Experiència d'implantació i descripció dels procediments

Transformació intel·ligent de la Gestió d'Acords i Resolucions

dels Òrgans de Govern

10 de Febrer de 2015

Qui som?

33.913 habitants

Evolució població

La transició en etapes del

tractament d’actes i decrets3 Etapes “històriques”

-Edat antiga (1989-2009) : Ordinadors, inicialment amb poca automatització, tot és suport paper i al 2002 apareix un primer Gestor d’Expedients-e.

-Edat Moderna (2009-2013) : Introduïm el mòdul d’actes i decrets al Gestor d’Expedientes-e, el grau d’automatització augmenta, però el suport és encara paper.

-Edat contemporània (Des de 2014): Apareix el nou model de Gestor d’Expedients-e Integrat, hi ha un elevat nivell d’automatització i el suport ja és bàsicament electrònic.

Evolució tractament resolucions

Edat Antiga

ANY DECRETS PROPOSTES

JG- PLE

2002

inici Seg.

Expedients

2004/5

Subfluxes de

generació de

decrets

2009 MODUL D'ACTES I DECRETS

INTEGRAT AL GESTOR D'EXPEDIENTS

Edat Antiga- Decrets

Els decrets es gestionen de forma descentralitzada per departaments

-Plantilla Word amb macros

No interactua amb res

Genera un conjunt de documents amb format

Decret

Còpia de decret per llibre de decrets

2-3 notificacions exactament iguals

Més notificacions es fan per ‘fotocòpia’

-Evolució:

-Els decrets i notificacions es fa amb el Gestor d’expedients

Les funcionalitats són les mateixes que abans

Els ‘textos’ dels decrets estan als expedients

Edat Antiga - Acords

Els acords es gestionen centralitzadament a Secretaria a partir de les

propostes de cada departament

Propostes

• Directoris comuns per dipositar les propostes

• Plantilles per les propostes

Acords

• Gestió dels acords manual

• Notificacions no individualitzades

– fotocòpies

* Transaccions

Transaccions físiques

Transaccions electròniques

Què podem analitzar?

* Activitats

• G generació documents

• Impr Imprimir documents

• SgM signatura manual

• SgE signatura electrònica

• Ftc Fotocopiar

• RevE Revisió electrònica

• Mnp Manipulació

• Reg Registrar

• Arx Arxiu

• A Acció automàtica

* Output generat i procés

Estructura de la informació

Legalitat

Qualitat del output

seguretat

DEPT ALC/REG Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior

G

SgM SgM

Arx Rg

MnpMnp

Mnp

MnpArx

Impr Arx

Decrets - Edat Antiga

Decrets - Edat Moderna

DEPT ALC/REG Secretaria Registre E/S Notificadors

Altres DEp Exterior

G

SgM SgM (n)

Arx Rg

MnpMnp

Mnp

Mnp

Arx

Impr Rg

Ftc

Decrets - Edat Contemporània

Juntes de Govern / Ple - Edat Antiga

DEPT Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior

ImprG

G

ImprFtc Rg Mnp

Mnp

Mnp

RgArx

y

Juntes de Govern / Ple - Edat Moderna

DEPT Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior

ImprG

G

ImprRg Mnp

Mnp

Mnp

RgArx

y

Juntes de Govern / Ple - Edat Contemporània

Què ens han aportat els canvis ?

Què ens ha aportat el canvis? (Output-procés)

De l’edat antiga a l’edat moderna

--Notificacions individualitzades. Automatització

Hem eliminat les ‘notificacions per fotocòpia’

Tenim un llibre de decrets generat a partir del mòdul

Permet cercar electrònicament

--Hi ha relació entre Resolucions i expedients del Gestor –E

No hi ha decrets ‘outsiders’

De l’edat moderna a l’edat contemporània

--Informació estructurada i relacionada

Es pot explotar la informació interna o externament

--Tenim tota la informació referent a les notificacions sempre accessible:

Data efectiva de notificació, rebutjos ....

Veiem sempre totes les notificacions enviades i rebudes del departament

--Podem visualitzar el llibre de decrets de forma estructurada i descentralitzada per departaments

--Seguretat: sempre es segueix el circuit. Especialment en els decrets.

--Tenim al Gestor d’Expedients-e tots els documents ‘autèntics’

Podem operar ‘sense papers’

Què ens ha aportat el canvis?Control de notificacions expedient

Què ens ha aportat el canvis?Control de notificacions emeses / rebudes departament

Com s’ha fet el procés?

2009D’on partim?

– Tenim un seguit d’expedients específics

– No abasten però tots els processos de la casa que generen decrets /acords

Què fem?

– S’incorporen sub-fluxos per connectar al mòdul d’actes i decrets als expedients específics existents

– Es creen els expedients que falten amb un flux estàndard per connectar amb el mòdul d’actes i decrets

Pas a l’Edat ModernaModifiquem els expedients afegint-hi flux

Pas a l’Edat ModernaModifiquem els expedients afegint-hi flux

Pas a l’Edat ContemporàniaNo cal flux específic, utiltzem subflows reutilitzables

Cap a l’explotació de dades, transparència,

linked data...

Cap a l’explotació de dades, transparència,

linked data...

Moltes Gràcies

Ramon Faja Valentí

Ajuntament d’Olot

rfaja@olot.cat