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Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 1

Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto

MANUAL DE USUARIO

V1


Control de Documentación

Vers. Fecha Autoría Resumen de Cambios

1 01/09/06 Jorge Martínez Artaza

2

Estado: Versión inicial Aprobado por:

Fecha:


INDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 4

2. SECUENCIA PARA LA TRAMITACION DE UN EXPEDIENTE ..................... 5

2.1 INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR PREPARAR LA SOLICITUD................. 5 2.1.1 DESDE DONDE SE INICIA UN EXPEDIENTE .......................................................5 2.1.2 LISTADO DE TRÁMITES A NIVEL DE EMPRESA....................................................6 2.1.3 PÁGINA DE LA REPRESENTACION LEGAL..........................................................7 2.1.4 PÁGINA DE LA SOLICITUD DE PUESTA EN SERVICIO ..........................................11 2.1.5 CERTIFICADO DE EJECUCIÓN ....................................................................18 2.1.6 ANEXADO DE LOS DOCUMENTOS................................................................22 2.2 CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO ................................................. 26 2.2.1 LISTADO DE TRÁMITES ...........................................................................26 2.2.2 PÁGINA DEL ESTADO EXPEDIENTE ..............................................................27 2.3 LA PRESENTACION DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN ......................... 28 2.4 COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACION ................................................. 30 2.4.1 NOTIFICACIONES: REQUERIMIENTOS, PUESTA EN SERVICIO Y CIERRE ....................30 2.4.2 MODIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE ...............................................................32 2.4.3 ADJUNTAR DOCUMENTOS A EXPEDIENTES YA PRESENTADOS A LA ADMINISTRACION.....35 2.5 OTRAS TAREAS ................................................................................. 36 2.5.1 VERIFICAR FIRMA .................................................................................36 2.5.2 CONSULTA DE EXPEDIENTES ....................................................................38


1. INTRODUCCIÓN

El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos necesarios para

presentar las tramitaciones telemáticas de los expedientes de instalaciones de

combustibles líquidos con proyecto. Describe los procesos que deben seguirse para

el envío de la solicitud y de los documentos, y se explica el modo en que se

transfieren los datos al Departamento de Industria.

Aporta como principal mejora, la eliminación de los desplazamientos en un horario

concreto (el de ventanilla), esperándose que posteriormente el servicio presencial

vaya disminuyendo poco a poco en la medida que los usuarios del servicio vayan

utilizando esta tramitación telemática.

Antes de realizar una tramitación telemática, se debe tener en cuenta la necesidad

de una tarjeta de identificación personal. Y que se debe solicitar autorización a los

distintos territorios en los que se van a realizar las solicitudes.

Las secuencias que se van a describir son:

Iniciar un nuevo expediente, es decir preparar la solicitud

Continuar un expediente ya iniciado

Presentar el expediente a la administración

Comunicarse con la administración

o Notificación de la presentación de la solicitud

o Recepción de requerimientos

o Envió de modificaciones

o Recepción del acta de puesta en marcha

Donde una solicitud comprende los siguientes pasos

o Relleno y firma del certificado de ejecución

o Relleno y firma de la solicitud de puesta en servicio

o Anexado de documentos


2. SECUENCIA PARA LA TRAMITACION DE UN EXPEDIENTE

Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos se deben seguir para tramitar un expediente a través de Internet: 2.1 INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR PREPARAR LA SOLICITUD

2.1.1 Desde donde se inicia un expediente

Se entra en la página Web del portal de tramitaciones del departamento de industria del gobierno vasco y se selecciona el enlace de tramitaciones de combustibles líquidos, que mostrará la pantalla de autenticación.

Se introduce la tarjeta de identificación y después, se pulsa el enlace “Usar Certificado”.


2.1.2 Listado de trámites a nivel de empresa

Aparece un listado donde se muestran las instalaciones pertenecientes a una empresa independientemente del usuario que entre a realizar el trámite, agrupados en:

• Instalaciones pendientes en VISNET (visados por el colegio). • Instalaciones en tramitación. • Instalaciones cerradas con documentos pendientes de leer

Para iniciar un expediente, se pulsa en los enlaces del apartado “EXPEDIENTES PENDIENTES EN VISNET”

La primera acción a realizar cuando se inicia un expediente, es rellenar el formulario de representación legal.

Para iniciar una nueva instalación


2.1.3 Página de la representacion legal

Para declararse representante legal de un expediente, se debe rellenar el formulario que se muestra a continuación. Se debe rellenar los valores de los campos editables entre los que se encuentra

• Datos del titular • el DNI / CIF

• el mail • y el teléfono de contacto

Una vez rellenados, se pulsa el botón “Aceptar”


Se muestra una página con los datos cumplimentados, y se pulsa el botón “FIRMAR”.

Se muestra la pantalla del proceso de firma


Se introduce el PIN asociado a la tarjeta y se pulsa el botón “OK”.

El documento de representación legal firmado se añade al expediente y se muestra la pantalla del estado del expediente.

En este momento el expediente tiene la representación legal firmada y los documentos que ha visado el colegio.


El paso siguiente es ir a rellenar la solicitud de puesta en servicio, y se pulsa la flecha roja del registro de la Solicitud de puesta en servicio.


2.1.4 Página de la solicitud de puesta en servicio

Se muestra el formulario de la solicitud de puesta en servicio, que hay que rellenar.


Para seleccionar la calle aparece una pantalla que ayuda a buscar la calle a través de un desplegable o de una búsqueda por otros campos.

Para instalaciones de más de un tanque se pulsa el botón “Insertar Otro Tanque”

El proceso de insertar otro tanque actualiza la página y muestra el mismo formulario pero en sombreado el tanque ya introducido


Los datos de la empresa instaladora se introducen automáticamente, ya que la aplicación los toma de la tarjeta de identificación en base a la persona que esté realizando el trámite. Sólo hay que seleccionar en el desplegable el instalador que va a realizar la instalación Si se pulsa el botón “Finalizar”, se guardan los datos en base de datos, se validan los datos introducidos y si todo es correcto se pasa a la pantalla de firma Si se pulsa el botón “Guardar”, se guardan los datos en base de datos sin validarse y se vuelve a mostrar la pantalla del formulario. Si se pulsa el botón “Cancelar”, se mostrará la página del estado del expediente sin guardar ningún dato. En la pantalla que se muestra a continuación tiene los datos introducidos y un botón “Firmar” desde el cual se inicia el proceso de firma de la solicitud.


El proceso de firma de la solicitud es igual al de la representación legal.

Aparece una pantalla donde se muestra lo que se va a firmar

Se introduce el PIN asociado a la tarjeta y se pulsa “OK”


La firma se añade al expediente y se muestra la pantalla del estado del expediente, donde se muestran los enlaces para rellenar el certificado de ejecución. También hay otras acciones que podemos realizar como:

• Verificar firma • Borrar firma • Ver documento • Borrar el expediente • Anexar documentos


2.1.5 Certificado de ejecución

Vemos que ahora podemos rellenar el certificado de ejecución pulsando en las flechas rojas junto al texto “Certificado de Ejecución”.

Se pulsa la flecha roja


Se muestra el formulario del certificado de ejecución.

Una vez relleno pulsando el botón “Aceptar” se muestra una pantalla donde firmar el certificado de ejecución


Se pulsa el botón “Sinatu/Firmar” y se sigue la secuencia de firmado general.


La firma se añade al expediente y se muestra la página del estado del expediente.


2.1.6 Anexado de los documentos

Para anexar documentos hay que pulsar el botón “Anexar Documentos” desde el estado el expediente.

Se pulsa para anexar documentos


Nos muestra una pantalla donde se elige el tipo de documento a adjuntar.

Se selecciona el fichero a través de la ventana emergente de selección de ficheros del explorador de archivos.


Una vez anexado se muestra el documento en la parte inferior


Una vez añadidos los documentos obligatorios al expediente y este queda listo para presentarse a la administración.


2.2 CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO

Para continuar un expediente los pasos a seguir son iguales que los de crear una nueva solicitud.

2.2.1 Listado de trámites

Pulsamos el enlace del expediente concreto para continuar su cumplimentación.

Se muestra la pantalla del estado del expediente donde el expediente se puede encontrar en cualquiera de los pasos descritos.

Para continuar con la instalación


2.2.2 Página del estado expediente

En función de las acciones que se hayan realizado en el expediente se mostraran los enlaces y botones que guían las acciones para cumplimentar el expediente.

Se pulsa la flecha roja para continuar el expediente


2.3 LA PRESENTACION DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN

Cuando se han rellenado todos los formularios y se han adjuntado los documentos obligatorios, aparece en la parte inferior un botón que nos permite presentar la solicitud en la administración.

El paso de presentar a la administración equivale a llevar los papeles a la ventanilla de la oficina territorial. Como justificante de entrega la administración emite una notificación en la que se le comunica el número de expediente que ha sido asignado y el número del registro electrónico.

Se pulsa para presentar a la administración


Como respuesta de la administración se emite el documento de acreditación de entrega del expediente a industria

Se muestra la pantalla del estado del expediente, en donde se muestra un enlace en la parte inferior dentro del bloque documentos emitidos por la administración con el documento de notificación.


2.4 COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACION

2.4.1 Notificaciones: requerimientos, puesta en servicio y cierre

En el listado de expedientes se muestran los expedientes en tramitación, y tienen asociado un texto que indica el estado en el que se encuentra. Cuando todavía no se ha presentado un expediente a la administración se muestra el texto “Pendiente de tramitar”. Si ya está presentado no se muestra ningún texto asociado y cuando industria ha emitido una notificación se muestra el texto “Notificaciones de la Administración pendientes”. Cuando un expediente se cierra desaparece del listado y se puede acceder a él a través de las consultas.


Todas las notificaciones que realiza industria quedan reflejadas en el expediente en la parte inferior de la pantalla del estado del expediente, dentro el bloque “Documentos emitidos por la Administración”


2.4.2 Modificación del expediente

En cualquier momento, tras haber presentado la solicitud a la administración, se puede modificar el expediente a través de la notificación de documentos PDF. Se pulsa el botón “Modificar” para redactar la modificación.


Se muestra una pantalla donde ya vienen precargados los datos que identifican al expediente y un campo libre para añadir el texto que acompaña a la modificación.

Se pulsa “Modificar”, antes de notificar la modificación se pide confirmación.

Se pulsa “Aceptar” y se muestra una pantalla de confirmación


Se pulsa firmar el documento y se muestra el estado del expediente, donde ahora dentro del bloque “Otros documentos” con el tipo “Modificación” se ha añadido un nuevo documento notificado.


2.4.3 Adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la

administracion

Los pasos a seguir para adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la administración comienza como cuando se prepara la solicitud a través del botón de adjuntar. Los documentos que se adjuntan se muestran en este caso en el bloque de documentos pendientes de presentar.

Para realizar la presentación se pulsa el botón “Presentar documentos seleccionados”.


2.5 OTRAS TAREAS

2.5.1 Verificar firma

Cuando se pulsa “Verificar firma”

Se muestra una pantalla con información sobre la firma usada, para firmar el documento adjunto.


2.5.2 Consulta de expedientes

Un expediente cerrado puede ser accedido solamente a través de este proceso. Para

ello se rellenan las condiciones de búsqueda deseadas y se pulsa el botón “Aceptar” que

lanza la búsqueda.

Los criterios por los que se puede buscar inicialmente están vacíos y busca los que

cumplen todos los criterios introducidos.

Muestra el listado de expedientes.

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