“Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

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Trujillo, 14 de junio del 2021

OFICIO MÚLTIPLE Nº 039- 2021-GRLL-GGR-GRSE-UGELN°04-TSE-AGI

SEÑOR (a):Director(a) de la Institución Educativa _____________________________________________Presente. -

ASUNTO : CAPACITACION SOBRE REGISTRO DE FICHA DE TERMINO DE MANTENIMIENTO2021

REFERENCIA : INFORME Nº 004-2021-GRLL-GGR/GRSE-UGEL N°04-TSE/AGI/ESP. INF.

Es grato dirigirme a usted para expresarle el saludo Institucional a nombre dela Unidad de Gestión Educativa Local N° 04- Trujillo Sur Este y el mío propio; asimismo, enatención al documento de referencia, se le hace de conocimiento que:

Con la finalidad de cumplir con los plazos establecidos en la R.M. Nº 005-2021-MINEDU, se le invita a participar de capacitación técnica: “Ficha de termino – DeclaraciónJurada y Sistema Mi Mantenimiento”, en la cual se contará con la presencia de la Ing. CeciliaHuamán López - Monitor Macro Región Norte del Programa Nacional de InfraestructuraEducativa (PRONIED); y los especialistas de Mantenimiento e Infraestructura de UGEL 04 TSE.

Dicha capacitación se estará realizando el día miércoles 16 de junio delpresente, a horas 9:00 am, en el siguiente enlace:

https://us02web.zoom.us/j/81264779371Sin otro particular, hago propicia la oportunidad para reiterarle las muestras de

mi especial consideración y estima.

Atentamente,

Adjunto 04 foliosIMYS/D-UGEL 04-TSECKSP/J-AGI

REG. DOC. 06223781REG. EXP. 05187376

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Trujillo, 14 de junio del 2021

INFORME N° 004-2021 – GRLL-GGR/GRSE/UGELN°04/AGI/TVRS-ESP. INF. Sra. CRISTINA KATLEEN SANDOVAL PEREDA Jefe del Área de Gestión Institucional UGEL N°04 Trujillo Sur Este.

Presente.-

Asunto : CAPACITACION VIA APLICATIVO ZOOM A RESPONSABLES DEL MANTENIMIENTO 2021-1

TEMA: “CAPACITACION SISTEMA MI MANTENIMIENTO PRONIED – UGEL 04 TSE”.

Ref. : RM 557 – 2020 MINEDU / RM 005-2021 MINEDU

Por medio de la presente me dirijo a Ud., para saludarla y a la vez en atención al asunto y referencia informarle lo siguiente: I. ANTECEDENTES:

I.1 Con Resolución Ministerial 005-2021 MINEDU de fecha 06-01-2021, Art 1.- Se resuelve aprobar la Norma

Técnica “Disposiciones Específicas para la Ejecución del Programa de mantenimiento 2021”, dentro de la cual se

dan algunos alcances:

I.1.1 Según numeral 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS: Para la aplicación de lo dispuesto en la presente Norma Técnica, se establecen las siguientes definiciones (…) 5.2. Mi Mantenimiento: Es el sistema de información de mantenimiento, a cargo del PRONIED, al cual acceden los responsables de mantenimiento y especialistas de UGEL, para registrar y/o aprobar la documentación solicitada en las diferentes etapas del programa en los plazos establecidos en la presente norma técnica.

I.1.2 Asimismo en el numeral 6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO 2021: 6.1. Focalización de locales educativos beneficiarios del Programa de Mantenimiento 2021 a) Para la definición

del listado de locales educativos beneficiarios se ha considerado la Base de datos remitida por la Unidad de Estadística (UE)1 del MINEDU con los códigos de locales educativos que se encuentren comprendidos en la gestión A1 y A42, bajo el estado de “activos” y cuya meta de atención sea mayor a 0. b) A fin de determinar el monto asignado a cada local educativo que cumpla con los criterios de focalización, se aplican los criterios de asignación de recursos del Programa de Mantenimiento de locales educativos 2021 señalados en el Anexo Nº 1. Criterios de asignación de recursos del Programa de Mantenimiento 2021. c) El listado de locales educativos beneficiarios del Programa de Mantenimiento de locales educativos 20213 es aprobado mediante Resolución Directoral Ejecutiva del titular del PRONIED, hasta el 15 de enero de 2021.

I.1.3 Específicamente en el numeral: 6.2. Plazos de las etapas del Programa de Mantenimiento 2021 a) El

responsable de mantenimiento, la comisión responsable, la UGEL y el PRONIED cumplen con los plazos establecidos en el Anexo Nº 2. Cronograma del Programa de Mantenimiento 2021. 6.3. Programación de acciones del Programa de Mantenimiento 2021 a) El responsable de mantenimiento del local educativo, en coordinación con la Comisión Responsable, elabora la Ficha de Acciones de Mantenimiento – FAM.

I.2 Con la RM N° 557-2020-MINEDU de fecha 29-12-2020 se aprueba la - Norma Técnica “Disposiciones generales

para la ejecución de mantenimiento y acondicionamiento de infraestructura educativa bajo la modalidad de

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subvenciones. En la referida norma principalmente se da a conocer a la designación de actores responsables, conformación comité de mantenimiento, cambio e responsables, apertura de cuentas, etapas, actividades, etc.

I.3 Según la RM 557-2020 MINEDU: 6.5.3. Notificación de culminación de acciones a) Al culminar la ejecución de acciones en el local educativo, el responsable designado debe contar con el registro fotográfico del proceso de mantenimiento y/o acondicionamiento, el detalle de las acciones realizadas, así como el monto total incurrido con los recursos asignados y registrarlo en el formato del Anexo N°7 PANEL DE CULMINACION DE ACCIONES del sistema de información correspondiente. b) este formato debe contener lo siguiente: - Fotografías realizadas de la infraestructura educativa de manera previa, durante y posterior a la ejecución de acciones programadas, así como la descripción de cada fotografía. Además, deberá evidenciar el proceso de las mejoras implementadas con los recursos asignados. A fin de facilitar la visualización del proceso de ejecución, se recomienda que las fotografías sean tomadas desde posiciones similares. – el monto total incurrido, el cual detallara a desagregación de montos efectivamente utilizados por el local educativo, según mano de obra, adquisición de materiales y/o costos de traslado. Estos montos deberán coincidir con los comprobantes y/o documentos probatorios que serán posteriormente registrados mediante la declaración de gastos, según se señala en el numeral 6.6.

II. DEL CIERRE DE LAS ACCIONES DE MANTENIMIENTO:

II.1 DEL INFORME DE CULMINACION DE ACTIVIDADES (FICHA DE TÉRMINO) Según lo consignado líneas arriba en el ítem I.3, este informe, debe ser previo al registro de la Declaración de

Gastos, donde el responsable debe cumplir con registrar en dicho informe, a través del sistema Mi Mantenimiento (opción FICHA DE TERMINO). El Informe se genera en opción VISTA PREVIA del sistema; se imprime y se firma por el Comité de Mantenimiento según corresponda (pueden ser firmas virtuales) y luego debe enviarse por mesa de partes de la UGEL 04 TSE. Asimismo, tener en cuenta que éste documento se adjuntará posteriormente como parte del expediente de Declaración de Gastos 2021-1.

II.2 El plazo máximo para registrar el INFORME DE CULMINACION DE ACTIVIDADES (Ficha de Término), será de 4

días calendario posterior a la finalización de los trabajos ejecutados en el local educativo. II.3 Luego del registro en el sistema e ingreso por mesa de partes, se procederá a la verificación y visto bueno por

el especialista de mantenimiento. El cual será comunicado al responsable para continuar con la siguiente etapa de la Declaración de Gastos.

III. CONCLUSIONES:

III.1 Afín de cumplir los plazos establecidos en la RM 005-2021 MINEDU, según lo consignado en el ITEM I; y para

conocimiento de cada responsable en el manejo del Sistema Mi Mantenimiento en los registros de la Ficha de

Termino y Declaración de Gastos, se hace necesario la capacitación técnica: “Ficha de Término - Declaración de

Gastos y Sistema Mi Mantenimiento”, programada para el día miércoles 16 de junio a horas 9:00 am del

presente. Se adjunta el siguiente enlace zoom:

https://us02web.zoom.us/j/81264779371

III.2 Para dicho evento se contará con la presencia de la Ing. Cecilia Huamán López - Monitor Macro Región Norte del

Programa Nacional de Infraestructura Educativa (PRONIED); y los especialistas de Mantenimiento e

Infraestructura de UGEL 04 TSE.

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IV. RECOMENDACIONES:

IV.1 Con carácter de urgencia, mediante Oficio Múltiple hacer de conocimiento la convocatoria para la capacitación

consignada en el ITEM III; a los 72 responsables del Mantenimiento período 2021-1.

Es todo cuanto informo a usted, salvo mejor parecer

Atentamente.

______________________ _____________________________

Arqº Marco A. Idiaquez M. Ingº Tatiana V. Rivera S.

ING. I – UGEL 04 TSE ESP. INFRAESTRUCTURA-UGEL 04 TSE

Folios 04 Nuevo Reg. Documento: 06223606 Nuevo Reg. Expediente: 05187280 Cc. Archivo TVRS-ESP. INF. Cc. Archivo ING I. INF.

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