TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

APRENDIZA: ANGIE JULIETA VICTORIA RICO

INSTRUCTORA: YAMILÉ HIDALGO

TÉCNICO EN ASISTENCIUA EN

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Son la remisión de los documentos del archivo de gestión

al central y de este al archivo histórico de conformidad con

las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus

objetivos y de acuerdo con las

políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión

del patrimonio documental de

la Nación, lidera el Programa de Transferencias

Documentales de los archivos.

¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

El tiempo de permanencia de la documentación

en éste depende

1° fundamentalmente del trámite y de las normas

internas indicadas en las TRD, para luego

decidir su traslado al archivo central.

2° Las oficinas deberán transferir al Archivo Central

aquellas series y Subseries documentales

que hayan cumplido el tiempo de retención

señalado en la TRD correspondiente.

3° Deberán transferirse los expedientes con sus tipos

documentales ordenados -respetando la secuencia de

su producción-, y previamente depurados -

extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares,

memorandos informativos, que no impliquen valores

secundarios.

4° Toda transferencia deberá ir acompañada de un

inventario en el que se relacionarán las series,

Subseries y unidades documentales, consignando las

fechas extremas y el número de folios.

5° se establecerá un vínculo más estrecho entre los

Archivos de Gestión y el Archivo

Central.

6° El calendario de transferencias deberá elaborarse de

común acuerdo entre los productores de la

documentación y el Jefe del Archivo Central.

7° Recibidos los documentos en el archivo central,

el Jefe de este deberá constatar que las

series y Subseries documentales transferidas

concuerdan con el inventario que las relaciona,

para proceder a incorporarlas en las agrupaciones

documentales correspondientes de

acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para

cada oficina.

8° La documentación permanecerá en el archivo

central durante el tiempo estipulado en las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará

la disposición final y procedimientos previstos en la

TRD.

9° Al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión

que por decisión del correspondiente comité de

archivos, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la

investigación, la ciencia y la cultura.

REQUISITOS PARA HACER LA TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el

cual debe conformarse según lo

Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo.

Tablas de Retención Documental debidamente

avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y

aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General

de la Nación.

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Limpieza de la documentación: Esta labor debe

adelantarse en un espacio con buenas condiciones

de ventilación, iluminación e higiene.

El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de

elementos de trabajo apropiados

como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

El personal debe usar: aspiradora, brochas, telas de

algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de

una

boquilla de succión protegida con tela suave, las

brochas deben ser de cerda suave y las

telas de algodón preferiblemente blancas.

Emplear la aspiradora sólo para las partes

externas de los libros, tomos y demás

encuadernaciones. Para la parte interna y el

interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la

brocha de cerdas suaves.

Eliminación de material metálico

Debe efectuarse con

extremo cuidado para evitar la mezcla

indiscriminada de documentos que pueda

afectar la foliación descripción correspondiente.

- Eliminar el material metálico: clips, ganchos de

cosedora, legajado, etc. procurando

no ocasionar deterioros de tipo físico a la

documentación.