Trabajo practico

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

DISEÑO ORGANIZACIONAL

AUTORES:

PAOLA VILLENA

BRIGITTE SÁNCHEZ

DOCENTE:

ING. MERSY MAYORGA

SANTO DOMINGO – ECUADOR

2012

TRABAJO PRÁCTICO

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Razón social: INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.”

Forma Jurídica: INCAVIT S.A.

Nombre del administrador general: Ricardo Luís Viteri Choez

2. HISTORIA DE LA EMPRESA

Antecedentes:

La idea de iniciar un negocio para la comercialización de materiales de construcción nace del Sr. Luis Viteri Villarreal en el año 1974 abriendo su primer almacén en la ciudad de Quito bajo el nombre de Almacén Bahía. Con la finalidad de buscar un mejor mercado se extiende a la ciudad de Santo Domingo de los Colorados en el año de 1984 bajo el nombre comercial de IMCOVI S.A.

En el año 1986 era una empresa dedicada exclusivamente a la comercialización e importación de materiales de construcción, después de dos años obteniendo una aceptación en el mercado, su dueño decide aperturar su tercera sucursal en la ciudad de Guayaquil.

A partir del año 1996 empezó con pequeñas importaciones de zinc, a inicios del año 2001 instalo su primera fábrica de perfilaría y caucho, luego en el año 2004 por decisiones internas de sus directivos se cambio de dueños y pasó a denominarse INCAVIT S.A. y logran implementar su cuarta sucursal en la ciudad de Esmeraldas.

Uno de los objetivos principales de sus directivos es acaparar el mercado nacional de construcción, es así que siguiendo su visión deciden aperturar su quinta sucursal en la ciudad de Quevedo, provincia de los Ríos en el año 2006.

Después de continuos esfuerzos colectivos de directivos, administradores y colaboradores INCAVIT S.A. logra implementar su tercera fábrica de zinc y techo en el año 2009.

Con estos antecedentes podemos describir que INCAVIT se dedica a la fabricación de canales, correas, zinc, techo, comercialización de laminados, tool, zinc, tubería en acero y perfilaría en general.

En todo este tiempo la organización ha logrado ocupar un lugar muy importante en el sector comercial dentro de la ciudad y de todo el país. Sus sucursales en Guayaquil, Esmeradas y Quevedo es una muestra de su constante empeño por crecer día a día y brindar nuevas plazas de trabajo a la comunidad aportando al desarrollo de nuestro país.

3. CAPITAL

Monto del capital: $2’106.000,00

Número de acciones por accionista:

VITERI CHOEZ RICARDO LUIS: 49.99%

VITERI CHOEZ CHRISTIAN ALFREDO: 0.01%

VITERI CHOEZ JOHANA KARINA: 25.00%

VITERI CHOEZ TANYA ELIZABETH: 25.00%

Aumentos de capital:

2004: $2600,00

2008: $1’316.000,00

2011: $1’516.000,00

2012: $2’106.000,00

Reservas

$40.000,00

4. ACTIVIDAD

Productos: fabricación de canales, correas, zinc, techo, comercialización de laminados, tool,

zinc, tubería en acero y perfilaría en general

Posición de la empresa en el mercado:

5. ESTUDIOS DE CONSULTORÍA REALIZADOS PARA LA EMPRESA

No se ha realizado ningún tipo de consultoría.

6. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

Organigrama

JUNTA GENERAL

DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

SECRETARIA AUDITORIA

INTERNA

AREA DE

COMERCIALIZACION

AREA DE

RRHH

AREA

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

AREA DE

PRODUCCION

COMERCIO

EXTERIOR

COMERCIO

NACIONAL

IMPORTACION

EXPORTACION

COMPRAS

VENTAS

PERFILERIA

AGRICOLA

GANADERIA

CAUCHO

CONTABILIDAD

CREDITO Y

COBRANZAS

BODEGA

Nombre de responsables de cada unidad y formación profesional:

GERENCIA: Sr. Ricardo Viteri

JEFE DE COMERCIALIZACIÓN: Ing. Yadira Martínez

JEFE DE PRODUCCIÓN: Sr. Melquíades Basurto

JEFE DE RRHH: Ing. Silvia Pullupaxi

JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO: CPA. Pedro Endo

AUXILIAR DE CRÉDITOS Y COBRANZAS: Srta. Esther Rivas

CHOFER Sr. Fabricio Olmedo

BODEGUERO Sr. Segundo Viteri

CAJERO FACTURADOR Srta. Fernanda Miño

EJECUTIVOS DE VENTAS Sra. María Hurtado

AUXILIAR CONTABLE. Srta. Andrea Cobos

CONTADOR CPA. Pedro Endo

SECRETARIA Srta. Shirley Tuarez

FUNCIONES:

Consiste en la declaración de las funciones de cada uno de los puestos de trabajo, los cuales se

detallan a continuación:

Funciones y responsabilidades del Gerente

- Controlar que la administración de la empresa sea llevada en forma adecuada y correcta.

- Velar por la utilización eficiente de los recursos financieros.

- Analizar los informes financieros entregados por el Contador.

- Analizar y autorizar las compras tanto de mercadería como de suministros y materiales

requeridos por la empresa.

- Facilitar el trabajo de sus colaboradores y, mas que ejercer control, prestar el apoyo necesario

para que puedan realizar eficientemente sus tareas

- Organizar tareas, actividades y personas.

- Motivar, comunicar, controlar, evaluar y desarrollar a la gente y así mismo.

- Coordinar con sus funcionarios las actividades de la empresa, que conlleven al cumplimiento

de los objetivos.

- Evaluar el rendimiento operacional y funcional de la empresa.

- Mantener un consenso con los jefes de área que permita conocer sus inquietudes.

- Además debe realizar actividades que aporten a la integración del personal en colaboración

del resto de áreas.

Funciones y responsabilidades de la Secretaria

- Custodiar y archivar los documentos legales de la empresa.

- Redactar cartas, oficios, memorando y demás documentos requeridos.

- Organizar y controlar la correspondencia interna y externa de la empresa.

- Receptar y realizar llamadas telefónicas.

- Ser la responsable de los suministros de oficina y caja chica.

- Ser atenta con todas las personas que entran a las oficinas y coordinar su visita.

Funciones y responsabilidades del Contador

- Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la empresa con sus respectivos registros de

acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

- Preparar y presentar mensualmente los estados financieros con los debidos informes al nivel

superior.

- Revisar y controlar la parte documentaria de los ingresos y egresos de caja.

- Mantener un control de las cuentas bancarias de la empresa.

- Mantener el control contable sobre los inventarios y activos fijos de la empresa

- Realizar arqueos sorpresa tanto al cajero como al bodeguero de los movimientos de cada

departamento.

- Revisar la elaboración de nómina y pago de salarios al personal de la empresa.

- Revisar y controlar los pagos a proveedores.

Funciones y responsabilidades del Auxiliar Contable.

- Responsable de manejar la parte operativa del departamento financiero y ser el apoyo al

contador.

- Registrar todos los movimientos de contabilidad de la empresa con sus respectivos registros

de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

- Recibir la parte documentaria de los ingresos y egresos tanto del cajero como del bodeguero.

- Realizar depósitos bancarios.

- Realizar pago a proveedores.

- Realizar los pagos al personal cada fin de mes.

Funciones y responsabilidades del Jefe de Comercialización

- Realizar los pedidos de mercadería considerando marca, precio y facilidades de pago que

ofrecen los proveedores nacionales y extranjeros.

- Ingresar al sistema informático la entrada de mercadería.

- Controlar el inventario por producto y verificar que las existencias de bodega sean las mismas

que se encuentran en el sistema contable.

- Coordinar el proceso de importaciones y exportaciones.

- Realizar negociaciones con los proveedores.

- Fomentar una buena relación tanto con los clientes como con los proveedores.

- Llevar el control de precios de los productos para la venta, de acuerdo al precio de mercado y

al de compra.

- Coordinar conjuntamente con el bodeguero los requerimientos trimestrales de mercadería

con su respectivo presupuesto para que sea autorizado por el gerente.

- Implementar mercadotecnia y publicidad

- Presentar informes de seguimiento del nivel de ventas

- Coordinar con recursos humanos capacitación del personal.

- Controlar que se cumplan las políticas de ventas.

- Realizar presupuesto de ventas.

- Dar a conocer a sus colaboradores las estrategias a utilizarse para cumplir con los objetivos.

- Estudiar nuevos nichos de mercado.

Funciones y responsabilidades de los Ejecutivos de Ventas

- Actualizar constantemente los conocimientos sobre los productos que se ofrecen.

- Brindar a los clientes un servicio de excelencia, tratando de cumplir con todas sus

expectativas y preferencias.

- Mantener informado al cliente sobre nuevos productos y precios.

- Reportar diariamente los ingresos de dinero por concepto de ventas.

- Brindar el servicio de asesoría técnica al cliente, para ello la fuerza de ventas debe mantener

un conocimiento amplio y profundo de los productos que ofrece la empresa.

- Cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa.

Funciones y responsabilidades del Cajero Facturador

- Facturación y cobros.

- Cierre de caja, arqueo de efectivo y depósitos en forma diaria.

- Atención al cliente y ventas en almacén.

- Receptar e ingresar retenciones de clientes.

- Realizar cotizaciones y notas de crédito de clientes.

- Realizar transferencias de mercadería a otros almacenes.

Funciones y responsabilidades del Bodeguero

- Revisión y constatación física de la mercadería que llega de acuerdo al pedido realizado.

- Elaborar los requerimientos de mercadería, de acuerdo a la existencia en inventarios, para

que estos sean aprobados por el jefe de comercialización y posteriormente por gerencia.

- Despachar productos previa elaboración de factura o transferencia.

- Responsabilizarse por el buen cuidado de todos los productos de bodega.

- Controlar la adecuada limpieza del área de bodega.

Funciones y responsabilidades del Chofer

- Responsable de entregar la mercadería a los clientes dentro y fuera de la ciudad con la

respectiva factura.

- Responsable del cuidado del vehículo de la empresa que está bajo su responsabilidad.

Funciones y responsabilidades del Jefe de Recursos Humanos

- Coordinar con todos los departamentos capacitación para el personal.

- Responsable del reclutamiento y selección de las nuevas contrataciones de personal.

- Orientación al personal para asegurar que los miembros conozcan sus funciones y

responsabilidades.

- Realizar la nómina.

- Realizar un monitoreo continuo del desempeño del personal y remitir este informe al

gerente, para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Funciones y responsabilidades del Jefe de Producción

- Remitir diariamente al departamento de ventas un stock de la mercadería producida.

- Elaborar las respectivas transferencias por toda la mercadería que es enviada a los almacenes

para su venta.

- Verificar que toda la materia prima que ingrese se encuentre en buen estado.

- Realizar en forma mensual un requerimiento de suministros y materiales.

- Llevar un control de ingreso y salida de todos los operarios.

- Enviar mensualmente un informe de asistencia del personal de producción al departamento

de recursos humanos para la elaboración de la nomina.

- Coordinar con el departamento de recursos humanos la salida a vacaciones de los operarios.

Funciones y responsabilidades del Auxiliar de Créditos y Cobranzas

- Revisar y verificar la información de las solicitudes de crédito de clientes.

- Hacer seguimientos y visitas a clientes.

- Pasar información a la central de riesgos sobre clientes vencidos.

- Pasar reporte de cartera mensual al jefe de área.

- Realizar reportes semanales a cada vendedor de clientes para que realicen los cobros

respectivos.

- Elaborar el informe de comisiones mensuales de los vendedores y remitirlos al contador para

que autorice su pago.

- Revisar y controlar que todas las facturas se encuentren debidamente documentadas.

- Velar y custodiar por el buen manejo de los documentos comerciales que respaldan las

transacciones comerciales.

Número de colaboradores por unidad:

15 administrativos y 52 operativos

Tipo de contacto para coordinar reuniones, labores:

Verbal y por medio de memorándum

Manuales de Funciones:

Actualmente no posee un manual específico

Manuales de Procedimientos:

Actualmente no posee un manual específico

Reglamentos Internos:

Reglamento de Trabajo y actualmente el de Seguridad y Salud en el trabajo se encuentra en

proceso

7. ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

Misión

Importar, producir y comercializar rentablemente, productos y soluciones en aceros con calidad y

efectividad, respondiendo a las necesidades y expectativas de nuestros clientes, comprometidos

de manera responsable con nuestros colaboradores, accionistas, proveedores, gobierno,

comunidad y medio ambiente.

Visión

Ser una empresa vanguardista en el desarrollo administrativo interno, logrando proyectar a la

sociedad donde desarrolla su nivel operativo, liderazgo administrativo y capacidad organizacional

convirtiéndose en el líder del sector.

Objetivos

Incrementar el 10% de participación en el mercado.

Realizar 1 convenio con constructoras anualmente

Abrir 1 sucursal en la zona norte de santo domingo.

Incrementar 1 producto a nuestro inventario.

Planes y Programas

Implementar una filial en USA

8. ACCIÓN COLECTIVA

Sistemas de compras

Revisión del inventario

existente por parte del

bodeguero.

El departamento

de compras envia la orden de compra al proveedor.

El proveedor envia el

material en vehiculos de su propiedad o a su vez se envia

a retirar con vehiculos

propios de la empresa.

Organización de métodos: La empresa INCAVIT S.A. no posee métodos específicos para cada

área de trabajo.

Estudios de mercado: El estudio de mercado de la metalmecánica se lo realizo a nivel nacional

siendo el régimen costa la zona más viable para emprender esta actividad comercial puesto

que se detecto las necesidades del consumidor; INCAVIT S.A. busco la forma de satisfacerlas.

Estandarización: Los procesos de normalización de INCAVIT S.A. han logrado elaborar, aplicar

y mejorar las normas que se aplican a las actividades industriales y económicas que realiza la

empresa con el fin de ordenarlas y mejorarlas obteniendo los mejores resultados en todos los

procesos.

Canales de distribución:

Agentes Mayoristas Minoristas Consumidor Final

Publicidad

Prensa escrita (Revista VISION) Medios Televisivos (Majestad TV)

Sistemas de información

SACI ORACLE

Programas de capacitación :

Se realizan capacitaciones semestralmente, el tema es de acuerdo a las necesidades

existentes.

9. ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES ÁREAS

Producción: Canales, correas, techo y zinc

Nómina de productos elaborados por la empresa:

NOMINA DE PRODUCTOS FABRICADOS

CANAL ACOR.GAL 5-2 20 X 10

CANAL ACOR.NEG 5-2 20 X 10

CANAL U 24 X 48 X 2 ENRROL.

CANAL U 25 X 40 X 1.5 ENRROL.

CANAL U 25 X 40 X 2 ENRROL.

CANAL U 50 X 25 X 2

CANAL U 50 X 25 X 3

CANAL U 80 X 40 X 2

CANAL U 80 X 40 X 3

CANAL U 100 X 50 X 2








CORREA 60 X 30 X 10 X 1.5

CORREA 60 X 30 X 10 X 2

CORREA 80 X 40 X 15 X 1.5

CORREA 80 X 40 X 15 X 2

CORREA 80 X 40 X 15 X 3

CORREA 100 X 50 X 15 X 2

CORREA 100 X 50 X 15 X 3

CORREA 125 X 50 X 15 X 2

CORREA 125 X 50 X 15 X 3

CORREA 150 X 50 X 15 X 2

CORREA 150 X 50 X 15 X 3

CORREA 200 X 50 X 15 X 2

CORREA 200 X 50 X 15 X 3

TECHO INCAVIT GALV. 3.60 (0.25) ANCHO 0.80

TECHO INCAVIT GALV. 3.60 (0.30)










TECHO INCAVIT GALV. 3.60 (0.25) UTIL 1.06

TECHO INCAVIT GALV. 4.20 (0.25) UTIL 1.06

ZINC INCAVIT 2.40 (0.18)






Número de clientes: La población total es de 5.070 clientes de Incavit a nivel nacional los cuales realizaron compras y la forma de pago la realizan mediante contado o crédito. Los clientes potenciales son 110 clientes actualmente los cuales realizan compras mensualmente y su forma de pago es crédito 30 días plazo.

Edad de las máquinas: 8 años

Descripción de la producción: Perfilería

Ubicación de depósitos: Vía Quininde Km. 23 margen izquierdo

Horas de utilización de máquinas: 8 horas diarias

Mantenimiento: mensualmente

Control de inventarios: Cada 2 meses

Comercialización: Laminados, tool, zinc, tubería en acero y perfilaría en general.

Conocimiento del mercado: Sector metalmecánica

¿Quién utiliza los productos? Albañiles, Arquitectos, Ingenieros, amas de casa

¿Hay consumidores potenciales? Si

¿Se conocen las reacciones de los consumidores ante las variaciones de precio y calidad? Si,

puesto que las ventas disminuyen notablemente

Las características del producto fueron establecidas a través de: estudios de mercado

¿Cómo se realiza el seguimiento a la competencia? Mediante cliente fantasma

10. PRESUPUESTOS

2012 2013

CAJA 549.086,23 157.462,98

BANCOS 316.014,84 104.872,42

CTAS. Y DOCUMENTOS POR COBRAR 811.128,89 1.232.413,82

OTRAS CTAS. POR COBRAR 504.474,22 653.148,05

INVENTARIOS 2.969.447,43 4.215.399,52

ACTIVOS DIFERIDOS 15.654,86 23.556,82

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 5.165.806,47 6.386.853,61

TERRENOS 80.495,09 199.134,09

EDIFICIOS 485.447,14 659.663,97

INSTALACIONES 91.913,05 404.056,72

MAQUINARIAS 321.169,17 359.792,94

MUEBLES Y EQUIPOS OFICINA 9.998,28 9.998,28

EQUIPOS DE COMPUTACION 6.544,02 10.335,75

VEHICULOS 661.583,26 941.287,18

(-)DEPRECIACION ACUMULADA DE: -487.452,14 -710.595,76

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 1.169.697,87 1.873.673,17

TOTAL ACTIVOS 6.335.504,34 8.260.526,78

PROVEEDORES 1.371.916,08 1.334.940,19

OBLIGACIONES BANCARIAS 747.261,22 2.070.864,68

ACREEDORES VARIOS 1.465.944,47 1.778.589,47

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 203.603,50 110.839,22

OBLIGACIONES IESS 4.617,58 6.721,88

OBLIGACIONES LABORALES POR PAGAR 10.317,36 97.754,84

PASIVOS ACUMULADOS 69.932,30 22.642,93

TOTAL PASIVO CORRIENTE 3.873.592,51 5.422.353,21

OBLIGACIONES BANCARIAS - 446.919,37

TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 446.919,37

TOTAL PASIVO 3.873.592,51 5.869.272,58

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO 1.242.900,00 1.775.537,39

RESERVA LEGAL 86.079,81 153.489,81

UTILIDADES ACUMULADAS 131.474,09 131.207,26

UTILIDADES DEL EJERCICIO 1.001.457,93 331.019,74

TOTAL CAPITAL Y PATRIMONIO 2.461.911,83 2.391.254,20

TOTAL PAS+PAT 6.335.504,34 8.260.526,78

BALANCE GENERAL

INCAVIT SA

11. CANALES DE DISTRIBUCIÓN

Agentes Mayoristas Minoristas Consumidor Final

12. ACCIONES COMERCIALES Y PROMOCIÓN

Otorgamos flete, máquinas de corte y doblado gratuitamente, además contamos con 5

sucursales.

13. PERSONAL

Contamos con personal con experiencia y altamente capacitado.

13. ANÁLISIS DEL ENTORNO

Debido a la alta demanda del mercado nacional se ha creado empresas industriales dedicadas a la

elaboración y comercialización de productos derivados del hierro y acero.

A lo largo del tiempo las empresas industriales han ido creciendo de una forma notable, hasta el

punto de llegar a convertirse en las más importantes en cuanto a la economía del Ecuador.

14. MATRIZ FODA

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

1. Tecnología 1. Postergación de

los pagos

1. Incremento de

ferreterías en la

ciudad.

1. El competidor

principal tiene

mas lineas de

productos

2. Amplia cartera

de clientes

2. Solo estamos

ubicados en la

region Costa

2. Eliminación del

5% de salida de

divisas

2. Productos

sustituto <bambú>

3. Contamos con

vendedores

comisionistas

3. Publicidad

escaza

3. Lugar geográfico

estrategico

3. Estrategias

agresivas de la

competencia

4. Experiencia de

los trabajadores

4. Importacion de

materia prima

4. Creación de

conjuntos

habitacionales y

Bono de vivienda

del MIDUVI

4. Poder de

negociacion de los

proveedores

5. Contamos con

vehículo propio

5. Gestión

administrativa

ineficiente

5. Negociación con

organizaciones

Públicas

5. Impacto

ambiental

16. ANÁLISIS DE LA MATRIZ

Código Fortalezas PROBABILIDAD IMPACTO PONDERACIÓN PRIORIDAD

F1 1. Tecnología 2 4 8 2

F2 2. Amplia cartera de

clientes3 4 12 1

F3 3. Contamos con

vendedores

comisionistas

2 2 4 4

F4 4. Experiencia de los

trabajadores3 2 6 3

F5 5. Contamos con

vehículo propio2 2 4 5

Código OPORTUNIDADES PROBABILIDAD IMPACTO PONDERACIÓN PRIORIDAD

O1 1. Incremento de

ferreterías en la

ciudad.

2 4 8 2

O2 2. Eliminación del 5%

de salida de divisas3 4 12 1

O3 3. Lugar geográfico

estrategico2 3 6 3

O4 4. Creación de

conjuntos

habitacionales y

Bono de vivienda del

MIDUVI

2 2 4 4

O5 5. Negociación con

organizaciones

Públicas

2 2 4 5

Código DEBILIDADES PROBABILIDAD IMPACTO PONDERACIÓN PRIORIDAD

D1 1. Postergación de los

pagos2 4 8 2

D2 2. Solo estamos

ubicados en la region

Costa

1 3 3 5

D3 3. Publicidad escaza 2 3 6 3

D4 4. Importacion de

materia prima3 3 9 1

D5 5. Gestión

administrativa

ineficiente

2 3 6 4

17. CONCLUSIONES:

Después de conocer la situación actual de la empresa, se ha llegado a la conclusión que

Industria de Caucho y Acero Viteri “INCAVIT S.A”, se dedica a la comercialización y la

fabricación de materiales de construcción.

Cuenta con 4 socios hermanos y se encuentra posesionada en el mercado por más de 20

años.

Inicio sus actividades en la ciudad de Quito, empezando a comercializar productos hasta llegar

a instalar su propia fábrica, en la cual se fabrica perfilería, zinc y duratecho.

Cuenta con 4 departamentos principales: Comercialización, Producción, RRHH y

administración financiera compuestos por 15 empleados administrativos y 52 operativos.

En actualidad no posee ningún manual de procedimientos específico y no se ha realizado

ningún tipo de consultoría.

INCAVIT S.A. no tiene un manual de funciones que le permita delegar actividades específicas

a sus empleados y poder establecer responsabilidades sobre sus acciones.

INCAVIT S.A. es una empresa que no cuenta con un proceso administrativo acorde con sus

necesidades internas.

Código AMENAZAS PROBABILIDAD IMPACTO PONDERACIÓN PRIORIDAD

A1 1. El competidor

principal tiene mas

lineas de productos

3 4 12 1

A2 2. Productos sustituto

<bambú>1 2 2 4

A3 3. Estrategias

agresivas de la

competencia

2 3 6 3

A4 4. Poder de

negociacion de los

proveedores

3 4 12 2

A5 5. Impacto ambiental 1 1 1 5

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