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ROBERTO ERNESTO RODRGUEZ SANTELIZ

Ingeniero Mecnico y Licenciado en Administracin de Empresas

TCNICAS PRESUPUESTARIAS

Unidad III

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UNIDAD III. PLANIFICACIN Y CONTROL FINANCIEROS.

OBJETIVO: Conocer y aplicar las tcnicas para desarrollar la planificacin y el control

financiero de la empresa. Entre ellos el presupuesto de desembolsos de capital; el de

flujos de efectivo; el estado de resultados y balance general presupuestado.

III.1 PLANIFICACIN Y CONTROL DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL.

Conocido tambin como presupuesto de capital. Es el proceso de planificar y controlar los

desembolsos estratgicos (de largo plazo) y tcticos (de corto plazo), para la ampliacin y

la contraccin de las inversiones en activos operacionales (fijos). Este tipo de presupuesto

se relaciona directamente con activos como los terrenos, la planta, el equipo,

renovaciones mayores, mejoras importantes y mantenimiento, patentes.

Los desembolsos de capital son el uso de fondos para adquirir activos operacionales que:

a) ayuden a generar futuros ingresos, o b) reduzcan futuros costos. Son inversiones que

exigen el compromiso de recursos en el presente, para percibir beneficios econmicos

ms elevados (utilidades) en el futuro.

Clasificacin de los desembolsos de capital.

a) Desembolsos mayores de adiciones de capital, para proyectos de gran envergadura, avances tecnolgicos.

b) Desembolsos menores de capital, desembolsos recurrentes y ordinarios. Compra de herramienta, mantenimiento especial, accesorios especiales.

La anterior clasificacin de desembolsos de capital significa que el presupuesto de

desembolsos de capital tiene una fuerte orientacin hacia los proyectos, pues la mayora

de stos implican importantes volmenes de fondos y tiempo.

El presupuesto de desembolsos de capital se prolonga ms all del plan de utilidades de

largo alcance, a causa de la naturaleza de largo plazo de algunas adiciones de capital.

Este tipo de presupuesto brinda beneficios para la planificacin y control administrativos,

permitiendo planificar el monto de los recursos que deben invertirse para satisfacer las

demandas de los clientes, cubrir las exigencias que impone la competencia y asegurar el

crecimiento. Desarrollando este presupuesto la administracin evita: a) la ociosidad de la

capacidad operacional; b) la capacidad excedente; c) las inversiones en capacidad que

produzcan un rendimiento menos que suficiente sobre los fondos invertidos.

Este tipo de presupuesto implica fuertes compromisos a largo plazo, por lo tanto sus

efectos son trascendentales. El proceso del presupuesto de desembolsos de capital tiene

las siguientes etapas:

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1. Identificar y generar proyectos de adiciones de capital y otras necesidades. Actividad que se debe desarrollar constantemente.

2. Desarrollar y afinar propuestas de adiciones de capital. 3. Analizar y evaluar todas las adiciones de capital, propuestas y alternativas. Analizar

detenidamente los datos financieros y operacionales en que se fundan.

4. Tomar decisiones sobre desembolsos de capital, aceptar la mejores alternativas; designar proyectos a las alternativas seleccionadas.

5. Desarrollar el presupuesto de desembolsos de capital: a) Plan estratgico. b) Plan tctico. Los desembolsos deben considerar: 1) las mejores decisiones de inversin; y

2) las decisiones de financiamiento, estableciendo los montos y las fuentes de esos

montos.

6. Establecer el control de los desembolsos de capital durante el ejercicio presupuestal. 7. Efectuar evaluaciones de seguimiento de los desembolsos. Practicar auditorias

despus de la terminacin.

III.1.1 MTODOS DE MEDICIN DEL VALOR ECONMICO DE UN

DESEMBOLSO DE CAPITAL.

Los mtodos de ms frecuente uso para medir el valor econmico son:

A) Mtodos de flujo de efectivo descontado (FED). Estos mtodos reconocen explcitamente los efectos del valor del dinero en el tiempo y, de esa manera, miden

el valor econmico o valor de inversin como una verdadera tasa de inters.

1. Valor Actual Neto (VAN). Es la diferencia entre todos los ingresos y egresos expresados en moneda actual. Es el valor monetario que resulta de restar la

suma de los flujos descontados a la inversin inicial.

n

tt

t Ii

BNVAN

10

1

En donde t

BN representa el beneficio neto del flujo en el periodo t, puede

tomar valor positivo o negativo; i = tasa de descuento; 0I es la inversin

inicial en el momento cero de la evaluacin.

Cuando el resultado del VAN es positivo, significa que el proyecto generar

una mayor renta que la producida por la tasa neta de rendimiento. Si el valor es

negativo, el proyecto no devengar la tasa neta de rendimiento.

2. Tasa interna de rendimiento (TIR). Es la tasa que descontar todos los flujos netos de entradas de efectivo en forma tal, que la suma de sus importes

descontados (esto es, el valor actual total) ser exactamente igual a los flujos

de salidas iniciales (o sea el costo de inversin desembolsado en efectivo)

requeridos para el proyecto.

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De acuerdo a los autores H. Bierman y S. Smidt, la TIR representa la tasa de inters ms alta que un inversionista podra pagar sin perder dinero, si todos

los fondos para el financiamiento de la inversin se tomaran prestados y el

prstamo (principal e inters acumulado) se pagara con las entradas en efectivo

de la inversin a medida que fuesen produciendo. La afirmacin anterior no incluye los conceptos de costo de oportunidad, riesgo ni evaluacin del

contexto de la empresa.

La TIR puede calcularse por medio de la siguiente expresin:

011

0

n

tt

t Ir

BNTIR

Donde r es la TIR. Puede observarse que este criterio es equivalente a hacer el

VAN igual a cero y determinar la tasa que le permite al flujo actualizado ser

cero. La tasa calculada se compara con la tasa de descuento de la empresa. Si

la TIR es igual o mayor que sta, el proyecto es viable, y si es menor, el

proyecto no es viable.

B) Mtodos abreviados y simples. Permiten obtener respuestas simples, prcticas y rpidas. En ocasiones se aplican de forma combinada con algn mtodo de flujo de

efectivo descontado (FED).

1. Mtodo del periodo de recuperacin. Es el nmero de aos que se requiere para recuperar una inversin de efectivo a travs de los flujos anuales netos de

entradas de efectivo generados por la inversin.

=

2. Mtodo del rendimiento promedio sobre la inversin total. Este mtodo es una variable del llamado mtodo de la tasa contable de rendimiento.

=

()

III.1.2 CONSTRUCCIN DE FLUJOS DE CAJA PARA DESEMBOLSOS DE

CAPITAL RELACIONADOS CON PROYECTOS.

La estructura que deber tener el flujo de caja depender de la informacin que se desee

obtener:

Rentabilidad del proyecto.

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Rentabilidad de los recursos propios invertidos en el proyecto.

Capacidad de pago de un prstamo para financiar la inversin.

Para la construccin adecuada del flujo de caja se deber considerar el horizonte de

evaluacin, que idealmente debera ser igual a la vida til real del proyecto, del activo o

del sistema que origina el estudio. La estructura de costos y beneficios futuros est

asociada a la ocurrencia esperada de los ingresos y egresos de caja en el total de periodos

analizados. En ocasiones el ciclo de vida real puede ser muy largo que hace prcticamente

imposible confiar en las proyecciones de largo plazo extremo; en otras ocasiones la

comparacin de vidas tiles muy distintas implica optar por criterios que se adecuen a

cada situacin.

Lo anterior deja claro que conocer el ciclo de vida de vida del proyecto es importante.

Considrese el caso de proyectos con igual vida til, ejemplo, la seleccin de un vehculo

para el transporte de carga, se tienen diversas marcas posibles con vida til casi igual; el

caso de vidas tiles distintas pero que parten de un mismo valor inicial, ejemplo, cuando

se debe seleccionar una planta generadora de energa, una puede ser a carbn y otra a

petrleo; el caso de vidas tiles distintas pero que no parten de un mismo valor inicial,

ejemplo, cuando se debe sustituir un activo al que le queda poca vida til, por otro nuevo

cuya vida es mucho mayor.

La estructura general del flujo de caja se desarrolla en varias columnas, en una de ellas se

reflejan los desembolsos previos a la puesta en marcha y las otras representan el

funcionamiento del proyecto.

Las etapas para la construccin del flujo de caja se presentan a continuacin:

1. Ingresos y egresos afecto a impuestos. 2. Gastos no desembolsables. 3. Clculo del impuesto. 4. Ajuste por gastos no desembolsables. 5. Costos y beneficios no afectos a impuesto. 6. Flujo de caja.

Los gastos no desembolsables corresponden a gastos que, sin ser salidas de caja, son

posibles de agregar a los costos de la empresa con fines contables, permitiendo reducir la

utilidad sobre la cual se deber calcular el monto de los impuestos a pagar. Ejemplos:

cuentas de gastos contables, depreciacin de los activos fijos, la amortizacin de los

activos intangibles y el valor contable o valor en libros de los activos que se venden.

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En los costos y beneficios no afectos a impuestos se deber incluir aquellos movimientos

de caja que no modifican la riqueza contable de la empresa y que, por lo tanto, no estn

sujetos a impuestos. Por ejemplo: en los egresos se incluirn las inversiones, por cuanto al

adquirir un activo no disminuye la riqueza de la empresa, sino que slo est cambiando un

activo corriente (caja, por ejemplo) por un activo fijo (mquinas) o aumentando el valor

de los activos y los pasivos, simultneamente, si su adquisicin fue financiada con deuda.

La prdida de valor se registrar media vez el activo entre a funcionamiento.

Ejemplo. Suponga la siguiente informacin para la creacin de una empresa fabricante de

productos plsticos. Determine los flujos de caja correspondientes y la TIR.

1. La estrategia comercial considera un precio de introduccin de $100 para los tres primeros aos y de $110 a partir del cuarto.

2. Los crecimientos de la demanda se producen respecto al ao anterior. En el primer ao se supone vender 1,000 unidades, aumentar en un 20% las ventas el segundo ao,

en un 5% el tercero y crecer en forma vegetativa en el equivalente al crecimiento de la

poblacin, que se estima en un 2% anual.

3. Las inversiones en activos fijos corresponden a $80,000 en terrenos, $200,000 en construcciones que se deprecian contablemente en 40 aos y $100,000 en

maquinarias que se deprecian en 10 aos, aunque tienen una vida til real de slo seis

aos. Al final de su vida til podran venderse en el 50% de lo que costaron; se

adquiere maquinaria nueva por el mismo valor.

4. El costo variable es de $30 para cualquier nivel de actividad y los costos fijos de $20,000 anuales.

5. La tasa de impuesto a las utilidades son del 25%. 6. La informacin del capital de trabajo ser proporcionada en su oportunidad. 7. El valor de desecho se calcula por el mtodo contable.

Hasta este punto las inversiones se han realizado con fondos propios. A continuacin se

construirn los flujos utilizando fuentes de financiamiento, determine a partir de ellos el

VAN, la TIR, el periodo de recuperacin y el rendimiento promedio en efectivo sobre la

inversin.

8. El 60% de la inversin fija se financia con un prstamo a ocho aos plazo y una tasa de inters del 9% anual.

9. El capital de trabajo, las inversiones de reposicin y el 40% de las inversiones fijas se financian con aportes de los inversionistas.

III.2 PLANIFICACIN Y CONTROL DE LOS FLUJOS DE EFECTIVO.

Se entender por planificacin y control de los flujos de efectivo (presupuesto de

efectivo) como un pronstico de las entradas y salidas de efectivo, que diagnostica los

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faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia, exige planear la inversin de los

sobrantes y la recuperacin-obtencin de los faltantes.

La administracin de la empresa debe planificar, controlar y salvaguardar dos tipos de

recursos: el efectivo y los activos distintos al efectivo. En esta etapa se analizar la buena

administracin del flujo de efectivo ante el alto costo del dinero.

El presupuesto de efectivo consta bsicamente de dos partes: 1) los ingresos de efectivo

planificados o flujos de entradas; 2) los desembolsos de efectivo planificados o flujos de

salida. Ambas partes surgen de la informacin que se genera en el presupuesto de

operacin, el cual ha sido analizado en las unidades I y II. La planificacin de las entradas

y salidas del efectivo, determinarn las posiciones inicial y final de la caja para el periodo

presupuestado.

La planificacin de los flujos de entradas y de salidas de efectivo indicar:

1. La necesidad de financiar probables dficit de caja. 2. La necesidad de planificar la inversin del efectivo excedente para colocarlo en un

uso rentable.

El presupuesto de efectivo se relaciona directamente con planes tales como el plan de

ventas, las cuentas por cobrar y los presupuestos de gastos y, desde luego, con el

presupuesto de desembolsos de capital.

Los principales propsitos del presupuesto de efectivo son:

1. Diagnosticar cul ser el comportamiento de caja a travs de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas.

2. Identificar los excedentes o faltantes de efectivo por periodos. 3. Establecer la necesidad de invertir los excedentes o financiar los faltantes. 4. Determinar si es ptimo el monto de los recursos invertidos en efectivo a fin de

detectar si existe sobre o subinversin.

5. Coordinar el efectivo con: a) el total del capital de trabajo; b) los ingresos por las ventas; c) los gastos; d) las inversiones; e) los pasivos.

6. Determinar si las polticas de cobro y de pago son las ptimas. 7. Fijar polticas de dividendos de la empresa. 8. Determinar si los proyectos de inversin son rentables.

Cuando se planifican las entradas y salidas de efectivo deben tenerse presentes tres

diferentes horizontes del tiempo: a) el largo plazo; b) el corto plazo; y c) el inmediato.

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Al desarrollar la planificacin del efectivo se deben tener en cuenta estrategias para su

manejo. Por lo tanto se deben analizar diversos aspectos para evitar sobreinversiones o

faltantes. Algunos aspectos a analizar son:

1. Por qu tener efectivo? Las principales razones para mantener efectivo son realizar transacciones; para cubrir imprevistos; por especulacin.

2. Saldo que debe mantenerse. Para determina dicho saldo la empresa debe establecer: a) un determinado nmero de das de gastos que deben estar cubiertos, lo cual depende

de la seguridad que se tenga de las entradas de efectivo; b) realizar un anlisis de

regresin tomando como variable independiente las ventas y el efectivo la variable

dependiente; c) determinar una relacin adecuada de efectivo con respecto a las

ventas; d) construir un modelo matemtico que integre el binomio costo-beneficio.

3. Evaluacin del manejo de efectivo. A travs de ello se logra saber cunto debe invertirse en cada activo, de tal forma que se garantice que se producirn los

beneficios esperados. Algunas herramientas que permiten evaluar si la inversin en

efectivo es adecuada son: a) analizar la antigedad de los saldos de los proveedores,

verificar los saldos vencidos para mejorar su administracin; b) el costo de los

prstamos que se han solicitado por mala planeacin y mal manejo del efectivo; c)

establecer una relacin del costo de mantener efectivo con el total de efectivo

utilizado, el incremento de esta relacin indica una mala administracin del efectivo.

4. Determinar el periodo adecuado para el manejo del efectivo. Cada empresa debe estudiar adecuadamente el periodo presupuestario que se adecue a sus condiciones

particulares de operacin. Los periodos trimestrales pueden causar problemas de

faltantes en un mes o meses en particular. Por otro lado, los periodos semanales en

ocasiones pueden mostrar necesidades de financiamiento sin que realmente se

requieran.

III.2.1 MTODOS PARA DESARROLLAR EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO.

Dos son los mtodos que se emplean para desarrollar el presupuesto de efectivo:

1. El mtodo de ingresos y desembolsos de efectivo. Conocido tambin como mtodo de entradas y salidas de efectivo; o mtodo directo de la cuenta de caja. Refleja las

entradas y salidas de efectivo resultantes de presupuestos como los de ventas, de

gastos y de desembolsos de capital. Es utilizado para la planificacin a corto plazo. No

es adecuado para planificar a largo plazo.

2. El mtodo de la contabilidad financiera. Tambin llamado Mtodo indirecto o del Estado de Resultados. El punto de partida para su aplicacin es la utilidad neta

planificada obtenida en el estado de resultados. La utilidad neta planificada se

convierte de una base de acumulacin a una base de efectivo, en otras palabras, se

ajusta por los cambios en las cuentas del capital de trabajo distintas del efectivo, como

por ejemplo los inventarios, cuentas por cobrar, gastos pagados por adelantado, gastos

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acumulados y partidas diferidas. Luego se identifican las dems fuentes y necesidades

de efectivo. Este mtodo contiene menos detalles sobre los flujos de entradas y

salidas. Se aplica principalmente para proyecciones de largo alcance para el efectivo.

III.2.2 MTODO DE LOS INGRESOS Y LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.

El mtodo se basa en establecer de forma especfica y cuidadosa las diferentes

transacciones que provocarn entradas y salidas de efectivo.

Los flujos de entradas de efectivo se derivan de transacciones como las ventas de contado,

los cobros de cuentas, los documentos por cobrar, los intereses recibidos sobre las

inversiones, las ventas de activos de capital y de las fuentes diversas de ingresos.

La administracin adecuadamente de las ventas a crdito es fundamental para los cobros

eficientes y de esa forma disminuir los riesgos por cuentas incobrables. Es importante

analizar a los clientes y las polticas de crdito para efectuar los cobros oportunamente.

Las salidas estn formadas por el pago a proveedores, pagos de nmina y prestaciones,

pago de impuestos, pago de dividendos, adquisicin de activos no circulantes, pago de

pasivos a corto y largo plazo.

Los proveedores debern ser analizados de forma meticulosa, tal como se hace con los

clientes.

FORMA SINTTICA DEL MTODO DE LOS INGRESOS Y LOS

DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.

ENE FEB MZO

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

(-) Saldo que se Desea Mantener

(=) Faltante o Sobrante

(+) Financiamiento (-) Inversin

(=) Saldo Final en Efectivo

(+) Total de Entradas

Presupuesto de Efectivo

Informacin

Saldo Inicial de Efectivo

(=) Disponible

(-) Total de Salidas

(=) Flujo de Efectivo antes del Mnimo Deseado

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FORMA DETALLADA DEL MTODO DE LOS INGRESOS Y LOS

DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.

ENE FEB MZO

XX

(+) Entradas Normales

Ventas al Contado XX

XX

XX

XX

(+) Entradas Excepcionales

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

(-) Saldo que se Desea Mantener

(=) Faltante o Sobrante

(+) Financiamiento (-) Inversin

(=) Saldo Final en Efectivo

Venta de Maquinaria

Pago de Dividendos

Total

(-) Salidas Excepcionales

(-) Salidas Normales

Pago a Proveedores

Total

Pago de Pasivo

Compra de Edificio

(-) Total de Salidas

(=) Flujo de Efectivo antes del Mnimo Deseado

Gastos

Impuesto sobre la Renta

Total

(+) Total de Entradas

(=) Disponible

Nmina

Impuestos Diversos

Total

Informacin

Prstamo

Nuevas Aportaciones Acc.

Presupuesto de Efectivo

Saldo Inicial de Efectivo

Cobro a Clientes

Otros

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Ejemplo de aplicacin. La empresa FLUJO DE EFECTIVO, S. A. cuenta con la siguiente

informacin para que se elabore el presupuesto de efectivo.

1. Las ventas presupuestadas para 2006. Enero Febrero Marzo II Trim. III Trim. IV Trim

Ventas $100,000 $120,000 $80,000 $320,000 $480,000 $400,000 80% de las ventas son a crdito y 20% al contado. De las ventas al crdito, 70% se cobra

en el mes que corresponda y el saldo durante el siguiente; lo mismo se aplica a los

trimestres. Las cuentas por cobrar correspondientes a 2005 ascienden a $18,000.

2. Las compras presupuestadas para 2006. Enero Febrero Marzo II Trim. III Trim. IV Trim

Compras $40,000 $30,000 $60,000 $220,000 $300,000 $250,000 Las compras de Diciembre de 2005 ascienden a $20,000. Se paga a los proveedores

durante el siguiente mes de la compra; lo mismo se aplica a los trimestres.

3. En febrero se comprar maquinaria por $100,000, que se liquidar en el mes

correspondiente. En el segundo trimestre se adquirir otra con valor de $200,000, se

liquidar en el mismo trimestre.

4. Otros ingresos y gastos en efectivo. Enero Febrero Marzo II Trim. III Trim. IV Trim

Otros ingresos $1,000 $800 $3,000 $1,500 $3,000 $1,000

Otros gastos $500 $300 $1,000 $1,000 $2,000 $1,000 5. La nmina que se liquidar en 2005.

Enero Febrero Marzo II Trim. III Trim. IV Trim

Nmina $10,000 $12,000 $12,000 $30,000 $32,000 $36,000 6. Se pedir un prstamo hipotecario de $50,000, que ser otorgado en marzo.

7. El impuesto sobre la renta ser de $15,000, pagadero en marzo.

8. Se planean nuevas aportaciones de los accionistas por $20,000 en el tercer trimestre.

9. El saldo mnimo en efectivo por mantener ser de $5,000. Al inicio habr $5,000 en

efectivo.

Con la informacin proporcionada se pide que elabore:

a) Cdula de cobranzas de las ventas a crdito.

b) Cdula de entradas de efectivo.

c) Cdula de salidas de efectivo.

d) Presupuesto de efectivo.

e) Establezca polticas de financiamiento e inversiones de excedentes.