Instituto Universitario de TecnologaJuan Pablo Prez AlfonzoSan Cristbal Estado Tchira.

ORGANIZACIN Y METODOS

Integrantes:Ramrez BrayanCONTABILIDAD Y FINANZASSECCION: 4025

San Cristbal, Abril de 2015INTRODUCCIN

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de los sistemas de Organizacin y Mtodos 1. Se profundizar en las funciones que realizan los organigramas y los flujogramas de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe contener los mismos.Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la importancia, tipos, limitaciones, caractersticas de los mismos as se sabr los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

ORGANIZACIN Y METODOSQU ESTUDIA?Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, donde se pueden plantear la diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes en la empresa

CUL ES SU FUNCIN?Su funcin principal es aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen.Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos.

VENTAJAS?El administrador tiene como responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades

FASES DEL DESARROLLO ADMINISTRATIVO

1ra Fase del desarrollo(inicial)2da Fase del desarrollo(intermedia)3ra Fase del desarrollo(Consolidacin)

Anlisis de estructuras y funcionesTeora de sistemas

Teora cuantitativa

Cuadros de distribucin del trabajo

Desarrollo organizacionalIngeniera d sistemas

Elaboracin de organogramas

Administracin por proyectosInformtica

Elaboracin de diagramas de flujo

Administracin estratgicaModelos de simulacin

Anlisis y descripcin de puestos

CARACTERSTICASConocer el hecho o la situacin que se analiza.Describir tal hecho o situacin.Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio.Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas.Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

ORGANIGRAMASIMPORTANCIALa importancia de los organigramas detectar las fallas estructurales, ya que representa grficamente las unidades y relaciones, estas se pueden observar en cualquier unidad o relacin que corresponda con el tipo de actividad, funcin o autoridad que desempea la unidad en s y detecto fallo de control de supervisin en la departamentalizacin. A travs de anlisis peridicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificacin de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relacin de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicacin y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles lneas de mando.

TIPOS DE ORGANIGRAMASExisten distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son:

POR SU NATURALEZAEste grupo se divide en tres tipos de organigramas: Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino meso administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado

POR SU FINALIDADEste grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones. Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin

POR SU MBITOEste grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina Ejemplo:

Especficos:Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.Ejemplo:

POR SU CONTENIDOEste grupo se divide en trestipos de organigramas: Integrales:Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentesEjemplo:

Funcionales:Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general.Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades:Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICAEste grupo se divide en cuatrotipos de organigramas Verticales:Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales:Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos:Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De Bloque:Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos

Circulares:En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

LIMITACIONES Una de las limitaciones de estos es que expresan nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existe entre los diversos rganos que componen la dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente sealar que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacin en instrumentos complementarios.CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS

Estos son el medio que utilizan las empresas para el anlisis terico y la accin prctica de la administracin. Tambin es la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional de todas las unidades que integran la organizacin la organizacin indicando sus aspectos ms importantes como son las relaciones jerrquicas, de comunicacin y de coordinacin. Tambin indican sus funciones, las relaciones entre las unidades. Los puestos desde el mayor hasta el menor. Los organigramas pueden promover la comprensin de las poblaciones de comunicacin. Orientar a los nuevos empleados hacia la relacin y complejidades estructurales Proporcionar una imagen grfica del aspecto integro de actividades y servicios dela organizacin y de las actividades y personal vital para lo mismo. No es una representacin exacta de la realidad de la empresa.

FUNCIONES Desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos. Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener nicamente los elementos indispensables

FLUJOGRAMASEl flujograma tambin es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera grfica de un proceso que puede responder a diferentes mbitos: programacin informtica, procesos dentro de una industria, psicologa de la cognicin o el conocimiento, economa, entre otros.Los flujogramas utilizan una variedad de smbolos definidos donde cada uno representa un paso del proceso, y la ejecucin de dicho proceso es representado mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una caracterstica importante de los diagramas de flujo es que slo pueden poseer un nico punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso.

IMPORTANCIA DE LOSFLUJOGRAMASSon de suma importancia en las organizaciones grandes o pequeas ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de informacin de un procedimiento.En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas o departamentos (reas) como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema. Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.De igual modo estas representaciones geomtricas son importantes para el diseador por que le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda al anlisis a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

SIMBOLOGIALos smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.Los smbolos ms comunes son:

A)Las acciones

Una accin (etapa del proceso) segraficaraun rectngulo dentro del cual breve o sintticamente se describir el acontecimiento.

B)Traslado o Transporte

Representar traslado o desplazamiento o sealar el sentido del procedimiento, para se utilizar una flecha.

C)Formulario o documento

Representar formularios, correspondencia expedientes, comunicaciones, etc., segraficaraun rectngulo con base cortada por curva semisinoidal anotando en su interior los rasgos del documento. Si documento tuviera varias copias stas se graficarn en forma escalonada una tras otra, en la parte posterior derecha del original.Distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo expedientillo, los rectngulos semisinoidales se graficarn sucesivamente.

D)Inspeccin o verificacin

Representar una accin vinculada a una inspeccin, control o monitoreo, se representar con un cuadrado semicrculo a uno de sus lados horizontales en relacin al Flujograma en su totalidad.

E)Archivo o Almacenamiento

Representar el almacenamiento o archivamiento de un documento o de un bien; se graficar con un tringulo con el vrtice hacia abajo. Puede haber almacenamientos transitorios o definitivos.

F)Dinero en efectivo, cheques

Utilizar la figura del pabelln de una bandera dentro del cual se anotar el smbolo que corresponda.

G)Decisin

Rombo dentro del cual se describir la accin a decidirse. En los ngulos se colocarn las alternativas. En el caso que se presenten decisiones en forma escalonada, se graficarn rombos sucesivos.

H)Inicio y trmino

Inicio o trmino a un diagrama de flujo, la figura de un rectngulo con los extremos semicirculares.

I) Conector

De pgina para unir o continuar diagrama de flujo en la pgina siguiente se usar un pentgono pequeo. De proceso se usar un crculo al pie del paso del proceso inicial y otro unido al proceso siguiente, colocando en el interior un nmero referencial donde fluye el proceso.

J)Bienes, Mercaderas

Mercaderas, maquinarias, se representar con la figura de un pequeo cubo dentro del cual se especificar las caractersticas del bien.

CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMASSegn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995: De uso, permite facilitar su empleo. De destino, permite la correcta identificacin de actividades. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticad

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJOS: Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

CONCLUSIONESUn sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.As como tambin est el organigrama ya que es un instrumento metodolgico de lacienciaadministrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u organizacin.En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con ms frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.Asi para concluir tambin tenemos al Flujograma los cuales tambin se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son grficos que sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos. Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

BIBLIOGRAFIA

ARIAS, F. (2012). ORGANIZACIN Y METODOS. Editorial Episteme, C.A. Caracas Venezuela.ORGANIGRAMAS. [Pgina web en lnea]. Disponible en: http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

FLUJOGRAMAS (2010). [Pgina web en lnea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml#conc