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Que Es ???

Un programa de gestión de documentos se entiende como un procesoarchivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizaciónde la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origenhasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite,utilización y conservación.En este programa intervienen, el funcionario responsable del área encargadade la administración de los documentos, apoyado decididamente de todos losestamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de laorganización para garantizar la funcionalidad.

Objetivos La racionalización y la normalización de

la documentación desde suproducción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y de la información como base parala toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivoscomunes y a una política informativa total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar laacumulación innecesaria de información y reducir costos en la produccióny conservación del acervo documental. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras alflujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nuevaconcepción total.

Tramite & Despacho De Correspondencia

Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar eltrámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una respuesta, lacual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo lasnormas ICONTEC ya descritas en este manual para su elaboración, enoriginal y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo(de acuerdo con Resolución de firmas sólo pueden firmar niveles deRectoría, Secretaría General, Vicerrectoría Académica, Planeación, Registroy Control, Dirección Administrativa, los funcionarios de otras dependenciasno están autorizados para firmar correspondencia que vaya al medioexterno); para quienes no tienen autorización, al requerir el envío de unacomunicación al medio externo, la generan colocando el código de sudependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado parafirmar.

Retencion:Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permaneceren el archivo de gestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizadosu trámite administrativo o en el Archivo Central, tal como se consigna en laTabla de Retención Documental

Almacenamiento:Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas(legajos, carpetas, A-Z, cajas) que se identifican con la correspondientesignatura topográfica, nombre de la serie y/o subserie, nombre delexpediente, fechas extremas y número de folios.

Recuperacion:Consiste en localizar el documento con miras a obtener la informacióncontenida en ellos, de manera eficiente y eficaz.La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad deinstrumentos de control, consulta y descripción.

Proteccion:

La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar paragarantizar la integridad física de los documentos, lo mismo que del manejode la información.Para el primer caso, se requiere implementar programas de conservaciónpreventiva de documentos.

Método de la mensajería

Mensaje Método

Los objetos interactúan enviándose mensajes unos a otros. Tras la recepción de un mensaje el objeto actuará. La acción puede ser el envío de otros mensajes, el cambio de su estado, o la ejecución de cualquier otra tarea que se requiera que haga el objeto.

Un método se implementa en una clase, y determina cómo tiene que actuar el objeto cuando recibe un mensaje.

distribución logística

distribución logística se reconoce por ser el control de una entrega y es frecuente mas en la entregas:

La gestión de flota y movilidad :A través de nuestros procesos y metodologías de gestión de transportes, aseguramos un exhaustivo seguimiento a toda la movilidad y procesos de entrega.

Distribución Urbana : se realiza todo el reparto a nivel urbano en las principales ciudades del país, apoyados en nuestra plataforma tecnológica y comunicaciones de la cadena de valor.

Logística Inversa: Controlamos los procesos de flujos de materiales sobrantes o no requeridos por su organización a través de nuestra cadena logística para su reutilización, reciclaje, destrucción o disposición final, desde el usuario final hasta el punto final.

Herramientas de la mensajeríaPor medio de dio de las siguientes herramientas se realiza las

entregas de la mercancía o papeleo ya sea:

vía telefónica por medio de un inventario por escrito vía internet  sistemas de mensajería instantánea por medio del fax entre otros...

Son unos de los mas destacados en este ámbito social…Sin embargo, a diferencia de lo que sucede en otros modelos de comunicación entre ordenadores 

Recepción De la documentación: Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera orecibe documentos en cumplimiento de sus funciones.Para el caso de la Universidad, los mensajeros y todas las personas quetraen correspondencia para la institución deben ser atendidos en laSecretaría de la Rectoría (mientras se organiza la Unidad de Información);allí se procede a revisar que la misma corresponda efectivamente para laentidad, que la correspondencia venga firmada y que traiga los anexos si esel caso; si falta alguno de estos aspectos se devuelve. Queda prohibido el

recibo de correspondencia en otra dependencia.

DEPENDENCIA CÓDIGORECTORIA 1000Planeación 1001Secretaría General 1002Mercadeo 1003VICERRECTORÍA ACADÉMICA 1010Coordinación ProgramasTecnológicos1011Admisiones Registro y Control 1012Investigación 1013Bienestar Institucional 1014Extensión y Proyección a laComunidad1015Laboratorios Informática 1016Biblioteca 1017DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1030Recursos Financieros 1031Recursos Humanos 1032Recursos Generales 1033

Preservación Temporal: Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar losdocumentos ya sea en el Archivo de Gestión o en el Central, después deperdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para sudisposición final

Disposición Final: Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental paradeterminar los valores administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y siprevio estudio del Comité de Archivo de la Entidad. Si dichos documentosadquieren valores secundarios, es decir que interesen para la investigación,la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de laUniversidad.

Eliminación: Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayanperdido sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y queademás no represente ningún interés para la investigación retrospectiva oque carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o la cultura.El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que estaráexpresada en la Tabla de Retención de la entidad, adoptada por elcorrespondiente Comité de Archivo. La eliminación se hará por picado.

Conservación Permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos queinforman sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, losprocedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor yque tiene valor testimonial.En la universidad se debe integrar un comité de archivo que evalúe losvalores de los documentos para definir cuáles deben conservarse en formapermanente en el Archivo Histórico.

BENEFICIOS CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL (TRD):• Facilitan el manejo de la información.• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos deretención en ellas estipulados.• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienencarácter permanente.• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases dearchivo.• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental sonfundamentales porque:• Permiten el manejo integral de los documentos.• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto deArchivo Total.• Controlan la producción y trámite documental.• Identifican y reflejan las funciones institucionales.• Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de losdocumentos.En volumen adicional se presenta la TABLA DE RETENCIÓNDOCUMENTAL de la Fundación de Estudios Superiores de ComfanorteFESC, documento estructurado con base en la estructura orgánica y lasfunciones de cada dependencia.