TRAMITOLOGÍA - Imaginar · ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3 PUESTO 1 PUESTO 1 PUESTO 2 PUESTO 3...

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TRAMITOLOGÍAInstitucionalTRAMITOLOGÍAInstitucional


TRAMITOLOGÍAInstitucional

TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAAInstitucionalInstitucional

TRAMITOLOGÍAINSTITUCIONAL

RECURSOSHUMANOS

RECURSOSFÍSICOS

RECURSOSTECNOLÓGICOS

CLIENTES

PRESUPUESTOINGRESOS

PRESUPUESTOGASTOS

PRESUPUESTOINVERSIONES

Situación ActualMAPA BASE

Situación Propuesta

MAPA PARAISO

ME

JOR

AM

IEN

TO

DE

PRO

CE

SOS

FACTORES DE ANÁLISIS

RE

ING

EN

IER

ÍA D

E PR

OC

ESO

S

EVALUACIÓNY

AVANCE


TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAABASE CONCEPTUALBASE CONCEPTUAL

PRODUCTO

SERVICIOPROCESOTRAMITE

INSTITUCIONESEMPRESASCLIENTE

TRAMITADOR


TRAMITE

TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAARECURSOSRECURSOS

PRODUCTO

SERVICIOPROCESO

INSTITUCIONESEMPRESASCLIENTE

TiempoMaterialesFinancierosTecnológicosRiesgos

PRECIO, FRECUENCIA, VOLUMEN, TIEMPO

HumanosTiempoMaterialesFinancierosTecnológicosRiesgos

ORGANIZACIÓN


MODELO TRANSACCIONAL

ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 3ACTIVIDAD 2

PUESTO 1 PUESTO 1 PUESTO 2 PUESTO 3

ACTIVIDAD 4

TRAMITE

TIEMPO 1 TIEMPO 2 TIEMPO 3 TIEMPO 4

TIEMPO DE PROCESO DE UNA TRANSACCIÓN ∑ TIEMPO DE ACTIVIDADES=

TIEMPO FRECUENCIA VOLUMEN

COSTO 1 COSTO 2 COSTO 3 COSTO 4


Manual de Manual de Control Control InternoInterno

Organigrama del Proceso o ÁreaPolíticasProductos y Servicios:

Diagrama de FlujoInstrucciones de Gerencia

Código, Nombre y ConceptoBase Legal y Reglamentaria.Requisitos.Procedimiento – Flujo NarradoResumen de Formularios.

Manual de Operación Contable.Índices Financieros y No financieros

Puestos de TrabajoResumen de Sistemas autorizados.

CONTENIDOCONTENIDO


AREA TRANSACCIONCódigo Nombre Código Nombre630 Información Financiera CD0800 Compra Divisas Mesas de Cambio

BASE LEGALCódigo Nombre010010000R LEY REFORMATORIA A L. DE REGIMEN MONETARIO S. 674100100029 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 29100100051 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 51100100061 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 61070295IACC INSTRUCTIVO NORMATIVO AFECTACION CTAS. CTES. M.E.070596MCIR MANUAL DE CONTROL INTERNO UNIDAD DE REVISORIA BANCARIA

Código Nombre Código NombreRQ0101 No. de oficio/Tramite/Contrato IA0404 Fecha de Ingreso del OficioRQ0200 Código Institución Ordenante/Contraparte IA0526 Cod. Operación: RQ0300 Código Institución Beneficiaria IA0528 Cod. Balanza de Pagos RQ0400 Fecha Valor IA1101 Concepto de Crédito RQ0401 Fecha de Oficio/DocumentoRQ0600 Código de Moneda

Sec Código Cod. Auxiliar D/H R.Asociado Fórmula de Calculo1 113217 100000100000000 D A73*B012 199000 100000.900000000 D (B63-B01)*A733 556001 500000.500000000 H A73*B61-C114 599001 500000.900000000 H (B01-B6)*A735 599001 500000.900000000 H (B63-B61)*A736 702209 700000.000000000 H C11

PARAMETROSCódigo Nombre

A73 V/. Transacción M/E ML.B01 Cotización M/O Fecha de JornalizaciónB61 Cotiz. Mcdo. Libre Sector FinancieroB63 Cotización Mercado ReposiciónC11 V/Comisión

CUENTAS

INFORMACION ADICIONALREQUISITOS

MANUAL DE OPERACIMANUAL DE OPERACIÓÓN CONTABLEN CONTABLE

1


¿Por qué una organización por procesos?

La organización por procesos es el esquema que permite definir en forma objetiva la relación técnica: proveedor-producto-cliente.Desde hace algunos años, en el país, se iniciaron acciones tendientes a adoptar este esquema de organización. Ejm. Banco Central del Ecuador

1


• Fomenta la activa participación de los recursos humanos, la optimización de los recursos materiales y financieros, con respecto a una organización funcional.

¿ Por qué una organización por procesos ?

1


¿ Qué es un proceso ?

Es una actividad o grupo de actividades que utiliza un insumo, le agrega valor y suministra un producto o servicio a

un cliente externo o interno.

1


Por su aporte a la organización, los procesos se clasifican en:Procesos gobernadores: orientados a definir la planificación y dirección de la organización;

Procesos productivos o que agregan valor:son la razón de ser de la organización, generan productos para sus clientes externos, y tienen relación directa con la misión institucional.

Procesos de apoyo: dedicados a generar productos y servicios necesarios para el desarrollo de los procesos gobernadores, creadores de valor y para sí mismos.

TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAABASE CONCEPTUAL BASE CONCEPTUAL -- ProcesosProcesos

1


Esquema de la estructura de Procesos

ProcesosProcesosHabilitantesHabilitantes

Proveedores ProductosProcesos ProductivosProcesos Productivos

óó Creadores de Creadores de ValorValor

ProcesosProcesosGobernadoresGobernadores

Clientes

1


Cliente

TecnologíaAplicada

Organizaciónglobal

ARQUITECTURAY

SISTEMA DE INFORMACIÓN

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS QUE AGREGAN VALOR

ESTRATEGIA DE ORGANIZACIÓN

TRAMITOLOGÍAINSTITUCIONAL

ORGANIZACIÓNTECNOLOGIA

GESTIÓN FINANCIERASATISFACCIÓN CLIENTES

PROVEEDORESTALENTO HUMANO

DESARROLLO SUSTENTABLE

Procesos Gobernadores


1


ESTRATEGIA DE CONTROL CENTRADA EN EL CLIENTE

FinancierosNo financieros

MEDIDORES

Plan, Base Legal, Políticas, Normas

ORGANIZACIÓN Sistemas Genéricos,Especializados y Medios

TECNOLGIA

Planes de Desarrollo e Integración

TALENTO HUMANO

CLIENTECLIENTE

1


RELACIÓN ORGANIZACIONALFUNCIONAL PROCESOS

PROBLEMA: El empleado

Conocer mis actividades

Evaluar Individuos

Cambiar a la persona.

Controlar a empleados

Corregir errores.

Motivar personas

Quién cometió el error ?

Orientado a la jerarquía (Jefe)

PROBLEMA: El Proceso

Entender MI aporte al proceso

Evaluar el proceso

Cambios al proceso.

Desarrollo del Individuo

Reducir causas y variaciones

Orientado a satisfacer al cliente.

Eliminar barreras

Qué permitió el error?

1


CLIENTES

CRÉDITO

INVERSIONES

SERVICIOS FINANCIEROS

INFORMÁTICA

RR.HH.

SERVICIOSADMINISTRATIVOS

CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTO

PRESIDENCIA /GERENCIA

AUDITORÍA

ESTRATEGIACORPORATIVA

FINANCIERA

FIDUCIA

PROVEEDORES

ORGANIGRAMA POR PROCESOS

AHORROS

1


Fecha: CÓDIGO NOMBRE FLUJO ÁMBITO ESTANDARIZACION P. de C. CONCEPTUALIZACION01 CLIENTES/PROVEEDORES DE SERVICIOS01.01 Mantenimiento base de datos de clientes x N x x x01.02 Mantenimiento base de datos de proveedores N x02 COMERCIAL02.01 Estudios de mercado N x02.02 Elección de clientela objetivo y posicionamiento N x02.03 Definición de productos y servicios N x02.04 Fijación de precios N x02.05 Canales de distribución N x02.06 Comunicación N x

03 FIDEICOMISOS MERCANTILES:03.01 Administración x N x x x03.02 Inversiones03.03 Garantía x N x x x03.04 Inmobiliario x N x x x03.05 Público x N x x x

04 ENCARGOS FIDUCIARIOS:04.01 Administración x N x x x04.02 Inversiones04.03 Garantía x N x x x04.04 Público x N x x x

05 TITULARIZACION:05.01 Cartera05.02 Flujos futuros del sector público05.03 Flujos futuros del sector privado

06 DISEÑO Y ESTRUCTURACION x N x x x06.01 Diseño legal x N x x x06.02 Diseño tributario x N x x x06.03 Diseño contable x N x x x06.04 Diseño operacional x N x x x06.05 Diseño tecnológico x N x x x06.06 Arquitectura fiduciaria x N x x x

07 REVISORÍA07.01 CONTROL Y REGISTRO DE INGRESOS: x Gye x x Cartilla de Servicios07.02 Fideicomitentes adherentes Gye x x Cartilla de Servicios07.03 Depósitos de constituyentes Gye x x Cartilla de Servicios

RESUMEN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROCESO DE FIDUCIA

2


SERVICIOSGUBERNAMENTALES

CATASTROSIMPUESTOSPERMISOS MATRICULACIÓNCEDULACIÓN

Modernizar la Organización

Desarrollar un Plan Participativo

Asignar Recursos por Proceso

Rendición de cuentas hasta Proceso:• Índices Financieros• Índices No Financieros• Índices de CONTROL

Iniciar un Proceso de Reducción de Gastos

Promover apertura de Programas de CoopetitividadCoopetitividad

Instituir la información Organizacional Electrónica:• Cartilla de Servicios Públicos en la Web• Estados Financieros Institucionales y por Proceso• Acceso a Calificación Ciudadana

Reflexiones de lo Repasado:

MASTERSOL PROPONE CREAR GRUPO DE USUARIOS

COOPETITIVIDAD GUBERNAMENTALECUATORIANA – Basada en Resultados

2


EJERCICIO PRACTICO EJERCICIO PRACTICO CON MUNICIPIOS CON MUNICIPIOS

AMAZONICOSAMAZONICOS


Proyectode una nueva organización

municipalQuito, Julio del 2003

Programa de Tramitología Gubernamental

2


Proyectar el cambio sobre el esquema de reforma institucional del Ecuador.

Avanzar en el proceso de cambio y modernización de los Municipios de la Región Amazónica, en un ambiente participativo.

Enmarcar el cambio bajo una metodología de procesos, productos y productividad

Apoyar, en el proceso de descentralización, a los Municipios de la región amazónica.

Objetivos del Proyecto:

2


Antecedentes• Heterogeneidad en la concepción de los TRÁMITES

(productos y servicios) que prestan los Municipios.• Falta de definición y estandarización en los trámites, que se

prestan en uno u otro Municipio.• Estructuras organizacionales distintas, sin embargo de prestar

servicios semejantes.• Falta de uso de tecnología aplicada para el desarrollo de sus

procesos organizacionales.• Falta de un modelo de gestión gerencial que permita la

medición de la productividad, calidad y costo de sus servicios.• Necesidad de un modelo de organización que permita:

Rendición de cuentas a nivel de unidades administrativas o procesos de la organización.Empoderamiento de sus ejecutivos y empleados.

2


Clientes

Comunidad Civil.Gremios Organizados de La zonaGremios de Productores Agrícolas y Ganaderos.Ministerio de FinanzasContraloría General del EstadoOrganismos internacionalesOtras personas naturales o jurídicas

2



Dirigir y administrar la instituciónColaborar en la dirección y administración de la institución.Dictar Ordenanzas Municipales

2


Procesos HabilitantesProveer tecnología de información y servicios relacionados

Administrar y desarrollar el recurso humano

Proveer servicios financieros

Proveer recursos materiales y servicios administrativos

2


Procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo

Evaluar y FiscalizarProveer servicios jurídicos Asistir en la planificación estratégica y el desarrollo institucionalPrestar servicios de secretaría Proveer información y relaciones públicas

2


Proveedores

ConcejoContraloría General de la NaciónCOMAGAMinisterio de FinanzasSuperintendencia de CompañíasSector público financieroOrganismos internacionalesGobiernos y agencias internacionalesAgentes económicos privadosContratistas de ObrasProveedores de Repuestos e Insumos Otras personas naturales o jurídicasECORAE

3


Modelo de Gestión Municipal

PROCESO DE GESTIÓN MUNICIPAL

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

CLIENTES

1 Número de Personas

2 Numero de Servicios

3 Número de Actividades

FRONT OFFICEGESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION

RR.HH.GESTION FINANCIERA

CONTABLE

BACK OFFICEDESARROLLOTECNOLÓGIC

LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA

CONCEJO ALCALDIA

OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALES

1 32

3




1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

CLIENTES




CONCEJO ALCALDIA

OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALESFRONT OFFICE

GESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION RR.HH.

GESTION FINANCIERA CONTABLE

BACK OFFICEDESARROLLO TECNOLÓGICO


1 32

1. Gestión de Ordenanzas2. Fiscalización.3. Diseño de Politicas 1. Dirigir La Administración

3




1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

CLIENTES




CONCEJO ALCALDIA

OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALESFRONT OFFICE

GESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION RR.HH.

GESTION FINANCIERA CONTABLE

BACK OFFICEDESARROLLOTECNOLÓGICO


1 32

1. Construcción y Mantenimiento de Obras Emergentes.2. Obra para Agua Potable.3. Obra para Alcantarillado.4. Obras Comunitarias5. Mantenimiento de Obras Municipales.6. Fiscalización-Control de Calidad.

1. Catastros2. Inquilinato.3. Administración servicio Agua.4. Administración Servicio Alcantarillado.5. Aprobación de Planos.6. Proyectos Urbanísticos.7. Ordenamiento Urbano - Rural

1. Piscinas2. Mercados.3. Terminal Terrestre4. Aeropuerto.5. Areas Verdes.6. Complejos Deportivos

1. Administración de Bases de Datos.2. Registro de Clientes y Proveedores.3. Gestión de Consultas y Reclamos.

1. Gestión Turística2. Gestión Cultural3. Gestión Deportiva4. Capacitación Técnica5. Gestión Ambiental

3




1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

CLIENTES




FRONT OFFICEGESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION

RR.HH.GESTION FINANCIERA

CONTABLE

BACK OFFICEDESARROLLTECNOLÓGIC


CONCEJO ALCALDIA

OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALES

1 32

1. Gestión Contable.2. Gestión Presupuestaria.3. Gestión de Cobranzas.4. Gestión de Pagos.5. Conciliación de Cuentas.

1. Desarrollo de Carrera.2. Selección de Personal.3. Evaluación del Desempeño.4. Remuneraciones y Registros.

1. Compras.2. Transporte.3. Manteniiento de Inmuebles.4. Invenatrios.5. Suministros

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