Tutorial de facturación Lite.

Creación de una empresa.

¡¡¡ Importante !!!

Todas las empresas que se creen dentro de un mismo grupo visualizaran el catálogo

de productos.

Revisar la captura de la información de su empresa, ya que hay datos no modificables,

los cuales puede identificar en este guía con las siglas (NM). Una vez guardado sus

datos no podrá borrar su empresa.

1. Ingresar al sistema Administrador 2000 en menú Archivo / Nueva Empresa

¡¡¡ Importante !!! Si va a realizar la importación de sus datos de una versión anterior 4.7 al Administrador

5.0 usted deberá de apoyarse con la guía de ayuda denominada “importación de

una empresa al administrador 5.0”.

2. En el lado izquierdo se

encuentra un listado

de opciones que se

requiere configurar.

Generales

RFC(NM) CURP(NM): Para persona

física. Nombre: Razón social de la

empresa. Régimen Fiscal: Inicialmente

se crea la empresa sin este

dato, una vez creada puede

asignarlo.

Lugar de expedición: Colocar el lugar de expedición de sus facturas.

GLN: Se utiliza para trabajar con el Comercio Electrónico y se utiliza en base a la

necesidad de sus clientes (cuando lo requieran).

Confirmar cancelación de captura de documentos: Facilita el proceso de

cancelación. Sucursales: Activar cuando se tienen más establecimientos a parte de la matriz.

Multimoneda: Activar en caso de manejar una moneda diferente al peso mexicano.

3. Dirección

Capturar el domicilio fiscal que

corresponda a la empresa.

4. Clientes-Proveedores

Ingresar a Clientes para capturar la

información de su empresa.

Estructura de clave(NM): Permite

capturar y agrupar sus registros de

clientes por niveles.

Validar niveles anteriores(NM): Verifica

los niveles anteriores capturados en el

campo de estructura de clave.

Proponer manejo de destinos: Permite

capturar diferentes destinos para un

mismo cliente, diferente a su domicilio

fiscal.

Comisiones por partida(NM): Permite asignar % de comisión por producto a un agente

de ventas. Multicomisionistas(NM): Habilita el descuento de comisión entre diferentes agentes de

venta.

Comisiones en cascada(NM): Calcula el descuento de comisión entre múltiples

comisionistas de manera secuencial.

5. Productos

Estructura de clave(NM): Permite

capturar y agrupar los registros de sus

productos por niveles. Validar niveles anteriores (NM): Verifica

los niveles anteriores capturados en el

campo anterior.

IVA(%TASA): Porcentaje de Impuesto al

Valor Agregado que gravaran sus

productos de forma predeterminada. Capturar precios con IVA en partidas:

Permite capturar los precios con IVA, su

desglose y el precio unitario.

IEPS: Impuesto Especial sobre Productos

y Servicios.

RET. IVA: Porcentaje de importe que

aplica a todos los productos/servicios sin tomar en cuenta que en el catálogo de

productos tengan asignado uno distinto.

RET. ISR: Impuesto sobre la Renta

Factor: Indicar el número de acuerdo con las retenciones del IVA.

Multialmacen: Habilita el catálogo de almacenes y permite dar de alta dentro de una

misma empresa una cantidad ilimitada de almacenes.

¡¡¡ Importante !!! Una vez creada la empresa se da de alta el almacén.

Validar fecha de caducidad en lotes: Verifica la fecha de caducidad del producto

antes de su salida, si se trata de una fecha inferior a la actual detiene su salida.

6. Decimales

Seleccionar el número de decimales a

usar en su empresa.

¡¡¡ Importante !!! Esta sección de

decimales se considera un dato No

modificable y modificable. Es decir,

podrá aumentar los decimales, pero una

vez guardado los cambios no podrá

disminuir la cantidad de decimales.

Permitir captura de decimales: Al elegir

esta opción puede indicar el número de

decimales que manejara en importes,

cantidades, precios, costos y descuentos.

7. Configuración

Se muestra una lista de módulos en los cuales

se deben de configurar los parámetros o

funciones a utilizar en su empresa.

Módulo de facturación

Proponer comentarios del producto como observaciones de partidas: Al tener

habilitado, si ingresamos información en el producto esa información aparecerá de

manera predeterminada en la ventana de las observaciones por partida.

Calculo de descuentos: Te permite elegir de que forma el sistema debe realizar los

cálculos de los descuentos aplicados al documento, existen 2 métodos: Acumulados (NM): El descuento que tenga especificado para el documento se suma

con el descuento del producto y el resultado es lo que se multiplica por el precio del

producto.

En cascada (NM): El descuento del documento se aplica primero sobre el precio del

producto, y al resultado se le aplica el descuento del producto.

8. CFDI

Ingresar a la opción

Generales.

Tipo de firmado: Existen 2 tipos

de firmado normal cuando se

cuenta con una llave (.key) y

un certificado(.cer) los

archivos que debe considerar

son los CSD, y el en sobretado

cuando solo se tiene un

archivo(.pfx) que ya contiene

los datos del sello digital.

Llave privada: Colocar la ruta

en donde tiene ubicado su

archivo. key

Certificado: Colocar la ruta en

donde tiene ubicado su

archivo .cer del sello digital

que le proporciona el SAT.

Versión de CFDI: Colocar la

versión actual. (3.3) PAC(predeterminado): Una

vez que esta creada la

empresa este botón se habilitara para agregar el PAC.

Timbrar CFDI en línea: Una vez que se termina de capturar el documento de forma

automática se envió a timbrar.

Cancelar CFDI a través del PAC: Permite cancelar los CFDI's desde el sistema y así

mismo se refleja dicha cancelación en el SAT.

Validar CFDI contra Schema: Antes de enviar a timbrar el sistema valida que el CFDI

cumpla con todos los requerimientos. Mostrar saldo de timbres: Una vez habilitada te permite ver la consulta de timbres que

se tienen disponibles después de generar una transacción.

Mostrar saldo de publicaciones: Una vez habilitada te permite ver la consulta de

publicaciones que se tienen disponibles después de generar una transacción.

9. Rutas

En esta opción definiremos

los directorios de

alojamiento de nuestros

archivos XML, PDF y Acuses

de nuestros CFDI's.

A. Si el sistema es

monousuario: En la

carpeta A2 se deberá

crear una carpeta llamada

empresas, dentro de esa

carpeta crear una carpeta

por cada una de sus

empresas.

B. Si el sistema es en red:

Deberá crear una carpeta

compartida llamada

CATEMP y dentro de esa

carpeta crear una carpeta

por cada una de sus

empresas.

Después ingrese a la carpeta creada para la empresa y dentro de esta se deberá de

crear 4 carpetas como se indica a continuación:

CFDI Generados: Deberá crear una carpeta llamada CFDG,

dentro de ella se guardan todos los XML generados. Te

permite colocar 3 rutas alternas para guardar la información

de los archivos.

CFDI Impresos: Deberá crear una carpeta llamada CFDI,

dentro de ella se guardan los XML en formato .pdf. Te permite

colocar 3 rutas alternas para guardar la información de los

archivos.

Acuses: Deberá crear una carpeta llamada ACUSES, dentro

de ella se guardan los acuses en formato .txt que han sido

cancelados.

CFDI Recibidos: Deberá crear una carpeta llamada CFDR,

en ella se guardan todos los archivos recibidos en

formato .xml.

10. Una vez terminada la configuración de los parámetros de su empresa, presionar

el botón de ACEPTAR.

1. A continuación,

pasaremos a la creación de un

Nuevo Grupo, presionar dos

veces la opción Nuevo grupo.

Grupo: Permite clasificar sus

empresas para una mejor

accesibilidad de los datos.

¡¡¡ Importante!!!

Antes de continuar con la asignación del nombre al grupo, usted deberá de estar

seguro de que su información es correcta después de aceptarla no podrá borrar la

empresa.

1. Ahora se debe de asignar un

nombre al grupo y presionar el

botón OK. (Ejemplo)

El proceso de creación de grupo tardará unos minutos y una vez finalizado el proceso

usted podrá comenzar a trabajar.

Captura del catálogo de clientes y productos.

En la pestaña “Principal”, dirigirse al módulo Clientes/proveedores.

Aparecerá la ventana de “Catálogo de clientes – proveedores”, y daremos clic en el

botón “Nuevo”.

En la ventana de Alta de clientes-proveedores, en la pestaña “General”, ingresaremos

los datos de nuestro cliente, como se muestra en la imagen.

Daremos clic en la pestaña “Cliente”, y configuraremos los parámetros del cliente que

utilizaremos.

Daremos clic en la pestaña ”Dirección”, para ingresar los datos del domicilio del

cliente, daremos clic en Aceptar y después en Cancelar”, para finalizar con el registro

del cliente.

En la pestaña “Principal”, dirigirse al módulo Productos.

Aparecerá la ventana de “Catálogo de productos”, y daremos clic en el botón

“Nuevo”.

En la ventana de Alta de productos, en la pestaña “General”, ingresaremos los datos

de nuestro producto, como se muestra en la imagen, para continuar daremos clic en

“Aceptar y después en Cancelar”.

Finalmente se mostrará nuestro producto que hemos dado de alta en el módulo de

productos.

Configuración de timbrado

Como primer paso, agregaremos el régimen fiscal al que pertenece la empresa, para

ello nos dirigiremos al menú “Parámetros de la empresa”, en la pestaña “Generales”,

daremos clic en el icono de la hoja para abrir el catálogo de régimen.

Se mostrará el catálogo de regímenes fiscales y seleccionaremos al que pertenece la

empresa dando un clic, seguido de ello daremos clic en el botón “Aceptar”.

Seleccionaremos la pestaña “CFDI-Generales”, Para asignar nuestro PAC, a la

empresa daremos clic en el icono de la hoja como se muestra en la imagen.

En el catálogo de PACs daremos clic en el botón de nuevo.

Se tiene que asignar la conexión, para ello daremos clic en el icono de la hoja como

se muestra en la imagen.

Se mostrará el catálogo de conexiones, para asignar una nueva daremos clic en el

botón “Nuevo”.

Aparecerá la ventana “Alta de conexiones”, y procederemos a ingresar los datos de

nuestra conexión, para continuar daremos clic en “Aceptar y después en Cancelar”.

✓ Nombre: C2K

✓ Usuario: Consulte con su agente de ventas esta información.

✓ Contraseña: Consulte con su agente de ventas esta información.

¡¡¡Importante!!! En el caso de que sus timbres. no estén contratados con control 2000,

debe de consultarlo con su proveedor de timbres.

Nos

regresara al catálogo de conexiones, seleccionaremos con un clic la conexión que

acabamos de crear, y daremos clic en “Aceptar”.

Se mostrará nuevamente la ventana de Alta de PACs con la conexión que hemos

creado, ahora escribiremos un nombre al PAC, daremos clic en “Aceptar y después

en Cancelar”, el procedimiento quedará como se muestra en la siguiente imagen.

En la ventana de Catálogo de PACs, veremos el registro del PAC que hemos creado,

daremos clic en “Aceptar”.

El procedimiento quedará como se muestra en la imagen, para continuar daremos

clic en el botón “Aceptar”.

Se realizará un ejemplo de una factura y el proceso de timbrado.

Dirigirse a la pestaña “Principal” en el módulo de “Facturación” daremos un clic en el

botón “Nuevo” y procederemos a crear nuestra factura.

Se mostrará la ventana “Alta de documentos de Facturación”, ahora debemos

ingresar los datos de la factura a timbrar, una vez ingresado los datos, daremos clic

en “Aceptar y después en Cancelar”.

Se mostrará la ventana para asignar el Pasword de la llave privada, una vez ingresado

el Password daremos un clic en el icono de la paloma verde.

Podremos visualizar el proceso de timbrado como se muestra en la imagen.

Cuando el proceso de timbrado haya finalizado podremos ver nuestra factura que

hemos creado en color “Verde”.