Un anticipo es un valor entregado a un proveedor/socio/empleado de CARE antes de que losproveedor/socio/empleado de CARE, antes de que los gastos sean ejecutados y/o los productos y/o servicios sean recibidos.

Existen 5 clases de anticipos

Son regulados por el Departamento de

ANTICIPOS DE SUELDO

Son regulados por el Departamento de Recursos Humanos, quien los tramita en finanzas mediante una solicitud de cheque. Recursos Humanos se encarga del cobro de estos anticipos a través del rol de pagos.

ANTICIPOS DE VIAJE

Son valores entregados a funcionarios de CARE, para cubrir los gastos de transporte, movilización, hospedaje, alimentación e i i t d ti t l dimprevistos, cuando tienen que trasladarse a un lugar distinto al lugar de su residencia, para cumplir actividades relacionadas con su trabajo.

ANTICIPOS POR LA COMPRADE BIENES Y SERVICIOS

Son anticipos que se pagan por contratos/ordenes de Compra de Bienes y servicios adquiridos por CARE a un proveedor, siguiendo los procedimientos p , g pestablecidos en la Política de Adquisiciones. Estos anticipos se liquidan con la factura entregada por el proveedor una vez que los bienes y/o servicios han sido recibidos fisicamente y en el Sistema Scalafisicamente y en el Sistema Scala.

S l t d l l d CAREANTICIPOS PARA EVENTOS

Son valores entregados al personal de CARE en calidad de anticipo para la realización de talleres, seminarios, y/o reuniones, en base a un presupuesto aprobado por el jefe inmediato.

ANTICIPOS DE SUBCONVENIOSSon anticipos entregados a socios en base a un subconvenio firmado entre CARE y un socio o tercero.

Una vez que se ha realizado los gastos el empleado debe liquidarUna vez que se ha realizado los gastos, el empleado debe liquidarsu anticipo 5 días despúes de realizado el viaje.

En el caso que el empleado no solicito un anticipo y realizo elgasto con su dinero, de igual manera debe solicitar el reembolsodentro del mes que efectuó el gasto.dentro del mes que efectuó el gasto.

Los formatos a utilizarce y los documentos soporte para su trámitese verán más adelantese verán más adelante

• Pagos de Servicios Básicos: Arriendos, agua, luz, teléfono, internet, abogados, combustible, pasajes de avión, matrículas,pasajes de avión, matrículas, estacionamiento, correspondencia, courier, seguros, i il i t i i tvigilancia, mantenimiento, pagos

realizados con Caja Chica

C t iti hConceptos para emitir un chequeSe puede emitir un cheque por varios conceptos:Se puede emitir un cheque por varios conceptos: Compras ServiciosServicios Anticipos de Eventos y Viajes Reembolsos de Gastos Reembolsos de Gastos Desembolsos para ejecutar convenios

Para cada concepto se debe considerarPara cada concepto, se debe considerar documentos que deben respaldar el pago.

Para iniciar o cerrar un proceso de emisión de cheque, siempre tendremos una Factura.q , p Este documento tiene una característica

especial a los demás documentos queespecial a los demás documentos que soportan el pago. Así tenemos que una Factura contiene la Así tenemos que una Factura contiene la

siguiente información:

Datos que tiene una facturaq

Proveedor con número de RUCAutorización para el ProveedorAutorización para el ProveedorNúmero de facturaFactura emitida a nombre de CARE ECUADOR y

l ú d d b l jcon el número de RUC de Care. Reembolsos, CajasChicas, las facturas se emitirán a nombre delempleado.pPie de imprenta, Autorización del SRI para laimprentaFecha de caducidad de las facturasFecha de caducidad de las facturasNumeración de facturas autorizadasDetalle de los artículos adquiridos, precio unitario y

i lprecio totalDesgloce del IVA

Para mayor claridad veremosPara mayor claridad veremos un ejemplo de factura con cada uno de los requisitoscada uno de los requisitos señalados anteriormente

2.- Apellidos y nombres, Razón Social

nombre comercialLibrería Don Pepito1.- Número de Registro

Tuberia Plastigama Cerámica Rialto, material para agua potable, ferretería en general Único de contribuyentes3.- Dirección de casa DirecciónAv. 10 de Agosto y J.P. Sanz RUC 1001290293001

matriz, sucursal Teléfono: 265266 Autorización S.R.I. 1688594780 3er. Dígito 6 Persona Júrida Pública

pJAIME MONTALVO YEPEZ

, go agencias Ciudad: Quito Factura 001-001 0001845 9 Persona Júridica Privada

0 - 1 -2 Persona NaturalLugar y Fec Quito, 17 de Junio del 2005 8 Consulado o Embajadas

a.- Datos del Sr (s): CARE ECUADOR RUC No. 1790176657001comprador Dirección Calle El Sol y Gaspar de Villarroel 4.- Nombre del Comprobante No.co p ado ecc ó Ca e So y Gaspa de a oe 4. Nombre del Comprobante No.

CANTIDAD U.MEDIDA V.UNITARIO V. TOTAL secuencia y No. De serieDescripción del bien o 10 Resmas Papel bond resma $3.00 $30.00servicio transferido 20 Carpetas Plásticas unidad $1.00 $20.00

9 digitos Propia autorización10 los que autoriza la imprenta

DESCRIPCION

subtotal 50.00$ José Lasluisa JOKAMA T.Tarifa 0 30.00$ c.-Valor Total del Comprobante sinRUC 1701271494001 AUT 1261 T.Tarifa 12% 20.00$ incluir impuestos ni otros cargos1 de Mayo/2005 Num.1501-2500 Original + 2 copias I.V.A. 2.40$ c.- Impuesto al Valor agregadoVálida su emisión hasta Mayo 2006 TOTAL 52.40$ d.- Importe Total

CADA COM PROBANTE DEBE SERDatos de imprenta TOTALIZADO Y CERRADO INDIVIDUALa.- No. Autorización S.R.I.b.- No. RUCc.- Nombres o Apellidos, Razón Sociald.- Fecha de Impresión y numeración consecutiva

DOCUMENTACION REQUERIDA PARA TRAMITAR ANTICIPOS

Anticipos de Viaje *Elaborar el TAR, basado enviáticos de CARE (formato solicitudviáticos de CARE. (formato solicitudde cheque

* Aprobado por el Supervisor,* Codificado por Asistente Administrativa

o el mismo empleado

Anticipos de Sueldos * Solicitud de Anticipo aprobada porRecursos Humanos.

* Solicitud de cheque, codificada porFinanzas

Anticipos para Eventos* Planificación del Evento , formulario* Aprobación del Jefe Inmediato* Solicitud y/o liquidación de Anticipo,

debidamente aprobada y codificadopor Asistente Administrativa o Empleado

DOCUMENTACION REQUERIDA PARA TRAMITAR ANTICIPOS

ANTICIPOS POR •Solicitud y/o Liquidación deANTICIPOS POR LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

Solicitud y/o Liquidación de Anticipo

•Copia de la solicitud de Adquisiciones debidamente aprobada por el Jefe Inmediato o SERVICIOS p ppersona que tenga autorización

ANTICIPOS DEANTICIPOS DE SUBCONVENIOS

Formulario Solicitud y/o Liquidación de Anticipos

El anticipo se tramitará una vez que los requisitos estipulados en el q psubconvenio se hayan cumplido

SOLICITUD DE CHEQUES Reservado para Finanzas:Utilizar cuando no se emite orden de compra FECHA:

PARA EL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR: CHEQUE No.

Transacción No.Fecha de la Solicitud V ALOR:

POR FAVOR PREPARE UN CHEQUE POR LA CANTIDAD DE:

El Nombre al A NOMBRE DE

DIRECCION

EXPLICACION

OBSERVACIONES

El Nombre alcual se emitiráel cheque

P l

Para lasolicitudde anticipode sueldo

SOLICITADO POR : Nombre Firma

APROBADO POR : Nombre Firma

% DE CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION M ONTO

Para procesar el pago debe estar firmado por lasdos personas

de sueldose llenarántodos loscampos cubiertoscubiertospor estaflecha

Solo para solicitudes de anticipo de viajes

M o vilizació n Para solicitar i i llFECHA LUGAR DIAS VIATICOS HOTEL y Gaso lina Varios TOTAL anticipos llena

solo este campo

TOTAL:

Recibí Conforme:

Procesado por Nombre:

Firma y Sello:

Reservado para Finanzas:

SOLICITUD Y/O LIQUIDACION DE ANTICIPO FECHA:No. de FacturaCHEQUE No.Transacción No.VALOR:

Fecha:

Nombre Proveedor/socio/Empleado

Descripcion:

Tipo de Anticipo:

1303 Subdonaciones PN FCCta 1303 marca una X cuan 1303 Subdonaciones PN FC

1312 Eventos

1341 Proveedores

Detalle:a. Anticipos acumulados por liquidarb. Total de gastos reportados o factura proveedorc. ( a-b) Valor pendiente por liquidar o a pagar proveedor 0d. Valor del nuevo anticipo

Cta 1303 marca una X cuansea Anticipo Subdonación.Si es Anticipo para Empleadomarca X en la cuenta 1312Y si es proveedor la 1341

No puede tener “X” en más de una cuenta

Aquí constará el e. ( d-c) Valor a recibir 0

Observaciones:

CODIFICACION DE GASTOS REPORTADOS E IMPUESTOS

% DE

CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION MONTO

valor del anticipo solicitado

Utiliza para clarificar asuntos especificos

Utilizará Finanzas

como: Realizar transferencia, # cta,

no emitir cheque mientrás alguna condición no se

TOTAL

Recibí Conforme:

Elaborado por Nombre:

Firma y Sello:

cumpla

Aprobado por

No. Cédula de Identidad:

Procesado por

Fecha:

Elaborar port), en este formulario detallara lo siguiente:g

Viáticos, detallados por cada día, y de acuerdo a la tabla de Viáticos de CARE. Este gasto no se respalda con facturas ni recibos, ya que esta considerado en la tabla de viáticos.

REEMBOLSOSREEMBOLSOSQ AC OQ AC O

Costos de Hotel, combustible, etc debe señalarlo en el TER y debe adjuntar la Factura

Esta factura debe estar a nombre del EMPLEADO, no debe ser a nombre de CARE ECUADOR.

LIQUIDACION LIQUIDACION DE VIAJESDE VIAJES

Además, el costo de hotel debe sujetarse al señalado en la tabla de viáticos, si el costo es mayor, debe ser justificado y aprobado por su jefe inmediato.

Recibos de Taxis, estos se realizarán en vales de caja, d t ll d l dí l d d l i t d bdetallando el día y lugar de desplazamiento, debe estar firmado por el empleado y con número de cédula de identidad. Este vale siempre debe estar aprobado por el jefe inmediato.

Recibos de llamadas telefónicas si el funcionario Recibos de llamadas telefónicas, si el funcionario realiza llamadas personales, son aprobadas cuando el viaje es mayor a 5 días y únicamente por 5 minutos, viajes por menos de 5 días no son reconocidas

Informe del ViajeV j No se aprueba consumo de licor, ni otro gastos de

representación.

Todas las facturas y recibos deben ser pegadas en

REEMBOLSOSREEMBOLSOS

Todas las facturas y recibos deben ser pegadas en hojas de papel, para evitar pérdida de documentos pequeños.

REEMBOLSOSREEMBOLSOSLIQUIDACION LIQUIDACION

DE VIAJESDE VIAJES

Ningún reembolso esta sujeto a realizar retenciones en la Fuente e IVA. Es decir realizará retenciones de fuente e IVA únicamenteDE VIAJESDE VIAJES realizará retenciones de fuente e IVA únicamente el departamento Financiero en Quito y los Contadores en oficinas Regionales.

Adjuntarse copia de la solicitud del anticipo si lo hubiera.

CUENTAS QUE SE UTILIZAN EN LA CONTABILIZACION DE UNCONTABILIZACION DE UN

REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE

5420 PASAJES 5430 RENTA DE VEHICULOS 5430 RENTA DE VEHICULOS 5431 PEAJES 5440 ALOJAMIENTO 5450 PER DIEM 5460 COMUNICACIÓN VIAJE 5480 MISCELANEOS DE VIAJE 5482 COSTOS PASAPORTES/IMPUESTOS

AEREOPUERTO

REPORTE DE GASTOS DE VIAJE PaginaNOMBRE: BAYRON COSTA DEPT/NOMBRE DE OFICINA FINANZAS FECHA DE LIQUIDACION: 4 de Noviembre del 2002 # DE EMPLEADO * CODIGO DE OFICINA: ECU NUMERO DEL VENDEDOR (CUENTAS POR PAGAR)

FECHA 29-septbre-02 30-septbre-02 1-5 octubre/02 9-12/oct/02LUGAR MIAMI ATLANTA ATLANTA ATLANTA

T . DE CAMBIO REF REF REF REF REF

DET ALLE CUENT A

COMBUSTIBLE 5411MANTENIMIENTO DE VEHICULOS (Reparaciones en vehículos de CARE ocasionados por el viaje de trabajo) 5412ALQUILER DE CARRO 5430ALQUILER DE CARRO 5430PEAJES/ OTROS GASTOS DE TRANSPORTE (Gastos por milla pagados por uso de vehículos personales mientras viaja por asuntos de CARE) 5431PASAJES (incluye pago de taxis) 5420 GASTOS DE HOTEL (CON IMPUESTOS) 5440 VIATICOS 5450 50,40EMPLOYEE MEALS (AEREO PUERTO MIAMI) 5451 OTROS GASTOS

PASAPORTE/ VISAS/ IMPUESTOS DE AEROPUERTO 5482 PASAPORTE/ VISAS/ IMPUESTOS DE AEROPUERTO 5482COMUNICACIONES (Trabajo/ Personal) 5460 REPRESENTACIONES (explicar en recibo) 5470GASTOS MEDICOS DE VIAJE 5483

OTROS/ MISCELANEOS : Favor numerar (incluye impuesto ICC) 5480

T OT AL POR DIA: 0,00 0,00 0,00 50,40 0,00 0,00FAVOR NUMERAR SUS RECIBOS. AJUSTE LOS VIATICOS SI ES NECESARIO DESAYUNO 15% TOTAL POR ESTA PAGINA:OBSERVACIONES: ALMUERZO 25% TOTAL PAGINA POSTERIOR:

CENA 35% TOTAL TODAS LAS PAGINAS:CONFERENCIA DE FINANZAS PARA AMERICA LATINA VARIOS 25%

ADELANTOS DE VIAJE PENDIENT

SA LD O A F A VOR D E C A R E (F A VOR A

SA LD O A F A VOR D EL EM P LEA D O:

D IST RIBUCION DE CODIGO DE CUENT AS (SOLO PRIMERA PAGRecibí Conforme: CUENT A DEP'T /PN FONDO C/B LOC.Nombre: 5420 ECU059 EC00070Firma y Sello: 5440 ECU059 EC00070

5450 ECU059 EC00070

No. Cédula de Identidad: 5482 ECU059 EC000705460 ECU059 EC00070

Fecha: 1312Fecha: 1312

Finanzas/ Contabilidad: 10308

Firma del empleado Firma del jefe Inmediatom,

* Sólo Viajes Internacionales

TRÁMITA LA LIQUIDACION CON UNA SOLICITUD Y/O

REEMBOLSOSREEMBOLSOSLIQUIDACION LIQUIDACION

DEDE

LIQUIDACION DE ANTICIPOS, en el cual señalará el total del gasto, como el anticipo que recibió.

ADJUNTARA EL formulario “ Informe de Gastos por Eventos Varios” que veremos a continuación.E i i li id d l l li lDE DE

ANTICIPOSANTICIPOS

Estos anticipos son liquidados por el personal que realiza los gastos con los recibos que respaldan los gastos efectuados, deben tener relación con las actividades para las cuales fue dado el anticipo, deben estar a nombre del empleado y debe estar adjunto al formulario Informe de Gastos por eventos varios .

Y Y OTROS OTROS

OSOS

p En aquellos eventos en los cuales se entrega dinero a los participantes

para alimentación, movilización, etc, se deberá listar las personas beneficiarias, el monto entregado a cada una y la firma de cada una de ellas como evidencia de la recepción del dinero. Esta información

á l i f l i d I f dEVENTOSEVENTOS constará en el mismo formulario de Informe de gastos por eventos varios.

Para liquidar un anticipo sin solicitar un nuevo anticipo se deberá llenar lo siguiente: a) Anticipos acumulados por liquidar: ingresar el valor pendiente de liquidación de acuerdo al rubro

que corresponda. b) Total de gastos reportados o factura proveedor: Para liquidaciones de anticipos para eventos ) g p p q p p

varios, ingresar el valor total de la liquidación presentada por :socios, beneficiarios o empleados. Para liquidación de anticipos a Proveedores por la compra de bienes y/o servicios, contra la presentación de la factura, poner el total facturado.

c) Valor pendiente por liquidar o a pagar al proveedor: Es igual a la diferencia entre el valor d i i l l d l li id ió dentregado como anticipo menos el valor de la liquidación de gastos.

d) valor del Nuevo anticipo: Se registra el valor de la solicitud de un nuevo anticipo para el proveedor, empleado, socio o beneficiario. Si no se solicita anticipo, esta casilla será igual a cero.

C ifi ió Codificación:

Ingresar la codificación a la cual se cargarán los gastos indicando cuenta, número de Proyecto, fondo, localización y subanálisis si fuera el caso.

Reservado para Finanzas:

SOLICITUD Y/O LIQUIDACION DE ANTICIPO FECHA:No. de FacturaCHEQUE No.Transacción No.VALOR:

Fecha:

Nombre Proveedor/Socio/Empleado:

Descripcion:

Tipo de Anticipo:

1303 Subdonaciones PN FC

1312 Eventos

1341 Proveedores

Detalle:a. Anticipos acumulados por liquidarb. Total de gastos reportados o factura proveedorc. ( a-b) Valor pendiente por liquidar o a pagar proveedor 0d. Valor del nuevo anticipoe. ( d-c) Valor a recibir 0

Observaciones:

CODIFICACION DE GASTOS REPORTADOS E IMPUESTOS (b)

% DE

CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION MONTO

TOTAL $0 00TOTAL $0,00

Recibí Conforme:

Elaborado por Nombre:

Firma y Sello:

Aprobado por

No. Cédula de Identidad:

Procesado por:

Fecha:

PLANIFICACION DE GASTOS POR EVENTOS VARIOS

Fecha del evento:

Lugar:

Responsable :

Descripcion del evento:

DETALLE DE GASTOS:

ValorValor Fecha Detalle Cantidad Unitario Total OBSERVACIONES

0.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000 000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000 000.00

TOTAL SOLICITADO 0.00

Elaborado por: Fecha:

Aprobado por: Fecha:

El informe contiene: Fecha del Evento Lugar en el que se desarrolló el evento Nombre del responsable de la persona a nombre de la cual se giró el anticipoNombre del responsable de la persona a nombre de la cual se giró el anticipo Descripción del Evento Detalle de gastos efectuados por fecha, los mismos que deben estar respaldados por facturas o

recibos a nombre del empleado. Estas facturas o recibos deben ser numeradas por la persona que hace la liquidación y poner la numeración como referencia a cada pago detallado en el informe. q y p p gAdicionalmente, incluirá la codificación de las líneas.

Firma de la persona que elaboró el reporte Firma de aprobación de su jefe inmediato

En aquellos eventos en los cuales se entregue dinero a los participantes para alimentación, movilización, etc, se deberá adjuntar un detalle o lista de las personas beneficiarias, el monto entregado a cada una y la firma de cada una de ellas como evidencia de la recepción del dinero.

INFORME DE GASTOS POR EVENTOS VARIOS

Fecha del evento:

Lugar:

Responsable :

Descripcion del evento:

DETALLE DE GASTOS:DETALLE DE GASTOS:

Firma de participantesRef Fecha Detalle Valor CUENTA PN FONDO LOC SUB por dinero recibido *

Elaborado por: Fecha:

Aprobado por: Fecha:

* Para uso solo en caso de que se entregue dinero a participantes para alojamiento, alimentación y/o transporte

Las liquidaciones de Compra / servicios, es un formulario que se utilizará, cuando el proveedor no posea factura, y siempre y cuando la compra o servicio

sea esporádico.El control de las liquidaciones de compra o servicios tendrá el Contador( b fi i ) A i t t Ad Fi D t d Fi (Q it )(suboficinas), y Asistente Adm. Financ. Dpto de Finanzas (Quito), y seanotará los datos del proveedor como es el nombre, número de cédula deidentidad, dirección clara y específica, el número de teléfono si lo tuviere,detallará la compra o el servicio con valor unitario y valor totaldetallará la compra o el servicio, con valor unitario y valor total.Por ningún pago realizado con Liquidaciones se procederá a realizarretenciones en Fuente e IVA.Las retenciones las realiza únicamente el Departamento de Finanzas yas e e c o es as ea a ú ca e e e epa a e o de a as yContadores en Regionales.

A partir del mes de Agosto del 2002 el valor de IVA que presenta cada factura se registra a la cuenta 1362.g

Es necesario cuando se realice cualquier codificación en Solicitud de Cheque, solicitud de Adquisiciones, Solicitud de Contratación se separe del gasto el valor que corresponde a IVA. El valor que se registra al gasto es el valor neto que presenta una factura.

E l d TER C j Chi i d l l l lEn el caso de TERs, Cajas Chicas se registra todo el valor al gasto, ya que los recibos están a nombre el empleado y no CARE Ecuador.