SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

Realizado por:Jhon Alejandro Rueda GómezGestión Documental IIGrupo 4

Definición

Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de operaciones y de técnicas, que se integran generalmente en la gestión administrativa de una entidad, estas se basan en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

Aspectos de implementación del SGD

Para poder implementar un Sistema de Gestión Documental se requieren los siguientes aspectos:

Escabilidad: Opción de crecimiento cuando se requiera sin perder los servicios.

Tolerancia a fallos: Garantizar el funcionamiento aunque alguna parte haya fallado.

Disponibilidad multiplataforma: Tener soporte para las diversas plataformas o sistemas operativos disponibles, garantizando la seguridad.

Contar con herramientas de desarrollo y de excelente soporte técnico.

Requisitos del Sistema

Adicionalmente se tienen requisitos del sistema dependiendo de:

Entrada: El sistema debe contar con el soporte para la utilización de dispositivos como lo son los discos duros, DVD, escáner, entre otros. Contar con el software apropiado para soportar nuevos formatos.

Indexación: Tener en cuenta si el sistema permite indexar de forma manual o automática y si puede realizar resúmenes automáticos y de nivel de efectividad, teniendo presente los diversos criterios de indexación que se pueden emplear.

Almacenamiento: El sistema debe tener la capacidad de almacenar los documentos digitales. Además debe contar con una estructura jerarquizada de almacenamiento. Por último que cuente con backups o copias de seguridad que garanticen el contenido.

Búsqueda: Es uno de los requisitos más importantes ya que si este llega a fallar el sistema no sería útil. Para ello debe contar con un excelente motor de búsqueda donde se permita la multibusqueda de la información que se requiera.

Visualización: Poder dar la opción de visualizar los documentos por medio de un navegador web y por varios usuarios a la vez.

Modificación: Controlar el personal que tendría acceso a la realización de modificaciones en el original y al histórico de cambios.

Difusión: Dar la opción de imprimir los documentos consultados, al igual que la difusión por la web.

Integración: Garantizar la compatibilidad con otras aplicaciones, plataformas, servidores y sistemas operativos.

Fases de implantación de un SGD

Existen cinco fases en las cuales se debe basar el diseño de un Sistema de Gestión Documental:

Primera Fase:

Desarrollar un plan global

Lo más importante de esto es que debe estar totalmente compatibilizado con los objetivos, metas, misión y visión de la organización. Adicionalmente se debe tener presente la identificación de los problemas, los objetivos generales y específicos del plan y los recursos a tomar en cuenta.

Fases de implantación de un SGD

Segunda Fase:

Estudio de viabilidad, análisis de sistemas

En esta fase principalmente se requiere revisar, analizar y documentar el estudio, debemos basarnos en el alcance del proyecto, el modelo lógico actual de procesos y relacionar el costo beneficio y costo eficacia. 

Fases de implantación de un SGD

Tercera Fase:

Diseño del sistema de Gestión Documental (SGD)

Para poder realizar el diseño se debe tener él cuenta:

Etapa de identificación de las necesidades de información: Nos permite identificar las necesidades de información en base a las demandas planteadas.

Definición de documentos que se van a gestionar: No solo debemos tener el cuenta la documentación que ingresa a la entidad, sino también la que se produce, edita y distribuye dentro y fuera de ella.

Elaborar el plan de construcción del lenguaje documental: Se realiza la construcción de un lenguaje de recuperación de información por medio de la indización de documentos electrónicos

Estudiar alternativas tecnológicas para el (SGD): En esta última etapa es fundamental aplicar la mejor tecnología para garantizar

Editar y difundir los documentos en formato digital de forma ágil y con interfaces amigables

Indizar de manera automática un conjunto de documentos

Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la información que necesita. 

Fases de implantación de un SGD

Cuarta Fase:

Implantación del sistema

Después de analizado y diseñado el sistema, se debe implementar siguiendo un cronograma de tareas y actividades. Podría existir la posibilidad de realizar una prueba piloto para evaluar su funcionalidad.

Fases de implantación de un SGD

Quinta Fase:

Control y mantenimiento del sistema

Es la fase más importante porque nos ayuda a perfeccionar el sistema basándonos en los resultados obtenidos con el fin de garantizar la óptima funcionalidad del mismo.

Generalidades de un SGD

Entre las generalidades que debe tener un Sistema de Gestión Documental están: * Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Esto debido a que gracias a los cuadros de clasificación podemos identificar las series y subseries documentales que hacen parte de cada Oficina Productora, para de esta manera clasificar los documentos según este criterio.

Generalidades de un SGD

* Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Con respecto a esta generalidad lo que se pretende es evitar que exista a largo plazo documentación que ha ido perdiendo sus valores tanto primarios como secundarios y que no deben ser conservados con los que son importantes para la entidad.

Generalidades de un SGD

* Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Como decíamos en la generalidad anterior debemos basarnos en los tiempo de retención con el fin de ir eliminando progresivamente la documentación que no es de valor para la entidad y conservar los documentos que se deben garantizando su permanencia hasta cumplir con su ciclo vital.

Generalidades de un SGD

* Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Esto debido a que siempre es mejor guardar los documentos originales, si por alguna razón se debe copiar intentar que quede lo mejor posible garantizando que pueda ser consultable sin importar el tiempo que se necesite conservar. Adicionalmente debemos contar con el FUID donde anteriormente hemos capturado la información pertinente para poderla ubicar rápidamente en caso de una consulta.

Generalidades de un SGD

* Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. La documentación debe estar ordenada y clasificada de acuerdo al cuadro de clasificación documental, a parte que debe tener una unidad de conservación adecuada y sin materiales abrasivos con el fin de garantizar su integridad física a través del tiempo que se requiera en su ciclo vital

Generalidades de un SGD

* Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Esta generalidad es de gran importancia debido a que la documentación debe estar disponible en cualquier momento para realizar una consulta y para ello se debe contar cn un inventario que nos permita llevar a cabo la búsqueda de la información de la manera más rápida y optima posible.

Generalidades de un SGD

* Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. En esta generalidad a pesar del soporte de creación o preservación siempre debemos mantener el orden que nos especifica el cuadro de control de documental.

Caracteristicas de un SGD

CONFORMIDAD

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

INTEROPERATIBILIDAD

Los sistemas de gestión documental deben permitir la inte roperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

SEGURIDADLos sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

METADESCRIPCIONSe debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

ADICION DE CONTENIDOS

El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

GESTION DISTRIBUIDA

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

Visita

ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS – SUPERSERVICIOS

PERSONA RESPONSABLE: Luis Ernesto Berdugo Asistente de Gestión DocumentalTeléfono: 6913005 ext: 2847

El objetivo de su Sistema de Gestión Documental es normalizar de forma sistemática las actividades inherentes al sub proceso de gestión documental que incluyen: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y préstamo de los documentos, conservación y disposición final, de tal manera que se ajusten a la normatividad vigente.

¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de documentos en ambientes electrónicos?

En la Superintendencia todos los documentos que generen las diferentes dependencias deben ser elaborados en las plantillas que para tal fin se han diseñado y que se encuentran en SIGME, además deben cumplir con las especificaciones dadas en el Manual de Estilo Para el caso específico de los formatos del proceso de Gestión Documental, se debe ingresar por SIGME al sub proceso de Gestión Documental, dar click en “Documentación” y seleccionar la plantilla deseada de acuerdo al documento a realizar. Estas plantillas han sido predefinidas en blanco para que usted incluya el contenido del documento y contienen campos de combinación, que permiten que el sistema inserte de manera automática los datos correspondientes al No. De Radicado y la fecha de éste. Los campos de combinación se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos entre asteriscos (*).

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

El sistema de la superintendência es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.La superintendencia esta respetando que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de documentos en ambientes electrónicos?

Bajo este parámetro normativo el Sistema Integrado de Conservación – SIC - establece una serie de acciones y herramientas de prevención y control, que garanticen la preservación del material documental de la Superintendencia de Servicios Públicos. Este programa de conservación preventiva, introduce prácticas de conservación acordes con el proceso de gestión documental y su propósito es garantizar la integridad física y funcional de la documentación, ya que la Superintendencia posee valiosa información plasmada en documentos que constituyen su patrimonio documental y en los cuales reposa la memoria de su quehacer en los diferentes campos y en las diferentes épocas. Por esa razón se vuelve necesario diseñar una política clara y coherente, materializada en un sistema integral de conservación que permita una eficiente administración y custodia de la información que la entidad genera.

WEBGRAFIA

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=13521Guía Unidad 4

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=13520TEMA 4 - Sistemas de Gestión Documental

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=4291Metodologia para establecer un SGD en una organización

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=4297Un sistema integrado de gestion e informacion de archivos