UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA

Código Serie Sub-

serie

JUNTA DIRECTIVA JUNTA DIRECTIVA 1 1

1.5

1 36

36.1

DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 2 2

2.1

2 9

2 22

22.1

2 30

30.2

ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA TABLA DE RETENCION DOCUMENTALCODIGO

2 33

33.1

33.2

2 33.3

2 36

36.2

DIRECCION GENERAL CONCIERTOS DIDACTICOS 2 24

24.4

2 30

30.2

2 33

33.4

33.5

DIRECCION GENERAL BIBLIOTECA DE MUSICA 2 24

24.4

2 30

30.2

2 33

33.6

33.6

OFICINA ASESORA JURIDICA OFICINA ASESORA JURIDICA 3 2

2.2

3 11

11.1

3 14

14.1

14.2

14.3

14.4

14.5

14.6

14.7

14.8

14.9

3 16

3 19

3 24

24.1

24.2

24.4

3 29

3 30

30.2

30.3

3 32

32.1

32.2

32.3

3 35

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 4 1

1.1

1.2

1.3

1.4

4 24

24.1

24.2

24.3

24.4

24.6

4 27

27.1

27.2

27.3

4 30

30.2

4 33

33.7

OFICINA ASESORA DE DIVULGACION Y PRENSA OFICINA ASESORA DE DIVULGACION Y PRENSA 5 5

5.1

5 24

24.4

5 30

30.2

5 34

34.1

34.2

34.3

34.4

34.5

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA 6 3

6 6

6 20

6 24

24.1

24.2

24.4

24.5

24.7

24.9

6 26

26.1

6 30

30.1

30.2

6 31

31.1

31.2

6 33

33.8

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA TESORERIA GENERAL 6 8

8.3

6 12

6 17

17.1

SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS

Archivo

Gestión

Archivo

CentralO C FT CT E M S

ACTAS

ACTAS JUNTA DIRECTIVA 2 años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Convocatoria O para la Historia

- Orden del Día O

- Acta O

RESOLUCIONES

RESOLUCIONES JUNTA DIRECTIVA 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Resoluciones O para la Historia

ADMINISTRACION

ADMINISTRACION SALA 2 Años 8 Años S Selección del 5% de los

documentos

OTTO DE GREIFF Producidos en el año

- Oficios solicitud y trámite uso de la Sala Otto de

Greiff

O

- Programación Recitales O

- Registro de Actividades O

CIRCULARES 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Circulares Informativas O para la Historia

ESTUDIOS

ESTUDIOS PLANTA DE PERSONAL 2 Años 18Años CT Conservación total dado su

valor

- Estudio Ajuste fiscal C para la Historia

- Estudio Prestaciones Sociales C

- Estudio Salarial C

- Estudio Cargo Director Musical C

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA TABLA DE RETENCION DOCUMENTALRETENCION TRADICIÓN

DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN

FINAL

- Acto Administrativo O para la Historia

- Plan de Acción Dependencias O

PROGRAMAS

PROGRAMA DE CONCIERTOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Programación Semestral O.F.B. O para la Historia

- Resumen de Programación O

PROGRAMA DIRECCION GENERAL 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Directores Invitados O Producidos en el año

- Solistas Invitados O

- Presentaciones Orquesta Filarmónica O

- Presentaciones Grupos de Cámara O

- Exención de Impuestos Presentaciones Orquesta

Filarmónica

O

- Préstamo Instrumentos O

PROGRAMA ENCUENTRO AGRUPACIONES

ORQUESTALES

2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Convocatorias O para la Historia

- Invitaciones C

- Conclusiones O

- Acuerdos O

RESOLUCIONES

RESOLUCIONES DIRECCION GENERAL 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Resoluciones O para la Historia

INFORMES

INFORMES DE GESTION 2 años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Informe C de Control Interno

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Acción Dependencias C de Dirección General

PROGRAMAS

PROGRAMA DIDACTICO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Programación Auditorio León de Greiff Conciertos

Didácticos, Ensayos Abiertos

O para la Historia

- Programación Grupos de Cámara O

- Evaluaciones Grupos de Cámara O

- Solicitudes Colegios Distritales O

- Talleres de Inducción Docentes O

PROGRAMA CONVOCATORIA GRUPOS DE

CAMARA

2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos Producidos en

el año

- Convocatoria Grupos de Cámara O

- Inscripción O

- Proyecto Didáctico Grupos de Cámara O

- Cuadro de Calificación O

INFORMES

INFORME DE GESTION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Informe C de Control Interno

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Acción Dependencias C de Dirección General

PROGRAMAS

PROGRAMA CENTRO DE DOCUMENTACION

MUSICAL

2 Años 3 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Consultas y atención al usuario O producidos en el año

- solicitud de préstamos externos de obras musicales O

- Devolución Material Musical C

- Préstamos internos O

- Solicitudes de alquiler o compra de Obras Musicales C

- Listados de Obras Musicales O

ADMINISTRACION

ADMINISTRACION VEHICULOS 2 Años 8 Años CT Conservación total dado su

valor

- Copia Factura de Venta C Para la Historia

- Copia Manifiesto de Aduana C

- Certificado de Garantía O

- Formulario de Matrícula O

- Tarjeta de Propiedad O

- Seguro Obligatorio O

- Recibos de Impuestos C

- Seguro de Vehículo O

CONCEPTOS

CONCEPTOS JURIDICOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Solicitud Concepto O para la Historia

- Actos Administrativos C

- Oficio de Respuesta C

CONTRATOS

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 3 Años 17 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotización O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE COMPRAVENTA 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotizaciones O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE CONSULTORIA O

INTERVENTORIA

2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor para la Historia

- Disponibilidad O

- Cotizaciones O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Reserva O

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE OBRA 2 años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotización O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotización O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE SEGUROS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotización O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE SUMINISTRO 2 Años 18 años CT Conservación total dado su

valor

- Disponibilidad O para la Historia

- Cotizaciones O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Nit C

- Entrada a Almacén C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

CONTRATO DE COMISION DE ESTUDIOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Solicitud de Comisión de Estudios O para la Historia

- Cartas de aceptación de Institución recono- O

cida para adelantar estudios

- Concepto favorable del Director Musical O

Dirección General y Junta Directiva

- Concepto favorable de la Alcaldía Mayor O

- Resolución de Comisión de Estudios C

- Póliza de Cumplimiento O

CONVENIOS 3 Años 17 Años CT

- Disponibilidad O Conservación total dado su

valor

- Cotizaciones O para la Historia

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Certificado Cámara de Comercio C

- Cédula C

- Póliza de Garantía O

- Publicación Diario Oficial C

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

DERECHOS DE PETICION 2 Años 3 Años S Selección del 5% de los

doumentos

- Oficio de Solicitud O Producidos en el año

- Oficio de Respuesta C

INFORMES

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

doumentos

- Informes Balance Social C Producidos en el año

- Informes de Contratos C

- Informes Disciplinarios C

- Informes Quejas y Reclamos C

INFORMES ENTIDADES DISTRITALES 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Informes de Balance Social C producidos en el Año

- Informes Plan de Desarrollo C

- Informes de Contratos C

INFORMES DE GESTION 2 Años 3 Años E El original de conserva en

la Oficina

- Informe de Gestión y Resultados C de Control Interno

ORDENES DE SERVICIO 2 Años 18 Años CT

- Disponibilidad O

- Cotizaciones O

- Cuadro Comparativo O

- Reserva O

- Cédula C

- Entrada a Almacén O

- Certificación O

- Acta de Liquidación O

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 3 años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Acción Dependencias C de Dirección General

PLAN DE DESARROLLO 3 Años 17 Años CT Conservación total dado su

valor

- Formulación O para la Historia

- Estudios Previos O

- Cotizaciones O

- Proyecciones O

- Ficha E B I O

- Anexos O

PROCESOS

PROCESOS DISCIPLINARIOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Queja o Denuncia O para la Historia

- Auto Comisorio O

- Auto de Pruebas O

- Pruebas O

- Actos Administrativos O

- Oficios informativos a Investigado y Organismos de

Control

C

PROCESOS JUDICIALES 2 Años 18 años CT Conservación total dado su

valor

- Demanda o Denuncia C para la Historia

- Auto Comisorio O

- Auto de Pruebas C

- Pruebas C

- Actos Administrativos C

- Contestación de Demanda C

- Oficios informativos C

- Actas de Audiencias C

- Sentencia C

PROCESOS LICITATORIOS 2 Años 8 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Cotizaciones O producidos en el Año

- Minuta del Contrato de Compra Venta O

- Pliego de Condiciones – Licitación Pública O

- Acto Administrativo que ampara el Proceso

Licitatorio y ordena la apertura de la Licitación

Pública

C

- Licitación Pública O

- Recibos de consignación de Venta del Pliego de

Condiciones de la Licitación

- Acto Administrativo cierre del plazo para la

entrega de propuestas en Licitación

- Acta de verificación de pliegos entregados por los

proponentes

- Evaluación Financiera de Proponentes O

- Hojas de Control y Calificación de Proponentes O

- Comunicaciones a los Proponentes informando

Imperfecciones en la propuesta

C

- Certificados de Modificación Ramo de

Cumplimiento

O

- Balance y Estado Financiero de los Proponentes C

- Certificado DIAN sobre obligaciones Tributarias de

los Proponentes

O

- Acta del Comité de Evaluación de Propuestas O

- Acto Administrativo por el cual se ordena la

Adjudicación de la Licitación

C

QUEJAS Y RECLAMOS 2 Años 3 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Queja o Reclamo O producidos en el Año

- Acciones adelantadas C

- Respuesta C

ACTAS

ACTA COMITE COORDINADOR PARA LA

GESTION ADMINISTRATIVA

2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Convocatoria O para la Historia

- Orden del Día O

- Acta O

ACTA COMITE COORDINADOR DE

PROGRAMACION ARTISTICA

2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Convocatoria O para la Historia

- Orden del Día O

- Acta O

ACTA SUBCOMITE ARTISTICO OPERATIVO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Convocatoria O para la Historia

- Orden del Día O

- Acta O

ACTA SUBCOMITE ADMINISTRATIVO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Orden del Día O para la Historia

- Acta O

INFORMES

INFORMES ENTIDADES DE CONTROL 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Informe de Evaluación al Sistema de Control

Interno Institucional

C producidos en el Año

- Informe Anual al Sistema de Control Interno

Contable

C

INFORMES A ENTIDADES DISTRITALES 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Informe de Evaluación al Sistema de Control Interno

Institucional

C producidos en el Año

- Informe Anual al Sistema de Control Interno

Contable

C

INFORMES A ENTIDADES NACIONALES 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Informe de Evaluación al Sistema de Control

Interno Institucional

C producidos en el Año

- Informe Anual al Sistema de Control Interno

Contable

C

INFORME DE GESTION 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Informe de Gestión Oficina Asesora de Control

Interno

para la Historia

- Mapa de Riesgos

- Cuadro y Gráfico porcentual de actividades

ejecutadas por Control Interno

INFORMES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO A

DEPENDENCIAS

2 Años 8 Años Selección del 5% de los

documentos

- Informes Intermedios O producidos en el Año

- Actas O

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Manual O para la Historia

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Manual O para la Historia

MANUAL DE CONTROL INTERNO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Manual O para la Historia

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Ación Dependencias C de Dirección General

PROGRAMAS

PROGRAMA FORTALECIMIENTO AL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor para la Historia

- Convenios C

- Encuestas C

- Informes C

- Oficios O

- Formatos de Calificación C

- Cronograma de Actividades O

BOLETINES

BOLETINES DE PRENSA 2 Años 8 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Boletín O producidos en el Año

INFORMES

INFORME DE GESTION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina de Control

Interno

- Informe C

PLANES

PLAN DE ACCION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Acción Dependencias C de Dirección General

PUBLICACIONES

AVISOS DE PRENSA 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Oficio Autorización Publicación para la Historia

- Recortes de Prensa

CARTELES MURALES 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Oficio de Autorización para la Historia

- Cartel

PROGRAMAS DE MANO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Oficio de Autorización para la Historia

- Programa

LIBROS 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Para la Historia

-

-

- Libro O

CD ROM 2 Años 18 años CT Conservación total dado su

valor

- Repertorio O Para la Historia

- Artes Finales O

- Oficios C

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 2 Años 18 Años CT

- Presentación O Conservación total dado su

valor

- Mensaje Presupuestal O para la Historia

- Organización de la Entidad O

- Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos O

- Sustentación Anteproyecto Presupuesto de Ingresos

- Anteproyecto Presupuesto de Ingresos, Formulario

1B

- Clasificación y definición de los Ingresos

- Anteproyecto Presupuesto de Gastos O

- Sustentación Anteproyecto Presupuesto de Gastos O

- Análisis de la cuota de Gasto Global y el

Anteproyecto de Presupuesto de Gastos

- Déficit Presupuestal

- Desfase Presupuestal O

- Clasificación y Definición de los Gastos O

- Anexos O

- Comportamiento Histórico de Gastos O

y Programado, formulario 2 B

- Resumen Consolidado Proyecto de O

Presupuesto, Formulario No. 6

CAJA MENOR 2 Años 18 años E El original pasa a formar

parte de

- Comprobantes de Pago C la Cuenta Mensual de

Tesorería

- Facturas C

- Requisiciones C

- Resumen de Gastos C

- Cuenta de Cobro C

EJECUCION PRESUPUESTAL 2 Años 18 años CT Conservación total dado su

valor

- Ejecución de Ingresos O para la historia

- Ejecución de Egresos O

INFORMES S Selección del 5% de los

documentos

INFORMES ENTIDADES DE CONTROL 2 Años 18 años producidos en el año

- Cuenta Mensual C

- Cuenta Trimestral C

- Cuenta Semestral C

- Cuenta Anual C

- Información Financiera C

INFORMES ENTIDADES DISTRITALES 2 años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Información Financiera Mensual C producidos en el año

- Información PAC Mensual C

- Información PAC Anual C

- Cierre Presupuestal Anual C

INFORME DE GESTION 2 años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Informe Dependencia C de Control Interno

INFORMES A OTRAS ENTIDADES 2 Años 18 años S Selección del 5% de los

documentos

_ C producidos en el año

INFORMES PROGRAMACION PRESUPUESTAL 2 Años 18 años S Selección del 5% de los

documentos

- Información Plantas de Personal C producidos en el año

- Informe Proyección de Ingresos Propios C

- Informe Proyección del Servicio de la C

Deuda de SAD y de las Entidades

- Informe definición POAI entre DAPD DDP y

Entidades

C

INFORMES DE CAJA MENOR 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Informe Gasto de Combustible C producidos en el año

LIBROS

LIBROS DE CAJA MENOR 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Libro de Bancos y Conciliaciones O para la Historia

- Libro de Efectivo O

- Libro de Presupuesto O

PLANES

PLAN ANUAL DE COMPRAS 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Plan de Compras C producidos en el año

- Sustentación O

- Anexos C

PLAN DE ACCION 2 Años 3 Años E El original se conserva en

la Oficina

- Plan de Acción Dependencias C de Dirección General

POLIZAS

POLIZAS DE MANEJO 2 años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Oficios de Solicitud C para la Historia

- Pólizas O

POLIZAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Oficios de Solicitud C para la Historia

- Pólizas O

PROGRAMAS

PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) 2 años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Programa Anual de Caja O producidos en el año

- Sustentación O

- Soportes O

- Reprogramación Mensual O

CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Certificados Ingresos y Retenciones C para la Historia

CONCILIACIONES BANCARIAS 2 Años 18 Años S Selección del 5% de los

documentos

- Conciliación O producidos en el año

- Extractos Bancarios O

CUENTA MENSUAL

CUENTA DE TESORERIA 2 Años 18 Años CT Conservación total dado su

valor

- Ordenes de Pago O para la Historia

- Copia de Contrato C

- Orden de Servicio C

- Copia de Resoluciones C