Es el procedimiento mediante

la cual se hace el traslado

controlado de los documentos.

También debe ser con un

conocimiento eficaz teniendo

en cuenta las fases de

archivos como: el archivo de

gestión, archivo central y

archivo histórico.

1. Aclarar un buen manejo de las TRD

2. Tener el conocimiento del proceso de un

documento

3. Garantizar por medio de los documentos la

transparencia de la información

4. Optimizar el aprovechamiento del espacio,

evitando la aglomeración de documentos

en las oficinas y descargándolas de

aquellos cuyo uso es poco frecuente.

5. Traspasar a un servicio especializado las

funciones de gestión, conservación, acceso

y consulta de los documentos.

1. Asegurar y facilitar el control afectivo y ordenado de la documentación.

2. Conservar la información útil, ya sea paran la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

3. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.4. Evitar la producción y acumulación irracional de

documentos.5. Guardar precaucional o definitivamente la

documentación, en las mejores condiciones de conservación.

oEs el tiempo de permanencia de

la documentación en este

depende fundamentalmente del

trámite y de las normas internas

indicadas en las TRD , para luego

decidir su traslado al archivo

central.

oLas oficinas deberán transferir al

archivo central aquellas series y

subseries documentales que hayan

cumplido el tiempo de retención

señalado en la TRD

correspondiente.

oTodas las transferencias deben ir

acompañadas de un inventario en el

que se relacionan las series

documentales

oEste archivo central

son transferidos los

documentos de los

archivos de gestión

cuya consulta no e tan

frecuente, es decir es

decir cuando están en

su segundo ciclo de

vida.

oLa documentación

permanecerá en el

archivo central durante el

tiempo estipulado en las

TRD

o El archivo central

deberá facilitar la

consulta tanto a las

oficinas productoras

como al público en

general de acuerdo alas

normas que lo regulen.

oAl transferir el archivo histórico se debe

cotejar con el inventario para incorporarla

al fondo documental correspondiente,

señalándole la signatura topográfica.

oEsta documentación transferida al archivo

histórico es la que posee n valor

investigativo para la cultura o para la

ciencia

Tablas de retención documental

debidamente avaladas por el comité

de Archivo de cada entidad y

aprobadas por el consejo Directivo del

Archivo General de Nación, cuando

sea de caso.

Existencia en el comité de Archivo en

la entidad, el cual debe conformarse

según lo estipulado.

Toda entidad deberá arreglar la

documentación siguiendo estos pasos:

Limpieza de la documentación:

Estos son los elementos apropiados para

la limpieza en el área de trabajo

encontramos:

Gorra, Mascarilla, guantes y Overol

De los equipos están:

Brochas, aspiradoras, telas de algodón, y

bayetilla

En los materiales metálico encontramos los: Clips, Ganchos de cosedora y legajadores entre ortos, es de suma importancia extraerlos para así evitar deterioros de tipos físicos en la documentación.

Identificación por el material afectado por biodeterioro.

Revisión y foliación.Unidades de conservación y realmacenamiento