TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL

ARCHIVO MUNICIPAL(CONCENTRACIÓN)

2010.

Legislación Estatal

o LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MÉXICO

o DICTAMEN 1618 (LINEAMIENTOS PARA LA DEPURACIÓN DOCUMENTAL)

o LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS

Legislación Municipal

o LEY ORGÁNICA MUNICIPAL

o REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL

ES EL CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ASUNTOS EN TRÁMITE Y CUYA CONSULTA ES FRECUENTE Y NECESARIA PARA UNA ADECUADA TOMA DE DECISIONES ENCARGADA A UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

ARCHIVO DE GESTIÓN-trámite o activo-

ES EL GRUPO DE EXPEDIENTES DE ASUNTOS CONCLUIDOS Y CUYA CONSULTA ES ESPORÁDICA, LOS CUALES HAN SIDO TRANSFERIDOS POR UN ARCHIVO DE GESTIÓN PARA SU CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL MIENTRAS VENCE SU VIDA ADMINISTRATIVA.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

-Medio o resguardo-

ES EL TOTAL DE EXPEDIENTES QUE HAN CONCLUIDO SU VIDA ADMINISTRATIVA Y QUE HAN SIDO SELECCIONADOS POR EL VALOR DE LA INFORMACIÓN QUE CONTIENEN, PARA SU CONSERVACIÓN PERMANENTE Y CONSULTA GENERAL.

ARCHIVO HISTÓRICO

-Inactivo-

ARCHIVO MUNICIPAL

TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

ARCHIVO

LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL DICTAMEN 1618 SON DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA PARA TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS PODERES DEL ESTADO Y MUNICIPIOS, EN LO CONCERNIENTE A LA DEPURACIÓN PRELIMINAR Y FINAL DE SUS ACERVOS DOCUMENTALES DE TRAMITE CONCLUIDOS.

EFECTUAR UNA DEPURACIÓN PREVIA O PRELIMINAR, CONSIDERANDO LOS SIGUIENTES PUNTOS:

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

SERÁN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUIENES REALICEN, CON SUS PROPIOS RECURSOS, LOS PROCESOS DE DEPERACIÓN DOCUMENTAL PRELIMINAR O FINAL CONFORME A LO SEÑALADO EN EL DICTAMEN 1618.

SE DEBERÁN MANTENER LOS EXPEDIENTES ÍNTEGROS UN AÑO, CONTANDO A PARTIR DE LA FECHA DE CONCLUSIÓN DEL TRÁMITE PARA EL QUE FUERON CREADOS, ANTES DE APLICAR EL PROCESO DE DEPURACIÓN DOCUMENTAL PRELIMINAR.

SI EN EL EXPEDIENTE NO EXISTE EL DOCUMENTO ORIGINAL Y SÓLO SE LOCALIZAN DE ÉL COPIAS AL CARBÓN, FOTOSTÁTICAS, DE MICROFILME O DE CUALQUIER OTRA CLASE, SE PREFERIRÁ PARA SU CONSEVACIÓN AQUÉLLA QUE CONTENGA LA FIRMA AUTÓGRAFA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO GENERÓ.

SE SEPARARÁN DE LOS EXPEDIENTES TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS CANCELADOS O CARENTES DE LA FIRMA AUTÓGRAFA O FACSIMILAR DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LOS GENERÓ, NO IMPORTANDO QUE ÉSTOS SEAN ORIGINALES O COPIAS.

oSE CONSERVAN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES, ENTENDIENDO POR ESTO: DOCUMENTOS CON FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO, SIN ESTO NO TIENEN VALOR ALGUNO.

oSE CONSERVAN LOS PROYECTOS, ESTUDIOS, PROGRAMAS, INVESTIGACIONES, INFORMES TÉCNICOS, PRESUPUESTOS, PLANOS, ESTADÍSTICAS, Y EN GENERAL CUALQUIER DOCUMENTACIÓN CONVENCIONAL O NO, SIN IMPORTAR SI ES ORIGINAL O COPIA, REMITIENDO EXCLUSIVAMENTE UN TANTO DE ESTOS, SIN COPIAS.

oCUANDO EXISTAN DOS O MAS COPIAS DE UN DOCUMENTO, SE CONSERVARÁ UNA DE ELLAS, LA QUE SE ENCUENTRE EN MEJOR ESTADO Y CONTENGA FIRMAS AUTÓGRAFAS Y SELLOS, O SI ES EL ACUSE DE RECIBIDO.

oSE ELIMINAN TODO TIPO DE COPIAS (CARBÓN, FOTOSTÁTICAS, ETC.) CUANDO EXISTA UN ORIGINAL.

oSE ELIMINAN TODOS LOS BORRADORES DE ESCRITOS.

SE EXTRAERÁN AQUELLOS DOCUMENTOS CUYO PROPÓSITO SEA EL DE NOTIFICAR ALGÚN ACONTECIMIENTO LUCTUOSO, FESTIVO O CÍVICO, COMO POR EJEMPLO: ESQUELAS, TARJETAS NAVIDEÑAS, FELICITACIONES, INVITACIONES, ETC, CONSERVANDO SE ÉSTAS ÚLTIMAS UN EJEMPLAR DE LAS EMITIDAS CON MOTIVO DE LA REALIZACIÓN DE EVENTOS REALIZADOS POR LA INSTITUCIÓN GENERADORA DE LA DOCUMENTACIÓN.

LOS FORMATOS EN BLANCO QUE POR ALGÚN MOTIVO HAYAN QUEDADO OBSOLETOS, PODRÁN EXTRAERSE DE LOS EXPEDIENTES DONDE SE LOCALICEN, YA QUE TÉCNICAMENTE NO SON CONCIDERADOS COMO DOCUMENTOS AL CARECER DE INFORMACIÓN.

NO SE RECIBIRÁ DOCUMENTACIÓN EN CARPETAS BIBLIORATO (MARCA LEFFORT) O SIMILAR, LA DOCUMENTACIÓN EN ELLAS, TENDRÁ QUE EXPEDIENTARSE EN FÓLDERES PARA SER REMITIDAS AL ARCHIVO MUNICIPAL.

oORGANIZAR Y FOLIAR CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES EN SU FÓLDER COLOR CREMA (BEIGE O NATURAL), TAMAÑO OFICIO Y ASEGURADA LA DOCUMENTACIÓN (UTILIZAR HILO DE ALGODÓN NATURAL O CRUDO). PARA HACER ANOTACIONES DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE Y ANOTAR EL NÚMERO DE FOJA HAY QUE UTILIZAR LÁPIZ DE GRAFITO.

oSE ELIMINA DE LA DOCUMENTACIÓN: GRAPAS, BROCHES, CLIPS, ALFILERES, TACHUELAS, LIGAS Y CUALQUIER OBJETO QUE DAÑE LA DOCUMENTACIÓN.

LOS EXPEDIENTES DEBERÁN ESTAR ASEGURADOS. LOS FÓLDER DEBEN ESTAR COMPLETOS, ES DECIR SIN PARTIRLOS EN DOS Y PARA SUJETAR LA DOCUMENTACIÓN HAY QUE UTILIZAR HILO DE ALGODÓN COLOR BLANCO.

AQUELLOS DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO NO PUEDAN SUJETARSE EN SU TOTALIDAD, SE FIJARAN EN HOJAS. SE PODRÁN UTILIZAR HOJAS YA USADAS SIEMPRE Y CUANDO LA INFORMACIÓN ESTE CANCELADA.

NOTA

NOTA

VALE

LOS EXPEDIENTES DEBERÁN TENER COMO MÁXIMO 2.5 CM. DE GROSOR, CUANDO EXCEDAN SE PROCEDERÁ A LA SEPARACIÓN EN LEGAJOS.

SE ASIGNARA UN FOLIO A CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LOS EXPEDIENTES, EL CUAL SE ASENTARÁ CON LÁPIZ DE GRAFITO EN EL ÁNGULO SUPERIOR DERECHO.

1

2 3

EN EL CASO DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBIDO A SU TAMAÑO FUERON FIJADOS EN HOJAS, SE ASIGNARA UN FOLIO DE MANERA INDIVIDUAL A CADA UNO DE ELLOS SIN CONSIDERAR LA HOJA EN QUE FUERON FIJADOS.

NOTA

FACTURA

11

NOTA

NOTA

FACTURA

FACTURA

12 13

14 15

LA FOLIACIÓN SE HARA POR EXPEDIENTE, POR LO QUE CUANDO ALGUNO ESTE COMPUESTO POR MAS DE UN LEGAJO, LOS DOCUMENTOS SE FOLIARÁN DE MANERA CONTINUA, ES DECIR DEL PRIEMRO AL ÚLTIMO DE LOS LEGAJOS.

1233 234402

LEGAJO 1 LEGAJO 2

CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES LLEVARAN LOS SIGUIENTES DATOS:

1. NÚMERO PROGRESIVO.2. NÚMEROS EXTREMOS DE LOS FOLIOS.

PROG: 14DOCS: 134

CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES QUE ESTAN DIVIDIDOS EN LEGAJOS LLEVARAN LOS SIGUIENTES DATOS:

1. NÚMERO PROGRESIVO.2. NÚMERO DE LEGAJO.3. NÚMEROS EXTREMOS DE LOS FOLIOS.PROG: 15

LEG: 1/3DOCS: 1-213

PROG: 15 LEG: 2/3 DOCS: 214-468

PROG: 15LEG: 3/3DOCS: 469-522

LOS EXPEDIENTES LLEVARÁN LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE A LA CLAVE, LA DEPENDENCIA GENERADORA Y EL NOMBRE DEL EXPEDIENTE ASÍ COMO EL PERIODO DE LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACIÓN DEBE DE ESTAR ASENTADA EN LA CEJA DEL FOLDER CON LAPÍZ DE GRAFITO.

C-24 / TESORERIA MUNICIPAL / INGRESOS / (Enero2006-dic2008)CLAVE

DEPENDENCIA

NOMBRE

PERÍODO

CONCLUIDA LA DEPURACIÓN PRELIMINAR, LA UNIDAD GENERADORA DEBERÁ SOLICITAR AL ENCARGADO DEL ARCHIVO MUNICIPAL UNA SUPERVISIÓN PREVIA AL ENVÍO PARA REALIZAR LAS OBSERVACIONES NECESARIAS, EL TRASLADO DE LA DOCUMENTACIÓN SE HARÁ POR PARTE DEL PERSONAL DEL ÁREA GENERADORA DE DOCUMENTOS (TESORERÍA, REGISTRO CIVIL, CONTRALORÍA, SECRETARÍA, PRESIDENCIA, REGIDURÍAS, ETC.)

LOS INVENTARIOS DEBEN ESTAR CORRECTAMENTE PARA LA FIRMA DE RECIBIDO CUANDO HALLA SIDO REVISADA LA DOCUMENTACIÓN Y CUMPLA CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR EL SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO Y/O ENCARGADO DEL ARCHIVO, DE LO CONTRARIO SE REGRESARÁ PARA SU CORRECCIÓN Y SE ASIGNARÁ NUEVAMENTE FECHA PARA SU ENTREGA.

PARA QUIENES TIENEN ACERVO POR CONCENTRAR, PERO HAN SOLICITADO EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN SERÁ NECESARIO QUE ESTÉN AL CORRIENTE EN LA DEVOLUCIÓN, PARA EVITAR QUE SEAN REGISTRADOS NUEVAMENTE.

LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ SER TRANSFERIDA AL ARCHIVO MUNICIPAL EN CAJAS AG-05 TIPO GALLETERA (LAS CUALES SERÁN ADQUIRIDAS POR CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA .

DATOS QUE DEBE LLEVAR LA CAJA PARA SU IDENTIFICACIÓN, LOS CUALES SE ANOTARÁN EN MEDIA HOJA BLANCA TAMAÑO CARTA Y SE SUJETARÁ CON MASKINTAPE O CON PEGAMENTO ADHESIVO O BIEN CON UNA ETIQUETA ENGOMADA EN LA PARTE SUPERIOR DE ELLA.

DEPENDENCIA O UNIDAD ADMINISTRATIVA:AÑO (S):EXPS:CAJA O VOLÚMEN:

PRESIDENCIAPRESIDENCIA

AÑOS: AÑOS: 2002, 2004-2002, 2004-

20052005

EXP: 43EXP: 43

CAJA: 01CAJA: 01

PRESIDENCIAPRESIDENCIA

AÑOS: 2005AÑOS: 2005

EXP: EXP:

CAJA: 02CAJA: 02

GRACIAS