístico Nacional (SEN),son tanto exógenos (no son responsabilidaddirecta de la oficina nacional de estadística)como endógenos (dependen de laorganización y el liderazgo del estadístico).

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6.1 Factores Exógenos6.1.1 Voluntad Política

6.1.2 Líder (encargado del SEN y de laoficina de estadística)

6.1.3 Autonomía Técnica y de Gestión6.1.4 Suscripción a CompromisosInternacionales

6.1.5 Integración de la Economía con elResto del Mundo

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6.2 Factores Endógenos6.2.1 Desconcentración Geográfica6.2.2 Consensos

6.2.3 Cobertura en Materia de Estadísticas yComplementarias

6.2.4 Confidencialidad6.2.5 Divulgación

6.2.6 Recursos Humanos, Financieros y Físicos6.2.7 Estructura Horizontal6.2.8 Tecnología

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