Trabajo Manual de Organizacion u.c.e

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MANUAL DE ORGANIZACIÒN Y FUNCIONES PROCESADORA NACIONAL DE ALIMENTOS C. A.

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proceso de etapas de una organizacion

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MANUAL DE ORGANIZACIÒN

Y FUNCIONES

PROCESADORA NACIONAL DE

ALIMENTOS C. A.

TÍTULO I.- GENERALIDADES

Política corporativa

PRONACA, empresa agroindustrial cuyo propósito es alimentar bien y desarrollar el sector agropecuario, acorde con nuestros valores que son la integridad, la responsabilidad y la solidaridad, manifiesta que el recurso más valioso es la gente que trabaja para nosotros, por lo que la seguridad y salud es parte primordial de nuestra gestión, enfocando nuestros esfuerzos en controlar los riesgos inherentes a sus actividades productivas.

PRONACA, acorde con sus principios de reracionamiento, se compromete a proporcionar en sus centros de operación un ambiente seguro y sano para sus colaboradores, contratistas, proveedores, clientes, y a preservar el medio ambiente, la propiedad, y los equipos de la Compañía. Se harán todos los esfuerzos para cumplir con toda la norma legal vigente pertinente a seguridad y salud en el trabajo.

PRONACA proveerá todos los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para cumplir con esta política. Para su conocimiento y control esta política deberá estar disponible a todas las personas vinculadas y colaboradores de la organización.

PRONACA., ha elaborado el presente Manual de Organización y Funciones por ser un documento normativo y de gestión, que permite a los diferentes niveles jerárquicos un conocimiento integral de la organización y las funciones generales de cada cargo, contribuyendo de esta manera a mejorar los canales de comunicación y coordinación; así como determinar las funciones específicas, responsabilidades y el perfil requerido de cada uno de los cargos asignados a las diferentes Divisiones y Departamentos dentro de la estructura orgánica de la empresa.

El Manual de Organización y Funciones de la empresa describe las funciones específicas tanto a nivel de cargos como de Divisiones y Departamentos, dichas especificaciones son descritas a partir de la estructura orgánica y de las atribuciones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones aprobado por la Junta General de Accionistas.

Estrategia

Las actividades de PRONACA se realizarán según las siguientes estrategias:

        La Compañía velará por la seguridad de su personal y de sus instalaciones, a través de la aplicación de normas y reglamentos del manual de organización y funciones en el trabajo vigentes en el país.

        Será responsabilidad de todos los colaboradores conocer el Manual de Organización y Funciones, cumplir con todas las normas que constan en èl.

        Se mantendrán programas permanentes de difusión de la Política, capacitando al personal en el conocimiento y aplicación de las normas y reglas establecidas en el reglamento interno.

        La Compañía asegurará que todos los recursos, humanos, materiales, de capacitación y financieros, estén disponibles para que esta política se pueda cumplir a cabalidad..

        A fin de lograr un mejoramiento continuo esta política debe ser revisada al menos cada dos años, a partir de su fecha de emisión, por el Administrador de Políticas y Procedimientos de la Compañía.

FUNCIONES DE PRONACA

Portafolio de Productos Pronaca ofrece una amplia variedad de productos alimenticios para el mercado nacional e internacional. El primer producto y el emblemático de la empresa es Mr. Pollo, que se posicionó como líder indiscutible de la categoría por sus atributos de sabor, salud y frescura. Adicionalmente, cambió el hábito de compra y consumo, pues, hasta antes del ingreso de Mr. Pollo, no existían marcas que ofrecieran sus productos procesados tecnificadamente en el mercado nacional.Pronaca desarrolló la categoría de arroz empacado en el Ecuador, siendo ahora el líder y teniendo como ventaja competitiva el control de toda la cadena, desde la siembra hasta la entrega del producto al consumidor final. Así, los consumidores tienen la certeza de comprar un arroz de calidad y rendimiento garantizado.También existe una línea de uso profesional, compuesta por productos especializados y servicios de asesoría en producción y administraciónde negocios de alimentos y bebidas. Los productos que ofrece esta organización para el mercado ecuatoriano son productos para el consumo de hogares como cárnicos (pollo, pavo, cerdo, productos listos, embutidos y productos de mar), productos secos (conservas,arroz y huevos), y alimentos para mascotas.También cuenta con una línea agropecuaria como alimentos balanceados, insumos agrícolas y semillas.Pronaca no es únicamente Mr. Pollo, sino también Mr. Chancho, Mr. Fish, Mr. Pavo, Mr.Fritz, Mr. Cook, Rendidor, Rubino, Indaves, Gustadina y Procan; es decir, un vasto portafolio de marcas en el que cada una ofrece al consumidorla reconocida calidad de la empresa al momento de desarrollar sus productos.Pronaca exporta palmito, vegetales en conserva, camarón y tilapia a Estados Unidos, Europa, Asia, entre los principales. Además de enviar los productos ecuatorianos al exterior, la empresa funciona con plantas de producción propias y sistemas de comercialización en Brasil y Colombia.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE PRONACA

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la compañía.

Contempla la descripción del procedimiento: revisión y validación de Manuales Administrativos, su objetivo, las normas y políticas de operación que rigen para su elaboración, así como la diagramación del proceso.

Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

TÍTULO II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA DE PRONACA

ESTRUCTURA ORGÁNICAConsejo GeneralJunta DirectivaA.- DirecciónPresidenciaGerencia de Gestión InternaGerencia de Planificación, Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación.Consultaría JurídicaContraloría InternaB.- Servicios OperativosUnidad de Gestión en Ciencia y TecnologíaCasas de CienciaBecasInformáticaTecnología y SistemasPromoción y DivulgaciónC.- Servicios de ApoyoCoordinación de Finanzas y ContabilidadPresupuestoServicios GeneralesSecretarias

NIVEL DIRECTIVO

Junta General de Accionistas: 1 Presidente, 1 Vicepresidente

Gerencia General: 1 Gerente General

NIVEL DE ASESORAMIENTO Dirección de Asesoría Legal: 1 Asesor Jurídico

Dirección de Auditoria: 1 Auditor, 3 Contadores

NIVELES DE LÍNEA Dirección Corporativa de Finanzas: 1 Jefe de Dirección, 1 Contador, 1

Auxiliar

Dirección Corporativa de Desarrollo Organizacional: 1 Jefe de Recursos Humanos, 1 Asistente de Recursos Humanos

Dirección Corporativa de Compras: 1 Jefe de Dirección, 1 Persona encargada de Adquisiciones

Dirección de Adquisiciones y Logística: 1 Jefe de Dirección, 1 Persona encargada de Adquisiciones

Dirección de Producción: 1 Jefe de Producción, 1 Supervisor, 6 Obreros

Dirección de Comercialización y Ventas: 1 Jefe de Comercialización, 3 Vendedores

Dirección de Sistemas y Tecnología: 1 Jefe de Dirección, 2 Ingenieros de Sistemas.

TÍTULO III.- DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDADÁREA: ADMINISTRATIVA FINANCIERADENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDADREPORTA A: GERENCIA GENERALSUPERVISA A: CONTADOR

2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Este puesto esta designado principalmente en la practica como un puesto de carácter supervisor y operativo dentro del área contable ya que su labor se centra en supervisar y controlar todas la operaciones contables realizadas por la asistente contable trabaja en estrecha relación con este, a fin de que se realice una contabilidad acorde con las necesidades operativas de la empresa. Sus principales funciones son :

FUNCIONES :

1. Revisión de los movimientos contables.

2. Elaboración de estados financieros periódicos.3. Elaboración de informes contables. 4. Supervisar y controlar todas las operaciones contables. 5. Brindar acesoría es aspectos contables y tributarios.

  ACTIVIDADES Y TAREAS:

1.SUPERVISA EL REGISTRO DIARIO DE OPERACIONES EN LIBROS 2.VERFICA DIARIAMENTE LOS DOCUMENTOS CONTABLES. 3.SUPERVISA EL INGRESO POR VENTAS DIARIAMENTE. 4.VERIFICACIÓN DEL CALCULO DE IMPUESTOS. 5.DISTRIBUCION DE GASTOS POR CENTRO DE COSTOS.

Revisión de los resultados contables – estados financieros.

Control de pago de impuestos con el SRI, documentación vigente Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Compañías, Contraloría General Del Estado, y otras entidades públicas.

Autorizar gastos nacionales e internacionales.

Controlar cuentas contables: proveedores, seguros, roles de pago.

Realizar proyecciones en base a estados financieros.

Controlar Ingresos y Egresos de la Compañía.

Elaborar comunicaciones del departamento, referente a la actividad contable.

Facilitar información oportuna sobre disponibilidades de caja y consolidaciones bancarias.

3.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Estudios Superiores de Economía, Ingeniería Comercial, Ingeniería en Administración de Empresas, Ingeniería en Finanzas

Tres años de experiencia profesional

Conocimiento de Leyes Tributarias vigentes

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDADÁREA: ADMINISTRATIVA FINANCIERADENOMINACIÓN DEL CARGO: CONTADORREPORTA A: JEFE DE DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDADSUPERVISA A: AUXILIAR CONTABLE2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Revisión de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad como comprobantes de venta, comunicaciones internas.

Revisión y registro contable de las facturas para el pago y comprobar que incluyan los soportes respectivos.

Calcular retención del IVA y retenciones del impuesto a la renta.

Elaborar órdenes de pago debidamente soportadas.

Revisar cheques emitidos y órdenes de pago.

Revisar conciliaciones de las cuentas bancarias y registros contables de las partidas de conciliación.

Revisar cuentas contables: seguros, anticipos a proveedores, roles de pago, etc.

Revisar, verificar conformidad de retenciones tributarias y movimientos de inventarios.

Presentar reportes y cuadros de obligaciones con terceros, declaraciones de impuestos y retenciones a la fuente.

Cumplir con las normas y procedimientos de control administrativos emitidos por la empresa.

Participar en proyectos y trabajos especiales asignados al departamento.

Llevar el control del plan de cuentas, libros auxiliares y mayores, notas de venta, facturas, roles de pago, rutinas de procedimientos, manual de contabilidad, instructivo sobre manejo de bodegas, reglamentos sobre administración de fondos, procedimientos para el manejo de fondo de caja chica, estados financieros.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Jefe de Dirección de Finanzas y Contabilidad.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Estudios Superiores de Contabilidad, Economía, Finanzas con carnet de CPA.

Dos años de experiencia profesional

Conocimiento de leyes tributarias vigentes

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDADÁREA: ADMINISTRATIVA FINANCIERADENOMINACIÓN DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLEREPORTA A: CONTADORSUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad como comprobantes de venta, comunicaciones internas.

Registro contable de las facturas para el pago y comprobar que incluyan los soportes respectivos.

Registrar cheques emitidos y órdenes de pago.

Efectuar conciliaciones de las cuentas bancarias y registros contables de las partidas de conciliación.

Revisar cuentas contables: seguros, anticipos a proveedores, roles de pago, etc.

Revisar, verificar conformidad de retenciones tributarias y movimientos de inventarios.

Cumplir con las normas y procedimientos de control administrativos emitidos por la empresa.

Participar en proyectos y trabajos especiales asignados al departamento.

Verificar los suministros y materiales de oficina cubran las necesidades de trabajo.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Contador.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Cursar estudios Superiores

Un año de experiencia

Conocimiento de Leyes tributarias vigentes

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSÁREA: ADMINISTRATIVA-TALENTO HUMANODENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOSREPORTA A: GERENTE GENERALSUPERVISA A: PERSONAL DE LA EMPRESA

2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su

actividad.

Control de cumplimiento de pago de sueldos, décimos, y otros bonificaciones que otorgue la empresa.

Otorga permisos para estudios, cursos de capacitación, calamidades domésticas.

Verificar que el espacio físico funcional permita al personal desarrollar con eficiencia sus tareas.

Selección y reclutamiento del personal idóneo.

Coordinar charlas de capacitación en las diferentes áreas de la empresa.

Vigilar que se cumpla con las normas internas de la empresa y la disciplina.

Medición de las competencias del personal.

Realizar motivaciones al personal.

Velar por el Bienestar Social.

Cumplir con las normas y procedimientos de control administrativos emitidos por la empresa.

Participar en proyectos y trabajos especiales asignados al departamento.

Reglamento Interno de Personal

Procedimientos de reclutamiento y selección

Manual de clasificación de puestos

Cuadros de asignación de tareas

Reglamento de escalafón

Llevar un control del historial del empleado, evaluación de rendimiento, permisos, nombramientos, vacaciones, asignación de tareas, currículum vitáe, contrataciones de personal, control de asistencia, credencial del empleado, clasificación de puestos, organigrama de posición de personal, plano de distribución de puestos de trabajo, distributivo de sueldos y beneficios sociales.

Coordinar entrevistar para personal.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Gerencia General.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título Superior en Dirección de Recursos Humanos

Tres años de experiencia profesional

Hablar idioma inglés

Tener conocimientos sobre manual de clasificación de puestos, escala de sueldos y salarios, Instructivo de selección y reclutamiento, programas de capacitación.

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSÁREA: ADMINISTRATIVA-TALENTO HUMANODENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOSREPORTA A: JEFE DE RECURSOS HUMANOSSUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Ayuda en el control de cumplimiento de pago de sueldos, décimos, y otras bonificaciones que otorgue la empresa.

Realiza llamadas para selección de personal.

Coordinar charlas de capacitación en las diferentes áreas de la empresa.

Cumplir con las normas y procedimientos de control administrativos emitidos por la empresa.

Participar en proyectos y trabajos especiales asignados al departamento.

Reglamento Interno de Personal

Procedimientos de reclutamiento y selección

Manual de clasificación de puestos

Cuadros de asignación de tareas

Reglamento de escalafón

Llevar un archivo de control del historial del empleado, evaluación de rendimiento, permisos, nombramientos, vacaciones, asignación de tareas, currículum vitáe, contrataciones de personal, control de

asistencia, credencial del empleado, clasificación de puestos, organigrama de posición de personal, plano de distribución de puestos de trabajo, distributivo de sueldos y beneficios sociales.

Coordinar entrevistar para personal.

Verificar los suministros y materiales de oficina cubran las necesidades de trabajo.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Jefe de Recursos Humanos.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Cursar estudios Superiores

Un año de experiencia

Conocimientos actualizados de computación.

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓN

DEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICAÁREA: ADQUISICIONES-LOGÍSTICADENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICAREPORTA A: GERENTE GENERALSUPERVISA A: PERSONA ENCARGADA DE ADQUISICIONES2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Llevar una base de datos de los proveedores.

Llevar un control de inventarios de materia prima, maquinarias, herramientas y suministros para la producción.

Presentar cuadros comparativos de cotizaciones al área de contabilidad para la aprobación de las órdenes de compra.

Verificar que los materiales adquiridos cumplan las especificaciones de las órdenes de compra.

Entregar al Departamento Contable todos los documentos de la compra (cotización, orden de compra, factura, garantías) para el trámite del pago.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Gerencia General.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título Superior en Ingeniería Comercial, Marketing.

Tres años de experiencia profesional

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓN

DEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICAÁREA: ADQUISICIONES-LOGÍSTICADENOMINACIÓN DEL CARGO: PERSONA ENCARGADA DE ADQUISICIONESREPORTA A: JEFE DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICASUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Llevar una base de datos de los proveedores.

Llevar un control de inventarios de materia prima, maquinarias, herramientas y suministros para la producción.

Verificar que los materiales adquiridos cumplan las especificaciones de las órdenes de compra.

Recepción de la mercadería adquirida.

Visita a proveedores, consigue muestras, negocia créditos, descuentos.

Coordina el transporte para la compra de la mercadería

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Jefe de Dirección de Adquisiciones y Logística.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Bachiller, Cursar estudios Superiores, Tecnólogos.

Tres años de experiencia

DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Y ACABADOS

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Y ACABADOSÁREA: PRODUCCIÓNDENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE PRODUCCIÓN Y ACABADOSREPORTA A: GERENCIA GENERALSUPERVISA A: SUPERVISORES Y OBREROS2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Verificar que el proceso de producción cumpla con todas las normas de calidad establecidas por la empresa.

Verificar que en los procesos de producción no existan cuellos de botella, es decir, procesos que estanquen la producción.

Controlar que los pedidos sean despachados en los tiempos requeridos.

Controlar los desperdicios de los productos.

Controlar que las maquinarias y los obreros trabajen coordinadamente.

Reportar daños en las maquinarias a la Gerencia.

Llevar un control de la producción diaria.

Controlar que el producto final tenga la calidad requerida.

Brindar asesoramiento técnico a los clientes que lo requieran.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Gerencia General.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título superior.

Tres años de experiencia

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Y ACABADOSÁREA: PRODUCCIÓNDENOMINACIÓN DEL CARGO: SUPERVISORESREPORTA A: JEFE DE PRODUCCIÓN Y ACABADOSSUPERVISA A: OBREROS2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Controlar que el proceso de producción cumpla con todas las normas de calidad establecidas por la empresa.

Controlar que en los procesos de producción no existan cuellos de botella, es decir, procesos que estanquen la producción.

Controlar que los pedidos sean despachados en los tiempos requeridos.

Controlar los desperdicios de los productos.

Controlar que las maquinarias y los obreros trabajen coordinadamente.

Reportar daños en las maquinarias al Jefe de Producción.

Llevar un control de la producción diaria.

Llevar un control de bodega.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Jefe de Producción.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título bachiller, tecnólogo.

Tres años de experiencia

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN Y ACABADOSÁREA: PRODUCCIÓNDENOMINACIÓN DEL CARGO: OBREROSREPORTA A: SUPERVISORSUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Manejar el proceso de producción, el cual debe cumplir con todas las normas de calidad establecidas por la empresa.

Trabajar en los pedidos requeridos por el Departamento de Comercialización y Ventas.

Controlar los desperdicios de los productos.

Revisar que las maquinarias trabajen adecuadamente.

Reportar daños en las maquinarias al Supervisor.

Llevar control de bodega.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Supervisor.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título bachiller.

Tres años de experiencia

DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS 1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTASÁREA: COMERCIALIZACIÓN Y VENTASDENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE DIRECCIÓNREPORTA A: GERENCIA GENERALSUPERVISA A: VENDEDORES2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Llevar una base de datos de los clientes.

Realizar Publicidad creativa para promocionar los productos.

Controla la cartera de clientes y hace seguimiento de las ventas.

Realiza el Brochure de la empresa

Coordina con el Departamento Contable La cartera de cuentas por cobrar.

Coordina entrega de Mercaderías con el cliente.

Realiza las cotizaciones requeridas.

Coordina con Producción los despachos de mercadería.

Crear estrategias de mercado.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Gerencia General.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título superior en Comercialización, Marketing.

Tres años de experiencia profesional.

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTASÁREA: COMERCIALIZACIÓN Y VENTASDENOMINACIÓN DEL CARGO: VENTASREPORTA A: JEFE DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTASSUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Realizar visitas periódicas a los clientes.

Realizar cobranzas.

Coordina entrega de Mercaderías.

Informa al Jefe de Comercialización y Ventas sobre los pedidos requeridos.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Jefe de Comercialización y Ventas.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título bachiller.

Tres años de experiencia.

DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAÁREA: TECNOLOGÍA Y VENTASDENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAREPORTA A: GERENCIA GENERALSUPERVISA A: INGENIEROS EN SISTEMAS2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Verificar que se realicen los controles técnicos en las computadoras de la empresa.

Verificar que los programas informáticos estén actualizados y cumplan su función.

Brindar charlas al personal de actualizaciones informáticas y capacitaciones en programas.

Estudios de Tecnologías.

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por la Gerencia General.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título superior en Sistemas, Informática, Programas.

Tres años de experiencia profesional.

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓNDEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAÁREA: TECNOLOGÍA Y VENTASDENOMINACIÓN DEL CARGO: INGENIEROS EN SISTEMAS Y TECNOLOGÍAREPORTA A: JEFE DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍASUPERVISA A: NINGUNO2.- FUNCIONES ESPECÍFICAS

Recepción de todo tipo de documento que tenga que ver con su actividad.

Controles técnicos en las computadoras de la empresa.

Mantenimientos periódicos en las computadoras.

Incorporar programas informáticos actualizados

Mantenimientos periódicos a la maquinaria de producción.

Estudios de Tecnologías

Otras, que en el ámbito de sus funciones, le sean asignadas por el Jefe de Sistemas y Tecnologías.

4.- CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS El puesto requiere iniciativa y criterio para su ejecución

Exige responsabilidad en el manejo de la documentación

Trabajo sujeto a normas y procedimientos establecidos

Requiere capacidad perceptiva

Debe mantener confidencialidad sobre el manejo de la información a su cargo.

Título superior en Sistemas, Informática, Programas.

Tres años de experiencia profesional.

TÍTULO IV.- GLOSARIO DE TÉRMINOS

ADMINISTRACIÓN: Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos organizacionales, para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz.ANÁLISIS ORGANIZACIONAL: Examen de las condiciones actuales y futuras de la organización, sus recursos disponibles y necesarios, potencialidades y habilidades y fortalezas y debilidades.AUTORIDAD DE LÍNEA: Autoridad formal para dirigir y controlar los subordinados inmediatos.AUTORIDAD: Derecho formal y legítimo de tomar decisiones, impartir órdenes y asignar recursos para alcanzar resultados organizacionales.CADENA JERÁRQUICA: Línea continua de autoridad que va de la cima hasta la base e indica quién se subordina a quién.CALIDAD: Conformidad con las exigencias, la adecuación a la finalidad o uso y la capacidad de atender durante todo el tiempo las necesidades del cliente.CLIENTE, USUARIO O CONSUMIDOR: Persona u organización que utiliza los productos o servicios para satisfacer sus necesidades.COMPROMISO: Es la decisión cuando hay certeza en cuanto a las causas de las alternativas disponibles, per ambigüedad e incertidumbre respecto a las preferencias de los resultados esperados.CONTROL: Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño, para garantizar que se consigan los objetivos organizacionales y los planes establecidos para alcanzarlos.DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Actividad a largo plazo, apoyada por la alta dirección, para mejorar los procesos de resolución de problemas y renovación organizacional utilizando la teoría y la tecnología de las ciencias del comportamiento.DESEMPEÑO: Manera como se ejecuta determinada actividad.EFICACIA: Grado de consecución de objetivos organizacionales por una persona.EFICIENCIA: Grado de alcance de objetivos individuales por una persona.

ESTÁNDARES DE CALIDAD: Referencias utilizadas para evaluar y comparar calidad.HABILIDAD: Capacidad de transformar el conocimiento en acción y lograr el desempeño esperado.JERARQUÍA DE OBJETIVOS: Orden o gradación de categorías de objetivos.JERARQUÍA: Número de escalones de autoridad en una estructura organizacional.MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES: Es utilizado como instrumento de trabajo en la administración moderna, además sirve de fuente de información interna y externa, tanto de directivos y funcionarios como del público.NORMAS DE COMPORTAMIENTO: Maneras comunes y compartidas de actuar en la organización, que persisten porque los miembros tienden a comportarse de la manera como esas prácticas enseñan a los nuevos miembros de la organización.NORMAS: Planes operacionales relacionados con el comportamiento de las personas.OBJETIVOS: Resultados específicos o metas que se desea alcanzar.PROCEDIMIENTOS: Planes operacionales relacionados con métodos de trabajo.PROCESO: Secuencia o sucesión de etapas de un trabajo.PRODUCTIVIDAD: Salida de productos y servicios de una organización, dividida entre sus entradas o insumos.PROGRAMAS: Planes operaciones relacionados con el tiempo.RESULTADO: Producto final de cierta actividad.TOMA DE CONCIENCIA: Noción clara de la necesidad de hacer o cambiar alguna cosa.

TÍTULO V.- ASPECTOS A CONSIDERAREl objetivo del Manual de Organización y Procedimientos es lograr que los parámetros establecidos sean cumplidos e implantados correctamente, esto dará como resultado mejoras a los niveles de eficiencia y eficacia en la gestión administrativa y un fortalecimiento de su estructura organizacional, posicional y funcional.Es importante: Verificar el cumplimiento del Manual de Organización y Funciones

implementado en la empresa.

Evaluar el impacto que tendrá la aplicación del Manual de Organización y Funciones.

Promover la actividad de control de funciones para elevar el grado de eficiencia en cada departamento.

Constatar la efectividad de las funciones establecidas.

Tomar acciones correctivas para el cumplimiento de objetivos y metas.

La coordinación entre departamentos, se debe realizar un proceso de retroalimentación.

El Manual de Organización y Procedimientos permitirá tener una administración bien organizada y eficiente.

2.1             Estructura humana y material

2.1.1       Comité de seguridad y salud en el trabajo

El Comité está conformado por tres representantes de los colaboradores y tres representantes del empleador, con sendos suplentes. El comité ha sido nombrado para un período de un año. Los miembros del Comité son colaboradores de la Compañía, son mayores de edad, tienen conocimientos básicos de seguridad y salud en el trabajo y son conocedores del proceso productivo de la Compañía.

NEGOCIO PECUARIO PUEMBO SUBCOMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE PRONACACRONOGRAMA ANUAL DE TRABAJO 2009

Actividades planificadas acorde al numeral 10 del Art. 14 del Reglamento

de SST

Tiempo en que se cumplirán las actividadesENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV

Promoción de la seguridad X X X XRevisión del Reglamento Interno SST XRevisión de planta física y equipos Contra incendios

X X X

Reuniones del Subcomité X X X X X X X X X X XCampañas de prevención de riesgos X X X XCumplimiento matriz de capacitación X X X XVerificación cumplimiento presupuesto X X X X X X X X X X XVerificación mantenimiento equipos SST

X X X X X

Son funciones del comité:

        Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias de prevención de riesgos del trabajo.

        Analizar y opinar sobre el Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo de la Compañía, a tramitarse en el Ministerio de Trabajo y Empleo. Así mismo, tendrá facultad para, de oficio o a petición de parte, sugerir o proponer reformas a dicho Reglamento.

        Realizar la inspección general de edificios, instalaciones y equipos de los centros de trabajo, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias.

        Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados, sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan en la Compañía.

        Realizar sesiones mensuales.        Cooperar y realizar campañas de prevención de riesgos y procurar que

todos los colaboradores reciban una formación adecuada en dicha materia.        Analizar las condiciones de trabajo en la Compañía y solicitar a sus

directivos la adopción de medidas de seguridad y salud en el Trabajo.        Vigilar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

2.1.2       Jefe de la Unidad de Seguridad y Salud

Se nombra como Jefe de la Unidad de Seguridad y Salud a Francisco Valencia

Pronaca cuenta con equipos para medir nivel de luz, estrés térmico por el método de WBGT, ruido, amoniaco, monóxido de carbono, límite inferior de inflamabilidad, oxígeno, gas sulfídrico, cloro, compuestos de vapores orgánicos. La Compañía a establecido que cuando sea necesario realizar mediciones de higiene industrial adicionales a estas se contratará a una compañía idónea para realizarlas.

En el numeral 3.2 de esta sección se encuentra el presupuesto que maneja el Jefe de la Unidad de Seguridad y Salud y/o Responsable de Prevención de Riesgos. las siguientes serán sus funciones:

        Reconocimiento, detección y evaluación de los riesgos.        Control de riesgos ocupacionales.        Promoción y adiestramiento de los colaboradores.        Registro de la accidentalidad, ausentismo y evaluación estadística de los

resultados.        Trabajo coordinado y planificado con el SMDE.        Asesoramiento técnico, en materias de control de incendios,

almacenamientos adecuados, protección de maquinaria, instalaciones eléctricas, primeros auxilios, control y educación de la salud, con énfasis en los aspectos preventivos relacionados con el trabajo, ventilación, protección personal y demás materias contenidas en la norma vigente.

        Colaborar en la prevención de riesgos que efectúen los organismos del sector público y comunicar los accidentes y enfermedades profesionales que se produzcan, en el plazo requerido, al IESS, Comité Interinstitucional y a la Unidad de seguridad y salud en el trabajo del Ministerio de Trabajo y Empleo, así como también remitir al Ministerio de Trabajo y Empleo el consolidado semestral de accidentalidad y morbilidad laboral por grupos de riesgo.

La persona Jefe de la Unidad de Seguridad y Salud y/o Responsable de Prevención de Riesgos, tendrá la siguiente documentación a cargo:

        Planos generales del recinto laboral, en escala 1:100, con señalización de todos los puestos de trabajo e indicación de las instalaciones que definen los objetivos y funcionalidad de cada uno de estos puestos laborales, lo

mismo que la secuencia del procesamiento fabril con su correspondiente diagrama de flujo.

        Los planos de las áreas de puestos de trabajo, que en el recinto laboral evidencien riesgos que se relacionen con higiene y seguridad industrial incluyendo, además, la memoria pertinente de las medidas preventivas para la puesta bajo control de los riesgos detectados.

        Planos completos con los detalles de los servicios de: Prevención y de lo concerniente a campañas contra incendios del establecimiento, además de todo sistema de seguridad con que se cuenta para tal fin.

        Planos de clara visualización de los espacios funcionales con la señalización que oriente la fácil evacuación del recinto laboral en caso de emergencia.

2.1.3       Servicio Médico de Empresa

Para llevar el control de la vigilancia de la salud se nombra como médico de empresa al doctor Pablo Flores.

En el numeral 3.2 de esta sección se encuentra el presupuesto que maneja el Servicio Médico de Empresa.

El Servicio Médico de Empresa tiene las siguientes funciones:

        Realizar los exámenes médicos de preingreso, de ingreso, periódicos, de retiro y de reingreso.

        Establecer un servicio de salud en el trabajo con una orientación principalmente preventiva.

        Mantener actualizados los datos estadísticos referentes a enfermedades ocupacionales, incidentes y accidentes incapacitantes.

        Colaborar en la identificación y evaluación de los riesgos que puedan afectar a la salud en el lugar de trabajo.

        Colaborar con la vigilancia de las prácticas de trabajo que puedan afectar la salud de los colaboradores.

        Participación en el desarrollo de programas para el mejoramiento de las prácticas de trabajo, así como en las pruebas y evaluaciones de los equipos en relación con la salud.

        Vigilancia de la salud de los colaboradores basada específicamente en la exposición laboral.

        Investigación de posibles enfermedades ocupacionales.        Fomento de la adaptación del trabajo a los colaboradores.        Asistencia en pro de la adopción de medidas de rehabilitación profesional.        Colaboración en la difusión de información, y educación en áreas de la

salud del colaborador.        Organización de los primeros auxilios y de la atención de urgencias.        Participar en los análisis de los accidentes y enfermedades del trabajo.        Trabajo coordinado y planificado con la Unidad de Seguridad y Salud.        Cumplir las funciones de prevención y fomento de la salud de sus

colaboradores dentro de los locales laborales, evitando los daños que pudieran ocurrir por los riesgos comunes y específicos de las actividades

que desempeñan, procurando en todo caso la adaptación científica del hombre al trabajo y viceversa.

        Estudio y vigilancia de las condiciones ambientales en los sitios de trabajo, con el fin de obtener y conservar los valores óptimos posibles de ventilación, iluminación, temperatura y humedad.

        Estudio de la fijación de los límites para una prevención efectiva de los riesgos de intoxicaciones y enfermedades ocasionadas por: ruido, vibraciones, trepidaciones, radiación, exposición a solventes y materiales líquidos, sólidos o vapores, humos, polvos, y nieblas tóxicas o peligrosas producidas o utilizadas en el trabajo.

        Análisis y clasificación de puestos de trabajo, para seleccionar el personal, en base a la valoración de los requerimientos psicofisiológicos de las tareas a desempeñarse, y en relación con los riesgos de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.

        Promoción y vigilancia para el adecuado mantenimiento de los servicios sanitarios generales, tales como: comedores, servicios higiénicos, suministros de agua potable y otros en los sitios de trabajo.

        Vigilancia de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 42 de Código del Trabajo, controlando además, que la alimentación sea hecha a base de los mínimos requerimientos dietéticos y calóricos.

        Colaboración en el control de la contaminación ambiental en concordancia con la Ley respectiva.

        Presentación de la información periódica de las actividades realizadas, a los organismos de supervisión y control.

        Apertura de la ficha médica ocupacional al momento de ingreso de los colaboradores a la Compañía, mediante el formulario que al efecto proporcionará el IESS.

        Examen médico preventivo anual de seguimiento y vigilancia de la salud de todos los colaboradores.

        Examen especial en los casos de colaboradores cuyas labores involucren alto riesgo para la salud, el que se realizará semestralmente o a intervalos más cortos según la necesidad.

        Atención médico-quirúrgica de nivel primario y de urgencia.        Transferencia de pacientes a Unidades Médicas del IESS, cuando se

requiera atención médica especializada o exámenes auxiliares de diagnóstico.

        Mantenimiento del nivel de inmunidad por medio de la vacunación a los colaboradores y sus familiares, con mayor razón en tratándose de epidemias.

        Integrar el Comité de seguridad y salud de la Compañía y asesorar en los casos en que no cuente con un técnico especializado en esta materia.

        Colaborar con la Unidad de seguridad y salud de la Compañía en la investigación de los accidentes de trabajo.

        Investigar las enfermedades ocupacionales que se puedan presentar en la Compañía.

        Llevar la estadística de todos los accidentes producidos, según el formulario del IESS, a falta de un Departamento de Seguridad en la Compañía.

        Divulgar los conocimientos indispensables para la prevención de enfermedades ocupacionales y accidentes de trabajo.

        Organizar programas de educación para la salud en base a conferencias, charlas, concursos, recreaciones, y actividades deportivas destinadas a mantener la formación preventiva de la salud y seguridad mediante cualquier recurso educativo y publicitario.

        Colaborar con las autoridades de salud en las campañas de educación preventiva y solicitar asesoramiento de estas Instituciones si fuere necesario.

        Asesorar a la Compañía en la distribución racional de los colaboradores y empleados según los puestos de trabajo y la aptitud del personal.

        Elaborar la estadística de ausentismo al trabajo, por motivos de enfermedad común, profesional, accidentes u otros motivos y sugerir las medidas aconsejadas para evitar estos riesgos.

        Controlar el trabajo de mujeres, menores de edad y personas disminuidas física y/o psíquicamente y contribuir a su readaptación laboral y social.

        Clasificación y determinación de tareas para los colaboradores mencionados en el literal anterior.

3                   PLANIFICACIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

3.1             Objetivos y metas 3.2            

OBJETIVO 2009 Meta anual

DIAGNOSTICO DE GESTIÓN O PROGRAMASCalifica % de cumplimiento frente a los diferentes requisitos de la gestión o los programas de SSO

> 70 %

CONTROL RIESGOS% de cumplimiento del control de los riesgos laborales identificados como No tolerables

> 80 %

TASA DE ACCIDENTABILIDAD LABORALTasa de gravedad y frecuencia de los accidentes

< 10

PREPARACIÓN EMERGENCIAS% de cumplimento de los simulacros semestrales con la participación de todos los colaboradores

100%

USO DE PRESUPUESTOUso adecuado y optimizado del presupuesto

. +- 2 %

3.3             Asignación de recursos

La alta dirección, a través de su Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, se compromete a entregar los recursos necesarios para el buen desarrollo de la gestión de la seguridad y la salud. Estos recursos serán asignados en conjunto con el análisis de presupuesto que anualmente realiza la compañía.

PRESUPUESTO GENERAL EN SEGURIDAD INDUSTRIAL ( Anexo )

PRESUPUESTO GENERAL EN SALUD OCUPACIONAL ( Anexo)

3.4             Procedimientos

PRONACA ha elaborado un manual de procedimientos (Sección 4), el cual incluye todas las actividades preventivas, proactivas y reactivas o reparadoras que se llevarán a cabo, precisándose qué, quién y cómo se llevarán a cabo en los niveles administrativo, técnico y del talento humano, para las actividades presentes.

3.5             Índices de medición

La compañía adopta los índices de control establecidos en la ley con el fin de mantener un panorama claro sobre los aspectos relacionados a los accidentes laborales y establece índices de gestión para evaluar su desempeño en los tres niveles de gestión.

# FACTOR CRÍTICO INDICADOR UNIDAD FRECUENCIA FÓRMULA

1Promedio de días perdidos por accidente.

Tasa de riesgo (TR)

d/acc Mensual

2Accidentes por hora hombre trabajada.

Índice de frecuencia (If)

Acc/h-H Mensual

3Días perdidos por hora hombre trabajada.

Índice de gravedad (Ig)

d/h-H Mensual

4Refleja la proporción de los costos de la inseguridad

Costo de la inseguridad

(CI)% Trimestral

5

Indica el porcentaje de reducción de la accidentalidad con relación al periodo precedente.

Indice de accidentalidad

(IA)% Trimestral

6Refleja la proporción de riesgos controlados contra riesgos existentes.

Eficiencia de la seguridad (ES)

% Trimestral

7

Refleja la velocidad de aparición de una situación contra la población sana al inicio del período

Incidencia acumulada de

posibles enfermedades ocupacionales

(IAEO)

N/A Trimestral

8Refleja una realidad en un momento dado con relación a la población de ese momento

Prevalencia de posibles

enfermedades ocupacionales

(PEP)

N/A Trimestral

9

Refleja la proporción de horas de capacitación realizadas con relación a las programadas.

Horas de capacitación

efectivas (HC)% Trimestral

10

Refleja la proporción entre el dinero invertido en seguridad y salud y lo presupuestado para el mismo período.

Dinero invertido en seguridad y salud (DISS)

% Trimestral

 Dirección Corporativa de Auditoría Interna

La auditoría interna es una función independiente en la organización, que deberá realizar procedimientos a través de los cuales verifique el cumplimiento de las medidas aprobadas para la protección de la información de PRONACA. Sus principales responsabilidades son: Gestionar autoevaluaciones de control, y verificar los resultados mediante pruebas independientes. Confirmar que se implementan en los sistemas todos los parámetros definidos en las normas, procedimientos y estándares específicos. Revisar los permisos relacionados con los accesos de los usuarios a los sistemas, verificando su autenticidad y correcta autorización. Controlar periódicamente que solamente los usuarios autorizados tengan acceso a los sistemas. 

Analizar e informar cualquier evento que atente contra la seguridad de la información. Mantener un archivo con los soportes de las tareas relacionadas con la seguridad.   Documentación de Referencia Política General de Seguridad de la Información

OBJETIVO

Definir las funciones de los diferentes cargos de PRONACA y sus Compañías Relacionadas.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a Pronaca y sus Compañías Relacionadas.

EXPOSICION DEL PROCEDIMIENTO

 Comité de Seguridad de la Información Los integrantes del Comité de Seguridad de la Información de PRONACA son: Director Corporativo Financiero AdministrativoDirector Corporativo de ContraloríaDirector Corporativo de Tecnología y MediosDirector Corporativo de Desarrollo OrganizacionalDirector Corporativo de Auditoría InternaCoordinador de Aseguramiento de la Información El Director Corporativo Financiero Administrativo es el Presidente del Comité de Seguridad de la Información. Las principales responsabilidades del Comité de Seguridad de la Información son: 

     Definir las normas generales de Seguridad de la Información a través de las políticas respectivas y proceder a su publicación para el correspondiente compromiso de todos los usuarios.

      Asegurar que los objetivos de protección de la información sean

consistentes con los planes estratégicos de la organización y con otras políticas de seguridad existentes.

 

     Asegurar el desarrollo de un Plan de Contingencias que permita la continuidad del negocio, su actualización y pruebas adecuadas.

      Definir otros roles y responsabilidades en los temas relacionados con

la seguridad de la información, según se requiera. 

    Manejar los incidentes de seguridad. Definir las acciones a seguir en caso de situaciones no previstas en relación a la seguridad o ante casos de incumplimiento de la normativa.

    Actuar como patrocinador en proyectos de seguridad de la

información que requieran de soporte externo. 

    Efectuar reuniones periódicas (y de frecuencia preestablecida) para evaluar las nuevas necesidades, los resultados del seguimiento a la normativa y/o los principales incidentes ocurridos en relación con la seguridad.   

Dueños de la Información

Se definen como Dueños de la Información a todos los Gerentes de Negocio y Directores Corporativos de cada una de las diferentes áreas de PRONACA para la información correspondiente a sus áreas de trabajo. Pueden definirse delegados explícitos para aquellos casos en que el dueño primario lo vea necesario debido a la criticidad de la información y/o para agilitar la operatoria de ciertos procedimientos. Sin embargo, la responsabilidad sobre la protección de los datos no se puede delegar, y solamente se pueden asignar a un colaborador del área respectiva (Delegado) las tareas operativas de administración y control de las medidas de seguridad correspondientes a su información. Las principales responsabilidades de los Dueños de la Información son: 

         Participar en toda actividad requerida para garantizar la implantación de la Política General de Seguridad de la Información y normativa relacionada en su área de responsabilidad.

          Identificar toda la información que corresponde a su área de

responsabilidad, cualquiera sea su forma y medio de conservación. 

         Clasificar todos los datos de su propiedad de acuerdo con el grado de criticidad de los mismos y mantener un registro actualizado de la información muy sensible (Secreta).

          Autorizar accesos diferenciados a sus datos al personal de la

compañía y/o terceros de acuerdo con sus respectivas funciones y basado en la “necesidad de trabajo”, y asegurar que los accesos permanecen autorizados, ejecutando al menos con frecuencia

establecida en la Política de Administración General de Perfiles y Accesos la revisión de los accesos concedidos.

          Autorizar cualquier transmisión, envío, impresión y/o destrucción de

información muy sensible (Secreta) y conservar la información relacionada con su protección. 

  

Dirección Corporativa de Tecnología y Medios Las principales responsabilidades de la Dirección Corporativa de Tecnología y Medios consisten en: 

Definir e implementar toda Práctica, Procedimiento y Función de Software y Hardware requerida para garantizar la implantación de la Política General de Seguridad de la Información y normativa relacionada.  

Ser un ente proactivo en la generación de Políticas que soporten la protección de información y sus recursos, en cuanto se relacione con “información electrónica”. 

Los responsables por centros anexos se refieren a cada uno de los centros de cómputo o sitios donde se encuentren equipos de procesamiento, de comunicación y/o de almacenamiento, los cuales serán responsables de: 

Implementar las medidas de seguridad físicas definidas para la protección de la información. 

         Solicitar la asistencia del Coordinador de Aseguramiento de la Información en caso de necesitar adaptar las definiciones de la normativa a casos específicos.

  Disponer la efectiva custodia de las claves de mayor riesgo de los

sistemas, mediante su conservación en soportes impresos.  Coordinador de Aseguramiento de la Información  El Coordinador de Aseguramiento de la Información tiene a su cargo la definición y el mantenimiento del marco normativo y el asesoramiento a todo el personal de la compañía para su implementación.  Sus principales responsabilidades son: Entender las necesidades de seguridad de la información para el negocio de PRONACA y su importancia para la organización, a fin de implementar y monitorear las políticas, normas y procedimientos de seguridad que cubran los objetivos del negocio. Implementar en conjunto con Desarrollo Organizacional un programa de concientización permanente de usuarios sobre la seguridad de la información y su mantenimiento a futuro, que incluya sesiones de entrenamiento general y específico por áreas y diversos niveles de la organización. Colaborar en la inducción a la seguridad de la información para empleados nuevos.

 Identificar las necesidades de capacitación en seguridad de la información. Mantener actualizada la normativa de seguridad y la lista de todos los Dueños de la Información / Delegados. Dar soporte a los usuarios en los procesos de:

 o       definición de los Dueños de la Información /

Delegados o       identificación de la información sensible o       identificación de las medidas de seguridad

necesarias en cada nuevo sistema de aplicación o desarrollo para cumplir con la normativa

o       seguimiento a la implementación de dichas medidas 

Participar en la investigación y recomendación de productos de seguridad en conjunto con la Dirección de Tecnología y Medios, para la implementación de las medidas de seguridad en los sistemas.

 Participar en el proceso de evaluación de riesgos, planificación de contingencias, y en la prueba e implementación de los planes de recuperación ante desastres definidos.

 Participar en el desarrollo de indicadores o métricas para tecnología de información, a fin de medir la efectividad de los procedimientos administrativos.

Nuestro personal tiene el compromiso para producir productos de calidad enfocados en la visión de la empresa que es consolidarse en 3 años como una empresa grande que ofrezca sus productos y servicios en todas las ciudades del Ecuador.

Contador

  De los factores analizados para determinar cual es su mayor grado de responsabilidad según el cuestionario es la de Supervisión del trabajo de otras personas ya que debe de supervisar directamente el trabajo del asistente contable, su responsabilidad principal es el area contable.

Las aptitudes mas importantes con la que debe contar el Auditor Contador son:

A.NIVEL ACADÉMICO. B.CAPACIDAD DE JUICIO. C.COORDINACIÓN GENERAL.

  Se considera que la experiencia es fundamental para este puesto ya que debe de contar con por lo menos 5 años de experiencia.

Los principales factores para el evaluar el desempeño son:

A.ACTITUD PARA EL TRABAJO. B.CALIDAD COORDINADORA. C.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO. D.HONRADEZ.   Los factores que mas contribuyen para el buen desempeño del puesto son:

A.MATERIALES DE TRABAJO. B.AMBIENTE LABORAL.   Con respecto a las aptitudes que debe tener el que ocupe el puesto son Coordinación general (para llevar a cabo una contabilidad coherente con la realidad de la empresa), Capacidad de juicio (para analizar las diferentes alternativas frente aun problema o una premura en el tiempo), Nivel académico (debe de estar bien capacitado al ida con las ultimas disposiciones legales tributarias).   En lo referente a los factores de medición de desempeño son los siguientes:

A.ACTITUD PARA EL TRABAJO B.CALIDAD COORDINADORA C.CONOCIMIENTOS DEL PUESTO D.HONRADEZ   Los factores que contribuyen al nivel de desempeño son:

A.MATERIALES DE TRABAJO. B.AMBIENTE LABORAL C.EQUIPAMIENTO D.ACONDICIONAMIENTO DE PLANTA.   Las principales aptitudes que señala el cuestionario son, Habilidad expresiva (para explicar los alcances de las posiciones contables en el ejercicio, en su interacción con las demás areas y principalmente con la gerencia ), coordinaciones (con respecto a la parte interna y externa a la empresa) la Capacidad de juicio (por cumplir con las principales políticas de la empresa) y Nivel académico (por dos factores por que además de ser contador debe de ser un auditor reconocido por el Colegio deContadores ).

Debe de considerarse para medir su desempeño tres factores principalmente Actitud para el trabajo (debe de entregarese por completo al su responsabilidad dentro de la empresa) Los conocimientos del puesto (relacionado directamente con la experiencia y el giro del negocio) y el ultimo y tal vez mas importante La honradez (por la información que maneja de carácter importante).

El mas importante de los factores que contribuyen al desempeño es el ambiente laboral (relacionado con la independencia en su trabajo).

2. Del modelo para el estudio administrativo enfocado a la organización seleccionada, desarrolle los siguientes puntos (solamente hasta la fase de Diagnóstico), respecto a un problema o situación que deba ser atendida. Para el efecto debe seguir los siguientes puntos de la secuencia señalada en el texto:

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN:

Denominación: PROCESADORA NACIONAL DE ALIMENTOS C. A.Lugar y fecha de creación: Quito, 1957 Dirección: Av. Interoceánica Sector Chiche PuemboTeléfono y Fax: 2390-310 ext. 101E-mail: www. pronaca.comPortafolio de Productos: Alimento Balanceado PROAVES, PROCERDOS, PROGANADO, PROCUYES & CONEJOS, PROTILAPIA, PROBIRD, PROCAMARÓN.Presencia: La compañìa tiene representación tanto a nivel Local e Internacional

Actividad Económica: PRONACA es el resultado de años de trabajo, creatividad y constancia. Como empresa procesadora y comercializadora de alimentos ha alcanzado el reconocimiento por la alta calidad de sus productos que provienen de los sectores: cárnico, agroindustrial y acuacultura. Sus actividades tienen su soporte fundamental en las necesidades de sus consumidores y en el compromiso diario de sus colaboradores. La experiencia en el Ecuador, le ha permitido extender sus fronteras con actividades productivas y comerciales hacia Brasil, Colombia, España y Estados Unidos. Es una empresa comprometida con el mejoramiento de la calidad de vida de sus consumidores, clientes y colaboradores. Trabaja todos los días en la elaboración de productos confiables, ofrece miles de fuentes de trabajo digno y apoya al desarrollo de las zonas rurales del país. PRONACA es una empresa ecuatoriana, que goza de confianza y aceptación dentro y fuera del país. Es una organización que contribuye a mejorar la productividad agrícola e industrial del Ecuador.

2. JUSTIFICACIÓN:

La empresa PRODEMSA CIA.LTDA. tiene claro que el control del Archivo de diversa documentación es importante porque es la evidencia física de toda la actividad comercial de la empresa por los que se ve en la necesidad de tecnificarlo, en este caso la pérdida, daños o confusiones involuntarias en el momento de archivar la documentación han ocasionado problemas no sólo en el área administrativa sino también en la distorsión de información por lo que se toma la decisión de realizar con el Departamento de Sistemas y Tecnologías un programa de archivo virtual; es decir que toda la documentación física existente deberá ser también documentación computarizada. La justificación es la de cambiar el antiguo sistema de archivo donde toda la información se encuentra guardada en enormes ficheros o folders complicados de manipular por una rápida y tecnificada archivación virtual. De tal manera que la información no se pierda ni se extravíe y se pueda atender la documentación con rapidez y fácil de manejar pero con la seguridad del caso.

3.- OBJETIVOS:

Garantizar un eficiente manejo en el archivo de la información.

Trabajar de forma rápida optimizando recursos.

Viabilizar la coordinación entre los diferentes departamentos.

Modernizar la forma de archivo físico por un archivo virtual.

Capacitar al personal en las técnicas y procedimientos de archivo.

Mejorar la imagen de la organización.

Mejorar la comunicación entre departamentos.

Diagnosticar posibles malversaciones de información.

Incrementar la productividad laboral en las asistentes de los diferentes departamentos.

Fomentar la organización, responsabilidad por cada actividad realizada dentro de la empresa.

Mejorar la gestión administrativa.

4.- ALCANCE DEL ESTUDIO:

El alcance del estudio involucra un lapso de tiempo de tres meses por la cantidad de información que se debe archivar a través de medios magnéticos para luego ser incorporada al programa informático, podemos con este mecanismo optimizar tiempo en la búsqueda de documentación ya que mor medio de la computadora ingresamos directamente al programa y podemos obtener cualquier tipo de información en menos de tres minutos, el recurso humano es otro factor que se utilizará de mejor manera porque habrá más prolijidad en su trabajo. Es importante recalcar que cada departamento tendrá claves de autorización para ingresar al programa por la confidencialidad de la información que se maneja. Este estudio tendrá una eficacia que podrá cubrir las expectativas del área administrativa así como indirectamente la de los clientes.

5.- METODOLOGÍA DEL TRABAJO:

Cada departamento de la empresa primero organizará la información física para lo cual deberán escanearla y automáticamente guardarla en la computadora así como la que posean en las respectivas computadoras como mails, comunicaciones, cotizaciones de proveedores, cotizaciones de clientes y documentos varios que en caso de ser evidencia de algún tipo de transacción o respaldo de actividades realizadas por la empresa.

Una vez realizado este paso los ingenieros en sistemas procederán a ingresar toda esta información en un programa de archivo virtual creado por ellos en base a las necesidades de cada departamento.

Una vez concluido el ingreso de la documentación se procederá a dar una charla de capacitación en cada departamento para que todos tengan el conocimiento de cómo manejar un archivo virtual y así poder mantener una mejor comunicación e interacción entre los diferentes departamentos, autoridades y clientes.

Básicamente no se necesita de equipos sofisticados únicamente medios informáticos, sobresale el recurso humano y la organización de los mismos para poder llevar a cabo este estudio.

6.- PRIMERA FASE: Diagnóstico administrativo que incluya:

A.- PROGRAMA DE TRABAJO (cronograma de actividades)

PROGRAMA DE TRABAJO-CRONOGRAMA

PROYECTO: ARCHIVO VIRTUAL

REFERENCIAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO TIPO CRONOGRAMATOTAL DÍAS: 67TOTAL COSTO: $500DEPARTAMENTO DE SISTEMAS: $500 TOTAL DEL PROGRAMAOTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA: $0.00

B.- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓNCon la información recopilada por los especialistas fue necesario solicitar a cada departamento un detalle de cómo desean se clasifique cada documento de acuerdo a sus necesidades por lo que se debe llenar una formulario que facilite al departamento de sistemas el esquema de estructura del programa de archivo virtual.

1

2

3

456

7

ACTIVIDADES

Investigar necesidadesDe cada departamento

Modificar Programa deArchivo Virtual

Instalar Programa enComputadoras de los 6 Departamentos

Organización Información

Ingreso de Información en Programa

Capacitación por Departamento

RESPONSABLE

Sistemas

Sistemas

Sistemas

Departamentos

Sistemas

Sistemas

Sistemas

TIEMPO DÍAS

6

2

630

15

62

COSTO

0

500

00

0

00

FEBRE. MAR. ABRIL.

Se toma en cuenta los siguientes factores:La calidad de la información es confiable porque la fuente es original y proporcionada directamente por las partes involucradas.

Se puede realizar un trabajo rápido y oportuno debido a que se cuenta con la aprobación de las autoridades correspondientes.

Un punto importante es la organización de la documentación por lo que se descarta archivar información innecesaria o poco útil.

Se toma en cuenta los comentarios y opiniones de los Jefes de cada departamento y se puede realizar un trabajo eficiente.

La documentación o información varía de acuerdo a cada departamento:

DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

Información a recopilarse:

Manual de Contabilidad

Instructivos sobre movimientos de Bodega

Inventarios de Productos, Materiales, Herramientas, Maquinaria (sirve de información para departamento de Adquisiciones, Departamento de Producción y Departamento de Comercialización y Ventas)

Cuadros Comparativos de Análisis financieros (sirve de información para acceso directo a las autoridades)

Lista de precios de venta de productos (sirve información para Departamento Comercialización y Ventas)

Roles de Pago (sirve de información para el Departamento de Recursos Humanos)

Comunicaciones enviadas a los otros Departamentos, así como mails (para respaldar información enviada en caso de necesitarla).

La información referente al proceso contable no es necesaria incluir en este programa porque posee su propio sistema contable.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Información a recopilarse:

Reglamento Interno de Personal ( sirve para todos los departamentos)

Procedimiento de Reclutamiento y Selección

Manual de Clasificación de Puestos

Cuadros de Asignación de Tareas

Escala de Sueldos y Salarios

Historial de Empleados

Evaluaciones, exámenes sobre rendimientos

Permisos

Control de Asistencia

Organigramas de Posición de Personal, Organigrama Estructural, Organigrama Posicional.

Manual de Organización y Funciones

Comunicaciones enviadas a los otros Departamentos, así como mails (para respaldar información enviada en caso de necesitarla).

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

Información a Recopilarse:

Base de Datos Proveedores

Base de Datos Transporte

Cotizaciones Proveedores (sirve de información para departamento de Contabilidad)

Listas de Precios (sirve de información para departamento de Contabilidad)

Órdenes de Compra (sirve de información para departamento de Contabilidad)

Comunicaciones enviadas a los otros Departamentos, así como mails (para respaldar información enviada en caso de necesitarla).

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Y ACABADOS

Información a Recopilarse:

Órdenes de Producción (sirve información para Departamento Contable y de Comercialización y Ventas)

Tiempos de Producción (sirve información para Departamento Contable y de Comercialización y Ventas)

Listado de Materia Prima (sirve información para Departamento Contable y de Comercialización y Ventas)

Listado de Productos en Proceso (sirve información para Departamento Contable y de Comercialización y Ventas)

Listado de Productos Terminados (sirve información para Departamento Contable y de Comercialización y Ventas)

Informes sobre Maquinaria, Herramientas y Suministros

Comunicaciones enviadas a los otros Departamentos, así como mails (para respaldar información enviada en caso de necesitarla).

C.- ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez que se ha recopilado toda la documentación se procede a la organización de la información de acuerdo a las necesidades de cada departamento y al programa de archivo virtual.

La información proporcionada por cada uno de los Departamentos va a ser archivada en el programa virtual en Carpetas y Subcarpetas de acuerdo a las adaptaciones que se han pautado. Hay documentación que se compartirá entre Departamentos por lo que algunos archivos van a ser de conexión.

Cabe recalcar que en cada Departamento el Jefe de Dirección es responsable por la información recibida o proporcionada y todo debe realizarse con previas autorizaciones.

3. En relación al tema de Desarrollo Organizacional, desarrolle los siguientes puntos:

a) Analice y explique de qué manera puede influir la cultura organizacional de una empresa o institución en la aplicación del modelo de Desarrollo Organizacional

 El Desarrollo Organizacional se fundamenta en los conocimientos del comportamiento organizacional de cada individuo. Para aplicar el programa de DO hay que conocer los fundamentos del comportamiento en las organizaciones.

La cultura organizacional es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de interacción

ARCHIVO VIRTUAL

DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Y ACABADOS

DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

DIRECCION DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA

DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones. En este conjunto de conceptos están representadas las normas informales y no escritas que orientan el comportamiento cotidiano de los miembros de la organización, comportamientos que pueden o no estar alineados con los objetivos de la organización.

La cultura organizacional es un campo interdisciplinar dedicado a mejorar el entendimiento y la dirección de las personas en el ámbito laboral. Está orientado tanto a la teoría como a la práctica y utiliza conceptos y técnicas de una larga serie de disciplinas como es la psicología, la sociología, la teoría general de la administración, la economía, la estadística, la tecnología de la información. El entendimiento de la cultura organizacional se apoya en la teoría, en la investigación y en la práctica.

La práctica produce resultados positivos cuando se apoya en un modelo teórico consistente y toma en consideración las contingencias de cada caso. De este modo teórico, investigación y práctica se refuerzan mutuamente.

Los objetivos del Desarrollo Organizacional tienen que ver con el hombre y su trabajo y se ubican en dos campos: mejorar la efectividad organizacional, y potenciar las relaciones del factor humano.

Esto tiene que ver con la conformación de grupos como unidades estables para los esfuerzos de cambio, la consolidación de la organización con objetivos actualizados, la visión estratégica de desarrollo de la organización, y la introducción de la dirección de objetivos con criterio de integración, en la cual prevalece la consecución de los objetivos empresariales comprometidos con las aspiraciones y motivaciones de todos los miembros de la organización.

Potenciar las Relaciones Humanas, esto implica lo siguiente:

a) El desarrollo de la colaboración en los niveles grupales para el proceso de toma de decisiones.

b) La tendencia a compartir ampliamente la autoridad y la responsabilidad.

c) El aumento de la efectividad del trabajo en los grupos formados mediante un adecuado manejo de la vida emocional de quienes conforman el equipo.

d) Ponderar la organización informal, que es la verdadera vivencia que se da en una empresa y que se constituye en foco de «conflictos» o «no conflictos».

b) Realice un mapa espina de pescado en el que se indique los pasos para la elaboración de un manual de organización.

1. InvestigaciónPara llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, esnecesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de losprogramas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan laejecución del mismo, para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influiren su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño.Se debe determinar al responsable de la conducción del trabajo en la Unidad Administrativa que setrate, mismo que integrará el documento basado en los lineamientos y recomendaciones que se dan aconocer en la presente Guía, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido ypresentación de los mismos.La investigación en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodología propia que en logeneral se conforma y parte de un plan de investigación, cuyas actividades básicas son las siguientes:Secretaría de la Contraloría GeneralGuía para la elaboración de manuales de procedimientosDirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo61. El reconocimiento para este caso, de las unidades responsables, de su integración y de susfuentes de información disponibles, tales como normas, manuales y otros documentos afines, larevisión visual del medio; y la opinión o comentarios directos del personal.2. La definición de los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observacióndirecta, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda laentrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción.

Elaboración Manual de Organización

3. Elaboración del proyecto de manual

1. Recopilación de información

5. Propuesta definitiva del

manual revisado

2. Análisis de información recopilada

6. Aprobación por alta autoridad de empresa

4. Dictamen de autoridad competente

7. Publicidad del manual y distribución

3. El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía deentrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros deproblemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.4. La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas ycomplementarias.5. El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, homogeneidad, el tipo (institucionaleso específicos), la vigencia y las actividades aún no procedimentadas y con posibilidades dedocumentarse.6. La identificación de los requerimientos, tales como:; la depuración, actualización, modificación,sistematización o la creación de nuevos procedimientos.La integración de la información se hará de tal modo que facilite el análisis, permita identificar lasnecesidades, resuelva los problemas de operación o productividad, canalice las ideas sobre mejoracontinua e innovación, plantee el objetivo, y jerarquice y de secuencia lógica a los pasos o laoperaciones de las actividades; así como articular éstas con el marco funcional y normativo de la unidadresponsable.

2. AnálisisEs una categoría metodológica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional,unidad responsable, etc.), además de identificar y conocer los principios (sustancia y esencia), loselementos (atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines(objetivos, metas y resultados), de su composición, y contar así con las bases y los conocimientosnecesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y características, e influir en su integración,transformación, funcionamiento u operación.Con la aplicación de esta categoría se examinan: por ejemplo: características, elementos constitutivos yhechos representativos del funcionamiento de una institución (todo) o de sus unidades responsables(partes). Cabe abundar que dentro de este aspecto se incluyen las interacciones entre las atribuciones,funciones y los objetivos con los procedimientos de trabajo.Secretaría de la Contraloría GeneralGuía para la elaboración de manuales de procedimientosDirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo7La base de la información para la realización del análisis de los procedimientos, se encuentra en losresultados de la investigación, en la aplicación de los conocimientos metodológicos, y desde luego, enla disposición del personal responsable del mismo, el cual comprenderá tres etapas:Primera. El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolución tanto de laorganización, como del funcionamiento de la unidad responsable, y verificar la validez o procedencia dela manera en que se realizan una o varias actividades, con el fin de comprender la situación vigente yposibilitar las acciones de mejora continua e innovación.

Segunda. La revisión de la situación actual de la institución y de sus unidades responsablespara conocer la articulación y correspondencia de atribuciones, objetivos, estructuras orgánicas, normasy políticas, competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones, puestos y plazas.Adicionalmente, se debe conocer la situación vigente de los tramos de control, las cargas de trabajo, lacomunicación y coordinación, el ambiente de trabajo y las relaciones del personal.Tercera. El análisis de la información existente para responder a las preguntas siguientes:¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de lacual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar osuspender.¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución.¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades.¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espaciosy materiales, para lograr los objetivos de una actividad.¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de losresultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y losrequerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios.¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo,así como de sus usuarios.¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para laejecución y logro de los resultados.

3. DiseñoAcción que con una metodología y técnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial ycronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes (gráficas oaudiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos detecnología de la información.Después del análisis de la información se procede al registro de la misma, es decir a la integración delmanual, observando el contenido que se indica en el apartado IV, de la presente Guía.

de ProcedimientosDependencia / EntidadDirección General deModernización y DesarrolloAdministrativoSecretaría de la Contraloría GeneralNoSiINICIOPresentaanteproyecto¿Seapega?Indicaintegración del

manualValidamanualEnvía ManualValidadoRecibeDocumentoFINPosteriormenteRecibedocumento confirmas deaprobación

Verifica seapegue a lametodología dela Guía