Uma> O i MAR. 2010...P. Norma N 03 del Sistema Administrativo de Contabilidad, aprobada por la...

Resolución de Secretaría General

yV°003 -2010-OEFA/SG

Uma> O i MAR. 2010

CONSIDERANDO:

Que, mediante la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo

N° 1013, que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del Ministerio del

Ambiente, se crea el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA,

como organismo público técnico especializado, con personería jurídica de derecho

público interno, constituyéndose en pliego presupuesta!, adscrito al Ministerio del

Ambiente y encargado de la fiscalización, la supervisión, el control y la sanción en

materia ambiental;

Que, los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser

claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo a los estándares

establecidos por el titular o funcionario designado, para así garantizar una adecuada

documentación, lo cual involucra la implementación de una adecuada gestión

documentaría, de conformidad a lo establecido en el numeral 3.8 de la Norma General

de Control Interno para las Actividades de Control Gerencial, aprobada por la

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG;

Que, asimismo, mediante la Resolución Jefatura! N° 073-85-AGN/J, se aprueban las

Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de asegurar y

regular la organización y funcionamiento de los archivos del Sector Público Nacional;

Que, en tal sentido, es necesario emitir el acto de administración que apruebe el

instrumento de gestión archivística que regule en forma detallada y sistemática los

proceso archivísticos a cargo del Órgano de Administración de Archivos del OEFA,

conforme a las precitadas Normas Generales, dictadas por el Archivo General de la

Nación;

Contando con el visado de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

En uso de las atribuciones conferidas en el inciso h) del artículo 17° del Reglamento

de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental-

OEFA, aprobado por el Decreto Supremo N° 022-2009-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Aprobar el "Manual de Procesos Archivísticos del Organismo de

Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", el mismo que en Anexo forma parte

integrante de la presente Resolución.

Artículo 2°.- Encargar a la responsable del Trámite Documentario la implementación

y ejecución del "Manual de Procesos Archivísticos del Organismo de Evaluación y

Fiscalización Ambiental - OEFA", quien deberá adoptar las acciones administrativas

necesarias para que se cumplan, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la

Información, la Oficina de Administración y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

Regístrese y comuniqúese.

TASOAOA DELGADO

Secretario General (e)

Organismo de Evaluación y

laicalización Ambiental - OEFA

Ministerio

del Ambiente

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"

"Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

Manual de Procesos Archivísticos del Organismo de Evaluación y

Fiscalización Ambiental - OEFA

Introducción

El Manual de Procesos Archivísticos es un instrumento de gestión archivística que

expone en forma detallada y sistemática todas las actividades que el órgano de

administración de archivos del OEFA realiza con la documentación. Para ello se

consideran los procesos vigentes dictados por el Archivo General de la Nación ente

rector a nivel nacional, en temas de archivo.

Cada proceso especifica las acciones de cada nivel de archivo, desde la creación del

documento hasta el momento que pasa al archivo central del OEFA. Los procesos a

detallar son los siguientes:

• Sistema Nacional de Archivos Administración de Archivos

• Sistema Nacional de Archivos Organización de Documentos

• Sistema Nacional de Archivos Descripción Documental

• Sistema Nacional de Archivos Selección Documental

• Sistema Nacional de Archivos Conservación de Documentos

• Sistema Nacional de Archivos Servicios Archivísticos

Se debe tener en cuenta que el destino de los documentos generados en los archivos de

gestión es el archivo central del OEFA.

Su cumplimiento será beneficioso para la institución, debido a que permitirá mantener

centralizada, organizada y regulada la documentación que ingresa y generan los órganos

del OEFA.

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[email protected] San Isidro - Lima , Perú

l-\eU, (511) 651-6053

PERÚ I Ministeriodel Ambiente

-, ■ . "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"

I "Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

Generalidades

I Finalidad:

Contar con un documento de Gestión Archivística que oriente los procesos de archivo,con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos, para el funcionamiento delos archivos de la institución.

II Contenido:

El Manual de Procesos Archivísticos, esta detallado en 9 acápites. Inicialmente se refierea las generalidades, que comprende el primero la finalidad, el segundo el contenido, eltercero base legal, el cuarto alcances, el quinto sobre el órgano de administración de

archivos, su naturaleza, objetivos, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación,funciones generales y funciones especificas, el sexto contempla la organización dedocumentos, el séptimo la descripción documental; el octavo la selección documental,noveno la conservación de documentos y el décimo los servicios archivísticos (en cadaproceso se adjunta, el glosario de términos archivísticos, los diagramas de flujo, losanexos con sus instrucciones).

III Base Legal:

A. Constitución Política del Perú, artículo 21 °.

B. Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento delPatrimonio Documental de la Nación.

C. Reglamento del Decreto Ley N° 19414, aprobado por el Decreto SupremoN° 022-75-ED.

D. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por laResolución Jefatural N° 073-85-AGN/J.

E. Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos.

F. Reglamento de Ley N° 25323, aprobado por el Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

G. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

H. Decreto Supremo N° 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N° 28296.

I. Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 120, aprobado porDecreto Supremo N° 013-90-JUS.

J. Directiva N° 03-2008-AG/DNDAAI denominada "Normas para la

formulación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración deArchivos de las Entidades de la Administración Pública, aprobada por laResolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J.

K. Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por infraccionesen contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación,

aprobado por la Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN/J,.

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; irK-Mx (511) 651-6053

PFRII I Ministeriorcnu del Ambiente



L. Normas para la Conservación de Documentos en los Archivos

Administrativos del Sector Público Nacional, aprobadas por la Resolución

Jefatural N° 173-86-AGN-J.

M. Código Tributario; inciso 7 del artículo 87°, concordado con el artículo 43°.

N. Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.

O. Normas de Control Interno, aprobadas por la Resolución de Contraloría N°

320-2006-CG.

P. Norma N°03 del Sistema Administrativo de Contabilidad, aprobada por la

Resolución Ministerial N° 801-81-EFC/76.

IV Alcance:

La aplicación del presente Manual de Procedimientos Archivísticos, está dirigido al

personal de la institución para su cumplimiento.

V Administración de Archivos:

5.1 Naturaleza:

Las actividades y tareas de la administración de archivos del OEFA las desarrolla

a nivel de funciones.

5.2 Objetivo:

A. Homogenizar el desarrollo de los procesos archivísticos en las diferentes

direcciones y jefaturas de la institución.

B. Facilitar la aplicación de las normas de archivo, emitidas por el Archivo

General de la Nación.

C. Permitir el flujo adecuado de los documentos, desde los archivos de

gestión hasta el archivo central.

5.3 Línea de autoridad, responsabilidad y coordinación:

A. La administración de archivos del OEFA es competencia de la Secretaria

General como órgano de administración de los archivos del OEFA y está a

cargo de un especialista, quien es responsable de supervisar las

/ actividades de los prestadores de servicios que se destinen a las tareas deOr archivo.

B. El órgano de administración de archivos es responsable ante la

Presidencia del Consejo Directivo de la transferencia, organización,

selección, conservación y servicio de la documentación que ingresa al

OEFA y que generan sus órganos.

C. El órgano de administración de archivos mantiene coordinación directa con

las direcciones y oficinas del OEFA en lo que le compete a sus funciones.

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: T.-lftdx (511) 651-6053

PERÚ I Ministeriodel Ambiente

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú'"Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

5.4 Funciones Generales:

A. El órgano de administración de archivos tiene como funciones asegurar laintegridad en el registro del ingreso, movimiento y archivo de la

documentación que ingresa a la institución; garantizar una eficientebúsqueda y ubicación de la documentación de archivo, así como suconservación; y, elaborar instrumentos descriptivos para cada nivel delarchivo.

B. Adoptar medidas de seguridad convenientes, para evitar la perdida odeterioro de los documentos.

C. Entregar la documentación en el momento y el tiempo requerido por lasdiferentes direcciones y jefaturas del OEFA.

D. Prohibir el ingreso de personas no autorizadas a los repositorios delórgano de administración de archivos del OEFA, así como al archivohistórico o periférico.

5.5 Funciones Específicas del Órgano de Administración de Archivos:

1. Objetivo:

Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los

documentos de los archivos de gestión al órgano de administración dearchivos.

2. Finalidad:

a. Descongestionar los archivos de gestión del OEFA.

b. Custodiar en el órgano de administración de archivos la

documentación generada en las diferentes direcciones yoficinas, al vencimiento de sus plazos de retención.

c. Garantizar la integridad, la custodia y la conservación delpatrimonio documental del OEFA.

5.6 Requisitos:

A. Disponer de la tabla general de retención de documentos (Anexo N° 02).

B. Las direcciones y oficinas que no cuenten con la tabla general de retención

de documentos, podrán remitir aquellos documentos cuya vigenciaadministrativa inmediata haya concluido.

C. La transferencia se solicitará los tres primeros meses de cada año (Eneroa Marzo, dependiendo del flujo documental).

D. Serán transferibles los documentos que cuenten con un mínimo de un añode antigüedad.

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r.-'ief^x (511) 651-6053

Ministerio

del Ambiente



E. La documentación a transferir, debe estar clasificada por series

documentales, asuntos o temas y deben tener un orden numérico,

cronológico o alfabético.

F. Las unidades de archivamiento (paquetes) serán rotuladas en las partes

visibles, donde se anotarán los siguientes datos: el órgano generador,

serie documental, asunto g temas, año o letra y número de paquete.

G. Los paquetes pueden estar conformados por files, libros y archivadores de

palanca, etc.

H. El traslado de los documentos se efectuará en paquetes de 20 cm. de

altura como mínimo.

5.7 Etapas:

a. En el Archivo de Gestión:

(1) Se debe coordinar la transferencia de documentos con

el especialista del órgano de administración de

archivos, el cual verá si ésta procede con un previo

análisis del espacio y fuerza logística.

(2) De proceder dicha transferencia, se llenará el formato

de inventario de transferencia de documentos (Anexo

N° 3) en original y una copia, debidamente firmado y

se remitirá al órgano de administración de archivos.

(3) Se recibe y archiva la copia del inventario, en caso de

ser observado recibe y registra el informe, modificando

lo observado reinicia su gestión.

(4) El responsable del archivo de gestión, al momento de

transferir los documentos al órgano de administración

de archivos, puede sugerir al especialista, las series

documentales que se pueden eliminar, de acuerdo al

inventario de las mismas.

b. En el Órgano de Administración de Archivos:

(1) El especialista recibe y verifica el contenido y cantidad

de los paquetes, así como la cantidad de los metros

lineales a transferir, el plazo de verificación no

excederá de tres días hábiles.

(2) En seña! de conformidad se procede a firmar los

inventarios, conservando el original y devolviendo la

copia a la oficina remitente.

(3) Los inventarios originales sobre los documentos

transferidos al órgano de administración de archivos,

serán archivados y conservados para futuras

consultas.

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It'íettix (511) 651-6053

Ministerio

del Ambiente



(4) Se remitirán los medios informáticos de soporte, en

caso existan.

5.8 Glosario de Términos:

a. Administración de archivos: es un conjunto de principios,

métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente

organización y funcionamiento de los archivos.

b. El órgano administración de archivos: es el responsable de

planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y

controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así

como de la conservación y uso de la documentación

proveniente de los archivos de gestión y periféricos e intervenir

en las transferencias y eliminación de los documentos.

c. Archivo de gestión: es el responsable de la organización,

conservación, uso y transferencia de la documentación recibida

o producida porcada órgano del OEFA.

d. Archivo periférico: es el responsable del mantenimiento y uso de

la documentación proveniente de los archivos de gestión y de

transferirlos al órgano de administración de archivos de la

institución.

e. Fondo documental: conjunto total de documentos archivísticos

reunidos por una persona natural o jurídica, en el ejercicio de

sus actividades y funciones.

f. Patrimonio documental: totalidad de documentos de cualquier

época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su

función, por cualquier organismo o entidad de carácter público,

por las personas jurídicas en cuyo capital participe

mayoritariamente el Estado u otra entidad pública y por las

privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos.

g. Serie documental: conjunto de documentos que tiene

características comunes, el mismo tipo documental o el mismo

asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados,

transferidos o eliminados como unidad.

h. Tabla general de retención de documentos: documento donde

se registra esquemáticamente los asuntos principales y los

títulos de las series documentales que las integran, así como

sus correspondientes periodos de retención.

i. Transferencia: procedimiento habitual de ingreso de fondo en

un archivo mediante traslado de las fracciones de series

documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de

permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos

en la que esté integrado.

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T,1í;f,!x (511) 651-6053

?' Ministeriodel Ambiente

"Decenio de tas Personas con Discapacidad en el Perú"


j. Unidad de archivamiento: cualquiera de las agrupaciones de

unidades documentales homogéneas destinadas a su

colocación en los depósitos (cajas archiveras, legajos, etc.).

k. Unidad de conservación: elemento básico de una serie

documental que puede estar constituido por un solo documento

o por varios que formen un expediente.

I. Vigencia administrativa inmediata: período determinado por

normas internas, durante el cual los valores primarios

(procedencia y orden original) de una serie documental, de

manera simultánea o sucesiva, mantienen su vigencia en mayor

o menor grado.

VI. Organización de Documentos:

6.1 Finalidad:

A. Establecer criterios uniformes, para la organización de los documentos, en

los diferentes niveles de archivo.

B. Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica

como producto de las actividades de cada dirección u oficina.

C. Facilitar la localización de los documentos, para la recuperación inmediata

de la información.

6.2 Requisitos:

A. Disponer del cuadro de clasificación de documentos.

B. Disponer del inventario de series documentales.

6.3 Etapas:

a. En el Archivo de Gestión:

(1) Cada dirección u oficina, clasificará por instituciones,

asuntos o temas más importantes y se ordenará

cronológico, numérico y alfabético.

(2) Se ordenará la unidad de archivamiento, por el

sistema más conveniente, cronológico, numérico y

alfabético.

(3) El responsable del archivo de gestión deberá

identificar cada unidad de archivamiento (files, libros,

archivadores de palanca, cajas, paquetes, etc.) con

los siguientes datos:

(a) Órgano(b) Asunto Principal

(c) Título de la Serie

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-U-ipUy (511) 651-6053

PERÚ Ministeriodel Ambiente

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú'"Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

(d)

(e)

(f)

Código de la SerieAño

Número correlativo de la unidadde conservación

b. En el Archivo Central:

(1) El responsable del archivo central, una vez realizada latransferencia de la documentación, dispondrá lacolocación de las unidades de archivamiento en laestantería o en el lugar más adecuado de acuerdo alprincipio de procedencia, orientados por la estructuraorgánica de la institución.

(2) En las direcciones u oficinas, los documentos seclasificaran por series documentales o asuntos deacuerdo al cuadro de clasificación de fondosdocumentales.

(3) Las series documentales de cada órgano se ordenará porel sistema cronológico, numérico y alfabético, en el casoque se encuentre errores en el archivo de gestión.

(4) El especialista del archivo determinará \a conservación delas unidades de archivamiento, de acuerdo al orden dellegada y a la disponibilidad del espacio físico que existaen el archivo.


a. Clasificación: consiste en formar clases o grupos dentro de unconjunto vahado de documentos, de tal manera que dichosgrupos queden organizados formando parte de la estructura deun todo.

b. Cuadro de clasificación: instrumento que refleja la estructura delfondo documental. Aporta los datos esenciales sobre dichaestructura (denominación de secciones y series).

c. Inventario de series documentales: se describe las seriesdocumentales que conserva un órgano y sirve para establecerlos períodos de retención.

d.

e.

Ordenación: consiste en establecer secuencias dentro de lascategorías y grupos, de acuerdo con las series cronolóqicas v/oalfabéticas.

Organización de documentos: es un proceso archivístico queconsiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadasa clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad

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"^;eí,u (511) 651-6053

Ministerio

del Ambiente



6.5

PCD

f. Principio de procedencia: principio básico archivístico por el

cual la documentación debe conservarse invariablemente en el

fondo al que por su naturaleza pertenece.

g. Rótulos: código fijado en un soporte adicionado a una unidad de

archivamiento, para su identificación.

h. Sección: parte de un fondo archivístico, integrado por series

relacionadas entre si, por procedencia orgánica.

i. Signatura: fijación de códigos u otra forma de identificación

previamente establecida en cada unidad de archivamiento o

pieza documental.

Cuadro de Clasificación de Documentos Inicial:

Presidencia del Consejo Directivo

1. Correlativo

OCI

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum

Memorándum circular

Oficio

Oficio circular

Resolución

Órgano Control Interno

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

Auditoria Interna

Contraloría

Examen especial

Plan;\nual de control

Papeles de trabajo

SG Secretaría General

1. Correlativo

www.oefa.gob.pe

[email protected]



■Mei<ix (511) 651-6053

Ministeriodel Ambiente



OAJ

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

Resolución

Oficina de Asesoría Jurídica

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

Informe

Memorándum


OPP Oficina de Planificación y Presupuesto

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

GAF

2. Ejecución presupuestal

Oficina de Administración

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

2. Adjudicaciones

2.1 Menor Cuantía

www.oefa.gob.pe

[email protected]



- :»Vv (Sll| 651-6053

Ministeriode¡ Ambiente



OTI

€■■OCAC

2.2 Directa Pública

2.3 Directa Selectiva

3. Registro de firmas de poderes en bancos

4. Comité especial permanente y procesos

6. Constancias y certificados de trabajo

7. Proveedores, cotizaciones

8. Contabilidad

8.1 Actas de conciliación

8.2 Activo fijo

8.3 Balance

8.4 Caja y bancos

8.5 Comprobantes de caja chica

8.6 Comprobantes de diario

8.7 Caja chica y compras

8.8 Estados de cuenta

8.9 Conciliación bancaria

8.10 Estados financieros auditados

8.11 Reportes en formato CPN

8.12 Registros de ventas

Oficina de Tecnologías de la Información

1. Correlativo

1.1 Acta

1.2 Carta

1.3 Directiva

1.4 Directiva interna

1.5 Informe

1.6 Memorándum

1.7 Memorándum circular

1.8 Oficio

1.9 Oficio circular

2 Adquisición de hardware y software

3 Desarrollo e implementaciones tecnológicas

4 Servicios de tecnologías de información

Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

www.oefa.sob.pe . Av. Salaverry N° 3051

webmaster(©oefa.sob.De . San Isidro - Lima , Perú

'. T«letdx (511) 651-5053

Ministeriodei Ambiente



2.

1.10 Oficio circular

SINADA

DE Dirección de Evaluación

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

DS

2. Expedientes (denuncias)

Dirección de Supervisión

1. Correlativo

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

DFSAI

2. Expedientes (denuncias)

Dirección de Fiscalización, Sanción y Aplicación de

Incentivos

1 Correlativo

1.1

1.2

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

Acta

Carta

Directiva

Directiva interna

Informe

Memorándum


Oficio

Oficio circular

Expedientes (denuncias)

www.oefa.Rob.pe

[email protected]



TVle>ta> (511) 651-6053

.o.

PPRIl Ministeriorcrsu de! Ambiente



Vil. Descripción de Documentos:

7.1. Finalidad:

A. Facilitar la localización de los documentos.

B. Garantizar el control del Patrimonio Documental de la Institución.

C. Brindar un eficaz y eficiente servicio de la documentación.

7.2. Requisitos:

A. Tener organizada la documentación a describir.

B. Tener clasificada y ordenada la documentación a eliminar.

7.3. Etapas:

7.3.1 En el Archivo de Gestión:

Es responsabilidad de cada órgano elaborar la relación detallada de

documentos a transferir (Anexo N° 02), por series, asuntos o temas,

y lo remitirá al órgano de administración de archivos de la

institución.

7.3.2 En el Archivo Central:

a. El responsable del archivo central, elaborará los instrumentos

de gestión y los auxiliares descriptivos.

b. Se elaborará el inventario general de fondos documentales, lo

cual incluye la elaboración del Inventario de Transferencia de

Documentos {Anexo N° 07).

c. Se elaborará el inventario de documentos para su eliminación

(Anexo N° 06).

d. Se elaborará el inventario de registros de documentos (Anexo

N° 08).


a. Auxiliares o Instrumentos descriptivos: son medios que permiten

conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada

entidad.

b. Caracteres de los documentos: cualidades internas y externas de

los documentos. Las internas o de fondo están constituidas por:

la data, la entidad productora, orígenes funcionales, contenido, y

las externas o de forma son: la cantidad, tipo, ciase, formato y

forma.

www.oefa.Rob.pe : Av. Salaverry N° 3051

[email protected] : San Isidro - Lima , Perú

1 Tt>íetti* (511) 651-6053

PFRí't MinisteriorcíUJ def Ambiente



VIII.

V -j'

c. Descripción documental: es un proceso archivístico, que consiste

en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e

internos de los documentos, con la finalidad de elaborar los

auxiliares o instrumentos descriptivos.

d. Foliación: operación que consiste en numerar correlativamente

todos los folios de cada unidad documental.

Selección de Documentos:

8.1 Finalidad:

A. Garantizar ta conservación de los documentos de valor permanente.

B. Eliminar periódicamente los documentos innecesarios.

C. Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital.

D. Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo,

material y personal del archivo central.

8.2 Requisitos:

A. Comité de evaluación de documentos.

B. Tabla general de retención de documentos (Anexo N° 02).

C. índice alfabético del programa de control de documentos.

D. Inventario de documentos para su eliminación (Anexo N° 07) y muestras

de documentos a eliminar.

E. Documentación organizada por series documentales e inventariadas.

8.3 Etapas:

El especialista de archivo y el Comité de Evaluación de Documentos son

los responsables de la conducción de este procedimiento, debiendo seguir

las etapas siguientes:

a. El Comité de Evaluación de Documentos de la institución,

formulará y actualizará el programa de control de documentos.

b. Se aplicará la depuración de las series documentales de cada

dirección u oficina, para su clasificación.

c. Las series documentales después de ser depuradas, serán

analizadas y evaluadas teniendo en cuenta sus valores

administrativos, jurídico, económico, científico, histórico, cultural

e informativo, mediante la expurgación.

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[email protected] : San Isidro - Lima, Perú

Trlefax (511) 651-6053

PFRl'f 1 Ministeriortnu del Ambiente



d. El especialista de archivo propondrá al Comité de Evaluación de

Documentos, el Programa de Control de Documentos, para

determinar su periodo de retención y conservación,

e. El especialista de archivo formulará un cronograma anual de

transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo

central, de acuerdo al Programa de Control de Documentos.

f. Los documentos innecesarios, serán propuestos para su

eliminación, con aprobación del Comité de Evaluación de

Documentos, dé acuerdo al Cronograma Anual de Documentos

y a los plazos de retención establecidos en el Programa de

Control de Documentos.

8.4 Eliminación de Documentos:

a. Seleccionar la documentación innecesaria para su eliminación.

b. Se elaborará el inventario de documentos para su eliminación

por series documentales de cada dirección u oficina.

c. Se extraerá muestras, por cada serie documental, de acuerdo a

los siguientes criterios:

1. Documentos contables mayores de diez años de

antigüedad.

2. Documentos administrativos que no tengan efecto de

fiscalizaciones futuras mayor de cinco años.

3.

4.

5.

6.

Copias, fotocopias, borradores e impresos, etc.

Correspondencia después de haber cumplido

plazo de retención.

su

Las muestras de cada serie documental, deben ir en

un file, e indicar la dirección u oficina a la que

corresponde, con los años extremos.

El especialista de archivo, convocará al Comité de

Evaluación de Documentos de la institución, para la

revisión y aprobación de los inventarios y muestras,

de los documentos innecesarios para su eliminación.

El secretario del Comité de Evaluación de

Documentos, redactará el acta de eliminación

aprobada y el cronograma anual de eliminación de

documentos. Dicha acta será firmada por los

miembros del citado comité.


a. Acta de eliminación: documento que atestigua las unidades

documentales eliminadas de un fondo documental.

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JfleUx (511) 651-6053

.o.

Ministerio

del Ambiente



b. Comité de Evaluación de Documentos: comité de carácter

administrativo, encargado de conducir el proceso de formulación

del programa de control de documentos.

c. Depurar: es la tarea que consiste en separar el exceso de

copias y envolturas innecesarias de los documentos que se van

a clasificar.

d. Expurgación: etapa de la selección documental que consiste en

separar los documentos de valor permanente de aquellos que

no los tienen.

e. Programa de Control de Documentos: es un documento de

gestión archivística, que establece las series documentales, que

produce o recibe una entidad pública, como resultado de sus

actividades, precisando el número de años que deben

conservarse, y los períodos de retención en cada nivel de

archivos, hasta su transferencia o su eliminación.

f. Selección documental: es un proceso archivístico que consiste

en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales

de cada entidad, para determinar sus períodos de retención en

base a los cuales se formulará el programa de control de

documentos.

g. Valoración: fase del tratamiento archivístico, que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los

documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y

conservación o eliminación total o parcial.

IX. Conservación de Documentos:

9.1. Finalidad:

A. Garantizar la conservación del patrimonio documental del OEFA y por

ende de la Nación.

B. Asegurar la integridad física del documento, y por ende su información.

C. Establecer medidas preventivas para la conservación del patrimonio

documental del OEFA y por ende de la Nación.

9.2. Requisitos:

9.2.1 Local de Archivo:

a. El local estará ubicado distante de los lugares que pueden

ocasionar siniestros, así como de zonas húmedas.

b. Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitando

el revestimiento con materiales inflamables.

[email protected]


San Isidro-Lima, Perú

]Vieí,ix (511) 651-6053

.o.

PFRi'í Ministeriorcruj de¡ Ambiente



9.3

c. El local debe contar con tres ambientes, uno para el depósito, otro

para el área de trabajo técnico y otro para la oficina administrativa.

d. Las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en

perfecto estado, contando con una supervisión periódica por parte

de la oficina de administración.

e. El mobiliario archivístico debe ser preferentemente de metal

{estantería metálica rodante o fija dependiendo de las necesidades

institucionales y de los niveles de archivo).

9.2.2 El Manejo de los Documentos:

a. No usar cintas adhesivas, grapas u otro objeto que dañe o

perjudique el documento.

b. Proteger los documentos con cajas de cartón desacidificado.

c. Evitar cualquier tipo de restauración empírica.

d. No usar productos químicos directamente sobre los documentos.

e. Restringir el servicio de los documentos en deterioro.

f. Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos,

hongos, bacterias, etc) deberán separarse de la documentación en

buen estado.

9.2.3 Medidas de Seguridad:

a. Adoptar medidas de seguridad en el depósito a fin de evitar la

sustracción indebida de documentos, así como el ingreso de

personas extrañas en el archivo.

b. Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios, al término de la

jornada laboral.

c. No fumar, comer, beber en los depósitos y área de trabajo.

d. Disponer de extintores de polvo seco, con carga vigente.

e. No mantener materiales inflamables en el archivo.

f. Implementar las disposiciones sobre ambiente y sistema de

protección que sobre el particular haya emitido el Archivo General

de la Nación.

Etapas:

9.3.1 En el Archivo de Gestión:

Mantener la integridad física del documento, a través de la implementación

de medidas de preservación como:

www.oefa.aob.pe i Av. Salaverry N° 3051

webroasterg>oefa.gob.pe i San Isidro-Lima , Perú

i T»lftdx (511) 651-6053

PFRi'l Ministeriorc™ dei Ambiente



1. Gabinetes adecuados de acuerdo a la cantidad de información

custodiada.

2. Espacio físico delimitado para la ubicación de los gabinetes con las

medidas de seguridad adecuadas.

3. Personal especializado y responsable de la custodia de los archivos

de gestión.

9.3.2 En el Archivo Central:

1. Constatar y evaluar los locales de archivos y sus instalaciones.

2. Verificar la asignación de equipos, mobiliarios y materiales que

cumplan las normas de conservación.

3. Verificar el estado de protección y conservación de los fondos

documentales.

4. Constatar y revisar los equipos de seguridad.


a. Conservación de documentos: proceso archivístico que consiste

en mantener la integridad física del soporte y texto de los

documentos en cada entidad, a través de la implementación de

medidas de preservación y restauración.

b. Preservación: conjunto de técnicas, tratamientos y

procedimientos de cualquier naturaleza, que tenga por objeto

prevenir o retardar los riesgos que puedan afectar la durabilidad

de los soportes y la información contenida en ellas.

c. Restauración: conjunto de técnicas, tratamientos,

procedimientos de cualquier naturaleza, que tengan por objeto

reparar el deterioro de los soportes, para salvaguardar la

información contenida en ellas.

Servicios Archivísticos:

10.1 Finalidad:

A. Facilitar al usuario el servicio de información, regular su acceso, garantizar

el uso adecuado del acervo documental.

B. Orientar las acciones del servicio de información; búsqueda, consulta,

préstamo, lectura, expedición de copias virtuales, etc.

C. Satisfacer eficiente y oportunamente la demanda de información de la

entidad y del público usuario.

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[email protected]



T^ieUx (511) 651-6053

.o.

PFRIÍ Ministeriorcrsu de! Ambiente



10.2 Requisitos:

9.2.1 Para búsqueda y consulta

a. Solicitud verbal o vía e-mail, cuando es un documento o expediente

que se encuentra en las instalaciones del OEFA.

b. Solicitud escrita (vía e-mail) al especialista de archivo, cuando el

documento se encuentra en las instalaciones del archivo periférico y/o

histórico si lo tuvieran..

9.2.2 Para préstamo

Llenará la papeleta de préstamo (Anexo N° 11), en original con los

datos exactos.

10.3 Etapas:

10.3.1 Para búsqueda y consulta:

a. Se recibe la solicitud de documentos o expedientes en forma detallada

(número de registro/expediente).

b. Se realizará la búsqueda y se le comunicará al usuario, de acuerdo a la

vía solicitada, si se ubicó o no el documento.

c. El especialista de archivo ubicará el documento solicitado y entregará

la información al usuario.

10.3.2 Para préstamo de documentos:

a. Se entregará una papeleta de préstamo (Anexo N° 11), la cual deberá

ser llenada por el usuario y entregada a los prestadores de servicio del

archivo. Al firmar esta papeleta de préstamo, el usuario se

responsabiliza por el documento o expediente que se le entregue en

calidad de préstamo.

b. Al momento de la devolución, el prestador de servicios del archivo

recibe y verifica que el documento prestado se devuelva en las mismas

condiciones en que se entregó al usuario, luego de lo cual, entregará a

éste la papeleta de préstamo en señal de conformidad.

c. El especialista de archivo, previa verificación de los sistemas de

ubicación que se manejan en el área, colocará el documento o

expediente devuelto en su lugar de origen.

10.4 Sanciones:

Serán sancionados con la suspensión de los servicios del archivo,

aquellos usuarios que incurran en:

a. Mutilación o maltrato que se ocasione al material documental.

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Av. Salaverry N-3051


T-!t-!tíx (511) 651-6053




b. Falta de respeto a los prestadores de servicio del archivo.

c. Pérdida de cualquier material del archivo.

d. El usuario que pierde un documento deberá avisar al especialista

de archivo para fijar un plazo de devolución prudencial que permita

a la persona que firmó la papeleta de préstamo hacer las

coordinaciones con el órgano o entidad que elaboró, generó o envió

el documento al archivo centra! a fin de obtener una copia. De no

poder obtener una copia del documento se registrará los nombres y

apellidos del usuario que extravió la pieza documental y se le

cursará un memorándum comunicándole la suspensión de los

servicios archivísticos a su persona, por el tiempo que se considere

conveniente.


b.

c.

Accesibilidad: condición de disponibilidad de los documentos

para el servicio archivístico. La tarea de hacer accesibles los

documentos, abarca dos etapas: la definición de las normas

relativas al uso de los documentos, y la ejecución de dichas

normas.

Acceso: derecho de los ciudadanos a consultar el patrimonio

documental.

Consulta de documentos: examen directo de la documentación

por parte de los usuarios.

d. Devolución: reincorporación de unidades físicas al lugar que les

corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida

temporal (custodia, exposición, préstamo).

e. Difusión: función archivística fundamental cuya finalidad es por

una parte, promover y generalizar la utilidad de los fondos

documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la

sociedad del papel que desempeña los archivos en ella.

Actividades propias de esta función son: exposiciones,

conferencias, actos culturales, gabinetes pedagógicos,

convenios con instituciones de docentes, etc.

f. Préstamo de documentos: acción que implica la salida temporal

de los documentos de un archivo, con fines administrativos o de

difusión cultural.

g. Servicios archivísticos: es un proceso, que consiste en poner a

disposición de los usuarios la documentación de cada entidad

con fines informativos.

XI Anexos:

Anexo 1: Título del Proceso: Transferencia de Documentos.

Anexo 2: Tabla de Retención de Documentos.

Anexo 3: Inventario de Transferencia de Documentos.

Anexo 4: Título del Proceso: Descripción Documental.

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Metax (511) 651-6053

.o.

Ministerio

de¡ Ambiente



Anexo 5: Inventario General de Fondos Documentales.

Anexo 6: Título del Proceso: Eliminación de Documentos.

Anexo 7: Inventario de Documentos para su Eliminación.

Anexo 8. Inventario de Registros.

Anexo 9: Título del Proceso: Conservación de Documentos.

Anexo 10: Título del Proceso: Servicios Archivísticos

Anexo 11: Papeleta de Préstamo de Documentos.

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Tfifidx (511) 651-6053




Anexo 01

Titulo del Proceso: Transferencia de Documentos

Archivo de Gestión OAA del OEFA

SOLICITA

TRANSFERENCIA

PREPARA DOC. A

TRANSFERIR SEGÚN

REQUISITOS

KV

INGRESO D£ LA

INFORMACIÓN DIGITAL AL

INVENTARIO DIGITAL

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webmastengoefa.ffob.pe



T^tetdx (511) 651-6053

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú""Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

Anexo 02

Tabla de Retención de Documentos

I 1 Entidad- 12 Nombre de Dirección u úncina _

3 Asunto Principal de la Serie Documental:

4 Código

6.

Valor de la

SerieDocumental

Archivo

Gestión

7. Periodo de Retención

Archivo

Central

Histórico

Periférico

Total años de

retención

■■-' í,.

www.oefa.eob.pe

webmastertSQefa.aob.pe


San Isidro-Lima, Perú

7.>[etex (511) 651-6053

Ife Ministeriodel Ambiente



Instrucciones

La tabla general de retención de documentos será utilizada para registrar

esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series documentales que

las integran, así como sus correspondientes periodos de retención.

La tabla se elaborará separadamente por cada asunto principal a base de la informacióndel inventario de las series documentales.

1. Instrucciones:

a. 1 y 2: anotare! nombre de la entidad y la dirección u oficina.

b. 3: indicar el nombre del asunto principal de la serie documental.

c. 4: anotar el código de las series documentales.

d. 5: anotar el nombre específico del titulo de la serie documental.

e. 6: anotar el valor de la serie: Con la letra T si es temporal, o con la letra P si es

permanente.

f. 7: anotar los períodos de retención de la serie documental en cada uno de los

niveles de archivo: sean de gestión, archivo central, archivo periférico ohistórico y el número total de años de retención.

g. Las tablas deberán numerarse consecutivamente, iniciándose con el número

"uno" seguido de la preposición "de" continuando con el número total de

páginas de la tabla general.

2. Distribución:

:, a. Original, al órgano de administración de archivos.

b. Primera copia, a la dirección u oficina generadora de la documentación.

www-oefa.Rob.pe . Av. Salaverry N° 3051


: Ttfleídx (511) 651-6053

Ministerio

dei Ambiente



Anexo 03

Inventario de Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Órganode Administración de Archivos

1. Entidad:

2. Dirección u Oficina:

3. Metros lineales a transferir:

4. Serie documental a transferir:

6. Caja 7. Fechas Extremas 8. Meses 9. Descripción 10. Observaciones

11. OAA

FIRMA

12. OFICINA REMITENTE

FIRMA

www.oefa-gob.pe

[email protected]



Vieíd. (511) 651-6053


"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú""Año de la Consolidación Económica y Social del Perú"

Instrucciones

Inventario de transferencia de documentos al órgano de administración de archivos

1. Instrucciones:

a. 1: anotar el nombre de la entidad.

b. 2: anotar la dirección u oficina a la que pertenece.

c. 3: anotar el nombre de la dirección u oficina, cuya documentación se va a

transferir.

d. 4: anotar el número total de metros lineales de los documentos a transferir.

e. 5: indicar las series documentales a transferir.

f. 6: indicar el número correlativo de las unidades de archivamiento.

g. 7: indicar las fechas extremas a transferir de cada serie,

h. 8: indicar los meses de cada año, si es necesario.

i. 9: anotar detalladamente alguna descripción de la serie a transferir.

j. 10: anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor compresión de

la documentación a transferir.

k. 11 y 12: firma de la oficina remitente (archivo de gestión) y de el área de

archivo central.

I Las páginas deberán numerarse consecutivamente iniciándose con el número"uno", el que será seguido de la preposición "de" y a continuación el numero

total de las páginas del inventario.

m. Todas las páginas del inventario deberán estar visadas por el especialista de

archivo o el responsable de acuerdo al tipo de archivo.

www.oefa.RQb.pe Av. Salaverry ND 3051

[email protected] i San Isidro - Lima , Perú' TYlefa* (511) 651-5053

Ministerio

del Ambiente



Anexo 04

Título del Proceso: Descripción Documental

Archivo de Gestión Archivo Central

Elaboración de índice, Üstado

relación de las series o tipos

dcumentales de su órgano

Elabora el inventario de seríes

documentales

Elaborar la relación detallada de

documentos a transferir

Elabora el inventarío general

de fondos documentales.

Incluye todos los auxiliares

e instrumentos descriptivos

Elaborara los inventarios de

eliminación de documentos para su

eliminación

Elaborara el inventario topográfico

del deposito del Archivo Central

www.oefa.sob.pe

[email protected]



■Mefdx (511) 651-6053

PFRí'i i Ministeriorcnxj del Ambiente



Anexo 05

Inventario General de Fondos Documentales

Pag 1 de Págs.

1.Entidad

2.Nombre del Órgano

3. N" de Caja 4. Años 5. Meses 6. N° Seríes 7. Observaciones

Instrucciones

Inventario General de Fondos Documentales:

Toda organización de fondos documentales de una entidad, debe utilizar un formato de

inventario, de acuerdo a su organización funcional.

1. Instrucciones:

a. 1; Nombre de la entidad.

b. 2; Nombre del órgano responsable de la organización documental.

c. 3; Indicar el número correlativo de las cajas archiveras (unidad de

archivamiento).

d. 4 y 5; Indicar el año y los meses (si hubiera) de cada unidad de archivamiento.

e. 6; Señalar detalladamente la serie documental.

f. 7; Anotar la información complementaria que sea necesaria para mejor

comprensión (si fuera necesario).

2. Nota:

a. Las páginas deberán de ser numeradas consecutivamente iniciándose con

número uno, el que será seguido de la preposición "de" y a continuación el

número total de las páginas del inventario

b. Todas las páginas del inventario deberán estar visadas por el especialista de

Archivo.

www.oefa.Rpb.pe : Av. Salaverry N° 3051

webmaster(5>oefa.gob.pe ! San Isidro - Lima , Perú

| Tflffrtx (511) 651-6053

Ministerio

det Ambiente



Anexo 06

Titulo del Proceso: Eliminación de Documentos

Separará la documentación

innecesaria para su eliminación.

• Se elaborará ei Inventario de

Documentos para su

Eliminación por series

documentales de cada

Órgano.

• Se extraerá muestras, por

cada serie documental,

• Las muestras de cada

serie documental, deben ir

en un file, e indicar el

órgano que corresponde

con los años extremos.

• El especialista de archivo, convocará al

Comité de Evaluación de Documentos de la

institución para la revisión y aprobación de

inventarios y muestras, de los documentos

innecesarios para su eliminación

• El secretario del Comité de

Evaluación de Documentos,

redactará el acta de

eliminación aprobada,

dicha acta será firmada por

sus miembros.

V •

www.oefa.Rob.pe

[email protected]


San Isidro - Lima, Perú

TVletav (511) 651-6053

PFRl'l I MinisteriorcrMJ del Ambiente



Anexo 07

Inventario de Documentos para su Eliminación

Pag. 1 de Págs

Información General:

1.Entidad:

2.Órgano:3.Director o Jefe:

4.Anexo:

5.Autorización de eliminación de documentos:

6.Descripción General de Documentos a Eliminar:

7.Metros lineales a Eliminar

8.Fecha y Firma

Lugar y Fecha Director o Jefe

www.oefa.fiob.pe

[email protected]

Av. SalaverryN°3O51


Vieía- (511) 651-6053

PFRl'f Ministeriorcnu del Ambiente

i

f"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"


Anexo 08

Inventario de Registros

Pag 1de Págs.

9.Número de Orden lO.Descrpición de Documentos 11.Fechas extremas 12.0bservación

www.oefa.flob.pe

webmasterjgoefa.gob.pe



TVlpfax (511) 651-6053

%■■PFRí'l Ministerio

u del Ambiente



Instrucciones

Inventario de Documentos para su Eliminación:

Toda eliminación de documentos se solicitará utilizando el formulario "Inventario de

Documentos para su Eliminación". El inventario consta de dos partes:

a) Información general.

b) Inventario - Registro

1. Instrucciones:

1.1 Información General: (1 - 8)

a. 1-2; La entidad y el órgano u oficina, cuya documentación va a

eliminarse.

b. 3; Nombres y apellidos del encargado de aprobar la eliminación.

c. 3 - 4;Teléfono y anexo del encargado de aprobar la eliminación

d. 5; Dejar en blanco para ser usado por el archivo.

e. 6; Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas

extremas.

f. 7; Anotar el número total en metros lineales de los documentos

a eliminarse un metro cúbico es igual a diez metros lineales.

g. 8; Fecha y firma del director o jefe.

1.2 Inventario - Registro: (09 -12)

a. 9; Indicar el número correlativo de las unidades de

archivamiento de la documentación a eliminarse (legajos,

paquetes, archivadores, libros, etc.).

b. 10; Señalar detalladamente la serie o las series documentales

que conforman cada unidad de archivamiento.

c. 11; Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una

de las series a eliminarse.

d. 12; Anotar la información complementaria que sea necesaria

para mejor comprensión de la documentación innecesaria.

A" 1.3 Nota:

Las páginas deberán numerarse consecutivamente iniciándose con el

número "uno", el que será seguido de la preposición "de" y a

continuación el número total de las páginas del inventario.

Todas las páginas del inventario deberán estar visadas por el

especialista de la administración documentaria.

www.oefa.gob.pe

webma5terfBoefa.gob.pe



T.Heiax (511) 651-6C:3




Anexo 9

Título del Proceso: Conservación de Documentos

Archivo de Gestión Archivo Central

Mantener la integridad física

de los documentos que

ingresan y generan

(Evaluar los depósitos de

Archivos y sus instalaciones

Verificar los equipos,

mobiliarios y materiales que

cumplan las normas

establecidas.

Verificar el Estado de

protección y conservación de

los fondos documentales

Revisar los equipos de

seguridad en todas las

instalaciones de Archivo

www.oefa.gob.pe

[email protected]

Av. Salaverry U° 3051


TVIpfax (511) 651-6053

Ministerio

del Ambiente



Anexo 10

Título del Proceso: Servicios Archivisticos

Inicio/Solicitud

Archiva

Central

Solicitud de expediente o

documentos por medio verbal,

telefónica o «¡a e-mall

Búsqueda de lo solicitado e

información si se encuentra

en el Archivo

Devolución del

préstamo

Devolución de la

papeleta de

préstamo al

usuario

Guardar el

documento o

expediente en su

unidad de

conservación

Archivo Histórico

Pentérico

Solicitud escrita (vía e-mail) al

especialista de Archivo.

Búsqueda de lo solicitado e

información si se encuentra

en el Archivo

y

Si

Se efecluú la

entrega de lo

solicitado

Se efectúa el

llenado de la

Papeleta de

Préstamos

£1 personal de

Archivo pasa a

Archivar la

papeleta

Devolución de la

papeleta de

préstamo al

usuario

Guardar el

documenta o

expediente en su

unidad de

conservación

No

Se indica el

úftimo usuario

o en su

detecto se

indica si se

transfirió o no

\al Archivo

r

Devolución del

préstamo

www.oefa.Rob.pe

[email protected]



Tcleídx (511) 651-6053

Ministerio

del Ambiente



Anexo 11

Papeleta de Préstamo de Documentos

ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTALOEFA

PAPELETA DE PRÉSTAMO

Solicitante;

Dirección/Oficina:

Registro /Expediente!

Fecha:

Firma del Solicitante

Instrucciones

Papeleta de Préstamo:

La papeleta de préstamo será utilizada, cuando el usuario de las diferentes direcciones u

oficinas del OEFA soliciten al archivo central, documentos o expedientes que éstecustodia.

Instrucciones:

a. 1; Anotar nombres y apellidos del solicitante.

b. 2; Anotar el nombre de la dirección u oficina, del solicitante.

c. 3; Anotar el número de registro del documento o del expediente.

d. 4; Anotar la fecha del préstamo.

e. 5; Colocar la firma del solicitante en la papeleta de préstamo.

www.oefa.aob-pe ; Av. Salaverry U° 3051

[email protected]íob.pe San Isidro - Lima , Perú

TtMetax (511) 651-6053

Uma> O i MAR. 2010...P. Norma N 03 del Sistema Administrativo de Contabilidad, aprobada por la...

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