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ESTÁNDARES – PRODUCTOS & SERVICIOS RELACIONADOS

ACRONISMOS Y DEFINICIONES

 

UN   ITEM DE PRODUCCIÓN Un ítem de producción consiste en una parte, pieza, objeto, equipo o material producido por un fabricante, agrupado dentro de los números de identificación del productor, en concordancia a los mismos planos de diseño de ingeniería, los estándares, las especificaciones y cumpliendo los requisitos de inspección.

UN ÍTEM DE ABASTECIMIENTO Un ítem de abastecimiento puede ser:

Un simple ítem de producción.

Dos o más ítems de producción que son funcionalmente intercambiables o pueden ser sustituidos, por los mismos propósitos comparables, en términos de uso.

Un Ítem de producción elaborado más acuciosamente (una selección de estrecha tolerancia, con características específicas, cualidades afinadas) que un ítem de la producción normal.

La modificación de un ítem de la producción normal (realizada por el usuario o por necesidad del usuario).

Un ítem de abastecimiento será nombrado, descrito, y clasificado de manera tal de asegurar que sea única e inequívocamente identificado.

INTRODUCCIÓN

Aristóteles abrió su tesis sobre las categorías o clases con la siguiente sentencia “

“Las cosas se nombran equivocadamente, aunque tengan el mismo nombre, cuando sus definiciones son distintas”.

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¿QUÉ ES LA IDENTIFICACIÓN DE UN ÍTEM?

La Identificación de un ítem es la expresión y definición de un concepto, por el cual se incorpora la información adecuada, directa o indirectamente, para describir las características, el rendimiento o desempeño sobre un ítem:

Características Físicas. Corresponde a la constitución que establece de que está hecho un ítem, tal como su consistencia material, la composición química, las características eléctricas, sus dimensiones , la formación y disposición de sus partes, los principios de funcionamiento y las similitudes.

Características de funcionamiento. Consiste en el especial o particular comportamiento o servicio proporcionado en función a las expectativas del ítem por las virtudes de sus características físicas.

¿QUÉ ES LA CODIFICACIÓN? La Codificación es el proceso por el cual todos los ítems de abastecimiento son identificados e inequívocamente numerados de manera uniforme:

Le otorgan al ítem su característica única.

Diferenciando al ítem de cualquier otro ítem de abastecimiento.

La descripción completa del funcionamiento y las características físicas es entregada cada vez que sea necesario y posible.

Como fundamento, la acción de codificación está basada en patrones predeterminados / usualmente llamadas metodologías, estructuras o estándares. Este formato normalmente determinará con que grado de profundización de la información (grado de desarrollo, calidad e integración de la información) el ítem será codificado. La codificación normalmente supone la ubicación de la descripción del estándar en un formato específico., con atributos / las características acopladas a cada descripción especifica.

La Codificación puede (dependiendo del estándar) incorporar también la identificación de los códigos ej.: códigos de barra. (EAN, UCC, etc.)

Los códigos de identificación son usados para crear una identificación inequívoca de las cosas. La correspondencia uno a uno entre los códigos y las cosas es muy utilizada para registrar y conectar los registros de los ítems y la acción a tomar sobre los ítems (como el punto de venta de la transacción, la administración de gestión del inventario, y la preservación de los registros).

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¿QUÉ ES CATALOGACIÓN?

Catalogación es la nominación y descripción de los ítems de manera uniforme, y es utilizada como sinónimo del término Codificación.

Catalogación es la extensión de la codificación, y describe el proceso de incorporar la información de funcionamiento y operación a un ítem catalogado, información que no tendrá ningún efecto en la identificación única del ítem de abastecimiento. La información funcional no siempre es definida como una característica distintiva, como cierta codificación estandarizada, y sólo incluye la información de operación y funcionamiento como atributos. La información operacional podría ser el precio, los datos de embalaje, la información de manipulación en almacén, la unidad base de medición, etc. La regla a aplicar es si esa información comercial u operacional no afectará la identificación única de un ítem bajo el concepto específico de “ítem de abastecimiento”.

Estándar Único

Yo necesito una bombilla de 28 V 60 watts

Yo necesito una ampolleta de 28 v 60 watts

Catalogación CodificaciónRegistro de un ítem de abastecimiento

Yo necesito un foco de 28 V 60 watts

Identificación Ítem

Identificación Ítem

Yo necesito un lámpara de 28 V 60 watts

Localización de un número de stock nacional

Figura 3: La familiaridad entre Catalogación, Codificación y la Identificación de un Ítem.

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¿QUÉ ES LA CLASIFICACIÓN?

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN / ESTÁNDARES

Los Sistemas de Clasificación son siempre controversiales, y es muy difícil direccionar todas las necesidades (enfoque / propósito de la clasificación estándar)

Existen muchos sistemas de clasificación comerciales. Algunos sistemas de clasificación individualizan cada transacción mientras otros sistemas de clasificación lo hacen como conjuntos al producir unidades para la industria. En principio cada grupo puede proveer exhaustivas listas de productos y servicio en el comercio, aunque en la práctica, hasta los más detallados códigos deben combinar commodities que difieren en su alcance.

El objetivo subalterno de la clasificación debe ser entonces comprendido como una forma más de entendimiento dentro de la compañía. Diferentes sistemas de clasificación estandarizados correspondientes a diferentes usos del comercio deben ser utilizados para complementar lo que las compañías necesitan.

Un determinado propósito estadístico u objetivo de la compañía necesita entonces ser resuelto previo a decidir qué sistema de clasificación será el más conveniente y eficaz.

CLASIFICACIÓN

Clasificación es el proceso de agrupar jerárquicamente un grupo de ítems productos o servicios en clases que reúnan necesidades específicas. Esas necesidades pueden diferir mucho, como resultado de variados esquemas de clasificación ej.: tipo de industria, utilización, clasificación OTAN, clasificación financiera etc. Esquemas de clasificación / estándares, como las normas, tienen códigos asociados con la categoría de las clases.

Los códigos de clasificación son usados para agrupar cosas similares en categorías comunes. Con la clasificación, cosas similares son miembros de una clase, como a su vez, clases similares son miembros de una clase aún más general o una familia, y así sucesivamente.

La relación entre las cosas y la relación entre las cosas y las clases, el tiempo de análisis, y el conocimiento del producto son indicativos de información que son necesarios para el encasillamiento del ítem. En otras palabras, los códigos de clasificación son necesarios para una efectiva búsqueda y encuentro de los

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apropiados productos y servicios, para identificar donde fueron hechos los gastos, y promocionar algunos productos al prospecto de las compras cuando éstas son estables y repetidas en el tiempo.

Tabla 1: La diferencia de algunos de los códigos comerciales más populares están delineados a grandes rasgos en la Tabla 1

Diversos Códigos de Clasificación para el ítem “Batería”

Nombre del Sistema Ejemplo de Código Característica Principal

SIC/NAICS  3  –  35  –  9  –   11 

Fabricación   Equipo Eléctrico             Otros                      Baterías 

 

• Identifica la aplicación, producto, y las categorías de servicio. 

• Muy alto nivel para análisis efectivo del gasto 

• No es posible traspasar el nivel de negociación. 

UCC/EAN  0 ‐39800 ‐08252 – 7 

Tipo   Fabricante              Ítem                     Control 

 

• Código de identificación del producto, no es código de clasificación ( ver sección anterior) 

• Identifica marca de fabricante de la  mercadería. 

• Ítem sin categoría de clase; estrictamente usado para identificación. NIGP  11223344556  

• Usados por agencias de compra estatal. • Clase de categoría de mantención. • Código de propiedad. (uso derecho de 

propiedad) 

OTAN         60      –       40 

 Grupo     –      Clase 

Fza. Eléctr. – Bateria 

• 99 Grupos tolerados  bajo un Sistema Numérico. 

• Cada Clase cubre un relativo número homogéneo de un área de commodities. 

UNSPSC  26 – 11 – 17 – 09 Segmento       Familia              Clase               Commodities 

• Identifica producto y servicio por categorías. 

• Alto nivel de especificaciones. • Permite agregar múltiples categorías de 

clases / desagregación a cualquier nivel de relevancia  de análisis. 

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¿QUÉ PERMITE ALCANZAR LA CLASIFICACIÓN?

La clasificación de productos y servicios con un esquema común de codificación facilita el comercio entre compradores y vendedores llegando a ser mandatorio en la nueva era del comercio electrónico.

Importantes compañías están comenzando a codificar sus compras en orden a analizar el gasto y ayudar a las iniciativas de adquisiciones. Otras razones son:

• Para la búsqueda y las adquisiciones

Un código de productos y servicios convencional permite muchos beneficios para la función de compras de una empresa. Estos beneficios se grafican en la siguiente tabla:

Tabla 2: Clasificación de productos y servicio para apoyar la actividad de adquisiciones.

FORTALEZAS (PRO) DEBILIDADES (CONTRA) Permite a los compradores encontrar suministradores para una determinada categoría de productos. 

Aplicar códigos requiere un esfuerzo previo (que puede  ser tercerizado) 

Permite a los administradores de las compras analizar los gastos y realizar estrategias de financiamiento. 

 

Consistencia de códigos a través de las Divisiones de la Empresa, los proveedores, y los sistemas de información entregan una visión uniforme del gasto de la Compañía. 

 

Cartolas del estado de cuenta de gastos por categorías con el total de la información de las  transacciones efectuadas. 

 

Un sistema contable integrado procesando flujos de ERP/SAP, órdenes de compra, cuentas pagadas, contabilidad general de la empresa. 

 

Facilita el control sobre los acuerdos, los límites de gastos y  las autorizaciones de commodities individuales y por departamentos. 

 

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Una estandarización, con códigos listos para ser usados ahorra tiempo y gasto en desarrollos propios. 

 

Source: Carter, Phillip and Karen Splitler. The Use and Characteristics of Commodity Code Systems in U.S. Companies. Center for advanced Purchasing Studies. Tempe, AZ

• Búsqueda del Producto.

Un nombre convencional y común permite a los sistemas computacionales listar automáticamente productos bajo una simple categoría. Cuando una persona está buscando por categorías, él o ella encuentran precisamente lo que buscaban y nada más. El mismo principio se aplica a los registros de información de pre impuesto con un pre vocabulario de términos que han sido desarrollados por las industrias participantes.

• Facilidades para analizar los gastos.

Cuando cada transacción de compra en una empresa es grabada con un set común de de identificación de productos, los administradores de compras quedan en condiciones para analizar los gastos de la empresa. Con identificadores que son parte de una clasificación taxonómica en categorías, las órdenes de compra pueden aparecer en más categorías genéricas (ej.” Anteojos de seguridad” (antiparras) pueden aparecer en “suministros de taller” o “suministros para la industria”).

Consolidar los proveedores simplificando y construyendo relaciones estratégicas. Un puñado de proveedores para satisfacer totalmente la mayoría de las necesidades operacionales liderando en eficiencia y mejorando entregas, servicios, y convenios.

Ahorre entre un 15% y un 20% en el total de gastos a través de acuerdos de volumen en las compras (economía de escala). Por la garantía de un alto volumen de compra para un selecto grupo de proveedores, las compras por departamentos pueden obtener sobre un 20% de descuento en los precios. Estas ecuaciones reducen un 20% del total del gasto de la empresa.

• Control y uniformidad a través de la compañía (Estandarización).

Los códigos de clasificación entregan una vista simple y uniforme de todos los gastos de una empresa. Esto estrecha los lazos de unidad y une los departamentos y las divisiones, incluyendo las funciones comerciales o negocio tales como las compras y convenios. Lo cual puede ser integrado con cartillas de programas de suministros. Los que pueden ser usados en los sistemas de información, como componentes esenciales para racionalizar

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el control de las listas de ítems, de vendedores autorizados, las autorizaciones en los flujos de trabajo, y la reserva de fondos para desembolsos.

¿Cuál es la diferencia entre códigos de identificación y códigos de clasificación?

Para ilustrar la diferencia entre los códigos de identificación versus los códigos de clasificación, consideremos el ejemplo de un código de barra como los que identifican un computador laptop Dell. Este código de identificación no puede aparecer en más de una categoría genérica tal como “equipos computacionales” y no tiene conexión lógica con códigos de designación Compaq, IBM, Toshiba, o cualquier otra marca de computadores laptop. Los códigos de identificación, entonces, no pertenece a ninguna categorización de compras o algo de más alta categoría genérica, ni permiten comparación entre diferentes fabricantes. Refiérase a la tabla de abajo.

Tabla 3: Las diferencias entre códigos de identificación y códigos de clasificación.

                                                 CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN Principio Cognitivo  Indica relación de un Ítem con 

otro ítem, similar y disimilar. Identificación que no admite la ambigüedad del ítem. 

Característica de código de llave 

Jerarquizado  Exclusivos sin otros significados  paralelos. 

Dígitos de los códigos…  Muestra la clase y la sub‐clase de la cual el ítem es miembro 

Crea una correspondencia lineal uno a uno, entre el símbolo y el Ítem. (Los dígitos no tienen otro significado.) 

Función de Negocios  Encontrando partes y servicios Análisis  de actividades para promover mejorías. 

Seguimiento y almacenamiento de registros. 

Los códigos de Identificación son diferentes de los Códigos de Clasificación y no sirven al propósito de investigación para la indagación de un producto, el análisis de gasto, o el conocimiento de un producto. La tabla de abajo representa la típica identificación de los códigos.

Tabla 4: Identificación común de los códigos.

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Código Identificación del Objeto Número Social de seguridad    Gente 

UCC/EAN  Códigos (“Barras”)  Productos 

Números Duns     Empresas (Compañías) 

Figure 2

Códigos de Identificación son usados para hacer una identificación única e inequívoca de las cosas. La relación uno a uno entre el código y las cosas es muy utilizada para el registro, enlace de los registros y la acción que toman los ítems (como son las transacciones de puntos de venta, la administración de inventarios, almacenamiento de registros).

Códigos de clasificación son usados para agrupar cosas similares en categorías comunes. Con la clasificación, las cosas similares pasan a formar parte de una clase. Clases similares son parte de una clase o familia aún más general de cosas, y así sucesivamente. La relación entre las cosas y de una cosa con su clase es la que señala que información es necesaria para descubrir la identidad de un ítem, el análisis de costo, y el conocimiento del producto. En otras palabras, los códigos de clasificación son necesarios para la apropiada búsqueda y el encuentro de un producto y servicio, para identificar donde están siendo efectuados los gastos y para la promoción de algunos productos y ser incorporados a los prospectos de compras actualizados. Para clasificar, la estructura jerarquizada es necesaria. Sólo la estructura taxonómica jerarquizada de los nombres y categorías puede facilitar “que aparezca la información” a priori, “o tener que traspasar a niveles de información más profundos en la búsqueda de la información”, al tener que hacer análisis comparativos y evaluación. Una organización taxonómica dispone de las partes y servicios en una forma lógica de categorías de información. Es crítico que esa taxonomía tenga varias categorías intermedias entre los ítems específicos y la mayoría de las clases genéricas.

¿Cómo es aplicada conjuntamente la identificación con la clasificación?

Clasificación y Catalogación / Codificación satisface dos muy distintas y diferentes necesidades. Para una exitosa aplicación de la Clasificación y la Catalogación, es necesario comprender las diferencias de aplicación en los distintos procesos de negocio de la organización. Las diferencias pueden resumirse como siguen:

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• El único propósito de la Codificación / Catalogación es para la IDENTIFICACIÓN. Esta identificación es nuevamente dentro del concepto de un ítem de abastecimiento. Eso es, al interior de una organización, o cruzando los límites de la organización, un ítem será considerado que es lo mismo sin ambigüedad. ( en correspondencia , forma y función por lo tanto será considerado idéntico)

• Las estructuras de la Clasificación son jerarquizadas por naturaleza y facultan al usuario para:

Traspasar y profundizar niveles de información explorando dentro de la estructura de clasificación disponible. Las estructuras de Clasificación nos otorgan la capacidad para conseguir ir rápidamente desde un bajo nivel a uno más completo: Equipos Electrónicos > Equipos Electrónicos Familiares >Tv etc.

Desplegar la información de clasificación para el análisis. Lo más comúnmente utilizado en el análisis es “Tiempo dedicado al análisis de la información”. Desplegar información para el análisis puede por ejemplo llevar a cabo el determinar cuántas veces un ítem ha sido utilizado para una unidad de negocio específica, o cuánto gastó una organización en consultar estos servicios. El diagrama de abajo representa en forma gráfica estas diferencias en el propósito y aplicación.

BUSQUEDA Y EXPLORACIÓN

DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE LAS OPCIONES

DESCUBIERTAS

MUCHAS OPCIONES PARA UN SOLO ÍTEM

UN ÍTEM RELACIONADO

A MUCHAS OPCIONES

CLASIFICACIÓN UNSPSC

CODIFICACIÓN (EOTD)

Identificación

Figure 3: Clasificación vs Codificación / Catalogación.

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La ilustración de arriba indica que se puede tener variados y diferentes puntos de vista sobre el ítem a clasificar:

• La clasificación del producto para determinar a qué grupo pertenece el ítem.

• La clasificación industrial para determinar a qué industria fabril pertenece el ítem.

• La clasificación del gasto para determinar a qué grupo de gasto pertenece el ítem.

La catalogación / codificación de un ítem entonces no es cambiada para acomodarse a un determinado punto de vista, pero variados esquemas de clasificación sobre el ítem permiten obtener la visión requerida. La ilustración de abajo demuestra este concepto.

Roll-UpAnálisis(inicial)

ObtenciónIdentificaciónÍtem alternativoProveedor alternativoMayorista / Just in Time

Finanzas¿Cuánto Gastar?Fondos de FinanciamientoEstratégico

Uso OperacionalÍtem correctoIdentificación correctaFuente Alternativa¿Cuál es el Nº de Parte?¿Tiempo de Entrega?

Necesidades ContractualesLeyes y TratadosReportes estadísticosSCOAHSMATEtc.

Ingeniería /MantenciónIdentificaciónÍtem alternativoEstandarizaciónEspecificaciónRegistro logístico anteriorAnálisis de los registros deSuministro.

AdministraciónAnálisis FinancieroAnálisis OperacionalAnálisis Estatuto Empresarial

Locales de VentaIdentificaciónAlmacenamiento Alternativo.

Exploración yProfundización de la Búsqueda

Figure 4: Diferentes puntos de vista para la Codificación de un Ítem.

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¿Cómo es estructurado un patrón descriptivo típico?

General

Los patrones descriptivos también se llaman formatos y algunas veces esquemas / esquemas en la industria. La palabra esquema / la palabra esquema sin embargo no es comúnmente utilizada dado el conflicto con el uso del término esquema XML. Un patrón / “formato” puede ser basado en un esquema XML pero no debería ser comparado como si fuera lo mismo.

Los patrones descriptivos consisten de los siguientes elementos (Los ejemplos además son mostrados en este documento):

• Un nombre de Ítem –llamado Nombre (OTAN), Clase (ISO 22745), Objeto (OTHER)

• Descripción Adicional – Modificador (OTAN), Clase (ISO 22745), Cualidades (OTHER) etc.

• Esos atributos de identificación del Ítem que lo distinguen en forma única en la paridad con el Nombre

Características (OTAN), Propiedades (ISO 22745), Atributos (OTHER) etc.

Esos elementos descriptivos podrían también tener definiciones como su significado y aplicación. Las descripciones estándares, normalmente, también tienen una “batería de respuestas” para usar al responder sobre los atributos ej. ”negro”,”acero” etc. Técnicamente la mayoría de las piezas estándar sólo identifican descriptivamente los elementos con códigos para realzar lo mejor posible el funcionamiento y en una aplicación multilingüe.

En el párrafo siguiente haremos una aplicación de los patrones descriptivos OTAN como un ej., el cual es un reconocido estándar globalizado, y puede ser considerado en la práctica como uno de las mejores.

¿QUÉ ES UN NOMBRE DE ÍTEM?

Cada nombre de ítem es una palabra básica sustantiva o una frase básica sustantiva. Es usada como un nombre de ítem sólo cuando lo establece un simple concepto sobre el ítem o es la primera palabra de un grupo de palabras en un

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nombre de ítem, seguida en secuencia invertida por el menor número de modificaciones necesarias para establecer un simple concepto de un ítem.

Un nombre de Ítem es normalmente dividido en dos partes llamadas:

• Nombres u objetos y

• Modificadores o Cualidades

¿QUÉ ES UN NOMBRE O SUSTANTIVO?

Solo una palabra, sustantivo o nombre de frase las cuales convenimos es el concepto más específico que debería ser usado como un nombre básico (sustantivo)

ACEPTABLE                                                                                     NO ACEPTAB LE SILLA                                                                                                    MUEBLE ZAPATOS                                                                                             CALZADO TINTA                                                                                                   TINTURA 

El nombre básico es normalmente escrito en la forma singular, con las siguientes excepciones:

• Cuando la única forma del nombre es plural

Ejemplos: TIJERAS, TENAZAS, PANTALONES, etc.

• Donde la naturaleza del Ítem requiere la forma plural.

Ejemplos: ESCALADORES (Par), POROTOS CON CARNE DE CERDO, ZAPATOS (Par)

¿QUÉ ES UN MODIFICADOR?

Los modificadores se usan para instituir un simple concepto de nombre básico.

Utilice los modificadores siguiendo las siguientes preferencias:

• Modificadores para indicar lo que un Ítem es ej.: (es la figura, estructura, o la forma).

• Modificadores indicando lo que el Ítem hace. (es la función).

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• Modificadores indicando la aplicación de un Ítem (para que es utilizado).

• Modificadores indicando la localización de un Ítem (¿dónde es usado?) (ej.: AUTOMOTOR, AVIÓN, etc.).

El primer modificador es usado para reducir el área (de búsqueda) establecida por el concepto básico del nombre. Todos, tal como el primer modificador, expresan el mismo tipo de características en esa posición para el mismo concepto de nombre básico.

Para un multi concepto de nombre básico, el tipo de característica expresada por el primer modificador puede variar para los diferentes conceptos.

Tanto como sea posible de practicar, todos los segundos modificadores aplicados a un nombre básico amplían lo expresado en el primer modificador, expresando el mismo tipo de características usadas en el nombre básico, en la primera combinación del modificador. Los segundos modificadores expresan un tipo diferente de característica a la expresada en el primer modificador.

• Ejemplos:

SERRUCHO, DE MANO, CORTECRUZADO

SERRUCHO, DE MANO, RASGAR

RESISTENCIA, FIJA, CARBON

EJEMPLO

NOMBRE MODIFICADOR DELIMITACIÓN / DEFINICIÓN DISCOS  ROMPIMIENTO  Un ítem, normalmente delgado, circular, metálico o no 

metálico con una depresión o alisado preformado destinado a romperse a una presión predeterminada para garantizar o proteger  un proceso o un sistema de un buque o equipo contra sobrepresiones  sin pérdida. 

   Directiva para la Identificación de un Ítem

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    Si la descripción contiene las palabras romper o reventar, clasifique con la cualidad de rompimiento. 

Código de Características del Material  (MRC)  

Característica Definición  

Definición de las características 

ATYP  TYPE  Ingrese el equipo específico en el que el Ítem es utilizado. 

ASIZ  SIZE  Las características físicas de diámetro del disco. 

ABUP  PRESIÓN DE  RUPTURA 

Una predeterminada  temperatura se romperá y liberará presión. I. e. 250PSI 35 DEG C  

MATT  MATERIAL  El grado de de tratamiento superficial seguido por el material base y la graduación del materia l/ o las especificaciones cuando están disponibles. 

STAN  STANDAR  L a especificación, el estándar del fabricante el cual identifica al material. 

CATALOGACIÓN -- LA ESTRATEGIA APROPIADA

¿CUÁL ES EL PROPÓSITO PRIMORDIAL DE LA CATALOGACIÓN?

Un Sistema de Catalogación algunas veces es considerado erróneamente como la única aplicación por la cual la catalogación se alcanza. Esta es una falacia peligrosa que muchas organizaciones en la industria han experimentado a un gran costo. Las aplicaciones han sido implementadas a un gran costo; Las iniciativas de registros maestros de Codificación (estandarización) se implementaron a un gran costo entre el alcance de los requerimientos de información, y la adecuación de las curvas de gasto y el logro de los objetivos de estandarización.

Un Sistema de Catalogación no es sólo una aplicación también contiene un razonable y aceptable estándar de Codificación combinado con la satisfacción de las la reglas de comercio, la administración en forma integrada, y soportando el proceso de negocio de la compañía. La mejor manera de ilustrar esto es teniendo una visión de qué No Debe ser VS qué es lo que Debe de la misma forma en que se define la mejor forma de alcanzar su propósito.

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¿QUÉ NO DEBE SER?

Un Sistema de Catalogación no debe ser:

• Auto contenido y capaz de funcionar sin otro hardware y software

• Considerado una disciplina totalmente impuesta sobre la propia.

• Estar subordinado a una compañía que aplica los cambios de estándar y/o las reglas de negocio sin tomar conciencia del efecto en el contexto global de administración de toda la compañía.

• Considerado sólo para la estandarización de nombres y ubicación de códigos, pero ser reconocida como el ADN de los procesos de negocios.

¿QUÉ DEBE SER?

Un Sistema de Catalogación debe ser capaz de:

• Funcionar integrado con los recursos programáticos de la empresa ERP (Enterprise Resource Planning) y sistemas legales de la empresa.

• Estar basado en Estándares.

• Ser la “La única fuente de la verdad” para la información de Identificación de un Ítem de una organización, mientras funcionan los ERP y el Sistema Legal, “Lo único verás” es la Información de las Transacciones.

Se debe tener especial consideración y énfasis en la configuración y control de la información dentro del Sistema de Catalogación y no en los ERP o el Sistema Legal.

• Naturaleza de la colaboración. El servicio de de identificación de ítem debe satisfacer y estar disponible para todos los usuarios y accionistas o propietarios. Este contenido debe ser integrado y soportar los procesos de negocios. (Creado una vez y utilizado muchas veces).

• Disponible para controlar la configuración de la información a través de la Organización y por encima de todo el proceso de negocio.

• Disponible para direccionar la información a través de la totalidad de la vida útil.

• Adaptable a las necesidades de negocio y proceso de compras.

• Disponible para suministrar la inteligencia de negocio con la consideración de su propia información y de la utilizada en las transacciones del proceso de negocio.

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¿QUÉ ES LO QUE DEBE ALCANZAR?

Un Sistema de Catalogación debe ser capaz de obtener muchas cosas. ¿Qué es lo que debe poder hacer? dependerá en gran medida sobre cómo está desplegado en una organización ej. Si este está desplegado sólo como una herramienta de catalogación, muchas de las responsabilidades sobre los contenidos en administración y estandarización residirán en otras partes de la organización.

Si consideramos la estandarización, el principal propósito del Sistema de Catalogación es definir cada ítem de abastecimiento como el concepto por el cual es posible encontrar el requerimiento con el mayor número de usuarios, independientemente del equipo del cual el ítem podría formar parte.

El Sistema debe obtener el máximo de efectividad en el soporte logístico, facilitando la administración de la información del área del material a través de todo el ciclo de vida útil siendo posible identificar los ítems que aparentemente son diferentes pero se unen bajo el mismo requerimiento. De ese modo llegará a ser posible reducir los suministros (equipos, conjuntos, componentes y repuestos) y mantener las cantidades de necesidades de stock bajo control.

Un Sistema de Catalogación puede ser un poderoso multiplicador de las definiciones de necesidades de la información si es apropiadamente desplegado.

Lo que puede / lo que podrá:

Reducir / Impedir:

• Ítems duplicados / Stock.

• Visibilidad de la obsolescencia debido a la administración a través del contenido del ciclo de vida útil.

• Solicitud de compras directas / eliminación de descripciones libres en ordenes de compras - a través de una mucho más efectiva búsqueda y comprensión de los catálogos disponibles para todos los usuarios.

• Costos de compras (Ítems que son comprados más de una vez son incorporados al catálogo).

• Costos de Traslado (ayuda a maximizar los solicitudes de compra a los propios vendedores, proporciona servicio de entrega “justo a tiempo” (JIT: Just In Time) a los

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pequeños almacenes ubicados centralizadamente, identifica códigos de sustitución de Stock etc.)

• Tiempo de ventaja debido a la correcta identificación y colaboración de la información dentro de la cadena de abastecimiento.

• Tiempo necesario para completar las actividades que son base de la estrategia como resultado de mejores informes y análisis.

Ayudar / aumentar

• Bases estratégicas debido a facilidades de identificación de los contratos en patrones y categorías de gasto.

• Racionalización de la base de proveedores y número de ítems codificados a través de un mejor entendimiento de las necesidades y por lo tanto quién es la mejor fuente de abstención.

• Análisis de los gastos.

• Mejores informes de “en – contrato” versus “contrato -- cerrado” de los gastos.

• Colaboración de los servicios de Información de la identificación de los ítems a través de la organización, con un alto nivel de atención similar al de los accionistas importantes.

• Compras inteligentes debido al mejoramiento de informes, medidas de rendimiento y análisis.

• Utilización de una base estandarizada en todo el proceso permitiendo,

Fácil traducción del lenguaje de una región geográfica a otra.

Estandarización de los ítems de abastecimiento en el proceso de obtención del financiamiento.

Intercambio de registros en forma local e internacional debido a la utilización de estándares.

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LAS MEJORES PRÁCTICAS / CONSEJOS

Debe considerarse lo siguiente:

Codificación / Catalogación:

• Cuando catalogue, use los principios de identificación y no trate de usar otros distintivos diferenciadores como la marca o el nombre etc.

• Asegúrese de utilizar claras reglas de negocio y estandarización antes de iniciar la catalogación.

• Es mejor no usar más características que las que se pudieran buscar para reunir los valores que realzan las capacidades ej. largo, altura. espesor etc. Nada mejor para las dimensiones que: 20mmx30mmx40mm. Se pueden obtener y agrupar varias características con reducidos patrones descriptivos.

• Complete la catalogación y evite las abreviaciones etc. De esa forma la información podrá ser reutilizada más tarde. Donde las abreviaciones deben ser usadas, asegúrese que ellas forman parte del uso de estándares y reglas de uso estandarizado.

• Cree patrones de registros descriptivos cortos para almacenarlos ej., El ítem maestro para ser utilizado por ej. Sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Use las secuencias de las características para obtener los patrones de registros más significativos de descripciones cortas de los ítems.

• No trate de forzar la información en atributos del campo de identificación del ítem sólo porque está ahí. La información innecesaria orientará a una mala interpretación la cual puede causar duplicación de la información que debería ser percibida como única. Lo cual además podría negar la capacidad para identificar efectivamente la duplicación de ítems similares

• Use moderadamente el concepto de característica mandatoria. Esto podría direccionarlo a un esfuerzo de catalogación innecesario. Lo cual no siempre resulta práctico bajo los mismos patrones descriptivos las características pueden o no ser aplicables ej. La característica “medida” podría ser aplicable para estándares de medida, pero largo y ancho podrían ser aplicables a medidas no estándares.

Implementaciones:

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• Tener cuidado con la aproximación “Big – Bang” (del tipo instantánea). Esto puede ser costoso y podría no dar el requerimiento de información que se necesita. La implementación debe estar basada en un sano análisis con objetivos específicos de negocio.

Base de Catalogación con prioridades sustentadas en el análisis. Estos podrían ser análisis costos. análisis ABC etc.

Determinar el concepto de ítem de abastecimiento y las respectivas reglas de estandarización antes de comenzar con la estandarización. (Codificación).

Determinar el sistema métrico para las medidas. (Comercio inteligente).

Establezca un objetivo para “crear una fuente de información”. Colaboración y adopción de fabricantes, proveedores y vendedores en el contexto del proceso de administración pueden ahorrar mucho dinero. Servicio de atención para que estos proveedores tengan la información en el formato utilizado por la compañía. El ideal pudiese ser para que los suministradores provean de la información en línea directamente dentro del sistema de catalogación.

Asegurarse que las necesidades / del contrato de adquisición hagan cumplir las cláusulas de información de acuerdo a la necesidad de los estándares de la compañía.

No desestimar la cultura de iniciativas. Dando el máximo de prioridad a las iniciativas de integración y de estandarización de la Compañía. En primer lugar asegúrese que esa gente esté conectada e involucrada con el principio; en segundo lugar debe dar la información desde la partida para efectivamente liderar la iniciativa. Esto es normalmente donde obtenemos la pequeña ganancia inmediata, materializada cuando usamos la iniciativa para la comprobación de la estandarización.

• Alineación de los contenidos de los procesos administrativos con otros procesos de negocio y objetivos.

Bibliografía: Algunos contenidos son referenciados de ECCMA y UNSPSC. www.xcontent.com/documents/Standardisation.pdf